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CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 01

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 02-03-2015

REGISTRO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 108

Contraloría Municipal de Tunja NIT 800107701-8 - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Página Web: www.contraloriatunja.gov.coCorreo electrónico: [email protected]

Teléfono y Fax:098-7441843

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

INSTITUTO TECNICO GONZALO SUAREZ RENDON VIGENCIA 2013 y 2014

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA Abril 27 de 2015

http://www.contraloriatunja.gov.co/


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JOSE ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja

MIRYAM TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)

NOHORA CECILIA BUITRAGO VEGA Contadora – Contratista

NELSON FERNANDO BALLESTEROS Administrador- Contratista



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 5

1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA DE 2013. 6 1.1.1 CONTROL DE GESTIÓN 6 1.1.2 CONTROL DE RESULTADOS 7 1.1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 8 1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 8

1.2. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO CUENTA DE 2014. 9

1.2.1 CONTROL DE GESTIÓN 9 1.2.2 CONTROL DE RESULTADOS 10 1.2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 11 1.2.3.1 Opinión sobre los Estados Contables 11

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2013 13

2.1 CONTROL DE GESTIÓN 13 2.1.1. EJECUCIÓN CONTRACTUAL 13 Por error involuntario en su envío, se adjuntó esta orden a las del año 2014, corresponde al pago a nombre del señor GERMAN DARIO QUEVEDO MEJIA, se envía copia 30 2.1.1.2 RESULTADO EVALUACIÒN RENDICIÒN DE CUENTA 30 2.1.1.3. Legalidad 32 2.1.1.4. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 33 2.1.1.5. Control Fiscal Interno 33

2.2. CONTROL DE RESULTADOS 34

2.2.1. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 35 2.2.1.1. Estados Contables 35 ALCANCE DE LA AUDITORIA 37 2.3.1. CONCEPTO CONTROL INTERNO CONTABLE 50 2.3.2. GESTIÓN PRESUPUESTAL 52 2.3.3. GESTIÓN FINANCIERA 57



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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 58

3.1. CONTROL DE GESTIÓN 58 3.1.1. EJECUCIÓN CONTRACTUAL 58 3.1.1.1 RESULTADO EVALUACIÒN RENDICIÒN DE CUENTA 72 3.1.1.2. Legalidad 74 3.1.1.3. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 75 3.1.1.4. Control Fiscal Interno 80

3.2. CONTROL DE RESULTADOS 81

3.3CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 82

3.3.1. ESTADOS CONTABLES 82 3.3.2.1. Concepto Control Interno Contable 96 3.4. GESTIÓN PRESUPUESTAL 97

4. OTRAS ACTUACIONES 103

4.1. AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO PÚBLICO. 103

5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS 105



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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 27 de Abril de 2015

Doctor JOSELYN CAMARGO NEIRA Rector Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja Tunja Boyacá Asunto: Dictamen de Auditoría vigencias 2013 Y 2014 La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2013 y de 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Territorial de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Instituto técnico Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: financiero, contratación, gestión, control interno, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.



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1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO VIGENCIA DE 2013. Con base en la calificación total de 79.3 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Territorial como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es (FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 93.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

INSTITUTO GONZALO SUAREZ RENDON

VIGENCIA 2013



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Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 94.7 0.75 71.0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 89.5 0.07 6.3

3. Legalidad 90.0 0.05 4.5

4. Control Fiscal Interno 86.7 0.13 11.3

Calificación total 1.00 93.1

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es (FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 90.4 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación


Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

90.4 1.00 90.4


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto



Fuente: Matriz de calificación



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Elaboró: Comisión de auditoría

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es (DESFAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 28.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

INSTITUTO TECNICO GONZALO SUAREZ RENDON DE TUNJA

VIGENCIA 2013



Calificación Total

1. Estados Contables 0.0 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 8.3

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto




1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, por lo expresados en los párrafos procedentes, los estados financieros del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón no presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera al 31 de diciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general

Dado que las inconsistencias (subestimaciones, sobreestimaciones e incertidumbres) que afectan los estados financieros superan el 10% del valor del activo, la Contraloría Municipal de



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Tunja emite OPINIÓN NEGATIVA, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre del año 2013 financieros del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón 1.2. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO CUENTA DE 2014. Con base en la calificación total de 76.2 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

I. E. GONZALO SUAREZ RENDON

VIGENCIA 2014

Componente Calificación


Calificación Total

1. Control de Gestión 86.7 0.5 43.4

2. Control de Resultados 90.5 0.3 27.1

3. Control Financiero 28.3 0.2 5.7


Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal

DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

1.2.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es (FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 93.1 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:



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TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN

I. E. GONZALO SUAREZ RENDON

VIGENCIA 2014

Factores Calificación


Calificación Total

1. Gestión Contractual 87.2 0.70 61.1

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 89.5 0.02 1.8

3. Legalidad 90.3 0.05 4.5

4. Plan de Mejoramiento 80.8 0.13 10.5

5. Control Fiscal Interno 88.4 0.10 8.8


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto




1.2.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es (FAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 90.5 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

TABLA 2


I. E. GONZALO SUAREZ RONDON

VIGENCIA 2014



Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

90.5 1.00 90.5


Concepto de Gestión de Resultados Favorable



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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto




1.2.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es (DESFAVORABLE), como consecuencia de la calificación de 28.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores Mínimos Calificación


Calificación Total

1. Estados Contables 0.0 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 83.3 0.10 8.3

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto




1.2.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, por lo expresados en los párrafos procedentes, los estados financieros del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón no presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera al 31 de diciembre de 2014 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha de conformidad con los principios y



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normas prescritas por la autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general. Dado que las inconsistencias (subestimaciones, sobre-estimaciones e incertidumbres) que afectan los estados financieros superan el10% del valor del activo, la Contraloría Municipal de Tunja emite OPINIÓN NEGATIVA, sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre del año 2014 del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón Atentamente,

MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal NOHORA CECILIA BUITRAGO V. Contadora de Apoyo T.P.97347-T


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2013 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión para la vigencia 2013es FAVORABLE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 93.1 puntos; Como consecuencia de la evaluación de los siete factores que se describen a continuación: 2.1.1. Ejecución Contractual En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rondón de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Municipal de Tunja, se estableció que el colegio celebró la siguiente contratación: Durante la vigencia 2013 celebró 59 contratos por valor de $ 157.296.694, distribuidos así:

CLASE DE CONNTRATO NUMERO DE CTO

VALOR $

Prestación de servicios 9 33.016.000

Mantenimiento y/o reparaciones

13 31.133.081

Suministros 34 84.588.188

seguros 2 4.559.425

Actividades tecnológicas 1 4.000.000

TOTAL 59 157.296.694

Fuente: SIA Elaboró: Auditor Como resultado de la auditoria adelantada a la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de la vigencia 2013; la opinión de la gestión en la ejecución contractual es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 94.7 de la consecuencia de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

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Selección de la Muestra: Para el proceso de selección de la muestra de la contratación de la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, se acudió a la metodología contenida en la GUÍA DE AUDITORIA TERRITORIAL (Aplicativo Cálculo de Muestras para Poblaciones Finitas), así:

Además se revisan los contratos de acuerdo a los siguientes criterios:

Por su cuantía y relevancia Por los objetivos contractuales Por contratistas


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Para la vigencia 2013, se toma una población de 59 por valor de $157.296.694 del total celebrada por la institución, para este efecto se toma una muestra optima de 25 contratos por valor $111.173.162, así:

CONTRATO No. OC-001 FECHA: 14/01/2013

CONTRATISTA:CENTRO INDUSTRIAL FERRETERO

NIT:10496045866 VALOR:$6.448.200

OBJETO:Suministro de elementos de ferretería para arreglos y adecuaciones de la institución

El contrato se ejecutó para la compra de suministros de materiales de construcción para el mantenimiento de las tres sedes de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro se cumplió con las características estipuladas en el contrato.

CONTRATO No. CO-003 FECHA: 01/02/2013

CONTRATISTA:MARÍA DENIS CALDERÓN OLMOS

NIT:463614768 VALOR:$ 9000.000

OBJETO:Contrato de Servicios Profesionales como Contadora

El contrato se ejecutó para prestar los servicios profesionales de la contadora pública en la

preparación, firma y presentación de los estados financieros y contables de la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que la profesional cumplió con las características estipuladas en el contrato. Se estableció la siguiente observación:

HALLAZGO N° 1 Dentro del contrato N° CO-003 no se evidenció, actas parciales de seguimiento, firmadas por elsupervisión al contrato, documentos que soportan las actividades mensuales realizadas por la contratista. Esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad: En este contrato en particular no se hace necesaria la entrega de actas de seguimiento, en consideración a que la contadora entrega mensualmente liquidación de impuestos, bimensualmente ejecución, trimestralmente balance, y genera en físico todos los informes que se requieren para la Contraloría, Contabilidad de la Alcaldía, Secretaria de Educación, y Ministerio de Educación e informe de Actividades, de manera que por parte de la Institución se evidencia de manera real y tangible el trabajo de la contadora. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: Los contratos de tipo de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, con el fin de garantizar el cumplimiento en términos de calidad, cantidad y oportunidad cuentan con una supervisión la cual mediante el examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal


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ytesorería), misionales y técnicas se debe pronunciar respecto a la adecuada realización del objeto contractual. Dentro de la carpeta del contrato ni con la réplica se remite soporte que evidencie el resultado de este seguimiento, pues como bien se indicó en la observación, no se anexan actas parciales o algún documento que refleje la labor de control realizada por el supervisor para cada pago parcial del contrato, avalando el mismo. Por lo anterior se mantiene la observación con alcance administrativo, para que sea objeto de acción de mejora.


CONTRATISTA:OSMAR FERNANDO ARIAS

NIT:71840741 VALOR:$ 8.000.000

OBJETO:Contrato de servicios técnicos como instructor de banda marcial y papayero

El contrato se ejecutó para prestar los servicios profesionales Como Instructor de la banda marcial de la institución educativa, el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que la prestación delservicio como instructor de la banda marcial se cumplió con las características estipuladas en el contrato.Este contrato presenta las siguientes observaciones. HALLAZGO N° 2

El contrato no se encuentra firmado por el contratista, esta observación tiene un alcance administrativo

Respuesta de la Entidad: El contrato no aparece firmado, al parecer cuando el contratista se presentó para firmar el contrato, el mismo sin darnos cuenta, dejo la copia sin firmar, y se llevó la firmada. Posteriormente se archivó en la carpeta sin haber verificado que esto había sucedido. Se anexa el contrato firmado por el contratista. El objeto contractual se cumplió a cabalidad y así está certificado por la supervisión. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: La Institución Educativa en su respuesta confirma que efectivamente el contrato se encontraba sin firma del contratista, sin que tal debilidad hubiese sido detectada a tiempo para ser corregida en oportunidad, por lo cual se mantiene la observación y se configurahallazgo con alcance administrativo para que sea tenida en cuenta en el plan de mejoramiento.

HALLAZGO N° 3

Al parecer el contratista hace aportes únicamente a salud dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales sin que se evidencie pronunciamiento al respecto por parte del supervisor. Incurriendo al parecer en incumplimiento del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Esta observación tiene un alcance administrativo y disciplinario.


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Respuesta de la Entidad: Al revisar las planillas se evidencia que el señor contratista cotiza Salud con Humana Vivir y Pensiones con Porvenir, y no cotizaba riesgos. Para el año 2013 los contratistas independientes no estaban obligados a cancelar riesgos laborales; esta labor que no representa mayores riesgos por tratarse de instrucción y no debe realizar maniobras arriesgadas, ni de altura, siempre lo hace en espacios cerrados. De todos modos a partir del presente año se le exigió al contratista cotizar por este concepto. Se adjunta planilla.

Pronunciamiento de la Contraloría: Respecto al pago de aportes a salud y pensión se aceptan las explicaciones de la Institución educativa, y se levanta la observación por este concepto. En cuanto a riesgos laborales, debemos acogernos a lo indicado en la ley 1562 de 2012 en su artículo 2 literal b, vigente para la época de los hechos, en la que se indica que “las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación, son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria”. Por tanto en cuanto a la afiliación a riesgos laborales, se establece hallazgo con alcance administrativo para que sea tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.


CONTRATISTA:MAKRO COMPUTO NIT:67500332 VALOR:$ 4.000.000 OBJETO:Suministro de elementos de papelería

El contrato se ejecutó para el suministro de elementos de oficina para la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro de los elementos para oficina se cumplió con las características estipuladas en el contrato.

CONTRATO No. OS-010 FECHA: 25/02/2013

CONTRATISTA:ELEAZAR RODRÍGUEZ GÓMEZ

NIT:210954 VALOR:$3.600.000

OBJETO:Realización de escuelas de familia y talleres en proyecto de vida para padres de familia y alumnos

El contrato se ejecutó para prestar los servicios profesionales para realizar escuelas de familia y talleres en proyecto de vida dirigido a padres de familia y a estudiantes de la institución, en la orientación del sexo, las drogas, el alcohol y las nuevas adiciones tecnológicas; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el profesional cumplió con las obligaciones estipuladas en el contrato. Este contrato presenta las siguientes observaciones.

OBSERVACIÓN N° 4

Al parecer el contratista hace aportes únicamente a salud dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales sin que se evidencie pronunciamiento al respecto por parte del supervisor. Incurriendo en incumplimiento del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Esta observación tiene un alcance administrativo y disciplinario.


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Respuesta de la Entidad: Es posible que por error involuntario del auxiliar de pagaduría al recibir los documentos para el pago, no se haya verificado que el mencionado contratista cancelaba únicamente lo correspondiente a salud. En la actualidad se está exigiendo estrictamente el cumplimiento de esta norma.

Pronunciamiento de la Contraloría: La Respuesta de la institución confirma la observación, en consideración a que no afectó la prestación del servicio ni se presentó incidentes, se configura hallazgo con alcance administrativo y se levanta el disciplinario.

OBSERVACIÓN N° 5

No se evidenció el acta de inicio ni el acta de liquidación del contrato, documentos necesarios dentro de la evidencia de ejecución del contrato. Observación con alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad: Al contrato en mención se le hicieron dos actas de supervisión; según la Ley 80 de 1993, sus reglamentarios y el Manual de Contratación vigente de la institución (numeral 22.3.) los contratos que se deben liquidar son 1. Los de Tracto Sucesivo (es decir los que se prolongan en el tiempo) 2. Los contratos que siendo de ejecución instantánea se hayan prolongado en el tiempo 3. Los contratos en los cuales se haya declarado caducidad. 4. Contratos en los que se haya proferido terminación unilateral. Al observar este contrato, se aprecia que no se enmarca en los contemplados en la ley y en el manual, y por consiguiente no se le debe hacer acta de inicio ni terminación, pero si la supervisión como en este caso.Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: Si ben es cierto que legalmente no se establece la obligación de suscribir acta de inicio, la misma es importante ya que indica la fecha exacta desde la cual se contabiliza el plazo de ejecución, en cuanto al acta de liquidación, de acuerdo a la Ley 80 de 1993 y sus reglamentarios, se deben liquidar los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran y el manual de contratación debe atenerse a estos lineamientos, además el acta de liquidación resume el estado de cuentas y de ejecución del contrato. Siendo ambos documentos importantes en la evidencia del desarrollo del contrato. Sin embargo en consideración a que los contratos por debajo de los 20 S.M.L.M.V. no se ajustan a la Ley de Contratación, se aceptan las explicaciones dadas por la entidad y se levanta la observación dejando a criterio de la I.E. la suscripción de estas actas.


CONTRATISTA: METÁLICAS RÍOS NIT: 71689058 VALOR:$ 3.100.000

OBJETO: Suministro de 41 metros cuadrados de reja tipo bancario en media pulgada y cinco cajas de seguridad

en lamina.


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El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto del contrato se realizó correctamente. Este trabajo se verificó y se constató su ejecución, según vista realizada por el grupo auditor el día 05 del mes de marzo del 2015.

CONTRATO No.OS-024 FECHA: 15/05/2013

CONTRATISTA:RODRIGO ALBA SUESCA

NIT:7182296 VALOR:$ 2.000.000

OBJETO:Prestación de Servicios Técnicos como instructor del equipo de porrismo

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que la prestación del servicio se cumplió con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:SOLUCIONES INFORMÁTICAS

NIT:40800609 VALOR:$ 3.083.931

OBJETO:Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y redes

El contrato se ejecutó para el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y redes para las dependencias administrativas y académicas de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el mantenimiento se cumplió con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:COMPUCENTRO LTDA NIT:8000874016 VALOR:$ 7.907.329 OBJETO: Instalación de la Red Wi-Fi con cobertura de todas las instalaciones de la sede central y una sola red. con

suministro de elementos

El contrato se ejecutó para la instalación de la red de WI-FI, el suministro de equipos, e instalación y configuración de la red de internet para la sede central de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro e instalación se cumplieron con las características estipuladas en el contrato; el 29 de junio del 2013 se realiza otro si al contrato por valor de $629.880 para la adquisición de equipos, instalación, configuración de la red de internet para la ampliación del WI-FI para un valor total del contrato de $8.537.209. Esta instalación fue corroborada por el grupo auditor en visita efectuada el día 05 de marzo del 2015.


CONTRATISTA:LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS

NIT:8600024002 VALOR:$ 3.739.305

OBJETO:Expedición póliza multi-riesgo de la Institución

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se llevo a cabo correctamente, es decir que el suministro de la póliza multi-riegoserealizócumpliendo con las características estipuladas en el contrato.


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CONTRATISTA:DISTRIBUCIONES MAXITODO NIT:235607121 VALOR:$ 5.231.000 OBJETO:Suministro de artículos de aseo para las sedes del Instituto

El contrato se ejecutó para el suministro de elementos de aseo para las tres sedes de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se ejecutó correctamente cumpliendo con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:COMCEMENTOS NIT:324995031 VALOR:$ 1.490.000 OBJETO:Suministro de un equipo de soldadura ESAB multipropósito

El contrato se ejecutó para el suministro de un equipo de soldadura inverso con sus respectivos accesorios con destino a la modalidad de maquinaria pesada y para la reparación y mantenimiento de las instalaciones de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se llevó acabo adecuadamente cumpliendo con las característica estipuladas en el contrato. Este equipo se adquirió para la modalidad maquinaria pesada en convenio con el SENA y en la visita realizada a la institución educativa el día 05 de marzo del 2015 se pudo constatar que presta el servicio en la práctica de los estudiantes que escogieron esta modalidad.

CONTRATO No. OT-041 FECHA: 25/09/2013

CONTRATISTA:GERMÁN DARIO QUEVEDO MEJIA

NIT:10496713099 VALOR:$ 2.600.000

OBJETO:Trabajos de mantenimiento de las sedes del Instituto

El contrato se ejecuto para el mantenimiento en los baños, aulas, oficinas, e instalaciones eléctricas por su obsolescencia, además el mantenimiento de techo y paredes, mantenimiento de prados, traslados de mobiliario y remoción de escombros de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente cumpliendo con las característica estipuladas en el contrato. Presenta la siguiente observación.

OBSERVACIÓN N° 6

Al parecer el contratista hace aportes únicamente a salud dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales sin que se evidencie pronunciamiento al respecto por parte del supervisor. Incurriendo en incumplimiento del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Esta observación tiene un alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta de la Entidad: Por error involuntario del auxiliar de pagaduría producto de que el mismo debe realizar múltiples funciones, se dejó de verificar el pago de pensiones y riesgos profesionales, actuando siempre bajo el principio de la buena fe. A partir de la fecha a todos los contratistas se les está exigiendo el pago de seguridad social.

Pronunciamiento de la Contraloría:


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La Respuesta de la institución confirma la observación por lo tanto se configura hallazgo con alcance administrativo para que sea tenido en cuenta en el plan de mejoramiento;se levanta el alcance disciplinario en consideración a que no hubo afectación del servicio ni se presentó percance alguno.


CONTRATISTA:METÁLICAS RIOS NIT:71689058 VALOR:$ 5.990.000 OBJETO: Suministro e instalación de 7 módulos de seguridad y carga para tablet y 15 metros de mesón para

computador.

El contrato se ejecutó para el suministro e instalación de 7 módulos de seguridad para tablet en lamina metálica calibre 18, con 40 divisiones c/u con sistema de carga y con medidas de 80 cm de alto por un metro de ancho y 32 cm de fondo pintados, adicionalmente un mesón de 3 metros lineales con base metálica tubo 1”, calibre 18 y tapa en madera de 15 mm y un mesón para la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el cumplió con las característica estipuladas en el contrato. En la visita realizada a la institución educativa efectuada por el grupo auditor el día 05 de marzo de 2015, los módulos se encuentran en funcionamiento y distribuidos en las diferentes salas de informática de la institución.


CONTRATISTA:COMPUCENTRO LTDA NIT:8000874016 VALOR:$ 8.255.961 OBJETO: Suministro de equipos de computo e impresión para la institución.

