informe practicas pre profesionales en contabilidad

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Alex Martínez R. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO Licenciatura en Contabilidad y Auditoria

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

LICENCIATURA EN CONTABILIAD Y AUDITORIA

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

TEMA:

PROPUESTA E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS

FIJOS PARA LA EMPRESA CARTECO AUTOREPUESTOS DE LA CIUDAD DE

PUYO, PROVINCIA DE PASTAZA. PERÍODO 2014

EMPRESA: CARTECO AUTOREPUESTOS

AUTOR: ALEX MARTINEZ

DIRECTOR O TUTOR DE PRÁCTICAS:

Lic. LOURDES DIAZ

PERÍODO ACADÉMICO:

2013 - 2014

LUGAR Y FECHA DE PRESENTACIÓN:

PUYO, 13 DE MARZO DE 2014.

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DEDICATORIA

La concepción de este proyecto está dedicada a mis padres, pilares fundamentales en mi vida. Sin ellos, jamás hubiese podido conseguir lo que hasta ahora. Su tenacidad y lucha insaciable han hecho de ellos el gran ejemplo a seguir y destacar, no solo para mí, sino para mis hermanos y familia en general.

También dedico este proyecto mi esposa porque vive conmigo mis triunfos y mis fracasos. A ella que me ha comprendido y apoyado durante mi carrera. Con cariño.

A mis hijos, fruto de un amor inmenso, quiero ofrecerles este trabajo como una contribución por todas esas horas que tuve que quitarles para poder estudiar. Pero, quiero decirles que en cada hora que no pasé a su lado, había en mi corazón ansiedad por estar con ustedes y gozar cada una de sus inquietudes y proyectos.

¡Hijos míos, a pesar de que el tiempo no retorna!, ahora..., si me lo permiten trataré de reponerlo entregándoles lo que aún me queda de vida y corazón.

A ellos este proyecto, que sin ellos, no hubiese podido

ser.

Alex Roberto Martínez Rojas

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AGRADECIMIENTO

Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todas

las personas que de una u otra manera han colaborado con el

desarrollo de esta investigación, el cual ha finalizado

llenando todas las expectativas propuestas. A mi familia

quienes a lo largo de toda mi vida han apoyado y motivado

mi formación académica, creyeron en mí en todo momento y

no dudaron de mis habilidades. A mis profesores a quienes

les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su

paciencia y enseñanza y finalmente un eterno agradecimiento

a esta prestigiosa universidad la cual abre sus puertas a

jóvenes como yo, preparándonos para un futuro competitivo

y formándonos como personas de bien.

Alex Roberto Martínez Rojas

PRESENTACIÓN

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El propósito de la siguiente investigación se basó en determinar la importancia de la

existencia de un sistema de control de activos fijos en las empresas y el trabajo del

Contador Público Autorizado (CPA) en función del tratamiento de la información

Financiera. En la presente investigación se utilizó la modalidad investigativa y se presenta

bajo una estructura documental, la cual corresponde a un análisis netamente documental.

Adicionalmente, como técnicas de recolección de la información se tomó en cuenta el

análisis profundo de las fuentes documentales, empleando las técnicas de observación

documental, presentación resumida, análisis crítico y analítico.

Por otra parte en lo referido a los resultados, el enfoque se basó en el campo de aplicación

de la observación continua en la empresa, teniendo presente, la pertinencia del trabajo que

realiza el Contador Público Autorizado (CPA), así como también los tipos de riesgos que

enfrentan las organizaciones, con el objetivo de sobrellevarlos, sin olvidar la necesidad de

evitar esos posibles errores y situaciones que incidan en pérdidas, que a largo plazo serían

irremediables y difícil de recuperar dentro del entorno organizacional.

El área donde realizamos las prácticas pre profesionales es la del Departamento de

Contabilidad de la empresa Carteco Auto Repuestos, donde dicha área está orientada al

registro de transacciones, control de sus activos, diseño e implementación de sistemas de

control que constituyen lo que podemos llamar la estructura contable de empresa,

entendiendo por tal los elementos necesarios para proporcionar a toda la empresa los

lineamientos necesarios para desarrollar sus actividades.

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ÍNDICE.

CAPITULO I

GENERALIDADES

Descripción…………………………………………………………………… 9

Descripción General de la empresa…………………………………………… 9

Misión…………………………………………………………………………. 9

Visión………………………………………………………………………….. 10

Breve Descripción de la empresa……………………………………………… 10

Sistema Integrado COMPUMAX…………………………………………….. 11

Diseño de Compumax…………………………………………………………. 12

El Sistema de Facturación……………………………………………………... 13

Las Cuentas por Cobrar………………………………………………………... 14

Las Cuentas por Pagar………………………………………………………….. 15

Módulo de Compras……………………………………………………………. 16

Cuentas por Pagar y Proveedores……………………………………………….. 17

Políticas Aplicadas en la empresa……………………………………………….. 18

Organización de la empresa……………………………………………………… 20

Organigrama Estructural…………………………………………………………. 21

Organigrama Funcional………………………………………………………….. 21

Funciones de la Gerencia………………………………………………………… 22

Funciones de la Gerencia Administrativa………………………………………... 22

Funciones del departamento de Contabilidad…………………………………… 23

Funciones del Departamento de Ventas…………………………………………. 24

Funciones del Departamento de Compras……………………………………….. 25

Funciones del Departamento donde se desarrolló las practicas…………………... 26

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CAPITULO II

PROYECTO O TAREA ACADEMICA

Titulo……………………………………………………………………………… 30

Realidad Problemática……………………………………………………………. 30

Definición del Problema………………………………………………………….. 31

Antecedentes……………………………………………………………………... 31

Marco Teórico Conceptual……………………………………………………….. 31

Marco Referencial………………………………………………………………… 32

CAPITULO III

OBJETIVOS

Objetivo General………………………………………………………………….. 37

Objetivos Específicos……………………………………………………………... 37

DESARROLLO

Sistema de Control Interno……………………………………………………….. 37

Creación de Códigos de Barras…………………………………………………… 42

CAPITULO IV

PRESENTACIÓN DE DIAGRAMAS DE PROCESOS

Pedido del Cliente………………………………………………………………… 46

Facturación y cobro de los Repuestos…………………………………………….. 47

Transferencia de Valores de Caja………………………………………………… 48

Control de Ingreso de la Mercadería……………………………………………… 49

Ingreso de Inventario por Compras……………………………………………….. 50

Inventario Físico…………………………………………………………………… 51

Análisis de los Resultados…………………………………………………………. 52

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones……………………………………………………………………….. 53

Recomendaciones………………………………………………………………….. 54

Referencias Bibliográficas…………………………………………………………. 55

Anexos……………………………………………………………………………... 57

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INDICE GRAFICO

CAPITULO I

Sistema Integrado COMPUMAX……………………………………………….. 11

Diseño de Compumax……………………………………………………………. 12

Cuentas por Cobrar……………………………………………………………….. 14

Cuentas por Pagar………………………………………………………………… 15

Módulo de Compras……………………………………………………………… 16

Gráfico Nº 1, Organigrama Estructural…………………………………………… 21

Gráfico Nº 2, Organigrama Funcional…………………………………………….. 21

Gráfico Nº 3, Demanda De información………………………………………….. 26

CAPITULO III

Gráfico Nº 4, Creación de Códigos de Barras…………………………………….. 39

Gráfico Nº 5, Ingreso de Factura de Compra……………………………………… 40

Gráfico Nº 6, Actualización de Kardex…………………………………………… 40

Gráfico Nº 7, Registro de Factura de Venta Nº 0000403…………………………. 41

Gráfico Nº 8, Impresión de Código de Barras…………………………………….. 42

Gráfico Nº 9, Códigos de Barras Impresos………………………………………... 43

Gráfico Nº 10, Secuencia de Emperchado……………………………………….... 45

CAPITULO IV

Gráfico Nº 12, Pedido del Cliente…………………………………………………. 46

Gráfico Nº 13, Facturación y cobro de repuestos………………………………….. 47

Gráfico Nº 14, Transferencia de Valores de Caja…………………………………. 48

Gráfico Nº 15, Control de Ingreso de la Mercadería………………………………. 49

Gráfico Nº 16, Ingreso de Inventarios por Compras……………………………….. 50

Gráfico Nº 17, Inventario Fisico……………………………………………………. 51

Anexos ……………………………………………………………………………… 56

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RESUMEN

La empresa CARTECO AUTOREPUESTOS requiere de un instrumento que dé lugar a la

orientación de los procedimientos; y, a una Administración bien capacitada en el control de

los Activos Fijos. Para lograr tal propósito se plantea como objetivo fundamental el diseño

e implementación del Sistema de Control de Activos Fijos.

