informe final de auditorÍa de desempeÑo secretarÍa

“Una Contraloría Aliada con Bogotá”

www.contraloriabogota.gov.co

Cra. 32 A No. 26 A 10 Código Postal 111321

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL – SJD -

EVALUAR EL PROYECTO No. 7508: "Fortalecimiento de los Sistemas

de Información y Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital"

CÓDIGO DE AUDITORÍA 43

Período Auditado 2019

PAD 2020

DIRECCIÓN SECTOR GESTIÓN JURÍDICA

Bogotá D.C., noviembre 2020

http://www.contraloriabogota.gov.co/




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María Anayme Barón Durán Contralora de Bogotá D.C. (E)

Yuly Paola Manosalva Caro Contralor Auxiliar (E)

Jhon Alexander Sazipa Hernández Director Sectorial

Equipo de Auditoría: Fabio Armando Cárdenas Peña Gerente 039-01 Martha Cristina Cuellar López Profesional Universitario 219 03 Jorge Enrique Venegas Rodríguez Profesional Universitario 219 01 (e) José Raúl Sacristán Avilés Profesional Universitario 219 03 Gladys Cecilia Monroy González Profesional Universitario 219 01 (e) Roland Leónidas Fajardo Rojas. Profesional Universitario 219-03 (e) Luz Stella Ardila Ariza Contratista Daniel Obdulio Franco Contratista Gustavo Eduardo Ramírez Bohórquez Contratista





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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES 4 2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA 6 2.1 ALCANCE 6 2.2 MUESTRA 6 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: 11 3.1 PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS 11 3.1.1. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por violación al principio de planeación, eficacia y al principio de responsabilidad en relación con la programación y ejecución de la Meta Nº1 del proyecto 7508 para la vigencia 2019. 18 3.1.2. Hallazgo administrativo, por contradicción entre la información contenida en reporte al Seg- Plan en relación con la información suministrada por el Sujeto de Control. 21 i. Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS ........................................................... 22 3.2 GESTIÓN CONTRACTUAL 23 3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la trasgresión al principio de publicidad y al estatuto de la información pública, por la no publicación de información contractual en SECOP II. 23 3.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por violación al principio de planeación y al principio de igualdad, por fallas en la elaboración de los estudios previos. 24 3.2.3 Hallazgo administrativo, por no tramitar de manera oportuna el aviso de cobertura a Riesgo Laborales ARL de los contratos de prestación de servicios No. 002-2019, 043-2019, 044 de 2019 y 069-2019 26 3.2.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por falta de supervisión y seguimiento al contrato 002-2019 28 3.2.5. Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria por la adquisición de licenciamiento mediante el contrato 122 de 2019, que a la fecha no ha sido puesto en funcionamiento por la Secretaría Jurídica Distrital -SJD, para la finalidad establecida en los estudios previos y el contrato, ocasionando detrimento en cuantía de $580.953.000 y por la irregularidad evidenciada en la información entregada 29 3.2.6. Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por la adquisición de licenciamiento mediante el contrato 132 de 2019 que a la fecha no ha sido puesto en funcionamiento por la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, para la finalidad establecida en los estudios previos y el contrato, ocasionando detrimento en cuantía de $228.794.145 33 3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO 36 4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO 38





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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE Secretario SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL Carrera 8A No. 10 - 63 Código Postal: 111711 Ciudad Ref. Carta de Conclusiones Auditoría de Desempeño. La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño a la Secretaría Jurídica Distrital - SJD vigencia 2019, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proyecto Nº 7508. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; la evaluación del sistema de control fiscal interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C. CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el proyecto auditado No. 7508, "Fortalecimiento de los Sistemas de Información





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y Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital" no cumple con los principios de eficiencia y eficacia evaluados. La inversión programada del proyecto 7508, durante la vigencia del 2019, fue de diez mil ochocientos dieciséis millones seiscientos nueve mil ciento ochenta y dos pesos ($10.816.609.182), de los cuales se ejecutaron diez mil doscientos veintiún millones, seiscientos setenta y siete mil trescientos sesenta y un pesos ($10.221.677.361), según información reportada en el Sistema PREDIS Así mismo, en virtud de las observaciones presentadas por este Organismo de Control, frente a la ejecución y al proceso contractual del proyecto 7508, se conceptúa con deficiencias en relación con el Control Fiscal Interno de la Entidad. PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la entidad a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la ley 42 de 1993. Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control. El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados y hallazgos detectados por este Órgano de Control Atentamente,

JHON ALEXANDER SAZIPA HERNÁNDEZ Director Técnico Sectorial de Fiscalización

Revisó: Jhon Alexander Sazipa Hernández – Director Técnico. Elaboró: Equipo Auditor



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2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA 2.1 ALCANCE La presente auditoria, se realizará en el marco de la ejecución del proyecto de inversión 7508 "Fortalecimiento de los sistemas de información y comunicaciones de la Secretaría Jurídica

Distrital" para lo cual se auditará la contratación suscrita, ejecutada y/o liquidada durante la vigencia 2019, por la Entidad para su desarrollo; se evaluarán las etapas precontractual, contractual y post contractual de los mismos. De igual forma se evaluará la gestión realizada por la administración durante la vigencia 2019, para el logro de los objetivos y metas del proyecto. 2.2 MUESTRA 3.1 Planes, programas y proyectos De conformidad con el memorando de asignación de la presente auditoría, se evaluará el proyecto 7508 vigencia 2019, "Fortalecimiento de los sistemas de información y

comunicaciones de la secretaría jurídica distrital" el cual tiene la siguiente descripción en la ficha EBI-D (Versión 18 del 8 de octubre de 2019): “Para atender las necesidades en materia TIC de la Entidad, se vienen desarrollando acciones tendientes disponer de la infraestructura tecnológica a nivel de hardware y software comerciales para atender la gestión misional y administrativa de las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital. Como parte de ello, la Secretaría cuenta con equipos de cómputo de usuario final de última tecnología; así mismo se cuenta con los servicios de conectividad e internet independientes; también se cuenta con el software ofimático necesario para garantizar y optimizar la gestión misional y administrativa, a la vez, que se diseñó, construyó y puso en funcionamiento el Data Center institucional y la Red de área local -LAN propios, sobre los que funcionan los servicios informáticos institucionales. Actualmente, se cuenta con el proceso de soporte técnico a través de herramientas informáticas; que comprende la atención de requerimientos realizados por los usuarios internos y externos de la Entidad; lo anterior con el propósito de mantener una percepción favorable del servicio brindado. En cuanto a la modernización de los Sistemas de Información, se han desarrollado las fases de diagnóstico, análisis y diseño para la construcción de un Sistema de Información Jurídico Integrado, que facilite la gestión jurídica en el Distrito Capital, bajo un marco de mejores prácticas tecnológicas aplicadas en la herramienta diseñada, conforme a lo estipulado en las políticas de Gobierno y Seguridad Digital, así como la Arquitectura Empresarial de T.I., aplicando tecnologías de punta tales como BigData e Inteligencia Artificial, reconocimiento automático de textos -OCR-, Sistema gestor de procesos -BPMS-, gestión de contenidos ¿ ECM-, Sistema de información geográfica -GUIS-, Inteligencia de negocios, entre otras, aplicadas a la gestión jurídica distrital, que como cabeza de sector debe liderar la Entidad.”





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Objetivo general “Mejorar y modernizar la infraestructura tecnológica de los sistemas de información, a través de la implementación de nuevas tecnologías en la Secretaria Jurídica Distrital” Objetivos específicos: 1. “Ampliar y fortalecer el 100% de los sistemas de información jurídicos del Distrito Capital 2. Mejorar los canales y tiempos de respuesta de los Sistemas de Información Jurídicos 3. Optimizar el funcionamiento de los Sistemas de Información de la Secretaría Jurídica Distrital.”

Cuadro N° 1: Muestra evaluación de planes, programas y proyectos

Cifras en pesos

N° Proy

Proyecto Inversión

Código Meta

Descripción meta Proyecto Inversión

Magnitud Meta programada vigencia

2019

Presupuesto Ejecutado

Presupuesto asignado a la meta ($)

7508 Fortalecimiento de los sistemas de

información y comunicaciones de la secretaría jurídica distrital

1 1. Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de Información Jurídicos

40% 10.222.000.000 10.817.000.000

Fuente: Ficha EBID proyecto 7508 versión 18 del 8 de octubre de 2019

La magnitud alcanzada en la meta, será evaluada mediante la revisión integral de los contratos seleccionados en el componente de gestión contractual, así como las estipulaciones contenidas en la Ficha EBI en relación con los componentes de: Talento Humano, Hardware, Interventoría, Software, Consultoría y para la evaluación final del proyecto se tendrán en cuenta, los resultados alcanzados y comunicados en el informe final de auditoria de Desempeño, identificado con el código 43 Vigencia 2019, PAD 2020.

i. Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS. De acuerdo con la Información suministrada por la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, según radicado No. 2-2020-13836 del 18 de septiembre de 2020, a través de sus acciones, aporta a la consecución de las metas 16.5 Reducir considerablemente la corrupción y el soborno en todas sus formas y 16.10 Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales en uno (1) de los diecisiete (17) Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS, el cual tiene relación con el No. 16. Paz, justicia e instituciones sólidas, para lo cual ha vinculado los siguiente dos (2) indicadores:

-Nivel de éxito procesal en el Distrito Capital. -Percepción Favorable por parte de los usuarios sobre la coordinación Jurídica del Distrito Capital

Por lo anterior, dentro de la evaluación, en la auditoria de Desempeño, se verificará si las metas programadas y ejecutadas del proyecto de inversión seleccionado, se encuentran enfocadas al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.





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1.2 Gestión Contractual El total de la contratación realizada durante la vigencia 2019 con cargo al proyecto de inversión 7508, "Fortalecimiento de los sistemas de información y comunicaciones de la

Secretaría Jurídica Distrital" fue de $10.294.675.555, mediante la suscripción veintiocho (28) contratos. Es de mencionar que los contratos: 06, 70, 109 y 116 de 2019 fueron evaluados en el proceso de la auditoría de regularidad Cód. 41 PAD 2020. La muestra seleccionada para la presente evaluación corresponde a $8.663.079.408, equivalente al 84,15% del total de la contratación; la auditoria se realizará mediante el estudio de los siguientes veintidós (22) contratos:

Cuadro N° 2: Muestra evaluación gestión contractual

Cifras en pesos

No. Contrato

Tipo de Contrato

Objeto del Contrato Valor en pesos

Alcance

43991 Prestación

de servicios Adquisición de licencias Microsoft y adquisición de licenciamiento del corrector ortográfico: Microsoft Cognitive Server, para la Secretaría Jurídica Distrital.

