procesos de cuentas por cobrar automatizados

− El módulo de cuentas por cobrar es el encargado de controlar la gestión de

ingresos de la institución educativa permitiendo crear sesiones de cobranza para

posteriormente realizar la apertura de cajas en la cuales los cajeros registrarán los

cobros en efectivo y con tarjeta de crédito o débito, permitiendo el cobro en

distintas monedas, cada una asociada a un tipo de cambio.

− El modulo posibilita el envío de un archivo de cobranza al banco para cobros

mediante cuenta recaudadora y el registro de los cobros realizados por el banco

mediante la importación del archivo de cobranza.

− El módulo permite realizar cortes de caja con la finalidad de efectuar el control de

los ingresos y egresos o arqueo de caja. Al finalizar las sesiones de cobranza

genera las planillas de cobranza por cada caja.

Módulo de Cuentas por Cobrar - Definición

Código Proceso

CXC-01 Aperturar y Cerrar Mes

CXC-02 Generar Venta Académica

CXC-03 Generar Venta No Académica

CXC-04 Generar Boleta/Factura

CXC-05 Generar Nota de Crédito

CXC-06 Generar Nota de Debito

CXC-07 Generar Letra

CXC-08 Gestionar Cobranza

CXC-09 Recaudar en Caja

CXC-10 Recaudar en Banco

CXC-11 Generar Corte de Caja

CXC-12 Generar Orden de Deposito

CXC-13 Generar Planilla de Ingreso

CXC-14 Generar Movimiento Bancario

CXC-15 Gestionar Cobranza Dudosa

Inventario de Procesos

CXC-01 Aperturar y Cerrar Mes

Apertura/Cierre de mes - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona el mes

Tesorería

<Sin Aperturar>

<Aperturado o Cerrado>

2. Apertura mesTesorería

Aperturar mes

Cerrar mes

<Sin Aperturar o Cerrado>

<Cerrado>

Proceso2. Valida que todos los

documentos emitidos en el

mes seleccionados se

encuentren impresos y no

falte correlativo.

Tesorería

3. Apertura mes

<Error>

<Sin Error>


Ingresos Académico - Diagrama Conceptual Propuesto

0.5. Registra matrículaMAT-01 Matrícula Presencial – Carrera

Matricula-Unidad Académica

0.5. Registra matrículaINT-01 Matrícula No Presencial – Carrera (Web)

Intranet-Alumno

Admisión-Counter

0.5. Adiciona concepto a cobrarADM-03 Atención de Postulantes

1. Generar Orden de venta

Proceso

2. Generar cronograma

de pagos

Proceso

Matricula-Counter

0.5. Registra matrículaMAT-02 Matrícula Presencial – Extensión MAT-04 Matrícula No Presencial – Extensión

0.4. Registra precio.

Tesorería

0.1. Registra el curso y/o producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos

Programación-Registros Académicos

0.2. Registra la malla curricular del producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos

Programación-Registros Académicos

0.3. Realiza la programación del curso y/o producto.PRO-01 Creación de Cursos y Productos

Programación-Unidad Académica


Anulación - Diagrama Conceptual Propuesto

0. Solicita anulación de la matricula


1. Genera solicitud de

anulación por cada orden

de venta,

Proceso

4. Anular orden

de venta

Proceso

2. Selecciona solicitud

generada.

Ventas

3. Ejecutar solicitud

Ventas

<Facturado>

<No facturado>

4. Rebajar orden de

venta de cuotas

pendientes.

Proceso

5. Nota de crédito por

anulación de todos los

documentos facturados.

Proceso

<Total>

<Parcial>

0. Solicita anulación de la matriculaMAT-05 Anulación de Pre-Matrícula

Matricula-Counter


0. Registra la carta/resolución de retiroMAT-13 Retiro VoluntarioMAT-14 Retiro Académico

MAT-15 Retiro por AbandonoMAT-16 Retiro Ético


Modificación de cronograma - Diagrama Conceptual Propuesto

0. Realiza la postergaciónPRO-07 Postergación de

Inicio de Clases



0. Registra la solicitudMAT-07 Cambio de Turno


modificación de cronograma

por cada orden de venta.

Proceso

<Monto ó moneda diferentes>

<Monto y moneda iguales>

CXC-02 Venta – AcadémicoModificación de venta


generada.

