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Facturación Electrónica

En Ecuador la emisión de documentos electrónicos, se reglamentan como mensajes de

datos en la resolución No. NAC-DGERCGC12-00105, publicada en el Registro Oficial 666 de

21 de marzo de 2012.

Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y

reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la

autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a través de una

nueva modalidad electrónica autorizada por el Servicio de Rentas Internas. Un

comprobante electrónico tendrá validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la

firma electrónica del contribuyente emisor.

Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma

electrónica.

Antecedentes

Los servicios de facturación electrónica permiten mayor celeridad en los procesos

financieros de las instituciones además de aportar a la no utilización de papel en las

oficinas ahorrando de esta manera recursos económicos de la institución al prescindir del

uso de material de oficina de manera excedente, pudiendo emitirse en un sistema

informático Facturas, Notas de crédito, Comprobantes de Retención y Guías de Remisión;

siendo un sistema escalable de fácil adaptación a los requerimientos del SRI en el

momento que así se disponga.

Procesos

La emisión de comprobantes electrónicos según el Servicio de Rentas Internas (SRI) debe

cumplir con la totalidad de los procesos solicitados por el órgano regulador para que sean

considerados de servicio válido

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El SRI solicita que el emisor de documentos electrónicos deba generar el documento y

enviarlo a sus servidores web para su validación el mismo es devuelto de manera

inmediata para que entregado al cliente vía correo electrónico o publicación en el sitio

web del emisor para que sea posteriormente descargado.

Nuestro sistema de facturación electrónica cumple con la totalidad de los procesos

incluyendo la entrega al cliente vía correo electrónico, publicación en el sitio web de la

empresa y además la posibilidad de imprimir el mismo

EL cumplimiento de estos procesos por parte de nuestro sistema se detalla en la figura 1.

Figura 1: Secuencia de procesos

Los procesos de nuestro sistema se reconocen de la siguiente manera:

Generación del documento en XML

Firma del Documento (Firma Electrónica)

Envío de Documentación para autorización por el SRI

Recepción de Documento Autorizado

Creación de RIDE

Envío de Documentos de Manera Electrónica

Publicación en el Sitio web de la institución

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Beneficios

El Portal del SRI en su sección de facturación electrónica detalla los múltiples beneficios de

la emisión de documentos en esta metodología identificando entre los más importantes

los siguientes:

Contribuyente:

Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y garantiza la validación de

los comprobantes.

Reduce costos de emisión, envío y almacenamiento de comprobantes.

SRI

Moderniza el Estado con eficiencia y agilidad.

Acceso oportuno a la información de calidad

País.

Mejora el sistema de administración tributaria del país.

Cuida el medio ambiente ya que disminuye el uso de papel, evitando la tala de

árboles.

Beneficios de Nuestro Servicio

Además de los beneficios expuestos por el Servicio de rentas internas la utilización de

nuestro sistema aporta beneficios adicionales en su utilización:

Reduce el costo operativo ya que los nuestro sistema envía el documento por

email evitando el gasto excesivo en envíos físicos por courier.

Cumplimiento de los 2 formas de entrega al ser enviado por correo electrónico y

publicación web

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Generación de Reportes de documentos enviados con valores totales que agilitan

los manejos contables

Búsqueda inteligente de documentación enviada a clientes y/o proveedores

Almacenamiento de documentación sin deterioro evitando el almacenamiento

innecesario de papel

Paquetes adaptables a las PYMES de acuerdo a la emisión documental

Reconocimiento de documento de identificación indicando errores en el mismo o

identificándolos como persona natural, jurídica o estatal.

Acceso a clientes y/o proveedores para posibilidades de descarga

Reenvío de documentos emitidos desde el propio sistema

No necesita de instalación de equipos dedicados o especiales para manejo del

sistema

Accesibilidad multiusuario

Acceso de usuarios con privilegios de administrador, emisor y contable

Accesibilidad desde cualquier equipo con acceso a internet incluidos smartphones

y dispositivos inteligentes

Emisión de documentos aun cuando el SRI se encuentre fuera de línea caso en el

cual el sistema se encargara de la posterior autorización y envío al cliente

*La nueva normativa del SRI presentada el 6 de agosto del 2015 según lo indicado en la resolución

NAC-DGERCGC14-00790 en la cual indica un nuevo esquema de facturación denominado modo

off line define un cambio en webservices y formas de entrega al cliente de los documentos

electrónicos por tal motivo nuestro sistema harás las adecuaciones necesarias para ajustarse a

estos nuevos esquemas y futuros cambios sin costos adicionales para el cliente.

Utilización

El sistema está desarrollado en un ambiente amigable con una interfaz intuitiva para el

usuario brindando la facilidad de creación de documentos tan fácil como hacerlos de

manera manual, brindando además asistencia en la colocación de códigos aprobados por

el SRI para el cumplimiento de procesos.

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Figura 2: Llenado de factura

Como es apreciable en la figura 2 se pueden incrementar tantos artículos como la factura

necesite adjuntándose los mismos a la factura final generada

Ejemplo de Llenado de Retención

De manera similar a la factura se colocan los valores de retención con la ayuda adicional

de la selección e identificación de los códigos aprobados por el SRI y porcentajes

respectivos para su retención

Figura 3: Retenciones

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Los códigos de retención son actualizados según indique el SRI en sus comunicados

oficiales y los documentos generados tanto el archivo en formato xml así como el RIDE

(Representación Impresa de Documento Electrónico) mantienen los formatos solicitados y

aprobados por el órgano regulador estatal en este caso el servicio de rentas internas.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una factura electrónica?

