Manual

Zeus Recepcin

Tabla de Contenido1 .ENTRANDO A RECEPCION101.1 .LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR DE ZEUS122 .MEN PARMETROS122.1 .PINTER SETUP122.2 .HUSPEDES O CLIENTES132.3 .MOTIVOS DE VIAJE142.4 .EMPRESAS142.5 .ELEMENTOS152.6 .VUELOS153 .MEN RECEPCIN16 3.1 . REGISTRO DE HUSPEDES163.1.1 .SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTTRO 183.1.1.1 .PESTAA GENERAL183.1.1.2 .AUTORIZACIONES PARA LOS DESCUENTOS223.1.1.3 .PESTAA TITULARES233.1.1.4 .PESTAA HABS. REGISTRADAS323.1.1.5 .PESTAA HABS RESERVADAS.353.1.1.6 .PESTAA GRUPOS363.1.1.7 .PESTAA CONSULTA373.1.2 .REGISTRO DE HUSPEDES WALK-IN383.1.2.1 .CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE MERCADO413.1.2.2 .Restricciones De Bloqueo Por Llegada O Salida423.1.2.3 .REGISTRO DE HABITACIONES COMUNICADAS433.1.2.4 .REGISTRO DE ACOMPAANTES443.1.3 .REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVA473.1.3.1 .AGREGAR HABITACIN WALK-IN EN UN REGISTRO CON RESERVA513.1.3.2 .QUITAR UNA HABITACIN PREFERENCIADA523.1.4 .REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOS573.1.4.1 .CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE MERCADO593.1.4.2 .SUSPENSIN AUTOMTICA DE FOLIOS603.1.5 .REGISTRO DE ACOMPAANTES EN BLOQUE603.1.6 .REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOS613.1.7 .FACTURACION ANTICIPADA633.1.7.1 .FACTURACIN ANTICIPADA CON OTROS PLANES663.1.8 .MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES673.1.9 .CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAR673.1.10 .CHECK IN AUTOMTICO DE RESERVAS693.1.11 .APLICACIN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACIN713.1.12 .PESTAA DE CONSULTAS723.1.13 .REGISTRO DE IMGENES Y HUELLAS743.1.14 .OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS763.1.14.1 .Imprimir Elementos De La Habitacin773.1.14.2 .Imprimir Registro Hotelero773.1.14.3 .Liquidador de Planes783.1.15 .REGISTRAR EL MISMO HUSPED EN VARIAS HABITACIONES803.1.16 .VALIDACIN DE LOS DOCUMENTOS SEGN SUS RESTRICCIONES813.2 .TASA PARA TARIFAS EN DLARES813.3 .DISTRIBUCIN DE DEPSITOS853.4 .CAJILLAS DE SEGURIDAD863.4.1 .CHECK IN863.4.2 .CHECK OUT873.4.3 .CONSULTA873.5 .APERTURA DE EVENTOS VARIOS883.5.1 .CONFRIMAR LLEGADA DEL EVENTO933.5.2 .DEFINIR ACOMPAANTES943.5.3 .INGRESO DE PERSONAS POR CLASE1003.5.4 .APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS1013.6 .CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS1073.7 .CHECK-OUT/HUSPEDES1113.7.1.1 .CARGO DE HABITACION DEL DIA1153.7.1.2 .PAGO DEL SALDO ADEUDADO POR EL CLIENTE1173.7.1.3 .CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO1193.7.1.4 .PARTICULARIDADES DE LOS PAGOS A SOCIO1203.7.1.5 .APLICACIN DE DESCUENTO AUTOMTICO A SOCIOS DE ZEUS CLUBES1213.7.1.6 .PAGO DE HUSPEDES CON SALDO A FAVOR1233.7.1.7 .ESTADO DE CUENTA1253.7.1.8 .EMISIN DE LA FACTURA1273.7.1.9 .REGISTRO DE PAGOS DESDE FACTURACIN1383.7.1.10 .AGRUPACION DE CONCEPTOS EN FACTURACIN1413.7.1.11 .TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS1443.7.1.12 .CHECKOUT DE HUSPEDES1473.7.1.13 .GENERACIN DE REMISIONES1503.7.1.14 .IMPRIMIR DOCUMENTO ESPECIAL1533.7.1.15 .AJUSTES ESPECIALES1543.7.1.16 .SALIDA ANTICIPADA1593.7.1.17 .CAMBIO A LA CONFIGURACIN ESTANDAR DE MENSAJES1613.7.1.18 .APLICACIN DE DEPSITOS NO APLICADOS1623.8 .CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS1623.8.1 .DEVOLUCIN DE SALDO A FAVOR DEL CLIENTE1663.8.2 .CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO1673.8.3 .PARA HACER EL CHECK OUT AL FOLIO1683.9 .CHECK-OUT/ CAMBIO DE FOLIO MAESTRO1693.10 .CHECK-OUT/ CHECK-OUT MASIVO1703.11 .BLOQUEO/DESBLOQUEO HABS. ADMINISTRATIVAS1723.12 .BLOQUEO/ DESBLOQUEOS DE FOLIOS1753.13 .SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS1763.14 .DESMARCAR FOLIOS EXTERNOS1793.15 .CARGOS A FOLIOS1813.15.1 .PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO1823.15.2 .PARA BORRAR UN CARGO1843.15.3 .PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO1873.15.4 .PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO1883.15.5 .PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO1893.15.6 .CARGAR CATEGORAS FISCALES1893.15.7 .OPCIONES DE VALIDACIN DE LA COMANDA1903.16 .ACTUALIZACIN EN FOLIOS CERRADOS1923.16.1 .ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT1933.16.2 .CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO1953.16.3 .PARA EMITIR UNA FACTURA1963.16.4 .PARA GENERAR UNA FACTURA1963.17 .TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS1963.18 .TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E2013.19 .TRANSFERENCIAS MLTIPLES2033.20 .TRANSFERENCIA ESPECIALES2053.21 .ACTUALIZACIN ESTADA Y/O TARIFA2103.21.1 .ACTUALIZAR ESTADA HABITACIN2103.21.2 .ACTUALIZAR ESTADA POR HUSPED2123.21.3 .CAMBIO DE TARIFA2133.21.4 .DEFINIR EL CARGO DE LA TARIFA A UN ACOMPAANTE2143.21.5 .TARIFAS DE PLANES MULTI-TARIFA2153.22 .CAMBIO DE HABITACIN2173.23 .INTERCAMBIO DE HABITACIN2193.24 .CAMBIOS A HUSPEDES CHECK IN2223.25 .CAMBIO DE TITULAR/ SUBTITULAR/ ACOMPAANTE2233.26 .CAMBIO DE PLAN2243.27 .CAMBIO DE PLAN DE ACOMPAANTES2263.28 .TRANSFERENCIA DE ACOMPAANTES2273.29 .CAMBIO DE DOCUMENTOS2283.30 .ORGANIZACIN DEL HOTEL2293.30.1 .CHECK-IN DE HABITACIONES2323.31 .SALIDAS2333.32 .PREPARACIN DE GRUPOS2343.33 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / UBICACIN DE HUSPEDES2353.34 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / QUEJAS DE HUSPEDES2363.35 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A HUSPEDES2393.36 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS2423.37 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / PRSTAMO DE ELEMENTOS2423.38 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIN DE ELEMENTOS2423.39 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A CONTACTOS2423.40 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS VARIOS2463.40.1 .SOLICITUD ANTICIPADA2463.40.2 .SOLICITUD DIRECTA2483.40.3 .IMPORTAR SOLICITUD2533.40.4 .ASIGNAR MANILLAS2543.40.5 .CAMBIO DE PLACA DE VEHCULOS2553.40.6 .REIMPRIMIR TIQUETE DE PARQUEADERO2573.41 .MOVIMIENTOS ESPECIALES / INGRESO Y SALIDA DE VEHCULOS2583.42 .VOUCHERS2613.42.1 .CAMBIO DE VOUCHER2613.42.2 .CARGAR VOUCHERS ADICIONALES2623.42.3 .GENERAR VOUCHERS2633.42.4 .GENERACIN MASIVA DE VOUCHERS2643.42.5 .VENTA DE VOUCHERS2663.42.6 .VENTA MASIVA DE VOUCHERS2683.43 .ENRUTAMIENTO DE FOLIOS2703.44 .CARGOS AUTOMTICOS FUERA DEL PLAN2723.45 .AUTORIZACIONES2753.46 .ASIGNACIONES ESPECIALES2773.46.1 .Creacin de Consecutivos2773.46.2 .Asignar de Consecutivos2783.47 .TARIFAS SUGERIDAS2794 .CONSULTAS E INFORMES2844.1 .CONSULTA DE FOLIOS2844.2 .HUSPEDES QUE NO SE REGISTRARON2854.3 .HUSPEDES CHECK OUT2864.4 .HUSPEDES QUE NO SALIERON2924.5 .HUSPEDES A SALIR SEGN FECHA2934.6 .HUSPEDES Y SUS ACOMPAANTES2954.7 .HUSPEDES EXPRESS CHECK OUT2984.8 .HUSPEDES SIN RESERVA2984.9 .CHECK INS EN UN RANGO DE FECHA3004.10 .INFORME PARA SEGURIDAD3044.11 .COMISIONES DE AGENCIAS3054.12 .ESTADSTICAS DE HUSPEDES/AGENCIAS3074.13 .ESTADSTICAS DE HUSPEDES/EMPRESAS3114.14 .ESTADSTICAS DE HUSPEDES/HUSPEDES POR RANGO DE FECHA3124.15 .ESTADSTICAS DE HUSPEDES/ HUSPEDES O CLIENTES POR PREFERENCIA3134.16 .ESTADSTICAS DE HUSPEDES/ SALIDAS ANTICIPADAS3154.17 .CAMBIOS DE HABITACIN3164.18 .HABITACIONES SEGN ESTADO3174.19 .DISCREPANCIAS RECEPCIN VS AMA DE LLAVES3174.20 .VEHCULOS EN EL HOTEL3174.21 .HUSPEDES GENRICOS3194.22 .RACK GRFICO3204.23 .CONSULTA DE HABITACIONES CHECKOUT3204.24 .INCONSISTENCIAS3254.25 .RESERVAS POR FECHA3254.26 .ROOM TO SELL3254.27 .DIARIO DE OCUPACIN3254.28 .CONSULTA INTEGRAL3284.29 .VISITAS DE HUSPEDES3344.30 .CARGOS A FOLIOS CERRADOS3364.31 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/ CONSULTA DE UBICACIN DE HUSPEDES3374.32 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/ INFORME DE QUEJAS DE HUSPEDES3404.33 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS3404.34 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE ENTREGAS DE PREMIOS3414.35 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORMES ESPECIALES DE PREMIOS3424.36 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE CDIGOS DE BARRA3444.37 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE PREFERENCIAS DE CLIENTES3454.38 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/MOVIMIENTOS DE VEHCULOS3474.39 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/LISTADO DE SOLICITUDES3474.40 .MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES3494.41 .EVENTOS/DEPSITOS DE EVENTOS POR FECHA3504.42 .EVENTOS/EVENTOS POR FECHA3514.43 .HUSPEDES EN CASA /VIP, GRUPOS, SOCIOS EN CASA3534.44 .HUSPEDES EN CASA /SEGN FILTRO3544.45 .HUSPEDES EN CASA /NIOS EN EL HOTEL3574.46 .OTROS INFORMES/FOLIOS CERRADOS HABITACIONES CHECK IN3584.47 .OTROS INFORMES/MOVIMIENTOS DE UN FOLIO3594.48 .OTROS INFORMES/PLANES3594.49 .OTROS INFORMES/BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE HABITACIONES3594.50 .OTROS INFORMES/FOLIOS BLOQUEADOS Y/O SUSPENDIDOS3604.51 .OTROS INFORMES/ CONSULTA DE CRDITO EN CONTABILIDAD3614.52 .OTROS INFORMES/ VOUCHERS POR CONSUMIR SEGN PLAN3624.53 .OTROS INFORMES/ FOLIOS CERRADOS POR CORTE DE CUENTA3644.54 .OTROS INFORMES/ PLANILLA DE HUSPEDES3654.55 .OTROS INFORMES/ GARANTAS INTERFAZ DATFONOS3694.56 .EVENTOS Y GRUPOS/EVENTOS Y GRUPOS CHECK-IN3704.57 .EVENTOS Y GRUPOS/ LISTADO DE VERIFICACIN DE GRUPOS3714.58 .EVENTOS Y GRUPOS/ CONSULTA GENERAL DE GRUPOS3735 .MEN CAJA3775.1 .APERTURA DE CAJA3775.2 .ABONOS Y RECIBOS DE CAJA3785.2.1 .Control De Nmero nico Para Tarjetas3815.2.2 .Uso De La Interfaz Con Redeban3825.2.3 .Restriccin Al Nmero De Abonos3835.3 .ABONOS PAIDOUT3845.4 .PAIDOUT POR DEVOLUCIN3855.5 .CAJA DE CAMBIO3885.6 .CUADRE DE CAJA3895.7 .CIERRE DE CAJA3935.8 .DEVOLUCIONES DE ABONOS Y PAGOS3935.9 .DEPSITOS A EVENTOS3955.10 .CONSULTAS E INFORMES/ CAMBIO DE MONEDA4005.11 .CONSULTAS E INFORMES/ PAIDOUT4016 .HUSPEDES CHECK IN4027 .PROCESOS4047.1 .DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES4047.2 .CAMBIO DE DATOS DE FACTURAS4067.3 .REIMPRIMIR FACTURAS4087.3.1 .ORIGINAL - COPIA4087.4 .REIMPRESIN MASIVA DE FACTURAS4097.5 .TAREAS PROGRAMADAS (PROGRAMAR TAREA)4127.6 .WAKE UP CALL (LLAMADA PARA DESPERTAR)4147.7 .EXCLUIR IMPUESTOS4167.8 .CHECKIN ARCHIVO PLANO4177.9 .CONTROL DE COSUMOS4207.10 .ASIGNAR CLASE DE FOLIO4217.11 .REVERTIR CHECKOUT4217.11.1 .REVERTIR CHECK-OUT DE HUSPEDES4217.11.2 .REVERTIR CHECK-OUT DE EVENTOS VARIOS Y GRUPOS4257.12 .FACTURACIN POR CORTE DE CUENTA4267.13 .CONTROL SALIDAS Y/O LLEGADAS4328 .SISTEMA DE CARGA DE IMGENES DE ZEUS4388.1 .CARGAR DESDE UN ARCHIVO4398.2 .CARGAR DESDE UN DISPOSITIVO4398.3 .LUEGO DE CARGADAS LAS IMGENES4428.3.1 .GRABAR LA IMAGEN EN UN ARCHIVO4428.3.2 .GRABAR LA IMAGEN EN LA BASE DE DATOS DE ZEUS4438.3.3 .ELIMINAR UNA IMAGEN DE LA BASE DE DATOS DE ZEUS4439 .CONFIGURACIN DE BASES DE DATOS DE IMGENES Y HUELLAS45010 .ANEXO 1. EJEMPLO PARA LA CONFIGURACIN DE TERRENOS45411 .ANEXO 2. CONFIGURACIN PARA AUTO-RETENEDORES45912 .ANEXO 3. ENVIO DE TARJETA DE BIENVENIDA O DESPEDIDA EN CHECK-IN Y CHECK-OUT46712.1 .PARMETROS BSICOS PARA CORREOS DE CHECKIN Y CHECKOUT46812.2 .ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS DE CONFIGURACIN DEL ENVO DE CORREOS46912.3 .CREACIN DE JOB PARA EJECUCIN DE LA TAREA DE MANERA PROGRAMADA47312.4 .CONFIGURACIN/PERSONALIZACIN DEL MENSAJE A ENVIAR475

