gÉnesis: conceptos y operaciones bÁsicas

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CONCEPTOS

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BÁSICAS

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GÉNESIS: CONCEPTOS Y OPERACIONES BÁSICAS

Febrero 2021

Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica

Unidad de Formación del PAS

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¿Quiénes somos?

Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica

(Unidad de Coordinación de Procedimientos Económicos)

Facultad de MedicinaPabellón III, 2ª planta

Ciudad Universitaria – Madrid

.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.

webs.ucm.es/info/ecofin/index.php(próximamente www.ucm.es/ucpe/)

Contáctanos:E-mail: [email protected].: 91. 394 7108 – 7109 – 7110 – 7178 – 1222 – 1221.

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Contenido de la presentación

Contenido de la presentación

• Primer módulo– Ámbito normativo

– Definición y diferenciación de conceptos básicos

– Estructura de los sistemas del entorno económico

• Segundo módulo– Elementos presupuestarios

– Otros elementos de Génesis

– Interfaz de Génesis

– Interfaz de Gestor de expedientes

• Tercer módulo– Fases presupuestarias de gasto

– Facturas

– Impuestos en gastos: IRPF e IVA

– Procedimiento: contrato de menor importe

– Procedimiento: tramitación de caja fija

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Primer módulo

Primer módulo

• Ámbito normativo de aplicación– Ámbito presupuestario– Ámbito de contratación– Ámbito tributario– Webs de la UCM relevantes

• Definición y diferenciación de conceptos contables básicos– Presupuesto vs. patrimonio

– Crédito vs. tesorería

– Ingreso vs. cobro; gasto vs. pago

– Contabilidad

• Estructura de los sistemas del entorno económico– ¿Qué sistemas se utilizan?

– Su interrelación con otros sistemas

– Acceso al sistema y aspecto

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Contenido

Ámbito normativo de aplicación

Contenido

• Ámbito normativo presupuestario

• Ámbito normativo de contratación

• Ámbito normativo tributario

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Ámbito presupuestario


Ámbito normativo presupuestario

• Ley 47/2003, de 26 de noviembre, GeneralPresupuestaria y normas de desarrollo (LGP)

• Ley de Presupuestos Generales del Estado (PGE)• Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad de

Madrid de cada año (PGCM) Reglamento de GestiónEconómico-Financiera de la UCM, de 16 de diciembrede 2009 (RGEF)

• Normas de ejecución del presupuesto UCM (NEP)• Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre

indemnizaciones por razón del servicio• Circulares de procedimientos, órdenes ministeriales..

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Ámbito de contratación


Ámbito normativo de contratación

• Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del SectorPúblico

• RD 1098/2001, de 12 de octubre, Reglamento generalde Contratos de las Administraciones Públicas

• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de lafactura electrónica y creación del registro contable defacturas en el Sector Público

• Normas de ejecución del presupuesto UCM (NEP)• Circulares de procedimientos, órdenes ministeriales..

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Ámbito tributario


Ámbito normativo tributario

• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre elValor Añadido (LIVA)

• RD 1624/1992, de 29 diciembre, del Reglamento del IVA (RIVA)

• RD 1619/2012, de 30 de noviembre, del Reglamento de facturación (RF)

• Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (LIRPF)

• RD 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del IRPF (RIRPF)

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Webs de la UCM relevantes


Webs de la UCM relevantes

• Web del Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica: manuales del sistema, formularios, enlaces a presupuestos, normas de ejecución, etc.

• Perfil del Contratante: información sobre contrataciones en curso, formularios de contratación, referencias legales y de procedimientos, etc.

• Portal de transparencia: información agregada de presupuestos y ejecución.

https://webs.ucm.es/info/ecofin/index.php

https://www.ucm.es/perfilcontratante

https://www.ucm.es/portaldetransparencia/informacionpresupuestaria

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Contenido

Definición y diferenciación de conceptos contables básicos

Contenido

• Presupuesto vs. patrimonio• Crédito vs. tesorería• Ingreso vs. cobro; gasto vs. pago• Contabilidad

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Presupuesto vs. patrimonio

Presupuesto vs. patrimonio (I)

• Patrimonio: lo que tengo, debidamente valorado.• Compuesto por bienes + derechos – obligaciones.

– Bienes: edificios, equipos, mobiliario, saldo de cuentasbancarias, activos financieros, patentes, material... Lo queposeemos.

– Derechos: facturas no cobradas, sentencias favorables firmes,regalías de patentes no cobradas, liquidaciones de impuestos anuestro favor, etc. Lo que otros nos deben.

– Obligaciones: facturas no pagadas, impuestos no pagados,sentencias desfavorables... Lo que debemos.


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Presupuesto vs. patrimonio (II)

• Presupuesto: la previsión de ingresos y gastos duranteun determinado periodo. El presupuesto público queconocemos es el presupuesto anual.– Presupuesto de ingresos: estimativo. Prevé cuánto se

ingresará por matrículas, alquileres de espacios, ingresos declínicas, subvenciones de la Comunidad de Madrid, etc.

– Presupuesto de gastos: limitativo. Establece un límite máximode gasto y lo reparte entre distintos conceptos, fines y órganosdentro de la UCM.

• El presupuesto es equilibrado: los ingresos debensumar igual que los gastos.


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Presupuesto vs. patrimonio (III)

• Desde el punto de vista patrimonial, si no ingresas losuficiente para pagar los gastos, se crea deuda.

• Desde el punto de vista presupuestario, si no ingresas losuficiente para cubrir los gastos ejecutados, tienes comoresultado déficit en forma de pasivo financiero (créditos,Letras del Tesoro, etc.).


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Crédito vs. tesorería

Crédito vs. tesorería (I)

• CRÉDITO: “cada una de las asignacionesindividualizadas del gasto que figuran en lospresupuestos (…) puestas a disposición de los centrosgestores” (art. 35.1 de la LGP).– Es una cifra, un número en el presupuesto. Es también un límite

de capacidad de gasto, sin importar cómo se efectúe ese gasto.

• TESORERÍA: son las cantidades en cuentas bancariasy cajas de efectivo a disposición del centro o servicio.Su origen puede ser extrapresupuestario (p.e.: elanticipo de Caja Fija).


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Crédito vs. tesorería (II)

• Tener saldo en el banco no significa que podamospagar con él si no hay crédito que respalde el gasto.

• De la misma forma, ese saldo no limita la capacidad degasto, solo cómo podemos tramitar su ejecución.

El crédito se gasta. Con la tesorería se paga.


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Crédito vs. tesorería (ejemplo)

• Tenemos un anticipo de Caja Fija de 36.000 €, de loscuales hay 7.500 € en la cuenta bancaria y 325 € encaja efectivo.

• En el presupuesto de nuestro centro tenemos 23.000 €para pagar conferencias, de los cuales hemos gastado8.000 €.

• ¿Cuál es la cantidad máxima que podemos pagar hoypor conferencias?– Respuesta: 7.825 € (7.500 + 325)

• ¿Cuál es la cantidad máxima que podemos gastar hoypor conferencias (ignorando vinculaciones)?– Respuesta: 15.000 € (23.000 – 8.000)


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Ingreso vs. cobro; gasto vs. pago

Ingreso vs. cobro; gasto vs. pago

• Contablemente, el ingreso nace cuando se ha prestado el servicio o entregado el bien, aunque se suele reflejar cuando se emite la factura.

• El cobro se produce cuando se recibe el dinero del deudor correspondiente a la factura.

• De manera parecida, el gasto se produce cuando se recibe el bien o el servicio y se refleja contablemente con la factura del proveedor. Esto crea una deuda con el proveedor.

• El pago supone la entrega del dinero al proveedor y la cancelación de la deuda.


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Contabilidad

Contabilidad (I)

La contabilidad es un sistema de registro de información económica.

• Contabilidad patrimonial o financiera– Es la contabilidad en el sentido más general. Utiliza un plan de

cuentas común para todas las organizaciones privadas (PGC) y se particulariza para los organismos públicos (PGCP).

– Utiliza partida doble (cada movimiento afecta al menos a dos cuentas, y la suma de todas las cantidades es 0). Ej.: un cobro en el banco no se produce sin más, sino porque un cliente nos paga algo que nos debe, luego reduce su deuda con nosotros.

– Otros conceptos son Debe (lado izquierdo del asiento, cargo) y Haber (lado derecho, abono); y cuentas de Activo (bienes y derechos), Pasivo (obligaciones), Capital, y de orden o auxiliares.


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Contabilidad

Contabilidad (II)

• Contabilidad presupuestaria– Esta contabilidad de la Administración Pública establece

presupuestos (previsiones de ingresos y gastos), y una clasificación de los mismos en función de órganos de gestión, naturaleza económica y objetivos. Tiene reflejo directo en la contabilidad patrimonial pública.

– Funciona como sistema de control (vs. contab. patrimonial, que es un sistema de seguimiento).


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Contabilidad

Contabilidad (III)

• Contabilidad analítica (o de costes)– Es una rama de la contabilidad que toma los gastos e ingresos y

los pone en relación a diferentes magnitudes relevantes para la organización, con el fin de asignar gastos (e ingresos) a los elementos de cada una de esas magnitudes y así obtener información sobre la relación coste/beneficio de cada uno de ellos.

