Administración de compras e

inventarios

Sesión 4: Sistemas de información

Contextualización

En esta semana nos dedicaremos a analizar la

importancia de los almacenes, que son un

elemento importante en toda organización.

Gracias a las actividades del almacén es

posible mantener el control sobre el material,

recibir y entregar mercancía y mantener una

sana vinculación con las áreas de compras,

producción, tráfico y contabilidad, entre otras.

De igual forma se revisará la responsabilidad

del almacén identificando sus principales

actividades, así como los requisitos necesarios

para su buen funcionamiento.

Introducción

En cualquier tipo de organización se requiere de un resguardo-almacenaje y

custodia física de todos los materiales que se ocupan en alguna orden de

fabricación o de consumo interno para la misma operación de la empresa. Cabe

mencionar que es útil para llevar a cabo un excelente desempeño en el control

de existencias y salidas de materiales que se reciben en la organización.

La expectativa de cualquier cliente interno es esperar que el producto solicitado

le sea entregado de forma correcta, sin daños, en el tiempo justo y a un costo

razonable. En muchas ocasiones, hemos escuchado la frase: “el cliente siempre

tiene la razón”, por tal motivo al no darles lo que desean o requieren, la

empresa puede verse afectada directamente en cualquier proceso interno. Hoy

en día, los negocios avanzan de forma rápida y ágil a tal grado que nos

asombran en sus técnicas de ventas, producción y administración.

Importancia de los almacenes

El almacén es un medio para lograr

economías potenciales y para aumentar

utilidades de una organización.

El almacén debe seleccionar y reclutar de

una manera estricta y adecuada al personal

desde el jefe del área, hasta el puesto

operativo básico. Sin embargo, en nuestro

medio social y cultural, de cualquier

compañía, esta área es considerada para

personas de bajo nivel de instrucción y de

educación.

Almacén es una unidad de servicio en la

estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial, con

objetivos bien definidos de resguardo,

custodia, control y abastecimientos de

materiales (materias primas) o productos

terminados (García, 1993).

Concepto de almacén

Las razones por las que existen los

almacenes son dos:

• Porque se suscita un desequilibrio en los

ritmos de aprovisionamiento y de la

producción.

• Cuando existe una distribución interna

demandada por la operación misma de

la empresa.

Concepto de almacén

Organización y administración

de un almacén

La manera en cómo se puede organizar y

administrar un almacén depende, entre

otros factores, de:

• Tamaño de la organización o empresa

• Organización de la empresa (sistema

centralizado, descentralizado o mixto)

• Diversidad en la producción

• Programación de la producción

Dentro de las actividades más comunes que debe coordinar el

almacén están:

• La recepción de materiales (maniobras de carga y descarga)

• El registro de entradas y salidas (recepción y embarques)

• Almacenamiento de materiales (resguardo, control, inventario y

custodia)

• Control de los materiales (control del inventario)

• Informar constantemente a los departamentos de compras, ventas

y producción sobre las existencias reales y actualizadas de las

materias primas, productos terminados, refacciones, consumibles,

entre otros.

• Vinculación con las áreas de compras, producción, tráfico y

contabilidad.

Organización y administración

de un almacén

Organización y administración

de un almacén Para un buen manejo y planeación de un

almacén se requiere:

• Conocer los artículos que se

almacenarán.

• Contar con áreas suficientes y

disponibles para la recepción,

almacenamiento y entrega (mostrador y

rampas de descarga), así como para

maniobras de carga y descarga

(montacargas).

• Identificar las dimensiones, peso y

características por unidad de los

materiales o productos existentes.

• Conocer la frecuencia del consumo de

cada uno de los materiales (control de

inventarios).

Conclusión

Para finalizar con esta sesión recordemos la

importancia de los almacenes para poder

resguardar toda la materia prima en toda

empresa; la finalidad de su existencia es para

proteger los materiales, generar utilidades y

administrar correctamente los niveles de stock

solicitados por el área de producción.

Finalmente, es importante resaltar que dejando

de lado las condiciones ambientales del

almacén, en todo momento deberá observarse

de forma estricta y siguiendo al pie de la letra

las normas de seguridad e higiene estipuladas

como política interna de la organización

Referencias

Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.

Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental.

Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal

S.a. (2012) Almacén y sus funciones. Consultado el 26 de marzo de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=A42x7mwzVVs

S.a. (2011) Definición, función y clases de almacén. El diario de un logístico.. Consultado el 26 de marzo de 2013 de http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2011/09/definicion-funcion-y-clases-de-almacen.html