entrega recepcion estatal

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS I N D I C E I. Introducción 3 II. Base Legal 4 III. Objetivos 5 IV. Glosario de términos 6 V. Proceso General de Entrega-Recepción de la Administración Pública Estatal 9 VI. Unidades Administrativas sujetas a Entrega-Recepción. Resumen de Dependencias Centralizadas Resumen de Organismos Desconcentrados} Resumen de Organismos Autónomos Resumen de Organismos Descentralizados 13 15 16 18 19 VII. Integración de la Información 1. Lineamientos Administrativos a. Generalidades b. Del Acta Administrativa c. De los responsables del Proceso d. De la Secretaría de Administración e. Del Acto de entrega-recepción f. De la información y documentación 2. Acta Administrativa de Entrega y Recepción a. Acta Administrativa ER-01 Entrega-recepción Centralizados b. Acta Administrativa ER-02 Entrega-recepción Descentralizados y Desconcentrados c. Instructivo para la P0resentación de la carpeta y el disco compacto de Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de Colima. 3. Anexos Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado. 21 23 30 45 Gobierno del Estado de Colima Secretaría de Administración Dirección General de Control Gubernamental 1

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    I N D I C EI. Introduccin 3

    II. Base Legal 4

    III. Objetivos 5

    IV. Glosario de trminos 6

    V. Proceso General de Entrega-Recepcin de la Administracin Pblica Estatal 9

    VI. Unidades Administrativas sujetas a Entrega-Recepcin. Resumen de Dependencias Centralizadas Resumen de Organismos Desconcentrados} Resumen de Organismos Autnomos Resumen de Organismos Descentralizados

    13

    15161819

    VII. Integracin de la Informacin

    1. Lineamientos Administrativosa. Generalidadesb. Del Acta Administrativac. De los responsables del Procesod. De la Secretara de Administracine. Del Acto de entrega-recepcinf. De la informacin y documentacin

    2. Acta Administrativa de Entrega y Recepcina. Acta Administrativa ER-01 Entrega-recepcin Centralizadosb. Acta Administrativa ER-02 Entrega-recepcin Descentralizados y Desconcentradosc. Instructivo para la P0resentacin de la carpeta y el disco compacto de Entrega y Recepcin de

    las Unidades Administrativas de la Administracin Pblica del Estado de Colima.

    3. Anexos Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado.

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    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    I.- INTRODUCCIN

    De conformidad con las lneas de accin establecidas por el C. Lic. Jess Silverio Cavazos Ceballos, Gobernador del Estado, de realizar eficientemente las funciones que las normas legales encomiendan al Poder Ejecutivo, la Secretaria de Administracin, como responsable de normar y coordinar el proceso de entrega-recepcin al trmino del periodo constitucional del Poder Ejecutivo, a travs de este mecanismo, facilita la entrega en forma transparente y ordenada, de los asuntos, oficios e instalaciones de la Administracin Pblica Estatal, a fin de adecuarla no solo a los requerimientos actuales, sino tambin a los futuros, y garantizar la preservacin de los recursos documentos, archivos, valores, programas y proyectos de cada una de las dependencias, entidades y organismos descentralizados de la misma. Con el propsito de configurar un marco regulatorio consistente, sencillo y eficaz que d, entre otros aspectos, certidumbre y seguridad jurdica se expidi el reglamento respectivo, para regular los procesos de entrega-recepcin de las unidades administrativas que deben llevar a cabo los servidores pblicos al iniciar y al concluir un empleo, comisin o cargo pblico, independientemente de la causa que motive el relevo.

    La Secretara de Administracin del Gobierno del Estado, como responsable de intervenir en la entrega-recepcin de las dependencias, conforme lo estipula el Artculo 25 fraccin XXV de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, emite el presente Manual de Procedimientos para el proceso de Entrega y Recepcin de las dependencias, el cual tiene como propsito fundamental establecer en forma sencilla y clara los procedimientos, los obligados y formatos que acompaan al acta de entrega y recepcin, y las disposiciones administrativas a fin de que los involucrados integren la informacin en forma oportuna y simplificada.

    Adems de establecer el procedimiento de forma simplificada, se utiliza un Sistema computacional de entrega-recepcin que evitar perder informacin importante para las instituciones pblicas, y que no representa una actividad adicional a los Servidores Pblicos que estn obligados a presentar el acta administrativa correspondiente, sino que en estricto sentido la informacin de la gestin del cargo que desempean deber estar debidamente documentada, actualizada y validada por las instancias competentes, adems, de integrarse de manera estandarizada, fcil de manejar y contar con informes de avance y cumplimiento de sus funciones sustantivas conforme a las atribuciones encomendadas a cada ramo administrativo, por lo que la entrega y recepcin nicamente significa depurar y, en su caso, actualizar aquello que se encuentre rezagado.

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    II. BASE LEGAL

    Las disposiciones aplicables al proceso de entrega-recepcin de los recursos y asuntos por parte de los servidores pblicos de la Administracin Pblica Estatal, se fundamentan en los siguientes ordenamientos jurdicos:

    Constitucin Poltica del Estado del Estado Libre y Soberano de Colima, Artculo 58.

    Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima, Artculo 25 Fraccin XXV, reformada mediante Decreto No. 4 aprobado el 31 de octubre de 2003.

    Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, Artculos 43 y 44. Decreto No. 183.- Publicada en el Peridico Oficial "El Estado de Colima" el sbado 8 de diciembre de 1984.

    Reglamento Interior de la Secretara de Administracin Artculo 2. Fraccin XXV y 21 fraccin XXVIII, publicado en el Peridico Oficial El Estado de Colima el 28 de Enero del ao 2006.

    Reglamento que establece los lineamientos para el proceso de entrega-recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima, publicado en el Peridico oficial del Gobierno Constitucional del Estado El Estado de Colima el 16 de agosto del 2008.

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    III. OBJETIVOS

    OBJETIVO GENERAL:

    Orientar mediante criterios y procedimientos uniformes a los servidores pblicos obligados del proceso de entrega y recepcin de las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos que conforman la Administracin Pblica del Estado de Colima, sobre la integracin de la informacin que se deber anexar al acta de entrega y recepcin.

    OBJETIVOS ESPECFICOS:

    Dar a conocer los documentos, formatos oficiales e instructivos de llenado correspondientes, que se debern presentar como anexos al acta de entrega y recepcin, con la finalidad de dejar constancia respecto a la administracin de los recursos humanos, materiales, financieros, contables y documentales que estuvieron a su cargo para el desempeo de las atribuciones conferidas y cumplir con los objetivos programados.

    Acciones realizadas conforme al marco jurdico.

    Proporcionar la base normativa, los lineamientos y la metodologa, a la que debern apegarse los servidores pblicos obligados y que darn soporte al proceso de entrega y recepcin de las unidades administrativas en las Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos, a fin de que la entrega sea homognea, prctica, ordenada, transparente y oportuna.

    Establecer con claridad, orden y precisin la informacin que deber integrarse a las actas de entrega recepcin de acuerdo con cada uno de los supuestos establecidos en el Reglamento que establece los lineamientos para el proceso de entrega-recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.

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    IV. GLOSARIO DE TRMINOS

    Para efectos del presente Manual se entender por:

    Acta.- Documento al que se refiere el artculo 2 del Reglamento para el proceso de Entrega-Recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.

    Coordinador de Enlace.- Servidor Pblico designado por los titulares de las dependencias y Unidades Administrativas, como encargado de la planeacin, organizacin y coordinacin de los informes y documentacin del proceso, conforme a lo dispuesto en el Artculo 11 del Reglamento para el proceso de Entrega- Recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.

    Dependencias.- A las listadas en el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima.

    Organismos Auxiliares.- A los organismos desconcentrados, descentralizados, empresas de participacin estatal y fideicomisos pblicos que componen la Administracin Pblica Paraestatal y forman parte del Ejecutivo del Estado.

    Entrega y recepcin.- Al proceso mediante el cual el servidor pblico que concluye un empleo, cargo o comisin, entrega, y el servidor pblico que asume dicho empleo, cargo o comisin, recibe, una unidad administrativa con todos los recursos, programas y proyectos, as como la relacin de acciones prximas a realizar, para el ejercicio de sus funciones, y los documentos e informes a que se refiere el presente Manual.

    Formatos.- Los que servirn de base para la integracin de la informacin de la Entrega Recepcin, los cuales se encuentran clasificados en anexos.

    Lineamientos Administrativos.- Las directrices que habrn de regir los procesos de entrega-recepcin administrativa contemplados en el Reglamento.

    Manual.- Manual de procedimientos para el proceso de Entrega -Recepcin de las dependencias.

