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MANUAL DE CALIDADSECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Neil BravoProfesional Universitario

Nelson Andres PardoJefe Oficina Asesora de Planeación

Hector Mauricio EscobarSubsecretario General

Beatriz Elena Arbelaez MartínezSecretaria Distrital de Hacienda

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO VIGENTE A PARTIR DE VERSIÓN No.

MANUAL DE CALIDAD MN-1 22

INTRODUCCIÓN

El Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta gerencial que permite de una manerametodológica documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios de la SecretaríaDistrital de Hacienda, así como su uso y aplicación, estructurando un mecanismo de mejoracontinua que garantiza la adecuación al cambio y genera cultura organizacional.

El Manual de la Calidad es base de la estructura que guía la implementación y mantenimientodel Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaría Distrital de Hacienda, especificando lasfunciones del sistema en la gestión organizacional, reflejando la forma de aplicación de lasnormas NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008, en el desarrollo de sus actividades, adecuándolaa su tamaño, complejidad y cultura, buscando establecer con claridad el mapa sistémico einterrelación de los procesos, clientes, productos, condicionantes de calidad y producto noconforme.

MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

La Secretaría Distrital de Hacienda tiene la misión de gestionar recursos y distribuirlos entre lossectores de la Administración Distrital, para cumplir con las metas establecidas en el Plan deDesarrollo, bajo el principio de sostenibilidad fiscal.

VISIÓN

Para 2020 la Secretaría Distrital Hacienda facilitará el recaudo y administración de los recursos através de la ampliación de canales de atención, el uso de tecnologías de la información y untalento humano comprometido con un servicio amable y eficiente de cara al ciudadano.

MENU

1. LA ENTIDAD

2. OBJETO Y ALCANCE

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

6. GESTIÓN DE RECURSOS

7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

HACER CLICK SOBRE EL CAPÍTULO QUE DESEA CONSULTAR

1.4 HISTORIA

1.5 UBICACIÓN

1.6 SERVICIOS

1.1 PRESENTACIÓN SDH

1.2 REGIMEN APLICABLE

1.3 ESTRUCTURA SDH

MENU DE CALIDAD

1. LA ENTIDAD

VOLVER A1. LA ENTIDAD

La Secretaría Distrital de Hacienda, es cabeza del Sector Hacienda, el cual está conformado porla Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y el Fondo de Prestaciones Económicas,Cesantías y Pensiones - FONCEP, como entidades adscritas y la Lotería de Bogotá, comoentidad vinculada.

La Secretaría Distrital de Hacienda tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecucióny seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para laoperación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas dedesarrollo económico, social y de obras públicas.

La Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá es la entidad rectora de los temas económicos yfinancieros de la ciudad, hace parte de la Administración Central Distrital y dependedirectamente de la Alcaldía Mayor.

1.1 PRESENTACIÓN SDH

1.2 RÉGIMEN APLICABLE

• Régimen aplicable. El Distrito Capital como entidad territorial está sujeto al régimenpolítico, administrativo y fiscal que para él se establece expresamente la Constitución ylas leyes especiales. En ausencia de las normas anteriores, se somete a las disposicionesconstitucionales y legales vigentes para los municipios.

• Constitución Política de 1991. Artículo 322, Modificado por el Acto Legislativo 01 de2000. - Bogotá, Capital de la República y del departamento de Cundinamarca, se organizacomo Distrito Capital y goza de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de loslímites de la Constitución y la ley.

• Autoridades. El Gobierno y la Administración del Distrito Capital están a cargo de:• El Concejo Distrital.• El Alcalde Mayor.• Las Juntas Administradoras Locales.• Los Alcaldes y demás autoridades locales.• Las entidades que el Concejo, a iniciativa del Alcalde Mayor, cree y organice.• Son organismos de control fiscal, disciplinario y de control ciudadano: la Personería

Distrital, la Contraloría Distrital y Veeduría Distrital, quienes ejercen competenciasfijadas en la Constitución, las leyes y los acuerdos.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125


1.3 ESTRUCTURA SDH


Entidades del sector: Catastro Distrital y el Fondo de PrestacionesEconómicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, como entidades adscritasy la Lotería de Bogotá, como entidad vinculada.

1.4 HISTORIA

• La Secretaría de Hacienda Municipal de Bogotá se creó mediante la Ley 72 del 29 denoviembre de 1926 la cual se reglamentó al año siguiente mediante el Decreto 47 de1927.

• Temas asignados: Presupuesto, Estadística, Recaudo de Rentas, Contabilidad, Cuentas,Reconocimiento de Créditos y Parte Fiscal del Teatro Municipal.

• A través de diversos acuerdos la Secretaría de Hacienda adquirió la estructura que tienehoy en día.

• Funciones asignadas: Recaudador y pagador del Distrito, la elaboración del Presupuesto,la coordinación en materia de crédito público, la formulación, coordinación y ejecución depolíticas en materia pensional, obligaciones contingentes, tributaria, fiscal, contable y detesorería. Decreto 601 de 2014

• Para el cumplimiento de las funciones actuales la entidad tiene la siguiente EstructuraOrgánica


hhttp://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60281

1.5 UBICACIÓN ENTIDAD


PUNTOS DE CONTACTO SERVICIOS SDH

Administración de Ingresos Tributarios – Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá

CAD Carrera 30 No.

25-90

Piso 3, 14, 16

Gestión Integral de Tesorería - Dirección Distrital de Tesorería Piso 1

Gestión Contable Distrital - Dirección Distrital de Contabilidad Piso 10

Gestión Presupuestal Distrital – Dirección Distrital de Presupuesto Piso 6

Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes - Oficina Asesora de Análisis y Control del Riesgo

Piso 4

Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas -Subdirección de Proyectos Especiales

Piso 2 -Supercade

Gestión y Administración de la Deuda – Dirección Distrital de Crédito Público

Piso 3

Oficina de Ejecuciones Fiscales – Dirección Distrital de Tesorería Calle 54 #14 - 65

1.5 PUNTOS DE SERVICIO


SUPERCADES

AméricasEstación de Transmilenio Portal de las AméricasCarrera 86 No. 43-55 Sur

Suba Calle 148 No. 103B-95

BosaCalle 57 R Sur No. 72D-12

20 de Julio Cra. 5A No. 30 D 20 Sur

Calle 13, Movilidad y Hábitat

Calle 13 No. 37-35

Centro AdministrativoDistrital - CAD

Carrera 30 No. 25-90

CADES

Santa Lucia Avenida Caracas Nº 42-00 Sur

ServitaCalle 165 No. 7 - 52

Candelaria la Nueva

Calle 60 A Sur No. 20 - 80

Fontibón Dig. 16 No. 104 - 51 Centro Comercial Portal de la Sabana

Toberín Carrera 21 No. 169-62 Local 118.