158.903.874 Etapas: Precontractual, ejecución y terminación y/o liquidación

001-2019 Prestación

de servicios Adquirir el servicio de soporte y actualización para software y hardware Oracle de la Secretaría Jurídica Distrital

245.814.256

Etapas: Precontractual, ejecución y terminación y/o liquidación


de servicios

Prestar sus servicios profesionales como arquitecto de información para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.

108.809.033



de servicios

Prestar sus servicios profesionales como arquitecto empresarial y de TI para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.

126.771.159



de servicios

Prestar sus servicios profesionales como diseñador de software para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.

126.771.159



de servicios

Prestar los servicios profesionales para apoyar aspectos relacionados con la gestión estratégica de tecnologías de la información en la Secretaría Jurídica Distrital

126.771.159



de servicios Prestar sus servicios profesionales como Oficial de Seguridad para la Secretaría Jurídica Distrital.

108.809.033 Etapas: Precontractual, ejecución y terminación y/o liquidación


de servicios

Prestar sus servicios para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el Sistema de Información de Personal y Nómina-PERNO actualizando la estructura de datos y documentación de los mismos.

82.902.120



de servicios Prestar sus servicios para soporte correctivo y evolutivo de Portal Web e Intranet de la Secretaría Jurídica Distrital

41.451.060



de servicios Realizar el desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital y uso de opción

4.282.599.428

Etapas: Precontractual, y parcial ejecución.


de servicios

Prestar sus servicios profesionales para la administración de sistemas en la Infraestructura Oracle de Datacenter y Sistemas de Seguridad de la Secretaría Jurídica Distrital

65.861.129



de servicios

Prestar los servicios profesionales para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el sistema de contabilidad-LIMAY actualizando la estructura de datos y documentación de los mismos

59.275.016






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No. Contrato

Tipo de Contrato

Objeto del Contrato Valor en pesos

Alcance


de servicios

Prestar sus servicios profesionales para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el Sistema de Información de Correspondencia y Archivo / Gestión Documental y Archivo – SIGA

65.861.129



de servicios

Prestar servicios profesionales para atender el mantenimiento, administración y seguimiento de la Base de Datos, software y hardware Oracle de la Secretaría Jurídica Distrital.

61.347.569



de servicios Realiza mantenimiento y soporte técnico en sitio de los sistemas de información jurídicos de la Secretaría Jurídica Distrital-SJD

296.000.048



de servicios

Prestar los servicios profesionales especializados en la formulación, ejecución y evaluación de todos los asuntos legales, contractuales que requiera la Secretaria Jurídica Distrital para la modernización de los sistemas de Información.

88.083.503



de servicios

Prestar sus servicios profesionales como ingeniero de pruebas de los requerimientos funcionales del área de Asuntos disciplinarios y Doctrina y Asuntos Normativos, para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.

68.624.533



de servicios

Prestar sus servicios profesionales como ingeniero de pruebas de los requerimientos funcionales del área Política e Informática Jurídica e Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro, para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital

68.624.533



de servicios

Prestar servicios profesionales para apoyar el seguimiento a la ejecución de la estrategia de gestión del cambio en el proyecto de "Desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital"

67.357.973


122-2019 Compra

venta Adquisición de licenciamiento de la aplicación basada en búsqueda empresarial IFindIT para la Secretaría Jurídica Distrital

580.953.000


124-2019 Compra

venta Adquisición de hardware y software ORACLE para fortalecer la capacidad en el datacenter

1.602.694.549

Etapas: Precontractual, y parcial ejecución.


de servicios Adquisición de licencias ALFRESCO para la Secretaría Jurídica Distrital

228.794.145


TOTAL 8.663.079.408

Fuente: Oficio radicado Secretaría Jurídica Distrital-SJD. No. 2-2020-13836 del 18 de septiembre de 2020.

3.3 Plan de Mejoramiento Se aplicará el procedimiento vigente (Resolución reglamentaria 036 de 2019), para el seguimiento a las acciones formuladas a cargo de las dependencias, áreas y/o. procesos, involucradas en cada factor, para las cuales el término de implementación se encuentra vencido, a la fecha de ejecución de la presente auditoría, Cód. 43, PAD 2020, verificando la efectividad de la acción. Es de tener en cuenta que de acuerdo con la información registrada en el aplicativo SIVICOF, (septiembre 11 de 2020) existen doce (12) acciones de mejora con fecha de prevista de terminación antes del 30 de octubre de 2020, pendientes por evaluar, de las cuales diez (10) corresponden al factor de Gestión Contractual y dos (2) al factor de Planes Programas y Proyectos, según se describe a continuación:





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Cuadro Nº 3: Distribución Acciones por Factor

FACTOR No. DE ACCIONES ESTADO AUDITOR

Gestión Contractual 10 Abierta

Planes, Programas y Proyectos 2 Abierta

Total 12 Fuente: Plan de Mejoramiento SIVICOF – septiembre 11 de 2020 El equipo auditor realizó el seguimiento correspondiente, para establecer el cumplimiento dado por parte del sujeto de control a las mismas, las cuales se relacionan en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 4: Muestra evaluación plan de mejoramiento

Vigencia Factor No. Hallazgo Descripción del Hallazgo Descripción de la Acción Fecha terminación prevista

plan de mejoramiento

2019 Gestión Contractual

3.1.1

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, POR FALLAS EN LA ELABORACIÓN DE LA FICHA EBI- D DEL PROYECTO 7508.

SOLICITAR ACLARACIÓN Y CONCEPTO A LA SECERTARÍA DE PLANEACIÓN DISTIRTAL FRENTE AL USO DEL APLICATIVO SEGPLAN

2020-04-30


3.1.3.3

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, POR FALLAS EN LA PLANEACIÓN Y EN LA SUPERVISIÓN RESPECTO DEL CONTRATO 022 DE 2019

PRECISAR EN EL ESTUDIO PREVIO LOS ASUNTOS DE CONOCIMIENTO DEL FUTURO CONTRATISTA, CONFORME A LAS FACULTADES DE LA ENTIDAD, QUE ASUMIRÁ LA REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA DEFENSA DE LOS INTERESES DEL DISTRITO CAPITAL.

2020-08-31


3.1.3.4

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, E INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE CIENTO TREINTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CUARENTA Y OCHO PESOS ($136.864.348), POR FALLAS EN LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 116 DE 2019

REALIZAR LA DIVULGACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE "SUPERVISIÓN" CÓDIGO 2311600-PR-059.

2020-08-31


3.1.4

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA POR INCOHERENCIA EN LA POBLACIÓN OBJETIVO ESTABLECIDO EN LA FICHA DE ESTADÍSTICA BÁSICA DE INVERSIÓN DISTRITAL – EBI-D, PARA LA VIGENCIA 2019

DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN EN LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL, LO ANTERIOR, TENIENDO EN CUENTA LOS LINEAMIENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN.

2020-08-28


3.2.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, POR FALLAS EN LA PLANEACIÓN DE CONTRATOS

CAPACITACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN, RESPECTO A LA PLANIFICACIÓN CONTRACTUAL

2020-03-30


3.2.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO, POR LA INEXISTENCIA DE LA COMUNICACIÓN DE LA DELEGACIÓN DE SUPERVISIÓN.

REALIZAR LA DIVULGACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE "SUPERVISIÓN" CÓDIGO 2311600-PR-059.

2020-08-28


3.2.3

HALLAZGO ADMINISTRATIVO, POR FIRMA DEL ACTA DE INICIO SIN PRESIDIR LA COMUNICACIÓN DE LA DELEGACIÓN DE SUPERVISIÓN.

CAPACITACIÓN A LOS INTERVENTORES DE CONTRATOS SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS

2020-06-30

2020

Planes, Programas y Proyectos y/o Plan Estratégico

3.2.4.1

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, POR DEFICIENCIAS EN EL REPORTE DE LA POBLACIÓN OBJETIVO DE LAS FICHAS EBI-D 7501, EBI-D 7508 Y EBI-D 7509

DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN EN LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL, LO ANTERIOR, TENIENDO EN CUENTA, LOS LINEAMIENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

2020-08-28

2020

Planes, Programas y Proyectos y/o Plan Estratégico

3.2.4.2

HALLAZGO ADMINISTRATIVO PORQUE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL SUJETO DE CONTROL NO PERMITE CONSTATAR LA MAGNITUD DEL 75% REPORTADA EN SEGPLAN PARA LA META 2 DEL PROYECTO 7509

DOCUMENTAR UN PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN EN LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL, LO ANTERIOR, TENIENDO EN CUENTA, LOS LINEAMIENTOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

2020-08-28


3.6

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, POR EL INCUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES PREVISTAS EN EL ANEXO TÉCNICO Y PROPIAS DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO 072 DE 2017

SOCIALIZAR EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ADOPTADO QUE INCLUYE UN CAPÍTULO DE SUPERVISIÓN

2019-06-30





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Vigencia Factor No. Hallazgo Descripción del Hallazgo Descripción de la Acción Fecha terminación prevista

plan de mejoramiento


3.7

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA POR EL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO INTERNO DENOMINADO “PUBLICACIÓN, COMUNICACIÓN Y/O NOTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS” Y EL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONTRATACIÓN DIRECTA 23116000-PR-053 VERSIÓN 2. TENIENDO EN CUENTA QUE OMITIÓ LA NUMERACIÓN Y FECHADO DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE FACULTÓ LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 095 Y 096 DE 2017.

EN CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 036 DE 2017, NUMERAL 3.1.1.1 PAD 2018, SE ESTABLECIO EL PUNTO DE CONTROL EN EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTA, EN LO QUE RESPECTA A LA NUMERACION Y FECHA DE LOS ANEXOS DE LOS CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

2019-01-31


3.8

HALLAZGO ADMINISTRATIVO, POR LA FALTA DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN GESTIÓN CORPORATIVA EN RECLAMAR LA DEVOLUCIÓN DE SALDOS POR VALOR DE $3.609.931.23 A PREVISORA SEGUROS S.A. DENTRO DEL CONTRATO 093 DE 2017.

