unidad didáctica 2 operaciones básicas

Unidad Didáctica 2

Operaciones básicas

Contenido

1. Introducción2. Crear nuevos libros de trabajo3. Diversas formas de guardar los libros4. Abrir un libro de trabajo5. Desplazamiento por el libro de trabajo6. Los datos de Excel7. Vista previa de impresión e imprimir8. Resumen

U.D. 2 | Operaciones básicas

| 37

1. Introducción

Una vez que conoce las partes de la ventana de Excel, aprenderá las ope-raciones básicas para empezar a trabajar con el programa. Estas operaciones tienen que ver con el manejo de archivos y documentos de la aplicación.

Estas operaciones se basan en la creación, guardado, apertura, cerrado e impresión de archivos. Estas operaciones son muy similares a las que pueda utilizar con otro programa con la diferencia típica del programa. Cabe una mención especial al guardado de un documento en la nube de Microsoft en una herramienta llamada OneDrive, desde la cual podrá acceder a su documento desde cualquier ordenador que tenga internet.

A la hora de crear un archivo Excel le da muchas facilidades, ya que podrá crearlo desde cero o utilizar alguna de las múltiples plantillas que incorpora.

Cuando vaya a imprimir un libro de trabajo, podrá ver una vista previa del documento tal y como saldría por impresora. Podrá configurar muchas opcio-nes para que la impresión se adapte a su trabajo.

2. Crear nuevos libros de trabajo

Las operaciones más comunes con Excel, que en general se pueden extraer a cualquier programa de Office, son Cerrar y Crear libros de trabajo, en este caso. Son varios los caminos por los que se pueden realizar estas operaciones.

Una vez que esté dentro de Excel, si se desea abandonar el libro actual sin salir del programa, puede cerrarlo. Para ello, basta con seleccionar la opción Cerrar de la ficha Archivo.

Excel 2013

38 |

Si la hoja u hojas de cálculo con las que está trabajando han sido modifica-das, Excel le preguntará si desea guardar los cambios realizados en el libro de trabajo. Para ello, Excel abrirá el siguiente cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

■ Guardar: guardará las modificaciones antes de cerrar el libro de trabajo. ■ No guardar: cerrará el libro de trabajo sin guardar los cambios. ■ Cancelar: cancelará la operación de cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios.

Opción Cerrar de la ficha Archivo

Nota

También se puede cerrar el libro de trabajo actual más rápidamente haciendo clic en el botón Cerrar de la Barra de título, aunque cerraría también el programa.


| 39

Una vez que sabe cómo cerrar libros de trabajo, para poder seguir traba-jando, el siguiente paso es crear un nuevo libro de trabajo vacío. Esta función se puede realizar mediante los siguientes caminos: pulsar la combinación de teclas [Ctrl] + [U]; seleccionar la opción Nuevo de la ficha Archivo y en las plantillas que aparecen, seleccionar la opción Libro en blanco.

Cuadro de diálogo que aparece al cerrar un libro de trabajo sin haberlo guardado previamente.

Opción Libro en blanco

Excel 2013

40 |

Estos caminos, no permiten especificar el tipo de libro de trabajo que se va a crear, solo crean un libro estándar vacío.

En el caso de necesitar un libro de trabajo con formato específico, se puede seleccionar una de las plantillas que incorpora Excel. En la vista Backstage apa-recen varias plantillas disponibles junto al libro de trabajo en blanco, que permi-ten la creación de un libro de trabajo rápidamente y con un estilo determinado.

Nota

También podrá abrir un nuevo libro de trabajo añadiendo la opción Nuevo a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Plantilla “Informe de gastos de viaje”


| 41

Además aparece en la parte superior una zona de búsqueda, donde se pue-den buscar plantillas para las presentaciones, ya sea haciendo clic en los en-laces de Búsquedas sugeridas, o bien escribiendo términos de búsqueda en el cuadro de texto Buscar plantillas en línea, que buscará plantillas en la web de Microsoft Office.

3. Diversas formas de guardar los libros

Una vez que se han introducido o modificado todos los datos en las hojas de cálculo con las que se está trabajando, está la posibilidad de almacenarlo en el disco duro, en cualquier dispositivo de almacenamiento externo e incluso en la nube, para que posteriormente se pueda recuperar y modificar.

Para almacenar el libro de trabajo que esté abierto, se puede pulsar la combinación [Ctrl] + [G] o pulsar la opción Guardar de la ficha Archivo, o bien, seleccionando la opción Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

También se pueden guardar los cambios de un libro de trabajo mediante la opción Guardar como de la ficha Archivo.

Actividades

1. Cree un nuevo libro de trabajo en blanco.2. Cree un libro de trabajo utilizando una de las plantillas que se le ofrece en la opción

Nuevo.

Excel 2013

42 |

Según convenga se pueden elegir las siguientes opciones:

■ Guardar: esta opción almacena el libro de trabajo con el nombre que ya tuviese anteriormente. Si este no tiene un nombre asignado, tal y como ocurre cuando se crea un libro de trabajo vacío, Excel pedirá que se in-troduzca el nombre que se le desea dar, mostrando el cuadro de diálogo de la opción Guardar como.

■ Guardar como: esta opción es similar a la anterior, almacenará el libro de trabajo que esté en pantalla con la salvedad de que siempre abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, y preguntará el nombre que se le desea dar, incluso cuando ya tuviese uno anteriormente, y la ubicación donde se guardará. Esta opción se utiliza cuando se quiere renombrar un libro de trabajo con las últimas modificaciones realizadas.