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se llevó a cabo correctamente, es decir que el suministro de los computadores e impresoras cumplen las características estipuladas en el contrato. Los equipos de cómputos se encuentran debidamente adjudicados a la rectoría, tesorería, sistema y coordinación académica con su respectiva entrega por el almacén de la institución y verificada por el grupo de auditoria según vista efectuada el día 05 de marzo de 2015.


CONTRATISTA:SOLTECO NIT:805126015 VALOR:$ 3.273.056 OBJETO:Recargas de cartuchos y mantenimiento de fotocopiadora y duplo

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro de recargas y mantenimiento se cumplió en las característica estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:FERRETERÍA CIFER NIT:10496045866 VALOR:$ 2.754.380 OBJETO:Suministro de elementos de ferretería para mantenimiento en la Institución

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro de recargas y mantenimiento cumplió con las característica estipuladas en el contrato.


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CONTRATO No.OT-049 FECHA: 01/11/2013

CONTRATISTA:CRISTIAN LEONARDO BOHÓRQUEZ ARIAS

NIT:10496202719 VALOR:$ 3.300.000

OBJETO:Mantenimiento preventivo de 91 computadores con suministro de elementos para equipos de computo

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente, es decir que el mantenimiento de los equipos de computo se llevó a cabocon las característica estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:GERMÁN ENRIQUE IBÁÑEZ MEDINA

NIT:67616124 VALOR:$ 3.500.000

OBJETO: Mantenimiento y mejoras locativas de la Sede San Ignacio

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente, es decir que se realizo las mejoras y mantenimiento con las característica estipuladas en el contrato. Esta mantenimiento se constató en la visita realizada por el grupo auditor el día 05 de marzo del 201,5 los valores de este mantenimiento están acordes con los de mercado. Este contrato presenta la siguiente observación. OBSERVACION N°7

Se pudo establecer que el contratista hace aportes únicamente a salud con el mínimo, dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales, sin que el supervisor se pronuncie al respecto, violando el articulo 23 de la ley 1150 de 2007. Esta observación tiene un alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta de la Entidad: Al contratista no se le exigió el pago de pensiones con base en el artículo 2º del Decreto 758 de 1990, según el cual“. Artículo 2°. Personas excluidas del seguro de invalidez, vejez y muerte. Quedan excluidos del Seguro Social Obligatorio de Invalidez, Vejez y Muerte: a) Los trabajadores independientes que se afilien por primera vez con 50 años de edad o más, si se es mujer, o 55 años de edad o más, si se es varón. Se anexa fotocopia de la cédula del contratista para verificar la edad. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: Se acepta la respuesta dada por la entidad en cuanto al aporte a pensión, levantando la observación con alcance disciplinaria en este sentido. En el caso del pago de aportes a riesgos laborales, la I.E. no se pronunció por lo cual se configura hallazgo con alcance administrativo.


CONTRATISTA:SEGURITEL NIT:71600800 VALOR:$ 4.600.000 OBJETO:Ampliación del circuito cerrado de televisión

El contrato se ejecutóen el suministro de cámaras para la sede Central y la sede Centenario de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente, es decir que se amplió el circuito

http://www.gerencie.com/trabajadores-independientes.html


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cerrado de TV a todo el perímetro de la institución educativa con las característica estipuladas en el contrato. En la visita efectuada por el grupo auditor el día 05 de marzo de 2015 se verificó el correcto funcionamiento de este sistema de circuito cerrado de TV, las cámaras se encuentran en lugares estratégicos para que el celador tenga una mayor cobertura de la visual de la institución. Tanto de la sede centenario como de la portería sus alrededores de la sede central.


CONTRATISTA:IDELFONSO ACEVEDO MOZO

NIT:67601571 VALOR:$ 4.500.000

OBJETO:Suministro de logística grupo musical refrigerios y teatro para acto de graduación 2013

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se llevó a cabo conelsuministro del servicio de la logística para la institución educativa, ya que el acto de graduación se realizó.

Dentro de la verificación de gestión y resultados de este contrato, se estableció que el valor pagado correspondía a la ejecución de los siguientes ítems:

Entrega de refrigerio por valor de $254.600 Organización logística consistente en 80 togas y 80 birretes por un valor de $1.600.000 Grupo musical por valor de $800.000 Alquiler teatro Maldonado $1.800.000 (incluye un mesa grande, y tres arreglos florales)

De acuerdo a los soportes entregados al equipo auditor, no se evidenció prueba que indique la ejecución de la entrega de refrigerios por valor de $254.600, grupo musical por valor de 800.000, ni de los arreglos florales y la mesa por valor de $400.000, ya que el recibo de alquiler del teatro es por la suma de $1’400.000; por lo cual estos valores se configuran como presunto hallazgo fiscal por falta de prueba que evidencie su ejecución. (Valor total no soportado $1’454.000)

Además, considerando lo reglado en el Artículo 2 del Decreto 2445 de 2000 que reza “Modifícase el artículo 12 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 6° del Decreto 2209 de 1998, que en adelante quedará así: Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público….”.

Adicional a lo anterior, se incumple lo indicado en el Artículo 11 del Decreto 4791 de 2008 en cuanto a la utilización de los recursos del fondo del servicios educativos.

En consecuencia, al parecer los gastos por concepto de grupo musical, refrigerios, y arreglos florales ($1’454.000), no son susceptibles de realizarse con cargo a los recursos públicos, por tanto el valor pagado, además de no estar soportado viola la norma citada, y en consecuencia se constituye en presunto detrimento patrimonial.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1304#12


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OBSERVACIÓN N°8 Al parecer, no se evidenció prueba de ejecución de la entrega de refrigerios por valor de $254.600, grupo musical por valor de $800.000, ni de los arreglos florales y la mesa por valor de $400.000, ademásconestos gastos, presumiblemente se viola el artículo 2 del decreto nacional 2445 de 2000 y el Artículo 11 del decreto de la Alcaldía No. 4791 de 2008;por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $1.454.600. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal

Respuesta de la Entidad:

El contratista de servicios de logística (operador) para el acto de graduación de bachilleres 2013, aporta para el pago cuenta de cobro en donde discrimina los conceptos por los cuales realiza el cobro, es muy común que las personas naturales del régimen simplificado aporten este tipo de soportes en vista de no tener papelería (facturas) pre numeradas, lo que es permitido por la ley, en atención a ello la institución procede a hacer el pago correspondiente. El grupo auditor en su informe preliminar menciona que “El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que se realizó el suministro del servicio de la logística para la institución educativa con las característica estipuladas en el contrato”si esto es así, es presumible que las actividades se realizaron como se menciona en el contrato, y así lo corrobora el supervisor quien menciona en la certificación que la señora contratista “cumplió satisfactoriamente con el contrato No.052 de 2013, esta certificación se encuentra anexa a la Orden de Pago 106 del 05 de diciembre de 2013, que también fue enviada para revisión de soportes del egreso a la Doctora Nohora Buitrago. En este proceso se realiza la contratación de un operador para que proporcione la logística necesaria y coordine las actividades correspondientes. Existe testimonio fotográfico del auditorio contratado el cual fue enviado al grupo auditor, de los alumnos con togas y birretes, en dichas fotos se aprecian los arreglos florales y la mesa principal. Ha sido difícil la consecución de fotografías del grupo musical, en razón a que su ubicación se hizo en la parte baja intermedia entre la platea y la silletería, de manera que este no quedaba en las fotografías; al igual que la entrega de refrigerios. Es usual en las instituciones educativas, contratar grupos para interpretar los himnos y ambientar musicalmente los intermedios, en esta institución se dará a conocer a la Comunidad educativa la prohibición de la celebración de este tipo de actos, es decir que el protocolo que conlleva la realización de la graduación de bachilleres se realizará únicamente con la entrega de diplomas, sin ningún acto especial pese que está reglamentado por el numeral 13 del artículo 11 del decreto 4791 de 2008, atendiendo la observación de la Contraloría. Es pertinente mencionar en alusión de lo dicho por la auditoría, que la interpretación de recepciones, fiestas, agasajos y conmemoraciones del decreto nacional 2445 de 2000, no sería aplicable a este caso, siendo que lo que se busca con ellos es resaltar fechas especiales para la institución, como se hace en todas las instituciones de la ciudad, tal vez con otros nombres. No se tiene aquí la intención de malgastar los recursos y mucho menos mala fe al hacerlo, por el contrario son actos abiertos a la comunidad en donde se evidencia la ejecución


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de un objeto contractual, que si no es el correcto para la auditoria, al menos muestra transparencia y no un acto de corrupción o mala fe. En apego estricto a la Ley se presume que es como lo afirma la auditoría, pero se invita a la reflexión en aras de no mirar con presunción de culpabilidad este tipo de actos, máxime cuando al revisar la contratación de obras y compras, se establece que la misma se está haciendo acorde a la Ley y con transparencia, sin tener ninguna observación por sobrecostos, obras mal realizadas, o faltantes, sino por el contrario, se verifico por parte del grupo auditor el 05 de marzo, que la ejecución de los objetos contractuales, se realizó correctamente. No debería ser este, suficiente motivo para afirmar que este es un detrimento patrimonial, cuando lo que se buscaba era resaltar y homenajear a los graduando de la institución, y como lo dice la denominación del rubro afectado, son actos culturales.

Se debe tener en cuenta las prohibiciones que existen a cerca de pedir dinero a alumnos y profesores para este tipo de actividades, no se les puede obligar a sufragar estos gastos y en ese orden las instituciones deben apropiar recursos para estos menesteres, y hacer el acompañamiento y organización de los actos que como el de graduación de bachilleres, son imagen de la institución. En todas las instituciones educativas del orden municipal y departamental se hacen este tipo de gastos, amparados el numeral 13 del artículo 11 del decreto 4791 de 2008. Esta institución cuenta con alumnos del estrato 0 hasta el estrato dos, son gente sin los recursos para atender estos gastos, y por esta misma razón se les organiza el acto de graduación, siendo un deber realizar estas exaltaciones. Al contratar el operador privado se pretendía en un solo proceso contractual agrupar todas las actividades, así la institución debió únicamente vigilar la ejecución del objeto contractual. Los valores obedecen a un presupuesto oficial y estudio previo de conveniencia y oportunidad el cual se anexa en donde se evidencia la necesidad de contratar con un particular todo el evento, al pasar el contratista cuenta de cobro no se hace necesario que soporte con facturas los gastos en que incurre. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar las observaciones y sus alcances.

Pronunciamiento de la Contraloría: Dentro de los soportes aportados por la institución, se presentó la factura del alquiler del teatro y el alquiler de las togas y birretes, además de ellos hay registro fotográfico, en el que también se observa los arreglos florales. En cuanto al grupo musical y a la entrega de los refrigerios además de que no se aportó material probatorio que evidencie su ejecución, este tipo de gastos riñen con la normatividad que reglamenta la austeridad en el gasto del Municipio (el articulo 2 del decreto nacional 2445 de 2000 y el Artículo 11 del decreto de la Alcaldía No. 4791 de 2008), por lo que se establece como presunto daño patrimonial el valor pagado por estos conceptos que asciende a $1.045.600. El artículo 11 del decreto 4791 de 2008, que indica la utilización de los recursos del fondo de servicios educativos, en su numeral 13 reza “Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo”.Es evidente que el acto de graduación no se ajusta a una competencia cultural ni a ninguno de los literales allí citados, por tanto, al parecer se incumple también


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este ordenamiento. En consecuencia, se acepta el soporte de ejecución de los arreglos florales, pero se mantiene la observación en cuanto a la falta de soportes de ejecución y la presunta violación de los decretos de austeridad en el gasto, por concepto de entrega de los refrigerios por valor de $254.600 y del grupo musical por valor de $800.000 en el acto de graduación, configurando hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de $1.045.600.


CONTRATISTA:BÚHOS EDITORES NIT:9003448481 VALOR:$ 2.500.000 OBJETO:suministro de diplomas certificados tarjetas y papelería para los grados de la institución

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir el suministro se ejecutó con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:MAKRO COMPUTO NIT:67500332 VALOR:$ 3.300.000 OBJETO:Suministro de elementos de papelería

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:GERMÁN ENRIQUE IBÁÑEZ MEDINA NIT:6.7616.124 VALOR:$ 4.000.000 OBJETO: Cambio de piso taller de sistemas del bloque norte sede central. de madera por cerámica en un área de 52

metros cuadrados

El contrato se ejecuto para el cambio de piso para el taller de sistemas sede central debido al deterioro y averías amenazando la integridad de los alumnos y profesores de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente con las características estipuladas en el contrato. Se realizo visita de inspección el 05 de marzo de 2015, los precios de los pisos están acordes con los del mercado. Este contrato presenta la siguiente observación.


CONTRATISTA:ALMACÉN RACOTOR NIT:9005837311 VALOR:$ 5.000.000 OBJETO:Suministro de herramienta para la modalidad de maquinaria pesada

El contrato se ejecutó para el suministro de herramientas para la modalidad de mantenimiento de equipo pesado para la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que la compra cumplió con las características estipuladas en el contrato. Las herramientas fueron adquiridas para la modalidad de maquinaria pesada en convenio con el SENA, en la visita realizada al día 05 de marzo del 2015 se pudo constatar que la herramienta se encuentra a


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disposición de los alumnos de esta modalidad y esta a cargo del docente, como consta en la salida y entrega por parte del almacén de la institución. ORDENES DE PAGO 2013 La Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja en la vigencia 2013 efectuó 117 órdenes de pago de las cuales se tomo selectivamente los meses de Agosto y diciembre, estudiandouna muestra de 27, que corresponde al 23.07%. Se evidenció lo siguiente:

I.E. GONZALO SUAREZ REDON ORDENES DE PAGO AGOSTO Y DICIEMBRE DE 2013

ORDEN DE PAGO

-EGRESON°

CONCEPTO

VALOR $

FECHA BENEFICIAR

IO CDP

RP FACTUR

A S.S RUT OBSERVACIONES

AGOSTO Y DICIEMBRE DE 2013

056 Servicio de energía julio 642.120.00 05/08/13

Empresa energía de

Boyacá 061 061 C N/A N/A

Se evidencian dos registros presupuestales el 054 y el 061 el cual se encuentra enmendado y corregido a esfero.

57

Servicio acueducto y alcantarillado 2.168.964.00 05/08/13

Proactivas agua de Tunja 62 62 C N/A N/A

Se evidencian dos registros presupuestales el 055 y el 062 el cual se encuentra enmendado y corregido a esfero

59

Inscripción ll encuentro internacional de matemáticas. estadística UPTC 100.000.00 13/08/13

José Orlando Bautista 64 64 C N/A N/A

El pago se debió efectuar a la UPTC y no al señor José Orlando Bautista como lo demuestra la orden de pago

106

Suministro de logística;

grupo musical, teatro

graduación bachilleres 4.343.205.00 05/12/13

Idelfonso Acevedo

Mozo 97 100 C C

C observ

acion

Se evidencia que la actividad económica no corresponde a logística. El análisis de sobrecosto se realizo en contratación

107

Servicios técnicos

instructora lúdica 1.200.000.00 05/12/13

Mari aines mercedes chaparro 040 04 N/C C C

Se evidencia que la cuenta de cobro esta diligenciada a computador y a esfero.

110

Suministro de elementos de

papelería 3.157.268.00 05/12/13 Macrko

Computo 101 100 C C C

Se observa que la orden de pago 110 en su concepto registra un valor de $2.990.600 Según facturas el IVA corresponde a 408.552.00 y según relación de entrada al almacén $398.552.00 lo que no gurda concordancia


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116

No se evidencio, no la presentó la Institución educativa

OBSERVACIÓN No. 9 Se observaron órdenes de pago con dos registros presupuestales con diferente numeración que soportan el egreso. Observación con alcance administrativo: RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En la Orden de pago 056 de 2013 lo que para la auditoría son dos registros presupuestales, no es correcto, pues lo que soporta la Orden de Pago es un Registro Presupuestal con el número 061 y la Ejecución del Registro Presupuestal con el número 054, lo mismo sucede en los demás casos mencionados.

Al igual que en la observación anterior la orden 057 tiene registro presupuestal número 062 y ejecución del registro presupuestal número 055.Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar las observaciones y sus alcances. DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución educativa debe tener sus gastos soportados con Registro presupuestar y disponibilidad presupuestal; no es claro a que corresponde el numero de ejecución al registro presupuestal; por lo cual al parecer es este documento el que genera confusión. El registro presupuestal es solo uno de acuerdo al decreto 111 de 1996 art 73. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 10 La orden de pago No.59 donde la UPTC, realiza el evento de olimpiadas matemáticas el pago de inscripción se realiza a José Orlando Bautista y no a la UPTC.Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITCION EDUCATIVA: La orden 059 se pagó a nombre del docente en vista de que la UPTC no envió la documentación que soportara el pago por estar sobre el tiempo de inicio. En vista de ello se le giro la cuenta al docente solicitando acreditar el respectivo cumplido, el cual fue allegado por el docente. La UPTC certifico la inscripción y el pago con el número de cheque y valor pagado. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar las observaciones y sus alcances

DECISION DE LA CONTRALORIA: La institución educativa no allega los soportes correspondientes donde desvirtué lo


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observado, pues al contrario ratifica el pago a favor del docente y no de la UPTC, entidad que organizaba el evento, por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No 11 En el Rut, al parecer, no se revisa que la actividad económica del contratista corresponda con el objeto a contrastar, verificando la idoneidad de la persona, como es el caso la orden de pago 106. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: En la observación se menciona que la actividad económica no corresponde con el objeto a contratar, los códigos CIIU fueron actualizados a partir de 2013 por la DIAN, lo que podría explicar que no coincidan. El código de la actividad principal contempla el suministro de alimentos y bebidas y cual sirvió como base para la contratación.

DECISION DE LA CONTRALORIA: La institución educativa no allega el soporte donde se desvirtué lo observado, por lo anterior se configura hallazgo administrativo

OBSERVACIÓN No. 12 En algunas órdenes de pago no concuerda el valor a pagar con el valor que registran en el concepto como es el caso orden de pago 110. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITCUION EDUCATIVA Es correcta la observación, en el concepto se digito de forma incorrecta $2.990.600 siendo la correcta $3.290.600, pero la orden fue liquidada por el valor correcto y el cheque girado por la suma correcta, efectuados los descuentos

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución educativa acepta la observación; se configura hallazgo administrativo se debe incluir en el plan de mejoramiento.


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OBSERVACIÓN No. 13 Algunas ordenes de pago están soportadas por el registro presupuestal y este se encuentra enmendado y corregido a esfero. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Es cierta la observación y se debe a que como sucedía generalmente, cuando se digitaba el número del registro, y este quedaba con este error, se corregía manualmente y con corrector en el documento, posteriormente se corregía en el sistema,donde quedaba correcto el original. Esta práctica se hacía para no gastar más papel, en una actitud ecológica, y de ahorro de recursos. En la actualidad ya no se hace esto.

DECISION DE LA CONTRALORIA Se acepta la observación por parte de la institución educativa, se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 14 No se evidenció la orden de pago No. 116, razón que impidió su revisión. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

Por error involuntario en su envío, se adjuntó esta orden a las del año 2014, corresponde al pago a nombre del señor GERMAN DARIO QUEVEDO MEJIA, se envía copia

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa allegó con la réplica, la orden de pago No.116 por valor de $6.761.625.00 del 06 de diciembre de 2013, se levanta lo observado.

2.1.1.2 RESULTADO EVALUACIÒN RENDICIÒN DE CUENTA

SE EMITE UNA OPINION Eficiente; con base en el siguiente resultado 89.5 que se muestra en el siguiente cuadro teniendo en cuenta que la institución educativa posee falencias en el formato F20-13 y en los formatos F6, F7 y sus anexos.

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA


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VARIABLES A EVALUAR Calificación


Puntaje Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 90.9 0.10 9.1

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) 86.4 0.30 25.9

Calidad (veracidad) 90.9 0.60 54.5

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 89.5

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente matriz de calificación Elaboro: comisión de auditoria

En cumplimiento en lo establecido en la resolución 020 de 2011donde se reglamento la rendición y revisión de la cuenta anual consolidada de los sujetos de control, la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón, rindió la cuenta de 2013,en los términos establecidos. Una ves analizado el contenido de la cuenta, se evidencia que la institución rindió todos sus formatos de acuerdo a lo establecido en la referida resolución, excepto por las siguientes observaciones. F1. Estado de cambio de la situación financiera no presentan notas de contabilidad. F6. Ejecución anual presupuestal de Ingresos: el presupuesto definitivo es inferior a los ingresos realmente recaudados. F7. Ejecución anual presupuestal de gastos: no se identifican los créditos ni los contra créditos, igualmente el anexo de relación de pagos no concuerda con lo realmente girado. F20-13 A Ejecución de la contratación: los valores de la contratación no concuerdan.

