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Facturacin Electrnica

En Ecuador la emisin de documentos electrnicos, se reglamentan como mensajes de

datos en la resolucin No. NAC-DGERCGC12-00105, publicada en el Registro Oficial 666 de

21 de marzo de 2012.

Un comprobante electrnico es un documento que cumple con los requisitos legales y

reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la

autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a travs de una

nueva modalidad electrnica autorizada por el Servicio de Rentas Internas. Un

comprobante electrnico tendr validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la

firma electrnica del contribuyente emisor.

Un comprobante electrnico tendr validez legal siempre que contenga una firma

electrnica.

Antecedentes

Los servicios de facturacin electrnica permiten mayor celeridad en los procesos

financieros de las instituciones adems de aportar a la no utilizacin de papel en las

oficinas ahorrando de esta manera recursos econmicos de la institucin al prescindir del

uso de material de oficina de manera excedente, pudiendo emitirse en un sistema

informtico Facturas, Notas de crdito, Comprobantes de Retencin y Guas de Remisin;

siendo un sistema escalable de fcil adaptacin a los requerimientos del SRI en el

momento que as se disponga.

Procesos

La emisin de comprobantes electrnicos segn el Servicio de Rentas Internas (SRI) debe

cumplir con la totalidad de los procesos solicitados por el rgano regulador para que sean

considerados de servicio vlido

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El SRI solicita que el emisor de documentos electrnicos deba generar el documento y

enviarlo a sus servidores web para su validacin el mismo es devuelto de manera

inmediata para que entregado al cliente va correo electrnico o publicacin en el sitio

web del emisor para que sea posteriormente descargado.

Nuestro sistema de facturacin electrnica cumple con la totalidad de los procesos

incluyendo la entrega al cliente va correo electrnico, publicacin en el sitio web de la

empresa y adems la posibilidad de imprimir el mismo

EL cumplimiento de estos procesos por parte de nuestro sistema se detalla en la figura 1.

Figura 1: Secuencia de procesos

Los procesos de nuestro sistema se reconocen de la siguiente manera:

Generacin del documento en XML

Firma del Documento (Firma Electrnica)

Envo de Documentacin para autorizacin por el SRI

Recepcin de Documento Autorizado

Creacin de RIDE

Envo de Documentos de Manera Electrnica

Publicacin en el Sitio web de la institucin

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Beneficios

El Portal del SRI en su seccin de facturacin electrnica detalla los mltiples beneficios de

la emisin de documentos en esta metodologa identificando entre los ms importantes

los siguientes:

Contribuyente:

Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y garantiza la validacin de

los comprobantes.

Reduce costos de emisin, envo y almacenamiento de comprobantes.

SRI

Moderniza el Estado con eficiencia y agilidad.

Acceso oportuno a la informacin de calidad

Pas.

Mejora el sistema de administracin tributaria del pas.

Cuida el medio ambiente ya que disminuye el uso de papel, evitando la tala de

rboles.

Beneficios de Nuestro Servicio

Adems de los beneficios expuestos por el Servicio de rentas internas la utilizacin de

nuestro sistema aporta beneficios adicionales en su utilizacin:

Reduce el costo operativo ya que los nuestro sistema enva el documento por

email evitando el gasto excesivo en envos fsicos por courier.

Cumplimiento de los 2 formas de entrega al ser enviado por correo electrnico y

publicacin web

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Generacin de Reportes de documentos enviados con valores totales que agilitan

los manejos contables

Bsqueda inteligente de documentacin enviada a clientes y/o proveedores

Almacenamiento de documentacin sin deterioro evitando el almacenamiento

innecesario de papel

Paquetes adaptables a las PYMES de acuerdo a la emisin documental

Reconocimiento de documento de identificacin indicando errores en el mismo o

identificndolos como persona natural, jurdica o estatal.

