Oficinas de Proyectos, Oficinas de Proyectos, Estrategias de Éxito para Estrategias de Éxito para su diseño e su diseño e implementaciónimplementación

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AgendaAgenda

• Porqué implementar una Oficina de Proyectos (PMO)

• Estrategias exitosas de Implementación• Funciones Evolutivas de una PMO• Beneficios Cualitativos• Beneficios Cuantitativos• Algunos Casos• Perspectivas para el futuro• Conclusiones

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Porqué implementar una PMOPorqué implementar una PMO

• Dos dimensiones, primero la necesidad de Administración de Proyectos:Entorno poco propicio para el desarrollo de

proyectosLíderes de Proyecto sin la autoridad suficienteEquipos de proyecto poco integrados y sin

cohesión, por lo tanto poco comprometidosLos proyectos son vistos como una carga

“adicional” al trabajo ordinarioPoca “visibilidad” del avance y resultados de

los proyectos hacia el equipo y la organización

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Porqué implementar una PMOPorqué implementar una PMO

• Después, la necesidad propiamente de la Oficina:Una PMO es básicamente la abanderada de la cultura

de Administración de Proyectos en una empresaCentralizar la información de los Proyectos de la

organización y la reporta de forma consolidada“Coordinar” de diferentes formas los proyectosFungir como guardián del conocimiento

organizacional de Administración de ProyectoServir como puente entre al planeación estratégica y

la implantación de la estrategia

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Evolución de las Evolución de las organizacionesorganizaciones

20%20%

80%80%

20%20%

80%80%

antesantes

ahoraahora

ahoraahora

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Estrategias de Estrategias de ImplementaciónImplementación

• Las empresas no cambian de la noche a la mañana

• La estrategia debe ser siempre gradual y con metas intermedias (Quick-hits)

• Centrada en las personas Es básicamente un cambio de cultura organizacional

• Más sencillo si inicia en un área en específico y de ahí se expande

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Funciones evolutivas de una Funciones evolutivas de una PMOPMO

Nivel Heroico Estandarizado

Comunicado

Estratégico

Foco • Sacar el trabajo a como dé lugar

• Metodología estandarizada

• AP’s capacitados

• Nueva Cultura

• Comunicación

• Automatización

• Adm. Programas

• Portafolio de Proyectos

• Optimización de los recursos

Alcance • Inexistente • Proyectos individuales

• Una sola área de la empresa

• Programas organizacionales

• Estrategia corporativa

• Plan de inversiones organizacional

Herramientas

• Algunos procesos no estandari-zados

• Scheduler de escritorio (aislados)

• Portal de Proyectos (repositorio de información)

• Enterprise Project and Portfolio Manager

• Knowledge Mgmt.

Métricas • Conteo de Sobrevivientes

• Tiempo, Costo y Alcance de Proyectos

• Tiempo, Costo y Alcance de Programas

• Costo-Beneficio del portafolio de Inversiones

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Modelo Alpha de IncubaciónModelo Alpha de Incubación

DiagnósticoDiagnóstico CapacitaciónCapacitación Implemen-Implemen-tación tación

Instalación Instalación HerramientaHerramienta

1.1 Análisis de herramienta y metodología existentes

1.2 Dimensiona-miento del Cambio

1.3 Elaboración del inventario de gaps

1.4 Elaboración del plan de capacitación

4.1 Prueba Piloto

4.2 Roll-Out

4.3 Administración del Cambio

4.4 Campaña de Difusión

4.5 Talleres Intensivos para “team members”

4.5 Políticas institucionales

DiseñoDiseño

2.1 Capacitación a la Alta Dirección

2.2 Capacitación a Líderes de Proyecto

Oficina de Oficina de ProyectosProyectos

5.1 Instalación de clientes

5.2 Instalación de herramienta para portal de proyectos

5.3 Instalación de herramienta de colaboración

5.4 Capacitación

6.1 Diseño Organizacional

6.2 Desarrollo de Políticas

6.3 Proceso de Adm. del Portafolio de Proyectos

6.3 Incubación de la Oficina

6.4 Mediciones

3.1 Talleres de diseño de procesos

3.2 Documentación de procesos y herramientas

3.3 Elaboración de Guías Rápidas

Entre 20 semanas y 1 año

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Nuestra experiencia.- FCENuestra experiencia.- FCE

• La capacitación debe ser extensa y a todos los niveles

• La capacitación a los altos directivos sirve también para ganar apoyo para la PMO

• El foco inicial debe ser hacia una metodología: flexible, ligera, única, fácil de aplicar

• Desarrollada en base a estándares (PMI) y la práctica de la empresa

• La metodología debe estar totalmente documentada

A

B

FCE: Factores Clave de Éxito

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Nuestra experiencia.- FCENuestra experiencia.- FCE

• Es mejor que la metodología este disponible solo en línea y…

• Los AP’s reciben una “Guía Rápida” en papel

• Siempre se debe realizar una Prueba Piloto• El proyecto seleccionado para la Prueba

