manual organizacional.docx
TRANSCRIPT
ffdffdGDFDFDC
v
Servicio Pan Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Manual Organizacional
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Johan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Introducción:
El presente manual de organización de la empresa Servicio Pan Americano
de Protección C.A. tiene como propósito dar a conocer de una manera clara y
objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles jerárquicos que conforman
esta unidad administrativa.
Este documento es de observancia general, como instrumento de
información y consulta, en todas las áreas que conforman el departamento
administrativo de la empresa.
El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con
los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta Organización. Su consulta
permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de
las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las líneas de
comunicación y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la
excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le
permitirán a la empresa lograr un buen desenvolvimiento dentro del mercado.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser
actualizado cada año, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico
funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas
que la integran, deberán aportar la información necesaria para este propósito.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Reseña Histórica:
La historia de la Empresa Servicio Pan Americano de Protección, se
remonta al año 1949, cuando en Cuba, empresarios de esa isla caribeña sueñan
con desarrollar una Empresa de Transporte de Valores con Proyección en todos
los Países del Continente Americano. Tres años más tarde, la Pan American
Protective Service Inc., opera con éxito desde La Habana caracterizándose por la
fortaleza física de sus oficiales, el impacto de su flota blindada y el símbolo de un
animal mitológico, el Grifo Rampante, que resume la filosofía de seguridad, coraje
y la transparencia de las operaciones que se ejecutan.
Fue así como esta emprendedora idea continental se comienza en
Venezuela el 15 de octubre de 1958, en el marco de una naciente democracia,
cuando se registra y comienzan las gestiones para poner en operación la primera
Empresa de Protección de Valores en la tierra de Simón Bolívar. Doce hombres y
apenas 2 camiones blindados integraron la estructura original de la Empresa
Servicio Pan Americano de Protección C.A., que operó desde sus modestas
instalaciones de la Av. Roosevelt en la urbanización Los Rosales de Caracas.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
El Servicio Pan Americano de Protección fue fundado en la ciudad de
Caracas el 15 de Octubre de 1958. Al pasar de los años, sus operaciones se
extendieron por todo el territorio nacional, naciendo sus filiales: Blindados Zulia
Occidente (Blinzoca), Blindados Centro Occidente (Blincosa), Blindados de
Oriente (Blindorsa) y Blindados Panamericanos S.A. (Blinpasa) en la Región
Central.
En 1975 atendiendo requerimientos del sector financiero nace Documentos
Mercantiles S.A. "Domesa" para encargarse del transporte de documentos y
valores no negociables, ganándose aceleradamente la aceptación del mercado,
circunstancia que motivó a la Organización a ofrecer el servicio en forma masiva a
todos los sectores, dando así inició en Venezuela a una nueva categoría de
negocio como son los servicios de couriers.
En el año de 1978 se adquiere para formar parte de la Unidad de
Transporte de Valores la empresa Transportes Expresos “Tranex”, hasta ese
momento de la competencia. Esta Filial se caracteriza por el color dorado de sus
unidades y su altísima eficiencia operativa.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Misión:
Suministrar servicios y productos para el manejo integral de valores y
riesgos asociados, con seguridad, respaldo y tecnología; en un marco de
principios éticos; y a través del mejoramiento continuo, agregar valor a nuestros
clientes, personal y accionistas.
Visión:
Ser líderes a nivel nacional, en el procesamiento de valores y riesgos
asociados; contribuyendo con los resultados de nuestros clientes, con tecnología y
seguridad; sustentados en la capacitación y mística de nuestro personal, la
constante innovación y calidad de los procesos y servicios, que permiten
garantizar nuestra solidez económica.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Objetivos del Manual:
Objetivo General
Proporcionar la información necesaria a las áreas que conformen la
Gerencia General de la empresa Servicio Pan Americano de Protección C.A., con
el fin de dar a conocer la forma de organización, los objetivos, funciones y niveles
de responsabilidad de la unidad administrativa.
Objetivos Específicos
1. Integrar, consolidar y dar congruencia al contexto del esquema
programático de las unidades administrativas que integran la organización.
2. Instrumentar el ámbito organizacional del Servicio Pan Americano de
Protección C.A. mediante el análisis y evaluación de estructuras y del
desarrollo de funciones y procedimientos.
