informe de auditoria regular informe...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6386024 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-017-01

INFORME DE AUDITORIA REGULAR INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

Página 1 de 109

NODO VELEZ, CARARE, OPON

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000108 09 Julio 2014 )

ALCALDIA DE GUAVATA - SANTANDER

ALVARO AVILA CASTELLANOS ALCALDE

VIGENCIA A AUDITAR 2012 - 2013

Bucaramanga, junio de 2014






Página 2 de 109

ALCALDIA MUNICIPAL GUAVATA-SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

SANDRA ZARATE AMADO Contador Público

CLARA INES ARIZA PEÑA Abogada

JENNY MOSCOSO BRAVO Gestora Empresarial

Coordinadora Auditoria






Página 3 de 109

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA

5

1.1 CONTROL DE GESTION

5

1.1.1 Factores de Evaluados

5

1.1.1.1 Ejecución Contractual

5

1.1.1.1.1 Obra pública

13

1.1.2 RENDICIÓN Y REVISION DE LA CUENTA

46

1.1.3 Legalidad 46

1.1.4 Gestión Ambiental 46

1.1.5 Plan de Mejoramiento 63

1.1.6 Control Fiscal Interno 65

1.1.7 Tics 70

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 70

1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos

70

1.2.1.1 Seguimiento Plan de Desarrollo

70

1.2.2 Controles de Advertencia

72

1.2.3 Seguimiento a quejas, denuncias 72

1.3 CONTROL FINANCIERO 72

1.3.1 Estados Contables 72

1.3.2 Gestión Financiera 73

1.3.3 Gestión Presupuestal 87

1.3.3.1 Evaluacion y Analisis Presupuestal 87

1.4 Cuadro de Tipificación de Hallazgos 106

1.5 Cuadro de Hallazgos Detectados y Comunicados 110

1.6 Calificación de Evaluación a la Gestión 110






Página 4 de 109

INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1993, procedió a realizar Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la ALCALDIA DE GUAVATÁ, correspondiente a las vigencias 2012 y 2013. El alcance incluyó la comprobación de las operaciones dentro de las líneas Financiera, Presupuestal, Contratación, Seguimiento al Plan de Mejoramiento, al Plan de Desarrollo 2012 – 2015, a la Oficina de Control Interno, Tic´s y la Línea Ambiental, teniendo en cuenta el análisis de los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades realizadas por el sujeto de control, para evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de la Políticas, Planes y Programas establecidos, examinando que los recursos asignados hayan sido invertidos de manera Eficiente y Eficaz. La Auditoría se realizó de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación e hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos expedidos por la administración Municipal e información a través de la página de la Contraloría General de Santander y el aplicativo SIA. El presente informe preliminar contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la auditoría gubernamental practicada por la Contraloría General de Santander a la alcaldía del Municipio de Guavatá, sobre la gestión y la administración de la entidad durante las vigencias comprendidas del 1°de Enero del 2012 al 30 de Diciembre de 2013. La Contraloría General de Santander, espera que el presente Informe contribuya al mejoramiento continuo del sujeto de control y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la población del Municipio de Guavatá.






Página 5 de 109

1. RESULTADOS DE AUDITORIA La contraloría general de Santander practicó auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Alcaldía del Municipio de GUAVATA Vigencia 2011, Obteniendo como resultados 11 hallazgos administrativos, por este motivo la cuenta NO SE FENECIÓ, mediante informe definitivo No. 000025 del 20 de febrero de 2013 La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Alcaldía Municipal de Guavatá , vigencia 2012-2013, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros:

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía Municipal de Guavatá, para las vigencias 2012-2013.

COMPONENTES Y FACTORES La auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Intern0

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la auditoria adelantada al Municipio de Guavatá.-. Santander, el concepto sobre el Control de Gestión durante la vigencia 2012 es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 1.1.1 Factores evaluados 1.1.1.1 Ejecución Contractual






Página 6 de 109

El proceso de auditoría regular, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía Municipal de Guavatá - Santander, mediante una evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012-2013, verificando el cumplimiento de las clausulas pactadas, las disposiciones legales, los pagos, el control oportuno, para establecer si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. CONTRATACION AUDITADA:

La Alcaldía municipal de Guavatá, suscribió 124 contratos durante la vigencia 2012, por un valor total de $8.207.909.559, discriminados bajo las siguientes Modalidades de Contratación: LINEA DE CONTRATACION

CONTRATACION DIRECTA 56 45% $422.357.350

LICITACION PUBLICA 1 1% $6.725.918.549

MINIMA CUANTIA 56 46% $383.857.413

SELECCIÓN ABREVIADA 10 8% $365.346.930

TOTAL 124 100% $8.207.909.559

EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN.

Al tenor del Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para tal fin se deberá seguir los lineamientos ordenados por la ley 80 de 1993, Decreto 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios. Del total de los contratos, se tomó una muestra por valor de $7.508.252.118, de la vigencia 2012, correspondiente a 22 contratos, aproximadamente 80% del valor total de la contratación, seleccionados según la modalidad, cuantía y valor como se detalla en el siguiente cuadro: MUESTRA CONTRATACION VIGENCIA 2012

Total muestra tomada 22 contratos

CONTRATACION DIRECTA

45%

LICITACION PUBLICA

1%

MINIMA CUANTIA

46%

SELECCIÓN ABREVIADA

8%

CONTRATACION GUAVATA VIGENCIA 2012






Página 7 de 109

No CONTRATO MODALIDAD OBJETO VALOR

NOMBRE CONTRATISTA

FECHA LEGALIZACION

AMG140 DIRECTA

contrato de prestación de servicios de para realizar la logística del evento familias en acción 2.500.000 APROAGUA 11/7/2012

AMG120 MÍNIMA CUANTÍA

compraventa de uniformes deportivos para incentivar la participación deportiva en el campeonato veredal 6.480.000

OSCAR DANILO BAUTISTA CACERES 10/3/2012

AMG137 CONCURSO DE MÉRITOS

realizar la interventoría técnica contable y jurídica al contrato de obra publica pavimentación puente nacional guavata 310.429.317

DIGO LUIS BANDURRAGA CRUZ 10/29/2012

AMG119 LICITACIÓN PÚBLICA

realizar el mejoramiento y pavimentación de la carretera puente nacional guavata 6.725.918.549 CONSTRUVICOL 9/28/2012

AMG128 SELECCIÓN ABREVIADA

construcción de 24 unidades sanitarias para familias de niveles 1 y 2 del sisben 79.972.946

MARTA ENIDIA PUENTES BAREÑO 10/12/2012


construcción de un aula escolar de seis metros por siete metros 23.379.609

MARTA ENIDIA PUENTES BAREÑO 10/22/2012


construcción instalación y puesta en funcionamiento de una planta de tratamiento de agua potable 25.000.000 HIDRO DISEÑOS LTDA 10/3/2012


prestación de asistencia técnica agropecuaria 29.994.000 FUSDECOL 9/17/2012


suministro de mobiliario y equipos de computo con licencias legales y windows 13.147.200 IVAN GOMEZ AMAYA 9/6/2012






Página 8 de 109

AMG113 seleCCIÓN ABREVIADA

suministro de materiales de construcción para el mejoramiento de las viviendas de las familias pertenecientes a los niveles 1 y2 del sisben 49.500.000 DOTAMEQ 9/19/2012


suministro de combustible para la maquinaria volqueta retroescavadora y motoniveladora 15.404.350 SERCICENTRO EL FARO 10/4/2012


suministro de llantas y repuestos para la retroescavadora 14.490.000 NIDIA MELIDA ARIZA 10/4/2012

AMG 036 DIRECTA

EL HOGAR DE BIENESTAR SAN JOSE se compromete con el Municipio de Guavatá a prestar sus servicios en la atención y cuidado de Diez (10) adultos mayores del municipio de los niveles 1 y 2 del SISBEN. 18.800.000

hogar de bienestar san jose 5/29/2012

AMG006 DIRECTA

Prestación de servicios de asesoría profesional como abogado 15.000.000

DEYSY JOHANNA FORERO FORERO 5 ENERO DE 2012

AMG012 DIRECTA

Elaboración del Plan de Desarrollo 25.000.000

LA CORPORACIÓN PARA EL DESARROLLO INTEGRAL SOSTENIBLE “CODIS” 2/22/2012

AMG008 DIRECTA

suministro de combustible vehículos de la alcaldia 15.499.622

LUZ MARINA SIACAL POSSO 2/2/2012


suministro de materiales para el mantenimiento de las condiciones de las viviendas de las familias pertenecientes a los niveles i y ii del sisben de municipio de Guavata 44.546.575

marta enidia puntes bareño 11/30/2012

AMG 039 MÍNIMA CUANTÍA

suministro de materiales para mantenimiento escuelas del municipio 14.489.950 VELKY GUTIERREZ 6/14/2012

AMG 038 SELECCIÓN ABREVIADA

prestar sus servicios para la 50.800.000

jaime monsalve medina 6/7/2012






Página 9 de 109

resupoeracion y mantenimiento del santuario de guavata

AMG 053 DIRECTA

Prestación de servicios de asesoría profesional como abogado 9.000.000

DEYSY JOHANNA FORERO FORERO 3/07/2102


suministro de repuestos y mantenimiento técnico para la y motoniveladora new holland rg 140b y la retroescavadora new holland 110 b de 10.000.000 NIDYA MELIDA ARIZA 4/10/2012

AMG 035 MINIMA CUANTIA

venta once trajes tipicos y trece instrumentos musicales 8.800.000

jaime monsalve medina 5/14/2012

El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, donde se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos Patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a Alcaldía Municipal de Guavatá Santander, a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. Con las observaciones plasmadas se busca no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 1

PUBLICACIÓN DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SECOP. La Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, dispone en su artículo 3º. lo siguiente: “la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos y que para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.” El Decreto 2474 de 2008, “Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.”, dispone en el artículo 8°. “Publicidad del procedimiento en el SECOP. La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador.”






Página 10 de 109

Desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales, descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. Se verificó que el área de contratación cumpliera con lo referente a la publicación de los procesos contractuales en la página Web, tal como lo ordena el Sistema Electrónico para Contratación Pública SECOP, comparando con los contratos registrados en la rendición de la cuenta formato SIA 20 1ª, encontrando que de los 124 procesos reportados al SIA, en el SECOP, solo reportaron 91 procesos de los cuales ninguno fue reportado en su totalidad. Así las cosas, haciendo eco de los principios establecidos en el numeral 9 del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011“Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, se ha de propender porque las acciones administrativas sean públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de la reservas legales. Por lo tanto la información no es correcta, en consecuencia para el equipo auditor, lo anterior acarrea la violación del Principio constitucional y legal de Publicidad en los procesos de contratación, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables en suministrar y publicar la información. Constituyéndose una observación administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, artículo 8 del decreto 2474 de 2008; numeral 9 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO-DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: artículo 3 de la Ley 1150 de 2007

Artículo 8 del decreto 2474 de 2008 Numeral 9 del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 Numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002

RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Frente a este hallazgo y debido a la posición geográfica donde se encuentra ubicado el

Municipio, la cual ocasiona problemas para la conectividad a internet y fallas para

completar el cargue de algunos documentos de la contratación que la entidad suscribe;

mediante contrato de compraventa se adquirió un Router para conexión Wifi y de esta

manera fortalecer la oficina de planeación municipal la cual es la encargada de realizar el

proceso de actualización y cargue a la página del SECOP, obteniendo de esta manera

navegación optima y actualización de manera eficiente de los contratos suscritos por la

Alcaldía Municipal de Guavatá, Santander.






Página 11 de 109

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR

Teniendo en cuenta que la entidad está adelantando los procesos necesarios con el ánimo de mejorar las falencias presentadas en cuanto al reporte de la información, el equipo auditor considera pertinente DESVIRTUAR la observación de carácter Disciplinario y CONFIRMAR la observación administrativa para que sea incluida en un plan de mejoramiento que debe ser adoptado por la entidad para que de este modo este órgano de control le pueda hacer el seguimiento respectivo. ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES OBSERVACION DE AUDITORIA N° 2

En los expedientes contractuales no se evidencia Hoja de Ruta de cada proceso, lo que ocasiona no tener un verdadero seguimiento y control del expediente.

Los expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizados la muestra seleccionada en no se encuentra foliada, situación que fue corroborada con la responsable de la oficina de planeación.

Toda la documentación que se genere en el proceso de contratación debe ser el momento oportuno de cada una de las etapas (Precontractual, Contractual y Pos contractual) y manejar un orden cronológico, que permita evidenciar el cumplimiento de los Principios de Responsabilidad y Transparencia.

No adjunta en los expedientes contractuales, el correspondiente Plan de Compras, para ejercer control fiscal se requiere, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, como también lo señala el Manual de Contratación en el título II y capitulo II.

En este orden de ideas, estaríamos frente a una observación de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un Plan de Mejoramiento. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO. RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS

ALCALDE (2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Es de anotar que a partir de la visita realizada por las profesionales de la contraloría

departamental de Santander, conforme a los lineamientos sugeridos y con la aprobación

del manual de contratación de la entidad, se implementó hoja de ruta para mejorar el

registro, seguimiento y vigilancia de los contratos, estableciendo para cada proceso una

hoja de ruta que evidencie la documentación obtenida dentro de cada proceso.

Anexos: copia hoja de ruta aprobada por la entidad para cada proceso contractual.

Frente a la foliación de los documentos emitidos por la entidad, se tomaron las medidas

para organizar el archivo general de la misma, por lo cual se dio inicio a la etapa

precontractual del proceso de Archivo, para obtener un mejor control sobre los registros






Página 12 de 109

emanados de cada dependencia y de esta manera facilitar el trabajo y operatividad de las

mismas.

Una vez analizados los parámetros tratados por el equipo profesional de la Contraloría, se

determinó por parte de la entidad, a realizar certificación correspondiente al plan de

compras dentro de cada uno de los procesos y contractos suscritos por la misma y en la

cual se requiera que el mismo se va a emplear, anexando dentro de cada expediente

contractual dicha certificación.


De acuerdo a las explicaciones dadas por el presunto responsable el grupo auditor considera necesario mantener la observación administrativa con el fin de que éste organismo de control le pueda hacer el seguimiento respectivo a los correctivos a través del plan de mejoramiento que adopte la entidad. OBSERVACION DE AUDITORIA No 3 MANUAL DE CONTRATACIÓN DESCRIPCION DE LA OBSERVACION: De acuerdo a la certificación entregada por la Secretaría de Gobierno, la Alcaldía del Municipio de Guavata no cuenta con Manual de Contratación. Los manuales de contratación internos de las instituciones públicas tienen una gran importancia porque recogen toda la normatividad colombiana en materia de contratación, la traduce y valida en procedimientos organizados que deben cumplir las personas encargadas y responsables de los diferentes procesos de compra y adquisición de bienes y servicios.

Un manual de contratación es una herramienta que unifica y facilita la aplicación de las normas y los procedimientos en la contratación administrativa optimizando, de esta manera, los recursos de la institución por el apoyo que le presta a la gestión contractual. Es una guía al interior de la entidad, que tiene por objeto la adopción de unas reglas de juego gerencial dentro de los principios que regulan la actuación administrativa, determinados en la ley 80 de 1993.

“Entre sus propósitos esta el fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que se necesitan en una entidad para el cumplimiento de las funciones, metas y objetivos institucionales”

Desde lo normativo, el artículo 89 del decreto 2474 de 2008, modificado por Artículo 5° del decreto 3576 de 2009: Modifíquese el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, el cual quedará así:

"Artículo 89. Manual de Contratación. Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual".

En este orden de ideas, nos encontramos frente una observación de tipo administrativo, con incidencia disciplinaria por cuanto la entidad no cuenta con un Manual de Contratación, observación hecha en el informe de auditoría que se

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=31185#89






Página 13 de 109

realizó a la vigencia 2011, que le permita tener claridad respecto a las etapas de los procesos contractuales. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA y

DISCIPLINARIA NORMA VULNERADA: Artículo 89 del decreto 2474 de

2008, modificado por Artículo 5° del decreto 3576 de 2009: Modifíquese el artículo 89 del Decreto 2474.

RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS ALCALDE (2012-2015)

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Al ser el manual de contratación el apoyo institucional para llevar a cabo la gestión

contractual dentro de la entidad, y en vista a que en administraciones precedentes no se

había aprobado manual para determinar las reglas de juego para realizar la contratación

administrativa de la alcaldía de Guavatá, Santander; la administración municipal para la

vigencia 2014, determino contratar una profesional para asesorar la realización de dicho

manual, cuyo objeto contractual era “Prestación de Servicios profesionales de

asesoría para la elaboración del manual de contratación, manual de interventoría y

cartilla de modelos de contratación para el municipio de Guavatá, Santander”,el cual

una ejecutado, permitió realizar la elaboración de dicho manual, el cual mediante

consenso por parte de la Jurídica de la entidad, del Alcalde Municipal y de la Secretaria

General y de Gobierno, se determinó impartir su aprobación e implementación; por lo

tanto para la vigencia 2014 la alcaldía Municipal de Guavatá, Santander, ya cuenta con

manual de contratación, manual de interventoría y supervisión y cartilla de modelos de

contratación.

Anexos: Copia contrato AMG N° 024-2014 mediante el cual se estipula contratar

profesional para realizar asesoría para la creación del Manual de Contratación de la

Alcaldía de Guavatá, Santander.

Copia Manual de Contratación Alcaldía Municipal Guavatá, Santander, con su

respectivo acto administrativo de aprobación e implementación.


Teniendo en cuenta la réplica presentada por el presunto responsable y verificada la prueba del contrato que aporta la administración municipal de Guavata, este equipo auditor encuentra procedente DESVIRTUAR la observación Disciplinaria teniendo en cuenta que la entidad a tomado las medidas para adoptar un manual de contratación, sin embargo se considera pertinente CONVALIDAR, la observación Administrativa para que la entidad adopte esta inconsistencia mediante un plan de mejoramiento

CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Durante la vigencia 2012 el municipio suscribió un total de veintiséis (26) contratos de obra pública que ascendieron a la suma de $7.604.735.613 de los cuales ninguno fue adicionado en valor; todos fueron ejecutados algunos se encuentran liquidados y otros en proceso de liquidación, en la muestra seleccionada se analizará algunos de estos contratos y se determinará cuales serán objeto de visita técnica.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=31185#89






Página 14 de 109

1.1.1.1.1 OBRA PUBLICA

CONTRATO DE OBRA No 119-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: LICITACION PUBLICA

VALOR: $6.725.918.549

OBJETO: MEJORAMIENTO Y PAVIMENTACION DE LA CARRETERA PUENTE NACIONAL-GUAVATA DEL k0 AL K5 – 200, DEPARTAMENTO DE SANTADER

DURACION: OCHO (8) MESES

CONTRATISTA: CONSTRUVIAS DE COLOMBIA S.A

REPRESENTANTE LEGAL: NELLY BOHORQUEZ RUEDA

ESTADO DELCONTRATO: EN EJECUCION

FECHA DE INICIO: 3 DE DICIEMBRE DE 2012

INTERVENTOR: DIEGO LUIS WANDURRAGA

FECHA DE LIQUIDACION: EN EJECUCION

Analizado el expediente contractual, el grupo auditor encuentra que la entidad en la etapa precontractual cumple con los parámetros de la licitación pública, teniendo en cuenta que realizó el estudio previo justificando la necesidad a satisfacer; en el caso en particular es mejoramiento y pavimentación de la carretera Puente Nacional – Guavata del K0-000 al K5-200 departamento de Santander

Se realizó el proceso de invitación pública No 001 de 2012, se dieron respuesta a las observaciones presentadas y se ajustaron los estudios previos en lo pertinente a las solicitudes. Mediante resolución No 0257 del 23 de agosto de 2012, se ordenó la apertura el proceso licitatorio.

Mediante resolución No 0280 del 3 de septiembre de 2012, se designó comité evaluador en la licitación pública 001 de 2012, Fredy Alexander Flórez Carantón, Secretario de Planeación, Angélica del Pilar Sánchez, Secretaria de Hacienda, Guissette Paola Pinzón Pardo Secretaria de Gobierno; quienes recomendaron celebrar el presente contrato con el proponente CONSTRUVIAS DE COLOMBIA SA.

A la fecha el proceso se encuentra con un 90 % de ejecución, la interventoría ha presentado los informe como lo demuestra el material fotográfico

FOTOGRAFIAS DEL TRAYECTO EN EJECUCION






Página 15 de 109

FOTOGRAFIAS DEL TRAYECTO TERMINADO

OBSERVACION DE AUDITORIA No 4

CONTRATO DE OBRA No 121-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

VALOR: $25.000.000

OBJETO: CONSTRUCCION, INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UNA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE (PTAP) EN POLIESTER REFORAZADO CON FIBRADO DE VIDRIO (PRFV) CAPACIDAD 1.0 LPS PARA EL ACUEDUCTO RURAL DE LA VEREDA PAVACHOQUE – MUNICIPIO DE GUAVATA SANTADER






Página 16 de 109

DURACION: CUARENTA Y CINCO (45) DIAS

CONTRATISTA: HIDRODISEÑOS LTDA

REPRESENTANTE LEGAL: DAVID VIRGUEZ HERNANDEZ

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO EL 03 DE DICIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 19 DEOCTUBRE DE 2012

INTERVENTOR: FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON

MATERIAL FOTOGRAFICO DE PLANTA

El proceso contractual en la etapa de inicio cumplió con los parámetros exigidos para la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, el contratista aportó los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones como experiencia, póliza, cámara de comercio entre otros.

El contrato en mención no se incluyó la cláusula de indemnidad establecida en El

artículo 6º del Decreto 4828 de 2008, derogado por el decreto 734 de 2012, Artículo 5.1.6. Cláusula de indemnidad. Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que este deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula.

De otra parte la entidad no emite acto administrativo de delegación de la supervisión, como tampoco la notificación de este último, esta circunstancia aunque la norma no lo determina como obligatorio si resulta procedente para crear la responsabilidad y vigilancia del proceso contractual, además este último profiere un informe que avale el presentado por el contratista.

En cuanto al anticipo que se pactó, estuvo dentro del porcentaje establecido por la norma; sin embargo el contratista no presentó un plan de inversión que le permitiera a la entidad llevar un control del anticipo que se efectúa y más teniendo






Página 17 de 109

en cuenta que el anticipo es una suma de dinero entregada al contratista para que inicie la obra pero la cual pertenece a la entidad

Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente el equipo auditor considera pertinente dejar una observación de carácter administrativo, para que sea incluida en un plan de mejoramiento

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (ALCALDE 2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Frente a la emisión del acto administrativo para delegar al supervisor de los procesos

contractuales que se realizan en la entidad, tal y como lo manifiestan las profesionales de

la contraloría en el informe preliminar, no existe normatividad que estipule la

obligatoriedad de realizar dicha designación mediante acto administrativo debidamente

notificado; es por ello y por el alto grado de volumen y carga laboral que existe en la

entidad y en virtud del principio de autonomía de la voluntad; que la administración

municipal desde vigencias anteriores ha delegado esta supervisión mediante la minuta del

contrato, en la cual se estipula con claridad en una de sus cláusulas las funciones que el

mismo debe desarrollar para cumplimiento de dicha designación, función que no se

notifica, debido a que en el manual de funciones de la entidad, en cada cargo se señala

que elservidor será supervisor de los contratos que se suscriban y cuyo objeto sea

ejecutable en dicha dependencia. Es de anotar que frente a esta supervisión y a los

informes presentados por los contratistas, como por los interventores, de conformidad con

el artículo 4 de la Ley 80 de 1993 y 83 y s.s. de la Ley 1474 de 2011; al no existir

requisitos, ni formalismos para presentar los mismo, la administración municipal avala

estos informes partiendo del principio de buena fe, requiere a los contratistas cuando

estipule es necesario y está en proceso de mejoramiento de la presentaciones de los

mismos de acuerdo a las directrices expuesta por el equipo auditor.

Frente a los anticipos y en vista al hallazgo encontrado la administración se compromete a

solicitar a los contratistas el plan de inversión, para llevar el control y vigilancia sobre

dicho anticipo.


Atendiendo la réplica presentada por la entidad en cuanto a la designación de supervisión sin acto administrativo, el equipo auditor conmina a la administración para que una vez se adopte el manual de contratación se realice la respectiva inclusión sobre la designación y funciones del supervisor, además que debe solicitar al contratista la presentación del plan de inversión para girar el anticipo; teniendo en cuenta lo anterior y con el fin de hacer el seguimiento respectivo se CONVALIDA, la observación administrativa para que sea incluida en un plan de mejoramiento.






Página 18 de 109

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 5

CONTRATO DE SUMINISTRO No 151-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA DE SUBASTA INVERSA

VALOR : $29.700.000

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIVIENDA DE LAS FAMILIAS PERTENECIENTES A LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: VEINTE (20) DIAS

CONTRATISTA: MARTA ENIDIA PUESTES BAREÑO

ESTADO DELCONTRATO: NO ESTA LIQUIDADO

FECHA DE INICIO: 18 DE DICIEMBRE DE 2012

INTERVENTOR: FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON, SECRETARIO DE PLANEACION

CONTRATO DE SUMINISTRO No 113-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA DE SUBASTA INVERSA

VALOR : $49.500.000

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE VIVIENDA DE LASF FAMILIAS PERTENECIENTES A LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE GUAVATA


CONTRATISTA: DOTAMEQ LTDA

REPRESENTANTE LEGAL: VELKY GUTIERREZ


FECHA DE INICIO: 19 DE SEPTIEMBRE DE 2012

INTERVENTOR: FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON, SECREARIO DE PLANEACION

En la elaboración de los estudios previos de los contratos 113 y 151 de 2012, no se determinaron las condiciones en las cuales se realizaría la contratación, toda vez que no se estableció la necesidad a satisfacer en cuanto al número de familias beneficiaras, veredas favorecidas y que requisitos se tendrían en cuenta para otorgar este subsidio. De otra parte se pactó un pago de anticipo siendo este un contrato de suministro, contrato de ejecución instantánea, lo correcto hubiese sido pactar un pago anticipado; además se entregó al contratista un anticipo sin contar con un plan de inversión, no se solicitó que constituyera una cuenta para que el municipio ejerciera algún tipo de control sobre los gastos del anticipo. El contrato tampoco contó con un acta de inicio, siendo este un documento con el cual deben contar todos los contratos independientemente de la cuantía, objeto o tipo; en esta se hace claridad sobre la fecha de iniciación y se define además una fecha final dependiendo de la duración del contrato.






Página 19 de 109

En cuanto a la etapa de ejecución aparecen unos listados de las personas que recibieron los materiales, lo que le permite presumir al grupo auditor que el contrato se llevó a cabo cumpliendo el objeto contractual. Teniendo en cuenta lo anterior el grupo auditor considera pertinente dejar una observación de carácter administrativo en aras de que la entidad diferencie entre los conceptos de: “pago anticipado y anticipo”, para que sea incluida en un plan de mejoramiento. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (ALCALDE 2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Es de resaltar que una vez revisado el expediente del contrato en mención, se puede

verificar que mediante Decreto N° 015 del 1 de Febrero de 2013, se estableció el

procedimiento de selección de beneficiarios y asignación de subsidios de mejoramiento y

construcción de vivienda para el municipio de Guavatá, Santander; de igual manera se

evidencia que dentro de la minuta del contrato se establece dentro de su cláusula tercera

la forma de pago, estipulando que la misma se hará contra entrega una vez cumplido y

entregado el objeto del contrato en mención, valor contractual que fue cancelado en un

solo pago y siguiendo esta estipulación; al ser el acta de inicio el momento oportuno para

realizar la apertura de la ejecución contractual, dentro del contrato en mención se

evidencia que la misma existe y la cual fue formalizada el día 19 de Septiembre de 2012,

frente a las sugerencias estipuladas por el equipo auditor frente al chequeo que se debe

realizar al entregar este suministro a las familias beneficiadas, la administración municipal

está realizando un control mediante el cual se puede evidenciar de forma clara que el

objeto contractual se cumple de manera satisfactoria.

Anexos: se anexa con la presente copia de Decreto 015 del 1 de Febrero de 2013.