ZEUS RecepcinManual de usuarioZEUS TECNOLOGIA S.A.Centro Cial. Bocagrande Local 203PBX: 6555011Cartagena de Indias - Colombia___________________Cra. 16 # 79-76 Ofc. 501Tele Fax: 6181248 6097000Bogot - Colombia

INTRODUCCIN

Que es Recepcin?Mediante este mdulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del husped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huspedes (Check In), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitacin, los abonos, el Check-out de huspedes, etc.El mdulo de recepcin, adems de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo men de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.Recepcin no solo es una herramienta ideal para un recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u otra labor o bien ambas.

ENTRANDO A RECEPCIONDespus de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea desde el men Inicio de Windows (Start en la versin en ingls) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesin.

Icono de acceso

Clave o Contrasea del usuarioNombre del Usuario con el que desea ingresarPresione para iniciar la sesion.Presione para salir del sistema

Figura 1 Inicio de sesin Despus de indicar Usuario y Contrasea, y en caso de haber ingresado con un usuario vlido al sistema, se despliega la ventana principal.

Los Usuarios y sus Claves son creados desde el mdulo Seguridad de Zeus Front.Barra de mens

Figura 2 Ventana principal de RECEPCINA continuacin detallaremos los mens y cada una de sus opciones.En el margen derecho encontramos varios botones, divididos en grupos as:GrupoImagenDetalle

Botones de Acceso a Otros Mdulos de Zeus HotelEl primer botn de esta seccin permite bloquear la pantalla, de tal forma que solo podremos volver a usar el sistema si ingresamos nuestra clave. Los dems botones nos dan acceso a cualquier mdulo, el cual se abre de forma automtica con el usuario y clave que hayamos definido

Botones de Acceso a las principales Opciones del mduloLos botones de esta seccin nos agilizan el acceso a las opciones del men. Su propsito es el mismo del men: acceder a las opciones del sistema, por lo que cuentan con las mimas restricciones, con la agilidad que da el acceso con un solo clic.

Botn para reconectarse al servidor en caso de una desconexin

Especialmente cuando estamos conectados a servidores remotos es posible que la estacin pierda conexin con el servidor. Este botn nos permite reintentar la conexin y as evitar que tengamos que salir y volver a entrar al sistema

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del men Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estndar que manejan las ventanas de este mdulo.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR DE ZEUSPermite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuacin.

MEN PARMETROSEn este tem del men principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creacin, modificacin y bsqueda de algunos de los parmetros generales.

PINTER SETUPPermite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 3 Printer Setup (Configuracin de Impresora)Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos ms adelante.

HUSPEDES O CLIENTESPermite ingresar los clientes y los huspedes del hotel. Es importante anotar que los huspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automticamente como clientes.

Figura 4 Huspedes o ClientesPara ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

MOTIVOS DE VIAJECuando se realiza el registro de Huspedes, ZEUS permite seleccionar el motivo por el cual este viaj, informacin que a su vez genera informacin estadstica que puede ser consultada mediante los reportes que al respecto brinda el sistema.

Figura 5 Motivos de ViajePara ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

EMPRESASMuchas de los huspedes que llegan al hotel lo hacen a travs de una empresa que lo respalda. La creacin, modificacin, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opcin del men parmetros.

Figura 6 EmpresasPara ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

ELEMENTOSEntre los servicios que presta el hotel se acostumbra encontrar la opcin de tener acceso a facilidades adicionales con las que no cuenta la habitacin. Estas facilidades son variables de acuerdo al hotel, pero podramos colocar como ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como elementos y su creacin va orientada a tener posteriormente la facilidad para hacer prstamos de los mismos con el control del sistema. Los prstamos y devoluciones de elementos se realizan desde el mdulo Recepcin de Zeus Hoteles

Figura 7 Elementos para PrstamosPara ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

VUELOSCuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos se puede indicar la va por la que llega el husped. Cuando este llega por va area adems de indicar la aerolnea se puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se conoce con detalle las horas de llegadas de los huspedes, especialmente para aquellos hoteles que envan transporte para sus huspedes al aeropuerto. Figura 8 VuelosPara ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

MEN RECEPCINContiene las opciones necesarias para el control de los movimientos a las habitaciones y los huspedes, desde el Check-in en adelante.

REGISTRO DE HUSPEDESLa primera opcin del men Recepcin, permite registrar los huspedes que llegan al hotel. Este proceso tambin es conocido como Check-in.Adems de permitir registrar huspedes Walk-In y con reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias para registrar grupos de una forma gil y eficiente.

Figura 9 Registro de Huspedes (Checkin)

Como habamos comentado podemos registrar huspedes con reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que observaremos cada uno de estos casos de forma independiente.Sin embargo antes debemos conocer algunas caractersticas que comparten los casos antes mencionadosLa ventana de registro adems de contar con una barra de herramientas que detallaremos ms adelante, presenta debajo de estas, varios campos. En su orden:A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras R, T, A, y P. Estos son indicadores que permiten conocer el estado en que se encuentra el registro. Un registro de un husped, consta de 4 pasos bsicos, de los cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para considerar que hubo un Check-in completo. Estos pasos son:Indicadores

1. Datos Generales del Registro ( R)2. Registro del Titular (T)3. Registro de los acompaantes (A)4. Registro de los Pagos (P)

Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada paso, as cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo, cuando est en proceso se muestra en Amarillo y cuando se termina se muestra en verde.Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro encontramos 4 campos as: REGISTRO. Muestra el nmero de registro asociado. Cuando se est ingresando un registro, en este campo se muestra la palabra NUEVO la cual es remplazada por un consecutivo al momento de guardar. RESERVA NO. Si va hacer Check-in a una reserva debe digitar aqu el nmero de la reserva. PLAN. Cdigo del plan con el que se registrarn las habitaciones. Para el caso de registros con multi-planes, el plan aqu indicado ser el que indicar el valor de la habitacin GRUPO. Cdigo del grupo que se est registrando.

SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTRODebajo de estos campos se muestran 5 pestaas: General, Titulares, Habs. Registradas, Habs. Reservadas y Grupos. Cada uno de estos tiene funciones especficas.

PESTAA GENERALEn l, se digita la informacin general del registro.