Ventas3. Configurar nuevas

fechas de vencimiento

por cuota

Ventas

5. Registra Modificación

de cronograma con los

cambio de fecha de

vencimiento

Proceso


Ventas


Modificación de venta - Diagrama Conceptual Propuesto


0. Registra la solicitudMAT-07 Cambio de TurnoMAT-08 Cambio de Sede


modificación de venta por

cada orden de venta.

Proceso

<Monto ó moneda diferentes>

<Monto y moneda iguales>

CXC-02 Venta – AcadémicoModificación de cronograma


generada.

Ventas


Ventas

0. Registra modificaciónMAT-06 Modificación de Matrícula


4. Anular orden

de venta

Proceso

<Facturado>

<No facturado>

4. Rebajar orden de

venta de cuotas

pendientes.

Proceso

<Total>

<Parcial>

5. Nota de crédito por

anulación de todos los

documentos facturados.

Proceso

6. Genera nueva orden

de venta

Proceso

<Documento

por aplicar>

<Sin documento

por aplicar>

7. Generar facturación

con su respectivo recibo

de ingreso aplicando la

nota de crédito como

forma de pago.

Proceso


Otros Ingresos - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona Cliente.

Ventas

0.1. Registra catalogo.

Tesorería

0.2. Configura que

unidad de negocio puede

vender el catalogo.

Tesorería


Tesorería

0.4. Registra tipo

de cambio.

Caja

2. Selecciona Catalogo

según unidad de negocio.

Ventas

3. Registra orden

de venta.

Ventas


Otros Ingresos Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Selecciona varios

Clientes.

Ventas



Ventas

3. Registra orden

de venta.

VentasProceso

4. Generar orden de venta

por cada cliente

seleccionado con el mismo

catalogo seleccionado.


Tesorería

0.2. Configura que


vender el catalogo.

Tesorería


Tesorería

0.4. Registra tipo

de cambio.

Caja


Sin Recaudación - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra

orden de venta.

Ventas1. Selecciona cliente.

Facturación

2. Selecciona cuotas.

Facturación

Nota: Las cuotas que se

encuentren vencidas se le

asignara como fecha de

vencimiento la fecha de

emisión.

0.2. Registra serie.

Tesorería

4. Registra boleta/factura.

Facturación3. Selecciona tipo

documento y serie.

Facturación

5. Imprime boleta/factura.


Sin Recaudación Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra

orden de venta.

Ventas1. Selecciona unidad de

negocio y tipo de

cliente(Empresa-Persona).

Facturación

2. Elige hasta que fecha

de vencimiento se

generara la

boleta/factura.

Facturación

0.2. Registra serie.

Tesorería

3. Selecciona clientes a

generar boleta/factura.

Facturación

5. Genera boleta/factura a los clientes

seleccionados según el vencimiento de

sus cuotas.

Proceso

4. Ejecuta la generación.

Facturación

6. Imprime Factura/Boleta. Nota: Las cuotas que se

encuentren vencidas se le

asignara como fecha de

vencimiento la fecha de

emisión.


Anulación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación0.3. La boleta/factura impresa

se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura. 1. Seleccionar boleta/factura

que se realizara la anulación

Facturación

2. Ingresa segunda clave

para autorizar la anulación

por error.

Facturación

<Sin factura original>

<Factura original>

<Con movimiento>

<Sin movimiento>

Facturación

0.2. Error de facturación.

3. Realiza la anulación

del documento.

Proceso


Anulación Modificación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación0.3. La boleta/factura impresa

se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura. 1. Seleccionar boleta/factura


Facturación



por error.

Facturación


<Factura original>

<Con movimiento>

<Sin movimiento>

Facturación


3. Genera clonación del

documento y se muestra

para su edición.

Proceso

4. Modifica información

del nuevo documento a

generar.

Facturación

5. Registra nueva

facturación.

Facturación6. Realiza la anulación

del documento erróneo.

Proceso

7. Genera el nuevo

documento.

Proceso

8. Imprime boleta/factura.


Anulación - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación

0.1. Registra boleta/factura

sin recaudación.


con recaudación.

CajaFacturación

2. Selecciona cliente.

Facturación

3. Selecciona documento

para realizar la anulación.

Facturación

1. Selecciona tipo de

anulación,

Facturación

4. Registra nota de crédito.5. Genera saldo a favor

del cliente para su

posterior devolución.

Proceso

<Sin abono>

<Con abono>

<Anular pedido> <Extornar facturado>

6. Anula la orden de venta.

Proceso

6. Restablece las cuotas de

la orden de venta para su

posterior facturación.