Bogotá en Movimiento

Punto móvil para la atención directa en localidades

1.5 PUNTOS DE CONTACTO DE

ATENCIÓN NO PRESENCIAL


Puntos de contacto de atención no presencial

Línea 195

Página Web www.shd.gov.co

Correo electrónico [email protected]

Oficina de Defensoría del ciudadano Cra. 30 No. 25-90 Primer Piso Teléfono: 3385138- 3385111

Correo electrónico: [email protected]

http://www.shd.gov.co/

mailto: [email protected]

mailto:[email protected]

1.6 SERVICIOS


Administración de Ingresos Tributarios (CPS-02)

Gestión Integral de Tesorería (CPS-04)

Gestión Contable Distrital (CPS-05)

Gestión Presupuestal Distrital(CPS-06)

Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes (CPS-07)

Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas (CPS-08)

Gestión y Administración de la Deuda Pública y Cooperación (CPS-09)

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/documentos.asp







2. OBJETO Y ALCANCE

2.1 OBJETO

2.2 ALCANCE

2.3 EXCLUSIONES

2.4 NORMATIVIDAD

MENU DE CALIDAD

2.1 OBJETO

El presente manual contiene la descripción del Sistema de Gestión de la Calidad de la SecretariaDistrital de Hacienda de acuerdo con los lineamientos establecidos en las normas NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008 y tiene por objeto describir las disposiciones aplicables adoptadas para:

• Posibilitar que los usuarios obtengan un alto grado de satisfacción por los estándares decalidad de los servicios en términos de las características de calidad establecidas en lascaracterizaciones de servicio y de proceso.

• Obtener y asegurar la calidad de los servicios establecidos en las normas que regulan lasactividades que le son propias.

• Demostrar su capacidad para prestar servicios que cumplan los requisitos legales.

• Describir las disposiciones generales para asegurar la calidad en sus servicios, así como lasactividades para asegurar la mejora continua.

Es una herramienta de consulta para todos los servidores de la SDH para conocer y comprendercómo se da cumplimiento a los requisitos de las normas de calidad aplicadas en la entidad.

VOLVER A2. OBJETO Y ALCANCE

2.2 ALCANCE


El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda cubre losprocesos estratégicos, servicios misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluaciónrelacionados en el Mapa de Procesos.

SERVICIOS MISIONALES:

• Administración de Ingresos Tributarios

• Gestión Integral de Tesorería

• Gestión Contable Distrital

• Gestión Presupuestal Distrital

• Fortalecimiento de la Gestión del Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes

• Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas

• Gestión y Administración de la Deuda Pública y de la Cooperación

2.3 EXCLUSIONES


Numeral 7.3 Diseño y desarrollo

Administración de Ingresos Tributarios

La Dirección Distrital de Impuestos en coordinación con el Despacho del Secretario y la participación delDepartamento Administrativo de Planeación Distrital-DAPD y la Unidad Administrativa Especial deCatastro Distrital desarrollan las políticas impartidas por el Consejo Distrital de Política Económica yFiscal-CONFIS máximo organismo rector del manejo financiero para el Distrito y el Concejo Distrital.

Lo anterior, teniendo en cuenta que los aspectos de la Administración de los Tributos, relacionados conla gestión, recaudación, fiscalización, determinación, discusión, devolución y cobro de los tributosdistritales, están definidos por normas Nacionales y Distritales.

Por lo anterior, el alcance de este manual no cubre las instancias de diseño por ser procesos quetraspasan las fronteras de control de la Secretaría Distrital de Hacienda.

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición

En el capitulo 6. Control del Producto y/o Servicio No Conforme de cada una de las caracterizaciones delos servicios se identifican las características de calidad que requieren ser verificadas y se establece queel seguimiento de estas características no requiere el uso de ningún dispositivo físico de medición querequiera ser calibrado.

2.4 NORMATIVIDAD


GENERAL

• Ley 872 del 30-12-2013: Por la cual se crea el SGC en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades.

• Decreto 4110 del 9-12-2004: Se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en laGestión pública.

• Decreto 4485 DE 2009: Se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

• Acuerdo 122 del 28-06-2004: Se adopta para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de Calidad.

• Decreto Distrital 387 diciembre de 2004: Se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004.

• Directiva 004 de 2005: Direccionamiento para la implementación del SGC en el Distrito Capital.

• Decreto 1599 de 2005: Se adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), para el Estado colombiano,

• Decreto 943 DE 2014: Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)

• Norma NTC GP1000:2009 “Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

• Norma NTC-ISO 9000:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario”.

• Norma NTC-ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos”.

ESPECÍFICA

• Decreto 600 del 22-12-2014: Por el cual se establece la planta de cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda

• Decreto 601 del 22-12-2014: Por el cual se modifica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital deHacienda, y se dictan otras disposiciones

• Resolución 1584 del 06-12-2002: Por medio de la cual se crea el Comité de Calidad de la Secretaria deHacienda.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

MENU DE CALIDAD

Para el presente manual se utilizarán los siguientes términos y definiciones, los demás términos se encuentran contenidosen la NTC-ISO 9000:2000 y los aplicados en el título 3 de la Norma de Calidad de la Gestión Pública NTC GP 1000:2009:

• Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad.

• Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.•

• Caracterización: Es la descripción general de cada uno de los procesos y servicios presentes en el mapa de procesos ydeja claro el objetivo, alcance, actividades, indicadores y responsables en la gestión del mismo.

• Cliente/usuario: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Los clientes/usuarios seclasifican en internos conformados por los servidores de la entidad y externos conformados por la sociedad en suconjunto.

• Mapa de procesos: Describe gráficamente los niveles de procesos y servicios en la entidad, clasificándolos en:estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación. Refleja sus respectivas interrelaciones.