En la vista Backstage se debe seleccionar la ubicación de guardado, ya sea en la nube personal de la cuenta OneDrive del usuario, o seleccionando la opción Equipo para guardarlo en el equipo.

Opciones de Guardar Como


| 43

En la parte derecha de la vista se seleccionará una de las ubicaciones mos-tradas, o bien se pulsará sobre el botón Examinar.

OneDrive, es un servicio de almacenamiento que presta Microsoft a sus usuarios. Es como un disco duro en internet. Para utilizar este servicio tiene que tener una cuenta electrónica en Outlook o en Hotmail. En Microsoft Office es posible iniciar sesión con una de estas cuentas, de modo que cuando deci-da guardar en Onedrive, lo hará directamente sin tener que autentificarse de nuevo.

Con la opción Agregar un sitio, podrá guardar su libro de trabajo en Office 365 SharePoint (es una nube de Office) o en Onedrive, con la salvedad de que podrá guardarlo en una cuenta de correo distinta a la que esté usando. Le aparecerá una ventana en la que deberá autentificarse con la dirección de correo que desee.

Autentificación en Onedrive

Excel 2013

44 |

En cualquiera de los casos, aparecerá una ventana similar a la que se mues-tra a continuación.

Lo primero que se debe hacer es buscar la ubicación en la que se desea guardar el libro. Esto se puede conseguir mediante el explorador que aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows.

Nota

La ventaja de guardar sus documentos en Onedrive es que podrá acceder a ellos desde cualquier ordenador, Smartphone o Tablet que tenga conexión a internet.

Cuadro de diálogo Guardar como


| 45

Una vez se ha posicionado en la carpeta deseada, se introduce el nombre con el que se desea guardar el documento en la casilla Nombre de archivo o se selecciona un nombre existente en dicha carpeta, con lo que sobrescribirá el documento existente. Por último, se pulsa en el botón Guardar.

Para indicar el formato en el que se almacenará el libro de trabajo, debe uti-lizar la lista Tipo, donde se elige el formato deseado. Normalmente, los archi-vos de Excel se suelen almacenar con extensión .xlsx, para ello se selecciona la opción Libro de Microsoft Excel. Aunque también puede guardarlo con otro formato como por ejemplo, con el formato de una página Web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Excel.

Lista desplegable Tipo

Excel 2013

46 |

En la parte inferior de la ventana vemos un botón desplegable llamado He-rramientas. Este botón tiene las siguientes opciones:

■ Conectar a unidad de red: permite conectarse a una unidad de la red ofreciendo en la lista su contenido. Esto permite abrir archivos que se encuentren en otros terminales de la red.

■ Opciones Web: muestra las distintas opciones de configuración de Internet.

■ Opciones generales: con esta opción se pueden ajustar, hasta cierto punto, las funciones que Excel posee para el almacenamiento en el disco de un libro de trabajo. El cuadro de diálogo que se abrirá con esta opción es el siguiente:

1. Crear siempre una copia de seguridad: si se activa esta casilla, cuan-do se almacene un libro de trabajo, la versión anterior de este se conserva en el disco con el mismo nombre y la extensión BAK.

2. Contraseña de apertura: protege el archivo con una contraseña para que los usuarios que la desconozcan no puedan acceder a él. La contraseña debe tener una longitud máxima de 15 caracteres, entre los que se pueden incluir letras, números, signos de puntuación, símbolos, etc.

Nota

Las versiones anteriores a Excel 2007 tienen una extensión .xls.

Opciones del botón Herramientas


| 47

3. Contraseña de escritura: es similar a la anterior, pero en este caso, Excel no pedirá la contraseña al abrir el libro, sino al intentar alma-cenarlo en el disco.

4. Se recomienda sólo lectura: con esta opción podrá solicitar a cual-quier usuario que abra el libro en modo lectura.

■ Comprimir imágenes: reduce el tamaño del archivo de un libro de trabajo.

La opción Compartir, que se encuentra en la ficha Archivo permite enviar el libro de trabajo directamente por correo electrónico; también compartir el libro en la nube mediante una cuenta de OneDrive, para que los usuarios que reciban la invitación puedan revisarlo o modificarlo.

Recuerde

Si no es la primera vez que se guarda la presentación, y se pulsa en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o se selecciona la opción Guardar de la ficha Archivo, no aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, es decir, se guardarán los cambios sin preguntar.

Actividades

3. Guarde el libro de trabajo creado anteriormente, dándole un nombre.4. Cree una copia del libro de trabajo con otro nombre distinto.

Excel 2013

48 |

Opción Compartir

Aplicación práctica

En su empresa le han pedido que cree un informe en la nube con la cuenta de la empre-sa, en el que se reflejen los gastos del mes de enero. Este informe es confidencial y tan solo podrán abrir el libro de trabajo para su edición, aquellas personas que conozcan la contraseña del documento. ¿Cómo debe hacerlo?

SOLUCIÓN

Para crear un libro de trabajo se acudirá al comando Nuevo, ya sea en la Barra de herra-mientas de inicio rápido o en el menú Archivo.

Después de crearlo y rellenar el informe, se pulsará el botón Guardar para guardar el libro. En la ventana del backstage seleccione la opción Onedrive en el caso de que ya esté au-tentificado con la cuenta de la empresa, o Agregar un sitio y autentifíquese con la cuenta de la empresa. Pulse el botón Examinar y en el cuadro de diálogo Guardar Como despliegue el botón Herramientas, y seleccione la opción Opciones generales. Deberá introducir una contraseña de apertura para que el libro pueda ser abierto por quien la conozca.