Proceso7. Imprime nota de crédito.


Anulación Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación


sin recaudación.


con recaudación.

Caja

Facturación

3. Selecciona solicitudes

aprobadas a generar

masivamente nota de crédito.

Facturación

1. Registra solicitud

de anulación,

Facturación

4. Ejecutar solicitud .5. Genera saldo a favor

del cliente para su

posterior devolución.

Proceso

<Sin abono>

<Con abono>

<Anular pedido> <Extornar facturado>

6. Anula la orden de venta.

Proceso

6. Restablece las cuotas

de la orden de venta para

su posterior facturación.

Proceso

2. Aprueba solicitud.

Tesorería

7. Imprime nota de crédito.


Anulación Modificación - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación


sin recaudación.


con recaudación.

Caja Facturación


Facturación


para realizar la anulación.

Facturación

4. Registra nota de crédito.

<Sin abono>

<Con abono>5. Levanta la pantalla con la

información del documento


para su modificación.

ProcesoFacturación

6. Acepta modificación

del nuevo documento a

generarse.

7. Genera anulación y

nuevo documento.

Proceso

Facturación

3. Selecciona sesión de

cobranza donde se

realizara la aplicación.

<Sin abono>

<Con abono>

9. Imprime nota de crédito

y boleta/factura.

8. Genera recibo de caja con

su respectiva aplicación

Proceso


Rebaja - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación

5. Registra nota de crédito.7. Genera saldo a favor del

cliente para su posterior

devolución o aplicación.

Proceso

<Sin abono>

<Con abono>

Facturación


sin recaudación.


con recaudación.

Caja Facturación


Facturación


para realizar la rebaja.

<No asigna recargo>

<Asigna recargo>

Facturación


cobranza donde se


<Sin abono>

<Con abono>

6. Rebaja la venta al

documento seleccionado.

Proceso

<No asigna recargo>

<Asigna recargo>

8. Genera nota de débito

Proceso

10. Imprime nota de

crédito y nota de débito.

Facturación

3. Selecciona serie y digita

el monto del recargo.

9. Genera recibo de caja por

la nota de débito con su

respectiva aplicación.

Proceso


Reserva - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación

4. Registra nota de crédito.6. Genera saldo a favor del

cliente para su posterior

aplicación.

Proceso

Facturación


sin recaudación.


con recaudación.

Caja Facturación


Facturación


para realizar la reserva.

5. Anula la venta del

documento seleccionado.

Proceso

7. Genera orden de

venta por reserva

Proceso 10. Imprime nota de

crédito y boleta.8. Genera boleta

por reserva.

Proceso

<Sin abono>

<Con abono>

Facturación


cobranza donde se


9. Genera recibo de caja por

boleta con su respectiva

aplicación.

Proceso


Programar Devolución - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Solicita devoluciónAlumno

2. Notifica solicitud.

Caja

3. Programa devolución en

cheque o efectivo.

Tesorería

4. Actualiza nota de crédito,

para no ser usado en

cuentas por cobrar como un

documento por aplicar.

Proceso

5. Autoriza devolución en

cheque o efectivo.

Cuentas por Pagar-Tesorería

6. Realiza la devolución.

Caja


Recargo - Diagrama Conceptual Propuesto

Facturación


sin recaudación.


con recaudación.

Caja Facturación


Facturación


para realizar el recargo.

Facturación

3. Registra nota de debito.4. Imprime nota de débito.


Recargo Masiva - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra recibo de

ingreso con nota de débito

interno por recargo .

Caja Facturación

1. Selecciona moneda y

rango de fecha de emisión

para consultar nota de

débito internas.

Facturación

3. Selecciona nota de

débito internas que se

procesaran.

Facturación

4. Ejecuta proceso.

Facturación

2. Selecciona serie

de la nota de débito.

5. Genera una nota de

débito por todas las notas

de debito seleccionadas.

Proceso


Cobranza Libre - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra

refinanciamiento.


cobranza y digita el

numero de cobranza.

3. Cobra letra.

1. Selecciona letra.0.2. Genera letras.

ProcesoCobranzas

4. Genera recibo caja por

la cancelación de la letra

con la forma de pago

cobranza libre.

Proceso

Cobranzas

CobranzasCobranzas


Renovación - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra

refinanciamiento.

2. Elige a cuantas letras

se renovara.

3. Renueva letra.


ProcesoCobranzas

4. Genera letras y cancela

la letra seleccionada.

