pmo virtual

7/26/2019 PMO Virtual

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL(UCI)

IMPLEMENTACIN DE UNA OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DE PROYECTOS PARALA FUNDACIN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD (FUCS)

SANDRA VERNICA REINA JIMNEZ

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITOPARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINSITRACIN

DE PROYECTOS

Bogot, Colombia

Noviembre de 2009


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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Mster en Administracin deProyectos

_____________ALEJANDRO PAREDES_____________PROFESOR TUTOR

_________________________WILLIAM ERNEST MONDOL

LECTOR No.1

__________________________EDGAR ALBERTO UGALDE SABORO

LECTOR No.2

________________________SANDRA VERNICA REINA JIMNEZ

SUSTENTANTE


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DEDICATORIA

A mi hijo por prestarme su tiempo y a Dios por regalarme este hijomaravilloso.


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AGRADECIMIENTOS

A mi tutor Alejandro Paredes, a la FUCS por su colaboracin y apoyo, a mis

padres porque siempre han estado ah cuando los necesito y a Jorge por la gran

persona que es y por su comprensin permanente


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INDICE

HOJA DE APROBACION iiDEDICATORIA. iii

AGRADECIMIENTO iVINDICE.. VINDICE DE FIGURAS VIIIINDICE CUADROS... XINDICE DE ABREVIATURAS.XIIRESUMEN EJECUTIVO XIII

I. INTRODUCCION ............................................................................................... 151.1 ANTECEDENTES .......................................................................................... 151.2 PROBLEMTICA. .......................................................................................... 161.3 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA ............................................................... 17

1.4 SUPUESTOS ................................................................................................. 201.5 RESTRICCIONES .......................................................................................... 211.6 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 221.7 OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................... 22

II. MARCO TEORICO ............................................................................................ 232.1 MARCO DE REFERENCIA INSTITUCIONAL FUNDACIN UNIVERSITARIADE CIENCIAS DE LA SALUD ............................................................................... 232.1.1 Antecedentes de la Institucin ...................................................................... 232.1.2 Misin, visin, valores ................................................................................. 252.1.3 Estructura organizativa ................................................................................. 26

2.1.4 Proyecto Educativo institucional PEI ............................................................ 272.1.5 Plan Estratgico de desarrollo PED ............................................................. 292.1.6 Oficina de Planeacin y Gestin de proyectos ............................................. 342.1.7 Unidad de Ambientes virtuales de aprendizaje UVA .................................... 362.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................ 382.2.1. reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos ....................... 382.2.2 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................ 412.2.3 Procesos en la Administracin de Proyectos ............................................... 422.2.4 Beneficios de la Administracin de Proyectos .............................................. 442.2.5 Metodologa para control de Proyectos ........................................................ 462.3 OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ...................................... 48

2.3.1 Descripcin de PMO..................................................................................... 482.3.2 Funciones y Componentes ........................................................................... 492.3.3 Modelos de PMO .......................................................................................... 502.3.4 Fases de Implementacin ............................................................................ 522.4. ANLISIS FODA...56 2.4.1 El verdadero valor del anlisis FODA..562.4.2 La matriz de las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas(FODA)57


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III MARCO METODOLOGICO .............................................................................. 583.1 OBJETIVO 1 EFECTUAR UN DIAGNSTICO DEL ESTADO ACTUAL DE LAFUCS EN CUANTO A LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ........................ 593.1.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 59

3.1.2 Tcnicas de Investigacin ........................................................................... 593.1.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 603.1.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 603.2 OBJETIVO 2 IDENTIFICAR LOS ROLES PARA LOS DIFERENTES CARGOSQUE SERN LOS RESPONSABLES DEL FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINAVIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS ...................................... 613.2.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 613.2.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 613.2.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 623.2.4 Anlisis de resultados................................................................................... 623.3 OBJETIVO 3 PLANTEAR LA ESTRATEGIA PARA LA IMPLEMENTACIN DEUNA PMO VIRTUAL EN LA FUCS ....................................................................... 623.3.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 623.3.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 633.3.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 633.3.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 633.4 OBJETIVO 4 DEFINIR ESTRATEGIAS, QUE DESARROLLEN LA CULTURAORGANIZACIONAL NECESARIA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAOFICINA VIRTUAL DE GP .................................................................................... 643.4.1 Mtodo de Investigacin ............................................................................... 643.4.2 Tcnicas de Investigacin ............................................................................ 643.4.3 Fuentes de Informacin ................................................................................ 643.4.4 Anlisis de Resultados ................................................................................. 65

