Sistemas Contables Automatizados Importancia y uso de estos.

NARVEZ VILLAMIZAR, MARCO JOSE. C.I. 26407158.

CONTADURA PBLICA. SECCIN H. EXP. 62466

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN _________________________________________________________ 1

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES _________________________ 2

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE ______________________________________ 3

Registro de la actividad financiera __________________________________________________________ 3

Clasificacin de la informacin _____________________________________________________________ 3

Resumen de la informacin _______________________________________________________________ 3

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE __________________________________ 5

SISTEMAS AUTOMATIZADOS MAS FRECUENTES EN EL MERCADO ____________________ 6

SAP __________________________________________________________________________________ 6

A2 ___________________________________________________________________________________ 8

MIX NET ______________________________________________________________________________ 13

SAINT CONTABLE ______________________________________________________________________ 17

GLAC _______________________________________________________________________________ 19

ACCASOFT CONTABLE ___________________________________________________________________ 21

MICROSOFT EXCEL _____________________________________________________________________ 23

Sistemas Contables Automatizados Propios _________________________________________________ 25

CONCLUSIN __________________________________________________________ 26

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INTRODUCCIN

La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y

por tanto, las decisiones financieras.

No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la

ciencia contable. Desde la actividad econmica ms pequea hasta las transacciones

econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de

conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura

pblica altamente capacitados.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que

ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo

diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento

econmico que implica el constituir una empresa determinada.

En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los

cuales se integra, se ordena y se presenta la informacin contable. Esta integracin se hace

de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores

tales como la produccin, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen

informacin contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino tambin

para la forma de operacin diaria de la empresa.

Los sistemas contables con el pasar del tiempo se han ido desarrollando de manera

tal que conseguimos en el mercado desde grandes sistemas contables pre-desarrollados,

hasta programas hechos a medida para cada empresa, e incluso, la utilizacin de hojas de

clculo de Excel para llevar contabilidades.

De modo que, el presente trabajo contiene una visin introductoria en torno a la

automatizacin de los procesos contables, as como su proceso, objetivos, importancia,

entre otros aspectos relacionados con el tema.

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IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad

representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la informacin que se

necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que

se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen

los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la informacin legal,

financiera y tributaria de la compaa. La eficiencia que debe aportar la implementacin de

estos sistemas de contabilidad dependern de la manera con la cual sean empleados los

mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos

de la empresa, vinculndose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen

encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Si hablamos ms

especficamente de las caractersticas que poseen los sistemas de contabilidad debemos

decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son empleados.

El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas

de contabilidad podrn llevar a cabo el anlisis que hace referencia a la razn social, la

actividad, la ubicacin fsica, y los recursos totales que utilizar la empresa.

En segundo lugar tiene como tarea la elaboracin de un informe preliminar acerca de la

situacin en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicacin de las normas legales

correspondientes e implementando diferentes metodologas para lograr una mejor y ms

eficiente recopilacin de la informacin, buscando que la misma se acerque lo ms que le

sea posible a la realidad econmica correspondiente a la empresa.

El tercer y ltimo objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de

contabilidad es la preparacin de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que

registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes

financieros. El hecho de que implementar los sistemas contables ms adecuados para la

empresa representar un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos

claves en la organizacin de una compaa comercial, ya que los mismos le permiten a la

empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control y la gestin de la empresa

3

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de

informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una

relacin aceptable de costo / beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable

que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades

financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso

contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la

informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera

En un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad

comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de

transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en

los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una

posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y

describir objetivamente en trminos monetarios.

Clasificacin de la informacin

Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran

volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas

encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o

categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga

dinero.

Resumen de la informacin

Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe

ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una

empresa transnacional sera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a

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leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las

ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de

ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitar la informacin

de ventas resumida por almacn.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen

los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso

contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la

comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la

informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema

contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos

que tienen inters en las actividades financieras de la empresa.

5

CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una

relacin aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las

operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que

usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud

de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando

opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un

negocio en particular.

La implementacin de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para

asegurarse que este sea el adecuado:

Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.

1.- Trabajo ms inteligente.

2.- Cambio global en el concepto de industria.

3.- Ideas e informacin toman ms importancia que el dinero.

4.- Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza de trabajo.

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SISTEMAS AUTOMATIZADOS MAS FRECUENTES EN EL MERCADO

SAP

SAP Business Suite es un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar

distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricacin,

inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos especficos de la

empresa o crear mdulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros

proveedores. SAP est basado en una plataforma de tecnologa integrada llamada NetWeaver. La suite

puede soportar sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones y componentes de hardware de casi

cualquier proveedor.