Copia contrato N° AMG 113-12

Copia acta de inicio contrato N° AMG 113-12


Teniendo en cuenta las explicaciones dadas por la actual administración del Municipio de Guavata, y una vez aclarado que el valor cancelado al contratista se realizó en un único pago sin que mediara anticipo, el equipo auditor encuentra procedente DESVIRTUAR, la observación de carácter ADMINISTRATIVO. Sin embargo se invita a la administración para que se elaboren estudios previos consecuentes con la necesidad de la entidad, donde se determinen los diferentes aspectos que serán tenidos en cuenta al momento de realizar la contratación. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 6

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 038-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTIA

VALOR : $50.800.000

OBJETO: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CUYO OBJETO ES “RECUPERACION Y DIFUSION DE LA IDENTIDAD FORTALECIMIENTO LA MANIFESTACION RELIGIOSA DEL SANTUARIO NACIONAL SANTO CRISTO,






Página 20 de 109

ESTABLECIENDO COMO EJE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS DE GUAVATA SANTANDER DENTRO DEL MARCO DEL CONVENIO No 00002245 de 2011 CELEBRADO ENTRE EL DEPARTAMENTO DE SANTADER Y EL MUNICIPIO DE GUAVATA.


CONTRATISTA: COLINAM

REPRESENTANTE LEGAL: JAIME MONSALVE MEDINA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 12 DE OCTUBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 7 DE JUNIO DE 2012

INTERVENTOR: PAOLA PINZON PARDO, SECRETARIA DE GOBIERNO

En el proceso anterior, siendo un contrato de prestación de servicios se pacta un pago de un anticipo, situación que no resulta procedente por cuanto no es un contrato de tracto sucesivo, sino que por el contrario su ejecución es inmediata, además en los estudios previos se solicitó que para el desembolso del 50% correspondiente al anticipo debía estar el acta de inicio firmada, la constitución de una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato celebrando entre la entidad y el contratista y el correspondiente plan de inversión debidamente aprobado por el supervisor, lo correcto hubiese sido que la entidad hablara de pago anticipado y no de anticipo, teniendo en cuenta que s un contrato de prestación de servicios. En el expediente contractual no existe acto administrativo, mediante el cual se aprueban las garantías constituidas por el contratista situación que permite a la entidad confirmar que el contratista cuenta con los anexos de condiciones generales y particulares que acreditan su eficacia jurídica. Es por ello, que para el Equipo auditor se tipifica una responsabilidad administrativa. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

La administración no se pronunció al respecto.


Teniendo en cuenta que el presunto responsable no se pronunció sobre esta Observación, el equipo auditor CONVALIDA, la observación Administrativa. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 7

CONTRATO DE SUMINISTRO 124-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: MINIMA CUANTIA

VALOR : $14.490.000

OBJETO: SUMINISTRO DE LLANTAS Y REPUESTOS PARA LA RETROESCAVADORA NEW HOLLAN B 110 Y MOTONIVELADORA NEW HOLLAN RG 140 V Y LA VOLQUETA PLACAS SUK 235 DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE GUAVATA






Página 21 de 109

DURACION: OCHO (8) DIAS

CONTRATISTA: NIDYA MELIDA ARIZA

ESTADO DELCONTRATO: 9 DE OCTUBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 4 DE OCTUBRE DE 2012




VALOR : $10.000.000

OBJETO: SUMINISTRO DE REPUESTOS Y SERVICIO DE MANTENIMIENTO TECNICO PARA LA MOTONIVELADORA NEW HOLLAND RG 140 B Y LA RETROESCAVADORA NEW HOLLAND 110B DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE GUAVATA


CONTRATISTA: NIDYA MELIDA ARIZA

ESTADO DELCONTRATO: 17 DE ABRIL DE 2012 LIQUIDADO

FECHA DE INICIO: 10 DE ABRIL DE 2012


Durante la ejecución de los procesos contractuales 024 y 124 de 2012, la entidad no designa mediante acto administrativo al supervisor, y mucho menos lo notifica de su responsabilidad; además no presenta informe detallado de las actividades realizadas por el contratista, como tampoco exigió al contratista la entrega de material fotográfico y recibo a satisfacción, situación que denota la falta de responsabilidad y compromiso en el momento de ejecutar esta labor. No se aportó por parte del contratista lo correspondiente al pago de la seguridad social. El artículo 50 de la ley 789 de 2002 consagra la obligatoriedad de los contratistas del estado cualquiera que sea su naturaleza de acreditar el pago de aportes para con la seguridad social y parafiscales, así como el artículo cuarto de la ley 797 de 2003 que modifica el artículo 17 de la ley 100 de 1993. La afiliación y el pago de la Seguridad social se deben realizar en todos los contratos estatales. De otra parte: “Los contratos (sin importar su duración, valor o naturaleza) en donde

esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, suministro, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría, es decir, el contratista deberá estar afiliado obligatoriamente al Sistema General cíe Seguridad Social en Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud y

la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes.” Concepto 124530 / 2012-06-15 / Ministerio de Salud y Protección Social. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA y DISCIPLINARIA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002 RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015)






Página 22 de 109


Al ser la seguridad de carácter obligatorio para la ejecución de los contratos celebrados

por las entidades estatales, la administración municipal de Guavatá, Santander; al

momento de realizar los pagos correspondientes mediante conducto interno el cual se

desarrolla por el supervisor del contrato y la secretaria de hacienda municipal, se verifica

que los aportes al régimen de seguridad social sea válido y veraz, situación que aconteció

en el presente proceso en el cual una vez consultado el expediente se confirmó que el

pago a seguridad estaba incluido, determinando de esta manera que se cumplió de

manera satisfactoria con las funciones asignadas al supervisor de dicho contrato.


De acuerdo a las contradicciones presentadas por el presunto responsable y teniendo en cuenta que aportó las planillas de pago a la seguridad social del contratista en el anexo 5, el grupo auditor considera pertinente DESVIRTUAR, la observación de carácter DISCIPLINARIO, y confirmar la observación de carácter ADMINISTRATIVO, haciendo la recomendación a la entidad para que los documentos del proceso contractual, reposen todos en la respectiva carpeta del contrato y de esta forma facilite el trabajo del grupo auditor.



VALOR : $13.147.200

OBJETO: SUMINISTRO MOVILIARIO Y EQUIPOS DE COMPUTO (CON LICENCIAS LEGALES DE OFFISE Y WINDOWS) PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA SECRETARIA DE PLANEACION Y OCAD MUNICIPAL DEL MUNICIPIO DE GUAVATA SANTANDER


CONTRATISTA: IVAN GOMEZ AMAYA

ESTADO DELCONTRATO: 14 DE SEPTIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 06 SEPTIEMBRE DE 2012


Al realizar un análisis detallado al contrato No 106-12 en sus diferentes etapas contractuales, se logró evidenciar que la Alcaldía del Municipio de Guavata, en desarrollo de este contrato identifico la necesidad, la naturaleza del contrato a celebrar, la cuantía y el procedimiento a seguir en la etapa previa; de igual forma, se pudo verificar que el Contratista cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, como se evidencia en las actas de liquidación, en las facturas y en las actas de entrada de los equipos y mobiliario con licencias legales de office y Windows para el fortalecimiento de la secretaria de planeación. De acuerdo a los argumentos expuestos, se puede indicar sin lugar a dudas, que en desarrollo del presente contrato la Administración Municipal actuó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 8






Página 23 de 109



VALOR: $15.499.622

OBJETO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS A CARGO, DISPOSICION Y DE PROPIEDAD (VOLQUETA INTERNACIONAL, RETROCARGADORA NEW HOLLAND B 110 MOTONIVELADORA RG 140 B Y FORD EXPLORER SPORT TRACT AZUL DEL MUNICIPIO DE GUAVATA.

DURACION: TRES (3) MESES

CONTRATISTA: LUZ MARINA FISCAL POSSO

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 14 DE MARZO DE 2012

FECHA DE INICIO: 2 DE FEBRERO DE 2012




VALOR : $15.404-350

OBJETO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LA MAQUINARIA (VOLQUETA, RETROESCAVADOR Y MOTONIVELADORA) VEHICULOS A CARGO, DISPOSICION Y DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: DOS (2) MESES

CONTRATISTA: SERVICENTRO

REPRESENTANTE LEGAL: LIBARDO GIL SANABRIA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO2 DE NOVIEMBRE DE 2012



Los procesos de selección del contratista se llevaron a cabo a través de la mínima cuantía; en cada uno de los proceso se presentó una única propuesta del señor LIBARDO GIL SABABRIA, representante legal de SERVICENTRO EL FARO, y LUZ MARINA FISCAL POSSO propuestas que fueron seleccionadas por cuanto reunieron los requisitos exigidos en la invitación. En la etapa de ejecución la entidad no realiza la designación y notificación del supervisor, además no cuenta con acta de inicio, que es el documento que firma el interventor y el contratista, en el que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución. Las minutas contractuales no cuentan con la cláusula de indemnidad del Decreto 734 de 2012, Artículo 5.1.6. Cláusula de indemnidad. Las entidades estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que este deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula.






Página 24 de 109

De otra parte aunque en las minutas contractuales se pactó como forma de pago, que el municipio pagaría al contratista mediante actas de avance que soportaran los pagos parciales según el suministro efectuado y previa presentación de las facturas, junto con los respectivos soportes por parte del contratista, esta situación no se tuvo en cuenta por cuanto solo existe un acta de pago final mediante la cual se realizó un pago total, no habiendo por parte del contratista un informe de actividades detallado: a que vehículos se suministró, cuanto se suministró y las fechas; de esta forma la entidad ejercía el control sobre la entrega del combustible; esta responsabilidad recae en cabeza del supervisor del contrato quien debió ejercer la vigilancia sobre el mismo. Teniendo en cuenta que las citadas observaciones deben ser incluidas en un plan de mejoramiento el equipo auditor deja una observación de carácter administrativo. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

La administración no se pronunció al respecto


Teniendo en cuenta que la administración no presentó la réplica respectiva a esta Observación, se CONVALIDA, la observación Administrativa.



VALOR : $6.480.000

OBJETO: COMPRAVENTA DE UNIFORMES DEPORTIVOS PARA INCENTIVAR LA PARTICIPACION DEPORTIVA EN LE CAMPEONATO VEREDAL DE FUTBOL 2012 DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: DOS (2) DIAS

CONTRATISTA: OSCAR DANILO BAUTISTA CACERES

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO2 DE NOVIEMBRE DE 2012



Al realizar un análisis detallado al contrato No 120-12 en sus diferentes etapas contractuales, se logró evidenciar que la Administración Municipal en desarrollo de este contrato identificó la necesidad, la naturaleza del contrato a celebrar, la cuantía y el procedimiento a seguir en la etapa previa; de igual forma, se pudo verificar que el Contratista cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato. Con base en lo anterior y sin lugar a dudas se puede afirmar que en el desarrollo del presente contrato la Alcaldía del Municipio de Guavata actuó conforme a los principios de transparencia, planeación, economía y responsabilidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad y en el Estatuto General de la Contratación.






Página 25 de 109

CONTRATO DE OBRA 128-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: MENOR CUANTIA

VALOR : $79.972.946

OBJETO: CONSTRUCCION DE 24 UNIDADES SANITARIAS PARA LAS FAMILIAS DE NIVELES I y II DEL SISBEN EN DIFERENTES VEREDAS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: DOS (2) MESES

CONTRATISTA: ENIDIA PUENTES BAREÑO

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO EL 26 DE DICIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 8 DE NOVIEMBRE DE 2012


La entidad llevó a cabo el presente proceso contractual de acuerdo a lo establecido para la menor cuantía; se presentó una única propuesta que fue la seleccionada por reunir los requisitos exigidos en los pliegos.

En la minuta contractual no se incluyó la cláusula de indemnidad exigida en los pliegos de condiciones y reglamentada por el decreto 734 de 2012.






Página 26 de 109

Teniendo en cuenta que en el expediente no reposaba el certificado que demostrara que efectivamente los beneficiarios pertenecían al nivel 1 y 2 del Sisben, el equipo auditor solicitó dicho documento el cual fue aportado y con esto se corroboró que las familias beneficiarias cumplieran con dicha característica.

En la etapa de ejecución el contratista cumplió con el objeto contractual, por cuanto se adjuntan actas de recibido a satisfacción de los 24 beneficiarios, junto con el material fotográfico de las familias acreedoras del subsidio.


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 111-12


VALOR : $29.994.000

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA Y RURAL PARA LOS PEQUEÑOS Y MEDIANOS PRODUCTORES AGROPECUARIOS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: CUATRO (4) MESES

CONTRATISTA: FERNANDO FAJARDO CASTELLANOS


FECHA DE INICIO: 17 SEPTIEMBRE DE 2012


El presente contrato solo cuenta con un solo informe de actividades perteneciente al mes de octubre de 2012; si se tiene en cuenta que en la invitación pública se solicitó el personal para ejercer dichas actividades, entre los cuales estaban: 1 veterinario, un técnico área agrícola o pecuaria, un técnico área agrícola o pecuaria, ambiental, dos auxiliares; estos debían presentar las actividades individuales de acuerdo al área en la cual la ejecutaron y posteriormente debía ser consolidada por el contratista; dichos informes debían contar con el aval del supervisor en aras de demostrar que el objeto contractual se estaba desarrollando.

No reposan en el expediente contractual los informes del mes de noviembre y diciembre por parte del contratista, además a la fecha el contrato no se encuentra liquidado.

El supervisor no cumple con sus funciones o actividades para lo cual fue contratado puesto que debía realizar el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente en cuanto al incumplimiento de la funciones del supervisor, este equipo encuentra procedente plasmar una observación de carácter administrativo con incidencia Disciplinaria para el Secretario de planeación, quien se desempeña como supervisor

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO-DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: Numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de

2002






Página 27 de 109

RESPONSABLE: FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON, Secretario de Planeación


El equipo auditor que realizó la revisión del contrato de prestación de servicios AMG 111-

12 cuyo objeto es la prestación de servicios de asistencia técnica agropecuaria y rural

para los pequeños y medianos productores agropecuarios del Municipio de Guavatá, al

parecer no revisó la AZ No. 2 en donde se encontraban los 3 informes correspondientes a

los meses de noviembre y diciembre de 2012, los cuales se adjuntan en AZ que contiene

dichos informes, además del acta de liquidación, facturas y comprobantes de egreso, con

lo cual se subsana este hallazgo mediante la entrega de la documentación pertinente que

permite evidenciar el pleno cumplimiento del objeto contractual.

ANEXOS N° 6: Copia informes presentados dentro del contrato de prestación de

servicios AMG 111-12 de los meses de Noviembre y Diciembre de 2012.

Copia Acta de liquidación contrato de prestación de servicios AMG 111-12

Copia facturas y comprobantes de egresos presentados contrato de

prestación de servicios AMG 111-12.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR:

Si bien es cierto el presunto responsable adjunta los informes de actividades,

junto con los comprobantes de egreso, facturas respectivas, y copia de la

resolución de aprobación póliza de cumplimiento, el equipo auditor considera

pertinente DESVRITUAR la observación DISCIPLINARIA y mantener la

observación ADMINISTRATIVA, puesto que el proceso contractual es uno solo y

todos sus documentos deben encontrarse en un solo sitio.


CONTRATO DE OBRA 129-12


VALOR: $23.379609

OBJETO: CONSTRUCCION DE UNA AULA ESCOLAR DE 6MTS POR 7MTS EN LA INSTITUCION EDUCATIVA TRES ESQUINAS LOS PATIOS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA SANTADER

DURACION: DOS MESES

CONTRATISTA: MARTA ENIDIA PUENTES BAREÑO

ESTADO DELCONTRATO: NO ESTA LIQUIDADO (terminado)



Se ordenó la apertura de la invitación pública para el proceso de selección abreviada de menor cuantía SA-008-2012, cuyo objeto consistía en:






Página 28 de 109

CONSTRUCCION DE UN AULA ESCOLAR de 6m X 7m en la institución Educativa Tres Esquinas Los Patios del Municipio de Guavata Santander.

La invitación se abrió el 2 de octubre de 2012 a las 8am y se cerró el 9 de octubre de 2012 a las 4pm en la Secretaría de Planeación Municipal de Guavata, durante la publicación de la invitación pública no se presentaron observaciones al respetivo proceso y solo se presentó la propuesta de la señora MARTA ENIDIA PUENTES BAREÑO, a quien se le adjudicó el mencionado proceso.

La minuta contractual fue firmada por las partes el 22 de octubre de 2012, y como aspecto relevante se tiene que no se incluyó en dicha minuta la cláusula de indemnidad; además no se aprobaron las garantías constituidas por el contratista.

El acta de inicio fue firmada el 1 de noviembre de 2012.

Se firmaron tres actas una de pago parcial, otra, el acta de recibo final de la obra y el acta de liquidación de la obra por parte del supervisor FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON

De acuerdo a la solicitud hecha por el equipo auditor a la Rectora de la institución educativa Tres Esquinas Los Patios Municipio de Guavata, esta envió certificación fechada el 12 de marzo de 2014, en la cual manifestó: “que recibió por parte del

municipio en cabeza del señor alcalde: Dr Alvaro Avila Castellanos a entera satisfacción la construcción de un aula en la sede principal INSTITUCION EDUCATIVA TRES ESQUINAS LOS PATIOS sede 01. Aula que era necesaria para el funcionamiento del grado undécimo de este plantel educativo. Que en la actualidad se esta utilizando par que los estudiantes del grado undécimo año 2014 reciban sus clases. La obra fue

entregada el 14 de noviembre de 2012”.

Sin embargo el equipo auditor considera pertinente dejar una observación administrativa para que en los próximos procesos contractuales se emita acto






Página 29 de 109

administrativo de aprobación de las pólizas por parte de la entidad y se apruebe las garantías constituidas por parte del contratista.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

HALLAZGO N° 10 CONTRATO DE OBRA 129-12

De conformidad al manual de contratación aprobado y puesto en ejecución por la

administración municipal, se ha determinado que toda garantía presentada dentro de la

ejecución contractual, debe ser aprobada mediante acto administrativo debidamente

sustentado, determinación que se está cumpliendo y de la cual evidenciamos un acto

emitido para la contratación de la vigencia 2014.

Anexo: Copia Resolución aprobación póliza de cumplimiento.


El equipo auditor recibe a satisfacción las contradicciones presentadas por el

presunto responsable y encuentra procedente tener en cuenta la copia de la

resolución de aprobación de la póliza que adjuntaron en el anexo 8, por lo tanto se

desvirtúa la observación administrativa.


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 06-12 y 053-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA

VALOR: $15.000.000

OBJETO: PRESTAR SUS SERVICIOS DE ASESORIA PROFESIONAL COMO ABOGADO EN EJERCICIO, ASISTIENDO Y ASESORANDO AL ALCALDE EN LOS ASUNTOS PROPIOS DE LA CONTRATACION DE LA ENTIDAD, BRINDANDO APOYO PROFESIONAL Y TECNICO Y JURIDICO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACION QUE EL MUNICIPIO ADELANTE.

DURACION: CINCO (5) MESES

CONTRATISTA: DEISY JOANNA FORERO FORERO

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 7 DE JUNIO DE 2012

FECHA DE INICIO: 5 ENERO DE 2012, 3 DE JULIO DE 2012

INTERVENTOR: PAOLA PINZON PARDO, SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

En el proceso contractual No 06-12, este tuvo una duración de cinco meses, de los cuales el contratista aportó el correspondiente informe de actividades de manera periódica, sin embargo en el expediente contractual solo reposa un pago de aportes a la seguridad social correspondiente al mes de marzo, sin embargo el pago efectuado no se realizó sobre el 40% del ingreso base de cotización como lo indica la norma.






Página 30 de 109

Al celebrar el Contrato de Prestación de Servicios Profesionales 06-12, no se evidencia en el expediente contractual, la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones…”(negrilla fuera de texto). De igual manera el artículo 23 del decreto 1703 de 2002 señala “La parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud”.

Ahora bien, el ingreso base de cotización del pago del mes de marzo de 2012, no fue el correcto, como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de prestación de servicios cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje restante corresponde a los costos derivados de la actividad contractual” (artículo 18 de la ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas” (negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). En la mismo expediente del contrato 06 de 2012, se encuentra el contrato 053 del mismo año, con el mismo objeto de asesoría jurídica, con una duración de dos meses y fecha de inicio del 3 de julio de 2012, aunque la entidad elaboró los estudios previos, el contratista no aporto ningún documento básico para realizar el contrato, como tampoco el título de profesional en derecho que no reposa para ninguno de los dos procesos contractuales. En cuanto al pago de aportes a la seguridad social, tampoco se realizó sobre el 40% como lo indica la norma. Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes

señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma una observación

disciplinaria y observación de tipo administrativo, a fin de que se corrijan y eviten

este tipo de actuaciones.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Y

DISCIPLINARIA.

NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734

de 2002, art. 23 Decreto 1703 de

2002, art. 18 Ley 1122 de 2007, art.

2.2.5 del decreto 734 de 2012 y art.

50 Ley 789 de 2002






Página 31 de 109

RESPONSABLE: PAOLA PINZON PARDO, Secretaria General y de Gobierno (supervisora), Disciplinaria.

ALVARO AVILA , Alcalde 2012-2015. Administrativo


De conformidad a lo preceptuado conforme al pago de seguridad social la administración

municipal se permite señalar que de conformidad con el artículo 18 de la ley 1122 de 2007

que señala Artículo 18. Aseguramiento de los independientes contratistas de prestación

de servicios. Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al

Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre

una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualidad del contrato. El

contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización

sin que ello genere relación laboral.

Así las cosas, se entendía que la norma establecía un rango de cotización máximo sobre

un 40% del valor mensualidad, estableciendo así un techo del porcentaje de cotización y

no un piso mínimo de cotización, por tanto al interpretar la norma, consideró la

administración municipal que existía un techo y al no existir un piso, se consideró que se

podría cotizar sobre un salario mínimo.

Así se interpretó de la lectura de distintos conceptos dados en torno al tema del IBC para

los contratistas independientes, y teniendo en cuenta que los contratistas independientes

no tienen las mismas condiciones que las personas vinculadas por medio de contratos de

trabajo o vinculaciones legales o reglamentarias, se entendió que en virtud del principio de

la autonomía de la voluntad, y atendiendo ese tope máximo señalado del 40% y el mínimo

establecido en el salario mínimo, el contratista podía cotizar según su voluntad, bien sobre

el tope del 40% del salario o bien sobre el salario mínimo, y estando dentro de esos

límites era válida la cotización siempre que lo que se verificara era la cotización obligatoria

al sistema de seguridad social en salud.

En torno a este tema, se dio lectura al concepto emitido por la Sala de Consulta y Servicio

Civil del Consejo de Estado, radicación No 1832 Consejero Ponente Luis Fernando

Álvarez Jaramillo, y de dicho concepto se entendió, que a partir de la ley 1122 de 2007,

se adoptaban una partir de este presupuesto, en los antecedentes legislativos del artículo

18 de la ley en comento8 y las pautas jurisprudenciales trazadas por esta Corporación con

anterioridad a su expedición, se encuentran elementos que le permitieron al legislador, a

través del mencionado artículo de la ley 1122 de 2007, adoptar las siguientes decisiones

en esta materia:

“a) Reiterar la obligación que tiene todo contratista de cotizar al sistema general de

seguridad social en salud, independientemente de la cuantía, duración, modalidades de

pago que se pacten en el respectivo contrato, así como de la naturaleza pública o privada

del contratante.

b) Establecer para los contratistas de prestación de servicios, un porcentaje máximo del

40% del valor mensualizado del contrato sobre el cual se debe calcular el ingreso base de

cotización en salud. Este porcentaje constituye el límite máximo que debe tener en cuenta

el Gobierno Nacional al expedir cualquier acto que pretenda desarrollar la ley.






Página 32 de 109

c) Asignar al Gobierno Nacional la reglamentación de un sistema de presunción de

ingresos con base en la información sobre las actividades económicas, la región de

operación, la estabilidad y estacionalidad del ingreso, que deberá aplicarse a los demás

contratistas y trabajadores independientes que deriven sus ingresos de otras fuentes.

d) Establecer la posibilidad que el contratista autorice al contratante el descuento y pago

de la cotización, más no obligar a éste último a retener suma alguna.

Esto significa que el 40% del valor mensualizado del contrato de prestación de servicios

que celebre un contratista de prestación de servicios es el límite legal máximo para

calcular el ingreso base de cotización para éste tipo de trabajadores independientes. Este

porcentaje máximo corresponde al ingreso que percibe el contratista de prestación de

servicios por su actividad. A contrario sensu, el 60% restante o el porcentaje que resulte

aplicable, según el caso, representa el costo operacional que se deriva de la actividad

desarrollada por el contratista.

Así las cosas, se entendió que al fijar ese monto máximo del 40% se establecía un techo

que tenía por piso el salario mínimo, pues tanto de la lectura de la norma como del

concepto del Consejo de Estado, no se infiere que el 40% sea el monto único, sino el

máximo con el que se debe cotizar. Ante dichas inquietudes, se consultó respuesta dada

por parte del Ministerio de Salud y Protección Social de fecha 19 de octubre de 2012 en

donde manifiesta que no existe reglamentación en relación con el artículo 18 de la ley

1122 de 2007, y señaló en dicho concepto que la base de cotización para los contratistas

independientes sería del 40% del valor bruto del contrato facturado en forma

mensualizada, así las cosas, a partir del conocimiento de dicho concepto el Municipio ha

dado cumplimiento al mismo y se exige dicho porcentaje para la cotización de los

contratistas independientes del Municipio. Por lo anterior, se evidencia que existía una

duda razonable en cuanto al porcentaje de cotización, por cuanto de la lectura de la

norma y del concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, se

entendía que existía un tope máximo de porcentaje de cotización, al no existir una clara

reglamentación sobre el tema se consultaron respuestas dadas por el ministerio, y una

vez se tuvo conocimiento de las mismas, se adoptaron las medidas conducentes y

pertinentes para dar cumplimiento a lo señalado por el concepto.


En lo relacionado con la base y porcentaje de cotización que un contratista debe efectuar a los sistemas de salud y pensiones, debe indicarse que los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, mediante Circular 000001 del 6 de diciembre de 2004, en ejercicio de las facultades establecidas en los Decretos 246 de 2004 y 205 de 2003, imparten instrucciones con relación al ingreso base de cotización de los contratistas afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud. “En primer término señaló, que el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, modificatorio del artículo, 17 de la Ley 100 de 1993, establece que durante la vigencia del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones en forma obligatoria a los regímenes del Sistema General de Pensiones, por parte de los contratistas, con base en los ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen. El inciso segundo del artículo 3º del Decreto 510 de 2003, concordante con el mandato legal citado, establece que las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud se deben hacer sobre la misma base que al Sistema General de Pensiones; en consecuencia, el ingreso base de cotización conforme a los artículos 5º y 6º de la Ley 797 de 2003 que modificaron en su orden los artículos 18 y 19 de la Ley 100 de 1993 y el






Página 33 de 109

artículo 204 ibídem en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Siendo claro que el ingreso base de cotización a los Sistemas de Salud y Pensiones, es por definición y de manera general, uniforme y si tal como lo señaló el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, las cotizaciones deben efectuarse con base en el salario o ingresos por prestación de servicios devengados, el ingreso base de cotización tanto para pensiones como para salud de las personas naturales vinculadas al Estado o al sector privado, mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten debe corresponder a estos ingresos devengados, por tanto, las bases de cotización deben ser iguales. En segundo término, señaló que al efectuar el examen de nulidad, el honorable Consejo de Estado mantuvo la vigencia del inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por lo que en los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada; razón por la cual, en aplicación del principio de analogía, que halla su justificación en el principio de igualdad, y según el cual, los seres y las situaciones iguales deben recibir un tratamiento igual, dicho porcentaje debe hacerse extensivo a los contratos de vigencia determinada. Ante el planteamiento concreto de si es jurídicamente viable efectuar aportes a pensiones sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002 y Circular 000001 de 2004 de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, se considera que la remisión que el mismo inciso segundo del artículo 3º Decreto 510 de 2003 hace a la base de cotización del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serviría de fundamento a los contratistas para efectuar sus aportes tanto a pensión como a salud sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002” . ( lo subrayado y resaltado es nuestro).

De esta forma, lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, significa que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones del contratista, independientemente de la naturaleza del contrato y su valor, corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte obligatorio que en salud y pensiones debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16% del ingreso base respectivamente, ingreso base que no podrá exceder de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes ni ser inferior a un (1) smlmv. De acuerdo a lo expresado anteriormente, el equipo auditor CONVALIDA, la observación administrativa y Disciplinaria en todos sus alcances.