3. Optimizar el ejercicio del presupuesto, verificando y controlando su ámbito
operativo por lo que respecta a la aplicación de los recursos asignados.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Normas de la Empresa:
Información Confidencial:
Es obligatorio que todos los empleados consideren toda información sobre
las operaciones y las actividades comerciales de la Empresa como información
confidencial si ésta no ha sido divulgada. Los empleados no deben revelar a otros,
ni usar para sí mismos, ni divulgar a terceros cualquier información confidencial de
la Empresa o cualquier otra información confiada a la Empresa sobre terceros.
Conflictos de Intereses
Los empleados durante el desempeño de sus deberes, deben evitar
cualquier inversión, participación comercial u otra asociación que interfiera con, o
que influencie con, o que pareciera interferir con, o pareciera influenciar con la
objetividad de su juicio al actuar en nombre de los mejores intereses de la
Empresa.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Aceptación de Pagos:
Ningún empleado deberá buscar o aceptar directa o indirectamente
cualquier pago, honorario, servicio u algún otro regalo de cualquier tamaño o
monto proveniente de cualquier persona, compañía u organización que tenga o
trate de hacer negocios con la Empresa. Están estrictamente prohibidos los
regalos de dinero en efectivo o equivalente en efectivo sin importar el monto. No
es inadecuado recibir regalos comunes, artículos promocionales de venta de
pequeño valor, comidas ocasionales o entretenimiento razonable y apropiado
relacionado a nuestras actividades y negociaciones comerciales.
Atenciones de Negocios:
Los negocios o requerimientos con proveedores, clientes o con otros que
realizan o tratan de realizar negocios con la Empresa deberán ser efectuados
únicamente sobre una base que refleje los mejores intereses de la Empresa y sus
altos niveles de conducta ética.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Registros de la Empresa:
Los registros comerciales de la Empresa siempre deberán ser preparados
en forma precisa y confiable. Los registros deben ser llevados en todo momento
de conformidad con las normas de contabilidad y de control aceptados, y deben de
manera completa y exacta reflejar todas las transacciones. No se debe mantener
ningún fondo o activo sin registrar. No se deben hacer registros, informes o
reportes falsos o erróneos ni se debe impedir que se corrijan.
Transacciones de Valores:
Los empleados con información importante sobre el negocio de la Empresa
tienen prohibido comprar o vender acciones de la Empresa hasta que dicha
información sea pública.
Cumplimiento con la Ley Antimonopolio:
La Empresa exige que sus empleados ejerzan prácticas justas de
competencia y que cumplan a cabalidad con las leyes antimonopolio.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Pagos Indebidos:
Ningún empleado hará, ni será el causante de que se haga cualquier pago
indebido, ni ofrecerá ningún pago indebido a ningún cliente actual o potencial o a
un intermediario, como soborno, comisión indebida o pago similar que sea directa
o indirectamente para beneficio de cualquier individuo (incluyendo cualquier
funcionario gubernamental), empresa u organización en cualquier país, con el
propósito directo o indirecto de garantizar un trato favorable para la Empresa.
Negociaciones Justas:
Todos los empleados deben esforzarse por lograr un trato justo y respetar
los derechos de los clientes, proveedores, competidores y empleados de la
Empresa.
Contribuciones Políticas:
Está prohibido el uso de fondos corporativos, recursos o propiedades de la
Empresa para el apoyo de partidos políticos o de candidatos políticos.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Fondos y Activos de la Empresa:
Cada empleado es personalmente responsable de los fondos o activos de
la Empresa sobre los que él o ella tenga control. La protección de la propiedad y
los servicios de la Empresa es vital para nuestro negocio. La propiedad de la
Empresa no debe ser empleada para beneficio personal indebido o para cualquier
otro fin deshonesto.
Oportunidades Corporativas:
Los empleados no deben usar para su propio beneficio, las oportunidades
que identifiquen durante el desarrollo de su labor como empleado, o las que
identifique a través del manejo de la información o propiedad de la Empresa.
