recepcion y embarques

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  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    1/17

    RECEPCION Y EMBARQUES

    MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCION Y

    EMBARQUES.

    RECEPCION DE MERCANCIA

    DEFINICION: Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancasrecibidas coincidan en precio, calidad, cantidad y presentacin con los pedidos realizados.Es el registro de mercancas que ingresan a bodega precedente de zonas externas.

    Presentacin con el encargado del chofer del proveedor o persona que hace la

    entrega saludo, buenos das, buenas tardes, etc. y registro en bit!cora de guardia

    datos tales como" fecha y hora de arribo, placas vehiculares, identificacin del

    chofer, numero de factura, numero de cajas o piezas y hora de salida#. $otejar que la factura est%n registradas a nombre de la empresa &xxxx '.( de $.

    )*. 'i la factura no cumple con este requisito, se devuelve la factura y mercanca

    al proveedor. )erificar que las cantidades de cajas est%n correctas. En dado caso que las cajas

    o la mercanca est%n en mal estado o abiertas, checar a detalle el contenido de las

    cajas en presencia del chofer de proveedor o persona que hace la entrega para

    aclarar en el momento alguna diferencia que se pudiera presentar. 'i la mercanca no est! completa reportarlo al encargado del !rea de recepcin y

    embarques, quien dar! seguimiento con responsable de $E+' y compras, selevantar reporte -ormato adjunto# donde firma de enterado el chofer de proveedor

    o persona que hace la entrega, quien se llevara una copia del mismo reporte. En

    caso de no aceptar la revisin a detalle, no podr! ser recibida esa factura ni la

    mercanca. 'i la recepcin de mercanca cumple con los requisitos, entonces se procede a

    sellar de recibido la factura y se anotan los datos de fecha de ingreso a almac%n y

    el nombre de la persona responsable de la recepcin de la mercanca. +espedida al chofer de proveedor o persona que entrega la mercanca (notar el embarque en la bit!cora de recepcin. fecha, hora, proveedor, nmero

    de cajas, nmero de factura, nombre de la paquetera, almacenista, comentarios

    etc.#

    DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCION DE MERCANCIA

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    2/17

    rques

    REVISION DE MERCANCIA

    Presentacin y

    saludo con el

    encargado del

    embarque

    Cotejar

    factura que

    este a

    nombre de

    xxxx Sade cv

    Inicio RECEPCI!

    "E

    "evolucin de

    factura y mercanc%a

    al encargado del

    embar ue

    !o

    Si

    Se re&orta al

    de&artamento de

    com&ras &ara darle

    solucin y seguimiento

    a ese &roblema' Se

    !o

    (eri)car que las

    cantidades de

    cajas f%sicas

    est*n correctas

    con la factura

    Si

    +irma con sello de

    recibido de la

    mercanc%a+in del

    $notar elembarque en la

    bit,cora de

    rece&cin de

    "es&edida anuestros

    &roveedores de

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    (comodo de mercanca apertura del empaque o los empaques para revisin

    detallada de mercanca.# (comodo de mercanca por cdigo de proveedor. 'i hay / piezas del mismo

    cdigo, que las / est%n juntas. 'e ordena la mercanca conforme a la factura para una revisin m!s f!cil y r!pida. 'e recomienda el acomodo conforme al nmero de proveedor y conforme este el

    producto en la factura. 0rdenar de izquierda a derecha.Ejemplo" el primer producto en la factura es una rotula con cdigo de proveedor

    123423/ con 12 piezas, buscar las 12 rotulas y ponerlas al principio del lugar

    donde ordenaras tu mercanca y as hasta terminar con el ltimo producto de la

    factura. $otejar la mercanca ya ordenada contra la factura a detalle. (l t%rmino de la revisin de la mercanca, si no existe ninguna diferencia se anota

    el nombre y firma al reverso de la factura de la persona que realizo el cotejo de la

    mercanca. Entregar la factura debidamente requisitado al !rea de captura.

    DIAGRAMA DE FLUJO DE REVISION DE MERCANCIA

    Re&ortarlo al

    de&artamento decom&ras &ara dar

    Se ordena la mercanc%a

    conforme a su factura

    &ara una revisin m,s

    detallada &oniendo la

    mercanc%a del &rimer

    cdigo al &rinci&io y al

    -ltimo la mercanc%a que

    esta al )nal de la factura

    $comodo de

    mercanc%a &or

    cdigo de

    &roveedor' .Si son /

    $&ertura del o delos em&aquesInicio

    RE(ISI! "E

    #ERC$!CI$

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    4/17

    CAPTURA DE FACTURA O ENTRADA A FACTURA

    Encendido de $P5. +arle un clic6 al icono '(P 75'8E'' 08E ventana que te pide + 5'5(90 y

    $:()E +E ($$E'0#.

