informe final auditorÍa de desempeÑo amÉricas …

“Una Contraloría Aliada con Bogotá”

www.contraloriabogota.gov.co

Carrera 32 A No. 26 A-10 Código Postal 111321

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INFORME FINAL AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. – AMÉRICAS BPS

EVALUACIÓN CONTRATOS DE INGRESOS EN LA VIGENCIA 2019

CÓDIGO DE AUDITORÍA 227

Período Auditado 2019

PAD 2020

DIRECCIÓN SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS

Bogotá D.C., junio de 2020




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María Anayme Barón Durán Contralora de Bogotá D.C. (E)

Diana Salcedo Jiménez Contralora Auxiliar (E)

César Dinel Camacho Urrutia Director Servicios Públicos

Luis Alfredo Sánchez Rojas Subdirector de Comunicaciones

Yolima Corredor Romero Asesora

Equipo de Auditoría: Álvaro Vargas Fernández: Gerente 039-01 Cecilia Bonilla Briceño: Profesional Universitario 219-03 Alix Flórez Gutiérrez Profesional Universitario 219-03 Rocío Pinzón Ávila Profesional Especializado 222-05 José Alexander López Arciniegas Profesional Universitario 219-03 Francisco José Trujillo Cortés Profesional Especializado 222-07 Pedro Naranjo Buitrago: Contratista




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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ...................................................................... 7

2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA .................................................. 11

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................... 25

3.1 CONCEPTO DEL CONTROL FISCAL INTERNO ....................................... 25

3.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ........................................ 32

3.3 GESTIÓN CONTRACTUAL ........................................................................ 49

3.3.1. Contrato de Compraventa 2019-0009 suscrito con la firma ARC Software SAS por valor de USD 7.569 ..................................................................................... 49

3.3.1.1 Hallazgo administrativo Contrato de Compraventa 2019-0009 por irregularidades en el control de inventarios de los equipos adquiridos por AMÉRICAS BPS. .................................................................................................. 51

3.3.2. Orden de Compra 2019 -1030488 suscrita con la firma Software One Colombia SAS por valor de USD 12.756,96 ...................................................... 54

3.3.2.1 Hallazgo administrativo por incurrir en mora en el pago de la Orden de compra OC 1030488 de 2019. .............................................................................. 54

3.3.3 Contrato No. 0841 de 2019 suscrito con Transporte Teams S.A.S., por valor de $259.130.000. .............................................................................................. 56

3.3.3.1. Hallazgo administrativo por cuanto el documento de designación de Comprador Operacional (supervisor) del contrato, es de fecha anterior a la firma del Contrato No. 0841 de 2019 suscrito con Transporte Teams S.A.S. ...................... 60

3.3.4. Contrato No. 001 de 2019 y otrosíes 01 y 02 de 2019, suscrito con Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S. .................................................................................... 60

3.3.4.1 Hallazgo administrativo común para las órdenes de Compra surgidas a partir del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes 01 y 02 de 2019, por omisión de consignar en las Acta de recibido, la descripción, cantidad y calidad de los suministros entregados por el contratista: uniformes – dotaciones y recibidos por parte del Comprador Operacional, respecto de cada orden de compra. .............................. 64

3.3.4.2 Hallazgo administrativo, por omisión en el registro de ingresos y egresos de los uniformes comprados, por parte de AMÉRICAS BPS, de las órdenes de Compra del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes. ........................................................... 66




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3.3.4.3 Hallazgo administrativo por inexistencia de documento que reporte la compra de los uniformes a CODENSA S.A. ESP, del Contrato 0001 de 2019 en desarrollo de lo pactado en los contratos de prestación de servicios suscrito con AMÉRICAS BPS. .................................................................................................. 68

3.3.4.4 Hallazgo administrativo por falta de control interno por parte de Américas BPS en cuanto a la verificación del cumplimiento de requisitos de las facturas de venta del Contrato 0001 de 2019, situación que puede colocar en riesgo los recursos públicos del Distrito Capital al atender el pago de facturas sin el cumplimiento de los requisitos. .............................................................................................................. 69

3.3.5 Contrato No. 020 de 2019 suscrito con la firma Tinkko SAS, el arriendo de un site en Medellín para las operaciones de Américas BPS .................................. 71

3.3.5.1 Hallazgo administrativo por irregularidades en la planeación del Contrato No. 020 de 2019 suscrito con la firma Tinkko SAS. ..................................................... 75

3.3.6 Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS para el suministro de camisetas tipo polo. ...................................................................................... 78

3.3.6.1 Hallazgo administrativo por incumplimiento en el plazo para la suscripción de las pólizas de seguros del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS. ...................................................................................................................... 81

3.3.6.2 Hallazgo administrativo por incumplimiento en el plazo en la entrega de las camisetas de Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS ......... 84

3.3.6.3 Hallazgo administrativo por irregularidades en la suscripción de las actas de recibido del objeto del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS .............................................................................................................................. 85

3.3.7 Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 suscrito con OTÁLORA GÓMEZ & ABOGADOS S.A.S. ......................................................................... 86

3.3.7.1 Hallazgo administrativo por inadecuada aplicación del manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, al tramitar el contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado” sin estar autorizado en el Manual de Contratación. ......................... 87

3.3.7.2 Hallazgo administrativo, por incumplimiento al Manual de Contratación y, al aprobar el Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”, desconociendo el debido trámite y sin el lleno de los requisitos. ................................................................................................... 91

3.3.7.3 Hallazgo administrativo, por incumplimiento al Manual de Contratación y al Manual del Comprador Operacional, al aprobar contrato sin exigir las garantías




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correspondientes al Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de Prestación de Servicios Profesionales de Abogado. ............................................. 96

3.3.8 Contrato No. 2019-0190 suscrito el 22 de agosto de 2019 suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S. para la entrega de bonos de calzado. ...... 100

3.3.8.1 Hallazgo administrativo, por incumplimiento e indebida interpretación del Manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, al aprobar Contrato No. 2019-0190, suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S desconociendo el debido trámite y sin el lleno de los requisitos (No se envió la solicitud de propuesta RFP (Request For Proposal). .......................................... 101

3.3.8.2 Hallazgo administrativo, por falta control por parte del Comprador Operacional, en el cumplimiento del objeto del Contrato No. 2019-0190 suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S de conformidad con el Manual del Comprador Operacional. ........................................................................................................ 105

3.3.9 Contrato 0029 del 2019 suscrito el 5 de julio de 2019 con TRANSPORT TEAMS S.A.S. ................................................................................................. 109

3.3.9.1 Hallazgo administrativo el Comité de Compras, no aprobó la modificación en el plazo pactado en el Otrosí del contrato, tampoco se observó la justificación detallada de los servicios adicionales aprobados. En el Acta de terminación se omitió información del contrato. ........................................................................... 110

3.3.9.2 Hallazgo administrativo se presentan contradicciones entre lo pactado en el contrato 0029 de 2019 y la oferta comercial. Se incumple con las obligaciones del Comprador Operacional ...................................................................................... 112

3.3.9.3 Hallazgo administrativo no se aportaron las pólizas todo riesgo de los vehículos con cobertura global y de responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo. Se omite la solicitud de oferta. Debilidades en el manejo y control de la información contractual............................................................................... 113

3.3.9.4 Hallazgo administrativo, por suscribir el contrato sin exigir las garantías oportunamente. ................................................................................................... 116

3.3.9.5 Hallazgo administrativo por carencia de un procedimiento de verificación del contenido de las garantías otorgadas para amparar los distintos contratos suscritos por Américas BPS en que actúe como parte contratante .................................... 117

3.3.10 Contrato 0007 del 2019 suscrito el 1 de febrero de 2019 con TONER COLOMBIA S.A.S. .......................................................................................... 118

3.3.10.1 Hallazgo administrativo no se cumple con el PROGRAMA DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS, no existe procedimiento para el manejo y control del inventario




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de bienes de consumo controlado. Se presentan falencias en el manejo de la información contractual. ...................................................................................... 119

3.3.10.2 Hallazgo administrativo las decisiones del Comité de Compras no se ajustan a lo reglado en el Manual de Contratación, ni a criterios de selección. .. 121

3.3.10.3 Hallazgo administrativo no se cuenta con una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios. Acción correctiva código 4 propuesta al hallazgo 3.3.3.3.2, Auditoría Código 194 PAD 2018....................... 122

3.4 GESTIÓN FINANCIERA ............................................................................ 124

3.4.1 Hallazgo administrativo, al no revelar la edad de los ingresos causados sin facturar la Nota 8 de los estados financieros. Acción correctiva código 3 propuesta al hallazgo 3.4.1 visita fiscal 512 PAD 2018. ................................................... 127

3.4.2 Hallazgo administrativo por falencias en la planeación y ejecución del presupuesto en los ingresos por actividades ordinarias, costo de ventas y gastos de operación. Acción correctiva código 1 propuesta al hallazgo 3.3.1.3, Auditoría Código 194 PAD 2018. .................................................................................... 128

3.4.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $183.540.832,06 al incurrir en el pago de gastos continuos por concepto de intereses por sobregiro durante la vigencia de 2019. ...................................... 133

3.4.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $19.260.303,30 al incurrir en el pago de sanción e intereses moratorios por concepto de sus obligaciones tributarias. ........................................................ 139

3.4.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $65.938.891,68 al incurrir en pagos por concepto de Sanción e Intereses moratorios a la seguridad social, como ARP, AFP, CCF, EPS, ICBF y SENA.141

3.4.6 Hallazgo administrativo por pasivos contingentes sin que se evidencie el reporte de los procesos con fallo en primera instancia al aplicativo SIPROJ. . 146

4 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA ............... 147




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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Bogotá D.C. Doctora LUZMILA CRUZ GAITÁN Gerente general Américas Business Process Services S.A Dirección Centro Empresarial Dorado Plaza Av. El Dorado 85 D 55 Loc. 149 D Código Postal 110931 Bogotá D.C. Ref. Carta de Conclusiones Auditoría de Desempeño La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 403 de 2020, que desarrolla el Acto Legislativo 04 de 2019, practicó auditoría de desempeño a la entidad Américas Business Process Services S.A vigencia 2019, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión contractual en la vigencia 2019 y la gestión financiera. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría de desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión contractual y financiera, y el cumplimiento de las disposiciones legales; la evaluación del sistema de control fiscal interno, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C.




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CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión contractual no cumple con los principios evaluados en la presente auditoría, como se describe en los resultados de la misma; e igualmente, la gestión financiera no cumple con los principios de economía y eficiencia, de acuerdo a la evaluación realizada. En la evaluación de la gestión contractual se determinó que Américas BPS, de acuerdo con la información reportada en el Sivicof (Sistema de Vigilancia y Control Fiscal) de la Contraloría de Bogotá, Américas BPS en la vigencia 2019 suscribió 5.370 contratos por valor DE QUINCE MIL CIENTO VEINTITRÉS MILLONES CUATROCIENTOS OCHO MIL TRESCIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS ($15.123.408.365). Los contratos tomados para la muestra del universo de contratación para la vigencia 2019 del examen de la tipología, representatividad en cuanto al valor de los contratos y su porcentaje con relación a la totalidad de la contratación, se determinó una muestra de 11 contratos por valor de CUATRO MIL SIETE MILLONES NOVENTA Y OCHO MIL SETECIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS ($4.007.098.776), que corresponde al 29% del valor de la contratación total realizada por Américas BPS en el 2019, que es representativa. Corresponde a la Contraloría conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de los sujetos de control, en cumplimiento del numeral 6 del Artículo 268 de la Constitución Política1. La evaluación del control fiscal interno implementado por Américas BPS permite evidenciar que el conjunto de mecanismos, controles e instrumentos establecidos para salvaguardar los bienes, fondos y recursos públicos puestos a su disposición, no garantizan su protección y adecuado uso; así mismo no permiten en forma eficiente el logro de los objetivos institucionales. El Control interno de la gestión contractual con relación al cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación y normas vigentes, cumplimiento de los objetivos contractuales y la revisión de los documentos de las etapas precontractual, contractual y post contractual, se determinaron una serie de observaciones que se detallan en el capítulo de la evaluación de la Gestión contractual, no obstante, de quedar consignadas en el capítulo correspondiente. 1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 1991. Artículo 268: (…) 6. Conceptuar sobre la calidad y

eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado.




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Se determinan irregularidades en la contratación en las diferentes etapas y sus requisitos de acuerdo con las normas aplicables, se determinaron irregularidades en la suscripción de las pólizas de garantía que amparan el cumplimiento de los contratos suscritos, se presentan irregularidades en la supervisión de los contratos, se realizan los pagos a los contratistas sin suscribir debidamente las correspondientes actas de supervisión. No se verifican los soportes presentados por los contratistas, como el caso del pago de facturas con inconsistencias. Se determina el incumplimiento del Manual de Contratación de Américas BPS, donde se señalan los requisitos correspondientes para la celebración y ejecución de los contratos, la verificación de suscripción de las respectiva garantías que amparen los distintos riesgos exigidos en el contrato, se determinaron deficiencias en supervisión por los compradores operacionales. En el desarrollo de la evaluación se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de la Auditoría, en el caso de la revisión de los Contratos No. 0001 de 2019 suscrito con Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S., no se allegaron oportunamente los contratos que Américas BPS suscribió para atender los compromisos causados con la firma Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S., esto es, los contratos de ingresos celebrados con CODENSA S.A. ESP; se tiene que las Actas de Recibido no detallan las cantidades recibidas, sus condiciones en cuanto a calidad y cumplimiento contractual, además las facturas presentadas por la contratista omite tales descripciones incumpliendo con ello lo normado en el Estatuto Tributario y el Código de Comercio respecto a las facturas de venta. En cuanto al Contrato No. 0841 de 2019, celebrado con la sociedad Transport Teams S.A.S., la designación del comprador operacional es anterior a la firma del contrato. Por las observaciones señaladas en cada factor se determina que el control fiscal interno de la gestión contractual es deficiente. Con relación el Control interno de la Gestión Financiera, se evidenció falta de control en los pagos, se determinó que no se realizaron en las fechas correspondientes y se incurrieron en el pago de sanciones e intereses moratorios por concepto de sus obligaciones tributarias y de la seguridad social, no cumpliendo con la normatividad y los plazos establecidos. De acuerdo con la evaluación realizada y teniendo en cuenta los principios de eficacia y eficiencia la calificación del Control Fiscal Interno el concepto sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno es CON DEFICIENCIAS, por las observaciones realizadas en los diferentes factores que se evaluaron y se detallan en el capítulo correspondiente.




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PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control fiscal emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe, la compañía a su cargo, debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal; documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá, D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de este informe, en la forma, términos y contenido previsto en la normatividad vigente, cuyo incumplimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 78 y siguientes del Título IX del Decreto 403 de 2020. Corresponde, igualmente al sujeto de vigilancia y control fiscal, realizar seguimiento periódico al plan de mejoramiento para establecer el cumplimiento y la efectividad de las acciones para subsanar las causas de los hallazgos, el cual deberá mantenerse disponible para consulta de la Contraloría de Bogotá, D.C., y presentarse en la forma, términos y contenido establecido por este Organismo de Control. El anexo a la presente Carta de Conclusiones contiene los resultados y hallazgos detectados por este órgano de Control. Atentamente,

CÉSAR DINEL CAMACHO URRUTIA Director Servicios Públicos Revisó: Luis Alfredo Sánchez Rojas- Subdirector de Comunicaciones

Álvaro Vargas Fernández- Gerente Elaboró: Equipo Auditor




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2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORÍA El alcance de la auditoria de Desempeño de Américas BPS es verificar que los contratos suscritos en la vigencia 2019 por Américas BPS con diferentes proveedores para el cumplimiento de su objeto contractual, se hayan realizado observando los principios administrativos de la eficacia, eficiencia y economía. En la auditoría a la gestión contractual para examinar las diferentes etapas, en la etapa precontractual determinar si se cumplió el principio de planeación, las necesidades de la contratación, los estudios previos para la adquisición de bienes y servicios, realización de los estudios de mercado para el análisis de precios, los requisitos técnicos, jurídicos y financieros habilitantes, el análisis de riesgos asociados en la contratación y la capacidad empresarial de los contratistas. Verificar los recursos disponibles asociados a los contratos de ingresos de la compañía para el pago de las obligaciones, y que correspondan a cada campaña ejecutada en la operación de la compañía. Verificar en la etapa contractual que en la suscripción de los contratos se determinen claramente las obligaciones del contratista, el otorgamiento de las garantías, verificación de las diferentes pólizas y que estas sean suficientes, que garanticen en el tiempo el cumplimiento del contrato, y verificar los requisitos previos a la ejecución de los contratos. Verificar que las carpetas manejen la gestión documental de la ejecución del contrato y se observe la trazabilidad a través del tiempo, con las respectivas actas de recibo a conformidad, informes de ejecución. Igualmente verificar las actividades de supervisión e interventoría, donde se garantiza por parte de la compañía la correcta ejecución de obras, entrega de bienes y prestación de servicios en términos de oportunidad, calidad y cantidad, que los informes de supervisión relacionen la ejecución de las actividades, el cumplimiento de obligaciones y pagos. Verificar el Plan de Mejoramiento suscrito por Américas BPS con la Contraloría de Bogotá y establecer el cumplimiento de las acciones programadas en la vigencia 2019, calificando las acciones como cumplidas efectivas, cumplidas inefectivas y su posible incumplimiento. Con relación a la gestión financiera analizar el comportamiento de los ingresos, costos y gastos de la compañía y su resultado a 31 de diciembre de 2019. Evaluar los procedimientos del área financiera relacionados con la facturación y la gestión de cobro que aplicó Américas BPS durante la vigencia de 2019. Determinar




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la efectividad en la aplicación de los procedimientos en el área financiera, verificar los gastos por concepto de intereses moratorios como sobregiros bancarios y el pago de la seguridad social; al igual que multas sanciones y litigios registrados en la cuenta de gastos en la vigencia 2019. MUESTRA DE LA AUDITORÍA Muestra Gestión Contractual De acuerdo con la información reportada en el –Sivicof- Sistema de Vigilancia y Control Fiscal de la Contraloría de Bogotá por Américas BPS, la compañía en la vigencia 2019 suscribió 5.370 contratos por valor de $15.123.408.365. Con relación a la contratación de la vigencia 2018 que fue de $ 28.223.695.053,00, hay una disminución de la contratación con relación a la vigencia anterior de $13.100.286.688. Como se puede observar la contratación de la vigencia 2019 corresponde al 53% del valor contratado en la vigencia anterior, situación que determinaría una disminución del 47% en el valor de procesos realizados, por la disminución de su operación comercial y unos resultados negativos en el ejercicio. En el siguiente cuadro se muestran los tipos de contratos suscritos por Américas BPS con el número de contratos suscritos, el valor total y su participación porcentual con relación al total de lo contratado.

CUADRO 1 TIPOLOGÍA CONTRATACIÓN DE AMÉRICAS BPS EN EL 2019

TIPO No. DE CONTRATOS

VALOR PORCENTAJE TIPO

CONTRATACIÓN

121-Compraventa (Bienes Muebles) 32 $900.902.090,00 5,96%

131-Arrendamiento de Bienes Muebles 22 $573.268.973,00 3,79%

132-Arrendamiento de Bienes Inmuebles

16 $1.811.330.460,00 11,98%

164-Transferencia de Tecnología 23 $128.740.224,00 0,85%

26-Consultoría (Asesoría Técnica) 2 $153.931.737,00 1,02%

29-Consultoría (Otros) 4 $162.043.174,00 1,07%

30-Servicios de Mantenimiento y/o Reparación

46 $565.394.675,00 3,74%

31-Servicios Profesionales 44 $3.037.912.882,00 20,09%

33-Servicios Apoyo a la Gestión de la Entidad (Servicios Administrativos)

1 $142.800,00 0,00%

34-Servicios Asistenciales de Salud 2 $775.956.869,00 5,13%

35-Servicios de Comunicaciones 3 $401.132.115,00 2,65%

37-Servicios de Impresión 6 $3.993.494,00 0,03%

39-Servicios de Capacitación 6 $57.398.762,00 0,38%




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45-Sumunistro de Alimentos 14 $107.718.058,00 0,71%

48-Otros Suministros 84 $1.900.781.546,00 12,57%

49-Otros Servicios 5055 $3.746.872.426,00 24,78%

50-Servicios de Transporte 4 $622.283.080,00 4,11%

63-Leasing 1 $116.620.000,00 0,77%

909-Suscripciones, Afiliaciones 5 $56.985.000,00 0,38%

TOTAL CONTRATACIÓN 5370 $15.123.408.365,00 100,00% FUENTE: Información reportada por Américas BPS en el Sivicof.

Como se puede observar en el cuadro anterior la mayor contratación de Américas BPS en la vigencia 2019 se realizó en los contratos de 49-Otros Servicios, que se refiere a 5.055 contratos de prestación de servicios de personal asociado a las diferentes campañas por valor de $3.746.872.426,00 que corresponde al 24,78% del total de la contratación. Luego le siguen los 44 contratos del ítem 31-Servicios Profesionales por valor de $3.037.912.882,00 que corresponde al 20% de la contratación total. En el tercer renglón de participación se encuentran los 84 contratos del ítem 48-Otros Suministros por valor de $1.900.781.546,00 que representan el 12,57% de la contratación para la vigencia. Y entre los contratos más representativos están los 16 contratos del ítem 132-Arrendamiento de Bienes Inmuebles por valor de $1.811.330.460,00 que corresponden al 11,98% del valor de la contratación. A continuación la gráfica que corresponde a la tipología de los contratos suscritos y su participación contractual:




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FUENTE: Información reportada en el Sivicof por Américas BPS

Gráfica No. 1 Tipología Contratación Américas BPS 2019

Revisados los contratos suscritos con mayor valor a $500.000.000, se determinaron cinco (5) contratos que suman en su totalidad $5.304.569.154,00 que corresponden al 35% de la contratación realizada en la vigencia 2019. Entre los más importantes se encuentran, el suscrito con la firma Activos Tecnología Empresarial S.A que presta el servicio de outsourcing de servicios profesionales por valor de $2.154.495.000, que corresponde al 14% de la contratación de la vigencia y el contrato suscrito con Inversiones Tinkko S.A.S de arrendamiento de bienes inmuebles por valor de $1.195.482.768 que corresponde al 8%. Los dos contratos con mayor valor corresponden al casi la cuarta parte de la contratación de Américas. A continuación, la relación de contratos suscritos por Américas BPS en la vigencia 2019 de mayor valor:

121-COMPRAVENTA (BIENES MUEBLES)

131-ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES

132-ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES

164-TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA

26-CONSULTORÍA (ASESORÍA TÉCNICA)

29-CONSULTORÍA (OTROS)

30-SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O

REPARACIÓN

31-SERVICIOS PROFESIONALES

33-SERVICIOS APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS)

34-SERVICIOS ASISTENCIALES DE

SALUD

35-SERVICIOS DE COMUNICACIONES

37-SERVICIOS DE IMPRESIÓN

39-SERVICIOS DE CAPACITACIÓN

45-SUMUNISTRO DE ALIMENTOS

48-OTROS SUMINISTROS

49-OTROS SERVICIOS

50-SERVICIOS DE TRANSPORTE 63-LEASING

909-SUSCRIPCIONES, AFILIACIONES

TIPOLOGÍA CONTRATOS AMÉRICAS BPS 2019




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CUADRO 2 MAYORES CONTRATOS DE AMÉRICAS BPS EN EL 2019

NO. NOMBRE CONTRATISTA

OBJETO DEL CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

TIPOLOGÍA ESPECÍFICA

1 Activos Tecnología Empresarial S.A

El contratista se obliga a realizar el servicio de outsourcing de manejo de tesorería y administración de gastos de las personas naturales que designe el contratante, a partir de la información que suministre éste

$2.154.495.000,00 31-servicios profesionales

2 Inversiones Tinkko S.A.S

mediante la suscripción del presente contrato, la compañía otorga al cliente el derecho de compartir con ésta y terceros clientes de la compañía previamente seleccionadas por ésta el uso del inmueble ubicado en la carrera 42 No.3 sur 81 torre 1 piso 15 Edificio Milla de Oro, en la ciudad de Medellín, identificado con número de matrícula inmobiliaria 1254526-1254527-1254528.

$1.195.482.768,00 132-arrendamiento de bienes inmuebles

3 Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S

En virtud de este contrato, el contratista de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica ni laboral alguna se obliga a realizar el suministro y entrega efectiva de uniformes para personal femenino y masculino de Américas exclusivamente para la campaña de Condensa, de acuerdo a las especificaciones de fabricación descritas en el Anexo no. 1, conforme a requerimiento de Américas mediante órdenes de compras.

$760.393.340,00 48-otros suministros

4 Laboratorio Clínico Colmédicos IPS S.A.S

El contratista, se obliga a prestar de forma continua, permanente, con plena autonomía técnica, administrativa, económica y científica, los servicios de salud ocupacional y medico laboral, incluyendo pero sin limitarse a ello, las evaluaciones medicas ocupacionales de ingreso, control, control periódico,

$687.077.440,00 34-servicios asistenciales de salud




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egreso, reintegro, reubicación, postincapacidad, audiometría, optometría, evaluación de voz, exámenes paraclínicos y de laboratorio, y todos los demás inherentes a la prestación del servicio, en las instalaciones de Américas a nivel nacional.

5 Software One SAS- UT Soft IG

Adquisición de 2 licencias SQL Enterprise por 1 año

$507.120.606,00 49-otros servicios

TOTAL $5.304.569.154,00

FUENTE: Información reportada por Américas BPS en el SIVICOF

De acuerdo con el análisis realizado por el equipo auditor del universo de contratación para la vigencia 2019 reportado por Américas BPS en el Sivicof, y a partir del examen de la tipología, representatividad en cuanto al valor de los contratos y su porcentaje con relación a la totalidad de la contratación, se determinó la siguiente muestra de 11 contratos por valor de $4.007.098.776, que corresponde al 29% del valor de la contratación realizada por Américas BPS, que es representativa. En el siguiente cuadro se hace la relación de los contratos suscritos por Américas BPS en la vigencia 2019 que fueron evaluados por el equipo auditor en la auditoria de desempeño PAD 2020:

CUADRO 3

MUESTRA EVALUACIÓN GESTIÓN CONTRACTUAL Cifras en pesos $

NÚMERO CONTRATO

TIPO CONTRATO

OBJETO VALOR ALCANCE

2019-0022 Otros Suministros

En virtud de este contrato, el contratista de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica ni laboral alguna se obliga realizar el suministro y entrega efectiva de nueve mil (9000) camisas tipo polo con el logo de Américas, de acuerdo con las siguientes especificaciones de fabricación y la oferta comercial anexo 1 entregada por el contratista.

$114.061.500 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la tase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y beneficio social, incluyendo la liquidación del proceso como fase pos-contractual


En virtud de este contrato, el contratista de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica ni laboral alguna se obliga a realizar el suministro y entrega efectiva de uniformes para personal femenino y masculino de Américas exclusivamente

$315.457.100 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la tase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y beneficio social, incluyendo la liquidación




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NÚMERO CONTRATO

TIPO CONTRATO


para la campaña de condensa, de acuerdo a las especificaciones de fabricación descritas en el anexo no. 1, conforme a requerimiento de Américas mediante órdenes de compras.

del proceso como fase pos-contractual

2019-0841 Servicios de Transporte

El objeto del presente contrato es el suministro por parte del contratista del servicio de transporte desde y hacia los puntos que Américas requiera en la ciudad de Bogotá y los departamentos del valle del Cauca, Antioquia, Cali y los que se encuentran establecidos en la respectiva oferta comercial de fecha 02 de octubre de 2019 anexo no. 1 y anexo no. 2 lista de departamentos y municipios, el cual será destinado a personal de apoyo logístico autorizado por Américas.

$259.130.000 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la fase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y beneficio social, incluyendo la liquidación del proceso como fase pos-contractual

2019-0001 A

Otros Suministros

En virtud de este contrato, el contratista de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica ni laboral alguna se obliga a realizar el suministro y entrega efectiva de uniformes para personal femenino y masculino de américas exclusivamente para la campaña de condensa, de acuerdo a las especificaciones de fabricación descritas en el anexo no. 1, conforme a requerimiento de Américas mediante órdenes de compras.


2019-0020

Arrendamiento de Bienes Inmuebles

Mediante la suscripción del presente contrato, la compañía otorga al cliente el derecho de compartir con ésta y terceros clientes de la compañía previamente seleccionadas por ésta el uso del inmueble ubicado en la carrera 42 no.3 sur 81 torre 1 piso 15 edificio Milla de Oro, en la ciudad de Medellín, identificado con número de matrícula inmobiliaria 1254526-1254527-1254528.

$1.195.482.768 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la fase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y beneficio social, incluyendo la liquidación del proceso como fase pos-contractual

1030488

Otros Servicios

Adquisición de 2 licencias SQL Enterprise por 1 año

$507.120.606 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la fase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y




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NÚMERO CONTRATO

TIPO CONTRATO


beneficio social, incluyendo la liquidación del proceso como fase pos-contractual

2019-0009 Arrendamiento Bienes Muebles

El contratista se obliga con Américas a la venta de los equipos a continuación descritos con las siguientes características, de acuerdo a la oferta comercial anexo no.1


2019 – 4976 Servicios Profesionales

El contratista, de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica, utilizando sus propios medios se obliga a llevar la representación judicial y la asistencia jurídica necesaria para la defensa judicial de la sociedad américas Business Process Services S.A., en calidad de víctima, con ocasión de los presuntos delitos de falsedad en documento privado, fraude procesal y demás conductas que pudiesen tipificarse, con ocasión de los hechos cometidos por Jairo Arturo Valdez Calderón, Johan Andrés Trujillo Guayara Y Claudia Liliana Páez Bohórquez, quienes participaron en la suscripción de una certificación de un proveedor, de manera adulterada.



En virtud de este contrato, el contratista se compromete a realizar la entrega de 8.000 bonos representativos de calzado nuevo al personal femenino y masculino de Américas en calidad de dotación, los cuales serán entregados en la sede del contratista, de acuerdo a lo establecido en la cotización de fecha cuatro (04) de julio de 2019 anexo no.1 que hace parte integral del presente contrato.



El contratista de acuerdo con los términos y condiciones contenidas en el presente contrato y la oferta comercial del 15 de enero de 2019, se obliga con américas, de manera independiente, es decir, sin que

$303.242.512 Fase precontractual encaminada a la necesidad y justificación, y la fase contractual la entrega del producto hasta la medición de la eficacia efectividad y




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NÚMERO CONTRATO

TIPO CONTRATO


exista subordinación laboral alguna, a realizar el suministro de toners de acuerdo a requerimiento escrito que haga Américas, lo anterior conforme a las referencias descritas oferta comercial anexo no. 1.

beneficio social, incluyendo la liquidación del proceso como fase pos-contractual

2019-0029 Servicios de Transporte

El objeto del presente contrato es el suministro por parte del contratista del servicio de transporte desde y hacia los puntos que Américas requiera en la ciudad de Bogotá y los departamentos del Valle del Cauca, Boyacá, Huila, Cundinamarca y los que se encuentran establecidos en la respectiva oferta comercial de fecha 02 de julio de 2019, anexo no. 1 y anexo no. 2 lista de departamentos y municipios, el cual será destinado a personal de apoyo logístico autorizado por américas.


TOTAL MUESTRA $4.007.098.776

Fuente: SIVICOF contratación AMÉRICAS BPS. 2019.

Plan de Mejoramiento La evaluación del Plan de Mejoramiento, se realiza con el propósito de verificar la eficacia (cumplimiento) y la efectividad de las acciones ejecutadas por Américas BPS, para eliminar las causas que originaron los hallazgos detectados en cumplimiento de la vigilancia y control a la gestión fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá D.C., mediante las diferentes actuaciones (Auditorías). Lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 del 20 de septiembre de 2019, expedida por la Contraloría de Bogotá. En la presente auditoría se realiza la evaluación a 14 hallazgos formulados por la Contraloría, para lo cual Américas BPS propuso 14 acciones de mejora con fecha de terminación hasta el 31 de diciembre de 2019, en estado ABIERTAS, las cuales serán objeto de seguimiento y se relacionan en el siguiente cuadro:




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CUADRO 4

MUESTRA EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA

DE LA AUDITORÍA

O VISITA

CÓDIGO AUDITORÍA

SEGÚN PAD DE LA VIGENCIA

MODALIDAD COMPONENTE FACTOR NO. HALLAZGO

DESCRIPCIÓN HALLAZGO

CÓDIGO ACCIÓN

DESCRIPCIÓN ACCIÓN

2018 511 03 - visita de control fiscal

Control Gestión Gestión Contractual

3.1 Hallazgo administrativo por falta de procedimientos, registros y controles que soporten cada una de las fases del proceso para la liquidación de nóminas

1 Incluir en medio magnético a cada factura generada por Carvajal servicios y/o e.s.t. los soportes de la validación en términos de tarifas, cantidad de personal, novedades. Soportes como: 1. personal reportado por nóminas. 2. personal en proceso de liquidación definitiva. 3. personal en proceso de reliquidación y 4. Personal en novedad de vacaciones. Además, en caso de encontrarse diferencias estas serán soporte con los respectivos ajustes.


Control Financiero

Estados Contables

3.1.1 Hallazgo administrativo por falta de gestión en el recaudo de los saldos de ingresos no facturados al cierre del 2017

2 Realizar actas de cada una de las reuniones en las cuales se trata el tema de conciliaciones, facturaciones y recaudos para cada uno de los clientes de los contratos interadministrativos, dejando evidencias de los problemas presentados y los compromisos por cada una de las partes


Control Financiero

Estados Contables

3.1.2 Hallazgo administrativo por no revelar la edad de los ingresos no facturados de vigencias superiores a los 3 años, en los informes obligatorios

3 Revelar oportunamente la gestión de cartera y la edad de la misma en los informes obligatorios (notas a los estados financieros).


Control Financiero

Estados Contables

3.2.1 Hallazgo administrativo por inconsistencias en la información reportada, en el recaudo de la gestión adelantada a los ingresos no facturados al cierre contable de 2017

4 Proporcionar para cada informe requerido por la Contraloría la información con todos los detalles específicos para no incurrir en errores de presentación

2018 194 02 - auditoria de desempeño

Control De Resultados

Planes, Programas y Proyectos

3.3.1.3 Debilidades en la planeación del presupuesto y de los indicadores de gestión por incumplimiento en lo presupuestado para costo de ventas, gastos de administración y gastos de operación, además de los

1 Revisar las metas de acuerdo al presupuesto aprobado por junta directiva, lo cual está sujeto a las condiciones del mercado.




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VIGENCIA DE LA

AUDITORÍA O VISITA

CÓDIGO AUDITORÍA




CÓDIGO ACCIÓN


indicadores de gestión: crecimiento rentable y crecimiento por ingresos de clientes nuevos.



3.3.3.1 Falta de soportes documentales en los contratos objeto de la muestra de auditoría: ausencia de documentos soportes en cada uno de los negocios jurídicos suscritos

2 Organizar y archivar al finalizar el contrato, la documentación relativa al mismo la cual debe ser entregada por el comprador operacional para su custodia a la dirección jurídica.



3.3.3.3.1 La póliza de seguros que ampara el cumplimiento del contrato, no fue expedida oportunamente. el contrato 2017-0032 se suscribió el 16 de junio de 2017y la póliza de seguro no.21-45-101223596 fue expedida el 10 de julio de 2017, es decir, 15 días después de los términos pactados en la cláusula 8 del contrato.

3 Dar cumplimiento al manual de contratación y del comprador operacional



3.3.3.3.2 Falta de control y seguimiento en el registro de la información de los elementos que ingresan o salen de la bodega. Se observó que no se describen las características, los números de seriales, las placas de inventario y la cantidad de los equipos de cómputo que ingresaron a la bodega.

4 Automatizar el proceso de control de los activos tecnológicos en bodega



3.3.3.3.3 Falta de seguimiento y control a las solicitudes de revisión de los equipos de cómputo, que permitan gestionar la operación de los mismos. Se verificó el

5 Aclarar en el procedimiento de incidentes el tiempo en el cual se deben ejecutar los reportes por garantía




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VIGENCIA DE LA

AUDITORÍA O VISITA

CÓDIGO AUDITORÍA




CÓDIGO ACCIÓN


estado de las solicitudes y se observó que los casos de revisión solicitados por la compañía tenían como respuesta “cerrada - closed”, sin embargo, la revisión aún no se había realizado, situación que fue evidenciada por este ente de control al cierre de la ejecución de la auditoría.



3.3.3.4 Diferencia de las tarifas del anexo 2 del contrato 2015 – 0044 facturadas por Carvajal, generando cambios de las condiciones contractuales sin el cumplimiento de los requisitos. Al revisar las facturas se pudo evidenciar que el cobro de las tarifas aplicadas por Carvajal para el personal contratado para ABPS, en sus diferentes modalidades de contratación (indefinido y fijo) difiere por encima o por debajo de las condiciones establecidas.

