UNIDAD V

BASES DE DATOS

APRENDER LINEAMIENTOS BSICOS PARA UTILIZAR UN GESTOR DE BASE DE DATOS PERSONAL

3

AGENDA

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

CREACION DE UNA BASE DE DATOS

VINCULANDO LAS TABLAS DE LA BASE

CONSULTAS

FORMULARIOS

INFORMES

MENU DE PANEL

4

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

Dato.

Es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), atributo o

caracterstica de una entidad.

El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero convenientemente

procesado se puede utilizar en la realizacin de clculos o toma de decisiones.

Se considera que un dato es la expresin mnima de contenido sobre un tema.

Ejemplos de datos son: la altura de una montaa, la fecha de nacimiento de un personaje

histrico, el peso especfico de una sustancia, el nmero de habitantes de un pas, etc.

Es importante tener claro que los trminos datos e informacin no son lo mismo, ya que el primero es la materia prima para la generacin del segundo, aunque en el uso cotidiano los trminos los apliquemos indistintamente.

5

Informacin.

Representa un conjunto de datos relacionados que constituyen una estructura de

menos complejidad (por ejemplo, un captulo de un libro de ciencias).

Es un conjunto de datos acerca de algn suceso, hecho, fenmeno o situacin,

que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo

propsito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el

conocimiento acerca de algo.

Brevemente diremos que:

Informacin es un conjunto organizado de datos procesados,

que constituyen un mensaje sobre un determinado ente, hecho

o fenmeno.

Grficamente

7

Base de datos.

Es un conjunto de datos almacenados los cuales

generalmente estn relacionados entre si.

Es una coleccin de datos, organizados de forma integrada

en archivos, junto con un conjunto de programas dedicados

a su gestin para la generacin de informacin.

Dato

Informacin

Dato 1

Dato 2

Dato 3

Dato 4

Dato N

Base de Datos

Dato 1

Dato 2

Dato 3

Dato 4

Dato N

8

Propiedades de una Base de datos.

Representa algn aspecto del mundo real, llamado mini mundo o

universo de discurso (UdD) del cual provienen los datos. Los cambios en

el mini mundo se reflejan en la base de datos.

Es un conjunto de datos lgicamente coherente, con significado implcito.

Un montn de datos sin relacin entre s, agrupados de forma aleatoria, no

se considera una base de datos.

Toda base de datos se disea, se crea y se carga con datos, con un objetivo

determinado, y est dirigida a un grupo de usuarios, interesados en el

contenido y en el uso de la base de datos.

Pueden tener cualquier tamao y complejidad. Cuando la cantidad de

datos es grande y las relaciones entre ellos son muchas, es necesario

organizar y controlar todo el almacenamiento

Es posible buscar, obtener y/o actualizar los datos cuando sea necesario.

9

Gestor de Bases de datos (SGBD o DBMS)Una base de datos puede ser creada y mantenida de forma manual (como el catlogo de

fichas de una biblioteca), o bien estar informatizada. En este ltimo caso, la creacin y

mantenimiento de la base de datos puede realizarse mediante un conjunto de programas

de aplicacin diseados especficamente para dichas tareas, o bien mediante un sistema

de gestin de bases de datos.

Primera definicin: Un SGBD es un conjunto de programas que permite a los usuarios

crear y mantener una base de datos.

Los SGBD son programas destinados principalmente a almacenar, manipular y recuperar

la informacin, y desempean operaciones que suelen tener lugar a diario, como por

ejemplo: altas y bajas de clientes, apuntes en las cuentas bancarias, adquisicin y

prdida de libros o su prstamo y devolucin, etc.

El SGBD es el que se encarga de acceder a los datos de nuestra base de datos.

10

Definicin: un SGBD es un sistema software de propsito general,

que facilita el proceso de Definir, Construir y Manipular bases de

datos para diversas aplicaciones.

Definir una base de datos consiste en especificar los tipos de los

datos, las estructuras de los datos y las restricciones de los datos.

11

Construir una BD es el proceso de almacenar los datos en algn medio de

almacenamiento controlado por el SGBD.

Manipular la BD es:

a) Consultar los datos para obtener cierta informacin,

b) Actualizar la base de datos (modificar o eliminar datos, o introducir nuevos)

para reflejar los cambios ocurridos en el mini mundo, o

c) Generar informes a partir de los datos almacenados.

Objetivo principal de un SGBD.

Proporcionar un entorno prctico y eficiente a la vez, a la hora de almacenar y

recuperar la informacin de la BD.

12

Sistema de Bases de Datos (SBD).

