PAPELES DE TRABAJO

DOCENTE:CPCC. MG. EDDY MIGUEL AGUIRRE REYES

CURSO:AUDITORIA GUBERNAMENTAL II

ALUMNAS:ALEMAN YACILA, ANA TATIANAOLIVOS CAMPAÑA, SEGUNDA PRIMAVERAYOVERA MEDINA, YUBICSA ISABEL

La NAGU 3.50- PAPELES DE TRABAJO

• “El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada y a las conclusiones alcanzadas en forma de papeles de trabajo”.

¿Qué son los Papeles de Trabajo?

• Evidencia documental del trabajo del auditor.• Conjunto de cedulas y documentos contenido

información preparada u obtenida y conservada por el auditor.

… Que son los Papeles de Trabajo?

• Constancia del trabajo que el auditor juzgo necesario realizar, como lo realizo y de sus conclusiones.

• Evidencia del cumplimiento de las NAGU.• Base del informe del auditor y la prueba de la

responsabilidad profesional correspondiente.

Objetivos de los Papeles de Trabajo

• Contribuir a la planificación y ejecución de la auditoria.

• Constituir la fuente primordial para la redacción del informe y la evidencia del trabajo realizado.

• Facilitar la revisión y supervisión del trabajo de auditoria.

• Servir como antecedentes para futuras auditorias.

Importancia de los Papeles de Trabajo

• Proporcionan el sustento para el informe.• Facilitan la conducción y supervisión de la

auditoria.• Permiten la revisión de la calidad.• Excepcionalmente en procesos legales, sirven

para defenderse en el caso de que se le atribuya negligencia o fraude.

• Como guía para auditorias subsecuentes de una misma entidad o cliente.

Formas de los Papeles de Trabajo

• Forma de datos contenidos en documentos.• Películas.• Medios de almacenamiento magnético,

electrónico e informático.

Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los Papeles de Trabajo

• Para la mayoría de las cedulas de trabajo:- Hojas de tamaño estándar de siete columnas.- Hojas de doble tamaño estándar de 14 columnas.

• Para documentar entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa

- Hojas rayadas de tamaño estándar.

Tipos de hojas utilizadas para la elaboración de los Papeles de Trabajo

Requisitos que deben cumplir los Papeles de Trabajo

1. Completos y exactos.2. Claros, comprensibles y detallados.3. Legibles y ordenados.4. Solo información relevante.5. Información sobre cada frase de la auditoria.6. Reflejo de las cualidades de destreza y

experiencia del auditor que los elabora.

Consideraciones sobre la elaboración de los Papeles de Trabajo

• El encabezamiento de cada cedula incluirá:- Nombre y siglas de la entidad auditada.- Tipo de Examen.- Periodo del examen.- Titulo de la Cedula de trabajo.

Encabezamiento de los P/T

• (Entidad) Universidad “La Esperanza”• (Tipo Examen) Examen Especial al Area de

Abastecimiento• (Periodo) Del 01.Ene.98 al 31.Dic.2000• (Titulo) Licitaciones Publicas

…Consideraciones sobre la elaboración de Papeles de Trabajo

• En la parte inferior:• En el lado derecho el código de acuerdo al

índice que corresponda.• En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la

persona que la preparo y de quien la reviso, así como las fechas de preparación y de revisión.

Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo

• Pueden prepararse a lápiz o lapicero de color o tinta negra.

• Contenido conciso mostrando relación directa con el trabajo realmente ejecutado.

• Indicar la fuente de información.• Las aseveraciones que contienen deben estar

respaldadas y sustentadas.• Pulcritud y exactitud.• Los nombres y apellidos y razones sociales deben

estar correctamente escritos.

• Referenciación cruzada con otros papeles de trabajo relacionados con el programa de auditoria.

• Un solo asunto por cedula.• Llenadas solo por el anverso.• Información y documentación obtenida cono listados

informáticos deben ser autorizadas y visadas por los niveles correspondientes.

• Fotocopias debidamente autenticadas (dependiendo del caso).

Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo

• Confirmaciones de terceros, para ser considerados papeles de trabajo deberán contar con: marcas de auditoria, comentarios, conclusiones, codificados, referenciados y firmados o visados por los auditores que efectuaron el trabajo.