VALOR: $14.989.950

OBJETO: SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS DIFERENTES ESCUELAS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA SANTANDER.

DURACION: QUINCE (15) DIAS

CONTRATISTA: DOTAMEQ LTDA

REPRESENTANTE LEGAL: VELKY GUTIERREZ

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO EL 30 DE JUNIO DE 2012

FECHA DE INICIO: 14 DE JUNIO DE 2012






Página 34 de 109

INTERVENTOR: SECRETARIA DE PLANEACION, FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON

De acuerdo a la información suministrada por el la administración municipal y las actas de recibo a satisfacción que reposan en el expediente contractual, permite concluir al equipo auditor que el suministro se realizó conforme a lo establecido en la minuta contractual; sin embargo se recomienda a la actual administración realizar estudios previos concisos, claros y que demuestres de las necesidades particulares para cada contrato.

RELACION DE ESCUELAS BENEFICIARIAS DEL SUMINISTRO DE MATERIALES

# NOMBRE DE LA ESCUELA

RECIBIDO A SATISFACCION

SI NO

1 ESCUELA BOTUVA II X

2 ESCUELA BOTUVA I X

3 ESCUELA HELECHAL Y MESA X

4 ESCUELA SAN ROQUE X

5 ESCUELA PUENTES Y NARANJO X

6 ESCUELA TRES ESQUINAS X

7 ESCUELA LA UNION X

8 ESCUELA PEDREGAL X

9 ESCUELA MERCADILLO X

10 ESCUELA COAQUITO X

11 ESCUELA SAN RAFAEL X

12 ESCUELA SAN JOSE DE IROBA X

13 ESCUELA TRES ESQUINAS X

14 INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO X

15 ESCUELA MATERREDONDA X

16 ESCUELA INJERTO X

17 ESCUELA ESTANCIA DE GONZALEZ X


CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES 0140-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA

VALOR : $2.500.000

OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD PARA REALIZAR LA LOGISTICA DEL EVENTO MAS FAMILIAS EN ACCION DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

DURACION: TRES (3)DIAS

CONTRATISTA: APROAGUA NIT 900.317.615

REPRESENTANTE LEGAL:RICARDO ROJAS CUBIDEZ

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 20 DE NOVIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 9 DE NOVIEMBRE DE 2012







Página 35 de 109

Como hechos relevantes de este proceso contractual y de todos los contratos de prestación de servicios se tiene que la entidad no emite acto administrativo mediante el cual certifique la inexistencia de personal de planta y certificado de idoneidad del contratista; además de lo anterior en dichos contratos no se exige el diligenciamiento de la hoja de vida de la función pública. Sin embargo en el expediente contractual reposa el informe de actividades por parte del contratista con las evidencias fotográficas que demuestran que el objeto contractual se desarrolló conforme a la minuta contractual. Teniendo en cuenta lo anterior el equipo auditor considera pertinente dejar una observación administrativa para que en los próximos procesos contractuales se solicite a los contratistas el diligenciamiento del formato único de la hoja de vida y se certifique la inexistencia del personal de planta.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015 REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Frente a lo evidenciado por el grupo auditor de la Contraloría Departamental, es de

anotar, que una vez puesto en marcha el Decreto 1510 de 2013, la administración

municipal en cumplimiento al mismo mediante acto administrativo, evidencia la necesidad

de realizar la contratación, toda vez que certifica que dentro de la planta de personal no

existe persona que puede ejecutar el objeto contractual a desarrollar; de igual manera y

una vez analizados los documentos adjuntos presentados por cada contratista se puede

certificar si el mismo es idóneo o no para ejecutar el contrato a celebrar, esta certificación

se realiza mediante acto administrativo. En cumplimiento a las Leyes nacionales y lo

estipulado en la contratación pública, la administración municipal dentro de las exigencias

documentales, solicita el diligenciamiento de la hoja de vida de la persona a contratar;

mediante el formato único de hoja de vida, exigencia que hace obligatoria pues de esta

manera se acreditan las mejores condiciones profesionales, éticas y morales para la

contratación pública de la entidad.


Teniendo en cuenta las explicaciones dadas por la administración a la observación

referida el grupo auditor considera pertinente DESVIRTUAR la observación

ADMINISTRATIVA.

CONTRATO DE COMPRAVENTA No 035-12


VALOR : $8.800.000

OBJETO: COMPRAVENTA Y ADQUISICION DE ONCE (11) TRAJES TIPICOS Y TRECE (13) INSTRUMENTOS MUSICALES PARA GARANTIZAR EL FORTALECIMIENTO DE GRUPOS FOLCLORICOS DE GUAVATA

DURACION: UN (1) MES

CONTRATISTA: CORPORACION COLOMBIANA DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES Y ESTUDIOS SOCIALES COLINAM

REPRESENTANTE LEGAL:JAIME MONSALVE MEDINA






Página 36 de 109

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO TRECE (13) JUNIO DE 2012

FECHA DE INICIO: 14 DE MAYO DE 2012

INTERVENTOR: PAOLA PINZON PARDO, SECRETARIA DE GOBIERNO

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: El Municipio de Guavata Santander, elaboró los estudios previos justificando la necesidad a satisfacer que es el “COMPRAVENTA Y ADQUISICION DE ONCE (11) TRAJES TIPICOS Y TRECE (13) INSTRUMENTOS MUSICALES PARA GARANTIZAR EL FORTALECIMIENTO DE GRUPOS FOLCLORICOS DE GUAVATA.

Se presentaron tres propuestas y habiendo sido evaluadas y calificadas las ofertas según lo establecido en la invitación publica, los evaluadores recomendaron adjudicar el contrato a la CORPORACION COLOMBIANA DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES Y ESTUDIOS SOCIALES COLIMAM, representada legalmente por JAIME MONSALVE MEDINA

Aunque el informe de actividades no es completo por cuanto no se detalla los trajes e instrumentos entregados, estos reposan en la alcaldía municipal como lo demuestra el material fotográfico aportado por el grupo auditor.

La entidad no realiza ningún proceso de entrada de estos elementos puesto que en el expediente no reposa documento que demuestre que los elementos fueron recibidos a satisfacción.

MATERIAL FOTOGRAFICO

CONTRATACION 2013 MUNICIPIO DE GUAVATA






Página 37 de 109

MUESTRA DE CONTRATACION 2013

Para la vigencia 2013, al alcaldía del Municipio de Guavata realizo 153 contratos discriminados bajo las siguientes modalidades:

DIRECTA 59 39%

CONCURSODE MERITOS 2 1%

LICITACION PUBLICA 3 2%

MINIMA CUANTIA 71 46%

SELECCIÓN ABREVIADA 18 12%

TOTAL CONTRATOS 153 100%

Del total de la contratación $2.998.632.670, realizada por la Alcaldía de Guavata para la vigencia 2013, se tomó una muestra por valor de $928.182.596, equivalente aproximadamente al 35% de la contratación, representada en 14 contratos.

No Contrato MODALIDAD OBJETO VALOR NOMBRE CONTRATISTA LEGALIZACION


mantenimiento de la patrulla dimax motocicleta yamaha 250 c.c y motocicleta 125 c.c de propiedad de la estacion de policia del municipio de guavata 15.000.000

ROSENDO MARIN PUENTES 1/25/2013

AMG 022 DIRECTA

Aunar esfuerzos Promover actividad de Santo Cristo 7.000.000 APROAGUA 1/28/2013


suministro de meteriales para el mejoramiento de las condiciones de las viviendas de las familias pertenecientes de los niveles i y ii del municipio de guavata 79,190,328.00

MARTHA ENEIDA PUENTES BARREÑO 3/11/2013


mantenimiento de la patrulla dimax motocicleta yamaha 250cc y motocicleta 125cc de propíedad de la 6.998.000

ROSENDO MARIN PUENTES 3/12/2013

DIRECTA 39%

CONCURSODE MERITOS

1% LICITACION

PUBLICA 2%

MINIMA CUANTIA

46%

SELECCIÓN ABREVIADA

12%

CONTRATACION GUAVATA VIGENCIA 2013






Página 38 de 109

estación de policia

AMG042 DIRECTA

Anuar esfuerzos para garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles i y ii del sisben 36,000,000 FUNDEAMOR 3/4/2013

AMG056 DIRECTA

El objeto del presente contrato es prestar sus servicios de Asesoría profesional como Abogado 9.000.000

DEISY JOANNA FORERO FORERO 3/9/2013

AMG-076 DIRECTA

contrato de prestación de servicios artísticos con el propósito de apoyar el desarrollo de los gupos folcloricos del municipio de guavata 16.000.000

MILLER ARDILA ESTUPIÑAN 5/16/2013

AMG-048 LICITACIÓN PÚBLICA

construccion vivienda de interes social rural en sitio propio municipio de guavata santander 274,716,167

JULIAN ARMANDO POVEDA DIAZ 5/27/2013

AMG-114 SELECCIÓN ABREVIADA

Adquisicion instalacion y puesta en funcionamiento de camaras de video vigilancia para la seguridad ciudadana en el municipio de guavata santander 148,423,291

JOSE VICENTE CALDERON 6/24/2013

AMG-148 DIRECTA

conformar.instruir. fortalecer la escuela de formacion artistica y folcloricadel municipio de guavata 16.000.000

ELIBERTO ARDILA TOVAR 7/3/2013

AMG-157 DIRECTA

brindar asesoria profesional como abogado en ejercicio. 17.000.000

JOANNA FORERO FORERO 7/11/2013

AMG 199 LICITACIÓN PÚBLICA

mantenimiento del instituto técnico agropecuario de la sede a del municipio de Guavata 274,054,898

CONSORCIO ITA 2013 9/4/2013

AMG-240 DIRECTA

Prestación de servicios esenciales de atención. Prevención y asistencia de desastres. 16.000.000

CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE BARBOSA 12/9/2013

AMG 244 SELECCIÓN ABREVIADA

pintura de las instalaciones físicas de la institución educativa instituto técnico agropecuario de Guavata 12,799,912

JORGE ALBERTO ROJAS PARRA 12/13/2013

TOTAL DE LA MUESTRA $928.182.596






Página 39 de 109

CONTRATOS REPORTADOS AL SIA: 153 CONTRATOS

CONTRATOS REPORTADOS AL SECOP: 133 CONTRATOS


CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 011-013, 056-13, 157-13,

240-13., 076-13, 148-12

TIPO DE

CONTRATO

CONTRATIST

A SUPERVIS

OR OBJETO VALOR FUENTE

DEL

RECURSO

PLAZ

O ANTICIPO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 011-13

DEISY YOANNA FORERO FORERO

GUISSETTE PAOLA PINZON PARDO

PRESTAR SERVICIOS PROFESIONALES COMO ABOGADO

$9.000.0000 Propios Tres (3) meses

N0

PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

056-13

DEISY YOANNA FORERO FORERO.



$9.000.000 Propios Tres (3) meses

NO

PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

157-13

DEISY YOANNA FORERO FORERO.



$17.000.000 Propios 5 meses 20 días

NO

PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

240-13

CUERPO DE

BOMBEROS

VOLUNTARIOS

DEL MUNICIPIO

DE BARBOSA

FREDY ALEXANDER FLOREZ

PRESTACION DE SERVICIOS ESENCIALES DE ATENCION, PREVENCIOIN Y ASISTENCIA DE DESASTRESN, CONTROL Y PREVENCION DE INCENDIOS

$16.000.000 Propios VEINTI UN DIAS (21)

NO

CONTRATO DE PERSTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS 076-13

MLLER ARDIAL ESTUPIÑAN”

GUISSETTE PAOLA PINZON

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS CON LE PROPOSITO DE APOYAR EL DESARROLLO DE LOS GRUPOS FOLCLORICOS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

$16.000.000 IPRPIOS TRES MESES

NO

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION 148-12

ELIBERTO ARDILA TOVAR


CONTRATO DE PRESTACON DE SERVICIOS PARA CONFORMAR, INSTRUIR, FORTELECER LA ESCUELA DE FORMACION ARTISTICA Y FOLCLORICA DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

$16.000.000 PROPIOS CINCO MESTES

NO

En los contratos de prestación de servicios relacionados anteriormente, no se exigió al contratista el diligenciamiento de la hoja de vida de la función pública consagrada específicamente la Ley 190 de 1995 Articulo 1, Subtítulo A. Control sobre el Reclutamiento de los Servidores Públicos, establece que:

Art. 1º. "Todo aspirante a ocupar un cargo o empleo público, o a celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar ante la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces, el formato único de hoja de vida debidamente diligenciado en el cual consignará la información completa que en ella se solicita..."

El contrato 056 no cuenta con los estudios previos; y el contratista no presentó informe de actividades correspondiente al mes de mayo.

En ninguno de los contratos fue incluida la cláusula de indemnidad consagrada en el decreto 734 de 2012 Artículo 5.1.6. Cláusula de indemnidad. Las entidades

estatales deberán incluir en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual






Página 40 de 109

se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que este deberá ejecutarse, no se requiere la inclusión de dicha cláusula.

De los procesos contractuales ninguno cuenta con una propuesta por parte del contratista, siendo que estos contratos se enmarcan en la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área para la cual se pretende contratar.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015 REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Frente a lo estipulado por el grupo auditor se evidencia que no se cumplió con la con la

exigencia de la elaboración de hoja de vida de la persona a ejecutar el contrato, tal y

como se expuso en el hallazgo antecesor, a partir de la entrada en vigencia del manual de

contratación y para la vigencia 2014 todo contrato debe contener dentro de su

documentación la elaboración de la misma estoy para dar cumplimiento al principio de

transparencia y la Ley 190 de 1995, situación que lleva a ser más exigentes en cuanto a

la supervisión de cada contrato, frente a la cláusula de indemnidad determina esta

administración que al entrar en vigencia el Decreto 1510 de 2013, es potestativo de la

administración incluir esta dentro de los contratos, pero al ver las repeticiones que se

pueden dar por terceros por las acciones ejecutadas dentro de la contratación; esta

administración municipal contemplo dentro de su manual de contracción la obligación de

estipular esta cláusula con el fin de evitar la misma y salvarse de responsabilidades por el

incumplimiento del contratista.


De acuerdo a las contradicciones presentadas por el presunto responsable y

teniendo en cuenta que se están en proceso de la adopción del manual de

contratación y dichos aspectos serán tenidos en cuenta dentro del mismo, el

equipo auditor DESVIRTUA la observación Administrativa.


TIPO DE

CONTRATO

CONTRATIST

A SUPERVIS

OR OBJETO VALOR FUENTE

DEL

RECURSO

PLAZ

O ANTICIPO

CONVENIO DE ASOCIACION 22-2013

ASOCIACION DE PEQUEÑOS PRODUCTORES DE GUAVATA “APROAGUA”


AUNAR ESFUERSZO ENCAMINADOS A PROMOVER LA FESTIVIDAD DEL SANTOCRISTO A TRAVES DEL APOYO LOGISTICO Y ORGANIZACIONAL QUE FACILITE LA CONSERVACION CULTUTAL DEL PATRI,ONIO INMATERIAL RELIGIOS DEL MUNIPIO DE GUAVATA

$7.000.000 INVERSION DOS(2) DIAS

NO

Las entidades públicas pueden celebrar contratos con las entidades sin ánimo de lucro siempre que se cumplan unos requisitos especiales cuales son: En primer lugar, una reconocida idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro contratista. No sobra advertir que ésta reconocida idoneidad debe atender criterios






Página 41 de 109

objetivos y los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad que debe surtir la función administrativa de acuerdo a lo consagrado en el artículo 209 de la Carta Política.1 Un segundo requisito tiene que ver con la teleología de este tipo de contratos: La finalidad única es la de impulsar programas y actividades de interés público. El tercer aspecto y/o requisito implica que dichos contratos deben estar acordes con el plan nacional y los planes seccionales de desarrollo. Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acrediten la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La autoridad facultada para celebrar el respectivo contrato deberá evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado. Sin embargo luego de analizar el proceso contractual se encontró que la entidad no profirió acto administrativo que evaluará dicha calidad, por lo tanto se deja una observación de carácter administrativa con incidencia disciplinaria. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA.

NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002. RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Frente al hallazgo evidenciado por el grupo auditor, es de señalar que frente a este tipo de

procesos, la administración mediante acto administrativo debidamente motivado y en

cumplimiento al Decreto 1510 de 2013, esta realizara la evaluación de la idoneidad de los

contratistas que suscriban contratos con la entidad, es por ello que dicha evidencia ya se

está implementando en la entidad.

Anexo: Acto administrativo de evaluación de idoneidad del contratista.


El grupo auditor encuentra procedente las contradicciones presentadas por el presunto responsable puesto que en el anexo 9 de las mismas, adjuntaron el acto Administrativo de evaluación de reconocida idoneidad emitido por la entidad, por este motivo el grupo auditor DESVIRTUA la observación en todos sus alcances, Administrativa y Disciplinaria CONTRATOS DE OBRA

TIPO DE

CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE

DEL

RECURSO

PLAZ

O ANTICIPO

CONTRATO DE OBRA PUBLICA No AMG-199 C

CONSORCIO ITA 2013”


MANTENIMIENTO DEL INSTITUTO TECNICO DE GUAVATA

$274.054.898 INVERSION TRES (3) MESES

NO

El anterior proceso contractual se inició el 3 de octubre de 2013, con una duración de tres meses; la entidad realizó los estudios previos respectivos y mediante la modalidad de licitación pública llevo a cabo el proceso contractual, mediante el cual se seleccionó al contratista CONSORCIO ITA, por cumplir con los requisitos habilitantes.






Página 42 de 109

Durante la ejecución del proceso el contratista presentó tres actas de pagos parciales con el respectivo informe del avance de obra y los pagos de aportes a la seguridadSocial. VISITA DE CAMPO A LA OBRA

En dicha visita se solicitó a la Rectora del colegio LUZ YANETH OVALLE, certificara el recibo a satisfacción de la obra, documento que fue aportado al proceso auditor y que cuenta con fecha 17 de enero de 2014. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 15

TIPO DE

CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE

DEL

RECURSO

PLAZ

O ANTICIPO

CONTRATO DE OBRA PUBLICA No AMG- 048

JULIAN ARMANDO DIAZ POVEDA, REPRESENTANTE LEGAL CONSORCIIO OBELISCO

FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON

CONSTRUCCION VIVIENDA DE INTERES SOCIAL RURAL EN EL SITIO PROPIO

$274.716.167 INVERSION CUATRO(4) MESES

NO






Página 43 de 109

MATERIAL FOTOGRAFICO

Mediante la resolución No 160 se ordenó la apertura de la Invitación pública para el a través de la licitación pública 048, la invitación pública o pliegos estableció en los requisitos habilitantes en el numeral 8.1.2 que el contratista debía aportar el CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL. El oferente deberá presentar certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de comercio con fecha no superior (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del presente proceso.; en caso de ser persona natural debe allegarse el certificado de cámara de comercio de estar inscrito como tal , es decir el registro mercantil. Y en el numeral 8.1.3 EXPERIENCIA, se solicitó: para la verificación de este criterio se contará con el siguiente aspecto: TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL MERCADO: el proponente debe demostrar que tiene una permanencia en el mercado de dos (2) años con anterioridad al cierre de la presente invitación. Negrillas fuera del texto. Sin embargo en el expediente contractual no reposan ninguno de los dos aspectos solicitados y sin embargo se escogió la propuesta presentada por JULIAN ARMANDO DIAZ POVEDA, REPRESENTANTE LEGAL CONSORCIO OBELISCO, propuesta recomendada por el comité evaluador integrado por: Angelica del Pilar Sánchez, Secretaria de hacienda; Guissette Paola Pinzon Pardo, Secretaria de Gobierno, Fredy Alexander Florez, Secretario de Planeacion. El contrato se ejecutó conforme a lo establecido en los estudios previos y en la minuta contractual, se realizó la vigilancia y control por parte de la supervisión y esta a su vez presentó el informe final, junto con material fotográfico que nos permite asumir que los materiales descritos fueron suministrados.






Página 44 de 109

Sin embargo para el grupo auditor es claro que la propuesta seleccionada no cumplió con los requisitos exigidos en los pliegos por este motivo resulta pertinente dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y

DISCIPLINARIA.

NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de 2002.

RESPONSABLE: Angélica del Pilar Sánchez, Secretaria de hacienda; Guissette Paola Pinzón Pardo, Secretaria de Gobierno, Fredy Alexander Flórez, Secretario de Planeación. (Comité evaluador) y ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde 2012-2015) Disciplinario y Administrativo.


Para el comité evaluador es claro que la oferta presentada por el consorcio obelisco 2013,

cumplió a cabalidad con los requisitos exigidos en el pliego de condiciones, en los cuales

se requería como requisito de adjudicación que “El oferente deberá presentar

certificado de existencia y representación legal, expedido por la cámara de

comercio, con fecha no superior a 30 días calendario”, requisito que fue habilitado por

el comité, toda vez que los mismos fueron expedidos el día 6 de mayo de 2014 y la

licitación pública se cerró el día 7 de mayo de 2013, debido a que se trataba de 3

personas naturales que se consorcian, no aplica el certificado de existencia y

representación legal.

En lo que tiene que ver con el requisito establecido en el numeral 8.1.3 EXPRIENCIA –

TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL MERCADO que se cita en el documento de

auditoria, es preciso señalar que revisado el pliego de condiciones que hace parte del

proceso contractual no se encontró que se haya establecido esta condición como

requisito para participar del proceso, pues para la entidad es mucho más demostrativo de

idoneidad la ejecución de contratos con objetos similares a los que se pretende

desarrollar, que el tiempo en el mercado del oferente, pues estar en el mercado no

necesariamente implica que se encuentre desarrollando contratos similares y que su

experiencia cumpla con los parámetros de la contratación a ejecutar.

Anexo: Copia (en 40 folios) de los registro únicos de proponentes de los tres

consorciados JULIAN ARMANDO POVEDA, YAMIT ANTONIO CORTES FORERO y

EDGAR ROJAS MAECHA.

Copia de los pliego de condiciones elaborados dentro del proceso contractual en

mención.


El equipo auditor encuentra procedente las explicaciones dadas por el presunto responsable, además de analizado el material probatorio que a folio diez (10) fue adjuntado y que contra de 40 hojas en el cual están los registros únicos de






Página 45 de 109

proponentes, por este motivo el equipo auditor encuentra procedente DESVIRTUAR la observación ADMINSITRATIVA y DISCIPLINARIA en todos sus alcances. 1.1.2 RENDICION Y REVISION DE LA CUENTA La Evaluación al cumplimiento en la rendición y revisión de la cuenta una denota deficiencia puesto que la información reportada en el SIA, no coincide con la información que reportan al Seco en la oportunidad, suficiencia y calidad con la que debe ser reportada. 1.1.3 LEGALIDAD En el proceso de auditoría regular, practicado a la Alcaldía Municipal de Guavatá - Santander, se comprobó mediante una evaluación con criterio integral, que enlos contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012-2013, dieron cumplimiento en las clausulas pactadas, las disposiciones legales, los pagos, el control oportuno en las etapas precontractual, pos contractual y ejecución. 1.1.4 GESTION AMBIENTAL AMBIENTAL Inversión Ambiental Presupuesto de ingresos y gastos proyectado y ejecutado del sector ambiental, desglosado por programas.

ingresos para inversión ambiental - vigencias - 2012-2013

Código concepto de ingresos recaudo 2012 recaudo 2013

presupuestal

1. servicios públicos ( prestados por el municipio)

acueducto 23.982.880 19.911.600

alcantarillado 15.950.252 12.764.274

aseo y barrido de calles 9.251.993 6.379.126

matadero 3.943.200 3.860.600

plaza de mercado. 1.003.900 1.091.000

2. sistema general de participaciones.

total ingresos sgp

participación de propósito general.

agua potable y saneamiento básico 241.374.129 0

3. transferencias y regalías.

transferencias del sector eléctrico (t.s.e) 0 0

existencias y debido cobrar t.s.e. 0 0

regalías petrolíferas 0 0

existencias y debido cobrar regalías

petrolíferas. 0

0

regalías producción de oro 0 0

existencias producción de oro 0 0

otras regalías (carbón, calizas, otros minerale 0 0

4. otros recursos para medio ambiente.

convenios con corporaciones 0 0

aportes de entidades 0 0






Página 46 de 109

empréstitos 0 0

otros recursos cuales ( ) 0 0

5. porcentaje ambiental del impuesto predial.

porcentaje ambiental 21.851.264 25.421.899

sobretasa ambiental. 0 0

6. fondo de protección ambiental.

.1% recursos propios (art. 111 ley 99/93) 0 0

OBSERVACIÓN No. 16 El recaudo en los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo y matadero han decrecido, en una economía inflacionaria como la nuestra, y donde se tiene que ser autosuficiente, es contradictorio que se presente este fenómeno, por lo que la administración municipal tiene en poco esta actividad importantísima de su vida institucional. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: C.N. ART. 209 Y 334 RESPONSABLE: ÁLVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde)


Es de anotar que frente al Recaudode los servicios Públicos en el año 2012 se evidencia un incremento del mismo, debido a que se realizó jornada de recuperación de Cartera. Aunque cabe anotar que no han variado las tarifas de un año a otro. Frente a lo recaudado por concepto del Matadero Municipal, es de anotar que la disminución evidenciada se debe a un menor valor de las reses sacrificadas en el año, para el 2012 se sacrificaron en promedio 36 y 28 para el 2013, dicha disminución se determina por el bajo consumo de carne dentro del municipio, por las pérdidas ocasionadas por diversos factores en la agricultura de la región, trayendo como consecuencia que a bajo precio de los productos agrícolas exista bajo consumo de carne en el municipio, por la tanto bajo sacrificio y pago de guías por esta actividad. Frente a lo recaudado por concepto de la Plaza de Mercado y debido al cambio de costumbre de consumo el cual determina que para esta época las personas compren los productos del diario vivir en los supermercados de la región; los cuales se encuentran dotados de todos los productos del agro, conlleva a la disminución de oferentes y productos para ser vendidos en la Plaza de Mercado del municipio y por lo tanto a la baja en el recaudo de la misma.


Los argumentos que esbozan para justificar el decremento en las rentas de los servicios públicos que ofrece el municipio son muy débiles, lo que denota que no se tiene en cuenta esta actividad industrial y comercial que presta el municipio directamente, y al efectuar el recaudo vía tasas es necesario que en condiciones normales por lo menos se recaude el mismo valor histórico por cuanto cada día que pasa se incrementan los gastos al depreciarse el equipo, subir el valor de los salarios , y los gastos asociados a la nómina, obsolescencia en instalaciones, redes ( reparación, reposición y ampliación ) y demás que generan la consecución de recursos para hacer viable la prestación del servicio y que de no generar utilidades por lo menos tampoco genere pérdidas, circunstancia que no se observa ni en el comportamiento de ingresos y gastos, ni en la respuesta que ofrece la administración del ente territorial, por lo tanto se CONFIRMA la observación Administrativa, a fin de plasmar acciones correctivas en el plan de mejoramiento






Página 47 de 109

para evitar consecuencias que puedan afectar la prestación esencial de los servicios públicos a cargo del municipio.

En el municipio de Guavatá existe una dependencia que se encarga directamente de la gestión ambiental, asignadas a la unidad de servicios públicos domiciliarios del municipio. Las funciones relacionadas con los temas de Medio Ambiente, prevención de contaminación ambiental, manejo y protección de los recursos naturales como agua, aire y suelo, prevención de desastres, ordenamiento territorial, están a cargo de la unidad de servicios públicos domiciliarios, la secretaria de planeación e inspección de policía. La Unidad de Servicios Públicos se ocupa de lo relacionado con los servicios de acueductos, alcantarillado y aseo (recolección, manejo y disposición final de basuras). Se está desarrollando el plan maestro de acueducto, en la actualidad está detenida la obra.

A los señores ingenieros, la interventoría le han hecho las siguientes sugerencias con el ánimo de optimizar la planta de tratamiento de agua potable

El cambio total de las válvulas en la planta

La dosificación de químicos automática

Construcción de 1 laboratorio, con sus respectivos implementos,

turbidimetro pH equipo de jarras, etc.

