procesos de contabilidad automatizados

Definición

− El módulo de contabilidad propone la gestión automatizada de las actividades

realizadas durante los procesos de registro de asientos contables, permite la integración con los módulos de cuentas por cobrar, planillas y logística, permite la

administración y seguimiento de los vouchers contables.

Código Proceso

CON-01 Administración de parámetros

CON-02 Control de devengado.

CON-03 Registros contables

CON-04 Control de saldos contables

Inventario de Procesos

CON-01 Administración de Parámetros

Diagrama Conceptual Propuesto (CON-01)

3. Registrar plan

contable anual.

Contabilidad<no aplica >

<aplica >

0. Imprimir plan

contable anual

Contabilidad

1. Verificar si se aplica plan

contable del año anterior

Contabilidad

5. Generar y registra

periodos mensuales.

Contabilidad

4. Aprobar plan

contable anual.

Contabilidad

9. Registrar los

asientos tipo

Contabilidad

7. Registrar los

conceptos contables

Contabilidad

2. Asociar plan contable al

nuevo periodo anual

Contabilidad

8. Registrar los

Operaciones contables

Contabilidad10. Aprobar

inicio contable

Contabilidad6. Registra tipo de

documentos contables

Contabilidad

Contabilidad

[aplica nuevo plan] [Se aplica plan]

<<Automatizado>>

Verificar plan contable

<<Automatizado>>

Registrar nuev o plan contable

<<Automatizado>>

Asociar plan contable al periodo anual

Aprobar plan contable anual

<<Automatizado>>

Generar periodos mensuales

<<Automatizado>>

Registrar conceptos contables

<<Automatizado>>

Registrar asientos tipo

<<Automatizado>>

Registrar operaciones contables

<<Automatizado>>

Registrar tipo documento

Aprobar inicio contable

CON-01 Administración de Parámetros

Diagrama de Actividades Propuesto (CON-01)

Diagrama de Arquitectura Propuesto (CON-02)

CON-02 Control de Devengados

Documento de

obligación de pago

Recigo honorario

Registro de cronograma de pago

Obligación de pago

Documento de obligación de pago

Documento devengado

Documento de obligación de pago

Registro obligación de pago

Voucher de devengado

Registro de devengado

Contabilidad

Mesa de Partes

Tesoreria

Asistente Contable

Jefe de Tesorería

Proveedor

Unidad Académica

Registro de Devengado - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-02)

6. Verificar si documento contiene

parte o el total de la o/c, o/s

Contabilidad

4. Buscar registro de

documento recepcionado

Contabilidad

11. Aprobar y generar

obligación de pago

Contabilidad

7. Asignar costeo según

documento e información

de la o/c u o/s

Contabilidad

<es el total >

<es parte >

9. Aprobar costeo

propuesto o asignado

Contabilidad

5. Solicitar registro

de documento

Contabilidad

<no encuentra registro >

10. Registrar información

contable

Contabilidad


Mesa de partes2. Recepcionar, registrar y

enviar documentos de pago.

<encuentra registro>

Unidad3. Recepcionar, registrar y

enviar recibos de honorarios.

1. Proporcionar

documento de

obligación

Proveedor

Registro de Devengado - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-02)


Proveedor Contabilidad Mesa Partes Unidad Académica

[documento asociado o/c, o/s]

[Es servicio de planilla]

[no registrado]

[Documento registrado]

[contiene parte de o/c]

[contiene el total]

<<Automatizado>>

Registrar documento<<Automatizado>>

Registrar documento o/c, o/s

<<Automatizado>>

Buscar documento registrado

Solicita registro de documento

<<Automatizado>>

Registrar costeo manual

<<Automatizado>>

Verificar contenido de documento con o/c, o/s

<<Automatizado>>

Aprobar y registrar obligación de pago

<<Automatizado>>

Aprobar costeo

<<Automatizado>>

Registrar operación contable

Proporcionar documento

Recepcionar documentos

Aprobación de Devengado - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-02)

1. Listar documentos de

obligaciones pendientes por

aprobar

Contabilidad

4. Rechazar y devolver

obligación de pago

Contabilidad

6. Aprobar

obligación de pago

Contabilidad

2. Buscar obligación

pendiente de aprobar

Contabilidad

12 Registrar la cancelación Tesorería

10. Imprimir reporte de

devengado

0. Generar número de

voucher contable

Proceso

8. Aprobar devengado

de documento (cuenta

por pagar)