Civismo Corporativo:
Nuestra Empresa tiene la obligación especial de ser un buen ciudadano en
las localidades donde opera.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Reporte de Violaciones a la Ética:
Todo empleado es responsable de informar a la Empresa sobre cualquier
circunstancia que el empleado considere que puede constituir una violación de
estos Principios de Ética. La información relacionada con violaciones debe ser
comunicada al supervisor del empleado, o si el empleado lo prefiere, puede
comunicarse directamente al Jefe de Asesoría Legal de la Compañía Brink’s
llamando (gratis en los Estados Unidos) al número 877-275-4585 o (fuera de los
Estados Unidos) al número 804-289-9611. La Empresa se asegurará que los
empleados que suministren dicha información estén protegidos contra cualquier
acción adversa por haber reportado dicha posible violación. Todas las preguntas
relacionadas con la aplicación de estos Principios de Ética para casos concretos y
especiales también podrán ser dirigidas al Jefe de Asesoría Legal llamando a los
números telefónicos antes indicados.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Políticas de la Empresa:
Sólo podrán ingresar como empleados al Servicio Pan Americano de
Protección C.A., los aspirantes que cumplan con los siguientes requisitos:
a) Estar en pleno ejercicio de sus derechos civiles y políticos.
b) Ser mayor de edad y tener Cédula de Identidad.
c) Haber aprobado satisfactoriamente las pruebas y las evaluaciones.
d) Disfrutar de buena salud física y mental, comprobado mediante la certificación
de los exámenes correspondientes.
e) Presentar todos los documentos que se le requieran, que demuestre su
conducta privada y no tener casos pendientes con la justicia.
f) Disponer de un documento de buena conducta, emitido por el organismo
gubernamental correspondiente.
g) Cumplir con los requisitos establecidos para el puesto.
h) Someterse al período de prueba establecido.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
i) No tener relación de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad
(padres, hijos, hermanos) y hasta el primero por afinidad (esposos) con los demás
empleados de la empresa.
j) Cumplir con el horario de trabajo y las disposiciones legales y administrativas
establecidas.
Carné de Identificación
k) Los empleados recibirán un Carné de Identificación con su nombre y código
correspondiente, cuyo uso en todo caso y en todos los niveles de jerarquía, será
de uso obligatorio en cualquier momento de su permanencia en la empresa.
l) La empresa proveerá a los nuevos empleados del Carné de Identificación, el
cual se deberá portar en sitio visible durante la permanencia en la infraestructura
de la empresa.
m) En caso de pérdida o deterioro del Carné de Identificación, el empleado deberá
comunicarlo por escrito y oportunamente a su supervisor inmediato, quien
tramitará su reposición. En los casos de una segunda pérdida o deterioro en corto
tiempo, el empleado deberá cubrir el costo de la reposición.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Políticas Específicas:
El Servicio Pan Americano de Protección, a través del Departamento
Administrativo, ofrecerá al nuevo personal las orientaciones e informaciones
concernientes a los aspectos generales de la empresa y los deberes
correspondientes a su puesto.
Será responsabilidad del Encargado Administrativo:
a) Darles la bienvenida a los nuevos empleados, en nombre de la Cooperativa
Reservas.
b) Ofrecer a los empleados de nuevo de ingreso, información sobre horario,
remuneración, beneficios marginales, evaluaciones de desempeño, seguros de
salud, entre otros aspectos de interés.
c) Orientar al nuevo personal, en cuanto al cumplimiento de las Políticas y Normas
de Recursos Humanos.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
fdffdGDFDFDC
Será responsabilidad del Supervisor inmediato:
a) Proporcionar copia de la descripción de puesto correspondiente a los nuevos
empleados.
Proveer al empleado de nuevo ingreso, De los equipos, útiles de oficina y material
gastable necesarios para el buen desempeño de sus funciones.
c) Explicar los métodos y procedimientos de trabajo a los nuevos empleados.
d) Ubicar al nuevo empleado en su área de trabajo, previa presentación a los
demás compañeros de la dependencia, al área completa, así como, a aquellos con
quienes tendrá relaciones de trabajo.
e) Evaluar el progreso del empleado, de acuerdo a los métodos establecidos,
motivarlo y orientarlo en cuanto sea necesario.
f) Supervisar que los nuevos empleados cumplan las normas y políticas de la
empresa.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
dffdGDFDFDC
Re-ingreso de ex- empleados
Los empleados que laboraron en la Servicio Pan Americano de Protección y
posteriormente soliciten reingresar a la empresa, podrán hacerlo siempre que
cumplan con los requisitos siguientes:
a) Que la terminación del contrato de trabajo haya ocurrido por renuncia voluntaria
o por cualquier otra causa no perjudicial a los intereses de la empresa.
b) Que durante el tiempo transcurrido fuera de la empresa, no haya cometido
actos al margen de la ley, ni haber sido condenado por estos. Para estos fines,
deberá suministrar en original, certificación reciente de no antecedentes judiciales.
c) Que su historial de servicio sea satisfactorio y los resultados de la evaluación de
desempeño del último año trabajado en la empresa, sea buena.
d) Que cumpla con los demás requisitos de evaluación y selección establecidos.
e) Que exista un puesto vacante.