Continúa en página siguiente >>


| 49

4. Abrir un libro de trabajo

Con la opción abrir un libro de trabajo, se completa el grupo de acciones básicas a realizar con los archivos en los que se guardan los libros de trabajo.

Para abrir el cuadro de diálogo Abrir puede realizar las siguientes acciones: pulsar las teclas [Ctrl] + [A], seleccionar la opción Abrir de la ficha Archivo o hacer clic en el botón Abrir de la Barra de herramientas de acceso rápido. Todas estas opciones le llevarán a la vista Backstage en la que estará la opción Abrir seleccionada. Tan solo debe seleccionar si el documento a abrir está en la nube o en su equipo y pulsar el botón Examinar. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo.

Solo queda pulsar el botón Aceptar, escribir el nombre del libro de trabajo y pulsar el botón Guardar de la ventana Guardar como.

<< Viene de página anterior

Cuadro de diálogo Abrir

Excel 2013

50 |

Una vez que estemos en este cuadro de diálogo, localizará el archivo sobre el que quiere trabajar y pulsará el botón Abrir. Una particularidad de este botón es la lista desplegable que presenta.

Veamos la función de cada una de estas opciones:

■ Abrir: abre el libro de trabajo seleccionado. ■ Abrir como de solo lectura: abre el libro de trabajo aunque no permite grabar los cambios que se hagan en él.

■ Abrir como copia: hace una copia del libro de trabajo y la abre pudiendo modificar su contenido sin variar el documento original.

■ Abrir en el explorador: abre documentos HTML con el Internet Explorer. ■ Abrir en vista protegida: al abrir un archivo con esta opción, Excel des-habilita el contenido que puede ser peligroso o que pudiera causar un daño al ordenador, como por ejemplo un virus. Cuando se abre en panta-lla aparece un mensaje con un fondo amarillo indicando que el archivo está protegido. No se puede realizar ninguna operación con él hasta que no se pulse el botón Habilitar edición.

■ Abrir y reparar: con esta opción se intentará abrir un libro de trabajo que esté corrupto o defectuoso e intentará repararlo.

Lista desplegable del botón Abrir

Documento abierto en vista protegida


| 51

Si quiere abrir un libro de trabajo con el que se ha trabajado recientemente, la opción Abrir le ofrece en su parte derecha la opción Libros recientes que mostrará una lista con los últimos libros de trabajo que se han abierto. Para abrir uno de los libros de trabajo de la lista, tan solo hay que hacer clic en él.

También es posible abrir libros de trabajo mediante el Explorador de Windows. Para ello, únicamente hay que hacer doble clic en los ficheros que Excel reconozca como libros de trabajo.

Importante

Debe tener precaución al abrir libros de trabajo de una fuente desconocida, ya que Excel permite la creación de macros y con ellas es posible crear código malicioso que afecte a su ordenador.

Opción Libros recientes seleccionada

Excel 2013

52 |

5. Desplazamiento por el libro de trabajo

En este apartado son dos los desplazamientos que se van a detallar y son: desplazamientos por las celdas de una hoja de cálculo y desplazamientos por las hojas de un libro de trabajo.

Estos desplazamientos se pueden realizar en Excel, utilizando el teclado o bien mediante el ratón. A continuación verá cuáles son, haciendo más hincapié en el uso del teclado.

5.1. Desplazamiento por las celdas de una hoja

Las Teclas de dirección o Teclas de cursores le permitirán desplazarse a celdas contiguas. Por ejemplo, si se pulsa el cursor a la derecha, accederá a la celda que está inmediatamente a la derecha de la actual.

Actividades

5. Abra un libro de trabajo que ya tuviese creado mediante la opción Vista protegida y compruebe cómo no es posible modificarlo hasta que no se habilite la edición.

Nota

El dominio del teclado para desplazarse por una hoja de cálculo le ahorrará tiempo y esfuerzo a la hora de trabajar en su documento, incluso más que si utilizara solamente el ratón.


| 53

Existen otras teclas que cumplen distintas funciones:

■ Tecla [Inicio]: le posicionará en la primera columna de la fila en la que se encuentre actualmente.

■ Tecla [RePág]: le llevará hacia arriba, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.

■ Tecla [AvPág]: le llevará hacia abajo, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.

Además de la utilización de teclas individuales para desplazarnos por una hoja, también podrá utilizar distintas combinaciones para realizar otro tipo de desplazamientos.

Mediante la combinación [Ctrl] + [Cursores] se situará en la próxima celda que posea algún dato en la dirección indicada por la tecla del cursor. Si al se-guir esa dirección, Excel no encuentra ninguna celda que contenga algún dato, se situará al final de la hoja de cálculo en esa dirección.

Teclas de dirección o cursores

Tecla Control + cursores

Excel 2013

54 |

La combinación de teclas [Ctrl] + [Inicio], le situará al principio de la hoja de cálculo (celda A1).

La combinación de las teclas [Ctrl] + [Fin] le llevará al final de la hoja de cálculo, es decir, a la última columna y fila de la hoja de cálculo que contengan datos.

La secuencia de teclas [Fin] seguida de los cursores, le desplazarán entre regiones dentro de la hoja de cálculo actual. Entendiendo por regiones los grupos de datos situados en celdas contiguas (tanto vertical como horizontal). La separación entre grupos de datos se considera como tal aunque solamente sea por una celda vacía.