Equipo de protección

Cuarto de químicos para sulfato

Cuarto almacenamiento para cloro gaseoso

Baño

Encerramiento malla exterior

Optimización del filtro planta

Pintura planta

Baranda floculadores, sedimentado

Señalización

Medición caudal tanques

1 hidrolavadora, con su rollo de manguera 50 metros mínimo e instalación

eléctrica para lavado de tanques

Alumbrado planta y correctas instalaciones






Página 48 de 109

OBSERVACION No. 17

La unidad de servicios en la actualidad está siendo operada por el señor Edgar Elías Villamil Castañeda trabajador oficial, quien cumple en la actualidad una alta intensidad laboral, estando saturado de trabajo pues opera la planta de agua potable, atiende la red de aducción desarenador, captación, distribución y todo su funcionamiento, redes de alcantarillado, los daños que se presenten, de igual manera la planta ptar (aguas residuales), además atiende la oficina de servicios públicos, toma lectura de medidores, y todo requerimiento de las diferentes entidades que soliciten información de la misma, no maneja recaudos, ni contratos, es evidente que se necesita completar la planta de personal debidamente capacitado(a) para tantas labores a desarrollar. Por estas razones se plasma una observación de tipo Administrativo para que se tomen las acciones correctivas pertinentes inmediatas a través de un Plan de Mejoramiento. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS ALCALDE ( 2012-2013) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

En lo que hace referencia a la carga laboral del señor EDGAR ELIAS VILLAMIL, es preciso señalar que si bien es cierto él tiene a cargo las funciones de operario de las plantas de agua potable, y aguas residuales, así como de las redes de acueducto y alcantarillado, el desarrollo de los trabajos de mantenimiento y/o reparación a que haya lugar se desarrollan bajo la coordinación de él y la secretaria de planeación municipal pero siempre se dispone de 2 auxiliares administrativos con que cuenta el Municipio de planta para trabajos varios para que se ejecuten los trabajos tanto en las redes de acueducto y alcantarillado. De igual modo se apoya esta dependencia con los mismos funcionarios cuando se realizan las actividades de toma de lecturas de los micromedidores para la realización de las facturas. Es decir, que a pesar de que en la Unidad de Servicios Públicos existen varias tareas y trabajos a desarrollar y que existe solo un funcionario que es responsable de las mismas; éste no las realiza en su totalidad por sí solo, sino que se apoya en los 2 auxiliares administrativos que hacen parte de la planta de personal y si la situación lo amerita incluso se incluye también a este grupo de trabajo,al maestro de obra con que cuenta el Municipio dentro de su planta de personal, para que todos en equipo realicen las tareas pertinentes para esta unidad de servicio. Sin embargo y a pesar de contar con más servidores dentro de la plata de personal de la entidad, esta administración es consiente que se requiere complementar la planta de personal, es por ello que se realizará una viabilidad técnica y económica para contratar una persona que desarrolle las actividades de oficina propias de la Unidad de Servicios Públicos, tales como elaboración de la facturación, manejo de correspondencia y archivo de la misma. En lo que tiene que ver con la calidad del agua que se suministra a través del acueducto urbano a la población que ocasionalmente ha presentado índice re Riesgo de La Calidad del Agua en nivel Bajo o medio, vale la pena resaltar que el Municipio es consciente de la importancia de suministrar agua apta para consumo humano a la población, es así que por las dificultades presupuestales que se tienen, se gestionó ante el Departamento de Santander la Construcción del Plan Maestro de Acueducto del Municipio de Guavatá, el cual se encuentra en ejecución y dentro del cual se incluyeron recursos para el mejoramiento y adecuación de la planta de tratamiento de agua potable, así como la construcción y dotación de un laboratorio para la misma que incluye los equipos mínimos que se requieren para una adecuada dosificación de los insumos químicos, con lo cual se espera optimizar la dosificación de químicos y por tanto obtener el agua apta para consumo humano.






Página 49 de 109


Una vez analizada la respuesta el equipo auditor no acepta la explicación dado a los resultados reflejados en la carga laboral del señor EDGAR ELIAS VILLAMIL, comprobada en el trabajo de campo de la auditoría realizada en la alcaldía de Guavatá, por lo tanto se CONFIRMA la observación Administrativa, a fin de plasmar acciones correctivas en el plan de mejoramiento, para evidenciar que en el caso de presentarse demandas laborales, es responsabilidad del representante legal al desconocer el derecho laboral colombiano.

POTABILIZACIÓN DE AGUA El agua llega a la planta por gravedad. El objetivo es entregar agua potable y al menor costo posible, con las siguientes características: cristalina, sin olores, sin color ni sabor, libre de microorganismos patógenos, con alto contenido de oxigeno. Para preparar la solución de sulfato de aluminio para la planta de Guavatá se utilizan 50 kilos de sulfato que se agregan a 500 litros de agua, esto produce una concentración de 10%, una vez preparada, se regula mediante goteo a una densidad de 83 centímetros cúbicos por minuto, y dependiendo del PH que tenga el agua. El cloro se dosifica un mililitro por 250 mililitros de agua, se aumenta o disminuye, dependiendo de comparador de cloro y el volumen de agua a tratar. El recaudo se efectúa a través de factura que incluye el valor de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, tal como se observa en la siguiente factura

Fuente: planta municipio de Guavatá

UNIDAD DE SERVICIOS

UNIDOS LO HACEMOS MEJOR 17155188 CIRO CALVERA RUTA 3

PUBLICOS GUAVATA 2012-2015 CONCEPTO VALOR ESTRCTO NIVEL 1/2

NONBRE RANGO CONSUMOS CARGO FIJO 3550 LECTU ACT LECTU ANT CONS M3

CIRO CALVERA 0-20 133 CONSUMO 5750 2195 2170 25

RUTA 3 USO 1 21-40 230 CARGO FIJO ALC 1775 CATASTRO No. 01-04-005 calle 6#2-03

CUOTA 0 40-- 437 ALCANTARILLADO 2875 MES ATRASADO 35 PROMEDIO M3

CODIGO 400 CODIGO 400 ASEO 2200 ACUERDO PAGO

VALOR 656104 USO 1 RFACTURADO 639954 RECIBO No.

RECIBO No. 2 RECIBO No. 2 OTROS favor colocarse al día en el pago

2 CONSUMO 1al28feb2014 CONSUMO 1al28feb2014 CUOTA EVITE LA SUSPENSIÓN SERVICIO

PAGUE HASTA 11-mar-14 PAGUE HASTA 11-mar-14 ABONO 656104






Página 50 de 109

Cambio de válvulas por deterioro, todas presentan filtración

Tanques de mezcla de químicos, sulfato tipo B y hipoclorito de calcio, proceso que se debe realizar mínimo cada 4 horas, por mezcla, deberían ser por inyección de bombas automatizadas

Tanques de floculado y sedimentación, es donde el agua se desprende de las partículas contaminantes como coliformes leucocitos turbiedad, en flo y luego pasa al filtro, se requiere cambio de celdas, aun utilizamos teja plástica, para retener el flo

liviano

Tanque de reposo donde llega el agua del filtro, para distribuirla a los tanques de almacenamiento, el filtro de la planta no está funcionando, deja pasar las partículas.






Página 51 de 109

Tanque de sedimentación falta pintura, cambio de paneles, barandas de seguridad parte alta.

Se requieren tapas protectoras del pozo profundo y de tanque de almacenamiento.

Químicos utilizados en la planta, cloro, sulfato, cal dolomita, normalmente el pedido se hace anual, en la actualidad hay químico para 20 días.

El laboratorio departamental de salud pública ha emitido los informes correspondientes al análisis de calidad de agua para el consumo humano de los años 2012-2013, en los cuales se evidencia periodos donde el agua es no apta para el consumo humano. Aunque se emitió informe de análisis de la calidad de agua para consumo humano de fecha marzo 20 de 2013 realizado por el Laboratorio Departamental de Salud Publica, en cumplimiento de la vigilancia y control, tal como lo establece el Decreto






Página 52 de 109

475 de 1998 (artículo 41); es necesario que el municipio realice análisis organolépticos, físico - químicas y microbiológicas, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 19, y el número mínimo de muestras será la que establecen los artículos 20, 21, 22 y 27 en consonancia con el Decreto 1575 de 2007 e igualmente las Resoluciones del Ministerio de Protección 2115 de Junio 22 de 2007 y 811 de marzo 5 de 2008 con el fin de monitorear, prevenir y controlar los riesgos de salud que ocasionan una mala calidad de agua. El agua, no es apta para el consumo humano por lo que la comunidad está expuesta a contraer enfermedades relacionadas por el consumo de agua de mala calidad. OBSERVACIÓN No. 18 Es necesario que el municipio realice análisis organolépticos, físico - químicas y microbiológicas, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 19 del Decreto 475 de 1998, y el número mínimo de muestras será la que establecen los artículos 20, 21, 22 y 27 de dicho Decreto y el Decreto 1575 de 2007 y Resoluciones del MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL MINISTERIO DE AMBIENTE,

VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL 2115 de Junio 22 de 2007 Por medio de la cual se señalan características, instrumentos básicos y frecuencias del sistema de control y vigilancia para la calidad del agua para consumo humano. y 811 de marzo 5 de 2008, por medio de la cual se definen los lineamientos a partir de los cuales la autoridad sanitaria y las personas prestadoras, concertadamente definirán en su área de influencia los lugares y puntos de muestreo para el control y la vigilancia de la calidad del agua para consumo humano en la red de distribución. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: Decreto 475 de 1998 y 1575 de 2007 RESPONSABLE: ÁLVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

En vista a lo estipulado por el equipo auditor, en lo concerniente con el análisis de la calidad del agua es preciso manifestar que el Municipio de Guavatá en aras de dar cumplimiento a la Ley, ha iniciado contactos con un laboratorio debidamente certificado que recientemente fue abierto al servicio en el Municipio de Vélez, el cual por su cercanía ofrece la mejor opción para el Municipio, y con el cual se espera en los próximos días celebrar contrato para la realización de los análisis organolépticos, físico químicas y microbiológicas del agua potable que se proporciona en el municipio.


Una vez analizada la respuesta al ente de control no le satisface los argumentos esgrimidos ante hechos tan notorios y de trascendental importancia como lo es la potalización del liquido vital, acciones que debieron realizarse hace tiempo y no como producto de una auditoría, debe ofrecerse el suministro de agua en optimas condiciones en todo tiempo y lugar, solo plantean en su respuesta que: “se espera en los próximos días celebrar contrato para la realización de los análisis organolépticos, físico químicas y microbiológicas del agua potable que se proporciona en el municipio.” Por lo tanto se CONFIRMA la observación Administrativa, a fin de plasmar acciones correctivas inmediatas en el plan de mejoramiento, y llamar la atención de la importancia que reviste este servicio público esencial, que al parecer la administración municipal no le ha dado importancia, observación que no ser tenida en cuenta inmediatamente puede acarrear sanciones de diferente tipo ante las consecuencias que trae la no prestación del servicio en los estándares mínimos establecidos por las autoridades sanitarias.






Página 53 de 109

Uso racional del agua: El Municipio de Guavatá ha velado por el uso eficiente del agua, mediante la concientización a la población de que este bien es escaso y hay que hacer un uso muy racional de él para lograr que alcance a toda la población para satisfacer sus necesidades. Es así que en la vigencia 2011 se expidió el Decreto 041 de 2011, por medio del cual se toma disposiciones para el uso eficiente y ahorro del agua en el Municipio de Guavatá, al cual se le ha realizado un control continuo no solo por parte de la Unidad de Servicios, sino de la Policía Nacional, gracias a lo cual a pesar de los racionamientos que se han tenido que efectuar en temporada de verano, el agua ha alcanzado para toda la población. De otra parte periódicamente el Municipio, por intermedio de la Unidad de Servicios Públicos entrega volantes junto a la factura en la cual se hacen recomendaciones y sugerencias para un mejor uso del agua. Mediante el Decreto No. 029 del 27 de Octubre de 2006, por medio del cual se adopta el programa de ahorro y uso eficiente del agua – Ayueda. Dichos programas fueron incluidos en el Plan de Desarrollo “PARA QUE TODOS GANEMOS 2012 – 2015” dentro del sector Agua Potable uno de cuyas metas consiste en: “Actualizar e Implementar en 60% el AYUEDA ( Programa para el uso eficiente y ahorro del agua)” El Municipio de Guavatá, en aras de mejorar la distribución del agua a toda la comunidad y evitar las pérdidas gestionó ante el Departamento de Santander, para la construcción del PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE GUAVATA DEPARTAMENTO DE SANTANDER” mediante el cual se optimizaron tanto las redes de conducción como distribución y con ello se disminuyó notablemente el porcentaje de pérdidas. De otra parte se ha realizado por la Unidad de Servicios Públicos una campaña muy fuerte tendiente a que todos los usuarios instalen su micromedidor, para realizar una adecuada contabilización del agua consumida, y con ello evitar desperdicios y pérdidas de líquido. El proyecto contempló la construcción de varias obras tendientes a reducir las pérdidas del sistema, tales como el reemplazo de varios tramos de la red de conducción, reemplazo de varios sectores de la red de distribución, reemplazo de válvulas de la red de distribución e instalación de nuevas válvulas para mejorar el control de la distribución del agua por los diferentes sectores, lo que contribuye notablemente en la disminución de las pérdidas, pues en caso de presentarse un daño se procede inmediatamente a cortar el servicio en la válvula más cercana y con ello las pérdidas de líquido por daños se disminuyen considerablemente comparativamente a lo existente anteriormente cuando solo existían dos válvulas de control, ahora se cuenta con 14 válvulas. De igual modo se proyecta la construcción de una caseta para laboratorio con su respectiva dotación, así como optimización en general de la planta e instalación de un macromedidor, que permitirá contabilizar la cantidad de agua que ingresa al sistema y la que se distribuye en la población, en aras de determinar cuantitativamente los niveles de pedidas y así tomar decisiones al respecto.






Página 54 de 109

Respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal (artículo 99, ley 99 de 1993; artículo 210, ley 1450 de 2011), encontramos que solo en el año 2011 cumplió la ley, pese a los icld que administra y relaciona.

año

fecha de compra

área has

Inversión

2011 2 de junio de 2011 1 Hectárea y 5.480 m2

$ 14.706.000

Ingresos Corrientes de Libre Destinación

AÑO VALOR

2008 579.319.709

2009 687.668.449

2010 698.086.845

2011 717.244.431

2012 943.735.089

El municipio de Guavatá, en el año 2011 adquirió un predio en la vereda Matarredonda denominado EL GALAPAGO, con matricula inmobiliaria número 32135297 y escritura pública número 402 de fecha 02-06-2011. OBSERVACIÓN No. 19 Se evidencia que la administración de Guavatá en la vigencia 2012 y 2013, no apropiaron el 1% como mínimo de los ICLD y aun cuando fue registrado presupuestalmente en los gastos estos no se ejecutaron. Es así que se evidencia que no dieron cumplimiento a lo establecido por el artículo 111 de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 210 de la ley 1450 de 2011, en la adquisición de predios para proteger y conservar el recurso ya que debe contemplar su disponibilidad a través del tiempo tanto en cantidad como en calidad y evitar que se genere un riesgo de agotamiento del recurso hídrico de los acueductos municipales. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO - DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: Artículo 111 de la ley 99 de 1993,

modificado por el 210 de la ley 1450 DE 2011. Articulo 34 numeral 1 y 21 Ley 734 de 2002

RESPONSABLE: ÁLVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

En lo referente a la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de los recursos hídricos para la vigencia 2012 y 2013 se apropiado los recursos, pero desafortunadamente debido a los precios comerciales de los predios en el sector no ha sido posible alcanzar aún la cifra necesaria para su adquisición. Sin embargo para la vigencia 2014, se realizó el encerramiento, limpieza y protección a un aljibe que se encuentra dentro de la cancha de futbol municipal, el cual requería de aislamiento y limpieza que permitiera su mantenimiento, para lo cual se realizó una inversión de DIECISIETE MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS VEINTINUEVE PESOS ($17.541.829), valor que incluyo las obras y capacitaciones a la comunidad para la preservación del recursos hídrico.






Página 55 de 109

A continuación se relacionan algunas fotografías de los trabajaos realizados:






Página 56 de 109

Para la vigencia 2015, se espera se alcance la suma necesaria para adquirir un predio de un área considerable que permita preservar las micro cuencas que abastecen algunos de los acueductos Municipales. CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR

No es de recibo la respuesta, puesto que se limita a enunciar que los recursos son

ínfimos y que los precios de adquisición de las áreas para este fin son altos y los

primeros no satisfacen los segundos, pero olvida la administración de dar

cumplimiento a una obligación legal de conservación y mantenimiento de áreas

protegidas como es el espíritu de la norma, que no solo contempla la adquisición

de áreas, debe entenderse, que estos son referentes mínimos (1% ICLD ) que se

deben destinar para estos fines, y la administración de antemano sabe que si los

recursos propios asignados para estos fines son irrisorios debe mostrar gestión

para aumentarlos y cumplir con el propósito constitucional y legal de preservación

y conservación del medio ambiente en este caso de las fuentes productoras y

protectoras de agua, situación que denota olvido y baja estima en el tema

ambiental por parte de la administración municipal. Por lo que se mantiene la

observación administrativa y Disciplinaria que tiene como fin además propiciar

cultura ambiental para garantizar el derecho constitucional a disfrutar de un

ambiente sano. La administración municipal debe plasmar acciones correctivas

inmediatas en el plan de mejoramiento, maxime, ahora que se vive calentamiento

global y fenómeno del niño, circunstancia que impacta negativamente a la

sociedad, es aquí donde se debe demostrar las acciones que emprendió la

administración para contrarrestar en el territorio estos cambios bruscos y del cual

se viene hablando hace ya varias décadas, por lo que se debe determinar la

previsión que se haya hecho el tema del agua, principalmente, llevando a tomar

medidas como escases y racionamiento al límite del liquido vital, circunstancia que

se hubiese mitigado con acciones oportunas en este frente, las cuales no se

avizoran desde la administración municipal, tal como se deduce de los

presupuestos asignados y ejecutados.

Planta de tratamiento de aguas residuales ptar – alcantarillado – vertimientos. El municipio cuenta con planta de tratamiento de aguas residuales, la cual extrae el 80% de los contaminantes que se encuentran en las aguas servidas que ingresan a la planta, es así que desde al año 2010 (fecha de la puesta en funcionamiento) la fuente receptora de las aguas servidas del Municipio ha disminuido considerablemente los niveles de contaminación que se vertían a sus aguas, por la puesta en funcionamiento de esta importante planta. Así las cosas, el Municipio ha venido realizando en esta planta vigilancia, control y mantenimiento continuo para lograr su óptimo funcionamiento. De otra parte el Municipio ha realizado en los últimos días el reemplazo de algunos tramos de la red de alcantarillado, tendientes a mejorar la prestación de este servicio.






Página 57 de 109

Planta de sacrificio de ganado: Conforme a lo establecido por el artículo 34 de la Ley 1122 del 9 de enero de 2007, la competencia exclusiva para la inspección, vigilancia y control de la producción y procesamiento de alimentos, en las plantas de beneficio animal, le fue asignada al INVIMA, quienes deben controlar las condiciones de salubridad. Según la última acta de visita realizada a la planta de beneficio animal, adelantada por el INVIMA en el mes de abril de 2012, se realizaron algunas observaciones, luego de lo cual el Municipio realizó inversiones por valor cercano a los 10.500.000 pesos en dos contratos encaminados a mejorar la planta física, en aras de mejorar los aspectos más relevantes y prioritarios, de acuerdo a las observaciones indicadas por el INVIMA, tales como pisos, enchapes y pintura en general, pese a ello, su estado actual no es adecuado para prestar este servicio, es antihigiénico y va en contravía de la inocuidad como lo muestran las imágenes, por lo que se eleva a hallazgo administrativo.






Página 58 de 109

OBSERVACIÓN No. 20 El equipo auditor, de la Contraloría General de Santander, pudo verificar en visita de campo, que el sitio donde funciona el Matadero Municipal, no es adecuado; aunque realizaron algunas mejoras locativas, no reúne las condiciones técnicas y de salud, carece de una infraestructura adecuada, no cuenta por ejemplo con un depósito para disponer las vísceras, es antihigiénico y no consulta los cánones de inocuidad. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: Ley 1122 de 2007 RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

El Municipio de Guavatá ha venido realizando inversiones en la Planta de Beneficio Animal, de conformidad con los distintos requerimientos que ha venido realizando el INVIMA en sus visitas continuas a esta planta, es así que durante la vigencia 2012 se realizó una inversión por valor de OCHO MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL PESOS ($8.499.000), para adquirir materiales de construcción para mejorar y adecuar los espacios interiores de esta edificación. Dichas obras fueron realizadas por el personal de planta de la Administración Municipal y su alcance estuvo representado en enchapar algunos espacios tales como pisos y paredes, cambio de algunas puertas y algunas adecuaciones a los corrales de la plaza de ferias. Sin embargo continuando con el plan de mejoramiento del INVIMA, para la vigencia 2014, el Municipio va a realizar una remodelación total de la plaza de ferias que se encuentra contigua a la planta de beneficio, con lo que se espera no solamente mejorar la salubridad del espacio sino también la seguridad y comodidad de las personas y comerciantes que utilizan este espacio. Dicho contrato además contempla la dotación de mobiliario en acero inoxidable para la Planta de Beneficio Animal, para desechar los elementos que no cumplen con los lineamientos sanitarios establecidos por las autoridades ambientales, dicho contrato ya se encuentra publicado en el portal único de contratación y su objeto consiste en “MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LA PLAZA DE FERIAS, LOS CORRALES Y DOTACIÓN DE LA PLANTA DE BENEFICIO ANIMAL DEL MUNICIPIO DE GUAVATÁ SANTANDER” por valor de CINCUENTA Y CUATRO MILLONES NOVECIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS ($54. 964.632) e incluye: PLAZA DE FERIAS Y CORRALES PARA GANADO MUNICIPIO GUAVATA

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANT V. UNITARIO V. PARCIAL






Página 59 de 109

1 PRELIMINARES

1.1 Trazado, Localización y Replanteo M2 350 2,000.00 700,000.00

SUBTOTAL CAPITULO 1 PRELIMINARES 700,000.00

2 OBRA CIVIL

2.1 Excavación Manual en Material Común M3 2.1 16,500.00 34,650.00

2.2 Dados en concreto 3000 psi de 0,20 x 0,20 x 0,90 para protección de tubería M3 2.05 640,000.00 1,312,000.00

2.3 Rampa embarcadero en concreto de 3000 psi para ganado M3 1.9404 640,000.00 1,241,856.00

SUBTOTAL CAPITULO 2 OBRA CIVIL 2,588,506.00

3 ESTRUCTURAS METALICAS

3.1

Suministro e instalación de tubería agua negra de 2 1/2" tipo pesado calibre 128 con cortes boca de pescado para uniones y soldadura para corrales de ganado ML 451.48 43,500.00 19,639,380.00

3.2

Suministro e instalación de tubería agua negra de 3" tipo pesado calibre 128 con cortes boca de pescado para uniones y soldadura para corrales de ganado ML 136.8 52,000.00 7,113,600.00

3.3

Suministro e instalación de puertas para corrales de 1,30 x 2,00 en tubería agua negra de 2 1/2" tipo pesado calibre 128 con cortes boca de pescado para uniones y soldadura, con sus respectivos cerrojos y bisagras UND 4 664,000.00 2,656,000.00

3.4

Suministro e instalación de puertas para corrales de 1,30 x 1,80 en tubería agua negra de 2 1/2" tipo pesado calibre 128 con cortes boca de pescado para uniones y soldadura, con sus respectivos cerrojos y bisagras UND 1 648,000.00 648,000.00

3.5


3.6


3.6


3.7 Bebederos para ganado de 2,00 x 1,00 x 0,7 UND 2 280,000.00 560,000.00

SUBTOTAL CAPITULO 3 ESTRUCTURAS METALICAS 32,146,980.00

4 CUARTO DE SACRIFICIO

4.1 Escaleras en acero inoxidable para cuarto de sacrificio UND 2 1,350,000.00 2,700,000.00

4.2 Puerta en acero inoxidable para degolladero UND 1 1,270,000.00 1,270,000.00

4.3 Mesa-tanque con sifón para lavado de viseras en acero inoxidable UND 1 958,000.00 958,000.00

4.4 Escalera y mesanine en acero inoxidable para operar puente-grúa UND 1 1,420,000.00 1,420,000.00

4.5 Puerta de salida trasera en lamina cal 18 coll roll de 0,8m x 1,90m con chapa Yale UND 1 489,000.00 489,000.00

4.6 puerta cuarto patas en lamina cal 18 coll roll de 0,9m x 2,10m con chapa Yale UND 1 497,000.00 497,000.00

SUBTOTAL CAPITULO 4 CUARTO DE SACRIFICIO 6,845,000.00

COSTO DIRECTO 42,280,486.00

ADMINISTRACIÓN (20%) 8,456,097.20

IMPREVISTOS (5%) 2,114,024.30

UTILIDAD (5%) 2,114,024.30

TOTAL 54,964,631.80

De igual modo el Municipio realizó inversión en el 2014 por valor deDOS MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE.($2.200.000), tendiente a optimizar las






Página 60 de 109

instalaciones eléctricas internas de este espacio en aras de mejorar la prestación de los servicios que allí se desarrollan. Por lo anteriormente expuesto se evidencia que el Municipio ha realizado y va a realizar inversiones acordes con las necesidades y de acuerdo con las posibilidades presupuestales del Municipio, sin que se haya descuidado de ningún modo la higiene en el las labores de sacrificio de los semovientes. Anexo: Copia contrato compraventa N° AMG 082


Pese a que la administración ha empezado a tomar acciones correctivas para

superar esta observación el equipo auditor considera mantener esta observación

para que se demuestre dentro de un plan de mejoramiento que esta irregularidad

no se volverá a presentar en la municipalidad de Guavatá, puesto que la actividad

cuestionada reviste de gran importancia en la economía y la salud de los

guavateños y este ente de control debe estar atento a que se continue todo el

tiempo las condiciones mínimas requeridas para que esta actividad se mantenga

lo que permitirá no solo la acreditación del matadero por parte de la autoridad de

control sino que se garantizará a los habitantes de Guavatá que desde el control

fiscal se hacen advertencias y se propende por inversiones fiscales reales que se

traduzcan en bienestar para los moradores de esta región del departamento. Por

lo tanto la observación Administrativa se mantiene para dejar evidencia en un

plan de mejoramiento que esta actividad no solo debe ser continua sino acorde

con los estándares mínimos establecidos por las autoridades de control.

Planta De Residuos Sólidos – Relleno Sanitario - Plan De Gestión Integral De Residuos Sólidos – Pgirs Actualmente el Municipio dispone los residuos sólidos en el Relleno sanitario El Cucharo de la ciudad de San Gil, el cual es administrado por Acuasan y con el cual se ha suscrito un contrato de disposición final en dicho relleno. Así las cosas el Municipio realiza barrido y limpieza de calles, parques, plaza de mercado y sitios públicos los días miércoles y jueves antes del mediodía. El día jueves después de la 1:00 Pm inicia la recolección de residuos sólidos en la volqueta de propiedad del Municipio y en este mismo vehículo las transporta hasta la ciudad de San Gil el día viernes. Este programa fue dirigido por la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS y adoptado por el Municipio según Resolución Número 57 de 2007 Abril 1 de 2007, el cual se encuentra vigente. El municipio invirtió en Diciembre de 2007 la suma de $99.908.230 en el contrato que tenía por objeto “construcción de planta de compostaje municipio de guavatá” e interventoría de $5.400.000, el contrato de obra tiene acta de inicio el 14 de Diciembre de 2007, el 20 del mismo mes proponen un acta modificando las cantidades de obra y el 27 de diciembre de 2007 se suscribe el acta de recibido, funge como supervisor el señor Herbert Ruojar Cruz Chacón Secretario de Planeación, se pregunta esta auditoría ¿cómo pudo hacer el contratista para en tan solo 14 días calendario se pudiera adelantar esta obra?, ¿como hizo el interventor para fiscalizarla?, máxime que por tradición no se trabaja los domingos ni en la fecha de navidad que fue el martes 25, que es lo mismo, que las modificaciones solo contaban con tan solo 4 días hábiles para ejecutarlas, se nota






Página 61 de 109

que los principios de la administración pública fueron vulnerados y como hizo el gobierno entrante en esa época 2008 para no percatarse de ello, si el contrato estaba “recién terminado” y más aún, la administración actual como no sabe que existe un sitio tan importante como es el de disposición final de basuras (planta de compostaje), se nota el desprecio por la cosa pública, al dejar morir este sitio o haberlo recibido sin objeción alguna, o haberlo planeado dejando perder los recursos.