6 Incluir en medio magnético a cada factura generada por Carvajal servicios y/o e.s.t. los soportes de la validación en términos de tarifas, cantidad de personal, novedades de acuerdo a los términos contractuales. Soportes como: 1. personal reportado por nóminas. 2. personal en proceso de liquidación definitiva. 3. personal en proceso de reliquidación y 4. Personal en novedad de vacaciones. Además en caso de encontrarse diferencias estas serán soporte con los respectivos ajustes.



3.3.3.5 Inadecuada cobertura en las pólizas de seguros para los contratos 2015-0044, 2017-0023 y 2017-0039 una vez revisados los expedientes contractuales no 2015-0044, 2107-0023 y 2017 0037 no se encontró el procedimiento que aplico ABPS para calcular los valores estipulados.

7 Crear un procedimiento para establecer las bases, con el fin de determinar los porcentajes de cobertura de las garantías




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VIGENCIA DE LA

AUDITORÍA O VISITA

CÓDIGO AUDITORÍA




CÓDIGO ACCIÓN




3.3.3.6 Falta de procedimientos y controles en las diferentes etapas del proceso para la liquidación de nóminas. Se evidenció que en la gerencia de gestión humana no hay implementados controles que garanticen la seguridad de la información al no proteger los archivos en medio magnético, como soporte a las facturas pagadas.

8 Incluir en medio magnético a cada factura generada por Carvajal servicios y/o e.s.t. los soportes de la validación en términos de tarifas, cantidad de personal, novedades. Soportes como: 1. personal reportado por nóminas. 2. personal en proceso de liquidación definitiva. 3. personal en proceso de reliquidación y 4. Personal en novedad de vacaciones. Además en caso de encontrarse diferencias estas serán soporte con los respectivos ajustes.


Control Financiero

Estados Contables

3.3.4.1 No cumplimiento de la resolución reglamentaria 011 de 2014, articulo 14 referente a la información contable.

9 Dar cumplimiento a los términos establecidos por el ente de control mediante resolución reglamentaria para el reporte de la cuenta


Control Financiero

Gestión Financiera

3.3.4.2 La información contenida en el documento electrónico CBN 1090, fue reportada parcialmente. Verificado el documento se evidenció que el contenido corresponde al segundo semestre del 2017 y no está incluido lo correspondiente al primer semestre.

10 Dar cumplimiento a los establecido en la resolución reglamentaria para el reporte de la cuenta, en lo relativo al informe de gestión

Fuente: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO ESTADO DE LAS ACCIONES 31-12-2019 - SIVICOF

3.3 Gestión Financiera Américas Business Process Services S.A. a 31 de diciembre de 2019, presenta activos por valor de $65.991,9 millones, donde el activo corriente representa el 71,61% del activo total y el activo no corriente representa el 28,39%, destacándose la disminución del efectivo en un 97,92% frente a la vigencia anterior y las cuentas comerciales por cobrar y otras, con una variación decreciente del 9.97%. El pasivo, registra $38.413 millones con una representatividad del 58,20%, destacándose las Cuentas Comerciales por Pagar y otras cuentas por pagar con un




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incremento del 43,28% y las cuentas por pagar a partes relacionadas con un decrecimiento del 26,75%. El Patrimonio refleja un saldo de $27.578 millones el cual representa el 41,79% frente al activo total, donde se destaca los resultados acumulados negativos que asciende a $20.830 millones. La Compañía tuvo un comportamiento en los Ingresos de actividades Ordinarias para la vigencia de 2019 por valor de $160.301 millones y para el 2018 obtuvo $165.211 millones, con una disminución de $4.910 millones equivalente a una variación relativa del 2,97%. Con respecto al Costo de Ventas para el 2019 fue de $151.743 millones y para el 2018 de $151.084 millones, con un incremento de $659 millones equivalente a una variación relativa del 0.43% y las pérdidas netas del periodo fueron de -$11.745 millones para el 2019 y para el 2018 -$3.922 millones con una variación absoluta del 199,05%. Además, en las cuentas por pagar se evidencian -$1.057.279.250 por sobregiros bancos nacionales y embargos judiciales por valor de $426.001.000. Para el análisis y evaluación de la gestión fiscal financiera, se examinó el comportamiento de los ingresos, costos y gastos:

CUADRO 5 MUESTRA EVALUACIÓN GESTIÓN FINANCIERA

CONCEPTO O VARIABLE A EVALUAR JUSTIFICACIÓN

-Ingresos: $160.300 millones -Costos: $151.743 millones -Gastos en ventas y administración: $19.838 millones

Analizar el comportamiento de los Ingresos, Costos y Gastos de la Compaña a 31-12-2019 teniendo en cuenta los resultados negativos de las últimas vigencias. Para la presente vigencia las pérdidas netas a 31-12-2019 ascendieron en $11.745 millones.

Evaluar los procedimientos del área financiera relacionados con la facturación y la gestión cobro que aplico ABPS, durante la vigencia de 2019.

Para determinar la efectividad en la aplicación de los procedimientos, teniendo en cuenta que ABPS ha incurrido en gastos por concepto de intereses moratorios como sobre giros bancarios por valor de $519.318.928; Intereses moratorios en el pago de la seguridad social por valor de $225.329.800; Intereses por mora por valor de $51.612.253 y por concepto de multas sanciones y litigios $33.838.419 todos estos registrados en la cuenta de gastos. Además en las cuentas por pagar se evidencian -$1.057.279.250 por sobregiros bancos nacionales y embargos judiciales por valor de $426.001.000.

FUENTE: Estados Financieros Américas BPS


www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A-10

Código Postal 111321 PBX 3358888

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 CONCEPTO DEL CONTROL FISCAL INTERNO El Sistema de Control Interno de Américas BPS está basado en el COSO como marco de referencia para la implementación, gestión y control de un adecuado Sistema de Control Interno. De acuerdo con la información suministrada por la Dirección de Control Interno de Américas, se realizaron una serie de actividades y auditorías en la vigencia 2019, de acuerdo con los componentes y principios en las distintas direcciones que componen la organización, en donde las fuentes de información son las generadas por la Dirección de Relacionamiento Entes de Control, quien ejerce las funciones de Control Interno. En la vigencia 2019 se realizaron las reuniones del Comité de Riesgos para evaluar la matriz de riesgos estratégicos y verificar que los responsables de los procesos hicieran el seguimiento y control a los riesgos identificados, evitando que se materializarán. En las reuniones se examinaron si las medidas generaron mejoras y disminución de las probabilidades de ocurrencia de hechos que pusieran en peligro el patrimonio de la empresa. Con base en las recomendaciones recogidas en los comités se actualizó la matriz de riesgos estratégicos y se determinaron 8 riesgos, lo cuales se monitorean para evitar su materialización. En la vigencia 2019 se realizaron los reportes de información que de acuerdo con la Resolución Reglamentaria 011 del 28 de febrero de 2014 y las normas aplicables se debe dar a la Contraloría de Bogotá en el aplicativo SIVICOF a través de los documentos y formatos establecidos. -Reporte de cuenta anual: En la vigencia 2019 en cumplimiento de la Resolución Reglamentaria 011 del 2014, en el mes de febrero de 2019 se reportó la cuenta de la vigencia del 2018. -Reporte de cuenta mensual: En la vigencia 2019 desde enero hasta diciembre se reportó en tiempo y forma, la cuenta mensual a la Contraloría. -Reporte plan de mejoramiento suscrito ante Contraloría de Bogotá: La Dirección de Control Interno reportó el 05 de agosto de 2019 el plan de mejoramiento de las




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acciones correctivas propuestas a la Contraloría de Bogotá a los hallazgos administrativos resultantes de la Auditoría No.174 de la vigencia 2018 -Reporte plan de mejoramiento para la visita de Control Fiscal No. 514, se reportó el plan de mejoramiento de las acciones correctivas propuestas a la Contraloría de Bogotá sobre los hallazgos resultantes de la visita de Control Fiscal No. 514. Se realizaron los respectivos seguimientos a planes de mejoramiento a las auditorías realizadas, de acuerdo con la información presentada por Américas BPS se realizaron los Planes de mejoramiento auditorías internas, en el transcurso del 2019 se cuantificaron 238 observaciones resultantes de la auditoria del proceso contractual de proveedores, de las cuales al cierre de diciembre de 2019 se cerraron un total de 219 acciones, arrojando un cumplimiento del 92%, dejando 19 acciones pendientes con fecha límite en abril de 2020. Con relación a los planes suscritos ante Contraloría de Bogotá, el Plan de Mejoramiento PAD 2018 donde se evaluó la vigencia del 2017, la Dirección de Control Interno realizó el seguimiento y cierre a los 10 hallazgos resultantes de la Auditoría de Desempeño 194 de la vigencia 2017, auditoría terminada en agosto de 2018, donde las acciones se cerraron en el tiempo propuesto. Se realizó seguimiento y cierre de los hallazgos resultantes de las visitas de control fiscal 511 y 512, se cerraron dentro del plazo establecido cumpliendo el 100% en el cierre de acciones de la vigencia 2017 que vencían en el 2019. Con relación al Plan de Mejoramiento del PAD 2019, para esa vigencia la Contraloría realizó la Auditoría de Desempeño No. 174 y la Visita de Control Fiscal No. 174 y como resultado se generaron 21 hallazgos, al diciembre de 2019 la Dirección de Control Interno realizó el seguimiento y se cerraron 14 acciones; 12 de la auditoría de desempeño y 2 de la visita de control fiscal. Las acciones pendientes tienen fecha límite de ejecución en el segundo semestre de 2020, la auditoría de desempeño tienen fecha límite hasta el 25 de julio de 2020 y las 2 acciones pendientes de cierre de la visita de control fiscal tiene fecha límite de ejecución hasta el 21 de agosto de 2020. Se evidencia un avance del 67% en el cierre de las acciones que vencen entre el mes de julio y agosto de 2020. PLAN DE AUDITORÍAS AMÉRICAS BPS De acuerdo con la información suministrada por la Dirección de Relacionamiento Entes de Control, para la vigencia 2019 se realizó un plan de auditoría que tenía




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como objeto evaluar el control interno de las diferentes áreas de la compañía la conformidad al modelo COSO del Sistema de Control Interno de Américas BPS. Las auditorías se ejecutaron por la Dirección Relacionamiento Entes de Control, de acuerdo a la Matriz de Riesgos existente y a los procesos sensibles, mas importantes y claves para el cumplimiento de la estrategia empresarial; se identificaron en los procesos, y se tomaron acciones para prevenir y propender por la aplicación de acciones correctivas para el mejoramiento continuo de los procesos. Se realizaron las siguientes auditorías internas realizadas en la vigencia 2019: 1. Auditoría Proceso contractual proveedores (Verificación de documentación)

Áreas responsables: Gerencia Administrativa y Financiera, Jefatura de Compras, Dirección Jurídica y Compradores Operacionales. Universo de revisión: 95 contratos en estado de ejecución y/o terminados en la vigencia 2018 Muestra de auditoría: 39 contratos (22 terminados y 17 en ejecución) Observaciones: Se validaron 507 ítems de gestión contractual y se generaron 238 observaciones por documentación y/o soportes con errores y/o faltantes. Resumen de resultados: -Se evidenció un nivel de incumplimiento, respecto a los soportes que debían integrar la documentación contractual, del 70% en las diferentes etapas del proceso. -Se observó baja interrelación de la información reportada por los compradores operaciones, el área de compras y el área jurídica. -La elaboración de las bases de datos se hace de forma manual, permitiendo en algunos casos, que se generen de datos incompletos y/o desactualizados, ampliando el riesgo de errores en la información. En total se presentaron 238 acciones correctivas para subsanar el origen de causas de las observaciones resultantes. A 31 de diciembre de 2019 se gestionó el cierre de 219 acciones (92%). Las 19 acciones pendientes, se terminaron de ejecutar en el abril de 2020.




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2. Auditoría Proceso contractual clientes (Cumplimiento cronogramas de facturación) Áreas responsables: Gerencia Administrativa y Financiera y Gerencia de Operaciones. Universo de revisión: 34 clientes vigencia 2019 Muestra de auditoría: 13 clientes revisados Criterio de selección: Pareto por ingresos Resumen de resultados: -Se evidenció la existencia y cumplimiento de los procedimientos internos para la gestión de la facturación (PR FAD 020202 Ejecución Facturación) y para el proceso de cartera (PR FAD 020201 Ejecución Crédito). -Se evidenció el cumplimiento de los cronogramas de facturación de las campañas muestra. -Se corroboró la correcta ejecución de las conciliaciones entre el área de operaciones y el cliente (pre factura) y posterior a ello, la gestión de facturación, dentro de los tiempos establecidos. 3. Auditoría Especial - Cliente Hewlett Packard (Pago de variables y bonificaciones) Áreas responsables: Gerencia de Operaciones. Universo de revisión: 16 contratos suscritos con HP desde 2008 al 2019. Resumen de resultados: -Se evidenció que el proceso de facturación por cargo y los cálculos para variables y bonificaciones, se ejecutan correctamente de acuerdo a las autorizaciones del cliente y según lo establecido en el contrato. -Se encontró que la información y los soportes para el cálculo de facturación están debidamente resguardados y organizados en el Sharepoint de HP.




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-No se evidenció desviación o diferencias entre las pre facturas y la facturación generada por Américas. -Se obtuvo evidencia pertinente para el cálculo de los bonos, viáticos y el cobro de infraestructura, mediante acceso a las actas de HP INC, se corroboró las aprobaciones del cliente sobre los valores causados y pagados. Se verificó la justificación contractual, sobre la definición de cálculos y porcentajes estipulados para la distribución de las posiciones, la compensación del proveedor y el factor salarial al empleado. 4. Auditoría Proceso novedades de nómina Áreas responsables: Gerencia de Gestión Humana y Jefatura de Nómina. Universo de revisión: Personal activo entre los meses de julio, agosto, septiembre de 2019 de las campañas; Codensa atención presencial, Comfandi, Compensar y Superintendencia de Salud. Muestra de auditoría: 20% de los empleados activos en los meses y campañas de la referencia. Criterio de selección: Campañas que presentan atención presencial y que en su mayoría no cuentan con control de logueo. Resumen de resultados: -Se observó debilidad del área de nómina por no formalizar ni documentar todos los procesos desarrollados respecto a la administración y pre liquidación de nómina. -Se evidenció inexistencia de una política en específico referente a los procesos de pre nómina y/o nómina en Américas BPS. -Se encontró desactualización en formatos, falta de documentación y la no publicación del proceso actual de reporte de novedades. -Se estableció inexistencia de instructivos, políticas o procedimientos para controlar los tiempos en los casos de colaboradores que no están programados en las herramientas de WFM (personal administrativo y/o el personal de campañas presenciales.)




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-Se observó falta de uniformidad en la descripción de las novedades en las bases de datos proporcionadas para cruce de información y análisis. Se determinó que la Dirección encargada de realizar la evaluación del Sistema de Control Interno al interior de Américas realiza las diferentes actividades para el mejoramiento continuo y se ejecuta un plan de auditorías en las áreas más importantes. Con relación a la evaluación del Control Fiscal Interno de la Auditoría de Desempeño se determinan falencias que no permiten establecer una mejora continua en el Sistema de Control Interno de Américas BPS. La relación entre componentes y principios en la gestión contractual se observa que los compradores operacionales no están comprometidos con sus responsabilidades en el cumplimiento de los objetivos, es claro que como se observa en los resultados de la auditoria, las pólizas de seguros no se suscriben en el plazo pactado para su suscripción. Se determinaron que no se verifica el contenido de las garantías otorgadas para amparar los distintos contratos suscritos por Américas BPS en que actúe como parte contratante, en cuanto a fecha de expedición, amparos cubiertos y valor monetario de cada contrato, vigencia o cobertura de los amparos; verificaciones que deben hacerse extensibles a las adiciones o modificaciones de las garantías constituidas, sean éstas Pólizas expedidas por compañías de seguros o garantías bancarias otorgadas por entidades financieras. Se determina el incumplimiento del Manual de Contratación y al Manual del Comprador Operacional, al aprobar un contrato sin exigir las garantías correspondientes, como se señala en el Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de Prestación de Servicios Profesionales de Abogado. Se determina el incumplimiento en el plazo para la suscripción de las pólizas de seguros del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS, de acuerdo con la minuta del contrato el contratista tenía tres días de plazo para suscribirlas y sobrepaso este tiempo. Los procedimientos sobre las pólizas están claros en los manuales de contratación y del comprador operacional, en las cláusulas se determinan los plazos pero no hay control para su cumplimiento efectivo, la evaluación de riesgos no es efectiva en el sistema de control interno de Américas.




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Existen riesgos asociados al ingreso de elementos que compra Américas BPS, no existen controles ni una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios, que permita establecer las entradas, salidas, el stock de bodega, la cantidad total de los equipos asignados en los diferentes períodos (años) a cada una de las campañas, el histórico y acumulado En el Contrato 0001 de 2019 se omitió consignar en las Acta de recibido, la descripción, cantidad y calidad de los suministros entregados por el contratista: uniformes – dotaciones y recibidos por parte del Comprador Operacional, respecto de cada orden de compra, igualmente se omitió el registro de ingresos y egresos de los uniformes comprados, por parte de AMÉRICAS BPS, de las órdenes de Compra del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes. Se determinó la inexistencia de documento que reporte la compra de los uniformes a CODENSA S.A. ESP, del Contrato 0001 de 2019 en desarrollo de lo pactado en los contratos de prestación de servicios suscrito con AMÉRICAS BPS, se determinaron irregularidades en la suscripción de las actas de recibido del objeto del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS. Se observó el no cumplimiento del programa de recepción de elementos, según lo pactado en el Contrato 0007 del 2019, no existe procedimiento para el manejo y control del inventario de bienes de consumo controlado y se presentan falencias en el manejo de la información contractual. Con relación a los manuales de contratación y de comprador operacional de Américas se determinó una inadecuada aplicación del manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, al tramitar el contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 en cuanto a la Prestación de Servicios Profesionales de Abogado Se determina falta de control interno por parte de Américas BPS en cuanto a la verificación del cumplimiento de requisitos de las facturas de venta, como es el caso del Contrato 0001 de 2019, situación que puede colocar en riesgo los recursos al atender el pago de facturas sin el cumplimiento de los requisitos. En resumen en la auditoría se estableció la existencia de falencias en el Control Interno a la gestión contractual, ya que se dejaron pasar situaciones, como: las facturas de venta generadas por los contratistas no cumplan con los requisitos exigidos por las normas comerciales y tributarias, en cuanto a señalar las cantidades compradas y su valor unitario; de otra parte, las Actas de recibidos pasan por alto,




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en el caso de compra de bienes indicar las cantidades recibidas, sus condiciones de recepción por calidad y atendiendo a lo establecidos en los contratos, sus órdenes de compra y Anexos, de existir. Igualmente no obran documentos que acredite la aprobación de las garantías otorgadas por los contratistas y de fe de la verificación que ellas sean concomitantes con la fecha de suscripción de los contratos, cumplan con los tiempos de vigencia de los amparos y sus cuantías de acuerdo a los porcentajes establecidos en cada contrato. Igualmente se estableció que no existen protocolos que registren los ingresos y egresos de bienes comprados, conforme a la normatividad NIF. Se observó que los compradores operacionales delegados por Américas, para la supervisión de los contratos, no cumplen con las funciones señaladas el Manual de Comprador Operacional y no llevan los controles pertinentes de los contratos como se señala en los resultados de la auditoría. En cuanto a la gestión financiera de la empresa se determinó que se incurrieron en el pago de sanciones e intereses moratorios por concepto de sus obligaciones tributarias y de la seguridad social, por no pagarlos a tiempo, no cumpliendo con la normatividad y los plazos establecidos. 3.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO La evaluación del Plan de Mejoramiento, se realiza con el propósito de verificar la eficacia (cumplimiento) y la efectividad de las acciones ejecutadas por AMÉRICAS BPS, para eliminar la(s) causa(s) que originaron los hallazgos detectados en cumplimiento de la vigilancia y control a la gestión fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá D.C., mediante las diferentes actuaciones Auditorías, con fundamento en la Resolución Reglamentaria 036 del 20 de septiembre de 2019, expedida por la Contraloría de Bogotá. En la presente auditoría se realizó la evaluación a 14 hallazgos formulados por la Contraloría, para lo cual AMÉRICAS BPS propuso 14 acciones de mejora con fecha de terminación hasta el 31 de diciembre de 2019, en estado ABIERTAS, las cuales fueron evaluadas y se relacionan en el siguiente cuadro consolidado:

CUADRO 6 No. HALLAZGOS Y ACCIONES: CUMPLIDA EFECTIVA, CUMPLIDA INEFECTIVA - INCUMPLIDA

No. HALLAZGOS No. DE ACCIONES

CUMPLIDAS EFECTIVAS

CUMPLIDAS INEFECTIVAS

INCUMPLIDAS

14 14 9 5 0 Fuente: Plan de Mejoramiento SIVICOF formato “ESTADO DE LAS ACCIONES” a 31 de diciembre de 2019.




33

La información detallada de la valoración efectuada a las acciones, se relaciona a

continuación:

CUADRO 7 PLAN MEJORAMIENTO INFORMACIÓN DETALLADA EVALUACIÓN DEL AUDITOR

VIGENCIA

DE LA AUDITORÍA O

VISITA

CÓDIGO

AUDITORÍ

A SEGÚ

N PAD

DE LA VIGENCIA

MODALIDAD

FACTOR

No. HALLAZGO

DESCRIPCIÓN

HALLAZGO

CODIGO

ACCION


ANALISIS AUDITOR

EFICACIA

EFECTIVIDAD

ESTADO Y

EVALUACIÓN

DEL AUDIT

OR

CALIFICACIÓ

N ACCIO

N

2018 511 03 - VISITA DE CONTROL FISCAL

Gestión Contractual

3.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO POR FALTA DE PROCEDIMIENTOS, REGISTROS Y CONTROLES QUE SOPORTEN CADA UNA DE LAS FASES DEL PROCESO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS

1 INCLUIR EN MEDIO MAGNÉTICO A CADA FACTURA GENERADA POR CARVAJAL SERVICIOS Y/O E.S.T. LOS SOPORTES DE LA VALIDACIÓN EN TÉRMINOS DE TARIFAS, CANTIDAD DE PERSONAL, NOVEDADES. SOPORTES COMO: 1. PERSONAL REPORTADO POR NÓMINAS. 2. PERSONAL EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA. 3. PERSONAL EN PROCESO DE RELIQUIDACIÓN Y 4. PERSONAL EN NOVEDAD DE VACACIONES. ADEMÁS EN CASO DE ENCONTRARSE DIFERENCIAS ESTAS SERÁN SOPORTE CON LOS RESPECTIVOS AJUSTES.

A partir de los documentos allegados al Equipo Auditor y relacionados con las acciones propuestas por el sujeto de control y que dan cuenta de las acciones adelantadas en orden a subsanar el presente hallazgo identificado por la Contraloría y establecidos por AMERICAS BPS dentro de su Plan de Mejoramiento, se evidencia a partir de los soportes entregados en medio magnético y vistos aleatoriamente por el cúmulo de información allegada, se evidencia que las acción propuesta subsana las falencias encontradas en desarrollo de la auditorias en que se establecieron

100 100 Se evidencia que la acción propuesta subsana las falencias encontradas.

Cumplida Efectiva


Estados Contables

3.1.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO POR FALTA DE GESTIÓN EN EL RECAUDO DE LOS SALDOS DE

2 REALIZAR ACTAS DE CADA UNA DE LAS REUNIONES EN LAS CUALES SE TRATA EL TEMA DE CONCILIACIO

Se anexa presentación y las comunicaciones cruzadas con la ETB en donde se evidencia el resultado de la gestión de

100 100 Se subsanó la causa del hallazgo

Cumplida Efectiva




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INGRESOS NO FACTURADOS AL CIERRE DEL 2017

NES, FACTURACIONES Y RECAUDOS PARA CADA UNO DE LOS CLIENTES DE LOS CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS, DEJANDO EVIDENCIAS DE LOS PROBLEMAS PRESENTADOS Y LOS COMPROMISOS POR CADA UNA DE LAS PARTES

cobranza de los saldos que a esa fecha existían, Se cierra la acción


Estados Contables

3.1.2 HALLAZGO ADMINISTRATIVO POR NO REVELAR LA EDAD DE LOS INGRESOS NO FACTURADOS DE VIGENCIAS SUPERIORES A LOS 3 AÑOS, EN LOS INFORMES OBLIGATORIOS

3 REVELAR OPORTUNAMENTE LA GESTIÓN DE CARTERA Y LA EDAD DE LA MISMA EN LOS INFORMES OBLIGATORIOS (NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS).

Allegaron las notas a los estados financieros 2019-2018, Sin embargo se continua no revelando la edad de los servicios prestados y facturados que corresponden a ingresos causados de vigencias anteriores, por valor de 5,606 millones, tal como lo evidencia la Nota 8, a los estados financieros a 31-12-2019..

100 50 Se cumplió la acción pero no se subsano la causa

Cumplida Inefectiva


Estados Contables

3.2.1 HALLAZGO ADMINISTRATIVO POR INCONSISTENCIAS EN LA INFORMACIÓN REPORTADA, EN EL RECAUDO DE LA GESTIÓN ADELANTADA A LOS INGRESOS NO FACTURADOS AL CIERRE CONTABLE DE 2017

4 PROPORCIONAR PARA CADA INFORME REQUERIDO POR LA CONTRALORIA LA INFORMACIÓN CON TODOS LOS DETALLES ESPECÍFICOS PARA NO INCURRIR EN ERRORES DE PRESENTACIÓN

Efectuado el respectivo seguimiento al reporte de ingresos estos coinciden en consecuencia se cierra la acción.

100 100 Se subsanó la causa del hallazgo

Cumplida Efectiva

2018 194 02 - AUDITORIA DE DESEMPEÑO

Planes, Programas y Proyectos

3.3.1.3

DEBILIDADES EN LA PLANEACIÓN DEL PRESUPUESTO Y DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR INCUMPLI

1 REVISAR LAS METAS DE ACUERDO AL PRESUPUESTO APROBADO POR JUNTA DIRECTIVA, LO CUAL ESTA SUJETO A LAS CONDICIONE

Evaluados los soportes remitidos por la empresa, se estableció que continúan las falencias contempladas en el hallazgo, en los ingresos por actividades

100 60 La acción correctiva, no subsanó la causa del hallazgo

Cumplida Inefectiva




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MIENTO EN LO PRESUPUESTADO PARA COSTO DE VENTAS, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GASTOS DE OPERACIÓN, ADEMÁS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN: CRECIMIENTO RENTABLE Y CRECIMIENTO POR INGRESOS DE CLIENTES NUEVOS.

S DEL MERCADO.

ordinarias se presupuestó en el 2018, un valor de $170.783.000.000 y el real fue de $165.211.000.000, registrándose una disminución de -$5.572.000.000; para el 2019 el presupuesto se estimó en $163.885.000.000 y el real $160.301.000.000, en este caso se redujo en -$3.584.000.000. En el 2018, el costo de ventas presupuestado fue de -$150.130.000.000 y el real de -$151.085.000.000, disminuyó en -$955.000.000; el presupuesto del 2019 fue de -$145.153.000.000, mientras el real -$151.744.000.00, lo que arroja una disminución de -$6.591.000.000. Para la cuenta gastos operacionales de ventas, el presupuesto fue de -$2.584.000.000 y el real de -$3.999.000.000, registrándose una disminución de -$1.415.000.000 en la vigencia 2018, el valor presupuestado en la misma cuenta para el 2019, fue de -$2.190.000.000 y el valor ejecutado -$3.175.000.000,




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presentándose una reducción de -$985.000.000. Al comparar el presupuesto real en los períodos 2018 y 2017, en las cuentas: Ingresos por actividades ordinarias registró un incremento de 1.38%, la utilidad bruta aumentó 18.36%, los gastos de administración aumentaron 4.1%, la pérdida operacional se incrementó en $1.714.000.000 (-63.58%) y frente a la pérdida neta se registró una leve disminución de -$833.000.000 que representa el -17.51%. Con relación a la utilidad neta se presupuestó un valor de $2.965.000.000 pero el resultado registró una pérdida neta de -$3.922.000.000 para el 2018, en el 2019 se presupuestó una pérdida neta de -$513.000.000, sin embargo, el resultado fue de -$11.475.000.000. Por lo tanto, el incremento en la pérdida neta fue de -$7.823.000.000 al comparar las vigencias 2019 y 2018, lo que representa -199.4% y un margen neto de -7.33% para el 2019. De otra parte, el indicador




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crecimiento rentable que para el 2019 la Compañía lo identificó en el aplicativo SIVICOF formato CB 0404 como Eficiencia: (uso de los recursos), objetivo “Garantizar sostenibilidad financiera”, fórmula (% crecimiento EBITDA / % Crecimiento Ingresos), resultado 55.83 “Al finalizar la vigencia 2019 se nota una recuperación notoria del EBITDA”.



3.3.3.1

FALTA DE SOPORTES DOCUMENTALES EN LOS CONTRATOS OBJETO DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA: AUSENCIA DE DOCUMENTOS SOPORTES EN CADA UNO DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS SUSCRITOS

2 ORGANIZAR Y ARCHIVAR AL FINALIZAR EL CONTRATO, LA DOCUMENTACIÓN RELATIVA AL MISMO LA CUAL DEBE SER ENTREGADA POR EL COMPRADOR OPERACIONAL PARA SU CUSTODIA A LA DIRECCIÓN JURÍDICA.

A partir de los documentos allegados al Equipo Auditor y relacionados con las acciones propuestas por el sujeto de control y que dan cuenta de las acciones adelantadas en orden a subsanar el presente hallazgo identificado por la Contraloría y establecidos por AMERICAS BPS dentro de su Plan de Mejoramiento, se evidencia a partir de los soportes entregados en medio magnético y vistos aleatoriamente por el cúmulo de información allegada, se evidencia que las acción propuesta subsana las falencias encontradas en desarrollo de la auditorias en que se establecieron.

100 100 La acción propuesta subsana las falencias encontradas

Cumplida Efectiva




38



3.3.3.3.1

LA PÓLIZA DE SEGUROS QUE AMPARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, NO FUE EXPEDIDA OPORTUNAMENTE. EL CONTRATO 2017-0032 SE SUSCRIBIÓ EL 16 DE JUNIO DE 2017 Y LA PÓLIZA DE SEGURO NO.21-45-101223596 FUE EXPEDIDA EL 10 DE JULIO DE 2017, ES DECIR, 15 DÍAS DESPUÉS DE LOS TÉRMINOS PACTADOS EN LA CLÁUSULA 8 DEL CONTRATO.

3 DAR CUMPLIMIENTO AL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y DEL COMPRADOR OPERACIONAL

Como soportes de la acción correctiva, la empresa adjuntó el Manual de contratación de AMERICAS BPS, Código: MA1 FAD 02 Versión: 01, Bogotá D.C., 17/08/2017 y Manual del Comprador operacional de AMERICAS BPS, Código: MA2 FAD 02 Versión: 00, Bogotá D.C., 10/09/2014, al igual que una relación de contratos con las pólizas expedidas (formato en Excel), que contiene: Número de los contratos de proveedores, pólizas expedidas desde septiembre 2018 a junio 2019, con algunos contratos a los cuales no aplico, aunque se presentan avances en la acción propuesta, la causa del hallazgo persiste, toda vez que se evidenció que las pólizas para el contrato 0029 de 2019, de SEGUROS DEL ESTADO S.A, No. 64-45101013478 y No. 64-40-101007705, fueron expedidas el 29 de julio de 2019, fecha posterior a la suscripción del contrato inicial 5 de julio de 2019 y con posterioridad a la firma del Acta de inicio 8 de julio de 2019.


Cumplida Inefectiva




39



3.3.3.3.2

FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO EN EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE INGRESAN O SALEN DE LA BODEGA. SE OBSERVÓ QUE NO SE DESCRIBEN LAS CARACTERÍSTICAS, LOS NÚMEROS DE SERIALES, LAS PLACAS DE INVENTARIO Y LA CANTIDAD DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO QUE INGRESARON A LA BODEGA.

4 AUTOMATIZAR EL PROCESO DE CONTROL DE LOS ACTIVOS TECNOLÓGICOS EN BODEGA

La empresa remitió el documento “Herramienta para control de activos Aranda”, Aranda (CONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE) CMDB, instrumento que constituye un avance en la organización básica de los equipos de cómputo, pero no es propiamente una herramienta que sirva para el control y seguimiento en el registro de la información de los elementos que ingresan o salen de la bodega, tampoco se evidenció el registro y control de los equipos de cómputo que ingresaron a la bodega como devueltos. Esta herramienta no está debidamente parametrizada, como un aplicativo que permita automatizar el proceso de seguimiento y control de inventarios de los activos tecnológicos. Sobre el formato Reporte Activos Tecnológicos Aranda CMDB – Equipos de Cómputo 2018 y 2019, que contiene entre otros, el reporte de 4 equipos de los Contratos Nos. 2018-6501, 2019-0013, 2019-0009 y 2019-


Cumplida Inefectiva




40

4970 (formato Excel), se observan inconsistencias en su diligenciamiento, frente a la identificación de los equipos. No se cuenta con una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios, que permita establecer las entradas, salidas, el stock de bodega, la cantidad total de los equipos asignados en los diferentes períodos (años) a cada una de las campañas, el histórico y acumulado.



3.3.3.3.3

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS SOLICITUDES DE REVISIÓN DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO, QUE PERMITAN GESTIONAR LA OPERACIÓN DE LOS MISMOS. SE VERIFICÓ EL ESTADO DE LAS SOLICITUDES Y SE OBSERVÓ QUE LOS CASOS DE REVISIÓN SOLICITADOS POR LA COMPAÑÍA TENÍAN COMO RESPUESTA “CERRADA - CLOSED”, SIN EMBARGO, LA REVISIÓN AÚN NO SE HABÍA REALIZAD

5 ACLARAR EN EL PROCEDIMIENTO DE INCIDENTES EL TIEMPO EN EL CUAL SE DEBEN EJECUTAR LOS REPORTES POR GARANTÍA

Evaluados los soportes remitidos Gestión Garantía equipos de cómputo y el PROCESO: GESTIÓN TECNOLÓGICA SUBPROCESO: SOPORTE TECNOLÓGICO PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE FALLAS DE HARDWARE, se observa que se cumple con la acción propuesta.

100 100 La acción propuesta subsanó la causa del hallazgo

Cumplida Efectiva




41

O, SITUACIÓN QUE FUE EVIDENCIADA POR ESTE ENTE DE CONTROL AL CIERRE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA.



3.3.3.4

DIFERENCIA DE LAS TARIFAS DEL ANEXO 2 DEL CONTRATO 2015 – 0044 FACTURADAS POR CARVAJAL, GENERANDO CAMBIOS DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES SIN EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS. AL REVISAR LAS FACTURAS SE PUDO EVIDENCIAR QUE EL COBRO DE LAS TARIFAS APLICADAS POR CARVAJAL PARA EL PERSONAL CONTRATADO PARA ABPS, EN SUS DIFERENTES MODALIDADES DE CONTRATACIÓN (INDEFINIDO Y FIJO) DIFIERE POR ENCIMA O POR DEBAJO DE LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS.

6 INCLUIR EN MEDIO MAGNÉTICO A CADA FACTURA GENERADA POR CARVAJAL SERVICIOS Y/O E.S.T. LOS SOPORTES DE LA VALIDACIÓN EN TÉRMINOS DE TARIFAS, CANTIDAD DE PERSONAL, NOVEDADES DE ACUERDO A LOS TÉRMINOS CONTRACTUALES. SOPORTES COMO: 1. PERSONAL REPORTADO POR NÓMINAS. 2. PERSONAL EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA. 3. PERSONAL EN PROCESO DE RELIQUIDACIÓN Y 4. PERSONAL EN NOVEDAD DE VACACIONES. ADEMÁS EN CASO DE ENCONTRARSE DIFERENCIAS ESTAS SERÁN SOPORTE CON LOS RESPECTIVOS AJUSTES.

A partir de los documentos allegados al Equipo Auditor y relacionados con las acciones propuestas por el sujeto de control y que dan cuenta de las acciones adelantadas en orden a subsanar el presente hallazgo identificado por la Contraloría y establecidos por AMERICAS BPS dentro de su Plan de Mejoramiento, se evidencia a partir de los soportes entregados en medio magnético y vistos aleatoriamente por el cúmulo de información allegada, se evidencia que las acción propuesta subsana las falencias encontradas en desarrollo de la auditorias en que se establecieron

100 100 La acción propuesta subsanó las falencias encontradas

Cumplida Efectiva

2018 194 02 - AUDITORIA DE DESE


3.3.3.5

INADECUADA COBERTURA EN LAS PÓLIZAS

7 CREAR UN PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LAS BASES,

Análisis evaluación Auditor: De la verificación de la información

100 60 La situación detectada no

Cumplida Inefectiva




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MPEÑO

DE SEGUROS PARA LOS CONTRATOS 2015-0044, 2017-0023 Y 2017-0039 UNA VEZ REVISADOS LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES NO 2015-0044, 2107-0023 Y 2017 0037 NO SE ENCONTRÓ EL PROCEDIMIENTO QUE APLICO ABPS PARA CALCULAR LOS VALORES ESTIPULADOS.

