MARCO TEÓRICO

CAPITULO 1:

EL ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS GLOBALES CONTEMPORANEOS

Los negocios ya no son como antes en ninguna parte de la economía mundial y los gerentes que, van a trabajar en las empresas que utilizan de manera intensiva sistemas de información y realizaran grandes inversiones en tecnología de información, tendrán que saber invertir este dinero de manera más acertada pudiendo superar a sus competidores si eligen de una manera más acertada o si se equivocan pueden desperdiciar capital valioso.

1. LA MANERA EN QUE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTAN TRANSFORMANDO LOS NEGOCIOS

En la actualidad la manera en que la gente realiza sus negocios se ve   reflejada en el enorme gasto en tecnología y sistemas de información como: teléfonos celulares, BlackBerrys, computadoras portátiles, correo electrónico, conferencias en línea y teleconferencias internacionales por internet se han vuelto en conjunto herramientas indispensables para los negocios.

La capacidad de respuesta de esta nueva economía de “FedEx” ha llevado a muchos expertos a creer que ya se acabó la era de las grandes recesiones y auges económicos del típico ciclo de negocios  y que ha sido reemplazada por contracciones y expansiones mucho más pequeñas, lo mismo que un fuerte crecimiento a largo plazo. El comercio electrónico y la publicidad por internet están en auge.

2. OPORTUNIDADES DE GLOBALIZACIÓN

El surgimiento de internet como un verdadero sistema de comunicaciones internacional ha reducido drásticamente el costo de realizar operaciones a nivel mundial ya que en la actualidad los clientes pueden comprar en un mercado mundial, obteniendo información confiable sobre los precios y calidad las 24 horas del día. Las empresas pueden conseguir reducciones de costos buscando proveedores a sus necesidades y alcances y establecer plantas de producción en otros países.

3. LA EMPRESA DIGITAL EMERGENTE

Todos los cambios ya descritos han creado las condiciones para el surgimiento de la empresa totalmente digital que es aquella que en casi todas las relaciones significativas de negocios con los clientes, proveedores y empleados se realizan y controlan por medios digitales. Los procesos de negocios centrales (desarrollar un nuevo producto, generar y completar un pedido, crear un plan de marketing y contratar a un empleado) se completan a través de redes digitales que abarcan toda la empresa o se enlazan con múltiples organizaciones de manera que constituyen una fuente de fortaleza competitiva. Los

activos corporativos clave (propiedad intelectual, competencias centrales y activos humanos y financieros) se manejan a través de medios digitales.

4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE NEGOCIOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los Sistemas de Información son esenciales para realizar negocios cotidianos así como para lograr objetivos estratégicos de negocios como en E.E.U.U. y otros países avanzados; no se puede imaginar sectores completos de la economía sin inversiones en Sistemas de Información tales para empresas de comercio electrónico, industrias de servicios y otros no podrían operar bien sin Sistemas de Información. La tecnología de la Información constituye el fundamento de los negocios del siglo XXI.

Lo que una empresa consigue depende de lo que sus sistemas sean capaces de hacer. Las empresas invierten fuerte en Sistemas de Información para conseguir 6 objetivos estratégicos de negocios: excelencia operativa; nuevos productos, servicios y modelos de negocios; buenas relaciones con clientes y proveedores; toma de decisiones mejoradas; ventaja competitiva y supervivencia.  

4.1. EXCELENCIA OPERATIVA

Las empresas buscan constantemente mejorar la eficiencia en sus operaciones para tener una rentabilidad más alta, los TICs son algunas de las herramientas más importantes para que los gerentes consigan niveles de eficiencia y productividad más altas en las operaciones especialmente cuando se conjuntan con cambios en las prácticas de negocios y el comportamiento administrativo. Un caso específico de esto es Wal-Mart el minorista más grande del mundo.

4.2. NUEVOS PRODUCTOS, SERVICIOS Y MODELOS DE NEGOCIOS

Los TICS son las principales herramientas que permiten a las empresas crear nuevos productos y servicios así como modelos de negocios totalmente nuevos. Un Modelo de Negocio describe la manera en que una empresa produce, distribuye y vende un producto o servicio para crear riqueza por ejemplo: Apple Inc. (empresa de la industria musical) transformó su viejo modelo de negocios de distribución de música en discos de vinilo, cintas y CDs en uno de distribución legal en línea fundamentado en su propia plataforma tecnológica.

4.3. BUENAS RELACIONES CON CLIENTES Y PROVEEDORES

Cuando una empresa conoce a sus clientes y los atiende bien, de la manera en que a ellos les gusta, los clientes responden regresando y comprando más. Esto incrementa los ingresos y las utilidades. Lo mismo ocurre con los proveedores: cuanto más se les ocupa, ellos ofrecen mejor los insumos vitales con los que se reducen costos; un ejemplo claro lo muestra El Mandarin Oriental de Manhattan que usa los TICs para lograr una buena relación con el cliente.

4.4. TOMA DE DECISIONES MEJORADA

Muchos de los Gerentes nunca tienen la información correcta en  el momento adecuado para tomar una decisión informada y se apoyan en pronósticos, buenos deseos y la suerte lo cual resulta en una sobreproducción o producción insuficiente de bienes y servicios, asignación incorrecta de los recursos, aumentando los costos y la pérdida de los clientes. Pero las TICs han hecho posible que los gerentes utilicen datos del mercado en tiempo real al momento de tomar decisiones. Esto lo demuestra Verizon Corporation  que utiliza un tablero digital basado en la web para proporcionar a los Gerentes información precisa en tiempo real de todos los indicadores que necesitan.

5. VENTAJA COMPETITIVA

Al lograr uno o más de los objetivos de negocios como:

Excelencia operativa; nuevos productos, servicios y modelos de negocios; buenas relaciones con clientes y proveedores; toma de decisiones mejoradas  es posible que hayan logrado la ventaja competitiva al hacer las cosas mejor que sus competidores, cobrar menos por mejores productos y responder a clientes y proveedores en tiempo real hacen que tengas las más altas utilidades que sus competidores no podrán igualar. El ejemplo más claro lo muestra Dell Computer.

6. SUPERVIVENCIA

Las empresas también invierten en TICs porque son elementos necesarios para la realización de negocios. En ocasiones cambios en la industria requieren estos elementos necesarios un ejemplo claro de esto se refleja en que después que Citibank  introdujo los primeros cajeros automáticos y sus competidores también lo tuvieron que hacer para no estar en desventaja con ellos hasta un punto que no se concibe la idea de un banco sin cajero automático.

7. PERSPECTIVAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TI (Tecnología de la Información) es todo Hardware y Software que la empresa requiere para alcanzar sus objetivos de negocios. Esto incluye no sólo computadoras, impresora, asistentes digitales personales, iPods (donde se le usa con  fines empresariales); sino también sistemas operativos como Windows o Linux.

7.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Desde un punto técnico es un conjunto de componentes interrelacionado que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información (datos moldeados significativa y útil para los seres humanos) para la toma de decisiones y el control en una organización. Hay 3 actividades en un SI que producen la información que las organizaciones necesitan para la toma de decisiones: controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos y servicios éstas son entrada (captura y recolecta datos de la organización así como de su entorno), procesamiento (convierte esos datos en algo significativo) y salida (transfiere esa información significativa a las

personas que lo van a usar). Un ejemplo claro de esto se ve en el Sistema de Administración de pedidos de vehículos de Toyota.

7.2. DIMENSIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

“Los SI son más que computadoras “Abarca el entendimiento de las dimensiones administrativas, técnicas y organizacionales de los sistemas:

A) Organizaciones

Los SI forman parte integral de éstas porque sus elementos clave son su: gente, estructura y procesamiento operativo, políticas y cultura.

Las organizaciones tienen una estructura compuesta de diferentes niveles (alta dirección, gerencia intermedia y gerencia de operaciones) y especialidades, estructuras que reflejan una clara división de trabajo.

La alta dirección toma las decisiones más importantes relacionadas con productos y servicios, la gerencia media pone en práctica los planes y programas de la alta dirección y la gerencia de operaciones es responsable de supervisar las actividades cotidianas de la empresa.  Las principales funciones empresariales son las ventas y marketing, la manufactura y producción, las finanzas y la contabilidad, así como los recursos humanos. Cada organización tiene una cultura particular o conjunto fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas que ha sido aceptada por la mayoría de sus integrantes.

B) Administración

El trabajo de ésta es darle sentido a las diversas situaciones  que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la organización. Los Gerentes  detectan retos de negocios, determinan la estrategia para responder a esos retos y asignan los recursos humanos y financieros para coordinar el trabajo y alcanzar el éxito; deben ejercer liderazgo responsable en todo momento. La Tecnología de la Información tiene un papel muy importante para ayudar a los gerentes a diseñar y crear nuevos productos y servicios, rediseñar y cambiar el rumbo de las organizaciones.

C) Tecnología

La TI es una de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentarse al cambio. El Hardware de cómputo es el equipo físico utilizado para realizar las actividades de entrada, procesamiento y salida de un sistema de información.

El Software de cómputo consiste en instrucciones detalladas, programadas que controlan y coordinan los componentes del Hardware. La tecnología de administración de datos consiste en el software que controla la organización de los datos en medios de almacenamiento físico. Tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones dice que

los equipos de cómputo y telecomunicaciones se pueden conectar en redes para compartir voz, datos, imágenes, sonido y video.

Internet  es la red más grande y utilizada del mundo. “Red de redes” global que emplea estándares universales para conectar millones de redes diferentes con más de 350 millones de computadoras en más de 200 países del mundo. Ha dado lugar a una nueva plataforma de tecnología “universal” sobre la cual se pueden crear nuevos productos, servicios, estrategias y modelos de negocios. La TI proporciona la base, o plataforma, sobre la cual la empresa puede construir sus sistemas de información específicos

8. NO ES SOLO TECNOLOGÍA: UNA PERSPECTIVA EMPRESARIAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los administradores y las empresas invierten en sistemas y tecnologías de información porque reditúan un valor económico real a la empresa. La decisión de construir o mantener un SI se fundamenta en la certeza de que los rendimientos  serán superiores a los de invertir en edificios, máquinas u otros activos estos rendimientos se expresarán como incremento de productividad, ingresos,  o quizá un posicionamiento estratégico a largo plazo de la empresa en mercados específicos.

Un SI desde un punto empresarial constituye un importante instrumento para crear valor para la empresa, permiten que ésta incremente sus utilidades o reduce sus costos  al dar información que ayuda a los gerentes a tomar decisiones acertadas.

Cada empresa cuenta con una cadena de valor de la información que va desde: recolección y almacenamiento de datos; transformación en los sistemas de la empresa; distribución para el proceso de negocios (administración de la cadena de suministro, administración de la empresa, administración del cliente, administración del conocimiento) así como para las actividades administrativas (planeación, coordinación, control, modelado y toma de decisiones). Esta cadena se ve reflejada en la Rentabilidad y posicionamiento estratégico de la empresa.

