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Recepción. CorrespondenciaAutor: LIBIA LOPEZ

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

http://www.mailxmail.com



Presentación del curso

Aprende junto a nosotros un nuevo curso en el que obtendrás una guía para

oficinistas y recepcionistas, aquí encontrarás de manera fácil y rápida algunos

consejos que debe seguir cualquier persona que trabaje dentro de una oficina. Este

curso cuenta con 4 lecciones que son: Relaciones humanas, el recepcionista, reglas

básicas de archivo y redacción.

Podrás encontrar la manera adecuada en la cual debe comportarse una

recepcionista y las tareas que debe realizar dependiendo el tipo de empresa en la

que esté trabajando. Para quien no sabe un (a) recepcionista es el encargado de

atender a las personas proporcionando cualquier información que necesiten como

bien dice el nombre el lugar donde se encuentra la recepcionista es el área de

recepción de cualquier documento o cosa para la empresa.

También observaremos en la segunda lección todo lo referente al

ordenamiento de archivos dentro de una empresa ya que como sabréis existen

diversos métodos que nos pueden facilitar la tarea y ahorrarnos bastante tiempo.

Ya en el tercer capítulo aprenderás sobre los tipos de cartas que existen,

cuales son las abreviaturas más utilizadas y ejemplos para que puedas realizar sin

errores tus cartas ya sean formales, de reclamo, actas, solicitudes, constancia y currículo

currículo.

Si te interesa profundizar más en este tema solo debes seguir nuestro curso.

¡Adelante y suerte!

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1. Relaciones humanas (1/2)

Saludos estimado estudiante

Ante todo bienvenidos a este sistema de cursos a distancia. A partir de este

momento, usted iniciara un programa de cursos a distancia en la comodidad de su

hogar. Le estamos dando una herramienta útil, fácil, rápida y segura de obtener un

adiestramiento adicional al que usted ya posee y aumentar de esta forma su nivel

curricular. Esperamos sea de su total agrado y satisfacción.

Recuerde que todo adiestramiento a distancia requiere esfuerzo, seguir las

instrucciones que daremos a continuación, leer, un poco de tiempo y responder los

cuestionarios. Cualquier duda por favor háganosla saber por los teléfonos que

suministramos.

Inicie la lectura de cada una de las materias, respondiendo las preguntas de

análisis (que son importantes para un mayor entendimiento) y en una hoja aparte

(en Word) las respuestas de las preguntas que salen al final de cada materia llamado

“cuestionarios” que están resaltados en un cuadro.

Una vez respondidas “todas” las lecciones que se encuentran en este manual,

guardarlo en un archivo con el nombre de “cuestionarios de fulano de tal” y coloque

su nombre y apellido. No enviar los cuestionarios por materias. Enviarlos cuando

termine todas las materias.

Entre en su correo personal, adjunta el archivo en “adjuntar archivos”, en

examinar busca su cuestionario y lo carga, luego lo envía al correo de

[email protected].

LECCIÓN 1:

Antes de iniciar la lectura de esta materia realice el siguiente test

personal

1.-quien soy

2.-como me describo

3.-como me ven las personas que me rodean

4.-cuales son mis motivaciones

5.-quien es mi ideal y por que

6.-cuales son mis metas

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mailto:[email protected]




6.-cuales son mis metas

7.-a que le tengo miedo y por que

8.-a que no le tengo miedo y por que

9.-comento errores? menciona los últimos 2... Que hice para remediarlos

10.- ¿he hecho feliz a alguien? menciona los últimos 2 acontecimientos...

La finalidad de realizar este test personal, es porque no estamos

acostumbrados a tomarnos un momento para analizarnos internamente, viendo así

lo importante que somos, lo que hacemos y la gente que nos rodea. Esto es parte de

la relación humana que nos conecta primero con nosotros y nosotros con el mundo.

TEMAS:

AUTOESTIMA: Es el grado de amor, respeto y consideración que se tiene de

uno mismo. Es la forma en como demostramos nuestro valor y consideración. Se

divide en tres niveles básicos:

Autoestima Alto: se caracteriza por ser Alegre queriendo ser el Centro de

atenciones.

Autoestima Medio: Es una persona equilibrada y Estable emocionalmente.

Autoestima Bajo: En este nivel la persona No se quiere, se cree lo peor del mundo,

no se respeta y no se cuida. Este tipo de personas tiene tendencia al estrés y la

depresión, y si no es tratado con cuidado puede llegar incluso a la muerte.

ANÁLISIS:

1.- ¿TE QUIERES? COMO TE LO DEMUESTRAS?

2.-COMO PUEDES TU DESCRIBIR CON ALGUNA ANÉCDOTA O VIVENCIA PERSONAL

CADA UNO DE LOS NIVELES DEL AUTOESTIMA

DEPRESIÓN: Se considera que es una enfermedad muy típica y que todos

estamos expuestos a tener. Según el nivel emocional y tipo de situación se

caracteriza básicamente por: Ansiedad, odio, tristeza, abandono, rabia, impotencia,

frustración, etc. Estar deprimido es muy común, sin embargo, hay que combatirlo

realizando actividades con las que se sienta bien: jugar, cantar, bailar, hablar,

escribir, etc. Y Siempre es recomendable hacerse un chequeo médico con un

especialista; sobre todo si nuestras actividades diarias ya no son igual que antes, ya

que esto puede ser inicio hacia una depresión crónica, llevando al paciente a

situaciones extremas.

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1.-TE DEPRIMES? CON CUANTA FRECUENCIA? QUE HACES PARA SALIR DE TU

DEPRESIÓN?

2.-LA DEPRESIÓN NO ASISTIDA PUEDE CONDUCIR A LA MUERTE? EXPLIQUE

PERSONALIDAD: Es exteriorizar lo que tenemos en el interior de nuestro ser.

Es todo lo que nos caracteriza en gustos, actitud, carácter, emociones, etc. y el lo

que nos hace diferentes al resto de los demás. Sus características:

-Es Innato, o sea nace con uno y se va desarrollando a través de los años,

mediante el compartir con la gente que nos rodea, adoptamos patrones de conducta

ajenas.

-Es biológico

1.-MENCIONA 5 RASGOS DE TU PERSONALIDAD

2.-TU PERSONALIDAD ES IGUAL A LA DE TU MADRE Y PADRE? EXPLIQUE

LA ÉTICA: Se trata de poseer modales y principios morales en lo relativo a

cada uno de los aspectos de nuestra vida: trabajo, sociedad, político y cultural. Es

cumplir a cabalidad las normas y reglas que se establecen en los diferentes

aspectos, para lograr así una buena convivencia.

La ética profesional de un individuo viene marcada en base a una serie de

situaciones que radican desde el momento de la elección de una profesión hasta la

ejecución de la misma, sus normas, sus reglas y sus políticas de actuación.

Mantener nuestra ética es el fiel cumplimientos de sus tareas y de esas normas,

reglas y políticas, conforme a lo que se espera de usted como profesional.

1.- ¿USTED TIENE ÉTICA EN SU TRABAJO? EXPLIQUE

2.- ¿DE QUE FORMA USTED ROMPERÍA SU ÉTICA LABORAL? EXPLIQUE

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2. Relaciones humanas (2/2)

NORMAS:

1.-ATENCION DEL TELÉFONO:

*No decir ALO! Al recibir una llamada

*Preferiblemente decir: Buenas, en que puedo servirle, Empresa..., entre otras

*No tutear al interlocutor

*Tratarle con respeto y consideración en un lenguaje y tono de voz acorde.

