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PLAN ANUAL DE TRABAJO

ARCHIVÍSTICO DEL SERNANP - 2020

UNIDAD OPERATIVA FUNCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTARIA Y ARCHIVO

GERENCIA GENERAL

PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVISTICO DEL SERVICIO NACIONAL DE AREAS NATURALES PROTEGIDAS POR EL ESTADO - SERNANP

AÑO 2020

I. ALCANCE

El "Plan Anual de Trabajo Archivístico del Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas

por el Estado para el Año 2020", será de estricto cumplimiento de la Sede Central y de los

Archivos de Gestión y periféricos del SERNANP.

II. OBJETIVO GENERAL

Fortalecer la Gestión Documental del Archivo de la Unidad Operativa Funcional del Servicio

Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado – SERNANP, en cumplimiento de lo

establecido por la legislación archivística vigente, la Política Nacional de Modernización de

la Gestión Pública y el modelo de Gestión Documental.

III. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1 Brindar asistencia técnica y/o capacitación a las dependencias del SERNANP, a través de la

comunicación vía mail, telefónica, video conferencia y presencial, a fin de contribuir con el

adecuado funcionamiento de la Gestión Documental del Archivo de la Unidad Operativa

Funcional del SERNANP.

3.2 Atender los servicios documentales que se brinden a través de la Unidad Operativa Funcional

De Gestión Documentaria y Archivo, para contribuir con el cumplimiento de funciones de las

dependencias del SERNANP.

3.3 Gestionar el espacio físico para la disposición del acervo documentario del SERNANP, en

coordinación con la Unidad Operativa Funcional de Logística; con el fin de garantizar su

conservación y custodia.

3.4 Seleccionar el acervo documentario del SERNANP, mediante la programación periódica de

reuniones, para proponer al Comité de Evaluación de Documentos (CED) del SERNANP, su

eliminación ante el Archivo General de la Nación.

IV. IDENTIFICACION DE LA IDENTIDAD

a) Sector Gubernamental

Sector Ambiente (Ministerio del Ambiente)

b) Nombre oficial de Entidad

Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado - SERNANP.

c) Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad

Abog. Nonally Pedro Gamboa Moquillaza

d) Nombre del Responsable de la UOF Gestión Documentaria y Archivo

Sr. Elmer Campos Llacsahuanga

e) Nombre del Responsable del Archivo central - UOF Gestión Documentaria y Archivo

Sr. Fernando Fernandez Olivares

f) Dirección de Entidad Calle Diecisiete 355, Urb. El Palomar, San Isidro

g) Teléfono de Entidad 7177500 / 7177530

h) Correo Electrónico de contacto [email protected] [email protected]

V. POLITICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

El presente Plan Anual de trabajo será desarrollado en el marco de la Resolución Jefatura N° 021 -2019-AGN/J para Fortalecer la Gestión Documental del Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el Estado – SERNANP. El SERNANP se encuentra comprometido con la gestión documental de manera eficiente, eficaz y transparente, alineada a sus objetivos estratégicos; a fin de asegurar el uso sostenible y la conservación de los recursos naturales, así como la calidad ambiental, en beneficio de las personas y el entorno, reduciendo al máximo el uso de papel en las comunicaciones internas y externas. Por ello, la entidad reafirma la importancia y el compromiso de mantener y mejorar continuamente el Modelo de Gestión Documental, implementando buenas prácticas y tecnologías digitales, en el marco de la Política de Seguridad de la Información, y de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, Gobierno Digital y la normatividad vigente.

VI. REALIDAD ARCHIVISTICA DEL SERNANP

6.1 ORGANIZACIÓN

De acuerdo a lo establecido en el artículo 13, inciso g) del Reglamento de Organización y Funciones del SERNANP, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2008-MINAM; la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo, es la unidad de la Gerencia Secretaria General que tiene, como función principal: ¨Administrar el registro, publicación y archivo de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen del SERNANP¨. Mediante Resolución Presidencial N° 120-2017-SERNANP, se resuelve conformar la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo de la Gerencia General del SERNANP, a fin que conduzca los temas relacionados al trámite documentario y archivo central del SERNANP. En este sentido, la UOF de Gestión Documentaria y Archivo delimita las siguientes funciones: - Dirigir, organizar, ejecutar, coordinar y supervisar el Archivo Central del SERNANP y sus

archivos desconcentrados de conformidad con las normas, lineamientos y orientaciones técnicas de Sistema Nacional de Archivos.

- Planificar, ejecutar, coordinar y evaluar los Procedimientos de administración de Archivos Organización de Documentos, Descripción Documental, Selección Documental, Conservación de Documentos, y Servicios archivísticos.

- Coordinar con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto la actualización y mejora continua de los procedimientos técnicos de gestión de documentos y archivos.