Además de desplazarse mediante el teclado, también se puede desplazar por la hoja de cálculo con el ratón mediante las Barras de desplazamiento.

Ejemplo

Si pulsa [Ctrl] + [cursor derecha] en la fila 7, Excel intentará seleccionar la primera celda que posea un dato hacia la derecha en esa fila, pero si no encuentra ninguno, seleccionará la última columna por la derecha, es decir, a la columna XFD de la fila 7.

Tecla Control + Inicio

Tecla Control + Fin


| 55

Estos elementos permiten desplazarse por las ventanas cuyo contenido sea mayor que el tamaño de la propia ventana.

Cuando se ejecuta Excel, aparecen dos barras de desplazamiento en la ventana de cálculo, una a la derecha de la ventana, Barra de desplazamiento vertical y otra en la parte inferior derecha, Barra de desplazamiento horizontal.

La siguiente imagen muestra ambas barras de desplazamiento.

Ambas barras de desplazamiento funcionan de la misma forma: cada uno de los botones que contienen las flechas indican el sentido de desplazamiento del documento. Conforme se vaya desplazando por la hoja de cálculo mediante estos botones, el cuadro gris contenido entre los botones (flechas) se despla-zará dentro de la barra, indicando su posición relativa en la hoja de cálculo.

No obstante, la barra de desplazamiento puede usarse de tres modos:

1. Haciendo clic sobre uno de los botones de las flechas. El desplazamien-to que se produce es aproximadamente el de una celda para la Barra de desplazamiento vertical, o una columna, para la Barra de desplazamiento horizontal.

2. Pulsando el deslizador con el botón izquierdo del ratón y arrastrándolo hacia arriba/abajo (para la Barra de desplazamiento vertical), o izquier-da/derecha (para la Barra de desplazamiento horizontal). Una vez que se suelte el deslizador, la hoja de cálculo se posicionará en la posición relativa donde se haya posicionado.

Barras de desplazamiento

Excel 2013

56 |

3. Pulsando en el espacio gris existente entre el deslizador y una de las flechas, en cuyo caso se desplazará en la dirección indicada, el intervalo equivalente en celdas, entre el deslizador y la posición del cursor donde haya hecho clic.

5.2. Desplazamiento entre las hojas del libro de trabajo

Ahora que ya sabe moverse por la hoja de cálculo, el siguiente paso es aprender a moverse por las distintas hojas de cálculo que contenga el libro de trabajo.

Para esto, el procedimiento más fácil es hacer clic en la pestaña que la representa en la parte inferior izquierda. Aunque también puede moverse en-tre las hojas de cálculo con el teclado, usando las siguientes combinaciones de teclas:

1. La combinación [Ctrl] + [RePág] le llevará a la hoja de cálculo anterior dentro del libro actual.

Actividades

6. Abra un libro de trabajo y desplácese por el documento utilizando las distintas combi-naciones vistas anteriormente.

Tecla [Ctrl] + [RePág]


| 57

2. La combinación [Ctrl] + [AvPág] le posicionará en la hoja de cálculo siguiente, dentro del libro actual.

Puede darse el caso en que el número de solapas exceda el espacio desti-nado a ellas, como se muestra en la siguiente figura.

En este caso se activan los botones que aparecen al lado de las hojas tanto por la derecha como por la izquierda. Con las flechas se irá avanzando o retro-cediendo por las hojas de una en una. En cambio con los puntos suspensivos avanzará o retrocederá un grupo de páginas.

No obstante, es posible controlar el número de pestañas visibles aumen-tando o disminuyendo el tamaño de la barra horizontal. Para ello, se posiciona el cursor en la parte izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal, hasta que se transforme en una línea con flechas opuestas. Seguidamente se pulsa el

Tecla [Ctrl] + [AvPág]

Recuerde

Cada hoja de cálculo tiene asociada una pestaña en la parte inferior de la ventana de cálculo.

Hojas excedidas en el libro de trabajo

Excel 2013

58 |

botón izquierdo del ratón, y sin soltarlo se mueve horizontalmente hasta ajustar al tamaño deseado.

Existe una forma de situarse en una celda concreta sin utilizar las teclas de movimiento; esto se puede hacer mediante la opción Ir a. Para acceder al cua-dro de diálogo Ir a, se puede pulsar la tecla [F5] o la combinación [Ctrl] + [I].

Las opciones de las que está compuesto dicho cuadro de diálogo son las siguientes:

1. Mediante el cuadro de texto Referencia se indica la dirección de la celda a la que se quiera desplazar (por ejemplo D6).

2. En la lista Ir a estarán las direcciones de las últimas celdas a las que se ha desplazado mediante este cuadro de diálogo.

3. Mediante el botón Especial se seleccionan los objetos, los comentarios o las celdas que contengan características o entradas especiales. Al hacer clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Cambiar de tamaño la barra de desplazamiento

Cuadro de diálogo Ir a


| 59

Con las opciones que dispone este cuadro se puede dirigir a aquellas celdas con características especiales, el significado de cada opción es el siguiente:

■ Comentarios: selecciona todas las celdas con comentarios en la hoja de cálculo activa.

■ Constantes: selecciona todas las celdas cuyos valores no comiencen por un signo igual o que contengan una fórmula. Las opciones que definen el tipo de constante que se desean utilizar se muestran en el siguiente punto.