IV DESARROLLO ................................................................................................. 664.1 ESTADO ACTUAL DE LA FUCS EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS . 664.1.1 Nivel general de madurez en gestin de proyectos de la FUCS .................. 684.1.2 Nivel de Madurez ......................................................................................... 734.1.3 Nivel de Metodologa .................................................................................... 744.1.4 Nivel en uso de herramientas de administracin de proyectos .................... 754.1.5 Nivel en competencias para la administracin de proyectos... 774.1.6 Nivel de Metodologa en direccin de portafolio ........................................... 784.1.7 Nivel en direccin de programas y multiproyectos ....................................... 794.1.8 Nivel de oficina de Direccin de Proyectos .................................................. 804.1.9 DOFA en administracin de proyectos FUCS (Oportunidades de mejora) ... 824.2 DEFINICIN DE ROLES PARA UNA OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS .................................................................................. 874.2.1 Identificacin de modelo de PMO requerido ................................................. 874.2.2 Ubicacin y procesos ................................................................................... 884.2.3 Competencias transversales para el personal de la oficina virtual de gestinde proyectos .......................................................................................................... 904.2.4 Perfiles de rol por cargo ............................................................................... 91


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4.3 ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIN OFICINA VIRTUAL DE GESTIN DEPROYECTOS EN LA FUCS97 4.3.1 Fases para la implementacin ...................................................................... 974.3.2 EDT y cronograma de actividades ............................................................. 1014.3.3 Presupuesto base ...................................................................................... 102

4.4 DEFINICIN DE ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE UNACULTURA ORGANIZACIONAL PTIMA PARA UNA OFICINA VIRTUAL DEGESTIN DE PROYECTOS EN LA FUCS ......................................................... 1034.4.1 Anlisis cultura actual ................................................................................. 1034.4.2 Planteamiento de estrategias ..................................................................... 105

V CONCLUSIONES ............................................................................................ 108

VI RECOMENDACIONES ................................................................................... 110

VII BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 112

VII ANEXOS ........................................................................................................ 114Anexo 1Declaracin del alcance ......................................................................... 114Anexo 2 EDT ....................................................................................................... 117Anexo 3 Consolidado de resultados totales aplicacin de cuestionarios...118Anexo 4 Consolidado de resultados aplicacin de cuestionarios a directivos.119Anexo 5 Consolidado de resultados aplicacin de cuestionarios a analistas..120Anexo 6 Cuestionarios utilizados.121


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NDICE DE FIGURAS

Figura No 1 Organigrama FUCS Fuente : Oficina de Gestin Humana

FUCS. 27

Figura No 2 Esquema de PED 2008-2010.30

Figura No 3. Participacin del personal de la FUCS para el desarrollo del PlanEstratgico Institucional.. .30

Figura No 4.Dimensin estratgica FUCS.31

Figura No 5. Objetivos Estratgicos del PED 2008-2010..31

Figura No 6.reas de Trabajo Oficina de Planeacin y Gestin deProyectos. ..34

Figura No 7.Mapa de Procesos FUCS...35

Figura No 8.Lneas de Gestin Unidad de Ambientes virtuales UVA38

Figura No 9.reas del conocimiento en proyectos....39

Figura No 10. Correspondencia de los grupos de procesos de direccin deproyectos al ciclo planificar- Hacer-Revisar y Actuar.42

Figura No 11Componentes del plan de proyecto...44

Figura No 12Resultados consolidados nivel gral de madurez (FUCS).70

Figura No 13Resultados consolidados nivel gral de madurez (Directivos FUCS)71

Figura No 14 Resultados consolidados nivel gral de madurez (AnalistasFUCS).................................................................................................................72

Figura No15 Grfico de Promedio de respuestas cuestionario nivel de madurez73

Figura No 16Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa75

Figura No 17 Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel uso deherramientas de administracin de proyectos..76


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Figura No 18Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel competenciaspara la administracin de proyectos...77

Figura No19 Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel de

metodologa en direccin portafolio78Figura No 20Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel en programas

y multiproyectos . .80

Figura No 21Grfico de promedio de respuestas cuestionario nivel de oficina deDireccin de Proyectos.81