- Asesorar sobre los procedimientos técnicos de gestión de documentos y archivos.

- Formular propuestas de mejora continua de los procesos de gestión de documentos y archivos.

6.1.1 IMPLEMENTACION

La UOF de Gestión Documentaria y Archivo, ha implementado archivos de gestión; los

mismos que están constituidos por el acervo documentario de cada Oficina, Dirección

y Unidad Operativa Funcional del SERNANP. Así como también el Archivo Periférico, en el marco de toda la normatividad vigente sumando esfuerzos y voluntad en la institucionalización de prácticas archivísticas y de transparencia.

6.1.2 LINEA DE DEPENDENCIA

La Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo, depende de la Gerencia General.

6.1.3 LINEAS DE COORDINACION

La UOF de Gestión Documentaria y Archivo, coordina con todo el personal, que tiene a su cargo los archivos de gestión en las diferentes Oficinas, Direcciones, Unidades Operativas Funcionales del SERNANP.

6.2 NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

N° de Norma Fecha de Emisión

Áreas Involucradas

¿Se Aplica?

Resolución Presidencial N° 120-2017-SERNANP-SG 15/05/2017 Toda la Entidad

Total

6.3 PERSONAL

ITEM CONDICION LABORAL

CARGO FORMACION CAPACITACION ARCHIVÍSTICA

1 728

Responsable de la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo

Archivo/Técnico

Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio Avanzado, Administración de Archivos, Universidad Ricardo Palma- Diplomado en Gestión de Documentos y Tecnología para Archivos. , Universidad Ricardo Palma - Diplomado de Archivos Electrónicos y Digitales

2 CAS Analista de Archivo Archivo/Técnico

Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio Avanzado, Administración de Archivos, Universidad Ricardo Palma – Diplomado en gestión de Documentos y Tecnología para Archivos. Diplomado. Diplomado de Archivos Electrónicos y Digitales

3 CAS Asistente de Archivo Archivero

Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico, Intermedio de Archivos.

4 CAS Auxiliar de Archivo Archivero Escuela Nacional de Archiveros: Curso Básico de Archivos

6.4 LOCAL

Sede Central: Calle Diecisiete N° 355, Urb. El Palomar - San Isidro

Local del Archivo Central: Av. Gálvez Barrenechea 165 , San Isidro

Archivo Periférico: Reserva Nacional de lachay, Kilometro 105 Panamericana Norte

Archivos Nro. de

Ambiente Metros

Cuadrados Material de

Construcción Dirección

Central 1 50 Noble Av. Gálvez Barrenechea 165 , San Isidro

Gestión 1 9 Noble

Periférico 1 45 Noble

6.5 EQUIPAMIENTO

MUEBLE O EQUIPO CANTIDAD MATERIAL ESTADO DE

CONSERVACION OBSERVACION

Estantería Metálica ,Capacidad para 2200 Cajas Archiveras

75 cuerpos Metal Buen Estado

Armarios 1 Madera Buen Estado

Mesa de trabajo 1 Madera Buen Estado

Impresora/Fotocopiadora 2 Metal Buen Estado

Escaners de Alta Producción 4 Metal/Plastico Buen Estado

Teléfono fijo 1 Plastico Buen Estado

Extintores 2 Metal Buen Estado

Equipos de Computo 4 Metal/Plastico Buen Estado

Módulos de Trabajo 3 Madera Buen Estado

Escritorios 2 Madera Buen Estado

Aire acondicionado 2 Metal/Plastico Buen Estado

Perforador Semi industrial 1 Metal Buen Estado

Escalera 1 Metal Buen Estado

Silla Giratoria 4 Metal Buen Estado

6.6 FONDO O ACERVO DOCUMENTAL

ITEM DIRECCION

/OFICINA AGRUPACION DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CANTIDAD DE

UNIDADES DE INSTALACION

SOPORTE OBSERVACIONES

1 Jefatura Resoluciones de Presidencia

2009-2018 26 Cajas

Archiveras Papel Buen

Estado Correspondencia 2009-2017

2

Gerencia General

Resoluciones de Gerencia General

2009-2018 49 Cajas

Archiveras Papel Buen

Estado Correspondencia 2009-2017

3 Oficina de Administración

Contratos de Servicios 2009-2013

848 Cajas Archiveras

Papel Buen

Estado Comprobantes de pago 2009-2015

Ordenes de Servicio 2010-2013

ITEM DIRECCION

/OFICINA AGRUPACION DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

CANTIDAD DE UNIDADES DE INSTALACION

SOPORTE OBSERVACIONES

Planillas 2009-2012

Correspondencia 2009-2013

4 Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Certificaciones Presupuestarias

