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ALMACENES Y ARTÍCULOS

1.- ALMACÉN...................................................................................................................................................................2 A- ALTA DE ALMACÉN.............................................................................................................................................2 B- TRABAJAR CON ALMACENES..........................................................................................................................6 C- TRASPASO ENTRE ALMACENES ..................................................................................................................11 D- TRABAJAR CON SALIDAS A OBRA .............................................................................................................11

2.- ARTÍCULOS ............................................................................................................................................................12 A- TRABAJAR CON ARTÍCULOS.........................................................................................................................12

3.- UTILIDADES ...........................................................................................................................................................21 A- RECONSTRUIR ALMACENES .........................................................................................................................21 B- CONTABILIZACIÓN MASIVA DE ALMACÉN .............................................................................................21

4.- DATOS AUXILIARES............................................................................................................................................25 A- GRUPOS DE ARTÍCULOS................................................................................................................................25 B- ÁMBITOS DE ARTÍCULOS ..............................................................................................................................25

5.- CONSULTAS ...........................................................................................................................................................27 A- INVENTARIO DE ALMACÉN ...........................................................................................................................27

CONTROL DE MODIFICACIONES

EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES

0 28/06/2011 Edición inicial

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1.- ALMACÉN Este módulo permite al usuario gestionar almacenes fuera de la obra. Permite gestionar centrales de compras o almacenes genéricos que dan servicio a una o varias obras.

A- ALTA DE ALMACÉN

Desde esta opción de menú, el usuario puede añadir almacenes nuevos y modificar o

suprimir almacenes existentes.

Alta de almacén : Al dar de alta un almacén se establece la relación entre los almacenes y las sociedades a las que pertenece. En función de la sociedad a la que pertenezca al almacén, será en ella en la que se contabilice el asiento correspondiente.

Para dar de alta un muevo almacén, el usuario debe introducir los datos relativos a:

• Código y Descripción para identificar el almacén. • Sociedad a la que pertenece el almacén • Obra • Promoción • Clase: En función del tipo de mercancía que se vaya a almacenar, el usuario selecciona

el tipo de almacén:

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El usuario puede añadir las clases de almacén que considere necesarias desde Al añadir un nuevo almacén, el usuario lo selecciona de los existentes, o crea uno nuevo desde la ventana de mantenimiento:

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Las distintas clases de almacén se crean desde :

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En obra, los almacenes más habituales son: o Combustibles: Lugar donde se almacena el combustible para surtir a la maquinaria de obra. o Taller: Donde se almacena el material de reparaciones o de repuestos para la maquinaria de la obra. o Obra: se almacenan elementos propios de la obra (ladrillos, cemento…).

Los almacenes pueden vincularse con los Partes de actividad del módulo de Mano de Obra y Maquinaria. Para ello es necesario que el usuario lo haya configurado en Configuración/Parámetros Generales/Construcción/pestaña Artículos y Almacenes. Se puede definir una clase de almacén del tipo Combustible o Taller para que a la hora de introducir un parte de combustible o de taller, el sistema actualice el inventario del almacén vinculado.

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B- TRABAJAR CON ALMACENES

Desde este proceso, el usuario puede ver el detalle de unidades que existen en cada almacén en el momento de la consulta.

El usuario selecciona el almacén con el quiere trabajar y desde Trabajar con accede a los detalles del mismo:

Una vez seleccionado el almacén y el artículo con el que se quiere trabajar, el usuario puede acceder a distintos procesos:

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Añadir salida de almacén : desde esta opción, el usuario puede añadir salidas manuales de artículos.

El tipo de salida puede ser:

• Venta • Pérdida o merma • Sin justificar • Traspaso de almacén. Si la salida es debida a esta opción, en la pantalla se habilita una

zona para especificar cual es el almacén destino. El usuario también tiene la opción de seleccionar el check para que se efectúe un movimiento de Salida en el almacén destino y especificar el tipo de salida del almacén destino (Producción, venta, sin justificar):

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El usuario debe especificar si el movimiento es contable o extracontable. Si el movimiento es extracontable, se deshabilita en la pantalla el espacio para especificar la cuenta y la partida presupuestaria de origen y destino.

Modificar : El usuario puede modificar el elemento seleccionado siempre que el movimiento no haya sido producido por un albarán. Tampoco se puede modificar un movimiento que proceda de otro movimiento.