*Tomar nota de la llamada: Nombre, mensaje y teléfono de ubicación.

*No usar el teléfono para asuntos personales

*No hacer escándalos por teléfono, haga su llamada de forma privada en un tono de

voz adecuado.

2.-COMPORTAMIENTO EN LAS VISITAS:

*Cuidar la hora de visitas. No visitar en la horas de comida, ni muy tarde, ni

muy temprano y tampoco los días de fiesta o de descanso.

*La hora de visitas no debe ser mas de una hora y media

*No debemos llevar a un extraño

*No entrar en los dormitorios ni revisar nada

3.-COMPORTAMIENTO DURANTE UNA CONVERSACIÓN

*Usar las normas del buen hablante y del oyente

*No interrumpir al interlocutor, sin antes pedir permiso para hablar, sin alzar la voy

en señal de prepotencia.

*No hablar de temas que produzcan incomodidad entre los oyentes

*No sacar de una persona de un grupo de personas en medio de una conversación

*No usar malas palabras o frases que induzcan a la violencia

*Usar buen tono de voz

*No señalar a las personas con el dedo o hacer ademanes bruscos

*Recomendamos no hablar de Política o Religión en grupos que no conozca bien.

LA MOTIVACIÓN: Es un proceso humano constituido por todos aquellos

factores capaces de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo y que

está relacionado con la satisfacción de alguna necesidad.

Motivación Interna o Intangible: Se caracteriza por un incentivo propiciado

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Motivación Interna o Intangible: Se caracteriza por un incentivo propiciado

por el reconocimiento a tus logros y avances; ya sean personales o profesionales:

Ej.: Felicitaciones, muy bien, etc.

Motivación externa o tangible: Viene diferenciado por el lado material que el

dinero o cualquier otro recurso físico, incentiva o motiva una actitud. Ej.: Un

aumento de sueldo, un bono de producción, etc.

MOTIVACIÓN AL LOGRO: Es la necesidad de acometer un reto, de sobrepasar

obstáculos y obtener resultados, de rivalizar y superar a otros y de incrementar la

propia auto imagen ejercitando con éxito el propio talento. Esto es muy importante

tener retos en cualquiera de los aspectos de tu vida: laboral, estudiantil, personal,

etc. Esto aumenta y afianza tu seguridad y autoestima.

CARACTERÍSTICAS DE LAS PERSONAS QUE SABEN MOTIVARSE PARA

CUMPLIR SUS OBJETIVOS:

1.-Son firmes en sus decisiones

2.-Son voluntariosos

3.-Saben fijarse objetivos proporcionados a sus capacidades, que no sean ni muy

fáciles ni muy difíciles, sino susceptibles de ser alcanzados con esfuerzo.

4.-Sus metas son tan ambiciosas como razonables, tan atractivas como realistas.

5.-No buscan el reconocimiento ni la disculpa exterior, sino la satisfacción personal

de obtener el objetivo. Por el contrario las personas condicionadas por el miedo al

fracaso eligen tareas muy fáciles (que resolverán con seguridad) o que tienen fines

muy difíciles ante las que todo el mundo espera que fracasen)

6.-Son independientes y confían en sus propias capacidades

7.-No necesitan una gratificación inmediata, sino que son tenaces y persistentes.

LAS PASANTÍAS:

SI ESTAS INTERESADO (A) EN REALIZAR TUS PASANTIAS TE SUGIERO QUE

REVISES ESTA PAGUINA Y ANALICES SU CONTENIDO:

WWW.AULAVIRTUALFUNDESE.WORDPRESS.COM SI TIENES ALGUNA DUDA

COMUNICATE CON NOSOTROS.

CUESTIONARIO A RESPONDER Y ENVIAR POR INTERNET

1.- CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE AUTOESTIMA, DEPRESIÓN Y

PERSONALIDAD.

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2.- MENCIONE UN EJEMPLO DE “COMO MANTENER Y CUIDAR SU ETICA EN SU

TRABAJO”

3.- ¿PORQUE ES IMPORTANTE AL ATENDER UN TELEFONO, IDENTIFICAR LA

EMPRESA, HABLAR EN UN TONO DE VOZ BAJO Y TOMAR NOTA DEL MENSAJE?

4.- ¿ES IMPORTANTE TENER UN TRATO CORDIAL, DEMOSTRAR INTERES Y

COLABORAR CON NUESTROS COMPAÑEROS? ¿PORQUE?

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3. Recepcionista

LECCIÓN 2

EL RECEPCIONISTA

Es la persona que atiende a los usuarios de un edificio o lugar destinado a ese

fin, proporcionando todo tipo de información y asistencia; por lo general ha sido

entrenada o conoce alguna de las ciencias secretariales. La zona dedicada al uso de

esta profesión se la denomina Recepción.

El recepcionista puede vestir uniformado en algunos sitios, mientras que en

otros puede vestir casual. Dependiendo de la especialidad de éste, las tareas que

pueden llegar a realizar varían significativamente.

Tareas

Siendo la atención al cliente su principal cometido, cuenta con una serie de

funciones y responsabilidades dependiendo del establecimiento. Principalmente

proporcionan información precisa, así como la gestión de cualquier solicitud de

servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax.

En el medio de lugares de hospedaje, mantienen un sistema de información

general de entradas, salidas, y habitaciones libres siguiendo el esquema tradicional,

además de uno informático, llamado rack, así como el control, estado y copia de las

llaves de todo el establecimiento. Mediante el sistema informático de gestión

implementado por la empresa, elaboran y proporcionan listados de información al

resto de departamentos, Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos, (Rooming

List) Contabilidad (Informe de producción) y Dirección, (Mano corriente) así como la

Gestiónde reservas (Booking mensual) y la Facturación de cargos. (Cargos del día)

En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa y

vender prensa extranjera, traducir documentos y participar en cursos de idiomas

promocionados por la empresa. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de

extras (excursiones, alquiler de vehículos, bisutería) le obliga a mantener un balance

de la caja por cada cambio de turno, así como recaudar aquellas cajas que por turno

horario se cierren. (Bar, restaurante) Por la cortesía que ello conlleva, suelen tener

un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en

cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de

radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.

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radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.

Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, el

recepcionista deberá mantener una lista cronológica de incidencias, anotadas

puntualmente en el llamado Libro de incidencias, así como los correspondientes

partes de rotura a los distintos departamentos para proceder a su pronta reparación

en caso de haberla. La importancia del libro de incidencias, radica en que permite

conocer ciertos detalles sobre hechos destacables, que pueden ser consultados

posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

Recepcionista de hotel

Los recepcionistas de hotel van uniformados, dependiendo de la zona, hablan

como mínimo un segundo idioma además del idioma local, proporcionan todo tipo

de información, desde excursiones, horarios de misa, farmacias de guardia, contacto

con medico de urgencia, hasta llamadas a aeropuerto o a otros hoteles de la zona

para resolver un conflicto. Algunos de estos conflictos consisten en alojar a unos

clientes inesperados en la habitación y categoría que habían abonado en su

contratación en la agencia de viajes. Dentro de la hotelería, están considerados

como, La tarjeta de presentación del hotel.

Un recepcionista de hotel maneja la base de datos, imprime listados y

proporciona información actualizada a diario o bajo requerimiento a los jefes de

cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Maítre. Al

mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del

establecimiento hotelero información contable mediante un documento llamado mano corriente

mano corriente.

Al entrar en servicio, recibe un informe de los mayores incidentes acaecidos

durante el turno anterior, conocido como Parte de novedades. Posteriormente, lee el libro de incidencias

libro de incidencias para comprobar las posibles respuestas o mensajes dejados por

el departamento de dirección y obtener información detallada sobre hechos

puntuales.