2010-2017

79 Cajas Archiveras

Papel

Buen Estado

Proyectos de Inversión 2010-2017

Convenios 2009-2017


5

Oficina de Asesoría Jurídica

Opinión Técnica Legal 2009-2016 20 Archiveras Papel

Buen Estado


6

Dirección de gestión de Áreas Naturales Protegidas

Contratos de Aprovechamiento

2010-2016

220 Cajas Archiveras

Papel Buen

Estado

Concesiones Turísticas 2009-2013

Contratos de Administración

2009-2016

Opinión de Compatibilidad

2013

Resoluciones Directorales

2012-2018

Contratos Turísticos 2012-2015


7 Dirección de Desarrollo Estratégico

Resoluciones Directorales

2010

80 Cajas Archiveras

Papel Buen Estado

Expedientes de Creación 2009

Creaciones de Áreas de Conservación Privada

2009

Creaciones de Áreas de Conservación Regional

2009


6.7 ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS

Las actividades archivísticas prioritarias que programa la UOF de Gestión Documentaria y

Archivo del SERNANP, son las siguientes:

a) Conservación de Documentos

b) Descripción de Documentos

c) Elaboración del PCD

d) Organización de Documentos

e) Servicios Archivísticos

f) Transferencia de Documentos

g) Eliminación de Documentos

Las actividades archivísticas complementarias que programa la UOF de Gestión

documentaria del SERNANP, son las siguientes:

a) Elaboración de Documentos de Gestión Archivística

b) Digitalización de Documentos

c) Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos

d) Asesoramiento Técnico y Atención Consultas de la Entidad

e) Limpieza del Área del Archivo

f) Supervisión de Archivos de la Entidad

g) Capacitación Archivística

Cabe precisar que las referidas actividades se encuentran descritas en el punto IX.

Cronograma de Actividades, del presente Plan Anual de Trabajo Archivístico del

SERNANP.

VII. PROBLEMÁTICA ARCHIVISTICA DEL SERNANP

La problemática archivística del SERNANP se describe a través de las siguientes conclusiones: 7.1 Falta de espacio físico para el acopio y ordenamiento sistemático del acervo documentario

en la Sede Central, Archivos de Gestión y periféricos del SERNANP.

7.2 Falta de infraestructura para la disposición del acervo documentario del SERNANP y su custodia.

VIII. PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado se sustenta en el POA de la Gerencia General en la tarea de: Acciones

realizadas de la Gestión Documentaria y Archivo, con el monto de: S/ 126,200.00 Soles

PRIORIDAD ACTIVIDAD MONTO

(S/)

1 Conservación de Documentos (*) 39,400.00

2 Descripción de Documentos 70.00

3 Elaboración del PCD 100.00

4 Organización de Documentos (*) 36,050.00

5 Servicios Archivísticos (*) 29,800.00

6 Transferencia de Documentos 2,000.00

7 Eliminación de Documentos 500.00

8 Elaboración de Documentos de Gestión archivística 500.00

9 Digitalización de Documentos 5,000.00

10 Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos 5,000.00

11 Asesoramiento Técnico y Atención Consultas de la Entidad 1,000.00

12 Limpieza del Área del Archivo 1,000.00

13 Supervisión de Archivos de la Entidad 3,150.00

14 Capacitación archivística 2,630.00

TOTAL 126,200.00

(*) Incluye Personal para la implementación del Trabajo Archivístico del SERNANP. Fuente: POA de la GG del 2020

IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y COMPLEMENTARIAS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS 2020

Prioridad

Actividad Unidad e

Medida (mt, %, N°)

Meta Anual

CRONOGRMA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL

1 Conformación del OAA (*)

2 Conservación de Documentos

N° Cajas/Folder

3 1 1 1 3

3 Descripción de Documentos Documento 3 1 1 1 3

4 Elaboración del PCD Documento 1 1 1

5 Organización de Documentos Metro lineal 36 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 36

6 Servicios Archivísticos N° de

Documentos atendidos

120 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120

7 Transferencia de Documentos

Metro lineal 40 5 5 5 5 20 40

8 Eliminación de Documentos Informe, Sujeto al

CED

9 Elaboración de Documentos de Gestión archivística

Documento 1 1 1

10 Digitalización de Documentos Metro lineal 36 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 36

11 Gestión de Infraestructura, Inmobiliario y Equipos

Documento 1 1 1

12 Asesoramiento Técnico y Atención a Consultas de la Entidad

N° 12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12

13 Limpieza del Área del Archivo

N° 4 1 1 1 1 4

14 Supervisión de Archivos de la Entidad

N° 2 1 1 2

15 Capacitación archivística N° 1 1 1

(*) Para el caso del SERNANP, está conformada a través de la Unidad Operativa Funcional de Gestión Documentaria y Archivo.

Actividades, que se reportaran a través de informe trimestral en el nivel de cumplimiento

de la programación, tal como indica el cronograma de actividades.

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