    Proceso.- Las actividades de actualizacin e integracin de los documentos, informes, bienes, y en general, los recursos de que disponen los servidores pblicos para desempear su encargo, previas a la celebracin de la Entrega-Recepcin.

    Reglamento.- Documento que establece los lineamientos para el proceso de entrega-recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Sistema.- Sistema informtico que permitir automatizar la administracin de los documentos, informacin y Acta de Entrega Recepcin, el cual ser proporcionado por la Secretara de Administracin.

    Titulares de las dependencias.- Los Secretarios y el Procurador General de Justicia del Estado.

    Titulares de los Organismos Auxiliares.- Directores, Directores Generales, Secretarios Ejecutivos, Presidentes, Coordinadores Estatales y Secretarios Tcnicos.

    Trmino e inicio de un ejercicio constitucional.- Se refiere al cambio del titular del Poder Ejecutivo por conclusin del periodo por el que fue electo.

    Unidades administrativas.- A las consideradas en la estructura orgnica autorizada de las dependencias y organismos auxiliares.

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    V.- PROCESO GENERAL DE ENTREGA-RECEPCIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

    Formalizacin del Acto de Entrega-

    Recepcin

    FINActualizacin e Integracin

    de los formatos

    7

    Supervisin de la integracin de la informacin por parte

    de las Dependencias y Organismos auxiliares.

    Seguimiento del Proceso

    8

    Asesora y apoyo a Dependencias y

    Organismos Auxiliares

    9

    Resolucin dePendientes

    administrativos

    10

    Comunicacin con la

    Comisin de Enlace

    11

    Elaboracin del Acta de Entrega-

    Recepcin y emisin de anexos.

    12

    Capacitacin a los Enlaces responsables del proceso de

    entrega-recepcin en las dependencias y entidades

    6

    Elaboracin y Publicacin del Reglamento para el

    proceso de Entrega-Recepcin en la Administracin Pblica

    del Estado de Colima.

    1

    Designacin del equipo coordinador de la

    Entrega _ recepcin

    2

    Elaboracin y Publicacin del Manual de Procedimientos para

    La Entrega-Recepcin de las Unidades Administrativas de la

    Administracin Pblica del Estado de Colima.

    3

    Diseo, instalacin y configuracin del Sistema de Informacin para

    la Entrega _ recepcin.

    4

    Designacin del Funcionario que se desempeara como Enlace ante la Secretara

    de Administracin

    5

    DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL

    A D M I N I S T R A C I O N

    S E C R E T A R I A D E

    D E LE S T A D O

    E J E C U T I V O

    Y ORGANISMOS

    AUXILIARES

    11

    DEPENDENCIAS

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    NOTA: Fechas enunciativas, no limitativas; pueden variar segn las circunstancias.

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    Direccin General de Control Gubernamental

    CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADESNmprog ACTIVIDAD 2008 2009

    SEPT OCT NOV DIC ENE FEB MZO-JUL AGOS SEPT OCT NOV DIC1 Designacin de

    interventores y enlaces.2 Reuniones de presentacin

    con enlaces de las dependencias centralizadas y organismos descentralizadas.

    3 Capacitacin interna4 Comunicacin del sistema a

    los enlaces.5 Asistencia Tcnica a las

    unidades administrativas6 Integracin de la

    documentacin7 Seguimiento del proceso8 Comunicacin Equipo de

    transicin9 Formalizacin actos de

    entrega-recepcin

    12

  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    VI. UNIDADES ADMINISTRATIVAS SUJETAS A ENTREGA-RECEPCION

    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN DE LAS DEPENDENCIAS

    UNIDADES ADMINISTRATIVAS SUJETAS A ENTREGA-RECEPCIONCentralizadas

    UNIDAD PRESUPUESTAL DEPENDENCIAS CENTRALIZADAS

    UNIDADES ADMIVAS SUJETAS A ENTREGA

    ENLACE RESPONSABLEPuesto

    10000 DESPACHO DEL C. GOBERNADOR25 Coordinador Administrativo

    20000 SECRETARA GENERAL DE GOBIERNO54 Coordinador Administrativo

    30000 SECRETARA DE FINANZAS17 Coordinador General Administrativo

    40000 SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL22 Coordinador Administrativo

    50000 SECRETARA DE DESARROLLO URBANO13 Jefe de la Unidad Administrativa

    60000 SECRETARA DE DESARROLLO RURAL16 Direccin Administrativa

    70000 SECRETARA DE EDUCACIN53 Direccin de Servicios Administrativos

    80000 SECRETARA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL41 Direccin Administrativa

    90000 SECRETARA DE PLANEACIN12 Coordinador Administrativo

    100000 SECRETARA DE FOMENTO ECONMICO8 Jefe de la Unidad Administrativa

    110000 SECRETARA DE CULTURA33 Direccin General de Administracin

    120000 SECRETARA DE TURISMO12 Coordinador Administrativo

    130000 PROCURADURA GENERAL DE JUSTICIA21 Direccin de Servicios Administrativos

    140000 SECRETARA DE ADMINISTRACIN20 Coordinacin General Administrativa

    150000 SECRETARA DE LA JUVENTUD16 Coordinador Administrativo

    Unidades Administrativas sujetas a Entrega-recepcin 363

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    RESUMEN DE ORGANISMOS DESCONCENTRADOSNO.

    PROG. NOMBRE DEL ORGANISMOS DESCONCENTRADOSUNIDAD SUJETA A

    ENTREGAENLACE RESPONSABLE

    Puesto

    1COORDINACIN ESTATAL DE DESARROLLO MUNICIPAL (CEDEMUN)Decreto 95 del 4 de agosto de 1990, dependiente deSECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO

    Coordinacin Estatal Coordinador Administrativo

    2INSTITUTO TCNICO HACENDARIO DEL ESTADO DE COLIMADecreto 192 23 de abril de 1995, dependiente de la SECRETARIA DE FINANZAS

    Direccin Director

    3INSTITUTO ESTATAL DE CANCEROLOGADecreto 30 de agosto de 2008 Organismo desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Direccin Administrador

    4LABORATORIO ESTATAL DE SALUD PBLICADecreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Jefatura de Laboratorio Administrador

    5

    ADMINISTRACIN DE LA BENEFICENCIA PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA (PBP)Decreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Direccin Administrador

    6

    CENTRO ESTATAL DE TRANSFUSIN SANGUNEAReglamento interior de los servicios de salud servicios de salud 29 de noviembre 2000, Desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Subdireccin Administrador

    7

    CENTRO DE INFORMACION PARA EL DESARROLLO DEL ESTADO DE COLIMA (CIDECOL)Decreto 25 de octubre 2003, rgano Pblico desconcentrado Operativo y soporte tcnico del SIPLADE dependiente de SECRETARIA DE PLANEACION

    Coordinacin General Coordinadora Administrativa

    8

    COMIT ESTATAL DE CONSULTA Y PARTICIPACIN DE LA COMUNIDAD EN LA SEGURIDADDecreto 390 17 de junio de 2006Ley de Seguridad Publica, Art.106 Capitulo 5 SECRETARA GRAL DE GOBIERNO

    Coordinacin General Coordinador General

    9

    COMISIN ESTATAL DE MEJORA DE LA CALIDAD EN LA ATENCIN MDICA (CEMCAM)Decreto 24 febrero 2001 Desconcentrado dependiente de los SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Coordinacin Encargado Administrativo

    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    NO. PROG. NOMBRE DEL ORGANISMOS DESCONCENTRADOS

    UNIDAD SUJETA A ENTREGA

    ENLACE RESPONSABLEPuesto

    10COMISIN DE BIOETICA DEL ESTADO DE COLIMADecreto 3 de marzo 2007 rgano desconcentrado por funcin de los SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Coordinacin de Investigacin Coordinadora de Investigacin

    11

    CONSEJO ESTATAL DE SEGURIDAD PBLICA (FOSEG)Decreto 390 17 de junio de 2006LEY DE SEGURIDAD PUBLICA DEL ESTADO DE COLIMA.Captulo 2. Instancia local de planeacin, coordinacin y supervisin del Sistema Nacional de Seguridad Pblica. SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO

    Coordinacin Administrativa Secretara Ejecutiva

    12

    CONSEJO ESTATAL CONTRA LAS ADICCIONES (CECA)Decreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por Decreto 330 (Consejo) SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO18 de febrero 2006

    Secretara Tcnica Secretaria Tcnica

    13

    CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y ATENCIN A LA VIOLENCIA INTRAFAMILIAR (CEPAVI)Decreto 33 del 14 de febrero 1998 rgano honorario depende de Direccin Gral Readaptacin Social, SECRETARA GRAL DE GOBIERNO

