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CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS Trámite de Campañas Publicitarias de las Entidades

Públicas del Orden Nacional

Bogotá D.C. Noviembre 2018

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CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS CAMPAÑAS PUBLICITARIAS DE LAS ENTIDADES

PÚBLICAS DEL ORDEN NACIONAL

Versión 02

Proceso asociado: ATENCIÓN AL USUARIO

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN --------------------------------------------------------------------------------------- 3 2. OBJETIVOS --------------------------------------------------------------------------------------------- 3 3. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

4. EQUIPO DE CARECTERIZACIÓN ---------------------------------------------------------------- 3 5. VARIABLES Y NIVELES DE DESAGREGACIÓN DE INFORMACIÓN ---------------- 3 6. PRIORIZACIÓN DE VARIABLES ----------------------------------------------------------------- 3

7. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ---------------------------------- 3 8. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN --------------------------------------------------------------------- 3

9. CONCLUSIONES -------------------------------------------------------------------------------------- 3 10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------- 3

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Versión 02


CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. ALCANCE 4. EQUIPO DE CARACTERIZACIÓN 5. VARIABLES Y NIVELES DE DESAGREGACIÓN DE INFORMACIÓN 6. PRIORIZACIÓN DE VARIABLES 7. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 8. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN 9. CONCLUSIONES 10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

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Versión 02


1. INTRODUCCIÓN:

La presente caracterización de usuarios, le permite al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, identificar con fundamento en la información registrada en los mecanismos creados para la radicación de solicitudes de Autorización de Campañas Publicitarias de las entidades públicas del Orden Nacional y a través del análisis de las variables seleccionadas, las temáticas, necesidades y motivaciones de quienes acceden a éste trámite ante la Entidad. Es importante tener en cuenta que el único canal para la recepción de solicitudes de autorización de campañas publicitarias, es la plataforma digital SAMI (Sistema de Administración de Mensajes Institucionales) al cual se puede ingresar a través de la página http://sami.presidencia.gov.co

2. OBJETIVOS:

Objetivo General

Identificar características de las entidades del Orden Nacional que requieren del trámite de Autorización de Campañas Publicitarias, que se radican en SAMI (Sistema de Administración de Mensajes Institucionales), con el ánimo de contar con elementos de juicio que permitan fortalecer la cultura de servicio y la operación del Despacho del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones frente a éste trámite.

Objetivos Específicos

Identificar las diferentes características de los usuarios que presentan solicitudes

de Autorización de Campañas Publicitarias al Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República – Alta Consejería Presidencial para las

Comunicaciones.

Identificar aspectos generales de las solicitudes que son recibidas y radicadas en

el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – Alta

Consejería Presidencial para las Comunicaciones.

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Versión 02


Objetivos asociados a las Políticas de Desarrollo Administrativo

Servicio al ciudadano

X Adecuar o implementar canales de atención

Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

X Identificar necesidades y expectativas de los ciudadanos en materia de

información y diálogo

X Revisar o modificar información en lenguaje claro

X Potenciar todos los mecanismos de divulgación de información (presenciales y

virtuales)

X Identificar propuestas ciudadanas para la solución de problemas o innovación

en la gestión

Trámites

X Identificar características generales de la población objetivo de trámites y

servicios para el registro en el SUIT

X Identificar características de la población objetivo de trámites y servicios para

racionalizar, simplificar o automatizar trámites

Gobierno en Línea

X Adecuar la implementación de sistemas y tecnologías de la información

X Conocer expectativas y preferencias de los ciudadanos en materia de canales

electrónicos

3. ALCANCE:

El presente documento caracteriza únicamente las entidades estatales del orden nacional, frente al trámite de autorización de campañas publicitarias que realizan en cumplimento de la Directiva Presidencial 01 del 10 de febrero de 2016.

4. EQUIPO DE CARACTERIZACIÓN:

Juanita Mejía Boada Asesora Despacho del Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones

5. VARIABLES Y NIVELES DE DESAGREGACIÓN DE INFORMACIÓN

Para el ejercicio de caracterización frente al trámite de autorización de campañas publicitarias, la Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones ha identificado los siguientes niveles y variables:

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Versión 02


Niveles:

Geográfico

Organizacional

Intrínseco Variables:

País

Ciudad

Sector

Número de radicado

Estado de solicitud

Entidad

Fecha inicio de divulgación de campaña

Fecha final de divulgación de campaña

Referencia de campaña

Público Objetivo

Objetivo de comunicación

Tipo de medio

Clasificación de solicitud

Frecuencia de solicitudes

6. PRIORIZACIÓN DE VARIABLES

Teniendo en cuenta que el trámite de Autorización de Campañas Publicitarias de las entidades públicas del Orden Nacional, está dirigido única y exclusivamente a entidades estatales del orden nacional, se priorizaron las siguientes variables para realizar el ejercicio de caracterización:

PRIORIZACIÓN

Seleccionada

Nivel Variable Medible Relevante Económica Asociativa Consistente Sustancial Asequible TOTAL Si No

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País 1 1 1 3 X

Ciudad 1 1 1 3 X

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Sector (del cual depende) 1 1 1 1 1 1 1 7 X

Intr

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Número de radicado 1 1 2 X

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7. MECANISMOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

La recolección de información se realiza mediante los registros de las campañas que los usuarios tramitan en la plataforma digital SAMI (Sistema de Administración de Mensajes Institucionales sami.presidencia.gov.co). Para este ejercicio de caracterización, se tomaron en cuenta las solicitudes registradas entre el 1 de julio de 2017 al 30 de junio de 2018 a través del sistema SAMI (Sistema de Administración de Mensajes Institucionales).

8. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

Se cuenta con un total de 529 registros en el sistema SAMI. En razón de las variables priorizadas y de la información que se obtiene de dicho sistema, se obtiene el siguiente análisis de los datos:

Variables Geográficas Teniendo en cuenta que el trámite de Campañas publicitarias está dirigido a las Entidades Públicas del Orden Nacional, el 100% de ellas se encuentran ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C.

Estado de la Solicitud 1 1 1 1 4 X

Fecha de inicio de divulgación de campaña

1 1 1 1 4 X

Fecha final de divulgación de campaña

1 1 1 1 4 X

Referencia de campaña 1 1 2 X

Público Objetivo 1 1 1 1 4 X

Objetivo de comunicación 1 1 1 1 4 X

Tipo de medio 1 1 1 1 1 1 1 7 X

Clasificación de solicitud 1 1 1 1 1 1 1 7 X

Co

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Frecuencia de solicitudes 1 1 1 1 1 1 1 7 X

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Variables Tipo Organizacional

Sector

Fuente: Sistema SAMI

Se observa que de las solicitudes recibidas, el mayor porcentaje corresponde al sector “Departamento Administrativo para la Prosperidad Social” con un 20%, seguido del sector de Minas y Energía con el 15% y del sector Presidencia de la República y Agricultura y Desarrollo Rural con el 10%.

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Entidad

Fuente: Sistema SAMI En cuanto a las solicitudes por entidad, de un total de 529 solicitudes, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con el 26%, fue la entidad que mayor número de solicitudes de campañas publicitarias registró en el periodo comprendido entre el 01 de julio de 201 y el 30 de junio de 2018, seguida del Ministerio de Minas y Energía con el 23% y la Unidad de Gestión de Riesgo de Desastres y Coldeportes con el 10%.

Tipo de Medio Con respecto a solicitudes de campañas por entidad, se observa que el ICBF con el 21% fue la entidad que mayor número de solicitudes registró, seguido del ministerio de Minas y Energía con el 19% y la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas con el 15%, Coldeportes con el 12%, Ministerio del Interior con el 11% y con el 8% la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, como se muestra en la siguiente imagen:

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Versión 02


Fuente: Sistema SAMI En cuanto a solicitudes de aprobación de impresos, el ICBF con el 41% es la entidad con mayor número de solicitudes y responde a que la gran mayoría de acciones de comunicaciones que realiza la entidad están dirigidas a niños y adolescentes por lo que el material impreso es relevante. Le sigue el Ministerio de Minas y energía con el 17%, el Ministerio del Interior con el 10% y el Departamento Administrativo del Deporte, la recreación, la actividad física y el Aprovechamiento del tiempo libre con el 8%, como se refleja en la siguiente imagen:


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Versión 02


Clasificación


De acuerdo con la clasificación de las solicitudes, se observa que el mayor porcentaje corresponde a campañas, con el 75%, seguido de impresiones con el 19% y en menor porcentaje están las publicaciones con el 5% y los contratos con el 1%. La siguiente gráfica muestra las entidades con mayor número de solicitudes de campañas:


22

40

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37

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28

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Campañas

Consolidado solicitudes de Campañas

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Con 29 solicitudes, el ICBF es la entidad que mayor número de solicitudes de campañas a realizarse a través de impresos, registró en el SAMI, seguido de los Ministerios de Minas y Energía con 12 y del Interior con 7.


6

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Consolidado solicitudes de Impresos

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Versión 02


En cuanto a registros a través de “publicaciones”, únicamente tres (3) entidades registraron solicitudes, lo que indica que se recurre en menor porcentaje a realizar publicaciones por parte de las entidades públicas del orden nacional. 9. CONCLUSIONES Se observa que el 100% de las solicitudes de autorización de campañas publicitarias de las entidades públicas del orden nacional, se registran y tramitan a través del aplicativo SAMI. En términos generales se observa que los usuarios tienen un manejo adecuado de la plataforma digital SAMI, para realizar el proceso de registro de campañas para revisión y aprobación de la Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones. La información registrada facilita la gestión en la realización del trámite. Teniendo en cuenta que todavía se encuentra un bajo porcentaje de usuarios que no clasifican la solicitud dentro de las opciones que hay, se propone revisar la herramienta para solucionar esto. Igualmente y con el objetivo de poder evaluar la oportunidad en la atención de las solicitudes de campañas por parte de la Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones, se requiere que desde el mismo aplicativo se generen reportes teniendo en cuenta la fecha de registro por parte de las entidades y la fecha final de aprobación por parte de la Alta Consejería. 10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Alto Consejero Presidencial para las Comunicaciones

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