SOCIALIZAR EL MANUAL DE CONTRATACIÓN ADOPTADO QUE INCLUYE UN CAPÍTULO DE SUPERVISIÓN

2019-06-30

Fuente: SIVICOF – Plan de Mejoramiento septiembre 11 de 2020

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: 3.1 PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS Teniendo en cuenta los lineamientos de la Alta Dirección y los relacionados con el Proceso de Estudios de Economía y Política Pública, la Matriz de Riesgo por Proyecto del Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos 2016-2020”, los temas de impacto relacionados con la misión de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, el avance del Plan de Desarrollo por metas y recursos del SEGPLAN, y la información suministrada por la Entidad, se observa que cuenta con 4 proyectos de inversión, de los cuales, se evaluará el proyecto 7508 vigencia 2019, el cual tiene la siguiente descripción en la ficha EBI-D (Versión 18 del 8 de octubre de 2019): El proyecto de inversión 7508, “Fortalecimiento de los Sistemas de Información y

Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital”, es un proyecto de Desarrollo y fortalecimiento institucional, pertenece al Plan de Desarrollo Bogotá mejor para todo, clasificado como “Eje transversal Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia

transversal”, el enfoque del proyecto es de carácter interno, enfocado a cumplir su única meta que es “Fortalecer El 100 % De Los Sistemas De Información Jurídicos”.

Identificación del problema o necesidad “La Secretaría Jurídica Distrital, requiere mantener y fortalecer la infraestructura informática y de comunicaciones, necesaria para realizar las funciones delegadas en el Decreto 323 de 2016, fecha en la cual inicia operaciones la Entidad. Para la puesta en marcha de la Entidad, no se contaba con la suficiente capacidad operativa y tecnológica para garantizar la disponibilidad, confiabilidad, integralidad y seguridad de los sistemas de información en la Secretaría Jurídica Distrital, en el desarrollo de la Gerencia Jurídica Pública, para ello, se hace necesario contar con los recursos técnicos y humanos, que permitan mantener la infraestructura y los sistemas de información de la Entidad acorde con las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales, así como la compra de equipos de cómputo, impresoras y la estructura de





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comunicaciones, requeridos para garantizar la puesta en funcionamiento de los Sistemas de Información Jurídicos y administrativos de la Entidad. Ahora bien, los Sistemas de Información Jurídicos y Administrativos con los que cuenta la Secretaría Jurídica Distrital, requieren del mantenimiento, soporte y desarrollo correctivo y evolutivo; mediante un análisis funcional y técnico, que permita brindar la operación adecuada de los mismos. Teniendo en cuenta el nivel de desarticulación funcional de los Sistemas de Información Jurídicos, la entidad busca implementar en un único Sistema Integrado de Información Jurídica moderno, con mayores funcionalidades tecnológicas, automáticas, intuitivas, oportunas y controladas, que permitan atender las necesidades jurídicas de las entidades distritales y partes interesadas. En este sentido, se hace necesario que la entidad disponga de la infraestructura TIC requerida, en concordancia con los lineamientos de MINTIC.”

Descripción del proyecto “Para atender las necesidades en materia TIC de la Entidad, se vienen desarrollando acciones tendientes disponer de la infraestructura tecnológica a nivel de hardware y software comerciales para atender la gestión misional y administrativa de las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital. Como parte de ello, la Secretaría cuenta con equipos de cómputo de usuario final de última tecnología; así mismo se cuenta con los servicios de conectividad e internet independientes; también se cuenta con el software ofimático necesario para garantizar y optimizar la gestión misional y administrativa, a la vez, que se diseñó, construyó y puso en funcionamiento el Data Center institucional y la Red de área local -LAN propios, sobre los que funcionan los servicios informáticos institucionales. Actualmente, se cuenta con el proceso de soporte técnico a través de herramientas informáticas; que comprende la atención de requerimientos realizados por los usuarios internos y externos de la Entidad; lo anterior con el propósito de mantener una percepción favorable del servicio brindado. En cuanto a la modernización de los Sistemas de Información, se han desarrollado las fases de diagnóstico, análisis y diseño para la construcción de un Sistema de Información Jurídico Integrado, que facilite la gestión jurídica en el Distrito Capital, bajo un marco de mejores prácticas tecnológicas aplicadas en la herramienta diseñada, conforme a lo estipulado en las políticas de Gobierno y Seguridad Digital, así como la Arquitectura Empresarial de T.I., aplicando tecnologías de punta tales como BigData e Inteligencia Artificial, reconocimiento automático de textos -OCR-, Sistema gestor de procesos -BPMS-, gestión de contenidos ¿ ECM-, Sistema de información geográfica -GUIS-, Inteligencia de negocios, entre otras, aplicadas a la gestión jurídica distrital, que como cabeza de sector debe liderar la Entidad.”

Objetivo general “Mejorar y modernizar la infraestructura tecnológica de los sistemas de información, a través de la implementación de nuevas tecnologías en la Secretaria Jurídica Distrital”.

Objetivos específicos: 1. “Ampliar y fortalecer el 100% de los sistemas de información jurídicos del Distrito Capital 2. Mejorar los canales y tiempos de respuesta de los Sistemas de Información Jurídicos 3. Optimizar el funcionamiento de los Sistemas de Información de la Secretaría Jurídica Distrital.”





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Componentes Desde su creación se han registrado más componentes para dar cumplimiento a la meta inicio con dos componentes talento humano y Hardware, para la vigencia 2019 se evidencian tres más interventoría, consultoría y Software.

Cuadro N° 5: Muestra evaluación de planes, programas y proyectos

Cifras en pesos

Fuente: ficha EBI-D versión 18 del 8 de octubre del 2019

En este sentido se llevó a cabo la revisión integral de los contratos seleccionados en el componente de gestión contractual, y se efectuó contraste con la información reportada por la entidad. Se evaluó de manera general el comportamiento del proyecto, las modificaciones presupuestales que tuvieron durante la vigencia auditada y el impacto generado al cumplimiento del Plan de Desarrollo.

Cuadro N° 6: Reporte de magnitud y presupuesto proyecto 7508.

Cifras en millones Proyecto No.

Meta

Meta Magnitud Presupuesto

Programado Ejecutado % Programado Ejecutado

%

7508 1 Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de Información jurídicos

40 37 92.50 10.817 10.222 94.50

Fuente. Plan de Acción 2016- 2020 con corte a 31 de diciembre de 2019 – Secretaria Jurídica Distrital - SJD. (*) Nota: las cifras se indican en millones de pesos, debido a que así se expresan en SEGPLAN.

La magnitud que se esperaba cumplir en la vigencia 2019 que estaba programada con el 40% se ejecutó en un 37% Recursos Financieros Para la vigencia 2019 se asignó presupuesto por valor de $9.358.020.000 registrado el rubro de inversión, de acuerdo con los documentos remitidos en la respuesta con radicado 2-2020-13836 del 18 de septiembre del 2020, se evidencia una modificación al presupuesto en el proyecto 7508 de acuerdo al radicado interno con No. 2-2019-13220 del 27 de septiembre del 2019, ante la Secretaria de Hacienda se solicitó una modificación presupuestal y según resolución 135 del 2 de octubre del 2019 se

N° Proy

Proyecto Inversión

Código Meta

Descripción

meta Proyecto Inversión

Magnitud

Meta programada

vigencia 2019

Presupuesto Ejecutado

Presupuesto

asignado a la meta ($)

Justificación

para la selección

Auditor Responsable

Fecha Programada

Inicio de la

evaluación

Fecha Programada

terminación de la

evaluación

Seguimiento

(fecha y Responsable)

7508

Fortalecimiento de los

sistemas de información y

comunicaciones de la

secretaría jurídica distrital

1

1 Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas

de Información Jurídicos

40% 10.222.000.000 10.817.000.000 PAD 2020 Equipo Auditor

14/09/2020 18//112020

27/08/2020 Gerente





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efectuaron modificaciones en el presupuesto por valor de Mil cuatrocientos cincuenta y ocho millones quinientos ochenta y nueve mil ciento ochenta y dos pesos ($1.458.589.182), dejando en la vigencia 2019 un presupuesto total de Diez mil ochocientos dieciséis millones seiscientos nueve mil ciento ochenta y dos pesos ($10.816.609.182) y se comprometió una ejecución presupuestal de Diez mil doscientos veintiún millones seiscientos setenta y siete mil trescientos sesenta y un pesos ($10.221.677.361) con el 94.50%.

Cuadro N° 7: Presupuesto Proyecto 7508 Vigencia 2019

Cifras en pesos

PROYECTO DE INVERSION APROPIACION

COMPROMISOS ACUMULADOS

EJECUC. PRESUP.

% PROYEC

TO NOMBRE INICIAL MODIFICACION

DISPONIBLE DESPUES DE

MODIFICACIONES

7508

Fortalecimiento de los Sistemas de Información y Comunicaciones de la Secretaría Jurídica Distrital

9.358.020.000 1.458.589.182 10.816.609.182 10.221.677.361 94,50

Fuente: Sistema de Presupuesto PREDIS Secretaria de Hacienda vigencia 2019

La inversión programada del proyecto 7508 para el 2019, fue de fue de diez mil ochocientos dieciséis millones seiscientos nueve mil ciento ochenta y dos pesos ($10.816.609.182) de los cuales se ejecutaron diez mil doscientos veintiún millones seiscientos setenta y siete mil trescientos sesenta y un pesos ($10.221.677.361). Concordancia del objetivo del proyecto con los objetos contractuales: Durante la vigencia 2019 a cargo del Proyecto 7508: “Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas

de Información jurídicos” se ejecutaron los siguientes contratos por valor inicial de Ocho mil novecientos noventa y seis millones trescientos noventa y nueve mil ochocientos sesenta y siete pesos ($8.996.399.867) y presentaron adiciones por valor de Mil doscientos noventa y ocho millones doscientos setenta y cinco mil seiscientos ochenta y ocho ($1.298.275.688) para un total de Diez mil doscientos noventa y cuatro millones seiscientos setenta y cinco mil quinientos cincuenta y cinco ($10.294.675.555), ejecutados por medio de 28 contratos.