Actualmente, proporciona soporte para las siguientes reas empresariales:

Finanzas

Fabricacin

Aprovisionamiento

Desarrollo de productos

Marketing

Ventas

Servicios

Recursos Humanos

Gestin de la cadena de suministro

Gestin de tecnologas de la informacin

Una de las razones principales por las que las compaas eligen SAP es porque requiere muy poca

programacin "a medida" a la hora de implementarlo en el modelo de negocio de una compaa

en particular. La gran mayora de los procesos organizativos y de negocio de una empresa pueden

ser reflejados en un sistema SAP sin necesidad de meterse en cdigo de programacin.

El sistema SAP se adapta al modelo de empresa a travs de lo que se llama parametrizacin.

Digamos que SAP tiene un lugar designado donde se guardan miles y miles de procesos

empresariales tipo, pues bien, los consultores acceden a ese lugar, deciden qu procesos se

adaptan mejor a la empresa en particular y configuran estos (sin necesidad de programar nada)

hasta que el encaje es perfecto. Bsicamente, esa es la idea cuando decimos "parametrizar".

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A pesar de que otros ERP tambin estn diseados con esta premisa de evitar meterse a cdigo,

SAP destaca por su nivel de customizacin y adaptabilidad, adems de ser mucho ms intuitivo que

otros sistemas. SAP, en su estndar, tiene ms de 10.000 tablas de Bases de Datos para contener

todos los procesos de negocio tipo y sus posibles parametrizaciones, lo que explica el vastsimo

rango de configuraciones que un sistema SAP puede ofrecer.

Usted puede diferenciar a SAP Business One de otros sistemas contable porque este software

contable:

Mejora la eficacia de los reportes: centraliza e integra todos sus datos empresariales de

ventas, inventarios, compras, operaciones y finanzas; en un nico sistema.

Facilidad de uso: este software contable ha sido diseado con el usuario final en mente; es

fcil de usar con pantallas intuitivas y que contribuyen el aprendizaje.

Tomar decisiones ms inteligentes y ms rpidas: porque rene la informacin de su

empresa en una nica fuente de datos, de manera que puede desglosar la informacin

completa y actualizada inmediatamente.

Dar soporte a sus necesidades en constante cambio: este sistema puede adaptarse al

entorno y ampliarse de forma flexible para cumplir con las necesidades especficas de su

empresa.

Es importante usar SAP para hacer procesos contables porque facilita.

Funciones e informes necesarios para las operaciones contables y financieras de la empresa.

Manejo de mltiples monedas, respetando el diferencial cambiario de la moneda local del

cliente

Configuracin de asientos contables recurrentes que le apoyaran a no olvidar imputaciones

contables mes a mes

Tener control sobre el flujo de caja de la organizacin, considerando sus deudas con terceros y

la estimacin de lo que puede recabar le permitirn tomar decisiones estratgicas

Mltiples dimensiones para el anlisis de la informacin va centros de costos, de beneficios y

normas de reparto.

SAP es conocido por ser utilizado con mayor frecuencia dentro de lo que son los organismos pblicos,

una de las empresas que usa SAP es CORPOELECT.

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A2

A2 es por mucho, uno de los sistemas contables ms populares que se encuentran en el

mercado, y es que diversas empresas, desde pequeas a grandes, usan este sistema por sus

varias caractersticas.

- Permite el manejo de Mltiples Empresas.

- Interfaz grfica (Windows) amigable al usuario.

- Polticas y configuraciones del Men de la aplicacin.

A2 tiene una interfaz y una programacin ampliamente desarrolladas para las empresas

venezolanas, por lo que podemos encontrar.

1. Principios de Contabilidad Generales Aceptados en Venezuela (VEN-NIF)

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela (VEN-NIF), se

clasifican en dos (2) grupos:

1. VEN-NIF GE, correspondientes a los principios de contabilidad aplicables a las Grandes

Entidades y estn conformados por los Boletines de Aplicacin de los VEN-NIF (BA VEN-NIF),

que deben ser aplicados conjuntamente con las Normas Internacionales de Informacin

Financiera (NIIF completas). La aplicacin de los VEN-NIF GE es obligatoria en las Grandes

Entidades, para los ejercicios econmicos que se iniciaron a partir del 01 de enero de 2008.