Es un archivo electrónico que tiene los mismos datos de una factura impresa. Este archivo

para que sea una factura electrónica con validez jurídica y legal, se le debe añadir una

firma electrónica. Las facturas electrónicas en un archivo XML y es el único comprobante

que tiene validez legal y jurídica ante el SRI. Los formatos PDF, HTML o cualquier otro

archivo, NO tiene valor tributario.

¿Qué es firma electrónica?

Es una secuencia de caracteres UNICA (cadena de números, letras y símbolos) que se

obtiene como resultado de ejecutar operaciones matemáticas sobre un conjunto de

datos. Sirve para garantizar que cualquier documento electrónico, no haya sido alterado.

La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos

que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos

escritos, y será admitida como prueba en juicio.

¿Qué es un certificado electrónico?

Es un documento digital mediante el cual la autoridad de certificación asegura la

vinculación entre la identidad del usuario, su clave pública, y privada. El certificado

electrónico es como un pasaporte electrónico, por lo tanto, sirve para identificar

plenamente, y sin dar lugar a ningún tipo de dudas, a quien haga uso de él.

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¿Cómo funciona la facturación electrónica?

Cada comprobante que emite la empresa en formatos XML se firma electrónicamente y se

envía a través de Web Services al SRI para que sean validados y autorizados. La

autorización es por cada comprobante emitido, esta validación y autorización por parte

del SRI es OnLine.

¿Cuál es el beneficio de utilizar facturación electrónica?

Principalmente se elimina la obligatoriedad de imprimir la factura en papel y enviarla al

destinatario, reduciendo significativamente costos asociados a la generación y

manipulación de documentos impresos, lo cual permite un ahorro en dinero, tiempo y

recursos.

¿Cuáles son los comprobantes electrónicos?

Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones y Guías de Remisión

¿Debo conservar los comprobantes electrónicos?

SI. La ley obliga el archivamiento durante el período de prescripción del documento (6

años).

¿Qué obligaciones tiene el receptor de los comprobantes electrónicos?

Comprobar la validez del documento recibido sea en el portal del SRI con el código de

acceso o en la herramienta de comprobación de nuestra empresa en el portal

www.globalbcorp.com

¿Qué se puede entregar, si el cliente exige factura impresa?

Las empresas autorizadas a emitir comprobantes electrónicos, NO están obligadas a

entregar comprobantes impresos, sin embargo, el SRI ha dispuesto que se pueda entregar

comprobantes RIDE (Representación Impresa de Documentos Electrónicos), los cuales no

tienen valor tributario.

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¿Se tiene que entregar en papel si se entrega comprobantes electrónicos?

NO. Los comprobantes electrónicos tienen validez legal y sustituyen al papel.

¿Qué obligaciones tiene el emisor de comprobantes electrónicos?

a) Conservar los comprobantes electrónicos, con los datos de firma y certificado

b) Garantizar el acceso a los comprobantes electrónicos para poder buscarlos,

visualizarlos en línea y poder descargarlos.

c) Asegurar la legibilidad de los comprobantes en su formato original (sin

alteraciones)

¿Qué se debe realizar si hay problemas de carácter técnico?

Como contingencia, si se presentaren por parte del SRI problemas técnicos, nuestro

sistema se encarga de la generación de facturas en modo “en proceso” para autorización

inmediata una vez subsanado el problema del SRI.

¿Qué sucede si un comprobante es rechazado?

Nuestro sistema realiza una comprobación de datos antes de los envíos de los mismos al

SRI disminuyendo en un 98% los rechazos de los documentos el 2% adicional son

notificados al emisor para corregirlos y volver a enviarlos

¿Cómo se anulan las facturas electrónicas?

Se puede anular una factura electrónica, usando notas de crédito electrónicas y haciendo

referencia a la correspondiente factura que se está anulando.

¿Se puede facturar al consumidor final?

SI, se emite facturas con el ruc 9999999999999 en donde el SRI lo identificará como

consumidor final

¿Qué garantía tienen los comprobantes electrónicos y que requisitos deben tener para

su valides legal y fiscal?

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El comprobante electrónico tiene garantía legal y fiscal con la firma electrónica

incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas

por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad.

Para que sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y

la integridad de su contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor

y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado.

¿EL sistema solo sirve para emitir documentos electrónicos?

La mayoría de sistemas solo permiten la emisión de documentos electrónicos, nuestros

sistema además de emitir documentación permite el almacenamiento de documentos

recibidos con la finalidad que este le facilite su sistema contable y en futuro la generación

del Anexo Transaccional Simplificado (ATS)

¿Cómo se sabe de la existencia de un comprobante electrónico?

Se notifica vía correo electrónico que se ha generado un comprobante autorizado por el

SRI y se puede adjuntar un archivo PDF (formato RIDE), además el SRI permite a los

usuarios revisar documentos emitidos a su nombre así estos no hayan llegado al receptor

por las vías de comunicación reguladas

Si el cliente indica no haber recibido la factura ¿Debo generar una nueva?

NO, nuestro sistema permite el reenvio de documentos generados sin la necesidad de la

extracción de los datos del sistema ni de molestosas descargas del SRI, todos nuestros

servicios están al alcance de un par de “clicks”

¿Qué requisitos son necesarios para iniciar operaciones?

Gestionar una solicitud de autorización a través del portal del SRI (no se requiere

visita al SRI).

Obtener el Certificado Digital en la autoridad de certificación (Banco Central del

Ecuador o Security Data).

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Implementar una plataforma de comprobantes electrónicos

Todos los pasos nuestra empresa lo asesora para su trámite o lo realiza a su nombre en

casos que así se permita.

Para más información puede acceder a nuestro sitio web www.globalbcorp.com

contactarnos en la pestaña de contactos, llamar o escribir al 0994411796 (incluye

whatsapp)