    Secretara General Ejecutiva Contadora

    14

    CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DE ACCIDENTES EN COLIMADecreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Coordinacin General Administrador

    15

    CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DEL SINDROME DE INMUNODEFICIENCIA ADQUIRIDA (COESIDA)Decreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO

    Coordinacin Administrativa Coordinador Administrativo

    16 CONSEJO ESTATAL DE POBLACIN CESMDecreto 141.-3 de marzo de 1984.- SECRETARIA GRAL DE GOBIERNO Secretara Tcnica Secretario Tcnico

    17CONSEJO ESTATAL DE SALUD MENTALDecreto 28 de septiembre de 2002 rgano desconcentrado de la SECRETARIA DE SALUD

    Coordinacin General Coordinador General

    18CONSEJO ESTATAL ARRANQUE PAREJO EN LA VIDADecreto 26 de octubre de 2002 rgano desconcentrado de la SECRETARIA DE SALUD

    Secretara Tcnica Administrador

    19CONSEJO ESTATAL DE TRANSPLANTES (COETRA)Decreto 25 de diciembre de 1999rgano Desconcentrado dependiente de la SECRETARIA DE SALUD

    Secretara Tcnica Secretario Tcnico

    20 CONSEJO ESTATAL DE SALUDDecreto 23 de septiembre de 2006 Secretara Tcnica Secretario Tcnico

    Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIASMANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    ORGANISMOS AUTNOMOSNO.

    PROG. NOMBRE DEL ORGANISMO AUTNOMOUNIDAD SUJETA A ENTREGA ENLACE RESPONSABLE

    Puesto24 COMISIN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE COLIMA (CDH) Presidencia Coordinador Administrativo

    25 INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE COLIMA (IEE) Presidencia Director Administrativo

    26TRIBUNAL DE ARBITRAJE Y ESCALAFN ( TAE)

    Presidencia Magistrado Presidente

    27TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO (TCA)

    Presidencia Presidente

    28TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO (TEE)

    Presidencia Magistrado Presidente

    ... 18 .. Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIASMANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    RESUMEN DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOSNO. PROG.

    ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS UNIDAD SUJETA A

    ENTREGAENLACE RESPONSABLE

    Puesto

    1COMISIN ESTATAL DEL AGUA DE COLIMA (CEAC)Decreto 156 del 24 agosto 1991 y Decreto 174 del 20 de abril de 1996 Organismo Descentralizado.- Consejo de Administracin presidido por el Gobernador del Estado

    DIRECTOR GENERALCoordinador Administrativo

    2INSTITUTO DE EDUCACIN PARA ADULTOS DEL ESTADO DE COLIMA (IEAC)Decreto 25 de junio de 1999 Organismo descentralizadoJunta de Gobierno presidida por el Secretario de Educacin

    DIRECTOR GENERAL Jefe de Proyecto de Servicios Administrativos

    3INSTITUTO COLIMENSE PARA LA CALIDAD (ICC)Decreto 7 de septiembre de 2003Organismo descentralizado.- Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado

    DIRECTORA Jefe de Proyecto de Servicios Administrativos

    4INSTITUTO PARA LA ATENCION DE LOS ADULTOS EN PLENITUD (IAP)Decreto 104 11 de septiembre de 2004 Artculo 20; Organismo pblico descentralizadoConsejo Directivo Presidido por el Gobernador del Estado

    DIRECTORA GENERAL Jefe de la Unidad Administrativa

    5INSTITUTO COLIMENSE PARA LA DISCAPACIDAD ( INCODIS)Decreto 23 de enero 1999.-Organismo publico descentralizadoConsejo directivo integrado por la Presidenta del Patronato del DIF

    DIRECTOR GENERALDirector Administrativo

    6INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO (IVECOL)Decreto 44 15 de febrero de 1997.- Organismo publico descentralizadoJunta de Gobierno presidida por el Gobernador del Estado

    DIRECTOR GENERALCoordinador Administrativo

    7COMIT ADMINISTRADOR DEL PROGRAMA ESTATAL DE CONSTRUCCIN DE ESCUELAS (CAPECE) Decreto 6 de diciembre de 1997.- Organismo publico descentralizadoJunta de Gobierno presidida por el Secretario de Educacin

    DIRECTOR GENERAL Jefe del Departamento de Contabilidad

    8

    SISTEMA ESTATAL PARA EL DESAROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA (DIF ESTATAL)Decreto 57 30 de agosto de 1986.- Organismo publico descentralizadoPatronato (Presidente elegido por sus integrantes) El Secretario de Salud y el Director General representan la Junta de Gobierno ante el Patronato.

    DIRECTOR GENERAL

    Gerente de Finanzas

    9INSTITUTO DE FOMENTO DE FERIAS Y EXPOSICIONES DE COLIMA (IFFECOL)Decreto 21 de febrero 1998.- Organismo pblico descentralizadoPatronato presidido por el Gobernador del Estado.

    DIRECTOR GENERALCoordinador Administrativo

    10INSTITUTO COLIMENSE DEL DEPORTE (INCODE)Decreto 31 de agosto de 1999.- Organismo pblico descentralizadoConsejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado.

    DIRECTOR GENERAL Director General de Administracin

    11COMISIN INTERMUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE COLIMA Y VILLA DE ALVAREZ (CIAPACOV) Decreto 157 Septiembre de 1991; Organismo publico DescentralizadoConsejo de Administracin presidido por el Gobernador o la persona que el designe.

    DIRECTOR GENERAL Jefa del Departamento de Contabilidad

    ... 19 .. Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

    Direccin General de Control Gubernamental

  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIASMANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    12INSTITUTO COLIMENSE DE LAS MUJERES (ICM) Decreto 355 publicado el 14 de Junio de 2003.-Organismo publico descentralizado Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado.

    DIRECTORA GENERAL

    13 FIDEICOMISO BANOBRAS 322 MANZANILLO, LAS GARZAS (FIMAGA)Organismo Paraestatal.-Constituido 07 de agosto de 198414 FIDEICOMISO DE TURISMO DE MANZANILLO (FIDETUR) .- Organismo Paraestatal

    15 CENTRO DE AGRONEGOCIOS DE COLIMA (CEDAGRO) Decreto Del 21 de enero de 2006; Organismo publico Descentralizado.- Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado. Direccin General Coordinador Administrativo

    16 COMISIN ESTATAL DE CONCILIACIN Y ARBITRAJE MDICO (COESCAMED)Decreto 314 publicado el 24 de mayo de 2008.- Organismo publico Descentralizado Comisin Estatal Coordinador Administrativo

    17CONSEJO ESTATAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA (CECYTCOL)Decreto 324 publicado el 19 de septiembre de 2006.- Organismo publico DescentralizadoJunta Directiva presidida por el Gobernador del Estado

    Direccin Director General de Administracin

    18DIRECCIN DE PENSIONES DEL ESTADODecreto 58 publicado el . de Enero de 1969.- Organismo DescentralizadoConsejo Directivo (presidido por un representante del Ejecutivo Estatal)

    Direccin Jefa del Departamento de Contabilidad

    19INSTITUTO COLIMENSE RADIO Y TELEVISINDecreto publicado el 10 de febrero de 207.- Organismo publico DescentralizadoConsejo directivo integrado por un Presidente (Ejecutivo estatal)

    Direccin General Director Administrativo

    20SISTEMA ESTATAL DE FINANCIAMIENTO PARA EL DESARROLLO ECONMICO DEL ESTADO DE COLIMA (SEFIDEC) Decreto 10 de mayo de 2008.- Organismo pblico Descentralizado .- Junta de Gobierno presidida por Gobernador del Estado

    Secretaria Ejecutiva Encargado Administrativo

    21COLEGIO DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA DEL ESTADO DE COLIMA (CONALEP) PLANTEL COLIMA Decreto del 1. Mayo 1999; Organismo pblico descentralizado.-Junta de gobierno presidida por el Secretario de Educacin

    Direccin

    22 COLEGIO DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA DEL ESTADO DE COLIMA (CONALEP) PLANTEL MANZANILLO Decreto del 1. Mayo 1999 .- Organismo Descentralizado Direccin

    23COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA (CAIPEC)DECRETO 328 publicado el 5 de julio de 2008.- Organismo pblico descentralizado Art. 35Comisionados y Presidente electos por el Congreso

    Presidencia

    24COORDINACIN DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE COLIMADecreto 76 20 de julio de 1992.- Organismo publico DescentralizadoConsejo directivo presidido por el Secretario de Educacin, Cultura o Deporte

    Direccin General Directora de Servicios Administrativos

    25SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADODecreto 227 publicado 26 de octubre de 1996.- Organismo publico DescentralizadoJunta de Gobierno presidida por el Gobernador del Estado

    ... 20 .. Gobierno del Estado de ColimaSecretara de Administracin

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    VII.- INTEGRACIN DE LA INFORMACIN

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    1.- Lineamientos AdministrativosLos presentes lineamientos forman parte del Reglamento expedido por el Gobernador Constitucional del Estado, siendo por lo tanto de observancia obligatoria.

    a) Generalidades;Los Titulares de las dependencias y entidades debern proporcionar los medios necesarios para que las unidades administrativas adscritas a las mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones normativas y a las particulares que se establecen en el presente Manual.