En el Capítulo I se plantea el problema de la investigación, a través de una descripción de

la empresa en donde se identifican sus fortalezas y debilidades, además se establecen los

objetivos y finalmente se describe la justificación del tema y se plantean las hipótesis que

se van a demostrar.

En el Capítulo II se expone la base teórica para el desarrollo del trabajo. Se incluyen las

definiciones y los conocimientos contables y legales necesarios para plantear el Sistema de

Control de Activos Fijos.

En el Capítulo III se realiza un Análisis de la Situación actual de la Institución, la Visión,

la Misión; y, sus principales objetivos. Adicionalmente se presentan los procedimientos de

registro de Activos Fijos y algunos datos suplementarios que permitan diseñar el Sistema.

En el Capítulo IV se procede a implementación del sistema de control de activos fijos en la

empresa, en donde se define la estructura del Control de Activos Fijos, sus objetivos,

normativas, funciones y los procedimientos contables y administrativos necesarios para su

correcta aplicación.

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INTRODUCCIÓN

Este informe contiene todo el proceso de las prácticas realizadas en la empresa Carteco

Auto Repuestos, que han resultado de gran ayuda para aplicar los conocimientos

adquiridos y lograr así una mejor comprensión de que es y para qué sirve la contabilidad,

la importancia de tener un sistema de archivo adecuado de los documentos que se deben

llevar para el proceso contable que es la parte más importante de una empresa ya que

permite llevar la administración y los registros que ingresan y salen de una empresa

La importancia de llevar un adecuado control de las existencias, utilidad y ubicación de los

bienes muebles propiedad de la empresa, requiere contar con sistemas que permitan vigilar

y evaluar los procedimientos derivados de la adquisición de dichos bienes.

Es por esto que se ha actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual establece

la normatividad que regula dicha actividad, así como los procedimientos que se llevan a

cabo durante el proceso, mismos que presentamos en los siguientes apartados,

representando así una herramienta importante para el área encargada de esta función.

El Sistema se desarrolló esperando contribuir de manera general en la orientación y

capacitación de los empleados en el cumplimiento de sus actividades, estableciendo los

procedimientos que se deben observar para el correcto tratamiento de los bienes de

propiedad de la empresa. El uso correcto y permanente del Sistema logrará que la

realización del trabajo de todos los departamentos de la empresa se simplifique y se

optimice.

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CAPITULO I

GENERALIDADES

1. DESCRIPCIÓN

En la actualidad la empresa Carteco Auto Repuestos viene ejerciendo su actividad

comercial que es la compra venta de repuestos automotrices originales y alternos, estos

están dirigidos a las líneas de alta rotación, denominados así debido a su alta demanda de

productos multilinea y al incremento acelerado del parque automotor en la cuidad de Puyo.

A pesar de su corto tiempo en el mercado la empresa Carteco Auto Repuestos está

considerada como una empresa fuerte a nivel local, a nivel nacional es demasiado

prematuro ser reconocidos en la población consumidora al contrario de las empresas

proveedoras que tienen una muy buena referencia económica de la empresa.

También actualmente se realizando un estudio de mercado en la ciudad de Tena para ver si

es o no viable la implementación de la sucursal de Carteco Auto Repuestos en esa ciudad.

Se espera de los que presiden la actual administración efectúen un buen análisis de los

diversos factores que existen y tomen las decisiones más acertadas por el bien y progreso

de todos los que de una o otra forma están vinculados a esta empresa.

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.

2.1. Misión

Entregar siempre una propuesta de valor competitiva a nuestros clientes, empleados y

comunidad que sea para beneficio mutuo, de la sociedad y el país. Crear un sistema que

garantice a nuestros clientes una excelente atención y distribución a tiempo en la

prestación de todos nuestros servicios, proporcionándoles productos con garantía, mediante

una asistencia de soporte técnico antes, durante y después de la comercialización

Para Carteco Auto Repuestos es de carácter primordial la búsqueda de los mejores

fabricantes y distribuidores de repuestos y accesorios a nivel nacional, que cumplan los

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más altos estándares de calidad, para satisfacer las necesidades de la evolución tecnológica

automotriz actual.

2.2 Visión

Carteco Auto Repuestos tiene su objetivo propuesto de llegar a ser la mejor alternativa en

repuestos automotrices originales y alternos logrando mayor participación de mercado,

crecer y alcanzar una posición preeminente de liderazgo innovando constantemente la

oferta de nuestros productos con calidad y servicio excelente, cubriendo las necesidades

que constantemente requiere el mercado automotriz

2.3 Breve descripción general de la Empresa

La empresa Carteco Auto Repuestos nace a los primeros días del mes de septiembre de

2013 como una empresa unifamiliar direccionada a cubrir una parte del mercado

automotriz que presenta un incremento acelerado en los últimos años dentro de la

provincia, la empresa se encuentra ubicada en la Av. Ceslao Marín y calle Severo Vargas

de la ciudad de Puyo, Provincia de Pastaza.

Carteco Auto Repuestos cuenta con una amplia gama de repuestos para satisfacer la

demanda del mercado local, motivo por el cual se ha estructurado de la siguiente manera:

Gerencia

Gerencia Administrativa

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Departamento de Contabilidad

Departamento de Ventas

Departamento de Compras

Con esta estructura orgánica se procura alcanzar los objetivos empresariales establecidos al

inicio de sus actividades delegando funciones a cada departamento de la empresa y

dotándolos de todos los implementos necesarios para que puedan realizar sus actividades

diarias.

El departamento en el cual se desarrolló las practicas pre profesionales cuenta con un

sistema de contabilidad denominado COMPUMAX en el cual se trabajó en este periodo

que duro la implementación de dicho sistema de control

2.3.1. Sistema integrado “Compumax”

Es un sistema diseñado para el control total de la empresa, bajo las consideraciones legales

actuales y las necesidades de las pequeñas y medianas empresas para la automatización de

sus procesos administrativos. En este sistema, el registro contable y la generación de

anexos de los balances son automáticos.

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2.3.1.2. Diseño de Compumax

Compumax está diseñado en un lenguaje de última generación como es el Visual Fox

(Visual Studio) en ambiente Windows (Modo Gráfico). Y puede funcionar en cualquier

sistema operativo tales como: Windows 9x- XP-Vista, Linux, Unix, W7. Sus bases de

datos están diseñada para soportar volumen de datos y que el accesos a estas sea eficiente y

seguro. Como son el Formato DBF.

Las bases de Datos poseen sus registros más importantes encriptados. Esto significa que no

puede ser leído los datos a simple vista. Cada día que se inicializa el sistema “Compumax”,

realiza un mantenimiento preventivo de las bases de datos en forma automática

(Reparación (si lo necesitase) de los datos y de los registros). Esto garantiza el acceso a los

datos, la integridad de los totales acumulados, el manejo de actualización de todo tipo

saldos.

Las pantallas (formularios) son amigables permitiendo que el registro sea sencillo y rápido.

No tiene que memorizar códigos para su funcionamiento. Las búsquedas de clientes

proveedores, productos, cuentas contables se las puede realizar por nombres o por

referencia, aunque no se ha descartado la búsqueda por código.

