HERRAMIENTAS

METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL ÁRBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS

El Árbol de Problemas es una herramienta de análisis en la fase de planificación de los procesos de fiscalización operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea después de utilizar el Diagrama de Entorno, como también luego de la determinación de las áreas criticas, justo antes de iniciar la formulación de los programas específicos de trabajo.

El Árbol de Problemas es un apoyo metodológico, cuya aplicación coadyuva al establecimiento de los objetivos generales y específicos de un determinado programa de trabajo. Esto permitirá visualizar y establecer las alternativas de solución, y estructurar tales objetivos de una forma más expedita y fácil.

1. Definición y partes de un problema o asunto de estudio.

El problema se refiere a una situación que denota inconveniencia, insatisfacción, o un hecho negativo. Se puede resumir por la carencia de algo bueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al menos dos partes:

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa para la organización, es decir, los efectos que ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este examen sistemático permite verificar que el problema merece ser resuelto.

Identificar la razón de ser del problema, es decir, se deben también identificar las causas que lo generan. Esto permite visualizar el camino que se debe seguir para la búsqueda de soluciones.

2. Identificación de la mejor opción para un proyecto de fiscalización.

Los criterios para decidir entre una u otra opción para desarrollar un proyecto de fiscalización se seleccionan según mejor impacten el problema. Dos parámetros comúnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del proyecto; el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del área de fiscalización de la DFOE respecto del asunto en estudio.

3. Árbol de Objetivos.

Este árbol permite que el problema, redactado en términos positivos, se convierta en el objetivo general para un determinado proyecto de fiscalización. De la misma manera, los efectos de primer y más niveles se utilizan para la formulación de los objetivos específicos.

4. Alternativas de solución.

Las alternativas de solución sirven para establecer más acertadamente los beneficios que se obtendrían con la ejecución de los proyectos de fiscalización.

5. Empleo de la herramienta Árbol de Problemas.

Para elaborar el Árbol de problemas, debe aplicarse el siguiente procedimiento:DFOE-ST 3220-NIH-P-06Actualizado al: 30/06/2004Versión: 1.1

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a. Identifique adecuadamente el problema.

b. Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se pueden generar para el problema determinado en el punto a. Los efectos pueden ser de dos tipos: los que ya se vienen percibiendo efectivamente y los que constituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejado oportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema.

c. Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe identificar las repercusiones encadenadas del problema, para ello se elabora el árbol de efectos; este consiste en representar gráficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como una consecuencia del problema.

d. A continuación coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema) los efectos directos, cada efecto directo nace del problema; por lo que se representa con una flecha desde el problema hasta cada efecto directo o de primer nivel.

e. Pregúntese si para cada efecto de “primer nivel” existe alguno o varios efectos superiores importantes que puedan derivarse de ese efecto. Represéntelos en un segundo nivel, derivándolos con flechas de abajo hacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. Si a un efecto concurre como causa otro efecto de primer nivel ya representado, indique la interdependencia con una flecha. Así sucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel que se considere como el superior, dentro de la órbita geográfica o institucional donde se tiene competencia o posibilidades de intervención. A continuación se presenta un ejemplo1 de lo mencionado hasta el punto e. de este procedimiento.

1 Ejemplo tomado del documento “ Conformidad de la infraestructura tecnológica de la DFOE con los requerimientos de procesos y sistemas de información asociados a la fiscalización”, de Agosto 2003, preparado por: Alejandra Peraza, Alex Monge, Evelyn Mora, Randall Montes, Mainor Montero, Gonzalo Elizondo y Rolando Castro, como parte del “Curso Formulación y Evaluación de Proyectos”.DFOE-ST 3220-NIH-P-06Actualizado al: 30/06/2004Versión: 1.1

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DFOE-ST 3220-NIH-P-06Actualizado al: 30/06/2004Versión: 1.1

No conformidad de la infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalización

Duplicación en el ingreso y consulta de información en bases de datos paralelas

Altos tiempos de respuesta de las aplicaciones informáticas utilizadas

Pérdida de información por equipos poco robustos

Subutilización de los Sistemas de Información Institucionales

Desactualización de la información de las bases de datos existentes

Falta de oportunidad en el ingreso y acceso de la información

Carencia de información oportuna para la toma de decisiones

Ineficiencia en el uso de tiempo efectivo del usuario

Mayores costos en los procesos de fiscalización

Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalización

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f. Una vez que tiene el problema, los efectos de primer y demás niveles identificados, se debe proceder a identificar las posibles causas que dan origen al problema, para ello: Pregúntese si para cada causa de “primer nivel” existen alguno o varias causas inferiores importantes que puedan derivarse de ella. Represéntelas en un segundo nivel derivándolas con flechas de arriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primer nivel, y así sucesivamente. Si una causa es originada por otra causa, indique la interdependencia con una flecha. A continuación se presenta un ejemplo para el establecimiento de las causas que originan el problema.

FORMULACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL, ESPECÍFICOS, OPCIONES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

g. El siguiente paso, consiste en construir el árbol de objetivos para la solución. Se trata de colocar en términos positivos todas las causas y efectos del árbol de problemas. El árbol de objetivos será el flujo interdependiente de propósitos y fines para la solución de un problema o asunto determinado. A continuación para el ejemplo anterior se presenta el correspondiente árbol de objetivos.

DFOE-ST 3220-NIH-P-06Actualizado al: 30/06/2004Versión: 1.1

No conformidad de la infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalización

Desvinculación de la infraestructuratecnológica con los sistemas de información

Desvinculaciónde la infraestructuratecnológica con los procesos

Limitacionespresupuestarias para la compra, mantenimiento y actualización de la infraestructura tecnológica

Inadecuada planificación del mantenimiento y actualización

Equiposdañados, obsoletos y desactualizados

Inadecuada planificación de la adquisición de infraestructura tecnológica

Insuficientecantidad de equiposportátiles y acceso a red

Inadecuada Distribución de Equipos

Insuficienteprogramaciónpresupuestaria

Desvinculación de infraestr. tec. con las funciones de los funcionarios

Conformidad de la Infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos

Unificación en el ingreso y consulta de información en lasbases de datos existentes

Bajos tiempos de respuestade las aplicacionesinformáticas utilizadas

Minimización de la pérdida de información de los equipos a través de una capacidadadecuada

Optimización en el uso de losSistemas de InformaciónInstitucionales

Basesde datos actualizadas

Oportunidad en el ingreso y acceso de la información

Suficiencia, oportunidad y calidad de la información parala toma de decisiones

Eficiencia en el uso de tiempoefectivo del usuario

Menores costos en losprocesos de fiscalización

Vinculación de la infraestructuratecnológica con lossistemas de información

Vinculación de la infraestructuratecnológica con los procesos

Suficiente presupuestopara la compra, mantenimiento y actualización de la infraestructuratecnológica

Correcta planificación del mantenimiento y actualización

Modernización y actualización de equipos

Correcta planificación de la adquisición de infraestructura tecnológica

Suficientecantidad de equipos portátilesy acceso a red

Adecuada Distribución de Equipos

Correctaprogramaciónpresupuestaria

Vinculación de infraestr. tec. con lasfunciones de las personas

Lograr el mejoramiento continuo de los procesos de fiscalización realizados, para cumplir con el objetivo primordial de ejercer un control superior de la Hacienda Pública de manera eficaz y oportuna.

Alternativas de solución

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h. Identifique alternativas de solución, estas son acciones para solucionar el problema. Para cada base del árbol de objetivos plantee una alternativa que lo concrete efectivamente.

i. Para formular el objetivo general de un determinado proyecto de fiscalización, este se toma del árbol de objetivos; específicamente en la sección donde se redactó el problema en términos positivos.

j. Para formular los objetivos específicos, éstos se toman de los efectos de primer y demás niveles en el árbol de objetivos.

k. Las alternativas de solución sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a obtener si se ejecuta el proyecto de fiscalización.

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