parte iv compras y almacén

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PRÁCTICA INTEGRADAGRUPO 18

4. UNIDAD DE COMPRAS

Esta unidad es la responsable de gestionar todos los procesos de compra y

contrataciones de bienes, obras y servicios de conformidad con la normativa

contenida en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso

de la República, Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

GUATECOMPRAS, Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector

Público y el Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN

GL-.

Objetivo General

Verificar que el proceso de compra se lleve a cabo transparentemente y velar

que las adquisiciones se realicen en el régimen al que apliquen según el monto

de la compra.

Base Legal

La unidad de compras se rige por el Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del

Estado.

RÉGIMEN DE COMPRA DIRECTA

El proceso inicia con la realización de la solicitud/entrega de bienes por las

diferentes unidades de la Municipalidad para la adquisición de bienes,

materiales, suministros y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la

institución y el proceso termina con la recepción de facturas y pago de cheques

a los proveedores de la compra directa. Los bienes adquiridos por este régimen

no deben sobrepasar un monto de Q90,000.00.

Objetivos

Los propósitos que se desean alcanzar en este Régimen son los siguientes:

189



Contar con normas y procedimientos de compra claros, actualizados y

modernos, que den respuesta a la situación real y garanticen tanto la

transparencia como los controles necesarios.

Realizar una contratación que promueva condiciones más ventajosas para la

Administración y el interés público, la cual por su limitado volumen y

transcendencia económica no amerita someterla a concurso público.

Requisitos

La documentación básica para la realización de la compra directa es la

siguiente:

Formulario de solicitud/entrega de bienes

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

Solicitud de la compra aprobada por el Alcalde

Orden de compra

Facturas

Normas

Las reglas que deben tomarse en cuenta en el proceso de compra directa se

describen a continuación:

Todas las transacciones deben permitir una competencia abierta entre

contratistas y proveedores, permitiéndose el libre concurso de los que estén

en capacidad de proveer lo solicitado y evitar la participación de

intermediarios;

Deberá obtenerse en lo posible tres facturas pro-forma solicitadas a

proveedores que se dediquen en forma permanente al giro normal de las

obras, bienes o servicios que se solicitan y que estén legalmente

establecidos;

No se podrá hacer compras directas que sean mayores a Q90,000.00 a un

mismo proveedor, en un solo acto.

190



Solamente se podrá hacer compras directas que estén bajo la

responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior

de la Municipalidad, en este caso el Alcalde.

Debe cuidarse que los bienes o servicios a adquirir sean de la calidad

deseable para el fin al que están destinados. Deberá tomarse en cuenta el

precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los

intereses del Municipio.

Es prohibido que se fraccione en cualquier forma la negociación, con el

objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación y así realizarlo como

compra directa, ya que será sancionado con una multa equivalente al dos

punto cinco por ciento (2.5%) del monto de la negociación, según lo

establecido en el Artículo 81 de la Ley de Contrataciones del Estado y el

Artículo 55 del Reglamento.

Se debe publicar en El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del

Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS- la información mínima de la

compra directa, que se establece en el Artículo 43 de la Ley de

Contrataciones del Estado. Cuando la compra directa sea menor de diez mil

Quetzales (Q10,000.00), no quedan obligados a cumplir con dicha

publicación en El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de

Guatemala -GUATECOMPRAS-.

191



PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRA DIRECTA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1Emisión de solicitud/entrega de bienesEl interesado deberá llenar el formulario de “solicitud/entrega de bienes”.

Unidad Solicitante

2

Firmas de solicitud/entrega de bienesEl interesado firmará como solicitante, obtendrá la firma de su jefe inmediato superior y la firma de autorización de la administración superior.

Unidad Solicitante

3

Entrega de solicitud a Unidad de AlmacénEl solicitante trasladará al Encargado de Almacén la solicitud para que certifique la existencia o inexistencia de lo solicitado.

Unidad Solicitante

4

Certificación por parte de AlmacénSi no hay existencia de lo solicitado en el Almacén se procederá a poner el sello correspondiente para certificar la inexistencia del producto, se devolverá al interesado y continuará el proceso. De lo contrario Si lo solicitado tiene existencia finalizará el proceso.

Encargado de Almacén

5

Recepción de solicitud en Unidad de ComprasEl Encargado de Compras recibe la “solicitud/entrega de bienes” que vendrá sellada de Almacén como constancia de que lo solicitado no tiene existencia.

Encargado de Compras

6

Entrega de solicitud a Unidad de PresupuestoEl Encargado de Compras trasladará la solicitud a la Unidad de Presupuesto, para efectos de codificación presupuestaria.


7

Emisión de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria y FinancieraLa Unidad de Presupuesto codificará, rubricará y sellará, como señal de que existe disponibilidad en los renglones afectados.

Encargado Unidad de

Presupuesto

8

Entrega de Constancia de Disponibilidad PresupuestariaLa Unidad de Presupuesto devolverá la solicitud sellada a la Unidad de Compras.

Encargado Unidad de

Presupuesto

9 Obtención de proveedoresLa Unidad de Compras procederá a obtener de los


192



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEproveedores que se indiquen, el giro comercial relacionado con los bienes, materiales y suministros o servicios que se solicitan y seleccionará al proveedor que cumpla con los requisitos.