– Los gastos e ingresos se toman de la contabilidad financiera. Las magnitudes relevantes pueden ser diferentes en cada organización: un coche en una empresa automovilística, una asignatura o una titulación en una universidad, etc.

– Algunos gastos e ingresos se relacionan con los elementos de forma obvia, pero otros son gastos o ingresos generales (como los intereses bancarios, la electricidad, el alquiler o los gastos de personal) y hay que repartirlos definiendo criterios.


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Contabilidad

Presupuestaria

Control del presupuesto y su

ejecución

Registro de operaciones normalizadas

Objetiva

Financiera

Valor de los elementos

patrimoniales

Registro de operaciones normalizadas

Objetiva

Analítica

Coste de unidades organizativas, actividades o

productos

Redistribuye valores de la contabilidad financiera

Subjetiva

Tipos de contabilidad


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Contenido

Estructura del entorno económico

Contenido

• ¿Qué sistemas se utilizan?• Su interrelación con otros sistemas• Acceso al sistema y aspecto

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Datoseconómicos

Expediente ydocumentación

Documentos

Génesis Gestor deexpedientes

Gestordocumental

Información contable Información documental

Sistemas


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Comunicación con otros sistemas internos



Gestordocumental

GEA(Gest. Acad.)

Atlas(RR.HH.)

Remedy(Incidencias de mantenimiento)

Aplic. facturaciónexterna

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(eFrasQ2818014I)

(Estados eFras)

FrasIngresos/Gastos

Log de errores

Comunicación con otros sistemas externos



Gestordocumental

Extractos bancarios

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SSO (Single Sign-On)SSO

Acceso a Génesis y Gestor de expedientes


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2828

Menús en la ventana de SAP


Barra de menús superior

De uso poco habitual,para situacionesespecíficas y técnicas

Menú de opciones

- Incluye favoritos(accesos rápidos)

- Da acceso a las opcionesdel trabajo diario

- El “menú de Génesis”

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2929

Confirmar(equivale a

pulsar Enter)

Acceso por códigode transacción

Grabar Principio de lista

Pág. anterior

Final de lista

Pág. siguiente

Siguiente resultado

Buscar

Atrás

Finalizar

Cancelar

Imprimir

Generar modo(ventana)

Iconos generales de la ventana de SAP


Opciones ypersonalización

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3030

Iconos específicos de distintas opciones de SAP


Algunos iconos frecuentes

• __ Borrar: para borrar registros visualizados• __ Verificar: para comprobar datos antes de grabarlos• __ Montaña: para acceder al desglose de facturas• __ Sombrero: información general de un documento• __ Ejecutar: procesa peticiones (listados, búsquedas...)• __ Delimitadores opcionales: para filtrar listados• __ Disposición: modifica las columnas de un listado• __ Filtrar: permite aplicar filtros en los listados• ____ Marcar y desmarcar: líneas en listados• ____ Ordenar: permite ordenar listados por columnas• ____ Totales y subtotales: aplica totales y subtotales

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Fin del primer módulo

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Segundo módulo

Elementos básicos de gestión

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Segundo módulo

Segundo módulo

• Elementos presupuestarios– Clasificación orgánica– Clasificación económica– Clasificación funcional

• Otros elementos de Génesis– Otros elementos de imputación (proyectos, fondos, costes)– Otros elementos contables de Génesis (cuentas, terceros, etc.)– Otros elementos técnicos de Génesis (workflow)

• Interfaz de Génesis• Interfaz de Gestor de expedientes

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Contenido

Elementos presupuestarios

Contenido

• Clasificación orgánica

• Clasificación económica

• Clasificación funcional

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Clasificación orgánica


Clasificación orgánica (I)

• Informa sobre QUIÉN genera el gasto o ingreso correspondiente

• La clasificación orgánica complutense identifica tres niveles organizativos:– UNIDAD DIRECTIVA (Vicerrectorados, Consejo Social, etc.)

– UNIDAD INSTRUMENTAL o GESTORA (servicios)

– UNIDAD GESTORA (centros, institutos, algunos servicios)

• Resulta un código de tipo AABB o AABBCCC, y se lee separadamente cada elemento AA-BB-CCC

• Ej.: 0390151: Fac. Derecho (cero tres noventa ciento cincuenta y uno) – 1420: Consejo Social (catorce veinte)

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Clasificación orgánica


Clasificación orgánica (II)

• En los centros, es habitual que haya varios centros gestores. Ej.: 0390101 para el crédito ordinario y 0412101 para el crédito de proyectos de investigación. En ambos casos, 101 representa la Facultad de Filosofía.

• Para ver la estructura completa: Menú SAP --> Presupuestos -- Estructura Presupuestaria -- Visualizar en Jerarquía -- Visual.

Variante Jerarquía/CeGe.

• Para ver qué créditos se gestionan en su centro o servicio, se puede pedir el listado de gastos on-line (Ej. Presup. Gastos – Sistema de información – Listado de gastos on-

line).

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Clasificación económica


Clasificación económica (I)

• Informa de EN QUÉ se gasta o POR QUÉ se ingresa.

• Los créditos se clasifican en hasta cinco niveles:– Capítulo 6

– Artículo 63

– Concepto 630

– Subconcepto 630.01

– Subpartida 630.01.29

• Resulta un código de tipo ABCDDEE, y se lee del modo siguiente: ABC-DD-EE

• Ejemplo: 630.01.29 (seiscientos treinta cero uno veintinueve)

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Clasificación económica (II)

• Los capítulos se agrupan en tres categorías:– Corrientes: se asocia a actividad principal, habitual u ordinaria,

es decir, la prestación del servicio o servicios públicos encomendados a una Administración.Comprende los capítulos 1 a 5

– De capital: conjunto de elementos duraderos que garantizan la permanencia de la Administración en el tiempo y la continuidad en la prestación de los servicios públicos encomendados.Comprende los capítulos 6 y 7

– Financieros: gestión del capital dinerario, es decir, tesorería en efectivo o depositada en entidades bancarias y capital representado por títulos valores y préstamos.Comprende los capítulos 8 y 9

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INGRESOS1. Impuestos directos

2. Impuestos indirectos

3. Tasas, precios públicos y otros ingresos

4. Transferencias corrientes

5. Ingresos patrimoniales

6. Enajenación de inversiones reales

7. Transferencias de capital

8. Activos financieros

9. Pasivos financieros

GASTOS1. Gastos de personal

2. Gastos corrientes en bienes y servicios

3. Gastos financieros

4. Transferencias corrientes

5. (sin uso)

6. Inversiones reales

7. Transferencias de capital

8. Activos financieros

9. Pasivos financieros

Clasificación económica (III)

No en la UCM

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Clasificación económica (IV)

• La relación completa que compone la clasificación económica de cada ejercicio se puede consultar en Génesis, Menú SAP – Presupuestos – Estructura presupuestaria – Visualizar en jerarquía – Visualizar pos. presup: jerarquía

• Los códigos se anteceden de una letra que indica su carácter, más una barra de separación:– I para ingresos. Ej.: I/5400200

– G para gastos. Ej.: G/2200300/2000

– E para operaciones extrapresupuestarias: Ej.: E/320004

• En gastos se incluye en el mismo código la clasificación funcional, que se ve a continuación.

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Clasificación funcional


Clasificación funcional

• Informa sobre PARA QUÉ se gasta, es decir, la finalidad u objetivo, específico o genérico, pretendidos.

• Es específica del presupuesto de gastos, dado que la finalidad de los ingresos son financiar la totalidad de los gastos.

• La clasificación funcional actual de la UCM es:1000 Desarrollo docencia e investig. 6000 Dirección y gestión

2000 Gestión de la enseñanza 7000 Servicios a la comunidad univ.

3000 Investig., desarr. y transf. tecnol. 8000 Becas y ayudas a estudiantes

4000 Tit. propias y formación continua 9000 Formación y asist. al personal

5000 Relaciones externas

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Reflejo en Génesis

CENTRO GESTOR (CeGe) = Clasificación Orgánica

AABBCCC

0 3 9 0 1 5 1

INGRESOS: Clasificación Económica

I / ABCDDEE

I / 3 2 5 0 3 0 0

G / ABCDDEE / A000

G / 2 2 2 0 0 0 0 / 1000GASTOS: Clasificación Económica + Funcional

POSICIÓN PRESUPUESTARIA (PosPre) =

Reflejo en Génesis (I)


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Reflejo en Génesis

Reflejo en Génesis (II) – Cl. orgánica


Decreto Rectoral 19/2019, de 14 de junio, de establecimiento de los Vicerrectorados de la UCM, de delegación de competencias y de diversas

cuestiones de índole organizativo (BOCM de 19 de junio de 2019)

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Reflejo en Génesis

Gastos Ingresos

Reflejo en Génesis (III) – Cl. económica


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Contenido

Otros elementos de Génesis

Contenido

• Otros elementos de imputación– Proyectos de gasto

– Fondos

– Órdenes de coste

– Centros de coste

• Otros elementos contables de Génesis– Cuentas contables

– Acreedores y deudores (terceros)

– Activos fijos

– Impuestos

• Otros elementos técnicos de Génesis: workflow

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Introducción


Otros elementos: introducción

• Incluso si, con lo visto hasta ahora, ya parece que hay demasiados códigos, no son suficientes para cubrir todas las necesidades de control de créditos.

