5.- almacenes

Mag. Ing. Gustavo Manuel Yáñez Wendorff

INGENIERÍA DE PLANTAS

CICLO 2013-III Módulo:IUnidad: 1 Semana: 4

ALMACENES

PROCESO LOGÍSTICO

• Conjunto de actividades que se orientan a satisfacer alcliente a través del optimo e integral manejo demateriales e información, desde una fuente de origen aun destino, manteniendo los materiales en movimientoy a todos los participantes informados.

“Quien desee un éxito constante debe cambiar su conducta de acuerdo con los tiempos”.

(Niccolo Machiavelli, 1469-1527)

RELACIÓN ENTRE LOGÍSTICA, ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y

DISTRIBUCIÓN FÍSICA

LogísticaAdministración de Materiales Distribución Física

Fabrica

Materia prima, piezas y

componentes

Proceso inicial o creación de sub-

ensamblaje

Inventario de artículos terminados

Distribución a los almacenes y

centros de distribución

LOGÍSTICA - DEFINICIÓN

LA LOGÍSTICA ES UNA RED DE PUNTOS DE ALMACENAJE

Y LÍNEAS DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN, EN LA QUE

HAY QUE CONSIDERAR ASPECTOS DE ESPACIO Y TIEMPO

INTEGRADOS EN EL COSTO TOTAL.

ESPACIO

INSTALACIONES Y CONEXIONES COMBINADAS.

TIEMPO

NIVELES DE INVENTARIO E INDICES DE FLUJO.

(Donald J. Bowersox)

LOGÍSTICA

Proveedores

Fabrica

Depósitos

Centrales

Depósitos

Regionales

Clientes

DEFINICIÓN DE LOGÍSTICA

ARTE Y CIENCIA DE INTEGRAR ACTIVIDADES ECONÓMICAS,

ADMINISTRATIVAS, DE INGENIERIA Y TECNOLÓGICAS COMO

UN TODO O SISTEMA, CON EL OBJETIVO DE SERVIR AL

CLIENTE, GENERANDO UN EFECTIVO, PERMANENTE,

OPORTUNO Y ECONÓMICO APOYO A PROYECTOS, PLANES,

PROGRAMAS, OPERACIONES, ORGANIZACIÓN, EN BASE A LA

CREATIVIDAD QUE TODOS LOS QUE PARTICIPAN EN ELLA

DEBEN APORTAR. .

EL ALMACEN COMO CENTRO DE PRODUCCIÓN

• Todo almacén se puede considerar como un centro de

producción donde se efectúan los siguientes procesos:

• De Entrada: Recepción, Control, Adecuación y Ubicación

• De Almacenaje: Guardarlos en Estado de Uso, significa

Conservación, Identificación, Selección y Control.

• De Salida: Recojo, Preparación y Expedición o Despacho.

• RECURSOS QUE EMPLEA:

• Humanos: A cargo de los materiales y su Administración

• Capital: Uso de locales e instalaciones y equipos, es decir

infraestructura

• Energéticos: Consumibles en general.

ALMACÉN COMO CENTRO DE PRODUCCIÓN

• Recepción, control, adecuación y colocación de productos recibidos.

• Corresponde al proceso de entradas

• Almacenamiento de productos en condiciones de uso, lo que significa

Conservación, Identificación, Selección, Ubicación y Control de las

Existencias.

• Proceso de Almacenaje.

• Zona específica de Picking.