Figura No 22Distribucin porcentual de elementos DOFA-FUCS.83

Figura No 23 Distribucin porcentual de cuestionarios a elementos DOFA-FUCS ...84

Figura No 24 Estructura Orgnica para la Oficina virtual de Gestin deProyectos89

Figura No 25: Distribucin de competencias laborales necesarias para el personalde la oficina virtual de gestin de proyectos.91

Figura No 26 EDT Proyecto de implementacin ofician virtual de gestin deproyectos FUCS101


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NDICE DE CUADROS

Cuadro No 1: Cubrimiento de procedimientos OVGP a travs de MOODLE.18

Cuadro No 2:Proyectos Estratgicos FUCS 2008-2010 .33

Cuadro No 3: Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico65

Cuadro No 4: reas y Cargos seleccionados..67

Cuadro No 5: Tabla de clasificacin de puntajes obtenidos.........67

Cuadro No 6:Tabla de ponderacin por cuestionario.......68

Cuadro No 7: Tabla de distribucin niveles de cargo....69

Cuadro No 8: Tabla de resultados consolidados nivel general de madurez..70

Cuadro No 9: Tabla de resultados consolidados nivel general de madurezdirectivos FUCS..,.70 .Cuadro No 10:Tabla de resultados consolidados nivel general de madurezanalistas FUCS .............71

Cuadro No 11: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deMadurez. 73

Cuadro No 12: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa ...74

Cuadro No 13: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deuso de herramientas de administracin de proyectos....76.Cuadro No 14:Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel decompetencias para la administracin de proyectos........77

Cuadro No 15: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel demetodologa en direccin de portafolio..78

Cuadro No 16: Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel enprogramas y multiproyectos... ..79


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Cuadro No 17Tabla de promedio de respuestas cuestionario nivel deoficina de direccin de proyectos...........81Cuadro No 18Asignacin FODA a calificaciones promedio.....83

Cuadro No 19FODA Administracin de Proyectos en la FUCS segnresultados de cuestionarios.....83

Cuadro No 20Procedimientos para oficina virtual de gestin de proyectos.88

Cuadro No 21Distribucin porcentual de tipos de funcin para el personal de laoficina virtual de gestin de proyectos...92

Cuadro No 22Perfil de Rol Director Oficina virtual de gestin de proyectos.93

Cuadro No 23Perfil de Rol Analista Oficina virtual de gestin de proyectos.94

Cuadro No 24Perfil de Rol Administrador de Contenidos Oficina virtual degestin de proyectos.....95

Cuadro No 25Perfil de Rol Lderes de Proyecto Oficina virtual de gestin deproyectos.96

Cuadro No 26Tabla de salarios base para presupuesto oficina virtual de gestinde proyectos FUCS.102

Cuadro No 27Presupuesto proyecto oficina virtual de gestin de proyectosFUCS.102

Cuadro No 28Caractersticas de cultura organizacional FUCS103


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NDICE DE ABREVIATURAS

FUCS: Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud...XIII

OVGP:Oficina virtual de gestin de proyectosxiii

HSJ: Hospital de San Jos..15

HIUSJ: Hospital Infantil Universitario de San Jos..15

RITA: Red Interna de Actualizacin de datos...........17

PMM:Project Management Maintenance.........20

OPM3: Organizational Project management maturity model ..20

PMO: Project Management Office...20

PMBOK: Project Management body of knowledge....22.SENA: Servicio nacional de Aprendizaje .............23

ICFES: Instituto colombiano para el fomento de la educacin superior24

CNA: Consejo Nacional de Acreditacin ..27

PEI: Proyecto Educativo Institucional....27

.PED:Plan Estratgico de Desarrollo..........29

UVA: Unidad de Virtualizacin para el aprendizaje..36

TIC: Tecnologas para la comunicacin....36

AVA: Ambientes virtuales de aprendizaje..37

EDT: Estructura detallada de trabajo.....39

AP:Administracin de proyectos...42

FODA: Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas....82

PHVA: Planear, hacer, verificar y actuar......94


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RESUMEN EJECUTIVO

El hospital de San Jos, entidad de la Sociedad de Ciruga de Bogot, desde sucreacin en 1902, ha sido campo de prctica para los diferentes programas demedicina, enfermera y otras reas de ciencias de la salud en Bogot y desde

1994, es el principal campo de prctica de la Fundacin Universitaria de Cienciasde la Salud (FUCS) en conjunto, con el Hospital Infantil Universitario de San Jos,adquirido por la Fundacin en el ao 2002. Desde ese momento, la Fundacininicia un crecimiento acelerado en el nmero de estudiantes de sus cuatroprogramas de pregrado (medicina, enfermera, instrumentacin yCitohistotecnologa), en sus especialidades mdicas (36 en total) y ms de 20programas de educacin continuada.