Contabilidad

3. Verificar datos de obligación

según documentos

Contabilidad

<aprueba ><rechaza>

7. Registrar devengado

del documento

Contabilidad

11. Enviar documentos a tesorería

para programación de pago

ContabilidadContabilidad

9. Contabilizar devengado

de documento

Contabilidad


Aprobación de Devengado - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-02)

Contabilidad Tesorería

[aprueba]

[rechaza]

<<Automatizado>>

Listar obligaciones sin dev engar

<<Automatizado>>

Buscar obligación pendiente de aprobar

<<Automatizado>>

Rechazar obligación

<<Automatizado>>

Contabilizar dev engado

<<Automatizado>>

Imprimir reporte de dev engado

<<Automatizado>>

Aprobar dev engado

<<Automatizado>>

Generar v oucher contable

<<Automatizado>>

Aprobar obligación.

Verificar obligación con documento

<<Automatizado>>

Registrar cancelación

Devolver documento al area de origen

CON-03 Registros Contables

Diagrama de Arquitectura Propuesto (CON-03)

Registro de egresos

Depreciación

Provisión de compras

Provisión de planilla

Provisión de activo fi jo

Registro de ventas

Liquidación de ventas

Asiento diario

Asiento de apertura

Contabilización

Reportes contables

Cierre de periodo

Contabilidad

Asistente Contable

Logística

Patrimonio

Tesoreria

Planillas


Registro de Asiento de Apertura - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)

<voucher cuadrado >

<no cuadra>

6. Aprueba voucher de

apertura (estado terminado)

Contabilidad

3. Generar voucher

de apertura.

Contabilidad

2. Registrar voucher

de apertura.

Contabilidad

5. Registrar cuadres y ajuste

manual de cuentas y montos

Contabilidad

1. Consultar asiento de cierre

de ejercicio anual anterior.

Contabilidad

<existe cierre anual >

<no existe asiento >


4. Verificar cuadre

de voucher.

Contabilidad

7. Contabiliza voucherContabilidad

Registro de Asiento de Apertura - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)


Contabilidad

[no existe asiento]

[existe cierre anual]

[voucher cuadrado correctamente]

[no cuadra]

<<Automatizado>>

Consultar asiento cierre ejercicio anterior

Verificar cuadre de voucher

<<Automatizado>>

Registrar cuadre y ajuste manual de cuentas

<<Automatizado>>

Genera v oucher

<<Automatizado>>

Registrar v oucer de apertura

<<Automatizado>>

Aprobar v oucher

Registro Asiento Diario - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)

1. Recepcionar documentos

directos a contabilizar

Contabilidad2. Registrar periodo

contable.

Contabilidad

3. Registrar tipo de

operación

Contabilidad

4. Registrar cuenta contableContabilidad

5 Registrar auxiliares

contables

Contabilidad6. Registrar montos

del debe y haber

Contabilidad

Proceso0.Generar numeración de voucher

dependiendo del periodo y tipo de

operación

8. Verificar cuadre

de asiento

Contabilidad 9. Modificar datos errados de

cuenta, auxiliares o montos

Contabilidad

10. Aprobar asiento y

actualizar a estado a

terminado

Contabilidad11. Contabilizar voucher

contable

Contabilidad

<asiento cuadrado>

<necesita modificaciones >

7. Registrar partida

presupuesta y centro de costos

Contabilidad


Registro de Asiento de Diario - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)


Contabilidad

[necesita reajustes]

[cuadrado correctamente]

Recepcionar documentación

<<Automatizado>>

Registrar periodo mensual

<<Automatizado>>

Registrar tipo de operación

<<Automatizado>>

Generar numeración de v oucher

<<Automatizado>>

Registrar cuentas contables

<<Automatizado>>

Registrar auxiliar contable

<<Automatizado>>

Registrar montos del debe y haber

<<Automatizado>>

Verificar cuadre de asiento

<<Automatizado>>

Modificar datos registrados

<<Automatizado>>

Registrar costeo y presupuesto

<<Automatizado>>

Aprobar asiento

<<Automatizado>>

Emitir reporte de asiento

Contabilización de Asiento - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)

1. Listar asientos contables

sin contabilizar

Contabilidad

4. Rechazar asiento, cambiando

de estado a rechazado

Contabilidad

7. Aprobar asientoContabilidad

2. Seleccionar asientoContabilidad

9. Imprimir reporte de

asientos aprobados

0. Generar asiento

contable de destino.

Proceso

6. Aprobar modificación

actualizando estado.

Contabilidad

3. Verificar asiento con

documentación fuente

Contabilidad

<aprueba >

<rechaza>

8. Contabilizar asiento,

comprometiendo las cuentas

del mayor

Contabilidad

10. Realizar

análisis de cuentas

ContabilidadContabilidad

5. Reclasificar asientos

para casos necesarios.

Contabilidad


Contabilización de Asiento - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)


Contabilidad

[aprueba]

[desaprueba]

<<Automatizado>>

Listar asientos aprobados<<Automatizado>>

Seleccionar asiento

Verificar asiento según documentos

<<Automatizado>>

Aprobar asiento contable

<<Automatizado>>

Generar asiento destino

<<Automatizado>>

Imprimir reporte asiento

<<Automatizado>>

Realizar analisis de cuentas

<<Automatizado>>

Desaprobar asiento

<<Automatizado>>

Contabilizar asiento

<<Automatizado>>

Reclasificar asiento

<<Automatizado>>

Aprobar modificación

Cierre Periodo Contable - Diagrama Conceptual Propuesto (CON-03)

3. Generar balance

de comprobación

Contabilidad4. Verificar análisis de cuenta

para verificar descuadres

Contabilidad

<existen descuadres >

<cuentas cuadradas>

5. Realizar análisis

de cuenta

Contabilidad

1. Procesar mayorización

mensual de cuentas

Contabilidad

10. Aprobar cierre

periodo contable

Contabilidad 8.. Generar proceso

de cierre contable

Contabilidad

9. Generar asiento de

cierre anual,

Contabilidad

2. Registrar el proceso de pre-cierre

(no se puede registrar asientos)

Contabilidad

6. Anular proceso

de pre-cierre

Contabilidad

7. Registrar

asientos de ajustes

Contabilidad

<es cierre mensual >

<es cierre anual >


Cierre de Periodo Contable - Diagrama de Actividades Propuesto (CON-03)


Contabilidad

[cuentas cuadradas]

[es periodo anual][es periodo mensual]

[existen diferencias]

<<Automatizado>>

Procesar mayorización

<<Automatizado>>

Generar balance de comprobación

<<Automatizado>>

Registrar pre-cierre

Verificar análisis de cuentas

<<Automatizado>>

Realizar análisis cuentas<<Automatizado>>

Aprobar proceso de cierre

<<Automatizado>>

Generar asietno de cierre anual

<<Automatizado>>

Aprobar cierre contable

<<Automatizado>>

Elimnar pre cierre

<<Automatizado>>

Registrar asiento de ajuste

Diagrama Conceptual Propuesto (CON-04)

Contabilidad

<detecta diferencias>

6. Corregir movimientos

realizando ajustes

Contabilidad

4. Verificar y analizar cada

cuenta del balance.

Contabilidad

9. Generar reportes

financieros

Contabilidad8. Generar reportes de

análisis por cuentas.

Contabilidad

3. Generar los libros auxiliares

(balance de comprobación,

análisis por cuenta)

Contabilidad

<saldos esperados>

5. Comprobar información

relacionada con almacén, tesorería.

logística, presupuesto

Contabilidad

7. Registrar asiento

de ajuste

Contabilidad

CON-04 Control de Saldos Contables

1. Verificar aprobación de

contabilización pendientes

Contabilidad2. Contabilizar asientos

pendientes

Diagrama de Actividades Propuesto (CON-04)

CON-04 Control de Saldos Contables

Contabilidad

[saldos esperados]

[existe diferencias]

<<Automatizado>>

Mayorizar cuentas

<<Automatizado>>

Generar balance comprobación

<<Automatizado>>

Verificar cuadre de cuentas

<<Automatizado>>

Registrar asiento de ajustes

<<Automatizado>>

Genera reportes financieros

<<Automatizado>>

Modificar asientos

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