procesos de compras automatizados

Definición

− El módulo de compras permite realizar la planificación de la institución educativa

generando el plan anual de adquisiciones, administra los requerimientos de productos y

suministros, permite gestionar las cotizaciones y genera las órdenes de compra,

asimismo realiza la gestión de los proveedores.

Inventario de Procesos

Código Proceso

COM-01 Planificar Compras

COM-02 Requerir Productos

COM-03 Requerir Suministros

COM-04 Cotizar

COM-05 Evaluar Cotización

COM-06 Ejecutar Plan de Compras

COM-07 Generar Orden de Compra

COM-08 Comprar Productos por Requerimiento Presupuestado

COM-09 Comprar Productos por Requerimiento No Presupuestado

COM-10 Comprar Suministros por Cuadro de Necesidades

COM-11 Comprar Suministros por Requerimiento No Presupuestado

COM-12 Reprogramar Entrega de Suministros por Stock Mínimo

COM-13 Comprar Suministros por Stock Mínimo


3. Registra

cuadro de

necesidades.

Unidad

4. Evalúa

cuadro de

necesidades.

Unidad

Compras

6. Restringe

registro de cuadro

de necesidades.

Compras

7. Consolida cuadro

de necesidades.

1. Habilita registro

de cuadro de

necesidades.

Compras Compras

2. Solicita registro

de cuadro de

necesidades.

Diagrama Conceptual Propuesto (COM-01) (1/2)

<Desaprueba>

Compras

8. Valoriza cuadro

de necesidades.

Compras

9. Genera plan anual

de adquisiciones.

<Aprueba>

5. Modifica

cuadro de

necesidades.

Unidad


12. Evalúa

propuesta

presupuestal.

Dirección Ejecutiva

10. Solicita asignación

presupuestal.

Unidad Presupuesto

11. Genera propuesta

presupuestal.

Diagrama Conceptual Propuesto (COM-01) (2/2)

<Rechaza><Aprueba>

Presupuesto

13. Asigna presupuesto.

COM-02 Requerir Productos

Diagrama Conceptual Propuesto (COM-02)

1. Registra

requerimiento.

Unidad

6. Modifica pedido.

Unidad

<Presupuestado>

<No Presupuestado>

<Aprueba requerimiento>

<Desaprueba requerimiento>

<No solicita

modificación>

<Solicita modificación>

3. Genera requerimiento

de compra.

Proceso


a almacén.

Proceso

2. Evalúa requerimiento.

Unidad

5. Evalúa modificación de

requerimiento.

Unidad

7. Anula requerimiento.

Unidad

COM-03 Requerir Suministros


1. Registra

requerimiento.

Unidad

6. Modifica pedido.

Unidad

<Presupuestado>

<No Presupuestado>

<Aprueba requerimiento>

<Desaprueba requerimiento>

<No solicita

modificación>

<Solicita modificación>


de compra.

Proceso


a almacén.

Proceso

2. Evalúa requerimiento.

Unidad

5. Evalúa modificación

de requerimiento.

Unidad

7. Anula requerimiento.

Unidad

COM-04 Cotizar


1. Consolida

requerimientos.

Compras

2. Selecciona

proveedor.

Compras

4. Envía solicitud de

cotización por e-mail.

ComprasProveedor

5. Recibe solicitud de

cotización vía e-mail.

Intranet

Institución

Educativa

Proveedor

8. Registra cotización.

Proveedor

7. Busca solicitud de

cotización.

3. Registra solicitud

de cotización.

Compras

Proveedor

6. Accede a la Intranet de

la institución educativa.

COM-05 Evaluar Cotización


4. Asigna porcentaje de

compra por proveedor.

Compras

2. Evalúa opciones

de compra.

Compras

1. Genera cuadro

comparativo.

Compras

3. Selecciona

proveedor ganador.

Compras

COM-06 Ejecutar Plan de Compras


1. Consulta plan

de compras.

Compras

2. Solicita confirmación

de ejecución de compras.

Compras

3. Evalúa necesidad

de compra.