CON EL FIN DE DETERMINAR LOS PORCENTAJES DE COBERTURA DE LAS GARANTÍAS

remitida por Américas BPS, atinente a Crear un procedimiento para establecer las bases, con el fin de determinar los porcentajes de la cobertura de las garantías, si bien se cumplió en cuanto allegó los anexos: 1. A1 FAD 020203 Matriz de Pólizas.xlsx (Matriz de amparos); 2. PR FAD 020203 Solicitud Compras.pdf y 3. Relación de pólizas de proveedores de septiembre 2018 a junio 2019.xlsx; no se vislumbra la adopción de un procedimiento en cuanto a verificación que las garantías exigidas para respaldar los riesgos del contrato sea allanen a ellos, sean Pólizas emitidas por compañías de seguros o garantías bancarias expedidas por entidades financieras. En este orden, le corresponde al sujeto de control verificar: fecha de expedición, amparos cubiertos y su valor monetario de cada uno; vigencia o cobertura de los amparos; verificación que deben hacerse extensibles a las adiciones o modificaciones de las garantías. Si

ha sido corregida, es decir persiste la causa que originó el hallazgo.




43

bien el Manual de Contratación Código: MA1 FAD 02 Versión 01, expedido el 17 de agosto de 2017, en cuanto a Garantías del Contrato, en el Capítulo 9.5 en el inciso 4, señala: “La aprobación de las garantías será competencia de la Dirección Jurídico, lo cual será requisito necesario para que el Comprador Operacional dé inicio a la ejecución del contrato.”.



3.3.3.6

FALTA DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES EN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO PARA LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINAS. SE EVIDENCIÓ QUE EN LA GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA NO HAY IMPLEMENTADOS CONTROLES QUE GARANTICEN LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN AL NO PROTEGER LOS ARCHIVOS EN MEDIO MAGNÉTICO, COMO SOPORTE A LAS FACTURAS PAGADAS.

8 INCLUIR EN MEDIO MAGNÉTICO A CADA FACTURA GENERADA POR CARVAJAL SERVICIOS Y/O E.S.T. LOS SOPORTES DE LA VALIDACIÓN EN TÉRMINOS DE TARIFAS, CANTIDAD DE PERSONAL, NOVEDADES. SOPORTES COMO: 1. PERSONAL REPORTADO POR NÓMINAS. 2. PERSONAL EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA. 3. PERSONAL EN PROCESO DE RELIQUIDACIÓN Y 4. PERSONAL EN NOVEDAD DE VACACIONES. ADEMÁS EN CASO DE ENCONTRARSE DIFERENCIAS ESTAS SERÁN SOPORTE CON LOS

A partir de los documentos allegados al Equipo Auditor y relacionados con las acciones propuestas por el sujeto de control y que dan cuenta de las acciones adelantadas en orden a subsanar el presente hallazgo identificado por la Contraloría y establecidos por AMERICAS BPS dentro de su Plan de Mejoramiento, se evidencia a partir de los soportes entregados en medio magnético y vistos aleatoriamente por el cúmulo de información allegada, se evidencia que las acción propuesta subsana las falencias encontradas en desarrollo de la auditorias en

100 100 La acción propuesta subsanó las falencias encontradas

Cumplida Efectiva




44

RESPECTIVOS AJUSTES.

que se establecieron


Estados Contables

3.3.4.1

NO CUMPLIMIENTO DE LA RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 011 DE 2014, ARTICULO 14 REFERENTE A LA INFORMACION CONTABLE.

9 DAR CUMPLIMIENTO A LOS TÉRMINOS ESTABLECIDOS POR EL ENTE DE CONTROL MEDIANTE RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA PARA EL REPORTE DE LA CUENTA

ABPS cumple en forma y términos la cuenta mensual y anual en los relacionado a los informes de Deuda pública, inversiones, Gestión y Resultados y Contabilidad en cuanto a los EF debidamente aprobados por la Asamblea General de Accionistas según Acta No. 55 del 24-03-2020


Cumplida Efectiva


Gestión Financiera

3.3.4.2

LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO CBN 1090, FUE REPORTADA PARCIALMENTE. VERIFICADO EL DOCUMENTO SE EVIDENCIÓ QUE EL CONTENIDO CORRESPONDE AL SEGUNDO SEMESTRE DEL 2017 Y NO ESTÁ INCLUIDO LO CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE.

10 DAR CUMPLIMIENTO A LOS ESTABLECIDO EN LA RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA PARA EL REPORTE DE LA CUENTA, EN LO RELATIVO AL INFORME DE GESTIÓN

Se anexa copia del documento reportado CBN 1090 del 2018 y 2019 y se efectuó seguimiento de la información reportada y este cumple en forma y términos en consecuencia se cierra la acción.


Cumplida Efectiva

Fuente: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO EVALUACION AUDITOR 31-12-2019 - SIVICOF

A continuación, se relacionan las observaciones que surgen como resultado de la Calificación Cumplida Inefectiva: 1.- Del informe de auditoría código 194 PAD 2018 Hallazgo administrativo No. 3.3.1.3 “DEBILIDADES EN LA PLANEACIÓN DEL PRESUPUESTO Y DE LOS INDICADORES DE

GESTIÓN POR INCUMPLIMIENTO EN LO PRESUPUESTADO PARA COSTO DE VENTAS, GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y GASTOS DE OPERACIÓN, ADEMÁS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN: CRECIMIENTO RENTABLE Y CRECIMIENTO POR INGRESOS DE CLIENTES NUEVOS”.




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Acción código 1: “REVISAR LAS METAS DE ACUERDO AL PRESUPUESTO APROBADO POR

JUNTA DIRECTIVA, LO CUAL ESTA SUJETO A LAS CONDICIONES DEL MERCADO”. Análisis evaluación Auditor: Evaluados los soportes remitidos por la empresa, se estableció que continúan las falencias contempladas en el hallazgo, en los ingresos por actividades ordinarias se presupuestó en el 2018, un valor de $170.783.000.000 y el real fue de $165.211.000.000, registrándose una disminución de -$5.572.000.000; para el 2019 el presupuesto se estimó en $163.885.000.000 y el real $160.301.000.000, en este caso se redujo en -$3.584.000.000. En el 2018, el costo de ventas presupuestado fue de -$150.130.000.000 y el real de -$151.085.000.000, disminuyó en -$955.000.000; el presupuesto del 2019 fue de -$145.153.000.000, mientras el real -$151.744.000.00, lo que arroja una disminución de -$6.591.000.000. Para la cuenta gastos operacionales de ventas, el presupuesto fue de -$2.584.000.000 y el real de -$3.999.000.000, registrándose una disminución de -$1.415.000.000 en la vigencia 2018, el valor presupuestado en la misma cuenta para el 2019, fue de -$2.190.000.000 y el valor ejecutado -$3.175.000.000, presentándose una reducción de -$985.000.000. Al comparar el presupuesto real en los períodos 2018 y 2017, en las cuentas: Ingresos por actividades ordinarias registró un incremento de 1.38%, la utilidad bruta aumentó 18.36%, los gastos de administración aumentaron 4.1%, la pérdida operacional se incrementó en $1.714.000.000 (-63.58%) y frente a la pérdida neta se registró una leve disminución de -$833.000.000 que representa el -17.51%. Con relación a la utilidad neta se presupuestó un valor de $2.965.000.000 pero el resultado registró una pérdida neta de -$3.922.000.000 para el 2018, en el 2019 se presupuestó una pérdida neta de -$513.000.000, sin embargo, el resultado fue de -$11.475.000.000. Por lo tanto, el incremento en la pérdida neta fue de -$7.823.000.000 al comparar las vigencias 2019 y 2018, lo que representa -199.4% y un margen neto de -7.33% para el 2019. De otra parte, el indicador crecimiento rentable que para el 2019 la Compañía lo identificó en el aplicativo SIVICOF formato CB 0404 como: Eficiencia: (uso de los recursos), objetivo “Garantizar sostenibilidad financiera”, fórmula (% crecimiento EBITDA / %

Crecimiento Ingresos), resultado 55.83 “Al finalizar la vigencia 2019 se nota una recuperación notoria del EBITDA”.




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Calificación: Cumplida Inefectiva. Por lo anterior y conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019 sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo décimo tercero, se establece una observación administrativa, dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. Se formula una observación administrativa que surge de la evaluación realizada y hace parte del capítulo Gestión Financiera en el presente informe. 2.- Del informe de auditoría código 194 PAD 2018 Hallazgo administrativo 3.3.3.3.2 “FALTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO EN EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE INGRESAN O SALEN DE LA BODEGA. SE OBSERVÓ QUE NO SE DESCRIBEN LAS CARACTERÍSTICAS, LOS NÚMEROS DE SERIALES, LAS PLACAS DE INVENTARIO Y LA CANTIDAD DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO QUE INGRESARON A LA BODEGA.” Acción correctiva código 4: “AUTOMATIZAR EL PROCESO DE CONTROL DE LOS ACTIVOS

TECNOLÓGICOS EN BODEGA”

Análisis evaluación Auditor: La empresa remitió el documento “Herramienta para control

de activos Aranda”, Aranda (CONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE) CMDB, instrumento que constituye un avance en la organización básica de los equipos de cómputo, pero no es propiamente una herramienta que sirva para el control y seguimiento en el registro de la información de los elementos que ingresan o salen de la bodega, tampoco se evidenció el registro y control de los equipos de cómputo que ingresaron a la bodega como devueltos. Esta herramienta no está debidamente parametrizada, como un aplicativo que permita automatizar el proceso de seguimiento y control de inventarios de los activos tecnológicos. Sobre el formato Reporte Activos Tecnológicos Aranda CMDB – Equipos de Cómputo 2018 y 2019, que contiene entre otros, el reporte de 4 equipos de los Contratos Nos. 2018-6501, 2019-0013, 2019-0009 y 2019-4970 (formato Excel), se observan inconsistencias en su diligenciamiento, frente a la identificación de los equipos. No se cuenta con una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios, que permita establecer las entradas, salidas, el stock de bodega, la cantidad total de los equipos asignados en los diferentes períodos (años) a cada una de las campañas, el histórico y acumulado. Calificación: Cumplida Inefectiva.




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Por lo anterior y conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019 sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo décimo tercero, se establece una observación administrativa, dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. La observación administrativa producto de la evaluación hace parte del capítulo Gestión Contractual en el presente informe. 3.- Del informe de auditoría código 194 PAD 2018 Hallazgo administrativo 3.3.3.3.1 “LA PÓLIZA DE SEGUROS QUE AMPARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, NO FUE EXPEDIDA OPORTUNAMENTE. EL CONTRATO 2017-0032 SE SUSCRIBIÓ EL 16 DE JUNIO DE 2017 Y LA PÓLIZA DE SEGURO NO.21-45-101223596 FUE EXPEDIDA EL 10 DE JULIO DE 2017, ES DECIR, 15 DÍAS DESPUÉS DE LOS TÉRMINOS PACTADOS EN LA CLÁUSULA 8 DEL CONTRATO.”

Acción código 3: “DAR CUMPLIMIENTO AL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y DEL

COMPRADOR OPERACIONAL”

Análisis Auditor: Como soportes de la acción correctiva, la empresa adjuntó el Manual de contratación de AMÉRICAS BPS, Código: MA1 FAD 02 Versión: 01, Bogotá D.C., 17/08/2017 y Manual del Comprador operacional de AMÉRICAS BPS, Código: MA2 FAD 02 Versión: 00, Bogotá D.C., 10/09/2014, al igual que una relación de contratos con las pólizas expedidas (formato en Excel), que contiene: Número de los contratos de proveedores, pólizas expedidas desde septiembre 2018 a junio 2019, con algunos contratos a los cuales no aplico, aunque se presentan avances en la acción propuesta, la causa del hallazgo persiste, toda vez que se evidenció que las pólizas para el contrato 0029 de 2019, de SEGUROS DEL ESTADO S.A, No. 64-45101013478 y No. 64-40-101007705, fueron expedidas el 29 de julio de 2019, fecha posterior a la suscripción del contrato inicial 5 de julio de 2019 y con posterioridad a la firma del Acta de inicio 8 de julio de 2019. Calificación: Cumplida Inefectiva Por lo anterior y conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019 sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo décimo tercero, se establece una observación dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. Se establece la observación administrativa, por no dar cumplimiento al Manual de Contratación y al Manual del Comprador Operacional, al aprobar contrato sin exigir




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las garantías correspondientes. Acción correctiva código 3 propuesta al hallazgo 3.3.3.3.1 Auditoría Código 194 PAD 2018. Esta observación hace parte del Capítulo Gestión Contractual del presente informe. 4. Del informe de la visita fiscal código 512 PAD 2018 vigencia 2017, Factor Estados Contables, el hallazgo 3.1.2 Hallazgo administrativo por no revelar la edad de los ingresos no facturados, es decir servicios prestados de vigencias superiores a los 3 años en los informes obligatorios. Acción propuesta por ABPS: “Revelar oportunamente la gestión de cartera y la edad de la

misma en los informes obligatorios (notas a los estados financieros)”. Evaluación auditoría: Allegaron las notas a los estados financieros 2019-2018, Sin embargo, se continúa sin revelar la edad de los ingresos causados por facturar por valor de 5,606 millones, tal como lo evidencia la Nota 8, a los estados financieros a 31-12-2019. Calificación: Cumplida Inefectiva. Por lo anterior y conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019 sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo décimo tercero, se establece una observación dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. Se formula la observación administrativa 3.4.1 para que el sujeto de control busque una acción de mejora, y permita conocer el estado real de sus ingresos, en razón de que por su antigüedad podrían calificarse como irrecuperables. 5. Del Informe de auditoría Código 194 PAD 2018 – Hallazgo Administrativo No. 3.3.3.5, Acción correctiva Código 7: “INADECUADA COBERTURA EN LAS PÓLIZAS DE

SEGUROS PARA LOS CONTRATOS: 2015-0044, 2017-0023 Y 2017-0039; UNA VEZ REVISADOS LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES NO. 2015-0044, 2107-0023 Y 2017 0037, NO SE ENCONTRÓ EL PROCEDIMIENTO QUE APLICÓ ABPS PARA CALCULAR LOS VALORES

ESTIPULADOS.”, se tiene que Américas BPS no adoptó procedimientos de verificación que las pólizas concuerden con los valores pactados y los porcentajes exigidos en los contratos. Análisis evaluación Auditor: De la verificación de la información remitida por Américas BPS, atinente a Crear un procedimiento para establecer las bases, con el fin de determinar los porcentajes de la cobertura de las garantías, si bien se cumplió




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en cuanto allegó los anexos: 1. A1 FAD 020203 Matriz de Pólizas.xlsx (Matriz de amparos); 2. PR FAD 020203 Solicitud Compras.pdf y 3. Relación de pólizas de proveedores de septiembre 2018 a junio 2019.xlsx; no se vislumbra la adopción de un procedimiento en cuanto a verificación que las garantías exigidas para respaldar los riesgos del contrato sea allanen a ellos, sean Pólizas emitidas por compañías de seguros o garantías bancarias expedidas por entidades financieras. En este orden, le corresponde al sujeto de control verificar: fecha de expedición, amparos cubiertos y su valor monetario de cada uno; vigencia o cobertura de los amparos; verificación que deben hacerse extensibles a las adiciones o modificaciones de las garantías. Si bien el Manual de Contratación Código: MA1 FAD 02 Versión 01, expedido el 17 de agosto de 2017, en cuanto a Garantías del Contrato, en el Capítulo 9.5 en el inciso 4, señala: “La aprobación de las garantías será competencia de la

Dirección Jurídico, lo cual será requisito necesario para que el Comprador Operacional dé inicio a la ejecución del contrato.” Se evidencia que la Acción correctiva, no subsanó en su totalidad la causa del hallazgo. Calificación: Cumplida Inefectiva. En consecuencia y de acuerdo a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019, de la Contraloría de Bogotá, sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo Décimo Tercero, se establece una observación administrativa, dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. La observación administrativa producto de la evaluación, hace parte del Capítulo Contratación del presente Informe. En razón a que la Acción propuesta respecto del Hallazgo 3.3.3.5, su calificación es CUMPLIDA INEFECTIVA, se formula una nueva observación, como se propone a continuación: 3.3 GESTIÓN CONTRACTUAL

3.3.1. Contrato de Compraventa 2019-0009 suscrito con la firma ARC Software SAS por valor de USD 7.569

CONTRATO No. 2019-0009

CONTRATISTA: ARC SOFTWARE S.A.S

OBJETO: En virtud del presente contrato, EL CONTRATISTA se obliga con AMÉRICAS a la venta de los equipos a continuación




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descritos con las siguientes características, de acuerdo a la oferta comercial Anexo No. 1:

VALOR DEL CONTRATO IVA INCLUIDO

Para todos los efectos legales y fiscales las partes acuerdan que el valor del presente contrato es de TREINTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y SEIS DÓLARES (US 39.836) más IVA, que corresponde a la suma de SIETE MIL QUINIENTOS SESENTA Y NUEVE DÓLARES (USD 7.569).

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución durante el cual EL CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato será desde el dieciocho (18) de febrero de 2019 hasta el dieciocho (18) de marzo de 2019. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminará automáticamente, salvo que las partes dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 15 febrero 2019

FECHA DE INICIO: 18 febrero 2019

FECHA DE TERMINACIÓN: 18 marzo 2019

FORMA DE PAGO: AMÉRICAS pagará a EL CONTRATISTA, previa presentación de cuenta de cobro o Factura junto con el acta de aceptación a satisfacción y si esta no fuere devuelta, a los sesenta (60) días siguientes a la aceptación de la factura por parte de AMÉRICAS.

FECHA DE LIQUIDACIÓN No aplica, fecha de terminación 19 marzo de 2019

MODIFICACIONES No aplica

ADICIÓN EN VALOR No aplica

REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO

María Victoria Gantivar Suárez

COMPRADOR OPERACIONAL WILLIAM MONTENEGRO (Director Infraestructura Tecnológica).




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3.3.1.1 Hallazgo administrativo Contrato de Compraventa 2019-0009 por irregularidades en el control de inventarios de los equipos adquiridos por AMÉRICAS BPS. No existen procedimientos y formatos para el manejo y control de inventarios, procedimiento para salidas de almacén de elementos propiedad, planta y equipo (devolutivos) – asignaciones y/o traslados, procedimiento entradas de almacén (devolutivos y consumo), procedimiento salidas de almacén (devolutivos y consumo), procedimiento para baja de bienes, procedimiento para equipos en calidad de alquiler, procedimiento para inventario y control de elementos de consumo, procedimiento para inventarios de elementos devolutivos, procedimiento para el manejo y control de elementos intangibles y dotaciones que pueden redundar en la materialización del riesgo de pérdida de elementos y diferencias en inventarios. Realizado el análisis de los documentos contentivos del expediente contractual se encontraron deficiencias en el control de inventarios que puede redundar en la materialización del riesgo de pérdida de elementos y diferencias en inventarios, por no existir un inventario oficial valorizado cuantificado ni identificado uno a uno los elementos; limitándose a la identificación del elemento por su denominación, unidad de medida y el total en cantidad del mismo, sin verificar el elemento en específico, que lo diferencia de los demás. Se evidenció que no existe el ingreso y salida de los elementos no se cuenta con un sistema de identificación de los elementos por placa o código unitario, a través del cual se pueda realizar el control específico de cada elemento, y de igual manera poder establecer la trazabilidad en ingresos, salidas, usos, garantías si las tiene, tiempo de vida útil, ubicación, estado, reintegro, daños, pérdidas, asignación, incidentes históricos del mismo, mantenimientos aplicados, repotenciaciones, entre otras, características, situaciones inherentes a la gestión de los inventarios. Así mismo, no se cuenta con fichas técnicas de los elementos que permita establecer históricamente el ejercicio de las pruebas técnicas realizadas al mismo, ni control de obsolescencia o vida útil que le permita calificar el estado del bien y el tratamiento del mismo, es decir, si es servible reutilizable, inservible y puede darse de baja u obsoleto; ni procedimientos aprobados documentados, que establezcan las responsabilidades en la gestión y administración de estos bienes. Se encontró que el registro de los elementos y separación por estado o característica, se lleva en una hoja electrónica que no ofrece mayores seguridades del uso y actualización




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de esta información útil en la gestión de operaciones e infraestructura, haciendo vulnerable a riesgos de pérdida, manipulación y afectación general de la información relacionada con la administración de estos inventarios. Lo anterior, expone a riesgo las responsabilidades asociadas a la gestión empresarial y administrativa contemplada en los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995 y el Código de Comercio. En el mismo sentido, no se evidencia un proceso de entrada a Almacén o área similar, inventariado y salida a cuentadantes responsables en los diferentes espacios y los equipos fueron enviados directamente a la campaña de los diferentes clientes, y a la fecha no se evidencia un control de inventarios efectivo, existe un deficiente proceso de control de inventarios y almacén o área similar, en tanto que no se evidenció un proceso riguroso de control de ingreso, control de salida e identificación de responsable(s) de estos elementos; y una debilidad en el proceso de suministro pues no se exigen garantías a los proveedores más allá del respaldo directo del fabricante que responde únicamente por la calidad del producto. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Del análisis de la respuesta, se evidencia que las razones que llevaron a la formulación de la observación administrativa no fueron desvirtuadas por Américas BPS. En efecto, la observación se sustenta en el hecho que la empresa no cuenta con procedimientos y formatos que evidencien los ingresos y salidas de los bienes adquiridos por ella. Circunstancia que implica tanto sus asignaciones, traslados, bajas, y otros movimientos, al no tener establecidos procedimientos, los riesgos de pérdidas o diferencias en inventarios, estarían latentes. A partir de la verificación de los documentos allegados en desarrollo de la auditoría y relacionados con el contrato 0009 de 2019, se evidenció que no se cuenta con un inventario oficial valorizado, cuantificado, además que se carece de identificación uno a uno de los elementos, limitándose a la identificación del elemento sin anotar especificaciones que los puedan diferenciar de los demás. Se acotó igualmente que no se cuenta con un sistema de identificación de los elementos por placa o código unitario a través del cual se pueda ejercer un control específico de cada bien en aras de establecer su trazabilidad de ingreso, salidas, usos, garantías de tenerlas, tiempo de vida útil, ubicación, estado, reintegro, daños, pérdidas, asignaciones, mantenimientos y demás procedimientos. Ahora bien, en su respuesta, Américas BPS, señala que “utilizó como base de evidencias

el software que tiene implementado como de control de inventarios: Aranda CMDB o Configuration Management Data Base y remitió la información solicitada de manera completa y exacta a la




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Contraloría. A través de conferencia (Teams), la información fue contrastada con inspecciones virtuales realizadas y evidenciada con registro fotográfico entregado de cada uno de los elementos

contenidos en el contrato de manera satisfactoria.”, afirmando que no comparte lo endilgado en la observación por cuanto las evidencias no permiten concluir que exista un riesgo de pérdida de activos, ya que los elementos fueron identificados tanto en el software de control como en la inspección física. Afirma el sujeto de control que “si bien es cierto que entregó algunos archivos de inventario en

Excel como parte de evidencia durante el proceso de auditoría, también es cierto, que dejó claro que estos archivos se generaban en la opción de Exportar de Reportes de Usuario del sistema de Control de Inventario, mas no se informó que la gestión del proceso fuera realizada en una hoja de cálculo. Por el contrario, Américas BPS presentó evidencias que cuenta con la herramienta de control de Inventarios Aranda CMDB que permite el registro detallado de los computadores (para este caso en particular) con información de valor como características técnicas, fechas de garantías, fechas de adquisición, estado del elemento que permite establecer el ciclo de obsolescencia y capacidad disponible de los equipos. Adicionalmente dicho software está integrado con el Software Aranda Service Desk que permite el control de procesos como gestión de incidentes, gestión de cambios y en general los procesos asociados a la operación y soporte de la infraestructura.” En su respuesta se cuestiona que en el desarrollo de la auditoria “No se realizaron

preguntas asociadas al soporte de infraestructura que permitieran a Américas BPS exponer esta información con el debido detalle, sin embargo, se adjunta evidencia de los módulos de control de soporte en “Anexo 2 Sobre sistema de Inventarios de Américas BPS: Aranda CMDB” Parte B.”

De otro lado, allegó imágenes referentes a “Tabla Ejemplo de Placa de inventario Monitor y

registro en Sistema de Inventario.”, a partir de las cuales deduce que se lleva el control de inventarios de bienes, de sus exposiciones concluye que no se llevan procedimientos para el manejo y control de inventarios, no es cierto por cuanto se cuenta dentro “de sus sistema de calidad certificado bajo las normas ISO 9001- 2015, además de

contar con registros de calidad como actas de entrega de equipos, para el caso puntual del Contrato de Compraventa 2019-0009. Ver procedimientos asociados.” De lo afirmado por Américas en su respuesta a la observación, se tiene que un cosa son los formatos adoptados dentro del proceso de certificación del sistema de calidad y otra muy distinta son los procedimientos y cumplimiento de ellos, que debe tener para el manejo y control de inventarios de bienes consumibles o no, donde se dé cuenta del historial de cada uno, esto es: ingresos; salidas; traslados: bajas por desuso, pérdida, hurto, daño y demás situaciones; información que debe incluir valor de compra, depreciaciones e información que determine el valor del inventario. Se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo.




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3.3.2. Orden de Compra 2019 -1030488 suscrita con la firma Software One Colombia SAS por valor de USD 12.756,96

ORDEN DE COMPRA No. 2019-1030488

CONTRATISTA: SOFTWARE ONE COLOMBIA SAS

OBJETO: ¿QUÉ?: Adquirir 2 licencias de Enterprise SQL – servicio por un año. ¿POR QUÉ?: Porque no se cuenta con licenciamiento de productos de SQL server. ¿PARA QUÉ?: Para mantener la disponibilidad de la base de datos TITAN la cual estaba funcionando bajo una licencia Developer.

VALOR DE LA ORDEN Para todos los efectos legales y fiscales las partes acuerdan que el valor de la presente orden es DOCE MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y SEIS, CON 96 CENTAVOS DE DOLLAR USD $ 12.756,96

PLAZO DE EJECUCIÓN: 60 DIAS

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 3 Septiembre 2019

FECHA DE ENTREGA: 10 septiembre 2019

FECHA DE TERMINACIÓN: 18 marzo 2019

FORMA DE PAGO: Pago total de USD $ 12.756,96 – liquidación de la TRM 17 de septiembre de 2019 $ 3.364,43

COMPRADOR OPERACIONAL LUIS HERNANDO ALVAREZ SILVA (Director Implementación Tecnológica).

3.3.2.1 Hallazgo administrativo por incurrir en mora en el pago de la Orden de compra OC 1030488 de 2019. En la orden de compra 1030488, de fecha de pedido 03 de septiembre de 2019 se establece que el valor de la compra será pagada por el contratante, en su totalidad en un plazo de “60 días” al contratista, luego de prestado el servicio y recibido a satisfacción por parte del contratante, en un solo pago de USD $ 12.756,96 dólares, a la TRM del día 17 de septiembre de 2019 equivalente a $3.364,43. Conforme a lo recaudado en desarrollo de la auditoría se evidencia que Software One Colombia SAS., radicó la factura electrónica de venta No. FBOG7388, de fecha 20 de diciembre de 2019, con fecha de vencimiento 19 de enero de 2020, por valor total de $ 51.074.679,73 incluido IVA (19%) por $8.154.780,80, retención sobre renta (3,50%) $ 1.502.196,48. De lo anterior, se encontró que a la fecha de la auditoría la factura aún no ha sido pagada, sobrepasando el plazo establecido de 60 días. Situación que puede colocar en riesgo el patrimonio de ABPS por la mora en que incurra en atender su pago,




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más si se tiene de presente que conforme a lo pactado entre las partes, el pago se realizará dentro de los 60 días calendario siguientes a la radicación efectiva de la factura acompañada de la constancia de recepción del servicio a satisfacción expedida por el supervisor del contrato. Así mismo, en la parte inferior del texto contractual dentro de las observaciones el contratista establece el cobro de intereses de mora a la tasa autorizada por la ley, vencido el plazo de pago de la factura, confirmando lo expuesto en el párrafo anterior. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Del análisis de la respuesta, Américas BPS, sustenta la demora en el pago por la falta de liquidez. Señala que ha priorizado sus pagos atendiendo para ello lo previsto en el Artículo 2496 del Código Civil Colombiano, que establece la clasificación de las obligaciones y permite definir prelación de pagos. A partir de sus apreciaciones, en la respuesta concluye que la empresa se vio en la obligación de priorizar pagos tal como lo preceptúa la legislación civil. Arguye que nunca ha realizado gestiones antieconómicas como se busca imputar, “Pues el hecho

de no contar con suficientes recursos económicos tal y como ya ha sido probado a lo largo del presente escrito hace que fuese imposible el cumplimiento de las obligaciones de forma simultánea, situación a la que hace alusión una de las máximas presunciones del derecho y es que “nadie está obligado a lo imposible”, dada la incapacidad económica de la sociedad como justa causa para el incumplimiento por tres días en el pago. Por lo tanto, los pagos de proveedores se han retrasado para destinar los recursos disponibles en el pago de obligaciones prioritarias. A la fecha ya se realizó el pago al proveedor como se observa en el documento adjunto sin incurrir en intereses de mora gracias a la gestión de la administración.” No se acepta la respuesta dada a la observación, por cuanto una buena gestión conlleva a honrar las obligaciones adquiridas, dentro de los plazos pactados. En este orden, no se podía comprometer en compras si no se contaba previamente con los recursos para atender los pagos que dichas adquisiciones demandarían. Ahora bien, junto con la respuesta, allega el comprobante de pago de la deuda echada de menos, que se realizó el día 01 de julio de 2020. Si bien ello es cierto, no lo es menos, que una situación como la que nos ocupa no se puede consentir por este órgano de control, ya que se reitera, se debe tener previstos los recursos para atender las obligaciones adquiridas en aras de no poner en riesgo el patrimonio societario. Se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo.




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3.3.3 Contrato No. 0841 de 2019 suscrito con Transporte Teams S.A.S., por valor de $259.130.000. CONTRATO No. 0841 de 2019.

CONTRATISTA: TRANSPORTE TEAMS S.A.S.

NIT: 901.269.394-0

REPRESENTANTE LEGAL FABIAN LOURIDO CASTRO

OBJETO: En virtud del contrato, el Contratista se obliga a prestar “el suministro por parte de El Contratista del servicio de transporte desde y hacia los puntos que AMÉRICAS requiera en la ciudad de Bogotá y los departamentos del Valle del Cauca, Antioquia, Cali y los que se encuentren establecidos en la respectiva oferta comercial de fecha 02 de octubre de 2019 Anexo No. 1 y Anexo No. 2 lista de departamentos y municipios, el cual será destinado a personal de apoyo logístico autorizado por Américas.”

VALOR DEL CONTRATO INCLUIDOS IMPUESTOS

$259.130.000.00 M/cte.

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución durante el cual el CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es por treinta (30) días, a partir de la fecha del Acta de inicio.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 24 de octubre de 2019.

FECHA DE INICIO: 24 de octubre de 2019.

FECHA DE TERMINACIÓN: 24 de noviembre de 2019.

FORMA DE PAGO: AMÉRICAS BPS pagará al CONTRATISTA el valor del contrato, en dos pagos. Un anticipo del 50% a la firma del contrato, “debiendo presentar la correspondiente orden de compra, lo cual se utilizará por el contratista para el cubrimiento del inicio de la operación” y el saldo del 50%, “previa presentación de factura junto con el acta de entrega del servicio, siendo su pago contra entrega.”

FECHA DE LIQUIDACIÓN Acta de terminación del 25 de noviembre de 2019.

MODIFICACIONES No.

ADICIÓN EN VALOR No.

Américas BPS emitió la Orden de Orden de Compra 1030812, de fecha 24 de octubre de 2019, teniendo como detalle de compra:




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A partir de la orden de compra el contratista presentó ante el contratante Américas BPS, las facturas de venta números: FV 00019, de fecha 15 de noviembre de 2019, vencimiento inmediato, por valor total a pagar de $218.193.330.000 y FV 00021, de fecha 12 de diciembre de 2019, vencimiento inmediato, por valor total a pagar de $15.172.320,13 M/cte. El sujeto de control atendió el pago de las facturas presentadas por Transporte TEAMS S.A.S., así:

A partir de la información reportada en desarrollo de la Auditoria, el valor bruto facturado fue de $233.365.650,63 menos retenciones por $10.635.786,00 para un valor neto pagado de $222.729.864,63. En consecuencia se estableció que el valor total pagado al contratista fue de $233.365.650, suma de dinero al que se le hizo deducción por concepto de impuestos de $10.635.786 para un neto pagado de $222.729.869 M/cte. La suma retenida por impuestos, esto es $10.635.786,00 contiene lo liquidado por Retefuente, Reteica y Reteiva, respecto de las facturas 19 y 21; sobre el anticipo no se efectúo deducción alguna por concepto de impuestos. La supervisión del contrato de transporte, estuvo a cargo del Comprador Operacional designado por el Representante Legal de Américas BPS, mediante comunicación del 15 de septiembre de 2019, no obstante, a partir de los documentos allegados en desarrollo de la auditoría, se estableció que el contrato se suscribió el 24 de octubre de 2019 y la oferta del contratista fue presentada por éste el 02 de octubre de 2019, por lo que mal podía nombrarse un Comprador Operacional para cumplir funciones de supervisión, cuando aún el contrato no había surgido a la vida jurídica. El objeto contractual va atado a los Contratos de suministros de servicios suscritos entre CARVAJAL SOLUCIONES DE COMUNICACIONES S.A.S. y AMÉRICAS BPS., así: (1) Contrato de fecha 28 de agosto de 2019, teniendo por objeto la prestación de los servicios de logística, tales como: “Gestión de recurso humano, Gestión de




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instalaciones, Gestión de logística y operación (Administración de bodegas, Contratación de transporte, Despliegue y Repliegue de kits y personal a puestos de autenticación biométrica) y demás actividades conforme a las instrucciones de El Cliente.”. El valor del contrato se pactó en $1.316.410.880 más IVA, correspondiente a: NODO CANTIDAD DE KIT VALOR POR NODO $ Antioquia – Bello 1214 629.556.404.00 Valle del Cauca – Palmira 521 349.685.046.00 Valle del Cauca – Tuluá 467 305.821.430.00 Subtotal 2202 1.284.882.880.00

Los precios indicados incluye AIU del 20%. En cuanto al pago, se realizará de acuerdo a la política de pagos de Carvajal a proveedores, esto es a los 30 días siguientes de radicadas las facturas. Se pactó pagos en cinco cuotas: Primera del 25% a título de anticipo; Segunda, Tercera y Cuarta, del 20% y la Quinta del15%, previo cumplimiento de las condiciones fijadas en el contrato. El plazo de ejecución se pactó a dos (2) meses contados a partir de la firma del contrato. Por su parte, en la Cláusula Trigésima se señala que forma parte del contrato el Anexo 2 – Documentos Técnicos, el cual incluye la Gestión de Logística y Operación, que en el Capítulo 23.3, expresa: “Gestión logística y operación para el

proceso de autenticación biométrica de electores en las elecciones de 2019, tiene como alcance la ejecución de las actividades Administración de bodegas, Transporte, despliegue, repliegue, monitoreo y coordinación de contingencias y demás actividades para la óptima ejecución del proceso, garantizando el funcionamiento tecnológico y las actividades logísticas requeridas en cada

uno de los puestos de inscripción habilitados.”. En este orden, en cuanto al transporte, precisa: “El OFERENTE debe realizar la consecución de transporte para el proceso de

autenticación biométrica de cada nodo, por lo cual debe generar acuerdos con empresas de transporte para realizar y asegurar el despliegue y repliegue de la operación el día electoral desde y hacia el punto de encuentro para líderes, operarios y logísticos, así como el transporte para los coordinadores zonales en la jornada electoral. Se deberá garantizar que el transporte a usar cumpla con todos los requisitos de ley, condiciones mecánicas y físicas para la prestación del servicio. Así mismo, que se no tenga publicidad política. Es responsabilidad de EL OFERENTE generar las rutas por municipio y puesto de votación, de forma tal que dé cumplimiento de manera oportuna con el despliegue y repliegue del personal operativo en los puestos de votación en la jornada electoral. Además de contar con los vehículos de contingencia necesarios, de acuerdo con el tipo de nodo:

Nodo es tipo A, 3 Vehículos de Contingencia; Nodo tipo B o C, 2 Vehículos de Contingencia.”. (2) Contrato INFO-102019-01 de fecha 01 de septiembre de 2019. Tiene por objeto la prestación “de los servicios logísticos de recursos humanos, instalaciones, soporte

administrativo, elaboración y entrega de los documentos e informes y demás actividades conforme

a las instrucciones del cliente y atendiendo en todo momento lo descrito en el Anexo 1 del contrato.”.