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Posee un sistema de respaldo diario en forma automática. Esto permite la restauración de

datos a una fecha anterior similar a Windows. La opción de respaldo puede ser activada y

ejecutada en cada terminal.

2.3.1.3. Generalidades

El Sistema de Inventarios está diseñado para manejar todo tipo de control de mercadería,

esto significa para todo tipo de empresa.

La pantalla de Registro de Productos permite manejar en detalle las características de cada

uno de los repuestos que se comercialice, se puede registrar hasta cuatro márgenes de

utilidad por producto.

Se puede registrar un descuento y permite aplicarlo al momento de facturar.

Se puede clasificar cada repuesto por una línea de distribución, además la ubicación

del mismo, su marca y una subclase. Todo esto para poder efectuar una búsqueda

más específica del repuesto por su marca, ubicación, línea de distribución.

Además con una tabla de utilidades por repuestos, se puede controlar cada uno de

los cuatro precios por un porcentaje.

2.3.1.4. El Sistema de Facturación

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El control de Ventas es simple, se puede emitir Facturas, Notas de Ventas, Notas de

Entrega o a su vez emitir proformas y luego facturarlas como emisión de pedidos. El

control de ventas está conectado con el módulo de Inventarios, esto significa que al

registrar ventas se rebaja de inventarios, se registra en Kardex el movimiento del repuesto,

y se guarda una estadística de la venta de repuestos por proveedor, para presentar listas de

volumen de repuestos vendidos en un periodo (fecha) por proveedor para realizar pedidos.

La pantalla de Ventas es muy sencilla el usuario puede activar y desactivar opciones de

ventas tales como Ventas de Cobros de Crédito, Imprimir después de grabar, dinero vuelto,

todas estas opciones aceleran el proceso de ventas.

El número de repuestos que se puede colocar por comprobante de ventas puede ser

regulado, las ventas al contado o a crédito es controlado de manera sencilla y rápida desde

esta ventana, logrando generar una cuenta por cobrar por cada venta y a su vez un abono a

esta venta si es el caso. Puede aplicar múltiples formas de pago Contado, crédito, con

cheque, tarjeta o a su vez todas a la vez. Además se puede registrar cheques con diferentes

fechas (posfechados) también aplicar retención por factura.

Registrando ventas podemos obtener los siguientes reportes: Lista de Ventas (Diarias,

semanal, mensual), Ventas por Clientes, repuestos vendidos en el día, Cuadre de caja, entre

otros reportes, el sistema automatizado Compumax, posee múltiples formatos de

comprobantes de ventas, incluidos los formatos de punto de ventas. Este sistema realiza

representaciones graficas de Compras y Ventas, además puede obtener gráficos

estadísticos para las reuniones gerenciales con las diferentes áreas de su negocio por

imponer metas y así conocer el comportamiento del negocio.

2.3.1.5. Las Cuentas por Cobrar

Nos permitirá llevar un mejor control de los créditos emitidos. Al registrar ventas a crédito

nuevas o antiguas se pueden consolidar en forma total, el control que se puede mantener con

este sistema permite controlar un crédito por fecha de vencimiento, monto vencido, además se

puede emitir listado de créditos vencidos por sector y por cuota. Al registrar un cobro el

sistema, permite visualizar las cuotas vencidas.

Se ha comprobado que una de las causas que más empresas quiebran es por la falta de

recuperación de cartera por la emisión de créditos sin gestión de cobros. el sistema Compumax

permite registrar los cobros realizados en cobranzas, en una cuenta de caja diferente a la de

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ventas. Esto permite obtener en el balance visualizar los cobros realizados en un periodo. Al

registrar clientes estos pueden ser particulares o de alguna institución, permitiendo emitir

reportes de créditos por institución para realizar cobros generales.

2.3.1.6. Las Cuentas por Pagar

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Están ligadas con los inventarios de ventas a crédito. La provisión de facturas de compra o

simplemente documentos de compra a crédito permite controlar con fecha de vencimiento de

facturas, los documentos vencidos, la emisión de transferencias realizadas a proveedores ya

que está conectado con el módulo de bancos. Además se puede registrar e imprimir retenciones

y comprobantes de egreso, con esto los reportes documentos vencidos, anexo de proveedores,

estados de cuentas entre otros ayudan a manejar mejor los egresos a proveedores. Los

movimientos a proveedores se vinculan inmediatamente al módulo de contabilidad logrando

así contabilizar el control de proveedores. Al igual que en cuentas por cobrar se puede cancelar

múltiples facturas y se pueden aplicar múltiples retenciones a proveedores.

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2.3.1.8. Módulo de Compras

El objetivo del módulo de compras es el de ayudar a la compañía a mejorar continuamente

la competitividad en las compras de todo tipo de insumos, mediante el incremento del

valor de estos, entendiendo por valor una función que depende de las condiciones

comerciales, la calidad, el servicio del proveedor, el tiempo de entrega y la oportunidad.

Para con esto obtener las mejores cotizaciones, acrecentando la imagen del departamento y

manteniendo las relaciones de largo plazo con los buenos proveedores. Estas son algunas

de sus principales funciones:

El módulo tiene reportes ya definidos para ser consultados por terminal o por impresora,

algunos de estos son entradas, existencias, tres últimas compras, órdenes de compra por

diferentes estatus o rango de fecha, estados de cuenta con proveedores.

El módulo está ligado con los módulos de inventarios, proveedores, cuenteas por pagar,

bancos, así como con el módulo de contabilidad.

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2.3.1.9 Cuentas por Pagar y Proveedores

Este es un módulo concebido para auxiliar al encargado de la administración en el registro

de las obligaciones que contrae la compañía por concepto de recibir bienes o servicios de

proveedores.

El módulo provee información valiosa para apoyar la función de los departamentos de

Compras y de Contabilidad, así como la creación de los pasivos en la contabilidad.

Estas son algunas de sus principales funciones:

Actualizaciones: El módulo cuenta con opciones de actualización, carga de

movimientos, consultas y obtener en forma muy amigables catálogos de diferentes

archivos, como lo son proveedores, facturas, condiciones de pago y movimientos.

Reportes y consultas: El módulo también cuenta con un conjunto de opciones de

reportes y consultas de la información, como son:

Saldos pendientes de facturar

Integración de pasivos

Entradas (entregas en el tiempo prometido)

Antigüedad de saldos

Histórico (global, por fechas, por artículo, pendiente de recibir)

Devoluciones

Estados de cuenta

2.3.1.10. Control de Inventario

El objetivo de mantener un inventario es el de almacenar bienes o materias primas con el

propósito de satisfacer una demanda futura en forma oportuna, ayudando a incrementar las

utilidades con base en la optimización del costo de almacenamiento asociado a los niveles

de stock, y al control ejercido en el manejo de los inventarios. El módulo permite definir el

método de costeo que use la compañía (Promedio Ponderado).

Estas son algunas de sus principales funciones:

Permite dar mantenimiento en forma muy amigable a los diferentes archivos del

módulo, estos son grupos, familias, artículos, unidades de medida, centros de

consumo y almacenes, así como la obtención de catálogos.

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Permite dar entradas y salidas al almacén ya sea en forma automática, derivada de

la liga con el módulo de compras y facturación o en forma normal, toma de

inventario físico, la carga del mismo.

Permite obtener una serie de reportes ya definidos los cuales se presentan tanto por

pantalla como por impresora:

Movimientos diarios

Artículos pendientes de recibir

Artículos de lento movimiento

Máximos y mínimos

Entradas y salidas

Tres últimas compras

Reporte de inventarios

Diferencia Vs. Inventario físico

3. POLÍTICAS APLICADAS EN LA EMPRESA

Es obligación de todo el personal conocer estas políticas y cumplirlas en toda su extensión

es de mucha importancia por parte del patrono y de los trabajadores, efectuar una acción

conjunta para alcanzar los objetivos y así prevenir cualquier tipo de riesgo, ya sean estos

accidentes de trabajo, o de enfermedades laborales o malos entendidos, es por ello que se

proporcionara en todo momento condiciones seguras y suficiente adiestramiento al

personal, esperando que los trabajadores cumplan con las normas establecidas.