2. VEN-NIF PYME, correspondientes a los principios de contabilidad aplicables a las

Pequeas y Medianas Entidades, conformados por los Boletines de Aplicacin de los VEN-

NIF (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de

Informacin Financiera para Pequeas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), emitida

por el IASB en el ao 2009. La aplicacin de los VEN-NIF PYME es obligatoria en las Pequeas

y Medianas Entidades, para los ejercicios econmicos que se iniciaron a partir del 01 de

enero de 2011.

Plan de Cuenta VEN-NIF: La homologacin del plan de cuentas, puede concebirse

como el proceso de consolidar diferentes estructuras de planes de cuentas, con la

posibilidad de integrar

Notas Aclaratorias: Las notas adjuntas son parte integrante de estos estados

financieros es una frase que se ve en la parte inferior de los estados financieros.

Reclasificacin de Plan de Cuentas a Cuentas VEN-NIF.

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Clasificacin de Activos, Pasivos y Patrimonios en el Plan de Cuenta para efectos de

las Normas Internacionales de Informacin (VEN-NIF).

Comprobante Contable con cuentas VEN-NIF: Dentro del mdulo de Comprobantes

Contables se incluy la opcin de poder manejar las cuentas VEN-NIF y as poder

realizar los comprobantes adaptados a las Normas.

Inclusin de las cuentas VEN-NIF en las plantillas del Plan Contable.

Cuenta de Utilidad y Prdidas VEN-NIF: Dentro de la ventana de Empresas, se incluy

una nueva pestaa que contiene las cuentas de utilidad y prdida Ven-Nif para

efectos de cierre de ejercicio.

Otras de las caractersticas generales importantes de A2 son:

Mes Trece: En versiones anteriores cuando el sistema a2 Contabilidad realizaba el

cierre de ejercicio, automticamente emita un comprobante en el cual mostraba las

cuentas de utilidad y prdida cerradas contra la cuenta configurada en empresas, ahora es

posible hacer una consulta en los informes caja diario, balance de comprobacin, libro

mayor y diario legal por medio de la opcin Mes trece, y detallar las cuentas de resultado

contra la cuenta de ingresos y/o gastos.

Visor de Boletines Contables: El Visor de boletines contables, permitir cargar

archivos .pdf referentes a las normas internacionales de informacin financiera (NIIF)

adaptadas a Venezuela (VEN-NIF).

Balance de Comprobacin: El informe contendr aparte de las columnas habituales

una nueva llamada Saldo Bs.F que es la reexpresin de la columna Saldo Actual, es

importante destacar que los montos totales de esta nueva columna es producto de la

sumatoria de los montos reexpresados de las cuentas de movimiento.

Balance General: El informe reporte contendr una nueva columna llamada Saldo

Actual Bs.F que es la reexpresin de la columna Saldo Actual sin embargo los montos

totales de esta nueva columna es producto de la sumatoria de los montos reexpresados de

las cuentas de movimiento.

Estado de Ganancias y Prdidas: El informe contendr una nueva columna llamada

Saldo Bs.F que es la reexpresin de la columna Saldo y sin embargo los montos totales

de esta nueva columna es producto de la sumatoria de los montos reexpresados de las

cuentas de movimiento.

Importacin Selectiva de Cuentas.

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Elaboracin de Grficos.

Exportacin de los reportes en formatos ASCII, doc, Excel, HTML a2visor.

Inclusin del tercero y centro de costo por cdigo.

Mayor analtico con terceros.

Consolidacin de terceros.

Cierre de Terceros que permite hacer el cruce de una cuenta un grupo de cuentas

de un tercero en particular contra otra cuenta, elaborando el comprobante respectivo y

haciendo su saldo cero.

Centros de Costos: La presentacin de los centros de costo se maneja de forma

arbolar (al igual que el plan de cuentas), de esta forma podr hacerse un desglose ms

detallado de los mismos. Permitiendo as la generacin de balances con centros de costos

y cuentas.

Precierre.

Activacin Histrica: Una vez hecho un cierre, este pasa a ser un ejercicio histrico,

que puede ser consultado en cualquier momento.

Impresin de Retenciones: La aplicacin cuenta con un editor de formatos de

impresin que permite con la misma versatilidad de a2 Herramienta Administrativa

Configurable el diseo de las retenciones. De manera que las mismas pueden ser elaboradas

a gusto del usuario.

Auditoria de Documentos: Mediante esta opcin, se pueden controlar las

transacciones con documentos, evitando el error de introducir una transaccin ms de una

vez.