• Recogida de productos y preparación del envío según los requerimientos

de los clientes. Proceso de Salida o Despacho. Tiene el área de

preparación de pedidos y el de expedición y carga de vehículo

EL ALMACEN Y EL PROCESO PRODUCTIVO

Preparar

Medios

Personal

Máquinas

Despacha

ProductoAlmacena

ProductosProceso

Producción

Almacena

Material

Adquirido

ROL DEL ALMACÉN EN UN SISTEMA LOGÍSTICO

Abastecimiento y Compras

Almacenamiento de Materias Primas

Proceso

Proceso

Distribución

Almacenamiento de Productos en

Proceso

Almacenamiento de Productos Terminados

Proveedor

Cliente

Proceso Logístico

Proceso

ROL DEL ALMACÉN EN UN SISTEMA LOGÍSTICO

PRODUCTO

PRECIO PROMOCIÓN

M

A

R

K

E

T

I

N

G

INVENTARIOS TRANSPORTE

ADQUISICIONES ALMACENAJEPROCESAMIENTO

DE PEDIDOS

L

O

G

I

S

T

I

C

A

DISTRIBUCIÓN

NECESIDAD DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

• Contar con inventarios en almacén, permite mejorar la

coordinación Demanda-Suministro a costos totales bajos,

cuando los proveedores están lejos.

• El mantenimiento de los inventarios exige disponer de

almacenes y manejar los materiales. Estas tareas, mas

que necesidad es una conveniencia económica para la

empresa.

• Los costos de almacenar mas los de manejo de los

materiales se justifican si se compensan con los de

transporte o los de producción-compras.

PORQUE ALMACENAR

• OBJETIVO

Disponer de la cantidad de Almacenes o Bodegas y Espacios

Libres que permitan se logre un balance económico entre

costos de Almacenaje, de Transformación y de Transporte.

• Lo importante al trabajar en un almacén consiste en apreciar

el espacio con que se cuenta, tanto en los almacenes o

bodegas como en las estanterías y casilleros, de manera de

evitar perder espacio por no saber adecuar los materiales a la

ubicación.

• En los almacenes hay que considerar que se trata de guardar

los materiales usando lo mejor posible el espacio disponible.

ALMACÉN TECHADO

ALMACENAJE: FUNCIÓN, PROCESO, TÉCNICA

FUNCIÓN

Selección de

actividades

del proceso

productivo,

orientadas a

la situación y

actualidad,

que se viva,

ordenamiento

, protección y

despacho del

producto.

TECNICA

Es una técnica

o conjunto de

técnicas para

estudiar y

realizar todas

las actividades

del almacenaje

y obtener la

ma yor

eficacia global

de la

economía de

la empresa.

PROCESO

1. Llegada y Recepción,

2. Almacenamiento

3. Selección para despachar, preparación y armado de lotes de envío.

Despacho y Entrega.

ALMACENES

• Finalidad

Guardar los materiales en estado de uso

Estado de uso significa poderlos usar sin ningún problema

apenas se retira el artículo del almacén.

Conocido como transporte a cero millas por hora

• ImportanciaEl almacén es importante dentro de un sistema logístico,porque al no poder predecir con exactitud la demanda ni elconsumo y siendo necesario evitar paralizaciones de lostrabajos, la unica manera son los inventarios en almacén.

ALMACENES

• Función

Realizar las operaciones de recibir, ingresar, ubicar o situar

y entregar el o los materiales oportunamente.

• ResponsabilidadDesde que se recibe el material hasta su entrega oportuna.

SEDAPAL

MISIÓN DEL ALMACENAJE

• Mantener las existencias en estado de uso para balancear

y suavizar la variación entre la producción y la demanda.

• Acumular y consolidar productos de varios puntos de

manufactura o de abastecimiento, pertenecientes a una

sola empresa o a varias y múltiples empresas.

• Responder rápidamente las demandas de los clientes,

acortando las distancias a recorrer.

• Evitar paralizaciones cuando el proveedor no está cerca.

.

ALMACENES

• Finalidad

Guardar los materiales en estado de uso

Estado de uso significa poderlos usar sin ningún problema

apenas se retira el artículo del almacén.

Conocido como transporte a cero millas por hora

• ImportanciaEl almacén es importante dentro de un sistema logístico,porque al no poder predecir con exactitud la demanda ni elconsumo y siendo necesario evitar paralizaciones de lostrabajos, la unica manera son los inventarios en almacén.