• No existe una forma estándar para los P/T, siempre es necesario que el auditor utilice su criterio profesional.

• Los P/T de años anteriores deben ser usados como una guía para el tipo de trabajo a realizarse, porque de lo contrario no se mejoraría su contenido, su presentación ni la forma de obtener evidencias.

Información que debe ser consignada en los Papeles de Trabajo

Fallas comunes en la elaboración de los Papeles de Trabajo

• No existe evidencia de que se efectuó el estudio y evaluación del control interno.

• No indican cuando se aclaran los problemas que surgieron en el curso de la auditoria.

• Listados informáticos sin ninguna marca de auditoria.• Archivos llenos de fotocopias.• No hay referencia cruzada.• No hay indicación de los procedimientos realizados.

• Información insuficiente sobre un determinado hecho.• Cedulas resúmenes incompletas.• Falta cerrar todos los circuitos de una transformación u operación.

• Falta de referencia en las cedulas que han originado un ajuste de

auditoria.• No señalar las bases para la valuación de los activos ni las políticas

de depreciación (EE.FF).• No se cuenta con la Carta de Representación. • No se indican la fuente de la que se ha obtenido información.• No se indica quien elaboro la cedula ni cuando. • No hay evidencia de la revisión del encargado y supervisor.

Fallas comunes en la elaboración de los Papeles de Trabajo

Marcas de Auditoria

• Signos elaborados para identificar y explicar procedimientos de auditoria realizados.

• Indican la naturaleza y extensión de la verificación aplicada en cualquier etapa.

• También se les conoce como símbolos, claves, tildes.

Reglas para la aplicación de las Marcas de Auditoria

• Uso del lápiz o lapicero rojo.• El supervisor empleara lápiz o lapicero de color

distinto.• Su significado debe incluirse en la ultima hoja de

cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14 columnas.

• No se deben registrar sin haberse efectuado el procedimiento.

Marcas de Auditoria con Significado Uniforme

Clasificación de los Archivos

I. PERMANENTE (P)

ARCHIVO PERMANENTE

II. DE PLANIFICACION (L)III. CORRIENTE DE AUDITORIA

FINANCIERA (F)IV. CORRIENTE DE AUDITORIA DE

GESTION (G)V. DE EXAMEN ESPECIAL (E)

VI. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS.

VII. RESUMEN DE AUDITORIA (R)VIII. DE CORRESPONDENCIA (C)

IX. OPCIONAL (O)X. VARIOS.

ARCHIVO CORRIENTES

IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS

• Nombre y siglas de la entidad.• Unidad a carga del examen.• Tipo de examen.• Área(s) a examinar.• Periodo evaluado.• Integrantes del equipo.• Fecha de inicio.• Termino de trabajo de campo.• Numero de informe.

Descripción de los archivos de los Papeles de Trabajo.

• I. Archivo permanente:• Incluye información general de la entidad que no es

de naturaleza y que será relevante en los siguientes ejercicios.

• Se le a codificado con la letra “P”.• Debe mantenerse actualizado en año a año según lo

establece la NAGU 2.40.• Su contenido se encuentra regulado desde el “P1”

hasta el código “P10”.

…Archivo permanente

• Documentos que han perdido su vigencia, deben excluirse del archivo permanente y formar parte del archivo corriente de la ultima auditoria en que dejaron de ser aplicables.

• Su nueva ubicación debe referenciarse en el índice del archivo permanente.

A/P ARCHIVO PERMANENTEReferenciación Contenido

Indice Ficha Técnica Leyes Decretos Resoluciones Acuerdos Actas Circulares Antecedentes y actividades de la Entidad Organigrama general del sujeto de control Contratos de Fideicomiso Principios y procedimientos administrativos y contables Informes de Auditoría anteriores Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones Otros

II. ARCHIVO DE PLANIFICACION

• Contiene la documentación relacionada con el proceso de la planificación especifica NAGU 2.20.

• Se le a codificado con la letra “L”.• Su contenido se encuentra regulado hasta el

código “L13”.