Es el conjunto formado por la base de datos y el software, tanto del

SGBD como el de los programas de aplicacin.

13

Caractersticas del enfoque de BD.

Antes de la llegada de los SGBD, las empresas almacenaban su informacin

empleando el enfoque clsico de procesamiento de Archivos, en el cual la

definicin e implementacin de los Archivos necesarios para una aplicacin

especfica se realiza como parte de la programacin de la aplicacin.

Las caractersticas que distinguen el enfoque de BD del enfoque clsico de

procesamiento de Archivos son:

1. Naturaleza auto descriptiva de los sistemas de bases de datos.

2. Separacin entre los programas y los datos.

3. Datos compartidos y procesamiento de transacciones multiusuario.

4. Soporte de mltiples vistas de los datos.

14

1) Naturaleza auto descriptiva de los sistemas de bases de datos.

Adems de la base de datos en s misma, el sistema contiene una descripcin completa de la

base de datos, almacenada en el catlogo del sistema y consiste en informacin sobre la

estructura de cada Archivo, el tipo y formato de almacenamiento de cada elemento y las

restricciones que se aplican a los datos. La informacin contenida en el catlogo se llama

metainformacin (metadata).

El catlogo es necesario porque el SGBD no est escrito para una determinada aplicacin, sino

para cualquier aplicacin de bases de datos, de forma que el SGBD tiene que consultar el

catlogo para conocer la estructura de los archivos de cada BD (por ejemplo: un Banco, una

Universidad, etc).

En cambio, en el procesamiento de Archivo clsico, la definicin de los datos es parte del

cdigo de los programas de aplicacin, as que un programa slo puede trabajar con una base

de datos especfica, cuya estructura se describe en el propio cdigo (un ejemplo es un

programa escrito en lenguaje "C")

15

2) Separacin entre los programas y los datos.En el procesamiento de Archivos tradicional, como ya se ha indicado,

la estructura de los Archivos de datos est integrada en los

programas, as que un cambio en la estructura de un Archivo puede

implicar la modificacin de todos los programas que acceden al

mismo.

En cambio, los programas de acceso del SGBD se escriben para que

sean independientes de cmo y dnde estn almacenados los datos.

La estructura de los Archivos se guarda en el catlogo del SGBD,

separada de los programas de acceso. Esta propiedad es la

independencia entre programas y datos.

163) Datos compartidos y procesamiento de transacciones

multiusuario.Un SGBD multiusuario, debe permitir el acceso simultneo a la base de datos

por parte de varios usuarios. Esto es imprescindible si los datos de diversas

aplicaciones se deben integrar y mantener en una sola base de datos. El

SGBD debe incluir software de control de concurrencia para asegurar que,

cuando varios usuarios intenten actualizar los mismos datos, lo hagan de

manera controlada, de forma que el resultado final sea correcto.

Un ejemplo sera el caso de varios encargados de realizar reservas de asientos

numerados en una sala de cine: el SGBD debe asegurar que slo un empleado

tenga acceso a un asiento especfico en un momento dado, para asignarlo a

un cliente, y que en cuanto un empleado reserve un asiento, los dems lo

vean inmediatamente. Cada operacin de reserva sera una transaccin. Una

funcin fundamental del SGBD es asegurar que las transacciones

concurrentes se realizan de manera correcta, sin interferencias entre ellas.

17

4) Soporte de mltiples vistas de los datos.Como se ha indicado, un Sistema de BD suele tener muchos usuarios. Algunos

de ellos no deberan poder acceder a todos los datos (por cuestiones de

seguridad), o simplemente no necesitan acceder ms que a una parte de ellos.

Por ejemplo, en un sistema de gestin de una productora de pelculas de cine, el

personal de nminas necesita ver slo la parte de la base de datos que contiene

informacin acerca de los empleados de la productora, y no necesita saber nada

acerca de la recaudacin de las pelculas proyectadas en diferentes salas de cine.

Por tanto, cada usuario (o grupo de usuarios) puede necesitar una vista o

perspectiva diferente de la BD. Una vista puede ser un subconjunto de la base

de datos, y puede contener datos virtuales (no almacenados, sino que se derivan

o calculan a partir de otros datos).

Los usuarios normalmente no necesitan saber (de hecho, no lo saben) si ven y

utilizan todos o slo parte de los datos, y tampoco si son datos derivados o no.

18

Actores de un SDB.

Administrador de la Base de Datos.

Diseadores de la Base de Datos.

Usuarios finales.