9. ENFOQUES ACTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información son sistemas socio técnicos. Aunque están conformadas por máquinas, dispositivos y tecnología física dura, requieren inversiones sustanciales en el aspecto social, organizacional e intelectual para hacerlos funcionar de manera apropiada.

9.1. ENFOQUE TÉCNICO

Este enfoque pone de relieve  los modelos basados en las matemáticas para el estudio de los SI así como la tecnología física y las capacidades formales de estos sistemas y las disciplinas que contribuyen a esto son: ciencias de la computación, ciencias de la administración y la investigación de operaciones.

9.2. ENFOQUE CONDUCTUAL

Asocia aspectos como la integración estratégica de la empresa, diseño, implementación, uso y administración.

Este enfoque conductual no ignora la tecnología. La tecnología de los sistemas de información suele ser la que estimula un problema o aspecto conductual, pero por lo general este enfoque no se concentra en las soluciones técnicas. En vez de ello lo hace en los cambios de actitud, políticas administrativas y organizacionales y en el comportamiento.

9.3. ENFOQUE DEL LIBRO: SISTEMAS SOCIOTÉCNICOS

Los Sistemas de Información Gerencial son el conjunto de 4 actores: proveedores de Hardware y Software, empresas que realizan inversiones y buscan obtener valor de la tecnología, gerentes y empleados que tratan de conseguir valor de negocios , y el contexto legal social y cultural.

También se ocupa de los aspectos conductuales relacionados con el desarrollo, uso e impacto de los sistemas de información que, por lo general, se analizan en los campos de la sociología, la economía y la psicología.

En una perspectiva socio técnica, el desempeño de un sistema se optimiza cuando tanto la tecnología como la organización se alinean mutuamente hasta lograr una conjunción satisfactoria.

CAPITULO 2

EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN

Puesto a que en una organización hay diferentes intereses, especialidades y niveles, hay diferentes clases de sistemas. No existe un solo sistema que pueda proporcionar toda la información que una organización necesita.

Se crean sistemas para satisfacer los diferentes intereses de la organización.

1.1. DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS

Sistemas en el nivel operativo: apoyan a los administradores operativos siguiendo la pista a las actividades y transacciones elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en efectivo, etc. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización.

Sistemas en el nivel de conocimiento: apoyan a los trabajadores de conocimiento y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la empresa a descubrir, organizar e integrar conocimientos nuevos al negocio, y ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.

Sistemas en el nivel de administración: están diseñados para servir a las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de administración o dirección por lo regular proporcionan informes periódicos.

Sistemas en el nivel estratégico: ayudan a los administradores de nivel superior a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior. Su preocupación principal es la congruencia entre los cambios del entorno exterior y las capacidades actuales de la organización.

Los sistemas de la organización también se pueden diferenciar por su especialidad funcional. Las principales funciones de la organización, como ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad y recursos humanos, cuentan con sus propios sistemas de información.

Así pues, los sistemas se pueden clasificar por especialidad funcional o por el nivel de la organización al que sirven.

2. TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS

2.1. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS):

Son sistemas de negocios básicos que sirven al nivel operativo de la organización. Es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias, rutinarias, necesarias, para la marcha del negocio. Ejemplo: la captura de pedidos, los expedientes de empleados, etc.

En el nivel operativo las tareas, los recursos y las metas están predefinidos y altamente estructurados. Lo único que hay que determinar es si el cliente satisface o no los criterios.

Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, y otros tipos de TPS que son exclusivos para una industria en particular.

Los administradores necesitan TPS para vigilar la situación de las operaciones internas y las relaciones de la compañía con el entorno exterior. Los sistemas de procesamiento de transacciones también son importantes productores de información para los demás tipos de sistemas.

2.2. SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS (KWS) Y DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS (OAS):

Ambos sistemas satisfacen las necesidades de información en el nivel de conocimientos de la organización. Los sistemas de trabajo de conocimiento ayudan a los trabajadores de conocimientos, en tanto que los sistemas de automatización de oficinas ayudan a los trabajadores de datos.

Un sistema de trabajo de conocimientos promueve la creación de conocimientos nuevos y asegura que tanto éstos como la pericia técnica se integren debidamente en el negocio.

Un sistema de automatización de oficina es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Los OAS coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales.

Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejan y controlan documentos (mediante procesamiento de textos, autoedición), programan actividades (mediante calendarios electrónicos) y comunican (a través de correo electrónico).

2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS):

Sistemas de información en el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y de excepciones.

Por lo regular estos sistemas están orientados a sucesos internos, no del entorno ni externos.

En general dependen de sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes para obtener sus datos.

Los MIS resumen y preparan informes a cerca de las operaciones básicas de la compañía. Los datos de transacciones de los TPS se comprimen.

Estos sistemas generalmente son poco flexibles y tienen una capacidad analítica reducida; casi todos utilizan rutinas sencillas como resúmenes y comparaciones.

2.4. SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS):

Sistemas de información en el nivel de administración de una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semi-estructuradas y no estructuradas.

Los DSS tienen que responder con suficiente rapidez para ejecutarse varias veces al día, cada vez que cambian las condiciones. Aunque los DSS usan información interna de los TPS y MIS, a menudo incluyen información de fuentes externas. Tienen mayor capacidad analítica que otros sistemas.