■ Celdas con Fórmulas: selecciona todas las celdas que contengan fórmu-las. Las opciones que muestra definen el tipo de fórmulas que se desean utilizar; estas opciones son:

� Números: selecciona las celdas con valores numéricos. � Texto: selecciona las celdas con texto. � Valores lógicos: selecciona las celdas que contengan valores lógicos (Verdadero o Falso).

� Errores: selecciona todas las celdas con valores de error.

■ Celdas en blanco: selecciona todas las celdas en blanco hasta la última celda de la hoja de cálculo activa.

Cuadro de diálogo Ir a Especial

Excel 2013

60 |

■ Región actual: selecciona un rango de celdas rectangular alrededor de la celda activa. Excel selecciona un rango comprendido dentro de los límites de cualquier combinación de filas y columnas en blanco.

■ Matriz actual: selecciona una matriz completa en el caso de que la celda activa se encuentre dentro de una matriz.

■ Objetos: selecciona todos los objetos gráficos. ■ Diferencia entre filas: selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente de la celda de comparación en cada columna. En cada fila, la celda de comparación estará en la misma columna que la celda activa.

■ Diferencia entre columnas (I): selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente de la celda de comparación en cada columna. En cada colum-na, la celda de comparación estará en la misma fila que la celda activa.

■ Celdas precedentes: selecciona las celdas a las que hace referencia la fórmula de la celda activa.

■ Celdas dependientes: selecciona las celdas con fórmulas que hagan re-ferencia en la fórmula de la celda activa. Las celdas dependientes tie-nen dos opciones, que son las siguientes:

1. Directamente relacionadas: selecciona solamente las celdas a las que se hace referencia mediante fórmulas en la selección (precedentes), o bien, selecciona únicamente las celdas con fórmulas que hacen referencia directamente a la celda activa (dependientes). Esta ope-ración solamente estará disponible si se hace clic en Precedentes o Dependientes.

2. Todos los niveles: al hacer clic en Precedentes, se seleccionarán todas las celdas a las que se hace referencia directa o indirecta-mente en la selección (precedentes). Si hace clic en Dependientes, se seleccionarán todas las celdas que hagan referencia directa o indirectamente a la celda activa (dependientes). Esto es útil para se-leccionar toda la red de celdas que afecten a una celda determinada en una hoja de cálculo completa, o bien, para hacer seguimiento de la lógica de un modelo, paso a paso.


| 61

■ Última celda: selecciona la última celda de la hoja de cálculo que con-tenga datos o formato.

■ Sólo celdas visibles (2): selecciona solamente las celdas visibles en una hoja de cálculo para que los cambios que se hagan únicamente afecten a estos y no afecten a las celdas de las filas o columnas ocultas.

■ Celdas con formas condicionales: selecciona únicamente las celdas a las que se hayan aplicado formatos con condiciones. Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo a las que se hayan aplicado forma-tos condicionales, haga clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que se hayan aplicado los mismos formatos condicionales que a la celda actualmente seleccionada, haga clic en Iguales.

■ Celdas con validación de datos: selecciona únicamente las celdas a las que se hayan aplicado reglas de validación. Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo a las que se hayan aplicado las mismas reglas de validación que a la celda actualmente seleccionada, haremos clic en Iguales:

1. Todos: para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo a las que se hayan aplicado reglas de validación de datos o formatos con-dicionales, dependiendo de la opción seleccionada anteriormente, se hace clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que se ha-yan aplicado las mismas reglas de validación o los mismos formatos condicionales que a la celda actualmente seleccionada, haga clic en Iguales.

2. Iguales a la celda activa: para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo a las que se hayan aplicado reglas de validación de datos o formatos condicionales, dependiendo de la opción se-leccionada anteriormente, puede hacer clic en Todas. Para selec-cionar las celdas a las que hayan aplicado las mismas reglas de validación o los mismos formatos condicionales que a la celda ac-tualmente seleccionada, haga clic en Iguales.

Excel 2013

62 |

6. Los datos de Excel

Los datos que se pueden manejar con Excel y con la mayoría de las hojas de cálculo se pueden clasificar básicamente en dos tipos:

■ Datos de texto. ■ Datos numéricos.

Los datos de texto son evidentemente mensajes o datos contextuales que se asignan a las celdas de una hoja de cálculo.

Actividades

7. Abra el cuadro de diálogo Ir a y desplácese a la celda AB15.8. Abra una plantilla de Excel y mediante el cuadro de diálogo Ir a Especial, sitúese en la

última celda de la hoja que contenga algún dato.

Texto en una hoja de cálculo


| 63

Para escribir datos de texto se procede de la misma forma que para introdu-cir cualquier dato, se situará en la celda en cuestión haciendo clic y comenzará a escribir. En principio, los datos de texto aparecerán alineados a la izquierda, aunque se pueden alinear de varias formas.

La siguiente imagen muestra algunos ejemplos de datos de texto.

Como se puede comprobar, cada celda tiene un estilo distinto como ejem-plo de los distintos formatos que puede tomar el texto en una celda.

El siguiente grupo de datos, los datos numéricos, son en realidad núme-ros sencillos escritos en las celdas de la hoja de cálculo. Sobre estos datos se construyen otros datos más complejos de la hoja de cálculo. Así, está la posibilidad de crear fórmulas y utilizar funciones de Excel.

Ejemplo de datos de texto

Nota

Para escribir un dato numérico se procede de la misma forma que para introducir texto, se situará en la celda en cuestión y tecleará el dato numérico.