Página 62 de 109

OBSERVACIÓN No. 21 Detrimento patrimonial y ambiental al dejar en desuso y a merced de los vándalos la planta de compostaje del municipio de Guavatá, tal como se observa en las imágenes, perdiéndose la suma de $105.308.230 valor de la obra pública mas la interventoría, estaba requerido en el anterior plan de mejoramiento y no ha hecho las acciones que el mismo planteó. ALCANCE DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: C.N Art 6, 121 a 124, 90 y 209 RESPONSABLE: ALVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

El Municipio de Guavatá consiente de la importancia de un adecuado manejo de los residuos sólidos que se producen en su jurisdicción ha tomado la determinación de realizar una actualización del PGIRS Municipal, en aras de determinar si actualmente es viable técnica y financieramente la puesta en funcionamiento de la Planta de Compostaje existente. Para lo cual se encuentra desarrollando la etapa precontractual de un contrato cuyo objeto consiste en: “FORTALECER EL PROGRAMA DE DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS DOMICILIARIOS DEL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL “UNIDOS LO HACEMOS MEJOR” A TRAVEZ DE LA ACTUALIZACION DEL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS DOMICILIARIOS DEL MUNICIPIO DE GUAVATA” por valor de CATORCE MILLONES DE PESOS M/CTE. ($14.000.000) y un plazo de ejecución de 45 días, luego de lo cual se espera que mediante un concepto técnico elaborado por un ingeniero ambiental se determine la viabilidad o inviabilidad de su puesta en funcionamiento. Luego de vencido este término y haber agotado el respectivo procedimiento contractual se remitirá copia a la Contraloría del resultado obtenido, en aras a que desde allí se adopten las medidas correspondientes. CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR

No es de recibo su respuesta, la administración actual en estos dos años largos no

ha tomado acciones reales para solucionar este gravísimo problema, que no se

resuelve con un nuevo estudio puesto que las inversiones en las referidas

instalaciones se han perdido, ha dejado de prestar el servicio para el cual fue

proyectada y no se han tomado acciones reales que corrijan semejante falta. Por

lo que el equipo auditor mantiene en todo su rigor la observación Administrativa

y Disciplinaria planteada hasta que logre demostrar que emprendió las acciones

legales y administrativas que lo exoneren de cualquier tipo de responsabilidad, y le

ofrezca a los Guavateños el servicio de disposición final de residuos sólidos

acorde a las necesidades y a las oportunidades que tienen tanto los usuarios

como la administración municipal.

1.1.5 CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO De conformidad con la auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular No. 000056 del 18 de abril de 2013. En la cual se auditó la vigencia 2011, en la que fueron comunicados 11 hallazgos administrativos para plan de mejoramiento. Hallazgos que se verificó en el trabajo de campo el cumplimiento a las acciones y metas implementadas la cual fue la siguiente:

HALLAZGO NRO.

CONCEPTO FECHA VENCIMIENTO

Calificación de cumplimiento






Página 63 de 109

1

INCUMPLIMIENTO A LAS FUNCIONES DE CONTROL INTERNO FORMATO F-099EN CUANTO AL INFORME DE LABORES DE GESTION Y F99-06 CONTROL INTERNO CONTABLE NO FUE DILIGENCIADO Y NO SE ENCONTRARON EVIDENCIAS DE SU MANEJO.

31-12-2013

90%

2

EN EL TRABAJO DE CAMPO SESE VERIFICÓ QUE EL MECI NO FUE IMPLEMENTADO EN LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE GUAVATA.

31-12-2013

100%

3

INESISTENCIA DE CUENTAS BANCARIAS Y NO REALIZACION DE CONCILIACIONES DE LA VIGENCIA 2011.

31-12-2013

100%

4

CLASIFICACION INDEBIDA E INCERTIDUMBRE EN LA CUENTA DE INVERSIONES

31-12-2013

100%

5 GESTION DE SANEAMIENTO DE CARTERA IMPUESTO PREDIAL 31-12-2013 50%

6 EN LA CUENTA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SE OBSERVAN INCONSISTENCIAS DE MANERA GENERAL.

31-12-2013 60%

8 SE OBSERVA QUE EL MUNICIPIO CANCELA PAGOS DOBLES DE DESCUENTO DE RETENCION A HONORARIOS DE LOS CONCEJALES.

31-12-2013 50%

10 SE EVIDENCIÓ A TRAVES DE ESTA AUDITORÍA QUE EN LQ EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2011, ANEXO F-7 SE REGISTRO PAGO POR VALOR DE $2.140.890.595 Y EN EL FORMATO ANEXO F-7ª DE PAGOS ESTE FUE POR UN TOTAL DE $3.537.464.827.70 PRESENTANDOSE UNA DIFERENCIA DE $1.396.574.233

31-12-2013 50%

11 REALIZAR UNA BUENA PLANEACION Y GESTION FINANCIERA CON EL FIN DE HACER EFECTIVAS LAS ESTRATEGIAS DE RECAUDO,QUE OERMITA ARMONIZAR LOS INGRESOS DE LA ENTIDAD CON LOS PAGOS DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS Y PROYECTAR EL MONTO DE LOS RECURSOS ADQUIRIDOS DISPONIBLES, POR LO TANTO SE CONFIRMA UN HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO

31-12-2013 50%

12 DE ACUERDO AL PRESUPUESTO DE INGRESOS REPORTADO EN EL SIA PARA LA VIGENCIA 2011, SE ADICIONARON RECURSOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-CULTURA $2.054.269. Y DEL BALENACE POR ESTAMPILLA PRO – ANCIANO $83.145.096, SEGÚN DECRETO No. 01 DE ENERO 3 DE 2011 CORRESPONDIENTES A RECURSO DEL BALANCE LOS CUALES FUERON CERTIFICADOS POR LA SECRETARIA DE HACIENDA MUNICIPAL YA QUE SE ENCUENTRA ESTOS DINEROS EN SUS RESPECTIVAS CUENTAS BANCARIAS

31-12-2013 40%

15 LA PLANTA DE COMPOSTAJE DEL MUNICIPIO DE GUAVATA SE ENCUENTRA EN UN ESTADO DE DETERIORO, OBRA QUE FUE REALIZADA EN DICIEMBRE 2007CON DINEROS DE CREDITO IDESAN.

31-12-2013 0%

OBSERVACION No. 22 Una vez valorado el plan de mejoramiento se observa que la entidad solo cumplió con un 62.72% de las actividades programadas, teniendo claro que el tiempo de ejecución ya se había cumplido, para el día de trabajo de campo, el cual tendría que arrojar un cumplimiento del 100%. Por lo anterior se observa el incumplimiento a la resolución 291 de 2004 artículo 4 numeral 2 literal h. determinándose una observación administrativa y sancionatoria. ALCANCE DE LA OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO - SANCIONATORIO NORMA VULNERADA: Resolución 291/2004 art.4 num. 2, lit. H RESPONSABLE: ÁLVARO AVILA CASTELLANOS (Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

Revisando el avance del plan de mejoramiento que se entregó al equipo auditor durante el

desarrollo de la auditoría, que corresponde al mismo cargo en los informes del SIA, con

corte a 31 de julio de 2013, se puede evidenciar que la fecha de corte o avance a fecha

15 de julio de 2013, sin embargo dicho plan de mejoramiento establece como fecha la

finalización el día 31 de diciembre de 2013, por tanto el avance del 67%, corresponde a

fecha 15de julio de 2013, faltando todavía más de cinco meses de termino para cumplir la






Página 64 de 109

fecha de finalización, es así que la entidad ha hecho un avance de este plan con fecha 31

de diciembre de 2013 el cual arrojó un resultado de 86% de cumplimiento, y el restante

14% por circunstancias de fuerza mayor se ha imposibilitado se efectúe el mismo al 100%

Anexo: copia plan de mejoramiento a 31 de diciembre de 2013


Verificada la respuesta y comparada con el plan de mejoramiento, se deduce

fácilmente el incumplimiento del mismo por parte de la administración municipal,

fueron ellos mismos quienes plantearon las acciones correctivas y establecieron

los plazos para cumplirla, plazos y acciones que en su ejecución pudieron

presentar obstáculos que impidieran llevarse a feliz término, pero que la

administración en su oportunidad debió manifestar su dificultad al respecto,

circunstancia que no acredita, por lo que se infiere fácilmente su incumplimiento,

no se le da el valor suficiente a las observaciones administrativas planteadas allí,

que se traducen en conseguir los postulados constitucionales de la función

administrativa plasmados en el artículo 209 de la carta, por el contrario, lo que se

evidencia es que la administración hace caso omiso a los requerimientos

planteados, razón por la cual se CONVALIDA en su integridad la observación

Administrativa y Sancionatoria formulada inicialmente. Se hace énfasis en que

los planes de mejoramiento son institucionales, conlleva a corregir yerros en la

administración, son de obligatorio cumplimiento, en cantidad, calidad y

oportunidad plasmados en él, por lo que se insta a la administración municipal de

Guavatá a tomar atenta nota y cumplir con los deberes a que está obligada.

1.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL CONTROL INTERNO Respecto del cumplimiento del Decreto 3181 de 2009 y la Circular Externa No. 100-08 de 2010 del Departamento Administrativo de la Función Pública, y mediante la cual solicitan el envío de los avances obtenidos en la Implementación del MECI en las fechas establecidas, señalando: En el informe pormenorizado del estado de control interno ley 1474 de 2011 se encuentra que el MECI rendido y evaluado por la DAFP con una buena calificación entre otras cosas manifiesta: “Que se han actualizado los códigos de buen gobierno y de ética, en cumplimiento de las circulares establecidas, con el fin de brindar y mejorar la prestación de los servicios buscando la satisfacción de la comunidad”. En el 2013, se programaron y desarrollaron once (11) auditorías a las diferentes dependencias de la Administración Municipal. El municipio de Guavatá está clasificado como de sexta categoría, en cumplimiento del Decreto 3181 de 2.009 “Por el cual se reglamenta la Implementación del MECI en los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría” y la Circular Externa No. 100-08 de 2010 del Departamento Administrativo de la Función Pública, en la cual se fijaron las fases para la Implementación del MECI, el Municipio de Guavatá Santander, ha presentado oportunamente los reportes






Página 65 de 109

respectivos con un porcentaje de cumplimiento en los subsistemas y componentes así:

COMPONENTE AVANCE (%) SUBSISTEMA AVANCE (%) AMBIENTE DE CONTROL 53 DIRECCIONAMIENTO CONTROL ESTRATEGICO 100 ESTRATEGICO 87 ADMINISTRACION DE RIESGOS 100 ACTIVIDADES DE CONTROL 83 INFORMACION 100 CONTROL DE GESTION 90 COMUNICACIÓN PUBLICA 88

AUTOEVALUACION 100 EVALUACION CONTROL DE INDEPENDIENTE 100 EVALUACION 90 PLANES DE MEJORAMIENTO 71

PUNTAJE GLOBAL MECI: 88.88 % La Administración de Guavatá Santander y el Comité de Coordinación de Control Interno aúnan esfuerzos para mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos que se desarrollan a su interior. Se está implementando un programa de auditorías fundamentado en la guía emitida por al DAFP, sobre el mejoramiento de los roles de la oficina de control interno, con el fin de evaluar las acciones a seguir, las cuales permitirán generar informes y recomendaciones que darán origen a la formulación de planes de mejoramiento por procesos. 1.1.7 TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TICS) La Estrategia Gobierno en línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología. En el municipio de Guavatá la estrategia de gobierno en línea para el año 2013 se cumplen con las siguientes actividades. Publica en la página colombia compra eficiente los procesos contractuales que lleva a cabo la administración para darle publicidad y perseguir transparencia en los procesos, para ello capacitó a servidores públicos e instaló el servicio de






Página 66 de 109

internet en la biblioteca, además capacitó a docentes en esta estrategia, propósito consagrado en el plan estratégico tics “unidos lo hacemos mejor”. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 CUMPLIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

1.2.1.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO

El Plan de Desarrollo 2012-2015 “PARA QUE TODOS GANEMOS”, adoptado mediante acuerdo 08 de mayo 15 de 2012, atiende 17 sectores y tiene 18 planes estratégicos en procura de la consecución del desarrollo humano y territorial, de manera participativa e incluyente, a fin de lograr la prosperidad para los habitantes, producto de un cuidadoso trabajo de planificación integral y participativo, para saber exactamente hacia dónde se deben enlistar todos los esfuerzos, y cuáles serán las vías y los vehículos que llevarán hacia dichos objetivos. Resulta importante no perder de vista en ningún momento el hecho de que este valioso ejercicio de visionar, pensar y diseñar el futuro, debe estar siempre en función de las necesidades y demandas de las comunidades, especialmente de aquellas que se encuentran en situación de vulnerabilidad y que necesitan una especial atención y priorización por parte del gobierno municipal. El desarrollo económico sostenible, la equidad social, la democracia política, el equilibrio demográfico y la sostenibilidad ambiental, son esferas imprescindibles para orientar e impulsar el desarrollo y los destinos del municipio de Guavatá, garantizando siempre la transparencia, la eficiencia administrativa y la gestión democrática. Existe la necesidad de reestructurar los órdenes políticos en sí, reformular y fortalecer paradigmas alternativos y sostenibles que realmente viabilicen el desarrollo en toda su dimensión. Esto debe redundar finalmente en la capacidad de la población para satisfacer sus necesidades fundamentales, para realizarse plenamente en todas sus dimensiones y asegurar unas condiciones de vida dignas. Se rige y fundamenta en los siguientes principios básicos:

HONESTIDAD: Coherencia, transparencia y honradez en el manejo y la administración de los recursos públicos, de acuerdo a la verdad y la justicia.

SERVICIO: Atender, escuchar y responder diligentemente a las necesidades de la comunidad de manera oportuna y amable, sin discriminaciones ni procedimientos innecesarios.

COMUNIDAD: Prevalencia del interés y el bien general sobre el particular.

RESPETO: Hacia la individualidad de cada persona, apreciando sus intereses y necesidades y acogiendo la diferencia en un ambiente de tolerancia y reconocimiento mutuo.

SOLIDARIDAD: Fomentando un sentido de unidad y convivencia, basado en metas e intereses comunes. Se deben crear lazos sociales y de corresponsabilidad que lleven a trabajar de manera conjunta para superar la adversidad.






Página 67 de 109

PARTICIPACIÓN: Apertura e integración de la comunidad al quehacer político y

a espacios de interlocución y aportación en la gestión pública.

SOSTENIBILIDAD: Mantener el equilibrio con los recursos del entorno, fomentando un desarrollo socioeconómico en armonía con el medio ambiente. Debe atender a su población que es como se refleja en la siguiente tabla ZONA N°. N°

Familias N°. Hab. %

Urbana 1 184 553 14.17% Veredas y/o corregimientos

17 1048 3348 85.83%

TOTAL 18 1232 3901 100% El 86% de la población es rural y el 14% urbana Distribución de la población por zonas

Desempeño Fiscal

Desempeño fiscal de los municipios 2011 68324 SANTAND

ER GUAVATA 57.0

8 11.9

7 26.2

6 31.1

2 95.9

1 21.5

0 69.4

5 388 41

Desempeño fiscal de los municipios 2012

68324 GUAVATA 59.44 2.71 81.11 56.07 90.52 51.52 70.34 302 24

El anterior cuadro comparativo, muestra el avance en la posición nacional y departamental (388 y 41 a 302 y 24) dentro del desempeño fiscal del municipio se debe a las medidas de responsabilidad fiscal, el buen manejo económico, las mayores transferencias y el esfuerzo fiscal generalizado, permitiendo continuar con esta tendencia equilibrada de las finanzas. El municipio denota un responsable manejo del límite a los gastos de funcionamiento, de las transferencias, el esfuerzo fiscal, la capacidad de generar ahorro y la solvencia en el pago de las acreencias. En términos generales el municipio ha ejecutado el 61% del plan, guardando coherencia entre los recursos asignados y ejecutados versus la matriz plurianual de inversiones, en todos los sectores y programas contenidos en él. 1.2.2.CONTROLES DE ADVERTENCIA






Página 68 de 109

Durante el periodo comprendido en las vigencia 2012 -2013 no se realizaron ningún control de advertencia en la alcaldía de GUAVATÁ 1.2.3 SEGUIMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS Con base en información de la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social del Municipio de Guavatá no presenta quejas.

1.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL CONTROL INTERNO Respecto del cumplimiento del Decreto 3181 de 2009 y la Circular Externa No. 100-08 de 2010 del Departamento Administrativo de la Función Pública, y mediante la cual solicitan el envío de los avances obtenidos en la Implementación del MECI en las fechas establecidas, señalando: En el informe pormenorizado del estado de control interno ley 1474 de 2011 se encuentra que el MECI rendido y evaluado por la DAFP con una buena calificación entre otras cosas manifiesta: “Que se han actualizado los códigos de buen gobierno y de ética, en cumplimiento de las circulares establecidas, con el fin de brindar y mejorar la prestación de los servicios buscando la satisfacción de la comunidad”. En el 2013, se programaron y desarrollaron once (11) auditorías a las diferentes dependencias de la Administración Municipal. El municipio de Guavatá está clasificado como de sexta categoría, en cumplimiento del Decreto 3181 de 2.009 “Por el cual se reglamenta la Implementación del MECI en los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría” y la Circular Externa No. 100-08 de 2010 del Departamento Administrativo de la Función Pública, en la cual se fijaron las fases para la Implementación del MECI, el Municipio de Guavatá Santander, ha presentado oportunamente los reportes respectivos con un porcentaje de cumplimiento en los subsistemas y componentes así:

COMPONENTE AVANCE (%) SUBSISTEMA AVANCE (%) AMBIENTE DE CONTROL 53 DIRECCIONAMIENTO CONTROL ESTRATEGICO 100 ESTRATEGICO 87 ADMINISTRACION DE RIESGOS 100 ACTIVIDADES DE CONTROL 83 INFORMACION 100 CONTROL DE GESTION 90 COMUNICACIÓN PUBLICA 88






Página 69 de 109

AUTOEVALUACION 100 EVALUACION CONTROL DE INDEPENDIENTE 100 EVALUACION 90 PLANES DE MEJORAMIENTO 71

PUNTAJE GLOBAL MECI: 88.88 % La Administración de Guavatá Santander y el Comité de Coordinación de Control Interno aúnan esfuerzos para mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en los procesos que se desarrollan a su interior. Se está implementando un programa de auditorías fundamentado en la guía emitida por al DAFP, sobre el mejoramiento de los roles de la oficina de control interno, con el fin de evaluar las acciones a seguir, las cuales permitirán generar informes y recomendaciones que darán origen a la formulación de planes de mejoramiento por procesos. 1.1.7 TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (TICS) La Estrategia Gobierno en línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología. En el municipio de Guavatá la estrategia de gobierno en línea para el año 2013 se cumplen con las siguientes actividades. Publica en la página colombia compra eficiente los procesos contractuales que lleva a cabo la administración para darle publicidad y perseguir transparencia en los procesos, para ello capacitó a servidores públicos e instaló el servicio de internet en la biblioteca, además capacitó a docentes en esta estrategia, propósito consagrado en el plan estratégico tics “unidos lo hacemos mejor”. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 1.2.1 CUMPLIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

1.2.1.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO

El Plan de Desarrollo 2012-2015 “PARA QUE TODOS GANEMOS”, adoptado mediante acuerdo 08 de mayo 15 de 2012, atiende 17 sectores y tiene 18 planes estratégicos en procura de la consecución del desarrollo humano y territorial, de manera participativa e incluyente, a fin de lograr la prosperidad para los habitantes, producto de un cuidadoso trabajo de planificación integral y participativo, para saber exactamente hacia dónde se deben enlistar todos los esfuerzos, y cuáles serán las vías y los vehículos que llevarán hacia dichos objetivos. Resulta importante no perder de vista en ningún momento el hecho de que este valioso ejercicio de visionar, pensar y diseñar el futuro, debe estar siempre en función de las necesidades y demandas de las comunidades, especialmente de






Página 70 de 109

aquellas que se encuentran en situación de vulnerabilidad y que necesitan una especial atención y priorización por parte del gobierno municipal. El desarrollo económico sostenible, la equidad social, la democracia política, el equilibrio demográfico y la sostenibilidad ambiental, son esferas imprescindibles para orientar e impulsar el desarrollo y los destinos del municipio de Guavatá, garantizando siempre la transparencia, la eficiencia administrativa y la gestión democrática. Existe la necesidad de reestructurar los órdenes políticos en sí, reformular y fortalecer paradigmas alternativos y sostenibles que realmente viabilicen el desarrollo en toda su dimensión. Esto debe redundar finalmente en la capacidad de la población para satisfacer sus necesidades fundamentales, para realizarse plenamente en todas sus dimensiones y asegurar unas condiciones de vida dignas. Se rige y fundamenta en los siguientes principios básicos:

HONESTIDAD: Coherencia, transparencia y honradez en el manejo y la administración de los recursos públicos, de acuerdo a la verdad y la justicia.

SERVICIO: Atender, escuchar y responder diligentemente a las necesidades de la comunidad de manera oportuna y amable, sin discriminaciones ni procedimientos innecesarios.

COMUNIDAD: Prevalencia del interés y el bien general sobre el particular.

RESPETO: Hacia la individualidad de cada persona, apreciando sus intereses y necesidades y acogiendo la diferencia en un ambiente de tolerancia y reconocimiento mutuo.

SOLIDARIDAD: Fomentando un sentido de unidad y convivencia, basado en metas e intereses comunes. Se deben crear lazos sociales y de corresponsabilidad que lleven a trabajar de manera conjunta para superar la adversidad.

PARTICIPACIÓN: Apertura e integración de la comunidad al quehacer político y a espacios de interlocución y aportación en la gestión pública.

SOSTENIBILIDAD: Mantener el equilibrio con los recursos del entorno, fomentando un desarrollo socioeconómico en armonía con el medio ambiente. Debe atender a su población que es como se refleja en la siguiente tabla ZONA N°. N°

Familias N°. Hab. %

Urbana 1 184 553 14.17% Veredas y/o corregimientos

17 1048 3348 85.83%

TOTAL 18 1232 3901 100% El 86% de la población es rural y el 14% urbana Distribución de la población por zonas






Página 71 de 109

Desempeño Fiscal

Desempeño fiscal de los municipios 2011 68324 SANTAND

ER GUAVATA 57.0

8 11.9

7 26.2

6 31.1

2 95.9

1 21.5

0 69.4

5 388 41

Desempeño fiscal de los municipios 2012

68324 GUAVATA 59.44 2.71 81.11 56.07 90.52 51.52 70.34 302 24

El anterior cuadro comparativo, muestra el avance en la posición nacional y departamental (388 y 41 a 302 y 24) dentro del desempeño fiscal del municipio se debe a las medidas de responsabilidad fiscal, el buen manejo económico, las mayores transferencias y el esfuerzo fiscal generalizado, permitiendo continuar con esta tendencia equilibrada de las finanzas. El municipio denota un responsable manejo del límite a los gastos de funcionamiento, de las transferencias, el esfuerzo fiscal, la capacidad de generar ahorro y la solvencia en el pago de las acreencias. En términos generales el municipio ha ejecutado el 61% del plan, guardando coherencia entre los recursos asignados y ejecutados versus la matriz plurianual de inversiones, en todos los sectores y programas contenidos en él. 1.2.2.CONTROLES DE ADVERTENCIA Durante el periodo comprendido en las vigencia 2012 -2013 no se realizaron ningún control de advertencia en la alcaldía de GUAVATÁ 1.2.3 SEGUIMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS Con base en información de la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social del Municipio de Guavatá no presenta quejas. 1.3 CONTROL FINANCIERO Serán analizados los procesos contables y presupuestales, de acuerdo con su comportamiento y gestión en la Administración Central, teniendo en cuenta, los principios de la Ley 42 de enero 26 1993, el Decreto 111 de 15 de enero de 1996 y la Ley 819 de julio 08 de 2003, Resolución 354 de septiembre 05 de 2007 (Régimen de Contabilidad Pública) y la Resolución 1008 de 28 de diciembre de 2012.






Página 72 de 109

1.3.1 Gestión Financiera BALANCE GENERAL

Fuente: Balance General a 31 de diciembre.

La gráfica nos permite observar que el total de los Activos ha venido incrementando vigencia a vigencia. Para el año 2011 ascendió a $12.144.043,000, superior a la vigencia 2010 en $7.681.772 originado por el aumento del 515% de Bancos y Corporaciones. Para la vigencia 2012 incrementó a $13.102.584.774 toda vez que aumentaron los Deudores, por el registro de las transferencias por cobrar, especialmente el convenio de la vía Puente Nacional por $3.513.198.911; así mismo, disminuyó el saldo en la cuenta 25157 de Bancolombia en donde se encontraban los dineros para el mejoramiento y pavimentación de vías, pues fue cancelada en su parte inicial. De la misma forma, los pasivos y el patrimonio aumentaron año tras año. Para la vigencia 2011 se incrementaron los pasivos, especialmente en las cuentas por pagar. Para la vigencia 2012 presentó una variación del 78%, principalmente en la deuda pública y los recaudos a favor de terceros – estampillas, que quedaron pendientes de girar a diciembre 31. Para la vigencia 2013 se incrementaron en un 96%, situación causada por la variación de las cuentas por pagar, cuyo saldo llegó a $1.361.913.997 y al incremento de los pasivos estimados y los recaudos a favor de terceros- estampillas. La variación presentada en el patrimonio obedece al registro del resultado del ejercicio contable para cada vigencia.

ALCALDIA DE GUAVATA

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

CODIGO CUENTA 2011 2012 2013

ACTIVO

CORRIENTE 5,450,471,000 6.428,345,068 5,259,470,054

11 Efectivo 5,281,200,000 2,084,474,229 2,794,323,379

2010 2011 2012 2013

PATRIMONIO 7.220.511.000 11.409.597.000 11.796.460.974 14.319.793.493

PASIVOS 441.261.000 734.446.000 1.306.123.800 2.553.091.379

ACTIVOS 7.661.772.000 12.144.043.000 13.102.584.774 16.872.884.872

pe

sos

ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO






Página 73 de 109

12 Inversiones 65,917,000 79,522,743 100,822,743

13 Rentas por Cobrar 97,369,000 572,194,190 646,114,134

14 Deudores 5,985,000 3,692,153,906 1,718,209,798

NO CORRIENTE 6,693,572,000 6,674,239,705 11,613,414,818

16 Propiedad Planta y Equipo 1,039,214,000 945,549,095 1,083,226,208

17 Bienes de Beneficio y Uso Publico 399,576,000 473,908,340 473,908,340

19 Otros Activos 5,254,782,000 5,254,782,270 10,056,280,270

TOTAL ACTIVO

12,144,043,000 13,102,584,774 16,872,884,872

Fuente: Balances a diciembre de 2011,2012 y 2013. Bancos Su saldo disminuye para la vigencia 2012, toda vez que a diciembre de 2011 se encontraban $4.444.444.444 correspondientes a los recursos para el mejoramiento y pavimentación de vías. Para la vigencia 2013, incrementa su saldo de $2.084.474.228 a $2.792.748.893, ocasionado por el aumento de los ingresos especialmente en la cuenta de la estampilla de bienestar del adulto mayor y disminución de los dineros del convenio por cumplirse ya su obligación. Revisadas las conciliaciones bancarias a diciembre 31 de 2012 y 2013, se verificó que fueron debidamente elaboradas en su totalidad y por tanto se dio cumplimiento al plan de mejoramiento dejado en la auditoría de 2011. Así mismo el Balance a 31 de diciembre de 2013, aún registra cuentas corrientes y de ahorro que se mantienen inactivas, sin movimiento débito ni crédito como:

Cuenta Saldo

0-6055-000025-5 510.632

0-6055-000198-0 282.560

0-6055-000137-8 1.775.264

0-6055-000166-7 372.296

0-6055-000185-7 177.449

0-6055-000004-4 8.335.528

0-6055-000083-4 419.637

3-606600041-6 73.483

32924092135 36

32910441833 647

OBSERVACIÓN No. 23 -El Balance a 31 de diciembre de 2012 y 2013, registra cuentas corrientes y de ahorro que se mantienen inactivas desde la vigencia 2011, sin movimiento débito ni crédito, reflejando en el grupo de efectivo, cantidades de dinero que no están adecuadamente controladas. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE ALVARO AVILA CASTELLANOS - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Revisando el balance, efectivamente se encuentran sin movimiento las cuentas

relacionadas en la auditoria, debido a que después de realizar el proceso de verificación

de destinación de los recursos de cada una de las cuentas que encontramos en el

balance del 2011, aún no se ha podido verificar a favor de quien corresponden. Es de

tener en cuenta que el proceso de depuración contable de cada una de las partidas que

se encuentran en el balance ha sido un poco tedioso, ya que se partió de un estado






Página 74 de 109

financiero incierto, el cual se ha tratado de mejorar y llevarlo a la realidad. En cuanto a

bancos se puede dar fe que los saldos en el balance son reales y no corresponde a

cuentas inexistentes.