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De acuerdo a la Cláusula Cuarta, el precio del contrato se pactó en $648.030.000 más IVA; en el precio se comprende los servicios logísticos necesarios para desarrollar las actividades descritas en el Anexo 1 e incluye todos los costos directos e indirectos derivados de la celebración y ejecución, comprendiendo entre ellos “todos los gastos de administración, personal, desplazamiento, transporte, almacenamiento de

insumos y equipos, y toda clase de equipos necesarios para la correcta ejecución del contrato…”. El término de ejecución del contrato se estableció en un (1) mes contado a partir del 01 de octubre de 2019. La Cláusula Trigésima señala que hace parte integral del contrato: Anexo 1- alcance; Anexo 2 – Carta Presentación Propuesta; Anexo 3 – Acuerdo de Confidencialidad y Anexo 4 – Matriz de Distribución. El Anexo 1, refiere a los Términos de Referencia – Proceso de Infovotantes – Información al Votante 2019. Tiene por objeto la prestación del servicio de Información al votante, “mediante la herramienta Infovotantes, que atenderá a los usuarios de

los procesos de Información al votante en el proceso electoral autoridades locales 2019 a nivel

nacional…”; lo cual incluye los servicios de montaje, administración, operación y monitoreo de los servicios tecnológicos descritos en el alcance del Anexo. En el Capítulo 3 – Propósito, se indica los servicios que el cliente requiere contratar, entre ellos, gestión de transporte. El Capítulo 10, atinente a la Subcontratación, señala: “Cuando EL OFERENTE requiera de los servicios de subcontratación, EL OFERENTE deberá previamente obtener del CONTRATANTE una aprobación y autorización escrita para cada uno de sus subcontratistas. La aprobación del CONTRATANTE de un subcontratista adicional no liberará EL OFERENTE de ninguna de las obligaciones contratadas. Los términos y condiciones de cualquier subcontratista estarán sujetos y serán conformes a las disposiciones del Contrato que suscriba con

EL OFERENTE.”. Respecto al servicio de transporte, indica: “Se debe determinar por cada

municipio el tipo de transporte a contratar (Vehículos, Micro vehículos, minivan) que prestarán el servicio de transporte para el municipio, esta validación debe realizarse dependiendo de la capacidad

e infraestructura de transporte de la zona.”; igualmente indica la condiciones de contratación, al señalar que se debe especificar las direcciones de los puntos de encuentro, lugar en donde se realizará la entrega de kits para su distribución; descripción del tipo de vehículo; fechas disponibles; horarios, esto es, los despliegues; señala que para el día electoral, la jornada finalizará una vez el personal regrese el punto de encuentro; los vehículos deben contar con botiquín, extintor y equipo de carretera en caso de cualquier eventualidad presentada durante el trayecto de transporte. Exige la planeación de rutas, las que deben efectuarse por la cercanía de los puntos de información o puestos de votación al punto de encuentro, más no por la capacidad de los vehículos. Prevé que para garantizar la ruta de entrega y recogida del personal, el conductor debe ser el mismo por ruta.




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3.3.3.1. Hallazgo administrativo por cuanto el documento de designación de Comprador Operacional (supervisor) del contrato, es de fecha anterior a la firma del Contrato No. 0841 de 2019 suscrito con Transporte Teams S.A.S. Se estableció que la designación del supervisor – comprador operacional, fue anterior a la firma del contrato, esto es, por cuanto la designación fue hecha por el Representante Legal de Américas BPS, el 15 de septiembre de 2019, cuando aún el contrato no existía en el mundo jurídico del sujeto de control, situación que vulnera el principio de planeación, el cual debe imperar en todo proceso negocial. La situación descrita configura hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el Artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE

DISPOSICIONES EN LO NO PREVISTO. En lo no previsto en los Artículos precedentes y en otras disposiciones especiales de carácter legal, se aplicarán a las sociedades de economía mixta, y en

cuanto fueren compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el Inciso 2, del Artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas

del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Se ajusta el informe en las observaciones 3.3.3.1; 3.3.4.1.; 3.3.4.2; 3.3.4.3; 3.3.4.4; 3.3.51; 3.3.6.1; 3.3.6.2; 3.3.7.3; 3.3.9.1; 3.3.9.2; 3.3.9.3 y 3.3.9.4 por cuanto la Ley 87 de 1993 no le es aplicable a Américas BPS y el Decreto 403 de 2020, se expidió posterior a la vigencia 2019. Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.4. Contrato No. 001 de 2019 y otrosíes 01 y 02 de 2019, suscrito con Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S. CONTRATO No. 001 de 2019 suscrito 02 de enero de 2019.

Otrosí 01 de 2019 suscrito el 26 de agosto de 2019.

Otrosí 02 de 2019 suscrito el 21 de noviembre de 2019.

CONTRATISTA: DOTACIONES CLAUDIA GUERRERO S.A.S.

NIT: 900.440.706-3

REPRESENTANTE CLAUDIA DEL PILAR GUERRERO SANTOS

OBJETO: Suministro y entrega efectiva de uniformes para personal femenino y masculino de AMÉRICAS exclusivamente para la campaña de Codensa, de acuerdo a las especificaciones de fabricación descritas en el anexo No. 1, conforme a requerimiento de AMÉRICAS mediante órdenes de compra.




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VALOR DEL CONTRATO SIN IVA $265.090.000,00 M/cte.

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato es por 24 meses a partir del 03 de enero de 2019.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 02 de enero de 2019.

FECHA DE INICIO: 03 de enero de 2019

FECHA DE TERMINACIÓN: 02 de enero de 2021.

FORMA DE PAGO: La cláusula Quinta, en cuanto al pago de la facturación, señala que Américas pagará al Contratista “el valor de los uniformes solicitados mediante orden de compra y efectivamente recibidos, previa presentación de la factura, siempre que ésta no fuere devuelta por falta de cumplimiento de los requisitos legales, a los sesenta (60) días siguientes a la aceptación de la factura por parte de Américas.”.

FECHA DE LIQUIDACIÓN Contrato en ejecución hasta el 02 de enero de 2021.

MODIFICACIONES Si.

ADICIÓN EN VALOR Si. En cuantía de $444.936.240.00 M/cte.

El contrato fue objeto de dos adiciones: Otrosí No. 1 del 26 de agosto de 2019, en cuantía de $87.945.641 M/cte. y Otrosí No. 2 del 21 de noviembre de 2019, en cuantía de $356.990.599.00 M/cte. A la fecha de terminación de la auditoria de desempeño el valor total del contrato, asciende a $710.026.240.00 m/cte. Por su parte, el valor ejecutado incluido IVA, asciende a la suma de $431.041.778.00 M/cte., a partir de las Órdenes de Compra emitidas contra el contrato, como se indica más adelante. El contrato tiene como objeto el suministro de uniformes a personal que cumplirá las campañas contratadas por CODENSA S.A. ESP con AMÉRICAS BPS, a partir de los siguientes contratos: (1) CONTRATO DE SUMINISTRO DE SERVICIOS No. 8400130947, suscrito el 19 de octubre de 2018; por valor estimado de $4.909.806.695.00 M/cte., IVA incluido; plazo de ejecución 36 meses o hasta agotar su valor estimado, lo primero que ocurra, el que comenzó a contarse a partir de la firma del Acta de inicio, lo que ocurrió el 01 de diciembre de 2018, (2) CONTRATO DE SUMINISTRO DE SERVICIOS No. 8400130938, suscrito el 19 de octubre de 2018; por valor estimado de $39.688.970.767.00 M/cte., IVA incluido; plazo de ejecución 36 meses o hasta agotar su valor estimado, lo primero que ocurra, el que comenzó a contarse a partir de la firma del Acta de inició, lo que ocurrió el 01 de diciembre de 2018. (3) CONTRATO DE SUMINISTRO DE SERVICIOS No. 8400130945, suscrito el 19 de octubre de 2018; por valor estimado de $11.463.065.617.00 M/cte., IVA incluido; plazo de ejecución 36 meses o hasta agotar su valor estimado, lo primero que ocurra, el que comenzó a contarse a partir de la firma del Acta de inicio, lo que ocurrió el 01 de diciembre de 2018. (4) CONTRATO DE SUMINISTRO DE SERVICIOS No. 8400130536, suscrito el 11 de




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octubre de 2018; por valor estimado de $767.819.704,00 M/cte., IVA incluido; plazo de ejecución de 36 meses o hasta agotar su valor estimado, lo primero que ocurra, el que comenzó a contarse a partir de la firma del Acta de inicio, lo que ocurrió el 01 de diciembre de 2018. En los cuatro contratos citados, se acordó que lo no regulado expresamente en el contrato, el orden de prioridad y prevalencia se determinarás de esta forma: “1) El

Contrato, es decir, el presente documento. 2) El ANEXO III COLOMBIA de las CGC versión 6. 3) Las Condiciones Generales de Contratación Globales del grupo ENEL versión 6 y 4) Los Anexos al

Contrato incluyendo el documento de Especificaciones Técnicas.”, indicando que lo no mencionado expresamente en el anterior orden de prelación de documentos no forma parte integral del contrato. Valor estimado total de los cuatro contratos: Cincuenta y seis mil ochocientos veintinueve millones seiscientos sesenta y dos mil setecientos ochenta y tres pesos ($56.829.662.783) M/cte., incluido IVA, sumatoria que se descompone así por contrato: Contrato 8400130947, $4.909.806.695; contrato 8400130938, $39.688.970.767 contrato 8400130945, $11.463.065.617 y contrato 8400130536, $767.819.704. Vigencia de los contratos: Los contratos antes citados, de ingresos en que el contratante es CODENSA S.A. ESP y el contratista AMÉRICAS BPS, tienen vigencia de 36 meses o hasta agotar el valor estimado de cada contrato, los que empiezan a contarse en cada uno, a partir del Acta de Inicio, las cuales fueron suscritas el 01 de diciembre de 2018, en este orden, los contratos se encuentran en ejecución. Vinculación contractual: Contra los citados contratos AMÉRICAS BPS suscribió el Contrato 0001 de 2019 con la persona jurídica: Dotaciones Claudia Guerrero SAS, para el suministro de Dotación – Uniformes Codensa S.A. ESP, de acuerdo a las especificaciones definidas por esa empresa, iniciando su ejecución el 03 de enero de 2019, la cual se pactó inicialmente a 12 meses, siendo ampliada a 24 meses mediante Otrosí No. 2, del 21 de noviembre de 2019, extendiendo la ejecución hasta el 03 de enero de 2021. En desarrollo de su ejecución, se emitieron por parte del contratante, las siguientes órdenes de compra: (1) Orden de compra 1029438, fecha del pedido: 11 de febrero de 2019, por valor total de $172.808.800.00 M/cte.; 2) Orden de compra 1029443, fecha del pedido: 11 de febrero de 2019, por valor total de $60.037.000.00 M/cte.; (3) Orden de compra 1030133, fecha del pedido: 21 de junio de 2019, por valor




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total de $28.536.000.00 M/cte.; (4) Orden de compra 1031217, fecha del pedido: 30 de diciembre de 2019, por valor total de $299.992.100.00 M/cte.; todas sin IVA. Respecto a la facturación y el pago, se evidenció que AMÉRICAS BPS, atendió los pagos que a continuación se citan y respecto de las facturas presentadas por el vendedor, así: Orden de Compra 1029438 – Factura A-1897, del 20 de febrero de 2019, con vencimiento el 20 abril de 2019, por valor de $172.808.800 más IVA por $32.833.672, para un total de $205.642.472; pagada el 18 de julio de 2019, numero de pago 1500012545, importe pagado $194.489.393.00 M/cte.; Orden de Compra 1029443 – Factura A.1898 del 20 de febrero de 2019, con vencimiento el 20 de abril de 2019, por valor de $60.037.600 más IVA por $11.407.125 para un total de $71.444.625.00 M/cte.; Orden de Compra 1030133 – Factura A-2136 del 01 de septiembre de 2019, con vencimiento el 01 de noviembre de 2019, por valor de $28.536.000 más IVA por $5.421.840 para un total de $33.957.840; pagada el 26 de diciembre de 2019, número de pago 1500012960, importe pagado $32.116.127.00 M/cte.; Orden de compra 1031217 - Factura ANT1031217-1 del 30 de diciembre de 2019, fecha pago el 08 de enero de 2020, numero de pago 1500012997, importe pagado $119.996.840.00 M/cte. Valor ejecutado del contrato 0001 de 2019, incluido IVA: Cuatrocientos treinta y un millones cuarenta y un mil setecientos setenta y ocho pesos ($431.041.778) m/cte., sumatoria del valor total de las órdenes de compra antes indicados. A partir de las actas de recibido y relacionadas con cada Orden de compra, se evidencia: Orden de compra 1029438, El 19 de febrero de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibida como sus características y sus condiciones. Se allega acta de recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 13 de febrero de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto… los

cuales han sido verificados y cumplen con las especificaciones exigidas por Américas Business

Process Services S.A.” valor $172.808.000. En ella no se indica la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones como fueron entregados. Adicional a ello, se allegó, igualmente, en formato PDF, acta similar, en que se echa de menos lo antes señalado y adicional, en el campo observaciones, no indica suma de dinero alguna. Orden de compra 1029443, El 19 de febrero de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibidas, como sus características y sus condiciones. Se allega acta de




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recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 20 de febrero de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto… los


Process Services S.A.” valor $60.037.500. En ella no se indica la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones como fueron entregados. Orden de compra 1030133, el 23 de agosto de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibidas como sus características y sus condiciones. Se allega acta de recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 15 de julio de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto los cuales

han sido verificados y cumplen con las especificaciones exigidas por Américas Business Process

Services S.A.”; no indica valor así como tampoco la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones y como fueron entregados. Orden de compra 1031217, de los documentos recibidos en desarrollo de la auditoría, no se remitió copia de la remisión por parte del contratista. En cuanto al Acta de recibido por parte del comprador operacional, de fecha 23 de diciembre de 2019, en ella no se indica su valor, al igual que las cantidades de productos y sus condiciones de recibido. De otro lado, a partir de la documentación remitida por el sujeto de control, no se observó documento alguno de registro de ingresos y salidas de los suministros adquiridos a través del presente contrato, lo que presuntamente demostraría que al interior de la empresa no se tienen adoptados procedimientos de control de inventarios de bienes consumibles, como lo son las dotaciones: uniformes adquiridos para suministrar al personal que cumple las campañas objeto de los contratos de ingresos suscritos con CODENSA S.A. ESP. Igualmente no obra documentos que demuestre el reporte de compra de los uniformes a CODENSA S.A. ESP, como destinatario final en razón a lo pactado en los contratos suscritos entre esa empresa y AMÉRICAS BPS. 3.3.4.1 Hallazgo administrativo común para las órdenes de Compra surgidas a partir del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes 01 y 02 de 2019, por omisión de consignar en las Acta de recibido, la descripción, cantidad y calidad de los suministros entregados por el contratista: uniformes – dotaciones y recibidos por parte del Comprador Operacional, respecto de cada orden de compra. Los documentos de remisión generados por el contratista: Dotaciones Claudia Guerrero SAS, atinente a las órdenes de compra: 1029438, 1029443, 1030133 y




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1031217, no describen, ni indican la cantidad así como tampoco señalan la calidad de uniformes y/o dotaciones enviados. Omisión que igualmente se incurre en las Actas de recibido suscritas por el Comprador Operacional, ya que en ellas no se describe los uniformes recibidos, la cantidad entregada por el contratista y la calidad o condiciones de recibido, respecto de cada orden de compra, así: Orden de compra 1029438, El 19 de febrero de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibida como sus características y sus condiciones. Se allega acta de recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 13 de febrero de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto… los


Process Services S.A.” No se indica la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones como fueron entregados. Adicional a ello, se allegó, igualmente, en formato PDF, acta similar, en que se echa de menos lo antes señalado y adicional, en el campo observaciones, no indica suma de dinero alguna. Orden de compra 1029443, El 19 de febrero de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibida como sus características y sus condiciones. Se allega acta de recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 20 de febrero de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto… los


Process Services S.A.” No se indica la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones como fueron entregados. Orden de compra 1030133, El 23 de agosto de 2019, se remite vía correo electrónico documento de entrega uniformes, en ella no se indica la cantidad de prendas recibidas como sus características y sus condiciones. Se allega acta de recibido expedida por el Comprador Operacional, de fecha 15 de julio de 2019, en que señala: “que el proveedor ha entregado a entera satisfacción los elementos objeto… los cuales

han sido verificados y cumplen con las especificaciones exigidas por Américas Business Process

Services S.A.”; no indica valor así como tampoco la cantidad de uniformes – dotación recibida, sus características y condiciones y como fueron entregados. Orden de compra 1031217, de los documentos recibidos en desarrollo de la auditoria, no se remitió copia de la remisión por parte del contratista. En cuanto al Acta de recibido por parte del comprador operacional, de fecha 223 de diciembre de 2019, en ella no se indica su valor, al igual que las cantidades de productos y sus condiciones de recibido.




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Tal situación demuestra una presunta omisión por parte del Comprador Operacional, ya que le correspondía verificar las condiciones en que le son entregados los productos al igual que señalar la cantidad recibida contra la comprada, de acuerdo a cada Orden de compra. Las situaciones descritas configuran un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el Artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE

DISPOSICIONES EN LO NO PREVISTO. En lo no previsto en los Artículos precedentes y en otras disposiciones especiales de carácter legal, se aplicarán a las sociedades de economía mixta, y en cuanto fueren compatibles,

las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el Inciso 2, del Artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la

jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal A partir de la respuesta se tiene que el sujeto de control da una serie de razones, que en su sentir, pretenden demostrar el cumplimiento por parte del comprador operacional frente a bienes consumibles, para concluir que “el requisito de recepción a

satisfacción se dio con el criterio y evolución del comprador operacional.” En cuanto a lo expresado por esta auditoría, no se allegó documento alguno que reflejara los ingresos y salidas de los bienes, señala el sujeto de control, que se cuenta con un procedimiento específico para el cliente Codensa; trayendo como sustento a su respuesta los puntos a cumplir en dicho control, para concluir que mediante tales procedimientos Américas BPS “si posee puntos de control para la recepción y entrega de los

elementos consumibles, como lo es la dotación de uniformes, que en ningún momento se considera parte del inventario en razón se trata de un suministro consumible que va directamente al gasto, aun así: se demuestra que si existe control sobre este tipo de suministros.”

Al respecto, se precisa que lo observado en desarrollo de la auditoria está en que en las Actas de recibido no consignan la descripción, cantidad y calidad de los suministros entregados por el contratista: uniformes – dotaciones, las cuales suscribe como recibidos el Comprador Operacional, respecto de cada orden de compra, falencia que por sí pude constituir un riesgo para la empresa máxime que en su conformación societaria hay aportes estatales. Se confirma la observación y se ratifica en hallazgo administrativo. 3.3.4.2 Hallazgo administrativo, por omisión en el registro de ingresos y egresos de los uniformes comprados, por parte de AMÉRICAS BPS, de las órdenes de Compra del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes.




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A Américas BPS le corresponde el deber de registrar de acuerdo a cada Acta de recibido, la cantidad de bienes recibidos, por su descripción, cantidad, calidad y condiciones de entrega; lo que indicaría que no cuenta con procedimientos y formatos para el manejo y control de inventarios que refleje tales actividades. De los documentos vistos en desarrollo de auditoria de desempeño, no se allegaron soportes que acredite el registro de ingreso de los uniformes - dotaciones adquiridas, al inventario de ingresos y egresos de Américas BPS., situación que omite el cumplimiento de lo previsto en el Decreto 2483 de 2018 “Por medio del cual se

compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas Información Financiera NIIF para el Grupo 1 y de las Normas de Información Financiera, NIIF para las Pymes, Grupo 2, anexos al Decreto 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 de 2016 y 2170 de 2017, respectivamente

y se dictan otras disposiciones.”, en cuanto a Inventarios, señalando que su objetivo es prescribir el tratamiento contable de ellos. En este orden, es del resorte empresarial llevar los libros auxiliares conforme a las normas contables y en que se visibilicen las transacciones individuales teniendo en cuenta el registro de las distintas adquisiciones, de acuerdo a las necesidades empresariales de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. De tal manera, es imperativo para las personas dedicadas al comercio, sean naturales o jurídicas, llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, los que deben contener por lo menos: información por unidades o grupos homogéneos; identificación por clase y denominación; fecha de recibido; número de comprobante que respalde la compra; número de unidades en existencia compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida; costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control. Aunado a ello, el Artículo 774 del Estatuto Tributario, señala los requisitos para que la contabilidad constituya medio de prueba, al señalar “Tanto para los obligados

legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos: 1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso; 2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos; 3. Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural; 4. No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley; 5. No encontrarse en las

circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio.”. (Negrillas fuera de texto). Las situaciones descritas configuran un hallazgo administrativo por transgredir el Artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE DISPOSICIONES EN

LO NO PREVISTO. En lo no previsto en los Artículos precedentes y en otras disposiciones especiales de carácter legal, se aplicarán a las sociedades de economía mixta, y en cuanto fueren




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compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el Inciso 2, del Artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho

privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”, más si se tiene presente que por su naturaleza confluye en su constitución aportes estatales como capital privado; al igual que el Decreto 2483 de 2018; artículo 774 del Estatuto Tributario. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal De la respuesta suministrada por Américas BPS, señala que los bienes adquiridos en desarrollo del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes 01 y 02 de 2019, los registra como un beneficio a los empleados y no como inventario por no estar destinados a la comercialización. Al respecto, no se acepta las razones expuestas, ya que como bien se señala en la observación, se está ante una presunta inobservancia de las Normas de Información Financiera en cuanto al registro de los bienes adquiridos como dotaciones, independientemente que sea o no un beneficio para sus empleados, ello en razón a que toda operación mercantil, cualquiera que sea su destino, debe registrarse en libros auxiliares. Se confirma la observación y se ratifica en hallazgo administrativo. 3.3.4.3 Hallazgo administrativo por inexistencia de documento que reporte la compra de los uniformes a CODENSA S.A. ESP, del Contrato 0001 de 2019 en desarrollo de lo pactado en los contratos de prestación de servicios suscrito con AMÉRICAS BPS. En efecto, de los documentos allegados a la auditoria, no se acredita el reporte de las dotaciones – uniformes comprados a Dotaciones Claudia Guerrero S.A.S., a CODENSA S.A. ESP., para el personal a cumplir las actividades objeto de los contratos de servicios: 8400130947, 8400130938, 8400130945 y 8400130536. Las situaciones descritas configuran un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el Artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE

DISPOSICIONES EN LO NO PREVISTO. En lo no previsto en los Artículos precedentes y en otras disposiciones especiales de carácter legal, se aplicarán a las sociedades de economía mixta, y en cuanto fueren compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el Inciso 2, del Artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del

derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”, más si se tiene presente que por su naturaleza confluye en su constitución aportes estatales como




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capital privado además que inobserva lo reglado en cuanto a libros auxiliares que debe llevar todo comerciante de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 2483 de 2018. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal De la respuesta rendida, si bien es cierto que fue compartida la ruta de acceso al SharePoint, que según el sujeto de control “fue creado para el grupo auditor de la Contraloría

de Bogotá”, no lo es menos, como se afirma en la respuesta, que los archivos aportados refieren a las solicitudes “en donde el cliente pide suministrar dotación”. Aunado a

ello, en su respuesta aduce que en la carpeta Justificación y solicitud de contratación se adjuntan los documentos de los diferentes comités de compra, “donde en cada uno de ellos, se hizo alusión

a la adquisición de uniformes”. Al efecto, se reitera que la observación administrativa se funda en el hecho que no existe documento que reporte la compra de los uniformes a CODENSA S.A. ESP, destinados al personal contratado para cumplir las actividades objeto de los contratos de servicios: 8400130947, 8400130938, 8400130945 y 8400130536. Se confirma la observación y se ratifica en hallazgo administrativo. 3.3.4.4 Hallazgo administrativo por falta de control interno por parte de Américas BPS en cuanto a la verificación del cumplimiento de requisitos de las facturas de venta del Contrato 0001 de 2019, situación que puede colocar en riesgo los recursos públicos del Distrito Capital al atender el pago de facturas sin el cumplimiento de los requisitos. Las facturas de venta expedidas por el contratista Dotaciones Claudia Guerrero SAS, en desarrollo de las órdenes de compra emitidas en desarrollo del Contrato 0001 de 2019 y sus Otrosíes 01 y 02 de 2019, se tiene: (1) Expidió la Factura de Venta No. A-1897, el 20 de febrero de 2019 con vencimiento el 20 de abril de 2019, incluyendo como descripción del bien o servicio cobrado:

De la simple lectura de ello, se tiene que no describe cada uno de los bienes comprados, esto es, las prendas de vestir o uniformes, detallando tipo de prenda, cantidad de cada una de ellas, su valor unitario y valor total. La factura solo se limita a describir un consolidado y su valor unitario el que traslada como valor total, omitiendo con ello los requisitos que al respecto indica el Estatuto Tributario en su Artículo 617, el cual señala los requisitos de la factura de venta, así: “Para efectos




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tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT

del impresor de la factura.”. (Negrillas fuera de texto). Al ser una relación de compra venta entre comerciantes, hay que tener presente que desde el punto de vista comercial, toda persona que ejerza de forma profesional el comercio debe expedir factura, y tributariamente tiene la obligación de facturar o expedir factura, expresamente señalada en el Artículo 615 del Estatuto Tributario, indicar que “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de

comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Toda persona jurídica debe expedir factura así no sea responsable del impuesto a las ventas, en tanto venda un producto o preste un servicio, incluso si esa persona jurídica es de derecho público o es una entidad sin ánimo de lucro.” Por su parte el mismo Estatuto, en su Artículo 774, establece los Requisitos para que la contabilidad constituya medio de prueba, al señalar “Tanto para los obligados

legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos: 1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso; 2. Estar respaldados por comprobantes internos y externos; 3.Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural; 4.No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley; 5.No encontrarse en las circunstancias del

artículo 74 del Código de Comercio.”. De otro lado, el Artículo 774 del Código de Comercio, establece como requisitos de la factura además de los señalados en el Estatuto Tributario, los siguientes: “1. La

fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguiente a la emisión. 2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.”; precisando que “No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.




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En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada. La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no

afectará la calidad de título valor de las facturas.”. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir el Artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE DISPOSICIONES EN LO NO

PREVISTO. En lo no previsto en los Artículos precedentes y en otras disposiciones especiales de carácter legal, se aplicarán a las sociedades de economía mixta, y en cuanto fueren compatibles, las

demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el Inciso 2, del Artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la

jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el Código de Comercio y Estatuto Tributario en relación con la facturación. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Del análisis de la respuesta a la presente observación, se tiene que lo visto radica en el hecho que las facturas generadas por el contratista para su pago, incumple los parámetros que toda factura debe contener de acuerdo a lo establecido en el Artículo 617 del Estatuto Tributario en armonía con lo indicado en el Artículo 615 del mismo estatuto y el Artículo 774 del Código de Comercio, esto es, describir de manera específica o genérica los artículo vendidos o servicios prestados. Situación que es incumplida por el contratista ya que las facturas de venta aportadas no detallan las cantidades de bienes entregados a título de compraventa, esto es, cuantas camisas, cuantos pantalones, cuantas chaquetas, etc., así como el valor unitario de ellas y su valor total. Del análisis, resulta claro que el vendedor incumplió con los parámetros indicados en el Artículo 617 del Estatuto Tributario, ya que es de su resorte indicar las cantidades de productos entregados a título de venta. Se confirma la observación y se ratifica en hallazgo administrativo. 3.3.5 Contrato No. 020 de 2019 suscrito con la firma Tinkko SAS, el arriendo de un site en Medellín para las operaciones de Américas BPS CONTRATO No. CONTRATO DE ADHESIÓN DE SERVICIOS DE OFICINA

PARA PERSONA JURÍDICA No. 020 de 2019 suscrito el 14 de mayo de 2019

CONTRATISTA: TINKKO S.A.S.

NIT: 900.979.400-1




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OBJETO: “Mediante la suscripción del presente Contrato, la Compañía otorga al Cliente el derecho de compartir con ésta, y terceros clientes de la Compañía previamente seleccionados por ésta, el uso del inmueble ubicado en la Carrera 42 No. 3 Sur 81 Torre 1 Piso 15 Edificio Milla de Oro, en la ciudad de Medellín, identificado con número de matrícula 1254526-1254527-1254528, de acuerdo con lo dispuesto en los presentes T&C y el reglamento General de Servicios, adjunto al presente Contrato como Anexo 3, con el fin que el Cliente pueda adelantar su actividad empresarial desde el Inmueble; para ello, la Compañía proporcionará al Cliente acceso a los servicios adicionales que se indican en el presente Contrato y sus anexos, y en particular en las Cláusulas 3 y 4 del mismo.”


Canon mensual $99.623.564 Total año $1.195.482.768

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución 12 meses

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 14 de mayo de 2019.

FECHA DE INICIO: 15 de mayo de 2019.

FECHA DE TERMINACIÓN: 14 de mayo de 2020

FORMA DE PAGO: El cargo mensual será facturado mensualmente de forma anticipada de conformidad con la modalidad de contratación escogida por el Cliente. La factura incluirá adicionalmente cualquier cargo variable, incluyendo fotocopias impresiones, o cualquier otro servicio que hayan sido causados durante el período inmediatamente anterior. El pago del Precio y de los cargos adicionales deberá ser realizado por el Cliente a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de la factura, previa expedición y envío con 25 días de anticipación. No obstante, para el caso de los planes nuevos, la factura deberá cancelarse antes de iniciar el uso de los espacios contratados. El pago retardado de la factura dará lugar a la suspensión de los Servicios al Cliente, así como a la--imposibilidad de acceso del mismo al Inmueble. E pago de la factura por fuera del término generará intereses moratorios a la máxima tasa legal para el efecto.

FECHA DE LIQUIDACIÓN NO

MODIFICACIONES NO

ADICIÓN EN VALOR NO.

Se revisaron los soportes presentados en PDF por Américas BPS en la nube y se observó lo siguiente: Con relación a la etapa de planeación contractual se verificaron los documentos soportes de la justificación de la contratación, en primer lugar el formato de contratación y adjudicaciones de fecha 21 de febrero de 2019 y se verificó el detalle de la contratación que corresponde al arrendamiento de un Site en la ciudad de




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Medellín para la campaña con HP, por cuanto en el lugar donde funcionaba la operación ya no estaba disponible y era necesario reubicar la operación en otra sede en Medellín. De acuerdo con los documentos revisados se presentaron las siguientes cotizaciones:

CUADRO 8 COTIZACIONES SITES MEDELLÍN CAMPAÑA HP

EMPRESA VALOR MENSUAL VALOR ANUAL

TINKKO SAS $85.000.000 $1.020.000.000

WEWORK $116.000.000 $1.392.000.000

SABANA $99.985.000 $1.199.820.000

LATITUD SUR $94.000.000 $1.128.000.000

Fuente: Américas BPS

En el Acta del Comité de Compras realizado el 21 de febrero de 2019, se reunieron en la Gerencia General con el fin de realizar las aprobaciones de las compras entre las que estaba el arrendamiento del SITE Medellín campaña HP, de acuerdo con los precios quedó consignada en el acta la contratación con Tinkko SAS por valor de $1.020.000.000 y se designó como Comprador Operacional a la Gerente Financiera y Administrativa de Américas BPS. Como se señala en el análisis contractual, el contrato suscrito es de carácter comercial atípico, de adhesión de servicios para oficina para persona jurídica, que reúne elementos de un contrato de concesión de espacios (contrato de arrendamiento) y de prestación de servicios de apoyo como cafetería, telefonía, recepción de documentos y otros servicios que se especifican en cada anexo. En la minuta principal no se determina el valor total del contrato y se acordó suscribir la modalidad OFICINAS BY TINKKO PISO 7_1.2 metros, de acuerdo con las condiciones específicas de la referida modalidad, las cuales se adjuntan como Anexo 4 ("Condiciones Específicas") donde están las modalidades en el tipo de oficina: Flex Desk 25 horas 50 horas 100 horas Fixed Station 1,2 metros 1,5 metros Private Office 1,2 metros 1,5 metros By Tinkko 1,2 metros 1,5 metros 2.6. De acuerdo con el anexo 4 se optó contratar bajo la modalidad indicada en la Sección 2.5, por un término comprendido entre: la fecha de inicio del plan tomado: 15 de mayo de 2019 y la fecha de finalización del plan tomado: 14 de mayo de 2020. Pólizas de seguro contratadas por Américas que suscribe el contrato de arrendamiento.




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-Póliza de Seguro de Arrendamiento en favor de particulares Compañía Mundial de

Seguros SA.

No. Póliza C-100000703 No. Certificado 10163490 fecha expedición 03/05/2020 Amparo: Cumplimiento Tomador: Américas Business Process Services S.A Vigencia: desde: 15/05/2019 hasta: 13/05/2020 Beneficiario Arrendador Inversiones Tinkko S.A.S. Nit 900.979,400-1 -Póliza de Seguro de Cumplimiento – Contrato de Concesión.

Póliza C- 100000757 Fecha de expedición 28 de junio de 2019 Certificado 10166299 Objeto: garantizar el pago de la remuneración fija mensual pactada en el contrato de adhesión de servicios de oficina para persona jurídica Vigencia desde: 15/05/2019 Vigencia hasta: 14/05/2020 Acta de Inicio Contrato suscrita en la ciudad de Bogotá, en dos (2) ejemplares de idéntico tenor literal a los 24 días del mes de abril de 2019. Fecha Iniciación: 15/05/2019 Fecha Finalización: 14/05/2020 Vigencia. 12 meses Valor $1.004.607.000 Comprador Operacional: Andrés Tautiva Cantillo Se verificó el Certificado de Existencia y Representación de Inversiones Tinkko de la Cámara de Comercio de Medellín expedida el 08 de abril de 2019 y con el objeto social para la realización de dicho contrato y se verificó el RUT. Se verificaron las facturas y las órdenes de compra del contrato 020 suscrito con Tinkko.

CUADRO 9 FACTURAS CONTRATO 020 DE 2019 SUSCRITO CON LA FIRMA TINKKO SAS

No. De factura

Fecha de Factura

Fecha Pago Vr. Bruto Vr. Neto Impuestos RETE_FUENT

E RETE_ICA RETE_IVA OC

MOC7796 5/15/2019 5/17/2019 $

199,247,126 $ 187,777,859 -$ 11,469,267 -6,697,382.00 -4,771,885.00 1029912

MOC8832 6/20/2019 8/20/2019 $ 99,623,563 $ 93,888,930 -$ 5,734,633 -3,348,691.00 -2,385,942.00 1030321

MOC9412 7/20/2019 8/20/2019 $ 99,623,563 $ 93,888,930 -$ 5,734,633 -3,348,691.00 -2,385,942.00 1030322

MOC10007 8/20/2019 9/19/2019 $ 99,623,563 $ 93,888,930 -$ 5,734,633 -3,348,691.00 -2,385,942.00 1030486

MOC10640 9/20/2019 10/23/2019 $ 99,686,062 $ 93,947,831 -$ 5,738,231 -3,350,792.00 -2,387,439.00 1030723




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MOC11259 10/20/2019 11/22/2019 $ 99,623,563 $ 93,888,930 -$ 5,734,633 -3,348,691.00 -2,385,942.00 1030892

MOC11930 11/20/2019 1/3/2020 $ 99,993,547 $ 94,237,616 -$ 5,755,931 -3,361,128.00 -2,394,803.00 1031082

MOC12833 1/3/2020 1/28/2020 $ 99,623,563 $ 93,080,221 -$ 6,543,342 -3,348,691.00 -808,709.00 -2,385,942.00 1031253

MOC13370 1/29/2020 2/20/2020 $ 1,547,000 $ 1,457,950 -$ 89,050 -52,000.00 -37,050.00 1031348

MOC13344 1/29/2020 2/20/2020 $ 95,200,000 $ 89,720,000 -$ 5,480,000 -3,200,000.00 -2,280,000.00 1031348

MOC13376 1/29/2020 2/20/2020 $ 2,876,563 $ 2,710,980 -$ 165,583 -96,691.00 -68,892.00 1031348

NCE-MOC12833 2/6/2020 2/25/2020 $ 1 $ 808,710 $ 808,709 808,709.00

MOC13837 2/20/2020 3/31/2020 $ 2,876,563 $ 2,710,980 -$ 165,583 -96,691.00 -68,892.00 1031554

MOC13836 2/20/2020 3/31/2020 $ 1,547,000 $ 1,457,950 -$ 89,050 -52,000.00 -37,050.00 1031554

MOC13835 2/20/2020 3/31/2020 $ 95,200,000 $ 89,720,000 -$ 5,480,000 -3,200,000.00 -2,280,000.00 1031554

MOC14528 3/20/2020 4/27/2020 $ 96,747,000 $ 91,177,950 -$ 5,569,050 -3,252,000.00 -2,317,050.00 1031646

MOC14527 3/20/2020 4/27/2020 $ 2,876,563 $ 2,710,980 -$ 165,583 -96,691.00 -68,892.00 1031646

Fuente: Américas BPS

3.3.5.1 Hallazgo administrativo por irregularidades en la planeación del Contrato No. 020 de 2019 suscrito con la firma Tinkko SAS.