Analistas de sistemas y programadores de aplicaciones

(Ingenieros de Software)

Diseadores e implementadores del SGBD.

Desarrolladores de herramientas.

Operadores y personal de mantenimiento.

19

Ventajas del SGBD.Un SGBD debe ofrecer una serie de beneficiosas capacidades, que el

Administrador de Base de Datos (DBA) debe aprovechar para conseguir

los objetivos de diseo, de administracin y de uso de una gran base de

datos multiusuario. Entre ellas, destacamos las siguientes:

1. Disminucin y control de la redundancia de datos.

2. Evitar inconsistencias en los datos

3. Mantenimiento de la integridad

4. Aplicacin de restricciones de seguridad

5. Suministro de mltiples interfaces de usuario

6. Representacin de relaciones complejas entre los datos

7. Respaldo y recuperacin

20

1. Disminucin y control de la redundancia de datos.

En el desarrollo de software tradicional con procesamiento de Archivos, para

cada usuario o grupo de usuarios se define e implementan los archivos

necesarios para sus propias aplicaciones (programas).

La redundancia de datos provoca varios problemas:

- Duplicacin del trabajo, pues al introducir nuevos datos en el sistema (un

nuevo director) es necesario copiarlos en varios sitios (en cada archivo en el

que se guarden datos de directores).

- Desperdicio del espacio de almacenamiento (mayor costo de

almacenamiento).

- La obligacin de controlar que, cada vez que cambie un dato, todas sus

copias sean actualizadas correctamente en los diferentes Archivos.

21

2. Evitar inconsistencias en los datos.

La inconsistencia surge cuando existen varias copias del mismo

dato y tras la modificacin de una de ellas, las dems no son

actualizadas, o s lo son pero de forma incorrecta. Es posible

evitar la inconsistencia de dos maneras:

- Si se elimina la redundancia.

- Si existe redundancia controlada

3. Mantenimiento de la integridad.Es asegurar que la informacin almacenada y utilizada por una aplicacin debases de datos es correcta, que refleja fielmente la realidad, el mini mundo.No existe integridad de datos cuando:a) Existe inconsistencia. Se da cuando existe redundancia de datos.b) Existe informacin imposible (40/MAY/1972 como fecha de fin de unrodaje, una pelcula sin director) o informacin falsa que no se ajusta a larealidad.

234. Aplicacin de restricciones de seguridad.El hecho de que en un sistema de bases de datos los datos estn centralizados

supone mayor peligro de accesos no autorizados, que si estuvieran

almacenados en un sistema de Archivos. Es imprescindible que slo tengan

acceso al SBD los usuarios autorizados.

Adems, es muy habitual y conveniente que no todos los usuarios puedan

acceder a toda la informacin almacenada, pues existen datos confidenciales

que slo ciertas personas pueden ver o utilizar. Incluso es posible que ciertos

usuarios slo tengan permiso para obtener los datos (consultar o ver),

mientras que otros s puedan actualizarlos adems de consultarlos.

El SGBD debe disponer de un robusto subsistema de seguridad y

autorizacin, mediante el cual el ABD pueda:

- Crear cuentas de usuario protegidas con contraseas.

- Crear restricciones a cada cuenta, de forma que se controle a qu datos tiene

acceso el usuario y el tipo de operaciones que puede realizar sobre esos datos.

24

5. Suministro de mltiples interfaces de usuario.

- Lenguajes de consulta

- Interfaces de Lenguajes de Programacin

- Formularios (forms) y comandos (rdenes)

- Interfaces controladas por mens y de lenguaje natural

6. Representacin de relaciones complejas entre los datos

- Relaciones uno a uno

- Relaciones uno a muchos

- Relaciones muchos a uno

257. Respaldo y recuperacin.

El subsistema de respaldo y recuperacin del SGBD se encargar de

recuperarse de fallos de hardware o de software. Si el fallo ocurre mientras

esta en marcha un programa que actualiza gran cantidad de datos, el

subsistema debe asegurar que:

a) la base de datos se restaura al estado en que estaba justo antes de comenzar

el programa, o bien que

b) el programa contina su ejecucin por el punto en donde la dej cuando se

produjo el fallo, y finaliza su trabajo correctamente.

Otras ventajas del enfoque de bases de datos.

A. Datos compartidos actualizados

B. Flexibilidad

C. Rpida creacin de nuevas aplicaciones

D. Cumplimiento de reglas o normas de empresa

26

Archivos en una Base de Datos.

Generalmente, las bases de datos organizan los datos en estructuras llamadas Tablas,

entonces las tablas son los objetos principales en una Base de datos.