Para esta observación la administración hará la gestión pertinente para establecer la

procedencia de estos recursos y así poder cancelar las cuentas, evidenciadas por el

equipo auditor”.


La administración es consciente de la existencia de cuentas bancarias sin movimiento, que tienen saldos que desconoce su procedencia y manifiesta llevar a cabo su cancelación. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. Inversiones

Se encuentra representada por acciones que posee el municipio de Guavatá en la Electrificadora de Santander. Está cuenta, según el plan de mejoramiento anterior, sería depurada y reclasificada, actualizando su valor a $3.894.170 según certificación de la Electrificadora de Santander. Situación que no fue corregida y para diciembre de 2013, continúa la inconsistencia.

Para la vigencia 2013, su saldo incrementa por los CDTs de $40.000.000, $10.600.000 y $10.700.000 abiertos en Coomultrasan con los recursos de la Estampilla proadulto mayor dejados de invertir durante la vigencia; se verificó la existencia de estos documentos.

OBSERVACIÓN No. 24

La Alcaldía no registra la inversión real que tiene en la Electrificadora de Santander.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE ALVARO AVILA CASTELLANOS - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Debido a que esta inversión se estableció años atrás y no se tiene soporte alguno por cuanto fue efectuado, se ha solicitado certificación a la electrificadora de Santander, en la cual se determine el monto de las acciones en pesos para realizar la actualización respectiva en contabilidad, efectivamente la electrificadora envía siempre un reporte del total de acciones que tienen la entidad; pero no lo expresa en pesos, lo cual hace difícil cuantificar su monto exacto. Para esta observación se realizará de nuevo la solicitud a la electrificadora de Santander la certificación para el respectivo ajuste. No se realizó porque no se tiene el soporte que lo respalde.

Anexos: Copia certificación emitida por la Electrificación de Santander”

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR La administración manifiesta solicitar nuevamente el monto de acciones en pesos que posee el municipio con el fin de realizar el ajuste correspondiente. Se confirma el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el plan de mejoramiento.






Página 75 de 109

Rentas por Cobrar

Presenta un aumento en la cartera del impuesto predial del año 2011 al 2012, ocasionada por la causación de la cartera real del municipio, teniendo como base el informe de cartera de la oficina de tesorería.

Impuesto Predial Unificado

El municipio de Guavatá presenta una cartera por edades de impuesto predial, así:

Vigencia actual

De 1 a 3 años

De 3 a 5 años

Más de 5 años

TOTAL

Dic 31 de 2011 129.363.085 229.692.059 48.400.603 72.589.404 479.945.151

Dic 31 de 2012 135.574.158 279.500.972 54.950.384 91.447.256 561.472.770

Dic 31 de 2013 131.761.988 109.944.894 247.383.679 140.292.874 629.383.435

Fuente de información: Secretaría de Hacienda

El informe de auditoría para la vigencia 2011 aduce que el municipio tiene una cartera sana, toda vez que la mayor parte de la deuda se encuentra dentro de la edad de 1 a 3 años y que los recaudos para esta vigencia se incrementaron.

Sin embargo, a diciembre de 2013, se visualiza que efectivamente la cartera de 1 a 3 años disminuyó; caso contrario sucede con la cartera mayor a 3 y a 5 años durante las vigencias 2012 y 2013, pues se incrementaron en un 350% y 55% respectivamente; presumiéndose así, que la gestión ha sido solo para las vigencias de la actual administración; pues el total de la cartera aumenta año tras año, permitiéndose así la solicitud de prescripción por parte de los contribuyentes, cuya responsabilidad sería de la actual administración.

En el Trabajo de Campo se percibió que el software del sistema predial presenta fallas; además no se ha llevado a cabo la depuración de la base de datos, toda vez que se incluyen como contribuyentes, predios de propiedad del municipio y otros que son exentos por norma.

RENTAS POR COBRAR - IMPUESTO PREDIAL

Dic 31 de 2013 Dic 31 de 2012 Dic 31 de 2011






Página 76 de 109

OBSERVACIÓN No. 25

La cartera mayor a 5 años en el municipio de Guavatá, incrementa año tras año y para el 2013 registró $140.292.874, permitiéndose que se pueda dar el fenómeno de la prescripción, cuya responsabilidad sería de la actual administración, por la ausencia en la gestión de recaudo. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE ALVARO AVILA CASTELLANOS - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Es de resaltar como lo menciona el equipo en la auditoria, que el sistema de predial presenta fallas arrojando saldos de deudas de predios del mismo municipio, lo cual hace que la cartera sea mayor. La administración ha tratado de realizar los cobros respectivos y así obtener un avance en el recaudo de cartera. Para esta observación una vez analizado el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de Guavatá y sus entidades descentralizadas, se pondrá en marcha una depuración de la base de datos, en la cual de conformidad al mismo se exceptuarán de cobro los bienes inmuebles señalados dentro del mismo, generando de esta manera lograr de manera satisfactoria el saneamiento cartera por impuesto predial del municipio; de igual manera y en pro de obtener la cancelación de la cartera para las edades de 3 a 5 años evidenciada en el informe de auditoría, la administración municipal ha iniciado el proceso de cobro coactivo y realizando la debida notificación a los deudores morosos para no permitir las prescripciones y posibles daños fiscales. Anexo: Copia acuerdo N° 021 de Diciembre 24 de 2007, mediante el cual se adopta el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de Guavatá y sus entidades descentralizadas”.


La administración acepta el hallazgo indilgado y se compromete a poner en marcha la depuración de la base de datos y a llevar a cabo la gestión correspondiente para n permitir la prescripción de los impuestos. Situación que deberá plasmarse en el plan de mejoramiento y por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo. Prescripción de Impuestos En el transcurso de la auditoría fueron suministradas las Resoluciones de prescripción de impuesto predial llevadas a cabo durante el año 2012 y 2013, en donde se evidencia que la Nota Crédito para la prescripción no se encuentra elaborada con los valores reales prescritos, es decir impuesto mas intereses, solo con los impuestos de las diferentes vigencias. Para nuestro estudio solo tomaremos para esta observación, a partir de la vigencia 2004 así: -Resolución No 202 de mayo 16 de 2012, declara la prescripción del impuesto predial de los predios del señor CARLOS DARIO MARIN ARDILA, así: Predio el Recreo, para las vigencias 2004 hasta 2006, a pesar que la nota crédito registra $ 90.181, el valor prescrito según el estado de cuenta es de $264.117 Predio Mis Delirios, para la vigencia 2006, por valor de $79.011 Predio La Unión, para las vigencias 2003 a 2006, a pesar que la nota crédito registra $220.275, el valor prescrito según el estado de cuenta es de $272.180






Página 77 de 109

Predio El Payo, para las vigencias 2004 a 2006, a pesar que la nota crédito registra $121.744, el valor prescrito según el estado de cuenta es de $ 356.506. Predio el Oriente, para la vigencia 2006, a pesar que la nota crédito registra $24.044, el valor prescrito según el estado de cuenta es de $88.768. Para un total de $995.858. -Resolución No 145 del 22 de mayo de 2012, declara la prescripción del impuesto predial del predio del señor JESUS ANTONIO ARDILA ARDILA, para las vigencias 1996 hasta 2006, el valor prescrito fue por $265.980, pero para las vigencias 2004 a 2007 la prescripción fue por $94.867. -Resolución No 106 del 26 de marzo de 2013, declara la prescripción del impuesto predial del predio del señor LUS ALFONSO GERENA CUBIDES, para las vigencias 2005 hasta 2007, el valor prescrito fue por $272,484. -Resolución No 063 del 18 de febrero de 2013, declara la prescripción del impuesto predial del predio del señor MARCO JULIO ROJAS QUITAN, para los predios La Esperanza para la vigencia 2007 y el predio los Naranjos, para las vigencias 2006 y 2007. El valor prescrito fue para la Esperanza, $35.546 y para los Naranjos $66,920. -Resolución No 076 del 04 de marzo de 2013, declara la prescripción del impuesto predial del predio del señor RAUL ANGEL GONZALEZ CASTILLO, para las vigencias 2002 hasta 2007, el valor prescrito fue por $182.612. Por lo anterior, se recuerda a la administración que el fenómeno de la prescripción se da por la falta de políticas en el cobro por parte de la dependencia encargada en gestionar la recuperación de cartera y se convierte en un detrimento al patrimonio, ocasionando una presunta observación fiscal. Esta observación se sustenta con la Resolución de la prescripción, la nota crédito (vigencias prescritas) y el recibo de pago (vigencias posteriores a la prescripción). OBSERVACIÓN No. 26 En la alcaldía de Guavatá se dio el fenómeno de la prescripción de vigencias 2004, 2005, 2006 y 2007 durante el año 2012 y 2013, por valor de $1.648.287 como lo muestran los soportes. TIPO DE OBERVACION ADMINISTRATIVA CON INCIDENCIA FISCAL RESPONSABLE WALTER E. ANGULO DIAZ ALCALDE 2004- 2007

$1.273.337 NELSON CASTELLANOS PUCHIA ALCALDE 2008- 2011

$374.950 ALVARO AVILA CASTELLANOS - Alcalde Administrativo NORMA VULNERADA Ley 610 de 2000 CUANTIA $1.648.287 REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“En pro de obtener la cancelación de la cartera para las edades de 3 a 5 años evidenciada en el informe de auditoría, la administración municipal ha iniciado el proceso de cobro






Página 78 de 109

persuasivo y coactivo de los impuestos municipales, predial unificado e industria y comercio; realizando las respectivas citaciones, notificaciones, expedición de Resolución de liquidación, constancias de ejecutorias, entre otras labores administrativas complementarias, que eviten la prescripción de la cartera morosa por estos impuestos y de esta manera evitar posibles daños fiscales y garantizar el equilibrio, la sostenibilidad y viabilidad del municipio, pero también para satisfacer las necesidades básicas insatisfechas de nuestra población, en materia educativa, vial, salud, cultura, deporte, desarrollo agropecuario, seguridad, infancia y adolescencia, turismo, vivienda etc., que se benefician con estos impuestos”.


En la respuesta enviada por la entidad, solo se incluye respuesta del actual alcalde y no de todos los indilgados de la observación; por ser un hecho que ya sucedió, se confirma el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. Así mismo se confirma el hallazgo fiscal. Gestión en el cobro de impuestos: Revisados los soportes de la vigencia 2013, se observó que la administración ha llevado a cabo notificaciones a la mayoría de los contribuyentes, logrando con esto que se acerquen a cancelar sus impuestos. A pesar de que se ha incrementado la gestión en el cobro, la solicitud de prescripción del impuesto por parte de los ciudadanos para vigencias anteriores ha disminuido el pago de los mismos.

Se le recuerda a la administración, que según el reporte del sistema de predial a diciembre de 2013, hay más de $140.000.000 por cobrar de cartera mayor a 5 años, con el riesgo de que continúe dándose el fenómeno de la prescripción, lo cual podría configurarse como un detrimento al patrimonio y sería responsabilidad de la actual administración. Industria y Comercio

Se verificó que la Alcaldía de Guavatá llevó a cabo en agosto de 2013 una visita a los establecimientos comerciales con el fin de actualizar el censo de estos negocios, encontrándose 9 nuevos propietarios, que serán incluidos para el impuesto de 2014.

Deudores

Está representado por los recursos correspondientes a los ingresos de la Plaza de Mercado, Matadero Público, Marcas y Quemadores, Carnicería y Sombra y Transferencias por cobrar.

Para la vigencia 2012 presenta una variación considerable por el registro $3.513.198.911 de la transferencia para dar cumplimiento al convenio de la pavimentación de las vías. Para la vigencia 2013 disminuye en $1.973.944.108 principalmente por el registro del 50% recibido de ésta transferencia.

No se registran avances y anticipos en esta cuenta. Fiducias El municipio de Guavatá conformó fiducia con el FIA con el 60% de los recursos de Agua Potable y Saneamiento Básico destinados al Plan Departamental de Aguas, durante la vigencia 2012 y hasta marzo de 2013, fecha en la cual el municipio fue desertificado en el Sector de Agua Potable.






Página 79 de 109

Así mismo, a través del Convenio No. 210-2013 firmado entre Finagro y el municipio de Guavatá, se estableció fiducia por $6.174.000, recursos que aún no se han ejecutado.

Activo No Corriente:

Propiedad Planta y Equipo

Su saldo presenta una variación normal para las vigencias 2011, 2012 y 2013.

El municipio de Guavatá llevó a cabo la última actualización catastral durante el año 2008 y se aplicó en el 2009. Es importante recordar que según la norma, ésta actualización debe llevarse a cabo cada cinco años, por lo tanto debe incluirla en el presupuesto con el fin de dar el respectivo cumplimiento.

OBSERVACIÓN No. 27

La última actualización catastral llevada a cabo por el municipio ya cumplió los 5 años que exige la norma

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable ALVARO AVILA CASTELLANOS - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Frente a las manifestaciones evidenciadas por el equipo auditor, es de anotar que lo expresado por las profesionales es cierto, toda vez que actualización catastral ya ha cumplido los cinco años de haberse realizado, para ello la administración municipal ha iniciado el proceso de solicitud al Instituto Geográfico Agustín Codazzi de la Ciudad de Bucaramanga y Vélez, para que determinen el trámite que el municipio debe realizar para dar cumplimiento a la Ley 14 de 1983, de igual manera es de anotar que para la ejecución de dicha actualización se necesita de un rubro sólido y amplio, que permita la ejecución de un proyecto para realizar la misma y por los bajos recursos esta administración entrara a revisar el flujo de caja y la disponibilidad para cumplir con lo establecido por ley sin afectar el cumplimiento de las metas propuesta dentro del plan de desarrollo. Anexos: Copia radicado oficios remitidos al Instituto Geográfico Agustín Codazzi”.


Revisados los soportes enviados por la administración, efectivamente ya solicitó al IGAC el apoyo para que el municipio de cumplimiento a la Ley 14 de 1983. El municipio debe dar continuidad con estos trámites para lograr la actualización catastral, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento.

Esta cuenta presenta las siguientes inconsistencias:

-Durante la vigencia 2012 se llevó a cabo la adquisición de computadores, impresora, sillas y otros para la oficina de planeación por valor de $14,000,000; así como la compra de 13 trajes típicos y 13 instrumentos musicales por valor de $8.800.000, que no fueron incluidos dentro del Balance a 31 de diciembre.

-En la cuenta 1675 Equipo de transporte y tracción, no se ha registrado la motoniveladora y retroexcavadora adquiridas en el año 2010.






Página 80 de 109

-Existe una camioneta de placas OTM 044 donada por la DIAN, que se incendió en septiembre de 2012 en su parte eléctrica y la aseguradora se comprometió a reconocer su pago, pero que a la fecha no se ha llevado a cabo la gestión correspondiente.

-Existe una camioneta FORD Explorer 2002 donada por la DIAN de Santa Marta, la cual se encuentra en el parqueadero de las instalaciones del palacio municipal sin prestar ningún servicio, desde que se recibió esta administración, para la cual se debe llevar a cabo el proceso correspondiente para dar de baja.

OBSERVACIÓN No. 28

La alcaldía no ha llevado el proceso para dar de baja elementos inservibles, incluida una camioneta FORD Explorer 2002 que se encuentra totalmente deteriorada.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“En vista al hallazgo evidenciado por las profesionales dentro de su auditoria, y en pro de depurar el inventario de la Alcaldía Municipal, una vez estudiado el procedimiento para dar de bajas los elementos inservibles y obsoletos que se encuentran en dicho inventario, la administración municipal creara el comité de bajas del municipio, cumpliendo con las directrices legales, y luego este realizara los tramites y procesos para realizar la baja de dichos elementos”.


La administración manifiesta crear el comité de bajas del municipio, con el fin de cumplir la depuración de los elementos inservibles y obsoletos que se encuentren en las instalaciones de la alcaldía. Por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo con el fin de incluir en el plan de mejoramiento. OBSERVACIÓN No. 29

La alcaldía no ha llevado a cabo el levantamiento del inventario físico existente de bienes muebles de la alcaldía ni el avalúo técnico de activos fijos, con el fin de aplicar la depreciación en forma individual, por tanto se elabora global. Así mismo, no ha culminado con el proceso de documentación a nombre del municipio por parte del seguro, de la camioneta incendiada, propiedad del municipio.


“Frente a lo manifestado por las profesionales en el informe preliminar, es de resaltar que el municipio tiene la intención de realizar el proceso para el avalúo e inventario de los bienes muebles; pero por la entrada en vigencia de la Ley de garantías y por el alto presupuesto que acarrea contratar los peritos que lo determinen, la administración realizará la gestión para incluir dentro del presupuesto los recursos para el cumplimiento total de esta contratación, la cual determinará cual es en realidad el inventario de bienes muebles existente en la administración de Guavatá y de esta manera obtener una depreciación individual de dichos bienes.






Página 81 de 109

Respecto a la documentación, la administración ha realizado las gestiones correspondientes para el traspaso de la camioneta de Placas OTM 044 propiedad del municipio la cual por fallas técnicas, se deterioró debido a un incendio en su parte eléctrica, toda vez que ya presento la documentación respectiva para realizar dicho trámite de traspaso a la aseguradora Solidaria de Colombia, para que esta realice lo de su competencia y cumpla con los parámetros contratados con la póliza adquirida para aseguramiento de los bienes del municipio, dicha documentación reposa en la Secretaria de Transito de Vélez, Santander; para trámite de traspaso”


Con respecto de la camioneta, la administración debe tener en cuenta que los hechos sucedieron en el año 2012 y por lo tanto debe agilizar ésta exigencia a la aseguradora. Con respecto al avalúo de bienes, es importante que el municipio conozca los bienes existentes que le prestan realmente un servicio a la entidad y así mismo sus estados contables, se acerquen cada vez más a la realidad financiera. Por lo anterior, se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. OBSERVACIÓN No. 30

La administración no ha incluido en sus estados financieros la retroexcavadora, la motoniveladora adquiridos en la vigencia 2010, ni los trajes típicos, los instrumentos musicales, los muebles y enseres de planeación, adquiridos en las vigencias 2012 y 2013.


“Frente a este hallazgo la administración municipal en asocio de la contadora del municipio, realizó la inclusión de los Estados Financieros de la retroexcavadora, la Motoniveladora, los equipos adquiridos para la Secretaria de Planeación y la Secretaria de Hacienda, los trajes típicos, los instrumentos musicales adquiridos en la vigencia 2012 y 2013. Se realizó comprobantes de ajuste llevando cada uno de los elementos a propiedad planta y equipo. Anexo: Copia Nota de contabilidad # 39, 40, 41 Y 42 para la verificación de su respectivo cumplimiento”.


Revisadas las notas de contabilidad enviadas por la administración, se verificó la inclusión de la retroexcavadora, los trajes típicos y los equipos adquiridos para planeación. Por lo tanto, se desvirtúa el hallazgo administrativo. Bienes de Beneficio y Uso Público

Comprende los Bienes destinados para el uso y goce de los habitantes del Territorio Nacional, orientados a generar bienestar social.

Su saldo se ha mantenido, con una mínima variación, para las vigencias 2011, 2012 y 2013.

Otros Activos

Corresponde al 59% del total de los activos. Está representado por los Intangibles, la Amortización Acumulada de Intangibles y por las Valorizaciones de Terrenos y Edificaciones, no presentó variación para la vigencia 2011 ni 2012, pero






Página 82 de 109

incrementó en el 92% para la vigencia 2013; situación ocasionada por el registro de la actualización del cálculo actuarial, que no habían sido contabilizadas para las vigencias anteriores.

PASIVO

CODIGO

CUENTA 2011 2012 2013

PASIVO

CORRIENTE 734,446,000 843,699,897 1,689,975,438

22 Operaciones de Crédito Público 116,574,000 392,085,296 290,056,250

24 Cuentas por Pagar 437,735,000 413,360,370 1,361,913,997

25 Obligaciones Laborales 39,433,000 39,254,231 38,005,191

27 Pasivos Estimados 133,460,000 29 Otros Pasivos 7,244,000

PASIVO NO CORRIENTE

462,423,903 863,115,941

27 Pasivos estimados

205,546,231 544,007,882

29 Otros pasivos

256,877,672 319,108,059

TOTAL PASIVO 734,446,000 1,306,123,800 2,553,091,379

PATRIMONIO 11,409,597,000 11.796,460,974 14,319,793,493

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

12,144,043,000 13,102,584,774 16,872,884,872

Los pasivos se incrementan para la vigencia 2012 en el 78% y pasan de $734.446.000 a $1.306.123.799 principalmente por el registro de un crédito con IDESAN por $447.652.672 y de otros pasivos por $256.877,671 correspondiente al recaudo de estampillas departamentales que quedaron pendientes por girar a 31 de diciembre.

Pasivo corriente Operaciones de Crédito Público

Entidad Concepto Valor inicial Pagos capital

2012 Pagos

intereses /12 Pagos capital

2013 Pagos

intereses /13 Saldo deuda Dic de 2013

IDESAN motoniveladora $440.790.510

$63.392.289

30,044,486

71.786.139

$25.312.976

250.095.373

IDESAN Retroexcavadora

$142.000.000

$25.494.228

$6.348.219

30.242.907

6.001.864

39.395.795

El municipio de Guavatá adquirió 2 créditos con IDESAN, uno el 21 de Diciembre de 2010 por valor de $440.790.518 para la compra de una motoniveladora, para la cual pignoró la renta correspondiente al Sistema General de participaciones –otros sectores en un 57% y Libre Destinación en un 100%, en proporción no superior al 150% que recibe el deudor anualmente. Crédito pagadero en forma mensual a 72 meses, hasta diciembre de 2016. Otro crédito por valor de $ 142.000.000 adquirido el 26 de Febrero 2010, para la compra de una retroexcavadora, para la cual pignoró la renta correspondiente al Sistema General de participaciones –otros sectores Libre inversión en un 34% y Libre Destinación en un 34%, en proporción no superior al 150% que recibe el deudor anualmente. Crédito pagadero en forma mensual a 60 meses hasta febrero de 2015. Verificados los pagos de las cuotas, se observó que durante la vigencia 2012 se cancelaron intereses de mora, pero que por la cuantía no amerita tipificar una observación con incidencia fiscal, situación saneada para la vigencia 2013. Sin embargo, se advierte a la administración que estos dineros cancelados de más y en forma continua, pueden ocasionar un detrimento al patrimonio y por tanto configurarse como daño fiscal.






Página 83 de 109

Cuentas por Pagar

Esta cuenta corresponde al 59%, 31% y 53% del total de pasivo para las vigencias 2011, 2012 y 2013 respectivamente.

Para la vigencia 2011, las cuentas por pagar habían aumentado en un 118% con relación al año 2010. Durante la vigencia 2012 disminuye en $24.374.630 y vuelve a incrementar en el 2013 en 229% cerrando la vigencia con saldo de $1.361.913.997; correspondiente en su mayor proporción al registro de los bienes y servicios que quedaron pendientes por pagar a 31 de diciembre por valor de $929.160.741.

Se corroboró la cancelación del saldo según Balance a diciembre de 2012 y 2013, por concepto de retención en la fuente por valor de $47.600.542 y $72.365.000 respectivamente. Así mismo, se verificó que no se cancelaron sanciones ni multas por moras en estos pagos. Mediante Decreto 132 de diciembre 31 de 2012 se constituyen las cuentas por pagar por la Alcaldía a 31 de diciembre de 2012 por valor de $21.495.064 y de la unidad de servicios públicos por $2.766.261, . Pólizas El municipio de Guavatá adquirió póliza multiriesgo No 000160 para cubrimiento y amparo de bienes (edificio, muebles y enseres, equipo de cómputo), con fecha 24 de febrero de 2012 a 24 de febrero de 2013. En el año 2013 póliza No 00231 que cubre del 30 de mayo de 2013 al 30 de enero de 2014. Obligaciones Laborales

Se encuentra representada en las obligaciones que tiene el Municipio con funcionarios, de Cesantías causadas y retroactivas pendientes de consignar a los Fondos en Enero de 2013, y vacaciones por liquidar a Diciembre 31 de 2013 presenta una mínima variación con respecto a la vigencia 2012.

Pasivo no corriente

Pasivos estimados

Durante la vigencia 2011 este rubro quedó contabilizado erradamente dentro del pasivo corriente. Para la vigencia 2012, ya corregido, incrementa su saldo a $205.546.231 por la contabilización de la provisión de las prestaciones sociales a 31 de diciembre.

A diciembre de 2013 cierra con saldo de $544,007,882, como resultado del movimiento contable originado en el registro de la actualización del cálculo actuarial.

PASIVOCOL

Durante la vigencia 2012 se finalizó la captura de información de historias laborales de los diferentes formularios desde 2009 y había un avance del 100% aprobando el cálculo actuarial; sin embargo no se realizó la respectiva contabilización.

Para la vigencia 2013, se remitieron al Ministerio los formularios con corte a 31 de diciembre de 2013, para continuar con el proceso de cálculos actuariales del pasivo pensional.; por lo tanto se encuentra aún procesando la base de datos.






Página 84 de 109

Según orientación de la Contaduría General de la Nación, se realizó la actualización del cálculo actuarial y se contabilizó de la siguiente manera:

CODIGO

CONTABLE

DETALLE TOTAL DEBE TOTAL HABER

190104 Encargos fiduciarios 4.801.498.000

481557 Transferencias 4.801.498.000

272003 Cálculo actuarial de pensiones actuales 3.983.782.433

272004 Pensiones actuales por amortizar (DB) 3.983.782.433 234.340.143

510209 Amortización cálculo actuarial pensiones 234.340.143

272007 Cálculo actuarial de cuotas partes pens. 267.077.065

272008 Cuotas partes de pensiones por amortizar 267.077.065 15.710.415

51021101 Bono pensional 15.710.415

Otros Pasivos

Cuenta que presenta incremento en $249.633.672, por el registro de las estampillas departamentales pendientes por girar a la tesorería del departamento a diciembre 31 de 2012. Para el año 2013, este saldo se incrementa a $319.108.058 por el incremento en el valor por girar de estampillas ($280.610.494) y por el registro de $38.155.281 de recaudos por reclasificar. Las estampillas se incrementaron notablemente por el recaudo ocasionado en la ejecución de los convenios con INVIAS, las cuales deben ser giradas oportunamente.

OBSERVACIÓN No. 31

La Alcaldía registra en sus pasivos un valor de $38.155.281 de recaudos por reclasificar, el cual debe aclarar a qué corresponden y contabilizarlos en forma correcta.


“Pasivos - Reclasificación En esa cuenta se contabiliza todos los recursos que llegan a las cuentas pero que no recibimos respuesta por parte del banco por identificar, también consignaciones de recursos que se deben devolver o adicionar al presupuesto lo cual sería así:

CONCEPTO VALOR

Consignaciones por identificar concepto 3,265,933.47

Devolución recursos por mal Consignación del banco a Guavatá 28,803,632.95

Recursos por Liquidación de ESSA CAPITAL 6,085,715.17

TOTAL 38,155,281.59


Se convalida el hallazgo administrativo, para que la contabilización enviada se lleve a cabo durante la presente vigencia.






Página 85 de 109

Patrimonio

El Patrimonio de la Entidad para la vigencia 2012 presenta muy poca variación con respecto a la vigencia anterior. El incremento de $2.523.332.519 registrado para la vigencia 2013, obedece en el 98% al resultado de ingresos menos gastos, que arroja el estado financiero. Resultado obtenido en parte al registro de $11.482.931.809 como ajuste a ejercicios anteriores, correspondientes a $4.801.498.000 de las transferencias para la reclasificación, actualización, amortización del cálculo actuarial de pasivos a 31 de diciembre y el registro de las transferencias por cobrar a la Gobernación de Santander por el convenio del mejoramiento de la vía a Puente Nacional por $6.656.666.676. SOSTENIBILIDAD CONTABLE Según Resolución No 092 de abril 2 de 2012 se creó y conformó el comité técnico de sostenibilidad del sistema contable, su integración y sus funciones.