2.5. SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS):Sistemas de información en el nivel estratégico de la organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.

Se diseñan a modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales, haciendo hincapié en la reducción del tiempo.

A diferencia de otros tipos de sistemas de información, los ESS no se diseñan primordialmente para resolver problemas específicos sino que ofrecen una capacidad generalizada de computación y comunicaciones que se puede aplicar a una serie cambiante de problemas. Suelen usar menos modelos analíticos.

3. RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIÓN

Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que un ESS es primordialmente un receptor de datos de sistemas de más bajo nivel. Los otros tipos de sistemas también podrían intercambiar datos entre sí. Además es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áreas funcionales.

Es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la información fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organización. Sin embargo, la integración cuesta dinero, e integrar muchos sistemas distintos consume mucho tiempo y es en extremo complejo.

4. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS

Cada uno de los principales tipos de sistemas de información, presta ayuda valiosa a las organizaciones en la resolución de un problema importante. Tales sistemas, que son potentes herramientas para mantenerse al frente de la competencia, se denominan sistemas de información estratégicos. Los sistemas de información estratégicos son sistemas de computación en cualquier nivel de la organización que modifican las metas, las operaciones, los productos, los servicios o las relaciones con el entorno, para ayudar a la organización a adquirir una ventaja competitiva.

Los sistemas de información estratégicos no son lo mismo que los sistemas en el nivel estratégico para los administradores de nivel superior. Los sistemas de información estratégicos se pueden usar en todos los niveles de la organización y tienen mayor alcance que los otros tipos de sistemas.

En general no existe un solo sistema estratégico que lo abarque todo sino que hay varios sistemas que operan en diferentes niveles estratégicos: el negocio, la compañía y la industria.

5. ESTRATEGIA EN EL NIVEL DE NEGOCIO Y EL MODELO DE LA CADENA DE VALOR

En este nivel la pregunta clave es ¿cómo es posible competir eficazmente en este mercado específico?

Las estrategias genéricas más comunes en este nivel son:

convertirse en el productor de bajo costo, diferenciar el producto o servicio y alterar el alcance de la competencia, ampliando el mercado para incluir mercados

globales, o bien estrechando el mercado para enfocarse en nichos pequeños que los competidores no atienden bien.

5.1. CÓMO APROVECHAR LA TECNOLOGÍA EN LA CADENA DE VALOR

En el nivel de negocio, la herramienta analítica más común es el análisis de cadena de valor. El modelo de la cadena de valor destaca las actividades primarias o de apoyo que añaden un margen de valor a los productos o servicios de una compañía y en las que se pueden aplicar óptimamente los sistemas de información para lograr una ventaja competitiva.Las actividades primarias son aquellas que están más directamente relacionadas con la producción y distribución de los bienes y servicios de la compañía y que crean valor para el cliente. Las actividades primarias incluyen logística de entrada (incluye la recepción y el almacenamiento de los materiales para distribuirlos a producción), operaciones (transforman los insumos en productos terminados), logística de salida (abarca el almacenamiento y la distribución de productos), marketing y ventas (incluye la promoción y venta de los productos de la compañía) y servicio (implica el mantenimiento y la reparación de los bienes y servicios de la compañía).

Las actividades de apoyo hacen posible la realización de las actividades primarias y consisten en la infraestructura de la organización (administración y dirección), recursos humanos (contratación, capacitación de empleados), tecnología (mejoras del producto y del proceso de producción) y compras (obtención de insumos).

Las organizaciones tienen una ventaja competitiva cuando ofrecen más valor a sus clientes o cuando les ofrecen el mismo valor a un precio más bajo. Un sistema de información podría tener un impacto estratégico si ayudara a la compañía a ofrecer productos o servicios a un costo más bajo que los competidores o al mismo precio pero con mayor valor.

5.2. PRODUCTOS Y SERVICIOS CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las compañías pueden usar sistemas de información para crear productos y servicios nuevos y exclusivos que se distingan fácilmente de los de sus competidores. Los sistemas de información estratégicos para diferenciación de productos consisten en estrategias competitivas para crear lealtad a la marca, mediante el desarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no pueden copiar fácilmente. Así las compañías que cuentan con productos diferenciados ya no tendrán que competir con base en el costo.

5.3. SISTEMAS PARA CONCENTRARSE EN UN NICHO DE MERCADO

Los negocios pueden crear nuevos nichos de mercado si identifican una meta para un producto o servicio que pueda servir mejor que los demás. Mediante diferenciación enfocada la compañía es capaz de ofrecer a este mercado estrecho un producto o servicio especializado mejor que sus competidores.

Los sistemas de información permiten a las compañías analizar los patrones de compra, gustos y preferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus campañas publicitarias y de marketing de forma eficiente a mercados meta cada vez más pequeños.

Se usa una herramienta de software avanzada para la extracción de datos que consiste en un análisis de grandes cantidades de datos para encontrar patrones y reglas que puedan guiar la toma de decisiones y predecir un comportamiento futuro.

La extracción de datos es una herramienta potente y rentable pero pone en peligro la intimidad de los individuos.

5.4. ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTO Y DE LOS SISTEMAS DE RESPUESTA EFICIENTE A CLIENTES

Los inventarios sólo son un peso muerto para la compañía. Por ello muchas compañías tratan de usar IT para eliminar o reducir considerablemente sus inventarios.