OBSERVACIÓN No. 15 Los formatos F1; F6 Y F20-13A presentan inconsistencias en su rendición de igual forma no se evidenciaron algunos anexos. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA FORMATO F01 Estado de cambio de la situación financiera no presenta notas de contabilidad. En la guía para la Rendición de Formatos en la Plataforma SIA en las Generalidades del Formato f01 describe: Se diligencia ingresando las subcuentas de acuerdo al código contable asignado en el catálogo de cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación para los entes públicos, de acuerdo a la naturaleza de las cuentas manejadas por cada sujeto de control para mostrar los resultados de la gestión de la vigencia


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terminada. Los 5 anexos solicitados son: 1. Balance General, 2. Estado de Actividad Económica y Social, 3. Estado de cambio en el Patrimonio, 4. Notas al Balance y 5. Informe de Control Interno Contable. En los anexos no solicitan que se deban rendir las notas de contabilidad; estas fueron solicitadas en forma física y fueron radicadas junto con toda la información solicitada. FORMATO F06 Ejecución anual presupuestal de Ingresos. El presupuesto definitivo es inferior a los ingresos realmente recaudados. Los ingresos realmente recaudados son mayores al presupuesto definitivo debido a que el mes de Diciembre se reciben ingresos los cuales no se pueden adicionar porque los integrantes del Consejo Directivo se encuentra en periodo de vacaciones presentándose así un mayor valor ingresado al presupuestado. F30-13A En la guía para la Rendición de Formatos en la Plataforma SIA no figura este formato por esta razón no se rindió.

Con la respuesta anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo. DECISION DE LA CONTRALORIA: F.ORMATO F01.La respuesta dada por la entidad no desvirtúa lo observado teniendo en cuenta que el

régimen de contabilidad publica establece que son notas a los estados financieros y el estado de cambio en la situación financiera es un estado financiero, de cual no se presentaron notas; por lo anterior se configura hallazgo administrativo.

FORMATO F06. Se aceptan las explicaciones de la Institución educativa, sin embargo es importante tener en cuenta que todo recurso que perciba la entidad debe adicionarse al presupuesto tanto de ingresos como de gastos.

FORMATO F20-13 A: el formato hace referencia a la contratación y la respuesta de la Institución Educativa en la replica nombra un formato que efectivamente no existe, por lo anterior se configura en un hallazgo administrativo y debe ser tenido en cuenta en el plan de mejoramiento.

2.1.1.3. Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD



Puntaje Atribuido

Financiera

83.3 0.40 33.3

De Gestión 94.5 0.60 56.7

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 90.0

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


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Ineficiente 0

Fuente matriz de calificación Elaboro: comisión de auditoria

2.1.1.4. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

Las observaciones se consolidaron en la vigencia 2014

2.1.1.5. Control Fiscal Interno

Se emite una opiniónEficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

86.7 0.30 26.0

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

86.7 0.70 60.7

TOTAL 1.00 86.7

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


El sistema de control interno esta integrado por el esquema de toda organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas la actividades, operaciones y administración de los recursos e información de la Institución Educativa, se realicen de acuerdo con las normas legales y constitucionales vigentes.

El control interno fiscal es un apoyo gerencial que evalúa objetivamente la eficacia y la efectividad de la gestión encomendada a la Institución por lo tanto se deben proponer siempre mejoras en los distintos procesos.

Para la vigencia 2013 se pretendió hacer una cobertura de la parte administrativa, en especial a pagaduría, almacén y servicios generales que son áreas sensibles, en donde se pueden presentar situaciones anómalas. Se efectuaron las siguientes actuaciones:

ALMACEN: Se han paqueteado todos los bienes muebles de la institución, con adhesivos numerados, de esta manera los inventarios quedan actualizados y disponibles para cualquier actividad o requerimiento.


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Se han adoptado formatos estándar para la realización de actividades como entrada y salida de elementos de almacén, inventarios, y recibidos a satisfacción.

Se está invitando a los interesados a presentar cotizaciones para contratar con la institución el suministro de bienes y servicios.

Por solicitud de la Contraloría Municipal se está numerando bajo un mismo consecutivo todas las órdenes y la contratación.

TESORERIA: Se ha presentado una notable mejoría en gestión documental, soportes de las órdenes de pago, y los informes que se presentan tanto a la secretaría de Educación, Contabilidad de la Secretaría de Hacienda, y a la Contraloría misma, los cuales han sido de manera oportuna y dentro de los términos establecidos por cada entidad. No existen quejas de ninguna índole en contra de esta oficina y la gestión que aquí se desarrolla es reconocida como buena por todo el personal administrativo y docente.

En esta vigencia el delegado de control interno realiza una visita el día 12 de septiembre del 2013 al almacén de la institución para verificar el cumplimiento de las actuaciones previstas para esta vigencia

Cumplimiento del plaqueteo de los bienes y las actuaciones de los inventarios: verificando que el plaqueteo se esta realizando acorde con los compromisos del plan de mejoramiento, también se verifico que los inventarios están actualizados.

Organización del almacén: Este esta organizado, separando los artículos de aseo, los de papelería, se hace una recomendación clasificar por tamaños para una fácil ubicación

Entradas y salidas del almacén: se observa en los archivos magnéticos e impresos que el control de entradas y salidas se están registrando.

El 18 de septiembre del 2013 se hace visita de inspección a la oficina de pagaduría para la verificación del cumplimiento de los siguientes aspectos

Verificación de las actividades contractual: se escogieron las órdenes de pago 023, 036, 037 y 070 encontrando que corresponden al pago efectuado y sus respectivos soportes para su cancelación.

Libros e informes a contraloría: se constata que los informes a la contraloría están al día y subidos a la plataforma SIA en la fechas establecidas, se le hace una recomendación al encargado que consiste en el orden de los archivos.

Servicios públicos: Se verifico el pago de la orden 017 de pagado a TELMEX por el servicio del internet, 035 el pago a proactiva y la 054 pagado a Colombia telecomunicaciones, constatando que los pagos se efectuaron y se cancelo el valor que facturado.

2.2. CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:


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TABLA 2-1


FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

Eficacia 91.7 0.20 18.3

Eficiencia 86.4 0.30 25.9

Efectividad 90.4 0.40 36.1

Coherencia 100.0 0.10 10.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 90.4

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0 Fuente matriz de calificación Elaboro: comisión de auditoria 2.2.1. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

2.2.1.1. Estados Contables

La opinión sobre los Estados Contables del Instituto Gonzalo Suárez Rendón en la vigencia de 2013 fue ADVERSA ONEGATIVA, debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 155,290080

Índice de inconsistencias (%) 27.0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación Adversa

o negativa

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención - Fuente matriz de calificación Elaboro: comisión de auditoria Balance General 2013-2012

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % part.

Periodo Actual Anterior $ %


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ACTIVO

11 Efectivo 243.806.389.08 46.472.496.85 197.333.892.23 424.63 42.32

14 Deudores 77.790.00 3.833.050.00 -3.755.260.00 -97.97 0.01

16 Propiedad planta y equipo

311.018.736.04 334.248.974.04 -23.230.238.00 6.95 53.99

19 Otros Activos 21.152.140.79 21.152.140.79 0 0 3.68

TOTAL ACTIVO 576.055.055.91 405.706.661.68 170.348.394.23 41.99 100

PASIVO

24 Cuentas por Pagar

2.658.851.00 920.379.00 1.738.472.00 188.89 1.65

29 Otros pasivos(recaudos a favor terceros)

158.986.000.00 0 158.986.000.00 100 98.35

TOTAL PASIVO 161.644.851.00 920.379.00 160.751.472.00 17258.71 100

PATRIMONIO

31 Hacienda pública 414.410.204.91 404.786.282.68 9.623.922.23 2.38

Total pasivo y patrimonio

576.055.055.91 405.706.661.68 170.348.394.23 41.98

Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Estado de la Actividad Financiera, Económica y social

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % Part.


INGRESOS OPERACIONALES 229.441.708.00 178.465.241.00 50.976.467.00 28.56 97.99

43 Venta de servicios 8.532.040.00 4.229.000.00 4.303.040.00 101.75 3.64

44 Transferencias 158.986.000.00 132.378.000.00 26.608.000.00 20.10 67.90

47 Operaciones Interinstitucionales

61.923.668.00 41.858.241.00 20.065.427.00 47.94 26.45

GASTOS OPERACIONALES 167.420.297.04 198.472.894.00 31.052.596.96 15.65 99.52

52 Gatos de operación 167.420.297.04 198.472.894.00 31.052.596.96 15.65 99.52

OTROS INGRESOS

48 Otros Ingresos 4.712.093.00 16.636.517.00 11.924.424.00 71.77 2.01

58 Otros Gastos Generales

805.293.73

983.077.07 177.783.34 18.08 0.48

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

4 Ingresos Totales 234.153.801.00 195.101.758.00 39.052.043.00 20.02

5 y 6 Gastos y costos Totales

168.225.590.77 199.455.971.07 31.230.380.30 15.66


Estado de cambio en el patrimonio

CONCEPTO

Saldo del patrimonio a diciembre 31 de 2012 404.786.283.00

Variación Patrimonial durante 2013 (9.623.922.00)

Saldo del patrimonio a diciembre 31 de 2013 414.410.205


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Detalle de las Variaciones Patrimoniales

Aumento por actualización inventarios 70.282.423

Resultado del ejercicio anterior

Capital fiscal

Excedentes del ejercicio Aumento

Depreciación y Amortización(disminución) 60.658.501

Fuente: Papeles de trabajo – cifras en pesos

Alcance de la Auditoria.

Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

Se auditaron las órdenes de pago de los meses de agosto y diciembre de la vigencia 2013. Se verificaron los libros auxiliares, principales, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén. Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

Verificación general de la información financiera 2013 y 2012

DESCRIPCIÓN 2013 2012 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS 576.055.055.91 405.706.661.68 170.348.394.23 41.99

PASIVOS 161.644.851.00 920.379.00 160.751.472.00 17258.71

PATRIMONIO 414.410.204.91 404.786.282.68 9.623.922.23 2.38

Cifras en pesos


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Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Se evidencia que para la vigencia 2013 el Activo Aumento en un 41.99% con respecto a la vigencia 2012, teniendo en cuenta que la Secretaria de educación cometió un error al efectuar giros por valor de $ 158.986.000.00

La Institución Educativa representa su activo en efectivo, Deudores, propiedad planta y equipo y otros activos, cuentas en las que se determina lo siguiente:

Efectivo:

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata, en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso.

Se analizó la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos, suministrados por la Institución Educativa; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

Caja menor:

Se observa que la Institución Educativa no manejó este fondo durante la vigencia 2013

Bancos:

0

100000000

200000000

300000000

400000000

500000000

600000000

DESCRIPCIÓN ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Series1 2013 576,055,056 161,644,851 414,410,205

Series2 2012 405,706,662 920,379 404,786,283


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Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.

La Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, maneja sus recursos en dos cuentas corrientes identificadas como cuenta en el banco popular numero 110-250-02129-4 Gratuidad y No. 110-250-02135-9 SGP Transferencia

Extractos Bancarios Vs Libros de contabilidad

No. de cuenta Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

$

Saldo de libro AUXILIARES

$

Diferencia s/g Conciliación

$

Cheques por cobrar

$

110-250-02129-2 SGP Popular 21.812.575.96 12.461.010.59 0.63

9.351.566.00 dos cheques

2012

ENERO

14.817.980.48 14.339.980.11 0.63 478.001.00

FEBRERO

16.542.667.48 16.542.668.11 0.63 MARZO

10.027.458.25 9.528.084.88 0.63 499.374.00

ABRIL

148.747.332.11 145.285.307.74 0.37 3.462.024.00

MAYO

136.737.284.49 136.374.784.49 362.500.00

JUNIO

131.092.462.96 129.055.312.96 0 2.037.150.00

JULIO

128.859.209.52 128.859.209.52 AGOSTO

136.747.354.24 131.773.495.24 2 4.973.857.00

SEPTIEMBRE

138.191.371.48 137.028.086.44 835.999.96 1.999.285.00

OCTUBRE

131.592.900.98 122.787.080.94 8.805.820.00

NOVIEMBRE

114.117.507.36 98.278.207.32 15.839.300.00

DICIEMBRE

62.563.469.52 55.405.409.52 7.158.060..00

Se e videncia que la cuenta 11025002129-2 del Banco popular como lo indica los extractos bancarios, no se relaciona correctamente en los libros de contabilidad el cual la denomina 11025002129-4 banco de Bogotá; de igual forma en el saldo inicial se evidencia una diferencia entre los extractos bancarios y libros de contabilidad de 0.63 centavos, valor que se debe ajustar. Los cheques dejados de cobrar en la vigencia 2012 corresponden a $527.366.00 más $8.824.200.00 para un total de $9.351.566.00 En el mes de marzo se evidencia que en la conciliación bancaria se giro a Telmex de Colombia el cheque numero 680089996 por valor de $478.000.00 y en libros auxiliares de contabilidad se observa registrado un valor por $$478.001.00, lo que indica una diferencia de $1 peso Nota bancaria por 0.63 centavos y 51.394.62gastos bancarios

El día 17 de septiembre de 2013 se gira el cheque numero 69723843 por valor de $280.000.00 el cual fue cobrado en el banco el día 18 de octubre de 2013, observando que no guarda concordancia con el registro en libros auxiliares de contabilidad, en el cual registran comprobante de egreso de la misma fecha por valor de $1.116.000.00 a nombre de Demetrio López Maldonado comprobante de egreso numero 72


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Se observa que el cheque numero 69723846 se cobro el día 15 de octubre por valor de $713.385.00 y contablemente se registra con comprobante de egreso numero 76 el día 23 de septiembre por un valor de $713.385.04 a nombre de soelco; se evidencia que no hay concordancia del egreso real y el libro auxiliar de contabilidad.

OBSERVACIÓN No. 16 En los libros de contabilidad no se denomina correctamente la cuenta bancaria 1125002129-2 tanto en número como en banco. Al no desvirtuar lo observado se configurara hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Por error involuntario se denominó la cuenta bancaria 1125002129-2 como banco Bogotá, ya se realizó el cambio del nombre del banco en el programa de Contabilidad con el nombre del Banco Popular. DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución educativa no aportó la prueba donde se evidencie la corrección en libros de contabilidad; por lo que se configura hallazgo administrativo que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 17

Se evidencia que en algunas transacciones, contablemente registra los centavos y en el giro de cheques no tienen en cuenta los centavos; por lo que no se guarda la coherencia adecuada.

De igual forma algunos registros en libros auxiliares de contabilidad, no concuerdan con el valor real del cheque girado. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Por error involuntario en el cheque Número 69723846 no se giró el valor de los centavos de 04.


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DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución educativa acepta la observación; no allega soporte de corrección por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.


Entidad Bancaria


$


$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

110-250-02135-9 MUNICIPIO Popular 34.011.486.26 34.011.486.26 0 0

ENERO

30.933.780.48 27.774.075.48 0 3.159.705.00

FEBRERO

27.761.436.66 27.761.436.66 0 0

MARZO

24.645.842.94 21.146.029.94 0 3.499.813.00

ABRIL

36.683.855.69 34.156.271.69 0 2.527.584.00

MAYO

60.737.985.35 60.737.985.35 0 0

JUNIO

66.531.271.38 66.531.271.38 0 0

JULIO

63.630.477.43 63.630.477.43 0 0

AGOSTO

60.808.149.09 57.944.420.10 0 2.863.728.99

SEPTIEMBRE

37.377.938.49 35.465.125.49 0 1.912.830.00

OCTUBRE

35.457.474.24 35.457.474.24 0 0

NOVIEMBRE

31.668.910.36 31.668.910.36 0 0

DICIEMBRE

188.400.979.56 188.400.979.56 0 0

En el cuadro anterior se observa que en la cuenta 11025002135-9 no se encuentra diferencia alguna entre libros de contabilidad y extractos bancarios.

Deudores: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Variación de deudores vigencia 2013-2012



TOTAL DEUDORES 77.790.00 3.833.050.00 (3.755.260.00) (97.97%)

PRESTACIÓN DE SERVICOS

0 2.918.260.00 (2.918.260.00) (100)

OTROS DEUDORES 77.790.00 914.790.00 (870.000.00) (95.10)

Fuente papeles de trabajo – cifras en pesos


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Se observa que la institución educativa cumplió con la gestión de recaudo en el que se evidencia un 100% en prestación de servicios y 95.10% en otros deudores.

subcuenta 140701002 servicios educativos vigencia 2011; Llama la atención que en el mes de enero de 2013 presenta un saldo inicial negativo por valor de $1.171.000.00, el cual genera una subestimación por este valor en la cuenta del activo. En libros auxiliares de contabilidad se evidencia un saldo final por valor de (1.276.000.00) el cual no se ve reflejado en los estados financieros ni corresponde a la naturaleza de la cuenta; por lo que se evidencia al parecer, que los saldo en libros de contabilidad no son fiel copia de los libros auxiliares.

Subcuenta 147090001Otros deudores: se evidencia buena gestión por parte de la administración para recuperar los dineros de la Institución educativa.

OBSERVACIÓN No. 18 Subcuenta 140701002 servicios educativos vigencia 2011. Llama la atención que en el mes de enero de 2013 presenta un saldo inicial negativo de $1.171.000.00, el cual genera una incertidumbre por este valor en la cuenta del activo. En libros auxiliares de contabilidad se evidencia un saldo final $1.276.000.00, el cual no se ve reflejado en los estados financieros ni corresponde a la naturaleza de la cuenta; por lo que al parecer, los saldo en libros de contabilidad no son fiel copia de los libros auxiliares. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria RESPUESTA DE LA ENTIDAD: En los libros auxiliares de la subcuenta 140701 se registran dos auxiliares una 140701001 Servicios Educativos con saldo a 31 de Diciembre de 2013 de $1.276.000 y otra 140701002 Servicios educativos vigencia 2011 con saldo - $1.276.000, no se ve reflejado ningún saldo porque el saldo de la subcuenta 140701 es de $0 Aceptamos la observación y se firmará en el plan de Mejoramiento para realizar la reclasificación de cuentas auxiliares debitando la cuenta 140701002 por valor de $1.276.000 y acreditando el auxiliar de la cuenta 140701001 $1.276.000.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:

La institución educativa acepta la observación y teniendo en cuenta que las cuentas se pueden reclasificar y corregir, se levanta lo observado con incidencia disciplinaria y se configura como hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento

Propiedad planta y Equipo:


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Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

Comparativo de propiedad planta y equipo de las dos ultimas vigencias

Concepto 2013

$ 2012

$ Variación

$ %

EDIFICACIONES Y CASAS 154.014.080.00 154.014.080.00 0 MAQUINARIA Y EQUIPO 175.004.917.09 166.778.917.00 8.226.000.09 4.93

EQUIPO MEDICO CIENTIFICO 2.337.880.00 2.337.880.00 0 MUEBLES Y ENSERES 150.732.352.00 150.732.352.00 0 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y

COMPUTADOR 228.743.530.62 203.895.480.62

24.848.050.00 12.19

EQUIPO COMEDOR Y COCINA 9.144.593.00 9.144.593.00 0 DEPRECIACION ACUMULADA (407.110.447.88) (350.806.159.88) (56.304.288.00) (16.05)

PROVISION PARA PROTECCION (1695)

(1.848.168.79) (1.848.168.79) 0

Fuente papeles de trabajo

La mayor variación se evidencia en equipo de comunicación y computador con el 12.19%, seguida de Maquinaria y equipo4.93%.

Maquinaria y equipo: su variación corresponde a compra durante la vigencia 2013 de equipo de música $1.740.000.00; equipo se enseñanza $1.490.000.00 y herramientas y accesorios $4.996.000.00

Equipo de computador: su variación corresponde a compras durante la vigencia se compro una consola $1.134.200.00; computador $17.853.170.00; impresora 1.360.680.00;ampliación del sistema de seguridad $4.500.000.00

Se evidencia que la Institución Educativa mantiene en sus estados financieros edificaciones y casas por valor de $154.014.080.00, de las cuales no posee documento de propiedad; llama la atención el registro de este valor causando incertidumbre en los estados financieros de la Institución Educativa. Valor que debe analizarse, ya que en los estados financieros del municipio se registra una propiedad de este colegio en la cuenta 164009-10.


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OBSERVACIÓN No. 19

Se evidencia que la Institución Educativa mantiene en sus estados financieros edificaciones y casas por valor de $154.014.080.00, de las cuales no posee documento de propiedad.Al no desvirtuar lo observado se configurará hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

El saldo de la cuenta 164001 Edificaciones y Casas por valor de $154.014.080 viene de años anteriores presuntamente y según averiguaciones corresponden a Obras y Mejoras en Propiedad Ajena; con el proceso de saneamiento contable se reclasificó esta subcuenta creando la cuenta 164001 Edificaciones y Casas. No se había realizado ningún proceso debido a que en los informes de auditoría de vigencias anteriores por parte de la Contraloría no había manifestado ninguna observación al respecto, La presente observación se firmará en el plan de mejoramiento para iniciar el origen de ésta cuenta y confrontarla con la Oficina de Contabilidad del Municipio y realizar el respectivo registro contable.