En abril 10 de 2012, se expide el reglamento interno del comité técnico de sostenibilidad contable de la Alcaldía de Guavatá.

Para el 2012 se llevaron a cabo 09 actas de sostenibilidad contable en donde se sanean cuentas bancarias con saldos irreales y sin movimiento y para la vigencia 2013 solo un acta el 31 de enero de 2013.

La Alcaldía de Guavatá presenta una situación particular, por cuanto a diciembre de 2011 los estados financieros no fueron debidamente elaborados por el contador anterior, encontrándose que existen partidas en diferentes cuentas que no son reales y por tanto deben ser depuradas por la actual administración; entre ellas están Cuentas por pagar, inversiones, bancos, rentas por cobrar y Propiedad planta y equipo, entre otras.

OBSERVACIÓN No. 32

La Alcaldía de Guavatá no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable, a pesar que existen muchas cuentas por sanear.


“El propósito principal de esta administración es llevar todo acorde a lo establecido por la ley, por lo cual ha venido realizando los ajustes respectivos para que sus estados financieros estén saneados, pero dado a las múltiples cuentas dejadas en vigencias anteriores sin depurar, ha sido un poco difícil. Dentro del proceso de sostenibilidad, iniciamos con los bancos como pudieron establecer en la auditoria con las actas de sostenibilidad contable, por cuanto se sabe que son una de las partidas más importantes, porque son los recursos con los que se cuentan para iniciar una administración. Enseguida pasamos con las cuentas por cobrar determinando cada una y ajustando el saldo de la cartera. Para el año 2014 estaremos estableciendo la identificación de los pasivos y así poder culminar con la sostenibilidad contable y tener unos estados financieros razonables y veraces. Dado a esto podemos evidenciar que si estamos cumpliendo poco a poco”.






Página 86 de 109


La administración es consciente de la continuidad en el proceso de sostenibilidad contable para depurar los estados financieros; para dar cumplimiento a este proceso, se convalida el hallazgo administrativo.

OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión y verificación del Balance General, cambios en el patrimonio y Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2012 y 2013, de la ALCALDIA DE GUAVATA, refrendados por la Contadora Pública de la Entidad AURA ROSA PEREZ GONZALEZ, para los cuales, la Contadora Pública SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con Tarjeta Profesional No. 57384-T, expresa una Opinión CON SALVEDADES, teniendo en cuenta que para la vigencia anterior hubo abstención de opinión por parte de este ente de control y durante las vigencias 2012 y 2013 han logrado sanear y corregir en más del 70% las inconsistencias presentadas, de conformidad con las Normas y Principios de Contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación.

SALVEDADES:

1. La inexistencia del Control Interno Contable dentro de la Entidad y las inconsistencias en el sistema del Predial, que pueden permitir inconsistencias y por tanto ocasionar información que no es confiable en su totalidad.

2. No se ha terminado el proceso de sostenibilidad contable en la alcaldía y existen varias cuentas por depurar; situación que permite que la Alcaldía presente unos Estados Financieros con inconsistencias y faltos de veracidad.

3. En la cuenta de propiedad planta y equipo aún no se ha contabilizado la adquisición de la maquinaria pesada que adquirió el municipio durante la vigencia 2010, cifra que supera los $500.000.000, subestimando de esta forma el activo de la entidad, aunque no supera el 7% del total activo no corriente. Así mismo, no se contabilizaron algunas adquisiciones, como equipos de cómputo y trajes típicos hechas durante la vigencia 2012 y 2013.

CONCEPTO SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS Analizados los Estados Financieros del MUNICIPIO DE GUAVATA, con corte a 31 de Diciembre de 2012 y 2013, se determinó que el concepto es favorable en un 70% y con salvedades, por cuanto se ajustan parcialmente a las normas de Contabilidad y Auditoría Generalmente aceptadas. 1.3.3 GESTION PRESUPUESTAL 1.3.3.1EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL

El Concejo Municipal, mediante Acuerdo 14 del 30 de Noviembre de 2011, fijó el Presupuesto General de Ingresos y Gastos para la vigencia comprendida del 1°de Enero al 31 de Diciembre de 2012, en la suma de $3.539.581.644. Durante la vigencia se llevaron a cabo adiciones por $19.670.679,633 y reducciones por $202.639.137, créditos y contracréditos por $593.155.642, para un presupuesto definitivo de $22.905.622.140. El Presupuesto fue presentado con sus respectivas Disposiciones Generales, clasificación y definición de gastos para el Municipio.






Página 87 de 109

Según Decreto No 095 de diciembre 18 de 2011, se liquida el presupuesto de ingresos y gastos para el municipio de Guavatá, para la vigencia 2012. Según Decreto 096 de Diciembre 30 de 2011 se constituyen las reservas presupuestales de la vigencia 2011 por valor de $11.845.552.422, las cuales fueron adicionadas al presupuesto 2012 mediante Acuerdo 6 de abril 28. Mediante Decreto No 133 de diciembre 31 de 2012 se constituyen las reservas presupuestales de la vigencia 2012 por valor de $10.270.009.371, correspondientes en su mayoría a mejoramiento vía Puente Nacional-Guavatá por $6.656.666.676 y $3.603.342.695, Se verificó que estas reservas no fueron incorporadas como adiciones al presupuesto de 2013 y se ejecutaron en forma independiente como presupuesto de reservas, quedando pendiente solo cancelar la suma $10.924.505 a 31 de diciembre; lo cual permitió que la presentación del presupuesto no fuese la real en cuanto a sus adiciones y presupuesto definitivo. El municipio debe manejar un solo presupuesto. OBSERVACIÓN No. 33 La Alcaldía de Guavatá no posee manual de presupuesto a diciembre de 2013. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Es de determinar que mediante acuerdo N° 021 del 24 de Diciembre de 2007, el concejo municipal de Guavatá, Santander; adoptó el estatuto orgánico de presupuesto del municipio; el cual para la presente vigencia debe ser actualizado; es por ello que la administración municipal desarrollara la planeación presupuestal y contractual para llevar a cabo dicha actualización y de esta manera cumplir con lo establecido por ley”.


La alcaldía acepta que debe actualizar el estatuto orgánico de presupuesto y manifiesta planear presupuestalmente su contratación, por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. OBSERVACIÓN No. 34 La Alcaldía de Guavatá no adicionó al presupuesto de la vigencia 2013, las reservas presupuestales constituidas a diciembre de 2012, por valor de $10.270.009.371. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Teniendo en cuenta criterios del DNP y el Ministerio de Hacienda las reservas presupuestales de pueden manejar de forma Incorporada o Separada. La Contraloría Nacional y los demás entes de control solicitan en sus informes esta información en una ejecución aparte, el municipio la maneja de manera separa.






Página 88 de 109

Anexo: Copia de la ejecución de Reservas Presupuestales 2013”.


Revisados los soportes enviados en la respuesta al informe preliminar, la entidad anexa la ejecución de las reservas presupuestales a 31 de diciembre de 2013. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo. -Mediante Decreto 132 de diciembre 31 de 2012 se constituyen las cuentas por pagar por la Alcaldía a 31 de diciembre de 2012 por valor de $21.495.064. Se verificó que fueron canceladas durante la siguiente vigencia, quedando un saldo de $142.268. Así mismo, de las cuentas por pagar constituidas a diciembre de 2011 por $107.510.064 fueron canceladas durante la vigencia 2012 la suma de $93.631.261, quedando pendiente solo $13.878.804, que corresponden en gran parte a los honorarios pendientes de cancelar del anterior contador, el cual demandó al municipio y algunas transferencias de cuotas partes y bonos pensionales. 2013 Por medio del Acuerdo No 21 de noviembre 21 de 2012 se establece el presupuesto general de rentas y gastos e inversiones del municipio Guavatá para la vigencia 2013, en $5.564.411.565, con sus respectivas disposiciones generales. Se llevaron a cabo créditos y contracréditos por $701.580.709, adiciones por $4.675.937.864 y reducciones por $537.735.043, para un presupuesto definitivo de $9.702.614.387.

Según Decreto No 127 de diciembre 21 de 2012, se liquida el presupuesto de ingresos y gastos para el municipio de Guavatá para la vigencia 2013. Mediante Decreto No 157 de diciembre 31 de 2013 se constituyen las reservas presupuestales con cargo al presupuesto de 2013, por valor de $31.800.000. Mediante Decreto No 0155 de diciembre 31 de 2013 se constituyen las cuentas por pagar por la Alcaldía a 31 de diciembre de 2013 por valor de $936.226.777 y según Decreto No 0158, las cuentas por pagar de la unidad de servicios públicos por $8.855.557. Según Decreto No 014 DE Enero 21 de 2013, se adicionan los recursos del balance a diciembre de 2012, por $1.753.209.513 Se verificó que la Alcaldía ejecutó en un 90% las cuentas por pagar y reservas presupuestales, durante el transcurso de la siguiente vigencia. PRESUPUESTO COMPARATIVO

PPTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES PPTO DEFINITIVO

VIG. 2011 2,414,314,901

13,927,055,921

662,606,222

15,678,764,600

VIG. 2012 3,437,581,644

19,670,679,633

202,639,137

22,905,622,140

VIG. 2013

5.564.411.565

4.675.937.864

537.735.043

9.702.614.387

Fuente: Ejecuciones Presupuestales suministrados por la administración.






Página 89 de 109

La gráfica nos permite observar que la variación presentada en el presupuesto definitivo durante las tres vigencias, es ocasionada principalmente por el registro de las adiciones. En la vigencia 2011 le fueron adicionados recursos del por Contrato Interadministrativo No 372 por $11.136.111.111. En la vigencia 2012 hubo adiciones por $19.670.679.633, en donde encontramos $11.845.552.422 que quedaron como Reservas presupuestales y $5.621.118.259 de Regalías para la pavimentación de la carretera Puente Nacional – Guavatá. En la vigencia 2013, las adiciones por $4.675.937.864 corresponden a $1.753.209.513 adicionados como recursos del balance, a convenios logrados por gestión de la administración, entre ellos la construcción de unidades sanitarias para las veredas por $224.905.248 aportado por FONADE, convenio para la adecuación del coliseo cubierto del municipio por $682.543.951 y el convenio interadministrativo para la construcción de la II fase de la ESE por $171.103.943. DESERTIFICACION DEL MUNICIPIO DE GUAVATA.

Mediante Resolución No. SSPD 20124010035985 de noviembre 19 de 2012, la Superintendencia de Servicios públicos DESERTIFICO al municipio de Guavatá, por no haber cumplido con criterios previstos en el Decreto 1629 de 2012, como: -Reporte al SUI del Acuerdo Municipal de aprobación de los porcentajes de subsidio y aporte solidario para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo para las vigencias 2011 y 2012. -Reportar al FUT en la categoría gastos de inversión, los pagos por concepto de subsidios para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo. -Reporte al SUI del formato Acto de Aprobación de Tarifas, según los servicios prestados. Por lo anterior, se redujo el presupuesto general de rentas y gastos de la vigencia 2013, en el sector de Agua potable y saneamiento básico, según Decreto 75 de junio 4 2013, por valor de $244.986.641, en el ingreso en $240.620.184 del SGP y $4.366.457 de Recursos del Balance; en el gasto, en los programas de construcción y reparación de sistemas de acueducto por $93.810.653, Subsidios de solidaridad y redistribución del ingreso de acueducto, alcantarillado y aseo por

PRESUPUESTO COMPARATIVO

VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013






Página 90 de 109

$36.000.000 y pignoración de recursos al Plan Departamental de aguas por $114.555.804. Situación esta, que ocasionó trastornos en el funcionamiento de la Unidad de servicios públicos, toda vez que la Alcaldía no pudo girar oportunamente los subsidios asignados por el sector de Agua potable y por ende trajo consigo malestar en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Unidad. Para el año 2013 y mediante Resolución No. 20134010047235 de noviembre 14, la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios resuelve certificar al municipio de Guavatá en relación con la administración de los recursos del Sistema General de participaciones para Agua potable y saneamiento básico. OBSERVACIÓN No. 35 El municipio incumplió con los reportes que debe rendir según el Decreto 1629, siendo desertificado durante la vigencia 2012 y por ende se dio la reducción al presupuesto. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA NORMA VULNERADA: Decreto 1629 de 2012 – Ley 734 de 2002 Presunto Responsable Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“De conformidad a lo preceptuado por las auditoras en el informe preliminar presentado; es verdadero que para vigencias pasadas no se rindieron los respectivos informes a la superintendencia de servicios públicos, en vista de esta falencia administrativa y pro de mejorar con las labores de la administración se realizaron los trámites pertinentes y se volvió a certificar el Municipio en Agua Potable y Saneamiento Básico a través de la Resolución SSPD20134010047235 del 14 de Noviembre de 2013, la cual espera la administración mantener hasta su culminación gubernamental. Anexo: Copia de Resolución SSPD20134010047235 del 14 de Noviembre de 2013 emitida por la Superintendencia de Servicios Públicos”. CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR

Claro quedó en el hallazgo, que para la vigencia 2013 fue nuevamente certificado el municipio en Agua Potable y Saneamiento Básico. Se desvirtúan los hallazgos administrativo y disciplinario, no sin antes ratificar a la administración el perjuicio que ocasiona en las transferencias recibidas, el hecho sucedido. VIGENCIAS FUTURAS Mediante Acuerdo No. 20 de septiembre de 2013 el Concejo autorizó al alcalde a comprometer vigencias futuras hasta el 31 de diciembre de 2014, que amparan los siguientes proyectos:

OBJETO FUENTE DE FINANCIACION

Vigencia 2013

Vigencia 2014

Mantenimiento y mejoramiento de la vía Guavatá –Sucre.

INVIAS $446.000.000

Mejoramiento y pavimentación de la carretera entre Puente Nacional- Guavatá, km 0+00 al kilómetro

FONDO NACIONAL DE

REGALIAS

$1.345.193.701






Página 91 de 109

5+200.

Interventoría técnica al mejoramiento y pavimentación de la carretera Puente Nacional Guavatá.

FONDO NACIONAL DE

REGALIAS

60.085.864

Construcción del pavimento en concreto rígido entre la carrera 2ª y las calles 5 y 6 y carrera 4ª entre calles 3 y 2ª del perímetro urbano.

SISTEMA GENERAL DE

REGALIAS

115.377.337

248.046.471

Mediante Acuerdo 24 de de Noviembre 24 de 2013, el Concejo autoriza al alcalde para comprometer vigencias futuras ordinarias para la vigencia 2014 en la ejecución de los siguientes proyectos:

OBJETO FUENTE DE FINANCIACION

Vigencia 2013 Vigencia 2014

Construcción de unidades sanitarias en varias veredas del municipio.

FONADE

$224.905.248

$224.905.248

Proyecto de infraestructura, construcción e encerramiento de graderías y tarima en la cancha de futbol

COLDEPORTES

$ 94.776.091

$446.349.778

Mejoramiento y adecuación del Coliseo cubierto del municipio de Guavatá.

DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$273.017.580

$409.526.371

Construcción de la II fase de la ESE San José de Guavatá.

DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$ 171.103.943

$256.655.915

COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS

La gráfica nos permite observar que el presupuesto definitivo para el municipio de Guavatá presentó un marcado crecimiento durante las vigencias 2011 y 2012, ocasionado por las adiciones, que alcanzaron el 500% del valor del presupuesto inicial. Para la vigencia 2013, estas adiciones fueron son solamente el 98% del presupuesto inicial.

PPTO DEFINITIVO RECAUDOS POR RECAUDAR

VIG. 2011 15.678.764.600 8.295.686.322 $7.383.078.278

VIG. 2012 22.905.622.140 19.141.522.038 $3.764.100.102

VIG. 2013 9.702.614.387 9.604.474.066 $98.140.321

PES

OS

COMPARATIVO RECAUDOS






Página 92 de 109

Durante la vigencia 2011 el recaudo fue del 52.91% y para las vigencias 2012 y 2013, el recaudo llegó al 83.56 y 98% respectivamente. El siguiente cuadro muestra los rubros de mayor participación en el eficiente recaudo obtenido por la alcaldía para las vigencias 2012 y 2013:

CONCEPTO PPTO DEFINITIVO

Vigencia 2012

RECAUDO PPTO DEFINITIVO

Vigencia 2013

RECAUDO

TRANSFERENCIAS 8,208,651,486 4,649,662,955

4,711,479,168 4,046,259,133

RECURSOS CON DESTINACION ESPECIFICA

788,000,000 784,729,689

748,893,039 1,218,237,102

INGRESOS DE CAPITAL

12,134,437,671 12,140,245,111

1.658.436.913 1,663,482,203

RECURSOS DELSISTEMA GRAL DE REGALIAS

167,170,290

49,000,000

164,377,337

208,303,068

OTRAS TRANSFERENCIAS

1,335,953,178 1,229,068,571

2,108,276,929 2,098,747,411

18,852,706,326

9,235,028,917

Fuente: Ejecución de ingresos 2012 – 2013 suministrada por la entidad

Para la vigencia 2012, los recursos de capital registran el mayor recaudo y corresponde principalmente al convenio para la pavimentación de la carretera Puente Nacional-Guavatá. Le siguen las transferencias, incluidas las del Sistema General de Participaciones ($1.291.949.651) y del Fondo Nacional de Regalías ($2.107.919.348). Los demás ingresos, corresponden a los tributarios como rentas propias del municipio y a algunos No tributarios.; observándose que los municipios no sos sostenibles por sus propios ingresos.

Para la vigencia 2013, a pesar que no fueron adicionadas las reservas presupuestales, las transferencias son el rubro de mayor participación y dentro de ellas tenemos las del nivel nacional por $3.266.876.3193, incluido el Sistema General de Participaciones ($1.299.342.403) y el Fondo Nacional de Regalías ($1.405.279.565); los Recursos con destinación específica, como la estampilla proadulto mayor y el fondo de seguridad ciudadana; los Recursos de capital por $1.663.482.203 y las otras transferencias – fosyga ($1.201.732.368).

PPTO DEFINITIVO,

TRANSFERENCIAS, 8.208.651.486,

36%

PPTO DEFINITIVO,

REC. CON DESTINACION ESPECIFICA,

788.000.000, 3%

PPTO DEFINITIVO,

INGRESOS DE CAPITAL,

12.134.437.671, 54%

PPTO DEFINITIVO, REGALIAS,

167.170.290, 1%

PPTO DEFINITIVO,

OTRAS TRANSFERENCIA, 1.335.953.178,

6%

PPTO DEFINITIVO, INGRESOS

PROPIOS, 0, 0%

PPTO DEFINITIVO, , 0,

0%

INGRESOS 2012






Página 93 de 109

-El municipio de Guavatá no recibió durante las vigencias 2012 y 2013, Recursos provenientes de Colombia Humanitaria y Fondo Nacional de Ahorro. Sin embargo para la vigencia 2012 se ejecutaron recursos sin situación de fondos provenientes de Colombia humanitaria de la vigencia 2011, a través de la figura de reservas presupuestales.

RECURSOS PROPIOS El comportamiento del recaudo de las Rentas principales del Municipio de Guavatá es el siguiente:

Impuesto predial 2011

2012

2013

vigencia actual

vigencia anterior

vigencia actual

vigencia anterior

vigencia actual

vigencia anterior

Impuesto presupuestado 85,000,000 45,000,000 97,408,515 45,000,000 105,000,000 45,000,000

Impuesto recaudado 105,699,168 44,996,664 102,722,222 42,705,568 107,664,987 52,711,699

Comparados los ingresos por concepto de impuesto predial para cada vigencia, se observa que el valor presupuestado por recaudar para la vigencia actual, es cada vez mayor y se logra más del 100% de su recaudo. Para las vigencias anteriores se presupuesta un valor igual, en donde se logra recaudar como mínimo el 94%. Lo anterior nos permite manifestar que el municipio llevó a cabo una eficiente gestión en el recaudo de los impuestos.

TRANSFERENCIA

48%

REC. CON DESTINACION

ESPECIFICA 8%

PPTO DEFINITIVO,

INGRESOS DE CAPITAL,

1.658.436.913, 17%

PPTO DEFINITIVO, REGALIAS,

164.377.337, 2%

PPTO DEFINITIVO,

OTRAS TRANSFERENCI

A, 2.108.276.929,

21%

PPTO DEFINITIVO, INGRESOS PROPIOS,

369.445.149, 4%

INGRESOS 2013

RECAUDO IMPUESTO PREDIAL- COMPARATIVO

Impuesto presupuestado Impuesto recaudado






Página 94 de 109

Industria y Comercio

2011 2012 2013

Industria y comercio presupuestado

11.000.000

12.000.000

67.000.000

Industria y comercio recaudado

9.343.369

21.354.681

74.484.146

La administración viene adelantando el recaudo del impuesto de industria y comercio y la cartera pendiente a través de invitaciones de oficio donde se le informa al contribuyente que se encuentra en mora.

Se observa para la vigencia 2013 un incremento considerable de este impuesto, alcanzando el 111% de recaudo, como resultado de las contribuciones para este impuesto por los convenios para la construcción de vías y lo referente al Plan Departamental de Aguas. ESTAMPILLAS -PRO ADULTO MAYOR

Por medio del Acuerdo No 008 de Agosto de 2006, el municipio de Guavatá creó la estampilla proanciano, la cual es modificada por el Acuerdo No 013 de septiembre 18 de 209, dando cumplimiento a la Ley 1276, como estampilla Proadulto mayor.

AÑO 2012

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR DESCRIPCION VALOR

RECURSOS DEL BALANCE 62.708.979

RECAUDO VIG. ACTUAL 522.192.731

RECAUDO TOTAL

584.901.710

TOTAL COMPROMETIDO 48.758.142

SALDO POR COMPROMETER 536.143.568

SALDO EN BANCOS 251.675.252

AÑO 2013 ESTAMPILLA PRO ADULTO

MAYOR DESCRIPCION VALOR

RECURSOS DEL BALANCE

349.173.320


RECAUDO TOTAL

871.366.051

COMPROMISO 81.492.295



Para la vigencia 2012 se recaudó la suma de $584.901.710 incluidos los recursos del balance, de los cuales se llevó a cabo una inversión de $48.758.142, quedando por comprometer $536.143.568. Dineros que debería encontrarse en la cuenta bancaria, evidenciándose que no es así, toda vez que a diciembre 31 quedaron pendiente los traslados correspondientes por ($113.447.668). Se verificó que los valores totales incluidos los traslados fueron adicionados como recursos de balance para la vigencia 2013. ($349.173.320) Para la vigencia 2013, se adicionaron los recursos por comprometer de la vigencia 2012 y se recaudaron $522.192.731 para un total de $871.366.051, de los cuales se comprometieron $81.492.295. Los recursos que quedaron por comprometer no






Página 95 de 109

se encontraron en la cuenta bancaria correspondiente, porque los traslados se llevaron a cabo en Enero de 2014, según los extractos revisados. CENTRO VIDA Revisados los soportes de la cancelación y liquidación del convenio en mención, se detectaron falencias como: - Los reportes de asistencia al centro vida no son ordenados, a veces no firman. - Los adultos mayores no asisten todos los días, el número de asistentes difiere con la asistencia real, porque algunos no pueden asistir al programa. A otros se les lleva a la casa. - A pesar que el almuerzo por adulto cuesta $7.000, se pudo observar que dentro de la minuta, solo un día al mes consumen pescado (atún). Es términos generales, es costoso. - El sitio en donde funciona el centro vida es un garaje y no existe un espacio adecuado para despensa, en donde se puedan almacenar alimentos perecederos, solo una nevera. Además de esto, la estufa está ubicada lejos del mesón, por lo tanto se deben llevar hasta allí las ollas para servir los alimentos. - El municipio maneja suficientes recursos como para que el programa incluya la atención de los adultos mayores de las veredas. -En las visitas al centro vida, se evidenció que solo existen 5 colchonetas, unos juegos didácticos muy pobres, no hay un equipo de sonido, hacen falta elementos para recreación y una buena atención del adulto, pero si son relacionados mensualmente dentro de los gastos. En conclusión, este ente de control advierte a la administración, que los dineros recaudados por concepto de la estampilla proadulto mayor son para invertirlos en forma adecuada en los programas establecidos y para darle el estricto cumplimiento al convenio, teniendo en cuenta que además tiene asignado un supervisor, quien debe vigilar que se cumplan los compromisos adquiridos; actuaciones que no se están llevando a cabo en este caso y por ende se presume el incumplimiento de las obligaciones plasmadas en el convenio. OBSERVACIÓN No.36 Las actividades que realiza el centro vida presentan muchas falencias y no son las adecuadas para dar cumplimiento al convenio firmado. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Con respecto a los soportes del centro vida ya se ha hecho las correspondientes revisiones, donde se verifica que están las firmas o huellas de los beneficiarios, verificación que se efectúa de esta manera toda vez que muchos de los abuelitos beneficiados no saben firmar; es de anotar que de conformidad a las directrices expuestas por la Contraloría Departamental, frente a la alimentación dada en el Centro Vida, se está mejorando el mismo adicionando un refrigerio dado en las horas de la tarde que complemente el valor nutricional establecido para los adultos mayores, manteniendo el costo del convenio, por lo cual los beneficiarios diariamente están recibiendo dos refrigerios y un almuerzo basados en una minuta formulada por una nutricionista de acuerdo a las cantidades de carbohidratos, grasas, proteínas y calorías que deben consumir los adultos mayores ene estas etapa de su vida y los parámetros del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.






Página 96 de 109

Con respecto al lugar donde está ubicado el centro vida, es de anotar que este no es un garaje como se estipula en el informe preliminar; sino un salón de eventos, que de conformidad con los bienes inmuebles del municipio, este salón es el único que cumple parcial con los requerimientos establecidos para estos centros, es por ello que al no existir lugar idóneo para ejecutar este programa y en vista a que la Ley limita la construcción con los recursos de la estampilla Pro Adulto mayor, la administración solicitó al contratista la realización de las adecuaciones para mejora de la prestación del servicio, obteniendo con ello la adaptación del lugar para el almacenamiento de los alimentos, además se realizó la reubicación de la estufa en el espacio de la cocina con el fin de evitar posibles accidentes y se realizó arreglos como pintura del salón y puertas. En vista a que los elementos de juego, actividad y descanso, se encontraban obsoletas en asocio y planeación con la contratista, la administración logró que se dotara al centro con colchonetas, teatro en casa, juegos didácticos y útiles de trabajo, las cuales se han recibido en el trascurso de este mes. Anexos: Registro fotográfico implementos encontrados en el Centro Vida de Guavatá, Santander”.


Una vez analizada la respuesta enviada, se aceptan las mejoras planteadas por la administración en pro del funcionamiento del centro vida, el cual se podrá verificar en próxima auditoría y por lo tanto se convalida el hallazgo administrativo, para que sea incluido en el plan de mejoramiento. -SGP CULTURA

AÑO 2012

ESTAMPILLA CULTURA SGP DESCRIPCION VALOR



RECAUDO TOTAL

33.076.775


SALDO POR COMPROMETER 376.915


AÑO 2013

ESTAMPILLA CULTURA SGP DESCRIPCION VALOR


474.404


RECAUDO TOTAL

41.206.987


SALDO POR COMPROMETER 6.987


Se observa que el dinero reposa en bancos y que no se han hecho los traslados por valor de $11.916.851; revisados los saldos de las cuentas correspondientes se aprecia que durante el mes de enero de 2014 se llevaron a cabo. Durante la vigencia 2013 se invirtieron recursos en apoyo para conformar, ensayar y presentar la banda marcial del municipio, fortalecer la escuela de formación artística del folclor y a promover la festividad del Santo Cristo para la conservación cultural del municipio.






Página 97 de 109

-ESTAMPILLA PROCULTURA La Estampilla Pro Cultura se creó en el Municipio de Guavatá mediante Acuerdo No 007 de Mayo 28 de 2004, con el 1% de toda cuenta de cobro que cancele el Municipio por sumas iguales y superiores a $ 200.000.

AÑO 2012

ESTAMPILLA PRO CULTURA DESCRIPCION VALOR


25.495.373


RECAUDO TOTAL

109.559.528




AÑO 2013

ESTAMPILLA PRO CULTURA DESCRIPCION VALOR


78.367.275


RECAUDO TOTAL

208.113.995



SALDO EN BANCOS

64.913.711

Durante el trabajo de campo se pudo verificar que la Alcaldía de Guavatá estableció el 10% para la seguridad social de los gestores culturales y el 10% para el buen funcionamiento de las bibliotecas, así como el 20% para el pasivo pensional, pero del presupuesto definitivo de la estampilla procultura, siendo lo correcto establecer estos porcentajes del total del recaudo. -Se observa que fueron adicionados los recursos del balance, tanto para la vigencia 2012 como 2013. El saldo por comprometer que debiera estar en bancos no es similar al existente; el faltante corresponde a los traslados pendientes, los cuales se llevaron a cabo en enero y febrero de 2014.