Recepcionista de hospital o centro médico

Dependiendo del sistema en que operan los servicios médicos

proporcionados por un país, particularmente a través de los hospitales los

recepcionistas pueden ser parte del registro de ingreso por parte del paciente, lo

que puede incluir el inicio de archivos y etiquetas, y operaciones secretariales para

el proceso de la hospitalización; esto significa, que puede que hayan varias

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el proceso de la hospitalización; esto significa, que puede que hayan varias

recepcionistas en sus respectivas áreas de trabajo para la atención de la entrada de

personas al hospital. Y también puede significar que el conocimiento de la

recepcionista, en éste caso, puede ser extendido a la terminología médica.

Recepcionista de Agencia de Viajes

Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa están entrenados en el

uso de la base de datos Amadeus y en según que zonas suelen hablar algún otro

idioma parte del local, por lo general suelen ser nativos del país que representa la

agencia de viajes.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN RECEPCIONISTA

-EXCELENTE PRESENCIA

-DOMINIO DEL IDIOMA LOCAL

-MANEJO DEL IDIOMA INGLES

-SABER TRABAJAR BAJO PRESIÓN

-SER ORDENADO

-SER CORTEZ Y AMABLE

-UNA SONRISA EN EL ROSTRO QUE INDIQUE AMABILIDAD

-ATENTOS A CUALQUIER NECESIDAD

-CAPACIDAD PARA ATENDER EL TELÉFONO DE FORMA CORTEZ Y EFICIENTE

-MANEJO DE COMPUTACIÓN BÁSICA

-TONO DE VOZ AUDIBLE Y A LA VEZ DISCRETA

-TOMAR NOTA DE TODAS LAS CIRCUNSTANCIAS QUE LO AMERITAN

-TENER SIEMPRE DISPONIBLE MATERIAL PARA TOMA DE NOTAS Y DIRECTORIO DE

TELEFONOS

CUESTIONARIO

* QUE ES EL RECEPCIONISTA

* ¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE UN RECEPCIONISTA Y POR QUE CREE USTED QUE

GENERALMENTE ESTA SITUADO EN LA ENTRADA DE UNA EMPRESA O ENTIDAD?

* CUALES ACTITUDES DEBE TENER UN RECEPCIONISTA

* QUE CONOCIMIENTOS DEBE TENER UN RECEPCIONISTA DE HOTEL

* QUE CONOCIMIENTOS DEBE TENER UN RECEPCIONISTA DE HOSPITAL

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4. Reglas básicas. Archivo (1/2)

LECCIÓN 3

Archivo: Sistema ordenador de documentos, con la finalidad de: Ubicarlos

prontamente en caso de ser necesario, Protegerlos del deterioro y que sirva de guía

en un futuro permanente.

Archivar: Proceso de clasificar y arreglar los documentos de manera que puedan

mantenerse en lugar seguro y obtenerse rápidamente cuando se necesiten.

Almacenar: Colocar documentos en un archivo

Archivador: Mueble o equipo para archivar

Archivero: Persona encargada de los archivos

Clasificar: Proceso para determinar nombres, asunto, título bajo cual se desea

archivar un documento.

Elementos del Proceso de archivar:

-Mueble o archivador: Es un mobiliario necesario para archivar, allí se

almacenarán todos los documentos. Este mueble puede ser de madera o hierro, con

gavetas de 3 hasta 5 niveles. En estas gavetas hay mecanismos para colocar los

Colgantes con sus carpetas y documentos.

-Tarjetero o Fichero: es parecida a un mueble, pero más pequeña. Contiene fichas

con un resumen de todo lo archivado para facilitar la ubicación del mismo.

-Tarjetas: son piezas de cartulina en forma rectangular, destinado a contener el

registro de diversa índole.

-Ganchos sujetadores: Son ganchos d metal que sujetan firmemente los documentos

a las carpetas.

-Carpeta Individual: Es la que se usa para archivar documentos relacionados con un

solo nombre o asunto

-Carpeta de salida o fuera: Es la que sustituye a la original mientras ésta esté fuera

del archivo

-Carpeta transportadora: Es la que se utiliza para trasladar los documentos de un

sitio a otro

-Guía o Pestaña: Es lo que sobresale de los bordes superiores de las guías o de las

carpetas

-Rótulos: Títulos que aparecen impreso o escrito en la pestaña superior de la guía.

-Marbete: identificador de cada gaveta. Aquí se coloca el contenido de dicha gaveta.

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Tipos de Archivo:

-Archivo Activo: Es el archivo que se encuentra en utilización actual.

-Archivo Muerto: Es el archivo que se encuentra almacenando documentos que

datan de fechas lejanas o ya pasadas.

Métodos de archivo:

Orden alfabético: Los documentos se almacenan de acuerdo a los nombres de

las personas, de tal manera que cada expediente se ordena en riguroso orden

alfabético.

Orden Numérico: Aquí se le asigna a cada individuo o expediente, firma o asunto un

número dentro de la correspondiente carpeta individual. Al usar las fechas

(MÉTODO CRONOLÓGICO).

Orden geográfico: se utiliza por las empresas que tienen necesidad de clasificar la

correspondencia por zonas geográficas, como es el caso de las firmas comerciales

importadores, exportadores, editoras, empresas de transporte, distribuidoras de

productos a través del correo, empresas de servicios de luz, agua , gas, etc.

Proceso para archivar documentos:

1.-Inspección: se revisa cada documento para ser archivado luego.

2.-Clasificación: se determina el nombre bajo el cual se va a archivar: N. De

membrete o fecha, Nombre del que firma, persona o asunto mencionado en la carta

y localidad de donde procede.

3.-Marcar: se indica el título donde se archivará la correspondencia

4.-Distribución: es la separación preliminar de los papeles, de acuerdo con la

primera letra del nombre, subrayad o escrito en el proceso de clasificación

5.-Archivar: consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas

Labor oficinista en el manejo de correspondencia para archivar:

1.-Se emite la documentación, debidamente revisada, firmada, sellada, limpia,

sin errores y con las copias necesarias y material adjunto (cuando se requiera).

2.-Se entrega al departamento u oficina (destinado). Este deberá recibir la original y

firmar la copia que indica: Nombre, Fecha, Hora y sello. Certificando que la

documentación fue recibida.

3.-Se archivará la copia en el departamento que origino la documentación (Origen).

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5. Reglas básicas. Archivo (2/2)

REGLAS BÁSICAS PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

NOMBRES PERSONALES

1.-TRANSPOSICION DE NOMBRES:esta regla consiste en ordenar los

nombres por unidades (numéricamente) e invirtiendo el nombre colocando

primeramente los apellidos, seguidamente una coma para terminar colocando los

apellidos; con iniciales incluidas, de ser necesario. Ej.: JOSE ALBERTO PEREZ

SIMANCAS y MARIA N. LOPEZ C.

-PÉREZ SIMANCAS, JOSÉ ALBERTO

1Unidad 2Unidad 3Unid 4Unid

-LÓPEZ C., MARIA N.

1Unid 2Unid 3Unid 4Unid

2.-ORDEN ALFABÉTICO: Se utiliza de acuerdo al orden de la A a la Z,

siempre con la transposición de nombres.

BELTRÁN PALACIOS, JOSÉ FERNANDO

BELTRÁN PEREZ, ANGEL

BELTRÁN VALERIO, OLIMPIA

BUENO, GERMAN

BUENO GONZALEZ, LUIS

3.-ABREVIATURAS EN LOS NOMBRES:Se colocarán como nombres

completos. Las iniciales y letras deberán colocarse como unidad separada. EJM: J.H.

JIMÉNEZ

-JIMÉNEZ, J. H.

1unid 2Unid 3Unid

4.-EN CASO DE CONJUNCIONES, PROPOSICIONES Y CONTRACCIONES EN

EL NOMBRE. No se toman en cuenta al archivar, sin embargo, no deben omitirse ni

invertirse cuando archivemos. EJM. CARLOS DEL RIO Y HERMANOS.

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DEL RIO CARLOS (Y) HERMANOS

1unid 2unid 3unid

5.-TITULOS Y GRADOS ACADÉMICOS:Los títulos como: Dr. Lic. Ing., etc. No

se toman en cuenta para archivar o clasificación. Se colocan al final de los nombres

entre paréntesis. EJMP. DR. JUAN FRANCISCO GONZÁLEZ. GONZÁLEZ, JUAN

FRANCISCO (DR.)

6.-EN CASO DE NÚMEROS: Cualquier número que forme parte de un nombre

debe considerarse como si estuviera escrito el letras y como unidad aparte. EJM:

FERRETERÍA 3000

Ferretería Tres mil

7.-MUJERES CASADAS: El nombre legal de la mujer casada se compone

tomando en cuenta su apellido paterno y poniendo a continuación el del esposo,

después de la preposición (de). EJM. MARIA LUZ PERDOMO LOPEZ DE ROSALES O

MARIA LUZ DE ROSALES

PERDOMO LÓPEZ (DE) ROSALES, MARÍA LUZ

ROSALES, MARIA LUZ (DE)

8.-ARTICULOS, PREPOSICIÓN O PREFIJO: Se consideran como parte de él.

EJM: LUIS DA SILVA GOMEZ, MARIA DE’ APONTE SOTO, ANGEL DE LA TORRE, JUAN DE

LORENZO, ROBERTO DE’MARTIN

DA SILVA GÓMEZ, LUIS

DE’APONTE SOTO, MARIA

DE LA TORRE, ANGEL

DE LORENZO, JUAN

DE’MARTIN, ROBERTO

CUESTIONARIO

1.-CUAL ES EL CONCEPTO DE ARCHIVO, ARCHIVAR Y CLASIFICAR

2.-MENCIONE LAS PARTES DE UN ARCHIVO

3.-CLASIFIQUE SEGÚN LAS REGLAS ANTERIORES Y LUEGO ORDENE

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ALFABETICAMENTE LOS SIGUIENTES NOMBRES (RECUERDE CAMBIAR (TRANSPONER)

LOS APELLIDOS PRIMERO AL NOMBRE.

CARLOS PEDROZA DAVID RONDON

NOEL RICARDO NÚÑEZ PÉREZ FERRETERÍA LOS MARTÍNEZ

CARMEN CARRASQUILLA CALZADOS LAURA C.A.

PANADERÍA 3900 ANASTASIA ANACLETA SINFOROSA LÓPEZ

ROSA DE CASTAÑEDA HIDALGO DR. JOSÉ ALTUVE

PROF. JACQUELINE NAVAS VENEZOLANA DE NAVEGACIÓN

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6. Windows. Internet

LECCIÓN 4:

CONCEPTO DE INFORMÁTICA: Es la ciencia que se encarga del estudio,

diagnóstico y control de todo lo relacionado a computadoras.

COMPUTADORA: Es un dispositivo electrónico capaz de recibir datos

mediante los periféricos o dispositivos de ENTRADA (Mouse, teclado, scanner, lector

de códigos de barras, lápiz óptico, micrófonos, etc.), los PROCESA mediante un

programa, ejemplo: Windows y lo devuelve de forma que sea utilizable por el

usuario, mediante los periféricos o dispositivos de SALIDA (Monitor, impresora,

altavoz, etc...)

RED DE COMPUTADORAS: La definición más clara de una red es la de un

sistema de comunicaciones, ya que permite comunicarse con otros usuarios y

compartir archivos y periféricos. Es decir es un sistema de comunicaciones que

conecta a varias unidades y que les permite intercambiar información.

VIRUS: Desde hace muchos años los virus son la mayor amenaza para las

computadoras siendo la causa mayor de pérdidas económicas de las empresas y el

sector del gobierno. Un virus informático es una serie de instrucciones codificadas

en un lenguaje de programación creadas intencionalmente e introducido en las

computadoras sin el consentimiento del usuario.

ANTIVIRUS: Un antivirus es un programa de computadora cuyo propósito es

combatir y erradicar los virus informáticos.

PRECAUCIONES DE UN EQUIPO

Los siguientes pasos que a continuación mencionare tal ves no lo protejan

totalmente contra los virus, pero al menos podrá reducir los daños:

_Instalar un Antivirus y mantenerlo activo y vigente

_Descargar Archivos con cuidado.

_Respaldar los datos. Tener una copia

_No usar Programas ilegal en su computadora.

Cano ingresar a páginas pornográficas o de dudosa reputación.

PARTES DE HARDWARE:

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*Monitor: es un dispositivo de salida que nos permite visualizar los datos

suministrados. Existen: MONOCROMATICO, SVGA, SUPER VGA, LCD (Cristal líquido:

pantalla plana)

*Mouse: Es un dispositivo de entrada que nos permite trabajar cómodamente con el

equipo y bajo ambiente gráfico o sea Windows.

*Teclado: Es otro dispositivo de entrada que realiza casi las mismas funciones del

mouse, pero utilizando los botones del teclado. Existen: norteamericano y Español.

*Scanner: Es otro dispositivo de entrada que nos permite introducir datos gráficos al

computador y editarlos (Modificarlos nuestro gusto), estos pueden ser: fotos,

documentos, etc.

*CPU: Unidad Central de Procesamiento, el cual representa el verdadero cerebro del

computador. Su nombre correcto es CASE. Ya que el verdadero CPU es un chip que

funciona dentro de esta carcasa. En este Case se encuentran: Tarjeta madre,

memorias RAM, ROM, tarjetas de expansión, pila, CD ROOM, CD WHRITE, Floppy o

disquetera, entre otras.

*Impresora: Es un dispositivo de salida que nos permite obtener por escrito los

datos procesados. Existen: Matriz de punto, inyección a tinta, láser y plotters.

* WINDOWS: Es el programa básico y entorno gráfico que se requiere para

trabajar con los programas

* PAQUETE DEL OFFICE (PROGRAMAS WORD, EXCEL, POWER POINT)

* MICROSOFT WORD: Se llama procesador de Texto del Office, está destinado para

realizar todo tipo de transcripción mecanográfica.

* MICROSOFT Excel: Se llama hoja de cálculo. Esta destinado para la elaboración de

todo tipo de trabajos con datos numéricos, cuadros de cálculos matemáticos y

gráficos.

* MICROSOFT POWER POINT. Con este programa se puede realizar presentaciones

con diapositivas, usando animaciones y sonido. Efectivo en las exposiciones, nos

permite una visualización más agradable para los presentes.

- INTERNET EXPLORER: Internet es un método de interconexión

descentralizada de redes de computadoras. Algunos de los servicios disponibles en

Internet, aparte de la Web, el acceso remoto a otras máquinas, la transferencia de

archivos, el correo electrónico, los boletines electrónicos, las conversaciones en

línea, la mensajería instantánea, la compartición de archivos, la radio a la carta, el

visionado de video a la carta y los juegos en línea.