La FUCS ha venido gestando y desarrollando proyectos en la creacin de nuevosprogramas, centros y reas de apoyo que contribuyen a su crecimiento en lasreas de docencia, investigacin y proyeccin social, pilares establecidos en elproyecto educativo institucional PEI, para lo cual en el ao 2006, se crea laVicerrectora de Planeacin y Gestin de Proyectos, centralizando algunasfunciones necesarias para el buen desarrollo de los proyectos, sin embargo,aunque se crea un ente centralizador de proyectos, la FUCS considera que dadoel crecimiento vertiginoso de proyectos, es necesario fortalecer la formacin engerencia de proyectos y de establecer metodologas y formatos estandarizadosque permitan tener una base centralizada de administracin de proyectos, raznpor la cul, se propone crear una oficina virtual de gestin de proyectos.(OVGP).

El objetivo principal de este proyecto, es crear una oficina virtual de gestin deproyectos en la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), queapoye la administracin de los proyectos administrativos y acadmicos; paralograrlo se deber : efectuar un diagnstico del estado actual de la FUCS encuanto a la administracin de proyectos identificando asi las oportunidades demejora para la implementacin de una Oficina virtual de gestin de proyectos,identificar los roles para los diferentes cargos que sern los responsables delfuncionamiento de la oficina virtual de gestin de proyectos; plantear la estrategiapara la implementacin de la misma, y definir estrategias, que desarrollen lacultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la oficina virtual deGP.

El desarrollo de los objetivos, se llev a cabo, mediante la aplicacin deinstrumentos tales como: entrevistas, y cuestionarios que permitieron establecerlas oportunidades de mejora para la implementacin de la oficina virtual de gestinde proyectos, con base en las oportunidades de mejora se determinaron los rolesde los cargos responsables del funcionamiento de la oficina virtual de gestin deproyectos, en documentos denominados perfiles de rol por cargo. A partir deinvestigacin documental, entrevistas y la bsqueda de informacin referente atipos de oficinas de gestin de proyectos, se plantearon las estrategias para la


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xiv

implementacin de una oficina virtual de gestin de proyectos y una vez definidaslas estrategias de implementacin, se establecieron las acciones que desarrollenla cultura organizacional necesaria para el funcionamiento de la misma.

De acuerdo con el diagnstico de la administracin de proyectos de la FUCS, la

oficina virtual de gestin de proyectos deber contar con un Director, un analista,un administrador de contenidos y dos lderes de proyectos que en principio sededicaran a la administracin virtual de los proyectos administrativos y de losacadmicos; con esta organizacin, se cubririan las principales debilidades de laFUCS en lo concerniente a establecimiento de estndares, construccin de unrepositorio de datos de proyectos y la implementacin de herramientas y procesospara la administracin y manejo de proyectos de la FUCS.


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15

I.INTRODUCCIN

La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud FUCS, es una entidad privada,

creada en el ao 1996 en la ciudad de Bogot (Colombia), que presta los

servicios de educacin superior mediante diferentes programas de pregrado y

posgrado. Los programas de pregrado impartidos por la Fundacin son: Medicina,

Enfermera, Instrumentacin y Tecnologa en Citohistologa; en lo referente a los

programas de Posgrado, la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud

(FUCS) maneja 36 especialidades mdicas y 5 programas de posgrado en

administracin de salud desde la Facultad de Enfermera. De igual manera, laFUCS cuenta con programas de educacin continua en reas de salud y gerencia

de la salud.

Siendo en la actualidad la FUCS una Institucin de educacin superior enfocada al

rea de salud, cuenta con dos hospitales para complementar su labor en los

campos de prctica necesarios: El Hospital de San Jos (HSJ) y el Hospital Infantil

Universitario de San Jos (HUISJ); el primero con mas de 100 aos de existencia

y el segundo abierto en todos sus servicios a finales del ao 2007; as mismo la

FUCS cuenta con un terreno ubicado en la Calle 175 (Al norte de Bogot) en el

que proyecta ampliar su escenario deportivo y de bienestar universitario.