Tabla.

Es un conjunto de datos organizados en Filas (Registros) y Columnas (Campos).

Registro.

Las filas en una tabla son equivalentes a los registros de un archivo. Son todos los

elementos de informacin que pertenecen a una entidad en particular.

Campo.

Las columnas en una tabla son los campos. Es decir que es un elemento individual de

informacin que posee el mismo tipo en todos los registros.

27

Todos los datos que se almacenan en Access para formar una base de datos, se

encuentran en un solo archivo. El archivo contendr dentro de s los siguientes

objetos: tablas, ndices, consultas, formularios, informes, relaciones, etc.

La extensin de dicho archivo es .mdb y la extensin .idb corresponde a un archivo

que Access utiliza para el control de los bloqueos de registros de la base de datos

cuando se produce un acceso concurrente de varios usuarios.

Access como aplicacin y DBMS trabaja los datos en forma de objetos. De stos solo

las tablas son utilizadas para almacenar informacin, los dems objetos se utilizan

para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o publicar la informacin de las

tablas.

CAMPOS

REGISTROS

28UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Tipos de campos en BaseCada campo de una tabla debe de contener un solo tipo de dato que influye sobre

la forma de funcionar del campo. A la hora de crear un campo en una tabla, hay

que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Alfanumricos. Se utilizan para almacenar textos que pueden contener letras y nmeros, pero teniendo en cuenta que los nmeros sern tratados como

un carcter ms. El ms utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].

29UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Numricos, enteros y reales: Se utilizan para almacenar valores numricos sobre los que, al contrario que en los tipos alfanumricos, se podrn realizar

operaciones aritmticas. En las propiedades delos reales hay que indicar cuntas

de las cifras del tamao asignado sern decimales (se conoce tambin como la

escala). Los ms utilizados son Integer [INTEGER] y Nmero[NUMERIC].

30UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Memo:Puede contener texto en formato libre, de longitud variable hasta un mximo de

64,000 caracteres. Se utiliza para textos extensos como comentarios o

explicaciones.

Temporales: Se utilizan para guardar fechas y/o horas.

31UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Especiales: Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones

anteriores. El ms utilizado es el tipo S/No [BOOLEAN]

32UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Propiedades y Tamao.

Cada tipo de campo cuenta con un conjunto de propiedades que permiten definir

si son obligatorios o no, adems de establecer un valor predeterminado.

33UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Las Claves.

Una clave es una referencia que se utiliza para identificar los registros de forma

nica y esta formada por uno o ms atributos (columnas) de los registros.

De todas las posibles claves de una tabla, se denomina clave primaria o principal

a la que es mnima en cuanto al nmero de campos que la componen.

Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida.

Una clave principal es una columna (o combinacin de columnas) que permite

identificar de forma inequvoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber

en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave

principal. Ejemplo: carnet en la tabla Alumno

34UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Para una tabla de Notas no basta el carnet para identificar de forma unica a

una fila: as que la llave ser carnet+codmateria+ciclo

35UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Los tipos de relaciones.

Cuando se establecen relaciones entre las tablas de una base de datos es necesario

determinar un campo comn a dichas tablas.

Los tipos de relaciones que podemos establecer entre dos tablas son:

Uno a uno: un registro de una tabla se relaciona con un solo registro de la otra

tabla.Ejemplo: Un Registro Alumno(dui) en la UES se relaciona con un registro

de Licencias de Conducir(dui) de Vice Ministerio de Transito.

Uno a varios: cada elemento de informacin de una tabla (registro) se relaciona

con varios elementos de informacin de otra tabla. Ejemplo: Un Registro de

alumno(carnet) se relaciona con N registros Notas(carnet+codmateria+ciclo)

como se muestra

36UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Los tipos de relaciones.

Varios a varios: varios registros de una tabla se relacionan con varios registros

de otra tabla. En este caso se debe utilizar una tercera tabla de interseccin

(tabla intermedia) para definir la relacin entre las dos tablas y, por tanto, se

establecern dos relaciones uno a varios entre las tres tablas.

Ejemplo: Un Articulo(CodigoArt) puede relacionarse con N Facturas(numfact) a

la vez que una factura(numfact) puede relacionarse con N Articulos(CodigoArt)

Es decir que debemos crear una Tabla de Detalle Articulos para almacenar ambos

codigos para poder dar cabida a la relacion de muchos a muchos entre Dos tablas.

37UNIDAD IV

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

38UNIDAD IV

Parte I

BASES DE DATOS

PREGUNTAS Y RESPUESTAS