n1-lo01 procesos de compras y conceptos asociados

1

N1-LO01 Procesos de Compras y Conceptos asociados

SCCMC

2010

2

Agenda

• Objetivo

• Alcance

• Mapa de Procesos

• Procesos de Planeación

• Procesos de Ejecución

• Compras e Inventarios

• Control de Producción

• Distribución

• Costos

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Al final de la sesión esperamos que

Conozcan de manera general los procesos de Cadena de Abastecimiento y Gestión de Costeo de Productos

Objetivo

Alcance N1-03

R/3

Cliente / ServidorABAP/4

FIFinanzas

COCont. De Costos

TRTesorería

PSSist

ProyectosWF

Workflow

ISSoluciones

por Industria

MMMateriales

HRRecursosHumanos

SDVentas y

Dist.

PPProduc.

PMMant. de Planta

QMCalidad

FI: Contabilidad general(GL), cuentas por pagar(AP), Cuentas por cobrar(AR), activos fijos(AA), consolidación(CS)

CO: costos de productos(PC), centro de costos y ordenes (OM)

TR: Tesorería

MM: Compras (PUR)e Inventarios (IM)

PP: Planeamiento de la Producción

SD: Ventas y distribución

QM: Gestión de la Calidad

PM: Mantenimiento de Planta

SAP R/3 en BELCORP

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Plan Estratégico

Plan de CAB

Plan Financiero

InnovaciónEstrategias comerciales

Gestión de CAB

Gestión de los recursos financieros

Gestión de VentasCiclo de Pedido

Los Procesos de Belcorp

Gestión de la Data Maestra

Ventas&

OperacionesPlan

Demanda

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Plan de CAB

Distribución

Plan de Producción

Plan de Distribución

Control de Piso

Cadena de Abastecimiento

Plan de Capacidad

Control de calidad

Plan de Abaste-cimiento

Lanzam. de ordenes

PickingFacturación exportación

Transporte

Notificaciones

Entrada de PT

Abasteci-Miento CPAC

Logística de entrada

Control de calidad

Decisión de empleo

Verificación de Facturas

Abasteci-Miento Centro

Ciclo de Pedido

FacturaciónComercial

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Ficha maestra

Maestro de Materiales

Listas de materiales

Hojas de ruta

Registro infoLibro de Pedidos

Proveedo-res

Clientes

Centros de costos /

beneficios

Plan de cuentas

Data Maestra

9

Nivel estratégico

Nivel táctico

Nivel operativo

Segundos/Minutos Horas/Días Semanas/Campañas/Meses Trimestres Años

Transacciones de Supply

Gestión de pedidos/órdenes

Gestión de Almacenes

Gestión de Transportes

Comercio Exterior

Gestión de Inventarios

Programación de la Producción

Plan Maestro de Producción

Plan de Abastecimiento de países

Programa de proveedores

Plan Comercial + Estimados

Diseño de Red de Abastecimiento

Lanzamiento de países

Diseño de Supply Chain

CP MP LP

P-SC

P-Deliver

P-Make

P-Source

S, M, D

Clasificación de Procesos CAB

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Procesos de Planeación de CAB

11

Source Make Deliver

Plan Supply Chain

Plan Source Plan Make Plan Deliver Plan Return

Deliver ReturnSource Return

Enables

Plan Return



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Ciclo de Planeamiento en SAP R/3

Programación Maestra, Planta

Estimados de VentaLeader List

GD por CDPSAP R/3

Gestión de demanda

MPSSAP R/3Plan maestro de producción

MRPSAP R/3Plan de requerimientos de materiales

SFCSAP R/3 Control de planta

Marketing

Administración de la Demanda

SAP R/3 Plan de DistribuciónDRPDistribución

*Proyección en Días

Planeación

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Módulo de estimados Corporativo

Módulo estimados de países

BPCS

Módulo de estimados de países SAP R/3

EstimadosParámetros

Estimados Parámetros

SAP R/3DRP, MPS, MRP

BPCS/SAP R/3

Leader List

BPCS

Sistema Comercial

StatusEstimados a GD

Salidas Agregados

Ordenes Planeadas

Proyección Parcial

Planeación - DRP Colaborativo

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A que Nivel Planeamos...

Material / Centro

Centro:

Unidad en donde se desempeñan las funciones de producción, compras o planeación de materiales

Planeación

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Que puede hacer un Centro

• Planear• Comprar

• Comprar localmente e importar de manera planeada y NO planeada a proveedores terceros.