Excel 2013

64 |

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que los datos numéricos solamente deben estar compuestos de números, por tanto, si se va a incorpo-rar un dato como 35 € o 30 % no se debe escribir € ni %, ya que de ello se encargará el propio Excel. Todo esto se debe a que en cuanto se escriba algún dato no numérico en una celda no se puede operar con él en Excel, porque será tratado como un dato de texto y estos datos son no operables.

Los operadores más básicos para operar con datos numéricos son los siguientes:

■ +: para sumar. ■ -: para restar. ■ *: para multiplicar. ■ /: para divisiones. ■ ^: para realizar potencias. ■ ( ): paréntesis para agrupar operaciones. ■ <>: no igual a. ■ >: mayor que. ■ <: menor que.

La fórmula puede estar compuesta también de:

1. Funciones: utilizan una función como uno de los argumentos de otra.2. Referencias: referente a una celda o un rango de celdas en una hoja de

cálculo, e indica en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desee utilizar en una fórmula.

3. Operadores: especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula.

4. Constantes: puede inmovilizar una fórmula para que no se actualice, reemplazando dicha fórmula por su valor calculado.

Las fórmulas en Excel comparten algunas propiedades básicas como:

1. Todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=).2. Una vez que ha introducido una fórmula, el valor restante o resultado

debe aparecer en una celda.


| 65

3. Cuando se selecciona una celda que contiene una fórmula, dicha fórmu-la aparece en la Barra de fórmulas.

Para introducir una fórmula en una celda manualmente, basta con seleccio-nar la celda en la que desee situar la fórmula y empezar a escribir.

El primer carácter, como ya se ha comentado, debe ser un signo de igual, el cual se puede introducir con el botón Insertar, función de la Barra de fórmulas, o manualmente (aunque de momento es suficiente con introducir el símbolo = manualmente) y a continuación debe escribir los operadores de la fórmula.

Ejemplo

Seleccionando la celda A1 en una hoja de cálculo vacía, se introduce la siguiente fórmula: =1+2, y a continuación se pulsa [Enter]. El valor resultante en la celda A1 es 3, que es el resultado de la suma propuesta.

Sin embargo, esta no es la verdadera potencia de las fórmulas, la potencia de una fórmula viene dada por el concepto de referencia de celdas. Por ejemplo, seleccionando la celda A1, se introduce el valor constante 3 y a continuación en la celda A5, se introduce el valor, también constante, 5. Seguidamente, en la celda C3 se escribe la siguiente fórmula: = A1+A5, y al pulsar [Enter] se observa que el contenido de la celda C3 es 8. Esto es debido a que la fórmula ‘coge el contenido’ de las celdas A1 y A5 y lo suma. Como la fórmula se ha escrito en la celda C3, el resultado de esta (5+3) es trasladado a la celda C3.


Excel 2013

66 |

Esto es lo que, de una forma sencilla, viene a ser el concepto de referencia de celdas: utilizar el contenido de otras celdas para realizar operaciones e incluso, como parámetros de las funciones.


Actividades

9. Sitúese en una celda y realice las operaciones de suma, resta, multiplicación y división con dos cantidades.

10. ¿Cuáles son las propiedades básicas que comparten las fórmulas de Excel?


En su trabajo le han encargado un informe que refleje las horas extras que han realizado 10 trabajadores en un mes concreto. Deben aparecer las horas de cada trabajador, el total de horas realizadas por los 10 trabajadores y el coste total que ha supuesto teniendo en cuenta que la hora extra se paga a 8 euros.



| 67

7. Vista previa de impresión e imprimir

Si desea saber cómo aparecerá impresa una hoja de cálculo (o parte de ella) antes de imprimirla, se puede utilizar la opción Imprimir de la ficha Archivo o la opción Vista previa de impresión e Imprimir.

A diferencia de otras versiones de Excel, tanto las opciones de impresión como la vista previa no se abren en cuadros de diálogos distintos, sino que aparecen integrados en el propio programa en la opción Imprimir de la ficha Archivo. Al seleccionar esta opción, se obtiene un boceto con la muestra de la hoja de cálculo tal y como quedará impresa y las opciones de impresión.

¿Cómo podría hacerlo?

SOLUCIÓN

Creará un libro de trabajo nuevo. En él escribirá en la columna A los nombres de los 10 trabajadores, de modo que ocuparán el rango A1:A10. En la columna B escribirá las horas extras correspondientes a cada trabajador. Una vez introducidos los datos principales pue-de situarse en la celda B11 e introducir la fórmula =B1+B2+B3+B4...+B10, de esta forma obtendrá el total de horas que se han realizado entre los 10 trabajadores. Para calcular el coste total puede situarse en cualquier celda y escribir la fórmula =B11*8, de esta forma calculará el coste en euros que han supuesto las horas extras de los 10 trabajadores.


Nota

La opción Vista previa de impresión e imprimir deberá activarla en la barra de herramientas de acceso rápido.

Excel 2013

68 |

Debajo de la vista previa hay dos botones: Toda a la página y Mostrar márgenes. Con la primera de las opciones aumentará o disminuirá el tamaño de la muestra para una mejor visualización de los detalles. Este botón funciona a modo de interruptor, es decir, para aumentar el tamaño de la página se debe hacer clic en él y para disminuir hay que volver a pulsar el botón.

Para ver las líneas de los márgenes y de los tamaños de los encabezados y pies de página deberá pulsar el botón Mostrar márgenes. Para modificar las distancias solo hay que situar el ratón en la línea que se vaya a despla-zar, seguidamente pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, moverlo hasta la nueva posición. Cuando se suelte, la línea quedará fijada en el lugar correspondiente y se modificará la distancia del elemento.