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN

Referenciación Contenido

índice

Encargo de Auditoria

Memorando de Planeación

Programas de Auditoria Aprobados

Otros

ARCHIVO CORRIENTE

• Contiene información relacionada con la auditoria en curso.

• Al termino de la auditoria, este archivo sirve para demostrar el debido cumplimiento de programas, lo que es rectificado con la firma de los auditores revisores.

ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

• Incluye la información relacionada con la comunicación de hallazgos, el cumplimiento de la NAGU 3.60.

- Para los hallazgos cursados se utiliza el código “OC”.- Para las aclaraciones o comentarios y recibidos se

utiliza el código “DR”.

ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORIA

• Incluye el resumen general de trabajo de la auditoria “PUNTOS PENDIENTES, SEPARADOS, ULTIMA VERSION DEL INFORME, MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO, CARTAS DE REPRESENTACION, ETC.”

• Se le a codificado con la letra “R”.• Su contenido se encuentra normado hasta el código

“R11”.

ARCHIVOS DE CORRESPONDENCIA

• Incluyen todos los memorandos y oficios remitidos y recibidos por la comisión de auditoria durante el proceso de la auditoria.

• Para la correspondencia remitida se utiliza el código “C1”

• Para la correspondencia recibida se utiliza el código “C2”.

ARCHIVO OPCIONAL

• Incluye información relacionada con los objetivos del examen, pero por su naturaleza, cantidad y variedad se separan, para un manejo practico y eficiente.

• Listado de inventarios físicos, listado de cuentas por cobrar, pagar, etc.

• Para su codificación se utiliza el código “O”

ARCHIVO VARIOS

• Se incluirán papeles de trabajo y documentos sustenta torios relacionados con temas relacionados y aplicaciones efectuadas por el auditor en el examen practico.

• Para su codificación se utiliza el código “V”.

ARCHIVO DE ACTIVIDADES

• El auditor debe conservar la información que a obtenido durante la actividad de este control. Debe agruparla y ordenarla en archivos o legajos.

• El manual de auditoria gubernamental no a definido los tipos de archivos.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

I. DE PLANIFICACION.II. CORRIENTES DE LA

ACTIVIDADVII. RESUMEN DE LA ACTIVIDAD.

VIII. DE CORRESPONDENCIA.IX. OPCIONAL.

X. VARIOS.

ARCHIVOS CORRIENTES

TENER EN CUENTA QUE…

• Archivos individuales muy gruesos, son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente con el uso.

• Cada archivo debe tener un índice.

INDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Índices de los papeles de trabajo• Permite un ordenamiento lógico del contenido

de los archivos.• Facilita la identificación de la información y de

los resultados obtenidos.

REFERENCIA CRUZADA DE LOS PAELES DE TRABAJO

Referencia Cruzada: Permite la interrelación de los papeles de trabajo. Facilita el acceso a las evidencias en cualquier fase de auditoria. Evitan que se repitan los trabajos.

Criterios Uniformes de Referencia. La información recibida se referencia por el lado izquierdo. La información que se envía a otras cedulas, se referencia por el

lado derecho. Las cedulas sumarias se referencias a las cedulas matrices. Las cedulas analíticas se referencian a las cedulas sumarias.

• La información a ser cruzada puede encontrarse en el mismo archivo o en otro; en cuyo caso, conjuntamente a los códigos referenciados , se indicara en nombre del archivo del cual proviene o al cual se envía la información.

Indicación de las cedulas no utilizadas, para asegurar que los papeles de trabajo estén completos.

Cada procedimiento del programa de auditoria debe ser referenciado a los papeles de trabajo donde se desarrollaron.

Cada aspecto señalado en el informe de auditoria, debe referenciarse a los papeles de trabajo de donde emerge el hallazgo.

Reserva o Confidencialidad

• NAGU 1.40 el auditor gubernamental debe mantener absoluta reserva respecto a la información que conozca en el transcurso de su trabajo.

solo podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoria.

Obligación de respetar la confidencialidad de la información obtenida. Solo se puede revelar información obtenida, cuando exista una

obligación legal o profesional y con la aprobación respectiva Su naturaleza reservada y secreta debe mantenerse inclusive

después de finalizada la auditoria. El uso no autorizado o la perdida de los papeles de trabajo genera la

respectiva responsabilidad.