• Para la imputación del ingreso o gasto se utilizan varios códigos más: proyectos, fondos, órdenes de coste y centros de coste.

• Además, hay otros elementos asociados a las operaciones contables: cuentas, acreedores o deudores, activos fijos, impuestos…

• Por último, hay un componente central en Génesis y Gestor de expedientes: el workflow.

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Otros elementos de imputación


Proyectos de gasto

• Los proyectos de gasto se usan para controlar dotaciones de proyectos de investigación. También para controlar obras (ahora centralizadas en el Servicio de Coordinación y Seguimiento de Obras).

• Según en qué pantalla, se llaman proyecto de gasto, programa de financiación o proyecto presupuestario.

• Un proyecto de gastoscontiene uno o varioselementos PEP en formade árbol. Solo se puedeimputar a las hojas.

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Fondos

• Los fondos se usan para controlar dotaciones específicas que pueden tener su origen en el propio presupuesto de la UCM o proceder de subvenciones de entidades externas. En el segundo caso son fondos de financiación afectada, porque su capacidad de gasto está en función de lo ingresado(∑ ingresos >= ∑ gastos).

• Se usan para títulos propios, másteres oficiales, convenios, proyectos de innovación educativa…

• Y proyectos de investigación, conectados con los proyectos de gasto (INV.PR.10.1820.21213 <-> 202PR21213).

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Órdenes de coste (I)

• Las facultades reparten su presupuesto ordinario entre:– departamentos, secciones departamentales y unid. doc. /dep.

– unidades generales, como el Decanato, la gerencia del centro, la biblioteca, los laboratorios, etc.

• Otros centros y servicios tienen necesidades similares.

• Las órdenes de coste son una extensión del centro gestor (clasificación orgánica), pero sin vinculación estricta al presupuesto público (no se relacionan directamente con la clasificación económica y funcional).

• Solo operan para el centro gestor ordinario del centro/servicio (pocas veces se combinan con fondos o proyectos).

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• Para el centro gestor 0390101 tienen el formato E0390101ABCD, donde ABCD representa la unidad interna, ya sea académica o de gestión, del centro.

• Forman conjuntos llamados grupos de órdenes, que por convención se llaman como el centro gestor (p.e.: 0390101).

Órdenes de coste (II)

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Centros de coste

• Los centros de coste sirven como base para la contabilidad analítica, o de costes. Solo se usan en los registros que suponen costes (cuando ya hay gasto cierto y no es un activo fijo).

• Su codificación incluye una letra y tres, cuatro o siete caracteres más:– A: gastos generales

– I: gastos de investigación

– T: gastos de titulaciones propias

• Ejemplos: A1010HQ0, T112, I126, A5B0…

• A diferencia de las órdenes de coste, los centros de coste se aplican a todos los centros gestores.

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Otros elementos contables de Génesis


Cuentas contables

• Normalmente, solo será necesario especificar cuentas contables al tratar con la tesorería (efectivo, bancos)…

• …pero conviene no olvidar que todo lo que registramos se traduce en asientos contables y, por tanto, afecta a cuentas contables.

• Los movimientos contables de una cuenta se pueden ver en Menú SAP – Contabilidad Patrimonial – Cuentas – Visualizar/modificar partidas. No todos los usuarios tienen permiso para ver todas las cuentas.

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Acreedores y deudores (I)

• Los acreedores y deudores son una parte crítica de la información en Génesis. Antes o después, cualquier ingreso o gasto tiene como contraparte a un tercero.

• Los acreedores y deudores nacionales, con alguna excepción, se dan de alta desde los centros. Es muy importante darlos de alta correctamente y no duplicar entradas, para lo cual hay que saber buscarlos bien.

• Identificar adecuadamente a los acreedores y deudores facilita después localizar sus facturas, conocer el estado de tramitación de las mismas, etc.

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Acreedores y deudores (II)

• Al darlos de alta deben seguirse estas pautas (más detalles en el manual de acreedores y deudores).

• El nombre, en mayúsculas y sin acentos.

• Hay que rellenar el domicilio y el correo electrónico.

• Para acreedores que son personas físicas, el nombre debe ser el que figura en su DNI o factura, escrito como APELLIDOS, NOMBRE (aunque la factura sea de una tienda, si factura con DNI, se identifica a la persona) y hay que elegir uno de estos modelos para el alta:– UCM00037Z: para vinculados con la UCM

– UCM00038S: para no vinculados con la UCM

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Activos fijos

• Los activos fijos son elementos que representan bienes duraderos, como muebles, aparatos, edificios, terrenos, vehículos… No se consumen, como pasa con un paquete de papel, un tóner o un reactivo químico.

• Hay que crear primero su ficha de activo fijo e indicar su número al registrar la factura de su compra.

• El sistema realiza automáticamente un proceso contable llamado amortización para reflejar su desgaste durante el tiempo.

• Si el activo fijo se estropea, lo roban o se vende, hay que registrar su baja.

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Impuestos

• Las cantidades percibidas por personas físicas a menudo están sujetas a IRPF (o IRNR si son no residentes). Todos los casos se resumen en una decena de indicadores, aproximadamente.

• Las facturas, emitidas o recibidas, incluyen IVA (en algunos casos están exentas). Por tanto, al registrarlas hay que indicar el impuesto aplicado. La casuística del IVA es ENORME y necesitaréis ayuda de vuestros compañeros o de nuestro servicio al principio.

• Tenemos un manual de impacto del IRPF e IVA.

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Otros elementos técnicos de Génesis


Workflow (I)

• El workflow consiste en un circuito de tramitación de determinados elementos del sistema: documentos presupuestarios y expedientes.

• El sistema tiene definidos los pasos que debe atravesar cada tipo de elemento desde su inicio a su fin, y quiénes deben llevar a cabo cada paso.

• En Génesis, el workflow de los documentos comienza llegando al jefe de la unidad gestora, quien debe autorizarlo y luego pasa a Contratación (solo en las fases A y D), y a Intervención.

• En el Gestor de expedientes los pasos dependen del tipo de expediente.

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Otros elementos técnicos de Génesis


Workflow (II)

• Para el usuario, el workflow es similar a una bandeja de correo electrónico, pero lo que llegan son tareas.

• Suelen ir dirigidas a varios usuarios del mismo centro/servicio y, el primero que la toca, se la queda hasta que la completa o la aparta. ¡Apartadlas siempre!

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Contenido

La interfaz de Génesis

Contenido

• Cómo desenvolverse en Génesis• Ayudas al introducir datos• Modos• Impresión en fondo• Vídeo

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Cómo desenvolverse en Génesis


Cómo desenvolverse en Génesis (I)

• En Génesis, hay que saber qué se quiere hacer y elegir la opción de menú correspondiente.

• Ejemplo: se ha recibido un cobro de un curso de un departamento y hay que hacer algo con él. Hay que saber: ¿Qué se debe hacer? Conciliarlo ¿Con qué? Con un contraído directo ¿Qué refleja un contraído? Un derecho → Un ingreso ¿Hay que emitir factura? Si lo pide el cliente o el concepto del

ingreso conlleva IVA sujeto y no exento, sí.

• Así que debemos saber identificar que hablamos de un ingreso, que puede precisar factura y que se tramita en un contraído directo que, posteriormente, se concilia con el cobro.

31

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

61

• Habrá que crear el deudor si no existe…

• Decidir si hay que emitir factura… E incorporarla a un

contraído previo

• O registrar un contraído directo

• Habrá que visualizarlo, para imprimirlo…

• Tramitarlo por workflow…• Y una vez contabilizado,

aplicar el cobro (conciliarlo)

Cómo desenvolverse en Génesis (II)



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Cómo desenvolverse en Génesis (III)

• En Génesis, es el usuario el que tiene que saber qué es lo siguiente que hay que hacer, y quién lo hace.

• Para ello, hay que conocer los procedimientos económicos (legislación, normas de ejecución) y cómo se realizan en el sistema (manuales de Génesis, vídeos, cursos de formación).

• También hay que saber aprovechar las características de la interfaz de Génesis (p.e.: para saber si el deudor existe o no).



32

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

63

Ayudas al introducir datos

• Memoria: el último dato tratado se muestra en otras pantallas que piden ese mismo tipo de dato.

• Histórico: últimos valores escritos en un campo aparecen al escribir en él).

• Match-code o ayuda de códigos.

• Búsqueda ampliada.

Ayudas al introducir datos (I)


CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Ayudas al introducir datos (II)

• La ayuda de códigos busca valores de una lista, tales como: acreedores, deudores, posiciones presupuestarias, centros gestores, etc.

• Se pueden usar comodines: “*” para múltiples caracteres y “+” para un solo carácter. Ejemplos:• “FERNAND*” coincide con “FERNANDO”, “FERNANDA”,

“FERNANDEZ” y “FERNANDEZ LOPEZ, ANTONIO”.• “++++107” coincide con “0390107”, “0412107” y “1601107”,

pero no con “0107” ni con “0390107B000”.• “*LOPEZ*” coincide con “PEREZ LOPEZ, PEDRO”,

“LOPEZ FERNANDEZ, ANA” y “LOPEZ”.

• A veces hay varias pestañas que permiten buscar por distintos criterios. Las minúsculas y mayúsculas suelen ser indiferentes, pero no siempre.