    Para la integracin y actualizacin de la informacin que conformar la Entrega-Recepcin, se tomarn en consideracin las fechas de corte trimestrales:1. 31 de marzo2. 30 de junio3. 30 de septiembre

    La Secretara de Administracin circularizar con oportunidad las fechas extraordinarias de corte para entrega de informacin relativa al Proceso.

    La Secretara de Administracin proporcionar a las dependencias y organismos auxiliares el sistema informtico que servir de base para la formulacin del acta y los anexos, as como las instrucciones e indicaciones para integrar la informacin correspondiente, las cuales formarn parte del presente Manual.

    El Sistema de Entrega-Recepcin (SISER) ser el nico procedimiento para realizar el proceso de entrega-recepcin administrativa en el Poder Ejecutivo del Estado. El acceso al SISER ser a travs de la direccin electrnica http//www.colima-estado.gob.mx, correspondiendo la administracin tcnica y operativa a la Secretara.

    La informacin que refieren los artculos 11 y 25 del Reglamento, deber ser integrada cumpliendo los requisitos mnimos indispensables que en cada caso corresponda, y que estarn sealados en el Sistema. Si el Servidor Pblico estima conveniente adicionar informacin, podr realizar de manera optativa la captura de informacin a travs de formatos de uso mltiple. La Secretara determinar la no aplicabilidad de algn formato de uso mltiple por contener informacin no considerada indispensable. La informacin solicitada en el Sistema deber ser adjuntada al Acta administrativa que seala el Reglamento, a travs de medios electrnicos, de manera que pueda ser consultada y analizada.

    La Secretara de Administracin mantendr un canal permanente de comunicacin con los Titulares y Enlaces para la Entrega-Recepcin en las dependencias y organismos auxiliares, que tendr como principal objetivo el de asesorarlos y complementar las disposiciones emitidas que as lo requieran.

    Cualquier otro aspecto no contemplado en este documento que requiera de un tratamiento especial deber ser acordado por los Titulares de la dependencia, con la Secretara de Administracin.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    b) Del Acta Administrativa;El Acta Administrativa se elaborar en el modelo que se incluye en el presente Manual. Utilizando papel membretado de la Unidad Administrativa a la que se encuentra adscrito el Servidor pblico saliente, en tamao carta, a rengln seguido.

    Este modelo ser aplicado para la entrega de:I. El Titular del Poder Ejecutivo.II. Los comprendidos desde el Despacho de los Secretarios hasta las Direcciones de rea.III. En los Organismos Auxiliares, los Directores Generales y sus segundos niveles.IV. Los servidores pblicos sealados en el Artculo 5 del Reglamento, que a la letra dice Son sujetos obligados del proceso de entrega-recepcin todos los servidores pblicos que ocupen un puesto desde Director de rea u homlogos hasta Gobernador del Estado; as como los puestos que por su naturaleza e importancia lo determine su superior jerrquico; quienes debern entregar los asuntos de su competencia, as como los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y dems que les hayan sido asignados, en general, toda aquella documentacin e informacin que haya sido generada por los servidores pblicos que entregan y el de las unidades administrativas que dependen del rea a su cargo, en cualquiera de los supuestos que han sido sealados en el presente Reglamento.

    En la primera parte del Acta se sealar el lugar en el que se lleva a cabo el acto y los servidores pblicos que participan, con sus datos de identificacin. Enseguida se detallarn los Anexos en el orden que se presentan en el presente Manual.Para efectos de simplificacin de los documentos y de la organizacin del Proceso, las unidades administrativas elaborarn nicamente los anexos que de acuerdo a los asuntos de su competencia le son aplicables; en el caso de los formatos considerados como no aplicables, stos no debern elaborarse, sino nicamente sealar sta condicin en la Columna de Aplica del cuerpo del Acta.

    En caso de existir observaciones, aclaraciones o salvedades cuya relevancia sea necesaria sealar, se dejarn asentadas en el documento al terminar de mencionar los Anexos.

    En la parte final del Acta se har referencia a las responsabilidades del Titular saliente y del Titular entrante, firmndose de conformidad por las personas participantes en el Acto que se encuentran sealadas.

    Se elaborarn tres ejemplares, firmados por quien entrega; quien recibe; y los dems que intervienen en el acto. La distribucin del acta administrativa de Entrega-Recepcin, ser la siguiente:

    Original para el servidor pblico que recibe, debindose conservar en la oficina con carcter institucional; una copia para el servidor pblico que entrega y otra para archivo de la propia Secretara.

    El documento del Acta Administrativa de Entrega-Recepcin no deber contener borraduras, tachaduras o enmendaduras.

    Los nombres de quienes participen en el acto, se escribirn completos (tal y como aparecen en el acta de nacimiento).

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    La verificacin del contenido del acta correspondiente deber realizarse por el servidor pblico entrante dentro de un plazo de treinta das hbiles contados a partir de la fecha de Entrega-Recepcin. Durante dicho lapso, el servidor pblico saliente podr ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la informacin adicional que se le solicite.

    Las cantidades se escribirn con letra y nmero.

    En caso de que se deba imprimir el acta de entrega-recepcin as como los anexos que formen parte integrante de la misma, debern estar debidamente foliados y firmados por el responsable de su elaboracin y por quien llevo a cabo la supervisin de sto.

    c) De los Responsables del Proceso;Para llevar a cabo las acciones relacionadas con la Entrega-Recepcin al trmino e inicio de un ejercicio constitucional, se deber designar un responsable en las dependencias para este proceso de conformidad con el artculo 21, inciso g) del Reglamento, que a la letra seala: Las atribuciones y responsabilidades de los titulares de las dependencias sern las siguientes: g) Las dems que sean necesarias para un adecuado desarrollo y cumplimiento del proceso de entrega recepcin.

    Corresponde a los titulares de las Dependencias designar al Director Administrativo su equivalente como Coordinador de Enlace responsable de las acciones de planeacin, organizacin e integracin de la informacin y documentacin de este proceso en su dependencia.

    La designacin del Coordinador de Enlace deber ser informada por escrito a la Secretara de Administracin, en el trmino que esta Secretara determine.

    Los Enlaces designados tendrn las siguientes responsabilidades:

    Participar y coordinar los actos de Entrega-Recepcin de las unidades administrativas de su dependencia. Asistir a reuniones de seguimiento que sobre el particular convoque la Secretara de Administracin. Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integracin de la informacin y brindar el apoyo necesario a las unidades

    administrativas de su dependencia. Y en su caso, resolver dudas a las mismas. Proponer y acordar con su respectivo Titular el desarrollo y avance de las actividades relacionadas con el proceso de Entrega-

    Recepcin. Mantener informado al Titular sobre la situacin que guarda el proceso. Administrar la seguridad y accesos de los usuarios a las estructuras de almacenamiento del sistema informtico de apoyo para el

    proceso. Apoyarse en los servidores pblicos de cada una de las unidades administrativas para el cumplimiento de las tareas inherentes a la

    misma. Verificar en forma cuantitativa y cualitativa los anexos e informacin de las unidades administrativas, para su envo a la Secretara de

    Administracin en las fechas de corte sealadas para tal efecto.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    En su caso, dar seguimiento a las observaciones derivadas de las verificaciones que realice el personal de la Secretara de Administracin o las personas designadas por sta, as como dar respuesta a los cuestionamientos que tengan que ver con el Proceso.

    Participar en el Acto de Entrega-Recepcin de los Titulares de su Dependencia, y firmar el Acta respectiva como testigos.

    d) De la Secretara de Administracin;La Secretara de Administracin ser la responsable de coordinar, asesorar y brindar el apoyo necesario acerca de las acciones del proceso, durante el desarrollo del mismo, en los trminos de la normatividad aplicable.

    El titular de la Secretara de Administracin comisionar a personal adscrito a esta dependencia, para la asesora y revisin del proceso de entrega-recepcin, y la observancia del Reglamento, conforme a lo dispuesto en el artculo 30 y 31 del mismo, que a la letra dicen: La Secretara, cuando se estime conveniente y antes del levantamiento del acta correspondiente, supervisar los avances de los procesos de entrega-recepcin, por conducto del rea responsable de coordinar las tareas al respecto. Y La Secretara tiene facultad para dictar las medidas complementarias para la observancia de este Reglamento, as como para solicitar la documentacin que considere necesaria para llevar a cabo el proceso de entrega-recepcin de la Administracin Pblica Estatal.