• Fabricar• Reacondicionar y/o transformar estuches o materiales

especiales de manera planeada y No planeada.• Almacenar• Vender a Clientes Externos o Internos (Exportar)

• Re-exportar de manera NO planeada a un CPAC o un CDP.

Cada centro tendrá características de operación dependiendo de su realidad en cada País

Planeación

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Centro de Producción

(CPAC)*

• Materias Primas• Acondicionamiento• Productos Terminados

(Exportaciones)

• Productos Terminados (Distribución en el país y venta Local)

Centro Abastecedor

Centro Abastecido

Centro de Distribución

(CDP)

*Centro de Produccion y Abastecimiento Corporativo

Planeación

17

Centro Abastecedor

(CPAC)*

Centro Abastecido

(CDP)

País Abastecedor

País Abastecido

Centro Abastecido

(CDP)

Planeación

*Centro de Produccion y Abastecimiento Corporativo

Centro Abastecedor

(CPAC)*

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Procesos de Ejecución de CAB

19

Source Make Deliver

Plan Supply Chain



Enables

Plan Return



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Estructuras de Información

Organización de Compras:Unidad Organizacional que negocia condiciones de compra de bienes y servicios con los proveedores y asume responsabilidad por esas transacciones

Centro:

Unidad en donde se desempeñan las funciones de producción, compras o planeación de materiales

Grupo de Compras:

Clave que se asigna a un comprador o un grupo de compradores responsable de determinadas actividades de compras

Sociedad FI:

Unidad jurídica independiente que está obligada legalmente a preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales

Source - Abastecimiento

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ORGANIZACIÓNDE COMPRAS

CENTRO

SOCIEDAD FI Lbel Paris

PA33

PAP

CPP

Estructuras de Información – Compras Planificables


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ORGANIZACIÓNDE COMPRAS

CENTRO

SOCIEDAD FI Lbel Paris

PA01

PAA

CPA


Estructuras de Información – Compras Administrativas

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Compras Planificables

• Cosméticos• Moda y Hogar• Emisión de Pedidos

Compras Promociones

Compras Administrativas:

• Bienes Económicos

• Activos Fijos• Servicios

Evaluación de Proveedores

Seguimiento y modificación de Pedidos

Reclamo a Proveedores

Compras a Proveedores alternativos

IM - Entrada de Mercancías / Control Calidad - QM

Compras Incentivos


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Panorama general de Compras

Tipo de Compra Descripción ¿Quién compra? Trat. Contable Planificable

CosméticoCompras referentes a las Unidades de Negocio: Maquilaje, Tratamiento, Fragancia y Cuidado Personal

Area de Planeación

Inventario

Moda y HogarCompras referentes a las Unidades de Negocio: Moda, Accesorios y Hogar

Area de Planeación

Inventario

Bienes Económicos

Compras de bienes que no son componentes de los productos que ofrecen las diferentes Unidades de Negocio de Belcorp

Cualquier área de la

OrganizaciónGasto X

Activos FijoCompras de activos fijos que requiere la Organización



ServiciosCompras de diversos servicios que requiere la Organización



Promociones e Incentivos

Compras de materiales de apoyo que dependiendo de su naturaleza pueden ser planificables o no planicables

Area de Incentivos y

Promociones

Inventario / Gasto / Diferido

Depende del tratamiento

¿Cuáles son los todos los tipos de compra que existen en Belcorp?


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Compras administrativas

Tipo de Compra Descripción Concepto Actual

Solicitud de PedidoRequerimiento de compra de un bien o servicio por parte del área. Está sujeta a un control y aprobación previa a la compra

Requisiciones

Reserva de FondosConfirmación de la aceptación de un bien o servicio e identificación de los objetos de costo para su contabilización

Requisiciones

Factura Directa

Registro de facturas por compras de bienes o servicios diversos que no han tenido un requerimiento por parte del usuario y/o un control previo a su contabilización

Factura Directa

Fondo FijoFondos requeridos por todas las áreas para atender requerimientos puntuales por gastos recurrentes y por montos propios y menores.

Fondo Fijo

Entrega a Rendir Cuenta

Monto asignado a un empleado para un requerimiento puntual. Posteriormente, el empleado es el responsable de sustentar los gastos realizados.

Entrega a Rendir Cuenta

¿Cuáles son las formas en que se puede realizar una compra administrativa?