Proceso

<Cancelado

ó Protestado>

<Pendiente>

Cobranzas

CobranzasCobranzas


Protestar - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra

refinanciamiento.

2. Protesta letra.


ProcesoCobranzas

<Cancelado

ó Protestado>

<Pendiente>

Área legal

Cobranzas

Cobranzas

3. Envía la letra al

notario .


Concesión de mora - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Revisa caso.

<Aprueba>

<Rechaza>

Cobranzas

Cobranzas

Cliente

1. Solicita ampliación

de pago.

3. Selecciona al cliente.

Cobranzas

4. Selecciona cuota.

Cobranzas

6. Modifica fecha de

vencimiento o asigna

descuento de mora.

Cobranzas

5. Asigna fecha de vigencia a

la concesión de mora según

acuerdo con el cliente.

Cobranzas

7. Registra concesión

de mora.

8. Actualización temporal

del cronograma de pagos

hasta la fecha de concesión.

Proceso


Modificación de cronograma - Diagrama Conceptual Propuesto

Cobranzas

1. Selecciona al cliente a quien

se le realizara la modificación

de su cronograma de pagos

por error o para incluir

descuento o recargo.

Cobranzas

2. Selecciona cuota.

Cobranzas

3. Modifica fecha de

vencimiento o asigna

descuento de mora.

Cobranzas

4. Registra modificación

de cronograma.

5. actualiza cronograma

de pagos.

Proceso


Reprogramación - Diagrama Conceptual Propuesto

Cliente

1. Solicita

reprogramación .2. Revisa caso.

<Aprueba>

<Rechaza>

Cobranzas

Cobranzas


Cobranzas

4. Selecciona cuotas.

Cobranzas

6. Modificar la fecha de

vencimiento a las nuevas

cuotas.

Cobranzas

5. Elige a cuantas cuotas

reprogramará según acuerdo

con el cliente.

Cobranzas

7. Registra

reprogramación.

8. Genera nuevas cuotas,

anulando o rebajando las

cuotas seleccionadas.

Proceso


Refinanciamiento - Diagrama Conceptual Propuesto

Cliente

1. Solicita

refinanciamiento.2. Revisa caso.

<Aprueba>

<Rechaza>

Cobranzas Cobranzas


Cobranzas

4. Selecciona

documentos

(boleta/factura) .

Cobranzas

6. Modificar la fecha de

vencimiento a las letras.

Cobranzas

5. Elige a cuantas letras se

refinanciará según acuerdo con

el cliente.

Cobranzas

7. Registra

refinanciamiento.

9. Genera nuevas letras,

cancelando por canje a los

documentos seleccionados.

Proceso<Sin Mora>

<Con mora>

8. Genera nota de débito

por la mora de los

documentos seleccionados.

Proceso


Apertura de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto

3.Selecciona cajero

4. Selecciona caja.

Caja

Caja

<Normal>

<Autorización>

5. Digita monto de

apertura.

Caja

0. Registra autorización

de cobranza.

6. Registra apertura

Caja

Proceso

9. Configura la caja según

autorización de cobranza.<primera sesión>

<mas de una sesión>

Proceso

7. Apertura caja.

TesoreríaProceso

8. Abrir sesión de

cobranza.

1.Selecciona tipo de

apertura de caja

Caja

<Cajas disponibles>

<No hay cajas

disponibles>

2.Selecciona fecha

Caja


Cliente Paga Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Proporciona

código, nombre o

cupón.

Cliente

2. Consulta estado

de cuenta.

Caja

<No existe

deuda>

<Si existe

deuda>

3. Selecciona

cuotas a pagar.

Caja

4. Calcula monto

total a pagar.

Proceso

5. Proporciona al cliente

el monto que debe

cancelar.

Caja

6. Decide forma de

pago con el cual

cancelará deuda.

Cliente<Tarjeta de crédito

,Nota de crédito

,Cheque

,Voucher

,Canje.>

<Efectivo>

7. Registra y/o

selecciona documento de

medio de pago.

Caja

8. Rebaja saldo a

documento

seleccionado.

Proceso

<Otra moneda>

<Misma moneda>8. Compra/venta de

moneda extranjera.

Caja

10. Genera

factura/boleta y la

cancela.

Proceso

11. Imprime

boleta/factura.

9. Registra

pago.

Caja

10. Imprime

liquidación de pago.

<Es orden venta>

<Es boleta/factura>


Cliente Paga Mora - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Proporciona

código, nombre o

cupón.