La FUCS cuenta dentro de su estructura organizacional con un Consejo Superior,

del cul se desprenden todas las polticas y normas para su funcionamiento, con

un Rector y 3 Vicerrectores quienes forman el cuerpo directivo de la institucin;

stas Vicerrectoras son: Acadmica, Administrativa, y de Planeacin y Proyectos

Especiales, de las cules se desprenden en su orden las Decanaturas de cada

programa de pregrado con sus coordinadores de rea y docentes, un Coordinador

de Posgrados de Medicina y otro de Enfermera, los departamentos acadmicos:

Investigaciones, Aseguramiento de la Calidad, Bienestar y Orientacin

1.1 ANTECEDENTES


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16

Universitaria. Dentro de la Vicerrectora Administrativa se encuentran las reas de

Sistemas, Gerencia Administrativa y Financiera, Contabilidad, Gestin Humana y

Unidad de Ambientes virtuales de aprendizaje. En lo correspondiente a la

Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales se encuentran las reas de

Planeacin y Gestin de Proyectos, Biblioteca, Mercadeo, Y Publicaciones. De la

Rectora dependen directamente Auditora de Gestin y Jurdica. Vale la pena

mencionar que todos sus directivos, son miembros de la Sociedad de Ciruga de

Bogot, quienes a su vez son los dueos del HISJ, HSJ Y FUCS y cuyo presidente

asume su labor en las tres entidades

La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, se ha dedicado, dado su

enfoque en el sector Educacin, a la generacin de diferentes programas de

educacin formal y no formal , generando una ventaja competitiva en el sector de

educacin en reas de la salud, y posicionando adems el mercado de sus

carreras actuales de pregrado: enfermera, isntrumentacin, medicina y

citohistotecnologa; sin embargo, dicho crecimiento se ve acompaado de un

crecimiento de la demanda de sus programas y de un aumento en la oferta de

programas similares, por parte de otras instituciones Educativas.

De otro lado, la FUCS ha tenido un crecimiento enorme a nivel administrativo, que

se ve reflejado en la creacin de diferentes divisiones, para cubrir las necesidades

de apoyo de los nuevos programas de pregrado y posgrado, en estas reas se

encuentran: aseguramiento de la calidad, oficina de egresados, oficina de

educacin continuada, oficina de convenios docente- asistenciales, entre otras.

Estas reas y las reas de tipo acadmico requieren de un manejo cuidadoso delos proyectos que surjan en cada una de stas, tales como: la creacin de nuevos

programas, la generacin de proyectos en el rea de proyeccin social, la gestin

de nuevas reas administrativas, con el fin de que dichos proyectos, den

cumplimiento a los objetivos Institucionales, dentro del marco del plan estratgico

de desarrollo PED.

1.2 PROBLEMTICA.


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17

Es por ello, que la FUCS plantea la necesidad de organizar la manera como se

administran los proyectos de tipo acadmico y administrativo con la posibilidad de

acceder a la informacin de dichos proyectos en una base de datos centralizada,

que le permita a sus directivas conocer el estado de dichos proyectos en

cualquiera de sus etapas de desarrollo, en todas las reas que implica el proyecto:

administrativo, financiero, recurso humano, presupuesto, riesgos, e.t.c.

Por lo anterior, la Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales, planean el

montaje de una oficina virtual de Gestin de Proyectos, que permita a los

diferentes involucrados de cada proyecto, conocer su estado y llevar un repositorio

documental del mismo, adems de gestionar los avances, mediante la plataformaMOODLE con que cuenta la Institucin y que es utilizada en la Red Interna de

Actualizacin de datos RITA.

El impacto del proyecto de creacin de la oficina virtual de gestin de proyectos de

la FUCS, se ver reflejado principalmente en los siguientes aspectos:

- Cambios en la cultura organizacional, pasando de una cultura en la que se

acompaa el paso a paso del proyecto de manera personalizada y

presencial por un acompaamiento donde la interaccin es virtual.