La administración de la cadena de abasto integra las necesidades de logística de proveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso cohesivo. La cadena de abasto es un conjunto de entidades físicas, como plantas de producción, centros de distribución, etc., que se vinculan a través de procesos como compras o logística, a fin de suministrar bienes o servicios desde su origen hasta el consumidor final.

Los sistemas de administración de la cadena de abasto no sólo reducen los costos de inventario, sino que también suelen entregar el producto más rápido al cliente.

La administración de la cadena de valor puede servir para crear eficientes sistemas de respuesta a clientes. La comodidad y facilidad de uso de estos sistemas de información elevan los costos de cambio (el costo de cambiar de un producto a un producto competidor), y ello desanima a los clientes a acudir a los competidores.

Estos sistemas de información también benefician a los proveedores quienes pueden monitorear continuamente las necesidades de productos, la calendarización de

las fábricas y los compromisos de sus clientes, y compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre esté disponible suficiente inventario.

5.5. ESTRATEGIA EN EL NIVEL DE COMPAÑÍA Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Una empresa por lo regular es un conjunto de negocios. Es común que la compañía esta organizada financieramente como un conjunto de unidades estratégicas de negocios, y sus rendimientos están estrechamente vinculados con el desempeño de esas unidades. Así aparece el concepto de sinergia: si lo que unas unidades producen puede servir como insumos para otras unidades o si dos organizaciones pueden unir sus mercados y conocimientos, estas relaciones pueden bajar los costos y generar utilidades.

¿Cómo es posible usar IT estratégicamente en estos casos? Un uso de la tecnología de información en estas situaciones de sinergia es conjuntar las operaciones de unidades de negocios distintas, de modo que puedan actuar como un todo. Tales sistemas reducirán los costos de la venta, aumentarían el acceso de clientes a nuevos productos financieros y acelerarían el proceso de introducir al mercado nuevos instrumentos.

5.6. MEJORAMIENTO DE LAS APTITUDES CENTRALES

Un segundo concepto en cuanto a estrategias en el nivel de compañía implica la idea de “aptitud central”. El argumento es que el desempeño de todas las unidades de negocios solo puede mejorar en la medida en que dichas unidades desarrollen o creen un núcleo central de aptitudes. Una aptitud central es una actividad en la que una compañía es líder de clase mundial.

¿Cómo puede usarse IT para promover o crear aptitudes centrales? Cualquier sistema que fomente compartir conocimientos entre unidades de negocios, coadyuva a la aptitud.

La extracción de datos puede verse como un generador de conocimiento: ayuda a la compañía a conocer a sus clientes de forma singular. Por lo tanto la extracción de datos es un promotor de aptitudes en el nivel de la compañía, no solo en el nivel de negocio.

6. ESTRATEGIA EN EL NIVEL DE INDUSTRIA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN: FUERZAS COMPETITIVAS Y ECONOMÍA DE REDES

Las compañías en su conjunto constituyen industrias. Aunque la mayor parte de los análisis estratégicos hace hincapié en la competencia, se puede ganar dinero cooperando con otras compañías de la industria o de industrias relacionadas.

6.1. SOCIEDADES DE INFORMACIÓN:

Las compañías pueden formar sociedades de información e incluso vincular sus sistemas de información para lograr sinergias singulares. En una sociedad de información, ambas compañías unen sus fuerzas, sin fusionarse realmente, compartiendo información para obtener una ventaja estratégica.

Tales sociedades ayudan a la compañía a tener acceso a nuevos clientes, al crear nuevas oportunidades para efectuar ventas cruzadas y dirigir sus productos. Las compañías pueden compartir la inversión en hardware y software.

Se usan dos modelos analíticos en el nivel de industria:

Modelo de fuerzas competitivas: es un modelo empleado para describir la interacción de influencias externas, específicamente amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir de una organización.

Una compañía enfrenta varias amenazas y oportunidades externas. Si trabajan con otras compañías, los participantes en la industria pueden usar tecnología de información para crear estándares para toda la industria, que permitan intercambiar información, obligando a todos los participantes en el mercado a adoptar estándares similares. Esto aumenta la eficiencia de la industria lo que desanima la entrada de nuevos competidores.

Economía de redes: modelo basado en el concepto de una red en la que la adición de un participante más implica cero costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor.

6.2. USO DE SISTEMAS PARA OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS: ASPECTOS DE ADMINISTRACIÓN.

Los sistemas de información estratégicos a menudo modifican a la organización, al igual que a sus productos, servicios y procedimientos operativos, haciendo que adopten nuevos patrones de conducta.

A) MANEJO DE TRANSACCIONES ESTRATÉGICAS

La adopción de los tipos de sistemas estratégicos por lo regular requiere cambios en las metas del negocio, las relaciones con clientes y proveedores, las operaciones internas y la arquitectura de información. Estos cambios socio técnicos, que afectan a los elementos sociales y técnicos, pueden considerarse transacciones estratégicas. Con la ayuda de sistemas de información el proveedor es quien toma realmente las decisiones de reabastecimiento de inventarios, con base en datos de pedidos proporcionados por los clientes, esta modalidad de control de inventarios, llamada inventarios controlados por el proveedor, se basa en la teoría de que los proveedores son los expertos en el producto y por tanto son los mas indicados para asegurarse que el abasto coincida con la demanda.

B) LO QUE LOS ADMINISTRADORES PUEDEN HACER:Los sistemas de información son demasiado importantes como para dejarse en su totalidad a un pequeño grupo técnico de la corporación. Los administradores deben tomar la iniciativa para identificar los tipos de sistemas que ofrecerían una ventaja estratégica a la compañía.