DECISION DE LA CONTRALORIA:

La respuesta dada por la institución educativa no desvirtúa lo observado, por cuanto no ha efectuado un estudio minucioso de este registró contable, además no aporta las evidencias correspondientes,por lo anterior se configura hallazgo administrativo, se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Depreciaciones:

No se evidencia nota explicativa sobre las depreciaciones; no obstante en libros auxiliares se evidencia que se efectuaron depreciaciones mensualmente en línea recta a cada uno de los bienes de la Institución; cumpliendo lo prescrito en la norma. Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

En la vigencia 2013 aumentó significativamente con respecto al 2012, esto obedece a otros pasivos (recaudos a Favor de terceros) como consecuencia de que por error el municipio de Tunja le giro demás a la Institución educativa.

Cuentas por pagar: Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones.


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Se evidencia que las cuentas por pagar se encuentran soportadas mediante resolución No. 011 del 05de diciembre de 2013 y al ser comparada con los libros auxiliares éstas se encuentran causadas correctamente. Variación de cuentas por pagar vigencia 2013-2012



Servicios 750.000.00 700.000.00 50.000.00 7.14


En el cuadro anterior se observa una aumento del 7.14% esto obedece al pago a la

contadora del mes de diciembre.

Retención en la fuente: Representa el valor que ha sido retenido por la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen. Se efectuó comparación entre los saldos declarados y pagados en la declaración de retención en la fuente de cada mes y lo registrado en los libros de contabilidad, de este cruce se evidenció que la institución educativa no esta cumpliendo con lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario, de igual forma lo establece el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24.”. Esto debido a que en el mes de abril se dejo de pagar $101.000.00 los cuales se consignaron en la declaración de junio pagada en julio.

OBSERVACIÓN No. 20

La institución educativa no esta cumpliendo con lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario, y en el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24. Esto debido a que en la declaración de rete fuente del mes de abril se dejo de pagar $101.000.00 los cuales se consignaron en la declaración de junio. Observación con alcance administrativo

RESPUESTA DE LA INSTITUCION :

Por error involuntario al digitar el valor de la retención del mes de abril en el formulario de pago se dejó de registrar el valor de $101.000; este error se subsanó con el pago de la retención del mes de mayo. La presente observación se firmará en el plan de mejoramiento


La institución educativa acepta la observación, por lo que se configura hallazgo administrativo el cual debe ser incluido en el plan de mejoramiento.

Recaudos a Favor de Terceros:


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Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, privadas personas naturales, que debe ser reintegrada a éstas en los plazos o convenios.

Comparativo otros pasivos entre la vigencia 2013/2012

Cuenta Valor 2013 2012 VARIACIÓN ABSOLUTA


OTROS PASIVOS CTA 29

158.986.000.00 0 158.986.000.00 100


Se observa un aumento del100% en la vigencia 2013 con respecto la vigencia 2012, diferencia que corresponde a un giro efectuado por error de la Secretaria de Educación, el cual fue contabilizado el 30 de diciembre de 2013; valor que fue devuelto el día 21 de marzo de 2014 por valor de $158.986.000.0 a la cuenta de ahorros 380843241 Banco de occidente del Municipio de Tunja.

Patrimonio:

Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal.

cuenta Valor 2013

$ 2012

$

VARIACIÓN ABSOLUTA

$ VARIACIÓN

PORCENTUAL %

Hacienda pública 414.410.204.91 404.786.282.68 9.623.922.23 2.38

Se evidencia un aumento en 2.38% esto obedece a que la Institución Educativa registró en su contabilidad todas las donaciones efectuadas y relacionadas en la cuenta 16 propiedad planta y equipo, y actualizó sus inventarios.

Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal.


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Variación entre ingresos vigencia 2013-2012


periodo Actual Anterior $ %

INGRESOS OPERACIONALES

229.441.708.00 178.465.241.00 50.976.467.00 28.56 97.99

43 8.532.040.00 4.229.000.00 4.303.040.00 101.75 3.64

44 158.986.000.00 132.378.000.00 26.608.000.00 20.10 67.90

47 61.923.668.00 41.858.241.00 20.065.427.00 47.94 26.45

48 Otros Ingresos 4.712.093.00 16.636.517.00 11.924.424.00 71.77 2.01 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Se observa que los ingresos que recibe la Institución Educativa corresponden a transferencias, venta de servicios educativos y otros Ingresos.

En el cotejo de las cifras reflejadas en el presupuesto de ingresos y las registradas en los libros de contabilidad cuenta 4; se evidencia las siguientes observaciones: RECAUDOS PRESUPUESTO 2013

287.294.229.00

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2012 49.385.168.00

CUENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES 5.888.300.00

INGRESOS CONTABILIDAD 234.153.801.00

SUMAS IGUALES 232.020.761.00 234.153.801.00


Al efectuar el cruce contable con la ejecución presupuestal de ingresos se evidencia una diferencia de $2.133.040.00; valor que se presume no fue presupuestado en la vigencia 2013.

OBSERVACIÓN No. 21 Se evidencia una diferencia entre lo realmente recaudado en presupuesto y lo contabilizado en libros oficiales, por valor de $2.133.040.00. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo. RESPUESTA DE LA INSTITUCION : Recaudos según ejecución Presupuestal F06

Ejecución de Ingresos Vigencia 2013 Formato F06 $287.292.136.00

Menos Recursos del Balance -49.385.168.00

Total Ingresos Recaudados de la Vigencia $237.906.968.00

Recaudos según libros de Contabilidad

Ingresos de la vigencia fiscal cuenta 400000 $234.153.801.00

Menos cuenta 481047 Aprovechamientos que no afecta los ingresos recibidos corresponde a las aproximaciones al mil en

-2.093.00


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el pago de retenciones

Más ingresos por cuentas por cobrar cuenta 140701 2.918.260.00

Más ingresos por cuentas por cobrar cuenta 147090 837.000.00

Total $237.906.968.00

Según los cuadros anteriores no se registrar ninguna diferencia entre el formato F06 ejecución de ingresos y los ingresos registrados en los libros de contabilidad. Solicitamos cordialmente levantar la observación administrativo. . DECISION DE LA CONTRALORIA Se acepta la respuesta dada por la Institución Educativa teniendo en cuenta que el valor de $49.185.168 corresponde a recursos del balance y que las cuentas por cobrar de vigencias anteriores están incluidas en este valor, por lo que no debió considerarse, por lo anterior no se evidencia diferencia alguna y SE LEVANTA LO OBSERVADO.

Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Variación de gastos entre la vigencia 2013-2012

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION %

Part.periodo

Actual Anterior $ %

TOTAL GASTOS y Costos 168.225.590.77 199.455.971.07 31.230.380.30 15.66



805.293.73

983.077.07 177.783.34 18.08 0.48


Se evidencia que la cuenta representativa de los gastos corresponde a Gastos de operación, ya que al efectuar la comparación con la vigencia 2012 se observa un aumento del 99.52% seguida de los gastos Generales que aumentaron en un 0.48%; el aumento de esta cuenta corresponde a que en la vigencia 2013 no se registran costos y se lleva todo al gasto.

Relación de pagos Vs libros de contabilidad PAGOS SEGÚN RELACION

201.248.142.77

CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA 2012 PARA PAGO 2013

700.000.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 168.225.590.77

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS EN 2013 750.000.00


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PARA PAGAR EN 2014

MAS CTE 1655 8.226.000.00

MAS 1670 24.848.050.00

SUMAS IGUALES 200.548.142.77 200.519.640.77 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Al parecer se evidencia una diferencia de $ 28.502.00 entre la relación de pagos y lo registrado en la cuenta de gastos y propiedad planta y equipo.

OBSERVACIÓN No. 22 Se evidencia una diferencia entre la relación de pagos y estados contables por valor de $28.502.00. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

Relación de pagos Vs libros de contabilidad

PAGOS SEGÚN RELACION

201.248.142.77

CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA 2012 PARA PAGO 2013

700.000.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 168.225.590.77

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS EN 2013 PARA PAGAR EN 2014

750.000.00

MAS CTE 1655 8.226.000.00

MAS 1670 24.848.050.00

SUMAS IGUALES 200.548.142.77 200.549.640.77

La diferencia que se presenta es de $1.498 se debe a que en la ejecución presupuestal se aproximó el valor de los gastos bancarios. En la suma efectuada por el equipo auditor les da el valor de $200.519.640.77 y el correcto es de $200.549.640.77 Con la respuesta anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA:

La cuenta de gastos no se sumó bien por parte de la Institución educativa ni de la Contraloría. El valor real corresponde a $202.049.640.77 y no $200.549.640.77 como lo indica en su respuesta, la diferencia corresponde a $1.501.498.00; por lo anterior se configura hallazgo administrativo el cual se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Opinión de los estados financieros En nuestra opinión, por lo expresados en los párrafos procedentes, los estados financieros del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón no presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera a 31 de diciembre de 2013 y


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los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha de conformidad con los principios y normas prescritas por la autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general, por lo que el dictamen ES NEGATIVO O ADVERSO. 2.3.1. Concepto Control Interno Contable Mostrar la calificación de la Entidad, la obtenida en la evaluación de la Comisión y las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno Contable. La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2013 La Institución Educativa Gustavo Suarez Rendón de Tunja no tiene un Modelo estándar de Control Interno, lo cual dificulta la elaboración del correspondiente informe al no tener establecidos los procesos y los procedimientos. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. El informe presentado a la contraloría Municipal de Tunja no presenta evaluación cualitativa esta tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades de control Interno contable que se determinaron en la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el jefe de control interno contable, o quien haga sus veces para efecto de mejorar el proceso contable de la entidad.

Se encontraron algunas debilidades tales como: ACTIVIDAES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION

No existe manual de procesos y procedimientos contables.

CLASIFICACIÓN -No se identifican riesgos del proceso de la información contable


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ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

- El software contable no es propiedad de la Institución educativa, los documentos contables se retiran de la Institución corriendo el riesgo de perdida.

- - no dejar claros los conceptos de cada transacción en los libro auxiliares

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

-Presentación inadecuada de la información contables las notas a los estados financieros no son claras; No se presentan notas de ingresos ni gastos. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables

RECOMENDACIONES:

- Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de

Inventarios de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada

clasificación contable.

- Elaboración de mapa de riesgos

- Adoptar políticas para el retiro de los bienes de la entidad contable pública por

diferentes circunstancias que impidan el uso de los mismos

OBSERVACIÓN No. 23

No se han entregado los bienes dados de baja al municipio

No se evidencia mapa de riesgos de la información contable.

Los estados financieros no se dictaminaron en limpio por efectuar registros que generan incertidumbre.

Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo.


REPLICA:

La mayoría de elementos dados de bajo corresponden a equipos electrónicos y de cómputo los cuales deben tener una disposición final adecuada, la cual el municipio no está en capacidad de dar. Por otra parte el municipio está haciendo campañas con diferentes entidades especializadas, para organizar campañas de reciclaje de este tipo de elementos que pueden contaminar el entorno.



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REPLICA:

Se acepta la observación y se procederá a elaborarlo.


REPLICA

Los estados financieros presuntamente no se dictaminaron en limpio por el saldo de la subcuenta 164001 porque representa más del 10% del valor del activo sin tenerse el origen de ésta; con la replica de la observación número 019 solicitamos cordialmente revaluar este dictamen y levantar la observación. DECISION DE LA CONTRALORIA

La respuesta dada no desvirtúa lo observado ya que los elementos se encuentran en la Institución, se configura hallazgo administrativo este debe incluirse en el plan de mejoramiento. El dictamen a los estados financieros corresponde a la calificación que arroja la matriz de la guía de auditoria, considerando que el valor de las incertidumbres no se subsanó con la réplica ni se aportaron soportes por parte de la institución educativa, se mantiene el dictamen reflejado en el informe preliminar.

En consecuencia se mantienen las observaciones y se configura hallazgo con alcance administrativo.

2.3.2. Gestión Presupuestal Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 83.3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1


El control de presupuesto en la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a


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partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

I.E. GONZALO SUAREZ RENDON DE TUNJA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2013

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo

$ Recaudos

$ % Por Recaudar %

1 INGRESOS 281.381.187.00 287.294.229.00 102 0 0

En el cuadro anterior se observa que la ejecución presupuestal de ingresos presentada por la Institución Educativa no es la correcta teniendo en cuenta que el presupuesto definitivo no puede ser inferior al realmente recaudado; se presume que no todos los ingresos recibidos por la institución Educativa vigencia 2013 fueron presupuestados.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2013

Código Nombre Rubro Presupuesto

Definitivo Ejecutado % Por Ejecutar %

2 GASTOS 281.381.187.00 205.054.901.00 72.87 76.326.286.00 27.13


La ejecución de gastos presentada a la Contraloría, no determina el valor real del saldopor ejecutar ya que reporta un valor de $77.3078.286 y según el Ente de Control corresponde a $76.326.286.00 presentándose diferencia de $752.000.00 ; lo que indica error al establecer este valor.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LOS QUE SE APROBÓ, LIQUIDÓ Y MODIFICÓ EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2013.

ACTO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO VALOR

$

REDUCCIONES

$

ADICIÓN $

CREDITOS Y CONTRACREDI

TOS $

Acuerdo No02 de30 de noviembre de 2012

Aprobación del presupuesto

185.500.00.00

Liquidación del presupuesto

No existe

Acuerdo numero 01 de enero 29 de 2013

Recursos del Balance

49.385.168.00


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Acuerdo número 03 del 28 de mayo de2013

Transferencias otras

11.040.000.00

Acuerdo numero 04 del 10 de Septiembre de 2013

transferencias 19.780.019.00

Acuerdo No 005 del 22 de octubre de 2013

CONPES Trasladar de servicios técnicos Honorarios profesionales Compra de Equipo para realización de actividades científicas, deportivas y culturales Y mantenimiento

15.676.000.00 19.800.000.00

DEFINITIVO 185.500.000.00 95.881.187.00 19.800.000.00

-Se evidencia que en la ejecución presupuestal de gastos no se refleja en los traslados presupuestales el crédito y el contra crédito presentando confusión. - Todas las modificaciones realizadas al presupuesto están soportadas mediante acto administrativo cumpliendo con lo establecido en el decreto 111 de 1996. Mediante Acuerdo No. 02 del 30 de noviembre de 2012, el Consejo Directivo establece el presupuesto de Rentas y Gastos de la Institución para la vigencia fiscal del año 2013 en la suma de $185.500.000.00, se adicionó $95.881.187.00; para un presupuesto definitivo de $281.381.187.00acogiéndose a los parámetros establecidos en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, en cuanto al proceso de elaboración y aprobación de su presupuesto; no obstante existe errores de elaboración de las ejecuciones presupuestales.

INSTITUCION EDUCATIVA GONZALO SUAREZ RENDON DE TUNJA


VIGENCIA 2013


Definitivo Recaudos

presupuestados % Por Recaudar %

1 INGRESOS 281.381.187.00 281.381.187.00 100 0 100

Recursos Operacionales propias 10.190.000.00 10.190.000.00 100 0

Recursos de capital 51.385.168.00 51.385.168.00 100 0

Transferencias corrientes 219.806.019.00 219.806.019.00 100 0 Fuente: Papeles de trabajo – cifras en pesos

Por recursos de capital se establece un presupuesto de $49.884.802.26 y se recauda un valor de $49.888.474.26.


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EJECUCION PRESUPUESTAL DE GATOS

VIGENCIA 2013


Definitivo Ejecutados % Por Ejecutar %

2 EGRESOS 281.381.187.00 205.054.901.00 72.87 76.326.286.00 27.13

Servicios personales Indirectos

24.200.000.00 24.200.000.00 100

Gastos generales 201.181.187.00 143.964.764.00 71.56 57.216.423.00 28.44

Impuestos tasas y Multas 2.000.000.00 805.293.00 40.26 1.194.707.00 59.74

Gastos de Inversión (SGP) 54.000.000.00 36.084.844 66.82 17.915.156.00 33.18 Fuente: papeles de trabajo Cifras: pesos

El rubro más representativo corresponde a Gastos de generales; seguido de gastos de inversión y servicios persónales indirectos.

Teniendo en cuenta que el recaudo corresponde a $281.381.187.006 y los gastos ejecutados fueron de $205.054.901.00, se concluye que de lo recaudado realmente se ejecutó un 72.87%, lo que evidencia que se dejó de ejecutar un 27.13%; porcentaje representativo; esto demuestra que la institución educativa no realiza una gestión adecuada en la administración de sus recursos; teniendo en cuenta que se debe disminuir el porcentaje de recursos del balance para la siguiente vigencia.

OBSERVACIÓN No 24 -Se evidencia que las ejecuciones presupuestales tanto de ingresos como de egresos no se presentan correctamente, ya que no identifican créditos ni contra créditos. -De igual forma en la ejecución de ingresos se evidencia que el presupuesto definitivo es inferior al realmente recaudado -En los recursos de capital se establece un presupuesto de $49.884.802.26 y se recauda un valor de $49.888.474.26 Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA El Formato F06 Ejecución de ingresos se está presentando en según lo establecidos por la Contraloría diligenciando el total de las columnas como son código, nombre, presupuesto inicial, adiciones, reducciones y Recaudos; este formato no solicita créditos ni contra créditos para identificarlos. El Formato F07 Ejecución de Gastos sí solicita los créditos y los contra créditos que corresponden a las columnas ( E ) y (F) y se puede evidenciar que sí están identificados en este formato


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Los ingresos realmente recaudados son mayores al presupuesto definitivo debido a que el mes de Diciembre se reciben ingresos los cuales no se pueden adicionar porque los integrantes del Consejo Directivo se encuentra en periodo de vacaciones presentándose así un mayor valor ingresado al presupuestado. -En los recursos de capital se establece un presupuesto de $49.884.802.26 y se recauda un valor de $49.888.474.26 REPLICA: En el Formato F06 Ejecución de Ingresos el valor del recurso de Capital definitivo es de $51.385.168 que corresponde a: presupuesto inicial de cuentas por cobrar $2.000.000 más la adición del recurso del balance de $49.385.168 y se recaudaron $55.273.468 que corresponden a $49.385.168 del recurso del balance y $5.888.300 de cuentas por cobrar. Con lo anterior solicitamos cordialmente levantar el hallazgo administrativo.

DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta dada por la institución educativa en cuanto a la información presentada en elSIA; la inconsistencia se evidencia al comparar la información del sistema con los formatos presentados en físico, ya que no concuerdan; por lo anterior no hay uniformidad en la información rendida en la cuenta y los soportes que reposan en la institución; por lo anterior se configura hallazgo administrativo.


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2.3.3. Gestión Financiera Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA VIGENCIA 2014 3.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión para la vigencia 2014 es FAVORABLE, teniendo en cuenta la calificación total obtenida de 86.7 puntos. Como consecuencia de la evaluación de los cinco factores que se describen a continuación. 3.1.1. Ejecución Contractual En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rondón de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Municipal de Tunja, se estableció que el colegio celebró la siguiente contratación: Para la vigencia 2014 celebró 46 contratos por valor de $161.814.302, distribuidos así:

CLASE DE CONNTRATO NUMERO DE CTO

VALOR

Prestación de servicios 17 56.804.975

Mantenimiento y/o reparaciones

5 34.279.947

Suministros 22 65.155.765

Transporte 1 1.000.000

Póliza 1 4.573.615

TOTAL 46 161.814.302

Fuente: SIA Elaboró: Auditor

Como resultado de la auditoria adelantada a la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de la vigencia 2014; la opinión de la gestión en la ejecución contractual es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 87.2 de la consecuencia de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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Selección de la muestra: Para la vigencia 2014, de acuerdo a la Guía de Auditoria Territorial G.A.T, se toma una población de 46 contratos por valor de $161.814.302 del total celebrada por la institución, para este efecto se toma una muestra óptima de 20 contratos por valor $124.464247, así:

CONTRATO No. 001 FECHA: 24/01/2014

CONTRATISTA:E Y C SOLUCIONES SAS

NIT:9006200266 VALOR:$ 9.000.000

OBJETO:Servicios profesionales como contadora

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que los servicios prestados por la profesional cumplieron con las características estipuladas en el contrato. Este contrato presenta las siguientes observaciones.

OBSERVACIÓN N° 25

No se aporta el acta de inicio al contrato, ni las actas de seguimiento de supervisión al contrato de prestación de servicios profesionales como contadora, que evidencien las actividades realizadas para cada pago. Esta observación tiene un alcance administrativo

Respuesta de la Entidad: En este contrato en particular no se hace necesaria la entrega de actas de seguimiento, en consideración a que la contadora entrega mensualmente liquidación de impuestos, bimensualmente ejecución, trimestralmente balance, y genera en físico todos los informes que se requieren para la Contraloría, Contabilidad de la Alcaldía, Secretaria de Educación, y Ministerio de Educación, de manera


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que por parte de la Institución se evidencia de manera real y tangible el trabajo de la contadora. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración, y levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: Los contratos de tipo de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,con el fin de garantizar el cumplimiento en términos de calidad, cantidad y oportunidad cuentan con una supervisión la cual mediante el examen sobre las exigencias legales, financieras (en lo contable, Presupuestal y tesorería), misionales y técnicas se debe pronunciar respecto a la adecuada realización del objeto contractual. Sin embargo dentro de la carpeta del contrato ni con la réplica se remite soporte que evidencie el resultado de este seguimiento, pues como bien se indicó en la observación, no se anexan actas parciales o algún documento que refleje la labor de control realizada por el supervisor para cada pago parcial del contrato, avalando el mismo. Por lo anterior se mantiene la observación con alcance administrativo, para que sea objeto de acción de mejora en el plan de mejoramiento.