10

Solicitud de autorización de Compra DirectaSi la compra a realizar es hasta por un monto de Q90,000.00 se procederá a pedir la autorización previa de la autoridad administrativa superior de la Municipalidad, en este caso el Alcalde, para realizar la compra directa. De lo contrario si el monto es mayor a Q90,000.00 se finalizará el proceso ya que procedería realizar la compra por el Régimen de Cotización o Licitación según sea el caso.


11Realización de orden de compra firmadaSe formulará la orden de compra según lo solicitado.


12

Solicitud de firmas de Orden de CompraLa Orden de Compra se firmará y se obtendrán las firmas así: Encargado de Presupuesto, Tesorero Municipal y Alcalde Municipal.


13

Recepción de orden de Compra en Unidad de PresupuestoRecibe del encargado de compras la orden de compra con las firmas correspondientes.

Encargado Unidad de

Presupuesto

14

Revisión del ordenamiento de pagos y asiento del compromisoLa Unidad de Presupuesto procede a verificar las cuotas de programación financiera y luego al registro del compromiso presupuestario, firmará donde corresponde.

Encargado Unidad de

Presupuesto

15

Archivo de Orden de CompraAl obtener la orden de compra ya firmada por parte de Presupuesto, se desglosará la copia para el archivo correspondiente y el original junto a las demás copias las devolverá al Encargado de Compras.

Encargado Unidad de

Presupuesto

16

Solicitud de entrega al proveedorCon la orden de compra original el Encargado de Compras solicitará al proveedor ya determinado que proceda a entregar al almacén municipal los bienes, materiales o suministros en la misma requeridos.


193



RÉGIMEN DE COMPRA POR COTIZACIÓN O LICITACIÓN PÚBLICA

194



En estos regímenes la cotizaciones y licitaciones son la regla general para la

adquisición de bienes, suministros, obras y servicios que requiera la

Municipalidad; se realiza la divulgación mediante una convocatoria pública para

que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto

públicamente, se elige de una forma adecuada la oferta más conveniente y

favorable para los intereses de la entidad, mediante los criterios siguientes:

calidad, precio, tiempo, características y demás condiciones que se fijan en las

bases publicadas.

Objetivos

Las metas que se pretenden alcanzar en el procedimiento de Compra por

Cotización o Licitación son las siguientes:

Asegurar la transparencia de las compras realizadas en la Municipalidad.

Verificar la oferta más conveniente para la Institución.

Comprobar los criterios necesarios para la adquisición de bienes o servicios.

Llevar un control de las ofertas realizadas por los diversos proveedores.

Impedir que se realicen compras con bajos niveles de calidad.

Requisitos

La documentación básica que debe manejarse en las compras por cotización o

licitación es la siguiente:

Solicitud de Pedido

Orden de Compra

Formularios de Cotización o de Licitación

Plicas

Certificación de Disponibilidad Presupuestaria

Dictamen Técnico

Constancia de Precalificación

Constancia Específica de la Obra

195



Cuadro Tabulador

Orden de pago

Normas

Las políticas principales que deben de tomarse en cuenta en el proceso de

Compra por Cotización o Licitación son las siguientes:

De conformidad con el Artículo 42 de la Ley de Contrataciones del Estado y

17 del Reglamento, las disposiciones que rigen las licitaciones se aplicarán

supletoriamente en el régimen de cotizaciones, en lo que fueren procedentes;

especialmente cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales

(Q900,000.00).

Previo a la solicitud de cotizaciones, deberá contarse con el pedido suscrito

por el Jefe de la oficina que corresponda, justificar la necesidad de la compra

o contratación de los bienes, suministros, obras o servicios, para lo cual debe

contarse con la descripción y especificaciones de lo que se requiere, bases

de contratación cuando proceda y en el caso de obras, también con estudios,

diseños, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo

aprobado por la autoridad administrativa superior de la dependencia

interesada, según lo menciona el Artículo 15 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado.

Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de

bienes y servicios, en la contratación de obras, deben contener el precio

unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en

quetzales, tanto en números como en letras, cuando corresponda. (Artículo 6

de la mencionada Ley).

Corresponde la designación de los integrantes de la Junta de Cotización o

Licitación, según sea el caso, así como a la aprobación de la adjudicación de

toda cotización o licitación, a las autoridades que se especifican: a) Al

196



Alcalde Municipal cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales

(Q900,000.00); b) Al Concejo Municipal, cuando el valor total exceda de

novecientos mil quetzales (Q900,000.00), (Artículo 9 numeral 5 de la Ley).

Además se debe tomar en cuenta lo determinado en el numeral seis del

Artículo nueve del referido cuerpo legal.

Las Juntas de Licitación y/o Cotización, son el único órgano competente para

recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.

Obtener un mínimo de tres ofertas firmes, solicitadas a proveedores que se

dediquen en forma permanente a este giro comercial y estén legalmente

establecidos, mediante formulario de cotización o licitación que deberán ser

aprobados por la autoridad superior de la entidad contratante, antes de

requerir las ofertas.

PROCEDIMIENTO DE LA FASE PÚBLICA PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRAS POR COTIZACIÓN O LICITACIÓN PÚBLICA

197




1

Presentación de OfertasRecibirá directamente de los oferentes, en la dirección, fecha y hora establecidas en las publicaciones, si se trata de licitaciones o en los requisitos de las cotizaciones, cuando sea esta clase de convocatoria. No se recibirá ninguna oferta después de 30 minutos de la hora fijada.