Figura 10 Datos generales del registroIDENTIFICACIN. Debe proveerse la identificacin del husped. Al lado de este campo aparece una lista de opciones de documento de identificacin de donde debe escogerse el tipo del husped.Si cuenta con interfaz con el sistema de clubes y est realizando una Check-in a un socio, el sistema aplicar las validaciones correspondientes. En caso de generarse un bloqueo que impida hacer el registro, el sistema informar el motivo:Es posible definir en Zeus Clubes cuales bloqueos permiten hacer reservas y cuales no

En este punto podr hacer el Check-in solo si proporciona una clave de autorizacin vlida. Para solicitar la autorizacin presione el botn SI. En caso de presionar NO el sistema no le permitir continuar con el proceso de registro para este cliente.

EXPEDICIN. Debe especificarseel lugar de expedicin del documento de identidad. (Opcional)NOMBRE. Debe proveerse el nombre del husped.TIPO. Se refiere al tipo de husped dentro de las opciones disponibles en el sistema, existen unos tipos bsicos integrados con el sistema aunque el usuario podr crear tipos adicionalesDIRECCIN. Debe proveerse el domicilio del husped.TELFONO. Debe proveerse el nmero telefnico del husped.CIUDAD. Debe especificarse el cdigo de la ciudad de origen del husped, se puede acudir a la ayuda para especificar este cdigo. Una vez provisto, aparecer al lado el nombre de la ciudad.NACION. Debe especificarse el cdigo del pas de origen del husped.EMPRESA. Ingrese en este campo el cdigo de la empresa a la que pertenece el husped, puede utilizar la ayuda para localizar las empresas existentes. Este campo puede ser opcional u obligatorio segn como se haya definido en los parmetros generales del sistema. El parmetro Empresa Obligatoria de los parmetros de Hotel, establece si se puede o no dejar este campo vaco. En caso de ser obligatorio e intente guardar si diligenciarlo, el sistema informar al respecto mediante un mensaje:

OFICIO. Puede especificarse el oficio o profesin del husped. (Opcional)E-MAIL. Correo electrnico del huspedF. DE NACIMIENTO. Fecha de cumpleaos o nacimiento del huspedREGISTRO FAMILIAR. Cuando se selecciona esta casilla se indica al sistema que todas las habitaciones registradas bajo el registro actual, comparten los vouchers, es decir que pueden ser consumidos por una u otra habitacin indistintamente.LLEGADA. Ingrese la fecha de llegada del husped.SALIDA. Especifique la fecha de salida del husped.CRDITO. Indica si se le conceder crdito al husped, es decir si al momento del check-out la forma de pago puede ser a cuenta por cobrar al nombre del husped. Solo un usuario autorizado puede activar esta casilla.LIMITE. Indique el cdigo del lmite de crdito asignado al husped. Recuerde que los lmites de crdito no restringen los cargos al husped, solo aparecen en el informe una vez han superado el lmite asignado. El lmite de crdito no tiene relacin con el hecho de que un cliente este autorizado o no para que le sean generadas cuentas por cobrar, solo tiene como objetivo limitar saldos en el folio ms all del valor estipulado.COMISIONABLE AGENCIA. Seleccione para indicar que la agencia que vendi la reserva gana comisin sobre este registro.

DESCUENTO PAQUETE. Se debe especificar el porcentaje de descuento que ser aplicado a todos los cargos del plan diferentes de alojamiento. Este campo puede aparecer deshabilitado si el usuario con el que est haciendo la reserva tiene restringido este campo, dicha restriccin la puede aplicar usando la pestaa restricciones de la ventana de usuarios en el mdulo Seguridad.

Por defecto trae el descuento indicado en el plan. Si intenta cambiar este campo y tiene la restriccin asignada, el sistema solicitar autorizacin.

VISITAS. Indica el nmero de veces que el husped a estado registrado el hotel. TARIFA. Indica si la tarifa que rige para las habitaciones de este registro se toma en la moneda local o en Pesos.DESCUENTO. Cdigo asociado al descuento dispuesto para los clientes definidos como copropietarios en el tipo de cliente.PREFERENCIA. Muestra y permite registrar observaciones especiales que desee hacer respecto al registro actual. Dado que esta observacin se muestra en mltiples ventanas del sistema como cargos a folios, check-out, Punto de venta y algunos informes y consultas, permite informar con facilidad a todos los usuarios sobre informacin importante.Cualquier modificacin a las preferencias es guardada por el sistema bajo un cdigo de transaccin especial (MODPREFEH), que puede ser consultado desde el mdulo auditora, opcin Consultas e Informes\Log de TransaccionesOCULTAR TARIFA EN EL REGISTRO HOTELERO. Define si en el registro hotelero, el sistema mostrar informacin de la tarifa de habitacin a cobrar o no. En algunos casos para el hotel esta informacin no debe ser conocida por el husped, generalmente cuando se han hecho negociaciones a nivel de paquetes (planes). Esta preferencia es igualmente arrastrada desde la reserva.

AUTORIZACIONES PARA LOS DESCUENTOSEs posible definir si los campos de descuentos de la ventana de registro se pueden cambiar libremente (comportamiento por defecto) o requieren de una autorizacin para cambiar. Si el suceso Autorizar Descuento en el registro est activo el sistema solicitar una autorizacin al momento de cambiar el valor, de tal forma que solo podr ser cambiado si se proporciona la autorizacin correcta.

Para autorizar escriba una observacin explicando el motivo del cambio, ingrese la frmula de autorizacin de este suceso e ingrese su usuario y su clave. Al presionar el botn Guardar el sistema verificar los datos y de acuerdo a ellos dar o no la autorizacin.

PESTAA TITULARESAqu se especifican los datos de la habitacin, al igual que la informacin del titular y sus acompaantes

Figura 11 Registro del titular y sus acompaantes

TIPO HABITACIN. Seleccione el nombre del tipo de habitacin deseada por el husped. Si viene de una reserva, el sistema solo no permitir cambiar este campo.ACOMODACION. Seleccione el nombre de la acomodacin que se asignara al husped. VALOR. En este campo se muestra el valor de la tarifa de la habitacin. Recuerde que la combinacin entre el tipo y acomodacin definen esta tarifa. Con el botn ubicado al lado de este campo puede cambiar la tarifa de la habitacin, siempre y cuando tenga permisos en la opcin 3.21 . ACTUALIZACIN ESTADA Y/O TARIFA (Para cambiar la tarifa se aplican todas la restricciones y condiciones mencionadas en la seccin)HABITACIN. Debe asignarse el nmero de habitacin al husped, o dejar este campo con el texto AUTO (disponible solo si as se ha configurado). Para escoger la habitacin puede utilizar el botn Ayuda, la ayuda por Atributos o la ayuda del plano.Asignar la habitacin de forma automtica dejando el texto AUTO en el campo HABITACIN, implica que el sistema buscar una habitacin disponible (vaca-limpia), para asignarla al cliente. Por defecto el sistema busca la habitacin menos usada del tipo seleccionado. Es posible cambiar el comportamiento del sistema para que sea asignada las habitacin ms usada en lugar de la menos usada, para ello en los parmetros de HOTEL se encuentra un parmetro llamado Seleccionar Automticamente Habitaciones Ms Utilizadas, el cual sirve para indicar si el proceso de asignacin automtica de Habitaciones le dar prioridad a las habitaciones ms usadas o a las menos usadas su valor consta de 1 carcter, de la siguiente manera: S = Le dar prioridad a las habitaciones Ms usadas. N = Le dar prioridad a las habitaciones Menos usadas.Para realizar esta asignacin el sistema incluye la verificacin de los bloqueos y preferencias, es decir, no ser asignada un habitacin que tenga un bloqueo por mantenimiento, administrativo o por una preferencia de una reserva.ADULTOS. Indique el nmero de adultos que estarn en la habitacin.NIOS. Indique el nmero de nios que estarn en la habitacin. ADICIONALES. Indique el nmero de adicionales que estarn en la habitacin, los cuales sern cobrados al valor indicado para los adicionales.Tenga en cuenta que cuando se realiza check-out de las personas estos valores de adultos, nios y otros no deben ser disminuidos.FOLIO MAESTRO. Permite seleccionar cual ser la forma como se generar el folio maestro de la habitacin, recordemos que el folio maestro es el lugar donde se cargan todos los cargos realizados por la aplicacin de cargos. Debe seleccionar: Grupo: cuando est haciendo registro de una grupo y esta habitacin hace parte del grupo que est registrado Nuevo: Cuando est registrando una nueva habitacin que no es de un grupo ya sea Wlak-in o reserva individual Otro: Cuando quiere utilizar un folio de una registro existente como folio maestroFOLIO TITULAR. Indica si el titular tendr un folio nuevo diferente al de la habitacin o utilizar el mismo folio de la habitacin como folio personal.Generalmente para el registro se utiliza para el caso de registro de grupos se selecciona Folio Maestro-> Grupo, Folio Titular-> Nuevo. Para registros individuales Folio Maestro-> Nuevo, Folio Titular-> MaestroCARGAR ADICIONAL A. Por defecto el sistema carga el valor de los adicionales a la cuenta maestra del folio maestro, en este campo puede cambiar por la cuenta extra.CARGAR TELEFONO A. Especifique si las llamadas telefnicas sern cargadas a la cuenta extra o maestra del Husped.HORA ESTIMADA DE CHECKOUT. Este botn muestra y oculta un campo donde puede ingresar cual es la hora en que se espera que el cliente realice su check-out para el da registrado como fecha de salida. Inicialmente el campo no aparece disponible, pero al presionar el botn este se despliega para que pueda ingresar o modificar el valor:

Desde el informe de huspedes a salir segn fecha podr hacer una consulta usando este campo.