Consolidacin de Empresas: Consiste en agrupar las cuentas de dos ms empresas

en una sola, segn el criterio de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar

varias empresas consolidadoras. Para la consolidacin no importa que las empresas a

consolidar posean un plan de cuentas distintas entre si.

ndices Financieros: Estos nos informan sobre aspectos financieros y administrativos

de la empresa en un momento determinado. En el mdulo de ndices financieros, se

dispone de un editor de frmulas que permitir crear modificar una frmula.

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Reportes Comparativos: Con la activacin de los ejercicios histricos, pueden

generar reportes comparativos de los Estados Financieros, hasta con 7 ejercicios.

Ajuste por Inflacin.

Ajuste Inicial y Regular.

Configuracin Principal de Ajustes por Inflacin.

Manejo de ndice de Precios al Consumidor (IPC).

Reajuste regular de activos y pasivos.

Configuracin de Cuentas de Resultado Ajustadas por Inflacin.

Comprobante de Ajuste por Inflacin.

Activos Ajustados por Inflacin.

Reporte del 3% Activos Fijos.

Detalle por rengln de Ajuste de Inventarios.

Ajuste del Patrimonio.

Incremento y disminuciones patrimoniales.

Reporte de Cambios en el Patrimonio.

Incrementos y disminuciones patrimoniales.

Verificacin de consistencia de los datos en casos de data corrupta (comprobantes),

centros de costos, terceros y cuentas).

Consultas Grficas de los saldos de cada uno de los terceros por cada una de las

cuentas, detallando el movimiento en dbitos y crditos de cada uno de los perodos.

Posibilidad de bloquear y desbloquear perodos durante un ejercicio contable.

Comprobante de cierre: Al cerrar un ejercicio se genera un reporte de comprobante

de cierre que puede ser visualizado impreso.

Gestin de activos (incluye depreciacin y desincorporacin).

Configuracin del Balance General, se permite incluir al balance general mscaras

del tipo: 99.99.99, es decir de dos dgitos para el nivel 1 del cdigo contable.

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Dos cuentas para cada grupo del Balance General.

Manejo de partidas presupuestarias.

Permite el manejo de Presupuesto mensual para cada cuenta.

Importacin del plan de cuentas por defecto de cualquier empresa con posibilidad

de modificacin de saldos iniciales durante la creacin de esta.

No hay lmites para el nmero de comprobantes ni para el nmero de movimientos

por comprobantes, sin embargo pueden establecerse lmites por medio de polticas.

Posibilidad de utilizar comprobante modelo.

Factor de cambio. (Histrico de tasas por moneda).

Privacidad del comprobante: Caracterstica que permite que las transacciones no

sean manejadas por todos los usuarios, protegiendo as, informacin confidencial.

Configuracin del cdigo contable segn la necesidad de cada empresa. Puede tener

un mximo de 30 caracteres con facilidad de manejar hasta 15 niveles (se puede seleccionar

el separador de grupo).

Ajuste del ancho de los cdigos contables.

Manejo de hasta 2 dgitos para el nivel de cdigo contable para empresas espaolas.

Ajuste por Inflacin: Incorpora las modificaciones en materia de Ajustes por Inflacin

Fiscal, en la Ley de Impuesto sobre la Renta del 28 de diciembre del 2001.La reforma del Dic

2001, modific prcticamente todas las disposiciones existentes en la Ley de 1999 sobre

Ajuste por inflacin.

A2 contable es de los programas ms reconocidos del mercado, es por ello que se encuentra

en varias empresas como El Mundo de las Pilas, C.A. Joyera la Francia, C.A,, Joyera

Narvez C.A. Sucursal Sambil, Xic Xoc, entre otras varias tiendas.

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MIX NET

Otro de los programas bastante reconocidos por el pblico en general y que presenta una

amplia gama de caractersticas.

- MIX NET es Administracin y Finanzas

Es una herramienta de trabajo diario que permite el manejo administrativo de la pequea

y mediana empresa por medio de una acertada toma de decisiones basada en los mltiples

y variados informes que se emiten en las diferentes aplicaciones del sistema.

- MIX NET es Adaptable y Completo

Permite que el cliente seleccione el grupo de aplicaciones apropiado a las necesidades de

su empresa. Esto sin limitar la posibilidad de adquirir otra versin superior en el momento

que lo requiera y sin prdida de la informacin almacenada. MIX NET, contiene las

aplicaciones: Contabilidad, Indices Financieros, Compras y Cuentas por Pagar, Ventas y

Cuentas por Cobrar, Caja y Bancos, Almacn, Generador de Reportes y Otros Programas.