Junta de Cotización o

Licitación

2

Verificación de PlicasAl recibir las plicas que contengan las ofertas, se debe revisar que los sobres estén debidamente cerrados.


Licitación

3

Identificar los sobresEn el momento de recibir las plicas se le pondrá al sobre la fecha, hora de recibido y el respectivo número de orden.


Licitación

4

Apertura de PlicasSe abrirán las plicas en el orden en que éstas fueron recibidas, dará lectura al valor total de cada oferta y a su vez debe hacer mención del nombre del oferente.


Licitación

5

Verificación de los documentos Se procederá a numerar, firmar y sellar la documentación de cada oferta, a la que se adjuntará el sobre en la que fue recibida.


Licitación

6

Acta de Apertura de PlicasSe levantará el acta correspondiente, en la cual se dejará constancia de las actuaciones, hará énfasis en detallar el nombre de los oferentes y el precio total de cada oferta. Si se trata de ofertas que correspondan a construcción de obras se prosigue con el siguiente paso de lo contrario finaliza el proceso.


Licitación

7

Integración del Precio OficialCuando se trate de la construcción de obras se procederá a la integración del precio oficial, de conformidad con lo establecido en el Artículo 29 de la Ley de Contrataciones del Estado. De esta actuación, también se dejará constancia en el Acta ya referida.


Licitación

198



199



PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA PARA LA REALIZACION DE COMPRAS POR COTIZACIÓN O LICITACIÓN PÚBLICA


1

Expedientes de las OfertasRealizará el examen y revisión de los expedientes que conforma cada una de las ofertas presentadas, para el efecto, observará:


Licitación

1.1 Disponibilidades PresupuestariasSolicitará la certificación de la disponibilidad presupuestaria del caso (Artículo 3 de la Ley).


Licitación

1.2

DictámenesTener a la vista y adjuntar al expediente respectivo, el dictamen técnico (Artículo 6 del Reglamento y 21 de la Ley).


Licitación

1.3

Pedidos y RequisitosEstablecer el cumplimiento de los Artículos 15 y 16 del Reglamento que indica que previo a la solicitud deberá contarse con el pedido junto con los requisitos que desea y deberá adjuntar copia del documento al expediente.


Licitación

1.4

PublicacionesObtener las publicaciones originales hechas en el diario oficial y el de mayor circulación. Artículo 23 de la Ley y 8 de su Reglamento.


Licitación

1.5Expediente Una vez obtenida las publicaciones se procederá a conformar el expediente de la Junta.


Licitación

1.6

Formulario de CotizaciónComprobar el cumplimiento de lo establecido en la Ley específicamente en los Artículos 39 Procedimientos de Cotización y 40 Aprobación de Formulario y de Documentos. En lo que se refiere al Artículo 39, establecer por medio de la Patente de Comercio, el giro comercial de cada uno de los oferentes y en cuanto al Artículo 40 obtener copias de la resolución modificada respectiva.


Licitación

1.7

Prevalencia de documentosEn caso de discrepancia en los documentos de cotización o licitación, según sea el caso, se debe tomar en cuenta los lineamientos establecidos en el Artículo 5 del Reglamento.


Licitación

1.8 Verificar Cumplimiento de Requisitos Junta de

200



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEEstablecer el cumplimiento de lo que menciona el Reglamento en los Artículos 15 que hace referencia a los pedidos y 16 que se refiere a los requisitos de cotización y adjuntar copia del documento al expediente.

Cotización o Licitación

2

Comprobación de cumplimiento de normas legalesProcederá a formular una tabulación con la información que se haya especificado en las bases de licitación o convocatoria de cotización, las ofertas se colocarán, en el orden en que éstas fueron recibidas, se inicia con el nombre comercial o personal de los oferentes y a continuación en forma horizontal, cada uno de los requisitos exigidos.


Licitación

2.1

DocumentaciónPara llevar a cabo la Cotización o Licitación deberán elaborarse según sea el caso, los documentos siguientes: bases de licitación o cotización, especificaciones generales, especificaciones técnicas, disposiciones especiales y planos de construcción cuando se trate de obras. (Artículo 18 de la Ley).


Licitación

2.2

Bases de LicitaciónVerificar el contenido mínimo de las bases de licitación representado en requisitos según el Artículo 19 de la Ley.


Licitación

2.3

PlicasRevisar que contengan como mínimo lo establecido en el Artículo 9 del Reglamento que detalla el Contenido de las plicas.


Licitación

2.4

PreciosSe calculará en definitiva el costo total oficial estimado que servirá de base para fijar la franja de fluctuación. (Artículo 29 de la Ley; solo cuando se trata de obras).


Licitación

2.5

Precalificados de Obras y de ConsultoresVerificará la documentación relacionada con la constancia de precalificación que es totalmente diferente a la constancia específica de la obra. (Artículos 71 y 72 de la Ley).


Licitación

2.6 Verificación de Acreedores Junta de

201



No. ACTIVIDAD RESPONSABLECuando se trate de proveedores de bienes materiales y suministros debe observarse lo establecido por el Artículo 73 de la Ley, Artículo 54 del Reglamento y sus modificaciones.

Cotización o Licitación

2.7

Oferente ÚnicoSi se presentare únicamente un oferente, a este se podrá adjudicar la misma, siempre que a juicio de la Junta sea conveniente como lo establece el Artículo 31 de la Ley.


Licitación

2.8Una Oferta por PersonaLa Junta verificará que solo se reciba una sola oferta por participante. (Artículo 25 de la Ley).