3.1. Aplicadas al Personal

Los servicios médicos que requieran los trabajadores estarán a cargo del Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social y deberán someterse a las normas de dicha

institución.

Las personas encargadas de las bodegas son responsables de la correcta

distribución de la mercadería, asegurándose que se conserve en buen estado.

Asistir a seminarios o cursos de capacitación en cuanto a nuevos productos o

cuando sea solicitado por el empleador.

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Se realizara una toma física de inventario trimestralmente con el fin de conocer el

estado en el que se encuentra la mercadería, y un inventario general, anualmente.

3.2. Aplicadas a la Caja

Diariamente, se abrirá caja con un monto de $25.00 (Veinte y Cinco dólares ), este

valor debe haber sido tomado como sobrante en el cuadre de caja del día anterior,

dicha cantidad se procede a dejar en caja por ser necesario monedas de baja

denominación

Al medio día o si existe un cambio de turno entre cajeros se realizara un arqueo de

caja y se adjuntara la documentación correspondiente

Al momento del cierre de caja se realizará en el cuadre de caja diario de Excel y

adjunto el cuadre de caja que arroja el sistema Compumax, dejando el valor de

$25.00 (Veinte y Cinco dólares ) para aperturar al siguiente día

Si de suscitarse alguna inconsistencia del efectivo en caja con relación a las

transacciones (ingresos, egresos y gastos) se procederá de manera obligatoria a

realizar un arqueo de caja

Si se registrase algún faltante en los valores de caja, estos serán repuestos por la

persona encargada de ese turno en un máximo de 48 horas hábiles

Los cuadres de caja deberán tener las firmas de quien lo realiza y la persona que

supervisa o recibe los valores de caja

3.3. Aplicadas a la Seguridad y Bienestar

Con el propósito de prevenir incendios, accidentes de trabajo y contribuir con el

aprovechamiento del espacio y procurar bienestar al recurso humano se debe cumplir con

lo siguiente:

Utilizar recipientes adecuados para cada desperdicio y así contribuir con el medio

ambiente, reciclando.

Todas las aéreas contar con equipos de extinción de incendios en buen estado y

todo el personal deberá conocer su funcionamiento.

Esta estrictamente prohibido fumar en lugares señalados donde existe peligro de

incendio.

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Tener cuidado con el uso de escaleras, cerciorándose del buen estado de las

mismas, no apoyándose en cajones, pisos resbaladizos, tablones sueltos, ni en

ángulos exagerados.

3.4. Aplicadas a los Proveedores

Toda la documentación debe estar correctamente firmada y en completo orden.

El departamento de compras es el responsable de que la documentación de la

mercadería en mal estado cumpla con los requisitos establecidos.

3.5. Aplicados a la Contabilidad

El contador es el responsable de los ingresos y egresos en el sistema estén

debidamente registrados.

El contador es responsable del correcto manejo del mayor general.

Los estados financieros deben ser presentados 3 días después del cierre del periodo

contable.

4. Organización de la Empresa.

La empresa Carteco Auto Repuestos se encuentra distribuida en tres niveles de

funcionamiento como son:

Nivel Directivo

Gerencia General

Nivel Administrativo

Gerencia Administrativa

Nivel Operacional

Departamento de Compras

Departamento de Ventas

Departamento de Contabilidad

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4.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Gráfico Nº1 Organigrama Estructural, Carteco Auto Repuestos

Fuente: Carteco Auto RepuestosAutor: Alex Martínez

4.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

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Gráfico Nº2 Organigrama Funcional, Carteco Auto Repuestos


4.3. FUNCIONES DE LA GERENCIA:

Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los

factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la

empresa.

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias

desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios

para el desarrollo de los planes de acción

Planificar, organizar y mantener una positiva imagen de CARTECO

AUTOREPUESTOS. ante la colectividad y los trabajadores, propiciando los

canales de comunicación necesarios que garanticen la receptividad y vigencia de la

misma ante la opinión pública

4.4. FUNCIONES DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA GENERAL

SR. GERMAN FERNANDEZ

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SR. ALEX MARTINEZ

DEPARTAMENTO DE VENTAS

SRA. MARIBEL GAVILANES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

SR. ALEX MARTINEZ

GERENCIA ADMINISTRATIVASRA. CARLA LOPES

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Es el responsable máximo de las áreas de finanzas, administración y contabilidad

de la empresa.

Supervisa normalmente las funciones de contabilidad, control presupuestario,

tesorería, análisis financiero, las auditorías y, en muchos casos, los sistemas de

proceso de datos.

Se responsabiliza, directamente o a través de su personal, de la veracidad de las

cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados.

Elabora, directa o indirectamente, la documentación contable requerida por los

organismos oficiales y prepara los datos para la liquidación de los impuestos.

Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación

económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a

alcanzarse.

Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales,

formas de pago y créditos.

Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos

Manejo del inventario

Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos,

nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

4.5. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

LUGAR DONDE SE REALIZA LAS PRACTICAS

Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto

de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la

contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de los

soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las distintas

partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a los balances y

demás reportes financieros.

Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente

los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas.

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Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema

computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.

Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el

registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA.

Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la

información siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a

objeto de obtener los estados financieros.

Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es

el software utilizado por la organización para dicha actividad.

Elaboración de comprobantes de egreso para el recurso humano de la empresa,

proveedores y servicios.

Llevar libros contables (Diario, mayor e inventarios).

Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.

4.5.1. Responsabilidad y Autoridad.

Revisar que se cumplan con los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente

Aceptadas

Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área.

Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información

suministrada por la empresa y por el cliente

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

4.6. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:

Elaborar pronósticos de ventas

Establecer precios

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Realizar publicidad y promoción de ventas

Llevar un adecuado control y análisis de las ventas.

Dentro de las medidas de control para realizar las operaciones de venta tenemos que:

El departamento de ventas debe mantener una relación directa con el almacén a fin de

contar con suficiente inventario para cubrir la demanda.

Los vendedores deben tener una relación estrecha con el departamento de créditos para

evitar vender a clientes morosos, conocer las líneas de crédito, así como el saldo de cada

cliente.

No deben existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos, descuentos, a menos que

sean autorizados por la gerencia general.

Como se puede notar el departamento de ventas juega un rol principal para el éxito de la

empresa, así que el tener muy en claro sus funciones será de mucha ayuda al momento de

hacer la planeación de las ventas de la empresa.

4.7. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar

satisfactoriamente las necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad

adecuada de los artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que

estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

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Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales

que pudiesen afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que

directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para

conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, talento humano,

producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

5. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DONDE REALIZA SUS PRÁCTICAS.

Gran parte de la actividad que se desarrolla en la empresa Carteco Auto Repuestos

corresponden al departamento contabilidad, en donde se procesa toda las transacciones de

la empresa con el fin de garantizar la continuidad y resguardo de la información y así

facilitar el desarrollo de los procesos consiguientes de la empresa

Tiene como misión brindar información real y oportuna a las diversas áreas de la

institución, aplicando la calidad en el servicio para garantizar un uso adecuado de los

recursos tecnológicos.

Gráfico Nº3 Demanda de información, Carteco Auto Repuestos

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

PROVEEDORESDEPARTAMENTO

COMPRAS

GERENCIA

CLIENTESDEPARTAMENTO

DE VENTAS

9



5.1. FUNCIONES DEL ÁREA DONDE VA A DESARROLLAR SUS PRÁCTICAS

5.1.1. Funciones del departamento donde se desarrolla las prácticas.

Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto

de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la

contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de los

soportes adecuados para cada caso

Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente

los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas.

Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema

computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.

Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el

registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA.

Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la

información siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a

objeto de obtener los estados financieros.

Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa.

Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es

el software utilizado por la organización para dicha actividad.

Elaboración de comprobantes de egreso para el recurso humano de la empresa,

proveedores y servicios.

Llevar libros contables (Diario, mayor e inventarios).

Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.

9


5.1.2. Perfil del profesional, descripción del puesto de trabajo.

El perfil que debe cumplir la persona encargada del departamento de contabilidad de la

empresa Carteco Auto Repuestos es el siguiente:

La edad debe oscilar entre los 25 y 35 años

Título de tercer nivel en Contabilidad

Experiencia mínima de un año en sectores similares

Poseer una buena formación integral, con conocimiento pleno en contabilidad,

auditoría, áreas financieras y fiscales

Experiencia en planeación, análisis, interpretación e investigación de las

finanzas.

Aplicar las Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas

Internacionales de Auditoría.

Elaborar con un enfoque prospectivo, estrategias de desarrollo de la empresa

observando la ética profesional, coadyuvando al mismo tiempo al desarrollo

económico y social del país

Utilizar la informática para realizar sus funciones diarias

5.2. ACTITUDES Y VALORES

5.2.1. Personales:

1. Seguridad en sí mismo (autoestima)

2. Superación permanente (personal y profesional)

3. Prospectiva de su vida

4. Aprendizaje permanente

5. Iniciativa y emprendimiento

6. Capacidad para trabajar a tiempo completo y bajo presión

9


7. Ser solidario con sus colegas, clientes y público en general

8. Ética (profesional y personal)

9. Capacidad para expresarse correctamente en forma oral y escrita

10. Apertura al cambio

5.2.1.2. Sociales:

1. Compromiso y responsabilidad en el servicio a los demás

2. Orgullo por la profesión y la cultura nacional

3. Fomento y adaptación al cambio y al desarrollo social

9


CAPITULO II

PROYECTO O TAREA ACADÉMICA

1. TÍTULO.

Diseño e implementación de un sistema de control de activos fijos para la empresa Carteco

Auto repuestos de la ciudad de puyo, provincia de Pastaza. Período 2014

2. REALIDAD PROBLEMÁTICA

9


En la ciudad de Puyo ante la necesidad de contar con una empresa que distribuya repuestos

automotrices de buena calidad y garantía, empresarios de la localidad tuvieron la visión de

incursionar con sus capitales en este campo, por lo que con la denominación de Carteco

Auto Repuestos, de nacionalidad ecuatoriana, con domicilio en la ciudad de Puyo, empezó

sus funciones legalmente constituida a partir del 01 de Septiembre del año 2013, con su

precursor el Sr. German Fernández como representante legal y propietario, la empresa

cuenta una estructura física que se encuentra ubicada en la av. Ceslao Marín y Juan de

Velasco, de esta manera se constituye la empresa que vino a satisfacer los requerimientos

de repuestos automotrices de la población.

La empresa Carteco Auto Repuestos. Debido a su reciente creación no cuenta con una

estructura funcional establecida y un sistema de control de activos fijos, que impide

desarrollar las actividades en forma eficiente siendo los principales motivos para que la

empresa no pueda encaminarse de mejor manera al cumplimiento de sus objetivos y la

consecución de metas.

Por el motivo antes mencionado no se cuenta con información anterior de cómo se llevan

los procesos de ingresos, salidas, codificación y almacenamiento de la mercadería, de tal

manera que mediante la observación realizada en la empresa se ha determinado

implementar un sistema de control de activos fijos que les permita llevar de una manera

eficiente los inventarios

3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

Los directivos de esta empresa preocupados por la situación y yo como estudiante de

contabilidad y auditoría, hemos visto la posibilidad de solucionar estos problemas a través

de la implementación de un sistema de control de activos fijos y aplicar una posible

solución a este grave problema que repercute en el desarrollo de la compañía, perjudicando

tanto a sus propietarios como a empleados.

9


4. ANTECEDENTES.

La empresa Carteco Auto repuestos debido a su reciente creación no cuenta con una

estructura funcional establecida y un sistema de control de activos fijos, que impide

desarrollar las actividades en forma eficiente, siendo los principales motivos para que la

empresa no pueda rendir a su máximo potencial cumpliendo con sus objetivos.

5.- MARCO TEORICO CONCEPTUAL

Según la teoría de Idalberto Chiavenato nos expone que es necesario fomentar la

importancia de implementar el control para contrarrestar la corrupción, permite

concientizar no solo a comunidad en general sino también a los líderes del control sobre la

necesidad de mantener la mejora continua en los modelos actuales.1

El Control Interno es el conjunto de procedimientos, políticas y planes de organización os

cuales tienen por objeto asegurar una eficiente, seguridad y eficacia administrativa y

operativa así como alentar y supervisar una buena gestión financiera a fin de obtener

información oportuna y adecuada y producir una seguridad razonable de poder lograr

metas y objetivos producidos. El Control Interno es un proceso continuo realizado por la

dirección, gerencia y otros funcionarios de la entidad, la esencia del Control

Interno está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones dichas

medidas incluye corregir las deficiencias y mejorar las operaciones. 2

5.1.- MARCO REFERENCIAL

5.1.1.- CONTROL INTERNO

5.1.1.1.- CONTROL INTERNO

El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos

(controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a

lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible la

conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de

1 Chiavenato Idalberto. En: Introducción A La Teoría General De La Administración. Ciudad: Bogotá. 19972 Juan Francisco Álvarez Illanes. Auditoria Gubernamental. Pág. 103

9


administración, las salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error,

la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de

información financiera confiable3

5.1.1.2.-CONTROL INTERNO CONTABLE

El control interno contable consiste en los métodos, procedimientos y plan de

organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las

cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan

directamente con la protección de los recursos, tanto materiales. Como financieros,

autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de

la información contable. 4

5.1.1.3.- CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

El Control Interno Administrativo es el conjunto de principios, fundamentos, reglas,

acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados entre sí y unidos

a las personas que conforman una organización pública, se constituyen en un medio

para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad

que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos

de interés que debe atender.5

5.1.2.- SISTEMA

5.1.2.1.- SISTEMA FINANCIERO

El sistema financiero está conformado por el conjunto de Instituciones bancarias,

financieras y demás empresas e Instituciones de derecho público o privado,

debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros, que operan en

la intermediación financiera.

3 Norma Internacional de auditoria Nº6, evaluación del riesgo de control interno, párrafo 8, sección 4004 Leidisara Martínez, El Control Interno: Un medio eficiente para la toma de decisiones, pág. 185 Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C. Sexta edición México 2001.

9


Es el conjunto de instituciones encargadas de la circulación del flujo monetario y cuya

tarea principal es canalizar el dinero de los ahorristas hacia quienes desean hacer

inversiones productivas. Las instituciones que cumplen con este papel se llaman

“Intermediarios Financieros” o “Mercados Financieros”6

5.1.2.2.- SISTEMA DE CONTABILIDAD

El sistema de información contable es un conjunto de procesos sistémicos

interrelacionados por medio del cual se desarrollan actividades especiales que requiere

la concurrencia de personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la

información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de

producir y revelar información de carácter contable-financiero que sea confiable y útil

de manera que los responsables de la administración la dispongan oportunamente para

las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. 7

5.1.3. PROCESOS

5.1.3.1.- PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento

exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de

esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la

administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se

administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de

uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que

se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el

periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este

autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se

6 Sabino Ayala Villegas, 07-2005, Análisis FinancieroLuis Alberto, CHIRIBOGA ROSALE, 2007, “Sistema Financiero”, primera edición, Quito Ecuador7 Churchman West, El enfoque de Sistemas. Edit. Diana, México 1978.