• Parte interesada: Organización, persona o grupo de personas que tienen un interés en el desempeño de una entidad.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cualestransforman elementos de entrada en resultados.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión.

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD

MENU DE CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL


El Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaría Distrital de Hacienda establece los procesos y serviciosque han sido documentados, implementados y mejorados continuamente, de acuerdo con los requisitosde la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y la Norma Técnica InternacionalISO 9001:2008.

La entidad demuestra la eficiencia, eficacia y efectividad de su gestión, con el cumplimiento de losrequisitos del SGC evidenciados así:

Determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales se encuentrandocumentados en el Mapa de Procesos, agrupados en: Procesos Estratégicos, Servicios Misionales,Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación.

El control y operación de los procesos se realiza por medio de:• Revisiones por la alta dirección• Auditorías internas y externas del SGC• Encuestas de satisfacción del cliente o usuario• Tratamiento de quejas y reclamos• Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas o de mejora• Tratamiento para el control del servicio• Análisis de los indicadores de gestión


VOLVER A4. SGC

ADMINISTRACIÓN DE INGRESOS TRIBUTARIOS CPS - 02

GESTIÓN INTEGRAL DE TESORERÍA CPS - 04

GESTIÓN CONTABLE DISTRITAL CPS - 05

GESTIÓN PRESUPUESTAL DISTRITAL CPS - 06

FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DE RIESGO FINANCIERO Y OBLIGACIONES CONTINGENTES

CPS - 07

ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS O SUPRIMIDAS

CPS - 08

Servicios Misionales

Procesos Estratégicos

Procesos de Apoyo

Procesos de Evaluación

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SIG

CPR-01

PROVISIÓN DE PERSONAL.CPR-02

MEJORAMIENTO CONTINUOCPR-06

MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZOCPR-30

ASESORÍA JURÍDICA CPR-35

CONTRATACIÓNCPR-37

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCPR-71

CONSTRUCCIÓN O MANTENIMIENTO DE SOLUCIONES DE SOFTWARE

CPR-44

PLANEACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN CPR-58

MAPA DE PROCESOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

Ciudadanos – Contribuyentes – Entidades – Inversionistas

GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA DEUDA PÚBLICA Y DE

COOPERACIÓN CPS - 09

ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE LA ENTIDAD Y EL CAD

CPR-42

DEFENSA JURÍDICACPR-36

GESTIÓN DE BIENESCPR-40

GESTIÓN DE SERVICIOS DE TICCPR-65

GESTIÓN DOCUMENTAL

CPR-43

GESTIÓN AMBIENTALCPR-77

PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y CIERRE DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA

CPR-41

COMUNICACIÓN PUBLICA SDHCPR-68

DESARROLLO Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

CPR-78

GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA CPR-46

INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

CPR-56

ANÁLISIS DE HACIENDA PÚBLICA SOBRE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA SECTORIAL E IMPACTO DE LAS POLÍTICAS PÚBLICAS

CPR-80

EDUCACION TRIBUTARIA Y SERVICIO

CPR-18

ADMINISTRACIÓN DE LAS CTAS CTES

BANCOS Y CONTRIBUYENTES

CPR-19

ASESORIA JURÍDICO TRIBUTARIA

CPR-28

NOTIFICACIONCPR-26

DETERMINACIÓN DE OBLIGACIONES

CPR-69

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

TRIBUTARIACPR-39

EXTINCIÓN DE OBLIGACIONES Y

DEVOLUCIONES DE SALDOS A FAVOR CPR-

23

GESTIÓN MASIVACPR-87

PLANEACIÓN E INTELIGENCIA TRIBUTARIA

CPR-86

COBRO COACTIVOCPR-51

RECAUDO, REGISTRO Y

LEGALIZACIÓN DE INGRESOS

CPR-14

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS A CARGO DEL TESORO DISTRITAL

CPR-82INVERSIONESCPR-13

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN DE LAS OPERACIONES DE LA

TESORERÍA DISTRITALCPR-74

ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIE

NTO TÉCNICO DEL PACCPR-12

HOMEBANKING CPR-81

GESTION DE PAGOS CPR-09

BACKOFFICECPR-83

RENDIMIENTOS FINANCIEROSCPR-84

GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES CONTIGENTES

CPR-34

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

CPR-10

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES

EINFORMES COMPLEMENTARIOS A CARGO DE LA SDH

CPR-53

GESTIÓN DE RIESGO FINANCIERO

CPR-47

EJECUCIÓN,SEGUIMIENTO Y CIERRE

PRESUPUESTALCPR-11

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES DE BOGOTA D.C.DEL SECTOR PUBLICO DISTRITAL Y DEL

GOBIERNO GENCPR-54

ASESORÍA Y CAPACITACIÓN TÉCNICA

DE PRESUPUESTOCPR-64

ASISTENCIA TECNICACPR-55

ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLEES Y DERECHOS FIDUCIARIOS RECIBIDOS EN

DACIÓN DE PAGO Y/O CESIÓNCPR-70

ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS O SUPRIMIDAS

CPR-52

ADMINISTRACIÓN DE LA DEUDA,SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN DE OPERACIONES DE BANCA MULTILATERAL Y

COOPERACIÓNCPR-15

GESTION DE OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO

CPR-63

GESTIÓN ADMINSITRATIVA DE TALENTO HUMANO

CPR-85

Ciudadanos – Contribuyentes – Entidades –Inversionistas

ATENCIÓN AL CIUDADANOCPR-89

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OPERACIONAL,DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

CPR-76

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

CPR-90

http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPS-02.pdf






http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-01.pdf

























































4.2 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

4.2.1 GENERALIDADES

El Sistema de Gestión de la Calidad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA se encuentradocumentado de la siguiente forma:

Declaración de las Políticas y Objetivos de CalidadManual de CalidadCaracterización de los ServiciosCaracterización de los ProcesosProcedimientosInstructivos, Guías, Manuales y ProtocolosAyudas en Línea de los Sistemas de InformaciónFormatos y registros.

Sistema de Gestión de la Calidad - SGC

VOLVER A4. SGC



4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

Este manual explica como opera el Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaria Distrital deHacienda, así como las políticas generales que rigen la organización. Explica también la manera enque se da cumplimiento a cada uno de lo requisitos de las Normas GP 1000:2009 e ISO 9001:2008aplicables.

