trabajo practicas pre-profesionales
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Nombre del Estudiante:
JOSE LUIS RAMÍREZ PISCO
Asignatura:
PRACTICAS PRE PROFESIONALES II
Ciclo: IX
Centro Uladech Católica: Ayacucho
Carrera Profesional:
Administración de Empresas
Fecha : 02 – 03 – 2013
AYACUCHO
DEDICATORIA
Dedico el presente informe a mis
padres que me vieron nacer, su
enseñanza y sus buenas costumbres
han creado en mi sabiduría haciendo
que hoy tenga el conocimiento de lo
que soy.
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento a DIOS quien me
ilumina, me guía y orienta por el
camino del bien.
A los profesores Centro Uladech
Católica, quienes con mucha paciencia
y dedicación nos forman para poder
enfrentarnos en el ámbito profesional -
laboral competitivo.
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1. CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CEDAP
1.1. NATURALEZA
El Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP es un organismo no
gubernamental, que contribuye a la reducción de la pobreza de las
comunidades campesinas del departamento de Ayacucho (Huamanga y
La Mar).
Propicia que mujeres y hombres del agro andino, organizados gremial y
productivamente, defiendan y ejerzan, con mayores y mejores
capacidades de gestión del desarrollo, sus derechos a una seguridad
alimentaría con soberanía. Asimismo, a organizarse social y
políticamente.
El Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP está representada por
la Directora Ejecutiva Ing. Tulia Demetria García León, responsable de
dirigir y orientar la marcha de la institución.
1.2. RESEÑA HISTORICA
El CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO – CEDAP nace en
Ayacucho el 28 de marzo de 1978, en la ciudad de Lima, inscrita en los
Registros Públicos de Lima en el Asiento A-1, ficha 3972 y en la
Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI).
Partiéndose de una serie de acciones para atender situaciones de
emergencia social, en un período de intensa movilización política del
campesinado, asumiendo un protagonismo principal frente al sistema de
poder tradicional establecido en el campo. En forma dispersa apoyó la
ejecución de proyectos puntuales en comunidades campesinas de las
provincias de Cangallo, La Mar, Víctor Fajardo y Huamanga, así como
en Andahuaylas del departamento de Apurímac.
La experiencia de Socos (Huamanga) sobre el desarrollo de
capacidades para la participación ciudadana, organización, manejo agro
ecológico de sus recursos y la forma de vincularse incipientemente al
mercado, trajo consigo a establecerse como una zona de ínter
aprendizaje, mediante la recepción a pasantes. Es de resaltar que para
ello, se desarrolló una metodología del aprender – haciendo, mediante
concursos interfamiliares e ínter comunales, y así ellos se apropien y
fortalezcan sus acciones.
Desde entonces viene trabajado con el desarrollo agropecuario en el
departamento de Ayacucho (Huamanga y La Mar),
Cabe indicar que el CEDAP, durante los años de funcionamiento ha ido
modificando sus formas de intervención y adecuando sus Planes
Estratégicos, de acuerdo al análisis y reflexión institucional de la
realidad rural y procesos políticos, sociales y económicos.
1.3. FINANCIAMIENTO:
El CEDAP como una organización civil realiza sus actividades de
desarrollo social en las comunidades campesinas con financiamientos del
extranjero para la ejecución de los proyectos actualmente son:
Diaconía (Suecia)
Christian AID (Inglaterra)
OXFAM G.B./DFIF ( Inglaterra)
Coordinadora de ONGD Castilla-La Mancha.(España)
1.4. MISIÓN:
“Contribuir a que los hombres y mujeres participen de manera libre, activa e
informada, en la vida política, económica, social y cultural procurando un
desarrollo humano, sostenible y equitativo, en armonía con el medioambiente”.
1.5. VISIÓN:
“Un facilitador del desarrollo, un referente obligado en la formulación de
iniciativas y propuestas, un asesor y acompañante reconocido por los hombres
y mujeres que bregan por una sociedad regional sostenible y equitativa”.