9


establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo

social. 8

5.1.3.2.- PROCESOS CONTABLES

El proceso contable o ciclo contable, tiene finalidad básica de suministrar información

para analizarla e interpretarla. Para registrar y procesar todas las operaciones que se

realizan en una empresa, es necesario seguir una serie de pasos íntimamente

relacionado unos con otros y los cuales deben guardar una secuencia lógica a esto se

define como proceso contable o ciclo contable.9

5.1.4. ORGANIZACIÓN

5.14.1.- ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

La organización empresarial es a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se

entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas,

mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas,

así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un

objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la

acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo

el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido.10

5.1.4.2.- ORGANIZACIÓN FINANCIERA

La administración financiera es la coordinación de las actividades de trabajo de modo

que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas,

aprovechando cada uno de los recursos que se tienen como los recursos humanos,

8 STONER J., WANKEL C. Administración. Prentice-Hall. México, 1990.9 Felix Varela, Estudio de la contabilidad General, la Habana, 2006, pág. 57.10 Andrade Simón, Diccionario de Economía, Tercera Edición, Editorial Andrade, 2005, Pág. 448.

9


materiales, financieros y tecnológicos, para cumplir con los objetivos que se persiguen

dentro de la organización.11

11 Brigham Houston, Eugene, Fundamentos de administración financiera, Thompson, 2005.

9


CAPITULO III

1. OBJETIVOS

9


1.1. GENERAL

Diseñar un sistema de control de activos fijos para la empresa CARTECO Auto

repuestos enfocado a mejorar la custodia de los mismos, a partir de los resultados

obtenidos de la presente investigación que le ayudará a mejorar los procesos y

procedimientos contables administrativos.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar la situación actual de los procesos administrativos y control de activos

fijos de la empresa CARTECO Auto repuestos

Diseñar el sistema de procedimientos administrativos y control de activos fijos

Delinear el mecanismo para la implementación de los procedimientos

administrativos y sistema de control de activos fijos.

2. DESARROLLO

2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Sistema de control interno, está concebido para ser una útil herramienta en el

desempeño de las diferentes funciones de una organización. Este sistema constituye un

medio para controlar y compartir la información relevante de la compañía, permitiendo

agilizar procesos, evitar inconsistencias y duplicidades de información y, principalmente,

sirve de apoyo confiable al contribuir con información precisa y oportuna a un proceso de

toma de decisiones ágil y certera, característica esencial de las empresas de nuestra época.

El control de la información ha dado a las empresas la posibilidad de crecer de una manera

acelerada y acertada, y la razón básica ha sido por el acceso a la información de manera

inmediata lo que ha dado la posibilidad de una buena toma de decisiones. Si los ingresos

superan los 3.000 dólares mensuales, entonces la ley le obliga a llevar contabilidad. Las

penas por no hacerlo van desde la clausura del establecimiento hasta multas, como también

que el SRI, le ponga en la lista negra al negocio y le haga un seguimiento.

Para las autoridades es fácil darse cuenta que se oculta valores por ingresos, pueden

obtener información de estos a partir de los inventarios, de los movimientos bancarios, o de

9


las compras que se hayan realizado y que los proveedores las reportaron, y así darse cuenta

que no se está declarando todo.

Por lo mencionado anteriormente la empresa Carteco Auto Repuestos ha optado por llevar

su registro contable en el sistema de computarizado “COMPUMAX”

El sistema Compumax trabaja con varios módulos como son:

Ingresos

Pedidos

Facturación

Proformas

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Inventarios

Kardex

Todos estos módulos son los que van a trabajar conjuntamente con el sistema de control

implementado cumpliendo los procesos de principio a fin para poder lograr que el sistema

tenga el efecto deseado en la empresa.

La implementación del sistema de control empezó desde el módulo de inventarios creando

los códigos de barras y asignándoles un número de siete dígitos a cada producto que

constaba en las facturas de compra, los códigos de barras están diseñados bajo normas

estándares de fácil reconocimiento para un mejor almacenamiento de la mercadería y la

administración de los activos de la empresa

Como ejemplo tenemos el grafico del siguiente código de la mercadería:

5700066 = AMORTIGUADOR POST KIA RIO XCITE 06-11/ HY ACCENT

57 = Categoría de Amortiguadores

00066 = Secuencial de la categoría

9


Gráfico Nº4 Creación de Códigos, Carteco Auto Repuestos


Dentro de esta opción ingresamos el producto con la categoría y el secuencial asignado le

damos un nombre y le ingresamos el precio de compra, el sistema contable calcula

automáticamente los márgenes de utilidad A, B, C, D u de esta manera podemos llevar un

mejor control de nuestros inventarios.

Una vez creado el código del producto se procede a ingresar la factura de compra con los

códigos de cada producto asignado y creado previamente

9


Gráfico Nº5 Ingreso de Factura de Compra, Carteco Auto Repuestos


De esta manera los productos ingresan al inventario a con su código único de categoría

actualizando su precio y existencias mediante el Kardex, el mismo que se actualizara cada vez que

este código de producto tenga cualquier tipo de movimiento como lo podemos observar en

el siguiente gráfico.

Gráfico Nº6 Actualización de Kardex, Carteco Auto Repuestos

9



Como podemos observar en el grafico anterior en el Kardex se registra cualquier

movimiento que se realice con este código, ya sea por concepto de compras, ventas,

devoluciones o transferencias y de esta manera se mantienen actualizados las existencias

en inventarios lo que ayudara de gran manera al momento de realizar la toma física de un

código escogido aleatoriamente.

Gráfico Nº7 Registro de Factura de Venta # 0000403, Carteco Auto Repuestos

9



2.1.1. CRACION DEL CÓDIGO DE BARRAS

Una vez ingresada la factura en el sistema con el secuencial asignado a cada producto se

procede a crear el código de barras en el programa ZONER BARCODE STUDIO 2.

ZONER BARCODE STUDIO 2 es un programa creado para diseñar códigos de barras con

las especificaciones técnicas de manera que puedan ser leídos por las lectoras de códigos

de barras, estos códigos pueden ser creados de manera fácil y rápida.

Ingresamos el nombre y número de producto asignado en el programa y este le asigna un

código de barras automáticamente con las especificaciones del producto que nosotros

deseamos que nos muestre en la lectora de códigos.

Una vez ingresados los datos ya podemos pre visualizar el código de barras asignado, el

mismo que debe tener la siguiente forma:


9




Fu


5 7 0 0 0 6 6

AMORTIGUADOR POST KIA RIO XCITE 06-11/ HY ACCENT

5 7 0 0 0 6 7

AMORTIGUADOR DELT LH HYUNDAY GETZ 02 GAS

5 7 0 0 0 1 9

AMORTIG POST CHEV AVEO CHEV TAXI

5 7 0 0 0 1 0

AMORTIG DELT RH HID CHEV CORSA EVOLUTION

9


Una vez impresos se procede a colocar en cada producto que ingresa a bodega de manera

que se pueda ser legible y fácil de encontrar, para esto el emperchado se debe realizar de

manera accedente de acuerdo a la cantidad de ítems que exista en esa categoría.