    El personal de la Secretara de Administracin o las personas que designe podrn realizar en forma selectiva, visitas a las dependencias, para la verificacin de los avances en la integracin de la informacin contenida en los formatos y la documentacin que soportar los anexos de la Entrega-Recepcin, as como la orientacin tcnica respectiva.

    Derivado de stas visitas, podrn existir aspectos que requieran atenderse por parte de las dependencias, los cuales sern informados por la Secretara de Administracin a travs de los medios que estime pertinentes y estableciendo los tiempos en que stos debern quedar atendidos.

    La Secretara de Administracin realizar el monitoreo y seguimiento del avance del proceso y el cumplimiento que las dependencias observen del mismo, conforme a las disposiciones del Artculo 18 del Reglamento, que dice La Secretara contar para el proceso de entrega-recepcin con las siguientes atribuciones:

    a) Elaborar un programa general de trabajo para el proceso de entrega-recepcin de la presente Administracin, as como las lneas de accin y metodologa de trabajo aplicable;b) Establecer un calendario de reuniones de evaluacin y avance, verificando su adecuado cumplimiento;c) Coordinar las reuniones de trabajo;d) Presentar informes de avance y resultado de las evaluaciones al Gobernador;e) Resolver las dudas que se generen con motivo de la aplicacin del presente ordenamiento, as como del manualde procedimientos; yf) Las dems que la normatividad aplicable establece o el Gobernador le confiera.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Cuando por causas distintas al trmino e inicio de un ejercicio constitucional deban separarse de su cargo los servidores pblicos a que se refiere el reglamento, la Secretara de Administracin, sin perjuicio de las disposiciones legales y administrativas en vigor, intervendr y supervisar el proceso de Entrega-Recepcin en las Dependencias y Entidades.

    e) Del Acto de Entrega - Recepcin;El Acto de Entrega-Recepcin en las dependencias de la Administracin Pblica del Estado, se formalizar mediante elaboracin del acta, su lectura, firma y distribucin con la informacin contenida en los anexos respectivos.

    El acto protocolario de Entrega-Recepcin deber celebrarse en las oficinas donde haya despachado el funcionario saliente, salvo que exista plena justificacin para darse la formalizacin en lugar distinto, previa autorizacin de la Secretara de Administracin y se requerir de la intervencin de, por lo menos, las siguientes personas:I. El servidor pblico saliente.II. El servidor pblico que recibe.III. Un testigo por cada parte; yIV. Un representante de la Secretara, conforme al transitorio sexto del Reglamento: Para que el acto de entrega-recepcin cumpla con la formalidad y validez requerida para este tipo de actos, ser indispensable la participacin del interventor designado como representante de la Secretara en los mismos.

    El calendario de las fechas y horarios para la realizacin de las actas de EntregaRecepcin, se dar a conocer de manera oficial por la Secretara de Administracin y/o por la Comisin de Enlace que para tal efecto se conforme.

    f) De la informacin y documentacinFormarn parte del acta de Entrega-Recepcin de cada unidad administrativa los informes, formatos y documentos que se integren de conformidad con el Artculo 26 del Reglamento, que a la letra dice; Para las actas y anexos, se debern utilizar invariablemente los formatos que al efecto se establezcan en el manual de procedimientos, el cual ser emitido por la Secretara. En dichos formatos se requerir informacin y documentacin, vinculada directamente a la actuacin sustantiva de la unidad administrativa que corresponda. Los responsables de las unidades administrativas que se entregan debern requisitar los formatos correspondientes en los rubros que les resulten aplicables.

    En el caso de que alguna Dependencia requiera utilizar un formato distinto a los establecidos para cubrir necesidades especficas de su Entrega-Recepcin, lo deber manifestar por escrito ante la Secretara de Administracin, la que determinar lo conducente.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Cuando se separen de su cargo los servidores pblicos a quienes obliga el Reglamento, y no se haya designado a quien lo sustituya en sus funciones, el titular de la Dependencia o Entidad deber designar a ms tardar al da de la separacin del empleo, cargo o comisin, a quien se har encargado del despacho de los asuntos y recursos correspondientes, formalizndose el acto de Entrega-Recepcin, a travs de la firma del Acta.

    Los informes, formatos y documentos del Acta debern ser elaborados, actualizados y validados con referencia al da en que se separen de su cargo los servidores pblicos a quienes se seala en el Artculo 5 del Reglamento, Son sujetos obligados del proceso de entrega-recepcin todos los servidores pblicos que ocupen un puesto desde Director de rea u homlogos hasta Gobernador del Estado; as como los puestos que por su naturaleza e importancia lo determine su superior jerrquico; quienes debern entregar los asuntos de su competencia, as como los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y dems que les hayan sido asignados, en general, toda aquella documentacin e informacin que haya sido generada por los servidores pblicos que entregan y el de las unidades administrativas que dependen del rea a su cargo, en cualquiera de los supuestos que han sido sealados en el presente Reglamento.

    Para el trmino e inicio de un ejercicio constitucional, los servidores pblicos sealados en el Artculo 5 debern contar con los informes, formatos y documentos validados con diez das de anticipacin y a partir de esa fecha, la Informacin que se modifique en virtud de las operaciones normales de la Dependencia, deber ser actualizada hasta la fecha de su Entrega-Recepcin.

    Para efectos de la Entrega-Recepcin a que se refiere el Artculo 1. del Reglamento, que textualmente dice: El presente Reglamento tiene por objeto normar el proceso de la entrega- recepcin al que los titulares y dems servidores pblicos de las dependencias del Poder Ejecutivo, debern apegarse al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, cualquiera que sea la causa que la motive.

    Las Dependencias debern cerciorarse que no existan saldos por comprobar a cargo de los servidores pblicos salientes.

    Los Titulares de las Dependencias, as como los dems servidores pblicos que estn obligados al proceso de Entrega-Recepcin, debern observar, entre otros, los siguientes puntos:

    I. Por lo que se refiere al activo fijo, se deber tramitar la baja de los artculos obsoletos fuera de uso, cumpliendo con las disposiciones legales y administrativas.

    II. Los fondos fijos y los de caja debern ser comprobados, concentrando los saldos disponibles en la instancia correspondiente, solicitando la cancelacin de los resguardos.

    III. Con relacin a los contratos de inversin, depsitos, ttulos, valores o cualquier otro instrumento celebrado con las instituciones bancarias o de crdito, se deber anexar detallar en el formato correspondiente donde se encuentran resguardados los documentos originales de dichos contratos o instrumentos.

    IV. Con relacin a las obras en proceso, el avance fsico y financiero deber reportarse de conformidad con lo sealado en el Artculo 11 del Reglamento.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    V. No se deber tener saldos pendientes por comprobar a la fecha de la Entrega-Recepcin, a excepcin de aquellos que se encuentren dentro de los plazos establecidos para su comprobacin de conformidad con la normatividad aplicable.

    VI. Deber relacionarse la situacin que guardan los amparos, juicios, acuerdos, contratos y convenios en trmite a la fecha de la Entrega-Recepcin.

    VII. Los estados financieros debern reportarse al ltimo da del mes inmediato anterior a la fecha de la Entrega-Recepcin. Al trmino e inicio de un ejercicio constitucional se debern observar los criterios que establezcan la Secretara de Administracin y las Dependencias Normativas, para los cierres del ejercicio contable y presupuestal.

    VIII. La informacin relacionada con la Entrega-Recepcin de las unidades informticas estar vinculada con la de las unidades administrativas a las que le proporcione servicio y soporte tcnico, para lo cual, deber incluir entre otros: informacin de proyectos, bases de datos, infraestructura de redes y sistemas de informacin.

    Lo anterior se realizar en base al presente Manual.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    2.- Acta Administrativa de Entrega y Recepcina. Acta Administrativa para Dependencias Centralizadas y rganos Desconcentrados

    Formato: ER-01

    LOGO DEPENDENCIA CENTRALIZADA(1)

    Gobierno del Estado Librey Soberano de Colima

    Gobierno del Estado Librey Soberano de Colima

    CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTCULO 58 FRACCIN IV , DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE COLIMA; 25 FRACCIN XXV DE LA LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA; 43 Y 44 DE LA LEY ESTATAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS; ARTCULO 2 FRACCIN XXV DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN Y DE ACUERDO AL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN EN LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA, EXPEDIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO Y PUBLICADO EL 16 DE AGOSTO DE 2008, EN EL PERIDICO OFICIAL DEL GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO EL ESTADO DE COLIMA.