Piloto se convierte en una historia de éxito• La implantación de la metodología debe

estar soportado por un esfuerzo muy bien diseñado de administración del cambio

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Nuestra experiencia.- FCENuestra experiencia.- FCE

• La implementación de una herramienta debe ser posterior y en 3 etapas:Herramienta de escritorio para AP’sPortal con repositorio de informaciónHerramienta de reporteo consolidada

• La incubación de la Oficina hasta el finalEs un centro de costos, pero no de utilidadesTareas Tácticas Tareas EstratégicasLos AP’s no reportan a la PMO

C

D

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Componentes de la soluciónComponentes de la solución

Administraciónde Proyectos

Administraciónde Proyectos

HerramientaHerramienta

TecnológicaTecnológica

Oficina deOficina de

ProyectosProyectos

CapacitaciónCapacitación

IntegralIntegral

MetodologíMetodologíaa

CorporativaCorporativa

A

B

D

C

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• Estandarización, Estandarización!• Lenguaje común• Toma de decisiones con mejor soporte• Mas certidumbre al trabajo de proyectos• Mayor visibilidad del estado de los

proyectos por parte de la Dirección General

• Personal con mejores habilidades

Beneficios CualitativosBeneficios Cualitativos

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Beneficios CualitativosBeneficios Cualitativos

Menores Desviaciones T, C y A

Abatimiento sensible de las desviaciones de Tiempo, Costo, Alcance, así como la Calidad planeadas en los proyectos de la organización

Planeación Estandarizada

Desarrollo de planes de trabajo comprensibles y lógicos para todos los proyectos de la organización.

Control Estandarizado

Control detallado y oportuno del avance del proyecto. Implementación de técnicas de supervisión permanentes y detalladas, con procedimientos estandarizados

Mejor Comunicación

Mejor comunicación dentro del equipo de proyecto y de éste hacia la organización. Mejor información para toma de decisiones tácticas y estratégicas

Alineamiento con la Estrategia Corporativa

Una visión mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relación con la estrategia corporativa

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Beneficios CuantitativosBeneficios Cuantitativos

• Prueben esta fórmula (no falla!)• 1. Situación actual:

Cuántos proyectos en el último año: _____ Inversión promedio en cada proyecto:

$__________Desviación típica del presupuesto: ____%Número mágico: $__________

• 2. Situación deseada:Desviación proyectada promedio: ____%Nuevo número: $_________

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Otros Beneficios Otros Beneficios CuantitativosCuantitativos

• Mejora en el ROI Menor riesgo a la inversión

• Menor subcontratación de PM’s externos • Mayor número de proyectos manejados y

por lo tanto una evolución más rápida• Implantación más rápida y efectiva de la

estrategia corporativa Mayor valor a la empresa

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Sociedad Hipotecaria FederalSociedad Hipotecaria Federal

• La SHF es un banco hipotecario de desarrollo del Gobierno de México

• Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP

• En 2004 concluyen con el esfuerzo de Implantación de un Balanced Scorecard

• Beneficios reportados: Lenguaje común y procedimientos estandarizados Consolidación de un portafolio de proyectos Proyectos mas ambiciosos Mejora en el cumplimiento en tiempo/costo de los

proyectos

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Financiera IndependenciaFinanciera Independencia

• Entidad financiera privada de objeto limitado: Créditos de hasta $25,000

• Se identificó la urgente necesidad de mejorar la AP para impulsar su crecimiento

• Sin ningún antecedente ni cultura de prácticas de AP

• “El hecho de contar con una metodología estandarizada de administración de proyectos nos ha permitido soportar el crecimiento exponencial que hemos tenido”.

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Compañía Minera AntaminaCompañía Minera Antamina

• Empresa del sector minero (Cobre y Zinc) • Considerada actualmente, la mas grande de

Perú• Implementación en la Gerencia de Proyectos e

Ingeniería• Experiencia previa e intentos previos

demasiado complejos• Beneficios hasta ahora:

• Mejora en los procesos internos • Gestión más efectiva de la calidad en productos

finales• Mejoras en tiempo costo y alcance

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Perspectivas al futuroPerspectivas al futuro

• Evolución de PMO de ser una herramienta táctica a una herramienta estratégica

• Uso más intensivo de herramientas de colaboración

• La PMO como un elemento de calidad en la valuación de una empresa

• PMO’s y equipos de trabajo virtuales y geográficamente dispersos

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ConclusionesConclusiones

• La capacidad de Administración de Proyectos reside en la PMO, no hay otra opción!

• Su implantación debe ser necesariamente evolutiva

• El apoyo de la alta dirección es indispensable

• Las PMO’s están tomando un papel más estratégico

Gracias. Preguntas???Gracias. Preguntas???

Roberto Toledo, MBA, PMPSocio Director de Alpha Consultoríartoledo@alpha-consultoría.com(52-55) 5553-0353