ALMACENES

• Razones para tener almacenes y que exista el

almacenamiento

• Reducir costos de producción y transporte

• Lograr coordinación entre demanda y suministro.

• Respaldo a la Transformación de M.P. a P.T

• Coordinar y apoyar a la Comercialización

• Disponer de inventarios en buen estado físico o de uso.

• Manejar adecuadamente lo materiales que guarda

• Un diseño adecuado del almacén puede darle una

ventaja competitiva a la empresa.

ALMACENES

• Los productos son de valor para usuarios y clientes

cuando tienen:

• Utilidad

• Disponibilidad

• La utilidad comprende:

• Diseño

• Mecánica

• Estructura

• La disponibilidad consiste en lograr que el producto esté

donde y cuando se le necesita.

FUNCIONES DEL ALMACENAMIENTO

Mantenimiento Físico de Inventarios

Almacenamiento

Consolidación

División de Envíos

Combinación de Mercancías

Manejo de Materiales

Carga y Descarga

Traslados en los almacenes

Preparación de pedidos

ALMACENES

• Conceptos tales como:

• Servicio a los clientes

• Producir en grandes lotes

• Reducir costos de producción

• Reducir papeleos

• Disponer de existencias de seguridad

• Permiten considerar el almacenaje como muy importante,

pero hay necesidad de hacer un análisis muy detallado

para evitar tener perdidas por obsolescencia o deterioro.

• Es muy importante tener en cuenta los costos de

almacenaje antes de aumentar cantidades por ahorrar

fletes.

MODELO DE ESTANTERÍA

ZONA DE ALMACENAJE

• DEFINICIÓN

• Espacio donde se reciben, guardan, manipulan o

manejan y entregan los materiales

• IMPORTANCIA

• Facilitar el cumplimiento de la finalidad y la función del

almacén

ZONA DE ALMACENAJE

• CARACTERÍSTICAS

• Facilidad de:

• Obtención

• Control

• Operaciones

• Funcionamiento

• Flexibilidad

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

• CARACTERÍSTICAS

• Facilidad de:

• Obtención

• Control

• Operaciones

• Funcionamiento

• Flexibilidad

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

• El sistema de almacenamiento es importante por que se

encarga de:

• Mantenimiento de los inventarios en estado de uso

• Manejo o Manipulación de materiales

UN SISTEMA DE ALMACENAJE DEBE

• Mejorar la exactitud y seguridad de los inventarios

• Mejorar actuación del personal y su productividad

• Mejorar la utilización del espacio

• Incrementar la rotación de los Inventarios

• Optimizar los niveles de servicio al cliente

• Reducir los costos de Operación

FLUJO DE MATERIALES EN UN ALMACÉN

Punto de llegada de mercaderías

Descarga, Clasificación y Control

Almacenamiento

Semipermanente

Transporte a la zona de almacenamiento

Punto de almacenamiento temporal ydesconsolidación de la mercadería

Transporte al muelle de salida

ALMACÉN

Punto de Salida de la mercaderíaComprobación del pedido y

clasificación

Transporte a la zona de preparación de pedidos

ESTUDIO DE LA ZONA DE ALMACENAJE

1. ORGANIZACIÓN Y

DISTRIBUCIÓN DE

LA EMPRESA

2. ESPACIO DEL QUE

SE DISPONE

3. EXISTENCIAS POR

GUARDAR

ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA ZONA DE ALMACENAJE

A. ELECCIÓN DE LA ZONA

• Elementos a los que sirve

• Distribución que tienen

• Exigencias de servicio

• Necesidades específicas

• Operaciones internas

B. UBICACIÓN DEL ALMACÉN

• Asegurar continuidad del flujo demateriales• Cerca de vías de acceso

• Con espacio suficientes paramedios de transporte y demanipulación o maniobra• Facilidad de control y de entrega• Armonía con el conjunto

C. DESARROLLO FUTURO

•Analizar como actuar ante la ampliación o crecimiento de la empresa ode variedad de sus materiales