<Reprograma>

<Confirma>

Unidad

5. Reprograma compras.

Unidad

4. Confirma ejecución de

compras.

Unidad

6. Solicita modificación

presupuestal.

Unidad

COM-07 Generar Orden de Compra


1. Selecciona consolidado

de requerimientos.

Compras

2. Registra fecha y

lugar de entrega.

Compras

3. Registra

condiciones de pago.

Compras

5. Registra orden

de compra.

Compras

4. Selecciona

proveedor

ganador.

Compras

6. Imprime orden de

compra.

Compras

7. Entrega orden de

compra al proveedor.

Compras Proveedor

8. Recibe orden de

servicio.

Proveedor

9. Confirma recepción

de orden de servicio.

COM-08 Comprar Productos por Requerimiento Presupuestado


Compras

2. Solicita

cotización.

<Superan al

presupuesto>

<No superan al presupuesto>

Presupuesto

6. Genera ampliación

presupuestal.

Proveedor

9. Entrega productos.

Compras

7. Genera orden

de compra.

10. Recibe

productos.

Almacén

Compras

1. Consolida

requerimientos.

Intranet Institución

Educativa

Proveedor

3. Registra cotización

vía intranet.

Proveedor

8. Prepara entrega de

productos.

Compras

5. Evalúa variación

de precios.

Compras

4. Evalúa

cotización.

COM-09 Comprar Productos por Requerimiento No Presupuestado


Compras

2. Solicita

cotización.

Presupuesto


presupuestal.

Proveedor

9. Entrega productos.

Compras

7. Genera orden

de compra.

10. Recibe

productos.

Almacén

Compras

1. Consolida

requerimientos.

Intranet

Institución

Educativa

Proveedor

3. Registra

cotización vía

intranet.

Proveedor

8. Prepara entrega

de productos.

Compras

4. Evalúa

cotización.

5. Solicita ampliación

presupuestal.

Unidad

COM-10 Comprar Suministros por Cuadro de Necesidades


Compras

2. Solicita

cotización.

<Supera al presupuesto>

<No supera al presupuesto>

Presupuesto


presupuestal.

Proveedor

9. Entrega

suministros.

Compras

7. Genera orden

de compra.

10. Recibe

suministros.

Almacén

Compras

1. Consolida cuadro

de necesidades.


Educativa

Proveedor

3. Registra

cotización vía

intranet.

Proveedor

8. Prepara entrega

de suministros.

Compras

5. Evalúa

variación de

precios.

Compras

4. Evalúa

cotización.

COM-11 Comprar Suministros por Requerimiento No Presupuestado


Compras

2. Solicita

cotización.

Presupuesto


presupuestal.

Proveedor

9. Entrega

suministros.

Compras

7. Genera orden

de compra.

10. Recibe

suministros.

Almacén

Compras

1. Consolida

requerimientos.

Intranet

Institución

Educativa

Proveedor

3. Registra

cotización vía

intranet.

Proveedor

8. Prepara entrega

de suministros.

Compras

4. Evalúa

cotización.

5. Solicita ampliación

presupuestal.

Unidad

COM-12 Reprogramar Entrega de Suministros por Stock Mínimo


Compras

2. Consulta

contrato de

suministros.

Compras

6. Solicita

modificación

presupuestal.

Proveedor

4. Confirma

fecha de entrega.

Almacén

1. Solicita entrega

de suministros.

Compras

3. Coordina fecha

de entrega.

Compras

5. Adelanta fecha

de entrega.

COM-13 Comprar Suministros por Stock Mínimo


Compras

3. Solicita

cotización.

Presupuesto

7. Modifica

presupuesto.

Proveedor

11. Entrega

suministros.

Compras

8. Descuenta

cantidades de

contrato.

12. Recibe

suministros.

Almacén


Educativa

Proveedor

4. Registra

cotización vía

intranet.

Proveedor

10. Prepara entrega

de suministros.

Compras

5. Evalúa

cotización.

Compras

2. Consolida

requerimientos.

1. Requiere

suministros.

Almacén

Compras

6. Solicita

modificación

presupuestal

.

Compras

9. Genera orden

de compra.

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