Cuadro N° 8: Contratos suscritos en 2019 con recursos del proyecto 7508.

Cifras en pesos

No. No.

Contrato Modalidad de

Selección Objeto del Contrato

Valor del contrato + Adiciones

Estado actual del contrato

1 001-2019

2 2. Selección abreviada

Acuerdo marco de precios.

Adquirir el servicio de soporte y actualización para software y hardware Oracle de la Secretaría Jurídica Distrital

245.814.256 Terminado





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No. No.





2 002-2019 5 5.

Contratación directa

Prestar sus servicios profesionales como arquitecto de información para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.


3 003-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como arquitecto empresarial y de TI para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.


4 004-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como diseñador de software para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.


5 006-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como Gerente de proyecto para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.


6 007-2019 5 5.


Prestar los servicios profesionales para apoyar aspectos relacionados con la gestión estratégica de tecnologías de la información en la Secretaría Jurídica Distrital


7 018-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como Oficial de Seguridad para la Secretaría Jurídica Distrital.


8 043-2019 5 5.


Prestar sus servicios para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el Sistema de Información de Personal y Nómina-PERNO actualizando la estructura de datos y documentación de los mismos.


9 044-2019 5 5.


Prestar sus servicios para soporte correctivo y evolutivo de Portal Web e Intranet de la Secretaría Jurídica Distrital


10 060-2019 1 1. Licitación

pública

Realizar el desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital y uso de opción

4.282.599.428 En ejecución

11 065-2019 5 5.


Prestar servicios profesionales en la administración/mantenimiento de Sistemas Operativos Windows Server y los servicios asociados a éstos en la Secretaría Jurídica Distrital.

4.835.957 Terminado

anticipadamente

12 069-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales para la administración de sistemas en la Infraestructura Oracle de Datacenter y Sistemas de Seguridad de la Secretaría Jurídica Distrital






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No. No.





13 070-2019 5 5.


Prestar sus servicios para configurar, desarrollar e implementar funcionalidades, nuevas y existentes, para el Sistema de Información de control de bienes de inventario de la Secretaría Jurídica Distrital-SAE-SAI.


14 072-2019 5 5.


Prestar los servicios profesionales para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el sistema de contabilidad-LIMAY actualizando la estructura de datos y documentación de los mismos


15 073-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales para configurar, desarrollar e implementar nuevas funcionalidades, optimizando y complementando el Sistema de Información de Correspondencia y Archivo / Gestión Documental y Archivo – SIGA


16 074-2019 5 5.


Prestar servicios profesionales para atender el mantenimiento, administración y seguimiento de la Base de Datos, software y hardware Oracle de la Secretaría Jurídica Distrital.


17 079-2019 5 5.


Realiza mantenimiento y soporte técnico en sitio de los sistemas de información jurídicos de la Secretaría Jurídica Distrital-SJD


18 082-2019 5 5.


Prestar los servicios profesionales especializados en la formulación, ejecución y evaluación de todos los asuntos legales, contractuales que requiera la Secretaria Jurídica Distrital para la modernización de los sistemas de Información.


19 083-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como ingeniero de pruebas de los requerimientos funcionales del área de Asuntos disciplinarios y Doctrina y Asuntos Normativos, para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.






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No. No.





20 084-2019 5 5.


Prestar sus servicios profesionales como ingeniero de pruebas de los requerimientos funcionales del área Política e Informática Jurídica e Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas sin Ánimo de Lucro, para el proyecto de desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital


21 105-2019 5 5.


Prestar servicios profesionales para apoyar el seguimiento a la ejecución de la estrategia de gestión del cambio en el proyecto de "Desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital"

67.357.973 Liquidado

22 106-2019 5 5.


Prestar servicios profesionales en la administración/mantenimiento de Sistemas Operativos Windows Server y los servicios asociados a éstos en la Secretaria Jurídica Distrital

24.870.636 Liquidado

23 109-2019 5 5.


Adquisición de licencias Bizagi para la Secretaría Jurídica Distrital.


24 116-2019 1 1. Licitación

pública

Prestar servicios para realizar la migración de datos y documentos al Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital.


25 122-2019 5 5.


Adquisición de licenciamiento de la aplicación basada en búsqueda empresarial IFindIT para la Secretaría Jurídica Distrital


26 124-2019 5 5.


Adquisición de hardware y software ORACLE para fortalecer la capacidad en el datacenter

1.602.694.549 En ejecución

27 43991

2 2. Selección abreviada

Acuerdo marco de precios

Adquisición de licencias Microsoft y adquisición de licenciamiento del corrector ortográfico: Microsoft Cognitive Server, para la Secretaría Jurídica Distrital.


28 132-2019 5 5.


Adquisición de licencias ALFRESCO para la Secretaría Jurídica Distrital


TOTAL, CONTRATACION 10.294.675.555

Fuente: Respuesta con No, de Rad. 2020-13836 del 18 de septiembre del 2020

Para la evaluación de este componente se realizaron las pruebas de auditoria a los contratos suscritos en el marco del proyecto y que hacen parte de la muestra de auditoria





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descrita anteriormente; los resultados de esta evaluación se encuentran referenciadas en el componente factor contractual. 3.1.1. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por violación al principio de planeación, eficacia y al principio de responsabilidad en relación con la programación y ejecución de la Meta Nº1 del proyecto 7508 para la vigencia 2019. La Meta Nº1 de proyecto inversión 7508: “Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de

Información jurídicos” programó para la vigencia 2019 un avance del 40% a corte 31 de diciembre de 2019 se evidencia que la ejecución de la meta alcanzo el 37% equivalente al 92.50% del avance programado. En el mismo sentido durante la vigencia 2019 a cargo del Proyecto 7508: “Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de Información jurídicos” se realizaron 28 contratos con un valor inicial de Ocho mil novecientos noventa y seis millones trescientos noventa y nueve mil ochocientos sesenta y siete pesos ($8.996.399.867) se presentaron adiciones por valor de Mil doscientos noventa y ocho millones doscientos setenta y cinco mil seiscientos ochenta y ocho $1.298.275.688 (correspondientes al 14,5% aproximadamente del monto oficial) para un total de Diez mil doscientos noventa y cuatro millones seiscientos setenta y cinco mil quinientos cincuenta y cinco $10.294.675.555 (cifra que no es coincidente con el reporte al Seg-Plan versión 31 de enero de 2020.). Llama la atención que las anteriores adiciones se realizaron en el mes de diciembre del 2019, algunas de ellas con fecha 31 de diciembre del 2019 y en otros contratos se llevó a cabo dos adiciones en el mismo mes. De otra parte, se evidencia que el Sujeto de Control celebró contratos de adquisición de licencias a cargo de los recursos programados en el proyecto de inversión 7508, sin que a la fecha del presente informe hubieren sido utilizadas para el objeto para el cual fueron adquiridas; lo cual se evidencian en las licencias adquiridas mediante los contratos 122 y 132 de 2019. Las situaciones enunciadas, ponen en evidencia la vulneración de los principios de planeación, eficacia y de responsabilidad propios de la función administrativa y de la contratación estatal, en el proceso de formulación y en la ejecución de la Meta Nº1 de proyecto inversión 7508: “Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de Información jurídicos” , igualmente se trasgrede lo preceptuado en el estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, Acuerdo 714 de 1996, "Artículo 13º.- De los Principios del Sistema Presupuestal, literales “b) Planificación. El Presupuesto Anual del Distrito Capital deberá guardar concordancia con los contenidos del Plan de Desarrollo, el Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversiones” y “c) Anualidad. El año fiscal Comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.”





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Adicional a los principios planteados derivados de la normatividad vigente en materia de contratación estatal y de los principios inherentes a la función administrativa derivados del artículo 209 de la Constitución nacional, Se trasgreden los principios de economía, transparencia, responsabilidad, celeridad y eficacia, señalados en el artículo 3 de la Ley 489 de 1998., los principios citados establecidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional y el numeral 3 del artículo 34 de la ley 734 de 2002. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. La Secretaría Jurídica Distrital -SJD, en su respuesta al informe preliminar de auditoría en relación con esta observación, se limita de manera exclusiva a la incidencia y tratamiento del contrato 060-2019, no obstante se resalta que la estructura de la observación estructurada en el proceso auditor se concibe en relación al proyecto en general y a los parámetros cuantitativos y cualitativos de cumplimiento de la meta, de allí se evidencia las fallas en la planeación, fallas en la proyección de riesgos, falencias frente a la implementación de un sistema que desde un comienzo debió establecer con claridad objetivos, alcance, cronogramas, producto, indicadores de control y medición de cumplimiento de la meta, bajo los principios propios de la función administrativa, dicho lo anterior de en la respuesta del sujeto de control, no se establecen los motivos y circunstancias por las cuales no se evidencian los factores enunciados en el cumplimiento de la meta propuesta. Ahora bien, en relación con las manifestaciones efectuadas por el sujeto de control en relación con el contrato 060-2019; La Secretaria Jurídica Distrital - SJD, como parte del proceso de modernización de los sistemas de información misionales, concibió un proceso por fases, así: • Análisis y diseño • Desarrollo e implementación del sistema y, • Licenciamiento y migración de datos, que tendría ejecución paralela a las actividades de la segunda fase. En este orden de ideas y cumplida la primera fase, continúo con la segunda fase con el propósito de efectuar el “Desarrollo e implementación del Sistema de Información Integrado de la Secretaría Jurídica Distrital”, para las funcionalidades de Defensa Judicial, Política-régimen legal, Política Biblioteca Virtual, Disciplinarios, IVC, Doctrina, Política-Abogacía y funcionalidades transversales. La licencia adquirida debía cumplir con unas especificaciones técnicas que le permitiera a la Secretaria Jurídica Distrital - SJD a través del sistema, centralizar la información y realizar una búsqueda inteligente, entre otras, situación de la que no se evidencio cumplimiento, ni en el proceso auditor ni en la respuesta proferida.