•Estudiar posibilidades de encarecimiento del producto o de su posesión

•Preparar planes según el resultado o las conclusiones de los puntosanteriores

ESPACIO QUE SE DISPONEOPERACIONES DE:

Recepción DespachoAlmacenaje Control

B. EL ESTUDIO COMPRENDERÁ

5. Transitabilidad entre y dentro de los locales

6. Iluminación y visibilidad

7. Condiciones ambientales necesarias

8. Posibilidades y necesidades futuras

1. Vías de acceso

2. Facilidad para las operaciones

3. Control oportuno y fácil

4. Facilidad para ubicar

UBICACIÓN DE ALMACENES

• Ubicar los recursos de almacenamiento dentro de una red

logística es una de las decisiones clave a tomar en la

empresa por cuanto define la estructura costo-servicio del

sistema logístico global.

• La decisión debe considerar número, localización geográfica

y tamaño de los almacenes que tendrán los materiales, así

como de los servicios que se requieren para el

funcionamiento efectivo de ellos.

• El almacenamiento es en las empresas una de las áreas

donde se puede lograr grandes ahorros, sólo observando la

disposición del almacén y de los artículos que en ellos se

guardan.

UBICACIÓN DEL ALMACÉNFACTORES A TENER EN CUENTA

• Costo de compra o alquiler del terreno para construir

• Impuestos gubernamentales y locales del lugar

• Clima laboral, Productividad y Costos del área

• Servicios de agua, electricidad, gas y depuración de residuos, sus costos, disponibilidad y adecuación

• Actitud de la comunidad hacia el proyecto

• Restricciones existentes en la zona

• Disponibilidad de infraestructura y servicios para medios de transporte

• Potencial futuro

TOMA DE DECISIONES SOBRE EL ALMACEN

• Tamaño del almacén

• Configuración del almacén

• Altura del Techo

• Longitud vs Altura

• Distribución del espacio

• Diseño de muelles de carga

• Sistema de manejo de las mercancías

• Distribución de productos

• Tratamiento de pedidos y recogida

• Recogida de artículos

CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE DIFERENCIA

• Misión en la espera

• Grado de disponibilidad

• Efectos contables

• Participación en el nivel de existencias

• Participación en la reposición

• Escalones existentes:

5. PARQUES

4. BODEGUITAS

3. DEPÓSITOS

2. ALMACENES SECUNDARIOS

1. ALMACÉN CENTRAL

UBICACIÓN DE BODEGAS

ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

Clientes

Bodega

“a”

BodegasPlantas de producción

Medios y costos de transporte Equipo de Manipulación

Comunicación eInformaciónCostos de entrega Materiales y Productos

EXISTENCIAS POR GUARDAR

A. CARACTERÍSTICAS:

5. Fragilidad

2. Peso

4. Envase6. Peligroso

1. Tamaño

7. Fácil de manipular

3. Estado

B. ACONDICIONAMIENTO:

Bajo techo ProtegidoAmbiente cerrado o

Ambiente especialIntemperie


C. IMPORTANCIA Y MAGNITUD

• Permite decidir

aprovechamiento de la zona

• Los locales y sus formas

• El equipo y personal que se requiere

• Construcción

• Seguridad


D. MOVIMIENTO:

• El movimiento de los materiales define su ubicación.

E. SEGURIDAD:

• Del personal

• Del material

• Del manejo o manipulación

• Del almacén

LA SOLUCIÓN DEBE AHORRAR

Para lograrlo hay que hacer planes que se basen

en la realidad.

Y EVITAR RIESGOS

PersonalCostosTiempo

UBICACIÓN DE MATERIALES

UBICACIÓN DE

MATERIALES

CÓDIGO DE UBICACIÓN

• Almacenar materiales obliga a saber donde

están cada uno de los artículos

almacenados

• ORGANIZAR EL ALMACENAJE COMPRENDE

• Definir “DONDE” debe colocarse cada uno de los artículos

y “COMO” se les encuentra con facilidad y con rapidez.