En primer lugar se verificaron las diferentes cotizaciones y se encontró que las empresas que cotizaron no son las mismas que aparecen en la justificación de la contratación, en el formato de contratación y adjudicaciones de fecha 21 de febrero de 2019, en el que se presentan las cotizaciones de las empresas: TINKKO SAS, WEWORK, SABANA y LATITUD SUR. De acuerdo con el archivo digital de los soportes contractuales las firmas que presentaron las cotizaciones fueron: 1. Impact Hub Candidate Medellín, 2. WEWORK, 3. Intergrupo en el Edificio Centro Ejecutivo Sabana Medellín, 4. Prosoma SAS en el Edificio Latitud Sur Medellín, y 5. Tinkko Edificio Milla de Oro Medellín. No se presentó la información con las mismas características que eran las empresas que iban a arrendar los espacios en diferentes edificios de Medellín, se debió colocar las firmas y los edificios donde tenían los espacios para arrendar. En el Acta del comité de compras de febrero 21 de 2019 se aprobó el arrendamiento del Site en Medellín por valor de $1.020.000.000, se aprueba un canon de 80 millones al mes.




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La propuesta de Tinkko en correo electrónico de fecha 13 de febrero de 2019 dirigido a Américas al correo [email protected] era la siguiente:

Puestos de trabajo: 145 puestos de trabajo Distribución: Layout sugerido adjunto en este correo Valor: $80.000.000 mes (antes de IVA) Espacio: 448,67m2 Duración del contrato: 1 año Tipo de negociación: Llave en mano En el anexo 4 “Condiciones particulares contratación de los servicios de oficina Inversiones Tinkko

S.A.S. Medellín” señala lo que se contrató: ESPACIO DE OFICINA PRIVADA (BY TINKKO) Puestos de trabajo: Total de 141 puestos de trabajo, 120 puestos de trabajo en espacio abierto, 16 puestos de trabajo en espacio privado, 2 salas de reuniones de 10 personas c/u, 2 salas de reuniones de 2 personas c/u, 1 oficina privada para 1 persona, 1 oficina privada para 3 personas, 1 puesto de trabajo en área de recepción. Distribución: Según layout aprobado por el cliente Valor: COP $80.000.000 por mes (antes de IVA) - Este valor incluye 8 parqueaderos privados dentro del edificio Milla de Oro Parqueaderos: 8 Incluidos dentro de la propuesta Espacio: 527,8 m2 (incluye áreas comunes) Duración del contrato: 1 año Tipo de negociación: Llave en mano. Hay cuatro puestos de trabajo menos consignados en la propuesta de 145 pasa a 141puestos por el mismo valor y además se contrata adicionalmente: Se contrató un Servicio de Internet Dedicado 100MB Descripción del servicio: Internet dedicado de 100mb para uso exclusivo del cliente, Valor servicio: COP $1,300.000* por mes (antes de IVA) *El valor del internet dedicado está calculado sobre una oferta inicial de un canal dedicado de 50mb con valor comercial de $1.400.000 y su diferencia para poder acceder a un internet de mayor velocidad (100MB) $2.700.000 - $1.400.000 = $1.300.000 (tarifa a cobrar por el servicio). Y se contrató adicional un Espacio de Puestos Fijos (Coworking) Número de puestos de trabajo: 5 (cinco) Ubicación: Piso 8 según plano adjunto Valor: COP $2.417.281 mes (antes de IVA) - $483.456* por puesto de trabajo Plazo: 12 meses *Este valor incluye un 15% de descuento por plazo y un 10% de descuento por volumen, lo cual corresponde al descuento máximo otorgado por Tinkko a sus

mailto:[email protected]




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clientes especiales Plan Contratado Duración del plan contratado: ( 1 ) año, fecha de inicio contrato: mayo 15 de 2019, Fecha de terminación contrato: mayo 14 de 2020 Descuento aplicable: Para los 5 puestos fijos únicamente (15% por tiempo y 10% por volumen) Descuento aplicado por: valor nominal: $ 83.717.281 depósito: $ mensualidad: $83.717.281 total (IVA incluido): $99.623.564. Como se puede verificar en los documentos de planeación contractual, justificación y solicitud de la contratación, los contratos adicionales a los que se hace alusión no fueron aprobados por el Comité de Compras, como lo establece el Manual de Contratación de Américas BPS. En especial el Capítulo II numeral 9. Iniciación del procedimiento de Contratación 9.1 Comité de Compras Parágrafo primero. Toda compra y selección de proveedor (de acuerdo a los montos establecidos en el parágrafo tercero) deberá ser realizado por el Comité de Compras de Américas, previa recomendación de la jefatura de compras. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE DISPOSICIONES EN


compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el inciso 2, del artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho

privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el numeral 9.1 del Capítulo II del Manual de Contratación. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Como se verificó en los soportes contractuales la propuesta de Tinkko remitida por correo electrónico de fecha 13 de febrero de 2019, era de 145 puestos de trabajo y esa propuesta fue la que se aprobó en el Acta del comité de compras de febrero 21 de 2019, el arrendamiento del Site en Medellín por valor de $1.020.000.000. Ahora bien, verificada la minuta contractual y sus anexos, se tomaron en arrendamiento 141 puestos de trabajo, cuatro puestos de trabajo menos que los consignados en el acta de aprobación citada, además se contrató adicionalmente un servicio de internet dedicado y un Espacio de Puestos Fijos (Coworking), con 5 puestos de trabajo. Como se puede verificar en los documentos de planeación contractual, justificación y solicitud de la contratación, los contratos adicionales a los que se hace alusión no fueron aprobados por el Comité de Compras, como lo establece el Manual de Contratación de Américas BPS. En especial el Capítulo II numeral 9. Iniciación del




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procedimiento de Contratación 9.1 Comité de Compras Parágrafo primero. Toda compra y selección de proveedor (de acuerdo a los montos establecidos en el parágrafo tercero) deberá ser realizado por el Comité de Compras de Américas, previa recomendación de la jefatura de compras. No se cumplió el procedimiento y debieron hacer otro comité de compras para aprobar lo adicional que se contrató. El reproche está en el no cumplimento de los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación en la etapa de planeación. Se confirma la observación y se ratifica en hallazgo administrativo. 3.3.6 Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS para el suministro de camisetas tipo polo. CONTRATO No. 022 de 2019 suscrito el 14 de abril de 2019

CONTRATISTA: ZORB PUBLICIDAD S.A.S.

NIT: 900.374.048-2

OBJETO: En virtud de este contrato, EL CONTRATISTA de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación jurídica ni laboral alguna se obliga realizar el suministro y entrega efectiva de NUEVE MIL (9000) CAMISAS TIPO POLO CON EL LOGO DE AMERICAS, de acuerdo con las siguientes especificaciones de fabricación y la oferta comercial el anexo No. 1 entregada por EL CONTRATISTA.


$114.061.500

PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución durante el cual el CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es a partir del quince (15) de abril 2019 y hasta el día treinta y uno (31) de diciembre de 2019. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminara automáticamente, salvo que las partes dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 14 de abril de 2019.

FECHA DE INICIO: 15 de abril de 2019.

FECHA DE TERMINACIÓN: 31 de diciembre de 2019 de noviembre de 2019.

FORMA DE PAGO: AMERICAS pagará al CONTRATISTA el valor de las prendas solicitadas acorde a cada entrega, mediante orden de compra y las cuales sean efectivamente entregadas de la siguiente manera: el valor establecido en cada orden de compra a los sesenta (60) días siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro ante AMERICAS, una vez se suscriba la respectiva acta de recibo a satisfacción por las partes y ésta sea aprobada por AMERICAS.




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FECHA DE LIQUIDACIÓN 31 de diciembre de 2019

MODIFICACIONES No.

ADICIÓN EN VALOR No se presentó.

Fue designada como Compradora operacional o supervisora del contrato a la Directora de Bienestar y Salud en el Trabajo de Américas BPS. El contrato tuvo como fecha de suscripción el día 14 de abril de 2019. ETAPA DE PLANEACIÓN Se revisaron los soportes presentados en PDF por Américas BPS en la nube y se observó lo siguiente: Justificación de la Contratación En el formato de contratación y adjudicaciones de fecha 12 de marzo de 2019 se realiza el detalle de la contratación: Camisetas Tipo Polo para el cumplimiento de requisito legal, la entrega de la dotación del año 2019, de acuerdo con los soportes se presentaron las siguientes cotizaciones:

CUADRO 10 COTIZACIONES CAMISETAS DOTACIÓN

PROVEEDOR DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO UNIT

PRECIO NETO

ZORB PUBLICIDAD Camiseta tipo polo blanca fusionado algodón 223 gr. Con logo bordado enfrente izquierda para damas y caballeros

9000 10.650 95.850.000

UNIFORMESE 9000 10.950 98.550.00

DOTAEXPERTOS 9000 11.900 107.100.000

H DOTACIONES 9000 11.196 100.764.000

FUENTE: Américas BPS

En Acta extraordinaria del Comité de Compras de Américas BPS del 20 de marzo de 2019, se reunieron los gerentes Financiero, de Operaciones, Gestión Humana y Comercial para aprobar compras entre las cual aparece el Proveedor ZORB PUBLICIDAD, entrega dotación 9.000 camisetas año 2019 por valor de $95.850.000 y se designó como Comprador Operacional con fecha 12 de marzo de 2019 a la Directora de SST y Bienestar del contrato suscrito entre Américas BPS y Zorb Publicidad




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La cotización No. 1271534-19 que presentó Zorb Publicidad SAS de fecha 11 de marzo de 2019 es de 9.000 camisetas tipo polo 100% algodón de 220 gr., en tres entregas parciales así: 3.000 camisetas en abril 2019. 3.000 camisetas en julio 2019. 3.000 camisetas en septiembre 2019. En la minuta del contrato en el alcance del objeto, se estipuló: El Contratista se obliga a cumplir con el siguiente objeto del contrato: CANTIDAD 9000, DESCRIPCIÓN Confeccionada en 100% algodón de 220 gr. cuellos y puños tejidos tono a tono y pechera con 3 botones. Color blanco tallas surtidas tallas S-M-L-XL-XXL bordadas parte superior izquierda, logotipo: Américas 8 cm, artes suministradas por el cliente, empacado en bolsa individual y se determina el cronograma de entregas

CUADRO 11 CRONOGRAMA ENTREGA CAMISETAS TIPO POLO

CANTIDAD MES DE ENTREGA

3000 abril 2019

3000 julio 2019

3000 septiembre 2019 FUENTE: Américas BPS

PÓLIZA DE SEGURO Liberty Seguros SA Póliza No. 40240 Referencia de pago 0010717003000 Póliza de cumplimiento para particulares Ciudad y fecha de Expedición: Bogotá: 25 de abril de 2019 AMPAROS Cumplimiento del contrato de: 15-04-2019 hasta: 31-04-2020 Salarios y Prestaciones Sociales de: 15-04-2019 hasta: 31-12-2022 Calidad de los bienes de: 15-04-2019 hasta: 30-06-2020 Acta de Inicio: 15/05/2019 Fecha Iniciación: 15/05/2019 Acta de recibo a satisfacción: 07 de febrero de 2020




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ACTA DE LIQUIDACIÓN 31 DE DICIEMBRE DE 2019 FACTURAS -Factura 5650 del 25 de julio de 2019 2191 camisetas por valor de $27.767.639 Sede Dorado 757 unidades Sede Carvajal 1191 unidades Sede Cali 246 unidades -Factura 5848 del 21 de noviembre de 2019 2013 camisetas por valor de $25.511.755 Sede Dorado 1500 unidades Sede Carvajal 312 unidades Sede Cali 201 unidades -Factura 5940 del 10 de febrero de 2020 2563 camisetas por valor de $32.182.181 Sede Dorado 1895 unidades Sede Carvajal 447 unidades Sede Cali 221 unidades

3.3.6.1 Hallazgo administrativo por incumplimiento en el plazo para la suscripción de las pólizas de seguros del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS.

Se verificó en los soportes del Contrato que se suscribió una póliza de seguro de cumplimiento para particulares con la aseguradora Liberty Seguros SA, Póliza No. 40240, Referencia de pago 0010717003000 el día 25 de abril de 2019. AMPAROS Cumplimiento del contrato de: 15-04-2019 hasta: 31-04-2020 Salarios y prestaciones sociales de: 15-04-2019 hasta: 31-12-2022 Calidad de los bienes de: 15-04-2019 hasta: 30-06-2020 De acuerdo con la minuta del contrato en la cláusula 8. Pólizas. “Para garantizar el

cumplimiento del presente contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir a favor de AMERICAS y presentar para su aprobación antes de la iniciación de la ejecución de los servicios y/o suministro de




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bienes, y en todo caso, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del presente contrato, la totalidad de pólizas de seguros y amparos que se describen a continuación, acompañadas del correspondiente recibo de pago de prima expedido por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia y sometida a vigilancia por parte de la Superintendencia Financiera. El no hacerlo, se considera incumplimiento grave del contrato. • Póliza de cumplimiento: que ampare todas las obligaciones derivadas del contrato, a cargo del CONTRATISTA, por un porcentaje equivalente al veinte (20%) del valor del presente contrato y con una duración igual a la del presente contrato y tres (3) meses más. • Póliza de Salarios, Indemnizaciones y Prestaciones Sociales: Una póliza de salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales que ampare el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que EL CONTRATISTA emplee en la ejecución del contrato, con una vigencia igual a plazo del contrato y tres (3) años más, el valor asegurado de la póliza debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato. • Garantía de Calidad Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del presente Contrato, y con una vigencia igual a la del término del contrato y seis (6) meses más, con el fin de garantizar la calidad en el servicio prestado. PARAGRAFO PRIMERO: La no entrega de la totalidad de garantías referidas en los términos de la presente clausula, faculta a AMERICAS a llevar a cabo cualquiera de las siguientes acciones: I) Terminación del contrato por incumplimiento grave, II) Suspender cualquier pago pendiente hasta en tanto EL CONTRATISTA no entregue las pólizas debidamente expedidas y con la aprobación de

AMERICAS.” Subrayado nuestro. La póliza No. 40240 de Liberty Seguros, con los amparos mencionados en el numeral 8 se expidió el 25 de abril de 2019 cuando el contrato fue firmado el 14 de abril de 2019 (día domingo) y se tenían tres días hábiles para presentar la póliza de seguros, es decir, hasta el 17 de abril de 2019, lo que no hicieron. Hasta el 25 de abril de 2019 suscribieron la póliza incumpliendo la cláusula 8 del contrato que es ley para las partes.

El Manual de contratación de Américas BPS versión 01 actualizado el 17 de agosto de 2017 señala en el numeral: “9.5 Garantías del Contrato En los contratos que celebre la Empresa por cuantía igual o superior a setenta (70) SMLMV antes de IVA y dependiendo de su naturaleza, la Dirección Jurídica solicitará las pólizas para amparar los diferentes riesgos. Si se ha pactado anticipo, se exigirá póliza que garantice su manejo y correcta inversión. En los contratos que se celebren para la adquisición de bienes se exigirá garantía de calidad o correcto funcionamiento. Las garantías deberán ser expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas y con sujeción a las reglas propias de dichos contratos. La aprobación de las garantías será competencia de la Dirección jurídica, lo cual será requisito




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necesario para que el comprador operacional dé inicio a la ejecución del contrato.”

En el Manual Comprador Operacional Américas versión 00 del 10 de octubre de 2014 señala las funciones administrativas de los Compradores operacionales “Numeral 1.5.1 Administrativas Comprende las siguientes actividades:

Realizar la solicitud de elaboración del contrato a la Dirección jurídica mediante la herramienta EL GESTOR DE SOLICITUDES.

Realizar el debido seguimiento a la etapa precontractual hasta la suscripción del contrato.

Gestionar las pólizas junto con su recibo de pago, estas deben ser entregadas a la Dirección Jurídica.

Organizar y custodiar la documentación relativa del contrato que se describe a continuación: Copia del contrato firmado, o /u orden de compra. Designación del comprador Operacional. Cronograma de actividades( para aquellos contratos que incluyan dicha obligación Remisión por parte del proveedor donde se certifique la entrega de los productos comprados

(para el caso donde aplique) Copia de otrosíes al contrato Copia de los informes de supervisión Copia del acta de recibo a satisfacción Informe de ejecución del contratista. (En los contratos que lo requieran ) Copia del acta de liquidación y terminación en los casos que se requieran. Demás documentos y correspondencia relacionados con la ejecución de los contratos”

Y respecto a la iniciación del contrato, dice: “Numeral 2.1 Iniciación del Contrato y Trámite.

La orden de inicio del contrato se impartirá una vez se hayan constituido y aprobado las pólizas y

pagado los impuestos a que haya lugar por parte del contratista (…)”. A pesar de que la minuta del contrato en la cláusula 8 señala taxativamente el plazo para suscribir las pólizas de seguros, estas no se suscribieron en el plazo indicado. Por lo que se señalan irregularidades en la supervisión del contrato y en la Dirección Jurídica de Américas BPS, en cuanto se incumplió las cláusula 8 del contrato, el Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, determinándose riesgos en el amparo del contrato y fallas en el control interno, puesto que no se proporciona la eficacia y eficiencia de las operaciones realizadas en la parte contractual y la falta de control interno en la supervisión de los contratos. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE


cuanto fueren compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el inciso 2,




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del artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas

del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el numeral 9.5 del Manual de Contratación, numeral 1.5.1 del Manual del Comprador Operacional, y cláusula 8 del contrato 022 de 2019. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.6.2 Hallazgo administrativo por incumplimiento en el plazo en la entrega de las camisetas de Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS De acuerdo con el cronograma de entregas se debieron realizar de acuerdo con el anexo 1 que es parte del contrato, que es la cotización que presentó Zorb Publicidad, así: Cronograma 3000 camisetas tipo polo en el mes de abril 2019 3000 camisetas tipo polo en el mes de julio 2019 y 3000 camisetas tipo polo en el mes de septiembre 2019 De acuerdo con las facturas que aparecen en el archivo documental se realizaron las siguientes entregas: 1. Se entregaran 2191 camisetas por valor de $27.767.639 el 25 de julio de 2019 2. Se entregaron 2013 camisetas por valor de $25.511.755 el 21 de noviembre de 2019; y 3. Se entregaron 2563 camisetas por valor de $32.182.181 el 10 de febrero de 2020 En total se entregaron 6767 camisetas por valor de $85.461.575 Por lo tanto no se cumple la cláusula 1. Objeto del Contrato con relación al cronograma de entrega señalado, donde se indican las cantidades y el mes de entrega.




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Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.6.3 Hallazgo administrativo por irregularidades en la suscripción de las actas de recibido del objeto del Contrato No. 022 de 2019 suscrito con Zorb Publicidad SAS En la entrega de las camisetas por parte de Zorb Publicidad a Américas BPS se suscribieron tres (3) actas de recibido a satisfacción así: 1. Acta de recibido a satisfacción suscrita el 25 de julio de 2019 por la compradora operacional del contrato donde señala que recibió el suministro de la polo blanca pero no señala la cantidad de camisetas que recibió. 2. Acta de recibido a satisfacción suscrita el 28 de octubre de 2019 por la compradora operacional del contrato donde señala que recibió 2013 camisetas polo. 3. Acta de recibido a satisfacción suscrita el 7 de febrero de 2020 por la compradora operacional del contrato donde señala que recibió el suministro de la polo blanca pero no señala la cantidad de camisetas que recibió. Se determina que no se cumplieron las obligaciones señaladas por los interventores o compradores operacionales en el recibo de bienes que deben señalar claramente el recibo de las unidades recibidas. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por incumplir el Manual del Comprador Operacional en el numeral 2.4.1. Recibo final de trabajos. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Como se puede verificar en los soportes del Contrato 022 de 2019 se suscribieron tres actas de recibido a satisfacción de fechas, 25 de julio de 2019, 28 de octubre de 2019 y 7 de febrero de 2020. En la segunda acta de recibido del 28 de julio de 2019 se señala claramente que se recibieron 2013 camisetas polo y en las otras dos actas no. En un acta de recibo el comprador operacional pudo colocar el número de las camisetas recibidas y en las otras no, a pesar de la constancia dejada por el comprador operacional del recibo a satisfacción de los elementos, no señala cuantas camisetas recibió y esto incumple sus obligaciones en el recibo de bienes,




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señaladas el Manual del Comprador Operacional en el numeral 2.4.1. Recibo final de trabajos. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.7 Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 suscrito con OTÁLORA GÓMEZ & ABOGADOS S.A.S.

CLASE DE CONTRATO:

Prestación de Servicios Profesionales de Abogado

CONTRATANTE: AMÉRICAS BUSSINES PROCESS SERVICES S.A. – AMÉRICAS BPS- Nit. 830.126.395-7

CONTRATISTA: OTÁLORA GÓMEZ & ABOGADOS S.A.S.

NIT. 901.025.646-4

OBJETO: En virtud de este contrato El CONTRATISTA se obliga a llevar la representación judicial y la asistencia jurídica necesaria para la defensa judicial de la Sociedad AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A., en calidad de víctima, con ocasión de los presuntos delitos de FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO, FRAUDE PROCESAL y demás conductas que pudiesen tipificarse, con ocasión de los hechos cometidos por JAIRO ARTURO VALDEZ CALDERÓN, JOHAN ANDRÉS TRUJILLO GUAYARA y CLAUDIA LILIANA PÁEZ BOHÓRQUEZ, quienes participaron en la suscripción de una Certificación de un Proveedor, de manera adulterada. PARÁGRAFO PRIMERO: El objeto del presente Contrato comprende la asistencia jurídica y la representación judicial de la sociedad en todas las actuaciones a las que sean vinculados dentro del Proceso Penal que se adelante por parte de la FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

VALOR DEL CONTRATO IVA INCLUIDO:

CIENTO CINCUENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS M/C. ($154.700.000)

PLAZO DE EJECUCIÓN:

El plazo de ejecución durante el cual el CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es a partir del 11 de diciembre de 2019 hasta por el término requerido para la cabal ejecución del objeto del presente Contrato.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN:

11 de diciembre de 2019

FECHA DE INICIO: 11 de diciembre de 2019

FECHA DE TERMINACIÓN:

Hasta por el término requerido para la cabal ejecución del objeto del presente Contrato.

FORMA DE PAGO: Treinta millones de pesos ($30.000.000) más IVA, que se pagarán contra el Informe de Actividades y Entregables.

Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) más IVA, que se pagarán contra la formulación de Imputación por parte del Fiscal a cargo del Caso, con ocasión de la Denuncia Penal presentada por AMÉRICAS.




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Cincuenta millones de pesos (50.000.000) más IVA. contra el Fallo del Juez de Conocimiento proferido dentro del Proceso Penal, objeto del presente Contrato.

FECHA DE LIQUIDACIÓN:

N/A

MODIFICACIONES: NO

ADICIÓN EN VALOR:

NO

Etapas del Contrato:

PRECONTRACTUAL: Aprobado por el Comité de Compras de Américas BPS el 6 de diciembre de 2019.

Manual de Contratación, para este valor de compra exige como acción a realizar “envío de términos de referencia” y no se hizo.

Manual de Contratación, para este valor de compra exige constituir “garantía de cumplimiento” y no se hizo.

CONTRACTUAL:

Suscripción del contrato el 11 de diciembre de 2019.

Acta de recibo a satisfacción suscrita el 26 de diciembre de 2019.

Factura del Contratista 28 de diciembre de 2019.

Comprobante de Pago al contratista 13 de mayo de 2020.

POS CONTRACTUAL:

En ejecución

3.3.7.1 Hallazgo administrativo por inadecuada aplicación del manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, al tramitar el contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de

Abogado” sin estar autorizado en el Manual de Contratación. Américas BPS se vio en la necesidad de contratar los servicios especializados de un abogado con el objeto de ejercer su representación judicial, asistencia jurídica y defensa judicial en calidad de víctima, con ocasión a presuntos delitos de FALSEDAD EN DOCUMENTO PRIVADO, FRAUDE PROCESAL y demás conductas, producto de hechos cometidos por empleados de la compañía, dentro de Proceso Penal que se adelante por parte de la Fiscalía General de la Nación. El contrato de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”, es aquel mediante el cual una persona natural o jurídica que presta servicios especializados en derecho, se obliga con respecto a otra a realizar acciones en su representación, defensa y asesoría Jurídica, a cambio del pago de honorarios.




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El Manual de Contratación de Américas BPS establece en el Numeral 2º que se regirán por este los contratos, órdenes de compra y órdenes de prestación de servicios que celebre la Empresa para el desarrollo de su objeto social y en calidad de contratante. Ibídem, hace claridad que no se tramitan con este manual los contratos que deban someterse a disposiciones legales especiales y aquellos en los que la Empresa deba alinearse a las directrices de casa matriz. En este orden, el contrato de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”, al no constituir una orden de compra ni una orden de prestación de servicios ordinarios (vigilancia, aseo, mantenimiento, provisiones, etc.), que celebre la Empresa para el desarrollo de su objeto social, no se podía autorizar y tramitar bajo las normas del Manual de Contratación y/o hacerle seguimiento y control mediante el Manual del Comprador Operacional. Por consiguiente, al tratarse de un contrato especializado generado por una necesidad eventual, para atender una situación ocasional, que no tiene que ver con el objeto de la compañía, el Comité de Compras y el Comprador Operacional, debieron abstenerse de aprobarlo y tramitarlo, y ponerlo en conocimiento de la alta dirección de la compañía para tome decisiones al respecto. Aunque las sociedades de economía mixta se rigen por las normas del derecho privado (contratos civiles y mercantiles), estas deben tener especial cuidado a la hora de contratar, de ordenar gasto, de invertir, de disponer recursos, por cuanto al mismo tiempo y en alguna proporción, además de los recursos privados se están administrando y manejan bienes y/o fondos públicos. Las sociedades mixtas toman decisiones contractuales con base en la "autonomía de la voluntad", contratan de forma privada y directa con mayor flexibilidad y celeridad, pero pueden eventualmente restar transparencia. Esta autonomía no es tan soberana, el artículo 1255 del Código Civil, impone una limitación cuando afirma: los contratantes pueden establecer los pactos cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público. De esta manera las sociedades de economía mixta a la hora de contratar, aunque gozan de autonomía no se pueden apartar de los principios básicos de la contratación, que exigen planeación, publicidad, transparencia, economía y




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previsibilidad. Principios que se deben reflejarse en sus normas de contratación y compras, y decisiones de sus empleados. Conclusión: Al haberse aprobado este contrato, se percibe inadecuada aplicación del Manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, por parte del comité de compras y del comprador operacional, quienes tratándose de un contrato no autorizado en el manual no se manifestaron al respecto, faltando a su obligación de hacerlo y autorizando la solicitud de elaboración del contrato a la Dirección Jurídica. Decisión que afecto los intereses del Distrito Capital. Razones: Se observa deficiencia en la interpretación y aplicación de los Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, por parte de los empleados de la compañía encargados de la aplicación Se observa que: 1.- Falta capacitación sobre la política en gestión contractual de la compañía, procesos, requisitos, operación y otros procedimientos. 1.1. Buscando que los empleados encargados de la contratación tengan claridad sobre aspectos de las etapas precontractual, contractual y poscontractual, que facilite la gestión dentro de la compañía, y capacitación en cuanto asesoría, coordinación, adelantamiento y seguimiento de las solicitudes de oferta, procesos de invitación y selección, suscripción, ejecución y liquidación de contratos, convenios, órdenes de compra y servicio. 2.- Falta modificar el Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, para aclarar procesos y conceptos. 2.1. Buscando que su contenido sea claro y preciso, que facilite a los empleados encargados de su aplicación hacer una interpretación inequívoca sobre aspectos importantes como la clase de contratación, procedimientos, garantías, tramite de ofertas, impedimentos, etc. 3.- Falta capacitación sobre el Manual de Contratación como instrumento estratégico y de apoyo, orientado a que los procesos de contratación sean objetivos, dentro de los parámetros de eficacia, eficiencia, economía, competencia, selección, riesgos, publicidad y transparencia. 3.1. Buscando una debida aplicación del “ÁMBITO DE APLICACIÓN” en cuanto a cuáles contratos, órdenes de compra o servicio se rigen por este manual y cuáles no. 3.2. Buscando una debida aplicación a la modalidad de “CONTRATOS DE TRAMITACIÓN EXTRAORDINARIA”, para que el Comité de Compras deje expresa constancia en el ACTA cuando un contrato es tramitado




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por vía extraordinaria, exponiendo razones que así lo amerite, y por las cuales se toma la decisión que justifique la urgencia. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo por la celebración de un contrato, que por su especialidad, generado por una necesidad eventual para atender una situación ocasional, debió ser puesto en conocimiento para su autorización por parte de la Alta Dirección de la compañía. Lo anterior, denota un desconocimiento e interpretación errónea, por parte de los servidores de la compañía encargados, de la aplicación de los Manuales de Contratación y del Comprador Operacional. Se observa falta de capacitación al personal y actualización de estas normas misionales, que no se actualizan desde el 2017. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal El Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional son normas internas producto de la buena fe objetiva y se caracterizan por ser claras en sus conceptos, de modo que su aplicación sea siempre justa e inequívoca para cada caso, en tal sentido no se comparte la afirmación que es “título de ejemplo”, por cuanto el manual contiene mandatos concretos y no para explicar, ilustrar o aclarar algo. Se mantiene la decisión que un contrato de prestación de servicios profesionales de abogado (sin importar con quien se haya suscrito), no está autorizado por los Manuales de Contratación y del Comprador Operacional. Pero haber sido aprobado y tramitado, estamos obligados a revisar el cumplimiento de las disposiciones del manual, se encontró incumplimiento concomitante entre el debido trámite y el Manual de Contratación. Razón por la cual es consecuente que hayan surgido las observaciones administrativas subsiguientes. Se encontró un Manual de Contratación ambiguo, con vacíos, con inconcordancias entre las funciones del Comité de Compras (9.1) y demás apartes del Manual, por cuanto: - Se contrata en su mayoría directamente, - Se acude a tres cotizaciones para obviar términos de referencia u otras acciones, - Se acude a Tramitación Extraordinaria para eludir la selección de los proveedores, y se obvia la exigencia de garantías contractuales en casos que proceden. Lo que exige una política clara en la gestión contractual de la compañía, ajuste a los manuales de Contratación y del Comprador operacional, se regule las funciones del Comité de Compras y capacite a sus empleados. Esto sería de gran ayuda para lograr una contratación segura y conveniente para la participación del Distrito Capital.




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Por consiguiente estas razones no desvirtúan las causas generadoras de la observación, en cuanto que Américas BPS no se enruta a una contratación privada objetiva y segura que garantice el óptimo manejo a los recursos del Distrito Capital. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.7.2 Hallazgo administrativo, por incumplimiento al Manual de Contratación y, al aprobar el Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”, desconociendo el debido trámite y sin el lleno de los requisitos. El Comité de Compras de Américas BPS, se reunió el 6 de diciembre de 2019 (5 días antes de la firma del contrato), y aprobó como una “compra requerida para la operación de la compañía”, el Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”. Encontramos que los honorarios acordados en el contrato son de $130.000.000 que equivalen al cambio del dólar del 11 de diciembre de 2019 (3.419) a USD 38.023, y si le sumamos el IVA queda en USD$41.597. Al observar el Numeral 9.2 del Manual de Contratación de Américas BPS, establece las reglas a las que se sujetarán los proveedores así:

VALOR DE COMPRA ACCIÓN A REALIZAR

De USD 1 hasta USD 500 Solicitar una cotización física o internet

> USD 500 y < 15.000 Solicitar tres cotizaciones, pueden ser telefónicas, físicas o vía internet, elaborar cuadro comparativo y adjuntar al documento de compra

Desde USD 15.000 hasta menos de USD 50.000

Si son servicios envío de términos de referencia

De USD 50.000 o más y en casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente, dependiendo de la naturaleza, proyecto o valor

RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta

Como el nivel de compra del contrato es “Desde USD 15.000 hasta menos de USD 50.000” se requiere como acción a realizar “envío de términos de referencia”, (ámbito espacial, objetivo general y específico, requisitos y calidades de los profesionales a contratar, selección, etc.), y por tratarse de contratar un abogado, además de lo anterior es




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necesario tener en cuenta para tasar los honorarios, la complejidad del asunto y el monto o la cuantía de la pretensión. Como son muchos los abogados y las firmas idóneas para prestar este tipo de servicios profesionales, el deber ser, era agotar los términos de referencia para conocer otras ofertas y decidirse por la más conveniente. Y así conocer los criterios para haber acogido en franca selección entre otras la Firma Otálora Gómez & Abogados. Aunque las sociedades de economía mixta se rigen por las normas del derecho privado (contratos civiles y mercantiles), estas deben tener especial cuidado a la hora de contratar, de ordenar gasto, de invertir, de disponer recursos, por cuanto al mismo tiempo y en alguna proporción además de los recursos privados se están administrando y manejan bienes y/o fondos públicos. Las sociedades mixtas toman decisiones contractuales con base en la "autonomía de la voluntad", contratan de forma privada y directa con mayor flexibilidad y celeridad, pero pueden eventualmente restar transparencia. Esta autonomía no es tan soberana, el artículo 1255 del Código Civil, impone una limitación a la "autonomía de la voluntad" cuando afirma: los contratantes pueden establecer los pactos cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público.2 De esta manera las sociedades de economía mixta a la hora de contratar, aunque gozan de autonomía no se pueden apartar de los principios básicos de la contratación, que exigen planeación, publicidad, transparencia, economía y previsibilidad. Principios que se deben reflejarse en sus normas de contratación y compras, y decisiones de sus empleados. Al examinar el procedimiento de contratación adelantado, encontramos que Américas BPS contrató con la firma OTÁLORA GÓMEZ & ABOGADOS S.A.S., sin haber dado cumplimiento al Numeral 9.2 del Manual de Contratación, que exige adelantar proceso de selección, con envío de términos de referencia. Américas BPS informa que no adelantó ningún trámite previo y ordinario al contrato, por cuanto el Manual de Contratación le permite la celebración de contratos de tramitación extraordinaria, y cita la Cláusula 7 del Manual de Contratación.

2 Artículo 1255 del Código Civil. Los contratantes pueden establecer los pactos, cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público.