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Así las cosas, encuentra el Organismo de Control que nos hallamos frente a un daño ocasionado por una gestión inadecuada, al destinar recursos a un proyecto que siendo necesitado por la entidad no satisfizo las expectativas del ente público, ni cumplió con las especificaciones por las cuales se pagó una suma importante de dinero. Las dificultades que presenta el contrato 060 de 2019 no fueron corregidas, lo que se advierte a lo largo de las respuestas emitidas por la propia entidad, siendo claro entonces que teniendo en cuenta la línea de tiempo en donde se evidencian las fallas e inconsistencias presentadas durante la ejecución del contrato 060 de 2019 estructural a la hora de suscribir el contrato 122 de 2019, lo anterior a consecuencia que objeto contratado mediante el precitado contrato 060 de 2019, debía estar funcionando eficientemente, para de esta manera proceder con la contratación de software y hardware de que trata el Contrato 122 de 2019. De los hechos mencionados y de la respuesta proferida, se establece el incumplimiento a los fines esenciales de la contratación conforme las voces del artículo 3 de la Ley 80 de 1993. En la respuesta proferida por el sujeto de control, no se hace manifestación alguna en relación con las adiciones que se realizaron a los contratos 003, 004, 006, 007 del 2019 el 6 y el 30 de diciembre del 2019, el contrato 060-2019 el 31 de diciembre del 2019 los contratos 074-2019 el 13 de diciembre, 079, 083, 084 del 2019 el 17 de diciembre 2019. La SDJ en su respuesta, retoma los preceptos establecidos en manual operativo presupuestal del distrito capital, a saber: “(...) De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, de manera general, las entidades territoriales sólo pueden incorporar dentro de sus presupuestos aquellos gastos que se van a ejecutar en la respectiva vigencia fiscal, por lo cual, los contratos que así se suscriban deben ejecutarse en la correspondiente anualidad. (...) el uso excepcional de las reservas presupuestales ante la verificación de eventos imprevisibles se complementa en aquellos eventos en los que de manera sustancial se afecte el ejercicio básico de la función pública, caso en el cual las entidades territoriales que decidan constituir reservas presupuestales deberán justificarlas por el ordenador del gasto y el jefe de presupuesto. Las reservas presupuestales no se podrán utilizar para resolver deficiencias generadas en la falta de planeación por parte de las entidades territoriales.” (Subrayado fuera de texto)”. Sin embargo, falla el sujeto de control a los lineamientos mismos expuestos en su respuesta, pues con claridad se determina en el manual operativo presupuestal del distrito capital que: “Las reservas presupuestales no se podrán utilizar para resolver deficiencias

generadas en la falta de planeación por parte de las entidades territoriales.” (Subrayado fuera de texto)”. El rubro de inversión correspondiente al proyecto 7508 presentó un incremento significativo por modificaciones presupuestales que no fueron invertidas en un 100% en la vigencia, situación que se refleja en el desarrollo del proyecto y el resultado generado para la vigencia 2019, la Secretaria Jurídica Distrital-SJD con los soportes que anexan a la presente respuesta confirmaron lo evidenciado por el equipo auditor en relación a la





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violación al principio de planeación, eficacia y al principio de responsabilidad en relación con la programación y ejecución de la Meta Nº1 del proyecto 7508 para la vigencia 2019. Así las cosas, los argumentos presentados por la Secretaría Jurídica Distrital – SJD- en su Respuesta, no se desvirtúan lo observado por Este Ente de Control por lo que se configura en hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. 3.1.2. Hallazgo administrativo, por contradicción entre la información contenida en reporte al Seg- Plan en relación con la información suministrada por el Sujeto de Control. Al consultar el reporte al Seg-plan para la vigencia 2019, publicado en el portal del sujeto de control 1 se informa que la ejecución para La Meta Nº1 del proyecto inversión 7508: “Fortalecer el 100.00 % de los Sistemas de Información jurídicos” a corte 31 de diciembre de 2019 corresponde a $10.221.677.361 pesos, no obstante en información reportada a través de Radicado 2-2020-13836 del 18 de septiembre del 2020 el sujeto de control suministra información que permite establecer que la ejecución correspondió en total a Diez mil doscientos noventa y cuatro millones seiscientos setenta y cinco mil quinientos cincuenta y cinco $10.294.675.555 pesos , generando contradicción en la información reportada y publicada por el Sujeto de Control. Dejando claridad que la información correcta para la vigencia 2019 a cargo del proyecto es por valor inicial de ocho mil novecientos noventa y seis millones doscientos sesenta y un mil seiscientos noventa y siete pesos ($8.996.261.697) se presentaron mil ciento cincuenta y cuatro millones setecientos treinta y seis mil ciento noventa y seis pesos ($1.154.736.196) para un total de Diez mil doscientos veintiún millones seiscientos setenta y siete mil trescientos sesenta y un pesos ($10.221.677.361). La contradicción evidenciada trasgrede el principio de calidad de la información contenido en el artículo 3 de la ley 1712 de 2014, se tiene como efecto adicional de la trasgresión a la normatividad enunciada, la perdida de legitimidad en la veracidad de la información publicada y/o reportada por el sujeto de control fiscal. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. De acuerdo con la respuesta entregada por el sujeto de control, se acepta la observación efectuada por este equipo auditor en la medida que se generan contradicciones en la información registrada en las diferentes plataformas al contrastar con los soportes anexos, y evidencias presupuestales y de ejecución para la vigencia 2019, se reitera lo

1.https://www.secretariajuridica.gov.co/sites/default/files/planeacion/1.%20Seguimiento%20proyectoa%20a%2031%20de%20diciembre%202019.pdf





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reportado frente a la falta de claridad de la información pues se acepta que se incluyó información que no correspondía. Analizada la respuesta, se observa que se estructura un error de tipo administrativo, por lo tanto, se ratifica la observación como hallazgo administrativo y se retira la presunta incidencia disciplinaria. i. Objetivos de Desarrollo Sostenible – ODS En el marco de los Objetivos de Desarrollo Sostenible - ODS, la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, de acuerdo con la información suministrada, contribuye en el cumplimiento de las metas establecidas, particularmente del Objetivo 16. “Paz, Justicia e Instituciones

Sólidas”, dentro del cual identifica y aporta a tres (3) metas específicas: 16.5 “Reducir considerablemente la corrupción y el soborno en todas sus formas”, 16.6 “Crear a todos los niveles instituciones eficaces y transparentes que rindan cuentas y 16.10 “Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales”

Por lo anterior, y para el cumplimiento de las metas establecidas, la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, ha vinculado los proyectos: 7501, “Implementación y fortalecimiento de la Gerencia Jurídica Transversal para una Bogotá eficiente y Mejor para Todos” con las siguientes metas:

- Orientar a 12.000 servidores públicos del Distrito en temas de responsabilidad disciplinaria.

- Lograr un nivel de percepción del 87% de los servicios prestados a Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL.

- Realizar cuatro (4) capacitaciones (cursos, diplomados o seminarios) brindadas a los operadores disciplinarios en temas propios del derecho disciplinario.

- Llevar a cabo 46 eventos de orientación jurídica en el cuatrienio.

- Formular ocho (8) directrices en materia de política pública disciplinaria formuladas por la DDAD.

- Emitir conceptos jurídicos, en un tiempo no superior a 22 días hábiles.

- Orientar a 3,000 ciudadanos en Derechos y Obligaciones de las Entidades Sin Ánimo de Lucro – ESAL.

- Realizar 20 Estudios Jurídicos en temas de impacto e interés para el Distrito Capital.

Y el proyecto 7508, “Fortalecimiento de los Sistemas de Información y Comunicaciones de la

Secretaría Jurídica Distrital” para apoyar en el logro del ODS, estableciendo la siguiente meta: - Realizar gestiones de desarrollo, mantenimiento y soporte a los 7 Sistemas de Información Jurídicos.





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Asimismo, con el ánimo de hacer seguimiento al cumplimiento de sus metas, ha vinculado los siguientes indicadores: - Nivel de éxito procesal en el Distrito Capital - Percepción Favorable por parte de los usuarios sobre la coordinación Jurídica del Distrito Capital Igualmente, es de mencionar que la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, través de la Matriz de Indicadores, reporta los productos, el logro de las metas y proyectos asociados al cumplimiento de los programas asignados. 3.2 GESTIÓN CONTRACTUAL Una vez evaluada la información y los expedientes contractuales entregados por la Entidad, al igual que lo contenido en las plataformas SECOP I y II, de los contratos auditados, se evidenciaron las siguientes observaciones: 3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por la trasgresión al principio de publicidad y al estatuto de la información pública, por la no publicación de información contractual en SECOP II. Se evidenció que en el contrato de prestación de servicios 044 de 2019 / proceso SJD-CD-045-2019 no se llevó a cabo el cargue en el SECOP II del Registro Presupuestal ni de la información referente a la afiliación a la ARL por parte del contratista, si bien es cierto dicha información reposa en los folios 62 y 67 del expediente contractual, la misma en el marco de la normatividad establecida referente a la información pública, debía estar publicada en la plataforma SECOP II, las circunstancias descritas tienen origen en una deficiente organización institucional y falta de seguimiento al cumplimiento de las obligaciones legales, para atender cabalmente con el principio de publicidad que debe surtirse en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, en relación con los respectivos documentos del proceso de contratación y de acuerdo con la oportunidad prevista en la norma. La falta de publicación configura incertidumbre en los datos incorporados en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, incumpliendo el principio de publicidad, así como trasgrede los principios de la información pública contenidos en la ley 1712 de 2014, el actuar del sujeto de control limitan el acceso real a la información y el control de los distintos sistemas que debe operar por parte de los ciudadanos y los entes instituidos para el seguimiento y verificación correspondiente. Ahora bien, el principio de publicidad y las normas que lo regulan, son de imperativo cumplimiento, lo cual se prevé especialmente en el artículo 209 de la Constitución Política; el art. 3 de la Ley 1150 de 2007, numeral 9 del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo;