CONTRATISTA:OSMAR FERNANDO ARIAS SANABRIA

NIT:7184074 VALOR:$ 8.000.000

OBJETO:Servicios técnicos como instructor banda marcial

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que se cumplió con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:COMPUCENTRO LTDA NIT:800087401 VALOR:$ 3.480.000 OBJETO:Servicio de soporte técnico software compucol

El contrato se ejecuto para prestar el servicio para el soporte técnico, asesoría y actualización permanente del software de registro y control académico para la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente cumpliendo con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:MARIO DIOMEDES RIOS CRUZ

NIT:7163568 VALOR:$ 4.500.000

OBJETO:Servicios profesionales de apoyo y acompañamiento para la actualización y elaboración del manual de

contratación

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente cumpliendo con las características estipuladas en el contrato. Este contrato presenta las siguientes observaciones.

OBSERVACIÓN N°26

Al parecer el contratista hace aportes únicamente a salud y con el mínimo dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales,(los aportes se deben hacer sobre el40% del valor mensual del contrato), sin que se evidencie pronunciamiento al respecto por parte del supervisor. Incurriendo en


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incumplimiento del artículo 23 de la ley 1150 de 2007. Esta observación tiene un alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta de la Entidad: El contratista a manera de certificación de afiliación al momento del contrato, adjunta una planilla de abril de 2013, donde al parecer cancelaba salud, pero al revisar la Orden de Pago 045 del 13 de junio de 2014, en donde debe aparecer el pago, se verifica que el contratista paga por concepto de salud, pensiones y Riesgos laborales (se adjunta copia)

Pronunciamiento de la Contraloría: El grupo auditor analiza y constata el soporte que la Institución Educativa aporta por lo que se decide levantar la observación con alcance administrativo y disciplinario.

CONTRATO No.008 FECHA: 14/04/2014


NIT:71689058 VALOR:$ 8.945.000

OBJETO:Suministro e instalación de 31 metros de mesón tres módulos de seguridad treinta puntos de luz con canaleta

dos cajas de circuitos eléctricos y adecuación de dos mesones

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro de los módulos y de los mesones se cumplió con las características estipuladas en el contrato. Estos mesones y los módulos de seguridad para la protección y mantenimiento de las tables se instalaron y se encuentra en la sede Centenario de la institución según vista realizada por el grupo auditor el día 05 de marzo de 2015.


CONTRATISTA:DISTRIBUCIONES MAXITODO

NIT:235607121 VALOR:$ 7.444.380

OBJETO:Suministro de elementos de aseo

El contrato se ejecutó para el suministro de elementos de aseo para las tres sedes de la institución educativa; el proceso de selección se realizo como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente cumpliendo con las característica estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:SEGURITEL BOYACA NIT:71600800 VALOR:$ 4.970.000 OBJETO:Suministro e instalación de cámaras y equipos de monitoreo

El contrato se ejecuto para el suministro de ampliación y remodelación del circuito cerrado de de TV. para la sede Central y la sede Centenario de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente con las característica estipuladas en el contrato.


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Según visita realizada por el grupo auditor el día 05 de marzo del 2015 se verificó y constató el funcionamiento de las cámaras, además estas cámaras están estratégicamente ubicadas y monitoreadas desde la rectoría para la seguridad de los estudiantes y profesores de la institución ya que esta sede su extensión es muy amplia.


CONTRATISTA:RENE FERNANDO GUTIERREZ CASTILLO

NIT:7161692 VALOR:$ 10.168.774

OBJETO:Pintura interna y externa del bloque oriental e interna de dos salones del bloque occidental con instalaciones de

canales y bajantes de la Sede Centenario

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente con las características estipuladas en el contrato. El mantenimiento y las mejoras a la Sede Centenario, se constató por el grupo auditor el día 05 de marzo del 2015, los precios fueron acordes a los de mercado.


CONTRATISTA:RENE FERNANDO GUTIERREZ CASTILO

NIT:7161692 VALOR:$ 11.001.641

OBJETO: Cambio de pisos de los tres salones de preescolar de madera a tableta para 107 metros cuadrados. una

puerta y un sardinel de 16 metros cuadraos

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente con las características estipuladas en el contrato. El grupo auditor en visita realizada el 05 de marzo del 2015 verificó que el cambio se realizó a los tres salones de preescolar, los precios están acordes a los de mercado.


CONTRATISTA:JAHIR ALFONSO LUIS SANABRIA

NIT:7174707 VALOR:$ 6.999.532

OBJETO: Pintura de puertas de la sede central desde el bloque norte hacia el sur hasta la sede administrativa. En

esmalte sobre madera, lámina, tubo y ángulo para 875 metros cuadrados y 275 lineales

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizo correctamente. El grupo auditor el 05 de marzo efectuó visita y constató que efectivamente se cumplió con el objeto del contrato, los precios están acorde con los de mercado.

CONTRATO No.017 FECHA: 12/05/2014

CONTRATISTA:ROSA ELENA DOTOR ROJAS

NIT:400376567 VALOR:$3.100.000

OBJETO:Suministro de infraestructura y logística para la celebración del día de la familia y el trabajador

El contrato se ejecutó para prestar los servicios de logística para la celebración del día de la familia con actividades lúdicas culturales en la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó en concordancia con lo pactado.


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En la evaluación de gestión y resultados, solo se presenta como prueba de ejecución del objeto un oficio en el que la contratista relaciona que en cumplimiento del contrato 017 de 2014 ejecutó las actividades contratadas así:

500 refrigerios por una valor de $1.000.000 Un grupo musical de 6 integrantes por 4 horas por un valor de $750.000 Infraestructura y logística por un valor de $1.350.000

Decoración salón, silletería y mesas decoradas (200 personas), sonido fijo y móvil No se evidenció prueba alguna que indique la ejecución de cada uno de los ítems relacionados, en consecuencia se establece un presunto daño patrimonial por el valor total pagado que corresponde a la suma de $3’100.000.oo Además por disposición legal, artículo 2 del decreto nacional 2445 el cual reza "Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”, este tipo de gastos están prohibidos en consecuencia se constituye detrimento patrimonial por valor pagado por concepto de celebración del día de la familia y el trabajador gonzalista, que asciende al valor de $3’100.000.oo.


Este contrato presenta la siguiente observación.

OBSERVACIÓN N°27

Al parecer, dentro de los soportes del contrato no se evidenció prueba que indique la ejecución de la entrega de los 500 refrigerios por valor de $1.000.000, el grupo musical por valor de $750.000, y de la infraestructura y logística (Decoración del salón, Silletería y mesas, sonido fijo y móvil) por un valor de $1.350.000, además este tipo de gastos están prohibidos por el Decreto 2445 artículo 2 y en el Artículo 11 del decreto 4791 de 2008. Por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $3.100.000. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad: La contratista de servicios de logística para la celebración del día de la familia y el trabajador, aporta para el pago cuenta de cobro por el total del valor, es muy común que las personas naturales del régimen simplificado aporten este tipo de soportes en vista de no tener papelería (facturas) pre numerada, lo que es permitido por la ley,en atención a ello la institución procede a hacer el pago correspondiente. El grupo auditor en su informe preliminar menciona que “el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó en concordancia con lo pactado” si esto es así, es presumible que las actividades se realizaron como se menciona en el contrato, y así lo corrobora el supervisor quien menciona en la certificación que la señora contratista “cumplió satisfactoriamente con la orden No.017 de 2014, esta certificación se encuentra anexa a la Orden de Pago 029 del 20 de mayo de 2014, que también fue enviada para revisión de los soportes del egreso a la Doctora Nohora Buitrago, (adjuntamos copia). Se adjuntan fotos del evento que aporto un


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docente, en vista que el registro archivo con el registro fotográfico que se tenía por parte de la institución, se borró. Es pertinente mencionar en alusión de lo dicho por la auditoría, que la interpretación de recepciones, fiestas, agasajos y conmemoraciones del decreto nacional 2445 de 2000, no es aplicable a este caso, siendo que lo que se busca con ellos es resaltar fechas especiales para la institución, como se hace en todas las instituciones de la ciudad. No se tiene aquí la intención de malgastar los recursos y mucho menos mala fe al hacerlo, por el contrario son actos abiertos a la comunidad en donde se evidencia la ejecución de un objeto contractual, que si no es el correcto para la auditoria, al menos muestra transparencia y no un acto de corrupción o mala fe. En apego estricto a la Ley se presume que es como lo afirma la auditoría, pero se invita a la reflexión en aras de no mirar con presunción de culpabilidad este tipo de actos, máxime cuando al revisar la contratación de obras y compras, se establece que la misma se está haciendo acorde a la Ley y con transparencia, sin tener ninguna observación por sobrecostos, obras mal realizadas, o faltantes, sino por el contrario, se verifico por parte del grupo auditor el 05 de marzo, que la ejecución de los objetos contractuales, se realizó correctamente. En esta institución se dará a conocer a la Comunidad educativa la prohibición de la celebración de este tipo de actos, pese que está reglamentado por el numeral 13 del artículo 11 del decreto 4791 de 2008, atendiendo la observación de la Contraloría. Por otra parte es pertinente tener en cuenta las prohibiciones que existen a cerca de pedir dinero a alumnos y profesores para este tipo de actividades, no se les puede obligar a sufragar estos gastos y en ese orden las instituciones deben apropiar recursos para estos menesteres, y hacer el acompañamiento y organización de los actos, que hacen parte de la imagen e identidad de la

institución. Es pertinente verificar aplicabilidad de los artículos 19,21, 26 y 30 del Decreto Ley 1567 de 1998, Reglamentario de la ley 909 de 2004, Los cuales se transcriben textualmente: “ARTICULO 19. PROGRAMAS ANUALES. Las entidades públicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente decreto-ley están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos. ARTICULO 21. FINALIDAD DE LOS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL. Los programas de bienestar social que formulen las entidades deben contribuir al logro de los siguientes fines: a) Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño; b) Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social; c) Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia e identidad; d) Contribuir, a través de acciones participativas basadas en la promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar; e) Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y


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propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

ARTICULO 26. PROGRAMAS DE INCENTIVOS. Los programas de incentivos, como componentes

tangibles del sistema de estímulos, deberán orientarse a: 1. Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos. 2. Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia. Los programas de incentivos dirigidos a crear condiciones favorables al buen desempeño se desarrollarán a través de proyectos de calidad de vida laboral. Y los programas de incentivos que buscan reconocer el desempeño en niveles de excelencia se estructurarán a través de planes de incentivos. ARTICULO 30. TIPOS DE PLANES. Para reconocer el desempeño en niveles de excelencia podrán organizarse planes de incentivos pecuniarios y planes de incentivos no pecuniarios. Tendrán derecho a incentivos pecuniarios y no pecuniarios todos los empleados de carrera, así como los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional; técnico, administrativo y operativo. Lo anterior en aras de ver como los programas de bienestar social e incentivos, deben implementarse en todas las instituciones y de todos los niveles.

Al contratar el operador privado se pretendía en un solo proceso contractual agrupar todas las actividades, así la institución debió únicamente vigilar la ejecución del objeto contractual. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar las observaciones y sus alcances.

Pronunciamiento de la Contraloría: El decreto 2445 de 2000 que reza "Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”, aplica para el caso, ya que se está realizando la celebración del día de la familia y el trabajador con refrigerios, grupo musical, infraestructura y logística con recursos públicos; esta celebraciones no se pueden realizar con estos recursos, por prohibición expresa de la norma. En cuanto al artículo 11 numeral 13 del decreto 4791 de 2008, que establease los gastos que se pueden realizar con los recursos del fondo de servicios educativos, indica “Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo”, objeto que no se ajusta al contratado, ya que el gasto se ejecutó en conmemoraciones o celebraciones del día del colegio o de la familia. La Ley 1567 de 1998 en los artículos 19, 21, 26, y 30, aplica para la Alcaldía, pues los servidores de la Institución educativa no están vinculados a ella sino a la Administración Municipal, luego el desarrollo de los Programas de Bienestar Social son competencia de la alcaldía en cabeza de la Secretaría de Educación y no son competencia de la I.E. ni deben ejecutarse con los recursos del fondo de servicios educativos que tienen una destinación especifica en concordancia con el Decreto 4791 de 2008. Considerando que no se aportó prueba que evidencie la realización del objeto, y que con la realización y ejecución del contrato, al parecer se viola los decretos de austeridad en el gasto (el articulo 2 del decreto nacional 2445 de 2000 y el Artículo 11 del decreto de la Alcaldía No. 4791 de 2008),se decide mantener el hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de $3.100.000.


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CONTRATISTA:CENTRO INDUSTRIAL FERRETERO

NIT:71635686 VALOR:$ 4.770.000

OBJETO: Prestación de servicios profesionales para la capacitación de 73 docentes y 4 directivos con servicios logísticos

para las jornadas programadas del 1 al 4 de julio de 2014. en cumplimiento de la resolución 0241 del 10 de junio de 2014 de la secretaría de educación municipal

El contrato se ejecutó para la capacitación del personal docente y directivos de la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que la prestación de servicios profesionales en la capacitación a docentes y administrativos se cumplió con las características estipuladas en el contrato. Este contrato presenta la siguiente observación. OBSERVACIÓN N° 28

No se aportó el acta de inicio, ni el detalle de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato, tampoco se anexa acta de liquidación del contrato. Documentos necesarios ya que evidencian el desarrollo de la ejecución del contrato. Esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad: Es cierto que al mencionado contrato no se le realizaron actas de inicio y terminación, pero se firmó la asistencia diaria y así lo constató la auditoria ya que se enviaron las listas originales. El supervisor certifico las actividades realizadas, se adjunta copia de la certificación. Se sugiere levantar la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría: Es cierto se constató el listado de asistencia durante la capacitación de los docentes y de los directivos pero no se aporta el informe de resultados por parte del contratista ni del supervisor, por lo que se decide mantener el hallazgo con alcance administrativo.


CONTRATISTA:SEGUROS LA PREVISORA SA

NIT:8600024002 VALOR:$ 4.573.615

OBJETO: Expedición de Pólizas de Seguro global de manejo del sector oficial y seguro educativo multirriesgo

El contrato se ejecutó para la compra de la póliza de seguros multi - riesgo para la institución educativa; el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamentecumpliendo con las características estipuladas en el contrato.


CONTRATISTA:JAVIER SANCHEZ SOLANO

NIT:71600800 VALOR:$ 2.950.000

OBJETO: Reparación, adecuación e instalación de lámparas en salones e instalación de sistema de audio y video en el

salón de eventos de la sede central.

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el mantenimiento, desmonte, limpieza, y reparación en


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general y puesta en servicio de 83 lámparas fluorescentes, cumplió con las características estipuladas en el contrato. Este contrato presenta la siguiente observación.

OBSERVACIÓN N° 29

No se aportó el acta de inicio, ni informe de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato, tampoco se puso a disposición el acta de liquidación, documentos necesarios que evidencian la ejecución del objeto contratado. Observación con alcance administrativo

Respuesta de la Entidad: Es cierto que al mencionado contrato no se le realizaron actas de inicio y terminación, ni informe de actividades por ser de corta duración, sin embargo la señora supervisora (Almacenista), estuvo al tanto de la realización de los trabajos y entrega de materiales, entrego recibido a satisfacción en donde discrimina todas las actividades realizadas y en los lugares que se efectuaron. Adjunto copia.

Pronunciamiento de la Contraloría: Es importante la suscripción del acta de inicio que indica la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo del contrato, en el caso de obras, es necesaria el acta de reciboque indica al detalle cada uno de los ítems o labores ejecutadas y que además refleja la aprobación por parte del supervisor, si bien se allega copia del recibido a satisfacción por parte de la supervisora, la misma debe ser suscrita por las dos partes, en consecuencia se mantiene la observación y se constituye el hallazgo con alcance administrativo para que sea tenido en cuenta en plan de mejoramiento.


CONTRATISTA:COMPUCENTRO LTDA NIT:8000874016 VALOR:$ 8.984.920 OBJETO: Suministro de equipos de computo e informáticos. y mantenimiento de equipos

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se realizó correctamente, es decir que el suministro de equipos de cómputo, suscripción office 365, mantenimiento de equipos de computo e impresoras cumplió con las características estipuladas en el contrato. Estos equipos se encuentra adjudicados al coordinador académico y coordinador de primaria, portería, biblioteca, sede Zoilo Medina, los mismos fueron constatados por el grupo auditor en visita efectuado el día 05 de marzo del 2015 en el almacén existente la entregas a los respectivos responsable.


CONTRATISTA:MAKRO COMPUTO NIT:67500232 VALOR:$ 6.668.710 OBJETO:Suministro de elementos de oficina. una biblioteca y canasta educativa

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley y la ejecución del objeto contractual se llevó acabo correctamente, es decir que el suministro de los elementos de oficina, la biblioteca y todo lo concerniente a la canasta educativa cumplió con las características estipuladas en el contrato.



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CONTRATISTA:ROBERTH LEONARDO VARGAS AVENDAÑO

NIT:7165864 VALOR:$ 4.650.000

OBJETO:Trabajos de pintura en un área de 530 metros externos y 400 metros internos en pinturas tipo 1 y tipo 2 con

pañete estuco y resane en las sedes San Ignacio y Centenario

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual se llevó a cabo correctamente, es decir que se pinto el área estipulada con su estuco y resane con las características estipuladas en el contrato. El grupo auditor el 05 de marzo efectuó visita a la sedes Centenario y San Ignacio y constató que efectivamente se cumplió con el objeto del contrato, los precios están dentro de los de mercado.


CONTRATISTA:IDELFONSO ACEVEDO MOZO

NIT:67601571 VALOR:$ 3.250.000

OBJETO:Suministro de infraestructura y logística para la celebración del cumpleaños de la institución

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, de la ejecución del objeto no hay prueba que demuestre su realización. Este contrato presenta las siguientes observaciones. En concordancia con el objeto del contrato, los ítems pactados correspondían a:

Pastel cumpleaños por valor de $350.000 Refrescos por valor de 350.000 Pasabocas por valor de $450.000 Arreglo florales por valor de $150.000 Grupo Musical por valor de $400.000 Sonido profesional por valor de 400.000 Tarima por valor de 300.000 Celebración litúrgica con grupo coral ADN por valor de 170.000 30 trajes para presentaciones por valor de 300.000 Mesas y sillas decoradas para 150 personas 4 Samovar por valor de 100.000 Juegos de platos y vasos para 150 personas por valor de $100.000

Dentro de la carpeta del contrato no se evidenció prueba alguna de la ejecución del objeto, en consecuencia se considera un presunto daño patrimonial por el valor total pagado que asciende a la suma de $3’250.000 Además con este tipo de gasto es evidente que el mismo contraviene lo indicado en el artículo 2 del decreto nacional 2445 el cual reza "Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”.


OBSERVACIÓN N° 30


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No se encontraron soportes que evidenciaran la ejecución de las actividades pactadas en el objeto pactado por valor $3.250.000, además con estos gastos, presumiblemente se viola el articulo 2 del decreto nacional 2445 y el artículo 11 del decreto 4791 de 2008. Por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $3.250.000. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

Respuesta de la Entidad:

El contratista de servicios de logística (operador) para la celebración del día de la familia y el trabajador, aporta para el pago cuenta de cobro por el total del valor, es muy común que las personas naturales del régimen simplificado aporten este tipo de soportes en vista de no tener papelería (facturas) pre numeradas, lo que es permitido por la ley, en a tención a ello la institución procede a hacer el pago correspondiente. El grupo auditor en su informe preliminar menciona que “el proceso de selección se realizó como lo estipula la ley” si esto es así, es presumible que las actividades se realizaron como se menciona en el contrato, y así lo corrobora el supervisor quien menciona en la certificación que el señor contratista “cumplió satisfactoriamente con la orden No.035 de 2014, esta certificación se encuentra anexa a la Orden de Pago 029 del 20 de mayo de 2014, que también fue enviada para revisión de los soportes del egreso a la Doctora Nohora Buitrago. Se envían registros fotográficos. Es pertinente mencionar en alusión de lo dicho por la auditoría, que la interpretación de recepciones, fiestas, agasajos y conmemoraciones del decreto nacional 2445 de 2000, no es aplicable a este caso, siendo que lo que se busca con ellos es resaltar fechas especiales para la institución, como se hace en todas las instituciones de la ciudad. No se tiene aquí la intención de malgastar los recursos y mucho menos mala fe al hacerlo, por el contrario son actos abiertos a la comunidad en donde se evidencia la ejecución de un objeto contractual, que si no es el correcto para la auditoria, al menos muestra transparencia y no un acto de corrupción o mala fe. En apego estricto a la Ley se presume que es como lo afirma la auditoría, pero se invita a la reflexión en aras de no mirar con presunción de culpabilidad este tipo de actos, máxime cuando al revisar la contratación de obras y compras, se establece que la misma se está haciendo acorde a la Ley y con transparencia, sin tener ninguna observación por sobrecostos, obras mal realizadas, o faltantes, sino por el contrario, se verifico por parte del grupo auditor el 05 de marzo, que la ejecución de los objetos contractuales, se realizó correctamente. Por otra parte es pertinente tener en cuenta las prohibiciones que existen a cerca de pedir dinero a alumnos y profesores para este tipo de actividades, no se les puede obligar a sufragar estos gastos y en ese orden las instituciones deben apropiar recursos para estos menesteres, y hacer el acompañamiento y organización de los actos, que son imagen e identidad de la institución. En todas las instituciones educativas del orden municipal y departamental se hacen este tipo de gastos, amparados el numeral 13 del artículo 11 del decreto 4791 de 2008, y es deber celebrar esas efemérides y exaltaciones.