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Pero la analizar la norma encontramos que para poder aplicar la Tramitación Extraordinaria se requiere que se den dos situaciones: 1.- Que la necesidad del bien o servicio sea de carácter urgente o inmediato, y 2.- Que no permita adelantar el trámite ordinario. En el acta del Comité de Compras de fecha 6 de diciembre de 2019 no existe constancia de las razones y justificaciones de urgencia, que hayan impedido tramitar ordinariamente este contrato, para no agotar los términos de referencia. No tiene sentido que el Manual de Contratación establezca unos requisitos a exigir, de acuerdo con el valor de compra, pero los empleados encargados de la contratación, sin importar el valor solamente exijan tres cotizaciones, afirmando (sin fundamento) que el Manual de Contratación le permite la celebración de contratos de tramitación extraordinaria. Omitiendo la acción de realizar una selección con envío de términos de referencia. A nuestro modo de ver, contratar un abogado para la formulación de la denuncia y ejercer defensa, no tiene el carácter de urgente e inmediato, luego este contrato debió adelantar con el trámite ordinario. Cuando se instaura una denuncia penal no se inicia la acción de manera inmediata, primero viene un reparto, una investigación y recopilación de evidencias, el fiscal no formula cargos sin adelantar una investigación. Para que esto suceda debe pasar mucho tiempo, tanto así que en consulta al Sistema Penal Oral Acusatorio - SPOA, el 22 de junio de 2020, el proceso aún no se ha adelantado diligencia de imputación de cargos después de 9 meses de presentada la denuncia. Conclusión: Al haberse no haberse enviado los términos de referencia en este contrato, se percibe incumplimiento del Manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, por parte del Comité de Compras y del Comprador Operacional, quienes tramitaron y aprobaron el contrato No. 2019-4976, desconociendo el trámite debido (de tramitación ordinaria) y sin el lleno de los requisitos (sin envío de términos de referencia). Decisión que afecto los intereses del Distrito Capital. Razones: Se observa un indebido cumplimiento por parte de los empleados de la compañía encargados de la aplicación de los Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional. Se observa que:




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1.- Falta de capacitación sobre la política en gestión contractual de la compañía, procesos, requisitos, operación, etc. 1.1. Buscando que los empleados encargados de la contratación tengan claridad sobre aspectos de los procedimientos, requisitos de la contracción, ordinaria y extraordinaria, adelantamiento y seguimiento de solicitudes de oferta, procesos de invitación y selección, suscripción, ejecución y liquidación de contratos, convenios, órdenes de compra y servicio. 2.- Falta modificar y aclarar el Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, respecto de procesos y conceptos. 2.1. Buscando que su contenido sea claro y preciso, que facilite a los empleados encargados de su aplicación hacer una interpretación inequívoca sobre aspectos importantes como la clase de contratación, procedimientos, garantías del contrato y tramite de ofertas. 3.- Falta capacitación sobre el Manual de Contratación como instrumento estratégico y de apoyo, orientado a que los procesos de contratación sean objetivos, dentro de los parámetros de eficacia, eficiencia, economía, competencia, selección, riesgos, publicidad y transparencia. 3.1. Buscando una debida aplicación a la modalidad de “CONTRATOS DE TRAMITACIÓN EXTRAORDINARIA”, para que el Comité de Compras deje expresa constancia en el ACTA cuando un contrato es tramitado por vía extraordinaria, exponiendo razones que así lo amerite, y por las cuales se toma la decisión que justifiquen la urgencia. 3.2. Para que en las Solicitudes de Oferta, la “ACCIÓN A REALIZAR”, sea obligatoria y de estricto cumplimiento por el Comprador Operacional y el Comité de Compras, y evitar así que se tramiten en gran porcentaje los contratos solo con tres cotizaciones sin importar el precio y/o valor de la compra o contrato, y se evite así adelantar los procesos de selección contenidos en el manual. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo por incumplimiento por parte de los servidores de la compañía encargados de la aplicación de los Manual de Contratación, además se observa falta de capacitación al personal y actualización de estas normas misionales, que no se actualizan desde el 2017. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal La razón de “urgencia” citada en la respuesta del sujeto de control y vigilancia, consistente básicamente en; “presentar denuncia de los hechos presuntamente delictivos que

se tuvo conocimiento”, no es razón para dar aplicación a la Cláusula 7 del Manual de Contratación, en el sentido que la contratación extraordinaria exige que se den dos




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situaciones: 1.- Que la necesidad del bien o servicio sea de carácter urgente o inmediato, y 2.- Que no permita adelantar el trámite ordinario. Persiste a nuestro modo considerar que, aunque los hechos ameriten tomar acciones internas inmediatas para evitar que se sigan presentado estos hechos, contratar un abogado para la formulación de la denuncia y ejercer defensa no tiene el carácter de urgente e inmediato, la elección del profesional requiere una selección objetiva y transparente, mediante el trámite ordinario. De lo contrario el Comité de Compras debió someter el caso a la aprobación de la Junta Directiva de acuerdo con lo ordenado en los Estatutos Sociales. Obsérvese que el factor “urgencia” no fue tratado ni quedó incluido en el orden del día en el Acta del Comité de Compras de fecha 6 de diciembre de 2019, junto con las razones y justificaciones que hayan impedido tramitar ordinariamente el contrato. Hasta la fecha en consulta en el Sistema Penal Oral Acusatorio - SPOA, en el proceso aún no se ha adelantado diligencia de imputación de cargos después de 9 meses de presentada la denuncia. No están patentizadas que esta Agencia Fiscal se haya sentado concomitantemente a tomar decisiones administrativas junto con Américas BPS, o que haya intervenido directa o indirectamente en sus decisiones de dirección, al igual este organismo de control no cuestiona los manuales de contratación y la interpretación de los mismos, solamente se refiere a su contenido y aplicación de manera objetiva en ejercicio de su función de vigilar a personas de derecho privado que manejan o administran recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. Por eso y de conformidad con su función ejerce esta vigilancia con carácter posterior y selectivo. Razón por las cuales no es de recibo que este ente de control haya incurrido en una coadministración ilegal, como lo da a entender la representante legal en la respuesta. Por consiguiente estas razones no desvirtúan las causas generadoras de la observación, en cuanto que Américas BPS no se enruta a una contratación privada objetiva y segura que garantice el óptimo manejo a los recursos del Distrito Capital.




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Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.7.3 Hallazgo administrativo, por incumplimiento al Manual de Contratación y al Manual del Comprador Operacional, al aprobar contrato sin exigir las garantías correspondientes al Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de Prestación de Servicios Profesionales de Abogado. El Comité de Compras de Américas BPS, se reunió el 6 de diciembre de 2019 (5 días antes de la firma del contrato), y aprobó como una “compra requerida para la operación de la compañía”, el Contrato No. 2019-4976 del 11 de diciembre de 2019 de “Prestación de Servicios Profesionales de Abogado”. Como quiera que se tramitó conforme con el Manual de Contratación, nos remitimos a él y encontramos que en el numeral “9.5 garantías del Contrato”, establece que los que celebre la Empresa por cuantía igual o superior a setenta (70) SMLMV antes de IVA y dependiendo de su naturaleza, la Dirección Jurídica solicitará las pólizas para amparar los diferentes riesgos. Este contrato tiene un valor de honorarios de $130.000.000 lo que para el 2019 representaba 157 SMLMV (salario mínimo 2019 $828.116), por lo cual debió solicitarse las pólizas para amparar riesgos. Américas BPS, decidió no solicitar pólizas al contratista con el argumento que en el Numeral 7 citado del Manual de Contratación, le permite la celebración de contratos de tramitación extraordinaria, y que los motivos que llevaron a tomar la decisión de no solicitar pólizas fueron: i) Idoneidad del Proveedor, ii) Naturaleza del Proceso Penal. Estas no son las razones reglamentarias para no exigir las garantías contractuales y amparar el cumplimiento del contrato, se evidencia una omisión por parte de los empleados encargados de la contratación por desconocimiento e inaplicabilidad de la norma. Que afecta los intereses del Distrito Capital. Su decisión se considera contraria a lo dispuesto en el Manual de Contracción, por cuanto en ningún momento esta norma es expresa en indicar, que en los casos de tramitación extraordinaria no se exigirán las garantías, o no son necesarias, o su exigencia depende de la discrecionalidad de los empleados, por el contrario establece que “la Dirección Jurídica solicitará las pólizas para amparar los diferentes riesgos”, en los casos de contratos por cuantía igual o superior a setenta (70)




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SMLMV antes de IVA. Solicitar es imperativo (obligatorio), diferente a podrá (facultad de ejecutar). El Manual de Contratación no hace distinción entre tramitación ordinaria o extraordinaria, a la hora de exigir las pólizas, simplemente dice que la Dirección Jurídica solicitará las pólizas en los casos de contratos por cuantía igual o superior a setenta (70) SMLMV y no hace ninguna excepción. Las verdaderas razones para exigir las garantías no pueden ser otras que, legitimar el cumplimiento del objeto contractual, el amparo del pago de los perjuicios directos que puedan causarse por un eventual incumplimiento de las obligaciones, más no la idoneidad del proveedor y la naturaleza del proceso penal. El Manual de Contratación permite la celebración de contratos de tramitación extraordinaria, (Numeral 7 del Manual de Contratación), pero esto no quiere decir que no se debe garantizar el cumplimiento del contrato. Aunque las sociedades de economía mixta se rigen por las normas del derecho privado (contratos civiles y mercantiles), estas deben tener especial cuidado a la hora de contratar, de ordenar gasto, de invertir, de disponer recursos, por cuanto al mismo tiempo y en alguna proporción, además de los recursos privados se están administrando y manejan bienes y/o fondos públicos. Las sociedades mixtas toman decisiones contractuales con base en la "autonomía de la voluntad", contratan de forma privada y directa con mayor flexibilidad y celeridad, pero pueden eventualmente restar transparencia. Esta autonomía no es tan soberana, el artículo 1255 del Código Civil, impone una limitación a la "autonomía de la voluntad" cuando afirma: los contratantes pueden establecer los pactos cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público.3 Al Comprador Operacional le corresponde de acuerdo con el numeral “1.5.3 Cumplimiento contractual” del Manual del Comprador Operacional, garantizar el cumplimiento del Manual de Contratación y de las disposiciones legales vigentes, que deberán ser atendidas en coordinación con la Dirección Jurídica de la Empresa, entre ellas -Controlar la vigencia de las garantías, sin embargo fue permitido por este empleado.





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Conclusión: Al haberse no haberse solicitado las garantías en este contrato, siendo obligatorio, se percibe incumplimiento del Manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, por parte del Comité de Compras y del Comprador Operacional, quienes tramitaron y aprobaron el contrato No. 2019-4976, desconociendo el trámite debido y sin el lleno de los requisitos (exigencia de garantías). Decisión que afecto los intereses del Distrito Capital. Como quiera que el contrato se encuentra iniciado su ejecución se debe subsanar, exigiendo al contratista la presentación de la garantía, conforme con el numeral “9.5 Garantías del Contrato” del Manual del Contratación. Razones: Se observa indebido manejo y aplicación por parte de los empleados de la compañía encargados de la aplicación de los Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional. Se observa que: 1.- Falta capacitación sobre la política en gestión contractual de la compañía, procesos, requisitos, operación y otros procedimientos. 1.1. Buscando que los empleados encargados de la contratación tengan claridad sobre aspectos de los procedimientos, requisitos de la contracción, ordinaria y extraordinaria, adelantamiento y seguimiento de solicitudes de oferta, procesos de invitación y selección, suscripción, ejecución, garantías y liquidación de contratos, convenios, órdenes de compra y servicio. 2.- Falta capacitación sobre el Manual de Contratación como instrumento estratégico y de apoyo, orientado a que los procesos de contratación sean objetivos, dentro de los parámetros de eficacia, eficiencia, economía, competencia, selección, riesgos, publicidad y transparencia. 2.1.- Para que la exigencia de las “GARANTÍAS

DEL CONTRATO” (Numeral 9.5) sean obligatorias para todos los contratos que celebre la Empresa por cuantía igual o superior a setenta (70) SMLMV antes de IVA y dependiendo de su naturaleza, sin excepción. 2.2.- Para que la aprobación de las garantías por parte de la Dirección Jurídica se haga más específica, puede ser por medio de una ficha técnica de análisis de la Garantía presentada o documento equivalente, donde se estipule de manera particular el tipo de póliza, número del documento, entidad otorgante, objeto del seguro, tomador, beneficiario, cobertura, vencimiento, valor estimado, etc., y se deje expresa constancia que esta cumple en cuanto a forma, objeto, monto y vigencia. En la actualidad se hace solamente una relación en Excel.




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Por lo anterior se presenta un incumplimiento por parte de los servidores de la compañía encargados de la aplicación de los Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, observándose falta de capacitación al personal y actualización de estas normas misionales, que no se actualizan desde el 2017. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE


cuanto fueren compatibles, las demás reglas del presente Libro.”, atendiendo que el inciso 2, del artículo 461 ibídem, indica que “Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas

del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el numeral 9.5 del Manual de Contratación y numeral 1.5.3 del Manual del Comprador Operacional. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Indistintamente a las calidades de la firma contratista, el manual de contratación exige de manera imperativa que la Dirección Jurídica solicite las pólizas para amparar los diferentes riesgos, en los casos de contratos por cuantía igual o superior a setenta (70) SMLMV, y la solicitud de las pólizas no se hizo. Las razones dadas por Américas BPS para justificar la omisión de la exigencia de las garantías, son que: “el Dr. Armando Otálora no es otra que su excelente trayectoria como

jurista en el área penal y quien ejerció desde el año 2012 al año 2016 como Defensor del Pueblo”, esta afirmación puede ser cierta, pero contractualmente riñe con las verdaderas causas a tener en cuenta a la hora de exigir garantías, como legitimar el cumplimiento del objeto contractual y el amparo del pago de los perjuicios directos causados por el incumplimiento de las obligaciones. Actualmente la firma contratista tiene facultades para sustituir el poder a otro que no represente las misma garantías para el cumplimiento del contrato, o sencillamente desatender total o parcialmente el proceso y no hay como exigirle extrajudicialmente su cumplimento, o hacer una reclamación o llamar en garantía a un tercero. Actualmente los riesgos del contrato están desprotegidos, poniendo en riesgo en la medida de su participación el patrimonio del Distrito Capital. Se requiere urgente subsanar, exigiendo al contratista la presentación de la garantía, conforme con el numeral “9.5 Garantías del Contrato” del Manual del Contratación.




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La respuesta no es suficiente para desvirtuar la observación por cuanto Américas BPS no se enruta a una contratación privada objetiva y segura que garantice el óptimo manejo a los recursos del Distrito Capital. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.8 Contrato No. 2019-0190 suscrito el 22 de agosto de 2019 suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S. para la entrega de bonos de calzado.

CLASE DE CONTRATO:

CONTRATO DE SUMINISTRO DE CALZADO

CONTRATANTE: AMÉRICAS BUSSINES PROCESS SERVICES S.A. – AMÉRICAS BPS- Nit. 830.126.395-7

CONTRATISTA: REPRESENTACIONES ROSMOS S.A.S.

NIT. 900.602.428-7

OBJETO: EL CONTRATISTA se compromete a realizar la entrega de 8.000 bonos representativos de calzado nuevo al personal femenino y masculino de AMERICAS en calidad de dotación, los cuales serán entregados en la sede del CONTRATISTA, de acuerdo a lo establecido en la cotización de fecha cuatro (04) de julio de 2019 anexo No.1 que hace parte integral del presente contrato.

VALOR DEL CONTRATO IVA INCLUIDO:

AMERICAS pagará al CONTRATISTA la suma de CIENTO OCHENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS ($184.000.000) más IVA que corresponde a la suma de TREINTA Y CUATRO MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($34.960.000).

PLAZO DE EJECUCIÓN:

El plazo de ejecución durante el cual el CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es a partir del veintitrés (23) de agosto de 2019 y hasta el día treinta (30) de diciembre de 2019. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminará automáticamente, salvo que las partes dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes.

FECHA DE SUSCRIPCIÓN:

23 de agosto de 2019

FECHA DE INICIO: 23 de agosto de 2019



FORMA DE PAGO: ANTICIPO: El veinte por ciento (20%) del valor del presente contrato equivalente a la suma de $43'792.000), dentro de los ocho (8) días siguientes a la emisión de la orden de compra.

SALDO FINAL: El ochenta por ciento (80%) restante correspondiente a la suma de $175168.000 a los sesenta (60) días siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro y se suscriba el acta de recibo a satisfacción.



MODIFICACIONES: NO




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ADICIÓN EN VALOR:

NO

Etapas del Contrato:

PRECONTRACTUAL: Aprobado por el Comité de Compras de Américas BPS el 15 de agosto de 2019.

Manual de Contratación, para este valor de compra exige como acción a realizar “RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta”. Y no se hizo.

CONTRACTUAL:

Suscripción del contrato el 23 de agosto de 2019.

Acta de Inicio 23 de agosto de 2019.

Actas de recibo a satisfacción 23 de septiembre de 2019 y 07 de noviembre de 2019.

Facturas del Contratista 19 de julio de 2019 y 07 de noviembre de 2019.

Comprobante de Pago al contratista 13 de mayo de 2020.

POS CONTRACTUAL:

Acta de Terminación 30 de diciembre de 2019

3.3.8.1 Hallazgo administrativo, por incumplimiento e indebida interpretación del Manual de Contratación y del Manual del Comprador Operacional, al aprobar Contrato No. 2019-0190, suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S desconociendo el debido trámite y sin el lleno de los requisitos (No se envió la solicitud de propuesta RFP (Request For Proposal). El Comité de Compras de Américas BPS, se reunió el 15 de agosto de 2019 y aprobó como una “compra requerida para la operación de la compañía”, el Contrato No. 2019-0190 suscrito el 22 de agosto de 2019 de “SUMINISTRO DE CALZADO”. Encontramos que el valor del contrato $184.000.000 más IVA que corresponde a la suma de $34.960.000, para un total de DOSCIENTOS DIECIOCHO MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS M/C. ($218.960.000). Al observar el Numeral 9.2 del Manual de Contratación de AMÉRICAS BPS, establece las reglas a las que se sujetarán los proveedores así:

VALOR DE COMPRA ACCIÓN A REALIZAR

De USD 1 hasta USD 500 Solicitar una cotización física o internet

> USD 500 y < 15.000

Solicitar tres cotizaciones, pueden ser telefónicas, físicas o vía internet, elaborar

cuadro comparativo y adjuntar al documento de compra




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Desde USD 15.000 hasta menos de USD 50.000

Si son servicios envío de términos de referencia

De USD 50.000 o más y en casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia

correspondiente, dependiendo de la naturaleza, proyecto o valor

RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta

Como el nivel de compra del contrato es de superior a USD 50.000, se requiere como acción a realizar “RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta”. El Numeral 9.2 del Manual de Contratación, es claro al indicar que cuando el valor de la compra es igual o superior a USD 50.000 o un caso excepcional a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente, la acción a realizar es solicitud de propuesta RFP, es decir cualquiera que sea el caso (mayor de 50.000 dólares o caso excepcional), siempre hay que hacer la “solicitud de propuesta formal” a varios proveedores potenciales pidiendo una propuesta también formal para suministrar bienes o servicios con bases a unas especificaciones “técnicas” que deben estar establecidas en la solicitud, y diferente a pedir tres cotizaciones. Invitar a nueve (9) proveedores, es diferente a adelantar solitudes de propuesta RFP (Request For Proposal). Si la columna del valor de la compra habla de “casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente”, no quiere decir que se esté dando facultades extraordinarias al comité de compras para obviar la acción a realizar la solicitud de propuesta RFP. Cambiar esto por tres cotizaciones constituye una indebida interpretación y aplicación del manual. Este contrato tiene valor determinado de $218.960.000 equivalente a USD$64.685, no es un caso excepcional. Razón por la cual esta auditoria difiere y considera un incumplimiento al Manual de Contratación, lo manifestado por Américas BPS, cuando afirma que para esta compra no se hace un RFP teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 9.1, parágrafos primero y segundo, donde se determina que para la selección del proveedor se acudirá preferiblemente a tres cotizaciones de distintos proveedores. Queriendo dan a entender que el Comité de Compras tiene facultades extraordinarias de aplicar el manual a su manera, a la hora de decidir sobre las solicitudes de requisición de bienes y/o servicios, exigiendo a su capricho solamente tres cotizaciones de distintos proveedores. En ese sentido podríamos decir que




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cualquier reglamento diferente a tres condiciones por más técnico y transparente que sea, no se tendrá en cuenta. Dando lugar a una indebida aplicación del Manual de Contratación. Al examinar el procedimiento de contratación adelantado, encontramos que Américas BPS contrato con Representaciones Rosmos S.A.S., sin haber dado cumplimiento al Numeral 9.2 del Manual de Contratación, que exige adelantar proceso de selección, la acción a realizar “RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta”. No tiene sentido que el Manual de Contratación establezca unos requisitos a exigir de acuerdo con el valor de compra, y los empleados encargados de la contratación, sin importar el valor solamente exijan tres cotizaciones con el argumentando que el Manual de Contratación lo permite. Aunque las sociedades de economía mixta se rigen por las normas del derecho privado (contratos civiles y mercantiles), estas deben tener especial cuidado a la hora de contratar, de ordenar gasto, de invertir, de disponer recursos, por cuanto al mismo tiempo y en alguna proporción además de los recursos privados se están administrando y manejan bienes y/o fondos públicos. Las sociedades mixtas toman decisiones contractuales con base en la "autonomía de la voluntad", contratan de forma privada y directa con mayor flexibilidad y celeridad, pero pueden eventualmente restar transparencia. Esta autonomía no es tan soberana, el artículo 1255 del CC, impone una limitación a la "autonomía de la voluntad" cuando afirma: los contratantes pueden establecer los pactos cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público.4 De esta manera las sociedades de economía mixta a la hora de contratar, aunque gozan de autonomía no se pueden apartar de los principios básicos de la contratación, que exigen planeación, publicidad, transparencia, economía y previsibilidad. Principios que se deben reflejarse en sus normas de contratación y compras, y decisiones de sus empleados. Conclusión: Lo anterior constituye incumplimiento e indebida interpretación del Manual de Contratación por parte del Comité de Compras, quienes tramitaron y aprobaron el contrato No. 2019-0190, desconociendo el trámite debido para la





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selección del proveedor y sin el lleno de los requisitos. Evidenciándose liberalidad en la aplicación del procedentito. Razones: Se evidencia incumplimiento e indebida interpretación por parte de los empleados de la compañía encargados de la aplicación del Manual de Contratación. Se observa que: 1- Falta capacitación sobre la política en gestión contractual de la compañía, procesos, requisitos, operación, etc. 1.1. Buscando que los empleados encargados de la contratación tengan claridad sobre aspectos de los procedimientos, especialmente el adelantamiento y seguimiento de solicitudes de oferta, procesos de invitación y selección, en contratos, convenios, órdenes de compra y servicio. 2.- Falta modificar y aclarar el Manual de Contratación y el Manual del Comprador Operacional, respecto de procesos y conceptos. 2.1. Buscando que su contenido sea claro y preciso, que facilite a los empleados encargados de su aplicación hacer una interpretación inequívoca sobre aspectos importantes como la clase de contratación, procedimientos y trámite de ofertas. 3.- Falta capacitación sobre el Manual de Contratación como instrumento estratégico y de apoyo, orientado a que los procesos de contratación sean objetivos, dentro de los parámetros de eficacia, eficiencia, economía, competencia, selección, riesgos, publicidad y transparencia. 3.1. Para que en las Solicitudes de Oferta, la “ACCIÓN A REALIZAR” (Numeral 9.2) sea obligatoria y de estricto cumplimiento por el Comprador Operacional y el Comité de Compras, y evitar así que se tramiten como sucede actualmente en gran porcentaje, donde solo se acude a tres cotizaciones, sin importar el precio y/o valor de la compra o contrato, y se evite adelantar los procesos de selección contenidos en el manual, perdiendo trasparencia el proceso de selección. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo por incumplimiento e indebida interpretación por parte de los servidores de la compañía encargados de la aplicación del Manual de Contratación. Además se observa falta capacitación al personal y actualización de estas normas misionales, que no se actualizan desde el 2017. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal




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Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.8.2 Hallazgo administrativo, por falta control por parte del Comprador Operacional, en el cumplimiento del objeto del Contrato No. 2019-0190 suscrito con Representaciones Rosmos S.A.S de conformidad con el Manual del Comprador Operacional. El Comité de Compras de Américas BPS, se reunió el 15 de agosto de 2019 y aprobó como una “compra requerida para la operación de la compañía”, el Contrato No. 2019-0190 suscrito el 22 de agosto de 2019 de “SUMINISTRO DE CALZADO”. Encontramos que el valor del contrato $184.000.000 más IVA que corresponde a la suma de $34.960.000, para un total de Doscientos dieciocho millones novecientos sesenta mil pesos m/c. ($218.960.000). EL CONTRATISTA se obliga la entrega de 8.000 bonos representativos de calzado, los cuales deberán estar impresos con mínimas condiciones de seguridad de forma que se evite su falsificación, y entregarlos en la sede de AMERICAS, de la siguiente manera: 5.500 bonos en agosto de 2019 y 2.500 en diciembre de 2019. Lugar para la redención: Para que las personas designadas por este realicen la redención del bono de calzado en las sedes ubicadas en la ciudad de Bogotá en la calle 5 No. 26-11 barrio San Fernando, en el horario de Lunes a Sábado de 9:00 am a 6:00 pm, en la ciudad de Cali en la Calle 24C No. 26-09, en el horario de Lunes a Sábado de 9:00 am a 6:00 pm. Como el contrato ya se encuentra terminado, se solito el listado de las 8.000 personas designadas por Américas BPS para recibir el bono y el calzado, donde certifique nombre, fecha, lugar donde recibo el bono, igualmente nombre, fecha y lugar donde lo redimió, con la prueba de haberlo recibido y de haberlo redimido (firma, factura, etc.). La información enviada al sitio web SharePoint en el Numeral 11 - Entrega de bonos a funcionarios ABPS, no es clara, no es ordenada, tiene información de años anteriores, no referencia bonos calzado, hace referencia a camisetas, etc., en conclusión no es pertinente y útil. Se recibió una tabla Excel denominada: “RELACIÓN COLABORADORES A QUIEN SE

ENTREGÓ DOTACIÓN” donde se relacionan 6921 nombres, pero que no contiene




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prueba clara si fueron entregados efectivamente los bonos y sí los trabajadores recibieron el calzado oportunamente con los estándares de calidad y características citadas en el contrato, no se allegó prueba de la redención. Estos documentos no alcanzan a demostrar que el contrato de suministro se cumplió satisfactoriamente por parte del contratista de acuerdo con el objeto y obligaciones del contrato, donde se comprometió a realizar la entrega de 8.000 bonos representativos de calzado nuevo al personal femenino y masculino de AMÉRICAS en calidad de dotación, los cuales serán entregados en la sede del CONTRATISTA, de acuerdo a lo establecido en la cotización de fecha cuatro (04) de julio de 2019 anexo No.1 que hace parte integral del presente contrato. A la fecha el Comprador Operacional no se ha pronunciado faltando a su obligación de hacer seguimiento a la ejecución del contrato y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. Igualmente no se recibió una relación de pagos completa, donde se incluya el anticipo y el saldo final, de acuerdo con los plazos y condiciones de la Cláusula 5 del contrato, incluyendo factura o cuenta de cobro debidamente radicada ante Américas BPS, actas de recibo a satisfacción aprobada por el Comprador Operacional y comprobantes de pago, que sumen el valor del contrato, donde se demuestre que los pagos y las partes se declaren las partes a paz y salvo. El acta de terminación fue suscrita desde el 30 de diciembre de 2019 y al día presente no se tiene claridad al respecto, de acuerdo con lo acordado dicha acta, quedo pendiente el trámite de los pagos causados a la fecha de terminación del contrato, los cuales serán efectuados conforme a lo establecidos en la cláusula forma de pago del contrato. Conclusión: Lo anterior constituye un incumplimiento del Manual del Comprador Operacional, por parte del Comprador Operacional, dentro del contrato No. 2019-0190, al no haber ejercido el control y seguimiento de las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato, y verificar permanentemente la calidad de los bienes o servicios que se estipula en el contrato y controlar su avance de acuerdo con los cronogramas. Evidenciándose mucha liberalidad que afecta los intereses del Distrito Capital. Razones: Se observa incumplimiento a las funciones en el desarrollo de actividades por el Comprador Operacional.




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Se hace necesario que Américas BPS: 1.- Allegue las pruebas reales que fueron entregados los 8.000 bonos, representativos de calzado, de acuerdo con el contrato, donde certifique nombre, fecha, lugar donde recibo el bono, igualmente nombre, fecha y lugar donde lo redimió, y la prueba de haberlo recibido y de haberlo redimido (firma, factura, etc.). 2.- Allegue la relación de pagos completos; Las facturas o cuentas de cobro presentadas por el contratista junto con las pruebas de cumplimiento, incluyendo el anticipo y el saldo final, y el trámite de los pagos causados a la fecha de terminación del contrato. Por lo anterior se presente un incumplimiento al Manual del Comprador Operacional, por parte del Comprador Operacional, al no haber ejercido el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecución del contrato. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE



del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el Manual del Comprador Operacional. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Se realizó la observación con el objeto que Américas BPS presente las pruebas reales del cumplimiento de entrega de 8.000 bonos, representativos de calzado, y la relación de pagos completos (facturas, con las pruebas de cumplimiento, incluyendo el anticipo y el saldo final, y el trámite de los pagos causados a la fecha de terminación del contrato). En la respuesta Américas BPS, hace alusión nuevamente a los documentos que fueron enviados el 14 de mayo de 2020 y 11 de junio de 2020 al sitio web SharePoint en los Numerales 11 y 15, donde se encontró información desordenada, de años anteriores al contrato, no referencia a bonos de calzado, hace referencia a camisetas y otros elementos, información no pertinente ni útil. Se vuelve hacer referencia a: la tabla Excel “RELACIÓN COLABORADORES A QUIEN SE ENTREGÓ

DOTACIÓN” donde se relacionan tres libros (abril, agosto y diciembre de 2019), que contienen una relación donde en su mayoría son las mismas personas en cada una,




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para un total de 6921 nombres. Al Formato “CONTROL ENTREGA DE DOTACIÓN Y

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL EPP”, en blanco y sin diligenciar, se requiere que estén diligenciados, que contenga prueba que el trabajador recibió el calzado como componente de dotación. No es cierto que este documento evidencie de entrega de dotación. Documentos que no constituyen prueba efectiva de entrega de los bonos y la redención del calzado. Es obligación del empleador entregar a los trabajadores la dotación de ley en los plazos establecidos, y si lo hace por medio de un tercero debe asegurarse que el trabajador reciba la dotación en los plazos establecidos, lo que hace contraria la afirmación de Américas BPS que la redención y uso de los bonos es responsabilidad de los colaboradores, queriendo evadir esta responsabilidad. No se pudo comprobar que el Contratista hizo entrega efectiva de 8.000 bonos representativos de calzado, que se cumplió la entrega así: 5500 bonos en agosto de 2019 y 2.500 en diciembre de 2019. Se relacionan las facturas 1366 del 10/09/2019 y 1376 del 11/20/2019 por valor de $164.220.000, que no corresponden a las fechas de la forma de pago y valor del contrato (valor del contrato $218.960.000), sobre el anticipo solo se relaciona en el cuadro Excel un pago por $36.800.000 sin datos. No se pudo comprobar los pagos se hayan efectuado dentro de los términos contractuales; ANTICIPO a los ocho 8 días siguientes a la emisión de la orden de compra, y SALDO FINAL: dentro de los 60 días siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro, y la suscripción de la respectiva acta de recibo a satisfacción. Se requiere conocer el listado o documento equivalente de las 8.000 personas designadas por Américas BPS para recibir el bono y el calzado, y la relación de pagos completa, que incluya el anticipo y el saldo final, de acuerdo con los plazos y condiciones de la cláusula 5 del contrato, incluyendo factura o cuenta de cobro debidamente radicada ante Américas BPS, actas de recibo a satisfacción aprobada por el Comprador Operacional y comprobantes de pago, que sumen el valor del contrato. La respuesta no es suficiente para desvirtuar la observación por cuanto, se evidencia irregularidades en la supervisión por parte del Comprador Operacional. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo




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3.3.9 Contrato 0029 del 2019 suscrito el 5 de julio de 2019 con TRANSPORT TEAMS S.A.S.

CONTRATO No. 0029 de 2019

CONTRATISTA TRANSPORT TEAMS S.A.S.

NIT 901.269.394-0

FECHA DE SUSCRIPCIÓN 5 de julio de 2019

ACTA DE INICIO 8 de julio de 2019

OBJETO Cláusula primera: El objeto del presente contrato es el suministro por parte de El Contratista del servicio de transporte desde y hacia los puntos que AMÉRICAS requiera en la ciudad de Bogotá y los departamentos del Valle del Cauca, Boyacá, Huila, Cundinamarca y los que se encuentran establecidos en la respectiva Oferta comercial de fecha 02 de Julio de 2019, anexo No. 1 y Anexo No. 2 lista de departamentos y municipios, el cual será destinado a personal de apoyo logístico autorizado por Américas.

DURACIÓN Cláusula sexta: “El plazo de ejecución durante el cual EL CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es de siete (7) días contados a partir del 8 de julio de 2019. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminará automáticamente, salvo que las partes dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes”.

VALOR Cláusula tercera: $288.400.000 Américas pagará de la siguiente manera: “a) El 50% como anticipo a la firma del presente contrato que corresponde a $144.200.000 debiendo presentar la correspondiente orden de compra, lo cual se utilizará por el CONTRATISTA para el cubrimiento del inicio de la operación; b) El 50% restante que corresponde a la suma de $144.200.000, previa presentación de factura junto con el acta de entrega del servicio, siendo su pago contra entrega”.

MODIFICACIONES OTRO SI No. 1 suscrito el 12 de julio de 2019 “Adicionar el valor del contrato establecido en la cláusula tercera del contrato en los siguientes términos: TERCERA: Adicionar el valor del contrato por la suma de TREINTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($31.200.000). SEGUNDA: Modificar la cláusula sexta del contrato en los siguientes términos: SEXTA DURACIÓN: El plazo de ejecución durante el cual EL CONTRATISTA se obliga a cumplir el objeto del presente contrato es a partir del ocho (8) de julio de 2019 hasta el día catorce (14) de agosto de 2019. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminará automáticamente, salvo que las partes




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dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes”.

VALOR TOTAL DEL CONTRATO $319.600.000

FECHA DE TERMINACIÓN 15 de agosto de 2019

3.3.9.1 Hallazgo administrativo el Comité de Compras, no aprobó la modificación en el plazo pactado en el Otrosí del contrato, tampoco se observó la justificación detallada de los servicios adicionales aprobados. En el Acta de terminación se omitió información del contrato. El Comité de Compras en Acta Extraordinaria del 11 de julio de 2019, aprobó el Otrosí No. 1 al contrato por “Servicios adicionales para el servicio de transporte de la campaña

IDC”, por valor de $31.200.000, sin el detalle de los servicios adicionales; en el acta no se evidenció la aprobación de la modificación de la cláusula SEXTA, Duración del Contrato, cuyo plazo de ejecución se amplió hasta el 14 de agosto de 2019, obligación que fue pactada en el Otrosí No. 1. Por lo tanto, el Otrosí No. 1 se suscribió sin la debida justificación y el plazo de ejecución fue modificado hasta el 14 de agosto de 2019, sin la aprobación del comité de compras. De otra parte, Américas BPS remitió la relación de los recorridos para las jornadas adicionales presentados como ajustes de la adición al contrato, para el traslado de personal supernumerario; no obstante, en dicha relación no se evidenció el período de ejecución de los recorridos5, toda vez que el plazo del contrato inicial era del 8 al 14 de julio de 2019, y con la modificación el plazo se amplió hasta el 14 de agosto de 2019. El Acta de terminación del contrato firmada por las partes el 15 de agosto de 2019, no registra el número del contrato, ni las órdenes de compra asociadas al mismo, de igual forma relacionan: El valor inicial del contrato por $288.400.000 y se omite la información de la adición pactada en el Otrosí por $31.200.000, para un valor total del contrato de $319.600.000, lo anterior, si se tiene en cuenta que la fecha del acta de terminación 15 de agosto de 2019.

5 Oficio solicitud de información Contraloría No. 2-2020-09550 del 16 de junio de 2020, respuesta Américas BPS

Comunicado N°022-2020 del 18 de junio de 2020.