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artículo 223 del Decreto Ley 19 de 2012; artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Nacional 1082 de 2015;literal e) del artículo 9, el artículo 10 y el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014; artículos 7 y 8 del Decreto Nacional 103 de 2015. Lo anterior puede estar incurso en incumplimiento de lo dispuesto en los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único y el numeral 1 del artículo 35 de ese mismo Código. Frente al ejercicio del sistema de control interno dentro de la situación descrita, no se ha cumplido lo establecido en el artículo 2º de la Ley 87 de 1993, omisión que es contraria a los postulados establecidos en la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente, de fecha 16 de abril de 2019, numeral 1.2 referido a "Oportunidad en la oportunidad de la información en el SECOP. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. Se ratifica lo observado por este Ente de Control y se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, teniendo en cuenta que el sujeto de control en referencia por un lado al expediente hibrido y en la existencia de información como soporte a un informe contractual y no como documento de ejecución y por la otra a la reiterando la responsabilidad de la Agencia Colombia Compra Eficiente, a quien conforme el decir del sujeto en la respuesta, es la responsable de la no visualización de la información publicada, no permite establecer el fortalecimiento ni el cumplimiento de los parámetros propios del principio de Publicidad, pues la información publicada debe estar en los ítems establecidos para ello y adicionalmente, no basta con un mero requerimiento a quien pretende endilgarse la responsabilidad, no se aportaron ni manifestaron acciones de seguimiento del porque no se ha dado solución a una situación anómala advertida presuntamente desde el mes de Agosto, permaneciendo en el tiempo la Vulneración al principio de Publicidad, y la trasgresión a los parámetros establecidos en el Estatuto de la Información Pública. 3.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por violación al principio de planeación y al principio de igualdad, por fallas en la elaboración de los estudios previos. En los estudios previos elaborados por el sujeto de control, para la celebración del contrato de prestación de servicios 044 de 2019 / proceso SJD-CD-045-2019, se estipulo en el numeral 5 “CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DEL CONTRATISTA (PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN)” (folio 09 expediente contractual) se establecen los requisitos de experiencia de la siguiente manera:





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Imagen N° 1: Cuadro de experiencia – estudios previos Contrato 044 de 2019

Requisitos

Estudios: Título de Ingeniero de Sistemas, Tarjeta Profesional expedida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA - y conocimientos en sistema operativo Linux, CMS Drupal

Ingeniero de Sistemas, Escuela Colombiana de Carreras Industriales - TP 25255-260924, con conocimiento en sistemas operativo Linux y CMS Drupal. Desarrollador en el portal Govimentum de la Alta Consejería de las TIC Bajo sistema operativo Linux y CMS Drupal.

Experiencia

CONTRATANTE MEDIANTE INICIO FIN EXPERIENCIA

Secretaría de Seguridad - Bogotá D.C

Contratista - Desarrollado Software y Mantenimiento Govimentum

10/01/2018 25/12/2018 349



17/10/2017 01/01/2018 76



06/04/2017 05/10/2017 182

Secretaría de Seguridad - Fondo de Vigilancia -Bogotá D.C

Contratista - Webmaster y Mantenimiento Govimentum

31/05/2016 30/03/2017 303

Fuente: Imagen tomada de SECOP II.

Si bien es cierto se trata de una contratación directa, en donde es facultad del sujeto de control seleccionar al contratista que considere idóneo a su necesidad, también lo es que se vulnera el principio de planeación pues al limitar los requisitos de experiencia en parámetros de días y entidades (transcritos de la hoja de vida de quien se va a contratar) limita entre otras cosas la posibilidad de una cesión contractual y vulnera de manera taxativa el principio de igualdad que prima en la contratación estatal y rige a la función pública. El estudio previo se desarrolla como su nombre lo indica de manera previa a la contratación y es con base a lo allí contenido que se selecciona el contratista para suplir las necesidades de la entidad, no es como pareciera en el presente contrato que sobre un perfil determinado se crea la necesidad de la contratación. Bajo las consideraciones anteriores, los estudios previos que soportan la contratación adelantada trasgreden el principio de planeación que rige la contratación estatal, el





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principio de igualdad que se establece en relación con la función administrativa contenido en el artículo 209 de la constitución nacional, las estipulaciones del numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y en especial lo establecido por los artículos 2.2.1.1.2.1.1, 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, literal b del artículo segundo de la Ley 87 de 1993 y presuntamente se transgreden los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único y el numeral 1 del artículo 35 de ese mismo Código. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. El Sujeto de Control en su respuesta reconoce la existencia de los hechos evidenciados en el informe preliminar presentado por este Ente de Control, que trasgreden la normatividad y principios enunciados, por lo que se configura lo observado como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria 3.2.3 Hallazgo administrativo, por no tramitar de manera oportuna el aviso de cobertura a Riesgo Laborales ARL de los contratos de prestación de servicios No. 002-2019, 043-2019, 044 de 2019 y 069-2019 En los contratos de prestación de servicios No. 02-2019, 043-2019, 044 de 2019 y 069-2019, se observa que el trámite de afiliación a la ARL por parte de los contratistas se presenta según los estudios previos, pero la cobertura reportada por la entidad se efectuó varios días después del acta de inicio del contrato como se relaciona a continuación:

Contrato 002-2019: el certificado de afiliación con radicación 351 de fecha 31 de enero del 2019, indica que la cobertura es desde el 30/01/2019 y el acta de inicio esta con fecha de enero 24 del 2019.

Contrato 043-2019: el certificado de afiliación con radicación 362 de fecha 20 de febrero indica que la cobertura es desde el 18/02/2019, y el acta de inicio esta con fecha de 13 de febrero del 2019.

En el contrato de prestación de servicios 044 de 2019 / proceso SJD-CD-045-2019 se observa que el trámite de afiliación a la ARL la afiliación a la ARL se efectuó el día 11 de marzo de 2019, a pesar de que conforme al acta de inicio el mismo empezó a ejecutarse el día 13 de febrero de 2019

Contrato 069-2019 el certificado de afiliación fecha 1 de marzo del 2019 de febrero, no indica desde cuando es la y el acta de inicio esta con fecha de 26 de febrero del 2019.





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Se transgrede lo estipulado en el Decreto 0723 del 15 de abril del 2013, para la vinculación por parte de la entidad contratante que indica: “Artículo 5. Afiliación por intermedio del contratante. El contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas objeto del presente decreto, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de esta obligación hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales a que

haya lugar” Artículo 6. inicio y finalización de la cobertura. La cobertura del Sistema General de Riesgos

Laborales se inicia el día calendario siguiente al de la afiliación; para tal efecto, dicha afiliación al

Sistema debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la ejecución de la labor contratada. Es claro que ante cualquier eventualidad que se hubiera presentado en ese lapso, que se iniciaron los contratos sin entrada en vigor de la afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales se generó un riesgo para la entidad distrital. La causa que dio lugar a la ocurrencia del hecho que genera la presente observación es en primera medida una deficiente labor de supervisión que no se adelantó con la previsión necesaria que hubiera permitido que las dos fechas coincidieran garantizando la labor ejecutada por los contratistas en cuanto a la asunción del riesgo que tal desempeño encierra. Así mismo, se observa que el procedimiento de ingreso de contratistas necesita ajustes en cuanto a la necesidad de establecer responsabilidades y tiempos perentorios para adelantar la afiliación de los contratistas a la Administradora de Riesgos Laborales. Se tiene como efecto, el riesgo que corren tanto la entidad estatal como el contratista de que cualquier siniestro que se pueda llegar a presentar durante el lapso ocurrido entre el inicio de la ejecución del contrato y el inicio de la cobertura no sea asumido por la ARL en virtud de la demora antedicha. De conformidad con lo anterior se tienen como infringidas las siguientes disposiciones: artículo 2.2.4.2.2.6 del Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo) así como el artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los literales b, d y e, del artículo 2 de la Ley 87 de 1993. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. Si bien es cierto el sujeto de control manifiesta y soporta las medidas que adoptaron a través de plan de mejoramiento en el marco de observaciones efectuadas por hechos similares en desarrollo de la auditoria 041 comunicado por este Ente de Control, también lo es, que nos encontramos frente a hechos que se identificaron en contratos diferentes que tuvieron lugar de manera previa a las acciones adoptadas, por tal motivo y ante la existencia de hechos que trasgreden la normativa vigente y se ratifica lo observado por este Ente de Control en el informe preliminar.





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3.2.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, por falta de supervisión y seguimiento al contrato 002-2019 Verificando los documentos y soportes del contrato 002-2019 con número de proceso SJD-CD-001-2019 se identificó la falta del informe y soportes del mes de octubre del 2019, en la plataforma de SECOP II y en el expediente físico. En la plataforma del SECOP II para la ejecución del mes de octubre del 2019 se publicó de forma inadecuada los soportes de ejecución; en el momento de realizar la validación se evidencia que corresponden a los mismos publicados en el mes de septiembre del 2019 y no se publicaron los soportes correspondientes a octubre. Revisando el expediente físico no está el informe del contratista, si es verdad se encuentra el soporte de informe contratista supervisor (Financiera), planilla de seguridad y orden de pago, falta el documento que soporta las actividades realizadas por el contratista para el pago, Incumpliendo la cláusula séptima. Del contrato, obligaciones Generales del contratista: literal 7 “presentar la cuenta de cobro de conformidad con la forma de pago estipulada en el contrato, junto con el informe de las actividades realizadas para cada pago”.

La Secretaría Jurídica Distrital – SJD, dispone del formato 2311400-FT-197 durante la ejecución del contrato está conformadas por dos soportes denominados “Informe de

contratista Supervisor (Contratos)”, donde se registra la información de la ejecución del mes y las actividades realizadas por el contratista y el “informe del contratista – financiera” en este se registra como lo indica el nombre la información financiera. La falta de alguno no permite realizar el seguimiento frente a las obligaciones contractuales y de seguimiento por parte del supervisor del contrato. Mediante la respuesta con radicado 2-2020-17082 con fecha 22 de octubre del 2020, la Secretaria Jurídica Distrital anexan el informe y soportes que se requieren para evidenciar que el contratista realizo las obligaciones correspondientes. Las anteriores situaciones evidencian la falta de uniformidad frente a lo publicado en la plataforma, falta de soportes y las fallas en la supervisión de los contratos. Se transgrede el Procedimiento "Supervisión e Interventoría de Contratos" de la Secretaría Jurídica Distrital, con código 2311600-PR-059 en el numeral 3 “Dar cumplimiento a los lineamientos señalados en el numeral “8.16 ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LA SUPERVISIÓN”

del Manual de Contratación SJD”, “El/La Supervisor/a elaborará, durante la ejecución del contrato, informes que muestren el avance y demás aspectos relevantes del desarrollo del contrato, para ello la Secretaría Jurídica ha puesto a disposición el formato (Informe Del Contratista – Supervisor

/ 2311400-FT-197) en el cual se debe registrar el informe de gestión de los contratistas” y numeral 4 en el No. 8. “Revisar informe del contratista con sus respectivos soportes”.