El propósito que persigue este manual es:

Como referencia de actuación para todos los servidores de la Secretaria Distrital de Hacienda .

Como documento de presentación ante las entidades públicas y privadas, contribuyentes yciudadanos.

Como guía para los auditores, funcionarios y personas que estén interesadas en conocer cómoopera el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda.


VOLVER A4. SGC



4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

El proceso Control de la Documentación del Sistema Integrado de Gestión CPR-01 y su procedimiento asociado01-P-01 “Construcción, administración y control de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad”,describen las directrices para el control de la documentación.

Por regla General la documentación del SGC está disponible en la página Intranet, excepto los identificados concontenido de alta confidencialidad, que son distribuidos como COPIA CONTROLADA.

En las caracterizaciones de proceso se encuentran relacionados los documentos de origen externo que sonutilizados. Estos documentos son controlados por los responsables de cada uno de los procesos.

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

“La SDH establece y mantiene registros de calidad con el objetivo de proporcionar evidencia de la conformidadcon los requisitos establecidos en la NTC GP 1000: 2009 y demás normas, procesos, procedimientos u otrosdocumentos asociados al SGC, así como la operación eficaz, eficiente y efectiva del mismo”.En los procedimientos y Tablas de Retención documental TRD se establecen cuales son los registros que segeneran y se controlan de acuerdo con lo establecido en el proceso Gestión Documental CPR-43 y susprocedimientos asociados, el cual establece los controles para el adecuado almacenamiento, recuperación,protección y disposición final de los registros durante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.


VOLVER A4. SGC

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01


5. RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

5.4 PLANIFICACIÓN

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

MENU DE CALIDAD


DIRECCIÓN

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5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

La alta dirección de la Secretaría Distrital de Hacienda está comprometida con el desarrollo, implementación ymejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad mediante:

• La comunicación de la organización con los usuarios para satisfacer los requisitos legales y reglamentarios delos servicios;

• El establecimiento de la política y objetivos de la calidad;

• La realización de las revisión por la dirección, y

• El aseguramiento de la disponibilidad de recursos.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

Los requisitos del servicio son genéricos y aplican a todos los usuarios de la Secretaría de Hacienda que son losidentificados en el capitulo 2 de las Caracterizaciones de Servicio.

La alta dirección a través del Comité de Dirección comunica a todos los directores la importancia de cumplir conlos requisitos legales e internos y éstos a su vez mediante reuniones internas lo comunican al interior de susprocesos.


DIRECCIÓN

5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

“Garantizar la sostenibilidad financiera del Distrito Capital para contribuir con el desarrollo de la ciudad, generando confianza en losciudadanos y demás partes interesadas, mediante el compromiso, efectividad, y mejoramiento continuo de nuestros servicios yprocesos, en el marco de mejores prácticas, orientados a la apropiada gestión de los recursos, bajo el principio de austeridad,eficiencia, eficacia y efectividad”.

5.4 PLANIFICACIÓN

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDADLos objetivos generales de calidad son establecidos siguiendo las pautas de la política de calidad, son comunicados y la medición desu cumplimiento se realiza mediante lo establecido en el Plan Estratégico y en los procesos. Se definen metas que permitenestablecer las desviaciones y son revisadas y analizados por cada uno de los responsables de los procesos en los intervalosdefinidos en el proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58 y en las caracterizaciones de servicios yprocesos.Cuando el logro de los objetivos de calidad no se alcanza, se generan acciones de mejoramiento y su estado se reportaposteriormente a la alta dirección.

5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADSe cuenta con el proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58, el cual se busca garantizar el desarrollo delos planes institucionales de tal manera que se continué cumpliendo con la misión y se logre la visión de la Entidad.

La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, en cuanto a definición de procesos se realiza mediante su identificación y elestablecimiento de las secuencias e interacciones entre los mismos. Los métodos de control se encuentran definidos en lascaracterizaciones de los servicios, procesos y procedimientos, siendo éstos los documentos que reflejan la planificación del SGC.

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http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/calidad.asp




DIRECCIÓN

5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADLa estructura orgánica y funcional de la SDH se encuentra establecida en el Decreto 601 del 22 de diciembre de 2014, y en elManual de Funciones se establecen las funciones genéricas por tipo de cargo.

Las responsabilidades y autoridades específicas se encuentran definidas en cada uno de los procedimientos, en los que se incluyeun flujograma funcional que permite visualizar la participación de los cargos en las actividades y la toma de decisiones. A través deeste manual están descritas igualmente responsabilidades de calidad adicionales.

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓNLa alta dirección ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante del Sistema de Gestión de la Calidad.En la Resolución N° 141 DE 2014 del 19 de junio de 2014 se establece la autoridad necesaria para cumplir las funciones allídescritas.

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNALa alta dirección propicia herramientas de comunicación interna adecuados para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión de laCalidad, como la página intranet del Sistema de Gestión de la Calidad, en donde se comunica la política de calidad, objetivos ydocumentos del SGC.

Se cuenta además con instrumentos internos de comunicación como los comités de calidad, boletines, correo interno (Outlook),carteleras virtuales, el hacendario y los mecanismos formales establecidos a través de los registros de calidad.

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DIRECCIÓN

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

5.6.1 GENERALIDADESLa alta dirección realiza por lo menos una revisión formal del Sistema de Gestión de Calidad durante el año, con el fin de asegurar laconveniencia, adecuación y eficacia continua de dicho sistema, esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora yla necesidad de efectuar cambios en el S.G.C. incluyendo la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad.

5.6.2 INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓNLa información de entrada para la revisión por la dirección incluyen los enunciados en la NTCGP 1000:2009 y el desempeño de losSubsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓNDe esta revisión se derivan los informes y actas que reflejan el análisis de la información y acciones generadas, contempladas en el06-P-05 Revisión gerencial al Sistema Integrado de Gestión, el cual establece que los resultados de la revisión gerencial al Sistemade la Calidad por la Dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a)la mejora de la eficacia eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad;b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente,c) las necesidades de recursos,d) la fijación de compromisos

El seguimiento a los compromisos se efectúa en el formato 06-f-09, el cual se reporta trimestralmente adjunto al informe deGestión.