Detalle de movimiento : Desde esta opción, el usuario puede acceder en modo consulta al detalle del elemento seleccionado:

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Si el movimiento pertenece a algún albarán, el usuario puede acceder a su detalle a través de

Detalle albarán :

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Detalle del artículo : Desde esta opción, el usuario puede acceder a la ficha del artículo en modo consulta:

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C- TRASPASO ENTRE ALMACENES

PROCESO NO DISPONIBLE ACTUALMENTE

D- TRABAJAR CON SALIDAS A OBRA

El usuario registra en esta opción de menú, las salidas de los elementos a obra.

Desde esta opción de menú, el usuario puede añadir nuevas salidas a obra o modificar

o suprimir las ya existentes.

Los datos que el usuario completa para hacer una nueva salida a obra son:

• El Artículo que va a obra • El almacén del que sale • En qué fecha sale • Cantidad • Precio • Comentario • Obra destino • Elemento en el que se va a consumir y su superior • Almacén destino

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2.- ARTÍCULOS

A- TRABAJAR CON ARTÍCULOS

Desde este punto de menú, el usuario accede a los artículos dados de alta. Puede añadir

artículos nuevos o modificar o suprimir artículos ya existentes .

Desde esta pantalla el usuario puede también consultar la Ficha del Artículo , ir a Trabajar

con el Almacén correspondiente y abrir la pantalla de Trabajar con Contratos .

Para dar de alta nuevos artículos, el usuario debe completar la Ficha de Artículo:

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Los campos por los que se va a identificar el artículo son:

• Código del artículo • Ámbito al que pertenece el artículo. El usuario lo selecciona de entre los ámbitos

creados. (Ver 4-Datos Auxiliares/B-Ámbitos de artículos). • Grupo al que pertenece el artículo.(Ver 4-Datos Auxiliares/A-Grupos de artículos). • Descripción del artículo • Unidad de medida

La ficha de artículo se compone de dos pestañas: Datos Económicos y Otros Datos:

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Datos Económicos:

Si el artículo es inventariable y el usuario activa el check , se habilitan los criterios de valoración en la pantalla:

El usuario selecciona el Método de Valoración de Entrada (Precio Medio Ponderado o FIFO) y el Método de Valoración de Salida. El método de valoración de Salida es el método que se va a utilizar para la imputación en el almacén destino del artículo en el caso de traspasos entre almacenes o en la obra destino para el caso de consumir el artículo en la obra

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Si el Método de Valoración en Destino es Coste+Margen, el usuario debe introducir el Porcentaje de margen.

El usuario puede poner directamente el precio de salida, marcando la opción Manual:

En el caso en que el usuario introduzca los Datos contables éstos se ofrecerán como valores por defecto en la recepción de artículos vía albarán. Otros Datos: El usuario va a utilizar esta pestaña si dispone del módulo Mano de Obra y Maquinaria y quiere gestionar los recambios de la maquinaria.

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El único campo obligatorio de esta pestaña es el Código del Concepto del Recurso Productivo. Al introducir aquí este dato, este será el código que se va a utilizar para hacer imputaciones a la maquinaria desde el módulo Mano de Obra y Maquinaria, a través de los partes de actividad de taller. El resto de datos es opcional. Son datos de identificación de un vehículo concreto. Esto será útil cuando el artículo únicamente se vaya a utilizar para dicho vehículo. Si el usuario lo especifica aquí, el sistema lo vinculará automáticamente. La ficha de artículo dispone también de un campo de texto para la descripción del artículo:

Desde la pantalla principal de Artículos, el usuario puede ir a la pantalla de Trabajar con Contratos:

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Desde aquí el usuario puede añadir, modificar o suprimir contratos existentes o el contenido de cada uno de ellos. Alta de un nuevo contrato: El sistema muestra la pantalla para que el usuario introduzca los datos de cabecera del contrato (Sociedad, proveedor, promoción, obra, tipo de contrato, objeto del contrato,…). Existen tres tipos de contrato.

• Ejecución de obra: Ejecución subcontratada. • Suministro de material: Material. • Contrato marco: Contrato sin cantidades especificadas.

Al meter las líneas del contrato, si este es de ejecución de obra o de suministro de material, es obligatorio introducir la cantidad. Si el contrato es tipo acuerdo marco, la cantidad no es obligatoria al meter los datos del contrato.

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A continuación, el usuario da de alta los artículos del contrato:

El usuario debe seleccionar AVISO en la columna “Exceso” si quiere que el sistema le avise en el momento que supere la cantidad total del contrato. En este caso, el sistema pide confirmación y permite continuar, o por el contrario, si selecciona la opción “BLOQUEAR”, el sistema impedirá recepcionar el albarán.