- Apoyo permanente en la administracin total de proyectos, teniendo en

cuenta que la oficina virtual estar diseada para que los involucrados del

proyecto sigan los procedimientos establecidos y lleven toda la

documentacin, asegurando no solamente el archivo electrnico de los

documentos del proyecto, si no que la gerencia del proyecto integre todas

las reas requeridas.

- Capacitacin permanente en gestin de proyectos: Disponer de una

herramienta virtual, con acceso a informacin de manera permanente,

permitiendo que los miembros de la comunidad acadmica y administrativa

1.3 JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA


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18

de la FUCS tengan capacitacin en lnea en trminos de Administracin

de proyectos, contando con herramientas como foros, videos, de manera

organizada y con un cronograma que le permita a los usuarios, lograr el

desarrollo de habilidades en la Gerencia de Proyectos.

SiendoMoodle un software para la produccin de cursos basados en Internet y

sitios web, un proyecto de desarrollo global diseado para soportar un marco

construccionista social de la educacin yteniendo en cuenta que una oficina se

convierte en virtual en la medida en que las acividades de la oficina pueden

realizarse mediante herramientas online, es muy importante mencionar que a

travs de sistemas de informacin colaborativos como el correo electrnico, chats

y documentos compartidos de gmail (actual herramienta de correo de la FUCS) es

posible obtener una especie de portal colaborativo integral, desarrollando losprocedimientos necesarios para el funcionamiento de la oficina virtual de gestin

de proyectos (OVGP), asi:

Procedimientos a cubrir OVGP Servicio colaboarativo

Capacitacin en proyectos Moodle- Implementacion de cursos con

diferentes grados de complejidad

Estandarizacin de formatos Documentos compartidos en gmail, acceso a

travs de moodle

Cumplimiento y ejecucin de procedimientos

para la administracin de proyectos

Espacios en moodle para cada procedimiento

con los entregables, se complementa con

project y posteriormente se implementar

workflow para el monitoreo de actividades.

Divulgacin de polticas para la

administracin de proyectos

Mensajeria instantanea y videos de

presentacin de politicas y procesos a travs

de moodle

Establecimiento de metodologas de trabajo Repositorio centralizado de datos y

documentos a travs de moodle, se contar

con documentos modelo para los lderes de

proyecto.

Cuadro 1. Cubrimiento de procedimientos OVGP a travs de MOODLE
http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fMoodle');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdownload.moodle.org/x2f');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fPhilosophy');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fPhilosophy');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdownload.moodle.org/x2f');http://parent.bv.nav%28%27http/x3a/x2f/x2fdocs.moodle.org/x2fen/x2fMoodle');


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19

De esta manera se observa que mediante la implementacin de Moodle y

complementandose a travs del uso de herramientas de software colaborativo, es

posible obtener un modelo de oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS,

cumpliendo con funciones tales como la comunicacin, la colaboracin para la

solucin oportuna de los inconvenientes en la ejecucin de proyectos y la

coordinacin de parte de los funcionarios de la oficina virtual con cada uno de los

lderes e involucrados de los diferentes proyectos.

MOODLE como herramienta e-learning contribuye al establecimiento inicial de una

oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS, dado que por su naturaleza

acadmica la FUCS ha venido creando la cultura de e-learning en las asignaturas

de los diferentes programas academicos de educacin formal y no formalgenerando, de esta manera, un ambiente que favorece el uso de la herramienta en

otros mbitos acadmico-administrativos de la Institucin; de otro lado, es

importante tener en cuenta que en la actualidad, la FUCS cuenta con una oficina

de Planeacin y Gestin de Proyectos que soporta los proyectos en su gestacin e

inicio, por lo que el uso de MOODLE a travs de una oficina virtual de gestin de

proyectos permitir que los respectivos lderes tengan un soporte de datos y de

informacin y que sus proyectos se comporten como cursos, en los cuales existen

etapas o mdulos a cumplir y contempla compromisos de trabajo con una

herramienta Institucional que ya ha sido aceptada por la comunidad, en ese

sentido aparece un componente importante de la organizacin y es su nfasis en

salud dado que existe una mayor probabilidad de uso de herramientas conocidas,

para el sector profesional de la salud que componen alrededor del 80% de la

comunidad acadmica y administrativa de la FUCS, de manera que una vez est

en funcionamiento la oficina virtual de gestin de proyectos atraves de moodle se

contar con herramientas complementarias tales como: dotproyect, teamwork,

TUTOS o tdolost, que permitan mayor control de los proyectos dentro de una

cultura mejor adaptada a la administracin y gerencia de proyectos.


