informe definitivo de auditoria gubernamental modalidad

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“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 1

PROCESO AUDITOR INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD

ESPECIAL AL MUNICIPIO DE MARIQUITA VERSION: 2 CODIGO: A01-PR-AUD-009

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

ALCALDIA DE MARIQUITA VIGENCIA 2010

DICIEMBRE DE 2011





INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

MODALIDAD ESPECIAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE MARIQUITA

Contralor Departamental: FREDDY CA MACHO DIAZ Contralor Auxiliar: MYRIAM CECILIA ACERO VELANDIA Director Técnico de Control Fiscal y Medio Ambiente: FRAXI NELLY GERENA LOPEZ Equipo de Auditoria: ELICA DEL PILAR LIBRADO VIRU Líder Grupo Auditor





TABLA DE CONTENIDO Página

1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO

2. CARTA DE CONCLUSIONES

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9

3.1 EVALUACION FINANCIERA 9

3.1.1 CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES 9

3.1.1.1 Manejo Presupuestal 9

3.1.1.2 Tesorería 9

3.1.1.3 Contabilidad 10

3.1.1.4 Contratación 10

3.1.1.4.1Proceso de Contratación 10

3.1.1.4.2Registro Fotográfico 12

3.1.2 RECURSOS DEL CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES 15

3.1.2.1 Manejo Presupuestal 15

3.1.2.2 Tesorería 15

3.1.2.3 Contabilidad 16

3.1.3 Contratación 16

3.1.3.1Proceso de Contratación 17

3.1.3.2Registro Fotográfico 17

3.1.4. Proceso de Contratación 17





1. HECHOS RELEVANTES DEL PERIODO AUDITADO

En desarrollo del ejercicio auditor practicado al Municipio de Mariquita correspondiente a la vigencia fiscal 2010, se pudo determinar que la administración municipal realizo la inversión con recursos del crédito de acuerdo a con los certificados de registro expedidos por este órgano de control, registro ante minhacienda y las autorizaciones dadas por el Concejo municipal con el Acuerdo No.59 del 24 de marzo de 2010 y Acuerdo No 71 del 04 de agosto de 2010. En el análisis efectuado a los soportes que hacen parte del proceso de ejecución, se pudo evidenciar que la Administración efectuó inversión de los recursos del crédito para compra de una (1) moto niveladora, un (1) retro cargador y tres (3) volquetas por $1.050 millones; es de anotar que la entidad financiera DAVIVIENDA efectuó el desembolso de los recursos el 26 de octubre de 2010 y la maquinaria se suministro hasta el 08 de julio de 2011 a Comercial Internacional de Equipos y Maquinaria S.A NAVITRANS S.A. Con el crédito por $1.050 millones con el banco de Bogotá; la administración destino para obras de construcción sobre capas asfálticas; en algunos tramos viales de la zona urbana del municipio y en el amueblamiento de la carrera 3 para mejorar la movilidad y seguridad vial la suma de $500 millones y para el proyecto del distrito de riego del canal de rada del municipio $550 millones. Es importante precisar que de la suma de $500 millones para amueblamiento de la carrera 3 para mejorar la movilidad y seguridad vial se ha ejecutado a través del contrato de obra pública No. 138 de junio 22 de 2011, la suma de $332.827.213,95, es decir, el 67%. La Contraloría Departamental del Tolima realiza la legalidad, consistencia y oportunidad de los registros relativos al manejo de los recursos del crédito; en cuanto a la evaluación técnica de los estudios, diseños de las obras y especificaciones técnicas de la maquinaria no realiza ningún pronunciamiento.





2. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor JUAN CARLOS ACERO HERNANDEZ Alcalde Municipal Mariquita - Tolima

La Contraloría Departamental del Tolima, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272, en concordancia con los artículos 267 y 268 Constitucionales y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoria Gubernamental modalidad Especial al municipio de Mariquita, por la vigencia fiscal 2010 a través de la evaluación de los principios de eficiencia, economía y eficacia en la contratación, manejo financiero (presupuesto, contabilidad, y tesorería) y control interno con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión Financiera, en la ejecución de los recursos del crédito. Es importante recordar que es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada, así como la preparación y correcta presentación de la contratación, de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener mecanismos de control adecuados para el cumplimiento de la misión institucional y para la aplicación de los principios que rigen la contratación estatal. La responsabilidad de la Contraloría Departamental del Tolima consiste en producir un informe que, con base en las pruebas practicadas y la evidencia obtenida, contenga una opinión objetiva y técnica sobre el seguimiento efectuado a la inversión con recursos del crédito. La auditoría se adelantó mediante el examen de los documentos que soportan las operaciones o actividades del proceso auditado, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas legales y procedimientos aplicables, el logro de los objetivos propuestos y la confiabilidad del sistema de control interno. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente.





ALCANCE La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: RECURSOS DEL CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES Manejo Presupuestal A través del Decreto de Liquidación del Presupuesto No. 01 de diciembre de 2009; fueron incorporados al presupuesto del Municipio la suma de $1.050 millones con destino a la compra de la maquinaria. Tesorería Una vez efectuado el análisis financiero correspondiente a los recursos del crédito por $1.050 millones, se pudo establecer que la tesorería efectuó pagos por la cuenta de ahorros número16200003122 de Davivienda así:

DETALLE FECHA VALOR Pago anticipo del 30% contrato No.107 del 20 de abril de 2011

08 de junio de 2011

$327.778.563,72

Pago final contrato No.107 del 20 de abril de 2011

04 de octubre de 2011

$764.816.648,28

TOTAL $1.092.595.212,oo De acuerdo con el extracto bancario con corte octubre de 2011; la cuenta de ahorros presenta un saldo de $3.05 millones. Contabilidad Se realizaron los registros contables, en los libros auxiliares de contabilidad así como se pudo evidenciar las conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de Davivienda donde se manejaron los recursos del crédito.





RECURSOS DEL CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES Manejo Presupuestal Mediante Decreto No. 082 del 6 de octubre de 2010; se incorporan al presupuesto del municipio $1.050 millones destinados para obras de especial interés para San Sebastián de Mariquita en infraestructura y en la financiación de obras del Distrito de Riego del Canal de Rada del Municipio. Tesorería Una vez efectuado el análisis financiero correspondiente a los recursos del crédito por $1.050 millones, se pudo establecer que la tesorería efectuó pagos por la cuenta de ahorros número 262-04237-7 Banco de Bogotá así:

DETALLE FECHA VALOR Pago parcial del 64% valor aporte del municipio al Convenio No.022 del 08-10-2010 (Rehabilitación del distrito de riego del canal de rada)

19-octubre -2010

$543.999.859,84

Pago parcial del 36% valor aporte del municipio al Convenio No.022 del 08-10-2010 (Rehabilitación del distrito de riego del canal de rada)

06 de abril de 2010

$5.999.921,16

Pago anticipo del 30% del contrato No.138 del 22 de junio de 2011

08 de julio de 2011

$149.999.801,46

Pago Acta Parcial No.1 del contrato No.138 del 22 de junio de 2011

22 de septiembre de 2011

$117.004.882,80


28-octubre de 2011

$65.822.529,69

TOTAL $882.826.994,95





Contabilidad Se realizaron los registros contables, en los libros auxiliares de contabilidad así como se pudo evidenciar las conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de Banco de Bogotá donde se manejaron los recursos del crédito. Del resultado de la aplicación de procedimientos de control durante la etapa de trabajo de campo se fueron enterando los responsables auditados conforme los procesos evaluados registrándose en actas levantadas con cada uno de ellos, incorporándose como observaciones en el informe de auditoría. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Departamental del Tolima, como resultado de la auditoria especial adelantada, conceptúa que la gestión en relación con las áreas auditadas cumple con los principios evaluados con eficiencia, eficacia y economía. CONCLUSION SOBRE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoria se estableció un (01) hallazgo administrativo. Ibagué, FREDDY CAMACHO DIAZ Contralor Departamental del Tolima Revisó: Fraxi Nelly Gerena López Directora Técnica de Control Fiscal

Y Medio Ambiente. Proyectó: Elica del Pilar Librado Viru Líder Equipo de Auditoría





3. RESULTADO DE LA AUDITORIA

3.1. EVALUACION FINANCIERA El municipio de Mariquita realiza dos (2) créditos por valor de $1.050 millones cada uno con el Banco Davivienda y Banco de Bogotá. El crédito por $1.050 millones con el Banco Davivienda se destino para la compra de maquinaria y vehículos para la recuperación de las vías del municipio como son: (1) una moto niveladora, (1) un retro cargador, y tres (3) volquetas. Con la obligación contraída con el Banco de Bogotá por $1.050 millones se financio la construcción de rehabilitación bocatoma del distrito de riego Canal Rada con $550 millones; así mismo se orientaron $500 millones para obras de construcción sobre carpetas asfálticas, en algunos tramos viales urbanos y amueblamiento de la carrera tercera para mejorar la movibilildad y la seguridad vial. 3.1.1. CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES 3.1.1.1 Manejo Presupuestal A través del Decreto de Liquidación del Presupuesto No. 01 de diciembre de 2009; fueron incorporados al presupuesto del Municipio la suma de $1.050 millones con destino a la compra de la maquinaria. 3.1.1.2. Tesorería Una vez efectuado el análisis financiero correspondiente a los recursos del crédito por $1.050 millones, se pudo establecer que la tesorería efectuó pagos por la cuenta de ahorros número16200003122 de Davivienda así:

DETALLE FECHA VALOR Pago anticipo del 30% contrato No.107 del 20 de abril de 2011

08 de junio de 2011

$327.778.563,72

Pago final contrato No.107 del 20 de abril de 2011

04 de octubre de 2011

$764.816.648,28

TOTAL $1.092.595.212,oo





En la cuenta del Banco Davivienda No.162500003122 según extracto bancario a octubre de 2011 existe un saldo de $3.058.756,oo. 3.1.1.3. Contabilidad Se realizaron los registros contables, en los libros auxiliares de contabilidad así como se pudo evidenciar las conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de Bancolombia donde se manejaron los recursos del crédito. 3.1.1.4 CONTRATACION

La administración municipal a través de licitación pública adjudico a Navitrans la compra de la maquinaria así: 3.1.1.4.1 Proceso de Contratación A través de Resolución No.193 de abril 18 de 2011, se le adjudico a NAVITRANS S.A la licitación Pública SPI No.003 de 2011 cuyo objeto consiste en LA ADQUISCION DE MAQUINARIA PESADA QUE COMPRENDE: (1) UNA MOTONIVELADORA, (1) UNA RETROCARGADORA EN LLANTAS Y TRES (3) VOLQUETAS DE CUBICAJE MINIMO 6.0 M3 PARA LAS LABORES A EJECUTAR DENTRO DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Y RECUPERACION DE LA MALLA VIAL EN EL MUNICIPIO DE SAN SEBASTIAN DE MARIQUITA. CONTRATO No. 107 FECHA ABRIL 20 DE 2011 CONTRATISTA NAVITRANS S.A. OBJETO ADQUISICION DE MAQUINARIA PESADA

QUE COMPRENDE: (1) UNA MOTONIVELADORA, (1) UNA RETROCARGADORA EN LLANTAS (3) TRES VOLQUETAS CUBICAJE MINIMO 6.0 M3 PARA LAS LABORES A EJECUTAR DENTRO DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Y RECUPERACION DE LA MALLA VIAL EN EL MUNICIPIO DE SAN





SEBASTIAN DE MARIQUITA.

VALOR $1.092.595.212,39 PLAZO DOS (2) MESES Una vez reunidos los requisitos legales contractuales se firma el acta de inicio del contrato No.107 el 11 de mayo de 2011. Se gira cheque de gerencia a NAVITRANS S.A por el 30% del anticipo el 08 de junio de 2011 por valor de $327.778.563,72. Se suspende el contrato del día 07 de julio de 2011; por problemas de transporte y vía para el desplazamiento de la moto niveladora. El 18 de junio de 2011 se reinicia el contrato una vez superados los inconvenientes y se amplía la garantía de cumplimiento. El 8 de julio se ingresan al almacén general las (3) tres volquetas con entrada No.201100011, así mismo, se entregan al señor JAIME MALDONADO MORA para su responsabilidad con todos los accesorios estipulados en las facturas 01209070,0129071 y 0129072. Con la entrada de almacén No.20110012 se da ingreso de la retro cargadora y moto niveladora de acuerdo con las facturas No.013323 y 013325. Se liquida el contrato el 21 de julio de 2011. Con comprobante de Egresos No.2011101740 se le gira el pago final del contrato No.107 de 2011. La Contraloría Departamental del Tolima realiza la legalidad, consistencia y oportunidad de los registros relativos al manejo de los recursos del crédito; en cuanto a la evaluación técnica o especificaciones de la maquinaria no realiza ningún pronunciamiento.