33

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

65

Ayudas al introducir datos (III)

• La búsqueda ampliada se activa en Ajustar disposición local ( ) Opciones Diseño interactivo Visualización 2. Puede activarse siempre o solo al pulsar [Ctrl]+[Mayús]+[Q].

• Al activarse, se escribe directamente en el campo lo que se busca y se listan los resultados por aproximación. Puede buscarse por la descripción o por el código.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

66

Modos

• Génesis (y Gestor de expedientes) permiten abrir varias ventanas simultáneamente ( ) para hacer distintas tareas. Cada ventana se llama Modo y se pueden tener hasta seis.

• ¿Para qué sirve esto? Por ejemplo, estamos registrando una factura y nos llaman de un departamento para preguntar cuánta dotación les queda. Podemos abrir un modo para consultar el sistema y responderles sin perder lo que llevábamos hecho del registro de la factura.

• Además, muchos datos son navegables. Al hacer doble clic sobre un campo que contiene un número de documento (como el documento de pago de una factura) podemos acceder al documento completo para obtener más información (fecha, importe total, etc.).


Modos

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Impresión en fondo

• Algunos listados tienen que combinar información de diferentes tablas y tardan en procesarse.En lugar de quedarnos esperando oabrir más modos, podemos pedirlos enfondo eligiendo la opción del menúsuperior Programa – Ejecutar enproceso fondo.

• Cuando se completen, nos llega un aviso y podremos acceder al listado en la lista de órdenes SPOOL (menú superior Sistema – Órdenes SPOOL propias).


Impresión en fondo

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

68

1000

• SAP permite trabajar con varias compañías, o sociedades.

• En Génesis hay dos sociedades:– 1000: contiene la contabilidad de la UCM.– 2000: contiene la contabilidad de la Fundación General UCM.

• Los datos están separados por cada sociedad, excepto los terceros (acreedores y deudores), que tienen una parte compartida.

• SAP está formado por varios módulos, y cada uno tiene un concepto equivalente al de sociedad: sociedad, entidad CP, sociedad CO…

• Si estás leyendo esto, en caso de duda tienes que escribir 1000.


Sociedades

35

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

69

Contenido

• Cómo desenvolverse en el Gestor de expedientes• Comparación de menús• Apertura de expedientes• Bandeja de entrada• Vídeo

La interfaz del Gestor de expedientes

Contenido

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Cómo desenvolverse en el Gestor de Exp.

• En el Gestor de expedientes, la filosofía es diferente a Génesis:– Para crear un expediente nuevo, hay que saber de qué tipo hay

que crearlo. Es decir, hay que conocer la Ley de Contratos del Sector Público.

– Para tramitar un expediente existente, es el sistema quien pone la tarea en la bandeja de workflow de los usuarios correspondientes.

– Solo algunas tareas accesorias se hacen en otras opciones de menú.

• Por tanto, hay que saber qué tipo de expediente crear, cómo movernos en nuestra bandeja de workflow y cómo localizar expedientes.


Cómo desenvolverse en el Gestor de expedientes

36

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

71

Génesis Gestor de expedientes

Comparación de menús


Cómo desenvolverse en el Gestor de expedientes

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

72

Apertura de expedientes

• Abrir correctamente el expediente es crucial, porque toda la tramitación posterior está determinada por lo que indiquemos al crear el expediente.

• La creación/apertura de expedientes se hace con un asistente.


Apertura de expedientes

37

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

73

La bandeja de entrada (I)

• Accesible desde la opción de menú Bandeja de entrada de workflow, agrupando las bandejas de Génesis y de Gestor de expedientes.

• Se puede usar la búsqueda para localizar tareas de expedientes en nuestra bandeja.


La bandeja de entrada

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

74

La bandeja de entrada (II)

• Al acceder a una tarea, vemos las acciones posibles, que varían según el expediente y la fase de tramitación en que se encuentre.

• ¡Siempre hay que apartar las tareas en tratamientopara que otros puedan acceder a ellas!


La bandeja de entrada

38

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

75

Fin del segundo módulo

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Tercer módulo

Introducción a la ejecución de gastos

39

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

77

Tercer módulo

• Fases presupuestarias de gasto (R, A, D, O, AD, ADO)• Facturas.• Introducción a los impuestos en gastos: IRPF e IVA• Procedimiento: contrato de menor importe• Procedimiento: tramitación de caja fija• Lo que no se ha visto en este curso

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

78

Contenido

• Visión general del proceso de ejecución de un gasto• Fase de Retención o reserva• Fase de Autorización o precompromiso• Fase de Disposición o compromiso• Fase de Obligación• Agrupación de fases• Esquema de fases presupuestarias• Pago en firme de la obligación• Circuitos alternativos: pago a justificar y caja fija• Servicios económicos• Breve introducción al presupuesto

Fases presupuestarias de gasto

Contenido

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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La vida de un gasto (I)

• Algunos gastos se originan por resoluciones judiciales, por ser tasas o tributos o por relaciones laborales…

• …pero la mayoría se deben a que surge una necesidad que, para ser satisfecha, hay que contratar con terceros.

• Los pasos que sigue un gasto contractual son:– Surge la necesidad, que se documenta con una memoria del

promotor del gasto (p.e.: investigador, gerente del centro, vicerrector…)

– Si no se puede realizar con medios propios, hay que licitar el gasto (publicar la necesidad y el presupuesto máximo reservado para que los proveedores puedan presentar ofertas)

– Una vez seleccionada la mejor oferta, el proveedor adjudicatario presta el servicio o entrega los bienes y presenta la factura.

– Tras dar la conformidad a la prestación y la factura, se tramita la obligación y se paga.


Visión general del proceso de ejecución de gastos

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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La vida de un gasto (II)

• Los pasos anteriores son la norma general. Dependiendo del importe previsto de la necesidad, pueden simplificarse o ser más complejos/largos.

• Para licitar el gasto hay que definirlo y establecer los criterios para valorar las distintas ofertas (pliegos de prescripciones técnicas). También hay que asegurar que existe crédito para hacer frente al gasto (documento de reserva) y está autorizado (documento de autorización).

• La prestación puede tener lugar en un solo acto (p.e.: compra de mobiliario, levantamiento de un tabique) o ser periódica (servicio de fotocopias, obra de gran reforma, suministro eléctrico). En el primer caso habrá una sola factura; en el segundo, varias.



41

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

81

La vida de un gasto (III)

• La factura representa una obligación ante el acreedor. Para atenderla, el promotor del gasto debe conformarla(confirmar que la entrega de bienes o prestación de servicios documentada en la factura se han producido correctamente), mediante un certificado de conformidad (o, menos formalmente, su firma en la factura).

• Las obligaciones deben pagarse en un máximo de 30 días naturales desde su recepción o conformidad.

• En general:– No pueden adquirirse compromisos de gasto ni obligaciones por

cuantía superior a los créditos autorizados, siendo nulos de pleno derecho los actos administrativos (…) que incumplan esta limitación. Art. 46 de la Ley General Presupuestaria (LGP).

– El pago no podrá efectuarse si el acreedor no ha cumplido o garantizado su correlativa obligación. Art. 21 LGP.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

82

Las cuatro fases presupuestarias

• Hay cuatro fases presupuestarias, desde el inicio hasta el final de un gasto:– R: retención o reserva– A: autorización o precompromiso– D: disposición– O: obligación

• Las fases se reflejan en documentos presupuestarios. Todos se crean en Génesis, pero muchas veces para ello hay que acceder desde el Gestor de expedientes.


Las cuatro fases presupuestarias

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

83

Fase de retención o reserva

• La fase de retención o reserva (R) no figura como tal en las leyes, pero sí se menciona el certificado de existencia de crédito. Para garantizar que se pueden expedir sucesivos certificados sin exceder el crédito disponible, hay que retener las cantidades certificadas.

• La cantidad es estimada como límite máximo de gasto.• En Génesis, hay varias clases de documento que

representan retenciones. Todas se hacen en Génesis, pero pueden originarse en el Gestor de expedientes:– RC: retención de crédito (con circuito de workflow)– RG: reserva de gestión– RJ: reserva de caja fija– RX: retención de crédito de expediente (con workflow)– RY: reserva de gestión de expediente


Fase de retención o reserva

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

84

Fase de autorización o precompromiso

• La fase de autorización (A), o precompromiso en algunas partes de Génesis y Gestor de expedientes, representa la aprobación del responsable para acometer el gasto (art. 73.2 LGP). En los expedientes, es el primer documento fiscalizado por Intervención. Su importe coincide con el del documento R previo.

• Se originan siempre en el Gestor de expedientes. Actualmente solo hay una clase de documento activa de esta fase:– RA: documento de fase A referenciado a reserva

• Tanto la fase R como la A tienen carácter interno; no interviene ningún tercero ajeno a la organización.

• Tras la contabilización de la fase A, se lleva a cabo la licitación pública (se hace público el contrato para que se puedan presentar ofertas).


Fase de autorización o precompromiso

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

85

Fase de disposición o compromiso (I)

• La fase de disposición o compromiso (D) representa el acuerdo con terceros para acometer un gasto previamente aprobado (art. 73.3 LGP), una vez adjudicado y firmado el contrato.