Cliente

2. Consulta estado

de cuenta.

Caja

<No existe

deuda>

<Si existe

deuda>

3. Selecciona

cuotas a pagar.

Caja

4. Calcula monto

total a pagar.

Proceso

5. Selecciona

boleta/factura y serie

por el pago de mora.

Caja

7. Genera factura/boleta y

la cancela.

Proceso

8. Imprime

boleta/factura y

nota de débito.

6. Registra

pago.

Caja

<Paga solo mora>

<Paga mas que la

mora>

<Con mora>

<Sin mora>

CXC-09

Cliente Paga Deuda

5. Selecciona nota de

débito/interno y serie

por el pago de mora.

Caja

<Es orden venta>

<Es boleta/factura>


Venta No Académica - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Selecciona Cliente.


Tesorería

0.2. Configura que


vender el catalogo.

Tesorería


Tesorería

0.4. Registra tipo

de cambio.

Caja



4. Selecciona tipo documento

(boleta/factura) y serie.

1. Apertura caja.

CajaCajaCajaCaja

6. Registra pago.

Caja

7. Genera orden de

venta.

Proceso

8. Genera

boleta/factura.

Proceso

5. Elige forma de pago.

Caja

9. Genera recibo de

caja por cancelación

del documento

boleta/factura.

Proceso10. Imprime

boleta/factura.


Anulación por Error - Diagrama Conceptual Propuesto

0.3. La boleta/factura impresa

se trabo o rompió.0.1. Registra boleta/factura.

2. Selecciona recibo caja de

la boleta/factura que se

realizara la anulación.



por error.


<Factura original>



del recibo de caja.

Proceso

Caja Caja

CajaCaja


de la boleta/factura.

Proceso

<Finalizado>

<Abierta ó

Autorizado>

1. Selecciona

sesión de cobranza

Caja

4. Ejecuta la anulación por

error desde la sesión de

cobranza.

Caja


Cierre de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona caja.

<Sesiones finalizadas>

<Sesiones abiertas o en corte>

Tesorería

2. Verifica que las

sesiones de cobranza se

encuentren finalizadas.

3. Verifica que todas la sesiones

de la caja se encuentren validas

(documentos emitidos, voucher

banco, corte de caja por cuadre).

Tesorería

4. Reabrir sesión

para agregar o

modificar ingresos.

Tesorería

Proceso

4. Realiza

cierre de caja.

Tesorería

<Corregir cuadre>

<Cuadradas>

5. Corregir ingreso.

Caja

5. Cerrar todas la

sesiones de cobranza

seleccionadas.

Proceso

0.1. Corte de caja en

sesión de cobranza por

cuadre.

Caja

0.2. Finaliza la

sesión de cobranza.

Caja


Reapertura de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona caja.

<Cerrada>

<Aperturada>

Tesorería

3. Deshacer cierre.

Tesorería

<Con Planilla>

<Sin Planilla>

4. Selecciona sesión

de cobranza.

Tesorería

2. Eliminar planilla.

Tesorería

<Día de cobranza>

<Otro día al

de la cobranza>

6. Abre la sesión de

cobranza.

Proceso

5. Reabrir sesión por

autorización.

Tesorería

5. Reabrir sesión

normal.

Tesorería

<Liquidada>

<Sin liquidar>


Generar Archivo de Cobranza - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona banco.

TesoreríaMatricula-Admisión-Web

0.1. Registra venta académica 0.2. Generar Orden de

venta y cronograma de

pago

Proceso

Listado de cuotas vencidas Listado de cuotas pendientes

2. Digita rango de fecha de

vencimiento de deudas.

Tesorería

5. Recibe Archivo

Banco

3. Genera archivo de

cobranza según el formato

del banco seleccionado y

el rango de fecha.

Proceso

4. Envía el archivo de

cobranza al banco.

Tesorería


Proceso de Conciliación Parcial - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Descarga archivo

de resultado parcial.

Tesorería

0.4. Publica

transacciones

parcialmente.

Banco Interface

2. Selecciona banco para

identificar el formato del

archivo de resultado parcial.

Tesorería

3. Buscar y carga

archivo de resultado

parcial.

Tesorería

4. Valida abonos e

identifica registros con

errores.

Proceso

<Archivo no cumple

con el formato>

<Archivo cumple

con el formato><Transacciones OK>

<Transacciones

con ERROR>

CXC-10

Reproceso

5. Ejecuta

proceso parcial.