Licitación

2.9

Declaración JuradaComprobará que los oferentes han cumplido con presentar la declaración jurada que indica el Artículo 26 y que hace referencia el Artículo 80 de la Ley.


Licitación

3

Tabulación de precios e información adicional Desarrollará la actividad de gabinete que consistirá en formular una tabulación que será firmada por los integrantes de la misma y tendrá la siguiente información:

Nombre individual o empresa comercial que presentó la oferta, se pondrán en el orden en que fueron presentadas y recibidas las ofertas.

Descripción de todos los renglones que integran los bienes u obra, razón de la licitación o convocatoria de cotización.

Precios unitarios y totales. Tiempo oficial de entrega. Tiempo de entrega

En caso de obra, aplicación de la franja de fluctuación y fijación de límite inferior y superior. Artículo 29.


Licitación

4

Bases de licitación o cotizaciónFormulará un cuadro tabular que le permita detallar todos los requisitos establecidos en las bases, así como de aspectos técnicos contenidos en las mismas. (Artículos 18, 19 y 20 de la Ley).


Licitación

5Comparación de cumplimiento de requisitos legales, financieros y técnicosElaborará una tabulación que le permita hacer una


Licitación

202



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEcomparación de las ofertas, en cuanto a aspectos legales, financieros y técnicos.

6

AdjudicaciónUna vez efectuado y finalizado el análisis pertinente sobre las ofertas presentadas, por medio de los cuadros conformados, según se detalló en los numerales anteriores, procederá a la adjudicación del negocio, se tomará en consideración lo establecido en los Artículos 10, 11, 16, 28 y 33 de la Ley, y 12 del Reglamento.


Licitación

7Acta de AdjudicaciónUna vez hecha la adjudicación, se procederá a fraccionar el Acta respectiva.


Licitación

8

Notificación de la AdjudicaciónDictaminada la resolución razonada, la Junta deberá hacer la respectiva notificación a cada uno de los oferentes, según lo establece el Artículo 35 de la Ley de Contrataciones del Estado.


Licitación

9

Resolución de AdjudicaciónSe deberá realizar en un plazo de dos días y conforme lo establece el Artículo 36 de la Ley Aprobación de la Adjudicación, debe emitir la resolución respectiva.


Licitación

10

Envió de ExpedienteUna vez emitida la resolución se remitirá el expediente a la autoridad superior correspondiente, para su aprobación.


Licitación

11

Resolución de Aprobación Recibe el expediente con la resolución emitida por la Junta, procederá a su estudio y análisis, dentro del plazo de cinco días emitirá la resolución de aprobación, conforme lo establecido en el Artículo 36 de la Ley.

Alcalde Municipal

203



204



205



PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRAS POR COTIZACIÓN Y LICITACIÓN PÚBLICA


1Solicitud de ServicioLlena el pedido, y solicita el bien o servicio.

Persona Solicitante

2

Visto BuenoSi está de acuerdo autoriza el pedido, firma para dar su aprobación y continúa el proceso. De lo contrario regresa el pedido al solicitante, Paso 1.

Jefe Inmediato

3Verificación de ExistenciaEl encargado de Almacén debe comprobar la existencia o inexistencia de lo solicitado.


4

Decisión del procesoDebe analizar lo siguiente: si hay en existencia, proporciona el bien solicitado, se registra el egreso en el libro de almacén y finaliza el proceso. Si no hay en existencia, lo hará saber para su compra y continúa con el siguiente paso.


5

Disponibilidad PresupuestariaVerifica si existe renglón presupuestario con saldo disponible, caso contrario tramitará la transferencia de renglones que correspondan.

Encargado de Presupuesto

6

Evaluación de la CompraSi estima que la compra necesita cotización o licitación pública, solicitará al Alcalde, autorización para el evento.


7

Autorización de CompraAutoriza la negociación, y ordena la elaboración de las bases de cotización o licitación, estudios, planos, etc.

Alcalde Municipal

8Aprobación de BasesAprueba las bases de cotización o licitación, y emite la resolución correspondiente.

Alcalde Municipal

9

Llena FormulariosLlena en triplicado los formularios de cotización o licitación y los envía a los oferentes o participantes.


10

Publicación de la Cotización o LicitaciónRedacta el anuncio y pide su publicación en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, con las fechas en que debe publicarse y con la información necesaria.

Secretario Municipal

206




11

Entrega de la OfertaRecibe la cotización, y llena los datos solicitados además entrega su oferta en el día y hora indicada.

Proveedor

12

Recibe las BasesRecoge las bases de licitación y demás papelería que debe pagar por ella o reponer el material empleado, siempre que acredite estar inscrito en el registro de precalificados respectivo.

Licitante

13

Preparación de Oferta El licitante después de obtener las bases arregla sus documentos para presentarlos el día y la hora indicada en la publicación.

Licitante

14

Recepción de PlicasSe reúne el día y hora señalados para efectuar el proceso de recepciones y apertura de ofertas, el cual debe conceder media hora de espera a los participantes.

Junta de Licitación o Cotización

15Apertura de PlicasDespués de recibida las ofertas se procede a abrir las plicas.


16Fraccionamiento de ActaLuego de la apertura de plicas se procede a levantar el Acta correspondiente


17

Revisión de la DocumentaciónSe examinan y califican las ofertas, se adjudica la que convenga con los intereses municipales y realiza el Acta correspondiente.