CUESTIONARIO

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CUESTIONARIO

INDIQUE CON EL NUMERO USANDO CUADROS DE TEXTOS E INDICANDO CON

UNA FLECHA EL NUMERO QUE CORRESPONDA Y QUE SEA CORRECTO A CADA UNA

DE LAS PARTES DE UNA VENTANA DE WORD.

1.-BARRA DE TITULO

2.-BARRA DE ESTADO

3.-MINIMIZAR

4.-BARRA DE DESPLAZAMIENTO VERTICAL

5.-MAXIMIZAR

6.-BARRA DE HERRAMIENTAS

7.-BARRA DE DIBUJO

8.-BARRA DE DESPLAZAMIENTO HORIZONTAL

9.-AREA DE TEXTO

10.-CURSOR

11.-REGLETA

12.-MARGENES

ACTIVIDADES EN LA COMPUTADORA

1.-CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE WORD, EXCEL Y POWER POINT.

PRACTICAS DE INTERNET

-INGRESE A LA PAGINA WEB htt///MONOGRAFÍAS.COM, LUEGO COLOQUE EN

LA BARRA DE CANALES EL TEMA DE “SIDA” Y PULSE “BUSCAR” A CONTINUACIÓN

VERA UNA LISTA DE TODAS LAS MONOGRAFÍAS QUE SE CONSIGUIÓ CON ESE

NOMBRE, INGRESE HACIENDO CLIC AL QUE TENGA EL CONCEPTO, LUEGO

SELECCIONE EL CONCEPTO, LO COPIA EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS Y ABRA

WORD, LUEGO LO PEGA, ENVIELO AL CORREO ELECTRÓNICO

[email protected]

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mailto:[email protected]




7. Redacción. Las cartas (1/7)

LECCIÓN 5

LAS CARTAS:

Es una comunicación que se da entre dos o más personas con la finalidad de

intercambiar un mensaje.

TIPOS:

Comercial: Esta se origina en organizaciones con fines de lucro. Su finalidad es

comercial: venta de mercancía, Cobro, Reclamo, entrega de mercancía, cotizaciones,

etc.

Oficial: Esta se origina en organizaciones del gobierno. Su contenido es de

carácter Oficial y su contenido es confidencial. Su estructura es la misma de las

cartas comerciales a diferencia de su contenido. Ej.: Comunicados entre organismos

del gobierno.

IMPORTANCIA DE LAS CARTAS:

Su importancia radica en el objetivo que cumplen en el envío de mensajes; los

cuales son importantes para la consecución de las metas de las empresas y

organismos. Sin el envío de comunicaciones se haría muy difícil avanzar en la meta.

Hoy en día, su trascripción ha evolucionado de forma positiva gracias a las

computadoras, las cuales nos permiten realizar cartas con una alta estética. También

el envío ha mejorado en comparación con años anteriores, gracias a las empresas

privadas de envío de documentos y paquetes (Ej.: MRW, Zoom, etc.) y no debemos

olvidar el Internet; esta tecnología nos permite el envío de forma inmediata.

PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

1.-ENCABEZAMIENTO:

a) El Membrete:

Encabeza la carta y actualmente es muy usual que el papel de cartas de una

empresa tenga el membrete impreso. Es una forma útil de introducir los datos más

importantes de la empresa que envía la carta, ya que incluye la siguiente

información:

- Logotipo (optativo).

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- Logotipo (optativo).

- Nombre completo de la empresa o la persona.

- Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra,

asesoría jurídica, psicóloga, etc.).

- Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país).

- Apartado postal.

- Rif (Información Fiscal)

- Número de teléfono, Fax, Correo electrónico y Página Web...

El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo

el ancho superior de la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan

sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá

impreso en la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa.

También puede informar sobre:

- La instancia o el departamento que envía la carta.

- Otras filiales, sucursales u oficinas.

- Miembros de la presidencia, el consejo de administración, la gerencia o la

administración.

- Lemas de la empresa.

- Las referencias del destinatario y del remitente.

Suele estilarse el uso de Números en las cartas u oficios que se envían. Esta

numeración se coloca en el margen izquierdo antes de la Fecha. La numeración se

coloca luego de las abreviaturas del Departamento o empresa que envía, luego se

coloca el número que tenga la carta y finaliza con el año.

Ej.: RRHH/23/2010

RRHH: Recursos Humanos

2 1





23: Número de la carta

2010: Año en curso

B) La Fecha

La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de

dos a tres líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se

escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.

No escribir la localidad del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si

no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma

No es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer

el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre se suele

incluir).

Ej.: Maracay, 23 de Marzo de 2010.

C) El Destinatario

Este es el Destino de la Carta, es a quien se le envía el comunicado. Es muy

importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior

de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento debe ser el mismo.

Lleva el Denominativo que se le dé: Ciudadano, Señor, Señora, etc. Y este no

va seguido de los dos puntos (:). Luego se coloca el Nombres y Apellido de la

Persona quien recibirá el comunicado, seguido de su cargo o departamento para

posteriormente colocar el nombre de la empresa.

Para finalizar el Destinatario se estila colocar un denominativo de respeto y

consideración Ej.: Ciudad, Presente, Su Despacho (En el caso de las Cartas Oficiales)

seguido de punto y guión ( . - )

Ej.:

Ciudadano

Lic. Carlos Montilla

Gerente de Recursos Humanos

Empresas Alimentos Corporación Casa S.A.

Presente.-

2 2






2.- DESARROLLO DE LA CARTA

La introducción, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el

contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema

de la carta sea una reclamación, pero también directo. Es decir, debe ser una forma

clara y concisa de comenzar el cuerpo de la carta:

- La presente tiene por objeto el comunicarle...

- En respuesta a su carta del día 6 del presente mes...

- Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre...

- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...

- De conformidad con su atento pedido de fecha...

- Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a...

- Confirmándole nuestra carta del día 7 del corriente...

- A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envío urgente del género

solicitado con fecha.

- Me es grato comunicarle que.

Estas expresiones nos ayudan a iniciar la idea principal de la carta.

a) Exposición o cuerpo de la carta:

Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas

anteriores, toda información con que cuenta se utilizará así.

INTRODUCCIÓN: Es la parte mas importante. Debe procurar colocar aquí algo

que atraiga la atención del lector.

DESARROLLO: En esta segunda fase se exponen los datos que pueden

despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente

ordenados, conducen al interés por el objeto, que debe transformarse en el deseo

de obtenerlo.

CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea

comprar un producto, Pedir una opinión, solicitar algún servicio, etc.

INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN

Es importante señalar que antes de redactar una carta debemos tener claro, lo

2 3





Es importante señalar que antes de redactar una carta debemos tener claro, lo

que queremos transmitir en ella y exponer el tema de forma clara, sencilla y con

orden.

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del

contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además

del estilo al que nos referiremos más adelante, el contenido no debe tratar más de un tema

un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero cortés, debe de

quedar expuesto un único tema.

Para ello se deben redactar párrafos cortos, que irán precedidos o no de

sangría, dependiendo del tipo o estilo de la carta.

Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

b) Formulas de cierre y despedida

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo o

despedida, que introducirá la firma:

-Le saluda atentamente

-Sin otro particular, le saludo atentamente

-Reciba un cordial saludo

-Muy atentamente

Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que

se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma más de

resumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran fórmulas como las

siguientes:

-En espera de sus noticias...

-Si desea recibir información más detallada...

-Con mi agradecimiento anticipado...

-Disculpen las molestias ocasionadas...

Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la

izquierda o a la derecha.