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Clasificación de los gastos

Pedido Marco• Contratos de

mantenimiento• Publicidad en medios• Contratos de Alquiler• Seguros anuales• Software y Licencias• Contratos de servicios

Solicitud de Pedido• Activos Fijos• Dotación• Suministros Mtto.• Suministros Planta• Papeleria MKT Reserva de Fondos

• Capacitación• Servicios médicos• Salones• Materiales• Gastos de viaje• Avisos

Factura directa• Servicios

públicos• Comunicacione

s• Tributos• Asistencia

Técnica• Fotocopias• Gastos

representación• Movilidad


27

Source Make Deliver

Plan Supply Chain



Enables

Plan Return



28

Estructura del Maestro

Maestro de Materiales

Base de Datos que contiene información de todos los materiales y servicios que la corporación

compra, produce, almacena y vende.

Material Término que identifica a un Producto Terminado, Insumo, Materia Prima, Envase y cualquier otro tipo

de componente.

Vista Conjunto de datos agrupados por área funcional.

Campo Atributo o parámetro del maestro de materiales asociado a una o varias vistas.

Enable – Gestión de Inventarios

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Estructura del Maestro

Datos válidos para toda la Corporación (Mandante):Por ejemplo, el número de material, el texto breve de material, la unidad de medida base, la jerarquía de productos, etc.

Datos válidos en un centro:Por ejemplo, grupo de compras, tamaño lote planificaciones necesidades, frecuencia de inspección, etc.

Datos válidos para un Número de Almacén:Por ejemplo, unidad de medida de WM, indicador área de almacén, indicador estrategia de entrada, etc.


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Mantenimiento del maestro de materiales• Creación de registros• Modificación de campos• Depuración de registros

Salida de mercancías

Entrada de mercancías

• Compras nacionales e importadas• Mercancías en consignación• Entradas adelantadas• Bienes económicos y activos fijos• Mercancías inventariables con gasto directo o diferido• Entradas de subcontratación

• Reservas• Salidas para centro de costo• Salidas por baja• Salidas a subcontratación

• Reservas• Traslado entre almacenes• Traslado entre centros• Traspasos entre estados de

stock

Traslados y traspasos Toma física de inventario

• Inventario cíclico


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Ejemplo de código actual de BPCS (inteligente) Producto Terminado

P0460365050P: ProductoTerminado

0: Indica ProductoGlobalizado oExclusivo (País)

365: 3 dígitosnuméricos.Indica Tipo.

05: Capacidado Tono.

460: 3 dígitosnuméricos.Indica Línea.

0:Presentación

0: Perú y Bolivia1: México3: Venezuela5: Chile6: Australia7: Puerto Rico8: ColombiaPD: Guatemala

OTROS

• ENVASES: E0….

• MATERIAS PRIMAS: M0….

• BULKS: B0….

• CONCENTRADOS: C0….

• AVIOS A0….

Antigua Codificación

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Tipos de material Agrupación de materiales con los mismos atributos básicos. Determina entre otras cosas:

• Intervalo de rango de números

• Secuencia y selección de pantallas.

• Material producido o comprado.

• Manejo de stocks en unidades y/o valores.

Tipo Descripción Rango InferiorRango SuperiorMPCL Mat. Primas Cosméticos con Lote 01-0000001 01-9999999MPSL Materias Primas sin Lotes 02-0000001 02-9999999ENEM Envases y Empaques 03-0000001 03-9999999PIPE Material Pipeline 04-0000001 04-9999999CONC Concentrados 10-0000001 10-9999999BULK Bulks 11-0000001 11-9999999PRTE Productos Terminados 20-0000001 20-9999999MERC Mercaderías 21-0000001 21-9999999DIFE Diferidos 22-0000001 22-9999999MADE Materiales de Despacho 30-0000001 30-9999999BIIC Bienes Inventariables en Cantidad 40-0000001 40-9999999BINI Bienes no Inventariables 41-0000001 41-9999999SEFA Servicios Facturables 50-0000001 50-9999999SECO Servicios Comprados 51-0000001 51-9999999


33

Source Make Deliver

Plan Supply Chain



Enables

Plan Return



34

Progra-mación

Salida compo-nentes

Producir Empacar

Almace-namientotemporal

PT

• Maquila Yobel• Reacond. Yobel• Maquila / reacond. terceros• Armado/reacond. tercero

• Fabricación propia• Reacondicionamiento • Armado / reacondicionamiento interno

• Maquila Belstar (Eurologistic)• Reacondicionamiento Belstar (Eurologistic)• Fabricación propia Moda y Hogar (Finart)

Make – Control de Producción

Control de Calidad

35

Source Make Deliver

Plan Supply Chain



Enables

Plan Return



36

Linea de producto.

Es una agrupación macro de productos

SECTOR Sector 1 Sector 2

SOCIEDAD FI Sociedad 1 Sociedad 2

Entidad jurídica independiente que elabora sus propios estados financieros

Unidad organizativa que vende productos o servicios con

condiciones de venta especificasEs el ente responsable por las

ventas

ORGANIZACIÓNDE VENTAS

Org. Ventas 1

Org. Ventas 2

Org. Ventas 3

CANAL DE DISTRIBUCION

Medio a través del cual los productos o servicios llegan

al clienteV. DirectaMayorista Detallista Almacén al Detal

Area de Ventas

Deliver - Exportaciones

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AREADE VENTAS

TransbelIntercompany

01

ArcadiaIntercompany

01

ALMACEN 0101 0101

PUESTO DE EXPEDICIÓN

P.E. Guatire

P.E. Guatire

CENTROCDP

VE03CDP

VE13


38

Ventas en SAPCiclo de Ventas

Pedido de Ventas

Entrega Factura

Ciclo de Compras

Pedido de Compras

Entrada deMercancía

Registro deFactura


39

Ventas en SAP

Intercompany

Entrega Factura

Entrada deMercancía

Pedido Intercompany

Registro deFactura


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Exportación Intercompany

CDPsBEL STAR Entrada de Mercancías

Registro de Factura

Pedidos Intercompany

Entrega de materiales

Factura

Documentación de Exportación

Packing list

FacturaCertificado de Origen

Certificado de Calidad Consolidado

de Exportaciones


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Plan Financiero

Activos Fijos

Control presupuestal

Gestión de costos

Cuentas por pagar

Gestión de Tesorería

Contabilidad financiera Cierres

financieros

Cuentas por cobrar

ConsolidaciónA

B

C

1

2

DA B C

2

1 3

3

Procesos Financieros

42

• Valoriza transacciones al costo estándar

• Al cierre de mes toma el costo real

• Liquida variaciones en forma automática

Costo variable(promedio)

• Valoriza al costo real tomado de la orden de compra

Costo internoperiódico

Gestión Costo de producto

Costo Estandar

• Es el método de valorización de inventarios predeterminado por el usuario bajo determinados niveles de eficiencia.

43

Tipo de Material Estatus de valorización

Compras Nacionales Precio unitario periódico

Compras importadas Precio unitario periódico

ProductosManufacturados

Precio unitario periódico

Material de apoyo deventas

Costo Variable

Incentivos Costo Variable

Segundas de Stylos Costo Variable

Definiciones clave:Gestión Costo de producto

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Estructuras de Información

SOCIEDAD CO Sociedad CO

SOCIEDAD FI Sociedad 2

Centros :Unidad organizativa definida con el fin de desarrollar funciones logísticas.

AREAS DE

VALORACION

Almacén al Detal

Almacén al Detal

Empresas

Unidad organizativa para el control de costos , ingresos y gastos

Sociedad 1

Centro 2 CDP

Centro 1 CPAC

Centro 3CPAC

ALMACENES

Almacén 02

Almacén 01

Almacén 03

Para valorar los movimientos de material, el sistema utiliza el costo estándar.

Los cálculos de costo estándar de material se crean por centro

ALMACENES


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GT00Colombia

VE01Transbel

VE04P&J

VE11Arcadia

SOCIEDAD COVISTA DE GESTION

SOCIEDADFI


46

Puntos de integración: Costeo de productos

– Cotizaciones acordadas con el proveedor por cada material (registros info).

– Categorización del material en el maestro (categoría de valoración).

– Cuentas contables para manejo de variaciones durante el mes.


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Análisis de variaciones Real vs Estándar

Establece áreas críticas hacia donde debemos aplicar

medidas correctivas.

Total Costo Estándar

Desv. por Precio

Desv. por Consumo

Desv. de Estructura

Total Costo Real

+/-

+/-

+/-


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Requerimientos para el cálculo del costo estándar

Datos maestros

Maestro de materiales

Cotización de materiales (Registro Info)

Factores de Importación

Listas de materiales - Hojas de ruta

Variante de Cálculo de costos HerramientaSAP


49

FIN

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