18

Elección de la OfertaUna vez decidida la oferta más conveniente se envía al Alcalde Municipal para su aprobación respectiva.


19Notificación Se procede a comunicar a los oferentes lo resuelto.


20

Aprobación de ExpedienteRecibe el expediente completo, para su aprobación, al mismo tiempo debe emitir la resolución correspondiente y continua con el siguiente paso, de no aprobarla se regresa al paso 17 y se devolverá el expediente a la Junta con las objeciones del caso.

Alcalde Municipal

207




21Discusión de las AdjudicacionesElabora proyecto de contrato y cita al adjudicatario para discutir su contenido.


22Elaboración de ContratoElabora el contrato respectivo, el cual debe cumplir con el procedimiento legal.


23Aprobación de ContratoAprueba el contrato, haciéndolo constar en punto de Acta de la sesión correspondiente.

Concejo Municipal

24Verificación de RequisitosSolicita al contratista todas las fianzas y requisitos que exige la Ley y su Reglamento.


25CompromisoRegistra el compromiso para el pago de la adjudicación.

Encargado de Presupuesto

26

Orden de PagoLlena la orden de pago ya sea para bienes o servicios o para pagar el anticipo cuando se trate de obras o proyectos por contrato.


27Autoriza Orden de PagoFirma la orden de pago, con el cual brinda su autorización.

Alcalde Municipal

28Solicita Comprobantes de PagoSi se trata de bienes pide al proveedor la entrega de los mismos la factura correspondiente. Si se tratará de anticipo de obras, pedirá la factura de mérito, y el expediente completo que lo respalde. Si se tratará de pago de estimaciones, pedirá la factura correspondiente, la certificación del acta de avance físico fraccionada por la Oficina Municipal de Planificación y el reporte de renglones de trabajo ejecutados. Si se tratará del último pago, pedirá la certificación de las actas de recepción, liquidación y las fianzas correspondientes. Si se tratará de estudios técnicos, entregará tres juegos completos del mismo, juntamente con la factura correspondiente.


208




29

Entrega de los BienesEntrega el bien al Encargado de Almacén, acompañado de la factura. Si se tratará de anticipo de obras, entregará la factura de mérito y un cuadro que revele la inversión del anticipo. Si se tratará de pago de estimaciones, entregará la factura correspondiente y el reporte de renglones de trabajo ejecutados. Si se trata del último pago, entregará la factura.

Proveedor

30Recepción de BienesRecibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia de ingreso a almacén y a inventario.


31Recepción de DocumentaciónRecibe toda la documentación, la revisa y contabiliza el gasto.

Encargado de Tesorería

32Autorización de Orden de PagoFirma la orden de pago, emite el cheque con las firmas correspondientes y lo entrega al contratista.

Encargado de Tesorería

33Recibe el pago de acuerdo a la compraRecibe el cheque, el cual firma de conformidad con la orden de compra y el Boucher.

Proveedor

34Recepción de BienesRecibe los bienes solicitados.

Unidad Solicitante

209



210



211



5. UNIDAD DE ALMACÉN

Esta Unidad se encarga de controlar y resguardar los materiales, útiles de

escritorio, equipo, mobiliario y otros bienes de consumo que por su naturaleza

requieren de un espacio físico adecuado para su conservación. El almacén

municipal debe contar con un encargado llamado guardalmacén, quien será el

responsable de la custodia y control de los materiales y suministros que posea la

entidad.

Objetivo General

Velar porque los suministros y materiales de construcción sean controlados y

resguardados correctamente y que se clasifiquen según su naturaleza.

5.1 ALMACÉN DE SUMINISTROS

Contiene todos aquellos recursos adquiridos por la Municipalidad de San Miguel

Petapa para proveer a las demás unidades, con el propósito de contribuir al

funcionamiento eficiente de las mismas.

RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL INGRESO DE SUMINISTROS

Este proceso inicia cuando la empresa adjudicada envía al almacén, los

artículos solicitados en el Plan Anual de Compras realizado por las diferentes

unidades de la Municipalidad de San Miguel Petapa, con el fin de abastecerse

de recursos necesarios para desempeñar sus labores eficientemente. El

Encargado del Almacén debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los

recursos para evitar que los suministros adquiridos por la Municipalidad se

desperdicien.

Objetivos

Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepción y registro del

ingreso de suministros son las siguientes:

212



Verificar que la recepción de suministros se realice contra factura

proporcionada por el proveedor.

Asegurar la integridad de los suministros resguardados.

Ordenar los suministros de acuerdo a su naturaleza.

Verificar que los recursos que se ingresen al almacén sean registrados

correctamente.

Requisitos

La documentación básica que debe manejarse para llevar a cabo este proceso

es la siguiente:

Constancia de recepción de suministros recibidos del proveedor

Tarjetas Kardex

Reporte de existencias

Formulario de requerimiento de suministros

Constancia de solicitud y entrega de bienes

Normas

Las normas básicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las

siguientes:

Se deben recibir los suministros contra factura proporcionada por el

proveedor.

Emisión de constancia de recepción de bienes recibidos del proveedor, la

cual deberá ser sellada de recibido y firmada por el Encargado de Almacén y

el representante del proveedor.

Registrar los ingresos al almacén en tarjeta kardex la cual debe estar

autorizada por la Contraloría de General Cuentas -CGC-.