3.- LA ANTEFIRMA Y LA FIRMA.-

La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro espacios de la

despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la carta. Casi

2 4





siempre se acompaña de una aclaración de firma, en la que se incluye el cargo y el

nombre del firmante. También puede escribirse a la izquierda o a la derecha. La

antefirma se compone de:

- Nombre completo de la persona que escribe

- Su título o cargo

La firma se hará siempre de puño y letra, inmediatamente después de la

despedida, sobre la antefirma NO ENCIMA DEL NOMBRE, con tinta azul. Evite el uso

de bolígrafos o tintas de otro color. El sello generalmente se coloca del lado

derecho NO ENCIMA DEL NOMBRE. Esto hay que tenerlo en cuenta para evitar que no

se vea el nombre de quien envía la carta.

2 5






4.- ANEXOS:

Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el

margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el

tipo de documentos que son.

GENERALIDADES A TOMAR EN CUENTA

1.- La segunda página:

-Las hojas deben ser de la misma calidad de la primera.

-Es conveniente incluir el nombre y la fecha en las demás páginas. Por si alguna

queda separada.

-Se numeran las páginas siguientes a la primera. Normalmente en el margen inferior.

2.-Posdatas:

Jamás la incluya, pues indica poca atención o un descuido. Hay una excepción, se

trata de las posdatas hechas con toda la intención hechas en las cartas de ventas.

3.-Las abreviaturas:

Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice

sólo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como Sr., Sra., Srta., en las

direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el

saludo ni dentro del texto. Para su conocimiento hemos incluido aquí las más usadas:

a D. g. (a Dios gracias) afmo. (afectísimo) atta. (Atenta) attmte.

(atentamente) q.b.s.m. (que besa su mano) s.s.s. (su seguro servidor) a/c. a

cuenta cje. Corretaje c h / cheque apdo. apartado Ud., V., Uds., Vds.

(usted, ustedes) acept. Aceptación col. Columna art. Artículo D., Da. don.

Doña admón. Administración com. Comisión doc. docena, documentoc /

cargo admor. Administrador ap. aparte atn. Atención D / A documentos

contra aceptación avda., av. avenida dcha. derecha depto. Departamento B/L

Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha días fecha B.O. Boletín

oficial D / L Decreto Ley D / P documentos contra pago C / A cuenta de ahorros Dr

Dr. Doctor Cía., cía compañía dto. Descuento cap. capital, capítulo dupdo.

Duplicado cénts., cts. céntimos, centavos

c/, cta. cte. cuenta corriente d / v días vista Cf., cfr. compárese ed. edición cgo.

cargo efvo. efectivo

2 6





cargo efvo. efectivo

E.M. Estado Mayor O / orden Emª. Eminencia onz. onza Emmo. Eminentísimo O / p

O / p orden de pago

entlo. entresuelo O/telegr. orden telegráfica etc. Etcétera p.a. por autorización,

por ausencia

Excª. Excelencia P / pagaré expete. expediente p., pág. página pp., págs.

Páginas pbro., presb. presvítero F.C., f.c. ferrocarril P.D. posdata fº., fol. folio Fr.

fray P / d porte debido P.P. por poder, porte pagado fra. factura pdo. pasado

G / giro p. ej. por ejemplo gral. general p.o., p/o por orden

gtos. gastos Pº paseo Hnos. hermanos pral. principal prof. Profesor ib., ibíd.

ibídem prov. Provincia íd. ídem pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma.

Ilustrísimo, Ilustrísima Iltre. ilustre R/ , r / remesa

I.p.f. imposición a plazo fijo Rbí. recibí ít. ítem Rev.,Rdo. reverendo izqda.

izquierda Rev., Rda. reverenda Rmo., Rma. reverendísimo/ma R.O. Real Orden

L / letra de cambio Rte. remite

lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado) Lic., Licdo licenciado S. san, santo

m.e. moneda extranjera s.a. sin año m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Anónima m/cgo., n/cgo., s/cgo

m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Anónima de su cargo

Capital variable m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Anónima

Española su cuenta S.A.R. Su Alteza Real Mons. Monseñor S.C.L. Sociedad

Cooperativa Libre Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crédito Mercantil S.M. Su

Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General N.ª S.ª Nuestra Señora S.E. Su

Excelencia N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita n. número s.e.u.o.

salvo error u omisión S/G sin gastos suc. sucursal sig., sigs., siguiente,

siguientes t . tomo S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada t m tonelada métrica Smo.

santísimoV., v. véase Sr. señor V.A. Vuestra Alteza

Sra. señora V.E. Vuestra Excelencia Srta. señorita v.g., v. gr. verbigracia S.R.L.

Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad Limitada V.B. visto bueno

S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volúmenes SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra

Señoría SS.MM. Sus Majestades

4.-Iniciales Identificadoras

Esta información va al final del comunicado en el margen izquierdo y consiste

en colocar las Iniciales en mayúscula del Nombre y Apellido de la persona que

firma, seguido de una separación ( / ) para luego colocar el nombre en minúscula de

quien redacto y transcribió el comunicado (Generalmente es la secretaria). Antes se

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colocaba las iniciales en minúscula tanto del nombre como del apellido.

Ej.:

MH/maría

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5.-Cuidar Lo Siguiente:

-Pulcritud, las cartas se escriben a computadora y sin errores ortográficos.

-Los márgenes más usados son: 4cm (superior) 4cm (izquierdo), 3cm (derecho) y

3cm (inferior).

-No colocar el punto de mil en la fecha (año)

-No colocar la raya encima del nombre del firmante

-Evitar alabanzas exageradas

-Trate de no utilizar abreviaturas

-Un solo tema por carta

ESTRUCTURA DE UNA CARTA

IMPORTANTE ACOTAR

Con respecto a la separación entre párrafos, es necesario tenerlo en cuenta

por la estética que proyecta. Procurar no recargar demasiado el texto hacia arriba o

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por la estética que proyecta. Procurar no recargar demasiado el texto hacia arriba o

hacia abajo. Mantenga una buena distribución de su contenido, para que resulte

agradable a la vista.

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IMPORTANTE ACOTAR:

Hoy en día la mayoría de los sobre vienen impresos. En caso contrario,

tenemos la ventaja que nos ofrece Microsoft Word de poder imprimir sobres en el

Menú Herramientas – Cartas y Correspondencias – Etiquetas y Sobres. Colocamos

los datos que deseamos imprimir en el sobre.

TIPOS DE CARTAS

COMERCIALES, BANCARIAS, JURIDICAS Y DE INTERES GENERAL

1. Comunicados Comerciales:

Las ofertas: Oferta de servicios de un particular a una empresa:

Es uno de los escritos comerciales más empleados, ya que cubre un amplio

sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos de

ofertas:

Es lo mismo que decir que un particular solicita empleo. La carta puede ser la

contestación a un anuncio de oferta de empleo o bien un intento del interesado por

conseguir trabajo en una empresa.

El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar

buena impresión en el receptor. No olvide que la carta le está representando, usted

tiene que cuidar el estilo y la forma además del contenido, pues está creando un

contacto con la empresa y éste ha de ser favorable.

El solicitante debe expresar con precisión, detalle y concisión los intereses

que tiene en solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para

ello, las cartas suelen acompañarse del currículum vitae del solicitante, que aportará

toda la información sobre sus conocimientos y experiencia.

La empresa responderá a la oferta del particular. Si decide aceptar al

solicitante, normalmente, pedirá más información sobre él/ella y/o concertará una

entrevista. Si, por el contrario, no le interesa contratar los servicios del particular la

respuesta ha de ser clara y precisa, explicitando los motivos de la negativa.