3.1.1.4.2 Registro Fotográfico VOLQUETA (1) Marca INTERNATIONAL Clase VQ43004X2SUP Línea 4300 4X2 Motor 470HM2U1584455 Serie 3HAMMAAR8CL591545 Chasis 3HAMMAAR8CL591545





VOLQUETA (2) Marca INTERNATIONAL Clase VQ43004X2SUP Línea 4300 4X2 Motor 470HM2U1584369 Serie 3HAMMAAR8CL591543 Chasis 3HAMMAAR8CL591543

VOLQUETA (3) Marca INTERNATIONAL Clase VQ43004X2SUP Línea 4300 4X2 Motor 470HM2U1584375 Serie 3HAMMAAR8CL591544 Chasis 3HAMMAAR8CL591544

El vehículo se encuentra en la ciudad de Bogotá en los talleres de NAVITRANS sitio autorizado para realizar reparaciones por encontrarse en garantía, lo anterior porque se presento un siniestro bajo el caso numero 787954.





RETROCARGADORA Marca CASE Clase 580SM Línea RETROCARGADORA Motor 0749220 Serie JJGN580SCAC531932 Chasis JJGN580SCAC531932





MOTONIVELADORA Marca CASE Clase 845 Línea MOTONIVELADORA Motor 36229896 Serie NNAF07379 Chasis NNAF07379

3.1.2 RECURSOS DEL CREDITO BANCO DAVIVIENDA $1.050 MILLONES 3.1.2.1 Manejo Presupuestal Mediante Decreto No. 082 del 6 de octubre de 2010; se incorporan al presupuesto del municipio $1.050 millones destinados para obras de especial interés para San Sebastián de Mariquita en infraestructura y en la financiación de obras del Distrito de Riego del Canal de Rada del Municipio. 3.1.2.2 Tesorería Una vez efectuado el análisis financiero correspondiente a los recursos del crédito por $1.050 millones, se pudo establecer que la tesorería efectuó pagos por la cuenta de ahorros número 262-04237-7 Banco de Bogotá así:





DETALLE FECHA VALOR Pago parcial del 64% valor aporte del municipio al Convenio No.022 del 08-10-2010 (Rehabilitación del distrito de riego del canal de rada)

19-octubre -2010

$543.999.859,84

Pago parcial del 36% valor aporte del municipio al Convenio No.022 del 08-10-2010 (Rehabilitación del distrito de riego del canal de rada)

06 de abril de 2010

$5.999.921,16

Pago anticipo del 30% del contrato No.138 del 22 de junio de 2011

08 de julio de 2011

$149.999.801,46


22 de septiembre de 2011

$117.004.882,80


28-octubre de 2011

$65.822.529,69

TOTAL $882.826.994,95 3.1.2.3 Contabilidad Se realizaron los registros contables, en los libros auxiliares de contabilidad así como se pudo evidenciar las conciliaciones bancarias de la cuenta de ahorros de Banco de Bogotá donde se manejaron los recursos del crédito. 3.1.3 CONTRATACION La administración destino para obras de construcción sobre capas asfálticas; en algunos tramos viales de la zona urbana del municipio y en el amueblamiento de la carrera 3 para mejorar la movilidad y seguridad vial la suma de $500 millones y para el proyecto del distrito de riego del canal de rada del municipio $550 millones.