- MIX NET es Autocodificable

En la definicin del Plan de Cuentas Contables, el sistema permite generar en forma

automtica el cdigo contable. Slo, es necesario escribir con un procesador de palabras la

descripcin de cada cuenta con la identificacin que normalmente se utiliza: cada nivel de

totalizacin debe estar indentado un espacio ms adentro del nivel anterior. Luego de

generado el Plan de Cuentas puede ser editado o generado nuevamente.

- MIX NET es Comparativo

Mediante tcnicas especiales de graficacin del programa, el usuario puede realizar anlisis

de ventas, ingresos, etc. Dentro del perodo de fechas indicado. El usuario puede comparar

grficamente el ingreso por ventas de un artculo determinado en un mes o perodo de

fechas indicado en el presente ejercicio econmico con el ingreso obtenido en el ejercicio

anterior.

- MIX NET es Confiable

El sistema est desarrollado con ptimas tcnicas de programacin por un equipo de

profesionales altamente calificados y con amplia experiencia. Es un producto probado, fruto

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de la amplia experiencia obtenida con el desarrollo de programas adecuados a los

requerimientos de las empresas latinoamericanas.

- MIX NET es Definible

La forma de modificar y estructurar los planes de cuentas es completamente flexible y

adaptable a diferentes empresas. El usuario define tanto los cdigos contables como los

cdigos de los clientes, proveedores, artculos, servicios, etc. Adems, el sistema le permite

definir los formatos de facturas, cotizaciones, rdenes de compra, etc.; las claves de acceso

y puntos de trabajo de cada operador del sistema.

- MIX NET es de Estructura Abierta

Por caractersticas propias de Clipper, el usuario puede utilizar la informacin almacenada

en todas las bases de datos generadas por el sistema. Esto adems, permite el desarrollo

de programas especficos adicionales al sistema, utilizando dBASE IV o Clipper. En algunas

de las bases de datos, la informacin es encriptada por el programa, para evitar ser leda

fcilmente.

- MIX NET es Ilimitado

Solamente la configuracin fsica del microcomputador y caractersticas del lenguaje de

programacin utilizado, Clipper, puede limitar el volumen de informacin a manejar y

almacenar. Las bases de datos tienen un lmite de 1000 millones de registros, cantidad

altamente aceptable para un volumen muy alto de datos.

- MIX NET es Integrado

Cada aplicacin puede ser trabajada aisladamente del resto o puede ser manejada de

manera integrada permitiendo el paso automtico de los datos de una a otra aplicacin.

Una factura puede ser emitida sin hacer referencia a cdigos contables. O tambin, se

pueden facturar artculos que sern rebajados del inventario y que a su vez los montos sern

llevados a las diferentes cuentas de inventario, ventas, cuentas por cobrar, etc.; de acuerdo

a la definicin de los caminos de interaccin. Al emitir una factura en efectivo, su importe

es llevado a Caja. Si la factura es pagada con un depsito, el importe y descripcin del

depsito es llevado a Bancos.

Si la factura es a crdito, se generan los documentos en Cuentas por Cobrar. Todos estos

movimientos se integrarn a la Contabilidad de la manera como lo defina el usuario.

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- MIX NET es Multiusuario

A travs de una red de microcomputadores, diferentes operadores pueden trabajar en lnea

con las diferentes aplicaciones del Sistema. En un momento dado, dos o ms operadores

pueden estar simultneamente facturando o introduciendo asientos contables en una

misma empresa.

- MIX NET es Multiempresa

Un solo programa permite el manejo administrativo y financiero de diversas empresas que

pueden tener planes de cuentas contables completamente diferentes y que se pueden

consolidar o agrupar en cuentas financieras definibles por el usuario.

- MIX NET es Natural

El sistema ofrece al usuario constante informacin para su operacin y sugiere la respuesta

o seleccin adecuada para el correcto funcionamiento de las opciones seleccionadas. El

usuario adems, es advertido al presentarse un error, un proceso en ejecucin o un detalle

importante de destacar. La operacin se realiza en forma fluida y con sugerencias

"inteligentes" dadas por el propio sistema.

- MIX NET es Sencillo de Operar

El operador requiere slo de presionar las teclas de direccin para navegar sobre el men

del sistema, y luego presionar la tecla de entrada para seleccionar la opcin donde se

encuentra ubicado el cursor. Si el equipo tiene instalado un Mouse o ratn, la seleccin es

an ms sencilla. El sistema ofrece un nico men con sus correspondientes opciones y

subopciones de acuerdo a la aplicacin seleccionada.