Sobre todo sea claro y conciso en la presentación de los datos y no

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mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente inútil.

Recuerde que el currículum debe brindar una buena imagen de usted.

2.-Ofertas comerciales

Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que

ofrecen son productos, mercancías. Las grandes empresas envían este tipo de

correspondencia a sus clientes para informarles de las innovaciones que sacarán al

mercado, es una forma de promocionar el nuevo género. El planteamiento de la

carta no es muy diferente de las ofertas de servicios de la empresa, muchas veces se

interrelacionan.

Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque el

interés del destinatario pero sin abrumarlo.

3.- Circulares

Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar

sobre cambios en una empresa (cambio de dirección, disolución de una firma,

fundación de una nueva empresa. etc.).

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces

se dirige a un círculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas

de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo texto de

circular, sin variar el contenido.

Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del

juez presente en los actos llevados. Es lógico, pues no debemos olvidar el carácter

oficial de estos escritos.

Los bancos también suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por

ejemplo, las condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crédito o, también,

avisando a los clientes del pago de intereses de bonos.

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4.- Reclamaciones

Los escritos de reclamación son aquellos que dirige un particular o empresa a

otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancías en mal estado,

facturas equivocadas, cambios en los pedidos de género...).

Las reclamaciones se componen de dos escritos: el primero, que es la

reclamación propiamente dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha

reclamación.

Debe cuidarse mucho la redacción de estas cartas, pues aquello que se trata

en el contenido son temas "delicados" -el remitente se está quejando por algún

motivo- que pueden malinterpretarse.

Normas prácticas:

-Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que

ha detectado problemas con los envíos y el momento de enviar su reclamación.

Es importante que estos trámites se realicen sin demora. Además si, en su queja,

existe la posibilidad de una retirada y/o cambio de mercancías el tiempo que tarde

en enviar la reclamación le perjudicará en cuenta propia -perderá beneficios-.

-Detalle al máximo su reclamación (número de factura, clase de género,

modelo, número de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas.

También debe especificar los motivos por los que reclama.

-El tono de la carta debe ser cortés pero exigente -se está usted

quejando, no saludando a la empresa- .

-Aunque esté muy descontento de la empresa a la que enviará su

reclamación no lo demuestre en la carta. En principio usted no pretende

enemistarse con ella -aunque estos temas nunca se saben cómo acaban-. Por lo

tanto sea exigente y muy claro en sus quejas.

La empresa que recibe una reclamación tiene el deber de enviar una

respuesta. Ésta se llevará con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volverá a

insistir y, teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situación

comprometida, hay que evitar al máximo la pérdida de tiempo.

3 3





Si la empresa acepta su culpa la carta que remitirá será de disculpa,

intentando solucionar el/los problema/as con la mayor rapidez. También es

aconsejable que se explique la causa del equívoco.

Si, por el contrario, la respuesta es negativa deberá enviar al algún

representante para que solucione el problema.

La empresa que no está muy convencida de una queja ha de asegurarse de

ella. La mejor solución es enviar al representante se la zona.

Sobre todo discúlpese siempre de los problemas y demoras que ha podido

ocasionar al remitente se la reclamación. El estilo de la carta ha de ser muy correcto

o cortés sino correrá el peligro de perder un cliente.

5.- Órdenes de pedido

Las cartas u órdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado

en tratos con otra le realice un encargo de compra.

Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y

precisión, pues de esta forma se evitarán errores y equívocos que obligarían a

demorar la entrega.

No se trata de un estilo de carta de párrafos largos, sino todo lo contrario.

Comienza con una introducción -del tipo "Les ruego me envíen"- y a continuación

se detalla, al máximo, el género que se desea adquirir.

Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:

- Datos del comprador y del vendedor

- Métodos de transporte

- Fecha en la que debe hacerse la entrega

- Forma de pago y los términos (bonificaciones, descuentos)

- Detallar al máximo el género (cantidad, modelo, referencia).

- Posibilidad o prohibición de fraccionar los envíos

Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso o el formato

realizado en su computador, en forma de orden de pedido. De esta forma el

mecanógrafo ahorra mucho tiempo, pues tan sólo ha de rellenar los espacios vacíos

del formato del impreso con los datos necesarios.

En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para

3 4





En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para

realizar una acción de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino

causará molestias a la firma que debía enviar la mercancía.

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6.-Correspondencia bancaria

Los bancos se han convertido en una de las entidades más solicitadas por el

comercio y la industria. Su función primordial como "templo del ahorro", lugar

donde se almacenaba el dinero con el fin de recibir unos intereses, ha pasado a la

historia.

Actualmente los bancos son una de las entidades que más facilitan la

actividad comercial de las empresas -y también de los particulares -, pues a través

de ellos se pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban

internos a la empresa.

Facturas, pagarés, moneda extranjera, comercio exterior, crédito, etc., son

algunas de las prestaciones de la banca que ayudan en la economía y agilizan los

trabajos.

La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta

que las cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales y

formularios (son notificaciones, información sobre intereses, extractos, recibos,

operaciones realizadas en una cuenta, referencia bancaria...).

Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al

corriente del estado de su(s) cuenta(s).

Algunas cartas, también previamente impresas, acompañan a algunos de los

impresos.

En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos

remitidos por particulares o empresas en solicitud de algún servicio de los que

ofrece el banco. Podemos citar algunos de estos ejemplos:

- Petición de créditos

- Anulación de cuenta corriente

- Domiciliación de pagos

- Extractos

- Anticipos de letras

- Solicitud de transferencias

- Petición de talonario, etc.

3 6





- Petición de talonario, etc.

- Referencia bancaria

El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien

mediante algún tipo de formulario que el remitente deberá rellenar con sus datos.

Actualmente existen muchos documentos que se pueden solicitar vía on line por

Internet y el sistema es quien emite y envía dicho documento listo para que el

cliente lo descargue o lo visualice en la pantalla; tal es el caso de los estados de

cuentas, histórico de movimientos, referencias, etc.

7.-Correspondencia Jurídica:

Son comunicados de carácter legal y con finalidades específicas. Este es un área con

un extenso repertorio en cuanto a las distintas ramas del derecho: civil mercantil,

penal y procesal, constitucional, laboral, entre otros.

8.-Correspondencia Oficial

Como mencionamos en conceptos anteriores son documentos que se

originan en organismos públicos del gobierno y tienen gran variedad: Circulares,

Memorandos, Oficios (son las llamadas cartas), Actas, Constancias, etc.

9.-De interés general

Este es el más variado de los documentos; ya que, su finalidad son muchas.

Estas son: Referencias personales, Síntesis curricular, Autorizaciones, etc.

MODELOS DE LAS CARTAS COMUNES

Constancias: Es un certificado que la empresa o institución expide para

constatar que determinada persona realizo o realiza alguna actividad en la misma.

Debe tener los nombres completos, C.I., cargo, forma de desempeño, fechas de

desempeño y la fecha de emisión.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN CULTURA Y DEPORTES

FUN.DE.S.E.

FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y EDUCATIVO

CONSTANCIA DE TRABAJO

Quien suscribe, hace constar que la (el) ciudadana (o): MARIA DEL CARMEN

Rodríguez DIAZ, titular de la C.I. N° 2.465.980 se desempeñó en esta Institución

3 7





con el cargo de Secretaria Ejecutiva, en el período comprendido del 01-03-2002 al

02-04-2002; devengando un sueldo de Bs 660.000, oo mensual.

Durante su permanencia en esta institución demostró responsabilidad, eficiencia y

capacidad de trabajo.

Es constancia, que se expide a petición de la parte interesada a los Diez días de

Marzo del año Dos Mil Tres.