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En las consideraciones, numeral 2 “El mencionado contrato finalizó por vencimiento del plazo

inicialmente pactado, como consecuencia las partes:

Elija una opción: Declaran que queda pendiente el trámite de los pagos causados a la fecha de terminación el referido contrato, los cuales serán afectados conforme a lo establecido en la cláusula forma de pago del contrato. Una vez se efectúe el pago correspondiente por parte de Américas y en favor del proveedor, las partes declaran quedar recíprocamente a paz y salvo de cualquier obligación surgida a causa o con ocasión del contrato”

El plazo inicialmente pactado, fue prorrogado hasta el 14 de agosto de 2019 mediante el Otrosí No.1, aspecto que no se indica en la referida acta, tampoco se establece el valor pagado, ni el saldo pendiente por parte de Américas y en favor del proveedor, máxime cuando el 15 de agosto de 2019 se suscribió el acta y a esa fecha se habían realizado pagos resultado de la ejecución. Lo anterior contraviene lo establecido en: El Manual de Comprador Operacional numeral 1.5.3 Cumplimiento contractual. “Gestionar ante las instancias respectivas las

prórrogas o modificaciones del contrato con el debido tiempo en cumplimiento de los términos establecidos en los contratos para las prórrogas, las cuales, en todo caso, deben ser aprobadas por

el Comité de Compras de la Empresa”, el numeral 1.5.1 Administrativas “Verificar que el

contrato se desarrolle dentro del plazo y cuantías establecidas” y en el MANUAL DE CONTRATACIÓN numeral 9.8 Prórroga y Modificación de los Contratos “Siempre

que medie evaluación previa del Comité de Compras, según las competencias definidas en este Manual, los contratos que celebre la Empresa podrán prorrogarse, adicionarse o modificarse en sus condiciones económicas, para lo cual, se requerirá la suscripción de un OTROSÍ debidamente suscrito por los representantes legales de las partes”., y los demás aspectos contemplados en la observación. La situación descrita configura un hallazgo administrativo por lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE DISPOSICIONES EN



privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el numeral 9.8 del Manual de Contratación y los numerales 1.5.1 y 1.5.3 del Manual del Comprador Operacional. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal En la respuesta la empresa contesta: “Américas se permite informar que en el acta del Comité

de Compras está la aprobación de la ampliación del contrato (…)”, verificada el Acta del Comité de Compras Extraordinaria del 11 de julio de 2019 (Folio 1), mediante la cual se




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aprobó el Otrosí No. 1, no se evidenció la ampliación del plazo del contrato conforme a la cláusula sexta y a lo establecido en el Manual de Contratación numeral 9.8 Prórroga y Modificación de los Contratos “Siempre que medie evaluación previa del

Comité de Compras, según las competencias definidas en este Manual, los contratos que celebre la Empresa podrán prorrogarse, adicionarse o modificarse en sus condiciones económicas, para lo cual, se requerirá la suscripción de un OTROSÍ debidamente suscrito por los representantes legales

de las partes”. (Resaltado fuera del texto original). Los argumentos planteados no desvirtúan la observación, el Otrosí No. 1 se suscribió sin la debida justificación, en el Acta de terminación del contrato se omite información relevante del contrato 0029 de 2019 y del Otrosí No. 1, los demás aspectos contemplados en la observación se confirman. Se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.9.2 Hallazgo administrativo se presentan contradicciones entre lo pactado en el contrato 0029 de 2019 y la oferta comercial. Se incumple con las obligaciones del Comprador Operacional El objeto del contrato 0029 de 2019 en la Cláusula primera señala “El objeto del

presente contrato es el suministro por parte de El Contratista del servicio de transporte desde y hacia los puntos que AMÉRICAS requiera en la ciudad de Bogotá y los departamentos del Valle del Cauca, Boyacá, Huila, Cundinamarca y los que se encuentran establecidos en la respectiva Oferta comercial de fecha 02 de Julio de 2019, anexo No. 1 y Anexo No. 2 Lista de Departamentos y Municipios, el cual será destinado a personal de apoyo logístico autorizado por Américas”.

(Resaltado fuera de texto) Igualmente, en el contrato cláusula 11, numeral 11 se estableció “(…) EL

CONTRATISTA asumirá los gastos que se ocasionen como consecuencia de la ejecución del

contrato tales como peajes, seguros, impuestos, gasolina, viáticos entre otros (…)”, consultada la oferta comercial del 02 de julio de 2019 Anexo 1, emitida por el contratista TRANSPORT TEAMS S.A.S. numeral 6 se indica “(…) En esta Oferta Mercantil No está

incluido valor de peajes (…)” (Resaltados anteriores fuera del texto).

El contrato 0029 de 2019 en la cláusula décima primera OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA numeral 5 estableció “Presentar al comprador operacional de AMÉRICAS al

inicio del contrato, la relación de los conductores que conducirán los vehículos asignados, presentado la siguiente información mínima: nombre, número de cédula de ciudadanía, dirección y

número teléfono celular o fijo, copia de la licencia de conducción a AMÉRICAS”, como respuesta a la solicitud de la Contraloría6, la empresa informó “No se tiene la relación de la referencia,

6 Solicitud información Oficio Contraloría No. 2-2020-09550 del 16 de junio de 2020, respuesta Américas Comunicado

N°022-2020 del 18 de junio del 2020.




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con el detalle solicitado”, por lo tanto, se incumple lo pactado en la cláusula décima primera OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA numeral 5, con relación a las actividades propias del contrato, para el control y seguimiento que debe ejercer el Comprador Operacional. De lo anterior se observa que se presentan contradicciones entre lo establecido en la Oferta del contratista, sobre la No inclusión del valor de peajes y lo pactado en el contrato cláusula 11, numeral 11, que indica la obligación del contratista a asumir los gastos que se ocasionen de los peajes, lo que ocasiona riesgos ante posibles reclamaciones, toda vez que los documentos señalados forma parte del objeto contractual y del contenido del mismo. Por lo tanto, se presentan contradicciones, en lo establecido en la Oferta del contratista numeral 6 “En esta Oferta Mercantil No está incluido valor de peajes”, y lo pactado en el contrato 0029 de 2019 clausula primera Objeto, cláusula 11, numeral 11 “EL

CONTRATISTA asumirá los gastos que se ocasionen como consecuencia de la ejecución del contrato tales como peajes, seguros, impuestos, gasolina, viáticos entre otros”.

Al igual, se incumple el numeral 5, de la cláusula décima primera OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA y la cláusula VIGÉSIMA PRIMERA del contrato - COMPRADOR OPERACIONAL: “La vigilancia de la ejecución del Contrato será ejercida por

AMERICAS a través de su funcionario CAROLINA QUINTERO (Directora de Operaciones) o quien lo remplace o a quien se delegue. El supervisor tendrá frente al CONTRATISTA los atributos, facultades y potestades que le otorgue previamente y de manera expresa AMÉRICAS”.

La situación descrita configura un hallazgo administrativo por lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE DISPOSICIONES EN



privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el Manual del Comprador Operacional y el numeral 5 de la cláusula 11 y 21 del contrato 0029 de 2019. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.9.3 Hallazgo administrativo no se aportaron las pólizas todo riesgo de los vehículos con cobertura global y de responsabilidad civil extracontractual en exceso




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de cada vehículo. Se omite la solicitud de oferta. Debilidades en el manejo y control de la información contractual. La Contraloría solicitó copias de las pólizas de seguros contra todo riesgo de los vehículos con cobertura global y de las pólizas de responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo, según lo contemplado en el contrato cláusula DÉCIMA SEXTA. PÓLIZAS: “EL CONTRATISTA constituirá a favor de AMERICAS

las siguientes pólizas por parte de una compañía de seguros debidamente conformada en Colombia y sometida a vigilancia por parte de la Superintendencia Financiera:

Póliza contra todo riesgo de los vehículos con cobertura global (…)” y en la cláusula décimo primera numeral 12. “Mantener vigentes las garantías que amparan este contrato, el SOAT y las

pólizas de responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo”.

La respuesta de Américas BPS ”(…) la razón de la inclusión de este tipo de obligaciones es

eminentemente recordativos a la responsabilidad objetiva que previamente adquiere el PROVEEDOR cuando asume la prestación de servicios de transporte, sin embargo, las mismas se entienden satisfechas con el hecho que el proveedor este autorizado para la prestación del servicio de transporte especial, a su vez se debe indicar que las pólizas todo riesgo y de responsabilidad civil

extracontractual en exceso busca mitigar los mismos riesgos, (…)”, en el contrato que es ley para las partes, se pactó la constitución de las referidas Pólizas contra todo riesgo de los vehículos con cobertura global y de responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo, como una obligación del contratista y no como un recordatorio de la responsabilidad objetiva que adquiere el proveedor cuando asume la prestación del servicio de transporte y por su parte, para Américas BPS no sería procedente entenderlas como satisfechas, solo con el hecho que el proveedor este autorizado para la prestación del servicio de transporte especial. Por lo tanto, le corresponde a Américas BPS como contratante, verificar la constitución y aprobar las pólizas, conforme a lo pactado en el contrato, en el Manual de Contratación numeral 9.6 Requisitos de Suscripción y Ejecución del Contrato. Serán requisitos para la ejecución del contrato: “(…) b) Encontrarse

debidamente constituidas y aprobadas las garantías previstas en el contrato (…)” y del Manual del Comprador Operacional numeral 2.1 “Iniciación del Contrato y Trámite. La orden de inicio

del contrato se impartirá una vez se hayan constituido y aprobado las pólizas y pagado los impuestos

a que haya lugar por parte del contratista (…)”, máxime cuando las pólizas mencionadas no fueron aportadas, ni existe certificación de Américas BPS que evidencie la aprobación de las mismas. En Acta Comité de Compras del 4 de julio de 2019, se aprobó contratar al proveedor Transport Teams, pese a no contar con la invitación a contratar por parte de Américas BPS, en respuesta al requerimiento de la Contraloría la empresa informó “(…) debido a la urgencia para el cubrir los servicios asociados a la ejecución del contrato de




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INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS., la selección del proveedor Transport Teams se dio amparados en el numeral 7 “CONTRATOS DE TRAMITACIÓN EXTRAORDINARIA” del Manual del Contratación, lo cual permitió realizar la revisión de varias cotizaciones y la selección sin el envío de la invitación a

contratar”, no obstante, esta figura no fue motivada en la referida acta. De igual forma, en el Manual de Contratación Numeral 9.2 establece “VALOR DE LA

COMPRA de USD 50.000 o más y en casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente, dependiendo de la naturaleza, proyecto o valor.

ACCIÓN A REALIZAR RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta”, de lo que se infiere que, para esta compra, el requisito sería realizar “envío de términos de referencia”,

(ámbito espacial, objetivo general y específico, requisitos y calidades de los proveedores a contratar, selección, etc.), hecho que no se cumplió. De igual forma, en el numeral 4 para la aplicación del Manual de Contratación, se acogen los principios “Transparencia, Responsabilidad, así como con los principios de Eficiencia, Eficacia,

Economía”, principios que no se reflejaron en el proceso realizado por el Comité de compras. En otro sentido, se observó que los documentos soportes contractuales presentan falencias en la información relacionada en las facturas, órdenes de compra, informe historial pagos proveedor, toda vez que no se registra el número del contrato, situación que dificulta el seguimiento cuando el mismo proveedor ejecuta otros contratos, lo que ocasiona confusión y falta de confiablidad en los registros de la información para efectos del control y seguimiento. El formato utilizado para suscribir el contrato, no corresponde al implementado por Américas BPS, se firmó en papel membrete del contratista Transport Teams, mientras que, para el Otrosí, se utilizó en el formato de Américas, presentándose deficiencias en la organización y unificación de los documentos contractuales. Por lo tanto, se encuentra que las decisiones del Comité de Compras no se ajustan a lo reglado en el Manual de Contratación Numeral 9.2., que exige adelantar proceso de selección, con el envío de los términos de referencia. No se adjuntaron las pólizas todo riesgo de los vehículos con cobertura global y de responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo, incumpliendo las cláusulas DECIMA SEXTA. PÓLIZAS: “EL CONTRATISTA constituirá a favor de AMERICAS las

siguientes pólizas por parte de una compañía de seguros debidamente conformada en Colombia y sometida a vigilancia por parte de la Superintendencia Financiera:

Póliza contra todo riesgo de los vehículos con cobertura global (…)” y Décima primera numeral 12. “Mantener vigentes las garantías que amparan este contrato, el SOAT y las pólizas de

responsabilidad civil extracontractual en exceso de cada vehículo”. De igual manera se presentaron debilidades en la organización, unificación, el manejo, registro y control de la información contractual.




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La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE



del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que el numeral 9.2 del Manual de Contratación, el Manual del Comprador Operacional y la cláusula 11 numeral 12 del contrato 0029 de 2019. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.9.4 Hallazgo administrativo, por suscribir el contrato sin exigir las garantías oportunamente. Como resultado de la evaluación a la acción correctiva propuesta por Américas al hallazgo administrativo 3.3.3.3.1, de la Auditoría código 194 PAD 2018, se evidenció que aunque se tomaron medidas para mitigar la acción correctiva, persiste la causa que originó el hallazgo, las pólizas para el contrato 0029 de 2019, de SEGUROS DEL ESTADO S.A, No. 64-45101013478 y No. 64-40-101007705 fueron expedidas el 29 de julio de 2019, fecha posterior a la suscripción del contrato inicial 5 de julio de 2019 y con posterioridad a la firma del Acta de inicio 8 de julio de 2019. La póliza Así mismo, el contrato inicialmente pactado fue modificado mediante Otrosí No. 1 el 12 de julio de 2019, para adicionar el valor del contrato por $31.200.000 y ampliar el plazo hasta el 14 de agosto de 2019, sin contar con la póliza (expedida el 31 de 2019). El contrato terminó el 14 de agosto de 2019. Se evidenció incumplimiento del contrato 0029 del 2019 en los siguientes aspectos: La cláusula decima sexta del contrato pólizas, parágrafo cuarto: “EL CONTRATISTA

deberá entregar a AMERICAS el original de la póliza y el comprobante de pago respectivo en un término de tres (3) días hábiles posteriores a la firma del contrato, suscrita por el Representante

Legal. El no hacerlo, se considera incumplimiento grave del Contrato” (Resaltado fuera del texto original); la cláusula decima primera numeral 12 “Mantener vigentes las garantías que

amparan este contrato”, y la cláusula vigésima primera Comprador Operacional: “La

vigilancia de la ejecución del Contrato será ejercida por AMERICAS a través de su funcionario CAROLINA QUINTERO (Directora de Operaciones) o quien lo remplace o a quien se delegue. El supervisor tendrá frente




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al CONTRATISTA los atributos, facultades y potestades que le otorgue previamente y de manera expresa AMERICAS”. El Manual de Contratación de Américas BPS numeral 9.5 Garantías: “(…) Si se ha

pactado anticipo, se exigirá póliza que garantice su manejo y correcta inversión” y numeral 9.6 Requisitos de Suscripción y Ejecución del Contrato. Serán requisitos para la ejecución del contrato: “(…) b) Encontrarse debidamente constituidas y aprobadas las garantías

previstas en el contrato (…)”. El Manual del Comprador Operacional señala en el numeral 1.5.1 las funciones administrativas de los Compradores operacionales, de la que se destaca: “Gestionar

las pólizas junto con su recibo de pago, estas deben ser entregadas a la Dirección Jurídica”, y numeral 2.1 “Iniciación del Contrato y Trámite. La orden de inicio del contrato se impartirá una vez

se hayan constituido y aprobado las pólizas y pagado los impuestos a que haya lugar por parte del

contratista (…)”. Hallazgo administrativo, por no dar cumplimiento al Manual de Contratación y al

Manual del Comprador Operacional al aprobar contrato sin exigir las garantías

oportunamente.

La situación descrita configura un hallazgo administrativo por transgredir lo señalado en el artículo 468 del Código de Comercio, referente a: “APLICACIÓN DE



del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.”; al igual que los numerales 9.5 y 9.6 del Manual de Contratación, numeral 1.5.1 y 2.1 del Manual del Comprador Operacional, y cláusulas 16 y 21 del contrato 0029 de 2019. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Américas BPS acepta la observación de la Contraloría, por lo tanto se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.9.5 Hallazgo administrativo por carencia de un procedimiento de verificación del contenido de las garantías otorgadas para amparar los distintos contratos suscritos por Américas BPS en que actúe como parte contratante Se determinó en los contratos vistos en la presente auditoría, la inexistencia de documento que apruebe las garantías constituidas en dichos contratos y que dé




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cuenta por lo menos de las actividades aquí señaladas; hecho que denotaría que Américas BPS no cuenta con procedimientos para la verificación y aprobación de las garantías exigidas por ella a los distintos contratistas. Acción correctiva Código 7 propuesta al Hallazgo 3.3.3.5, Auditoría Código 194 PAD 2018. Por lo cual se establece el hallazgo administrativo por carencia de un procedimiento de verificación del contenido de las garantías otorgadas para amparar los distintos contratos suscritos por Américas BPS en que actúe como parte contratante, en cuanto a fecha de expedición, amparos cubiertos y valor monetario de cada uno, vigencia o cobertura de los amparos; verificaciones que deben hacerse extensibles a las adiciones o modificaciones de las garantías constituidas, sean éstas pólizas expedidas por compañías de seguros o garantías bancarias otorgadas por entidades financieras. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal En los contratos revisados en la presente auditoría de Desempeño Cod. 227, se determinó la inexistencia de las garantías constituidas en los contratos de servicios profesionales y el incumplimiento en el plazo para la suscripción de las pólizas de seguros, a pesar de los procedimientos implementados y las cláusulas en los contratos para su cumplimiento, no se observa un procedimiento para que se verifiquen y las garantías se expidan en debida forma. Se ha señalado en auditorías anteriores la observación e incluyeron en el plan de mejoramiento Acción correctiva Código 7 propuesta al Hallazgo 3.3.3.5, Auditoría Código 194 PAD 2018, y se reiteran las observaciones. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.10 Contrato 0007 del 2019 suscrito el 1 de febrero de 2019 con TONER COLOMBIA S.A.S.

CONTRATO No. 0007 de 2019 MARCO DE SUMINISTRO

FECHA DE SUSCRIPCIÓN 1 de febrero de 2019

ACTA DE INICIO 4 de febrero de 2019

CONTRATISTA TONER COLOMBIA S.A.S

NIT 900.726.052-4

OBJETO El Contratista “de acuerdo con los términos y condiciones contenidas en el presente contrato y la oferta comercial del 15 de enero de 2019, se obliga con AMERICAS, de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación laboral alguna, a realizar el suministro de Toners de




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acuerdo a requerimiento escrito que haga AMERICAS, lo anterior conforme a las referencias descritas oferta comercial anexo No. 1”

PLAZO Cláusula 4: A partir del 4 de febrero de 2019 y hasta el día 30 de noviembre de 2021. Una vez finalizada la duración aquí establecida el contrato se terminará automáticamente, salvo que las partes dispongan lo contrario mediante Otrosí debidamente suscrito por las dos partes.

VALOR Cláusula 5: El valor del presente contrato es indeterminado pero determinable conforme a los bienes efectivamente suministrados, y liquidados conforme a la siguiente tabla:

ITEM VALOR UNITARIO

(CE255X)Toner para HP CE255X $105.300

(CF287X) Toner para HP CF287X(Negro)-37

$233.999

(CF280X-CE505X) Toner para HP CF280X/CE505X (Negro)-60

$79.999

Los anteriores valores no incluyen IVA

FORMA DE PAGO AMERICAS pagará a EL CONTRATISTA, por cada bien suministrado previa presentación de cuenta de cobro o factura junto con el acta de aceptación a satisfacción y si esta no fuere devuelta, a los 45 días siguientes a la aceptación de la factura por parte de AMERICAS.

PROGRAMA DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS

Cláusula 7: La fecha y lugar para la entrega de elementos objeto de este contrato se hará en la sede del CONTRATANTE Av. El Dorado 85D-55 Bogotá, con 2 de antelación el CONTRATISTA informará, de la entrega se levantará un ACTA DE ACEPTACION Y RECIBO DE BIENES suscrita por las partes 1) Si AMERICAS encuentra que los bienes cumplen con la descripción y especificaciones previstas en el contrato, se suscribirá el ACTA DE ENTREGA O RECIBO A SATISFACCIÓN, o en caso contrario se dejará constancia.

ANEXO 1 Propuesta comercial del 15 de enero de 2019.

MODIFICACIONES N.A.

ESTADO ACTUAL En ejecución

3.3.10.1 Hallazgo administrativo no se cumple con el PROGRAMA DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS, no existe procedimiento para el manejo y control del inventario de bienes de consumo controlado. Se presentan falencias en el manejo de la información contractual.




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Como resultado de la evaluación al contrato 0007 de 2019 que se encuentra en etapa de ejecución, se evidenció que la empresa no cuenta con un procedimiento para el manejo y control de inventarios de bienes de consumo controlado, los toners suministrados por el proveedor no tienen un registro de entrada y salida de la bodega de Américas BPS, ni se cuenta con un inventario referenciado y cuantificado, situación que dificulta el seguimiento y control para esta clase de bienes de consumo, que generan erogaciones para la empresa. En la cláusula séptima del contrato PROGRAMA DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS, “La fecha y lugar para la entrega de los elementos objeto de este contrato a la que

se obliga EL CONTRATISTA se hará en la sede del CONTRATANTE Av. el Dorado 85D-55 en la ciudad de Bogotá. EL CONTRATISTA deberá informar con dos (2) días hábiles de anticipación la fecha y hora en la que se espera llevar a cabo su recepción, de ésta se levantará un acta de aceptación y recibo de los bienes que será suscrita por las partes o por sus delegados debidamente autorizados, en la que consta el cumplimiento de las características de los mismos y demás

observaciones que estimen convenientes (…)”, por lo tanto, en el contrato se estableció como lugar de recepción de estos bienes de consumo, la sede de Américas BPS en la ciudad Bogotá, y el contratista debería informar con dos (2) días hábiles de anticipación, la fecha y hora para la recepción, hecho que no se cumplió. De otra parte, se evidenció que se presentan falencias en el control y seguimiento de los documentos contractuales, las facturas, órdenes de pedido, órdenes de compra, el informe historial pagos del proveedor, no registra el número del contrato, lo que dificulta establecer con claridad el compromiso cuando un mismo proveedor ejecuta otros contratos, se presentaron facturas con referencias de toners (CF226A) que no coinciden con las especificaciones pactadas, de igual manera se observó que en algunas órdenes de compra se omite información sobre las cantidades requeridas, los valores, las referencias, lo observado genera falta de confiablidad en los registros de la información. Por lo anterior, se incumple lo pactado en el contrato 0007 de 2019 cláusula séptima, no se cuenta con un procedimiento para el manejo y control del inventario de bienes de consumo controlado, lo que genera riesgos que podrían derivar en la pérdida de elementos, se presentan falencias en el manejo de la información contractual. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal En la respuesta, no se allegaron documentos de la compañía, en los que se evidencie el procedimiento para el manejo y control del inventario de bienes de consumo controlado, ni los soportes que den cuenta del registro de ingreso, salida




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y el stock de bodega de los bienes consumibles, para efectos del control de dichos elementos que generan una erogación para la empresa. Los argumentos sobre la NIC 2- Inventarios, guardan relación con el método de contabilización y medición de los costos del inventario, entre otros aspectos, argumento que no desvirtúa lo observado. De otra parte, no se cumplió con el PROGRAMA DE RECEPCIÓN DE ELEMENTOS, conforme a lo establecido en cláusula séptima del contrato 0007 de 2019, se presentan falencias en el manejo de la información contractual, aspectos que no fueron tratados en la respuesta de Américas BPS. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.10.2 Hallazgo administrativo las decisiones del Comité de Compras no se ajustan a lo reglado en el Manual de Contratación, ni a criterios de selección. Mediante Acta Comité de Compras del 25 de enero de 2019, Versión 00 del 14/08/2019, se aprobó la compra para el proveedor Toner de Colombia “Suministro de

Toner campaña Codensa contrato a 3 años” por “Mejor precio $254.825.640”, no obstante, no se evidenció la valoración de otros participantes, para que se seleccionara a este proveedor con el criterio mejor precio, no existe constancia de las razones, justificaciones, comparaciones y análisis, para que el Comité de Compras seleccionara a este proveedor, tampoco se observó la invitación a contratar para los participantes por parte Américas BPS, ni copia de las respuestas, lo que indica la falta de planeación. El Manual de Contratación Numeral 9.2 establece “VALOR DE LA COMPRA de USD

50.000 o más y en casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente, dependiendo de la naturaleza, proyecto o valor. ACCIÓN A REALIZAR

RFP (Request For Proposal) solicitud de propuesta”, de lo que se infiere que, para esta compra, el requisito sería realizar “envío de términos de referencia”, (ámbito espacial, objetivo general y específico, requisitos y calidades de los proveedores a contratar, selección, etc.), hecho que no se cumplió. De igual forma, en el numeral 4 para la aplicación del Manual de Contratación, se acogen los principios “Transparencia,

Responsabilidad, así como con los principios de Eficiencia, Eficacia, Economía”, principios que no se reflejaron en el proceso realizado por el Comité de compras. Por lo tanto, se configura un hallazgo administrativo porque las decisiones del Comité de Compras no se ajustan a lo reglado en el Manual de Contratación Numeral 9.2., que exige adelantar proceso de selección, con el envío de los términos de referencia, de igual forma, los principios contemplados en el numerales




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4 del Manual de Contratación “Transparencia, Responsabilidad, así como con los principios de

Eficiencia, Eficacia, Economía”, no se reflejaron en el proceso de selección. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Las decisiones del Comité de Compras no se ajustan a lo reglado en el Manual de Contratación, numeral 9.2., que exige adelantar un proceso de selección, con el envío de los términos de referencia. Además indica que, solo en casos excepcionales a criterio de la Jefatura de Compras con aprobación de la Gerencia correspondiente, dependiendo de la naturaleza, proyecto o valor, cuando el valor de la compra sea de US50.000 o más, hecho que no fue tenido en cuenta por el Comité. La invitación a cotizar citada en la respuesta, no fue remitida, y se relaciona un listado de proveedores, para el contrato 2017-0033 y no para el 0007 de 2019, objeto de evaluación, contrato que se encuentra en ejecución. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.3.10.3 Hallazgo administrativo no se cuenta con una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios. Acción correctiva código 4 propuesta al hallazgo 3.3.3.3.2, Auditoría Código 194 PAD 2018. La empresa remitió el documento “Herramienta para control de activos Aranda”, Aranda (CONFIGURATION MANAGEMENT DATABASE) CMDB, instrumento que constituye un avance en la organización básica de los equipos de cómputo, pero no es propiamente una herramienta que sirva para el control y seguimiento en el registro de la información de los elementos que ingresan o salen de la bodega, tampoco se evidenció el registro y control de los equipos de cómputo que ingresaron a la bodega como devueltos. En algunos pantallazos se despliega es una relación de elementos por contrato con algunas características, que relaciona entre otras: “Fecha de inicio de responsabilidad” y “Fecha de entrega a la compañía”, con relación al responsable, pero no se observaron las entradas, salidas, los saldos cuando se generan las salidas de los mismos, es decir, el stock de bodega, lo que despliega es el valor unitario, pero no el saldo total, ni la cantidad total de los equipos que fueron asignados en los diferentes períodos (años) a cada una de las campañas, el histórico y el acumulado.




123

Esta herramienta no está debidamente parametrizada, como un aplicativo que permita automatizar el proceso de seguimiento y control de inventarios de los activos tecnológicos. Sobre el formato Reporte Activos Tecnológicos Aranda CMDB – Equipos de Cómputo 2018 y 2019, que contiene entre otros, el reporte de 4 equipos de los Contratos Nos. 2018-6501, 2019-0013, 2019-0009 y 2019-4970 (formato Excel), se observan inconsistencias en su diligenciamiento, en la columna serial aparece el número de contrato, no presenta el número de la etiqueta de inventario (a pesar de que todo equipo debe tener plaqueta o etiqueta), tampoco registra el modelo de los equipos, se continua sin ejercer el control efectivo respecto de las características, los números de seriales, las placas de inventario y la cantidad de los equipos de cómputo que ingresaron a la bodega como devueltos, los trasladados y demás movimientos. De la evaluación realizada se evidenció que, aunque se tomaron medidas para mitigar la acción correctiva, persiste la causa que originó el hallazgo. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo, porque no se cuenta con una herramienta debidamente parametrizada para el manejo y control de inventarios, que permita establecer las entradas, salidas, el stock de bodega, la cantidad total de los equipos asignados en los diferentes períodos (años) a cada una de las campañas, el histórico y acumulado. Acción correctiva código 4 propuesta al hallazgo 3.3.3.3.2, Auditoría Código 194 PAD 2018. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal En la respuesta del sujeto de control y vigilancia pide tener en cuenta que: “Para

efectos contables la empresa reconoce los suministros, los elementos consumibles, así como la dotación de uniformes en cuentas de resultados, para las dotaciones como un beneficio a los empleados y no como inventario de acuerdo con la NIC 2 - Inventarios, teniendo en cuenta que la adquisición de éstos no es para ser vendida o que haga parte del proceso de producción con vistas

a esa venta”. Respuesta que no guarda ninguna relevancia con la observación, que trata ejercer control de inventario y cantidad de equipos de cómputo que ingresaron a la bodega como devueltos. Se avanzó con la herramienta para control de activos Aranda CMDB y el Formato del Proceso, pero no es pertinente para el fondo de la observación, toda vez que no se allegan documentos nuevos debidamente patentizados por la compañía, cuyo objeto sea controlar y hacer seguimiento diario en el registro de la información de




124

los elementos que ingresan o salen de la bodega, sin importar que sean devolutivos o de consumo. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.4 GESTIÓN FINANCIERA Américas Business Process Services S.A. –ABPS-, es una filial de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá - ETB, se ubica en el Grupo II, en razón a que su participación accionaria en menor al 50%. Para realizar la evaluación, se efectuaron pruebas sustantivas y cumplimiento a la información solicitada por este ente de control y suministrada por la administración a través del radicado No. 2 2020-07581, con el propósito de verificar el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia que rige la gestión fiscal financiera, dado a los recursos públicos que le han sido encomendados de conformidad con la normatividad vigente. Se revisó la cuenta mensual y anual de los informes deuda pública, inversiones, gestión y resultados y contabilidad y estos cumplen en forma y términos establecidos. La Compañía Américas Business Process Services S.A. a 31 de diciembre de 2019, reportó según certificado No. 709122019-12-31 al aplicativo SIVICOF, el documento “CBN 1009 Estado de Situación Financiera”, los cuales no presentan diferencias con las cifras registradas en el libro mayor y balances como a continuación se indican:

CUADRO 12 COMPOSICIÓN DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2019

Cifras en millones de pesos

CÓDIGO CUENTA SALDOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2019

DIFERENCIAS SIVICOF LIBROS OFICIALES

1 Activo 65.992 65.992 0

2 Pasivo 38.414 38.414 0

3 Patrimonio 27.578 27.578 0

Totales 65.992 65.992 65.992 65.992 0 Fuente: Documento CBN-1009 Estado de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2019, Américas Business Process

Services S.A., reportado a SIVICOF el 17-02-2020, aprobados por la Asamblea General mediante acta No. 55, realizada el

24 de marzo de 2020, saldos registrados en el Libro Mayor y balances según folios del No. 2411 al 2591.




125

Américas Business Process Services S.A, reportó al aplicativo SIVICOF, el documento CBN-1010 de Estados de Resultados Integrales a 31 de diciembre de 2019-2018 como a continuación de indican:

CUADRO 13 ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2019


CONCEPTO 2019 2018

ANALISIS HORIZONTAL

VARIACION ABSOLUTA $

VARIACION RELATIVA %

Ingresos de actividades ordinarias Nota 21

160.300 165.211 -4.911 -2.97%

Costo de ventas Nota 22 151.743 151.085 658 0,43

Ganancia Bruta 8.557 14.126 -5.569 39,42

Otros ingresos Nota 24 1.903 3.853 -1.950 -50,61

Gastos de ventas Nota 23 3.174 3.999 -825 -20,63

Gastos de Administración Nota 23 16.664 16.499 165 1,00 Otros gastos Nota 25 219 195 24 12,30

Otras ganancias Nota 25 2 18 -16 -88,88

Resultados de actividades de operación (perdida)

9.595 2.696 6.899 255.89

Ingresos financieros Nota 26 15 46 -31 -67,39

Costos financieros Nota 26 (perdida) ganancias derivadas de la posición monetaria neta

2.355

-9

952

11

1.403

2

147,37

18,18

Perdida antes de impuesto a las ganancias

11.944 -3.591 8.353 232,60

Ingreso (gastos) por impuestos a la ganancia

199 330 -131 -39,69

Pérdida neta del periodo 11.745 -3.922 7.823 199,46 Fuente: Documento CBN-1010 Estado de Resultados Integrales terminados el 31-12-2019/2018, reportado a SIVICOF el 17-02-2020, aprobados por la Asamblea General mediante acta No. 55, realizada el 24 de marzo de 2020, saldos registrados en el Libro Mayor y balances según folios del No. 2411 al 2591, por Américas Business Process Services S.A.,

Del estado resultados integrales con corte a 31 diciembre de 2019 frente a la vigencia de 2018, se observan variaciones considerables como a continuación se indican: El estado de resultados integrales a 31 de diciembre de 2019 frente a la vigencia 2018 se observa, que el resultado fue negativo, obteniendo una variación absoluta de $7.813 millones y una variación relativa del 199.46%. En consecuencia, se consultó el aplicativo Sivicof el documento denominado “CBN -1010 de estado de

resultado integral” de los años anteriores y se evidencia:

CUADRO 14 ESTADO DE RESULTADOS EN VIGENCIAS ANTERIORES


CONCEPTO 2019 2018 2017 2016 2015 ANÁLISIS HORIZONTAL




126

VARIACIÓN

ABSOLUTA $ RELATIVA%

Superávit y/o Utilidad 2.169 11.339

Déficit y/o Pérdida -11.745 -3.922 -4.755 -7.823 199.46 Fuente: Estado de resultados integrales reportados al aplicativo SIVICOF en el documento CBN-1010 en las vigencias 2015, 2016, 2017, 2018 y 2019.

Ingresos Analizada la variación de los ingresos obtenidos a 31 de diciembre de 2019 frente a la vigencia de 2018, se obtiene una variación decreciente de $4.911 millones con una variación relativa del 2.97%. Los ingresos están compuestos:

CUADRO 15 COMPOSICIÓN DE LOS INGRESOS


CONCEPTO 2019 2018

ANALISIS HORIZONTAL



Venta de bienes y prestación de servicios 160.258 165.145 -4.887 -2,95

Aprovechamientos y otros 24 50 -26 -52

Arrendamientos 18 16 2 12,5

Total Ingresos de actividades ordinarias Nota 21

160.300 165.211 -4.911 -2,97

Fuente: Documento CBN 1009, Nota 21 a los estados financieros de ABPS a 31 de diciembre de 2019.

Ingresos La contratación de los ingresos está clasificada como Directa e Indirecta: Los Ingresos Directos son aquellos que la administración contrata directamente y ejerce su propio recaudo y la cartera es calificada por la administración como sana. Los Ingresos Indirectos son aquellos que provienen de contratos interadministrativos que suscribe la ETB y a su vez realiza la gestión de cobro y recaudo. ETB, concilia con ABPS los servicios prestados y una vez la ETB recauda el dinero; solicita a ABPS, facturar y erogar el pago de los servicios prestados por colaboración empresarial en la ejecución de contratos interadministrativos contratados por ETB, como a continuación se describen:

CUADRO 16 INGRESOS OPERACIONALES Y SU REPRESENTATIVIDAD


CONCEPTO 2019 2018 2017

VALOR % VALOR % VALOR %




127

Contratos interadministrativos suscritos por ETB.

7.013 4,37 12.487 7,56 10.911 6,69

Contratos suscritos por Américas Business Process Services S.A. –ABPS.

153.557 95,63 152.613 92,44 152.271 93,31

Total Ingresos 160.570 100,00 165.100 100,00 163.182 100,00

Fuente: Información suministrada por la administración vía email.

Los principales clientes y que representa el 80% de sus ingresos son: Enel-Codensa, con una participación del 13,74%, Nueva EPS del 8,37$, Supersalud 8,27%, Hewlett Packard 8,19%, DPS, UARIV, Salud Total 5,33%, Cafam 4,69%, Famisanar 4,43%, Compensar 3,08%, Acueducto 2,85%, Carvajal 2,67% y Comfandi con el 2,47%. Con quienes se ha convenido otorgar un plazo de 90 días en los que no se cargan intereses a la expedición de la factura después de esa fecha hay lugar al registro de intereses de mora a tasas de mercado situación que se revela en el tres párrafo de la nota No. 8 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2019. 3.4.1 Hallazgo administrativo, al no revelar la edad de los ingresos causados sin facturar la Nota 8 de los estados financieros. Acción correctiva código 3 propuesta al hallazgo 3.4.1 visita fiscal 512 PAD 2018. En la Nota No. 8 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2019, se revela: “La antigüedad de los ingresos causados por facturar” por valor de: $5.606 millones solo manifiesta “vigentes”. Las notas a los estados financieros, es la etapa en la que se integra información cuantitativa y cualitativa, donde se explica los hechos económicos presentados en la estructura de los estados financieros, con el fin de proporcionar información relevante para un mejor entendimiento e interpretación a los usuarios de la información. Por lo anterior se desconoce las Normas de Información Financiera NIF aceptadas en Colombia, las cuales se basan en las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF junto con sus interpretaciones. -Del informe de la visita fiscal código 512 PAD 2018 vigencia 2017, Factor Estados Contables, en el numeral 3.1.2 Hallazgo administrativo por no revelar la edad de los ingresos no facturados, es decir servicios prestados de vigencias superiores a los 3 años en los informes obligatorios. Acción propuesta por ABPS: “Revelar oportunamente la gestión de cartera y la edad de la misma en los informes obligatorios (notas a los estados financieros)”.