PESTAA TITULAR

Esta pestaa est dispuesta para ingresar la informacin del titular de la habitacin. Buena parte de los datos son llenados automticamente por el sistema, segn la informacin previamente provista

Figura 12 Datos del titular de la habitacinIDENT. Debe proveerse el nmero del documento de identificacin del titular. Si el nmero de documento existe dentro del banco de datos del hotel los dems datos de esta pestaa sern llenados automticamente. Si se ha generado una cdula genrica desde la reserva, el sistema permitir cambiar el nmero de documento manteniendo la dems informacin. Solo ingrese el nuevo nmero de documento y contine el proceso de registro de forma normal. Cuando el registro sea guardado el sistema automticamente actualizar el nuevo nmero real del husped. Por defecto un husped registrado con una cdula genrica no puede permanecer check-in, sin embargo mediante los parmetros globales del sistema puede cambiarse este comportamiento.Las identificaciones ingresadas al sistema estn sujetas a varias validaciones. Las validaciones que realiza el sistema pueden ser activadas y establecidas por los usuarios, para ms detalles consulte la seccin del maestro de clientes en el manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

TIPO. Se refiere al tipo de documento de identidad del titular, seleccione de la lista el tipo de documento correspondiente.NOMBRE. Solicitada los apellidos y nombres del titular. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la clase de husped relacionada. Recordemos que cada clase de husped se le puede definir un color que lo representa.EXPEDIDO EN. Lugar de expedicin del documento del titularSEXO. Indique si el sexo titular es masculino o femeninoNACIMIENTO. Fecha de nacimiento del titular. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la categora de husped relacionada. Recordemos que cada categora de husped se le puede definir un color que lo representa.TIPO DE CLIENTE. Seleccione de la lista el adecuado para el titular.OFICIO. Indique la profesin u ocupacin del titular.LLEGADA. Se refiere a la fecha de llegada del titular.SALIDA. Indique la fecha en la que el cliente saldr del hotelMOTIVO VIAJE. Seleccione de la lista el motivo por el cual el husped viaj.VIA. Medio de transporte por el cual el husped arribo a la ciudad. Segn la seleccin que se realiza en este campo el sistema solicitar la hora del vuelo o la placa del vehculo.AEROLINEA. Cdigo de la aerolnea en la que llego el husped si arribo por va area.INCOGNITO. Seleccione esta opcin si el husped ha indicado que su estada en el hotel es confidencial, el sistema mostrar en diversas consultas esta caracterstica para informacin de los usuarios.TRAE EQUIPAJE. Seleccione para indicar que el husped llega con equipaje. Es un campo netamente informativoCHECKOUT RPIDO. Permite que el husped permanezca registrado en la habitacin la noche antes de su check-out, son su cuenta cancelada y su factura generada. El sistema no generar cargos para esta habitacin y no mostrar inconsistencias.EVENTO. Debe especificarse el cdigo del evento por el cual el husped se encuentra en el hotel, en el caso que sea esta la situacin en caso contrario puede dejar el campo vacoSEGMENTO. Cdigos del segmento y sub-segmento de mercado al cual pertenece el husped, este campo puede ser o no obligatorio de acuerdo como se haya parametrizado el sistema.Cuando registramos una habitacin el sistema solo nos permite ingresar segmentos que se encuentren en estado activo, de hecho la ayuda (F4) solo nos mostrar estos en la lista, sin embargo un segmento o subsegmento puede ser desactivado posterior la check-in, en dicho caso si consultamos el registro encontraremos un indicador que nos especifica que la habitacin registrada tiene asignado un cdigo actualmente inactivo:

Es recomendable cambiar el cdigo y asignar uno segmento o subsegmento activo.VLR TARIFA Muestra el valor de la tarifa aplicada, no puede modificar este valor.NO VOUCHER. Nmero del voucher asignado para control de alimentacin, puede ser asignado manualmente, el sistema por defecto lo asigna de forma automtica.CAJILLA. Seleccione esta casilla si se le ha asignado una cajilla al husped, al seleccionar el sistema solicitar el nmero de la casilla asignada.Procedencia:PAS. Cdigo del pas de procedencia el husped.CIUDAD. Cdigo de la ciudad de procedencia del husped.Destino:PAS. Ingrese el cdigo del pas destino del huspedCIUDAD. Ingrese el cdigo de la ciudad destino del huspedPRENSA. Utilice este botn para definir si la habitacin requiere que se le deja prensa diariamente. Tenga en cuenta que esta marca no genera cargo, es una marca informativa que puede ver en el informe de huspedes en casa.COMPARTE. Permite indicar al sistema que el valor de los cargos del plan ser compartido con otros huspedes de la habitacin. Para compartir deben existir por lo menos dos huspedes en la habitacin. Miraremos en detalle estas opciones ms adelanteREG HOTELERO. Nmero de registro hotelero generado para esta habitacin.PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de preferencias consulte el manual del mdulo Parmetros, men: Huspedes/Huspedes y Clientes, Preferencias de Huspedes.

Log de CambiosLos cambios realizados al registro son guardados en el Log de transacciones del sistema, por tanto es posible consultarlos desde el mdulo Auditora. Tanto cuando se guarda por primera vez como cuando se actualiza. En el LOG lo podemos encontrar con la operacin Actualizacin de Registro, para ms detalles consulte el manual del mdulo Auditora.En el caso particular de las preferencias de huspedes encontramos un Log especfico, que nos permite conocer que cambios o nuevos registros fueron registrados en el sistema, para este caso existe la operacin Modificacin de Preferencia de HuspedPESTAA ACOMPAANTES

Esta opcin estar disponible si en la pestaa Titular se especific ms de un adulto o nio. Nos permite registrar los datos de los acompaantes del titular. El ingreso de los acompaantes se puede hacer cuando registramos por primera vez la habitacin, o posteriormente si es necesario.

Figura 13 Registro de los acompaantesIDENT. Debe proveerse el nmero del documento de identificacin del acompaante. Si el nmero de documento est dentro del banco de datos del hotel, los dems campos sern llenados automticamente.TIPO. Debe especificarse el tipo de documento de identificacin del acompaante.NOMBRE. Apellidos y nombre(s) del husped. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la clase de husped relacionada. Recordemos que cada clase de husped se le puede definir un color que lo representa.EXPEDIDO EN. Lugar de expedicin del documento de identificacinNACIDO. Fecha de nacimiento del husped. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la categora de husped relacionada. Recordemos que cada categora de husped se le puede definir un color que lo representa.TIPO CLIENTE. Seleccione de la lista el tipo correspondiente al husped que est ingresando segn sus caractersticas.NACIONALIDAD. Cdigo del pas correspondiente a la nacionalidad del husped. (Opcional)OFICIO. Cdigo de la profesin u ocupacin del husped. (Opcional)LLEGADA. Debe proveerse la fecha de llegada del acompaante.SALIDA. Debe proveerse la fecha de salida del acompaante.TIPO HUSPED. Un husped puede cumplir varios roles en la habitacin, el primero de ellos es el de titular, el cual vimos anteriormente, los otros roles son Acompaante, Subtitular y Adicional. En comn tienen que en la habitacin puede haber uno o varios de cada uno de ellos mientras que las diferencias las podemos apreciar en la siguiente tabla.TipoTiene Folio PropioSe cobra el valor adicional a la tarifa

Sub-TitularSINO

AcompaanteNONO

AdicionalNOSI

FOLIO INDIVIDUAL. En el caso que se seleccione el tipo Subtitular, en este campo el texto se muestra inicialmente la palabra NUEVO, al guardar el sistema mostrar el nmero de Folio generado. Para los otros tipos de husped no est disponible.A/N. Debe especificarse si el acompaante es adulto o nio.EDAD. Solamente es solicitada para los nios.SEXO. Debe especificarse el sexo del acompaante.PLAN. Si el husped se registrar con un plan diferente al titular, digite aqu el cdigo del plan, de lo contrario lo puede dejar en blanco. En este caso el plan solo aplica para los cargos diferentes de alojamientoVISA. Puede digitar el nmero de la visa del huspedVOUCHER. Si el plan exige especificacin de nmero de voucher para control de alimentacin, aqu debe indicar el nmero asociado.CIUDAD ORIGEN. Cdigo de la ciudad de la que procede el husped.CIUDAD DESTINO. Cdigo de la ciudad a la que se dirige el huspedSEGMENTO. Cdigo del segmento y sub-segmento del mercado correspondiente al husped.

PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de preferencias consulte el manual del mdulo Parmetros, men: Huspedes/Huspedes y Clientes, Preferencias de Huspedes.

PESTAA FORMAS DE PAGO

Esta opcin permite registrar la forma de pago especificada por el husped para el da del check-out o bien la garanta que deja al realizar el Check-in: Figura 14 Registro de PagosEsta opcin no emite recibo de los pagos y abonos recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opcin Abonos y Recibo de caja del men Caja de este mdulo, para registrar los abonos.

PESTAA HABS. REGISTRADASEsta pestaa muestra un listado de las habitaciones check-ins del registro actual; recordemos que bajo un mismo nmero de registro puede registrarse una o varias habitaciones.En la parte inferior de la ventana encontramos el campo Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.Adems de mostrar dicha lista, permite realizar algunas tareas adicionales tal como el manejo de la interface con las llaves electrnicas, procesos que observaremos con detalle ms adelante. Para realizar estos procesos es necesario seleccionar una lnea de la lista, correspondientes a la habitacin que deseamos afectar.

Figura 15 Listado de habitaciones registradasLa primera tarea que puede realizar desde esta pestaa es cargar una habitacin para modificar datos del titular y/o los acompaantes. Para ello debe presionar doble clic en la lista de habitaciones sobre el nmero de la habitacin, este proceso le llevar automticamente a la pestaa del titular y mostrar los datos correspondientes.Presionando el botn adicionar puede agregar una nueva habitacin al mismo registro, este proceso tambin lo llevar a la pestaa de titular pero quedar a la espera de especificacin de las personas y la habitacin que desea registrar.Se han dispuesto tres botones, que permiten respectivamente Marcar un Folio con Control de Consumos, Crear un nuevo Folio, y Crear un nuevo Folio y establecerlo automticamente con Control de Consumos. Se debe hacer la aclaracin que dichos botones dependern de las restricciones de perfiles existentes. Si el usuario no tiene permiso para realizar Apertura de Eventos Varios, entonces no podr Crear nuevos folios; si el usuario no tiene permiso para marcar folios con Control de Consumos entonces no podr realizar dicha accin a los folios de la lista de Habs. Registradas, ni tampoco podr crear Folios con Control de Consumos.Para utilizar el botn Marcar con Control de Consumos deber tener seleccionado un elemento de la Lista, y se validar que no tenga ya marcado Control de Consumos. Si no ha seleccionado un registro o ya tiene control asignado el sistema le informar.

Note que una columna le indica si hay control de consumos asignado.

Si se logra marcar efectivamente, entonces se cambiar el valor en la correspondiente columna, y se mostrar en la parte superior derecha el mensaje de Informacin del cambio en el folio.

El botn de Crear Folio permite generar un nuevo folio de eventos varios. Tambin se validar que se tenga seleccionado un elemento de la lista. Una vez que se tenga seleccionado un elemento vlido, entonces se pedir confirmacin antes de crear el folio

Una vez se confirme, entonces se crear el folio con la opcin de Apertura de Eventos Varios, y se abrir la ventana para Consultar el Evento que se cre.

La utilizacin del botn Crear folio con Control de Consumos genera una combinacin de las dos tareas antes mencionadas, se crear entonces el folio y se marcar con control de consumos. Adicionalmente se mostrar la ventana de Abonos para ese folio creado de tal forma que pueda dejar el saldo disponible para consumos del folio seleccionado. Para ms consultas sobre el control de consumos consulte 7.8 . CONTROL DE COSUMOS.Si cuenta con el mdulo Guest Service de Zeus Front podr asignar un cdigo de ingreso al usuario para que pueda tener acceso a este mdulo. El botn de Generar ID permite crear la clave de acceso al usuario e incluso enviarlo por correo electrnico al buzn del cliente

Debe seleccionar de la lista la habitacin a la que generar el ID y luego presionar el botn antes mencionada, el sistema solicitar confirmacin para el envo del correo

Tenga en cuenta que para que el envo de correo funcione debe estar correctamente parametrizada la informacin del servidor de correo. Para mayor informacin consulte: 12.2 . ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS DE CONFIGURACIN DEL ENVO DE CORREOS

PESTAA HABS RESERVADAS. Si el registro parti de una reservacin, esta pestaa muestra el listado de las lneas de la reserva del registro. Adems de mostrar el detalle de cada una de las lneas asociadas con la reserva del registro, en el momento de hacer el registro, permite seleccionar la lnea que se desea registrar.