3.1.3.1 Proceso de Contratación CONTRATO No. 022 FECHA Octubre 08 de 2010 CONTRATISTA ASOCIACION DE USUARIOS DEL

DISTRITO DE ADECUACION DE TIERRA DE MEDIANA ESCALA DEL DISTRITO DEL RIO GUALI-ASOGUALI

OBJETO AUNAR ESFUERZOS PARA LA CONSTRUCCION DE LA ESTRUCTURA DE CAPTACION EN LA EJECUCION DEL PROYECTO DE REHABILITACION DEL DISTRITO DE RIEGO CANAL RADA DEL MUNICIPIO

VALOR $ 550.000.000 PLAZO 2 MESES Se efectuaron (2) pagos uno del 64% por valor de $543.999.859,845 el 19 de octubre de 2010 y un 36% por valor de $5.999.921,16 el 06 de abril de 2011. La Contraloría Departamental del Tolima realiza la legalidad, consistencia y oportunidad de los registros relativos al manejo de los recursos del crédito; en cuanto a la evaluación técnica de los estudios y diseños no realiza ningún pronunciamiento.

3.1.3.2 Registro Fotográfico

Se realizo visita a la obra donde se pudo verificar que se viene adelantando el macro proyecto; de los que se tiene un registro fotográfico así:





3.1.4 Proceso de Contratación CONTRATO No. 138 FECHA 22 de junio de 2011 CONTRATISTA CONSORCIO MARIQUITA 2011 OBJETO CONSTRUCCION DE SOBRECARPETA

ASFALTICA EN LAS DIFERENTES VIAS DEL CASO URBANO DEL MUNICIPIO Y EL AMOBLAMIENTO VIAL DE LA CARRERA 3 ENTRE CALLES 4 Y 7 DEL MUNICIPIO DE SAN SEBASTIAN DE MARIQUITA

VALOR $499.999.338,20 PLAZO TRES (3) MESES contados a partir de la

fecha de inicio A través de la Resolución No.335 de junio 17 de 2011; se adjudico el contrato resultante de la Licitación Pública SPI L No.004 de abril 01 de 2011, para CONSTRUCCION DE SOBRECARPETA ASFALTICA EN LAS DIFERENTES VIAS DEL CASO URBANO DEL MUNICIPIO Y EL AMOBLAMIENTO VIAL DE LA CARRERA 3 ENTRE CALLES 4 Y 7 DEL MUNICIPIO DE SAN SEBASTIAN DE MARIQUITA, al consorcio MARIQUITA 2011. El 14 de julio se firma el acta de inicio una vez el Consorcio Mariquita cumplió con los requisitos legales como son: certificado de registro presupuestal, aprobación de la póliza, pago de publicación y giro del anticipo. En agosto 13 de 2011 se suspenden las obras por petición de los comerciantes de la carrera tercera y calle 4 y 7 debido a que se acerca la celebración de la fundación del municipio y se espera una afluencia de público quienes transitan por esta vía principal. En común acuerdo reinician las obras el 06 de septiembre de 2011, teniendo en cuenta que se supero el motivo de la suspensión. La interventoria de la obra está a cargo del CONSORCIO TOLIMA; en septiembre realiza el primer informe a las actividades ejecutadas se presentan varias inquietudes y la necesidad de replantear la planeación y efectuar un estricto control a las cantidades de obra. Nuevamente se suspende el 14 de octubre de 2011; porque no se había escogido el estilo y color de la lozeta e instalar de acuerdo a la oferta del mercado existente.





El día 08 de noviembre se reinicia la ejecución de las obras y el contratista se compromete a prorrogar la garantía de cumplimiento del contrato por un término igual al de la suspensión. HALLAZGO ADMINISTRATIVO La administración municipal presenta una programación inicial para la ejecución de las obras; durante su ejecución se efectúan suspensiones por la falta de planeación y el plazo de tres (3) meses desde la fecha de inicio se ha convertido en (5) cinco meses. La obra se suspende el día 15 de julio de 2011 y se reinicia el 05 de agosto de 2011; en la carpeta que hace parte del contrato no reposan estos documentos soportes. Es importante precisar que en el último año del periodo de gobierno los gastos de inversión que se financian con los recursos del crédito, deben atender los principios de anualidad y planeación establecidos en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de la entidad territorial y el de programación de que trata el artículo 8 de la Ley 819 de 2003; es decir que, las apropiaciones presupuestales puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente; es decir, lo contratado debe ser recibido a satisfacción por la entidad territorial antes del 31 de diciembre de la vigencia fiscal.

informe definitivo de auditoria gubernamental modalidad

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