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20

La creacin de estandares para la administracin de proyectos, la posibilidad de

capacitacin permanente y la generacin de una base de datos documental de

proyectos, mediante la oficina vitual de gestin de proyectos de la FUCS, permitir

que las reas administrativas y acadmicas consoliden los proyectos de manera

eficiente desde su inicio, desarrollo y finalizacin del mismo.

De otro lado, teniendo encuenta que existen algunos modelos reconocidos de

diagnstico de madurez tales como el PMM de Kezner basado en medir la

madurez de la organizacin desde el marco de planeacin estratgica y del

alcance de los niveles necesarios para llegar a obtener una organizacin

madura en administracin de proyectos, y el modelo OPM3 basado en los

conocimientos organizacionales de gerencia de proyectos que le permitan

construir un plan de mejora que con medicin constituya una organizacin

madura en gerencia de proyectos; el modelo considerado en este documento

parte del uso de siete cuestionarios facilitados por el profesor Manuel Alvarez que

contemplan todos los items necesarios en un modelo de madurez : metodologa,

competencias, portafolio, herramientas y PMO, contando con un especial enfoque

en el ltimo cuestionario de PMO que evalua la creacin y/o posicionamiento de la

oficina de gestin de proyectos, de esta manera basados en el conocimiento de la

organizacin en gerencia de proyectos, es posible contruir un plan de mejora para

que la oficina virtual de gestin de proyectos sea un complemento a la labor actual

de la oficina de planeacin y gestin de proyectos.

Los siguientes, son los supuestos establecidos para el desarrollo del presenteproyecto

Contar con un proveedor de Internet que asegure la permanente

conectividad de los usuarios al sitio de oficina virtual de GP.

1.4 SUPUESTOS


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21

La informacin que se publique en la herramienta de oficina virtual de GP

para la FUCS, ser controlada de manera exclusiva por la divisin de

Gestin de Proyectos, quienes sern las nicas personas con acceso

autorizado para cambiar esta informacin o eliminarla.

Se contar con un reglamento que permita el uso adecuado de la

herramienta soporte de la Oficina virtual de gestin de proyectos en la

FUCS.

La oficina virtual, solamente podr ser utilizada para proyectos que sean

previamente aprobados por planeacin y gestin de proyectos, ya sean de

tipo administrativo o acadmico

La oficina virtual de gestin de proyectos a implementar contar con el

soporte permanente de la unidad de ambientes virtuales de la FUCS para la

administracin de informacin y los inconvenientes que llegasen a ocurrir.

La oficina virtual de gestin de proyectos estar ubicada en el enlace de la

red interna http://www.fucsalud.edu.co/rita.

La oficina virtual de gestin de proyectos estar soportada por una base de

datos SQL, con sistema operativo Windows, en el cul moodle corre de

manera adecuada.

Para la implementacin de la oficina virtual de gestin de proyectos, los

cargos sern solicitados al rea de gestin humana para su respectiva

seleccin.

Se han definido las siguientes restricciones para el desarrollo del proyecto:

No se cuenta con disponibilidad total de tiempo por parte de las personas

que trabajan para la unidad de ambientes virtuales de aprendizaje, dado

que deben cumplir con funciones adicionales a las de apoyar el proyecto de

oficina vrtual de GP.

1.5 RESTRICCIONES


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22

La oficina virtual de gestin de proyectos se ajustar nicamente a la

metodologa definida por el rea en su fase de inicio, la cual ser ajustada

a lo establecido por los parmetros del PMBOK.

La oficina virtual de gestin de proyectos, depender de la Vicerrectora de

Planeacin y proyectos especiales dentro de la estructura orgnica actual

de la FUCS.

Solamente se contar con el presupuesto establecido en el plan de costos

del proyecto, con una holgura del 10% adicional.

Actualmente el personal directivo de la FUCS no cuenta con una cultura

organizacional de manejo virtual de las oficinas.

Elaborar un proyecto para la implementacin de una oficina virtual de gestin de

proyectos en la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (FUCS), que

apoye la administracin de la totalidad de los proyectos administrativos y

acadmicos de la FUCS.