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Ley 1474 de 2011 artículo 83. ARTÍCULO 83. “Supervisión e interventoría contractual”.

Ley 87 de 1993. Articulo 2 literal e) “Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros”.

Ley 1712 de 2014 artículo 11 literal g “Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones”. Ley 80 de 1993 Numeral 4 del artículo 4° “Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de

responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan”. De otra parte, presuntamente se transgrede el numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. La Secretaría Jurídica Distrital -SJD, frente al informe preliminar de auditoría afirma que no se encontraba el informe de actividades del contratista, que se encuentra en DVD en el “archivo de apoyo de la Oficina de tecnología. Con lo anterior se presenta incumplimiento frente a la publicidad de la actividad contractual en el SECOP II y dejando evidente que el manejo de archivo hibrido en este caso queda de lado, en el expediente físico no reposa los soportes físicos dificultando el seguimiento de la ejecución contractual. Los soportes están en DVD, pero no están en SECOP II, ni en el expediente físico, confirmando lo manifestado por el equipo auditor, se evidencia la falta de uniformidad frente a lo publicado en la plataforma SECOP II, falta de soportes y las fallas en la supervisión de los contratos. Por lo anterior, los argumentos de la respuesta no desvirtúan lo observado y en consecuencia se configura en hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. 3.2.5. Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria por la adquisición de licenciamiento mediante el contrato 122 de 2019, que a la fecha no ha sido puesto en funcionamiento por la Secretaría Jurídica Distrital -SJD, para la finalidad establecida en los estudios previos y el contrato, ocasionando detrimento en cuantía de $580.953.000 y por la irregularidad evidenciada en la información entregada





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La Secretaria Jurídica Distrital SJD-, el día 1 de noviembre de 2019, suscribió el siguiente contrato, con el objeto, cuantía y particularidades que se señalan en el cuadro que procede.

Cuadro N° 9: Contrato 122 de 2019

Cifras en pesos

CONTRATISTA OBJETO Y PLAZO VALOR

CREANGEL LTDA OBJETO: Adquisición de licenciamiento de la aplicación basada en búsqueda empresarial IFindIT para la Secretaria Jurídica Distrital. Dentro del contrato también se adquirió el hardware necesario para el funcionamiento del licenciamiento. PLAZO: del 12 de noviembre al 31 de diciembre de 2019, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, y la suscripción del acta de inicio. PARÁGRAFO: Sin perjuicio de lo anterior se prestará soporte y mantenimiento durante un (1) año, contado a partir de la activación del licenciamiento, la cual se realizará con la suscripción del acta de inicio. El acta de inicio se suscribió el día 12 de noviembre de 2019. El licenciamiento adquirido por este contrato inició la habilitación, soporte y uso por parte de la SJD el día 20 de noviembre de 2019, terminando el plazo el día 19 de noviembre del 2020.

$580.953.000 La Secretaría Jurídica

Distrital -SJD pagó la

totalidad del valor de esta adquisición el día 26 de noviembre de 2019.

Fuente: Carpeta contractual.

Se solicitó información respecto al cumplimiento de los efectos buscados del licenciamiento por la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, con lo que se estableció que los resultados esperados eran los siguientes: “1) El licenciamiento de la Aplicación Basada en Búsqueda Empresarial IFindIT en alta disponibilidad y el soporte por un (1) año de dicha aplicación, deberá permitir cubrir los siguientes casos de uso y sistemas de información: a) Búsqueda inteligente: i) Buscador integrado. ii) Búsqueda sobre CMS — Sistema de gestión de contenido que contendrá la Biblioteca virtual. iii) Búsqueda sobre CMS — Sistema de gestión de contenido que contendrá el Régimen Legal. iv) Búsqueda sobre CMS — Sistema de gestión de contenido que contendrá el cuerpo de abogados. y) OCR incorporado que permite la incorporación de aproximadamente 1.000.000 de folios al mes. vi) Modulo de tableros de control que permiten generar reportes sobre la información contenida en los diferentes sistemas cubiertos. vii) Apoyo a la gestión: Transferencia de conocimiento, construcción de reportes e implementación. viii) Hardware para el correcto funcionamiento de la solución. Ix) Soporte por un (1) año contado a partir de la entrega a satisfacción de la licencia. b) Características básicas de la solución: i) Indexación de contenidos y entrega de resultados: Machine learning, manejo de lenguaje, preguntas frecuentes — trámites y servicios. ii) Unificar contenidos. iii) Presentación de resultados de búsqueda. iv) Incrustar en los resultados de búsqueda datos provenientes de otro sistema de información. * Devolver cifras o datos procesados como resultado de búsqueda * Tableros de control o Dashboards, * Escalabilidad, - Interoperabilidad, datos abiertos y manejo de alertas. 2) El licenciamiento deberá permitir la ejecución de los siguientes servicios: i) Configuración de un portal o caja de búsqueda y una página de resultados de búsqueda para los componentes de Biblioteca





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virtual y Régimen Legal. ii) Habilitación de OCR para convertir a texto documentos digitalizados para que sean integrados a las búsquedas del sistema. * Habilitar la generación de reportes e indicadores del sistema integrado. iii) Licenciamiento y soporte por un (1) año. Soporte local 5x8”.

La entidad ante el requerimiento, mediante radicado de esta Contraloría No.1-2020-14331 del 22 de octubre del 2020 (radicado de la SJD 2-2020-17082), contestó que no se lograron las expectativas esperadas, esto es, no se cumplió con los resultados esperados y establecidos en el párrafo anterior, por cuanto el sistema de información de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD que era la beneficiaria de este licenciamiento, se encuentra en ambiente de pruebas, por lo tanto, los fines del licenciamiento y resultados esperado del mismo de conformidad al contrato y estudios previos no se cumplieron. Con el licenciamiento adquirido se permitiría a la Secretaría Jurídica Distrital - SJD a través del sistema, centralizar la información y realizar una búsqueda inteligente situación entre otras, que a la fecha no ha sido lograda. Se aclara, que se evidenció que fue recibido el Hardware adquirido para el funcionamiento del licenciamiento y que el mismo se encuentra, debidamente registrado en el almacén. Revisada la documentación, no se encontró ninguna evidencia de que el supervisor del contrato en cumplimiento de sus funciones hubiese alertado a la administración para que se tomaran las medidas conducentes respecto a esta situación. Como el sistema se encuentra en pruebas, el licenciamiento (hardware y software) adquirido, no ha entrado en funcionamiento incumpliendo el resultado y fin, para el cual fueron invertidos los dineros públicos dentro del contrato 122 de 2019. Esta situación implica la pérdida de la inversión, porque a la fecha y después de 11 meses de adquirido el licenciamiento, la Secretaría Jurídica Distrital - SJD no lo ha puesto a funcionar, por lo cual se considera un detrimento del patrimonio público, ya que la amortización o plazo del licenciamiento fue contratado por el periodo de un año, que termina el 20 de noviembre del 2020. Revisados los estudios previos no se evidencia una evaluación respecto a cuál era la necesidad de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD en ambiente de pruebas del sistema de información integrado de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, de la adquisición de este licenciamiento.





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Por otra parte, hay una clara irregularidad por cuanto el soporte de conformidad con el contrato, se cuenta a partir del acta de inicio, firmada el día 12 de noviembre por un año, esto es terminaría el día 11 de noviembre del 2020, sin embargo, en la respuesta de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD citada anteriormente, la habilitación y uso de la licencia inició el día 20 de noviembre de 2019 para terminar el día 19 de noviembre del 2020. Esta información no permite establecer con certeza, el día de terminación del soporte. Los anteriores hechos nos permiten indicar, que se omitieron los principios de economía y de planeación inferidos de lo preceptuado en los artículos 209, 339 y 341 de la Constitución Política; la Ley 80 de 1993 en los artículos 4 y 5; los numerales 7, 12, del artículo 25, el numeral 3 del artículo 26 y en los numerales 1 y 2 del artículo 30; el Decreto 1082 de 2015, en lo dispuesto en la Subsección 1 de la Sección 2 ARTÍCULO 2.2.1.1.2.1.1. y en lo que tiene que ver con la omisión de los deberes del supervisor consagrados en Ley 1474 de 2011 artículos 83, 84 que introdujo el literal k) numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993. En conclusión, se evidencia una profunda deficiencia en la planeación para la adquisición del licenciamiento, que no contempló que el sistema de información integrado se encontraba en construcción en ambiente de pruebas, por lo cual no era procedente esta contratación. Igualmente se evidencia una falta de cumplimiento en los deberes del supervisor, que no permitió a la administración de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, el tomar una decisión para que no fuera tan gravosa la pérdida y además la falta de una clara información, respecto al término del soporte, por parte de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD. Así las cosas, encuentra el Organismo de control que nos hallamos frente a un daño fiscal ocasionado por una gestión inadecuada, al destinar recursos a un contrato que siendo necesitado por la entidad no satisfizo las expectativas del ente público, ni cumplió

con los resultados por las cuales se pagó una suma importante de dinero. Por los anteriores hechos, surge este hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria de conformidad con la Ley 87 de 1993 artículo 2 literales a), b) y c), Ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1 y se lesionó el patrimonio público de acuerdo con la Ley 610 de 2000 artículo 6to, por un detrimento en cuantía de $580.953.000 Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. En su respuesta la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, recalca que las licencias se adquirieron con el fin de ser utilizadas en la tercera fase del proyecto concerniente al desarrollo e implementación del sistema integrado de información de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, esta última ejecución, soportada mediante el contrato 060 de 2019 que a la fecha no se ha cumplido.





