UNIDAD V

BASES DE DATOS

2AGENDA

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS EN

ACCESS 2013

CREACION DE UNA BASE DE DATOS

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

El trabajo con las propiedades particulares de los campos es fundamental para la correcta organizacin y funcionalidad de la base de datos. Cada campo debe tener un tipo de dato establecido y valores coherentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que tener en cuenta que dichos valores dependen tanto del registro como del tipo de dato que se introduzca en cada campo. Es decir, puede que un tipo de dato no contenga las mismas propiedades que otro.

TAMAO DEL CAMPOCada registro almacenado ocupa un determinado espacio en el tamao de la base de datos. De forma predeterminada, al elegir el tipo de dato Texto corto, se guardan 255 caracteres para cada registro de cada campo de la tabla. Sin embargo, la mayora de las veces no utilizamos tantos caracteres para cada registro. Por eso, Access permite definir la cantidad que utilizaremos en cada campo.Para el tipo de dato Texto, podemos indicar valores entre 0 y255 caracteres. Por ejemplo, si un campo registra nombres, ser suficiente contar con 20 caracteres, ya que es prcticamente imposible que alguno tenga ms de 20 Al indicar valores ajustados a nuestra necesidad, logramos que la base de datos sea ms liviana y evitaremos ocupar espacios innecesarios.

Para el tipo de dato Nmero, se muestra una lista desplegable con valores ordenados en forma ascendente. El ms utilizado es el tamao Entero largo, ya que solamente ocupa 4 bytes y permite almacenar valores que superen los dos millones.

FORMATO DE LOS DATOS

Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que permite establecer la apariencia de los datos que sern introducidos en el campo seleccionado, al ubicarnos en la Vista Hoja de datos.Para el tipo de dato Nmero, las opciones de esta propiedad son: Nmero general: muestra el dato introducido tal como se escribe, es decir, no se modifica el formato. Moneda: al nmero introducido por el usuario se le agrega, de forma automtica, el separador de miles y el signo monetario ($). Euro: le agrega el smbolo monetario al valor introducido. Fijo: basa la modificacin en la configuracin regional del sistema. Estndar: agrega el signo de separador de miles, sin indicar un smbolo monetario en particular. Porcentaje: multiplica el valor introducido por 100, agregando al final el smbolo de porcentaje (%). Cientfico: muestra el valor introducido en notacin cientfica.

Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir entre los distintos valores que se muestran en la siguiente tabla:

Una vez que establecimos el formato, cuando ingresamos los datos en la tabla, Access de manera automtica hace la conversin al estilo definido. De este modo, se facilita el ingreso de informacin y el proceso se hace ms rpido y sencillo.

Valores predeterminados

Otra de las posibilidades que ofrece Access es indicar que, de forma predefinida, se muestre un cierto valor en cada celda de un campo. Esto lo hacemos a travs de la propiedad Valores predeterminados, que nos permite indicar el texto que se ver en cada una de las celdas del campo actual, a travs de la Vista Hoja de datos. Aunque debemos saber que tambin es posible modificar el valor predefinido para ingresar uno nuevo, simplemente debemos borrar el dato predeterminado y escribir el valor nuevo. Esta propiedad nos permite agilizar el proceso de registro de la informacin, ya que es de gran utilidad en los casos en que los valores del campo son constantes o con pocas variaciones. De esta manera, nos evita tener que escribir reiteradamente un determinado contenido en cada celda.

Una de las grandes ventajas de registrar informacin mediante Microsoft Access es la posibilidad de restringir los valores admitidos en un campo para evitar errores. La propiedad Regla de validacin permite establecer las condiciones que deben cumplir los datos para ser aceptados o no en un campo. Por ejemplo, podemos indicar que nicamente se admitan los valores inferiores a 400 a travs de la expresin 200o valores inferiores o iguales a 800 a travs de

Adems, el comando Probar reglas de validacin del grupo Herramientas de la ficha contextual Herramientas de tabla/Diseo nos permite revisar la tabla para comprobar si hay datos que infringen las reglas configuradas. El tiempo que insume el procedimiento de comprobacin depender tanto de la cantidad de datos contenidos en la tabla como de las incompatibilidades encontradas.

Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos que el usuario ingrese datos de forma obligatoria en un campo determinado. Es decir, que no pueda continuar con el resto de los registros sin completar dicho campo. Para lograr esto, utilizamos la propiedad Requerido, que posee una lista desplegable con dos valores: Sy No. Al elegir la opcin S, se vuelve obligatoria la introduccin de datos en ese campo, por lo tanto, en la Vista Hoja de datos no podr quedar vaco. En el caso de que no lo completemos, se mostrar un mensaje de error que explicar que el campo no puede contener valores nulos. De forma predeterminada, se muestra el valor No, lo cual permite no escribir datos en el campo actual y seguir en otro. Si bien esta es una manera efectiva de obligar al usuario a que introduzca al menos un carcter, es posible que ingrese un espacio en blanco y, de este modo, tampoco tendremos informacin. Para evitar este problema, contamos con la propiedad Permitir longitud cero, que tambin posee los valores S y No. El valor S admite que en el campo se escriba cualquier carcter, incluso un espacio, mientras que la opcin No impideesto ltimo. Entonces, mediante la combinacin de ambas propiedades logramos que el usuario se vea obligado a escribir algn valor que no sea un espacio en blanco en el campo.