Tesorería

6. Procesa transacción.

Proceso

<fecha pago OK>

<Pago fuera

de fecha>

7. Genera

orden de venta

por devolución.

Proceso8. Genera boleta.

Proceso

9. Genera recibo

de caja.

Proceso

<Cuota vencida>

<Cuota sin vencer>

7. Genera nota de debito

por mora.

Proceso

<Con exceso>

<Sin exceso>

7. Genera Orden de venta

por pago en exceso.

Proceso

10. Imprime

boleta, factura y

nota de débito.


Reproceso de Conciliación Parcial - Diagrama Conceptual Propuesto

5. Valida abonos e


errores.

Proceso

<Transacciones OK>

<Transacciones

con ERROR>

CXC-10

Reproceso

6. Ejecuta

proceso parcial.

Tesorería

7. Procesa transacción

Proceso

<fecha pago OK>

<Pago fuera

de fecha>

8. Genera

orden de venta

por devolución

Proceso9. Genera boleta

Proceso

10. Genera recibo

de caja

Proceso

<Cuota vencida>

<Cuota sin vencer>


por mora

Proceso

<Con exceso>

<Sin exceso>


por pago en exceso.

Proceso

11. Imprime

boleta, factura y

nota de débito.

1. Selecciona

archivo procesado.

Tesorería

2. Consulta

transacciones erróneas.

Tesorería

3. Cambia, agrega

datos faltantes a


Tesorería

4. Actualiza en la base


Tesorería

0.1. Ejecuta proceso

parcial de archivo

resultado.

Tesorería

0.2. Procesa transacciones OK

y separa en una bandeja las


Proceso


Proceso de Conciliación Total - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Recepción del

archivo de resultado.

Tesorería

0.1. Envía archivo

de cobranza.

Banco

2. Selecciona banco para

identificar el formato del


Tesorería

3. Buscar y carga


Tesorería

4. Valida abonos e


errores.

Proceso

<Archivo no cumple

con el formato>

<Archivo cumple

con el formato>

<Transacciones OK>

<Transacciones

con ERROR>

CXC-10

Reproceso

6. Ejecuta

proceso parcial.

Tesorería


Proceso

<fecha pago OK>

<Pago fuera

de fecha>

8. Genera

orden de venta

por devolución.


Proceso

10. Genera recibo

de caja.

Proceso

<Cuota vencida>

<Cuota sin vencer>


por mora.

Proceso

<Con exceso>

<Sin exceso>


por pago en exceso.

Proceso

11. Imprime

boleta, factura y

nota de débito.

5. Concilia con el

proceso parcial y marca

las transacciones ya

generadas o validadas.

Proceso


Reproceso de Conciliación Total - Diagrama Conceptual Propuesto

4. Valida abonos e


errores.

Proceso

<Transacciones OK>

<Transacciones

con ERROR>

CXC-10

Reproceso

6. Ejecuta

proceso parcial.

Tesorería


Proceso

<fecha pago OK>

<Pago fuera

de fecha>

8. Genera

orden de venta

por devolución.


Proceso

10. Genera recibo

de caja.

Proceso

<Cuota vencida>

<Cuota sin vencer>


por mora.

Proceso

<Con exceso>

<Sin exceso>


por pago en exceso.

Proceso

11. Imprime

boleta, factura y

nota de débito.

5. Concilia con el

proceso parcial y marca

las transacciones ya

generadas o validadas.

Proceso

1. Selecciona

archivo procesado.

Tesorería

2. Cambia, agrega

datos faltantes a


Tesorería

0.1. Ejecuta proceso

total del archivo

resultado.

Tesorería

0.2. Procesa transacciones OK

y separa en una bandeja las


Proceso

3. Actualiza en la base


Tesorería


Cuadre de Caja - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Apertura caja.

Caja

0.2. Registra pagos

realizados por los

clientes.

Caja

1. Decide dejar de

cobrar y cerrar su

sesión.

Caja

2. Selecciona sesión

de cobranza.

Caja

3. Corta caja por

cuadre.

Caja

<Arqueo automático>

<Arqueo ciego>

4. Genera

corte de caja.

Proceso

4. Cuadra caja

manualmente.

Caja

<Llega a montos

físico en caja>

<No llega a montos >

5. Imprime

corte de caja.

6. Finaliza sesión de

cobranza.

Caja


Seguimiento - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Decide realizar

seguimiento a un rango de

fecha determinado, caja o

cajero.

Tesorería

2. Digita rango de fecha de

las sesiones de cobranza.

