GOBIERNO REGIONAL DE SAN MARTN Unidad Regional de Desarrollo de Sistemas

Sistema Integrado de Logstica del Gobierno Regional de San Martn Manual de Usuario Mdulo de Gestin de Almacn

Versin 0.9

I. Modulo Gestin De Almacn:

El propsito de la construccin del paquete es la correcta administracin y seguimiento de los ingresos y salidas de los bienes de los diferentes almacenes de la institucin. Para la administracin y seguimiento de los almacenes se necesita lo siguiente:

Administrar los parmetros necesarios para la realizacin del proceso de gestin de almacenes, tales como la creacin de almacenes, creacin de la estructura del almacn, creacin de ubicaciones del almacn, etc.

Administrar los procesos de almacn, tales como la apertura y cierre del da de almacn, la recepcin de bienes, la atencin de requerimientos de bienes, transferencia y recepcin de bienes entre almacenes, etc.

Seguimiento de las entidades de almacn, tales como la transferencia de bienes entre almacenes, control de ubicaciones de almacn, realizacin de inventario fsico de bienes de almacn, etc.

Figura: Actividades de la gestin presupuestal.

1. Almacenes.

2. Movimientos.

3. Ubicaciones.

4. Reportes.

5. Consultar Bien.

1. Almacn:

Administrar los parmetros necesarios para la realizacin del proceso de gestin de almacenes, tales como la creacin de almacenes, creacin de la estructura del almacn, creacin de ubicaciones del almacn, etc.

Almacn.

Estructura de Almacn.

Ubicacin Almacn.

Transaccin Almacn.

1 2 3 5 4

Figura: Men - Almacenes.

1.1. Almacn: al hacer clic en el men Almacn se mostrara la lista de almacenes

existentes a los cuales se les podr dar mantenimiento (crear nuevo, modificar, anular,

eliminar).

Figura N 60: Ventana Gestionar Almacn.

1. Lista de Almacenes.

2. Opciones de bsqueda que permiten filtrar los almacenes ya sea por cdigo y por

denominacin.

3. Caja de texto que permitir filtrar los almacenes teniendo en cuenta la opcin

seleccionada ya sea por cdigo o por denominacin.

4. Opciones de bsqueda, permite filtrar la lista de Almacenes teniendo en cuenta su

estado, si esta activo o inactivo.

1

2

F1

F2

F3

3

4

1.1 1.2 1.3 1.4

F1 - Crear Nuevo Almacn: Para crear un nuevo almacn se har clic en el botn

Nuevo que se muestra en la Figura N 60, el cual nos mostrara los campos editados

como se muestra en la figura N 61.

Figura N 61: Ventana Crear Nuevo Almacn.

1. Cdigo de Almacn.

2. Denominacin del almacn.

3. Seleccionar el tipo de almacn al que pertenece al almacn que se va a registrar.

4. Cdigo y nombre del encargado, estos campos no son editables, ya que se tiene

que seleccionar un encargado registrado.

5. Botn que permite buscar un encargado, al presionar en este botn se nos

muestra la ventana siguiente.

Figura N 62: Ventana de bsqueda de trabajadores.

1 2

3

4

5

o Para seleccionar un trabajador hacer doble clic en el tem que se desea

seleccionar.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 61 para confirmar

el registro del nuevo almacn y regresar a la lista de almacenes (Figura N 60).

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista la Figura N 60.

F2 - Editar un almacn: Si se desea modificar o editar un almacn registrado se tendr

que buscar y seleccionar el almacn que se desea editar y presionar en el botn

Editar para realizar los cambios necesarios.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 61 para confirmar

las modificaciones realizadas al almacn seleccionado y regresar a la lista de

monedas (Figura N 60).

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 60.

F3 - Eliminar un almacn: Si un usuario decide eliminar un almacn registrado, se

tendr que buscarlo y seleccionarlo, a continuacin hacer clic en el botn Eliminar

de la figura N 60.

Al presionar el botn Eliminar se mostrara un mensaje en donde se

confirmara la eliminacin del almacn seleccionado.

1.2. Estructura de Almacn: al hacer clic en el men estructura de Almacn se mostrara la

lista de estructuras de almacn existentes a los cuales se les podr dar mantenimiento

(crear nuevo, modificar, anular, eliminar).

Figura N 63: Ventana Estructura de Almacn.

1. Lista de estructuras de Almacn.

2. Caja de texto que permitir filtrar los almacenes teniendo en cuenta la descripcin

de la estructura de almacn.

3. Opciones de bsqueda, permite filtrar la lista de estructuras de Almacn teniendo

en cuenta su estado, si esta activo o inactivo.

F1 - Crear Nueva Estructura de Almacn: Para crear una nueva estructura de almacn

se har clic en el botn Nuevo que se muestra en la Figura N 63, el cual nos

mostrara los campos editados como se muestra en la figura N 64.

1

2

F1

F2

F3

3

Figura N 64: Ventana Crear Nueva estructura de almacn.

1. Cdigo de Estructura de Almacn.

2. Denominacin de la estructura de almacn.

3. Abreviatura de la estructura de almacn.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 64 para confirmar

el registro la nueva estructura de almacn y regresar a la lista de la Figura N

63.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 63.

F2 - Editar una estructura de almacn: Si se desea modificar o editar una estructura

de almacn registrado se tendr que buscar y seleccionar la estructura que se desea

editar y presionar en el botn Editar para realizar los cambios necesarios.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 64 para confirmar

las modificaciones realizadas a la estructura de almacn seleccionada y

regresar a la lista de monedas (Figura N 63).

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 63.

F3 - Eliminar una estructura de almacn: Si un usuario decide eliminar una estructura

de almacn registrada, se tendr que buscarlo y seleccionarlo, a continuacin hacer

clic en el botn Eliminar de la figura N 63.

1 2

3

Al presionar el botn Eliminar se mostrara un mensaje en donde se

confirmara la eliminacin de la estructura seleccionada.

1.3. Ubicacin Almacn: al hacer clic en el men ubicacin almacn se mostrara la lista de

almacenes con su estructura existentes a los cuales se les podr dar mantenimiento

(crear nuevo, modificar, anular, eliminar).

Figura N 65: Ventana Ubicacin Almacn.

4. Lista de Ubicaciones Almacn.

5. Caja de texto que permitir filtrar las Ubicaciones de Almacn teniendo en cuenta

la descripcin del almacn.

6. Opciones de bsqueda, permite filtrar la lista de Ubicaciones Almacn teniendo en

cuenta su estado, si esta activo o inactivo.

F1 - Crear Nueva Ubicacin Almacn: Para crear una nueva estructura de almacn se

har clic en el botn Nuevo que se muestra en la Figura N 65, el cual nos mostrara

los campos editados como se muestra en la figura N 66.

1

2

F1

F2

F3

3

Figura N 66: Ventana Crear Nueva estructura de almacn.

1. Cdigo de y denominacin del almacn, estos campos no son editables ya que se

tendr que seleccionar uno existente.

2. Botn Buscar almacn, al hacer clic en este botn se mostrara una lista de

almacenes, seleccionar uno haciendo doble clic sobre el almacn que se desea

seleccionar.

Figura N 67: Ventana Buscar Almacn.

3. Cdigo y denominacin de la estructura de almacn, estos campos no son

editables ya que se tendr que seleccionar uno existente.

4. Cdigo de la ubicacin de almacn, que est conformado por la abreviatura de la

estructura de almacn.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 66 para confirmar

el registro la nueva ubicacin de almacn y regresar a la lista de la Figura N

65.

1 3

2

4

5

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

F2 - Editar una estructura de almacn: Si se desea modificar o editar una estructura

de almacn registrado se tendr que buscar y seleccionar la estructura que se desea

editar y presionar en el botn Editar para realizar los cambios necesarios.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 64 para confirmar

las modificaciones realizadas a la estructura de almacn seleccionada y

regresar a la lista de monedas (Figura N 63).

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 63.

F3 - Eliminar una estructura de almacn: Si un usuario decide eliminar una estructura

de almacn registrada, se tendr que buscarlo y seleccionarlo, a continuacin hacer

clic en el botn Eliminar de la figura N 63.

Al presionar el botn Eliminar se mostrara un mensaje en donde se

confirmara la eliminacin de la estructura seleccionada.

1.4. Transaccin de Almacn: al hacer clic en el men transaccin de almacn se mostrara

la lista de transacciones de almacn existentes a los cuales se les podr dar

mantenimiento (crear nuevo, modificar, anular, eliminar).

Figura N 65: Ventana Ubicacin Almacn.

1

2

F1

F2

3

7. Lista de Transacciones de almacn.

8. Caja de texto que permitir filtrar las transacciones de almacn teniendo en

cuenta la descripcin del almacn.

9. Opciones de bsqueda, permite filtrar la lista de Ubicaciones Almacn teniendo en

cuenta el tipo de transaccin (si es ingreso o egreso).

F1 - Crear Nueva Transaccin de Almacn: Para crear una nueva transaccin de

almacn se har clic en el botn Nuevo que se muestra en la Figura N 65, el cual

nos mostrara los campos editados como se muestra en la figura N 66.

Figura N 66: Ventana Crear Nueva transaccin de almacn.

5. Cdigo de la transaccin de almacn.

6. Denominacin de la transaccin de almacn.

7. Lista del Tipo de transaccin, en esta parte se seleccionara el tipo de transaccin

que pueden ser Ingreso o Salida.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 66 para confirmar

el registro la nueva transaccin de almacn y regresar a la lista de la Figura N

65.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

1 3

5

F2 - Editar una transaccin de almacn: Si se desea modificar o editar una transaccin

de Almacn registrado se tendr que buscar y seleccionar la transaccin que se desea

editar y presionar en el botn Editar para realizar los cambios necesarios.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 66 para confirmar

las modificaciones realizadas a la transaccin de almacn seleccionada y

regresar a la lista de monedas (Figura N 65).

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

2. Movimientos:

El propsito de la construccin del paquete es la correcta administracin y seguimiento de los ingresos y salidas de los bienes de los diferentes almacenes de la institucin.

Almacn.

Estructura de Almacn.

Ubicacin Almacn.

Transaccin Almacn.

Figura: Men - Almacenes.

2.1. Transaccin de Ingresos y Salidas: al hacer clic en el men transacciones de ingresos y

salidas se mostrara la lista de transacciones que se han realizado, a los cuales se les

podr dar mantenimiento (crear nuevo, modificar, anular, eliminar).

2.1

Figura N 65: Ventana Gestin de Movimientos de Ingresos y Salidas.

1. desplegar la lista para seleccionar un almacn.

2. Desplegar la lista para seleccionar que tipos de movimientos quiere ver ya sean

solo salidas, solo ingresos o ingresos y salidas.

3. Desplegar la lista y seleccionar el ao para ver los movimientos realizados en ese

periodo.

4. Desplegar la lista y seleccionar el mes del cual se desea ver los movimientos.

5. Lista de Movimientos de almacn (Ingresos y Salidas).

F1 - Crear Nuevo Movimiento de Almacn: Para crear un nuevo movimiento de

almacn se har clic en el botn Nuevo que se muestra en la Figura N 65, el cual

nos mostrara la ventana que se muestra a continuacin.

5

1

F1

F2

2

F3 F4 F5

3

4

Figura N 66: Ventana Gestin de Movimientos de Bienes.

Nota: Seleccionar el tipo de movimiento que se va a registrar, puede ser Ingreso o

Salida.

Ingreso a Almacn Por Orden de Compras.

Figura N 67: Ingreso por Orden de Compra.

Tipo de Movimiento

1

2

3 4 5

6 7

8 9

10

1. Verificar que este seleccionado la opcin Ingreso tal como se muestra en la

figura N 67.

2. Seleccionar el almacn a donde van a ingresar los bienes.

3. Verificar que este seleccionado la opcin INGRESO POR COMPRAS, de lo

contrario desplegar la lista y seleccionarlo.

4. Seleccionar el Almacn de donde estn saliendo los bienes.

5. Botn Buscar Orden de Compra, al hacer clic en este botn se mostrara las

rdenes de compra como se muestra a continuacin.

Figura N 68: Seleccionar Orden de Compra.

- Seleccionar haciendo doble clic sobre la orden o seleccionar haciendo

clic y presionar en el botn Aceptar.

6. Documento de referencia de la orden de compra.

7. Justificacin del movimiento, este dato es cargado automticamente al

momento de seleccionar la orden de compra.

8. Lista de tems de bienes que van a ingresar a almacn, se cargan al seleccionar

la orden de compra.

9. Seleccionar un tem de la lista y presionar en el botn Ver Detalle para ver el

detalle del bien.

10. Si se ha editado un tem de la lista hacer clic en el botn Cancelar para volver

a la lista de bienes.

Presionar el botn Guardar que se muestra en la figura N 66 para

confirmar el registro del movimiento de almacn y regresar a la lista de la

Figura N 65.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

Lista de rdenes de

Compra

Ingreso a Almacn Por Donacin o por Transferencia entre almacn.

Figura N 67: Ingreso por Orden de Compra.

1. Verificar que este seleccionado la opcin Ingreso tal como se muestra en la

figura N 67.

2. Seleccionar el almacn a donde van a ingresar los bienes.

3. Verificar que este seleccionado la opcin INGRESO POR DONACION o

INGRESO POR TRANSFERENCIA DE ALMACEN, de lo contrario desplegar la

lista y seleccionarlo.

4. Seleccionar el Almacn de donde estn saliendo los bienes.

5. Documento de referencia del movimiento.

6. Justificacin del movimiento.

7. Lista de bienes que van a ingresar a almacn.

F1 - Nuevo tem: para agregar un tem a la lista de bienes hacer clic en este botn,

esta accin mostrara el detalle de tem de movimiento.

1

2

3 4

6 7

8

F1

F2

F3

F4

Figura N 68: Detalle de tem de Movimiento.

1. Botn Buscar Bien, esta accin mostrara la lista de bienes que se

muestra a continuacin.

Figura N 69: Relacin de Bienes o Servicios

- Hacer doble clic sobre el tem o hacer clic en el botn Aceptar para

seleccionarlo.

8. Ingresar la cantidad que va a ingresar al almacn.

9. Ingresar el precio con que el bien est ingresando al almacn.

1

2 3

Presionar el botn Agregar que se muestra en la figura N 66, esta

accin agregara un tem la lista de bienes que van a ingresar a almacn.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de bienes.

F2 Editar tem: para editar un tem de la lista de bienes hacer clic en este botn,

esta accin mostrara el detalle de tem de movimiento con los datos del bien

seleccionado.

Presionar el botn Agregar que se muestra en la figura N 66 para

realizar las modificaciones al tem editado.

Presionar el botn Cancelar para regresar a la lista de bienes.

F3 Eliminar un tem: hacer clic en este botn para eliminar el tem de la lista.

F2 Ver detalle de un tem: hacer clic en este botn para ver el detalle del bien,

esta accin no permite realizar modificaciones.

Presionar el botn Cancelar para regresar a la lista de bienes.

F2 - Editar un Movimiento de Almacn: Si se desea modificar o editar un Movimiento

de Almacn registrado se tendr que buscar y seleccionar el movimiento que se desea

editar y presionar en el botn Editar para realizar los cambios necesarios.

Realizar las modificaciones necesarias teniendo en cuenta las instrucciones

que se realizaron en el registro de un movimiento y hacer clic en el botn

Guardar para confirmar las modificaciones realizadas.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

F3 Ver Detalle de Movimiento de Almacn: Si solo se desea ver detalles de un

movimiento realizado hacer clic en el botn Ver Detalle, esta accin no permite

realizar modificaciones.

Presionar el botn Cancelar y regresar a la lista de la Figura N 65.

F4 - Anular un Movimiento de Almacn: Si se desea anular un movimiento realizado

hacer clic en este botn, esta accin dejara al movimiento en un estado inactivo y

devolver la cantidad al bien (restara la cantidad al stock si el movimiento era un

ingreso o de lo contrario aumentara el stock de lis bienes que estn en el movimiento).

Para poder ver los movimientos anulados activar la opcin Movimientos

Anulados.

Si se desea volver a activar un movimiento anulado hacer clic en el botn

activar que aparece al seleccionar un movimiento anulado.

F4 Imprimir un Movimiento de Almacn: Hacer clic en este Botn para Imprimir un

movimiento realizado en el formato especificado.