128

Evaluación auditoría: Allegaron las notas a los estados financieros 2019-2018, Sin embargo se continúa sin revelar la edad de los ingresos causados por facturar por valor de 5,606 millones, tal como lo evidencia la Nota 8, a los estados financieros a 31-12-2019. Calificación: Cumplida Inefectiva. Por lo anterior y conforme a lo establecido en la Resolución Reglamentaria 036 de 2019 sobre el Plan de Mejoramiento, Capítulo V, artículo décimo tercero, se establece una observación dada la calificación de la acción como Cumplida Inefectiva. Se formula un nuevo hallazgo administrativo la 3.4.1, para que el sujeto de control busque una acción de mejora, y permita conocer el estado real de sus ingresos, en razón que por su antigüedad podrían calificarse como irrecuperables. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Evaluados los argumentos dados por el sujeto de control, no se aceptan, toda vez que la Nota No. 8 de los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2019, presenta la misma situación al no indicar la edad de los servicios prestados sin facturar que por su antigüedad podrían calificarse como irrecuperable. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo. 3.4.2 Hallazgo administrativo por falencias en la planeación y ejecución del presupuesto en los ingresos por actividades ordinarias, costo de ventas y gastos de operación. Acción correctiva código 1 propuesta al hallazgo 3.3.1.3, Auditoría Código 194 PAD 2018. Con oficio Contraloría No. Rad. 1-2020-08521 se solicitó información relacionada con los soportes de la acción propuesta por la empresa, en el plan de mejoramiento para el hallazgo administrativo 3.3.1.3 correspondiente a la Auditoria de Desempeño PAD 2018, Código 194, la empresa remitió apartes del Acta de Junta Directiva 177 del 22 de octubre de 2017, Presupuesto 2018 (hoja 2) y del Acta de Junta Directiva 191 del 29 de octubre de 2018, propuesta presupuesto 2019. Examinados los soportes se requirió nuevamente el presupuesto aprobado y ejecutado vigencias 2018 y 2019, al respecto se observa que la estructura de las




129

cuentas aprobadas para el presupuesto del 20187, no coincide con las cuentas relacionadas con la aprobación del presupuesto 20198, para esta vigencia según el Acta 192, se tomaron las cuentas del Balance General. Aunque la información del presupuesto 2019 en el Acta de Junta Directiva 192 no coincide, con la estructura del 2018, la empresa adjuntó el valor presupuestado y el real para los dos períodos (formato Excel), para los datos del 2017, se tomó como referente las cifras del Presupuesto del Informe de Auditoría Código 194 PAD 2018.

CUADRO 17 PRESUPUESTO PROYECTADO Y REAL VIGENCIAS 2017- 2018 -2019

Cifras en millones de $

ESTADO DE RESULTADOS

2017 2018 2019

REAL PPTO REAL PPTO REAL PPTO

INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS

162.962

169.196

165.211

170.783

160.301

163.885

COSTOS DE VENTAS (151.424)

(151.740)

(151.085)

(150.130)

(151.744)

(145.153)

UTILIDAD BRUTA 11.534

17.455

14.126

20.653

8.557

18.732

% Margen Bruto 7.1 % 10.30 % 8,6% 12,1% 5,3% 11,4%

GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS

(3.682,0)

2.2

(3.999)

(2.584)

(3.175)

(2.190)

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

(15.849)

(14.364)

(16.500)

(16.227)

(16.665)

(16.882)

OTROS INGRESOS/EGRESOS OPERACIONALES

229

84

3.676

2.433

1.686

1.397

UTILIDAD (PÉRDIDA) OPERACIONAL

(4,410)

793

(2.696)

4.275

(9.596)

1.057

% Margen Operacional 2.7 % 0.50 % -1,6% 2,5% -6,0% 0,6%

OTROS INGRESOS/EGRESOS NO OPERACIONALES

765.6 344

(895)

(875)

(2.349)

(1.186)

UTILIDAD (PERDIDA) ANTES DE IMPUESTO A LAS GANANCIAS

(5.173)

448

(3.591)

3.400

(11.944)

(129)

GASTO POR IMPUESTO A LAS GANANCIAS

420

735

(331)

(435)

199

(384)

7 Según Acta de Junta Directiva 177 del 22 de octubre de 2017 Presupuesto 2018 (hoja 2) 8 Según Acta de Junta Directiva 192 del 29 de noviembre de 2018




130

UTILIDAD (PÉRDIDA) NETA DEL PERIODO

(4.755)

(3.922)

2.965

(11.745)

(513)

Fuente: Américas BPS Presupuesto Proyectado y Real 2018-2019 Información remitida (Formato Excel). Informe de Auditoría código 194 PAD 2018 - Cifras del presupuesto.

En los ingresos por actividades ordinarias se presupuestó en el 2018, un valor de $170.783.000.000 y el real fue de $165.211.000.000, registrándose una disminución de -$5.572.000.000; para el 2019 el presupuesto se estimó en $163.885.000.000 y el real $160.301.000.000, en este caso se redujo en -$3.584.000.000. En el 2018, el costo de ventas presupuestado fue de -$150.130.000.000 y el real de -$151.085.000.000, disminuyó en -$955.000.000; el presupuesto del 2019 fue de -$145.153.000.000, mientras el real -$151.744.000.00, lo que arroja una disminución de -$6.591.000.000. Para la cuenta gastos operacionales de ventas, el presupuesto fue de -$2.584.000.000 y el real de -$3.999.000.000, registrándose una disminución de -$1.415.000.000 en la vigencia 2018, el valor presupuestado en la misma cuenta para el 2019, fue de -$2.190.000.000 y el valor ejecutado -$3.175.000.000, presentándose una reducción de -$985.000.000. Al comparar el presupuesto real en los períodos 2018 y 2017, en las cuentas: Ingresos por actividades ordinarias registró un incremento de 1.38%, la utilidad bruta aumentó 18.36%, los gastos de administración aumentaron 4.1%, la pérdida operacional se incrementó en $1.714.000.000 (-63.58%) y frente a la pérdida neta se registró una leve disminución de -$833.000.000 que representa el -17.51%. El presupuesto real comparado para las vigencias 2019 y 2018, en las cuentas: Ingresos por actividades ordinarias presentó una disminución de 2.97%, la utilidad bruta se redujo en 39.42%, los gastos operacionales de ventas disminuyeron en 20.6%, la pérdida operacional aumentó en $6.900.000.000 (-255.9%) y frente a la pérdida neta se incrementó en $7.823.000.000 lo que representa el -199.46%. La tendencia en las proyecciones del presupuesto y el valor real incidieron significativamente en el resultado de la utilidad operacional presupuestada de $4.275.000.000 porque se generó una pérdida de -$2.696.000.000 en el 2018; para el 2019 el presupuesto fue de $1.057.000.000 y las pérdidas de -$9.596.000.000, lo que significa que la meta en la utilidad operacional, no se cumplió en los dos períodos, lo que ocasionó un incremento en la pérdida de $6.900.000.000, indicador que desmejoró en -255.9% con un margen del -6% en el 2019.




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Con relación a la utilidad neta se presupuestó un valor de $2.965.000.000 pero el resultado registró una pérdida neta de -$3.922.000.000 para el 2018, en el 2019 se presupuestó una pérdida neta de -$513.000.000, sin embargo, el resultado fue de -$11.475.000.000. Por lo tanto, el incremento en la pérdida neta fue de -$7.823.000.000 al comparar las vigencias 2019 y 2018, lo que representa -199.4% y un margen neto de -7.33% para el 2019. De otra parte, el indicador crecimiento rentable que para el 2019 la Compañía lo identificó en el aplicativo SIVICOF formato CB 0404 como: Eficiencia: (uso de los recursos), objetivo “Garantizar sostenibilidad financiera”, fórmula (% crecimiento EBITDA / % Crecimiento Ingresos), resultado 55.83 “Al finalizar la vigencia 2019 se nota una

recuperación notoria del EBITDA”.

Al cotejar lo señalado por la empresa frente a la recuperación notoria del EBIDTA, al comparar los períodos 2019 y 2018, se observa que El EBITDA disminuyó en un -21.87%, al pasar de $4.511.000.000 en el 2018 a $3.524.000.000 en el 2019, es decir, en términos absolutos se redujo en -$987.000.000 en la vigencia 2019. Con relación al porcentaje crecimiento de los ingresos, se obtuvo una disminución del -2.97% al pasar de $165.211.000.000 en el 2018 a $160.301.000.000 en el 2019, los ingresos de la compañía disminuyeron en $4.910.000.000 en el 2019. De igual manera, las metas del EBIDTA presupuestadas no se cumplieron para el 2018 y 2019. Por lo anterior se configura un hallazgo administrativo por falencias en la planeación y ejecución del presupuesto, en los ingresos por actividades ordinarias, costo de ventas, gastos de operación, resultado que incidió en el incremento de la pérdida neta períodos 2018 y 2019, además, el indicador crecimiento rentable (Eficiencia), presentó un comportamiento negativo. Acción correctiva código 1 propuesta al hallazgo 3.3.1.3, Auditoría Código 194 PAD 2018. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal En los argumentos presentados por la empresa, señala que efectivamente los resultados de la ejecución real del presupuesto, no alcanzaron las metas deseadas, por las razones que la Contraloría expuso en esta observación para las vigencias 2017, 2018 y 2019, no obstante, es importante aclarar que en el hallazgo formulado inicialmente en la Auditoría Código 194 PAD 2018, se analizó la vigencia 2017 y en este informe, se examinaron los resultados de las vigencias 2018 y 2019, y para efectos comparativos se tomaron las cifras del 2017.




132

La elaboración del presupuesto como herramienta dinámica de planeación financiera y su ejecución, es competencia de la empresa, a la Contraloría le corresponde verificar su cumplimiento, según los principios de evaluación a la gestión fiscal. Por lo anterior, se confirma lo observado como hallazgo administrativo por falencias en la planeación y ejecución del presupuesto, en los ingresos por actividades ordinarias, costo de ventas, gastos de operación, resultado que incidió en el incremento de la pérdida neta períodos 2018 y 2019, además, el indicador crecimiento rentable (Eficiencia), presentó un comportamiento negativo. Acción correctiva código 1 propuesta al hallazgo 3.3.1.3, Auditoría Código 194 PAD 2018. Costos Analizada la variación de los costos incurridos a 31 de diciembre de 2019, frente al 2018, estos presentan un crecimiento de $658 millones con una variación relativa del 0,43%. Los costos están compuestos como a continuación se indican:

CUADRO 18 COMPOSICIÓN DE LOS COSTOS


CONCEPTO 2019 2018

ANALISIS HORIZONTAL



Gastos de personal 122.589 121.502 1.087 0.89

Servicios 8.504 9.243 -739 -7.99

Amortizaciones 7.057 6.846 211 3.08

Depreciación 4.522 4.116 406 9.86

Mantenimiento y reparaciones 4.282 3.516 766 21.78

Arrendamientos 2.178 2.473 -295 -11.92

Diversos 1.287 1.500 -213 -14.2

Gastos de viaje 664 1.279 -615 -48.08

Seguros 372 264 108 40.90

Honorarios 263 327 -64 -19.57

Gastos legales 14 6 8 133.33

Impuestos 10 12 -2 -16.66

Diferencia en cambio 1 1 0 0

Total costo de ventas 151.743 151.085 658 0.43 Fuente: Documento CBN 1046 a 31 de diciembre de 2019 y 2018 reportados al aplicativo SIVICOF por ABPS.




133

Analizada la variación de los costos incurridos a 31 de diciembre de 2019, frente al 2018, se destacan los gastos de personal con una variación absoluta de $1.087 millones con una variación relativa de 0.89%, seguidamente aumentaron los costos por concepto de servicios, arrendamientos, mantenimiento y reparaciones, Gastos En esta cuenta, se registra el costo de funcionamiento administrativo de la Compañía como gastos del personal administrativo el cual tiene un equivalente del 58,5% y el restante 41,5% corresponden a gastos propios de la administración y se evidencian: Intereses gastos sobregiro -5305202200 3.4.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $183.540.832,06 al incurrir en el pago de gastos continuos por concepto de intereses por sobregiro durante la vigencia de 2019. Por los resultados negativos de las vigencias anteriores; se analizaron, los registros contables de la cuenta 5 denominada Gastos de Administración y reflejada en el documento “CBN 1010 Estados de Resultados Integrales” con corte a 31 de diciembre de 2019/2018. Con radicado No. 2 2020 07581, se solicitó a la administración del sujeto de control los saldos y movimientos a 10 dígitos, donde se evidencia en la subcuenta 5305202200 pagos por concepto de “INTERESES GASTOS SOBREGIRO”; como a continuación se detallan los días en que se sucedieron los hechos económicos y que afectan el Patrimonio del Distrito Capital:

CUADRO 19 GASTOS - INTERESES SOBREGIRO DIARIOS

BANCOLOMBIA CUENTA CORRIENTE No. 237-150008-46 Cifras en pesos

FECHA DESCRIPCIÓN VALOR ($) TOTAL MES ($) 1 2019-01-21 INTERESES DE SOBREGIRO 478.238,34

2 2019-01-22 INTERESES DE SOBREGIRO 148.137,43

3 2019-01-28 INTERESES DE SOBREGIRO 3.095.488,35


5 2019-01-31 INTERESES DE SOBREGIRO 2.011.696,52 6.065.818,60











134







14 2019-02-19 AJUSTE INTERESES SOBREGIRO 7.836.393,54




18 2019-02-26 AJUSTE INTERESES SOBREGIRO 1.494.247,09 51.245.699,03






6 2019-03-05 AJUSTE INTERESES SOBREGIRO 11.516,56













































135






















































1 20191101 INTERESES DE SOBREGIRO 1.167.772,17


3 20191106 INTERESES DE SOBREGIRO 995.452,69






136





10 20191129 INTERESES DE SOBREGIRO 2.655.068,91 22.611.382,05





5 20191230 INTERESES DE SOBREGIRO 3.140.236,43 9.981.601,21

Totales $505.895.252,58 $505.895.252,58 Fuente: Extractos bancarios de los meses de enero a diciembre de 2019, expedidos el banco de Colombia cuenta corriente No. 237-150008-46 a nombre de Américas Business Process Services S.A

CUADRO 20 GASTOS - INTERESES SOBREGIRO DIARIOS

BANCO ITAÚ CUENTA CORRIENTE No. 301-41072-6 Cifras en pesos

FECHA DESCRIPCIÓN VALOR ($) TOTAL MES ($) 1 2019-02-28 INTERESES PAGADOS 1.288.981,78 1.288.981,78

1 2019-03-31 INTERESES PAGADOS 2.778.244,17 2.778.244,17

1 2019-05-31 INTERESES PAGADOS 644.224,84 644.224,84







Totales $13.423.736,58 $13.423736,58 Fuente: Extractos bancarios de los meses de enero a diciembre de 2019, expedidos por el Banco Itaú cuenta corriente No. 301-41072-6 a nombre de Américas Business Process Services S.A

Se establece un hallazgo administrativo con incidencia fiscal a partir de los intereses pagados con ocasión de los sobregiros incurridos en el BANCOLOMBIA CUENTA CORRIENTE No. 237-150008-46 la suma de $505.895.252,58 más el BANCO ITAÚ CUENTA CORRIENTE No. 301-41072-6 $13.423.736,58 para un total de $519.318.989,16, que aplicada la participación del Distrito Capital del 35.3426% nos da un daño al patrimonio de CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS CON 06/100 mcte ($183.540.833,06), al que tuvo que acudir AMÉRICAS BPS S.A., y que se da cuenta en los hechos, situación que incumple los principios de la gestión en cuanto vulnera el artículo 209 de la Constitución Política; los artículos 3° y 6° de la Ley 610 de 2000, el primero en cuanto señala: "Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente ley,

se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad,




137

eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y

valoración de los costos ambientales." y el segundo al precisar el daño al patrimonio estatal indicando: "Artículo 6. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende

por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado

INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007". Como a continuación se indica:

CUADRO 21 PAGO GASTOS POR INTERESES DE SOBREGIRO

Cifras en pesos

MES Y AÑO BANCOLOMBIA CUENTA CORRIENTE

No.237-150008-46

BANCO ITAÚ CUENTA CORRIENTE

No. 301-41072-6

TOTAL $

Enero de 2019 6.065.818,60

6.065.818,60

Febrero de 2019 51.245.699,03 1.288.981,78 52.534.680,81

Marzo de 2019 76.353.913,73 2.778.244,17 79.132.157,90

Abril de 2019 67.317.053,36

67.317.053,36

Mayo de 2019 56.494.201,43 644.224,84 57.138.426,27

Junio de 2019 43.122.540,42 773.444,19 43.895.984,61

Julio de 2019 58.170.849,74 2.862.219,92 61.033.069,66

Agosto de 2019 48.920.543,99 1.171.359,05 50.091.903,04

Septiembre de 2019 38.772.112,23 375.915,74 39.148.027,97

Octubre de 2019 26.839.536,79 1.015.948,45 27.855.485,24

Noviembre de 2019 22.611.382,05 2.513.398,44 25.124.780,49

Diciembre de 2019 9.981.601,21

9.981.601,21

Totales $505.895.252,58 $13.423.736,58 $519.318.989,16

PARTICIPACION ACCIONARIA DEL DISTRITO CAPITAL 35,3426%

OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE: CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS CON 06/100.

$183.540.833,06

Fuente: Extractos bancarios de los meses de enero a diciembre de 2019, expedidos por las entidades financieras Bancolombia y Banco Itaú a nombre de Américas Business Process Services S.A

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=27572#0




138

Por lo anterior se concluye que la Compañía, incurrió en gastos por concepto de intereses por sobregiro bancario durante el año de 2019, por valor de $519.318.989,16; de los cuales el Distrito Capital tiene una participación del 35,3426%, nos da un daño al patrimonio que corresponde a la suma de CIENTO OCHENTA Y TRES MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL OCHOCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS CON 06/100 ($183.540.833,06) M/CTE, como daño al Patrimonio del Distrito Capital; situaciones que se presentan presumiblemente por la ausencia de control y autocontrol de quien ejerció las funciones de Tesorería función esta, que fue realizada a través de la ejecución del contrato No.2015-0042, suscrito con Carvajal Servicios S.A.S, y que por motivos del proceso de escisión de la sociedad el 28 de noviembre de 2019, dio la creación a la sociedad CARVAJAL SERVICIOS COMPARTIDOS S.A.S, a quien se le transfirió todos los derechos y obligaciones según el Otro si No. 6 suscrito el día 29-04-2020. En consecuencia, se establece un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria, ya que se evidencia una gestión antieconómica e ineficiente generada con el actuar del sujeto de control, que desconoció lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, generando detrimento al patrimonio público por valor de ciento ochenta y tres millones quinientos cuarenta mil ochocientos treinta y tres pesos con 06/100 ($183.540.833,06), en razón a los sobregiros bancarios incurridos por la administración de la Compañía, afecta con ello la participación del Distrito Capital en la proporción que este ostenta en la composición accionaria de AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Evaluados los argumentos dados por el sujeto de control, estos no se aceptan, toda vez que Américas BPS incurrió en gastos adicionales como son los intereses por sobregiros bancarios; ocasionados por la falta de control y autocontrol en el manejo del flujo de efectivo. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $183.540.832,06 y presunta incidencia disciplinaria. Multas sanciones y litigios -5195952800




139

3.4.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $19.260.303,30 al incurrir en el pago de sanción e intereses moratorios por concepto de sus obligaciones tributarias. Continuando con el análisis de la cuenta 5 Gastos de Administración, se evidencian registros contables en la subcuenta 5195952800 denominada MULTAS, SANCIONES Y LITIGIOS, por la suma de $3.453.000, los cuales corresponden a la corrección de la Declaración del impuestos sobre las ventas –IVA del sexto (6) bimestre de 2018, identificada con el adhesivo de la DIAN No. 91000605212429, la cual se presentó sin pago el día 18 de marzo de 2019, con un impuesto a pagar de $3.169.885.000 y la sanción antes mencionada por valor de $3.453.000, impuestos que se pagaron así: El día 18 de marzo de 2019, se canceló la suma de $3.135.353.000, por concepto del impuesto liquidado en la declaración de sexto (6) bimestre de 2018 IVA, tal como se evidencia en el recibo oficial de pago de impuestos Nacionales No. 20193022496535. El 18 de marzo de 2019, se pagó el saldo del impuesto liquidado en la declaración del impuestos sobre las ventas –IVA del sexto (6) bimestre de 2018 por valor de $34.532.000; sanción $3.453.000 e INTERESES POR MORA por valor de $1.521.000, tal como se puede constatar mediante el Recibo oficial de pago de Impuestos Nacionales No. 20192516181231, registrados en la subcuenta Intereses por Mora -5305201000. Igualmente se evidencian, en esta misma subcuenta INTERESES POR MORA por valor de $49.522.000 generados por la presentación de la declaración del impuesto sobre las ventas –IVA del primer (1) bimestre de 2019, el día 14-03-2019 sin pago según número 201904068824905, como a continuación se indica

CUADRO 22 MULTAS SANCIONES Y LITIGIOS - 5195952800

INTERESES DE MORA - 5305201000

CONCEPTO IMPUESTO LIQUIDADO

SANCIÓN INTERESES DE MORA

Declaración de Impuesto sobre las ventas - IVA sexto (6) bimestre de 2018 - Numero formulario 3003628707442 - Impuesto liquidado - Sanción

$3.169.885.000 3.453.000

Pagos: 1.- Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales - Recibido No. 20193022496535




140

El día 18-01-2019. 2.- Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales - Recibido No. 20192516181231 el día 18-03-2019

3.135.353.000

34.532.000

$3.453.000

$1.521.000

Declaración de Impuesto sobre las ventas - IVA Primer (1) bimestre - Numero formulario 3004600268977 - Impuesto liquidado

2.580.446.000

Pagos. 1.- Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales – Recibido No. 20190516344403 el día 15-03-2019 2.- Recibo Oficial de Pago Impuestos Nacionales – Recibido No. 20193364752686 el día 15-04-2019

423.000.000

$2.157.446.000

$49.522.000

Totales $3.453.000 $51.043.000

(+) sanción $3.453.000

Total Intereses de Mora más Sanción

$54.496.000

PARTICIPACIÓN ACCIONARIA DEL DISTRITO CAPITAL 35,3426%

HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE: DIECINUEVE MILLONES DOSCIENTOS SESENTA MILTRESCIENTOS TRES PESOS CON 30/100.

$19.260.303,30

Fuente: Declaraciones de Impuestos sobre las Ventas IVA de los bimestres Sexto (6) de 2018 y Primero (1) de 2019, Recibos Oficial de Pago Impuestos Nacionales según formularios Nos.4910264509453 – 4910276551190- 4910275965594 y 4910280821922.

Se establece hallazgo fiscal a partir de los intereses pagados con ocasión del pago a la DIAN por concepto de sanción por valor de $3.453.000 más intereses moratorios por valor de $51.043.000, para un total de $54.496.000, que aplicada la participación del Distrito Capital del 35,3426%, se genera un daño de DIEZ Y NUEVE MILLONES DOSCIENTOS SESENTA MIL TRESCIENTOS TRES PESOS CON 30/100 ($19.260.303,30) M/CTE, al que tuvo que acudir AMERICAS BPS S.A., y que se da cuenta en los hechos, situación que vulnera los principios de la gestión según artículo 209 de la Constitución Política; los artículos 3° y 6° de la Ley 610 de 2000, el primero en cuanto señala: "Artículo 3°. Gestión fiscal. Para los efectos de la presente

ley, se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y

valoración de los costos ambientales." y el segundo al precisar el daño al patrimonio estatal indicando: "Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño

patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución,




141

perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007". En consecuencia, se establece un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria, ya que se evidencia una gestión antieconómica e inoportuna generada con el actuar del sujeto de control, que desconoció lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, generando detrimento al patrimonio público por valor de DIEZ Y NUEVE MILLONES DOSCIENTOS SESENTA MIL TRESCIENTOS TRES PESOS CON 30/100 ($19.260.303,30), en razón a la sanción más los interés de mora incurridos por la administración de la Compañía; por la corrección de su declaración del sexto bimestre de 2018 y el no pago del impuesto liquidado del primer bimestre de 2019 en sus declaración del Impuesto sobre las Ventas –IVA, afectando con ello la participación del Distrito Capital en la proporción que este ostenta en la composición accionaria de AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Evaluados los argumentos dados por el sujeto de control éstos no subsanan lo observado, por cuanto ésta clase de pagos adicionales y distintos al desarrollo normal del objeto social de Américas BPS, ocasionan daño al patrimonio del Distrito Capital que le fue encomendado al sector privado. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $19.260.303,30 y con presunta incidencia disciplinaria. Intereses de Mora Seguridad Social 5305202200 3.4.5 Hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria por valor de $65.938.891,68 al incurrir en pagos por concepto de Sanción e Intereses moratorios a la seguridad social, como ARP, AFP, CCF, EPS, ICBF y SENA.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=27572#0




142

Efectuado el seguimiento a los registros de esta cuenta 5305202200 INTERESES DE MORA SEGURIDAD SOCIAL, se solicitó al sujeto de control: Mediante radicado No. 2 2020 08312, en el numeral 12 “el registro en el libro auxiliar de

la cuenta No. 5305201100 denominada INTERESES DE MORA SEGURIDAD SOCIAL por valor de

$225.329.800, con sus respectivos soportes”. Rta. “Se anexa Archivo en EXCEL, denominado. 12 AUXILIAR 5305201100 INTERESES POR

SEGURIDAD SOCIAL única hoja.” Mediante radicado 2 2020 09125 del 04-06-2020, se solicitó en el numeral 2: “Se informe a este ente de control, la gestión adelantada para recuperar los dineros cancelados por concepto de gastos - intereses moratorios a las entidades prestadoras de la seguridad social, ocasionados presumiblemente por el incumplimiento en la presentación y pago en forma extemporánea en sus reportes (planillas). Llama la atención que son montos pequeños, que sumados ascendieron a $225.329.800; además, incorpore $569.253 por concepto de gastos de intereses moratorio en el pago de tarjetas de crédito en la vigencia de 2019, como a continuación se indica:

CUADRO 23

GASTOS DE MORA CANCELADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

CONCEPTO GASTOS INTERESES DE

MORA CANCELADOS A LA SEGURIDAD SOCIAL

No. DE REGISTROS CONTABLES

OBSERVACIONES

Ene-2019 $251.000 9

Feb-2019 8.600 259

Mar-2019 14.785.900 1.208

Abril-2019 340.900 191

Mayo-2019 197.000 10

Junio-2019 335.500 1

Julio-2019 0 568 Se requieren los soportes de: “BRIRIVGI RECLASIFICACION CTA SEG SOCIAL” por: -18.500; -400; -168.000; -335.500. Los cuales sumas- 522.400.

Agosto-2019 400 1

Septiembre-2019 97.996.800 40 ¿Aclarar a qué clase de gasto corresponde a Intereses moratorios? ¿Al pago de la seguridad social?

Octubre-2019 4.700 4

Noviembre-2019 64.200 10

Diciembre-2019 111.344.800 3788

TOTAL, INTERESES POR MORA

$225.329.800 6.089

Fuente: Cifras tomados del reporte saldos y movimientos a 31 de diciembre de 2019 emitido por AMERICA BUSINESS PROCESS SERVICES S.A.




143

Rta. “Antecedentes: El día 30 de octubre de 2018, se recibe comunicado por parte de la Unidad de

Gestión de Pensiones y Parafiscales –UGPP – bajo el número de radicado 201815009765531 para notificación del requerimiento de información No. RQI-2018-02145 el 23/10/2018, solicitando información correspondiente al periodo de cotización del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016 de acuerdo con los lineamientos establecidos en la resolución 0922 del 06 de julio de 2018, con el fin de verificar el pago correcto de los aportes al sistema de la protección social. Se anexa copia del requerimiento en dos (2) folios. Requerimiento UGPP ABPS Oct30-218 RQI-2018-02145 en SHAREPOINT La respuesta al requerimiento de la información se envió a la UGPP el 30 de enero de 2019para lo cual, una vez revisado y analizado la información enviada, dicha entidad envía el documento “invitación al pago voluntario de aportes” el día 5 de mayo de 2019 donde Los intereses moratorios De acuerdo con la relación en el cuadro enviado en la comunicación de la Contraloría, nos permitimos aclarar:

Lo correspondiente al mes de julio de 2019 por valor de $569.253, corresponden a intereses

moratorios por pago de una tarjeta de crédito, para lo cual se anexan los soportes. En el

SHAREPOINT “soportes tarjeta de crédito ITAU”.

Los montos registrados en mes de septiembre de 2019 por valor de $97.996.800 y diciembre de

2019 por valor de $111.344.800, corresponden al requerimiento de información No. RQI-2018-

02145 el 23/10/2018 de la UGPP, en donde esta entidad, una vez realizada la verificación de la

forma como se ejecuta la liquidación y pago de contribuciones parafiscales del sistema de

protección social, resuelve exigir una validación sobre algunos conceptos utilizados para la

liquidación de:

1. Descuentos de las horas extras de ausentismo

2. Diferencia de IBC en la licencias de maternidad

3. Diferencia IBC en vacaciones

4. Pagos adicionales liquidación

5. Menor valor cotizado

6. Vacaciones en dinero liquidados

7. IBC del ausentismo

8. Colaboradores no CREE, y

9. Pendientes de pago FSP




144

Por lo cual, se procede a realizar las reliquidaciones y aportes correspondientes a cada una de las entidades prestadoras de la seguridad social, aunque Américas BPS controvirtió algunos de los conceptos mencionados, por corresponder a interpretaciones de la Ley, los cuales no se aplicaban al ámbito CORE de negocio, aun así, esto no fue aceptado por la UGPP, por lo que Américas procedió a realizar el pago correspondiente a los aportes y en consecuencia intereses moratorios. Lo anterior, conllevó a que no solo se realizará la revisión correspondiente al año de 2016, si no que, de una vez se efectuaron las revisiones y pagos correspondientes para los años 2017, 2018 y 2019, tal como se relaciona en el cuadro adjunto.

CUADRO 24

INFORME RESUMEN UGPP AÑOS 2016-2017-2018-2019 AÑO VALOR

APORTES INTERESE

S SANCIÓN TOTAL

VALOR PAGADO

POR ABPS

INTERESES

ASUMIDOS POR

CARVAJAL SERVICIOS

SANCIÓN ASUMIDA

POR CARVAJA

L SERVICIO

S

VALOR RESPONSABILIDAD DE CARVAJAL

2016 109.066.128

97.988.199 30.385.418

237.439.745

27.057.390 7.416.028 34.473.418

2017 83.560.643 58.049.280 - 141.609.923

7.133.634 7.133.634

2018 93.675.000 35.513.485 - 129.188.485

4.043.947 4.043.947

2019 140.105.700

18.004.000 - 158.109.700

7.718.809 7.718.809

Total

426.407.471

209.554.964 30.385.418

666.347.853

45.953.780 7.416.028 53.369.808

Anexo en el SHAREPOINT, punto 2 “Intereses de mora”

Dineros Recuperados Como se observa en la tabla anterior, los valores recuperados que aparecen en color rojo fueron asumidos por el proveedor Carvajal Servicios Compartidos, tal y como se discriminan por concepto de intereses y sanción valor total, asumido por Carvajal $53.369.808, la diferencia es a cargo de Américas BPS. Nota: se anexan los soportes de las Notas Crédito Electrónicas NCE y sus respectivos soportes de contabilización. Anexo en el SHAREPOINT, “Punto 2 Intereses de mora”. Excel Contabilización NC 2000002-4-5-6.xlsx Excel Informe Resumen UGPP 2016-2017-2018-2019.xlsx NCE 2000002.pdf NCE 2000005.pdf NCE 2000006-pdf NCE 2000006.pdf NCE2000004.pdf

Lo valores adicionales corresponden a los intereses generados por reliquidaciones laborales

cuando se presentan novedades y las mismas no se hayan reportado en el periodo en que se




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causaron, esto conlleva a realizar ajustes en novedades como: incapacidades, retiro

extemporáneos, horas extras, vacaciones, bonificaciones, entre otras”.

Por lo descrito anteriormente, ABPS, incurrió en gastos por concepto de intereses moratorios registrados (5305201100 INTERESES POR MORA SEGURIDAD SOCIAL) por valor de $209.554.964 más sanción por valor de $30.385.418, registrada (5195952800 denominada MULTAS, SANCIONES Y LITIGIOS), en la Contabilidad y cancelada el día 29 de agosto de 2019 a la DIN Recaudos UGPP, para un total de $239.940.382. Se descuenta los valores asumidos con el contratista 2015-0042, Carvajal Servicios S.A.S, y que por motivos del proceso de escisión de la sociedad el 28 de noviembre de 2019, dio la creación a la sociedad CARVAJAL SERVICIOS COMPARTIDOS S.A.S, a quien se le transfirió todos los derechos y obligaciones según el Otro si No. 6 suscrito el día 29-04-2020; la suma $45.953.780 por concepto de intereses y $7.416.028, para un total de $53.369.808, registrados en la Contabilidad de ABPS a través de las NCE 2000002, 2000005, 2000006, 2000004. Por lo anterior, a los $239.940.382 se le resta lo asumido por el contratista por valor de $53.369.808 dando como resultado la suma de $186.570.574 de los cuales el Distrito Capital tiene una participación del 35,3426%, ocasionando daño al Patrimonio del Distrito Capital en la suma de SESENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y UN PESOS CON 68/100 ($65.938.891,68) M/CTE. Situaciones que se presentan presumiblemente por la ausencia de control y autocontrol de quien ejerció las funciones de Tesorería función esta, que fue realizada a través de la ejecución del contrato No.2015-0042, suscrito con Carvajal Servicios S.A.S, y que por motivos del proceso de escisión de la sociedad el 28 de noviembre de 2019, dio la creación a la sociedad CARVAJAL SERVICIOS COMPARTIDOS S.A.S, a quien se le transfiero todos los derechos y obligaciones según el Otro si No. 6 suscrito el día 29-04-2020. En consecuencia, se establece un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal y disciplinaria, ya que se evidencia una gestión antieconómica e inoportuna generada con el actuar del sujeto de control, que desconoció lo contemplado en el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, generando detrimento al patrimonio público por valor de SESENTA Y CINCO MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y UN PESOS CON 68/100 ($65.938.891,68) M/CTE, en razón a ABPS debió realizar las reliquidaciones a los aportes correspondientes a cada una de las entidades prestadoras de la seguridad social, como ARP, AFP, CCF, EPS, ICBF y SENA, para la vigencia de 2016 y que a raíz del requerimiento efectuado por la UGPP, ABPS ajustó lo relacionado a las vigencias de 2017, 2018 y 2019, afectando con ello la participación del Distrito Capital en la proporción que




146

este ostenta en la composición accionaria de AMÉRICAS BUSINESS PROCESS SERVICES S.A. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Evaluados los argumentos dados, estos no desvirtúan lo observado toda vez que Américas BPS debió incurrir en pagos adicionales por concepto de sanción e intereses a la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales –UGPP- al no reportar y pagar en debida forma los aportes al Sistema General de Seguridad Social. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo con incidencia fiscal por valor de $65.938.891,68y con presunta incidencia disciplinaria. 3.4.6 Hallazgo administrativo por pasivos contingentes sin que se evidencie el reporte de los procesos con fallo en primera instancia al aplicativo SIPROJ. La Compañía cuenta con cinco (5) procesos judiciales en contra, de los cuales 3 son laborales un (1) civil, y uno (1) en el Contencioso Administrativo: Tres (3) tienen fallo de primera instancia uno de ellos con fallo condenatorio para lo cual se constituyó la correspondiente provisión; es decir se castigó el gasto por valor de $38.812.876. Situación que genera un hallazgo administrativo toda vez que ABPS, apeló el proceso 2015-696 laboral y que además no se evidencia el reporte de los procesos judiciales en el aplicativo SIPROJ. Valoración de respuesta del Sujeto de Vigilancia y Control Fiscal Evaluados los argumentos dados, estos no desvirtúan lo observado; es deber del sujeto de control reportarlos al aplicativo SIPROJ., por tener fallo condenatorio en primera instancia. En el numeral del hallazgo se aclara que no se evidencian los reportes de los procesos con fallo de primera instancia en el SIPROJ. Por lo tanto se confirma la observación y se ratifica como hallazgo administrativo.




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4 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. Administrativos 30 N.A

3.3.1.1 – 3.3.2.1 3.3.3.1 – 3.3.4.1 3.3.4.2 – 3.3.4.3 3.3.4.4 – 3.3.5.1 3.3.6.1 – 3.3.6.2 3.3.6.3 – 3.3.7.1 3.3.7.2 – 3.3.7.3 3.3.8.1 – 3.3.8.2 3.3.9.1 – 3.3.9.2 3.3.9.3 – 3.3.9.4 3.3.9.5 – 3.3.10.1 3.3.10.2 – 3.3.10.3 3.4.1 – 3.4.2 3.4.3 – 3.4.4 3.4.5 – 3.4.6

2. Disciplinarios 3 N.A 3.4.3 - 3.4.4 - 3.4.5

3. Penales N.A

4. Fiscales 3 $183.540.832,06 $19.260.303,30 $65.938.891,68

3.4.3 3.4.4 3.4.5

VALOR TOTAL FISCALES $268.740.027,04

informe final auditorÍa de desempeÑo amÉricas …

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