213



PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE SUMINISTROS


1

Orden de compraTraslada al Encargado de Almacén copia de la orden de compra, con información sobre la cantidad, calidad y demás características de los suministros.

Unidad de Compras

2Recepción de orden de compraRecibe y revisa firmas y sellos de aprobación de la orden de compra.


3Archivo de orden de compraLas órdenes de compra proceden a archivarse como pendientes de recepción.


4Entrega de suministrosSerán entregados en el Almacén de suministros contra factura, envió y documentos relacionados.

Proveedor

5

Recepción de suministrosRecibe y revisa lo adquirido del proveedor de acuerdo a las características de la factura en la cual se compara que la información escrita coincida entre sí.


6

Entrada de suministros al AlmacénIngreso físico al Almacén de los suministros comprados, los cuales deben ser clasificados según su naturaleza.


7

Realización de constancia de recepciónEmite constancia de recepción de bienes recibidos del proveedor, debe tomar como base la información de la factura, nota de envió u orden de compra.


8

Sello y firma de constancia de recepción Deberá ser sellada de recibido y firmada por el Encargado de Almacén y el representante del proveedor.


9

Constancia El original de la constancia será para el proveedor y deberá adjuntarse a la factura. Adjuntar una copia para la Unidad de Compras para realizar el trámite respectivo.


10Aviso de suministros ingresados Se dará aviso a la Unidad de Compras de que los suministros ya han ingresado a la Unidad de Almacén.


11Envío de copia de constanciaTrasladar a la Unidad de Tesorería una copia de la constancia de recepción de suministros para hacer


214



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEefectivo el pago y guardar otra copia en el archivo de la Unidad de Almacén.

12

Registro de ingresosIncluir los ingresos en tarjeta kardex para el control de ingresos y egresos de almacén autorizada por la Contraloría General de Cuentas en hoja electrónica.


13

Realización de reporteElaborar mensualmente el reporte que detalle las existencias del almacén debidamente valorizado y totalizado.


14

Copias de ConstanciasSe adjuntará a dicho reporte las copias de las constancias de ingreso al almacén y solicitud y entrega de suministros.


215



216



EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

El proceso inicia cuando las diferentes unidades de la Municipalidad de San

Miguel Petapa necesitan suministros para su correcto funcionamiento, debe de

llenar el formulario de requisición para poder solicitar los recursos y si hubiera en

existencia se hará efectiva la entrega por parte del encargado de Almacén. De lo

contrario deberá rechazar la solicitud y devolver a la unidad solicitante para que

dicha solicitud sea trasladada a la Unidad de Compras para realizar el trámite

correspondiente.

Objetivos

Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de egreso y registro de

suministros son las siguientes:

Proveer a las unidades de la Municipalidad de suministros para el

funcionamiento adecuado de las mismas.

Llevar un adecuado registro de los suministros que se entregan a las

unidades solicitantes.

Impedir que personas no autorizadas retiren suministros.

Requisitos

La documentación básica que debe manejarse en el proceso de egreso y

registro de suministros es la siguiente:

Tarjetas Kardex

Formulario de requerimiento de suministros

Constancia de solicitud y entrega de bienes

Normas

217




siguientes:

Se deben solicitar materiales por medio del formulario de requerimiento de

suministros.

Registrar los ingresos y egresos del almacén en tarjeta kardex la cual debe

estar autorizada por la Contraloría General de Cuentas –CGC-.

Por los suministros que no hay en existencia en el almacén se sellará la

solicitud con la leyenda "No hay en existencia" y se entregará a la unidad

solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras.

PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS


1

Requerimiento de suministrosPara que las diferentes dependencias municipales puedan solicitar suministros al almacén, deberán hacerlo por medio del formulario de requerimiento.

Encargado de la Unidad Solicitante

2

Revisión de existencia de suministrosVerificar la existencia de los suministros solicitados por las diferentes dependencias municipales. Si hay existencias continuar con la entrega, paso No. 5 de lo contrario se procede con el paso No. 3 y 4.

Encargado de Almacén y/o

Auxiliares

3

Solicitud selladaPor los suministros que no hay en existencia en el almacén se sellará la solicitud con la leyenda "No hay en existencia".


Auxiliares

4

Entrega de solicitudDespués de sellar la solicitud se entregará a la Unidad Solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras y finaliza el proceso.


Auxiliares

5

Entrega de suministrosSe entregan los suministros que le sean requeridos, con base al formulario de requerimiento, el cual debe contener los que estén en existencia.


Auxiliares

6 Comprobación de recibidoEncargado de la

Unidad Solicitante

218



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEFirma y sella la requisición cuando le sean entregados los suministros, como comprobante de haber recibido lo solicitado por la Unidad de Almacén.

7

Resguardo de documentosArchivar adecuadamente los formularios de requerimientos de suministros cuando físicamente se realizó la entrega.


Auxiliares

8

Registro de egresosIncluir los egresos en tarjeta kardex para control de ingresos y egresos de almacén, autorizada por la Contraloría General de Cuentas, que deberá realizarse de manera electrónica.


Auxiliares

219



220



5.2 ALMACÉN DE MATERIALES

Este almacén contiene todos aquellos materiales que son adquiridos por la

Municipalidad a través de juntas de licitación y cotización que serán utilizados

para realizar obras de infraestructura para beneficio de la comunidad de San

Miguel Petapa.

Para que el almacén cumpla eficientemente con sus objetivos debe establecer y

aplicar sistemas, procedimientos de ingreso, abastecimiento, almacenaje,

cuidado, despacho, control y saldo de los materiales adquiridos.

RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

El proceso de recepción y registro de los materiales inicia cuando la empresa

adjudicada envía al almacén, los materiales solicitados por parte de la

Municipalidad para elaborar obras de infraestructura de beneficio comunitario. El

Encargado del Almacén debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los

recursos para el correcto funcionamiento de la Unidad.

Objetivos

Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepción y registro de

materiales de construcción son las siguientes:

Verificar que los materiales se reciban y registren adecuadamente.

Asegurar la integridad de los materiales resguardados.

Almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza.

Llevar un control de las existencias o inexistencias de los materiales de

construcción.

221



Requisitos

La documentación básica que debe manejarse en este proceso es la siguiente:

Constancia de recepción de materiales de construcción recibidos del

proveedor

Tarjetas Kardex

Reporte de existencias

Normas


siguientes:

El proveedor debe entregar al Almacén Municipal materiales de construcción

en buen estado según la factura, nota de envió u otro.

Clasificar los materiales según su naturaleza.

Emitir constancias de recepción de materiales.

Archivar y trasladar las constancias de recepción de materiales.

Realizar el registro de los materiales de construcción en tarjetas kardex.

Elaboración de reporte de existencia de materiales de construcción.

Solo se reciben los materiales que estén de acuerdo con la factura.

222



PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE MATERIALES DE

CONSTRUCCIÓN


1

Orden de CompraTraslada al Encargado del Almacén copia de la orden de compra, con información sobre la cantidad, calidad y demás características de los materiales de construcción.

Unidad de Compras

2Recepción de Orden de CompraLa orden de compra enviada por la Unidad de Compras deberá ser recibida para realizar el proceso de revisión.


auxiliares

3Revisión de Orden de CompraVerifica las firmas y sellos de aprobación de la orden de compra enviada por la Unidad de Compras.


auxiliares

4Archivo de la Orden de CompraAgrupar y clasificar las órdenes de compra pendientes de recepción.


auxiliares

5

Entrega de materialesLos materiales serán entregados en el Almacén Municipal contra factura, nota de envió y documentos relacionados.

Proveedor

6

Revisar Materiales de ConstrucciónVerificar las características de los materiales descritos en facturas, notas de envió y documentos relacionados de los materiales de construcción.


auxiliares

7

Ingreso al AlmacénLos materiales de construcción comprados y revisados previamente deben ser ingresados físicamente a las instalaciones del Almacén.


auxiliares

8

Clasificación según su NaturalezaLos materiales de construcción ingresados a las instalaciones del Almacén deben ser resguardados, agrupados y clasificados de acuerdo a sus características.


auxiliares

9

Emisión de constancia de recepciónSe emitirá una constancia de recepción de bienes, de los materiales enviados por el proveedor, y se debe tomar como base la información de la factura, nota de envió u orden de compra.


auxiliares

10Sellar la constancia de recepción Deberá ser sellada de recibido y firmada por el


223



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEEncargado de Almacén y el representante del proveedor.

auxiliares

11Entrega de ComprobanteEl original de la constancia de recepción de bienes será para el proveedor y deberá adjuntarse a la factura.


auxiliares

12

Notificación de recepción de materialesSe dará aviso de que los materiales ya han ingresado al Almacén por medio de una copia de la constancia de recepción de materiales, que deberá ser trasladada a la Unidad de Compras para realizar el trámite respectivo.


auxiliares

13Archivar las Constancias de RecepciónGuardar copia de las constancias de recepción de bienes en el archivo de la Unidad de Almacén


auxiliares

14

Registro de ingresos en tarjeta kardexPara controlar adecuadamente la existencia de materiales de construcción, se deben realizar registros de los ingresos en tarjetas kardex autorizada por la Contraloría General de Cuentas, el cual deberá realizarse en hoja electrónica.


auxiliares

15

Elaboración de reporteElaborar mensualmente el reporte que detalle las existencias del almacén debidamente valorizado y totalizado, se adjuntará copias de las constancias de ingreso al Almacén, solicitud y entrega de materiales.


auxiliares

224



225



EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

El proceso inicia cuando las unidades de la Municipalidad de San Miguel Petapa

encargadas de realizar obras necesitan materiales de construcción, deben llenar

el formulario de requisición para poder solicitar los recursos. El Encargado del

Almacén hará entrega y registrará el egreso para determinar la existencia de

materiales.

Objetivos

Los objetivos que persigue el almacén al momento del egreso y registro de los

materiales de construcción son los siguientes:

Verificar que el proceso para egresar los materiales de construcción se

realice de acuerdo a los formularios correspondientes.

Observar que se despachen los materiales correctos y que estén en las

condiciones óptimas para evitar inconvenientes.

Resguardar los materiales de construcción de acuerdo con su naturaleza

para que no se dañen y no existan bajas por ineficacia de su cuidado.

Comprobar que no se extraiga mercadería del almacén sin el formulario

correspondiente.

Requisitos

La documentación básica que debe manejarse en el egreso y registro de

materiales de construcción es:

Formulario de requerimiento de materiales

Recibir materiales al proveedor de acuerdo con la factura

Constancia de bienes en existencia

Registro de materiales en tarjeta kardex

Normas

226




siguientes:

Si no existe formulario de solicitud de materiales para la construcción, no

procede el despacho.

Se despachan los materiales de construcción que se solicitan únicamente si

hay en existencia.