En el municipio no existen bienes declarados como patrimonio histórico cultural.

Durante la vigencia 2013 se invirtieron recursos en el convenio de cooperación y estructura de las carrozas para el evento cultural de San Isidro Labrador, en el desarrollo de las ferias y en el fortalecimiento de la escuela de formación artística y folclórica del municipio. OBSERVACIÓN No. 37 La Alcaldía de Guavatá no estableció del recaudo total, los porcentajes de la estampilla procultura, destinados a la seguridad social de los gestores culturales y para el funcionamiento de las bibliotecas, sino del presupuesto definitivo. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde






Página 98 de 109


“En vista a lo solicitado y dado que el presupuesto es elaborado sobre un estimado,

inicialmente los valores de Pro cultura son presupuestados para ser ejecutados para el

pago de seguridad social de un gestor cultural que represente al municipio, valores que no

son ejecutados, toda vez que hasta la fecha el comité de cultura, no ha nombrado dicho

gestor, es por ello que la administración municipal, en vista que Guavatá y la región son

reconocidos cultural y folclóricamente; realizará el nombramiento de dicho Gestor, una

vez analizadas las hojas de vida de los posibles candidatos para ejercer este cargo y de

esta manera poder ejecutar el pago de la Seguridad social del Artista, en vista a que

dichos valores no son ejecutados como inicialmente se presupuesta y de conformidad a lo

estipulado por el numeral segundo del artículo segundo del acuerdo N° 007 de Mayo 28

de 2004, los recursos de dicha estampilla pueden ser ejecutados para estimular la

creación y mejoramiento de los espacios públicos (…..), la administración determinó

emplear dichos recursos en la dotación de la casa de la cultura, para lo cual inicio el

proceso precontractual cuyo objeto es “SUMINISTRO DE MOBILIARIO PARA LA

DOTACIÓN DE LA CASA DE LA CULTURA DEL MUNICIPIO DE GUAVATÁ,

SANTANDER”, por un valor de VEINTICINCO MILLONES DE PESOS M/CTE

($25.000.000).

Anexo: Copia acuerdo N° 007 de Mayo 28 de 2004, por medio del cual se crea la

estampilla pro cultura para el Municipio de Guavatá, Santander.

Copia CDP 14-00330 proceso contractual cuyo objeto es SUMINISTRO DE

MOBILIARIO PARA LA DOTACIÓN DE LA CASA DE LA CULTURA DEL

MUNICIPIO DE GUAVATÁ, SANTANDER”, por un valor de VEINTICINCO

MILLONES DE PESOS M/CTE ($25.000.000)”.


Revisados los soportes enviados en la respuesta al informe preliminar, se corrobora la intención de la administración en dar cumplimiento a la norma e inicia un proceso contractual para la dotación de la casa de la cultura y la selección para elegir el gestor cultural del municipio. Con el fin de poder verificar en posterior auditoría, se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA.

AÑO 2012 FONDO DE SEGURIDAD

CIUDADANA DESCRIPCION VALOR


46.255.114


RECAUDO TOTAL

405.709.330

TOTAL COMPROMETIDO 0



AÑO 2013 FONDO DE SEGURIDAD

CIUDADANA DESCRIPCION VALOR


405.447.301


RECAUDO TOTAL

918.101.384







Página 99 de 109



Fue creado mediante el Acuerdo No 029 de noviembre 24 de 2008, conforme a lo dispuesto en la Ley 418 de 1997. Su inversión será para atender las necesidades de seguridad en la jurisdicción bajo los principios de planeación. Se observa que fueron adicionados los recursos del balance, tanto para la vigencia 2012 como 2013. El saldo por comprometer que debiera estar en bancos no es similar al existente; el faltante corresponde a los traslados pendientes, los cuales se llevaron a cabo en enero y febrero de 2014. Durante la vigencia 2013 se invirtieron los recursos en la compra de dos motocicletas para el fortalecimiento judicial, mantenimiento de la patrulla y de las motos existentes, la adquisición e instalación del sistema de video de vigilancia del municipio y el suministro de raciones para la fuerza pública que apoyan la seguridad de la ciudadanía, entre otros. Elementos que fueron verificados en el trabajo de campo de la auditoría. -Se corroboró que la adquisición de los equipos y elementos solicitados por proyecto presentado por la estación de policía, con recursos del fondo de seguridad ciudadana, fueron entregados mediante acta y se verificó su existencia en las instalaciones del comando. Sin embargo, algunos de ellos, como la lavadora y el equipo o amplificador entre otros, a la fecha de auditoría (marzo de 2014) no habían sido todavía desempacados, presumiéndose que no son elementos prioritarios ni gastos destinados a generar un ambiente que propicie la seguridad ciudadana y la preservación del orden público.

-Revisados los extractos bancarios y comparados con el libro auxiliar contable de las cuentas de estampilla proadulto mayor, pro cultura y fondo de seguridad ciudadana, se corroboró que a la fecha de auditoría no se han llevado a cabo los traslados correspondientes, reposando aún los dineros en otras cuentas. Así mismo se observó que el mayor valor recaudado de las cuentas como impuesto predial, industria y comercio y de las estampillas de pro adulto mayor, proanciano y fondo de seguridad ciudadana, no fueron adicionados al presupuesto ni aún a la fecha de la auditoría. OBSERVACIÓN No. 38 El ingreso recaudado por concepto de Estampilla Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana durante la vigencia 2012 y 2013, indica una baja ejecución del presupuesto de estos rubros. Como se refleja a continuación:

ESTAMPILLA 2012

% Ejecución 2013

% Ejecución

Pro Adulto Mayor 8.3%

15.6%

Pro Cultura 28% 92%

Fondo de Seguridad Ciudadana 0% 56%

Es de notar que la planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta en un periodo de tiempo determinado con el fin de satisfacer las






Página 100 de 109

necesidades generales de la comunidad, evidenciándose que su finalidad no se está cumpliendo en su totalidad. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Para la vigencia del 2014 mediante Concejo de Orden Público se acordó que los recursos del Fondo de Seguridad Ciudadana, serían empleados de la siguiente manera existen Seiscientos treinta y un millones quinientos treinta mil treinta presos con veintidós centavos ($631.530.030,22), de los cuales se descontaran trescientos veintitrés millones ciento ochenta y cuatro mil cincuenta y cinco pesos($323.184.055) para proyecto de la Policía Nacional, $83.000.000 para mantenimiento, adecuación, pintura y acabados de la estación de Policía de Guavatá; $119.000.000 para ampliación del circuito cerrado de televisión CCTV como sistema de video vigilancia del municipio de Guavatá; $9.000.000 para mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para el parque automotor de la estación de Policía de Guavatá; $13.422.000 para proyecto de cofinanciación para la adquisición de una camioneta para la estación de policía de Guavatá; $61.980.000 para proyecto de seguridad ciudadana y justicia para el Ejército Nacional Batallón de Infantería # 41 G. Rafael Reyes de Cimitarra, Santander, proyectos que se ejecutaran en la vigencia 2014 de la Alcaldía Municipal de Guavatá, Santander.

Anexo: Copia Acta N° 003 del 11 de Abril de 2014”.


La respuesta enviada a este hallazgo, se enfocó solamente a los recursos del Fondo de Seguridad Ciudadana y relaciona la inversión que se va efectuar durante la vigencia 2014, pero al igual debe darle una mayor ejecución a los fondos de la estampilla proadulto mayor con el fin de satisfacer las necesidades de los adultos mayores y mejoramiento de la calidad de vida. Por lo anterior y para ser verificado en próxima auditoría, se convalida el hallazgo administrativo para ser incluido en el plan de mejoramiento. OBSERVACIÓN No. 39 La Alcaldía de Guavatá no adicionó durante la vigencia 2013 ni aún a la fecha de auditoría, los recursos recaudados de más, en lo referente a estampilla proadulto mayor, impuesto predial, estampilla procultura y fondo de seguridad ciudadana, entre otros. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable Alvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“La adición del superávit del año 2013 se realizó en los recursos del balance en el Decreto No. 09 del 17 de Marzo de 2014. Este proceso se demoró un poco debido a que antes de este proceso se debía realizar una depuración en las cuentas de bancos realizando los traslados pendientes por descuentos. Anexo: Copia de Decreto N° 9 del 17 de Marzo de 2014”.






Página 101 de 109


Según el Decreto 9 de marzo de 2014, la Alcaldía de Guavatá adiciona los recursos del Balance que no estaban comprometidos del presupuesto de rentas y gastos de la vigencia 2013. Por lo tanto, se desvirtúa el hallazgo administrativo. COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS

PPTO INICIAL PPTO DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS

VIG. 2011 2,424,314,901 15,678,764,600 15,221,679,807 2,140,890,595

VIG. 2012 3,437,581,644 22,905,622,140 20,875,498,502 10,583,994,066

VIG. 2013 5,564,411,565 9,702,614,387 7,671,850,829 5,609,087,660

El cuadro anterior nos permite observar que para la vigencia 2011, el municipio compromete el 97% del presupuesto total y cancela solo el 14% de este compromiso; queda por pagar el 83% restante, correspondiente a la construcción de la vía.

Para la vigencia 2012 solo compromete el 91% del presupuesto y cancela el 50% de este valor ejecutado, queda pendiente comprometer $2.030.123.638, que corresponden $446..000.000 al mejoramiento de la vía, $400.217.420 a recursos del Fondo de seguridad ciudadana, $118.217.290 a recursos del Sistema General de Regalías y $270.000.000 de recursos de estampilla proaduto mayor, que no se ejecutaron. Para la vigencia 2013, para el cual no se incluyeron las reservas dentro del presupuesto, compromete solo el 79% y cancela el 73% de este compromiso. El valor de $2.030.763.558 por comprometer durante la vigencia correspondía en su mayor proporción a los siguientes proyectos que no fueron ejecutados:

RUBRO VALOR

proyecto de construcción de unidades sanitarias en el área rural

$224.905.248

convenio del mejoramiento del coliseo cubierto del municipio

$369.312.992

recursos del programa de atención al adulto mayor

$547.681.026

programa de fortalecimiento de la seguridad. $468.518.009

Programas de cultura $ 79.294.645

PRESUPUESTO DE GASTOS COMPARATIVO

VIG. 2011

VIG. 2012

VIG. 2013






Página 102 de 109

Sin embargo, revisadas las adiciones del presupuesto, se constató que efectivamente los recursos del proyecto de la construcción de unidades sanitarias y del convenio para la adecuación del coliseo cubierto, fueron adicionados en el mes de noviembre de 2013. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

Concepto 2012 2013

Concejo 77,534,446 88,895,035

Personería 77,835,733 87,635,630

Administración Central 611,826,349 687.637.667

TOTAL 608.818.453 704.144.894

CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 Se verificó el cumplimiento de la Ley 617 de 2000, para las vigencias 2012 y 2013, obteniéndose el siguiente resultado:

INDICADOR LEY 617 DE 2000

CONCEPTO VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013

ICLD 912,642,000

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 611.826.349

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO 67%

CATEGORIA 6

Vemos que la administración municipal para las vigencias 2012 y 2013 da cumplimiento a lo establecido en el indicador de la Ley 617 de 2000, toda vez que no supera el límite del gasto que es del 80%; lo cual permite la viabilidad financiera para la ejecución de sus proyectos. Así mismo, el Concejo y la Personería. SITUACIÓN PRESUPUESTAL:

CONCEPTO VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2013

1.1 RECAUDOS 19,141,522,038 9,604,474,066

2.1 COMPROMISOS 20,875,498,502 7.671,850,829

TOTAL (1-2) -1.733.976.464 1,932,623,237

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos suministradas por la alcaldía

La Alcaldía de Guavatá a 31 de diciembre de 2012 registró déficit presupuestal por $1.733.976.464 y para la vigencia 2013, superávit presupuestal por $1.932.623.237. Sin embargo se debe señalar que parte de los recursos por recaudar corresponden a las transferencias para inversión por el proyecto de mejoramiento y pavimentación de la vía entre Puente Nacional y Guavatá. Por lo anterior, esta entidad invita a la administración a realizar una buena planeación y gestión financiera con el fin de hacer efectivas las estrategias de recaudo y a proyectar el monto de recursos disponibles.

OBSERVACIÓN No. 40 La Alcaldía de Guavatá obtuvo déficit en su ejecución presupuestal de la vigencia 2012.






Página 103 de 109

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable: Dr. Álvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“En materia presupuestal en la vigencia 2012 pudo haber déficit debido a que los recaudos realizados por el convenio de Pavimentación de la vía Guavatá - Puente Nacional, no se giraron todos en esta vigencia, quedando una cuenta por cobrar de $3.513.198.911 como lo muestra el balance para ser recaudados en el 2013, a pesar de ser comprometidos en el año 2012 para dar cumplimiento a los procesos contratación. Estos recursos eran girados al municipio de conformidad a las actas de avance presentadas dentro del contrato en ejecución”.


Somos conocedores de la situación que existe cuando se comprometen los recursos para cumplir con un contrato o convenio que ocupa la siguiente vigencia, pues se debe esperar a que la otra entidad gire los recursos que normalmente son en forma posterior y por eso se ocasiona el déficit fiscal, pues en la misma vigencia no ingresan. Es importante dar cumplimiento al principio de planeación y al principio de anualidad. Se puede desvirtuar el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que existe la certeza del ingreso de los recursos.

OBSERVACION No. 41 -Revisado el presupuesto de gastos para la vigencia 2012 Y 2013, se pudo observar que la Alcaldía de Guavatá no apropió los recursos para la dotación de los empleados que devengan más de 2 salarios mínimos. Se conmina a la administración a tener en cuenta esta partida para ser incluida en el presupuesto de la próxima vigencia para cancelar las dotaciones pendientes. De lo contrario, por el incumplimiento al código sustantivo del trabajo, se convertirá en una observación con incidencia disciplinaria. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA Presunto Responsable: Dr. Álvaro Ávila Castellanos - Alcalde REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“El municipio acepta el error y para vigencia 2014 se apropiaron los recursos para realizar la Dotación de los trabajadores que tienen derecho a la misma para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley laboral y se establecerá que para dar cumplimiento a lo preceptuado en el informe, la adición en el presupuesto 2015 para cancelación de las dotaciones pendientes, determinando que se realizará un promedio ponderativo tomado de la dotación que para el 2014 se otorgó a los empleados de la Alcaldía Municipal de Guavatá. Anexos: Copia Contrato AMINC 047-14”.


La Alcaldía acepta el error por no haber apropiado y cancelado la dotación de los empleados merecedores de la misma y firma un contrato el 4 de junio de 2014, para dar cumplimiento a la ley laboral, en donde adquiere los elementos necesarios para los diferentes funcionarios. Por lo anterior se desvirtúa el hallazgo administrativo, no sin antes advertir que podrá ser verificado su cumplimiento en posteriores auditorías.






Página 104 de 109

ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PÚBLICA

Para programas y proyectos de Inversión Pública se comprometieron $19.981.156.824 y $6.674.338.611 para el año 2012 y 2013 respectivamente, distribuidos así:

RUBRO PRESUPUESTAL Vigencia 2012 Vigencia 2013

EDUCACION 132,726,294 554,100,439

AGUA POTABLE 255,528,750 18.388.773

DEPORTE Y RECREACION 55,384,451 66,462,000

OTROS SECTORES 18,002,403,048 3,504,046,985

SALUD 1,326,895,781 2,062,886,852

CULTURA 154,277,500 186,557,275

REGALIAS 48,953,000 281,896,287

OTROS RECURSOS 4,988,000

$ 19,981,156,824 $ 6,674,338,611

El rubro de mayor inversión es el de Otros Sectores, para la vigencia 2012 tiene una participación del 90%, distribuidos en su mayoría en Transporte, por el registro de las reservas presupuestales para el mejoramiento y pavimentación de la carretera Puente Nacional –Guavatá por $16.722.229.369. Para la vigencia 2013, Otros sectores participa con el 52% del total comprometido en inversión, así:

- En el sector Transporte ejecuta $2.132.127.056, para el proyecto de mejoramiento de la vía Puente Nacional – Guavatá la suma de $1.405.279.565 y para el mantenimiento y mejoramiento de la vía Guavatá - Sucre, $443.669.725.

- Para el sector vivienda ejecuta $438.232.867 en donde se llevan a cabo construcciones y mejoramientos de vivienda.

- Para el sector ambiental, la Alcaldía de Guavatá para la vigencia 2012 presupuestó la suma de $7.249.126 para reforestación y los contracreditó; igual sucedió durante la vigencia 2013, para el cual presupuestó la suma de $2.700.000 para la adquisición y conservación de áreas estratégicas para microcuencas.

- Dentro del sector de Atención a grupos vulnerables, ejecuta $177.550.366, especialmente en programa del adulto mayor $129.599.999 y atención a la primera infancia, $37.070.367.

- Dentro del Fortalecimiento institucional, ejecuta $173.021.500, en donde se incluye apoyo del contador y abogado para la entidad; actividades de enlace municipal en el desarrollo de programas de familias en acción, asesorías al alcalde para programas y proyectos, actividades de archivo y la construcción del plan anticorrupcióin, entre otras.

- Le sigue el sector Salud con una participación del 31% y Educación con el 8.3%, en donde se ejecutó el programa de mejoramiento de instituciones educativas por $284.683.253 y el programa de transporte escolar por $105.610.500. Se verificó que dentro de éste sector no se ejecutaron actividades para el programa de alimentación escolar.






Página 105 de 109

Se observa la notoria disminución de los recursos del sector Agua potable y saneamiento básico, en donde para la vigencia 2013 fueron reducidos por $244.986.641 porque el municipio fue desertificado en la vigencia 2012 por la Superintendencia de servicios públicos por el incumplimiento a los formatos que debe rendir a esta entidad. 1.4 CUADRO DE HALLAZGOS

# A D P F S DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PRESUNTO RESPONSABLE CUANTÍA PÁGINA

1 X

violación del Principio constitucional y legal de Publicidad en los procesos de contratación, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables en suministrar y publicar la información

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) DESVIRTUADO DISCIPLINARIO

CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

9

2 X

Se recomienda la organización de los expedientes con todos sus documentos

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

11

3 X

la entidad no cuenta con un Manual de Contratación, observación hecha en el informe de auditoría que se realizó a la vigencia 2011, que le permita tener claridad respecto a las etapas de los procesos contractuales.

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) DESVIRTUADO DISCIPLINARIO, CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

12

4 X

no emite acto administrativo de delegación de la supervisión, como tampoco la notificación de este último, esta circunstancia aunque la norma no lo determina como obligatorio si resulta procedente para crear la responsabilidad y vigilancia del proceso contractual, además este último profiere un informe que avale el presentado por el contratista

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) ADMINISTRATIVO CONFIRMADO

16

5

no hay un acta de recibo a satisfacción por parte de la comunidad, como tampoco material fotográfico con el resultado de la mejora;

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015 DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO

18

6 X

Las garantías constituidas por el contratista no fueron aprobadas por la entidad situación que permitiría que se que demostrará que contaban con los anexos de condiciones generales y particulares que acreditaran su eficacia jurídica

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015 CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

20

7 X

No se aportó por parte del contratista lo correspondiente al pago de la seguridad social

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) DESVIRTUADO DISCIPLINARIO CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

21

Vigencia 2013, EDUCACION, 554.100.439,

8% Vigencia 2013, AGUA POTABLE

, 0, 0%

Vigencia 2013, DEPORTE Y

RECREACION, 66.462.000, 1%

Vigencia 2013, OTROS

SECTORES, 3.504.046.985,

53%

Vigencia 2013, SALUD,

2.062.886.852, 31%

Vigencia 2013, CULTURA,

186.557.275, 3%

Vigencia 2013,

REGALIAS, 281.896.287,

4%

Vigencia 2013, OTROS

RECURSOS, 0, 0%

INVERSION VIGENCIA 2013






Página 106 de 109

8 X

El municipio acordó que pagaría al contratista mediante actas de avance que soportaran los pagos parciales según el suministro efectuado y previa presentación de las facturas, junto con los respectivos soportes por parte del contratista, esta situación no se tuvo en cuenta por cuanto solo existe un acta de pago final mediante la cual se realizó un pago total, no habiendo por parte del contratista un informe de actividades detallado: a que vehículos se suministró, cuanto se suministró y las fechas; de esta forma la entidad ejercía el control sobre la entrega del combustible; esta responsabilidad recae en cabeza del supervisor del contrato quien debió ejercer la vigilancia sobre el mismo

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015 CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

23

9 X

El supervisor no cumple con sus funciones o actividades para lo cual fue contratado

FREDY ALEXANDER FLOREZ CARANTON, Secretario de Planeación (disciplinario) ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) Administrativo. DESVIRTUADO DISCIPLINARIO CONFIRMADO ADMINISTRATIVO

26

10

No se incluyó la cláusula de indemnidad ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde (2012-2015) DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO

28

11 X X

Pago a la Seguridad Social incompletos Paola Pinzón P.

Secretaria de

Gobierno (Disciplinario)

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde(2012-2015)

Administrativo

CONVALIDA ADTIVO Y DISC

30

12

No emite acto administrativo mediante el cual certifique la inexistencia de personal de planta y certificado de idoneidad del contratista


DESVIRTUADO ADTIVO

35

13

En los contratos de prestación de servicios relacionados, no se exigió al contratista el diligenciamiento de la hoja de vida de la función pública consagrada específicamente la Ley 190 de 1995 Articulo 1


DESVIRTUADO ADTIVO

39

14

Se contrató con una asociación y esta última no aportó la idoneidad

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde(2012-2015) Administrativo y Disciplinario DESVIRTUADO ADTIVO Y DISC.

41

15

Documentación incompleta aportada por la propuesta seleccionada.

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde(2012-2015) Administrativo y Disciplinario DESVIRTUADO ADTIVO Y DISC.

43

16 X

El recaudo en los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo y matadero han decrecido, en una economía inflacionaria como la nuestra, y donde se tiene que ser autosuficiente, es contradictorio que se presente este fenómeno, por lo que la administración municipal tiene en poco esta actividad importantísima de su vida institucional.

Administrativo ALVARO AVILA

CASTELLANOS – Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO

47

17 X

Recarga laboral por parte de trabajador oficial en la oficina servicios públicos

ALVARO AVILA CASTELLANOS

Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO

49

18 X

Es necesario que el municipio realice análisis organolépticos, físico - químicas y microbiológicas, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 19 del Decreto 475 de 1998



53

19 X X Se evidencia que la administración de Guavatá en la vigencia 2012 y 2013, no


55






Página 107 de 109

apropiaron el 1% como mínimo de los

ICLD

CASTELLANOS – Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO-

DISCIPLINARIO

20 X

El Matadero Municipal, no es adecuado; aunque realizaron algunas mejoras locativas, no reúne las condiciones técnicas y de salud, carece de una infraestructura adecuada



59

21 X X

Detrimento patrimonial y ambiental al dejar en desuso y a merced de los vándalos la planta de compostaje del municipio de Guavatá

Administrativo ALVARO AVILA CASTELLANOS

– Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO-

DISCIPLINARIO

63

22 X X

Una vez valorado el plan de mejoramiento se observa que la entidad solo cumplió con un 62.72% de las actividades programadas, teniendo claro que el tiempo de ejecución ya se había cumplido


CASTELLANOS – Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO- SANCIONATORIO

64

23 X

EL Balance a 31 de diciembre a 2012 y 2013, registra cuentas corrientes y de ahorro que se mantienen inactivas desde la vigencia 2011, sin movimiento debito ni crédito.



74

24 X La Alcaldía no registra la inversión real que tiene en la Electrificadora de Santander.

ALVARO AVILA CASTELLANOS- Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO

75

25 X

La cartera mayor a 5 años en el municipio de Guavatá, incrementa año tras año y para el 2013 registró $140.292.874, permitiéndose que se pueda dar el fenómeno de la prescripción, cuya responsabilidad sería de la actual administración.



77

26 X X

En la alcaldía de Guavatá se dio el fenómeno de la prescripción de vigencias 2004, 2005, 2006 y 2007 durante el año 2012 y 2013, por valor de $1.648.287 como lo muestran los soportes.

WALTER E. ANGULO DIAZ. EX ALCALDE 2004- 2007 NELSON CASTELLANOS PUCHIA. EX ALCALDE 2008- 2011 ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde CONVALIDA ADMINISTRATIVO- FISCAL

$1.648.287 78

27 X

La última actualización catastral llevada a cabo por el municipio ya cumplió los 5 años que exige la norma



80

28 X

La alcaldía no ha llevado el proceso para dar de baja elementos inservibles, incluida una camioneta FORD Explorer 2002 que se encuentra totalmente deteriorada.



81

29 X

La Alcaldía no ha llevado a cabo el

levantamiento del inventario físico existente de bienes muebles de la alcaldía ni el avalúo técnico de activos fijos, con el fin de aplicar la depreciación en forma individual, por tanto se elabora global. Así mismo, no ha culminado con el proceso de documentación a nombre del municipio por parte del seguro, de la camioneta incendiada, propiedad del municipio.


Alcalde

CONVALIDA ADMINISTRATIVO

81

30

La administración no ha incluido en sus estados financieros la retroexcavadora, la motoniveladora adquiridos en la vigencia 2010, ni los trajes típicos, los instrumentos musicales, los muebles y enseres de planeación, adquiridos en las vigencias 2012 y 2013.


Alcalde

DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO

82

31 X La Alcaldía registra en sus pasivos un valor 85






Página 108 de 109

de $38.155.281 de recaudos por reclasificar, el cual debe aclarar a qué corresponden y contabilizarlos en forma correcta.


Alcalde


32 X

La Alcaldía de Guavatá no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable, a pesar que existen muchas cuentas por sanear.

Alcalde ALVARO AVILA

CASTELLANOS Alcalde


86

33 X La Alcaldía de Guavatá no posee manual de presupuesto a diciembre de 2013.


Alcalde


88

34 Hallazgo administrativo desvirtuado


Alcalde

DESVIRTUA ADMINISTRATIVO

88

35 Hallazgo administrativo y

disciplinario desvirtuados.


Alcalde

DESVIRTUA ADMINISTRATIVO – DISCIPLINARIO

91

36 X

Las actividades que realiza el centro vida presentan muchas falencias y no son las adecuadas para dar cumplimiento al convenio firmado.



96

37 X

La Alcaldía de Guavatá no estableció del recaudo total, los porcentajes de la estampilla procultura, destinados a la seguridad social de los gestores culturales y para el funcionamiento de las bibliotecas, sino del presupuesto definitivo.



98

38 X

El ingreso recaudado por concepto de Estampilla Pro Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana durante la vigencia 2012 y 2013, indica una baja ejecución del presupuesto de estos rubros.

Administrativo

ALVARO AVILA CASTELLANOS – Alcalde


100

39

Hallazgo administrativo desvirtuado ALVARO AVILA CASTELLANOS

Alcalde


101

40

Hallazgo administrativo desvirtuado

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde


103

41

Hallazgo administrativo desvirtuado

ALVARO AVILA CASTELLANOS Alcalde


104

1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE OBSERVACION CANTIDAD VALOR






Página 109 de 109

ADMINISTRATIVOS 29

DISCIPLINARIOS 3

FISCAL 1 1.648.287

PENAL 0

SANCIONATORIO 1

TOTAL 34 A= Hallazgo Administrativo P= Hallazgo Penal D= Hallazgo Disciplinario S= Hallazgo Sancionatorio F= Hallazgo Fiscal

1.6 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION

Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAVATA no consultan adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012-2013 cuyo responsable es, ALVARO AVILA CASTELLANOS, NO SE FENECE.

La Contraloría General de Santander, invita a que se tomen medidas que conduzcan a corregir las situaciones descritas en el presente Informe Definitivo y que desdicen de la Función Administrativa y de la razón de ser de las entidades del Estado, en aras de lograr el fortalecimiento institucional.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JENNY MOSCOSO BRAVO CLARA INÉS ARIZA PEÑA Coordinadora Auditoría Auditor Nodo

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

SANDRA ZARATE AMADO SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Contador Público Sub Contralora Delegada para el Control

FiscaL

informe de auditoria regular informe...

Documents