Figura 16 Listado de habitaciones reservadasEn la parte inferior de la ventana encontramos el campo Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.Si es un registro de un walk-in, esta pestaa permanecer deshabilitada.

PESTAA GRUPOS Se activa automticamente cuando se est realizando un Check-in a una reserva de grupo. En esta pestaa se muestran las habitaciones reservadas para el grupo as como las personas que llegan de esta reserva. Siempre que se realiza el registro de un grupo, del que tenemos la lista de las personas y que por lo tanto pudo ser ingresado y preparado con anticipacin para lograr un registro ms gil, debemos usar esta pestaa para iniciar el ingreso de cada una de las habitaciones reservadas.

Figura 17 Pestaa para inicio del registro de gruposEn la parte inferior de la ventana encontramos el campo Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.Si no se ha preparado el grupo, no podr realizar ninguna tarea desde esta pestaa.

PESTAA CONSULTAPresenta dos pestaas para consultas, la primera de ellas (Habitaciones) permite consultar el estado de las habitaciones registradas en el nmero de reserva o de registro actual. Su finalidad es la de proveer una estructura de consulta que muestre la informacin relacionada con el registro actual.La primera cuadrcula detalla todas las habitaciones que hayan sido registradas con el mismo nmero de reserva del actual registro, pero que se encuentre bajo otro nmero de registro. La segunda pestaa detalla todas las habitaciones que han estado registradas en este registro.Las opciones de esta pestaa dan la posibilidad de seleccionar el estado (Check-in, check-out) de las habitaciones a consultar e incluso la opcin de mirar el detalle de los huspedes registrados si as se requiere. Para aplicar los filtros solo debe seleccionar las casillas que correspondan.

Figura 18 Consulta de Habitaciones del RegistroLa pestaa Cargos fuera del Plan, le permite conocer que cargos automticos fuera del plan sern generados en el proceso de generacin de cargos. Esta informacin es presentada en dos cuadrculas que le permite distinguir los cargos fuera del plan agregados desde la reserva y desde registro de huspedes.

REGISTRO DE HUSPEDES WALK-INUn husped walk-in es aquel que llega sin reserva al hotel, normalmente se le asigna un plan en tarifa plena o Rack. Normalmente ingresamos estos huspedes en un nuevo registro, aunque podemos buscar un registro existente y agregarlo. Recordemos que para registrar la habitacin por lo menos debemos ingresar los datos generales y los datos del titular con su habitacin. Los pasos para su registro de este tipo son los siguientes:Datos Generales4321

1. Presione el botn a la derecha del campo Registro No, o bien estando este campo vaco presione la tecla Tabulador. . El sistema colocar la palabra NUEVO para indicar que ha iniciado un nuevo registro.2. Digite el cdigo del Plan con el que se registrar el husped. Recuerde que puede utilizar el botn Ayuda de la barra de herramientas (tecla rpida F4) para localizar el cdigo. Es este caso los campos Reserva y Grupo no son diligenciados dado que este caso no corresponde un husped con reserva ni a una habitacin grupo.3. Digite los datos de la pestaa general, correspondiente a los datos generales del registro, iniciando por el nmero de identificacin del husped y su tipo de documento. Si el husped alguna vez ha estado en el hotel o se le ha realizado una reserva, al ingresar los datos de su documento, el sistema mostrar todos sus datos, en caso contrario deber ingresar toda la informacin.4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas. Notar que el sistema cambia la ventana automticamente pasando a otra pestaa.Despus de presionar el botn Grabar el sistema lo llevar automticamente a la pestaa Titulares donde ingresaremos los datos de la habitacin, el titular de la misma y sus acompaantes (si los hay).

Datos del Titular35421

1. Especifique el tipo y la clase de habitacin en la que se registrar el cliente.2. En el campo habitacin digite el nmero de la habitacin deseada, recuerde que puede utilizar el botn Ayuda para buscar una habitacin. Como ayudas especiales de este campo tenemos el botn Ayuda, Plano, Ayuda, Atributos y la tecla F4 (Ayuda, Estados). Los cuales veremos ms adelanteUna vez digitado el nmero de la habitacin y presionado la tecla Tabulador el sistema le podra indicar: a. Si la habitacin est sucia, b. Si est intentando asignar una habitacin diferente al tipo o la case indicada en el paso 1 (dado el caso solicitar confirmacin de Upgrade) c. Si este sobre vendido (en este caso solicitar autorizacin de sobreventa)3. Especifique la informacin correspondiente al nmero de adultos, nios y adicionales que registrar en la habitacin, as como los detalles de los folios.4. Digite la informacin personal necesaria para el titular5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

En este momento el sistema realiza el proceso de Check-in, la habitacin queda registrada como ocupada y se generan los folios de la habitacin y del titular (si aplica).

Registro de una Observacin Especial para la Tarifa PactadaPara efectos de futuras auditora el sistema registra una observacin especial siempre que guarde una lnea a la reserva, est observacin guarda detalles sobre los valores pactados con el cliente respecto al alojamiento:

CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE MERCADODurante el registro de una habitacin wlak-in el sistema solicita entre otros datos el cdigo del segmento de mercado que se ver afectado por la habitacin que se ingresa. Este segmento puede ser digitado, pero tambin puede ser asumido por el sistema de forma automtica segn como se establezca a travs de los parmetros globales del sistema.

El segmento de una habitacin puede ser asumido por el sistema desde el plan o la empresa que hemos ingresado. Este comportamiento lo establece el parmetro global Asignacin De Segmento En La Reserva / Walkin, el cual define si se debe aplicar la estructura de asignacin del mercadeo, si se har de forma automtica, y finalmente cual ser la prioridad de asignacin. Para ms detalles sobre los parmetros globales consulte el manual del mdulo Parmetros, la seccin Definicin de parmetros Hotel.

Asignacin AutomticaSi ha establecido el proceso de asignacin automtica de segmento, el sistema colocar el cdigo de segmento y sugsegmento en los campos correspondientes segn la prioridad definida en el parmetro; podr sin embargo cambiar esta asignacin para que segn la necesidad tome el segmento definido en el maestro de empresas o planes.

Asignacin ManualSi el parmetro indica que se debe asignar el segmento por prioridad, pero no de forma automtica, al registrar la habitacin el sistema le solicitar indicar como desea hacer la asignacin:

Debe hacer clic sobre una de las opciones para que el sistema asigne el cdigo de segmento asociado a ella.

Restricciones De Bloqueo Por Llegada O SalidaSi se ha definido una restriccin para bloquear el ingreso o la salida de huspedes, y la fecha de llegada y/o salida ingresada a la habitacin que est registrando coincide con las fechas de dicha restriccin, el sistema lo notificar antes de hacer el check-in y nos dar la opcin de autorizar la reserva. Desde luego si no autorizamos la reserva no ser realizada.

Al presionar el botn Guardar Lnea el sistema mostrar un mensaje similar al de la imagen siguiente informando la restriccin y dando la opcin para autorizar:

REGISTRO DE HABITACIONES COMUNICADASUna vez haya registrado el titular puede definir que habitaciones comunicadas va a incluir en el registro. Este paso puede realizarlo en cualquier momento luego de registrado el titular. 1

Luego de registrada la habitacin:1. Presione el botn Bloquear Habitaciones Comunicadas de la barra de herramientas. El sistema despliega una nueva ventana:32

2. Seleccione las habitaciones que bloquear3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.Puede verificar antes de asignar una habitacin comunicada si esta est disponible, para ello haga clic en el botn Validar Bloqueos de Habitaciones Comunicadas

REGISTRO DE ACOMPAANTESSi ha indicado que la habitacin va a hospedar ms de una persona se activar la pestaa Acompaantes. En este momento debemos tener una habitacin Check-in con su folio generado y por tanto con un titular registrado. Ahora podemos proceder a agregar los acompaantes desde la pestaa de Acompaantes.

536421

Figura 19 Registro de Acompaantes de una Habitacin

1. Seleccione la pestaa Acompaantes2. Presione el botn Adicionar Acompaante, a la derecha de la lista de acompaantes.3. Digite el nmero del documento de identificacin (Si el husped cuanta con uno).4. Especifique los datos restantes del acompaante.5. Presione el botn Pasar a la Lista. 6. Repita los pasos del 1 al 5 para cada uno de los acompaantes.7. Al terminar de ingresar a todos los acompaantes, presione el botn Grabar de la barra de herramientas.Cuando se registra un acompaante, es posible indicar al sistema que los datos no ingresados sean heredados del titular, para ello cambie el parmetro Datos No Especificados Del Acompaante Se Toman Del Titular, de los parmetros de Hotel.

Editar un Acompaante. Eventualmente se hace necesario hacer cambios a los datos de un acompaante, por ejemplo en su nombre, su nacionalidad, tipo de cliente, oficio, etc. Tenga en cuenta que la identificacin y el tipo de husped no pueden ser modificados desde esta opcin. Para realizar este proceso ejecute los siguientes pasos:

CDBA

Figura 20 Registro de Acompaantes de una Habitacin

A. En la cuadricula de los acompaantes, presione doble clic sobre el acompaante deseado (o bien presione clic sobre el acompaante y clic en el botn Editar Acompaante). B. Realice los cambios deseados.C. Presione el botn Pasar a la lista D. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

Eliminar un acompaanteSolo podr eliminar un acompaante que an no haya sido guardado, es decir, ingreso sus datos y presiono el botn Pasar a la Lista y an no ha presionado el botn Guardar. Si ya guard deber hacer check-out.1. Seleccione el acompaante deseado haciendo clic en la lista.2. Presione el botn Borrar Acompaante3. Confirme el borrado.

Personas RelacionadasEl botn Personas Relacionadas, permite seleccionar de una lista las personas que sern registradas como acompaantes. El motivo por el cual estas personas se muestran en dicha lista, es precisamente la relacin que se ha definido con el titular. Cuando se ingresa un cliente al sistema desde la ventana de huspedes o clientes del men parmetros, puede indicarse a cada cliente con que persona est relacionada, y es esta relacin la que finalmente permite al sistema desplegar la lista de las personas que podrn ser seleccionadas al registrar.

Despus de hacer clic sobre el botn Personas Relacionadas, siga las siguientes instrucciones12

Figura 21 Seleccin de Personas Relacionadas1. Seleccione las personas que sern registradas como acompaantes2. Presione el botn GrabarUna vez presione este botn, el sistema cerrara automticamente la ventana y mostrar las personas que ha seleccionado en la cuadrcula de acompaantes de la ventana de registro de huspedes, all podr guardar los acompaantes o bien hacer cualquier cambio a sus datos.

REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVAEl registro de huspedes con reserva es muy similar al de los huspedes Walk-In. La diferencia radica bsicamente en que buena parte de la informacin no necesita ser digitada ya que viene con la reserva.En la medida en que los datos de la reserva sean ms completos, menos ser la cantidad de informacin que se deba ingresar en el registro.

Datos Generales1. Presione el botn a la derecha del campo Registro No. El sistema colocar la palabra NUEVO, o bien estando este campo vaco presione la tecla Tabulador.2. Digite el nmero de la reserva o utilice el botn Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.Observe que la informacin correspondiente al plan y los datos generales del registro se llenan automticamente si la reserva tiene lneas activas. En caso de no haber lneas activas los datos no se mostrarn y se informar esta condicin:

3. Cambie o ingrese los datos de la pestaa General que considere necesarios.4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.4321

Figura 22 Registro de una ReservaDespus de grabar el sistema le asignar un nmero de registro y lo ubica en la pestaa Habs. Reservadas, para que elija la lnea de la reserva que desea registrar. En esta pestaa se muestran las habitaciones reservadas que llegan en la fecha actual, que llegaban ayer y que llegan maana, por ello el ttulo Ayer, Hoy, Maana, lo que implica que podr incluso seleccionar una reserva que llega en otra fecha. Si no aparecen registros se entiende que no hay reservas que cumplan dicho criterio.

Figura 23 Pestaa de Habitaciones ReservadasDe la lista debemos seleccionar una habitacin, para ello solo debemos presionar doble clic sobre la lnea de la reserva que deseamos usar. Si seleccionamos una lnea de una reserva cuya fecha de llegada no es la fecha actual de Zeus, el sistema lo informar y solicitar una confirmacin:

Una vez confirmada el sistema seguir su proceso.Importante: Tenga en cuenta que si las fechas de la lnea seleccionada son diferentes a la fecha actual, el sistema mover le fecha de llegada de la reserva a la actual y, har nuevamente el proceso de verificacin de disponibilidad, lo que puede llegar a requerir una autorizacin de sobreventa en caso de presentarse.

Luego presionar doble clic en la lnea, el sistema nos lleva automticamente en la pestaa Titulares, donde puede ser necesario ingresar algunos datos, dependiendo de la cantidad de que fue ingresada desde la reserva o desde la pestaa general. Para finalizar el proceso:675

Figura 24 Datos del Titular en un Check-in de reserva5. Indique el nmero de la habitacin6. Digite el nmero voucher (solo si el plan lo requiere)7. Presione el botn GuardarEn esta pestaa podr cambiar todos los datos del titular y su habitacin, excepto el tipo de habitacin reservado. Si desea cambiar este campo, deber hacer el cambio directamente desde la reserva o despus de hacer Check-in.Si la reserva tiene una preferencia de habitacin (nmero de habitacin asignado desde la reserva), observaremos que a la izquierda del campo Habitacin se muestra una lista desplegable con los nmeros de habitacin preferenciados:Habitacin Preferenciada

Es obligatorio seleccionar una de las habitaciones preferenciadas para hacer el registro, el sistema no permitir asignar una habitacin diferente salvo que se elimine la preferencia.Despus de especificar los datos de la habitacin y el titular se debe presionar el botn Grabar de la barra de herramientas.

Antes de iniciar el registro tenga en cuenta que en caso de que traten de cambiar la fecha de salida cuando el registro viene de una reserva con habitaciones preferenciada y tiene bloqueos por comunicacin, el sistema no se lo permitir sacndole el siguiente mensaje donde le indica que se debe registrar con las misma fechas de la reserva y despus modificar la estada.

AGREGAR HABITACIN WALK-IN EN UN REGISTRO CON RESERVAEs posible ingresar habitaciones adicionales a un registro que fue realizado a partir de una reserva, para ello puede presionar el botn adicional de la barra de herramientas principal de la ventana de registro. El sistema solicitar confirmacin del proceso y una vez haya respondido afirmativamente podr ingresar la habitacin Walk-in con el proceso especificado en este manual.

QUITAR UNA HABITACIN PREFERENCIADASi no desea asignar la habitacin preferenciada desde la reserva, presione clic derecho sobre la lista desplegable Habitacin Preferenciada ubicado a la derecha del campo Habitacin, el sistema le solicitar la confirmacin de la desasignacin de la habitacin y luego de ello podr asignar otra habitacin.

Tenga en cuenta si la preferencia de habitacin realizada en la reserva incluye habitaciones comunicadas el sistema solicitar la eliminacin de dichas habitaciones para poder quitar la preferencia:

Una habitacin puede estar preferenciada ms de una vez en la misma reserva, siempre y cuando las lneas en las que fue preferenciadas lleguen en diferentes fechas. Si realiza la desasignacin de una habitacin preferenciada que est en ms de una lnea, el sistema no afectar las otras lneas de la reserva, solo la que est registrando en este momento.

Aplicacin de depsitosSi en la reserva registr un depsito para la habitacin, al momento de hacer check-in al titular, el sistema realizar la aplicacin de este segn como fue especificado (a una habitacin o proporcional). Si se detect que hay un depsito y se configur que se debe aplicar, el sistema solicitar confirmacin:

Si responde afirmativamente se abonar el valor del depsito al folio del titular de la habitacin, de lo contrario deber posteriormente hacer la aplicacin manual utilizando la opcin 3.3 . DISTRIBUCIN DE DEPSITOS de recepcin o desde el mdulo Reservas.Existe una restriccin para la aplicacin de los depsitos, la cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad en el modelo de mltiples contabilidades por Complejo. Para estos casos si intenta registrar el depsito en una habitacin correspondiente a un complejo diferente al de la reserva, el sistema le restringir la accin:

Los AcompaantesEl registro de los acompaantes vara de acuerdo a si estos fueron registrados o no en la reserva. Si los acompaantes no fueron registrados en la reserva se realiza de la misma forma que el de los huspedes Walk In, por el contrario si al momento de hacer la reserva se ingresaron los acompaantes el proceso vara.Si los huspedes son registrados en la reserva el sistema, de acuerdo a como se haya parametrizado, los guardar o no automticamente en el mismo instante que se guarda el titular. Si la parametrizacin indica que no se deben guardar, los acompaantes se mostrarn en la cuadrcula a espera de que sean modificados o guardados, si sale de la ventana si guardar solo quedar registrado el titular.

Como registrar los acompaantes de reserva pendientes por registrar?En caso que los acompaantes ingresados en la reserva no se hayan sido registrados al hacer el Check-in al titular, podr seleccionarlos para registrarlos.12

Figura 25 Seleccione de Acompaantes de Reservas

Figura 26 Datos del Acompaante seleccionado

Para buscar los acompaantes no registrados1. Presione el botn Acompaantes2. Presione doble clic sobre el acompaante que desea registrar. El sistema mostrar los datos del acompaante seleccionado, agregue o modifique la informacin del acompaante y prosiga con el proceso de registro del acompaante de la misma forma como se ingresa un walk-in, es decir, presionando el botn Pasar a la Lista y posteriormente el botn Guardar de la barra de herramientas.

Como registrar acompaantes en bloque por claseEl ingreso de acompaantes al registro por defecto debe ser realizado uno a uno tal y como pudimos observar en ttulos anteriores, sin embargo en algunos escenarios el alto nmero de acompaantes que llegan o se registran en una reserva puede ser un proceso largo que conlleva a lentitud en el registro. Pensando en estos escenarios, la opcin acompaantes cuenta con una funcionalidad que permite generar acompaantes genricos de forma automtica, y especificados por clase de husped.El botn de la esquina superior izquierda mostrara u ocultara las opciones necesarias para la generacin.

Cuando se despliegues las opciones contar con un botn que permitir crear los acompaantes genricamente, siempre y cuando la suma de los adultos con los nios de todas las clases coincida con el total de adultos y nios que se estipularon.

Estando en la pestaa de acompaantes y luego de haber presionado el botn Mostar para que se desplieguen las opciones necesarias:1. Especifique el nmero de personas adultas y nios por cada clase de husped2. Presione el botn Generar Acompaantes GenricosEl sistema generar los acompaantes con un nmero de documento genrico y con un nombre de las mismas caractersticas, los cuales podr tratar como cualquier acompaante genrico ingresado de forma manual.

Para Consultar los Acompaantes Registrados por claseEsta consulta le ayuda a conocer fcilmente el nmero de acompaantes que ha registrado por cada clase y en total, evitando la necesidad de hacer un conteo manual. Luego de mostrar las opciones de acompaantes en bloque mediante el botn Mostrar, presione el botn Consultar Totales Ingresados. Note que la cuadrcula le detalla por cada clase las cantidades, as como las cantidades de huspedes sin clase, y la cantidad total ingresada.

Como continuar registrando las dems habitaciones de la reserva?Si la reserva tiene ms de una habitacin reservada se debe da hacer el registro una a una. Una vez registrada la primera habitacin, debe seleccionar la pestaa Habs. Reservadas, donde encontrar la lista de las lneas de la reserva. Esta lista adems de mostrar las lneas de la reserva nos indica la cantidad de habitaciones reservadas por cada lnea y de ellas la que ha sido utilizada (registradas).Habitaciones Utilizados o Registradas

Cantidad Reservada

Figura 27 Como se muestra una reserva individual cuando tiene mltiples lneasLa Habitaciones reservadas que no se vayan a registrar, deben ser canceladas desde el mdulo Reservas.

Para continuar con el registro de las habitaciones, presione doble clic sobre la lnea deseada, el sistema mostrar los datos de la reserva seleccionada en la pestaa titulares, para que se prosiga con el proceso de registro de la reserva, siga los pasos anteriormente mencionados para el registro.Si despus de haber seleccionado la lnea no realiza los pasos correspondientes y finaliza con el botn guardar, el registro quedar como si hubiera cancelado el proceso.Si los datos de la reserva estn completos, bsicamente tendr que seleccionar la habitacin y presionar el botn guardar para que el titular quede registrado

REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOSEl registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo que se basa en los principios de la reservas de Walk In y reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos se recomienda leer las secciones 3.1.2 . REGISTRO DE HUSPEDES WALK-IN y 3.1.3 . REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVA, antes de iniciar esta seccin.1332

Figura 28 Registro de un Grupo

Datos Generales1. Presione el botn a la derecha del campo Registro No. El sistema colocar la palabra NUEVO. O bien estando este campo vaco presione la tecla Tabulador.2. Digite el nmero de la reserva del grupo o utilice el botn Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.3. Observe que la informacin correspondiente al Plan, el Grupo y los datos generales del registro se llenan automticamente.4. Cambie o ingrese los datos de la pestaa General que considere necesarios.5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

El sistema lo ubica automticamente en la pestaa Grupos, donde deber presionar el botn Refrescar para que se muestre la informacin del grupo.21

Figura 29 Datos del GrupoEn la pestaa Grupos encontramos dos reas principales: Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las lneas reservadas para el grupo mientras que la segunda, las personas con el nmero de pre-registro asignado en la preparacin.Para registrar una habitacin del grupo1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic sobre una de las personas de la habitacin que desea registrar.Observe que a la derecha de esta lista se muestran los huspedes y su nmero de Pre-Registro.2. Presione el botn Iniciar Check-in.El sistema lo lleva directamente la pestaa Titulares donde se siguen los pasos utilizados para el registro de Reservas Individuales, tanto para el registro del titular, la seleccin de la habitacin preferenciada y el registro de los acompaantes.El auto guardado de los acompaantes igualmente depende de la configuracin que se haya realizado en los parmetros generales de HOTEL.La opcin de ingresar acompaantes no ingresados en el momento del registro del titular, se comporta de la misma forma de las reservas individuales, as como el botn de acompaantes de reserva. Para continuar con el registro de las habitaciones del grupo, seleccione la pestaa Grupos y repita los pasos anteriores.Importante: Si durante el registro de una habitacin del grupo cambia la fecha de salida para colocar ms das, es posible que el sistema solicite clave de sobreventa. Debe indicarla para que se pueda hacer el registro.

CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE MERCADODurante el registro de una habitacin de un grupo el sistema solicita entre otros datos el cdigo del segmento de mercado que se ver afectado por la habitacin que se registra.

El sistema asignar el cdigo del segmento para cada habitacin tomando el segmento asociado al titular de la misma. Si el titular de la habitacin de un grupo no tiene asignado un cdigo de segmento, el sistema asignar de forma automtica el segmento establecido en la lnea de la reserva a la que pertenece la habitacin.

Como registrar como parte del grupo habitaciones que no fueron reservadas?Es muy comn encontrar casos donde es necesario incluir, a ltima hora, habitaciones que no hacan parte del grupo y que por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas.Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando activo el registro del grupo, debe presionar el botn Adicionar de la barra de herramientas. En este instante el sistema le pedir confirmacin de la operacin.

Figura 30 Confirmacin de ingreso de nueva habitacin al registroLos pasos siguientes para registrar la habitacin son los vistos anteriormente en las secciones 3.1.2 . REGISTRO DE HUSPEDES WALK-IN y 3.1.3 . REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVA.

SUSPENSIN AUTOMTICA DE FOLIOSPara todos los procesos de registro de habitaciones (grupos, Walk-in, reserva individual) el plan puede determinar que existe una suspensin automtica. Siempre que registre una habitacin en un plan que tenga marcada la opcin Suspensin para aplicacin, el sistema luego de guardar el registro aplicar una suspensin del tipo PARCIAL ACEPTANDO GENERACIN DE CARGOS, para ms detalles del resultado de este tipo de suspensin consulte el inciso 3.13 . SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS.

REGISTRO DE ACOMPAANTES EN BLOQUEPara cualquiera de las formas de registrar huspedes en una habitacin permite ingresar ms acompaantes, este ingreso normalmente se efecta manualmente e ingresando los registros uno a uno.Existe otra forma de ingresar acompaantes genricos a una reserva de forma automtica y a partir de unos valores bsicos indicados al sistema. Esta generacin requiere de la especificacin de la cantidad de adultos y nios a registrar por cada clase de husped registrada en el sistema.1

Para hacer le registro1. En la pestaa de acompaantes del registro de huspedes seleccione el botn para generar acompaantes. El sistema mostrar una nueva cuadrcula detallando cada Clase de Husped.32

2. Especifique en las columnas Adultos y Nios el nmero de personas a registrar. Tenga en cuenta que el nmero de personas debe ser menor o igual al nmero especificado en el registro.3. Presione el botn Generar Acompaantes.Este proceso creara los acompaantes con un nmero de documento genrico, siempre y cuando la suma de los adultos por clase no supere en nmero de adultos del registro, al igual con los nios.Los nombres de los acompaantes se armar con la palabra Acompaante + consecutivo + clase de husped + nmero de registro. Por Ejemplo: Acompaantes 2111 Adicional 022554Los datos adicionales requeridos por la ventana se tomarn del titular, es decir, las fechas de llegada y salida, la nacionalidad, ciudad origen, ciudad destino, segmento y tipo de cliente. El tipo de husped ser acompaante, no se enviar fecha de nacimiento, ni plan, ni visa y dems datos.

REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOSEste control de disponibilidad por terrenos y capacidad de personas parte de unos parmetros definidos en los complejos y los tipos de habitacin. Su objetivo es ayudar a las organizaciones en el control de negocios en los que no solo venden estadas de Habitaciones sino espacios (Terrenos) para alojar carpas y que por lo tanto manejan una cantidad limitada de terrenos para vender.Este control se realiza por complejo, por lo tanto se debe realizar una configuracin especial en el maestro de complejos y otra en el maestro de tipos de habitacin, para que el sistema pueda realizar el control solamente sobre los complejos configurados para tal fin y pueda tomar y liberar cantidades de Terrenos, segn el tipo de habitacin. Esto implica que puede combinarse el manejo de complejos con terrenos y complejos con la administracin estndar de habitaciones.El control de la disponibilidad de las habitaciones relacionadas con terrenos aplica de la forma estndar como el sistema controla la disponibilidad de habitaciones. Lo importante en este caso es tener activas la cantidad de habitaciones para no vender ms terrenos de los disponibles. Para detalles de este proceso consulte la opcin Activacin/Inactivacin Masiva de Habitaciones en el mdulo ParmetrosCada vez que se realice un Reserva o un Registro de una Habitacin, el sistema validar si la cantidad de Personas indicadas (Adultos, Nios y Adicionales) no sobrepasa el saldo disponible de personas a alojar en el complejo al que pertenece la habitacin, en caso se superar la Cantidad mxima, solicitar una Autorizacin de Sobreventa.Esta verificacin se realizar tambin cuando se intente alargar la estada de una Habitacin o al alargar la fecha de salida de una Reserva.

La autorizacin de la sobreventa requiere de una formula o clave y un observacin con el motivo. Ingrese estos datos y presione el botn Guardar de esta ventana. Si la formula no es correcta el sistema informar.

Para ms detalles sobre el manejo de los terrenos ver los Anexos.

FACTURACION ANTICIPADAEn primera instancia la facturacin anticipada est relacionada con el plan asignado a la habitacin que se est registrando, si el plan est marcado para generar facturacin anticipada abra algunos cambios en el proceso.Este tipo de registros en trminos generales sigue el proceso normal de un registro estndar de una reserva o un Walk-in, su principal diferencia sucede luego de registrar el titular. Despus de presionar el botn guardar para registrar el titular, el sistema, luego de registrar el husped titular, iniciar la generacin y aplicacin de cargos de toda la estada de la habitacin. Este proceso genera todos los cargos durante los das de estada del cliente y los carga a la cuenta maestra del folio, al mismo tiempo hace un cargo de naturaleza contrara por los mismos conceptos en la cuenta extra del folio. Los objetivos del doble cargo son: (1) poder generar la factura anticipada, (2) generar un neto de ingresos en cero de tal forma que no se infle la venta del da. Mientras realiza esta tarea el sistema mostrar un mensaje en la parte superior derecha de la ventana.

Al terminar de generar cargos:1. Si existe durante el proceso de registro se aplic un depsito al folio de tal forma que el saldo quedo en cero, el sistema generar la factura del cuenta maestra automticamente y desplegar la ventana de facturacin para que pueda imprimirla.

2. Si no existe un depsito aplicado desplegar la ventana de pagos para que sea cancelado el saldo generado luego de la aplicacin de los cargos de la estada.

Al realizar el pago del total del saldo y salir de la ventana, el sistema genera la factura y se mostrara la ventana de facturacin para que el usuario seleccione la forma de salida.

Para reimprimir una factura anticipadaEstando en la ventana de registro y luego de haber cargado la habitacin a la que desea reimprimir la factura (ver 3.1.8 . MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES), presione el botn de facturacin anticipada.

Si la factura ya ha sido emitida el sistema le dar la opcin de volverla a imprimir.

Si responde No, el sistema cancelar la operacin y no llevara a cabo proceso alguno. En caso contrario, ser desplegada la ventana de reimpresin de copias.

El proceso llevado a cabo en esta opcin es el mismo del inciso 7.3 . REIMPRIMIR FACTURA/ORIGINAL Y REIMPRIMIR FACTURA/COPIA.

FACTURACIN ANTICIPADA CON OTROS PLANESEs posible aplicar la orden de facturar anticipadamente un folio de una habitacin a pesar de estar registrado en un plan que no tiene marcada la caracterstica Facturacin Anticipada. Para estos casos de nuevo el proceso de registro o Check-in se realiza siguiendo los pasos normales descritos en este manual. Al finalizar el registro se procede con un paso adicional que consisten en presiona el botn Facturacin Anticipada de la barra de herramientas:

El sistema solicitar la confirmacin del proceso:

Si responde afirmativamente se iniciar el registro de los cargos. Al terminar de generar cargos podr seguir con el proceso antes descrito para el pago y la facturacin.

MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTESCuando desde el registro de huspedes se desea cargar un registro existente, ya sea para consultarlo o realizar modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.321Modificaciones como el cambio de Plan o de estada se realizan desde las opciones correspondientes en el men recepcin.

Figura 31 Cargar los Datos de una habitacin Registrada1. En el campo No. Registro, digite el nmero del registro deseado y presione la tecla tabulador. Tambin puede utilizar el botn Ayuda para localizar el registro.2. Haga clic sobre la pestaa Habs. Registradas3. En la lista desplegada presione doble clic en la lnea correspondiente a la habitacin deseada. Tenga en cuenta que en esta lista solo se despliegan las habitaciones Check-in.4. El sistema carga los datos de la habitacin y lo ubica automticamente en la pestaa Titulares

CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAREn las reservas de grupo y reservas individuales puede definirse, adems del titular, los datos de los acompaantes, sin embargo al momento de hacer el registro de la habitacin suele presentarse que llegue antes la persona registrada como acompaante que la persona registrada como titular. En este caso el sistema provee la posibilidad de cambiar los roles definidos en la reserva, de tal forma que el nuevo titular de la habitacin sea la persona registrada como acompaante. Este proceso solo puede ser realizado cuando se va a realizar por primera vez el registro, una vez registrado ya no est disponible.322

Figura 32 Cambios de Datos del Titular

Para realizar el cambio de titular en una reserva individual1. Inicie el proceso de registro de la reserva segn el las indicaciones anteriormente especificadas2. Presione el botn Cambiar Datos del Titular3. El sistema despliega la ventana de bsqueda de acompaantes, presione doble clic sobre el acompaante que pasar a ser el nuevo titular de la habitacin4. Prosiga con el proceso de registro de la forma normal

Para realizar el cambio de titular en una reserva de grupoAs como puede realizar el cambio de una reserva individual, el sistema provee la opcin de realizar el cambio de una reserva de grupo. Tenga en cuenta que este cambio aplica puntualmente para el registro y que las reservas individuales y de grupos no se ven afectadas.12432

Figura 33 Cambio de Datos del Titular en Grupos1. Inicie el proceso del registro del grupo2. Seleccione el husped a registrar3. Presione el botn de cambio de datos del titular4. Presione doble clic sobre el husped que pasar a ser el nuevo titular del habitacin5. Prosiga con el proceso de registro del husped

CHECK IN AUTOMTICO DE RESERVASHacer Check-in a una reserva desde esta opcin, acelera considerablemente el proceso de registro, dado que se minimiza el nmero de pasos a seguir en el proceso. Para realizar el registro deber indicar el nmero de la reserva o del pre-registro.876543212

Figura 34 Registro Automtico de una ReservaEl proceso de registro automtico aplica igualmente para grupos siguiendo el mismo proceso y teniendo en cuenta que: (1) solo se puede hacer a las lneas que estn pre-asignadas (preparadas) y (2) no puede tomar un nmero de habitacin diferente a la asignada en la preparacin de grupos.