• Es vinculante: tanto proveedores como Administración se comprometen a cumplir lo establecido en el contrato (los primeros a entregar los bienes o prestar los servicios, y la segunda a reconocer las obligaciones facturadas y atenderlas).

• A diferencia de las fases R y A, el importe es concretoy siempre igual o menor al de las fases previas. ¿Por qué? Porque hemos licitado el gasto por un importe máximo (el del A) y hemos recibido ofertas competitivas que suelen mejorar el importe máximo.


Fase de disposición o compromiso

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Fase de disposición o compromiso (II)

• Las disposiciones se originan en el Gestor de expedientes, salvo las de nóminas. Actualmente solo hay una clase de documento de esta fase pura (sin acumular fases, ver más adelante):– D: documento de fase D referenciado a autorización

• De la diapositiva anterior queda claro: en esta fase sí intervienen terceros.

• Tras la contabilización del D, se procede a la prestación del servicio o la entrega de bienes. Dependiendo de las condiciones del contrato, podrá dar lugar a la emisión de una o varias facturas.


Fase de disposición o compromiso

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

87

Fase de obligación (I)

• La fase de obligación representa el reconocimiento de un crédito exigible contra la Administración (art. 73.4 LGP). En otras palabras, indica que se ha recibido una factura que documenta una prestación de servicio o entrega de bienes, la cual ha sido declarada conforme y, por tanto, debe ser pagada al proveedor.

• …También puede ser otro documento que no es una factura: una factura simplificada (un tique), una liquidación de comisión de servicios, un recibo de impartición de conferencia, la nómina de los empleados, o incluso la entrega de una subvención, una beca o un premio, entre otros ejemplos.

• Pueden originarse en Génesis o en Gestor de expedientes, según el tipo de tramitación.


Fase de obligación

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Fase de obligación (II)

• Salvo nóminas y entregas sin contraprestación, para crear un documento de obligación primero se registranfacturas (o tiques, comisiones de servicio, recibos de conferencia…). Luego, en otra opción de menú se buscan los registros que no estén ya incluidos en otra obligación y se presentan al usuario para que elija cuáles quiere incorporar en una obligación. Veremos en detalle el contrato menor y el trámite por Caja Fija.

• Hay muchas clases de documentos de obligación:– Solo fase O: O, OL, ON, OD, OE, RN– Acumulando fases ADO: OA, OR, OY, OM, OF, FR, OW, OV,

FM, FC, FJ, JO, JR…

• Esta fase supone el fin de la contabilidad presupuestaria y el inicio de la contabilidad financiera (ver diap. 12).


Fase de obligación

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Agrupación de fases

• Como hemos visto, hay cuatro fases presupuestarias:– R (Reserva)– A (Autorización)– D (Disposición)– O (Obligación)

• En ocasiones, se permite agrupar las fases:– Agrupación de fases A y D:

• En Génesis: DN y ND (AD de nómina)• En Gestor de expedientes: DC y DR (AD de Contratación)

– Agrupación de fases A, D y O:• En Génesis: OA, OR, OF, FR (pago centralizado), FM, FC,

FJ (caja fija), JO y JR (pagos a justificar)• En Gestor de expedientes: OY, OW (contrato de menor

importe) OM, y OV (contrato menor de logística)


Agrupación de fases

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

90

Esquema de fases presupuestarias

Elaboración doc. RXNº 1xxxxxxxxx

RETENCIÓN DE CRÉDITO

25.000 €Elaboración doc RA

Nº 2003xxxxxx

AUTORIZACIÓN(de contratación, en este caso)

25.000 €Elaboración doc D

Nº 3000xxxxxxCOMPROMISO

24.750 €

Registro KR genera ONº 4000xxxxxx

REGISTRO FACTURA ORDEN DE PAGO

24.750 €

Se añade el NIF delAcreedor al que se le haadjudicado el concurso

Elaboración doc. +/- RApara liberar crédito. Importe:250 €

Elaboración doc. +/- RXpara liberar crédito.Importe: 250 €

(Fase R)

(Fase A)

(Fase D)

(Fase O)


Esquema de fases presupuestarias

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

91

Pago en firme de la obligación

• ¿Qué pasa cuando se contabiliza una obligación?• El procedimiento normal es el pago en firme. El

Servicio de Tesorería de la UCM se encarga de planificar y ordenar los pagos a los acreedores.

• Por tanto, las facturas tramitadas en los centros y servicios NO se pagan por estos directamente.

• Para saber si una línea de un O/ADO está pagada, se puede visualizar el O/ADO, situarse en la línea en la vista detallada y pulsar el icono del sombrero.


Pago en firme de la obligación

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Circuitos alternativos de pago

• Hay dos circuitos alternativos de pago: caja fija y pago a justificar

• En la caja fija, tras registrar la factura se efectúa su pago en el centro o servicio. Posteriormente, se incorpora en un ADO de caja fija. Es decir, se paga antes de que nazca la obligación presupuestaria. Veremos este circuito en detalle.

• En el pago a justificar, el centro o servicio registra un ADOJ previamente a la obtención de la factura, que es contabilizado. El Servicio de Tesorería envía la cantidad al centro o servicio, quien registra la factura y la paga. Posteriormente, reintegra los fondos no utilizados y envía la cuenta justificativa a Intervención. Es decir, se contabiliza antes de obtener el justificante de gasto.


Circuitos alternativos de pago

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

93

Servicios económicos (I)

• Servicio de Planificación y Control del Presupuesto: mantiene las estructuras orgánica, presupuestaria y económica de la UCM, dota el presupuesto de la universidad, crea los fondos para créditos específicos, revisa y tramita todas las modificaciones presupuestarias, etc.

• Contratación: el Órgano de Contratación, la Mesa de Contratación y sus tres servicios (Servicio de Contratación, Unidad de Gestión y Contratación de Obras y Servicio de Seguimiento de Contratos) se encargan de revisar la documentación de los contratos, efectuar las licitaciones (salvo los contratos menores y las segundas licitaciones de acuerdos marco), revisar las modificaciones de contratos, su ejecución, etc.


Servicios económicos

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Servicios económicos (II)

• Obras: el Servicio de Coordinación de Obras y Mantenimiento se encarga de evaluar y tramitar las obras y sus expedientes de contratación (junto con la UGyCO de Contratación).

• Intervención: a través de sus servicios (Servicio de Fiscalización y Servicio de Auditoría) se encargan de comprobar que la ejecución del presupuesto se ajusta a la normativa, informando y reparando los expedientes en los que observen defectos de forma o fondo.

• Tesorería: el Servicio de Tesorería planifica y ordena los pagos de las obligaciones (incluyendo reposiciones de caja fija y anticipos de pagos a justificar a los centros), actúa como interlocutor ante las entidades financieras, etc.



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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

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Servicios económicos (III)

• Impuestos: el Servicio de Impuestos se encarga de revisar la correcta asignación de indicadores de impuestos en las operaciones de ingresos y gastos, declarar las operaciones con trascendencia tributaria (IRPF, IRNR, IVA, etc.), expedir certificaciones de donaciones recibidas, etc.

• Otros servicios con los que se interactúa desde AA.EE.:– Sv. Gestión Económica de Investigación: gestionan y dotan los

créditos destinados a Investigación, además de los CAIS (Centros de Apoyo a la Investigación)

– Sv. Personal: proporcionan información y documentación para la tramitación de nóminas

– Sv. Alumnos: gestionan los ingresos de matrícula, el tratamiento de becas (de estudios y de formación práctica), los títulos propios, etc.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

96

Servicio de Coordinación y Apoyo del Área Económica (UCPE)

• Nuestro servicio atiende vuestras peticiones de:– Anulación de documentos presupuestarios o financieros– Información sobre procedimientos económicos– Gestión de usuarios de Génesis (altas, bajas, permisos, etc.)– Presentación de facturas de ingresos electrónicas

• Además, nos encargamos de:– Confección de manuales, vídeos y otro material formativo.– Impartición de cursos de formación y de cambios en el sistema.– Comunicación de novedades a través de la lista de distribución.– Identificación, centralización, seguimiento y comunicación con

servicios técnicos de incidencias en el sistema.– Seguimiento de algunos aspectos de la tramitación (facturas

electrónicas, conciliación, etc.).– Participación en definición y pruebas de cambios en el sistema.



49

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

97

Breve introducción al presupuesto (I)

• El presupuesto anual de la UCM se compone de los ingresos y gastos que la forman, organizados en créditos (orgánica + funcional + económica [+ fondo o proyecto], y su cantidad asignada).

• ∑ créditos ingresos = ∑ créditos gastos• Cuando un crédito no es suficiente para atender los

gastos o bien es excesivo, se realizan modificaciones presupuestarias. Pero siempre respetando la ecuación anterior. Las dos más comunes para los centros y servicios son las transferencias de crédito (se mueve una cantidad de un crédito a otro) y las generaciones de crédito (se recibe una subvención externa no prevista y se genera crédito en ingresos y en gastos).

• Un crédito minorado no se puede incrementar. Un crédito incrementado no se puede minorar.


Breve introducción al presupuesto

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

98

Breve introducción al presupuesto (II)

• Para reducir la cantidad de modificaciones presupuestarias se usa el concepto de vinculación. Los créditos se agrupan en bolsas de vinculación, de manera que comparten su dotación, lo que permite que en un crédito se pueda aplicar más gasto de la dotación inicial, siempre sin exceder el conjunto.