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6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

6.2 TALENTO HUMANO

6.3 INFRAESTRUCTURA

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

MENU DE CALIDAD


6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS

La Secretaría cuenta con instrumentos de planificación presupuestal que garantizan la apropiación de los recursos financierosnecesarios para implementar, mantener y mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, así como para aumentar lasatisfacción de los usuarios. Las directrices relativas a la disponibilidad de los recursos financieros se encuentra en el proceso deProgramación, Ejecución y cierre del Presupuesto de Gastos e Inversiones de la SDH - CPR-41.

6.2 TALENTO HUMANOEn la SDH todo el personal que ejecuta procesos y procedimientos relacionados con la calidad de los servicios tiene la competenciaadecuada sobre la base de la educación, formación, habilidades, y experiencia apropiadas.

Las competencias encuentran documentadas en el manual defunciones y la competencia de los particulares que se contratan pararealizar trabajos que afecten la calidad del servicio (Contratación 37-P-01), se establece en los términos de referencia, la entidad seasegura que estos, al igual que los servidores públicos, sean conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y decómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

En el proceso de Provisión de personal CPR-02 se verifica que los candidatos cumplan con los requisitos definidos en el perfil delcargo, la evaluación del desempeño, evaluación de habilidades además a través de los programas de Inducción general, específicadel plan de capacitación se busca se busca desarrollar las competencias necesarias para alcanzar los objetivos de calidadestablecidos. Desarrollo y Gestión del Talento Humano CPR-78.

VOLVER A6. GESTIÓN DE

RECURSOS






6.3 INFRAESTRUCTURA

El mantenimiento de edificios, espacios de trabajo, servicios de comunicaciones, seguridad y correspondencia se contemplan en elproceso de Administración de servicios de la entidad y el CAD CPR-42.

Las metodologías, controles, pruebas, validaciones y modificaciones que deben hacerse a los aplicativos, con el fin de garantizar queestos Sistemas mantengan la confiabilidad y disponibilidad de la información tributaria, pensional, financiera y administrativa, sedesarrolla a través de los procesos CPR–44 Construcción o mantenimiento de soluciones de software, CPR-46 Gestión de lainfraestructura tecnológica, CPR-65 Gestión de Servicios de TIC.

6.2 AMBIENTE DE TRABAJO

La SDH tiene programas enfocados a controlar aspectos que inciden en el mejoramiento de las condiciones laborales mediante elproceso de Desarrollo y Gestión del Talento Humano CPR-78 de tal manera que la prevención de accidentes, enfermedades laboralesy las condiciones ambientales no afecten la prestación de los servicios.

VOLVER A6. GESTIÓN DE

RECURSOS





7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

MENU DE CALIDAD

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO

Durante la planificación de la prestación del servicio, la SDH determina los siguientes aspectos:

• Los objetivos de calidad y los requisitos para cada uno de los servicios relacionados en las Caracterizaciones del Servicio• La identificación de los procesos necesarios para la prestación de los servicios y la secuencia e interacción de estos procesos.• La documentación necesaria para apoyar la prestación del servicio.• La identificación de los recursos requeridos para cada uno de los procesos, los cuales se determinan en el capitulo 6 Planeación de

Recursos de las Caracterizaciones de Proceso

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIOEn la Caracterizaciones de Proceso se ha determinados los procesos, procedimientos, requisitos legales y características de calidad,aplicables a cada uno de los servicios y procesos, que garantice a los usuarios un alto grado de satisfacción por los servicios recibidos.

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIOLos requisitos asociados al servicio están definidos en la normatividad legal asociada a cada uno de los procesos. En este sentido, larevisión de los requisitos está relacionada con la correcta interpretación de los requisitos que constituyen el marco jurídico de cadauno de los servicios y sus procesos asociados.

Con este fin, se dispone de los procesos de Asesoría Jurídica CPR-35 que aplica para todos los servicios y Asesoría y DiscusiónJurídico Tributaria CPR-28 el cual es específico para el servicio de Gestión Tributaria. Y el proceso CPR-70 Administración de bienesmuebles y derechos fiduciarios recibidos en dación de pago y/o cesión de bienes, específico para el tratamiento que se debe dar alos bienes recibidos producto de obligaciones tributarias.








7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La Secretaría de Hacienda ha determinado e implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los usuarios, estasdisposiciones se relacionan en la siguiente tabla:


ASPECTO

SERVICIO

La información sobre el servicio

Las consultas o atención de solicitudes, incluyendo las

modificaciones

La retroalimentación de los contribuyentes, entidades y ciudadanos, incluyendo sus

quejas y reclamos

Servicio de Administración de ingresosTributarios

Ver proceso de Educación Tributaria y servicio(CPR-18)

Proceso de Atención al Ciudadano CPR-89,

Proceso de Defensa Jurídica CPR-36Servicio de Gestión Integral de Tesorería

Ver página internet,atención telefónicay personalizadaVer proceso (CPR -09)

Atención telefónica y personalizadaVer proceso (CPR -09)

Servicio de Gestión Contable Distrital Ver proceso (Asistencia Técnica CPR-55)

Servicio de Gestión Presupuestal Distrital Ver proceso (CPR -64) Proceso de Atención al Ciudadano CPR-89,

Proceso de Defensa Jurídica CPR-36Servicio de Fortalecimiento de la Gestión deRiesgo Financiero y Obligaciones Contingentes

Ver procesos (CPR-34 y CPR- 47 )

Gestión y Administración de la Deuda Ver procesos (CPR – 15 y CPR - 63)Proceso de Atención al Ciudadano CPR-89,

Proceso de Defensa Jurídica CPR-36

Servicio de Administración de EntidadesLiquidadas y/o Suprimidas

Ver proceso (CPR -52)Proceso de Atención al Ciudadano CPR-89,

Proceso de Defensa Jurídica CPR-36

VOLVER A7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO


















7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

EXCLUIDO

7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

7.4.1 PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOSEl tipo y alcance del control aplicado al contratista y al producto o servicio contratado depende del impacto de estos en la posteriorprestación de los servicios. Contratación CPR-37

La SHD evalúa a sus posibles proveedores a través de las disposiciones establecidas en el registro único de proveedores queadministran las cámaras de comercio, y selecciona los contratistas en función de su capacidad para suministrar productos y serviciosde acuerdo con los requisitos definidos por la organización.