1.6. VALORES Y PRINCIPIOS:
Siendo las principales reglas la responsabilidad, la puntualidad,
estos valores facilitarán el trabajo en la organización y a la vez el
logro de metas y objetivos. Y si hablamos de valores y principios, en
la organización CEDAP tenemos:
Solidaridad y Reciprocidad:
Reconocemos que el bienestar social de nuestras familias con bajos
recursos y supervivencia, descansa en el bienestar de nuestro
pueblo, en el reconocimiento de que somos complementarios y nos
debemos unos a otros en el ciclo de la vida y las acciones.
Respeto mutuo: Nos reconocemos parte de una identidad colectiva
diversa, creemos en el diálogo y la interrelación equilibrada para la
construcción de una sociedad más justa y equitativa e inclusiva.
Transparencia:
Como individuos y como institución promovemos el acceso a la
información veraz y a la participación activa y directa de nuestro
pueblo en los procesos de toma de decisiones.
Compromiso:
Nos identificamos plenamente con los objetivos institucionales y de
los pueblos indígenas de las zonas donde intervenimos, ponemos a
su disposición nuestra capacidad y nos exigimos en calidad.
1.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
Los objetivos estratégicos del CEDAP para los próximos cinco años son:
1. Creciente institucionalización de la participación, vigilancia y fiscalización
ciudadana en diversos espacios de la gestión pública nacional, regional y
local.
2. Ejercicio de la planificación estratégica y la formulación de presupuestos
participativos locales que aseguren una gestión eficiente, eficaz y
transparente.
3. Espacios de concertación, debate, difusión e incidencia en la promoción
del desarrollo humano en la región.
4. Políticas de desarrollo humano que partiendo de las potencialidades de la
cultura y organización social local, aprovechen de manera racional y
responsable, la diversidad ecológica y la biodiversidad.
5. Innovaciones tecnológicas de base agro ecológica que impulsen el
desarrollo agroindustrial, generando empleo, mejorando la productividad,
el ingreso y la eficiencia en el uso de los recursos y factores de
producción.
6. Educación y salud de calidad, pertinentes y cálidas, que contribuyan a la
equidad de género, social y étnica, y a la reducción de los factores de
reproducción intergeneracional de la pobreza.
7. Sistematización, investigación y difusión de prácticas de calidad en la
promoción del desarrollo humano.
8. Desarrollo institucional del CEDAP, consolidando su posicionamiento en el
entorno regional, ampliando la cooperación y el partenariado, y
diversificando y ampliando la cooperación financiera.
1.8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
La organización comprende una organización jerárquica funcional es decir:
Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los
subordinados y delegar directamente parte de su autoridad y Permite que un
cargo actúen sobre elementos no ligados directamente a ellos, sólo en asuntos
específicos de su función en la organización. El órgano encargado del personal
(área de personal) puede actuar sobre cualquier miembro de la institución en
el área específica de sus atribuciones
Las modificaciones propuestas por el órgano que tiene autoridad funcional
deben ser aprobadas antes por el órgano de la línea superior jerárquico del
órgano que debe modificarse.
1.8.1. ESTRUCTURA ORGANICA
Dirección institucional.
Asamblea de Asociados Consejo Directivo Dirección General.
Órganos de Apoyo.
Administración y Finanzas Secretaría
Órganos de Ejecución Territorial.
Equipo zonal de Ancó - Chungui. Equipo zonal de San Miguel- Chilcas Equipo zonal de Cangallo (Chuschi, Paras, Totos, María Parado
de Bellido).
Órganos de Línea.
Responsable de Género Responsable de Comunicación y Cultura
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJODIRECTIVO
DIRECCION EJECUTIVA
ASESORIAADMINISTRACION
COORDINADOR ZONAL CANGALLO
COORDINADOR ZONAL
HUANCASANCOS
COORDINADOR ZONAL LA MAR
AREA DE COMUNICACIÓN Y CULTURA
RESPONSABLE TEMATICOS, TECNICOS, PROMOTORES(AS)
FAMILIAS CAMPESINAS, COMUNIDADES CAMPESINAS, AUTORIDADES COMUNALES, AUTORIDADES LOCALES, INSTITUCIONES EDUCATIVAS, PUESTO DE SALUD.
COORDINADOR ZONAL
HUAYTARA
PROPUESTA DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANICA:
ESTRUCTURA ORGANICA
ORGANOS DE DIRECCION:
Asamblea general
Consejo directivo
Dirección ejecutiva
ORGANO DE APOYO:
Comunicación y cultura.