Tesorería

3. Selecciona caja

o cajero.

Tesorería

4. Selecciona

sesiones de cobranza.

Tesorería

5. Registra corte de caja.

Tesorería

6. Genera corte

de caja por

seguimiento.

Proceso

CXC-12 Generar Orden de Depósito

Recibo Egreso - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Solicita deposito en

cuenta bancaria.

Tesorería

2. Registra

recibo de egreso.3. Selecciona

recibo de egreso.

TesoreríaCaja

TesoreríaTesorería

6. Genera orden

de depósito por

recibo de egreso.

Proceso

4. Define cuentas

bancarias donde

se realizará el

depósito.

5. Registra orden

de depósito.

Currier / Empleado

7. Deposita en banco

según orden de depósito.

Tesorería

8. Modifica orden de depósito

con información del banco

(numero/fecha de operación).

9. Genera nota de

abono por deposito en

banco.

Proceso

CXC-12 Generar Orden de Depósito

Planilla de Ingreso - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Selecciona

planilla de ingreso.

Tesorería

TesoreríaTesorería

4. Genera orden de

depósito por planilla

de ingreso

Proceso

2. Define cuentas

bancarias donde

se realizará el

depósito.

3. Registra orden

de depósito.

Currier / Empleado

5. Deposita en banco

según orden de depósito.

Tesorería

6. Modifica orden de depósito

con información del banco

(numero/fecha de operación).

7. Genera nota de

abono por deposito en

banco.

Proceso

0.2. Registra planilla.

Tesorería

0.1. Cierra caja.

Tesorería

CXC-13 Generar Planilla

Ingreso por Caja - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Apertura caja.

Caja

0.2. Registra pagos

realizados por los

clientes.

Caja

0.3. Corte de caja

por cuadre de caja.

Caja

0.4. Finaliza sesión

de cobranza.

Caja

0.5. Cierra caja.

Tesorería

2. Selecciona

sesiones de cobranza

con cierre de caja.

Tesorería

1. Digita rango de

fecha de las sesiones

de cobranza.

Tesorería

3. Registra planilla

de ingreso.

Tesorería

4. Genera planilla de

ingreso

Proceso

5. Registra orden de

depósito.

Tesorería

6. Liquida planilla.

Tesorería

8. Imprime planilla

de ingreso.

7. Integración

mediante interfaces

Proceso


Emisión de Documento - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra boleta/factura.

Facturación Facturación

0.2. Registra

nota de crédito.

Facturación

0.3. Registra

nota de débito.

0.4. Registra letras.

Cobranzas

2. Selecciona

documentos emitidos

sin recaudación.

Tesorería

1. Digita fecha de

emisión.

Tesorería

3. Registra cargo por

emisión de documentos

sin recaudación.

Tesorería

4. Genera cargo por

emisión de documentos.

Proceso

5. Liquida cargo.

Tesorería 7. Imprime planilla

de cargo.6. Integración

mediante interfaces

Proceso


Modificación de ingresos - Diagrama Conceptual Propuesto

2. Selecciona recibos de

caja por modificación de

ingreso.

Tesorería

1. Digita fecha de

emisión.

Tesorería

3. Registra cargo por

modificación de ingreso.

Tesorería

4. Genera cargo por

modificación de ingreso.

Proceso

5. Liquida cargo.

Tesorería 7. Imprime planilla

de cargo.6. Integración

mediante interfaces

Proceso

0.1. Liquida planilla.

Tesorería

0.2. Identifica error

en recaudación.

Tesorería

0.3. Registra reclasificación

de medio o forma de pago.

Tesorería

0.4. Registra extorno

de abono.

Tesorería


Abono en Banco - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Deposita en cuenta

bancaria (recaudadora o

no recaudadora).

Cliente-Empresa Libro Banco

0.2. Publica o envía

estado de cuenta.

1. Recepción o

descarga del

estado de cuenta.

Tesorería

2. Analiza diferencias

del estado de cuenta.

Tesorería

0.3. Orden

depósito, genera

nota de abono.

Tesorería

0.4. Liquidar planilla,

genera abono masivo por

todos los ingreso por

papeleta de deposito.

Tesorería

Banco

<Diferencias>

<Sin diferencias>

3. Registra nota de

abono de las

transacciones faltantes.

Tesorería

4. Genera nota de abono.

Proceso


Cargo en Banco - Diagrama Conceptual Propuesto

Libro Banco

0.2. Publica o envía

estado de cuenta.