    2evantar

    rdena

    r de

    i0quierd

    a a

    derec3a

    +in del &roceso

    +altante

    o

    sobrante

    de

    mercanc%

    a

    re&ortarl

    o alencarga

    do de

    bodega

    4raslado de factura

    a la bit,cora de

    facturas )rmadas

    con sello &ara su

    Sellado con

    fec3a de

    Si !ombre y )rma

    de la &ersona que

    reali0o el cotejo

    Cotejar a detalle la

    mercanc%a con su

    factura

    +altante !

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    5/17

    9egistro de + 5'5(90" almac%n y $:()E +E ($$E'0" bodega1/.

    )erificar que la factura este a nombre de xxxxxxxxxx '( +E $).

    5n clic6 en el icono 0; apertura de ventana principal#.

    S$P 56SSI!ESS

    C2$(E "E $CCES7

    I" 6S6$RI7

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    6/17

    $lic6 al icono mdulos.

    :levar el mouse a compras

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    Eleccin de proveedor. tecla =(P para ver listado de proveedores#.

    1 clic6 al icono copiar de.

    Entrada de

    Eleccin de

    Co&iar de

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    8/17

    7arra con 4 opciones, elegir PE++0'.

    $lic6 al pedido correcto, al que se le dar! entrada verificar que sea la factura y

    mercanca correcta#.

    'e procede a realizar el pedido. 'e va seleccionado las piezas de la factura. $lic6

    a la pieza que se le dar! entrada#.ordenar conforme a la factura.

    =erminado el llenado del pedido, clic6 a opcin -8(:>(9.

    Pedidos

    Pedido que se le dar,

    Seleccin de

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    $uadre de factura revisar cantidades, precios, el monto total debe de cuadrar con

    la factura#.

    'i no cuadra la factura corregirla, la factura debe de cuadrar al 122?. Poner nmero de factura, quien realizo la entrada de la factura y nombre del que

    checo la factura.

    $lic6 opcin $9E(9.

    +inali0

    Revisin

    detallada

    !umero de factura

    Persona que reali0o la

    entrada

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    10/17

    @uestra un aviso &este documento no puede modificarse tras la creacin.*

    $lic6 opcin '.

    (rroja pantalla en blanco que nos dice que ya finalizo la entrada.

    $lic6 al icono de la opcin (=9('.

    Crea

    S

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    11/17

    mprimir hoja de entrada 3 veces.

    Pasar una hoja de entrada a etiquetado y la otra engrapada con la factura fin del

    proceso#.

    DIAGRAMA DE FLUJO DE ENTRADA DE FACTURA

    Atr

    Im&rimir :

    Clic8 al icono

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    12/17

    ETIQUETADO DE MERCANCIA

    Encendido de

    PS6

    C$P46R$ "E

    +$C46R$Inicio

    !o Clave d

    acceso

    5"E;$

    Para &oder darle entrada

    la factura tiene que 3ab

    un &edido 3ec3o &or e

    de&artamento de com&r

    +in del

    &roceso

    Im&rimir 3oja

    de entrada :

    $rroja

    &antalla en

    blanco que

    nos dice que

    ya )nali0o la

    Clic8 o&cin

    Clic8 a la

    o&cin

    Corregir y

    cuadrar

    factura

    Poner n-mero de factura1 nombre

    de quien le dio entrada a la

    factura y el nombre de quien

    Si

    !o

    (eri)car

    que el

    &edido

    cuadre

    con la

    $l )nali0ar el

    llenado del &edido1

    clic8 a la o&cin

    Reali0ar el &edido1

    seleccionando las &ie0as de la

    factura1 ordenar conforme a

    Clic8 al

    &edido

    correcto1 al

    que se le

    dar,

    5arra con

    >

    o&ciones1

    elegirPE"I"S

    6n clic8 a

    icono

    Elegir al &roveedor de la

    factura dando Enter al

    SiEleccin de

    &roveedor1 tecla ta&

    &ara ver el listado

    ?acen

    su

    &edid

    o

    Re&ortarlo al

    de&artamento

    de com&ras

    !o

    Clic8 a

    entrada dClic8 a

    com&ras9Clic8 al

    iconoClic8 al icono

    (eri)car que la

    factura este anombre de

    I" usuario7

    $2#$CE!Si

    Regresarle

    la factura al

    encargado

    de bodega

    &ara que el

    a su ve0 lo

    re&orte al

    de&artamen

    to de

    com&ras

    #uestra aviso1

    este

    documento no&uede

    modi)carse tras

    Pasar 3oja

    de entrada a

    etiquetado

    Clic8 al icono de la

    o&cin $4R$S

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    13/17

    Encendido de m!quina de etiquetas y $P5. )erificar que haya papel de etiqueta y papel carbn en la m!quina. $lic6 al icono :abel one.