Lic. Manuel Díaz

Director

MD/Fiona

3 8





14. Redacción. Acta, memorando y oficio

Acta: Es un documento que se usa para dejar constancia que una reunión o

actividad se efectuó, se hacen anotación de todo lo realizado y hablado, firman las

personas que asistieron a la reunión.

ACTA

En la ciudad de Maracay ,a las 10:00 am del 06-03-2010, se reunieron en la

sede de FUNDESE los estudiantes integrantes de todos los cursos con la directora de

FUNDESE, profesores, personal administrativo ,con la finalidad de discutir sobre la

graduación que se llevara a cabo el día 30-11-2010.

Durante la reunión se discutió sobre el, la ambientación a cargo de Los

Monumentales de la Gaita y la Miniteca May Way, a partir de las 7:00 pm en el

Circulo Militar.

Se acordó realizar una rifa Pro - Fondos para los gastos que se realizaran.

No habiendo más puntos que, tratar, se dio por terminada la reunión.

Firmas

Alumnos ____________,_____________,_______________.

Profesores _____________,-____________,________________.

Personal Administrativo _______________,_______________,________________.

Memorando: Es un documento interno, que se usa para enviar información

breve y concisa sobre un tema en particular y nunca sale de la empresa. Lleva un

formato que no puede ser modificado: para, de, asunto y fecha. El termino de

memorando, puede ser cambiado a memo o memorando.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRAGORRY

MEMORANDO

3 9





PARA: Despacho del Alcalde

DE Recursos Humanos

ASUNTO Remisión de Nómina de Pago

FECHA 27-02-2010 N°: RH/89/2010

Mediante la presente le remitimos la nómina de empleados del periodo

15-03-2010 al 30-03-2010, para su firma de autorización. Esta había sido

rechazada por modificaciones a nivel de gerencia; sin embargo, fueron rectificadas y

en espera de su firma autorizada para iniciar las gestiones de pago.

Lic. Moraida López

Jefe de Recursos Humanos

ML/Luisa

Oficio: Es un carta de carácter oficial, o sea, el contenido de esta casa solo

interesa a organismos del gobierno. Este término es solo usado para instituciones

gubernamentales: alcaldía, gobernación, consejos, etc.

4 0





15. Redacción. Cotización y referencia personal

Solicitud de cotización: Es una carta comercial que tiene la finalidad de

solicitar información sobre alguna mercancía determinada.

INVERSIONES ALMA C.A.

Maracay, 28 de Febrero del 2010

Ciudadanos

PAPELERÍA VENEZUELA

Presente.-

A la atención: Departamento de Venta

Sirva la presente para solicitar nos cotice por esta misma vía el siguiente material

10 Cajas de lápices marca mongol

10 Resmillas de papel bond blanco, rosado azul

40 Resmas de papel bond 20

20 Resmas de papel copia

20 Resmas de papel para fotocopiar

2 Cajas de bolígrafos negro y azul, marca mongol

Agradecemos de antemano su pronta respuesta por el fax N°

0243-24635476, quedamos de usted.

Atentamente,

Lic. Mary Pérez

Jefe de Compras

MP/Alicia

La cotización: Es un documento parecido a una factura sin compromiso de

pago. Allí esta el contenido detallado de la mercancía solicitada.

Modelo:

PAPELERÍA VENEZUELA

AV. SOUBLETTE DE MARACAY

TELF.3486950

Maracay, 5 de Marzo de 2010

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Ciudadana

Lic. Mary Pérez

Jefe de Compras

INVERSIONES ALMA C.A.

Presente.-

En atención al comunicado de fecha 28-02-2010 en donde nos pide

cotización de la siguiente mercancía, se enviamos respuesta.

CANT DESCRIPCIÓN COSTO U. COSTO T.

1 0 Cajas de lápices 1.000 10.000

1 0 Resmillas de papel bond rosado y azul 1.500 15.000

4 0 Resmas de papel bond 20 2.000 80.000

2 0 Resmas de papel copia 500 20.000

2 0 Resmas de papel fotocopia 1.000 20.000

2 Cajas de bolígrafos negro, azul 1.000 2.000

Sub-total 137.000

I.V.A. (16,5%) 22.605

TOTAL A PAGAR 159.605

Atentamente,

Lic. Luis González

Gerente de Ventas

LG/María

Referencia personal: es un comunicado que se usa para dar fe que

conocemos a alguien y le recomendamos de forma personal.

REFERENCIA PERSONAL

Yo, ADA ANNY CORREA SEIJAS, titular de la C.I. N° 4.678.079, hago constar

que conozco de vista y trato a la ciudadana MARIA DORA ALVARADO DE CAPRILES,

titular de la C.I. N° 9.796.584, desde hace nueve años.

La ciudadana MARIA DORA ALVARADO DE CAPRILES, es una persona honrada,

responsable en su trabajo y de buena conducta, por lo tanto, la recomiendo, ya que

es digna de confiar.

4 2





es digna de confiar.

En Maracay a los Diecinueve días del mes de Marzo del año Dos Mil Diez.

Atentamente,

Ada Anny Correa Seijas

4.678.079

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16. Síntesis curricular. Redacción

Síntesis curricular: Es un documento que se usa para presentarnos de

manera personal y con detalles sobre lo que hemos realizado hasta esa fecha. Debe

estar bien presentado, con un color presentable, con foto acorde y actualizada.

Todo lo que usted coloque en este documento debe tener soporte o documento que

lo avale.

4 4





CUESTIONARIO A RESPONDER Y ENVIAR AL CORREO

* EXPLIQUE CADA UNA DE LAS PARTES DE UNA CARTA

* EN QUE SE DIFERENCIA UNA CARTA OFICIAL A UNA CARTA COMERCIAL

* QUE DATOS CONTIENE UN MEMBRETE Y CUAL ES SU UBICACIÓN

* QUE DATOS CONTIENE EL CUERPO O DESARROLLO DE UNA CARTA

* COMO DEBE FINALIZAR UNA CARTA

* MENCIONE LAS PARTES DE UN SOBRE

* REALICE 1 MODELO (REDACCIÓN PROPIA) DE CADA UNO DE LOS SIGUIENTES

DOCUMENTOS: CONSTANCIA DE TRABAJO, COTIZACIÓN, OFICIO Y MEMORANDO.

RECUERDE ENVIAR LOS ARCHIVOS DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS

PREGUNTA A RESPONDER EN EL FORO

¿QUE APTITUDES USTED CREE QUE SON NECESARIAS PARA SER UN BUEN

RECEPCIONISTA?

QUE IMPORTANCIA TIENE PARA USTED, HABER REALIZADO ESTE CURSO Y

DONDE CREE QUE PODRIA UTILIZAR LO QUE APRENDIO?

PROCEDIMIENTO:

* INGRESA A WWW.FUNDESE.FOROGRATUITO.ORG

* REGÍSTRATE – ACTIVA TU CUENTA DESDE TU CORREO

* INGRESA AL FORO FUNDESE Y LUEGO EN EL “FORO DEL CURSO ÁREA

ADMINISTRATIVO Y OFICINISTA”.

* PRESÉNTESE REFIRIÉNDOSE A SU NOMBRE, APELLIDO, DONDE VIVE Y QUE CURSOS

ESTA REALIZANDO EN FUNDESE. RESPONDE LAS PREGUNTAS QUE REALIZAMOS EN

ESTE MANUAL.

* LISTO

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recepción. correspondenciaimagenes.mailxmail.com/cursos/pdf/6/recepcion...una vez respondidas...

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