Administración.
Contabilidad.
Secretaria.
Servicios generales.
ORGANOS DE ASESORIA
Asesoría legal
ORGANOS DE LINEA:
Coordinador zonal Cangallo.
Coordinador zonal Huaytara.
Coordinador zonal Ancó
Coordinador zonal Huanca sancos.
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCION EJECUTIVA
ASESORIA LEGAL
COMUNICACIÓN Y CULTURA ADMINISTRACION SECRETARIA
CONTABILIDADSERVICIOS GENERALES
COORDINADOR ZONAL CANGALLO COORDINADOR ZONAL HUAYTARA COORDINADOR ZONAL ANCOCOORDINADOR ZONAL HUANCA SANCOS
CAPITULO II
2. ACTIVIDADES REALIZADAS.
2.1 GENERALIDADES:
El área de administración del Centro de Desarrollo Agropecuario, da
soporte a las demás áreas técnicas, lo cual la convierte en un órgano
fundamental para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales. Provista de un administrador, cuya función principal está
enmarcada en la planificación, coordinación, dirección y ejecución de las
labores encomendadas.
De la correcta gestión del área, depende óptima confección de documentos
de gestión como son los informes, los presupuestos, documentos
relacionados con la administración de recursos humanos y demás
documentos administrativos.
Éstas, entre otras muchas actividades, requieren del personal que las
ejecuta, una adecuada capacitación para realizarlos con creatividad y
conciencia de la relevancia del trabajo.
2.2 OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS
OBJETIVOS GENERAL:
Conocer el manejo administrativo del personal con que cuenta el
CEDAP.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Formular, implementar, organizar y mantener el legajo Personal de los
colaboradores del Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP.
Proporcionar al Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP los
criterios técnicos que permitan implementar el legajo personal de sus
colaboradores.
2.3. ACTIVIDADES REALIZADAS:
Las actividades que se Desarrollaron en el Centro de Desarrollo Agropecuario,
específicamente en el área de administración, fueron las siguientes:
a. Implementación del legajo personal.
b. verificación y archivamiento de rendición de anticipo de fondos
c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago de acuerdo al orden
cronológico.
d. Apoyo en transacciones bancarias
a. IMPLEMENTACION DEL LEGAJO PERSONAL.
El Legajo Personal es el conjunto de documentos que permiten
identificar al trabajador y dejar sentada su formación técnico
profesional, experiencia adquirida y carrera administrativa.
Solicitud de gasto
Inicio
Solicitud de gasto Recepción de Documentos
COORDINADOR ZONAL ADMINISTRACION
Es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial
donde se ordenan documentos oficiales y personales del
trabajador a partir de su ingreso a la institución incrementándose
con los que se generen durante su vida laboral.
Generalmente, el legajo personal es usado por las instituciones
públicas, sin embargo por recomendación de la auditoría, que se
realiza al Centro de Desarrollo Agropecuario, se implementó el
legajo personal del CEDAP tomando como referencia el sistema
de la administración pública.
Para la implementación del legajo personal se tuvo que realizar
el siguiente proceso:
Investigación de los requisitos del legajo personal (administración pública).
Adaptación de los requisitos
Elaboración de formatos / Ficha del resumen del legajo personal (Para levantamiento de informe.). ver anexo
Aprobación del formato por la dirección ejecutiva.
Obtención de datos del personal.
Implementación del legajo personal.
Elaboración de separadores. Orden de documentos del personal. Legajo físico.
b. VERIFICACIÓN Y ARCHIVAMIENTO DE RENDICIÓN DE
ANTICIPO DE FONDOS.
La realización de esta actividad se desarrollo conforme
muestra en el siguiente diagrama de flujo de procesos:
DIAGRAMA DE FLUJO
c. CLASIFICAR Y ORDENAR COMPROBANTES DE PAGO
Clasificar y mantener en orden los comprobantes de pago es una
tarea importante, en el área de Administración, ya que en ellos
queda precisada la realización de alguna acción comercial y por ende
esta tarea es fundamental porque el propósito es saber en qué son
utilizados los fondos de la institución.
La tarea que se me asignó, consistía en clasificar y ordenar
principalmente facturas de compras por meses y orden cronológico
que facilitaba al contador elaborar los estados financieros.