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Informa a este Ente de Control que la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, ha desplegado las acciones que ha considerado pertinentes, como llevar el contrato 060 que desarrollaba la implementación del sistema integrado de información de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD a el ámbito disciplinario, para la respectiva investigación por su incumplimiento. Concluye la Secretaría Jurídica Distrital – SJD que: “Dado que el pago del contrato 122 de 2019 ya se había autorizado en la vigencia 2019, solo restaba, continuar con la supervisión del contrato haciendo cumplir las obligaciones que pudiesen hacerse efectivas dadas las condiciones antes mencionadas.” Es claro que la ejecución del contrato 122 de 2019 dependía de la finalización del contrato 060 de 2019 y es evidente de acuerdo con la misma información de la SJD, que a la fecha este último no se ha cumplido. Igualmente, la Secretaria Jurídica Distrital - SJD en su respuesta, no presenta ninguna prueba que evidencie el funcionamiento en la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, del licenciamiento adquirido (hardware y software), mediante el contrato 122 de 2019. Por otra parte, en la respuesta tampoco mencionan o desvirtúan la irregularidad que se presentó en la información reportada, respecto al inicio del soporte o habilitación del licenciamiento. Ante los anteriores hechos, se confirma la observación y se configura como hallazgo administrativo con incidencia fiscal con presunta incidencia disciplinaria. 3.2.6. Hallazgo administrativo con incidencia fiscal y presunta incidencia disciplinaria, por la adquisición de licenciamiento mediante el contrato 132 de 2019 que a la fecha no ha sido puesto en funcionamiento por la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, para la finalidad establecida en los estudios previos y el contrato, ocasionando detrimento en cuantía de $228.794.145 La Secretaria Jurídica Distrital SJD-, el día 23 de diciembre de 2019, suscribió el siguiente contrato, con el objeto, cuantía y particularidades que se señalan en el cuadro que procede.

Cuadro N° 10: Contrato 132 de 2019. Cifras en pesos

CONTRATISTA OBJETO Y PLAZO VALOR INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS S. A

OBJETO: " Adquisición de licencias ALFRESCO para la Secretaría Jurídica Distrital”. PLAZO: del 27 de diciembre al 31 de enero del 2020, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, y la suscripción del acta de inicio. PARÁGRAFO: Sin perjuicio de lo anterior se prestará soporte y mantenimiento durante un (1) año, contado a

$228.794.145 La Secretaría Jurídica Distrital - SJD pagó la totalidad del valor de esta adquisición el día 31 de diciembre de 2019.





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CONTRATISTA OBJETO Y PLAZO VALOR partir de la activación del licenciamiento, la cual se realizará con la suscripción del acta de inicio. El acta de inicio se suscribió el 27 de diciembre de 2019. El licenciamiento adquirido por este contrato inició la habilitación, soporte y uso por parte de la SJD el día 27 de diciembre de 2019, terminando el plazo el día 26 de diciembre del 2020.

Fuente: Expediente contractual

Se solicitó información respecto al cumplimiento de los efectos buscados del licenciamiento por la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, con lo que se estableció que los resultados esperados eran los siguientes: “1. Activar el modelo de licenciamiento Alfresco Content Services versión 6.1. mediante "Suscripción Enterprise Edition Anual de Alfresco C INFORMÁTICA EL CORTE INGLÉS S.A. Sucursal Colombia, ontent Services en modalidad On Premise", en la infraestructura propia de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, hasta 100 usuarios nombrados en un escenario de alta disponibilidad (clustering) y recuperación de desastres. con cobertura de hasta 8 cores (la arquitectura puede replicarse al 100% en un clúster activo - activo).”

La entidad ante el requerimiento, mediante radicado de esta Contraloría No.1-2020-14331 del 22 de octubre del 2020 (radicado de la SJD 2-2020-17082), contestó que no se lograron las expectativas esperadas, esto es, no se cumplió con los resultados esperados y establecidos en el párrafo anterior, por cuanto el sistema de información de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD que era la beneficiaria de este licenciamiento, se encuentra en ambiente de pruebas, por lo tanto, los fines del licenciamiento y resultados esperado del mismo de conformidad al contrato y estudios previos no se cumplieron, además afirma que este licenciamiento “Actualmente se encuentra instalado en un servidor en

los ambientes de certificación de la secretaría jurídica” . De la respuesta es clara, que el licenciamiento sin usuarios de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD que lo manejen, no se encuentra en funcionamiento, por lo tanto, los fines y resultados esperado del mismo de conformidad al contrato y estudios previos no se cumplieron. Revisada la documentación, no se encontró ninguna evidencia de que el supervisor del contrato en cumplimiento de sus funciones hubiese alertado a la administración para que se tomaran las medidas conducentes respecto a esta situación. Como el sistema se encuentra en pruebas, no ha entrado en funcionamiento el licenciamiento adquirido, incumpliendo el resultado y fin, para el cual fueron invertidos los dineros públicos dentro del contrato 132 de 2019. Esta situación implica la pérdida de la inversión, porque a la fecha y después de 10 meses de adquirido el licenciamiento, la Secretaría Jurídica Distrital - SJD no lo ha puesto a funcionar, por lo cual se considera un detrimento del patrimonio público, ya que la amortización o plazo del licenciamiento fue contratado por el periodo de un año, que termina el 27 de diciembre del 2020.





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Revisados los estudios previos no se evidencia una evaluación respecto a cuál era la necesidad de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD en ambiente de pruebas del sistema de información integrado de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, de la adquisición de este licenciamiento. Los anteriores hechos nos permiten indicar, que se omitieron los principios de economía y de planeación inferidos de lo preceptuado en los artículos 209, 339 y 341 de la Constitución Política; la Ley 80 de 1993 en los artículos 4 y 5; los numerales 7, 12, del artículo 25, el numeral 3 del artículo 26 y en los numerales 1 y 2 del artículo 30; el Decreto 1082 de 2015, en lo dispuesto en la Subsección 1 de la Sección 2 ARTÍCULO 2.2.1.1.2.1.1. y en lo que tiene que ver con la omisión de los deberes del supervisor consagrados en Ley 1474 de 2011 artículos 83, 84 que introdujo el literal k) numeral 1 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993. En conclusión, se evidencia una profunda deficiencia en la planeación para la adquisición del licenciamiento, que no contempló que el sistema de información integrado se encontraba en construcción en ambiente de pruebas, por lo cual no era procedente esta contratación. Igualmente se evidencia una falta de cumplimiento en los deberes del supervisor, que no permitió a la administración de la Secretaria Jurídica Distrital - SJD, el tomar una decisión para que no fuera tan gravosa la pérdida. Así las cosas, encuentra el Organismo de control que nos hallamos frente a un daño fiscal ocasionado por una gestión inadecuada, al destinar recursos a un contrato que siendo necesitado por la entidad no satisfizo las expectativas del ente público, ni cumplió con los resultados por las cuales se pagó una suma importante de dinero. Por los anteriores hechos, surge este hallazgo administrativo con incidencia administrativa y presunta incidencia disciplinaria de conformidad con la Ley 87 de 1993 artículo 2 literales a), b) y c), Ley 734 de 2002 artículo 34 numeral 1 y se lesionó el patrimonio público de acuerdo con la Ley 610 de 2000 artículo 6to, por un detrimento en cuantía de $228.794.145 Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal. En su respuesta la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, recalca que las licencias se adquirieron con el fin de ser utilizadas en la tercera fase del proyecto concerniente al desarrollo e implementación del sistema integrado de información de la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, esta última ejecución, soportada mediante el contrato 060 de 2019 que a la fecha no se ha cumplido.





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Informa a este ente de Control que la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, ha desplegado las acciones que ha considerado pertinentes, como llevar el contrato 060 que desarrollaba la implementación del sistema integrado de información de la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, a el ámbito disciplinario, para la respectiva investigación por su incumplimiento. Concluye que: “Ahora bien, dado que el pago del contrato 132 de 2019 ya había sido autorizado en la vigencia 2019, solo restaba por parte de esta Secretaría y en particular por parte del jefe de la Oficina TIC continuar con la supervisión del mismo”.

Es claro que la ejecución del contrato 132 de 2019 dependía de la finalización del contrato 060 de 2019 y es evidente de acuerdo con la misma información de la Secretaria Jurídica Distrital - SJD, que a la fecha este último no se ha cumplido. Igualmente, la Secretaria Jurídica Distrital - SJD en su respuesta, no presenta ninguna prueba que evidencie el funcionamiento en la Secretaría Jurídica Distrital – SJD, del licenciamiento adquirido, mediante el contrato 132 de 2019. Ante los anteriores hechos, se confirma la observación y se configura como hallazgo administrativo con incidencia fiscal con presunta incidencia disciplinaria. 3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO El Plan de Mejoramiento suscrito por Secretaría Jurídica Distrital -SDJ a 30 de octubre de 2020, en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF, presentaba 12 acciones correctivas, las cuales fueron evaluadas para comprobar la eficacia y la efectividad para corregir las deficiencias detectadas; el resultado de esta evaluación se observa a continuación:

Cuadro N° 11: Consolidado seguimiento al plan de mejoramiento a 30 de octubre de 2020.

VIGENCIA PAD AUDITORIA o

VISITA

CODIGO AUDITORIA SEGÚN PAD DE LA

VIGENCIA

NUMERO HALLAZGO

CODIGO ACCIÓN

FECHA DE TERMINACION

PREVISTA EN EL P.M

ESTADO Y EVALUACIÓN DEL AUDITOR

2018 3.6 1 30/06/2019 Cumplida efectiva



2019 3.1.1 1 30/04/2020 Cumplida efectiva



2020 3.1.3.3 1 31/08/2020 Cumplida efectiva






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VIGENCIA PAD AUDITORIA o

VISITA

CODIGO AUDITORIA SEGÚN PAD DE LA

VIGENCIA

NUMERO HALLAZGO

CODIGO ACCIÓN

FECHA DE TERMINACION

PREVISTA EN EL P.M

ESTADO Y EVALUACIÓN DEL AUDITOR





Fuente: Cuadro elaborado por el equipo auditor con base en el formato SIVICOF -Información detallada seguimiento auditor.





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4. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. Administrativos 8 N/A

3.1.1 3.1.2 3.2.1 3.2.2

3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6

2. Disciplinarios 6 N/A 3.1.1 3.2.1 3.2.2

3.2.4 3.2.5 3.2.6

3. Penales 0 N/A - -

4. Fiscales 2 $ 809.747.145 3.2.5 3.2.6

N/A no aplica


informe final de auditorÍa de desempeÑo secretarÍa

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