Los administradores deben hacerse varias preguntas, entre ellas: ¿qué fuerzas operan en la industria?, ¿qué estrategias está usando los líderes de la industria?, ¿cómo está usando actualmente la industria la tecnología de información?, etc. Una vez que hayan considerado estas cuestiones los administradores tendrán una idea clara de si su compañía esta lista, o no, para tener sistemas de información estratégicos.

CAPITULO 3

SISTEMAS DE IMFORMACIÓN, ORGANIZACIONES Y ESTRATEGÍAS.

Los sistemas de información, han contribuido a la eficiencia y eficacia de las organizaciones.

1. LA RELACIÓN BIDIRECCIONAL:

Los sistemas de información y las organizaciones, tienen una influencia mutua. Por una parte, los sistemas de información, deben estar alineados con la organización, para proporcionar la información que necesitan importantes grupos dentro de ellas.

Los sistemas de información afectan a las organizaciones, y éstas afectan por fuerza al diseño de los sistemas.

La relación es muy compleja. Factores mediadores que influyen en la interacción entre la tecnología de Información,

y las organizaciones: La estructura de las organizaciones. Sus procedimientos operativos estándar

La Política La cultura El entorno

2. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

2.1. Organización (definición técnica): Es una estructura social formal estable que toma recursos y los procesa para producir salidas. El capital y la mano de obra, son factores de producción primarios

proporcionados por el entorno. La organización transforma estas entradas en productos y servicios con una función de producción: Un proceso que transforma capital y mano de obra en un producto.

Los entornos consumen los productos y servicios a cambio de las entradas que proporcionan.

Es más estable que un grupo informal, en términos de longevidad y de lo rutinario de sus actividades.

Son formales porque son entidades legales y deben respetar las leyes, además tienen reglas y procedimientos internos.

Son estructuras sociales porque son conjuntos de elementos sociales.

2.2. Organización (definición conductual, más realista)

Se trata de un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que alcanzan un delicado equilibrio con el paso del tiempo, gracias a los conflictos y la resolución de los mismos.

2.3. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONESCaracterísticas que los administradores deben tener presentes al construir sistemas de información.

Estas, son factores mediadores que influyen en la relación entre las organizaciones y la tecnología de Información.Algunas características son comunes a todas ellas, otras distinguen a una de otra.

Características comunes:1. División clara del trabajo2. Jerarquía3. Reglas y procedimientos explícitos.4. Juicios imparciales5. Requisitos técnicos para los puestos.6. Eficiencia máxima de organización

La autoridad y las acciones están limitadas por reglas o procedimientos abstractos (procedimientos operativos estándar) que se interpretan y aplican a casos específicos. Estas reglas crean un sistema de toma de decisiones imparcial y universalista (todo el mundo recibe el mismo trato).La organización misma está dedicada al principio de la eficiencia: Maximizar la producción utilizando insumos limitados.A estas, Max Weber, las llamó “organizaciones burocracias”: Organización formal con una organización muy nítida del trabajo, reglas y procedimientos abstractos y toma de decisiones imparcial, que se basa en las aptitudes técnicas y el profesionalismo para promover a los empleados.

A) PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR (SOP):

Reglas, procedimientos y prácticas precisas y definidos, que las organizaciones desarrollan para enfrentar prácticamente todas las situaciones esperadas.Alguna de esas reglas y procedimientos se asientan por escrito como procedimientos formales, pero casi todas son reglas empíricas que se siguen en situaciones dadas.

B) POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN:

Dado que los individuos tiene intereses y especialidades, es natural que tengan diferentes puntos de vista, perspectivas y opiniones. A causa de estas, se dan pungas políticas, competencias y conflictos en todas las organizaciones, incluso se presentan cuando individuos o grupos de interés, tratando ejercer el liderazgo y obtener ventajas.Una dificultad para ejecutar cambios en las organizaciones es la resistencia política.Todos los sistemas de información que causan cambios en las metas, los procedimientos, la productividad y el personal, tiene una carga política.

C) CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN:

Todas las organizaciones tienen supuestos fundamentales, irrefutables e indudables que definen las metas y los productos.

D) CULTURA:

Es el conjunto de supuestos fundamentales acerca de lo que la organización debe producir, que procesos de negocios deben usarse, como deben definirse, y como, donde y para quienes deben producirse los productos.Todo lo demás (tecnología, valores, normas, anuncios públicos, etc.) se sigue a partir de esos supuestos.La cultura de una organización es una fuerza unificadora potente, que limita el conflicto político y promueve un entendimiento común, un acuerdo en cuento a procedimientos y prácticas comunes.E) ORGANIZACIONES Y ENTORNOS: Las organizaciones residen en entornos de los que extraen recursos y a los que suministran bienes y servicios. Las organizaciones y los entornos tienen una relación recíproca bidireccional.

Tipo de organización Descripción Ejemplo

Estructura empresarial

Compañía joven y pequeña Entorno que cambia rápidamente. Estructura simple y es manejada por un empresario (único presidente ejecutivo)

Negocios pequeños que inician.

Burocracia mecánica

Burocracia grande que existe entorno que cambia lentamente y Genera productos estándar. Un equipo gerencial centralizado la domina, La toma de decisiones esta centralizada.