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En este proceso se realiza la contratación de un operador para que proporcione la logística necesaria y coordine las actividades correspondientes, en esta institución se dará a conocer a la comunidad educativa la prohibición de la celebración de este tipo de actos. Al contratar el operador privado se pretendía en un solo proceso contractual agrupar todas las actividades, así la institución debió únicamente vigilar la ejecución del objeto contractual. Los valores obedecen a un presupuesto oficial y estudio previo de conveniencia y oportunidad y al pasar el contratista cuenta de cobro no se hace necesario que soporte con facturas los gastos en que incurre. Se sugiere a la contraloría tener en cuenta esta consideración y levantar las observaciones y sus alcances.

Pronunciamiento de la Contraloría: El decreto 2445 de 2000 reza "Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público”.aplica para el caso, ya

que se está realizando la celebración del cumpleaños de la institución conpastel de

cumpleaños,refrescos,pasabocas, arreglos florales, grupo musical,sonido profesional,tarima, Celebración litúrgica con grupo coral ADN, 30 trajes para presentaciones, Mesas y sillas decoradas, 4 Samovar Juegos de platos y vasos para 150 personas, gastos efectuados con recursos públicoscon recursos que son únicamente para educación; esta fechas especiales no se pueden realizar con estos recursos, por prohibición expresa de la norma. Indica que este tipo de gastos esta amparado en el artículo 11 numeral 13 del decreto 4791/08,que reza “Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo directivo”; lo cual no es cierto, en este aparte del decreto no se aprueba el gasto para conmemoraciones o celebraciones. Considerando que no se aportó prueba que evidencie la realización del objeto, y que con la realización y ejecución del contrato, al parecer se viola los decretos de austeridad en el gasto (el articulo 2 del decreto nacional 2445 de 2000 y el Artículo 11 del decreto de la Alcaldía No. 4791 de 2008), se decide mantener el hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de $3.250.000.



NIT:71689058 VALOR:$ 6.463.000

OBJETO: Suministro e instalación de módulos de seguridad divisiones en eterboard, puerta ventanas y obras

complementarias.

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual fue la adecuada, es decir que el suministro e instalación de los módulos de seguridad y sus respectivas divisiones cumplieron con las característica estipuladas en el contrato. Según visita efectuada por el grupo auditor el día 05 de marzo del 2015 se constató el suministro e instalación de los bienes contratados en la biblioteca, salón de lectura, en el taller de maquinaria pesada, salón de informática de la sede Centenario.


CONTRATISTA:JOSE ORLANDO ORJUELA ALBARRACIN

NIT:67742351 VALOR:$ 4.741.360


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OBJETO:Pintura interna y externa de las instalaciones de la entrada principal portería de la sección central con

recuperación de pañetes pintura de puertas pavimento rígido y otros.

El proceso de selección se realizó como lo estipula la ley, la ejecución del objeto contractual fue la adecuada, es decir que se llevó acabo el trabajo de pintura con las características estipuladas en el contrato. El grupo auditor el 05 de marzo efectuó visita y constato que efectivamente se cumplió con el objeto del contrato, los precios están acorde con los de mercado. ORDENES DE PAGO 2014

La Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja en la vigencia 2014 efectuó 116 órdenes de pago de los cuales el grupo auditor tomo selectivamente las de los meses de Mayo y diciembre, de las que se estudiaron 27 que corresponden al 23.28%, evidenciando lo siguiente:

I.E. GONZALO SUAREZ RENDON ORDENES DE PAGO MAYO Y DICIEMBRE DE 2013

ORDEN DE PAGO

-EGRESON°

CONCEPTO

VALOR FECHA BENEFICIAR

IO CDP

RP FACTUR

A S.S RUT OBSERVACIONES

AGOSTO Y DICIEMBRE DE 2013

028 Servicio de gas natural 298.910.00 15/05/14 Gas Natural 035 34 C C C

Se evidencia tachones en el registro presupuestal y corregido a esfero.

030

Servicio de internet mes d mayo 566.536.00 26/05/14 Telmex 37 35 C N/A N/A

Tachones en el registro presupuestal y corregido a esfero

031

Servicio telefonía celular 99.992.00 26/05/14

Servicio de intenrnet 32 38 C N/A N/A

Tachones en el registro presupuestal

35

Servicio de energía mes

de mayo 931.310.00 29/05/14

Empresa energía de

Boyacá 43 39 C N/A N/A

Tachones en el registro presupuestal y corregido a esfero

105

Alquiler de teatro

Maldonado 1.400.000.00 05/12/14 Teatro

Maldonado 110 103

Tachones en la fecha de la orden de pago

107

Reembolso a estudiante

juegos intercolegiado

s 308.000.00 05/12/04

Demetrio López

Maldonado 113 105 C C C

La fecha no corresponde al consecutivo esta aparece 05/11/14.

109

Pago suministro de 200 resmas

papel tamaño carta y 100

oficio 2.169.200.00 05/12/14 Dispapeles

100 93 C C C

Tachado concepto

110 Pago contrato numero 28/14 1.780.000.00 05/12/14

EDDY YARIK REYES 71 66 C C C

Se evidencia que en la orden de pago no se especifica el concepto que corresponde el pago;


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de igual forma se encuentra tachado.

Observación No 31 El 10% de las ordenes de pago presentan su registro presupuestal tachado y corregido a esfero. No se especifica a que corresponde el pago La orden 107 no corresponde al consecutivo Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION Como se mencionaba en otra observación esto se hacía para no gastar más papel, y ahorro de recursos.Al quedar errores en la numeración, se aplicaba corrector y se escribía con esfero el número correspondiente. En el sistema aparecen los registros con la numeración correcta. En el formato que se maneja para registros presupuestales no se contempla el concepto, únicamente el beneficiario con documento, y el monto. En el consecutivo la Orden de Pago 107 del 05 de noviembre de 2014, corresponde a Demetrio López Maldonado, y así figura en el sistema.

DECISION DE LA CONTRALORIA La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, acepta la observación, por lo anterior se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento

3.1.1.1 RESULTADO EVALUACIÒN RENDICIÒN DE CUENTA se emite una opiniónEficiente; con base en el resultado de 89.5, que se muestra en el siguiente cuadro teniendo en cuenta que la institución educativa mantiene falencias en el formato F20-13 y en los formatos F6, F7 y sus anexos

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA


Parcial Ponderación Puntaje Atribuido


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Oportunidad en la rendición de la cuenta 90.9 0.10 9.1

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

86.4 0.30 25.9

Calidad (veracidad) 90.9 0.60 54.5

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 89.5

Calificación

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

En cumplimiento de lo establecido en la resolución No. 175 de 2013 donde se reglamentó la rendición y revisión de la cuenta anual consolidada de los sujetos de control, El Instituto educativo Gonzalo Suarez Rendón de Tunja rindió la cuenta en el terminito establecido. Una vez analizado el contenido de la Rendición de la Cuenta, se evidencia que la Institución Educativa rindió todos sus formatos de acuerdo a lo establecido en la referida resolución, excepto por las siguientes observaciones: F6 y F7 se evidencia que el presupuesto definitivo de ingresos es inferior al realmente recaudado; de igual forma no se evidencia claro los créditos y los contra créditos.

Observación No 32 En los formatos F6 y F7 no se evidencia créditos ni contra-créditos; de igual forma se evidencia que el presupuesto definitivo de ingresos es inferior al realmente recaudado. RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCTAIVA: El Formato F06 Ejecución de ingresos se está presentando en según lo establecidos por la Contraloría diligenciando el total de las columnas como son código, nombre, presupuesto inicial, adiciones, reducciones y Recaudos; este formato no solicita créditos ni contra créditos para identificarlos. El Formato F07 Ejecución de Gastos sí solicita los créditos y los contra créditos que corresponden a las columnas ( E ) y (F) y se puede evidenciar que sí están identificados en este formato.


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Los ingresos realmente recaudados son mayores al presupuesto definitivo debido a que el mes de Diciembre se reciben ingresos los cuales no se pueden adicionar porque los integrantes del Consejo Directivo se encuentra en periodo de vacaciones presentándose así un mayor valor ingresado al presupuestado. DECISIÓN DE LA CONTRALORIA

Se aceptan las explicaciones dadas por la Institución Educativa, en consecuencia se levanta la observación.

3.1.1.2. Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Financiera

92.9 0.40 37.1

De Gestión 88.6 0.60 53.1

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 90.3

Calificación


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Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

3.1.1.3. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento es: Cumple parcial, por lo que generó una calificación de 80.8, como se demuestra en la siguiente tabla:

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 0.20 16.2 Efectividad de las acciones 0.80 64.6

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1.00 80.8

Calificación

Cumple 2


No Cumple 0

La Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, firmó plan de mejoramiento de los hallazgos resultantes de la auditoría realizada a la vigencia 2012, conformado por 14 observaciones en el que se plasmó el tiempo necesario para el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. Debe tenerse en cuenta que el objetivo primordial de un Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de la entidad fiscalizada, se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. El grupo auditor hizo seguimiento a las acciones correctivas de los hallazgos y efectuó el estudio al avance del plan de mejoramiento presentado en el 2014, determinando lo siguiente:

No. (A)

DESCRIPCIÓN OBSER-VACIÓN

FORMU-LADA POR LA CMT

AVANCES POR PARTE DE LA INSTITUCION

OBSERVACIONES POR PARTE DE LA CONTRALORIA

1

El presupuesto tanto de Ingresos como de gastos se proyecta de manera sobreestimada y deben ser ajustados a la realidad. Al

Se hizo la proyección del presupuesto de manera técnica y de acuerdo a las sugerencias de la contraloría. Para el año 2012 $386.180.087, para

Acción cumplida el 100% en cuanto a la proyección del presupuesto; por lo anterior se levanta la observación.


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comparar los Ingresos recaudados frente a los gastos ejecutados, se observa que se dejaron de gastar $62´875.974 que equivalen a un 19.78% del recaudo de la Institución

2013 $185.500.000, y 2014 $206.500.000. Se cumplió con el 100%

2

Plaqueteo de bienes: proceso en inicio, pues se colocaron algunos rótulos adhesivos en elementos, pero éstos no se encuentran registrados en los inventarios con ese número de identificación, solo algunos apuntes a lápiz de los mismos.

Se adelantó el proceso de paqueteo como se mencionó en la respuesta al informe preliminar. Cumplimiento del 100

Acción cumplida en un 95% en cuanto a paqueteo; existen viene que ingresaron en Diciembre y no fueron plaqueteados.

3

Ingresos y salidas de elementos: No existe un procedimiento para el ingreso y salidas de bienes al almacén, la entrega de bienes para el uso de los mismos se relaciona en un libro, al momento de su reintegro al almacén no se hace registro, solo se marca con un resaltador sobre el registro de salida, de modo que en los tiempos que los bienes no están en el almacén se pierde la custodia y control del uso de los bienes junto con la responsabilidad sobre el bien.

Se adoptó una planilla Excel para efectuar el control de ingreso y salidas de elementos que se aportó en el avance pasado. Se dio cumplimiento del 100%

Se evidencio que el 100% de los inventarios que ingresas o salen de almacén se registran como control en planillas y firman los responsables.

4

Bienes en poder de funcionarios: No se pudo establecer la totalidad de los bienes en uso, ni la forma de tenencia de estos bienes por parte de cada funcionario, mas exactamente con los bienes donados (Tabletas del Ministerio de Comunicaciones TIC).

Se implementó una planilla Excel de control de entradas y salidas, responsable, y estado de los elementos. Cumplimiento del 100%

Acción cumplida en 100% se lleva planillas de control almacén

5

Bienes donados: En la Institución Educativa se recibe gran número de bienes donados, pero estos no figuran en los inventarios porque no hay procedimiento para valorarlos y darlos de alta, por la misma razón está por fuera de la Contabilidad, es así que la cuenta contable de Inventarios se encuentra subestimada. Se requiere de la realización de este

Se conformará un comité de sostenibilidad

Acción cumplida en un 100% existe comité de sostenibilidad contable; donde incluyeron todos los bienes a los estados financieros.


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procedimiento para cuantificar el valor de los bienes y facilitar su recuperación en caso de perdida. Entre lo bienes que se encuentran en esta condición están los libros donados por el Ministerio de Educación y la tabletas donadas por el Ministerio de comunicaciones (TIC), entre otros.

6

Inventarios: Estos se encuentran a manera de relación, unos con valor otro no, no hay registro del estado, ubicación ni del responsable del mismo en determinado momento, no hay correspondencia entre estos y los registros contables

El proceso de paqueteo y actualización ya se ejecutó. Cumplimiento del 100%

Acción cumplida en un 95% en cuanto a plaqueteo.se deja compilada en la observación dos ; se levanta la 6.

7

Uso del Computador: A pesar de tener un buen equipo de cómputo, éste está subutilizado pues en materia de inventarios y control de los mismos no se conoció herramienta alguna utilizada, los archivos son trabajados en memoria externa y no se tienen Back Ups en el disco duro que garanticen la permanencia hábil de los inventarios, corriendo el riesgo de la pérdida de la información y por consiguiente el trabajo hasta ahora realizado en esta materia.

Se organizó la información según requerimiento de la contraloría, ya no se manejan archivos en memoria externa y se han pasado a los discos. Los back ups ya se elaboraron. Cumplimiento del 100%.

Acción cumplida en 100% se lleva control de inventario en el computador de almacén donde solo lo utiliza la almacenista. (portátil)

8

Organización: En una bodega se encuentran bienes devolutivos nuevos, viejos buenos e inservibles, elementos de consumo, todo revuelto y sin registros de entradas salidas y saldos.

La bodega ya está organizada y en el informe pasado se envió testimonio

Acción cumplida en 100%Se verifico la bodega y se evidencia que existe organización para cada tipo de bien.

9

Kárdex de bienes de Consumo: No se conoció sobre controles y procedimiento de entrega de los bienes de consumo (Kardex) que refleje existencias ni periodicidad de las entregas.

El kardex ya está implementado con saldos actualizados y el pasado avance se envió copia de los mismos. Cumplimiento del 100%

Acción cumplida en 100% Se evidencio control sobre bienes de consumo

10 Bajas: Existen muchos elementos en desuso que solo requieren su baja de los

Comité de sostenibilidad Acción cumplida en un 70% no se ha hecho gestión para devolverlos al municipio


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inventarios pero no hay procedimiento para esta acción, de manera que los referidos elementos de alguna manera están engrosando los inventarios y en contabilidad una sobrestimación de la misma cuenta.

11

1. En la totalidad de la contratación se determinó que existen debilidades en la supervisión de los contratos como la no realización de los informes, en ocasiones ni siquiera se nombra supervisor. 2. Los estudios previos y las disponibilidades presupuestales se realizan con base en las propuestas aprobadas, pues en ocasiones los valores son idénticos. 3. Cuando se trata de compras de bienes en las carpetas de los contratos no se anexan los ingresos al Almacén.

1. Se ha efectuado el nombramiento de supervisores para los contratos. Cumplimiento del 100%, 2. A partir del segundo semestre del año pasado se ha venido corrigiendo este tipo de errores. En la actualidad se está cumpliendo con esta exigencia. 3. Los ingresos de almacén actualmente se anexan a las carpetas. Cumplimiento del 100%

En cuanto al primer punto se sigue presentando la falta de supervisión con un 50% Y en cuanto al punto dos y tres han cumplido en 100%

12

En cumplimiento del Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública, que modifica el artículo 22 del decreto 1737 de 1998, el informe de control Interno sobre restricción del gasto público se debe presentar en forma trimestral y no mensual a partir de esa fecha como fue decretado en su artículo primero. En cumplimiento de esta norma la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe hacer un análisis trimestral de los gastos realizados, establecer quién tiene restricción en el gasto, elaborar un informe sobre su comportamiento y hacer las respectivas recomendaciones o sugerencias, este informe como dice la norma debe ser entregado al representante legal de la entidad y a las entidades de control, pero en

COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD

Cumple el 100%


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la cuenta rendida se limitaron a colgar en el sistema solo los formatos de los gastos por esos conceptos sin ningún análisis

13

Para esta Auditoría, el cuidado en la elaboración del Plan de Mejoramiento, la concordancia, claridad y objetividad de las acciones de mejora, junto con la presentación de los respectivos avances hacen parte de las observaciones con alcance administrativo que deben quedar en el nuevo Plan de Mejoramiento para su posterior seguimiento, pues la reincidencia en estas faltas conllevan a adelantar procesos sancionatorios.

Hacer un análisis detallado y cuidadoso de las

observaciones efectuadas por la contraloría para poder formular y elaborar un plan

de mejoramiento acorde con sus requerimientos. Los

avances serán presentados de los acuerdos a los

compromisos adquiridos

Acciones concretas que se realizan para alcanzar el objetivo; El procedimiento se desarrolla en las actuaciones previstas. Se están realizando de acuerdo a lo dispuesto en la resolución 175 de 2013 emanada por la contraloría Municipal de Tunja, acción cumplida al 100%

5 Las ordenes de pago N° O29, O31, O33, O34, O35, 110, 152 no anexan afiliación a salud.

Se hicieron requerimientos telefónicos y fueron aportados dos certificados de pago de los cuales anexamos copia el avance pasado. Es posible que exceso de confianza en los contratistas haya permitido que no cumplieran con el requisito, uno de ellos respondió que en otras instituciones Educativas no les exigen salud por cuentas pequeñas.

Acción cumplida al 100% al constatar ordenes de pago 2013 y 2014

10

Una vez revisada la información enviada por parte del Instituto a la Contraloría Municipal y la reporta en el Sistema Integrado de Auditoria SIA, se evidencio que no se encontró en la información en medio físico el Acuerdo N°008 de 2011 por medio del cual se realiza una adición al presupuesto de Ingresos y Egresos por concepto de Donación Gobernación de Boyacá.

Se envió copia del acuerdo 008 de2011. Cumplimiento del 100%

Acción cumplida al 100%

13

Ninguno de los artículos relacionados, excepto los escritorios tipo profesor, no se encuentran paqueteados, lo cual dificulta la asignación y

El proceso de plaqueteo ya se adelantó en un 100%, y se enviaron copias del inventario el avance pasado. Ver

Acción compilada en la dos y en la seis se deja la dos en un 95%; se levanta esta observación


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responsabilidad que deben tener los funcionarios de las instituciones sobre los activos que tienen a su cargo

soportes punto 2 de 2012. Cumplimiento del 100

14 No existe supervisión por parte del funcionario designado Art. 04 de la ley 80 de 1993

Se enviaron en el informe los recibidos a satisfacción de la supervisión de las órdenes. Cumplimiento 100%

La acción se esta cumpliendo en un 50%, esto en razón que en la revisión del 2013 y 2014 se sigue incumpliendo esta norma.

Se evidencia que la Institución educativa allega avance al plan de mejoramiento de las acciones producto de la vigencia 2012 y anteriores observándose una mejora en la mayoría; quedando pendiente algunas de ellas, las cuales debe ser consolidada con las resultantes de esta auditoria.

Observación No 33 No se ha cumplido con el 10% del plan de mejoramiento. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo.

RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

El 10% restante que se menciona del no cumplimiento del plan de mejoramiento corresponde a lo explicado anteriormente relacionado con las bajas de inventarios que no se han podido entregar al Municipio.

DECISIÓN DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que los planes de mejoramiento contemplan un tiempo establecido para realizar la acción de mejora y que este no se cumplió al 100% se configura hallazgo administrativo y la acción correspondiente se deben incluir en el plan de mejoramiento de esta auditoria.

3.1.1.4. Control Fiscal Interno

Se emite una opiniónEficiente, con base en el siguiente resultado:


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Fuente matriz de calificación Elaboro: comisión de auditoria

En la vigencia 2014 se presenta las siguientes actuaciones:

Almacén: verificación del 100% del plaqueteo y las actualización de los inventarios de la institución educativa. Además se verificara que se estén efectuando los procedimientos requeridos para registros de entradas y salidas de elementos

Tesorería: Se programa verificar que la actividad contractual se ajuste el estatuto general de contratación y en especial el decreto 4791 de 2008, sobre la parte contable y financiera se verificara que se encuentren al día los libros e informes que se tengan que rendir a la Contraloría Municipal de Tunja, se verificara los pagos de los servicios públicos.