Los materiales salen del almacén únicamente con la copia que se le entrega

al guardián.

PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN


1

Solicitud de materiales de construcciónLas diferentes dependencias municipales, para solicitar materiales al Almacén, deberán hacerlo por medio del formulario de requerimiento de materiales.

Encargado de la Unidad

Solicitante.

2

Confirmación de disponibilidad de materialesVerificar la existencia de los materiales solicitados por las diferentes dependencias municipales. Si hay existencia de los materiales de construcción continuar con la entrega, paso No. 5 de lo contrario se procede con el paso No. 3 y 4.


Auxiliares

3

Sello en constancia por falta de materialesPor los bienes que no hay en existencia en el almacén se sellará la solicitud con la leyenda “No hay en existencia”.


Auxiliares

4

Devolución de constancia Se entregará la solicitud de materiales a la Unidad Solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras y finaliza el proceso.


Auxiliares

5

Entrega de materiales solicitadosEntregar los materiales de construcción que le sean solicitados, con base al formulario de requisiciones, el cual debe contener los bienes en existencia.


Auxiliares

6

Comprobación de recibidoFirma y sella la requisición cuando le sean entregados los materiales de construcción, como comprobante de haber recibido lo solicitado de Almacén.

Encargado de la Unidad

Solicitante

7 Entrega de copia de formulario Encargado de

227



No. ACTIVIDAD RESPONSABLEEntregar una copia del formulario de requerimiento de materiales al guardián del Almacén.

Almacén y/o Auxiliares

8

Retiro de materialesSe procede a permitir la extracción de materiales de construcción del Almacén


Auxiliares

9

Archivo y entrega de materialesArchivar adecuadamente las solicitudes de entrega de materiales, cuando físicamente se realizó la entrega de los mismos.


Auxiliares

10

Registro de ingresos en tarjeta kardexDebe realizarse el registro para control de ingresos y egresos de Almacén en tarjeta kardex la cual debe estar autorizada por la Contraloría General de Cuentas, deberá realizarse en hoja electrónica.


Auxiliares

228



229



REVISIÓN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O MATERIALES DE

CONSTRUCCIÓN

El proceso inicia cuando se realiza mensualmente la revisión del inventario físico

contra lo establecido en el kardex, en el cual se deben determinar los

suministros y/o materiales en buenas condiciones, así como aquellos que se

encuentran en mal estado, inservibles o en desuso.

El Encargado de Almacén es el responsable de verificar los suministros y

materiales en mal estado para ser egresados, con el fin de resguardar

únicamente aquellos recursos que se encuentren en condiciones adecuadas

para que las unidades de la Municipalidad puedan realizar sus labores

eficientemente.

Objetivos

Los objetivos que persigue el Almacén al momento de la baja de suministros y/o

materiales de construcción son los siguientes:

Realizar la revisión física de los suministros y/o materiales de construcción

por lo menos una vez al mes.

Determinar en qué condiciones están los materiales dentro del Almacén.

Entregar reporte de los materiales y/o suministros que se den de baja.

Requisitos

La documentación básica que debe manejarse para dar de baja los suministros

y/o materiales de construcción es la siguiente:

Tarjeta kardex

Reporte del inventario físico

Reporte de las bajas de inventario

Formulario para dar de baja a los suministros

230



Normas


siguientes:

Realizar inventario físico de suministros y/o materiales y compararlo con la

hoja kardex.

Efectuar informe del inventario físico de los suministros y/o materiales que se

darán de baja.

Realizar formulario para dar de baja a los suministros y/o materiales.

PROCEDIMINETO PARA LA REVISIÓN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN


1

Revisión física versus kardexMensualmente se realizará revisión física versus kardex para verificar el ingreso y egreso de materiales y/o suministros que el Almacén ha realizado, con el propósito de determinar la existencia y estado los recursos.


2

Determinación de las condiciones de los inventariosDeterminar los materiales y/o suministros en buenas condiciones, así como aquellos que se encuentran en mal estado, inservibles o en desuso.


3

Elaboración de reporte de inventarioElaborar reporte de inventario físico, el cual debe incluir si hubiere solicitud de baja de suministros y/o materiales.


4

Realizar formularioElaborar formulario en el cual se solicite la baja y detalle de los suministros y/o materiales en mal estado.


5Adjuntar reporte de inventarioAl formulario se le adjuntará el reporte del inventario físico.


231




6

Traslado de copia de reporte y acta de suministrosTrasladar copia del reporte de inventario físico y formulario de suministros y/o materiales en mal estado, si los hubiere al Director Administrativo y Auditoría Interna.


7Recepción de autorización de solicitudRecibir autorización de la solicitud de baja de suministros y/o materiales del Almacén.

Director Administrativo y Auditoría Interna

8

Aprobación de la solicitudRevisa y aprueba que la solicitud de baja de suministros y/o materiales esté realizada correctamente.

Director Administrativo y Auditoría Interna

9

Recepción de la solicitudRecibir la solicitud de baja de suministros y/o materiales de construcción revisada y aprobada por el Director Administrativo.


10

Egreso de suministros en mal estadoEgreso de los suministros y/o materiales en mal estado, inservibles o en desuso, en las tarjetas kardex para el control de ingresos y egresos en el Almacén.


11Retiro de suministros del almacénSe procede a descartar los suministros y/o materiales del almacén.


232



233

parte iv compras y almacén

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