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Una vez completadas las líneas del contrato, para que el sistema guarde el contrato es necesario validarlo:

Una vez validado el contrato, desde esta pantalla el usuario puede imprimir el contrato:

El sistema muestra los modelos de documentos disponibles para que el usuario seleccione el que va a utilizar. Los distintos modelos de contrato se crean en OFERTAS Y

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CONTRATACIONES/5-UTILIDADES/A-MODELOS DE DOCUMENTOS. Sólo se mostrarán los modelos que se crearon tipo contrato.

Si el contrato incorpora variables del tipo #NOMBRE_REP_OBRA, #NOMBRE_REP_SOCIEDAD O #NOMBRE_REP_PROVEEDOR, el sistema ofrece todos los representantes y contactos posibles:

El usuario debe marcar cuales de ellos participan en el contrato. Para ello debe indicar en el desplegable, el nº de orden: De los dos contactos que existen de la sociedad, el 1º que va a aparecer es el que lleve un 1 en el nº de orden. El 2º llevará un 2:

Una vez elegidos los representantes, cuando el usurario avance , el sistema mostrará el contrato.

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3.- UTILIDADES

A- RECONSTRUIR ALMACENES

Con esta opción de menú el usuario puede reconstruir los saldos del almacén que seleccione.

B- CONTABILIZACIÓN MASIVA DE ALMACÉN

Esta opción de menú, permite al usuario contabilizar de forma masiva los movimientos de salida de almacén efectuados. El sistema muestra la relación de movimientos pendientes de contabilizar del almacén seleccionado:

El usuario puede contabilizar desde este punto de menú si en Herramientas Comunes/Configuración/Configuración/Parámetros Generales/Módulo Pedidos y Almacenes, tiene seleccionada la opción Contabilizar las salidas de almacén mediante un proceso periódico global:

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Al tenerlo marcado, por cada salida no generará un asiento contable, sino que las irá acumulando para que al lanzar el proceso, el usuario pueda efectuar un único apunte por todos los movimientos. El sistema preguntará la fecha del asiento y si se desea o no imprimir los asientos efectuados.

El usuario contabiliza los movimientos de almacén de forma masiva desde :

Nota: para poder contabilizar los movimientos, es necesario que se hayan introducido los datos de contabilización.

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Cuando el movimiento tiene los datos necesarios para la contabilización, aparece un círculo verde al lado del movimiento. Si alguno de los movimientos no dispone de estos datos, aparecerá entonces un círculo rojo.

Cuando el usuario contabiliza los movimientos, el sistema pide la fecha de contabilización:

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El sistema muestra el asiento contable si el usuario ha seleccionado Imprimir asiento.

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4.- DATOS AUXILIARES

A- GRUPOS DE ARTÍCULOS

Desde esta opción de menú, el usuario crea los distintos Grupos de Artículos por los que se ordenarán los artículos. El usuario puede crear tantos grupos como le sean necesarios, o modificar y suprimir los ya existentes.

B- ÁMBITOS DE ARTÍCULOS

El usuario puede agrupar los artículos en distintos ámbitos, dependiendo del fin o del lugar donde se emplean. Los ámbitos más habituales son combustibles, materiales y taller.

Para que los ámbitos se ofrezcan como valores filtrados, el usuario tiene que configurarlo en Configuración/Parámetros generales/Construcción/Artículos y almacenes:

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5.- CONSULTAS

A- INVENTARIO DE ALMACÉN

Este informe permite al usuario conocer las existencias de sus almacenes. El usuario selecciona el almacén y/o el artículo que desea consultar y las fechas que desea que se muestren:

El informe muestra:

• Existencia Anterior: unidades y valoración del artículo antes del periodo seleccionado. En el ejemplo: Existencias anteriores al 1 de enero de 2011.

• Entradas Periodo: unidades y valoración que han entrado en dicho periodo. En el ejemplo: Existencias anteriores al 1 de enero de 2011.

• Salidas Periodo: movimientos de salida en el almacén dentro del periodo seleccionado. En el ejemplo: Salidas de artículos producidas entre el 1 de enero y el 15 de junio de 2011.

• Existencia Actual: unidades y valoración en la fecha de finalización del periodo. En el ejemplo: Artículos en el almacén el día 15 de junio de 2011.