1. Recepción o

descarga del

estado de cuenta.

Tesorería

2. Analiza diferencias

del estado de cuenta.

Tesorería

Banco

<Diferencias>

<Sin diferencias>

3. Registra nota de

cargo de las

transacciones faltantes.

Tesorería

4. Genera nota de cargo.

Proceso

0.1. Registra cargo en

la cuenta bancaria.

Banco


Castigar Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto

1. Digita hasta que fecha

se cargara la base

temporal de documentos

castigados.

Tesorería

0.1. Define el numero

de meses para castigar

deuda.

Tesorería

3. Modificas selección

de documentos a

castigar.

Tesorería

4. Registra castigo.

Tesorería

2. Genera base de datos

temporal de documentos a

castigar.

Proceso

5. Modifica estados a todos

los documentos castigados,

ya no podrán se cobrados

en caja.

Proceso


Recuperar Deuda - Diagrama Conceptual Propuesto

0.1. Registra castigo.

Tesorería


Tesorería

3. Realiza descuentos.

Tesorería

Proceso


recuperación de deuda.

Proceso

0.2. Modifica estados a todos

los documentos castigados, ya

no podrán se cobrados en caja.

Cliente

1. Solicita

recuperar deuda.

4. Registra recuperar

deuda.

Tesorería

6. Genera orden de venta

con el importe de la

recuperación.

Proceso

Cliente

7. Proporciona

numero de orden de

venta a la cajera.

8. Registra pago.

Caja

9. Genera boleta y actualiza

estado de la solicitud a

atendido, libera al alumno

de deudas castigadas.

Proceso 10. Imprime boleta.

Políticas Propuestas

− El cajero es responsable de la apertura de sesión de cobranza, apertura de caja, corte

de caja, cierre de caja, cierre de sesión de cobranza, todos estos procesos forman

parte de cobranza.

− La unidad de tesorería es responsable de envío de archivo de cobranza, cobro por

cuenta recaudadora.

− El cajero es responsable del cobro por caja en efectivo y con POS.

− El cajero es responsable del canje por comprobante de venta.

Infraestructura Tecnológica

− Dispositivo POS

− Permitirá realizar el cobro con tarjetas de crédito y débito.

− Impresora Matricial

− Permitirá la impresión de documentos de cobranza (factura/boleta/nota de crédito,

etc.).

− El Sistema Académico Edutiva permite optimizar la gestión de cuentas por cobrar de

la institución educativa.

− El módulo de cuentas por cobrar permite reducir los tiempos relacionados al proceso

de sesión de cobranza, permitiendo la apertura de sesión de cobranza, apertura de

caja, corte de caja, cierre de caja y cierre de sesión de cobranza.

− El proceso de cobro por banco se optimiza, permitiendo el envío del archivo de

cobranza al banco y realizando el cobro por cuenta recaudadora, reduciendo el

tiempo empleado en el proceso.

− El proceso de cobro por caja se optimiza, permitiendo realizar el cobro en efectivo o

con tarjeta mediante el uso del POS.

− El módulo de cuentas por cobrar permite reducir los tiempos de espera relacionados

al proceso de canje por comprobante de venta, permitiendo la emisión masiva de los

documentos.

− El módulo de cuentas por cobrar interactúa con otros módulos del Sistema

Académico Edutiva.

Conclusiones

Recomendaciones

− Adoptar al Sistema Académico Edutiva como herramienta estratégica que contribuya

a la consecución de los objetivos de la institución educativa.

− Rediseñar los procesos de negocio analizados en el módulo de cuentas por cobrar e

implementar aquellos propuestos por Edutiva.

− Mantener el compromiso del personal de la institución educativa involucrado en la

implementación del módulo de cuentas por cobrar para garantizar la consecución del

proyecto.

− Definir las políticas y procedimientos necesarios que respalden la implementación de

los procesos propuestos en el módulo de cuentas por cobrar.

− Asignar roles específicos a los usuarios responsables de la cuentas por cobrar de la

institución educativa basándose en los procesos rediseñados.

− Fomentar cursos de capacitación para el personal de la institución educativa

involucrado en la utilización del módulo de cuentas por cobrar, con la finalidad de

evitar la resistencia al cambio y optimizar el uso del Sistema Académico Edutiva.

Contáctenos

Url: http://www.edutiva.com

E-Mail: [email protected]

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Teléfono : 471-8330

Celular: 9979-30439

Edutiva es una división de

procesos de cuentas por cobrar automatizados

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