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
DC
Organigrama:
Organigrama Actual:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Vice Presidente Ejecutivo
Consultor Jurídico
Gerente Auditoría
Gerente Corporativo Mercadeo
Gte. Gral. Operaciones Valores
Gerente General Domesa
Gerente Corporativo Admón. Y Finanzas
Gerente Corporativo
RRHH
Gerente Ingeniería Y
Proyectos
Gerente
Proyectos
Especiales
Gtes. Generales Blindados
Gte. Nac. Ventas Valores
Gerente Tecnología e Información
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Organigrama Propuesto:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Vice Presidente Ejecutivo
Consultor Jurídico
Gerente Auditoría
Gerente Corporativo Mercadeo
Gte. Gral. Operaciones Valores
Gerente General Domesa
Gerente Corporativo Admón. Y Finanzas
Gerente Corporativo
RRHH
Gerente Ingeniería Y
Proyectos
Gerente
Proyectos
Especiales
Gtes. Generales Blindados
Gte. Nac. Ventas Valores
Gerente Tecnología e Información
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Gerencia de Ventas Región Maracaibo Gte.
Regional de VentasGerencia de Ventas Región Maracaibo
Secretaría
Gerencia de Ventas Región Maracaibo
Ejecutivo de Cuentas I
Gerencia de Ventas Región Maracaibo
Ejecutivo de Cuentas II
Gerencia de Ventas Región Maracaibo
Ejecutivo de Ventas
ffdffdGDFDFDC
Descripción del Cargo:
I. Nombre del Cargo: Ejecutivo de Cuenta.
Descripción: Realiza las actividades internas y externas a la oficina que se
requieran que contemplen relación con el cliente en actividades tales como: venta
nueva, adición, modificaciones, cancelaciones, mantenimiento, entre otros.
Supervisado por: El Gerente Regional de Ventas.
Supervisa a: El Ejecutivo de Ventas y Asistente de Ventas.
Funciones:
a) Elaboración de cotizaciones y OS.
b) Entrega de material promocional, P.O.P. y a entregar o retirara del cliente
prospecto cualquier documentación requerida para la negociación.
c) Además este se encarga de mantener satisfecho a los clientes existentes
dentro de la organización.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Requisitos para optar por el cargo de Ejecutivo de Cuentas:
Ser licenciado en mercadeo, contaduría y afines.
Edad comprendida entre 25 a 32 años.
Experiencia mínima de 5 años en ventas.
Ser pro- activo dinámico.
Trabajo bajo presión
Tener vehículo propio.
Antigüedad no mayor a 5 años.
Disponibilidad para viajar.
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
ffdffdGDFDFDC
II. Nombre del cargo : Ejecutivo de Ventas Nuevas.
Descripción: Este se encarga de captar clientes nuevos para que ingresen a
la empresa.
Supervisado por: El Ejecutivo de Cuentas.
Supervisa a: Al Asistente de Ventas.
Funciones: Debe ubicar posibles clientes potenciales que representen
ingresos para la organización, esto lo realiza mediante la elaboración de
cotizaciones realizando contactos telefónicos o visitas planificadas.
Cualquier requerimiento tiene que ser canalizado a través de este cargo, y
estos pueden ser:
Adición de Punto.
Cancelación de Contrato.
Remuneración en las tarifas de servicios.
Ajustes de los mismos.
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
ffdffdGDFDFDC
Requisitos para obtener el cargo de Ejecutivo de Ventas:
Ser licenciado en mercadeo, contaduría y afines.
Edad comprendida entre 25 a 32 años.
Experiencia mínima de 5 años en ventas.
Ser pro- activo dinámico.
Trabajo bajo presión
Tener vehículo propio.
Antigüedad no mayor a 5 años.
Disponibilidad para viajar.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
III. Nombre del Cargo: Asistente de Venta.
Descripción: Este se encarga de la consecución de algunos proyectos
adelantados en el área, tales como el proyecto de descentralización de materiales,
aplicación de Políticas de Ventas, Políticas de Créditos, entre otros.
Supervisado por: El Ejecutivo de Cuentas y El Ejecutivo de Ventas.
Supervisa a: Ningún Cargo.