La edicin de informacin se realiza con una ventana standard con idntica operacin en

las diferentes aplicaciones. As mismo, la emisin de informes dispone de un conjunto de

ventanas standard para establecer criterios de seleccin de los datos a imprimir y las

caractersticas de la impresin.

- MIX NET es Garanta

El respaldo empresarial de DataMax, C.A., hacen que el producto posea una garanta

mxima en cuanto a calidad, efectividad, soporte tcnico y profesional, tanto en el rea de

computacin como en las reas de administracin.

- MIX NET es Seguro

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El operador principal o gerente del sistema puede definir la clave de acceso y las opciones

con las cuales podr trabajar cada usuario. Adems, el sistema permite indicar la ruta de

entrada de cada operador al definir su mapa de seguridad.

Se podr definir que un usuario al introducir su clave entre directamente a la pantalla de

facturacin de una determinada compaa sin poder seleccionar otra opcin que no sea la

salida del sistema. La informacin confidencial que maneja el sistema slo podr ser vista

por los usuarios que as se indiquen a travs de las claves de seguridad.

- MODULO DE CONTABILIDAD

Esta es la Aplicacin o mdulo principal del Sistema, ya que en l se recopila toda la

informacin generada en las dems gestiones para producir los reportes contables (Balance

General, Estado de Ganancias y Prdidas, Mayor General, etc.)

Dentro de las empresas que usan MIX NET contable encontramos RIPILIKA C.A Y TIENDA

BARBIE, ambas ubicadas en el Centro Comercial SAMBIL, Sc.

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SAINT CONTABLE

Es un programa que se adapta a cualquier empresa, sea grande o pequea, ya que

su base de datos, men y mdulos son configurables, donde el usuario puede aadir o

eliminar las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa.

El programa Saint controla las operaciones contables de una o varias empresas con

reportes adecuados a las exigencias de compaas manejadas eficazmente que cumplen

con la normativa legal y fiscal y satisface los requisitos de cualquier institucin financiera.

Cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la informacin desde el punto

de vista comercial, es un sistema de clasificacin de asientos que se denomina tipos de

asiento haciendo ms fcil la agrupacin de la informacin contable al momento de generar

un comprobante contable.

CARACTERSTICAS DEL PROCESO:

- Genera automticamente todos los asientos y formularios requeridos por la

normativa legal y fiscal

- Control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

- Manejo de retencin de impuestos.

- Planificacin de cobranzas (por cobrador o por zona o rea geogrfica configurable).

- Ajuste de inventario.

Ventajas e importancia de los diferentes subsistemas

Subsistema de Informacin Financiera:

Ventajas:

- Tiene normas de registros

- Criterios de contabilizacin

- Formas de presentacin

- Proporciona informacin til y segura

Es importante el subsistema de informacin financiera ya sirve para que formulen

sus conclusiones sobre el desempeo financiero de la entidad. Por medio de esta

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informacin y otros elementos de juicio el usuario general podr evaluar el futuro de la

empresa y tomar decisiones de carcter econmico sobre la misma.

Subsistema de Informacin Administrativa:

Ventajas:

- Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir

- Facilita las funciones administrativas de planeacin y control

- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa

- Evita la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

Importancia:

Es importante ya que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que

captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la

empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de informacin

a los gerentes, proporcionndoles los medios para generar la informacin

Subsistema de informacin fiscal:

Ventajas:

- Est organizada para generar informacin requerida por una entidad especfica: el

gobierno.

- Genera informacin de eventos transcurridos en el pasado, por ello se dice que son

esencialmente histricas

- Se encuentra regulada por los preceptos contenidos en las leyes fiscales

Importancia:

Es importante ya que est diseado para dar cumplimiento a las obligaciones

tributarias de las organizaciones respecto de un usuario especfico: El fisco.

Saint es comnmente utilizado por pequeos establecimientos que no tienen los

recursos econmicos ni las necesidades tcnicas de contar con un sistema contable

ampliamente desarrollado, entre las empresas que lo usan podemos encontrar, Cesar

Sport, C.A. y Momentos Especiales C.A.

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GLAC

El sistema de Contabilidad de Glac Software es el programa ms completo para

llevar tu contabilidad con mxima rapidez y exactitud. Est adaptado a la normativa

contable vigente en Venezuela. Adems, con solo vaciar la informacin de su plan de

cuentas y de los comprobantes contables del periodo usted obtendr todos los informes

asociados de manera automtica: balances generales, mayores analticos, balance de

comprobacin, listado de cuentas, entre muchos otros informes que facilitarn de manera

importante su trabajo diario. Maneje centros de costo, auxiliares, activos fijos y trabaje

simultneamente en varios periodos contables si as lo requiere. Permite tambin llevar el

anlisis de estructura de costos (Ley Orgnica de Precios Justos LOPJ) segn la normativa

vigente de una manera rpida, fcil y efectiva.