La reevaluación de los proveedores se realiza teniendo en cuenta aquellos que ejecutan procesos que afectan directamente laprestación del servicio y que están identificados en cada una de las caracterizaciones de los servicios

Mediante el proceso de Contratación CPR-37 la Secretaría Distrital de Hacienda ha establecido e implementado actividades para elcontrol de la ejecución de lo contratado.

7.4.2 INFORMACIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOSEn el documento de términos de referencia se definen los requisitos del producto o servicio a contratar.

La Entidad asegura la adecuación de los requisitos de contratación especificados antes de comunicárselos a los proponentes ocontratistas mediante las disposiciones establecidas en el procedimiento asociado al proceso de Contratación CPR-37






7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOSMediante el proceso de Contratación CPR-37, la Entidad, ha establecido e implementado actividades para el control de la ejecuciónde lo contratado, ya sea el suministro de productos, o la prestación de un servicio, el cual está orientado a verificar el cumplimientode los requisitos establecidos en el contrato.

Cuando la Entidad o sus clientes quieren llevar a cabo la verificación en las instalaciones del contratista, la Secretaría establece en lainformación del contrato las disposiciones para la verificación pretendida.

7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOLa SDH ha planificado y lleva a cabo la prestación de los servicios bajo condiciones controladas, las cuales son:

• La disponibilidad de información: Las Caracterizaciones del Servicio están relacionadas en las caracterizaciones de los procesos queincluyen la identificación de su producto o resultado y sus características.

• La disponibilidad de procedimientos e instrucciones de trabajo que están identificados en cada una de las caracterizaciones delproceso asociados al servicio respectivo,

• El uso apropiado de herramientas tecnológicas que es gestionado mediante los procesos de Construcción o Mantenimiento deSoluciones de Software CPR-44 y Gestión de la Infraestructura Tecnológica CPR-46.

• La implementación del seguimiento y la medición que se ha definido mediante el proceso de Mejoramiento Continuo CPR-06,

• La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega definidas en el capitulo “Puntos de Control yControl de Servicio No Conforme” de cada una de las Caracterizaciones del Servicio .







7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIOCon las siguientes acciones la Entidad valida sus procesos para garantizar que se cumplan los requisitos legales e internos definidos:• Asegurando la participación de personal competente en los procesos.• Garantizando la confiabilidad del hardware y software• Garantizando que los procedimientos reflejan las necesidades y prácticas necesarias para alcanzar los resultados esperados.• Cada vez que se implementen nuevos servicios o cambios relevantes se revalidan los aspectos anteriormente descritos.

7.5.3 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDADLa Entidad identifica el producto y/o servicio, a través de los registros establecidos en los procedimientos que se encuentrandescritos en la Caracterizaciones del Servicio y de Proceso, además identifica el estado del producto y/o servicio, con respecto a losrequisitos de seguimiento y medición a través de toda la realización del producto o la prestación del servicio.

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTETodos los documentos entregados por los contribuyentes y entidades son conservados conforme a lo dispuesto en el proceso deGestión Documental CPR-43 y al proceso de Gestión de la Infraestructura Tecnológica CPR-46, en este último se dan loslineamientos para conservar copias de seguridad de la información. Adicionalmente, existen disposiciones reglamentarias en relacióncon la confidencialidad de la información que permite salvaguardar la privacidad de información.

7.5.5 PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOEn las Caracterizaciones del Servicio se han definido los productos que están orientados a los usuarios, estos productos estánrelacionados con documentos e información que están protegidos mediante el cumplimiento de las disposiciones de GestiónDocumental CPR-43 y al proceso de Gestión de la Infraestructura Tecnológica CPR-46.

7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

EXCLUIDO










8.1 GENERALIDADES

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

8.5 MEJORA

MENU DE CALIDAD

8.1 GENERALIDADESLa Secretaría de Hacienda ha planificado e implantado los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:

• Demostrar la conformidad del servicio,• Asegurar la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y• Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.Esto comprende la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización. Comoherramientas generales para el seguimiento de los procesos y el análisis de los mismos cuando se presentan problemas, se utilizanlos gráficos de tendencia y el análisis de causa efecto.

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTEComo una de las medidas de desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, la SHD realiza el seguimiento de la informaciónrelativa a la percepción del contribuyente, entidad o ciudadano con respecto al cumplimiento de los requisitos y características delservicio por parte de la organización.

Una vez obtenidos los resultados de estas encuestas la Secretaría de Hacienda ha previsto el uso y análisis de esta información, comoinsumo para el procedimiento de Acción Correctiva, Preventiva y de mejora 06-P-02 incluido en el proceso de MejoramientoContinuo CPR-06.

El proceso de Atención al Ciudadano CPR-89 también permite identificar la percepción que tienen los usuarios en relación con elservicio, a través de la información que se obtiene por medio de las sugerencias, la cual es utilizada como insumo de entrada alproceso de Mejoramiento Continuo CPR-06

VOLVER A8. MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y MEJORA






8.2.2 AUDITORÍA INTERNALa SDH lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas, para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad: Evaluacióndel Sistema Integral de Control Interno CPR 71• Es conforme con las disposiciones establecidas, con los requisitos de las Normas NTGP 1000 e ISO 9001 y con los requisitos

establecidos en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, y• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

En el procedimiento Auditoria Interna de Calidad 71-P-01 se encuentran definidas las responsabilidades, requisitos para laplanificación y la realización de auditorías, para informar los resultados y para mantener los registros relacionados con elprocedimiento. Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de laverificación las cuales están establecidas en el procedimiento de Acción Correctiva, preventiva y de mejora 06-P-02 .

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOSPara monitorear, hacer seguimiento y realizar la medición de los procesos del SGC, se ha definido objetivos e indicadores, los cualespermiten evidenciar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Estos indicadores se encuentran en lasrespectivas Caracterizaciones de Servicio o procesos.

Cuando no se alcancen los resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, paraasegurarse de la conformidad del servicio.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOLa Secretaría de Hacienda mide y hace seguimiento de las características del servicio para verificar que se cumplen los requisitos delmismo, Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación y la liberación de la prestación del servicio no selleva a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas , a menos que sean aprobadas de otramanera por una autoridad pertinente y cuando corresponda, por el cliente.



ANÁLISIS Y MEJORA





8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMECuando se realiza seguimiento al servicio, la SDH se asegura que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y secontrola, para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con eltratamiento del producto no conforme, están definidos en numeral 6 de los documentos de Caracterizaciones de Servicio.