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo.

¿A quienes pertenecen los papeles de trabajo?• A los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control y

las SOAs designadas por la contraloría general.¿Cómo cautelar su integridad y reserva?• Asegurándose de que el ambiente proporcionado a la comisión

de Auditoria cuente con la seguridad necesaria.• Evitando dejar los papeles de trabajo durante días en lugares

accesibles al publico.• Guardándolos en la noche en armarios o credenzas bajo llave.• Guardando bajo llave la información clasificada como

«confidencial» cuando no se utilice.• En los viajes, cuando sea necesario llevar los papeles de trabajo

a un hotel, deben guardarse en maletines bajo llave.

¿Qué tiempo debe permanecer los papeles de trabajo?

Los documentos que sustenten los informe de los órganos de control o auditorias para efecto, deben ser guardados por 10 días, bajo responsabilidad.

Ley N° 27785 Art. 42 Literal i

Los papeles de trabajo deben retenerse hasta el fin del año fiscal, después del periodo de 10 años desde la emisión, del informe o informes sobre el examen, a no ser que el tema siga

haciendo contenciosos o de interés corriente despuesde ese tiempo.

¿Cuál es el objetivo de una correcta supervisión y revisión de los papeles de trabajo?

certeza razonable de que la auditoria se ha ejecutado adecuadamente y que se encuentra correctamente documentada.

Eficiencia y economía, al evitar regresar a la entidad por la información adicional.

Oportuna depuración de los P/T para lograr un archivo integrado y conciso.

Seguridad de que los P/T están correctamente terminados.

REVISION POR PARTE DEL AUDITOSR ENCARGADO

Calidad de la evidencia. Cumplimiento de las consideraciones mínimas para elaborar P/T. Validez de las conclusiones. Adecuada organización de los archivos. Consignar sus iniciales en cada P/T en señal de conformidad con el

trabajo realizado por integrante. Complementar el P/T «Revisión de los papeles de trabajo auditoria

año» Complementar el P/T «lista de verificación de conclusión de

auditoria».

REVISON POR PARTE DESUPERVISOR DE LA COMISION

Revisión de los P/T durante el trabajo de campo en forma periódica y progresiva, consignando sus iniciales en señal de aprobación.

La verificación debe comprender: La adecuada planificación de la auditoria. La conformidad con las normas, criterios procedimientos

establecidos. La calidad de las evidencias obtenidas.

Revisar el P/T «Revisión de los papeles de trabajo auditoria año».

Revisar el P/T «Lista de verificación de conclusión de auditoria».

SUPERVISION A NIVELGERENCIAL

• Revisión de los P/T para cerciorarse de que la cuenta con evidencias clara, demostrable y objetiva que respalda las labores de auditoria y los hallazgos encontrados.

• Aprobar el P/T «lista de verificaciones de conclusiones de auditoria».

CONTROL DE CALIDAD

NAGU 1.60 CONTROL DE CALIDAD

Los órganos conformantes del sistema nacional de control y las sociedades de auditoria designadas, que ejecuten auditoria gubernamental de acuerdo con las normas, deben establecer y mantener en acuerdo sistema de control de calidad que permita ofrecer seguridad razonable que la auditoria se ejecuta en concordancia con las normas de auditoria gubernamental y las guías de auditoria.

¿Qué es un sistema de control de calidad?• Es un conjunto de políticas, procedimientos y recursos

técnicos especializados que permiten obtener una seguridad razonable de que la Auditoria se ha realizado de acuerdo a los estándares establecidos.

• Puedes se interno y externo.

CONTROL DE CALIDAD INTERNO

• La CGR, OCIs y SOAs designadas, deben establecer políticas y procedimientos para asegurar la existencia de controles antes, durante y al finalizar la Auditoria.

CONTROL DE CALIDAD EXTERNO

• Políticas y procedimientos que adopta de CGR para efectuar periódicamente el control de calidad externo de los OCIs y SOAs designadas.

• Incluye la revisión de informes de auditoria y sus P/T.