    En la ciudad de (2) ___________, del Estado de Colima, siendo las (3) ___________ (con letra) horas del da (4) __________ (con letra) de ________________ de 200__(dos mil _____ ), reunidos en las oficinas ubicadas en (5) ______________________________________________________ para llevar a cabo el acto de Entrega-Recepcin de la (6) ______________________________dependiente de ______________________ a cargo del C. (7) _________________________________________________ Titular saliente y del C. (8) ________________________________________ Titular entrante de la misma.----------------------------------------------------------Para el desarrollo del presente acto el C. _______________(9)________________________ ha sido designado como interventor por la Secretara de Administracin, as como los C.C. __________(10)___________________ y _________________(11)_________________, quienes participan como testigos de asistencia y manifiestan tener como domicilio el ubicado en______________(12)____________ y ___________(12)______________, que se identifican con______________________(13)_____________________________________, expedida por __________________________________, con nmero de folio__________ y _________, respectivamente.

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    Nombre de la Dependencia y de la Unidad Administrativa que entrega.(1)

  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Acreditadas las personalidades de los participantes en este acto, se procede a entregar los Recursos Financieros y Presupuestales, Humanos, Materiales y Tcnicos asignados para el ejercicio de las atribuciones as como los asuntos de su competencia, por lo que para estos efectos se hace entrega del informe, formatos y documentacin respectiva conforme a los siguientes:---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------La documentacin que ampara la presente Entrega-Recepcin, consta de (14).(letra) anexos, mismos que fueron elaborados de conformidad con los procedimientos que se tienen establecidos, los cuales forman parte integrante de esta acta y se dan como si se hubieran reproducido en la misma.

    APARTADO CLAVE FORMA

    TOFORMATO

    APLICA

    SI NO

    NMERO DE

    FOJASRF-01 Comportamiento PresupuestalRF-02 Situacin de Fondos Revolventes

    I.-RECURSOS FINANCIEROS Y

    PRESUPUESTALES

    RF-03 Relacin de Cuentas BancariasRF-04 Relacin de Gastos a ComprobarRF-05 Relacin de Cheques Formulados sin EntregarRF-06 Relacin de Documentos y Cuentas por CobrarRF-07 Relacin de Documentos y Cuentas por PagarRF-08 Estados FinancierosRF-09 Relacin de los Impuestos Pendientes de PagoRF-10 Relacin de Valores en CustodiaRF-11 Relacin de Formas Valoradas

    II.- RECURSOS HUMANOSRH-01 Organigrama Vertical AnalticoRH-02 Plantilla de PersonalRH-03 Relacin de personal adscritoRM-01 Resumen de InventariosRM-02 Inventario de Mobiliario y Equipo de OficinaRM-03 Inventario VehicularRM-04 Inventario de ArmamentoRM-05 Inventario de Bienes Inmuebles

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    III.- RECURSOS MATERIALES

    RM-06 Inventario de AlmacnRM-07 Relacin de Bienes de ConsumoRM-08 Sobre Cerrado con la Combinacin de Caja

    FuerteRM-09 Relacin de Sistemas Desarrollados

    InternamenteRM-10 Relacin de Programas Tipo PaqueteRM-11 Base de Datos

    RT-01Documentos De Descentralizacin, Creacin e Integracin del rgano de Gobierno.

    IV.- ASPECTOS GENERALES

    RT-02 Relacin de Acuerdos, Convenios, Contratos y Otros documentos Interinstitucionales

    RT-03 Relacin de Documentos Jurdicos-Administrativos que Conforman el Marco de Actuacin.

    RT-04 Relacin de Archivo VigenteRT-05 Inventario de Archivo de ConcentracinRT-06 Informe de Compromisos y Actividades

    Prioritarias en los 90 das Posteriores a la Entrega-Recepcin

    RT-07 Resumen de Obra Pblica Concluida y en Proceso.

    FORMATO DEUSO MLTIPLE

    FUM-01 Formato de Uso Mltiple

    TOTAL DE ANEXOS Para efectos de la presente acta, se entender que el servidor pblico entrante, es la persona que recibe, y el servidor pblico saliente, es la que entrega.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- El C. .(7)., servidor pblico que entrega, aqu presente, manifiesta haber proporcionado con veracidad todos los elementos necesarios para la formulacin de la presente Acta Administrativa y no haber omitido ningn asunto o aspecto importante relativo a su gestin. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Se deja asentado en este documento que el interventor designado para este acto hace del conocimiento al titular que entrega, que los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la gestin administrativa que se llev a cabo en la oficina que se entrega, quedan sujetos a las revisiones que consideren conveniente las autoridades competentes y no releva de la responsabilidad en que pudo haber incurrido el servidor pblico que entrega durante el ejercicio de sus cargo o comisin, que puedan ser sancionadas de conformidad a lo estipulado en la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos-------------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja constancia de que los anexos que integran la presente acta se encuentran en disco compacto, razn por la cual se exime de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en la misma------------------------------------------------- De conformidad con el artculo 77 Fraccin I y II de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, el servidor pblico entrante deber presentar su declaracin inicial de situacin patrimonial ante la Secretara de Administracin, dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De igual forma, el servidor pblico que entrega deber presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la Secretara de Administracin dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o comisin.-----------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor probatorio de la misma.--------------------------------------------------Previa lectura del acta y no habiendo ms hechos que hacer constar, se da por concluida a las _(15)___ horas del da (16)__ de _________ de ___, firmando de conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella intervinieron, recibiendo un tanto de la misma el servidor pblico que recibe, el que entrega, as como el interventor de la Secretara de Administracin.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    SERVIDOR PBLICO QUE ENTREGA

    ____________________________

    SERVIDOR PBLICO QUE RECIBE

    ___________________________(7) (8)

    POR LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN

    __________________________________(9)

    TESTIGO TESTIGO____________________________________ ____________________________

    (10) (11)DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y SUS ANEXOS

    Primer ejemplar: - Servidor Pblico EntranteSegundo ejemplar: - Servidor Pblico salienteTercer ejemplar: - Secretara de Administracin

    Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser cancelados con guiones.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

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    Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de Entrega Recepcin

    1. Nombre de la Dependencia o Entidad y de la Unidad Administrativa que entrega.

    2. Nombre de la Ciudad o municipio en donde est ubicada la Unidad Administrativa.

    3. Hora en que se inicia el levantamiento del Acta

    4. Sealar con letra la fecha (Da, mes y ao) en que se inicia el levantamiento del Acta.

    5. Calle, nmero exterior e interior y colonia donde se encuentra la Unidad Administrativa.

    6. Cargo que deja el servidor pblico saliente y nombre de la Unidad Administrativa que se entrega.

    7. Nombre completo del servidor pblico saliente.

    8. Nombre completo de la persona que recibe.

    9. Nombre del servidor pblico designado como interventor por la Secretara de Administracin.

    10. Nombre completo del testigo del servidor pblico saliente.

    11. Nombre completo del testigo de la persona que recibe.

    12. Calle, nmero exterior e interior y colonia del domicilio del testigo.

    13. Documento oficial con que demuestran su identidad los testigos.

    14. Nmero de anexos que forman parte integrante del acta.

    15. Hora en que termina el levantamiento del Acta

    16. Sealar con letra la fecha (da, mes y ao) en que termina el levantamiento del Acta.

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    2.- Acta Administrativa de Entrega y Recepcinb. Acta Administrativa para Organismos Descentralizados

    Formato: ER-02

    Logo de la Entidades

    (1)

    CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTCULO 58 FRACCIN IV , DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE COLIMA; 25 FRACCIN XXV Y 27 DE LA LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA; 43 Y 44 DE LA LEY ESTATAL DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS; ARTCULO 2 FRACCIN XXV DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN, Y DE ACUERDO AL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN EN LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA, EXPEDIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO Y PUBLICADO EL 16 DE AGOSTO DE 2008, EN EL PERIDICO OFICIAL DEL GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO EL ESTADO DE COLIMA, AS COMO LAS DISPOSICIONES JURDICAS RELATIVAS.