    'e pide la hoja de entrada al encargado de captura de factura. hoja que contiene

    todos los nmeros '(P de la mercanca que se etiquetara#. (pertura de ventana. :lenado de ventanilla.

    $ampo" 85@E90 '(P-iltro" E: 85@E90 +E '(P $099E'P08+E8=E.=amaAo" PEB5EC( 4 $@ D / $@#

    8ota" verificar bien que la

    etiqueta y la cantidad que

    se vaya a imprimir sea la

    correcta. Ejempl" si llegan 32 bujas revisar cuantas cajas llegaron por que las

    bujas se etiquetan por nmero de caja, entonces las cajas que lleguen son el

    nmero de etiquetas que se imprimir!n.

    5na vez llenada la ventanilla, clic6 a la opcin @P9@9.

    Cam&o7 n-m

    +iltro7 @ S

    4amaAo7 &eq

    .>cm x / cm

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    'e abre ventanilla, escribir el nmero de etiquetas que se necesiten.

    $lic6 a la opcin imprimir.

    'e imprimen las etiquetas. 'e imprimen todos los nmeros '(P conforme a la

    factura. a impresas todas las etiquetas, se engrapan las etiquetas a la hoja de entrada. 'e depositan las etiquetas y la hoja ya engrapadas en una caja especial para

    despu%s etiquetar el producto. :a caja la designa el encargado de la bodega para

    que no se pierdan la hoja de entrada y las etiquetas. El compaAero encargado de etiquetar el producto toma la hoja de entrada con sus

    etiquetas y ubica donde est! la mercanca que va a etiquetar. a ubicada la mercanca, prosigue a etiquetar cada producto con su etiqueta

    correspondiente, checando a detalle que la etiqueta corresponda al producto que

    se est! etiquetando. a etiquetada la mercanca se acomoda en un carrito para su traslado a los

    anaqueles donde el producto es acomodado.

    Im ri

    @

    Ok

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    -inalizado el etiquetado de la mercanca.

    DIAGRAMA DE FLUJO DE ETIQUETADO DE MERCANCIA

    (eri)car que

    3aya &a&el de

    etiqueta y

    &a&el carbn

    en la maquina

    Encendido de

    m,quina de

    etiquetasInicio

    E4I6E4$" "E

    #ERC$!CI$

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

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    ACOMODO DE MERCANCIA

    Etiquetado el producto y sobre el carrito para acomodo =raslado de la mercanca carrito# a un !rea donde no estorbe el paso y a la vista.

    :levar el carrito a una zona cercana y de f!cil alcance para el acomodo de

    mercanca.

    Se &ide

    3oja de

    entrada al

    encargado

    de

    Clic8

    al

    icono2$5E

    2

    SiEncendid

    o de PS6

    !o$&ertur

    a deventani

    Poner

    &a&el de

    etiqueta

    o de

    carbn

    2lenado de

    ventanilla

    Cam&o7 n-mero de S$P

    +iltro7 n-mero de S$P

    corres&ondiente

    4amaAo7 &equeAa .> cm

    x / cm

    Clic8

    o&cin

    Se de&ositan

    en una caja

    es&ecial &araetiquetado de

    la mercanc%a

    Escribir

    el

    n-merode

    etiquet

    as que

    se

    $&ertura de

    Se

    engra&an

    las

    Se im&rimen

    todas las

    etiquetas

    conforme a la

    Clic8

    im&rim

    Se toman las

    etiquetas con

    su 3oja de

    +inali0ado

    el

    etiquetado1

    acomodar

    lamercanc%a

    en un

    carrito &ara

    Se ubica la Etiquetar la

    mercanc%a con su

    etiqueta

    +in del

  • 7/26/2019 Recepcion y Embarques

    17/17

    (comodar la mercanca en el lugar correcto estivando por cdigo '(P o cdigo

    9)#, recordando poner al frente el producto que ya est! en su lugar y poner atr!s

    la mercanca nueva o que se est! acomodando primero dentro primero fuera#. -inalizado el acomodo :levar el carrito a su lugar para volver a utilizarlo por ltimo el vendedor o vendedores pueden tomar la mercanca ya etiquetada y

    en su lugar para su venta.

    DIAGRAMA DE FLUJO DE ACOMODO DE MERCANCIA

    $C#" "E #ercanc%a

    etiquetada y

    Inicio

    4raslado de la

    mercanc%a a un

    lugar donde no

    $comodo de

    mercanc%a

    en el lugar

    correcto.c3ecar @

    S$PB

    Cuedalistoel&roducto&arasuventa

    +in del acomodo

    2levar la

    mercanc%a a

    un lugar

    cercano y

    estrat*gico

    2levar el

    carrito a su

    lugar &ara

    volver a

    Si3aymercanc%aeneselugarfrentearlay&one