Acceso a clientes y/o proveedores para posibilidades de descarga

Reenvo de documentos emitidos desde el propio sistema

No necesita de instalacin de equipos dedicados o especiales para manejo del

sistema

Accesibilidad multiusuario

Acceso de usuarios con privilegios de administrador, emisor y contable

Accesibilidad desde cualquier equipo con acceso a internet incluidos smartphones

y dispositivos inteligentes

Emisin de documentos aun cuando el SRI se encuentre fuera de lnea caso en el

cual el sistema se encargara de la posterior autorizacin y envo al cliente

*La nueva normativa del SRI presentada el 6 de agosto del 2015 segn lo indicado en la resolucin

NAC-DGERCGC14-00790 en la cual indica un nuevo esquema de facturacin denominado modo

off line define un cambio en webservices y formas de entrega al cliente de los documentos

electrnicos por tal motivo nuestro sistema hars las adecuaciones necesarias para ajustarse a

estos nuevos esquemas y futuros cambios sin costos adicionales para el cliente.

Utilizacin

El sistema est desarrollado en un ambiente amigable con una interfaz intuitiva para el

usuario brindando la facilidad de creacin de documentos tan fcil como hacerlos de

manera manual, brindando adems asistencia en la colocacin de cdigos aprobados por

el SRI para el cumplimiento de procesos.

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Figura 2: Llenado de factura

Como es apreciable en la figura 2 se pueden incrementar tantos artculos como la factura

necesite adjuntndose los mismos a la factura final generada

Ejemplo de Llenado de Retencin

De manera similar a la factura se colocan los valores de retencin con la ayuda adicional

de la seleccin e identificacin de los cdigos aprobados por el SRI y porcentajes

respectivos para su retencin

Figura 3: Retenciones

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Los cdigos de retencin son actualizados segn indique el SRI en sus comunicados

oficiales y los documentos generados tanto el archivo en formato xml as como el RIDE

(Representacin Impresa de Documento Electrnico) mantienen los formatos solicitados y

aprobados por el rgano regulador estatal en este caso el servicio de rentas internas.

Preguntas Frecuentes

Qu es una factura electrnica?

Es un archivo electrnico que tiene los mismos datos de una factura impresa. Este archivo

para que sea una factura electrnica con validez jurdica y legal, se le debe aadir una

firma electrnica. Las facturas electrnicas en un archivo XML y es el nico comprobante

que tiene validez legal y jurdica ante el SRI. Los formatos PDF, HTML o cualquier otro

archivo, NO tiene valor tributario.

Qu es firma electrnica?

Es una secuencia de caracteres UNICA (cadena de nmeros, letras y smbolos) que se

obtiene como resultado de ejecutar operaciones matemticas sobre un conjunto de

datos. Sirve para garantizar que cualquier documento electrnico, no haya sido alterado.

La firma electrnica tendr igual validez y se le reconocern los mismos efectos jurdicos

que a una firma manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos

escritos, y ser admitida como prueba en juicio.

Qu es un certificado electrnico?

Es un documento digital mediante el cual la autoridad de certificacin asegura la

vinculacin entre la identidad del usuario, su clave pblica, y privada. El certificado

electrnico es como un pasaporte electrnico, por lo tanto, sirve para identificar

plenamente, y sin dar lugar a ningn tipo de dudas, a quien haga uso de l.

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Cmo funciona la facturacin electrnica?

Cada comprobante que emite la empresa en formatos XML se firma electrnicamente y se

enva a travs de Web Services al SRI para que sean validados y autorizados. La

autorizacin es por cada comprobante emitido, esta validacin y autorizacin por parte

del SRI es OnLine.

Cul es el beneficio de utilizar facturacin electrnica?

Principalmente se elimina la obligatoriedad de imprimir la factura en papel y enviarla al

destinatario, reduciendo significativamente costos asociados a la generacin y

manipulacin de documentos impresos, lo cual permite un ahorro en dinero, tiempo y

recursos.

Cules son los comprobantes electrnicos?

Facturas, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Retenciones y Guas de Remisin

Debo conservar los comprobantes electrnicos?