Para registrar una reserva1. Presione el botn Nuevo para agregar un registro2. Presione el botn Registro Automtico de Reservas3. Digite el nmero de la reserva o el nmero del pre-registro4. Seleccione la(s) lnea(s) que desea registrar de la cuadrcula (Puede seleccionar todas las lneas haciendo clic en la cabecera de la columna SEL. Dado el caso indique si desea aplicar el depsito de la reserva.5. Si no ha indicado el nmero de la habitacin, indquelo en el campo Hab. de la cuadrcula.6. Si ha ingresado acompaantes a la reserva podr seleccionar de la lista aquellos que han arribado. El sistema registrar de forma automtica todos los marcados.7. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas8. Confirme el registro de la reserva.

El sistema realizar el registro de la habitacin, el titular y sus acompaantes en la habitacin indicada.Una vez terminado el proceso, el sistema dejar de mostrar las lneas registradas. Presione el botn Salir, en este momento el sistema mostrar los datos del registro que acaba de realizar.

APLICACIN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACINCuando se realiza un registro a un cliente que est vinculado a un programa de fidelizacin, es posible que el sistema aplique un descuento automtico, o bien que el usuario lo aplique de forma manual. Estas opciones se dan segn la configuracin dada al programa, teniendo en cuenta que se toma el titular de la habitacin para definir si se pertenece o no a uno.El clculo del descuento se hace al registrar una habitacin, no al modificarla. Si al momento de insertar no se tena el dato del programa, pasa a ser un proceso manual, igualmente si el descuento ya fue aplicado en la reserva no se volver a aplicar en el registro.

Descuento automtico:1. Si el descuento definido en el programa aplica como descuento de habitacin el sistema asignar el porcentaje en la cabecera del registro2. Si el descuento se defini para que sea por cargo, el sistema agregar un cargo adicional fuera del plan de forma automtica. Esto aplica para descuentos al paquete y descuentos por valor.El cargo adicional fuera del plan puede ser posteriormente manipulado como cualquier cargo que haya sido agregado por esta opcin.

Descuento Manual:El usuario tiene la opcin de aplicar de forma manual el descuento si as lo requiere. Los dos tipos de descuento se reflejan de la misma como se mostr para los automticos, la nica diferencia es que luego de agregar la lnea el usuario deber seleccionarla con doble clic y presionar el botn para aplicacin de descuento de la forma.

El sistema siempre validar si el descuento ya ha sido aplicado para informar si puede o no volverse a aplicar.

PESTAA DE CONSULTASAntes de entrar en detalles sobre esta pestaa, debemos tener en cuenta que es posible que una reserva sea usada por ms de un registro. El sistema brinda esta opcin al intentar registrar una reserva que ya est registrada con otro nmero de registro, pidiendo la confirmacin si desea crearle un registro nuevo.

Figura 35 Registro de una reserva que ya est registradaDespus de haber aclarado como el sistema permite realizar este tipo de registro, podemos observar la informacin que despliega la pestaa de consultas, la cual muestra informacin con solo hacer clic en la pestaa.

Figura 36 Pestaa de Consulta del RegistroEsta seccin muestra 2 cuadrculas, la primera con la informacin de las habitaciones que han sido registradas con el mismo nmero de reserva, pero con un nmero de registro diferente. Si esta situacin no se presenta, esta cuadrcula se mostrar en blanco. La segunda cuadrcula muestra los datos de las habitaciones registradas en el registro actual. Ambas cuadrculas permiten aplicar filtros, con los que puede definir si desea ver las habitaciones Check-in, check-out e incluso si desea ver los acompaantes detallados.

REGISTRO DE IMGENES Y HUELLASDurante el proceso de registro de huspedes es posible capturar informacin biomtrica, tomar fotografas digitales, digitalizar documentos y otras funcionalidades similares. Esta funcionalidad adicional de Zeus muestra un cambio en la ventana de registro cuando est activa, mostrando el texto Identificacin en otro color y subrayado.

El proceso de registro sigue los pasos conocidos. Para un registro nuevo cuenta con la opcin de identificar el husped por su huella, en lugar de digitar el nmero de documento.

Cargar los datos de un cliente capturando su huellaPara ello sin digitar un documento haga clic en el texto Identificacin de la ventana de registro, el sistema desplegar una nueva ventana:

Se solicitar ubicar el dedo en el lector para hacer el reconocimiento. Si no se puede identificar la persona o se realiza una impresin dactilar de baja calidad se emite el mensaje correspondiente que informa de la situacin y pregunta al usuario si quiere reintentarlo

Si se elige que no entonces se cerrar la ventana y se volver a la forma de registro tradicional.En caso de que SI se logre identificar la persona mediante el registro dactilar entonces se cerrar automticamente la ventana de la interfaz de dispositivos y se regresar a la ventana de Registro, llenando de manera automtica los datos correspondientes a la persona que se identific.

Registrar la huella de un huspedInicialmente debe registrar los datos del husped en el sistema y hacer clic posteriormente en el texto Identificacin de la pestaa registro general o desde la pestaa titulares en el texto Ident.

En cualquiera de los dos casos el sistema desplegar una nueva ventana con las opciones disponibles o habilitadas para el hotel. En la siguiente imagen se muestra la posibilidad del registro de huellas y de imgenes.

Al seleccionar la opcin de registro de huellas se desplegar entonces la ventana correspondiente donde se puede proceder a realizar las acciones disponibles para dicha funcionalidad (ver anexo). Si selecciona la opcin de registro de Imgenes se desplegar la ventana principal correspondiente a las imgenes, donde se puede agregar una imagen, ver si se tiene alguna imagen registrada o eliminar o cambiar la imagen asociada. (ver anexo).El registro de huellas e imgenes est igualmente disponible para los acompaantes, el proceso que se sigue es el mismo tanto para hacer el reconocimiento como para registrar los datos, solo vara el link que debe usar para acceder a las opciones:

OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTASEn la barra de herramientas de la ventana de registro de huspedes encontramos varias opciones adicionales, muchas de las cuales a su vez tienen su equivalente opcin en el men del sistema mientras otras son exclusivas de esta ventana. A continuacin miraremos varias de ellas y detallaremos las opciones exclusivas de esta ventana.

Imprimir Elementos De La HabitacinDesde el mdulo Mantenimiento de Zeus Hoteles, es posible indicar para cada habitacin del sistema que elementos se encuentran dentro. Gracias a esta opcin tiene la opcin de imprimir este inventario y utilizarlo como un formato para hacer entrega al husped. Para imprimirlo asegrese de tener seleccionada la habitacin que est registrada y hacer clic en este botn de la barra de herramientas.

El siguiente es un ejemplo del informe emitido.

Al pie de pgina el cliente podr firmar el recibo del inventario

Imprimir Registro HoteleroSi no ha generado un pre-registro desde la reserva o desea reconfirmar los datos y tener la huella del husped en un registro hotelero actualizado, puede utilizar el botn Imprimir, de la barra de herramientas para que el sistema emita la impresin con todos los datos diligenciados.Es posible que los datos del nmero de identificacin y la fecha de nacimiento no salgan impresos en el pre-registro, cuando la identificacin es genrica o la fecha de nacimiento no ha sido especificada (tiene el valor 19000101) respectivamente. Esto depende de si est usando la versin estndar del pre-registro o modific el formato.El siguiente es un ejemplo del formato impreso:

Nota: informacin como el nombre de la moneda cambia segn la configuracin de cada hotel.

Liquidador de PlanesGracias al liquidador de planes podemos conocer el valor de toda la estada de un husped segn el plan en que est registrada la habitacin y sus acompaantes. Una de las funcionalidades del sistema nos permite conocer este valor para una habitacin check-in. 43212

Para liquidar una habitacin registrada:1. Indique el nmero de registro de la habitacin que desea consultar. Si no lo conoce puede usar la ayuda para ubicarlo.2. Haga clic en la pestaa Habitaciones Registradas3. Presione doble clic sobre la habitacin que desea liquidar. El sistema cargar los datos de la habitacin y se mover a la pestaa Titulares4. Presione el botn Liquidador de Planes. El sistema mostrar la ventana del liquidador con los valores calculados:

Si lo requiere podr hacer cambios a las habitaciones y huspedes mostrados en esta ventana, este cambio no efecto alguno sobre la habitacin check-in. Para ms detalles sobre cmo utilizar la ventana consulte el manual del mdulo Parmetros.Importante: El liquidador de Planes calcula los valores a cobrar en dlares o en moneda local de acuerdo a lo que se diga en el registro o la reserva, aun cuando en el plan se haya definido de otra forma. Es decir si los cargos del paquete tienen estipulado que se cobre en dlares pero en el registro se estipulo que se cobre en moneda local, este ltimo prevalece.

REGISTRAR EL MISMO HUSPED EN VARIAS HABITACIONES Por defecto Zeus Hotel permite registrar el mismo husped en ms de una habitacin sin ninguna restriccin. Cuando el sistema encuentra esta situacin solo emite un mensaje indicando que est situacin se presenta y nos brinda la posibilidad de continuar:

Este comportamiento puede ser cambiado paramtricamente para que el sistema no permita registrar el mismo husped ms de una vez, en estos casos el mensaje informa y no deja continuar con el proceso, en el mismo instante en el que ingreso el nmero de identificacin del titular:

Este cambio se logra asignado un nuevo valor al parmetro 'Determina si un husped se puede registrar en varias habitaciones simultneamente.(S/N), que podemos cambiar desde el men Proceso/Definicin de parmetros de Hotel del mdulo Parmetros de Zeus Hotel. Asignamos S o N para indicar si es posible o no realizar el registro ms de una vez.

VALIDACIN DE LOS DOCUMENTOS SEGN SUS RESTRICCIONES Los documentos de los huspedes son validados durante el registro de huspedes de acuerdo a la configuracin que a estos se les ha definido en el maestro de tipos de documento. Un tipo de documento puede ser configurado para que al ingresar el nmero del documento no permite, por ejemplo, caracteres especficos, ms o menos de cierto nmero especfico de caracteres, etc.La siguiente imagen muestra un ejemplo de como el sistema emite un mensaje cuando una de las restricciones no se cumple, en este caso la l