• Del art. 4 NEP 2021: las vinculaciones son por unidad orgánica, por programa y:– Por capítulo en los capítulos I, II y VI.– Por concepto en los capítulos III, IV, VII, VIII y IX.– Por subconcepto en atenciones protocolarias (226.01),

amortización y pago de intereses de préstamos a largo plazo, créditos ampliables y gastos de financiación afectada (salvo titulaciones propias, que siguen las reglas generales).



50

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

99

Breve introducción al presupuesto (III)

• Ejemplo: tenemos estas dotaciones de capítulo II:

• ¿Cuál es máximo que se puede gastar en la PosPreG/2200000/2000?

• Respuesta: 1000 €. Los 3200 de la PosPreG/2260100/2000 no son parte de la bolsa de vinculación del capítulo II.



PosPre Dot. inicial Ejecutado Saldo

G/2050000/2000 10000 4000 6000

G/2120000/2000 7500 8500 -1000

G/2200000/2000 17000 22000 -5000

G/2260100/2000 5000 1800 3200

G/2270600/2000 4500 3500 1000

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

100

Contenido

• Introducción• Facturas completas, facturas simplificadas y otros

documentos justificativos de gasto• Contenido de las facturas• Las facturas extranjeras• Documentos que parecen facturas pero no lo son• Facturas electrónicas• Ejemplos de registro de facturas

Facturas

Contenido

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

101

Introducción

• Buena parte del trabajo diario consiste en registrar facturas gastos en el sistema. Se adquieren bienes o se reciben servicios y hay que pagarlos.

• El registro del gasto supone la introducción de mucha información: presupuestaria, financiera y patrimonial, tributaria, de costes… Es importante que los documentos justificativos sean correctos y conformes a las leyes, y que el traslado de su información al sistema se haga sin errores.

• Las siguientes diapositivas explicarán qué hace que una factura sea correcta o no, qué es una factura y qué no, las particularidades de las facturas extranjeras y las facturas electrónicas, etc.

Facturas

Introducción

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

102

Facturas completas

• Las facturas completas contienen todos los datos necesarios para ser declaradas y, en su caso, recuperar el IVA deducible. Específicamente, deben contener la identificación completa del cliente (la UCM) y su NIF, es decir:– (opcional) Nombre del centro o servicio– Universidad Complutense de Madrid– Avenida de Séneca, 2– 28040 – Madrid– NIF: Q2818014I o ESQ2818014I (sin guiones ni espacios)

• El de arriba es el único domicilio fiscal válido. Puede haber direcciones de envío del material o de la factura, pero no son domicilios fiscales.

Facturas

Facturas completas, simplificadas y otros documentos justificativos

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

103

Facturas simplificadas

• Las facturas simplificadas permiten facturar sin incluir los datos del cliente (y relajan la información de detalle del IVA). Son el nombre formal de los tiques de toda la vida.

• No permiten al cliente deducirse el IVA en ningún caso.• En Génesis, se registran pulsando el botón Registrar

recibo.

Facturas


CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

104

Otros documentos justificativos

• Hay gastos que no se documentan con facturas.• Las conferencias, si no se facturan, se justifican con un

recibo (hay modelos en nuestra web). Igual para lecciones, tutorías, coordinación de cursos…

• Las indemnizaciones por comisiones de servicio se justifican con un formulario de liquidación (también en nuestra web) y justificantes de haber realizado los gastos indemnizados. Esos justificantes, si los ha abonado el comisionado, van a su nombre, no al de la UCM (nuestro acreedor es el comisionado).

• Las pólizas de seguro se justifican con el contrato y el recibo para su pago. Los cargos bancarios, con el propio apunte bancario.

• Todos ellos se registran como recibo en Génesis.

Facturas


53

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

105

Contenido de las facturas (I)

• Numeración correlativa y, en su caso, serie. Las rectificativas tendrán una serie específica.

• Fecha de expedición; y fecha de las operaciones, siempre que sea distinta de la de expedición.

• Identificación del emisor y (salvo las simplificadas) del destinatario. La identificación se compone de:– NIF– Nombre y apellidos o razón social completa– Domicilio

• Descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible.

• Tipos impositivos y cuota consignada por separado, salvo en las simplificadas.

Facturas

Contenido de las facturas

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

106

Contenido de las facturas (II)

• Debe especificarse la parte de la base imponible si en la misma factura hay:– Operaciones exentas del IVA y otras que no;– O que sean operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA.

• Menciones en la factura:– En operaciones exentas: la disposición de la Directiva

2006/112/CE, el precepto de LIVA u Operación exenta.– Cuando el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el

destinatario de la operación: Inversión del sujeto pasivo.– Si se aplica el régimen especial de agencias de viajes: Régimen

especial de las agencias de viajes.

Facturas

Contenido de las facturas

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

107

Las facturas extranjeras

• En general, y salvo algunas excepciones:– Deben cumplir los mismos requisitos que las nacionales.– No deben incluir IVA (ni nacional ni extranjero). Nos lo tenemos

que autorrepercutir nosotros.

• Si vienen de la UE, debe figurar su NIF intracomunitario o VAT number (p.e.: FR65775684897, DE149145247) y el de la UCM (ESQ2818014I).

• Si documentan entrega de bienes de fuera de la UE, estos deben haber pasado por la aduana. Hará falta un documento llamado DUA que detalla el IVA calculado por la AEAT.

• Los acreedores no residentes se dan de alta por la UCPE (la información que nos debéis enviar figura en el manual de terceros).

Facturas

Las facturas extranjeras

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

108

Documentos que no son facturas

• Además de los recibos, liquidaciones de comisiones de servicio, etc., hay varios documentos que parecen facturas, pero no lo son y, por tanto, generalmente no sirven como justificantes de gasto. Son:– Presupuestos u ofertas.– Facturas proforma. Son un tipo de presupuesto u oferta, no una

factura real.– Albaranes (Delivery Note) o recibos (Receipt).

• Las facturas emitidas a un cliente distinto de la UCM, como el director de un proyecto o un técnico de laboratorio, tampoco son válidas salvo como justificantes de gasto en comisiones de servicio e inscripciones a congresos y asociaciones.

Facturas

Documentos que no son facturas

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CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

109

Facturas electrónicas (I)

• Las facturas electrónicas son un archivo XML firmados digitalmente. No son fácilmente legibles por personas.

• Se presentan en un Punto General de Entrada. La UCM está adherida al estatal, FACe.

• Génesis conecta con FACe para recibir las facturas en un módulo llamado Consola de Recepción de Facturas.

• También envía a FACe el avance de la tramitación de las mismas, donde los proveedores pueden consultar su estado.

Facturas

Facturas electrónicas

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

110

Facturas electrónicas (II)

• Desde la consola se descarga un PDF con la información de la factura, que se envía al responsable del gasto para que lo devuelva firmado (electrónicamente o impreso, según la tramitación).

• En la consola se realizan varios pasos que concluyen con el registro de la factura.

• Tenemos un manual y vídeos del procedimiento.

Facturas

Facturas electrónicas

https://youtu.be/n4olU9gVCAs

https://youtu.be/W7IliymvOqI

56

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

111

Factura de contrato de menor importe (I)

• En el Gestor de expedientes se usa el término “Contrato de menor importe” para referirse a dos procedimientos:– Contrato menor, en sentido estricto.– Contrato basado en acuerdo marco cuyo importe de licitación es

inferior a cierto límite (que depende del AM).

• En el ejemplo:– Partimos de un contrato basado en el AM de informática.– Usamos una factura electrónica con varios activos fijos y

material fungible.

• Pasos:– Revisar la factura electrónica.– Enviarla al conformador y recibirla conformada.– Crear activos fijos.– Registrar factura.

Facturas

Ejemplos de registro de facturas

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

112

• Revisar la factura electrónica y reclasificarla (o rechazarla).

• Enviarla al conformador y recibirla conformada.

• Crear activos fijos si es necesario (ver manual).

• Registrar factura.

Factura de contrato de menor importe (II)

Facturas


https://webs.ucm.es/info/ecofin/docs/genesis/manuales/propios/activos_fijos.pdf

57

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

113

Recibo de conferencia por caja fija

• Las conferencias impartidas por personal no vinculado se registran generalmente por caja fija, en modo recibo.– Algunos conferenciantes emiten factura como profesionales, o a

través de sociedades. En ese caso no son recibos y pueden ser contratos menores.

• En el ejemplo, el conferenciante es español y presenta un recibo cumplimentado, con cargo a un título propio.

Facturas


CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

114

Contenido

• Introducción• El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas• El Impuesto sobre la Renta de No Residentes• El IVA

Introducción a los impuestos en gastos

Contenido

58

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

115

Introducción

• Durante el registro de gastos es necesario indicar información sobre dos impuestos.

• Cuando el acreedor es una persona física, hay que informar el IRPF (si es residente en España) o el IRNR (si es no residente).

• En las facturas de alquiler de espacios hay una retención asociada al IRPF, aplicable incluso a personas jurídicas.

• En todos los registros hay que indicar información sobre el IVA, ya sea para decir que la operación no está sujeta a IVA o para indicar el tipo correspondiente.