Compañía manufacturera de tamaño mediano

Burocracia con divisiones

Combinación de múltiples burocracias mecánicas, Cada una de las cuales produce un bien o servicio distinto; todas están dirigidas por una oficina central

Compañías Fortune 500, como General Motors

Burocracia profesional

Organización basada en conocimientos En la que los bienes y servicios dependen de la experiencia y los conocimientos de profesionales. La dominan jefes de departamento con autoridad centralizada débil.

Bufetes de abogados, sistemas Escolares, hospitales.

Adhocracia Organización de “equipo de trabajo” que debe

Empresas consultoras.

responder a Entornos que cambian rápidamente. Consta de grupos grandes de especialistas organizados de equipos multidisciplinarios efímeros, con Administración central débil.

2.4. OTRAS DIFERENCIAS ENTRE LAS ORGANIZACIONES.Difieren en cuanto a sus metas finales y los tipos de poder que se usan para alcanzar

esas metas. Algunas organizaciones tienen metas coercitivas (como las prisiones); otras

tienen metas utilitarias (como los negocios), Otras más tienen metas normativas (universidades, grupos religiosos). Los tipos de poder e incentivos difieren de manera acorde, una organización

Coercitiva es muy jerárquica, mientras que una normativa es menos jerárquica.

A) PROCESO DE NEGOCIOS: “Las formas particulares en que las organizaciones coordinan y organizan las actividades de trabajo, la información y los conocimientos, para producir un bien o servicio valioso”.

B) NIVELES DE ANÁLISIS.Dentro de las organizaciones, hay diferentes niveles, ocupaciones, divisiones y grupos.El impacto de los sistemas de información probablemente será diferente para los distintos niveles y grupos dentro de unas mismas organizaciones.Cada nivel tiene diferentes intereses y un marco de análisis distinto.En los niveles individuales y de grupos pequeño, los sistemas de información atañen a un trabajo, tarea o proyecto específico.En los niveles de departamento y división, los sistemas de información se ocupan de una función de negocios, un producto o un servicio específico.En los niveles de organización, Inter-organizacional y de redes de organizaciones, los sistemas de información apoyan múltiples productos, servicios y metas, y facilitan las alianzas y la coordinación entre dos organizaciones y grupos de organizaciones distintos.

3. COMO LAS ORGANIZACIONES AFECTAN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

3.1. DECISIONES RESPECTO AL ROL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Las organizaciones tienen un impacto directo sobre la tecnología de información porque toman decisiones acerca del uso de la tecnología y el rol que debe desempeñar.

Los sistemas de información se han convertido en herramientas integrales, Interactivas, en línea, que participan plenamente en las operaciones y decisiones de minuto a minuto de las grandes organizaciones.

3.2. SERVICIOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN.

Una segunda forma en que las organizaciones afectan a la tecnología de información, es a través de decisiones acerca de quién diseñará, construirá y operará la tecnología dentro de la organización.Estas decisiones determinan la forma en que se suministran los servicios tecnológicos.La función de sistemas de información en la organización se compone de tres entidades bien definidas:

La primera es la unidad de organización formal o función llamada departamento de sistemas de información.

La segunda consiste en especialistas en sistemas de información, como programadores, analistas de sistemas, jefes de proyecto y administradores de sistemas de información. También especialistas externos, como proveedores y fabricantes de hardware, compañías de software y consultores, a menudo participan en las operaciones cotidianas y la planificación a largo plazo.

Un tercer elemento es la tecnología misma, tanto hardware como software.

Hoy en día, el grupo de sistemas de información actúa como poderoso agente del cambio de la organización y sugiere nuevas estrategias de negocios y nuevos productos basados en información, al coordinar tanto el desarrollo de tecnología como cambios planeados en la organización. El tamaño del grupo de sistemas y de los gastos totales en computadoras y sistemas de Información son más grandes en las organizaciones de servicio, en las que los sistemas de información pueden consumir más del 40% de los ingresos netos.

Programadores Analista de sistemas Administradores de sistemas de información Usuarios finales Funcionario de información en jefe (CIO El último elemento es la tecnología misma: el hardware y las instrucciones del

software.

3.3. POR QUE LAS ORGANIZACIONES CONSTRUYEN SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Los sistemas se construyen para incrementar la eficiencia y ahorrar dinero, pero en muchos casos se han vuelto indispensables para operar un negocio e incluso llegan a ser una fuente de ventaja competitiva. Sin embargo, es factible que ésta no sea la única o ni siquiera la principal razón para adoptar sistemas.Algunas organizaciones construyen sistemas simplemente porque son más innovadoras que otras: tienen valores que fomentan cualquiera tipo de innovación, sin pensar en su beneficio económico directo par la compañía.

3.3.1. EL PROCESO DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS:

Factores Externos Factores Internos

(Factores del entorno) (Factores Institucionales)

Incertidumbre ValoresOportunidades Normas

Intereses

Desarrollo de los Sistemas

AdopciónUtilizaciónAdministración.

A) LOS FACTORES DEL ENTORNO :Son aquellos factores externos a la organización que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información. Son: el aumento en los costos de manos e obra y de otros recursos, las acciones competitivas de otras organizaciones y los cambios en los reglamentos del gobierno. El entorno también ofrece oportunidades a las organizaciones tecnológicas, fuentes de capital, y procesos de producción nuevos; la desaparición de in competidor o un nuevo programa del gobierno que lleva la demanda de cientos de productos.

B) LOS FACTORES INSTITUCIONALES Son factores internos que influyen en la adopción y el diseño de los sistemas de información, e incluyen calores, normas e intereses vitales que gobiernan cuestiones de importancia estratégica para la organización.El sistema resultante se adopta, desarrolla y opera por razones puramente internas, institucionales.