Mediante el procedimiento de Control del Producto y/o Servicio No Conforme 06-P-04, se identifican las actividades necesarias pararealizar seguimiento al producto no conforme. Para la Dirección Distrital de Impuestos se cuenta con el instructivo 06-I-03 pararealizar el control del producto no conforme.

8.4 ANÁLISIS DE DATOSLa SDH determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad, la eficacia, la eficiencia y efectividad delsistema de gestión de la calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de laCalidad. Esto incluye el resultado del seguimiento y medición, y de otras fuentes pertinentes. Ver Mejoramiento Continuo CPR-06 y elprocedimiento de Acción Correctiva, Acción Preventiva y de mejora 06-P-02

El análisis de datos proporciona información sobre:• La satisfacción de los clientes (contribuyentes, entidades y ciudadanos),• La conformidad con los requisitos del servicio,• Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones

preventivas, y• Los contratistas



ANÁLISIS Y MEJORA






8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA

La Secretaría de Hacienda mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de lacalidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas, preventivas y/o demejora y la revisión por la dirección. Mejoramiento Continuo CPR-06

8.5.2 ACCIÓN PREVENTIVA CORRECTIVA O DE MEJORA

La Secretaría de Hacienda establece y ejecuta las acciones necesarias para eliminar las causas de las no conformidades con objeto deprevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos y magnitud de las no conformidades encontradas.En el procedimiento de Acción Correctiva, preventiva y de mejora 06-P-02 se establecen las disposiciones relativas a:

• Revisión de las no conformidades (incluyendo las quejas de los contribuyentes, entidades y ciudadanos),• Determinación de las causas de las no conformidades,• Evaluación de la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades vuelvan a ocurrir,• Determinación e implementación de las acciones necesarias para mitigar o eliminar las no conformidades detectadas,• Registro de los resultados de las acciones tomadas, y• Revisión de las acciones correctivas tomadas.



ANÁLISIS Y MEJORA



CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

1 N.A.

2

En 4.1 se adicionó un párrafo relacionado con los procesos contratados en la prestación de los servicios.

En el capitulo 4.2.2 se estableció que la identificación de los documentos externos se hace en las caracterizaciones de procesos. Igualmente se incluyó en el

numeral una condición relacionada con el control del documento Manual específico de Descripciones y Funciones

En el numeral 5.4.1 se referenció el proceso de Dirección CPR-58.

En el numeral5.5.1. “Responsabilidad y Autoridad”, se sustituyó el decreto 277 de 1999 por el decreto Distrital 333 del 30 de septiembre de 2003 en el que

se establece la estructura orgánica y funciones por dependencia de la Secretaría de Hacienda.

En la tabla del numeral 7.2.3. “Comunicación con el cliente” se adiciono para el caso de Gestión de Pagos la alternativa “Internet”. Igualmente se adicionó

en la tabla relacionada en este numeral los procesos de Atención de Acciones de Tutelas CPR-27 y Representación Judicial CPR-36.

Se sustituyó el organigrama del anexo 1 por uno que cumple con las disposiciones del decreto Distrital 333.

3Se cambió el nombre de Secretario Técnico por Oficina Asesora de Planeación.

Se especifico que el Distrito Capital esta estructurado por dos sectores en el numeral 1.3.

4

Se cambio el nombre del Proceso de Dirección CPR-58 por Dirección, Planificación y Control Estratégico.

Se especifico la secuencia e interrelación de los procesos en el numeral 4.1.2

Se incluyo el proceso de Formulación y ejecución de Proyectos de inversión en los procesos de Dirección, Planificación y Control Estratégico, y se saco del

proceso de Análisis y mejora.

5

Se sustituyó la misión y visión de acuerdo al resultado del proceso de Dirección, Planeación y Control Estratégico.

En 4.2.1. Se sustituyó declaración política y objetivos de la calidad por declaración política y objetivos, ya que estos últimos incluyen lo relacionado con la

calidad.

En 5.3.1 y 5.4.1 se estableció que los objetivos de calidad están descritos en el documento de Planeación Estratégica de la Organización y que son

controlados mediante indicadores definidos en el plan estratégico y en las caracterizaciones de los servicios y proceso.

En 5.4. Adicionó una descripción en relación con el concepto de armonización.

6

Se incluyeron las referencias documentales del Servicio de Gestión Contable Distrital, y sus vínculos con el Sistema de Gestión de

En todo el manual de calidad se particulariza y sustituye la palabra “organización” por “Secretaria Distrital de Hacienda”.

En la sección 1.3 y de conformidad con el art. 54 de Decreto Nacional 1421 de 1993, la estructura administrativa del distrito capital se presenta compuesta

por tres (3) sectores. Igualmente, se eliminaron los cuadros que desagregaban la composición interna de cada sector.

En la sección 1.5 Ubicación, se incluyen los puntos de servicio y/o contacto a través de los cuales la entidad atiende a los usuarios de los servicios objeto de

este manual de calidad.

Se actualizaron los nombres de los procesos y procedimientos.

Se excluyó la referencia al proceso “Saneamiento y Respuesta a Solicitudes de Información Tributaria CPR-17 por haberse dado de baja.

Se actualizaron los capítulos 2. OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL, y capitulo 3. GLOSARIO DE TERMINOS, incluyendo las abreviaturas relativas al

servicio de Gestión Contable Distrital, y se cambio el nombre del capitulo 3.

En el capitulo 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN, se incluyo la definición de la actual política de calidad (ver numeral 5.3).

En la sección 7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD, se incluyeron las referencias al servicio de GESTION CONTABLE DISTRITAL

En la sección 6.3.1 Hardware y software, se eliminó la referencia al proceso CPR-45 Mantenimiento de Software, ya que se fusiono en el CPR-46.

Se modificó el anexo 2. ”MAPA DE PROCESO NIVEL 1”.

Se modificó la versión del formato 01-F04 a versión 2.

MENU DE CALIDAD


7

Aunque en el control de cambios de la versión 6 se indica que “se eliminó la referencia al proceso CPR-45 Construcción o Mantenimiento de Soluciones de

Software, ya que se fusionó en el CPR-, por omisión involuntaria continuaba apareciendo la referencia al CPR-45 en el literal C, numeral 7.5.1 Control de del

Servicio, en tal sentido se procedió a su corrección.