• El “DONDE” y “COMO” es el “SISTEMA DE

UBICACIÓN”

• Consiste en saber donde está cada uno de los artículos

que se guardan en los almacenes.

DONDE?COMO?

El sistema de ubicación ahorra TIEMPO y COSTO en el despacho y/o entrega de materiales.

DISEÑAR UN SISTEMA DE UBICACIÓN REQUIERE

• Distribuir en áreas la zona.

• En cada área definir espacio

para pasillos y para colocar

materiales.

• El espacio para materiales

puede tener estantes y áreas

libres, según cantidad y

variedad de ítems.

• En los estantes determinar elnúmero de columnas y de hileras que tendrán.

• En las áreas libres sólo definircolumnas, para apilar los materia-les que están en cajas, sacos ocajones.

• Elegir el sistema de símbolos autilizar.

PREPARACIÓN DEL CODIGO DE UBICACIÓN

• Emplear letras para designar bodegas y áreas libres en la zona de

almacenaje.

• Designar con dos dígitos los estantes y áreas libres dentro de las

bodegas, puede usarse combinación de letras, así como designar

pasillos y no estantes.

• Las columnas se designan con números y las hileras con letras o

viceversa. Las hileras se designan de abajo hacia arriba.

• No usar las letras i, o, q, z.

• Inscribir el código en: tarjeta de control, plano de bodegas, relación de

existencias y catalogo.

• Elegidos los símbolos se asignan a las Bodegas, áreas libres,

estantes, columnas e hileras, formando el “Código de Ubicación”.

• El código debe identificar plenamente cada lugar de la zona de

almacenaje y que ocuparán los artículos.

FINALIDAD DEL CONTROL FÍSICO

• Constatar la existencia de cada uno de los activos

existentes en la entidad, mediante el conteo de:

materiales almacenados, equipos, maquinarias, vehículos y

edificios, para conocer la realidad de ellos en cantidades y

en valores.

CONTROL FÍSICO DE ACTIVOS

• ANTERIOR• Planificar la adquisición y renovación de los activos de la

entidad a fin de reducir los costos y dar un servicio eficiente yefectivo.

• Dictar normas y procedimientos para organizar los almacenes;facilitar su funcionamiento y el logro de sus objetivos.

• Dar disposiciones para evitar deterioros, obsolescencias,pérdidas

• Facilitar la ubicación de cada activo para realizar un controlefectivo y oportuno.

• DURANTE

• Comprobar cumplimiento de las normas y procedimientos en:

• Recepción; Almacenaje; Despacho; Manejo y Transporte

• Verificar periódicamente:

• Códigos; Ubicación; Medios de Control; Costos; Movimiento;

Documentación; Existencias; Estado.

CONTROL FÍSICO DE ACTIVOS

• POSTERIOR

• Costo de posesión

• Atención y servicio

• Labor realizada

• Mermas; pérdidas y / o deterioros

• Roturas de stock o Faltantes de Inventario

• Inventarios: cantidades y valores

• Manipulación o manejo

• Transporte

• Cuidado y mantenimiento

• Eficiencia

• Productividad

EL CONTROL FÍSICO PERMITE

• Establecer la realidad sobre el capital invertido por la empresa

en materiales y otros activos.

• Analizar sus resultados para detectar:

• Movimiento (% que da utilidad)

• Detención:

• Críticos = % necesario

• Obsoletos = % no necesario

• Equipos útiles y rendimiento

• Tomar acción según análisis de los resultados obtenidos.

CLASES DE CONTROL FÍSICO

DIRECCIÓN DEL CONTROL FÍSICO

4. Emitir los

resultados en el

Tiempo previsto

por el plan de

Control.

2. Solucionar los

Problemas antes,

Durante y Después

de ejecutar el

Control.

3. . Realizar las

Investigaciones y

Ajustes, si fuese

Necesario

1. Conteo y reconteo

de los materiales y

otros bienes.