    En la ciudad de (2) ___________, del Estado de Colima, siendo las (3) ___________ (con letra ) horas del da (4) __________ (con letra) de ________________ de 200__(dos mil _____ ), reunidos en las oficinas ubicadas en (5) ______________________________________________________ para llevar a cabo el acto de Entrega-Recepcin de la (6) ______________________________Organismo Pblico ______________________ a cargo del C. (7) _________________________________________________ Titular saliente y del C. (8) ________________________________________ Titular entrante de la misma.----------------------------------------------------------Para el desarrollo del presente acto el C. _______________(9)________________________ ha sido designado como interventor por la Secretara de Administracin, as como los C.C. __________(10)___________________ y

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    Nombre de la Entidad.(1)

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    _________________(11)_________________, quienes participan como testigos de asistencia y manifiestan tener como

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    domicilio el ubicado en______________(12)____________ y ___________(12)______________, que se identifican con______________________(13)_____________________________________, expedida por __________________________________, con nmero de folio__________ y _________, respectivamente. -------------------Acreditadas las personalidades de los participantes en este acto, se procede a entregar los Recursos Financieros y Presupuestales, Humanos, Materiales y Tcnicos asignados para el ejercicio de las atribuciones as como los asuntos de su competencia, por lo que para estos efectos se hace entrega del informe, formatos y documentacin respectiva conforme a los siguientes:-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no:La documentacin que ampara la presente Entrega-Recepcin, consta de (14).(letra) anexos, mismos que fueron elaborados de conformidad con los procedimientos que se tienen establecidos, los cuales forman parte integrante de esta acta y se dan como si se hubieran reproducido en la misma.

    APARTADO CLAVE

    DEL FORMATO

    FORMATOAPLICA

    SI NO

    NMERO DE

    FOJASRF-01 Comportamiento PresupuestalRF-02 Situacin de Fondos Revolventes

    I.-RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

    RF-03 Relacin de Cuentas BancariasRF-04 Relacin de Gastos a ComprobarRF-05 Relacin de Cheques Formulados sin

    EntregarRF-06 Relacin de Documentos y Cuentas

    por CobrarRF-07 Relacin de Documentos y Cuentas

    por PagarRF-08 Estados FinancierosRF-09 Relacin de los Impuestos

    Pendientes de Pago

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    RF-10 Relacin de valores en custodiaRF-11 Relacin de formas valoradas

    RH-01 Organigrama vertical analticoII.- RECURSOS

    HUMANOS RH-02 Plantilla de personal

    RH-03 Relacin de personal adscrito

    RM-01 Resumen De Inventarios

    RM-02 Inventario de Mobiliario y Equipo de OficinaRM-03 Inventario Vehicular

    III.- RECURSOS MATERIALES

    RM-04 Inventario de ArmamentoRM-05 Inventario de Bienes InmueblesRM-06 Inventario de AlmacnRM-07 Relacin de Bienes de Consumo

    RM-08 Sobre cerrado con la combinacin de caja fuerte

    RM-09 Relacin de Sistemas desarrollados internamenteRM-10 Relacin de Programas tipo paqueteRM-11 Base de Datos

    RT-01Documentos de Desconcentracin, Creacin e Integracin del rgano de Gobierno.

    RT-02Relacin de Acuerdos, Convenios, Contratos y Otros documentos interinstitucionales

    RT-03Relacin de Documentos Jurdicos-Administrativos que conforman el marco de actuacin.

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    IV.- ASPECTOS GENERALES

    RT-04 Relacin de archivo vigente

    RT-05 Inventario de archivo de concentracin

    RT-06Informe de compromisos y actividades prioritarias en los 90 das posteriores a la entrega-recepcin

    RT-07 Resumen de obra pblica concluida y en proceso.

    FORMATO DEUSO MLTIPLE

    FUM-01 Formato de Uso Mltiple

    TOTAL DE ANEXOS Para efectos de la presente acta, se entender que el servidor pblico entrante, es la persona que recibe, y el servidor pblico saliente, es la que entrega.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El C. .(7)., servidor pblico que entrega, aqu presente, manifiesta haber proporcionado con veracidad todos los elementos necesarios para la formulacin de la presente Acta Administrativa y no haber omitido ningn asunto o aspecto importante relativo a su gestin. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja asentado en este documento que el interventor designado para este acto hace del conocimiento al titular que entrega, que los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la gestin administrativa que se llev a cabo en la oficina que se entrega, quedan sujetos a las revisiones que consideren conveniente las autoridades competentes y no releva de la responsabilidad en que pudo haber incurrido el servidor pblico que entrega durante el ejercicio de sus cargo o comisin, que puedan ser sancionadas de conformidad a lo estipulado en la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos------------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja constancia de que los anexos que integran la presente acta se encuentran en disco compacto, razn por la cual se exime de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en la misma-------------------------------------------------De conformidad con el artculo 77 Fraccin I y II de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, el servidor pblico entrante deber presentar su declaracin inicial de situacin patrimonial ante la Secretara de Administracin, dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De igual forma, el servidor pblico que entrega deber presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la Secretara de Administracin dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o comisin.-----------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor probatorio de la misma.--------------------------------

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    Previa lectura del acta y no habiendo ms hechos que hacer constar, se da por concluida a las _(15)___ horas del da (16)__ de _________ de ___, firmando de conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce los que en ella intervinieron, recibiendo un tanto de la misma el servidor pblico que recibe, el que entrega, as como el interventor de la Secretara de Administracin.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

    SERVIDOR PBLICO QUE ENTREGA

    ____________________________

    SERVIDOR PBLICO QUE RECIBE

    ___________________________(7) (8)

    POR LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN

    __________________________________(9)

    TESTIGO TESTIGO____________________________________ ____________________________

    (10) (11)

    DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y SUS ANEXOSPrimer ejemplar: - Servidor Pblico EntranteSegundo ejemplar: - Servidor Pblico salienteTercer ejemplar: - Secretara de Administracin

    Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser cancelados con guiones.

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS

    Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de Entrega Recepcin1. Nombre de la Entidad que entrega.

    2. Nombre de la Ciudad o municipio en donde est ubicada la Unidad Administrativa.

    3. Hora en que se inicia el levantamiento del Acta

    4. Sealar con letra la fecha (Da, mes y ao) en que se inicia el levantamiento del Acta.

    5. Calle, nmero exterior e interior y colonia donde se encuentra la Unidad Administrativa.

    6. Cargo que deja el servidor pblico saliente, nombre de la Entidad que entrega y mencin como Organismo Descentralizado.

    7. Nombre completo del servidor pblico saliente.

    8. Nombre completo de la persona que recibe.

    9. Nombre del servidor pblico designado como interventor por la Secretara de Administracin.

    10. Nombre completo del testigo del servidor pblico saliente.

    11. Nombre completo del testigo de la persona que recibe.

    12. Calle, nmero exterior e interior y colonia del domicilio del testigo.

    13. Documento oficial con que demuestra su identidad el testigo.

    14. Nmero de anexos que forman parte integrante del acta.

    15. Hora en que termina el levantamiento del Acta

    16. Sealar con letra la fecha (da, mes y ao) en que termina el levantamiento del Acta.

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    c. Instructivo para la presentacin de la carpeta y el disco compacto de entrega y recepcin de las unidades administrativas de la Administracin Pblica del Gobierno del Estado de Colima.

    Portada central

    La portada para la carpeta en donde se integrar el acta de entrega y recepcin, as como los anexos que de ella se deriven, ser elaborada en Microsoft Power Point, tendr una orientacin vertical y se colocar en el exterior de la carpeta, o se imprimir en la misma.

    En la parte superior, como encabezado ser ubicado el logotipo de Por Colima Vamos Juntos sin fondo, con un alto de 2.60 cm y un ancho de 18.13 cm en cuanto a tamao y rotacin.

    En la parte central del documento se insertar un cuadro de texto que es necesario extender de izquierda a derecha, a manera que cubra en su totalidad el fondo. Asimismo, en el formato de cuadro de texto, dentro de la opcin de colores y lneas, y de efectos de relleno, se escoger el denominado Papel peridico

    El enunciado que aparecer en la parte central del documento, ser ENTREGA-RECEPCIN y debajo de ste, el perodo constitucional 2004-2009 con un interlineado 0.7, escrito en letra Tahoma 24 negrita con maysculas y centrado, de igual manera tres lneas mas abajo se identificar la unidad administrativa que hace la entrega y recepcin. Como primer rengln es necesario anotar el nombre de la Dependencia u Organismo Auxiliar, empleando para ello letra Arial 16 negrita. En segunda instancia, se anotarn mediante Arial 14 negrita, las unidades administrativas que jerrquicamente sean superiores a aquella que es objeto de la entrega y recepcin, la que por ende, se enlistar al final.

    En la parte inferior derecha, se anotar la fecha de la entrega-recepcin en letra Arial 12 negrita.

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    El disco compacto

    La portada Las caractersticas de la portada del disco compacto son iguales a las de la carpeta. Excepto por el hecho de que habr que ajustar sus dimensiones a un tamao de 12 x 12 cm., as como el que no lleve un color de fondo.

    La etiqueta del discoSer de color blanco (sin fondo) y tendr las mismas caractersticas de la portada del disco compacto. Puede elaborarse en cualquier software que etiquete CDs.