Introducción

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

116

IRPF (I)

• Impuesto directo (grava los ingresos), progresivo(mayor tributación a mayor ingreso) y personal(determinadas circunstancias personales reducen la tributación). Se caracteriza por:– Renta: la totalidad de rendimientos, ganancias y pérdidas

patrimoniales y las imputaciones de renta que se establezcan por la ley, con independencia del lugar donde se hubiesen producido y cualquiera que sea la residencia del pagador.

– Obligación del perceptor: autoliquidación anual del impuesto.– Retención: descuento que se practica sobre un pago para la

satisfacción de una deuda tributaria [es decir, pago a cuenta del IRPF del perceptor]. Tipos variables en función de actividad.

– Obligaciones del retenedor:• Practicar la retención al momento del pago.• Autoliquidación mensual de retenciones. • Declaración anual de pagos y retenciones.


IRPF

59

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

117

IRPF


IRPF (II)

• Residentes nacionales: tipo IR (se copia del modelo, UCM00037Z para vinc. y UCM00038S para no vinc.). Están disponibles los siguientes indicadores:– AD (35 %): administradores y consejeros (Consejo Social)– BE (exento): becas y ayudas UCM (reguladas)– BN (2 %): becas y ayudas no exentas– CU (15 %): cursos, conferencias, seminarios, etc.– DI (exento): dietas (empleados públicos)– EO (1 %): estimación objetiva en facturas de profesionales– GA (2 %): suministros de alimentación, ganado– PF (15 %): actividades profesionales– TV (7 %): actividades profesionales (nuevos, antig. < 2 años)

• Alquiler de espacios: las personas y empresas que alquilen espacios a la UCM deben incluir una retención del 19 %, mediante el tipo AV con indicador AL.

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

118

IRPF


• En facturas o recibos conretención de IRPF seregistra el importe bruto(más adelante veremosel caso con IVA).

• IRPF: diferentes indicadores de retención.

• El importe de retención se hace efectivo en el momento del pago.

IRPF (III)Base imponible 1.200,00

IRPF (15%) 180,00

TOTAL 1.020,00

60

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

119


No residentes

119

Impuesto renta de no residentes (I)

• Impuesto directo (grava los ingresos). Se aplica a nacionales o extranjeros sin residencia fiscal en territorio nacional. Se caracteriza por:– Renta: totalidad de ingresos obtenidos en territorio nacional.– Obligación del perceptor: autoliquidación anual del impuesto.– Retención: descuento que se practica sobre un pago para la

satisfacción de una deuda tributaria. Tipos para 2021:

• 19 %: residente en país miembro UE, así como en Noruega e Islandia.

• 24 %: residente en resto de países.

– Obligaciones del retenedor: practicar la retención al momento del pago, realizar autoliquidación mensual de retenciones y realizar declaración anual de pagos y retenciones.

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

120


No residentes

120

Impuesto renta de no residentes (II)

• Convenio para evitar la doble imposición– Convenio de derecho internacional al que los Estados se

adhieren en régimen de bilateralidad.

– Su objeto es evitar que los residentes en los estados firmantestributen en ambos estados por el ingreso obtenido en uno de ellos.

– Se pueden consultar en la AEAT

• Certificado de residencia fiscal– Documento expedido por el Estado firmante de residencia para

eximir de tributación la renta generada en el Estado pagador.

– El certificado responde al estándar establecido por el derecho internacional, aunque es aprobado siguiendo la normativa propia del Estado firmante.

61

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

121


No residentes

121

Impuesto renta de no residentes (III)

• No residentes: tipo NR. Están disponibles los siguientes indicadores:– M4 (exento): por aplicación de convenio (solo con certificado).

– M3 (exención interna): para alojamiento en conferenciantes.

– MA (19%): residente en país miembro UE, Noruega e Islandia.

– M6 (24%): resto de casos.

• Formulario de toma de datos de no residentes y modelos de certificados, disponibles en nuestra web.

• ¡Atención al registro de anticipos a particulares a no residentes! Contactar con la UCPE.

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

122


IVA

122

Impuesto sobre el valor añadido (I)

• Impuesto indirecto que recae sobre el consumo y grava:– Entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por

empresarios o profesionales realizadas en el TAI

– Adquisiciones Intracomunitarias de bienes

– Importaciones de bienes (adquisiciones extracomunitarias)

• Territorio de aplicación del impuesto (TAI):– Aunque es el impuesto de la UE, su regulación es estatal,

siendo el TAI el territorio en el que es de aplicación la norma

– El TAI del Estado español se reduce al territorio peninsular y Baleares, excluidos los de Canarias, Ceuta y Melilla

62

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

123


IVA

123

Impuesto sobre el valor añadido (II)

• Sujeto pasivo del impuesto:– Empresario (persona física o jurídica) suministrador de bienes o

prestador de servicios. Obligado a cumplir las formalidades del impuesto (facturar, repercutir y autoliquidar).

– Excepción: inversión del sujeto pasivo. En este caso, la condición de sujeto pasivo recae en el que compra el bien o recibe el servicio, quien también tiene que ser empresario. Casos típicos:

• Adquisiciones intracomunitarias de bienes.

• Importaciones extracomunitarias de bienes.

• Prestaciones de servicio por no establecidos (intra o extracomunitarios).

• Limitadísimos casos de adquisiciones y obras nacionales.

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

124


IVA

124

Impuesto sobre el valor añadido (III)

• Tipos de operaciones– No sujetas (no onerosas o sin contraprestación)

– Sujetas

– Sujetas pero exentas (bienes o servicios de interés general)

• Tipos impositivos– General: 21 %

– Reducido: 10 %

– Superreducido: 4 %

• Sentido de la operación– IVA repercutido: aplicado por el vendedor a sus clientes.

– IVA soportado: pagado por el comprador, sujeto pasivo o no.

– IVA deducible: pagado que se puede compensar en la decl.

63

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

125


IVA

125

Impuesto sobre el valor añadido (IV)

• Sectores de actividad diferenciados: si un empresario realiza actividades exentas y no exentas, se divide la liquidación agrupando unas y otras.– Sector I: en la UCM, recoge actividades exentas: educación,

clínicas (salvo HCVC), actividades deportivas…. El IVA soportado no es deducible.

– Sector II: en la UCM, recoge actividades no exentas: alquiler de espacios, HCVC, alojamiento de colegiales, investigación aplicada… El IVA soportado es íntegramente deducible.

– Elementos comunes: no es un sector como tal. Cuando se gasta en algo que se usará para actividades de ambos sectores, se imputa a EC y el IVA soportado será deducible parcialmente. En 2021, la prorrata (parte deducible) es el 5 %.

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

126


IVA

126

Impuesto sobre el valor añadido (V)

Factura KJ Sector IVA Reserva RJ

Importe Deducibilidad Gasto

BI: 200,00 €21 %: 42,00 €Total: 242,00 €

I (0 %) 242,00 €

II (100 %) 200,00 €

Elementos comunes(prorrata - 5 %)

239,90 €

Cálculo de la prorrata: 5 % de 42 (cuota IVA) = 2,10 €(parte deducible).

42 € - 2,10 € = 39,90 €.

64

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

127


IVA

127

• En facturas nacionales, el importe que se indica es el bruto (con IVA).

• Ojo al desglosar por varios tipos de IVA. En muchas facturas, figura el importe sin IVA, pero hay que registrar con IVA (48,40; 16,50).

Art. Pr. U. Tipo Can. Tot.

Ítem 1 10,00 21 4 40,00

Ítem 2 5,00 10 3 15,00

B.I. 55,00

IVA 9,90

Total 64,90

Registro de factura con IVA nacional

B.I. Tipo IVA Cuota IVA Total bruto

40,00 21 8,40 48,40

15,00 10 1,50 16,50

Total 64,90

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

128


IVA

128

• El importe que se indica es el que figura en factura. En general, nodebe incluir IVA.

• La clave es elegir el indicador de impuestos adecuado, pensando qué tipo llevaría si fuera nacional:– AIB: adq. intracom. bienes

– PS: prestación servicios

– NE: no establecido en

Art. U. Pr. Rate Qty. Total

Item 1 10,00 0 4 units 40,00

Service 5,00 0 3 hours 15,00

Net 55,00

VAT 0,00

Total 55,00

Registro de factura con IVA extranjero

65

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

129


IVA + IRPF

129

• En facturas nacionales, el importe que se indica es el bruto (base imponible con IVA, sin IRPF).

• Ojo con el total indicado. Muchos profesionales marcan como total lo que deben cobrar tras retener el IRPF.

• El indicador de retención es PF (15 %) o TV (7 %).

• El líquido se calcula en el momento del pago.

Art. Pr. U. Tipo Can. Tot.

Ítem 1 50,00 21 4 200,00

B.I. 200,00

IVA 42,00

OK Total 242,00

IRPF 30,00

No Total 212,00

Registro de factura con IVA e IRPF

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

130

Contenido

• Definición y normativa• Flujo administrativo• Flujo en el Gestor de expedientes• Cuestiones accesorias• Ejemplo

Procedimiento: contrato menor

Contenido

66

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

131

Definición y normativa

• Regulado en el artículo 118 LCSP 9/2017 y circular de 9 de marzo de 2020. Delegación de firma en resolución de 10 de marzo.