Es

Responsable

por la labor

organizada

de:

PLANEAMIENTO

• DEFINIR EL OBJETIVO

• ESTABLECER COMO ALCANZARLO

• ANALIZAR FORMAS DE LOGRARLO

• TOMAR UNA DECISIÓN

OBJETIVO

QUE?

Contar existencia de cada

artículo o bien que tenga

la empresa.

PARA?

Definir la realidad de las

existencias y de lo

invertido en los activos

(Materiales y Bienes)

DONDE?En los lugares de laempresa en que hayabienes.COMO? Según el métodoen uso.

CUANDO?Desde el

Hasta el

ESTUDIO DEL ALMACENAJE

ANALISIS DE:

ORGANIZACIÓN

FUNCIONAMIENTO

PERSONAL

ATENCIÓN EFICIENTE

DISPOSICIÓN

• Para definir la preparación que se requiere y el tiempo quetomaría, de manera de lograr que la ejecución sea fluida,fácil, rápida y sin problemas.

ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

De quien depende el

almacén?

A que nivel está?

Que elementos tiene?

Como se ordena

el material?

Alfabéticamente?

Por familias?

Por código?

Por ubicación?

Como actúan:

Recepción?

Bodegas ?

Despacho ?

Tienen estantes?

Como se ordenan

Tiene dependencias separadas?

Tiene sistema de ubicación?

Están codificados los lugares?

Es fácil encontrar el material?


Se separan obsoletos?

Críticos? De movimiento ?

Hay facilidad para el manejo

de materiales y el movimiento

del personal ?

Con que medios cuenta:

Locales ? Áreas libres ?

Andamiaje ? Herramientas ?

Equipos de Manipulación ?

Medios de Transporte ?

Equipo de Almacén ?Como identifican los

Materiales:

Tarjetas de identificación ?

Tiene todos los datos ?

Está bien ubicada ?

ALMACEN

• Como se controla el material ?

• Manualmente ? Por Control Visible o Control Ciego? Bin

Card ? Otra forma ?

• Mecanizado o electrónico ? En red y con base de datos ?

Sin red y sin base de datos ?

• Emiten listados de materiales? Cada que tiempo se emiten ?

• Usan código de barras ?

• Quien es responsable del Control de Existencias? Almacén?

Control de Inventarios? Otra dependencia

• Los controles están al día ? Atrasados? Cuanto tiempo ?


ANÁLISIS DEL FUNCIONAMIENTO

• Existen procedimientos escritos de:• Recepción? Ingresos?• Transferencias? Almacenaje?• Entregas, Salidas o Despachos?

• Hay documentos en uso, electrónicos o manuales. son fácilesde llenar y entender por todo el personal.

• El sistema de control utilizado da saldos, total de consumos ode ingresos sin demora ?

• Que documentos se emiten y a quienes?• Que documentos se reciben? Como se trabajan y archivan?• Que cantidad de documentos se trabajan al día, semana, mes o

año ?• Como se atiende al personal? Se demoran? Son oportunos?• Si hay demoras, estas son mínimas o muy largas?• Que problemas se presentan ? Como se solucionan ? Son

frecuentes o no ?

I II III IV

ANÁLISIS DEL PERSONAL Y SU EFICIENCIA

• Cuantos trabajadores hay en almacenes?

• Tienen funciones asignadas?

• Las conocen? Como las cumplen?

• Hay errores, problemas?

• Que responsabilidad tienen? Como la asumen?

• Se trabaja sobretiempo? Cuantas horas al día, semana,

mes, año? Porque?

• Hay reclamos? Cuales son las Causas?

• Se sanciona?

• Es eficiente el trabajo que hacen?

• Es productivo?

• Hay quejas? Razones? Como las atienden?

CONCLUSIONES

• Como resultado del análisis total (Organización, Personal,

Funcionamiento y Eficiencia), se definirá la magnitud de la

tarea a realizar y el tiempo que durará la preparación.

• A mayor preparación menor tiempo de ejecución

5.- almacenes

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