Beneficios

- Permite comenzar a producir desde el momento de la instalacin del sistema gracias

a las empresas modelo y a los sencillos asientos de apertura.

- Reduce el esfuerzo, ahorra tiempo y dinero, ya que el Sistema de Contabilidad Glac

Software se comunica con la familia de programas Glac Software: Administrativo, IVA,

Ajuste por Inflacin y Declaracin Electrnica.

- Permite adaptarse rpida y fcilmente a los requerimientos de la Ley Orgnica de

Precios Justos (LOPJ) a travs de la definicin de estructuras de costos de sus productos y

servicios, a partir de su informacin contable.

Caractersticas

- Permite definir estructuras de costos de sus productos y servicios, a partir de su

informacin contable para adaptarse rpida y fcilmente a los requerimientos de la Ley

Orgnica de Precios Justos (LOPJ).

- Adaptado a los principios de contabilidad general

- Permite usar catlogos de cuenta predefinidos o crearlos con cdigo de hasta 20

dgitos.

- Importa catlogos de cuentas y comprobantes contables.

- Trabaja con mltiples perodos contables simultneamente.

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- Genera fcilmente el comprobante de apertura, de cierre de inventario, de cierre de

ejercicio (o periodo contable), depreciacin mensual o anual de activos fijos y reserva legal.

- Maneja centros de costos, auxiliares y activos fijos.

- Permite reabrir periodos cerrados y adems hacer cierres mensuales.

- Imprime en archivos Excel (.xls) o Acrobat PDF, los reportes del tipo Balance General,

Balance de comprobacin, Estado de Resultados, Estado de Resultados por Centro de

Costos, Catalogo de Cuentas y Saldos Iniciales.

- Imprime en impresoras de conexin local o en red.

- Permite realizar respaldos en cualquier unidad lgica.

- Permite realizar Conciliacin contable.

Una de las empresas que usan Glac contables como su principal asesor contable y

financiero es Agropica C.A..

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ACCASOFT CONTABLE

Accasoft cuenta con un mdulo contable que le permite importar y generar la informacin

de los mdulos administrativos como compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por

pagar, gastos, nmina y otros para generar automticamente los asientos contables

teniendo la facilidad de solo parametrizar el modulo contable con los administrativos esto

le permite a la empresa no depender de auxiliares contables ya que su contador se

encargara de dejar todo configurado permitiendo al accasoft contable generar los asientos

al momento de usar los mdulos administrativos, tambin cuenta con la ventaja de

exportar y archivos de excel de otros software contables, genera el xml para el pre validador

para los medios magnticos o informacin exgena, cuenta con las normas internaciones o

NIF ya 100% funcionando en Venezuela.

Caractersticas

- Permite parametrizar el Plan de Cuentas para el manejo de sus respectivas auxiliares

al nivel que se desee, y as mismo activar terceros y/o centro de costos.

- Genera comprobantes de egreso con un control especfico para el manejo de bancos

y la respectiva impresin de cheques.

- Crea comprobantes automticos como lo son el cierre contable de fin de ao y las

depreciaciones mensuales de activos fijos, controlando el valor real de cada activo.

- Configura tablas de Retefuente, Reteiva y Reteica, parametrizando diferentes bases

y porcentajes aplicables en el momento de la transaccin de acuerdo al tercero. Para as

poder generar los respectivos certificados.

- Almacena un presupuesto generado por cuenta y/o centro de costos, donde puede

reportar variaciones porcentuales y econmicas de lo presupuestado contra lo ejecutado.

- Copia comprobantes repetitivos (nminas, Reembolsos de caja, etc.) en diferentes

fechas.

- El sub-mdulo de Cuentas x Pagar, permite informarnos de las deudas adquiridas

por la empresa de una forma especfica, mostrndonos las facturas y los respectivos abonos,

y el movimiento de cada proveedor.

- Genera reportes auxiliares por comprobante, por tercero y por cuenta.

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- Numera las hojas para los respectivos libros oficiales.

- Libros oficiales y Estados Financieros filtrados por terceros y/o centro de costos.

- Diseador de informes para mayor comodidad de presentacin.

- Crea todos los reportes para impresin en cualquier tipo de impresora, Excel o

archivo plano.

- Configura responsables de la empresa que firman cada reporte oficial de la

compaa.