    Integracin de los directorios y subdirectorios La clasificacin de los archivos en el disco compacto, ser a partir de un directorio que contendr el nombre de la unidad administrativa objeto de la entrega y recepcin. Posteriormente, se establecer un subdirectorio con los datos de su oficina y otros con los de las reas que dependan del servidor pblico que entrega, en las que nicamente se consignar la informacin sustantiva que por su relevancia debe incluirse en la entrega y recepcin del superior jerrquico.

    Asimismo, conforme se abran los subdirectorios de las unidades administrativas, estos debern estar divididos por eje temtico. El nombre de cada archivo ser el de su clasificacin numrica y nombre que consigne el Manual.

    La Entrega-Recepcin de oficinas deber contemplar la elaboracin y presentacin de 05 apartados los cuales a su vez, se integran por 33 formatos relacionados con los recursos financieros, humanos, materiales y aspectos generales, asignados a cada unidad administrativa, as como de los asuntos relevantes que le competen.

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    3.- Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado.

    Los anexos y los formatos que los integran son los siguientes:

    LISTA DE ANEXOSAPARTADO CLAVE DEL FORMATO NOMBRE

    CHECK LISTSI NO

    I.-RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

    RF-01 Comportamiento PresupuestalRF-02 Situacin de Fondos revolventesRF-03 Relacin de Cuentas BancariasRF-04 Relacin de Gastos a comprobarRF-05 Relacin de cheques formulados sin entregarRF-06 Relacin de Documentos y Cuentas por CobrarRF-07 Relacin de Documentos y Cuentas por pagarRF-08 Estados FinancierosRF-09 Relacin de los Impuestos pendientes de pagoRF-10 Relacin de valores en custodiaRF-11 Relacin de formas valoradas

    II.- RECURSOS HUMANOSRH-01 Organigrama vertical analticoRH-02 Plantilla de personalRH-03 Relacin de personal adscrito

    III.- RECURSOS MATERIALES

    RM-01 Resumen de InventariosRM-02 Inventario de Mobiliario y Equipo de OficinaRM-03 Inventario VehicularRM-04 Inventario de ArmamentoRM-05 Inventario de Bienes InmueblesRM-06 Inventario de AlmacnRM-07 Relacin de Bienes de ConsumoRM-08 Sobre cerrado con la combinacin de caja fuerteRM-09 Relacin de Sistemas desarrollados internamenteRM-10 Relacin de Programas tipo paqueteRM-11 Base de Datos

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    APARTADO CLAVE

    DEL FORMATO

    NOMBRECHECK LIST

    SI NO

    IV.- ASPECTOS GENERALES

    RT-01Documentos De Descentralizacin, Creacin e integracin del rgano de Gobierno.

    RT-02 Relacin de Acuerdos, Convenios, Contratos y Otros documentos interinstitucionales

    RT-03 Relacin de Documentos Jurdicos-Administrativos que conforman el marco de actuacin.

    RT-04 Relacin de archivo vigenteRT-05 Inventario de archivo de concentracinRT-06 Informe de compromisos y actividades prioritarias en los

    90 das posteriores a la entrega-recepcinRT-07 Resumen de obra pblica concluida y en proceso.

    V. FORMATO DEUSO MLTIPLE

    FUM-01Formato de Uso Mltiple

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    Anexos

    Se deber preveer por las dependencias y entidades que los documentos que constituyen el soporte detallado de la informacin capturada en los formatos se encuentren debidamente integrados, clasificados e identificados, disponibles fsicamente y/o en medios electrnicos para su verificacin (archivos en word, excel, power point, imgenes, reportes de sistemas, o cualquier tipo de archivo). Estos ltimos podrn insertarse en la cartula de cada formato dentro del sistema.

    A continuacin, se detallan los lineamientos generales y aspectos operativos referidos a cada anexo que debern atender las dependencias y entidades en preparacin para el Proceso:

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    DEPENDENCIA O ENTIDAD: (2)

    UNIDAD ADMINISTRATIVA: (3)

    FECHA DE ELABORACIN: _____/_____/200__ (4)

    (5)

    01

    02

    03

    04

    05

    06

    07

    08

    09

    (10) TOTALES

    FUENTE: Reporte de saldos presupuestados ejercicio:______________(11) Fecha de emisin del Reporte: ____/_____/200__.

    Contingencia

    Deuda Pblica

    Bienes Muebles e Inmuebles

    Obras Pblicas

    Otros

    ( 6)

    Servicios Personales

    Materiales y Suministros

    Servicios Generales

    Transferencias

    CAPITULO

    ( 7)

    PRESUPUESTO POR EJERCERPRESUPUESTO AUTORIZADO PRESUPUESTO EJERCIDO

    ( 8) (9)

    CONCEPTO

    ANEXO RF-01

    HOJA: (1)

    DE:SISTEMA DE ENTREGA - RECEPCIN

    COMPORTAMIENTO DEL PRESUPUESTO

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    APARTADO I.- RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

    Formato RF-01 Comportamiento presupuestal

    Objetivo:Mostrar la informacin respecto al presupuesto asignado y al presupuesto ejercido y por ejercer, integrndose de la siguiente manera.

    Recomendaciones especficas:Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern reportar el ejercicio del Presupuesto de Egresos.El ejercicio de los recursos deber estar debidamente conciliado con la Secretara de Finanzas, conforme lo establecen las polticas y manuales de esta dependencia.Las reas administrativas de las dependencias y entidades debern verificar que la informacin programtica y presupuestal que se presente para la Entrega-Recepcin, coincida con los cierres del ejercicio que se formularon durante el periodo correspondiente.En caso de Ampliaciones y transferencias, se anexara copia de las mismas

    Instrucciones de llenado:1) Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.2) Nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.3) Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin

    de la unidad administrativa.5) En esta columna se indica el nmero del captulo del presupuesto.6) En esta columna se identifica para su registro el nombre del captulo presupuestal.7) Anotar, el importe de los conceptos y partidas por captulo de acuerdo al presupuesto autorizado.8) Anotar los importes determinados de acuerdo a los avances presupuestales a la fecha de entrega.9) Anotar el monto presupuestal por ejercer, que resulta de la diferencia entre el presupuesto autorizado y el ejercido.10) Se anotarn los totales de los N. (7), (8) y (9).11) Se refiere a la Dependencia o Sistema que provee los datos; que puede ser del reporte que genera Secretara de Finanzas el especfico

    de los Organismos Descentralizados

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    ANEXO RF-02

    DEPENDENCIA O ENTIDAD: (2)

    UNIDAD ADMINISTRATIVA: (3)FECHA DE ELABORACIN: _____/_____/200__ (4)

    (5) (8) (9) (10)

    (12) Fuente:

    (6)

    FECHA AUTORIDAD RESPONSABLEN. PROG. IMPORTE DEL FONDO

    LTIMO ARQUEO ( NO MAYOR DE 15 DAS)FUNCIONARIO OBJETIVO DEL FONDO

    (7)

    (11) SUMA DE FONDOSI. RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

    SISTEMA DE ENTREGA - RECEPCIN

    SITUACIN DE FONDOS REVOLVENTESHOJA: (1)

    DE:

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    Formato RF-02 Situacin de fondos revolventes

    Objetivo:Enumerar los fondos revolventes, asignados a la dependencia en el presente ao.

    Recomendaciones especficas:Dar a conocer la situacin que guardan el efectivo en fondos fijos y en las cajas recaudadoras.Se relacionarn los fondos fijos con que cuenten las Dependencias y Entidades, presentando los montos asignados a cada uno de ellos, los cuales debern coincidir con las cifras presentadas en los Estados Financieros as como con el documento de resguardo de los mismos.Este formato deber presentarse en el caso de que existan fondos o valores susceptibles de ser reportados a la fecha de corte.Las dependencias normativas establecern el plazo lmite para la cancelacin de los fondos fijos o revolventes.

    Instrucciones de llenado:(1) Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; 3 de 10; etc.(2) Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.(3) Se escribir el nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.(4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin de la unidad administrativa.(5) Esta columna representa el nmero progresivo de fondos revolventes, relacionados por su importancia y autorizacin.(6) Indica el funcionario que tiene el resguardo del manejo del fondo respectivo.(7) En este punto se describe el objetivo del fondo revolvente para el cual fue creado, por ejemplo: realizar compras, gastos, inversiones, etc.(8) El importe, es el monto que se autoriza para que se destine a cubrir los pagos por necesidades operativas y/o urgentes, mismo que se regulariza a travs de la solicitud del reembolso mediante la documentacin comprobatoria del gasto, en forma mensual o segn las necesidades.(9) Columna en donde se incluir la fecha del ltimo arqueo realizado.(10) Se anotar el nombre de la autoridad responsable que lo practic, por ejemplo, La Contralora General del