El delegado de control interno para esta vigencia el 15 de octubre de 2014, hace visita de inspección al almacén de la institución educativa para verificar el cumplimiento de las actuaciones prevista para esta vigencia.

Cumplimiento del 100% plaqueteo de bienes y actuaciones de Organización interna del almacén Entradas y salidas del almacén: se observa en los archivos magnéticos e impresos que el

control de entradas y salidas se están registrando.

El 12 de noviembre de 2014 se realiza una visita de inspección a la oficina de pagaduría para verificar los siguientes aspectos:

Verificación de la actividad contractual: Se escogieron las órdenes de pago 013, 062 y 075, encontrando que corresponden al pago efectuado y sus respectivos soportes para su cancelación.

Libros e Informes a la contraloría: Se constato que los informes a la contraloría municipal de Tunja están al día, y se subieron a la plataforma SIA en las fechas establecidas; los libros de bancos y contabilidad están al día.

Servicios públicos: Se revisaron las órdenes de servicios públicos 017 de proactiva, 048 pagos a Telmex y 069 pago a Colombia telecomunicaciones presentadas sus respectivos soportes el pago esta acorde con lo facturado.

3.2. CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes Variables:

TABLA 2-1


FACTORES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

Eficacia 94.9 0.20 19.0


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Eficiencia 82.3 0.30 24.7

Efectividad 92.0 0.40 36.8

Coherencia 100.0 0.10 10.0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 90.5

Calificación

Cumple 2


No Cumple 0

3.3CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 3.3.1. Estados Contables La opinión fue NEGATIVA, debido a la evaluación de las siguientes variables

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES


Total inconsistencias $ (millones) 155,274080

Indice de inconsistencias (%) 23.9%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Balance General 2014-2013

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % part.


ACTIVO

11 Efectivo 112.647.781.92 243.806.389.08 (131.158.607.16) (53.80) 17.38

14 Deudores 0 77.790.00 (77.790.00) (100) 0

16 Propiedad planta y equipo

516.271.744.04 311.018.736.04 205.253.008.00 65.99 79.42

19 Otros Activos 21.152.140.79 21.152.140.79 0 100 3.25


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TOTAL ACTIVO 650.071.666.75 576.055.055.91 74.016.610.84 12.85

24 Cuentas por Pagar

15.914.037.00 2.658.851.00 13.255.186.00 498.53 100

29 Otros pasivos(recaudos a favor terceros)

0 158.986.000.00 (158.986.000.00) (100) 0

TOTAL PASIVO 15.914.037.00 161.644.851.00 (145.730.914.00) 90.15 100

PATRIMONIO

31 Hacienda pública 634.157.629.75 414.410.204.91 219.747.424.84 50.03

Total pasivo y patrimonio

650.071.666.75 576.055.055.91 74.016.610.84 12.84


Estado de la Actividad Financiera, Económica y social


Periodo

Actual Anterior $ %

INGRESOS OPERACIONALES 212.560.943.00 229.441.708.00 16.880.765.00 7.36 95.23

43 Venta de servicios 7.125.620.00 8.532.040.00 1.406.420.00 16.48 3.19

44 Transferencias 143.273.000.00 158.986.000.00 15.713.000.00 9.88 64.19

47 Operaciones Interinstitucionales

62.162.323.00 61.923.668.00 238.655.00 0.39 27.85

GASTOS OPERACIONALES 189.339389.00 167.420.297.04 21.919.091.96 13.09


OTROS INGRESOS

48 Otros Ingresos 10.638.518.72 4.712.093.00 5.926.425.72 3.54 4.76


78.735.88 805.293.73 726.557.85 90.22 0.04

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

26.679.336.84 65.928.210.23 39.248.873.39 53.53

4 Ingresos Totales 223.199.461.72 234.153.801.00 10.954.339.28 4.68

5 Gastos 189.415.124.88 168.225.590.77 21.189.534.11 12.60

6 Costos 7.105.000.00 0 7.701.000.00 100


Estado de cambio en el patrimonio

CONCEPTO $


Variación Patrimonial durante 2014 219.747.425


Detalle de las Variaciones Patrimoniales

Aumento por actualizacionde inventarios 297.523.177

Resultado del ejercicio anterior

Capital fiscal

Excedentes del ejercicio Aumento

Depreciación y Amortización(disminución) 77.775.752


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Alcance de la Auditoria. Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada. Se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Presupuesto y Notas a los Estados Contables.

Se auditaron las órdenes de pago de los meses de Mayo y Diciembre la vigencia 2014. Se verificaron los libros auxiliares, principales, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén. Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

Verificación general de la información financiera 2014 y 2013



ACTIVOS 650.071.666.75 576.055.055.91 74.016.610.84 12.85

PASIVOS 15.914.037.00 161.644.851.00 (145.730.914.00) 90.15

PATRIMONIO 634.157.629.75 414.410.204.91 219.747.424.84 50.03

Cifras en pesos


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Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo Aumento en un 12.85% con respecto a la vigencia 2013; esto se debió a la actualización de inventarios.

La Institución Educativa representa su activo en efectivo, Deudores, propiedad planta y equipo y otros activos de los cuales se determina lo siguiente:

Efectivo:

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso.

Se analizó la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa vigencia 2014; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

Caja menor:

Se observa que la Institución Educativa no manejó este fondo durante la vigencia 2014 Bancos:

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.

0

100000000

200000000

300000000

400000000

500000000

600000000

DESCRIPCIÓN ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Series1 2013 576,055,056 161,644,851 414,410,205

Series2 2012 405,706,662 920,379 404,786,283


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La Institución Educativa maneja sus recursos en dos cuentas corrientes, identificadas como cuenta en el banco popular numero 110-250-02129-2 Gratuidad; 110-250-02135-9 SGP Transferencia

Extractos Bancarios Vs Libros de contabilidad


Entidad Bancaria


$


$

Diferencia s/g Conciliación

$

Cheques por cobrar

$

110-250-02129-2 SGP Popular 62.563.469.52 55.405.409.52 0 7.158.060..00

ENERO

54.276.952.02 54.276.952.02 0 0

FEBRERO

55.305.035.84 55.305.035.84 0 0

MARZO

53.575.553.26 53.575.553.26 0 0

ABRIL

49.478.204.26 49.478.204.26 0 0

MAYO

188.645.841.26 172.606.298.26 0 16.039.543.00

JUNIO

159.186.110.26 158.626.184.26 0 559.926.00

JULIO

126.478.071.26 121.740.818.26 0 4.737.253.00

AGOSTO

111.808.511.26 111.808.511.26 0 0

SEPTIEMBRE

108.651.399.26 102.569.055.26 6.082.344.00

OCTUBRE

99.875.563.26 99.313.010.26 562.553.00

94.784.687.26 82.493.744.26 12.290.943.00

NOVIEMBRE

74.220.525.26 57.842.395.26 16.378.130.00

DICIEMBRE

Se evidencia que la cuenta 1125002129-2 del Banco popular como lo indica los extractos bancarios, no se relaciona correctamente en los libros de contabilidad, en ellos sedenomina 1125002129-4 banco de Bogotá.Observación que se cita en la vigencia de 2013, por lo que no se volvió a registrar.


Entidad Bancaria


$


$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

1110-250-02135-9 MUNICIPIO Popular 188.400.979.56 188.400.979.56 0 0

ENERO

184.524.022.52 184.524.022.52 0 0

FEBRERO

182.505.896.18 23.518.541.28 (1.354.00) 158.986.000.00

MARZO

18.298.319.94 18.511.056.94 1.354.00 212.737.00

ABRIL

32.511.962.94 32.511.962.94 0 0

MAYO

25.620.753.94 25.620.753.94 0 0


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JUNIO

30.548.753.94 29.692.143.94 0 856.610.00

JULIO

27.365.593.49 24.922.633.94 0 2.442.960.00

AGOSTO

49.160.356.94 49.160.356.94 0 0

SEPTIEMBRE

45.607.988.94 45.607.988.94 0 0

OCTUBRE

42.860.028.94 42.860.028.94 0 0

NOVIEMBRE

56.297.949.66 54.805.386.66 0 1.492.563.00

En los libros de contabilidad del mes de febrero se evidencia una contabilización de gastos bancarios por $9.395.24 y en el extracto bancario $8.040.34, de lo que se evidencia una diferencia de $1.354.00 valor que fue compensado en el mes de marzo yendo en contravía del principio de periodo contable y causación.

Deudores:

Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Variación de deudores vigencia 2014-2013



TOTAL DEUDORES 0 77.790.00 (77.790.00) (100)

PRESTACIÓN DE SERVICOS

0 0 0 0

OTROS DEUDORES 0 77.790.00 (77.790.00) (100)

Fuente papeles de trabajo - cifras en pesos

Se observa que la institución educativa cumplió con la gestión de recaudo en el que se evidencia un 100% en prestación de servicios y 95.10% en otros deudores.

subcuenta 140701002 servicios educativos vigencia 2011; Llama la atención que en el mes de enero de 2013 presenta un saldo inicial negativo por valor de $1.171.000.00, el cual genera una subestimación por este valor en la cuenta del activo. En libros auxiliares de contabilidad se evidencia un saldo final por valor de (1.276.000.00) el cual no se ve reflejado en los estados financieros ni corresponde a la naturaleza de la cuenta; por lo que se presume que los saldo en libros oficiales de contabilidad no son fiel copia de los libros auxiliares.De igual forma en enero de 2014 se ve nuevamente reflejado el $1.276.000 en libros auxiliares, por lo que se genera incertidumbre en esta subcuenta; observación que se dio también en la vigencia 2013.


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Subcuenta 147090001Otros deudores: se evidencia buena gestión por parte de la administración para recuperar los dineros de la Institución educativa, no obstante con la observación anterior existe incertidumbre en esta subcuenta.

OBSERVACION No. 34 En la vigencia de 2014, se observó que en la subcuenta 140701002, en los libros auxiliares se refleja un saldo inicial por valor de $1.276.000.00, valor que no se evidencia en los estados financieros, y que genera una incertidumbre por esta suma. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA En los libros auxiliares de la subcuenta 140701 se registran dos auxiliares una 140701001 Servicios Educativos con saldo a 31 de Diciembre de 2014 de $1.276.000 y otra 140701002 Servicios educativos vigencia 2011 con saldo - $1.276.000 no se ve reflejado ningún saldo porque el saldo de la subcuenta 140701 es de $0 Aceptamos la observación y se firmará en el plan de Mejoramiento para realizar la reclasificación de cuentas auxiliares debitando la cuenta 140701002 por valor de $1.276.000 y acreditando el auxiliar de la cuenta 140701001 $1.276.000.

DECISION DE LA CONTRALORIA

Teniendo en cuenta que esta observación también se registró en la vigencia de 2013, y que es aceptada por la institución educativa, se configura hallazgo administrativo, se debe incluir en el plan de mejoramiento que debe ser consolidada con la de la vigencia 2013.

Propiedad planta y Equipo:

Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

Comparativo de propiedad planta y equipo de las dos ultimas vigencias

Concepto 2014

$ 2013

$ Variación

$ %

EDIFICACIONES Y CASAS 154.014.080 154.014.080.00 0 0

MAQUINARIA Y EQUIPO 177.604.917.09 175.004.917.09 2.600.000.00 1.49

EQUIPO MEDICO CIENTIFICO 59.367.084.00 2.337.880.00 57.029.204.00 2439

MUEBLES Y ENSERES

185.026.811.00

150.732.352.00 34.294.459.00 22.75

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTADOR

378.599.754.62 228.743.530.62 149.856.224.00 65.51


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EQUIPO COMEDOR Y COCINA 9.144.593.00 9.144.593.00 0 0

DEPRECIACION ACUMULADA (445.637.326.88) (407.110.447.88) (38.526.879.00) (9.46)

PROVISION PARA PROTECCION (1695)

(1.848.168.79) (1.848.168.79) 0 0

Fuente papeles de trabajo

La mayor variación se evidencia en equipo medico científico 2439%, seguido de equipo de comunicación y computador con un 65.51% y muebles y enseres con el 22.75%

Equipo Medico científico: su variación corresponde a 2439% esto obedece a nota de contabilidad No 06, actualización de almacén según comité de sostenibilidad contable.

Equipo de cómputo: su variación corresponde al 65.51%,la cual se motiva en la actualización de inventarios según nota de contabilidad No 06.

Muebles y enseres: su variación corresponde a un 22.75%, la cual se evidencia en nota de contabilidad numero 06 de abril de 2014 por actualización de inventarios.

OBSERVACION No. 35

En la subcuenta 164001, edificaciones y casas, se evidencia el valor de $154.014.080, cuyos soportes de propiedad no se encontraron, en consecuencia corresponde a una incertidumbre, que viene de vigencias anteriores. Observación con alcance administrativo


El saldo de la cuenta 164001 Edificaciones y Casas por valor de $154.014.080 viene de años anteriores presuntamente y según averiguaciones corresponden a Obras y Mejoras en Propiedad Ajena; con el proceso de saneamiento contable se reclasificó esta cuenta creando la cuenta 164001 Edificaciones y Casas. No se había realizado ningún proceso debido a que en los informes de auditoría de vigencias anteriores por parte de la Contraloría no había manifestado ninguna observación al respecto, La presente observación se firmará en el plan de mejoramiento para iniciar el origen de ésta cuenta y confrontarla con la Oficina de Contabilidad del Municipio y realizar el respectivo registro contable.


Teniendo en cuenta que la Institución educativa no desvirtúa lo observado ni allega soporte que evidencie, se configura hallazgo administrativo el cual debe incluirse y consolidarse con el hallazgo de a la vigencia 2013 que corresponde a la misma situación.

Depreciaciones:

No se evidencia nota explicativa sobre las depreciaciones; no obstante en libros auxiliares se evidencia que se efectuaron depreciaciones mensualmente en línea recta a cada uno de los bienes de la Institución; cumpliendo lo prescrito en la norma.

Pasivo


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Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

En la vigencia 2014 disminuyó en un 90.15%, significativamente con respecto al 2013, esto obedece a otros pasivos (recaudos a Favor de terceros) que fueron devueltos al Municipio por error de giro en la vigencia de 2013.

Cuentas por pagar: Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones. Se evidencia que las cuentas por pagar se encuentran soportadas mediante resolución número 011 del 05de diciembre de 2014 y al ser comparada con los libros auxiliares, éstas se encuentran causadas correctamente. Variación de cuentas por pagar vigencia 2014-2013



Servicios 15.914.037.00 750.000.00 15.164.037.00 2.022


En el cuadro anterior se observa una aumento del 2.022%, esto obedece a que la

Institución Educativa contabilizó cuatro cuentas por pago a contratos de los cuales no se evidencia el recibido a satisfacción del objeto del contrato, como es el caso de Mario Diomedes Ríos cruz $6.463.000.00;Jose Orlando Orjuela Albarracín $4.471.360.00 Y Buhos Editores $2.668.464.00.

OBSERVACION No. 36

Se evidencia que las cuentas por pagar reflejadas en los libros auxiliares, no son claras ya que no se evidencia el concepto a que corresponde, ni el recibo a satisfacción, luego corresponderían al parecer a reservas. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA Las cuentas por pagar reflejadas corresponden al pago de los Servicios Profesionales de la Contadora que quedan pendientes de cancelar con la entrega de las cuentas a 31 de Diciembre de cada año a la oficina de Contabilidad y a la Contraloría Municipal de Tunja.


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DECISION DE LA CONTRALORIA: La respuesta dada por la Institución Educativa no desvirtúa lo observado, el valor contabilizado corresponde a otros valores no solo a la contadora por lo que se configura hallazgo administrativo y se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Retención en la fuente: Representa el valor que ha sido retenido por la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, frente a todos los pagos o abono en cuenta que realicen. Se efectuó comparación entre los saldos declarados y pagados en la declaración de retención en la fuente de cada mes y lo registrado en los libros de contabilidad, de este cruce se evidenció que la Institución Educativa no esta cumpliendo con lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario, y en el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24.”. Esto debido a que en el mes de marzo y mayo de 2014, no se registra en libros los valores realmente pagados a la Dian, tal como lo evidencia en el siguiente cuadro.

MES ULTIMO DIA FECHA PAGO

VALOR PAGADO FISICO VALOR /LIBROS DIFERENCIA

Enero 2014/02/24 00/00/00 - - -

Febrero 2014/03/25 00/00/00 - - -

Marzo 2014/04/24 2014/04/25 49,000 68.250.00 19.250.00

Abril 2014/05/22 2014/05/21 158,000 158,000 -

Mayo 2014/06/24

2014/06/16 616,000 633,540 - 17,540

Junio 2014/07/21 2014/07/21 658,000 658,116 - 116

Julio 2014/08/26 2014/08/26 1,631,000 1,630,018 982

Agosto 2014/09/19 2014/09/18 134,000 134,272 - 272

Septiembre 2014/10/22 2014/10/21 321,000 321,341 - 341

Octubre 2014/11/25 2013/11/25 273,000 273,000 -

Noviembre 2014/12/23 2013/12/18 884,000 883,645 355

Diciembre 2015/01/27 2015/01/27 1,060,000 1,060,324 - 324


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OBSERVACION No37

Al parecer, no se esta cumpliendo con lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario y en el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24. Esto debido a que en el mes de marzo y mayo de 2014 no se registra en libros el mismo valor pagado a la DIAN. Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo

RESPUESTA DE LA INSTITCUION EDUCATIVA:

En el mes de Marzo de 2014 el valor descontado por retención en la fuente es de $48.750 este valor se canceló en el mes de Abril mediante nota debito por valor de $49.000 por las aproximaciones al mil, en el mes de mayo el valor descontado por retención en la fuente $ 615.585 y se canceló mediante nota en el mes de junio el valor de $616.000 por las aproximaciones al mil


La institución educativa presenta en medio magnético la evidencia (libros auxiliares), donde la contraloría establece que la institución Educativa si efectuó correctamente los pagos a la DIAN; y la observación se genero por error de suma, en consecuencia la misma se levanta.

Recaudos a Favor de Terceros:

Representa el valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, privadas personas naturales, que debe ser reintegrada a éstas en los plazos o convenios.

Comparativo otros pasivos, entre la vigencia 2014/2013

Cuenta Valor 2014 2013 VARIACIÓN ABSOLUTA


OTROS PASIVOS CTA 29

0 158.986.000.00 143.071.963.00

100


Se observa una disminución del 100% en la vigencia 2014 con respecto la vigencia 2013 ya que corresponde a un giro efectuado por error de la Secretaria de Educación, el cual fue devuelto el día 21 de marzo de 2014 por valor de $158.986.000.0 a la cuenta de ahorros 380843241 Banco de occidente del Municipio de Tunja.

Patrimonio:

Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal.


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cuenta Valor 2014

$ 2013

$

VARIACIÓN ABSOLUTA

$ VARIACIÓN

PORCENTUAL %

Hacienda pública 634.157.629.75 414.410.204.91 219.747.424.84 53.03

Se evidencia un aumento del 53.03 %, esto obedece a que la Institución Educativa registró en su contabilidad según comité de sostenibilidad contable, los inventarios que fueron actualizados.

Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. Variación entre ingresos vigencia 2014-2013


periodo Actual Anterior $ %

INGRESOS OPERACIONALES

212.560.943.00 229.441.708.00 16.880.765.00 7.94 95.23

43 7.125.620.00 8.532.040.00 (1.406.820.00) 16.49 3.19

44 143.273.000.00 158.986.000.00 (15.713.000.00) 9.88 64.19

47 62.162.323.00 61.923.668.00 238.655.00 0.39 27.85

48 Otros Ingresos 10.638.518.72 4.712.093.00 5.926.425.72 12.58 4.76

223.199.461.72 234.153.801.00 10.954.339.28 4.68 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Se observa que los ingresos que recibe la Institución Educativa corresponden a transferencias, venta de servicios educativos y otros Ingresos.

En el cotejo de las cifras reflejadas en el presupuesto de ingresos y las registradas en los libros de contabilidad cuenta 4; se evidencia las siguientes observaciones:

RECAUDOS PRESUPUESTO 2014 305.437.793.00

MENOS RECURSOS DEL BALANCE (Bancos)2014 88.222.948.00

CUENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES 2.039.120.00

INGRESOS CONTABILIDAD 223.199.461.72

SUMAS IGUALES 204.175.725.00 223.199.461.72



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Al efectuar el cruce contable con la ejecución presupuestal de ingresos, se evidencia una diferencia de $19.023.736.722; valor que se presume no fue presupuestado en la vigencia 2014.

OBSERVACION No. 38 Se observa una diferencia entre la ejecución presupuestal de ingresos y la cuenta de ingresos en libros de contabilidad, por valor de $19.023.736.22. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

Recaudos según ejecución Presupuestal F06

Ejecución de Ingresos Vigencia 2013 Formato F06 $287.292.136.00

Menos Recursos del Balance -49.385.168.00

Total Ingresos Recaudados de la Vigencia $237.906.968.00

Recaudos según libros de Contabilidad

Ingresos de la vigencia fiscal cuenta 400000 $234.153.801.00

Menos cuenta 481047 Aprovechamientos que no afecta los ingresos recibidos corresponde a las aproximaciones al mil en el pago de retenciones

-2.093.00

Más ingresos por cuentas por cobrar cuenta 140701 2.918.260.00

Más ingresos por cuentas por cobrar cuenta 147090 837.000.00

Total $237.906.968.00

DECISION DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la diferencia corresponde a la vigencia 2014 y no a la 2013 como lo menciona la institución Educativa, no desvirtúa lo observado, se configura hallazgo administrativo que se debe incluir en el plan de mejoramiento.

Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Variación de gastos entre la vigencia 2014-2013

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION %

Part.perioActual Anterior $ %


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do

TOTAL GASTOS y Costos 189.415.124.88 168.225.590.77 21.189.534.11 12.60



78.735.88 805.293.73 (726.557.85) (90.22) 0.04


Se evidencia que la cuenta representativa de los gastos corresponde a Gastos de operación, ya que al efectuar la comparación con la vigencia 2013 se observa un aumento del 13.09% seguida de los gastos Generales que aumentaron en un 90.22%; el aumento de esta cuenta corresponde a que en la vigencia 2014

Se observa que todos los gastos generados por la Institución Educativa se encuentran contabilizados y soportados presupuestalmente. Presupuesto Vs libros de contabilidad: COMPROMISOS SEGÚN PRESUPUESTO. 208.704.000.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5y 6 196.520.124.88

MENOS CUENTAS POR PAGAR CAUSADAS EN 2014 PARA PAGAR EN 2014

14.622.824.00

MAS CTA 1655 2.600.000.00

MAS CTA 1665 600.000.00

MAS CTA 1670 8.984.920.00

SUMAS IGUALES 208.704.000.00 208.705.044.88 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Al parecer se evidencia una diferencia de $ 1.044.88 entre los compromisos presupuestados y libros de contabilidad vigencia 2014.

OBSERVACION No. 39 Al parecer se presenta una diferencia en los gastos de $1.044.88 entre presupuesto y libros de contabilidad. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA:

COMPROMISOS SEGÚN PRESUPUESTO. 208.704.049.00

CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5y 6 196.520.124.88

MAS CTA 1655 2.600.000.00

MAS CTA 1665 600.000.00

MAS CTA 1670 8.984.920.00

MENOS CTA 481007 SOBRANTES -997.00

SUMAS IGUALES 208.704.049.00 208.704.047.88

La diferencia que se presenta de $1.12 se debe a que en la ejecución presupuestal se aproximó el valor de los gastos bancarios.


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DECISION DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta dada por la Institución educativa, teniendo en cuenta que se aclaro sobre los 997.00 y la aproximación de gastos bancario por lo anterior se levanta lo observado.

Opinión de los estados financieros En nuestra opinión, por lo expresados en los párrafos procedentes, los estados financieros del Instituto Educativo Gonzalo Suarez Rodón, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera al 31 de diciembre de 2014 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha de conformidad con los principios y normas prescritas por la autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el contador general. En consecuencia se emite dictamen ADVERSO O NEGATIVO.

3.3.2.1. Concepto Control Interno Contable

Mostrar la calificación de la Entidad, la obtenida en la evaluación de la Comisión y las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno Contable. La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014 La Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón no allego el informe de control Interno contable; no obstante se evidencia que no tiene un Modelo estándar de Control Interno, lo cual dificulta la elaboración del correspondiente informe al no tener establecidos los procesos y los procedimientos. No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.


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En la Auditoria realizada a la parte de estados contables se encontraron algunas debilidades tales como:

ACTIVIDAES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION

No existe manual de procesos y procedimientos contables.

CLASIFICACIÓN -No se identifican riesgos del proceso de la información contable

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION

-Presentación inadecuada de la información contables las notas a los estados financieros no son claras; Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables

RECOMENDACIONES:

- Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de

Inventarios, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada

clasificación contable, soportada con actas de comité de sostenibilidad contable.

- Elaboración de mapa de riesgos

- Adoptar políticas para el retiro de los bienes de la entidad contable pública por

diferentes circunstancias que impidan el uso de los mismos

Se evidencia las mismas inconsistencias de la vigencia 2013 por lo que se deja la

observación de esta vigencia.

3.4. Gestión Presupuestal Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL 2014

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación presupuestal 83.3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83.3

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


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El control de presupuesto en la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón de Tunja, se efectuó sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 con sus decretos reglamentarios.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS



VIGENCIA 2014

Código Nombre Rubro Presupuesto Definitivo $ Recaudos $ % Por Recaudar %

1 INGRESOS 300.351.651.00 305.437.793.00 101.69 0

En el cuadro anterior se observa que la ejecución presupuestal de ingresos presentada por la Institución Educativa no es la correcta teniendo en cuenta que el presupuesto definitivo no puede ser inferior al realmente recaudado; se presume que no todos los ingresos recibidos por la institución Educativa vigencia 2014 fueron presupuestados.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2014

Código Nombre Rubro Presupuesto Definitivo $ Ejecutado $ % Por Ejecutar $ %

2 GASTOS 300.351.651.00 208.704.049.00 69.49 91.647.602.00 30.51


La Institución educativa para la vigencia 2014 de su presupuesto definitivo, ejecutó el 69.49% dejando por ejecutar el 30.51%; valor representativo para las necesidades que la institución tiene para su funcionamiento; lo que indica que debe tener mejor gestión en la ejecución del presupuesto de la vigencia.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LOS QUE SE APROBÓ, LIQUIDÓ Y MODIFICÓ EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2014

ACTO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO VALOR $

REDUCCIONES

$

ADICIÓN $

CREDITOS Y CONTRACREDI

TOS $

Acuerdo No06 del29 de noviembre de 2013

Aprobación del presupuesto

206.500.00.00


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Liquidación del presupuesto

No existe

Acuerdo numero 01 de enero 23 de 2014

Recursos del Balance

82.239.328.00

Acuerdo número 02 del 01 de julio de 2014

Transferencia con destinaciones especifica. -traslado de servicios técnicos y Materiales y suministro para honorarios profesionales; mantenimiento y servicios públicos

4.928.000.00

$14.000.000.0

Acuerdo numero 03 del 19 de noviembre de 2014.

Transferencias sgp 6.684.323.00

DEFINITIVO 206.500.000.00 93.851.651.00 14.000.000.00

- Se evidencia que en la ejecución presupuestal existe $23.000.000.00 traslados de un

rubro a otra, pero solo se encuentran soportados mediante acto administrativo $14.000.000.00.

- En las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos, no se ven reflejados los

créditos y contra-créditos, generando confusión. Mediante Acuerdo No. 06 del 29 de noviembre de 2013, el Consejo Directivo establece el presupuesto de Rentas y Gastos de la Institución para la vigencia fiscal del año 2014 en la suma de $206.500.00.00, se adicionó $93.851.651.00; para un presupuesto definitivo de $300.351.651.00;acogiéndose a los parámetros establecidos en el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, en cuanto al proceso de elaboración y aprobación de su presupuesto; no obstante algunos traslados presupuestales no están soportados mediante acto administrativo.



VIGENCIA 2013


Definitivo Recaudos

presupuestados % Por Recaudar %

1 INGRESOS 300.351.651.00 305.437.793.00 101.69 0 100

Recursos Operacionales propias 11.000.000.00 11.779.522.00 107.09 0

Recursos de capital 83.239.328.00 88.222.948.00 105.99 0

Transferencias corrientes 206.112.323.00 205.435.323.00 99.67 677.000.00 0.33 Fuente: Papeles de trabajo – cifras en pesos


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En el cuadro anterior se observa las falencias para elaborar una ejecución presupuestal por parte de la Institución Educativa, teniendo en cuenta que el recaudo no puede ser superior al presupuesto definitivo. Según el análisis se evidencia que no se adiciona o reduce el presupuesto correctamente para lograr establecer un presupuesto definitivo. Por lo cual, al parecer se está incumpliendo el Decreto 111 de 1996 principio de planeación.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GATOS

VIGENCIA 2014


Definitivo Ejecutados % Por Ejecutar %

2 EGRESOS 300.351.651.00 208.704.000.00 69.49 91.647.651.00 30.51

Servicios personales Indirectos

35.000.000.00 24.290.000.00 69.4 10.710.000.00 30.6

Gastos generales 216.239.328.00 140.684.254.00 65.06 75.555.074.00 34.94

Impuestos tasas y Multas 2.000.000.00 77.739.00 38.87 1.922.261.00 96.11

Gastos de Inversión (SGP) 47.112.323.00 43.652.056.00 92.66 3.460.267.00 7.34 Fuente: papeles de trabajo Cifras: pesos

El rubro más representativo corresponde a Gastos de generales; seguido de gastos de inversión y servicios persónales indirectos.

Teniendo en cuenta que el recaudo corresponde a $305.437.793.00y los gastos ejecutados fueron de $208.704.000.00, se concluye que de lo recaudado realmente se ejecutó un 68.33%, lo que evidencia que se dejó de ejecutar un 32.67%; porcentaje representativo; esto demuestra que la institución educativa no realiza una gestión adecuada en la administración de sus recursos; teniendo en cuenta que se debe disminuir el porcentaje de recursos del balance para la siguiente vigencia; pues existen muchas necesidades del colegio que aún no se suplen.

OBSERVACION No 40 Al parecer no todas las modificaciones al presupuesto cuentan con su acto administrativo de soporte. Se evidenció que el presupuesto de ingresos definitivo es inferior a lo realmente recaudado, sin que se realizara la adición respectiva. En los presupuestos de ingresos y de gastos no se reflejan los créditos y contra créditos de los traslados presupuestales. Observación con alcance administrativo RESPUESTA DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: REPLICA: Todas las modificaciones que se hacen al presupuesto se realizan mediante acto de administrativo


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que corresponden a Acuerdos del Consejo Directivo los cuales se anexaron a lo solicitado, de ser necesario se volverían radicar. - Se evidenció que el presupuesto de ingresos definitivo es inferior a lo realmente recaudado, sin que se realizara la adición respectiva. REPLICA: Los ingresos realmente recaudados son mayores al presupuesto definitivo debido a que el mes de Diciembre se reciben ingresos los cuales no se pueden adicionar porque los integrantes del Consejo Directivo se encuentra en periodo de vacaciones presentándose así un mayor valor ingresado al presupuestado. - En los presupuestos de ingresos y de gastos no se reflejan los créditos y contra créditos de los traslados presupuestales. REPLICA: El Formato F06 Ejecución de ingresos se está presentando en según lo establecidos por la Contraloría diligenciando el total de las columnas como son código, nombre, presupuesto inicial, adiciones, reducciones y Recaudos; este formato no solicita créditos ni contra créditos para identificarlos. El Formato F07 Ejecución de Gastos sí solicita los créditos y los contra créditos que corresponden a las columnas ( E ) y (F) y se puede evidenciar que sí están identificados en este formato

DECISION DE LA CONTRALORIA: La Institución Educativa no allega los actos administrativos donde se evidencie la totalidad


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de los traslados presupuestales; las ejecuciones presupuestales presentadas al SIA evidencian los créditos y contra- créditos pero las presentadas en medio físico para la auditoria no lo revelan. Por lo anterior se configura hallazgo administrativo


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4. OTRAS ACTUACIONES

4.1. Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público. VIGENCIA 2013: Durante la vigencia 2013 la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rendón, rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios Personales Indirectos; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfono fijo; Asignación y uso celular, Servicios públicos (agua y luz) y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Analizada la información presentada en los cuadros, se observa lo siguiente:

CONCEPTO 2013 2012 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

%

SERVICIOS PERSONALES

24.150.000 7.821.000 16.329.000 209%

PUBLICACIONES, FOTOCOPIAS 7.531.260 17.876.723 (10.345.463) -58%

USO DE TELÉFONO 9.016.103 6.233.690 2.782.413 45%

USO DE CELULAR

167.400 - 167.400

SERV. PÚBLICOS AGUA Y LUZ 35.740.924 37.512.435

(1.771.511)

-5%

ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

38.495.350 38.455.400 39.950 0%

Cifras en pesos. Para esta vigencia los gastos más representativos corresponden a Gastos de adquisición muebles, mejoras y mantenimiento con un valor de $38.495.350 donde su incremento con respecto al año anterior se mantuvo, seguida por de servicios personales con un valor de $24.150.000 donde su incremento fue del 209% con respecto al año anterior (2012), ya que en este gasto se reflejó los contratos del instructor de la banda marcial de la institución, entrenador de porrismo e instructor de música. En cuanto a publicaciones y fotocopias, el gasto fue de $7.531.260, hubo disminución con respecto del año anterior del 58%, el uso de celular fue de $167.400, en consideración a que se hace necesario adquirir un plan celular para el señor rector en el ultimo trimestre de la vigencia 2013. VIGENCIA 2014 Para la vigencia 2014 la Institución Educativa Gonzalo Suarez Rondón rindió el consolidado de los informes sobre Austeridad y Eficiencia del Gasto Público, sobre Servicios Personales Indirectos; Impresos, publicidad y publicaciones; Asignación y uso de teléfono fijo; Asignación y uso celular, Servicios públicos (agua y luz) y Adquisición de inmuebles, mejoras y mantenimiento. Analizada la información presentada en los cuadros se observa lo siguiente:


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CONCEPTO 2014 2013 VARIACION ABSOLUTA

VARIACION PORCENTUAL

%

HONORARIOS 26.290.000 24.150.000 2.140.000 9%

PUBLICACIONES, FOTOCOPIAS 8.331.164 7.531.260 799.904 11%

USO DE TELÉFONO - 9.016.103 (9.016.103) -100%

USO DE CELULAR

1.178.424 167.400 1.011.024 604%

SERV. PÚBLICOS AGUA Y LUZ 36.669.312 35.740.924

928.388

3%

ADQUISICIÓN MUEBLES, MEJORAS Y MANTENIMIENTO

51.165.172 38.495.350 12.669.822 33%

Cifras en pesos

Para esta vigencia los gastos más representativos corresponden a Gastos de adquisición muebles, mejoras y mantenimiento con un valor de 51.165.172 donde su incremento fue de 33% con respecto al año anterior, debido a los trabajos de mantenimiento y mejoras en las tres sedes de la institución, seguida por las erogaciones de servicios personales con un valor de $26.290.000 donde su incremento fue del 9% con respecto al año anterior, ya que este se mantienen los contratos del instructor de la banda marcial de la institución, entrenador de porrismo e instructor de música, En cuanto al gasto de uso de teléfono su valor es de 0 debido a que se mantienen las líneas telefónicas únicamente para los paquetes de internet.


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5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

No.

HALLAZGO

A D F P S

1

Dentro del contrato N° CO-003 no se evidenció, actas parciales de seguimiento, firmadas por el supervisor al contrato, documentos que soportan las actividades mensuales realizadas por la contratista.

X

2 El contrato no se encuentra firmado por el contratista.

X

3

Al parecer el contratista hace aportes únicamente a salud dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales sin que se evidencie pronunciamiento al respecto por parte del supervisor. Incurriendo en incumplimiento del articulo 23 de la ley 1150 de 2007.

X Se levanta

con alcance disciplinario

4


X Se levanta


5


X Se levanta


6

Se pudo establecer que el contratista hace aportes únicamente a salud con el mínimo, dejando de cotizar a pensión y a riesgos laborales, sin que el supervisor se pronuncie al respecto, violando el articulo 23 de la ley 1150 de 2007.

X Se levanta


7

Al parecer, no se evidenció prueba de ejecución de la entrega de refrigerios por valor de $254.600, grupo musical por valor de $800.000, ni de los arreglos florales y la mesa por valor de $400.000, además con estos gastos, presumiblemente se viola el articulo 2 del decreto nacional 2445 de 2000 y el Artículo 11 del decreto de la Alcaldía No. 4791 de 2008; por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $1.454.600.

X X X

8 Se observaron órdenes de pago con dos registros presupuestales con diferente numeración que soportan el egreso.

X

9

La orden de pago No.59 donde la UPTC, realiza el evento de olimpiadas matemáticas el pago de inscripción se realiza a José Orlando Bautista y no a la UPTC.

X


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10

En el Rut, al parecer, no se revisa que la actividad económica del contratista corresponda con el objeto a contrastar, verificando la idoneidad de la persona, como es el caso la orden de pago 106.

X

11

En algunas órdenes de pago no concuerda el valor a pagar con el valor que registran en el concepto como es el caso orden de pago 110.

X

12 Algunas ordenes de pago están soportadas por el registro presupuestal y este se encuentra enmendado y corregido a esfero. Hallazgo en ambas vigencias.

X

13 Los formatos F1; F6 Y F20-13A presentan inconsistencias en su rendición de igual forma no se evidenciaron algunos anexos.

X

14 En los libros de contabilidad no se denomina correctamente la cuenta bancaria 1125002129-2 tanto en número como en banco. X

15

Se evidencia que en algunas transacciones, contablemente registra los centavos y en el giro de cheques no tienen en cuenta los centavos; por lo que no se guarda la coherencia adecuada. De igual forma algunos registros en libros auxiliares de contabilidad, no concuerdan con el valor real del cheque girado.

X

16

Se evidencia que la Institución Educativa mantiene en sus estados financieros edificaciones y casas por valor de $154.014.080.00, de las cuales no posee documento de propiedad. De igual forma hallazgo en la vigencia 2014.

X

17

La Institución Educativa no esta cumpliendo con lo establecido en el artículo 382 del Estatuto Tributario, y en el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 en su artículo 24. Esto debido a que en la declaración de retención en la fuente del mes de abril se dejo de pagar $101.000.00 los cuales se consignaron en la declaración de junio.

X

18

Se evidencia una diferencia entre lo realmente recaudado en presupuesto y lo contabilizado en libros oficiales, por valor de $2.133.040.00.

X

19

Se evidencia una diferencia entre la relación de pagos y estados

contables por valor de $28.502.00. X

20

No se han entregado los bienes dados de baja al municipio



X

21

-Se evidencia que las ejecuciones presupuestales tanto de ingresos como de egresos no se presentan correctamente, ya que no identifican créditos ni contra créditos. -De igual forma en la ejecución de ingresos se evidencia que el presupuesto definitivo es inferior al realmente recaudado -En los recursos de capital se establece un presupuesto de

X


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$49.884.802.26 y se recauda un valor de $49.888.474.26

22

No se aporta el acta de inicio al contrato, ni las actas de seguimiento de supervisión al contrato de prestación de servicios profesionales como contadora, que evidencien las actividades realizadas para cada pago.

X

23

Al parecer, dentro de los soportes del contrato no se evidenció prueba que indique la ejecución de la entrega de los 500 refrigerios por valor de $1.000.000, el grupo musical por valor de $750.000, y de la infraestructura y logística (Decoración del salón, Silletería y mesas, sonido fijo y móvil) por un valor de $1.350.000, además este tipo de gastos están prohibidos por el Decreto 2445 artículo 2 y en el Artículo 11 del decreto 4791 de 2008. Por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $3.100.000.

X X X

24

No se aportó el acta de inicio, ni el detalle de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato, tampoco se anexa acta de liquidación del contrato. Documentos necesarios ya que evidencian el desarrollo de la ejecución del contrato.

X

25

No se aportó el acta de inicio, ni informe de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato, tampoco se puso a disposición el acta de liquidación, documentos necesarios que evidencian la ejecución del objeto contratado.

X

26

No se encontraron soportes que evidenciaran la ejecución de las actividades pactadas en el objeto pactado por valor $3.250.000, además con estos gastos, presumiblemente se viola el articulo 2 del decreto nacional 2445 y el artículo 11 del decreto 4791 de 2008. Por tanto se constituye un presunto detrimento patrimonial por valor de $3.250.000.

X X X

27 El 10% de las ordenes de pago presentan su registro presupuestal tachado y corregido a esfero. X

28

En los formatos F6 y F7 no se evidencia créditos ni contra-créditos; de igual forma se evidencia que el presupuesto definitivo de ingresos es inferior al realmente recaudado.

X

29 No se ha cumplido con el 10% del plan de mejoramiento. X

30

En la vigencia de 2014, se observó que en la subcuenta 140701002, en los libros auxiliares se refleja un saldo inicial por valor de $1.276.000.00, valor que no se evidencia en los estados financieros, y que genera una incertidumbre por esta suma.de igual forma observación vigencia 2013.

X

31

Se evidencia que las cuentas por pagar reflejadas en los libros auxiliares, no son claras ya que no se evidencia el concepto a que corresponde, ni el recibo a satisfacción, luego corresponderían al parecer a reservas.

X

32

Se observa una diferencia entre la ejecución presupuestal de ingresos y la cuenta de ingresos en libros de contabilidad, por valor de $19.023.736.22.

X


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33 Al parecer se presenta una diferencia en los gastos de $1.044.88 entre presupuesto y libros de contabilidad. X

34

Al parecer no todas las modificaciones al presupuesto cuentan con su acto administrativo de soporte. Se evidenció que el presupuesto de ingresos definitivo es inferior a lo realmente recaudado, sin que se realizara la adición respectiva.

X

TOTAL DE HALLAZGOS 34 3 3 0 0

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal

MIRYAM TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditora Fiscal (C)

informe final de auditorÍa ... - contraloría de...

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