Gráfico Nº10 Secuencia de emperchado, Carteco Auto Repuestos

5700000 AMORTIG HID POST SUZUKI-FORSA I 89-93 60CM B/P AY-032 45700001 AMORTIG DELT RH/LH TOYOTA HILUX 12R (72/84) C/P AY-048 65700002 AMORTIG DELT RH/LH CHEVROLET-TROOPER 45700003 AMORTIG DELT DATSUN-1.5 1.8L 2219-G 25700004 AMORTIG POST RH ISUZU-TROOPER.2000 81-87 2619 45700005 AMORTIG DELT MAZDA B1.6 /2.0/2.2/2.5/2.6 2WD 2794 05700006 AMORTIG HID POST TOYOTA HILUX/PICKUP 2795 65700007 AMORTIG DELT ISUZU-CHEVROLET DIMAX 4WD 04/- 344420-G 45700008 AMORTIG DELT LH KIA RIO XCITE / HY NEW-ACCENT 54650- 15700009 AMORTIG DELT RH HYUNDAI NEW ACCENT/KIA-RIO. XCITE 54650- 05700010 AMORTIG DELT RH HID CHEV CORSA EVOLUTION AY-090 75700011 AMORTIG DELT LH HID CHEV OPTRA (04) AY-105 45700012 AMORTIG DELT RH HID CHEV OPTRA (04) AY-106 25700013 AMORTIG DELT LH HID TOYOTA HILUX VIGO (4X4) AY-120 35700014 AMORTIG DELT LH CHEV SPARK (02/05) / DAEWO MATIZ 96316745 45700015 AMORTIG DELT RH CHEV SPARK (02/05) DAEWO MATIZ 96316746 4

6600001 KIT DE EMBRAGUE ISUZU-CHEV. DMAX 4JA12.5 2WD ACD000052 16600002 KIT EMBRAGUE ISU-CHEV. DMAX 2.4 2WD ACD000051 26600003 KIT EMBRAGUE ISUZ-CHEV. LUV 2.2 ACD000346 06600004 KIT EMBRAGUE SUZUKI-VITARA 3PTAS ACD000347 06600005 KIT EMBRAGUE SUZ-GRAND VITARA 5PTAS 00-09 ACD000348 16600006 KIT EMBRAGUE SUZ-VITARA G16A 3 PTA SZK-017B 16600007 KIT EMBRAGUE CHEV CORSA EVOLUTION 1.8 ACD000050 16600008 KIT EMBRAGUE SUZ GRAND VITARA SZ ACD000344 06600009 KIT EMBRAGUE ISUZ - CHEV. DMAX 4JH1 3.0 ACD000053 06600010 KIT EMBRAG ISUZU-CHEVRO DIMAX .4JA1-2.5 2WD ACD000052 16600011 KIT EMBRAG ISUZU-CHEVROLET. DIMAX 2.4 2WD ACD000051 06600012 KIT EMBRAG ISUZU - CHEVROLET. LUV 2.2 ACD000346 16600013 KIT EMBRAG SUZUKI-GRAND VITARA 5.PTA 00-09 1

1000001 PLATO SUSP SUP CHEVROLET LUV 2300 2WD 88-99 11000002 PLATO SUSP CHEVROLET OPTRA 1.8 2.0/- DAEWO NUBIRA LH 11000003 PLAT SUSP CHEVROLET OPTRA 1.8 2.0/ DAEWO NUBIRA RH 11000004 PLATO SUSP INF CHEVROLET LUV 2300 2WD 88-99 11000005 PLATO SUSP INF CHEVROLET LUV 2300 2WD 88-99 11000006 PLATO SUSP MAZDA-3 1.4 1.6 2.0 04-10 (LH) 11000007 PLATO SUSP MAZDA 31.4162.04-10 (RH) 11000008 PLATO SUSP MITSUBISHI SPORTERO L200 05/- (LH) 11000009 PLATO SUSP MITSUBISHI SPORTERO L200 05/- (RH) 11000010 PLATO SUSP NISSAN SENTRA B14 95/- (LH) 11000011 PLATO SUSP NISSAN SENTRA B14 95/- (RH) 11000012 PLATO SUSP SUP CHEVROLET LUV 2300 2WD 88-99 1

1000013 PLATO SUSP SUP MAZDA -6 1.8--2.0 02/08 LH

9



Esta técnica de emperchado por número de menor a mayor y de izquierda a derecha es la

idónea en bodegas con gran cantidad de ítems, se los puede ordenar por orden numérico,

alfabético o por nombre de vehículos.

Durante la implementación se pudo evidenciar que es de gran ayuda este sistema de

codificación y emperchado, debido a que los encargados de bodega se familiarizan de

mejor manera con los códigos existentes en bodega y se puede tener un control de

existencias mediante los mismos.

9


Gráfico Nº 11 Secuencia de emperchado, Carteco Auto Repuestos

De esta manera se fue implementando el sistema de control interno mediante procesos

controlados en lo referente a la codificación de los productos para su comercialización,

luego de esto se procedió a la implementación de los procesos que intervienen en la

entrada y salida de mercadería, como son las compras, ventas, devoluciones, bajas de

sistema por deterioro entre otras cosas.

Los siguientes pasos a seguir se muestran detallados mediante un diagrama de procesos los

cuales se deben cumplir para que el sistema de control interno tenga efectos positivos en la

empresa en la cual ha sido implementado.

Entre los lineamientos que se han implantado en la empresa constan los formatos para

cuadres de caja, comprobantes de egreso y la numeración de las facturas de ingreso de

acuerdo al número de sistema, acoplándose en el sistema de archivo de acuerdo a la fecha

de elaboración.

(Ver hoja de Anexos)

9


9


CAPITULO IV

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2.2. PRESENTACIÓN DEL DIAGRAMA DE PROCESOS

2.2.1. Pedido del Cliente

Gráfico Nº12 Diagrama de Procesos, Carteco Auto Repuestos

CARTECO AUTO REPUESTOS DIAGARAMA DE PROCESOS

CLIENTE VENDEDOR

9


2.2.2. Facturación y cobro de los Repuestos


FASE 1 FASE 2 FASE 3

9



2.2.3. Transferencia de Valores de Caja


2.2.4. Control de Ingreso de la Mercadería


FASE 1 FASE 2

9



2.2.5. Ingreso de Inventario por Compras



FASE 1 FASE 2


BODEGUERO

9


2.2.6. Inventario Físico

9




FASE 1 FASE 2 FASE 3

9


3. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS:

El presente trabajo de prácticas Pre Profesionales nos ha permitido concluir que existen

procedimientos para mantener un buen control interno, pero tenemos claro que su

aplicación no garantizará un nivel máximo de eficiencia y eficacia; para que un sistema de

control interno brinde los resultados esperados, es necesaria la colaboración y el trabajo

conjunto de todas las personas relacionadas a las actividades que realiza la empresa

Carteco Auto Repuestos, es por ello que hemos querido colaborar a que el desempeño de la

empresa antes mencionada sea mucho más eficiente, y sobretodo que se tenga información

clara que permita a los niveles administrativos tomar decisiones efectivas.

Un sistema de control interno no garantizará el cumplimiento de los objetivos de una

empresa, ya que solo brinda una seguridad razonable; incluso se puede presentar error

humano por malos entendidos, descuidos o fatiga. Al terminar la implementación del

sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua

para encontrar posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de

mayor magnitud.

Creemos que al delimitar responsabilidades, segregar funciones, instrucciones por escrito,

evaluación de sistemas computarizados, orden, identificación de puntos claves de control

en cada actividad, inspecciones frecuentes, registro adecuado de toda la información,

conservación de documentos, uso de indicadores, prácticas de autocontrol, definición de

metas y objetivos claros, hacer que el personal sepa por qué hace las cosas, ayudan a

desempeñar cada actividad, y programa con mucha más confianza, contribuyendo al

armonioso desarrollo de la empresa.

De acuerdo con el análisis de los resultados presentados se puede establecer que Carteco

Auto Repuestos, al ser una empresa de reciente creación necesitaba la implementación de

un sistema de control integral que guie sus procesos e indique los lineamientos a seguir a

sus niveles administrativos y operativos.

Para esto fue necesario establecer acciones para que el Sistema de Control Interno redunde

en la mejora de la prestación de los servicios de la empresa

9


Las mejoras propuestas puntualmente se encontraron en los siguientes aspectos:

Gestión del Talento Humano, en lo relacionado con las competencias de las

personas para regirse a lo establecido en el sistema y la comunicación entre los

diferentes niveles funcionales en relación con las necesidades de la empresa.

Seguimiento y medición a los procesos, en la confiabilidad de los datos recopilados

respecto al cumplimiento de los objetivos de la empresa y la utilización de los

mismos para el mejoramiento continuo.

Mejora Continua, en el enfoque preventivo de los factores que pueden afectar los

procesos establecidos.