- Unifica terceros y cuentas para corregir la creacin de datos errneos.

- Configura y reporta los terceros para la generacin de archivos planos para Medios

magnticos.

- Imprime los formularios para el pago de impuestos de IVA, Retefuente, Ica y Renta.

- Importa documentos desde Excel o desde archivo plano.

Accasoft contable es usado por pequeas empresas como Hroes, C.A. y Mariposas,

C.A..

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MICROSOFT EXCEL

Aade una contabilidad eficiente y profesional a tu equipo sin tener que dedicar otro

cubculo o espacio de oficina con Microsoft Excel. Aunque Excel no compartir noticias

refrescantes cada da, s ofrece herramientas esenciales para completar muchas de las

funciones de contabilidad, incluyendo la facturacin y la realizacin clculos. Si quieres

aadir simplemente herramientas para ayudar a tu personal de contabilidad actual o

implementar software que pueda aliviar la carga de algunos procesos fiscales, puedes

confiar en Excel para que te ayude a manejar los nmeros.

Ventajas

La principal ventaja de Excel es su objetivo central: realizar clculos.

Por qu esto representa una ventaja? Pues mira, piensa en las siguientes tareas que

probablemente necesites realizar en tu empresa o negocio:

Ingreso de facturas (se calcula el subtotal, el IVA, los descuentos, etc.)

Control de inventarios (se calculan los saldos de existencias, entradas y salidas)

Control de nmina (se calculan los sueldos, aportes al Seguro Social y descuentos)

Llevar la Contabilidad de la empresa. Este, definitivamente, es el uso ms comn que se le

da a Excel.

Como vez, en la gran mayora de tareas que necesites automatizar o controlar en tu negocio,

se necesita realizar clculos de algn tipo. Y en eso Excel se presta de lo lindo!

Otras ventajas que puedes encontrar en Excel son las siguientes:

Econmico: Tu equipo ya tiene Office instalado, casi es seguro.

Verstil: Su flexibilidad le permite adaptarse a casi cualquier escenario que pueda

presentarse en tu empresa.

Intuitivo: El usuario se siente ms cmodo trabajando con una interfaz que ya

conoce.

Potente: La capacidad de utilizar cdigo de programacin (VBA) hace que la potencia

que ya posee Excel, crezca exponencialmente.

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Puedes generar reportes: Con la misma herramienta y sin tener conocimientos muy

avanzados, puedes generar tu propia plantilla de reportes para observar la situacin

de tu empresa en un grfico resumen.

De entre las empresas encuestadas ninguna contaba con Microsoft Excel como su programa

contable automatizado, pero certeramente es una opcin a considerar.

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Sistemas Contables Automatizados Propios

Otra de las opciones para las empresas hoy da, es la de contar con su propio

programa contable para la realizacin de los procesos contables de la empresa, entre

muchas otras cosas, ya que con la ayuda de un programador adaptan las necesidades de la

empresa a un programa capaz de expandirse conforma lo vaya haciendo esta.

Tecni ciencia Libros y Librera Nacho son un par de tantas empresas que hacen

uso de sistemas contables automatizados propios.

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CONCLUSIN

La utilizacin de un sistema contable automatizado facilita tanto la clasificacin, como el

proceso de anlisis y resumen de los procesos y transacciones econmicas, o no, que

suceden en determinada empresa.

Son capaces de realizar por si mismos el trabajo de un asistente contable, siendo entonces

el principal punto de apoyo de un contador para con la empresa.

La utilizacin de un programa contable permite tomar en cuenta todos aquellos aspectos

necesarios para el anlisis y la toma de decisiones gerenciales de manera eficiente y

oportuna.

De acuerdo a cada tipo de empresa, el programa automatizado contable se desarrolla a la

medida, pudiendo comprender con ms exactitud los procesos que suceden dentro de esta.

Existen diversos tipos de sistemas contables automatizados que han sido creados para

satisfacer ciertas funciones, y van desde sistemas contables automatizados complejos e

interconectados como toda la suite SAP, hasta sistemas contables automatizados bsicos,

hechos a medida de la pequea y mediana empresa.

El precio de un sistema contable a otro vara segn el tamao y programacin de este.

Generalmente el sistema automatizado contable va de la mano con la empresa que lo usa,

ya que para implementarlo se debe hacer un estudio previo de las capacidades y

necesidades de cada cual.

Se encontraron sistemas contables grandes creados para empresas grandes como

CORPOELECT, y otros sistemas ms bsicos creados principalmente para las pequeas

empresas como RIPILIKA.