8

Se incluyeron las referencias documentales del Servicio de “Gestión Presupuestal Distrital, Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes y

Administración de Entidades Liquidadas” y sus vínculos con el Sistema de Gestión de la Calidad.

En todo el manual de calidad se sustituyen los nombres de:

Gestión de Pagos por Gestión Integral de Tesorería

Sustanciación, liquidación y reconocimiento de pensión y prestaciones económicas por Gestión de Prestaciones Económicas.

Desarrollo de personal por Calidad de vida laboral.

Capacitación por Formulación y Ejecución Planes y Programas de Mejoramiento de la Calidad de Vida Laboral.

Salud Ocupacional y Bienestar de Personal por Formulación y Ejecución Planes y Programas de Mejoramiento de la Calidad de Vida Laboral.

Seguimiento de Quejas y Reclamos por Sistema de Quejas y soluciones de usuarios.

Administración de servicios de por Administración de servicios de y el CAD.

Elaboración, recepción y distribución de documentos por Administración Documental.

Se unificaron: Auditoria de Calidad, Análisis y Mejora y Seguimiento y Medición de Procesos y Servicios, quedaron consolidados en un proceso que

se llama Mejoramiento Continuo.

Cambio la codificación de los procedimientos de: (Acción Correctiva 08-P-01 por 06-P-02 y Acción Preventiva 08-P-01 por 06-P-03).

Se incluyo el proceso de Investigaciones Disciplinarias

Se actualizó la normatividad con la cual se establece la estructura organizacional para la Secretaria Distrital de Hacienda . Cambió el Decreto 333 de 30 de

septiembre de 2003 por Decreto 109 del 17 de marzo de 2006.

Se actualizó el capítulo 3. GLOSARIO DE TERMINOS, incluyendo las abreviaturas relativas al los servicios: “Gestión Presupuestal Distrital, Gestión de

Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes y Administración de Entidades Liquidadas”.

Se modificó el anexo 1. ”Organigrama de ”.

Se modificó el anexo 2. ”MAPA DE PROCESO NIVEL 0 y .

9

Se actualizo la información del numeral 1.8.1, con respecto a los puntos de información del servicio de Administración de Ingresos Tributarios.

Se corrigió la redacción del numeral 2.2

Se corrigió la redacción y se actualizo la información del numeral 5.5.1, con respecto a la modificación del decreto 333 del 30 de septiembre de 2003, por el

545 del 29 de diciembre de 2006.

Se quitaron palabras que se quedaron de la revisión pasada que no aplican.

Se modifico el organigrama

Se cambio Secretaria de Hacienda por Secretaria Distrital de Hacienda.

Se elimino el servicio de “Atención al Pensionado” en los capítulos (1.7, 1.8.1, 1.9, 2.1, 2.2, 2.3.1.2, 3.2, 4.1.2, 4.1.5, 7.1, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3.

10

Se realizaron los ajustes pertinentes al direccionamiento estratégico, relacionados con y los Objetivos de Calidad, Misión y Visión, acordes con la

armonización con el Plan Estratégico 2008 – 2012 “Cada peso cuenta para construir ciudad”.

Adicionalmente, se ajustaron las direcciones de los puntos de atención.

Por último, se amplió el alcance para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en 1000:2004.

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CONTROL DE CAMBIOS


11 Se modifica la presentación del Manual de la Calidad en formato power point, con el fin de hacer un documento más interactivo

12Se efectúa una actualización que por su dinámica han cambiado , como la política, nombres en algunos procesos, información general, organigrama, y

algunos aspectos reglamentarios, se dejan las normas para consultar con el hipervínculo.

13

Se incluye un nuevo servicio el CPS -009 de Crédito Público. ,

Se modifica la descripción de los puntos de atención

Se modifica el alcance

Se modifica el mapa de procesos

Se actualiza la política de Calidad.

Se rediseña el manual , manejando una estructura acorde con los numerales de la NORMA NTCGP 1000 -2009

14

Se modifica el numeral 2.3 Exclusiones

Se modifica el numeral 5.3 Política de calidad.

Se .modifica el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo

Se modifica el numeral 7.6 Control de los equipos de seguimiento, y medición

De acuerdo con el manual de estilo de comunicaciones se actualizan los logos , en la presentación no se cambia la versión

15


Se modifica la Misión y Visión

Se modifica el mapa de procesos ,

Se incluyen el CPR-70, CPR-71, CPR-76 y el CPR-77,

Se actualizan los nombres de los procesos CPR-02, CPR- 65

16

Se actualiza la información de acuerdo con el procedimiento 06-p-02, el cual unifica los nombres de acción preventiva, correctiva y de mejora, eliminando el

procedimiento 06-p-03,

Se elimina el numeral 8,5,3 y se unifica el numeral 8,5,2

Se modifica el mapa de procesos y se incluye el proceso DESARROLLO Y GESTION DEL TALENTO HUMANO CPR-78

17

Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que el proceso CPR-38 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA se da de baja.

Se realizó ajuste de los links de los diferentes documentos al aplicativo del Sistema de Gestión de la Calidad.

(http://intranetapp.shd.gov.co/calidad/documentos.asp)

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CONTROL DE CAMBIOS



18Se incluye en el numeral 1,8 UBICACIÓN la sede de la Oficina de Ejecuciones Fiscales – Dirección Distrital de Tesorería.

Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que el proceso CPR-04 CALIDAD DE VIDA LABORAL se da de baja.

19Modificación del capítulo 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: Se retira de la descripción el procedimiento Diseño y Desarrollo de Políticas 06-P-07, teniendo en

cuenta que este documento se da de baja del Sistema de Gestión de la Calidad

20Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo en cuenta que se crea el proceso CPR-80 Análisis de hacienda pública sobre la actividad económica sectorial e

impacto de las políticas públicas

21

Se modifica el numeral 2.3 Exclusiones


Se actualiza el Mapa de Procesos teniendo el Decreto 601de 2014.


(http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp).

22

Se modifica el numeral 1.4 Misión y Visión

Se modifica el numeral 1.8 Ubicación en cuanto a la Administración de Ingresos Tributarios – Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá

Se modifica el numeral 4,1 Requisitos Generales – Mapa de Procesos - Se incluye el Proceso CPR-90 Administración de Cuentas Bancarias


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