Paralelamente, el orden de las facturas de compra, facilitaba la
generación de un nuevo archivador que contenía facturas y copias de
éstas mismas, que eran llevadas por el practicante a la SUNAT para
su respectiva foliación, que servirían al contador para el recupero de
IGV.
d. APOYO EN TRANSACCIONES BANCARIAS.
La cobranza de los cheques era una actividad excepcional que se
me encomendaba para realizar depósitos en las cuentas corrientes
bancarias, de los fondos recaudados.
Del mismo modo se me encomendó endosar y cobrar cheques, para
gastos ordinarios, dispuestos por la Dirección Ejecutiva; cabe indicar
que eran montos bajos, para evitar contingencias.
Consecutivamente al depósito y cobro de cheques, procedía a la
entrega los Boucher de depósito y el dinero cobrado al asistente
administrativo, para las acciones del caso.
CAPITULO III
3. ANÀLISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS:
a. Implementación del legajo personal.
a.1. Identificación de la necesidad.
La implementación del legajo, se confecciono por sugerencia de
la Dirección Ejecutiva, a raíz de no contar con un legajo del
personal de la institución.
Se desarrolló conjuntamente con la coordinación y apoyo del
Administrador y asistente del área, facilitando la implementación
del legajo.
a.2. Investigación del legajo personal.
El cumplimiento de este trabajo se desarrolló en el transcurso de
las prácticas, ya que se tuvo que investigar y obtener información
de este documento, que es poco común en la administración
privada, es por ello que se tomó como modelo algunas entidades
públicas del ámbito, adaptando al entorno del CEDAP.
a.3. Propuesta realizada.
A partir de la investigación, se desarrollo una propuesta del
legajo personal con los siguientes requisitos:
Identificación del personal.
Contiene los documentos de identificación del
trabajador.
a. Ficha del Legajo Personal.
b. Curriculum Vitae.
c. Copia DNI.
d. Otros.
Estudios, capacitaciones y experiencia
profesional.
Contiene certificados oficiales, diplomas, títulos,
grados o resoluciones que acreditan los estudios
básicos y superiores del trabajador, así como la
capacitación, actualización, experiencia profesional
y/o perfeccionamiento u otros estudios realizados
por el colaborador.
a. Certificado de Estudios.
b. Certificado de colegiatura.
c. Certificados, constancias y diplomas.
d. Certificado y constancia de trabajo.
e. Documentos relacionados con los servicios
prestados (memorándum, oficio, cartas y otros.)
Permisos, licencias, vacaciones y descanso
medico.
Contienen documentos de permisos, licencias,
vacaciones y descanso medico del trabajador.
a. Documentos de Permiso.
b. Licencias.
c. Vacaciones.
d. Certificado médico por incapacidad temporal,
enfermedad o accidente.
Meritos, Deméritos, Renuncia y Liquidación.
Contienen documentos administrativos como son,
oficio, memorándum, diplomas, solicitudes de
renuncia y documentos de liquidación.
a. Oficio, memorándum de felicitaciones.
b. Resoluciones por condecoraciones.
c. Otorgamiento de diplomas.
d. Solicitud de renuncia.
e. Liquidación de beneficios sociales.
(Ver anexo)
a.4. Implementación
Como en cualquier ejecución de actividades se presentan
inconvenientes, el trabajo se dificulto por la falta de tiempo de los
colaboradores, lo cual entorpeció la entrega de datos y llenado
de la ficha de legajo del personal, que se requería para armar el
documento.
Finalmente con aprobación, apoyo, disposición de la Dirección
Ejecutiva, Administrador y colaboradores se logro la
implementación del legajo personal de todos los colaboradores
del Centro de Desarrollo Agropecuario.
b. Verificación y archivamiento de rendición de anticipo de
fondos.
Es una actividad que requiere de tiempo y mucha concentración,
donde realiza un cruce de información entre solicitudes de gasto,
comprobante de pago y rendiciones de anticipo de fondos, y del
mismo modo verificar las firmas y sellos correspondientes.
Las rendiciones de anticipo de fondos son entregados en tiempos
muy cortos, por lo que tienden a acumularse con rapidez, por ello
se tenían que verificar y archivar inmediatamente para evitar la
acumulación excesiva de estos documentos.