3.4. CÓMO LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN AFECTAN A LAS ORGANIZACIONES.

A) TEORÍAS ECONÓMICAS:Desde un punto de vista económico:

La tecnología de sistemas de información puede verse como un factor de producción posible de ser sustituido libremente por capital y mano de obra. A medida que baja el costo de la tecnología de sistemas de información, sustituye a la mano de obra, cuyo costo histórico ha ido en aumento. Así, en el MODELO MICROECONOMICO de la compañía, la tecnología de información debe dar pie a una reducción en el número de administradores de nivel medio y oficinistas, a medida que se lleva a cabo la sustitución.

Modelo microeconómico: Modelo que ve a la tecnología de información como un factor de producción que puede sustituirse libremente por capital y mano de obra.

También ayuda a contraerse, porque puede reducir los costos de transacción: aquellos en los que la compañía incurre cuando compra en le mercado lo que no puede hacer ella misma.

Según la Teoría del Costo de Transacción , las compañías y los individuos tratan de ahorrar costos de transacción, así como lo hacen con los costos de producción. Tradicionalmente, las Cías. Han tratado de reducir costos de transacción haciéndose más grandes, contratando a más empleados o comprando a sus proveedores y distribuidores.

Teoría del costo de transacción: Teoría económica según la cual las compañías existen porque pueden efectuar, internamente, transacciones del mercado a un costo más bajo que si las efectúan con compañías externas en el mercado.

La tecnología de información también puede reducir costos de administración internos.

Teoría de Agencia: teoría económica que ve a la CIA como un nexo de contratos entre individuos egoístas, más que como una entidad unificada que maximiza las utilidades.

C) TEORÍAS CONDUCTUALES:

Mientras que las teorías económicas tratan de explicar cómo actúa un gran número de compañías en el mercado, las Teorías Conductuales de la sociología, psicología y ciencias políticas son más útiles para describir el comportamiento de compañías individuales.La tecnología de información podría modificar la jerarquía o la toma de decisiones de las organizaciones, al reducir los costos de adquirir información y ampliar la distribución de la misma. La tecnología podría llevar información directamente de las unidades operativas a los administradores de nivel superior, eliminando así a administradores de nivel medio y a trabajadores de oficina que los apoyan.Algunas investigaciones sugieren que la computarización incrementa la información que se proporciona a los administradores de nivel medio, facultándolos para tomar decisiones más importantes que en l pasado y reduciendo así la necesidad de tener grandes cantidades de trabajadores de nivel más bajo.

3.5. POLÍTICAS DE ORGANIZACIÓN Y RESISTENCIA AL CAMBIO

Otro enfoque conductual ve a los sistemas de información como resultado de una competencia política entre subgrupos de la organización, para obtener influencia sobre las políticas, los procedimientos y los recursos de la misma. Es inevitable que los sistemas de información se vean envueltos en la política de las organizaciones porque influyen en el acceso a un recurso clave: La Información (los sistemas de información pueden afectar a quién hace qué para quiénes, cuándo, dónde y cómo dentro de una organización)

Puesto que los sistemas de información tienen potencial para modificar la estructura, la cultura, la política y el trabajo de una organización, es común que se oponga resistencia considerable a ello cuando se le introduce.Hay varias formas de visualizar la resistencia dentro de la organización. Leavitt utilizo una forma de diamante para ilustrar el carácter interrelacionado y de ajuste mutuo de la tecnología y la organización. Aquí, las tareas, las estructuras y el personal de las organizaciones absorben, desvían y superan los cambios en la tecnología. Según este modelo, la única forma de lograr un cambio es modificar simultáneamente tecnología, tareas, estructuras y personal.

4. INTERNET Y LAS ORGANIZACIONES.

Internet, y en especial la World Wide Web, está comenzando a tener un impacto importante sobre las relaciones entre compañías y entidades externas, e incluso sobre las organizaciones de los procesos de negocios dentro de una compañía. Internet aumenta la accesibilidad, el almacenamiento y la distribución de información y conocimientos en las organizaciones; puede reducir drásticamente los costos de transacción y de agencia.Los negocios están reconstruyendo lentamente algunos de sus procesos clave con base en la nueva tecnología Internet. Si el anterior trabajo con redes sirve como guía, un resultado será la simplificación de los procesos de negocios, una reducción en el número de empleados, y organizaciones mucho más planas que antes.

5. IMPLICACIONES PARA EL DISEÑO Y ENTENDIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Si se quieren cosechar los beneficios de la tecnología, es preciso manejar las innovaciones en la organización (cambios en la cultura, valores, normas y orientaciones de los grupos de interés) con la misma planificación y dedicación con que se manejan los cambios tecnológicos.Factores a considerar en los planes de sistemas: Los factores de organización cruciales son:

El entorno en el que la organización debe funcionar. La estructura de la organización: jerarquía, especialización, procedimientos

operativos estándar. La cultura y política de la organización. El tipo de organización. La naturaleza y el estilo de liderazgo El grado de apoyo y compresión de la alta gerencia El nivel de la organización en el que reside el sistema Los principales grupos de interés a los que el sistema afecta Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios que el sistema de

información debe apoyar Los sentimientos y las actitudes de los trabajadores que usarán el sistema de

informaciónLa historia de la organización: inversiones anteriores en tecnología de información, habilidades existentes, programas importantes y recursos humanos.