Mariela del Rosario Olaya Torres

Capacidad

Explica el proceso de facturación, caja y créditos en el hotel.

Quinta Semana “Explicaremos las funciones del subdepartamento de facturación

y caja del hotel”

Si asciende tu curva de aprendizaje. Muy pronto tendrás más respuestas de las que

necesitas. Jim Rohn.

¿Cuál es la importancia del subdepartamento de mano

corriente en el hotel?

¿Cuáles son las funciones del subdepartamento de

mano corriente?

Mano corriente.

Mano-corriente es uno de los subdepartamentos que configuran el departamento de recepción junto con el de Caja.

Este subdepartamento trabaja las veinticuatro horas del día en tresturnos, mañana, tarde y noche, los cuales guardan un paralelismológico con las actividades y funciones realizadas por el mostrador derecepción, es decir, la mañana se caracteriza por las salidas, la tardepor las entradas y la noche por el turno mayor de responsabilidad ytrabajo administrativo a la vez, y es el tiempo en que se realiza mayornúmero de controles.

Proceso general de facturación en

mano corriente La información que recibe facturación

puede proceder de:

Mostrador: tras el registro envía a mano corriente toda la documentación de cada cliente para que, a diario, se carguen en su cuenta los cargos correspondientes al régimen contratado.

Otros departamentos: comunicaran a facturación los cargos extras consumidos, para que este departamento los refleje en la hoja de mano corriente.

Mostrador envía a facturación la

información de cada cliente tras el

registro para que los cargos que

corresponden al régimen contratado

sean puestos en su cuenta a diario.

Funciones de Mano corriente

Permanece abierto durante las 24 horas, organizando su trabajo en grupos de mañana,

tarde y noche.

Turno Mañana:

Realiza los últimos cargos en las cuentas de los clientes que abandonaron el hotel.

Aplica los importes correspondientes a comisiones y deducciones.

Cerrar las facturas y enviarlas a caja o a créditos. Una vez cerradas las facturas,

mostrador procederá a realizar el check out del cliente, sacando el slip

correspondiente (y el plástico verde cuando la gobernanta comunique que la

habitación está limpia) y dándole salida en el libro de recepción.

Cuadrar los cargos realizados por otros departamentos de venta durante el turno.

Se comprobara cada comanda cargada a crédito con el total de créditos de la

liquidación, y la cantidad de contado cargada con el dinero entregado, por el

departamento. Toda esta información se refleja en la liquidación de turno.

Funciones de Mano corriente

Turno Tarde:

- Cargar en la cuenta de cada cliente las ventas realizadas por otros departamentos.

- Cuadrar las ventas realizadas por cada departamento durante el turno.

- Cuadre de comisiones.

Turno noche:

- Cargo de los últimos servicios vendidos por otros departamentos.

- Comprobación de todo el trabajo realizado durante el dia en mano corriente.

- Cargos correspondientes al régimen contratado por cada cliente en su cuenta. Se pondrá el

importe correspondiente al régimen contratado por día, diferenciando entre cargos dehabitación y cargos de restauración.

- Cierre administrativo del día.

- Elaboración del resumen de producción. Se elabora un listado de todos los servicios

facturados durante el día. Para confeccionarlos se extrae la información correspondiente dellibro de recepción y la hoja de mano corriente.

Tipos de cuentas

Cuentas de

Cargo

Cuentas de Abono

Cuentas Mixtas

son cuentas del debe, y representan la deuda que

el cliente adquiere con el establecimiento por el

consumo de servicios.

Estas cuentas de haber y reducen la deuda del cliente

con el establecimiento. Destacan las siguientes:

caja, créditos, comisiones y Deducciones

Las cuentas mixtas pueden pertenecer tanto al

debe como al haber y se utilizan para los

casos concretos que detallamos a

continuación: Correcciones y traspaso

La caja de recepción

El Área de Caja pertenece al departamento de Recepción. En los hoteles con un

gran número de habitaciones, ésta área es considerada prácticamente

independiente del Área de Teléfono y el Área de Reservaciones y las funciones de

la misma se le otorgan al Cajero de Recepción, bajo el control del Gerente de

Habitaciones y el Supervisor de Recepción.

En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de

recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el

recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservacionista y cajero, debido

a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como en el

caso de hoteles con mayor número de habitaciones.

Movimientos de Caja de Recepción.

Todos los movimientos (ingresos y egresos de efectivo)

que realice el Cajero de Recepción a través de su caja,

deberán de registrarse en la Planilla de Pagos. Este

proceso incluye tres momentos:

a. Apertura de Caja.

b. Registro de Ingresos.

c. Egresos y Cierre de Caja.

Facturación de los servicios de

hospedaje y complementarios

Las formas más utilizadas por los huéspedes para realizar

depósitos por habitación y/o para cancelación de cuentasson:

- Efectivo

- Tarjeta de Crédito

- Cuenta por Cobrar

- Cheques de Viajero

- Voucher de Agencia de Viajes o Tour Operadoras.

- Cuenta Canje.

GRACIAS