• Importe inferior a 15.000 + IVA (40.000 + IVA si obra, 50.000 + IVA si investigación).

• Solo para necesidades imprevisibles e inaplazables no periódicas/repetitivas (lo habitual, en su lugar, es licitar el objeto del contrato a través de un procedimiento abierto simplificado sumario).

• Nunca puede ser plurianual ni abarcar dos ejercicios.• Precede a la factura.• Presupuestariamente, tras la reserva se agrupan las tres

fases (autorización, disposición, obligación) en un ADO.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

132

Flujo administrativo (CM)

Surge necesidadSurge necesidadSe crea

expediente en RMS y RY

Se crea expediente en

RMS y RY

Se obtienen presupuestosSe obtienen

presupuestos

Se cumplimenta informe de

contrato menor

Se cumplimenta informe de

contrato menorSe obtiene firmaSe obtiene firma

Se pide al proveedor que

realice la prestación

Se pide al proveedor que


Se recibe facturaSe recibe factura Se tramita factura en ADO

Se tramita factura en ADO

Se contabiliza por Intervención

y se paga por Tesorería




Flujo administrativo

67

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

133

Flujo administrativo (CMI basado en AM)

Surge necesidadSurge necesidadSe crea

expediente en RMS y RY

Se crea expediente en

RMS y RY

Se licita para obtener ofertas,

o se hace pedido

Se licita para obtener ofertas,

o se hace pedido

Se adjudica y se informa a licitadores

Se adjudica y se informa a licitadores

Se pide al adjudicatario que


Se pide al adjudicatario que


Se recibe facturaSe recibe factura








Flujo administrativo (variante Acuerdo Marco)

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

134

Flujo en el Gestor de expedientes

• Crear el expediente, de tipo “Contrato de menor importe”.– Si es contrato menor, sin referencia a AM.– Si está basado en AM, indicando el expediente del AM

• Procesar las tareas paralelas de la fase de reserva– Crear el RY (documento presupuestario de reserva)– Anexar la documentación de fase de reserva

• Procesar la tarea de tramitación de ADO– Registrar facturas o abonos (botón Registro administrativo

contable si es electrónica)– Incorporar facturas o abonos en documentos ADO– Anexar documentación (facturas, certificados de conformidad,

fichas de activos fijos, ADO firmados, memorias justificativas…)– Finalizar tramitación SOLO cuando el ADO esté contabilizado


Flujo en el Gestor de expedientes

68

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

135

Cuestiones accesorias

• ¿Cabe tramitar varias facturas en un solo c. menor?– En general, no (cada factura es un contrato menor; si la

prestación es periódica, no puede calificarse contrato menor).– En los contratos basados en AM, se aconsejó agrupar varios

pedidos similares en un solo expediente para reducir el papel. A medida que se estabilice la tramitación electrónica, deberá tramitarse cada pedido en un expediente individualizado.

• Un solo contrato puede requerir varias líneas en la reserva.

• Algunas tareas se hacen directamente en Génesis, como crear fichas de activo fijo o añadir líneas a una reserva ya creada.

• Autorizar el ADO y hacer el índice se pueden hacer en Génesis o en el Gestor de expedientes.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

136

Ejemplo


Ejemplo

69

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

137

Contenido

• Definición y normativa. Límites• Flujo administrativo• Flujo en Génesis• Cuestiones accesorias• Ejemplo

Procedimiento: caja fija

Contenido

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

138


• Provisión de fondos de carácter extrapresupuestario y permanente para la atención inmediata y posterior aplicación al capítulo de gastos corrientes en bienes y servicios (extraído del art. 1 del RD 725/1989).

• Se trata de una cantidad de tesorería con la que atender pequeños gastos, imputarlos a presupuesto, justificarlos y recibir de nuevo la tesorería utilizada.

• Definido en RD 725/1989 y Orden Consejería Hacienda de la Comunidad de Madrid de 9 de marzo de 2005.

• La circular enviada por la lista de distribución el 9 de marzo de 2020 recoge la naturaleza de gastos permitidos.



70

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

139

Límites

• Los gastos están limitados por su cuantía y naturaleza.• Cuantía de registro <= 5.000 € (IVA incluido nacional).• Naturaleza: la circular de 09/03/2020 recoge los gastos

permitidos. Algunos ejemplos (ver circular para lista completa):– No contractuales (tasas, multas, inscripción en congresos,

indemnizaciones por comisiones de servicio, conferencias y similares prestadas por personas físicas).

– Seguros, traducciones, gastos de publicación de artículos– Combustible, parking, taxis, peajes, tiques, entrada a recintos– Material no inventariable de mantenimiento/ferretería– Reparaciones de mobiliario, equipos, etc.

• Solo capítulo II y art. 64. Nunca material inventariableni bibliográfico.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

140

Flujo administrativo general

Registro del gasto (imput.

fase R)

Registro del gasto (imput.

fase R)

Selección para el pago

Selección para el pago

Propuesta de pagos CFIJAPropuesta de pagos CFIJA

Pago material (gen. mediosPago material (gen. medios

Justificación en ADO

Justificación en ADO

Contabilización por

Intervención

Contabilización por

Intervención

Reposición por Tesorería (bajo

demanda)

Reposición por Tesorería (bajo

demanda)



Centro

Intervención

Tesorería

71

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

141

Flujo administrativo – Otras cuestiones

• La creación y ampliación de la cantidad del anticipo se hace mediante escrito a la Vicegerencia económica.

• La reducción de fondos se hace mediante una opción de menú en Génesis (Devolución de fondos a Servicios Centrales).

• Las cuentas justificativas no deben ser inferiores a 3.000 € (salvo en centros con anticipos de CF menores de 12.000 €).

• Tras contabilizarse la cuenta justificativa, Tesorería paga al centro (que previamente ya había pagado al proveedor de cada factura), lo que le permite recuperar los fondos para continuar el proceso.



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

142

Flujo en Génesis – Visión general

• Registro de gastos (o abonos, marcando Reintegro).• Selección de pagos.• Propuesta de pagos de caja fija (Tesorería).• Generación de medios de pago (lista adjunta y fichero

XML de transferencias).• Carga del fichero en banca electrónica.• Conciliación de pagos por transferencia.• Incorporación de gastos/abonos en cta. justif. (ADO).• Envío de IRPF retenido a SS.CC.• Autorización por jefe AA.EE. de cuenta justificativa.• Contabilización (Intervención).• Reposición de fondos (Tesorería).


Flujo en Génesis

72

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

143

• Registro de gastos (o abonos, marcando Reintegro).

• Selección de pagos.• Propuesta de pagos de

caja fija (Tesorería).• Generación de medios de

pago (lista adjunta y fichero XML de transferencias).

• Envío de avisos de pago por transferencia.

• Carga del fichero en banca electrónica (a través de su web).

Flujo en Génesis (I)


Flujo en Génesis

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

144

• Conciliación de pagos por transferencia, si no sucede automáticamente.

• Incorporación de gastos/abonos en cta. justif. (ADO).

• Envío de IRPF retenido a SS.CC.

• Autorización por jefe AA.EE. de cuenta justificativa.

• Contabilización (Intervención).

• Reposición de fondos (Tesorería).

Flujo en Génesis (II)


Flujo en Génesis

73

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

145

Cuestiones accesorias (I)

• Cada anticipo de caja fija se identifica con un código de la forma CF0XXXXXX (acreedor especial). En facultades, institutos y muchos centros el código es CF00XXX00, siendo XXX el código de centro. Ej.: CF0010100 (CF de Fac. Filosofía).

• El conjunto de cuenta bancaria y caja efectivo se identifica como Banco propio. El banco propio se identifica con un código de la forma PC0YY.

• Para indicar si se paga por transferencia, cheque o efectivo se usa un código de vía de pago:– A: transferencia SEPA– 2: cheque CF– 3: efectivo CF



CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

146

Cuestiones accesorias (II)

• El banco propio PC0YY se relaciona con varias cuentas contables:– Caja efectivo:

• Cobros: 5700YY80• Pagos: 5700YY90

– Cuenta bancaria (usadas en los centros para conciliar):• Cuenta nominal (movimientos banco): 5750YY00• Cobros: 5750YY10• Pagos contables CF: 5750YY50• Pagos contables PJ: 5750YY60• Pagos banco: 5750YY70



74

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

147

Ejemplo


Ejemplo

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

148

Lo que no se ha visto en este curso

• Hay mucho más por descubrir del área económica. Los puntos siguientes son una lista no exhaustiva.

• En Génesis:– Pagos a justificar, ingresos– Activos fijos, controlling, modificaciones presupuestarias– Informes– Tareas de servicios específicos (Intervención, Tesorería,

Investigación, Oficina Presupuestaria, Nóminas…).

• En Gestor de expedientes:– Procedimiento abierto, resto de procedimientos y búsquedas– Tareas de Contratación

• Muchos procedimientos presupuestarios y contables• Los manuales, vídeos, otros cursos y las normas de

ejecución lo explican todo.

Lo que no se ha visto en este curso

75

CONCEPTOS

Y

OPERACIONES

BÁSICAS

GENESIS

149

Fin del curso

Muchas gracias por vuestra atención

Fin del curso

gÉnesis: conceptos y operaciones bÁsicas

Documents