Convertir datos en obligatorios

Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que sern aceptados los datos en un campo, a travs de la creacin de formatos predeterminados que establezcan cuntos caracteres se admitirn, si sern nmeros o letras, maysculas o minsculas, si tendrn o no una separacin, etctera. Para ello, utilizamos la propiedad Mscara de entrada. La creacin de una mscara de entrada es til cuando los valores por introducirse deben coincidir con un formato predeterminado, como el cdigo de un producto. La mscara contiene una sintaxis que debe respetar la cantidad de caracteres que se admiten en el campo.

MASCARA DE ENTRADA

Por ejemplo, para indicar una letra, dos nmeros y otra letra obligatoriamente la mscara debe ser: L00L. Para separarlos, podemos utilizar la mscara: L/-00/-L. Cuando el usuario ingrese datos en un campo que posea una mscara de entrada, se mostrarn subrayadosloslugares disponibles junto a los caracteres literales

Una forma de evitar la duplicacin de datos y registrar informacin que siga una secuencia numrica de incremento gradual es con la numeracin automtica de registros, a travs del tipo de dato Autonumeracin. Este campo no permite introducir valores manualmente, sino que a medida que ingresamos datos en la tabla, se va generando un valor de forma secuencial. Es decir, el primer registro tendr el valor 1; el segundo, el valor 2 y as sucesivamente. Para indicar el modo en que se crear dicha secuencia, utilizamos la propiedad Nuevos valores, que posee dos opciones: Incrementalmente: aumenta en una unidad el valor anterior (1, 2, etc.). Aleatoriamente: los nmeros se generan de manera azarosa, sin respetar ninguna clase de orden especfico.

Numerar registros automticamente

Es posible ordenar los registros de una tabla de modo ascendente o descendente, segn los valores de un campo. Esta operacin es efectuada por Access de manera inmediata cuando la cantidad de registros es pequea, pero si tenemos cientos de registros en una tabla, el programa puede llegar a demorarse varios minutos, incluso horas, en ordenar los registros.Para evitar este inconveniente, es recomendable la creacin de un ndice, que es una lista en la que se pueden almacenar los valores ordenados de acuerdo con uno o ms campos. Para esto, tenemos que utilizar la propiedad Indexado, que posee una lista desplegable con las opciones que detallamos a continuacin: No: sin ndice. S (Con duplicados): crea un ndice para el campo y admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, dos apellidos iguales). S (Sin duplicados): crea un ndice para el campo, pero no admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, dos nmeros de documento iguales). Cuando el usuario ingrese un valor duplicado en un campo que no lo permite, se mostrar un mensaje de error al guardar o cerrar la tabla

Indexado

CREACION DE UNA BASE DE DATOS

Las partes u objetos de una base de datos de Access tpicason:

TablasFormulariosInformesConsultasMacrosMdulos

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que estn organizados los datos.

Para aprovechar al mximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar informacin sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que est configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarn en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarn en otra tabla. Este proceso se denomina normalizacin.

Tablas

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayora de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botn que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

Los formularios tambin le permiten controlar de qu manera otros usuarios interactan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen nicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Formularios

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta especfica como: "Cunto dinero recibimos de cada cliente este ao?" o "En qu ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la informacin de la manera ms legible posible.

Informes

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero tambin pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrnico.

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente estn distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una nica hoja de datos. Adems, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si est trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Consultas

Macros

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programacin simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botn. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayora de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Mdulos

Los mdulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la eleccin de una lista de acciones de macro, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.

PROCESO PARA LA CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

- Accedemos a las plantillas disponibles para crear diferentes tipos de bases de datos, como: Activos, Contactos, Tareas, entre otras. Si ninguna se ajusta a lo que necesitamos, podemos usar el cuadro de bsqueda para descargar plantillas de Internet, ya sea mediante la seleccin de alguna de las categoras o el ingreso de una palabra clave. Tambin es posible crear una base de datos desde cero; veamos cmo hacerlo.

Pasos:-Seleccione el icono ACCESS 2013.

Cuando Access genera una base de datos desde cero, es decir, sin contenido predeterminado (a diferencia de las plantillas), tendremos que crear cada elemento que la integra de modo manual.

Crear una base de datos de escritorio

A continuacin, ingrese el nombre que desee asignarle a la base de datos en la Opcin Nombre de archivo. Tenga en cuenta que no pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta

Pulse el botn Examinar, que se encuentra a la derecha del nombre asignado, para elegir dnde guardar la base de datos, ya sea en el disco rgido o en algn medio de almacenamiento transportable.

Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre asignado a la base de datos

Luego de cumplir con los pasos anteriores, se generar una tabla vaca en la nueva base de datos.