Funciones:
Además elabora cuadros estadísticos de gestión de ventas mensuales para
cada una de las zonas de ventas, lo cual permite la valoración en la
ejecución del presupuesto de ventas para cada una de ellas.
Realiza el llenado de los datos para la elaboración de los Reportes
Ejecutivos Mensuales (REM), los cuales son revisados conjuntamente con
el Gerente de Ventas.
Maneja y actualiza el Registro de clientes por zonas de Ventas, lo cual
permite mantener la información sobre los clientes.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
ffdffdGDFDFDC
Requisitos para obtener el cargo de Asistente de Venta:
Ser Técnico Superior (T.S.U.) en mercadeo o carreras a fines
Edad comprendida entre 20 a 35 años
Experiencia mínima 4 años
Vehículo no limitativo.
Tener conocimiento en Excel y manejo del software administrativo A2.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Procesos:
Ejecutivo de Cuenta:
Captación del cliente.
Cotización y negociación.
Retiro de documentación legal.
Aprobación de crédito.
Firma de contrato de servicios.
Inicio de servicio.
Post-venta:
Recepción de reclamo.
Canalizar el reclamo con áreas involucradas.
Ubicar soluciones al reclamo.
Formalizar la respuesta al cliente mediante la comunicación.
Cierre del reclamo.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Diagrama de flujo:
Ejecutivo de Cuenta:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Inicio.
Cotización y Negociación
.
Retiro de Documentación
Legal.
Aprobación de Crédito.
Si
No
Firma de Contrato de Servicios. 000
Inicio de Servicio.
El cliente queda cancelado por falta de documentación.
Captación del cliente.
Fin.
Post-venta:
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Recepción de reclamo.
Canalizar el reclamo en áreas involucradas.
Ubicar soluciones al reclamo.
Formalizar la respuesta al cliente mediante la
comunicación.
Cierre del reclamo.
Inicio.
Fin.
Bitácora de Cambio:
Tabla para Control de Cambio:
Proceso Justificación del Cambio Fecha y Página
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Conclusiones:
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y
técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que
ayuda grandemente al proceso de organización. Los manuales administrativos en
cualquier organización es una necesidad, de que las políticas sean respetadas, de
reducir errores operativos, evitar que los cambios en una organización surja de
una decisión demasiado rápida, reducir el periodo de capacitación de los
empleados, facilitar la inducción a los nuevos empleados a los nuevos puestos.
El Manual de Organización presentado anteriormente es resultado del
esfuerzo coordinado de un equipo de trabajo para dejar plasmadas con objetividad
en este documento, las características organizacionales reales de Servicio Pan
Americano de Protección, buscando que exista una congruencia entre la gestión
operativa de la empresa, la misión, visión y objetivos. Este documento de carácter
normativo establece las bases y fundamentos que permiten definir con precisión y
de manera clara las funciones y responsabilidades de cada una de las posiciones
establecidas en la estructura orgánica de la organización. Cabe señalar que este
Manual representa una fotografía de la estructura funcional de la empresa; es
decir, contiene las descripciones de puesto y los organigramas correspondientes
de cada una de las Unidades Administrativas del Servicio Pan Americano de
Protección, incluyendo personal de plantilla y por honorarios asimilables a sueldo.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por:
Recomendaciones:
Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e
impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados
responsables de su aplicación.
Así también, resulta de gran importancia que las personas directamente
involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido,
con el objeto de que tengan el conocimiento general de la acción
institucional y puedan consultar dichos documentos siempre que sea
necesario.
La utilidad de los manuales de organización radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que es necesario mantenerlos
permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas.
Establecer un cronograma para una revisión del manual de organización
cada cierto periodo para realizar las modificaciones pertinentes de ser
necesario.
Para llevar a cabo la implantación del nuevo manual de organización es
conveniente elaborar un programa de trabajo que determine las actividades
secuénciales que se desarrollarán fijando fecha de inicio y terminación, así
como los recursos que se utilizarán y los responsables de cada actividad.
Manual Organizacional de Servicio Pan
Americano de Protección C.A.
Fecha: Abril de 2014
Realizado por:
Acurero María C.I.: 23.758.033 Ferreira Joan C.I.: 19.987.363 García Marinés C.I.: 24.255.363
Martínez Diewil C.I.: 22.362.953 Martínez Eunice C.I.: 23.856.448
Revisado por:
Lcda. Mary Sandor
Autorizado por: