cuestionarios de auditoria gubernamental

5/26/2018 Cuestionarios de Auditoria Gubernamental

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RGANO REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO .

P R E G U N T A S RESPUESTA OBSERVACIONESSI NO N/A

1 Cuenta el Area de Logstica con:a) Organigrama Funcionalb) Manual de Organizacin y Funcionesc) Manual de Procedimientosd) Plan Operatioe) Cat!logo de "ienes#) Otros $%speci#icar)

& 'e encuentra implementada con personal idneo ysu#iciente(

ireccin *e#e de Ad+uisiciones 'ecretaria Cotizadores ,irador Ordenes Compra ,irador Ordenes de 'ericios -egistro en el '.AF Otros apoyos

/ La entidad cuenta con el Plan Anual deAd+uisiciones debidamente aprobado(

.ndi+ue el 0 de -esolucin +ue lo aprueba2

3 Las ad+uisiciones de bienes y sericios se realizan

con obserancia de la Ley de Contrataciones yAd+uisiciones del %stado(

.ndi+ue +u4 tipos de procesos de seleccin realizala entidad2

5 'e 6a con#ormado el Comit4 %special deAd+uisiciones(

.ndi+ue el 0 de -esolucin +ue lo con#orm

7 'e e#ect8an cotizaciones para las ad+uisiciones nosu9etas a procesos de seleccin(

.ndi+ue a partir de +u4 monto y el documento +ue lo

establece en la entidad

.ndi+ue los criterios adoptados para otorgar la"uena Pro en las ad+uisiciones de los bienes ysericios no su9etos a procesos de seleccin2

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1 de 1A;.


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? Las Ordenes de Compra y de 'ericio +ue obran enel Area de Abastecimientos @ Logstica cuentan contoda la documentacin sustentatoria(

.ndi+ue la documentacin sustentatoria: -e+uerimiento Autorizacin del gasto Cotizaciones Cuadro Comparatio de Cotizaciones Actas de "uena Pro o de Ad9udicacin .n#orme de Con#ormidad

OtrosB %l consumo de tele#ona mil $celulares) se 6a

ceido a las normatiidad de austeridad yracionalidad del gasto $tope m!Dimo de consumo'@2 &>>2>>)(

e 6aberse registrado eDcesos se 6a procedido a ladeolucin o descuento del seridor responsable(

1> 'e tiene implementado un registro o documentosimilar de todos los celulares asignados a los#uncionarios y seridores(

11 Al cesar en el cargo el #uncionario o seridor se

e#ect8a el control de la entrega del e+uipo celularasignado(

1& %Disten "ienes en


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17 La entidad cuenta con un registro de los procesosde seleccin(

%ste se encuentra debidamente legalizado yactualizado(

1 Los eDpedientes de los procesos de seleccincuentan con toda la documentacin sustentatoria y4sta se encuentra debidamente arc6iada ycustodiada(

1? -especto a los procesos de seleccin estos son

comunicados a los entes pertinentes como:O'C%P-OMPEM%

1B 'e 6a con#ormado la Comisin de 1/(

&& e eDistir di#erencias en la conciliacin indi+ue lasacciones e#ectias realizadas para su superacin2

&/ %Disten bienes propuestos para la ba9a(

.ndi+ue las acciones adoptadas respecto a lasituacin de tales bienes

&3 'e eDige las garantas seg8n normatia establecidapara el cumplimiento del proeedor respecto a laentrega de los bienes y sericios ad+uiridos(

1 .ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta el

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO / de 1A;.


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Almac4n:

*e#e del Almac4n 'ecretaria Personal +ue emite P%CO'A' Personal +ue emite 0%A' .n#ormacin $ingresos y salidas de bienes) Otros apoyos $especi#i+ue)

& %l personal +ue labora en el Grea de Almac4ncuenta son un Manual de Organizacin y Funciones

u otro documento similar2%speci#i+ue(

/ Para el control de los bienes se tieneimplementado:

Las tar9etas "incard %l HardeD Ialorado Otro documento similar $especi#icar)

ic6os documentos est!n actualizados(

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mediante:

a) Pecosab) 0ota de 'alidac) Otros documentosd) ic6os documentos re8nen los re+uisitos

establecidos $in#ormacin y autorizaciones)(

B %l almac4n cuenta con toda la documentacinsustentatoria de ingresos y salidas de bienesdebidamente arc6iada y custodiada con

obserancia del tiempo establecido(1> La entidad mantiene bienes de su propiedad en el

almac4n de terceros(

=u4 medidas de control se 6a preisto para sucontrol o seguridad(

11 %n cuanto a la ad+uisicin de los repuestos dee6culos y ma+uinarias 4stos son recepcionadosy@o controlados por personal de almac4n(

1& %st! pro6ibido el ingreso al almac4n de personasa9enas al mismo(

1 %l personal +ue labora en el Area de ControlPatrimonial cuenta con su Manual de Organizacin



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y Funciones u otro documento similar(

& .ndi+ue el n8mero de personal +ue labora en elGrea:

*e#atura 'ecretaria 1/ y 4ste 6a sido remitidoa la '2"202

.ndi+ue el n8mero de O#icio

? 'e 6a conciliado la in#ormacin contenida en los.nentarios con la .n#ormacin Financiera(

B e eDistir di#erencias indi+ue las acciones e#ectiasrealizadas para su regularizacin

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los inmuebles de la entidad(

1& Los inmuebles de la entidad se encuentran con lainscripcin en los registros p8blicos y dem!s entescompetentes(

1/ 'e 6a cumplido con la presentacin de ladeclaracin de autoaal8o o impuesto predial detodos los inmuebles de la entidad2

e no ser as indi+ue sus causas

13 %Disten bienes propuestos para la ba9a(

15 Cu!les son las acciones adoptadas para proceder ala ba9a de los re#eridos bienes(

'e solicit con#ormacin del Comit4 'e cuenta con la in#ormacin y sustento

correspondiente de los bienes materia de ba9a( 'e cuenta con el in#orme t4cnico del

estado situacional de dic6os bienes(

17 -especto a los bienes cedidos en uso se 6aimplementado los controles +ue permitan garantizarla correcta utilizacin de los mismos para los #ines+ue #ueron entregados(

&1 -especto a la eri#icacin de la eDistencia yutilizacin adecuada de los bienes cedidos en uso

se 6a leantado las actas correspondientes(

Las re#eridas eri#icaciones con +u4 periodicidad see#ect8an(

&& Los saldos de materiales de obras son controladospor el Area de Control Patrimonial e in#ormados al

Almac4n para su internamiento(

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO de 1A;.


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&/


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& .ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta la ;nidadde


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del '.AF a e#ectos de corregir las di#erencias oinconsistencias registradas 4stas son atendidas(

1> Los #ondos y alores de la entidad se encuentrandebidamente custodiados y@o protegidos(

11 La documentacin sustentatoria de los ingresos ygastos se encuentra debidamente arc6iada ycustodiada de manera +ue permita su #!cil accesopor los entes competentes(

1& -especto a la custodia de la documentacinsustentatoria de los ingresos y gastos se 6aobserado los plazos establecidos por la normatiapertinentes $como mnimo 1> aos)

1/ %n relacin a los ingresos recepcionados 4stos sondepositados en #orma ntegra y dentro de las &36oras de su recepcin(

13 -especto a la e9ecucin de los -ecursosirectamente -ecaudados se cumple con loestablecido en la normatia presupuestariaestablecida y irectia .nterna Aprobada por laentidad $reposicin mantenimiento de actioscapacitacin incentios entre otros)(

15 'e tiene implementado el uso del sello restrictio$PA,AO) para los documentos cancelados a #inde no generar duplicidad en el pago y otrosinconenientes(

17 La entidad cuenta con #ondos para pagos ene#ectio y ca9a c6ica2

.ndi+ue los montos autorizados(

1 'e cuenta con la -esolucin y irectia para laadministracin de los re#eridos #ondos2

.ndi+ue el 0 de -esolucin

1? .ndi+ue los montos m!Dimos establecidos para lae9ecucin de gastos a tra4s de dic6o #ondo ascomo el personal +ue autoriza el pago

1B 'e e#ect8an ar+ueos de los #ondos y alores(

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 1> de 1A;.


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'eale con +u4 periodicidad y +u4 personal lorealiza

&> La persona designada para la administracin delFondo para Pagos en %#ectio y Fondo de Ca9aC6ica cuenta con:

La irectia .nterna aprobada por la entidad( Medidas de seguridad para la custodia del #ondo

$ca9a #uerte u otro mueble de seguridad detectorde billetes y monedas #alsas)(

Conocimientos y eDperiencia re+uerida( Para designar al seridor responsable se 6a

considerado la unidad org!nica y #unciones +uerealiza seg8n su Manual de Funciones oContrato(

&1 'e e#ect8a el control preio de la documentacinsustentatoria del gasto para proceder a su pagocorrespondiente(


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*e#atura 'ecretaria .ntegracin Contable Analista de Cuentas A#ectacin Presupuestal Otros $especi#icar)

/ %l personal +ue labora en el Area de Contabilidadcuenta con los conocimientos y eDperienciaadecuada para el desarrollo de sus #unciones(

3 %l so#tJare con +ue cuenta la entidad le permiteobtener los reportes e in#ormacin necesaria paraatender los re+uerimientos de los entescompetentes as como para su an!lisis yealuacin(

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a) Ca9a y "ancos con


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a) 'e encuentran debidamente cerrados al/12ic2&>1/(

b) 'e encuentra legalizadosc) 'e encuentran suscritos por los #uncionarios

competentes(

e no contar con los libros contables indi+ue suscausas y las acciones adoptadas

1 La documentacin contable est! adecuadamentearc6iada y custodiada obserando los plazos

establecidos en la normatia pertinente( $1> aos)

1 .ndi+ue el 0 de personal con +ue cuenta el Grea de-ecursos umanos:

*e#e 'ecretaria Control de Asistencia



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%scala#n Personal +ue elabora contratos Personal +ue elabora planilla de remuneraciones Personal +ue elabora planilla de cesantes Personal +ue elabora planilla C2 A2 '2 Personal +ue e#ect8a el P< Personal "ienestar 'ocial Otros apoyos $especi#i+ue)

& %l personal +ue labora en el Grea de -ecursosumanos cuenta con un Manual de Organizacin y

Funciones u otro documento similar2

%speci#i+ue el tipo de documento

/ Para la contratacin de personal se tiene en cuenta:

Plaza presupuestada isponibilidad o cr4dito presupuestario Concurso P8blico %n caso de pro#esionales $ingenieros

abogados contadores entre otros) se solicita laConstancia de abilidad

Medidas de Austeridad -acionalidad yisciplina en el gasto p8blico

3 Como medidas de control interno se tieneimplementado:

eclaracin *urada de 0epotismo eclaracin *urada de no estar impedido para

contratar con el %stado eclaracin *urada de no tener procesos

administratios y 9udiciales

5 'e eri#ica en #orma selectia la eracidad de lain#ormacin contenida en las declaraciones 9uradasindicadas anteriormente as como de la in#ormacin+ue con#orma su #ile personal $


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Contrato de


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irectia u otra normatiidad +ue regula la entregade cargo(

Por cese de #unciones Por renuncia Por descanso #sico acacional Licencias Otros $especi#icar)

13 %n cuanto al control de asistencia:

'e tiene designado a un personal a #in de +ueobsere el marcado personal de la tar9eta deasistencia(

%l personal +ue presenta la Papeleta de 'aliday@o Permiso cuenta con la autorizacin de su

9e#e inmediato y la O#icina de -ecursosumanos(

'e e#ect8a el cmputo de los permisosparticulares(

'e e#ect8a el cmputo de las tardanzas(

Los reportes de .nasistencias y

cuestionarios de auditoria gubernamental

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