Esta actividad se encomendó al practicante ya que el Centro de
Desarrollo Agropecuario, no cuenta con el personal suficiente en
el área, quien pueda apoyar en las actividades del asistente
administrativo, ya que este asume excesiva carga laboral.
Se elaboro el siguiente cuadro para una eficiente revisión y cruce
estos documentos:
Nº
CHEQUE
SOLICITUD DE
GASTO
COMPROBANTE DE
PAGOS
RENDICION DE
ANTICIPO DE
FONDOS
c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago.
La clasificación y ordenamiento de comprobantes de pago, es una
actividad fácil y sencilla. Radicaba en archivar cronológicamente
las facturas de compras, ya que éstas se iban acumulando cada
que se entregaban las rendiciones de anticipo de fondos.
El archivamiento se desarrollo de forma ordenada clasificándolos
por meses, una vez clasificados por meses, la tarea se facilitaba
aun mas; están eran ordenadas por fechas cronológicas en
forma ascendente que permitía encontrar facturas que se
requerían con mayor facilidad y reducción de tiempo cuando se
las necesitaba.
Del mismo modo que la actividad anterior, se requería de
concentración para que estas sean ordenadas y archivadas
apropiadamente. Para su posterior uso en la elaboración de
estados financieros, como el recupero de IGV y otros
requerimientos que la institución necesita para sus proyectos.
d. Apoyo en transacciones bancarias.
La cobranza y depósito de cheques es una actividad frecuente en
el Centro de Desarrollo Agropecuario, donde estos fondos son
destinados a los proyectos que ejecuta el CEDAP.
El cobro de cheques tiene sus riesgos, es por ello que se hizo de
conocimiento al jebe inmediato, por ello el practicante depositaba
y cobraba cheques de montos mínimos para evitar contingencias
que se pueda presentar.
Esta actividad representa un problema donde los directivos
deberían tomar acciones del caso inmediatamente, ya que en una
hipótesis de sufrir alguna situación emergente, la responsabilidad
recae en la persona quien ejecuta esta actividad.
Por lo antes expuesto se debe tomar medidas de seguridad que
respalde los fondos de la institución y a la persona quien ejecuta
esta actividad.
CAPITULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES:
La práctica pre-profesional es una pieza clave en la formación del
estudiante de administración, ya que constituye la herramienta
formativa básica que le permite al estudiante trascender el abordaje
de conocimientos teóricos abstractos, tomar contacto con la realidad.
Es en estos ámbitos donde el practicante se pone en contacto con la
realidad organizacional, percibe la confrontación de elementos
teóricos y prácticos a partir de su interacción con la realidad
situacional y la apropiación de técnicas e instrumentos de la
profesión.
Tener un legajo de cada empleado significa que existe en la
empresa una política de recursos humanos ordenada, y sirve para
ratificar que se están haciendo las cosas cómo se debe, evitando de
esta forma tener problemas en el futuro ya sea por reclamos de los
trabajadores o de autoridades de control.
Voluntad de contribuir en la gestión administrativa del Centro de
Desarrollo Agropecuario al implementar el Legajo Personal de los
colaboradores de dicha entidad, siendo un instrumento de gestión de
personal, que le permite a la organización conocer
las características y perfil de sus empleados a los efectos de
establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios
para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación
y desvinculación laboral.
RECOMENDACIONES:
Contar con un legajo del personal, le permitirá al Centro de Desarrollo
Agropecuario tomar decisiones concerniente a su capital humano ya que
ellos son los que ponen de esfuerzos para poner encaminar a la
institución.
Para el Centro de Desarrollo Agropecuario - CEDAP contar con el legajo
personal el cual debe ser actualizado periódicamente, complementará a
que sus actividades se desarrollen de manera eficiente y se preste a que
los colaboradores ofrezcan su mejor esfuerzo.
Se recomienda tomar en cuenta medidas de seguridad referente al
cobro y deposito de cheques por las mismas contingencias que pudieran
ocurrir.
BIBLIOGRAFIA
http://www.buenastareas.com/ensayos/Legajos/2895888.html
http://www.ins.gob.pe/insvirtual/images/normatividad/procadm/PR.A-
OEP-001%20Ed01legajos.pdf
http://www.ongd-clm.org