Vista de impresión e imprimir


| 69

Para obtener la vista preliminar de la página anterior y siguiente deberá hacer clic en los botones Página siguiente y anterior.

7.1. Impresión de hojas de cálculo

Cualquier sistema de hoja de cálculo está capacitado para imprimir en pa-pel la estructura y datos de un libro de trabajo, ya que es una de sus funciones más importantes.

Una de las mayores ventajas de Excel es poder imprimir la hoja de cálculo e incluso el libro de trabajo en el que se esté trabajando, pudiendo ver con más claridad su contenido.

Vista de impresión con márgenes activos

Excel 2013

70 |

Las diferentes opciones de impresión son:

■ El grupo Imprimir consta de un botón del mismo nombre que será el que se pulsa para mandar la impresión a la impresora.

■ La opción Copias permite especificar el número de copias de un mismo elemento que se va a imprimir.

■ El grupo Impresora permite seleccionar el tipo de impresora y las pro-piedades de esta.

La impresora que aparece será la que usted tenga definida por defecto. Desplegando la lista se puede elegir otra impresora para imprimir, si es que se dispone de ella.

Botón Imprimir

Selección de impresora


| 71

En esta lista se encuentra la opción Imprimir a un archivo con la que el documento se guardará en un archivo con el formato que utiliza Win-dows para imprimir. Mediante esta opción se consigue imprimir el docu-mento siempre que se quiera sin tener que abrir Excel.

La otra opción que presenta el grupo Impresoras es la de Propiedades de impresora. Mediante esta opción se podrán modificar las características de la impresora seleccionada en la lista Nombre. Gracias a este botón se modifica el estilo y la calidad de impresión, el tipo de papel, etc. El cuadro de diálogo que se abrirá depende del tipo de la impresora selec-cionada.

Listados de impresoras disponibles

Excel 2013

72 |

■ El último grupo es el de Configuración que está compuesto por varios botones desplegables. Con el primer botón se puede especificar qué parte del libro se quiere imprimir.

Propiedades de la impresora

Recuerde

La opción Vista previa de impresión e imprimir deberá activarla en la barra de herramientas de acceso rápido.


| 73

Las opciones son las siguientes:

� Hojas activas: con esta opción se imprime solo aquellas páginas del libro que previamente se hayan seleccionado.

� Todo el libro: esta opción permitirá imprimir todo el libro, indepen-dientemente de la selección que haya y de las hojas activas.

� Selección: imprime únicamente el bloque de celdas que se haya seleccionado previamente.

■ La siguiente opción es Páginas. Con ella se puede especificar qué pági-nas del libro de trabajo serán impresas. Para ello se han de escribir los números de las páginas que se quieran imprimir en los cuadros de texto. En el primero de ellos, Desde, se indicará la hoja de cálculo inicial y en el cuadro de texto, Hasta, la hoja de cálculo final. Los números de hojas de cálculo también se pueden introducir a través de los cursores aumen-tar y disminuir; el primero de ellos hace que en cada clic incremente la numeración y el segundo, la disminuya.

■ Con las siguientes opciones que muestra la imagen, se decide si la impresión será a una cara o a doble cara.

Elección parte del libro que quiere imprimir

Opciones para imprimir a una o doble cara

Excel 2013

74 |

Con el botón Intercalar determinará el orden en el que se imprimirán las hojas, si se van a imprimir varias copias. Por ejemplo, si se van imprimir dos copias de un libro de tres hojas y se ha activado la opción Intercalar, primero se imprimirá la hoja uno, luego la dos y posteriormente la tres; seguidamente se volverá a imprimir la página uno, luego la dos y por último la tres obteniendo las dos copias en orden, pero si esta opción no está activa, se imprimirán dos copias de la hoja uno, luego dos de la página dos y por último dos de la página tres.

■ Con los dos siguientes botones se indica la orientación de la página y el tamaño del papel.

■ El penúltimo botón permite modificar los márgenes del documento. Se pueden seleccionar uno de los predefinidos, o bien, modificarlos manualmente.

Botón desplegable Intercalar

Modificar márgenes


| 75

El último botón se utiliza en caso de que se quiera ajustar el contenido de una hoja en una página.

Si pulsa el botón Configurar página se mostrará un cuadro de diálogo, don-de puede modificar las opciones que desee de Página, Márgenes y Encabezado y pie de página o bien la ficha Hoja.

Ajustes de impresión

Cuadro de diálogo Configurar página

Excel 2013

76 |

Actividades

11. Muestre las propiedades de su propia impresora.12. Abra una plantilla de Excel, active el botón Vista previa de impresión e imprimir y haga

una vista preliminar de la plantilla.


Le han pedido que imprima el informe de las horas extras de los trabajadores, pero con una serie de características:

\ Debe sacar 3 copias del documento. \ La impresión debe ser en blanco y negro. \ La orientación será horizontal en un formato de papel de A5. \ Los márgenes deberán ser estrechos. \ ¿Cómo debe hacerlo?

SOLUCIÓN

Estando con la hoja de cálculo en pantalla, pulsará sobre la ficha Archivo y dentro de la vista Backstage seleccionará la opción Imprimir.

Una vez que se muestran las opciones de impresión, incrementará el número de copias en 3 pulsando la flecha hacia arriba. Pulsará la opción Propiedades de impresora y en el cuadro de diálogo que aparece seleccionará la opción Escala de grises o blanco y negro dependiendo de su impresora.

A continuación desplegará el botón de orientación y seleccionará la orientación horizontal. Desplegará la lista del formato de papel y seleccionará el formato preestablecido A5.

Por último debajo del formato de papel se encuentra la lista de márgenes, la desplegará y seleccionará la opción Márgenes estrechos.

Para imprimir con todas las modificaciones realizadas, debe pulsar el botón Imprimir que se encuentra al comienzo de todas las opciones.


| 77

8. Resumen

Unas de las operaciones más básicas de Excel es abrir, crear y cerrar libros de trabajo. Estas operaciones las puede realizar desde la vista Backstage de la ficha archivo.

Otras de las operaciones más importantes es el guardado del documento. Para ello dispone de la opción Guardar que guardará el documento con el nombre que tenga y la opción Guardar como con el que podremos guardar el documento con otro nombre distinto. Una opción muy interesante es la de guardar en Onedrive con la que el documento se guardará en la nube para estar disponible desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

El desplazamiento por las celdas y las hojas de cálculo podrá realizarlo me-diante el ratón o bien, mediante el teclado. Las teclas más usadas son los cur-sores individuales o junto con la tecla [Ctrl]. También existen otras teclas como [Inicio], [Repag], [Avpag] y [Fin] que le ayudarán a desplazarse por la hoja.

Excel es una hoja de cálculo y su fuerte es realizar cálculos matemáticos.

Los operadores más básicos para operar con datos numéricos que podrá utilizar son los siguientes:

■ +: para sumar. ■ -: para restar. ■ *: para multiplicar. ■ /: para divisiones. ■ ^: para realizar potencias. ■ ( ): paréntesis para agrupar operaciones. ■ <>: no igual a. ■ >: mayor que. ■ <: menor que.

| 79


1. Complete la siguiente oración.

Las operaciones más comunes con ___________, que en general se pueden ex-trapolar a cualquier programa de _______________, son _____________ y ______________ libros de trabajo.

2. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa.

a. La nube de Microsoft se llama Google Drive.

� Verdadero � Falso

b. En el caso de necesitar un libro de trabajo con formato específico, se puede seleccionar una de las plantillas que incorpora Excel.


c. La opción Guardar es una de las opciones que no aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido.


3. ¿Cuál es la ventaja de guardar los documentos en OneDrive?

__________________________________________________________________________________________________________________________

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Excel 2013

80 |

4. ¿Qué opción del grupo de Opciones generales le permite proteger el archivo con una contraseña para que los usuarios que la desconozcan no puedan acceder a él?

a. Crear siempre una copia de seguridad.b. Contraseña de apertura.c. Contraseña de escritura.d. Se recomienda solo lectura.

5. Relacione las siguientes teclas con las funciones que cumplen.

a. Tecla [Inicio] b. Tecla [RePág]c. Tecla [AvPág]

Le posicionará en la primera columna de la fila en la que se encuentre actualmente.Le llevará hacia arriba, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.Le llevará hacia abajo, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.

6. De qué forma puede situarse en una celda concreta sin utilizar las teclas de movimiento.

____________________________________________________________________________________________________________________

7. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa.

a. Todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=).


b. Cuando se selecciona una celda que contiene una fórmula, dicha fórmula aparece en la Barra de fórmulas.



| 81

c. La opción Abrir en el explorador, abre el libro de trabajo aunque no permite grabar los cambios que se hagan en él.


8. ¿Cuál no es un operador para operar con números en Excel?

a. *b. ^c. $d. <>

9. Enumere las tres propiedades básicas que comparten las fórmulas de Excel.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10. Relacione los siguientes términos con las funciones que cumplen.

a. Funcionesb. Referenciasc. Operadoresd. Constantes

Especifican el tipo de cálculo que se desea ejecutar en los elementos de una fórmula.Utilizan una función como uno de los argumentos de otra.Referente a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo, e indica en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desee utilizar en una fórmula.Puede inmovilizar una fórmula para que no se actualice, reemplazando dicha fórmula por su valor calculado.

| 83


1. Cree un libro de trabajo en blanco a partir de la ficha Archivo.

__________________________________________________________________________________________________________________________

2. Traslade a una hoja de Excel los siguientes datos.

Libro Autor Precio Páginas Editorial

La casa de los espíritus Isabel Allende 15 237 Plaza & Janes

Querido nadie Derlie Doherty 5,36 120 Anaya

El mundo de Sofía Jostein Gaarder 12,4 974 Ediciones Ciruela

Manolito gafotas Elvira Lindo 5,25 40 Barco de vapor

El nombre de la rosa Umberto Eco 6,7 367 Planeta de Agostini

3. Calcule en la celda C7 el precio total de los 5 libros. Hágalo a través de la Barra de fórmulas.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Guarde el libro de trabajo Libro1 en la carpeta Documentos con el nombre ”Pedidos” y ciérrelo a través de la ficha Archivo.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ejercicios prácticos

Excel 2013

84 |

5. Abra el libro de trabajo “Pedidos” mediante la ficha Archivo.

__________________________________________________________________________________________________________________________

6. Haga una vista preliminar de su hoja de cálculo.

__________________________________________________________________________________________________________________________

7. Amplíe la hoja de cálculo y muestre los márgenes.

__________________________________________________________________________________________________________________________

8. Imprima cuatro copias de la tabla del ejercicio anterior.

__________________________________________________________________________________________________________________________

unidad didáctica 2 operaciones básicas

Documents