SI. La ley obliga el archivamiento durante el perodo de prescripcin del documento (6

aos).

Qu obligaciones tiene el receptor de los comprobantes electrnicos?

Comprobar la validez del documento recibido sea en el portal del SRI con el cdigo de

acceso o en la herramienta de comprobacin de nuestra empresa en el portal

www.globalbcorp.com

Qu se puede entregar, si el cliente exige factura impresa?

Las empresas autorizadas a emitir comprobantes electrnicos, NO estn obligadas a

entregar comprobantes impresos, sin embargo, el SRI ha dispuesto que se pueda entregar

comprobantes RIDE (Representacin Impresa de Documentos Electrnicos), los cuales no

tienen valor tributario.

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Se tiene que entregar en papel si se entrega comprobantes electrnicos?

NO. Los comprobantes electrnicos tienen validez legal y sustituyen al papel.

Qu obligaciones tiene el emisor de comprobantes electrnicos?

a) Conservar los comprobantes electrnicos, con los datos de firma y certificado

b) Garantizar el acceso a los comprobantes electrnicos para poder buscarlos,

visualizarlos en lnea y poder descargarlos.

c) Asegurar la legibilidad de los comprobantes en su formato original (sin

alteraciones)

Qu se debe realizar si hay problemas de carcter tcnico?

Como contingencia, si se presentaren por parte del SRI problemas tcnicos, nuestro

sistema se encarga de la generacin de facturas en modo en proceso para autorizacin

inmediata una vez subsanado el problema del SRI.

Qu sucede si un comprobante es rechazado?

Nuestro sistema realiza una comprobacin de datos antes de los envos de los mismos al

SRI disminuyendo en un 98% los rechazos de los documentos el 2% adicional son

notificados al emisor para corregirlos y volver a enviarlos

Cmo se anulan las facturas electrnicas?

Se puede anular una factura electrnica, usando notas de crdito electrnicas y haciendo

referencia a la correspondiente factura que se est anulando.

Se puede facturar al consumidor final?

SI, se emite facturas con el ruc 9999999999999 en donde el SRI lo identificar como

consumidor final

Qu garanta tienen los comprobantes electrnicos y que requisitos deben tener para

su valides legal y fiscal?

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El comprobante electrnico tiene garanta legal y fiscal con la firma electrnica

incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mnimas establecidas

por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad.

Para que sea vlida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y

la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unvocamente al emisor

y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado.

EL sistema solo sirve para emitir documentos electrnicos?

La mayora de sistemas solo permiten la emisin de documentos electrnicos, nuestros

sistema adems de emitir documentacin permite el almacenamiento de documentos

recibidos con la finalidad que este le facilite su sistema contable y en futuro la generacin

del Anexo Transaccional Simplificado (ATS)

Cmo se sabe de la existencia de un comprobante electrnico?

Se notifica va correo electrnico que se ha generado un comprobante autorizado por el

SRI y se puede adjuntar un archivo PDF (formato RIDE), adems el SRI permite a los

usuarios revisar documentos emitidos a su nombre as estos no hayan llegado al receptor

por las vas de comunicacin reguladas

Si el cliente indica no haber recibido la factura Debo generar una nueva?

NO, nuestro sistema permite el reenvio de documentos generados sin la necesidad de la

extraccin de los datos del sistema ni de molestosas descargas del SRI, todos nuestros

servicios estn al alcance de un par de clicks

Qu requisitos son necesarios para iniciar operaciones?

Gestionar una solicitud de autorizacin a travs del portal del SRI (no se requiere

visita al SRI).

Obtener el Certificado Digital en la autoridad de certificacin (Banco Central del

Ecuador o Security Data).

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Implementar una plataforma de comprobantes electrnicos

Todos los pasos nuestra empresa lo asesora para su trmite o lo realiza a su nombre en

casos que as se permita.

Para ms informacin puede acceder a nuestro sitio web www.globalbcorp.com

contactarnos en la pestaa de contactos, llamar o escribir al 0994411796 (incluye

whatsapp)