Proyecto• Plan o preparativo y su realización, con el propósito de cumplir un hecho en un tiempo definido y con la utilización

de determinados recursos• Es un proceso de actividades con un inicio y un fin, que deberá utilizar todos los recursos, que son limitados, con

que cuenta la organización para obtener los resultados deseados Atributos de un proyecto

• Originado en una necesidad o expectativa• Genera un equipo de trabajo *• Recursos y presupuesto propio• Duración limitada• Conjunto de tarea a cumplir• Dirección específica• Alta incertidumbre• Tensión en las relaciones interpersonales

Éxito o fracaso de un proyecto• Planeación del proyecto• Gestión o Dirección• Selección y uso de herramientas

– Gantt– Perp – Red lógica– WBS(EDT – Estructura de desglose de trabajo)

La Administración• Es el proceso de planear, organizar, administrar y evaluar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,

con delimitaciones de tiempo, recursos o costos. La Administración, incluye

• Integración• Alcance• Admon. Del tiempo• Control financiero• Gestión de calidad• Admon de factor humano• Comunicación• Admon de riesgos• Suministros

Técnicas de procesos• Mind Manager• Gannt Project• Free Mind • Microsoft Project

Funciones del líder• Coordinar el desarrollo de planes, estimaciones, presupuestos.• Capacidad de equilibrar las soluciones técnicas con los factores empresariales e interpersonales.• Desarrollar y dar seguimiento de los procesos y procedimientos.• Obtener aprobaciones formales de los parámetros.• Anticipar los problemas y reaccionar ante el cambio mediante un proceso riguroso.

De los objetivos a las tareas• Una vez que se tenga claridad sobre todas las actividades que hay que realizar, es conveniente estructurar una

lista de tareas, pero distinguiendo los diferentes niveles de desglose.• Realizar trámites

– Obtener licencia construcción• Firma director responsable de obra• Obtener y requisitar formatos• Obtener copias de planos• Presentar solicitud • Recoger licencia

Red Lógica• Llamado también Diagrama lógico o Ruta Crítica, es la presentación gráfica del flujo que guardan diversas tareas

de un proyecto.• Se utilizan símbolos• Proceso de elaboración donde se inicia definiendo las relaciones que existen entre las diferentes actividades.

Diagrama de Gantt• Gráfica de barras horizontal cuya longitud representa la duración de cada una de las tareas y mediante

conectores se establece la relación entre las diferentes tareas.• Permite la planeación temporal de un proyecto y registra los avances de ejecución estableciendo comparaciones

con el plan originalReingeniería e innovación de Procesos Diseño de Nuevos Procesos

Proceso• Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí. • Entradas, materiales o información.• Dan salida a nuevos materiales e información y/o servicios

Que es un nuevo proceso• Surge por el desgate de los procesos que se llevan actualmente. • Ya no cumplen con las necesidades propias de la empresa.• Son insuficientes.• Necesidad de reformar la forma de trabajo.

Ejemplo• Una mini súper en crecimiento

Crear nuevo modulo para sus sistema de información. Modulo de estadísticas de ventas.

Objetivos de los procesos• Satisfacer necesidades, resolver un problema o determina área de oportunidad.• Obtener mejoras radicales en las organizaciones.• Definen nuevas formas de hacer las cosas. • Incrementar la eficacia.

- Reducir costes.- Mejorar la calidad.- Acortar los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y entrega del servicio

Características• Ejecución de  las actividades, para satisfacer  las necesidades • Tienen un principio y un fin: inician con determinada acción o evento y finalizan en otro. • Cada paso se ubica en determinado lugar, por eso es importante la secuencia dentro del proceso.

Clasificación• Procesos misionales (de producción o básicos)• Transversales (estratégicos, tácticas de la organización)• De apoyo (Soportan el desarrollo de los demás procesos)

Procesos misionales• Hacen realidad la misión organizacional. A través de ellos es posible satisfacer las necesidades de la comunidad,

así como capitalizar las posibilidades de la organización y del entorno. Procesos transversales

• Introducen las acciones tácticas de la organización, las que permiten asumir con características propias la responsabilidad de producir unos resultados definidos

Procesos de apoyo• Soportan el desarrollo de los demás procesos, introduciendo las herramientas logísticas requeridas en la

organización.Etapas básicas

• Preparatorios: ( actividades que permiten la iniciación de proceso)• De ejecución: ( los insumos son sometidos a ala trasformación que producirá el valor agregado)• De resultados: el producto o servicio resultante de la transformación. •

PLAN DE IMPLANTACIÓNEstrategia y proceso de la empresa

Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia. Corporativa para alcanzar la posición deseada.

Comprender los distintos niveles de procesos de gestión actuales. Seleccionar el proceso a rediseñar y fijar el alcance de la reingeniera. Programar el Proyecto.

Objetivos del futuro proceso Identificar y analizar las expectativas del cliente. Elaborar la misión. ¿Qué queremos satisfacer? ¿Qué queremos conseguir? Determinar el Proceso.

Entender el proceso Actual

Elaborar el diagrama del proceso. Identificar los paradigmas que rigen el comportamiento de los usuarios del Proceso. Medir el rendimiento del proceso actual y la proximidad de sus resultados con el fin perseguido. Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

Rediseño del Proceso Creación de grupos de trabajo dirigidos por miembros con un gran conocimiento de la organización y de los

procesos. Rediseñar el proceso en base a la necesidad del cliente. Prever todas las alternativas posibles y estudiarlas teniendo en cuenta los factores costo, riesgo, tiempo de

implantación viabilidad etc… Proveer las infraestructuras necesarias: nuevo staff equipos informáticos, espacio maquinaria, etc.

Implantación de Nuevo Proceso Gestionar el cambio desde el proceso actual al nuevo y comprobar el cambio de paradigmas. Prever planes de contingencia. Medir resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos. Analizar las causas de las posibles desviaciones.

Aplicación Análisis de los equipos y entorno informáticos. Análisis de los procesos de la empresa. Migración de los datos existentes o conexión con el nuevo sistema. Evaluación de las necesidades de formación. Procedimientos de instalación. Formación adecuada, estructurada y distribuida. Tutorías y Asistencias post-formación. Evaluación de los avances en los hitos establecidos.

EmpowermentQué es Empowerment?Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad ,autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.ObjetivosEl objetivo principal es fomentar la participación activa de los individuos para construir de una forma activa y conjunta una organización, en la que los individuos sean conscientes, se sientan competentes, y sean realmente los constructores activos de su presente y futuro. CARACTERÍSTICAS DEL EMPOWERMENT-Promueve la innovación y la creatividad -Se toman mejores decisiones, las cuales se hacen en equipo. -Enriquece los puestos de trabajo. El proceso requiere de manera imprescindible de colaboradores entrenados para asumir las crecientes responsabilidades. -El personal se siente responsable no solamente por su tarea, sino también por hacer que la organización funcione mejor. El individuo soluciona sus problemas activamente en vez de duplicar órdenes. ELEMENTOS DEL EMPOWERMENTLos elementos más importantes del empowerment son:

Responsabilidad ante los resultados. Poder para la toma de decisiones. Recursos materiales para la ejecución. Información y conocimientos necesarios. Competencia profesional del sujeto apoderado.

Aplicación del empowerment• 1o. Conocer la misión de la empresa: La misión debe ser conocida y compartida por la organización, para

concentrar la energía creativa de las personas en lo verdaderamente importante para la empresa.• 2o. Autonomía para utilizar recursos: Convirtiendo pequeños empresarios dentro de la organización, aumentando

la motivación y eficiencia• 3o. Flexibilizar normas y políticas: Que participen tanto los gerentes como quienes están cerca de los clientes• 4o. Información conocida: La información es poder, no debemos tener miedo de compartirla. Nuestra competencia

esta afuera, no adentro.• 5o. Desarrollo del subordinado: Los gerentes deben formar y desarrollar al personal para que incremente su

autonomía de manera paulatina.

• 6o. Autonomía en la toma de decisiones: Si lo que necesita es responder con calidad y rapidez a los clientes en entornos competitivos, los gerentes y jefes deben motivar a su personal para obtener su máximo de potencial, y para ello es indispensable entregar poder.

Desarrollo del empowerment1o. Compartir información con otros (con todos):a) Es la primera clave para el empowerment del personal y de las organizacionesb) Hace que el personal comprenda la situación con claridadc) Comienza a fomentar la confianza en todo ámbito de la organizaciónd) Quiebra el tradicional pensamiento jerárquicoe) Contribuye a que el personal sea mas responsablef) Anima al personal a comportarse como propietario de la empresa 2o. Crear autonomía a través de los limites de la estructura organizativa

a) Contribuye a traducir la visión en roles y objetivosb) Desarrolla estructuras y procedimientos para lograr el empowerment del personal, etc.

3o. Reemplazar la jerarquía por equipos autodirigidos a) Los equipos trabajando con empowerment pueden rendir mas que los empleados trabajando aisladamente con

empowerment b) Cada persona tiene que recibir formación sobre trabajo en equipos, etc.

PLAN DE IMPLANTACIONSe identifican los procesos actuales de la empresa, estableciendo el alcance del proceso y el respectivo proyecto de diagramación. Luego se procede a la descripción del o los procesos objetos de reingeniería.

1° Estrategia y procesos de la empresa

Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia corporativa para alcanzar la

posición deseada.

Comprender los distintos niveles de procesos de gestión actuales.

Seleccionar el proceso a rediseñar y fijar el alcance de la Reingeniería.

Programar el proyecto.

2° Objetivos del futuro proceso rediseñado.

Identificar y analizar las expectativas del cliente.

Elaborar la misión (¿qué queremos satisfacer?) y fijar los objetivos (¿qué queremos conseguir?) que debe

tener el proceso.

3° Entender el proceso actual.

Elaborar el diagrama de flujo del proceso.

Identificar los paradigmas que rigen el comportamiento de los usuarios del proceso (¿porqué hacemos el

trabajo de esta manera?).

Medir el rendimiento del proceso actual y la proximidad de sus resultados con el fin perseguido.

Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

4° Rediseño del proceso

Creación de grupos de trabajo dirigidos por miembros con un gran conocimiento de la organización y los

procesos.

Rediseñar el proceso partiendo de las necesidades del cliente (en sentido inverso al de su funcionamiento).

Prever todas las alternativas posibles y estudiarlas teniendo en cuenta los factores costo, riesgo, tiempo de

implantación, viabilidad, etc.

Proveer las infraestructuras necesarias: nuevo staff, equipos informáticos, espacio, maquinaria, etc.

5° Implantación de Nuevos procesos

Gestionar el cambio desde el proceso actual al nuevo y comprobar el cambio de paradigmas. Es aconsejable

prever planes de contingencia.

Medir los resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos. Analizar las causas de

posibles desviaciones.

Cuando lo que se pretende es una ruptura total y radical con los anteriores procesos entonces deberá tenerse

presente el siguiente esquema:

1. Fijar un objetivo muy ambicioso que nos permita desarrollar unas ideas de ruptura con los anteriores esquemas.

2. Orientar el proceso actual a la adición de valor al cliente prescindiendo de productos o departamentos existentes.

3. Concebir el proceso ideal (la mejor práctica) partiendo de una tabla rasa o de una metodología de benchmarking.

4. Comparar el proceso ideal con el actual.

5. Implantar el proceso ideal y gestionar todo lo necesario para el cambio.

APLICACIÓN DEL PLAN DE IMPLANTACION

Analizar los procesos de las empresas para después planificar

En la gran mayoría de los casos, cuando se comienza con una nueva herramienta, es necesario programar varias

actividades de servicios para asegurar el éxito en la implantación del software.

No siempre es necesario un gran plan, pero si un análisis y una distribución racional de las actividades que han de

realizarse, asegurándose así el éxito.

                En el Plan de Implantación se tiene en cuenta:

Análisis de los equipos y entorno informáticos

Análisis de los procesos de la empresa

Migración de los datos existentes o conexión con el nuevo sistema

Evaluación de las necesidades de formación

Procedimientos de instalación

Formación adecuada, estructurada y distribuida

Tutorías y Asistencias post-formación

Evaluación de los avances en los hitos establecidos