Servicio al Cliente, dado que existe una relación directa entre el crecimiento de la

empresa y la satisfacción de los ciudadanos, de tal manera que si no se cumple con

este punto esto se vería reflejado en problemas para cumplir con sus objetivos.

Cabe destacar que si bien existen puntos para fortalecer, no se puede desestimar los aportes

del Sistema de Control Interno, sobre la capacidad de las organizaciones para incrementar

el mejoramiento en la prestación de servicios a los ciudadanos.

Todos estos resultados fueron obtenidos de manera directa mientras se iba implementando

de manera lógica y metódica el Sistema de Control Interno en la empresa Carteco Auto

Repuestos.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES

Al término del periodo de las prácticas pre profesionales y al aplicar este sistema de

control interno integral, me ha sido de mucha ayuda para llegar a las siguientes

conclusiones:

Carteco Auto Repuestos, si desea mantener el crecimiento que ha

experimentado en su corto tiempo de inserción al mercado, debe tener un plan

estratégico que la guíe, optimizando sus procesos y convirtiéndola en una

empresa competitiva.

9


Durante el desarrollo del presente trabajo, he podido darme cuenta de la gran

importancia que tiene la implementación de un sistema integral para el

desenvolvimiento de una empresa.

Se debe brindar productos y servicios de manera eficaz y calidad, la buena

atención al público hace ganar clientes.

En la empresa se ha notado cierto desorden dentro de las funciones y el

ambiente laboral, con la nueva sistematización y un control propuesto se debe

llegar a un mejor desenvolvimiento de cada uno de los miembros, impulsado

también por las constantes capacitaciones.

La implementación del sistema integrado soluciona los problemas control de

los registros contables, inventario, facturación.

4.2. SUGERENCIAS

Al término de la implementación de este sistema de control interno han resaltado varias

situaciones a las cuales se deben dar seguimiento para que la empresa pueda seguir

encaminada hacia el cumplimiento de su principal objetivo que es el de ubicarse de manera

permanente en el marcado siendo la primera opción en lo referente a repuestos

automotrices.

Para dar continuidad a este sistema integral implementado se deben tomar en cuenta los

siguientes puntos:

Se debe realizar un monitoreo constante de los inventarios y una revisión del

sistema dependiendo de las nuevas necesidades tenga la empresa.

Se recomienda que los niveles administrativos de la empresa pongan en práctica sus

niveles de funcionalidad, convirtiéndose en los guías de la empresa.

Ser responsable con las deudas concebidas para mantener un buen estado crediticio

y así impulsar el desarrollo de la empresa.

Debe hacerse una evaluación de la forma en que la empresa está desempeñando sus

actividades, determinando la calidad de los servicios que presta, para saber en qué

está fallando y mejorarlos.

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Se debe trazar una estrategia que les permita distinguirse de los demás,

desarrollando una cultura de servicio, encaminando a la satisfacción de los clientes.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Chiavenato Idalberto. En: Introducción A La Teoría General De La

Administración. Ciudad: Bogotá. 1997

Juan Francisco Álvarez Illanes. Auditoria Gubernamental. Pág. 103

Norma Internacional de auditoria Nº6, evaluación del riesgo de control interno,

párrafo 8, sección 400

Leidisara Martínez, El Control Interno: Un medio eficiente para la toma de

decisiones, pág. 18

Normas Internacionales de Auditoría. Pronunciamientos técnicos. Emitidas por el

Comité

Internacional de Prácticas de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos

A.C. Sexta edición México 2001.

Sabino Ayala Villegas, 07-2005, Análisis Financiero

Luis Alberto, CHIRIBOGA ROSALE, 2007, “Sistema Financiero”, primera

edición, Quito Ecuador

Churchman West, El enfoque de Sistemas. Edit. Diana, México 1978.

STONER J., WANKEL C. Administración. Prentice-Hall. México, 1990.

Felix Varela, Estudio de la contabilidad General, la Habana, 2006, pág. 57.

Andrade Simón, Diccionario de Economía, Tercera Edición, Editorial Andrade,

2005, Pág. 448.

Brigham Houston, Eugene, Fundamentos de administración financiera, Thompson,

2005.

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ANEXOS

Anexo Nº1 Foto de almacén Carteco Auto Repuesto

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Anexo Nº 2 Registro Único de Contribuyente, Carteco Auto Repuesto

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Anexo Nº 3 Patente Municipal, Carteco Auto Repuestos

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Anexo Nº 4 Permiso de Funcionamiento, Carteco Auto Repuestos

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Anexo Nº 5 Factura de Venta # 000446, Carteco Auto Repuestos

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Anexo Nº 6 Factura de Compra # 0078518, Carteco Auto Repuestos

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Anexo Nº 7 Comprobante de Egreso # 14, Carteco Auto Repuestos

CARTECO AUTOREPUESTOSPUYO-ECUADOR

AV. CESLAO MARIN S/N Y SEVERO VARGAS TELF: 032890211

COMPROBANTE DE EGRESO N º 042

Fecha: 10 DE FEBRERO DEL 2014 Valor: 575.32Beneficiario: IMPORTADORA ALVARADO Banco: GUAYAQUILConcepto: COMPRA DE MERCADERIA Nro. Cuenta: 3145229504Facturas: 318843 SPI: 3946249

Valor:Cinco cientos Stenta y Cinco con /32 centavos

CONTABILIDADCODIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER

Inventario Mercadería 513.68IVA Compras 61.64Bancos 575.32

AUTORIZADO ELABORADO BENEFICIARIO

Sr. German Fernández GERENTE

Sr. Alex Martínez CONTADOR

Firma:

Nombre:…………………………C.I:………………………….

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Anexo Nº 8 Cuadre de Caja, Carteco Auto Repuestos

Cuadre de Caja DiarioFecha: 10/03/2014 Preparado Por: Alex Martínez

Efectivo Inicial $25.00

Ventas .

Efectivo: $123.50Cheques: $0.00

Otros Ingresos $0.00

Cuentas Cobradas: $0.00

Subtotal $148.50

Gastos:

G. Transporte $0.00Devolución $0.00

Gastos Generales $10.15G. Serv Basicos $0.00

Descuento $0.00Combustible $0.00

Subtotal $10.15

Total de efectivo Pagado-Recibido 138.35

Efectivo Disponible en Caja $138.35

DIFERENCIA 0.00

Firma Responsable Firma Supervisión

Entrego: $113.35Saldo en caja: $25.00

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Anexo Nº 9 Consolidado de Ingresos y Egresos mensuales, Carteco Auto Repuestos

CARTECO AUTOREPUESTOSFERNANDEZ CAICEDO GERMAN XAVIER

RUC 1600176083001

MES: DICIEMBRE AÑO: 2013

EGRESOSDETALLE VENTAS 12% N / C IVA N/C RISE BIENES 0% BIENES 12% IVA COBRADO IVA PAGADO R.IVA R.F. RENTA GASTOS

VENTAS 3.323.40 398.81 0.00COMPRAS 12.00 8.407.99 0.00 1.008.96DEV.COMPRAS 81.48 9.78 0.00 0.00RETENCIONES 0.00 0.00COMBUSTIBLE 31.25 0.00 3.75G.GENERALES 87.14 0.00 10.46G.TRANSPORTE 54.10 0.00 0.00G.SERVICIO BASICO 34.41 95.00 0.00 11.40G.UTILES DE OFICINA 7.40 3.10 0.00 0.37SUELDOS 0.00 0.00 640.00IESS 9.35% 0.00 0.00 59.84

0.00 3.323.40 107.91 8.624.48 0.00 0.00

81.48 9.78 0.00 398.81 1.034.94

0.00

3.323.40 107.91 8.732.39 1.034.94CAMPO DIMM SRI 401 534 507 501 554 609

CRED.TRIB 636.13

APLICAB 626.35

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Anexo Nº 10 varios, Carteco Auto Repuestos

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informe practicas pre profesionales en contabilidad

Economy & Finance