Efectuar un diagnstico del estado actual de la FUCS en cuanto a la

administracin de proyectos, que permita identificar oportunidades de

mejora para la implementacin de una oficina virtual de administracin de

proyectos.

Identificar los roles para los diferentes cargos que sern los responsables

del funcionamiento de la oficina virtual de gestin de proyectos en la FUCS.

Plantear la estrategia para la implementacin de una oficina virtual de

gestin de proyectos en la FUCS, teniendo en cuenta los resultados del

diagnstico inicial y la identificacin de oportunidades de mejora en

trminos de proyectos para la FUCS.

Definir estrategias, que desarrollen la cultura organizacional necesaria para

el funcionamiento de la oficina virtual de GP.

1.6 OBJETIVO GENERAL

1.7 OBJETIVOS ESPECFICOS.


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23

II. MARCO TEORICO

De acuerdo con la revista repertorio de medicina y ciruga (Edicin Especial 2002)

de la Sociedad de Ciruga de Bogot Hospital de San Jos, La Sociedad de

Ciruga de Bogot fue creada el 22 de julio de 1902, su principal propsito fue la

de construir un hospital moderno en donde se diera impulso a la medicina y se

pudiera atender a las personas de escasos recursos econmicos. Sorteando

mltiples dificultades, el Hospital de San Jos fue inaugurado el 8 de febrero de1925, con cuatro pabellones para la hospitalizacin de pacientes y dos salas de

ciruga, mientras continuaba avanzando la construccin de las dems

instalaciones proyectadas.

El 3 de marzo de 1937 se crea la Escuela de Enfermera Universitaria La escuela

inicia sus prcticas en el hospital y en 1940 fue trasladada a la Universidad

Nacional de Colombia. Entre 1944 y 1950 se adelantaron cursos de anestesiologapara internos y mdicos generales. Desde el ao 1945 y hasta 1964, el Hospital

de San Jos fue apoyo fundamental para los estudiantes de la Universidad

Javeriana en las reas de medicina interna y especialidades, ciruga general y

gineco-obstetricia.

En 1951 inicia su actividad la Escuela de Instrumentacin Quirrgica, la cual

otorgaba a sus egresadas el ttulo de tcnicas en instrumentacin quirrgica. En

1953 se dictan cursos para auxiliares de enfermera y en 1961 se firma un

convenio con el SENA para que sus auxiliares de enfermera reciban clases y

hagan sus prcticas en el hospital, convenio que dura hasta 1966, ao en que

ingresan a prcticas las alumnas de la facultad de enfermera de la Cruz Roja

Colombiana.

2.1 MARCO DE REFERENCIA INSTITUCIONAL FUNDACIN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS

DE LA SALUD

2.1.1 Antecedentes de la Institucin


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24

En 1976 se crea la Corporacin Escuela de Ciencias de la Saludy el Ministerio

de Educacin autoriz los estudios de enfermera, cuyas primeras estudiantes

ingresaron en 1977. La facultad, adems de formar profesionales, da la

oportunidad de especializacin en enfermera en reas clnicas y administrativas.

En 1980 se cambia la razn social por la de Fundacin Escuela de Ciencias de la

Salud. En 1996, fue aprobado el programa acadmico de Instrumentacin

Quirrgica con ttulo profesional.

En 1993 la Fundacin Escuela de Ciencias de la Salud (Fundacin Tecnolgica),

inicia labores acadmicas con el programa de pregrado en Citohistologa, nico en

el pas. El 31 de octubre de 1994, mediante reforma de estatutos aprobada por elMinisterio de Educacin, la institucin recibe el nombre de FUNDACIN

UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD (FUCS). El 11 de diciembre de

1997 se registra ante el ICFES el programa de medicina de la Fundacin, el cual

comenz sus labores el 5 de marzo de 1998 y cuya primera promocin se gradu

en 2003.

La FUCS adquiere en diciembre de 2005 el antiguo Hospital Infantil Lorencita

Villegas de Santos, cambia su nombre por el de Hospital Infantil Universitario de

San Jos, readeca sus instalaciones e inicia la actividad asistencial y acadmica

para los programas de la Fundacin.

La Sociedad de Ciruga de Bogot, el Hospital de San Jos y el Hospital Infantil

Universitario de San Jos son instituciones privadas, acadmicas y asistenciales

que trabajan mancomunadamente para que la enseanza y las prcticas de sus

alumnos de las facultades de medicina, enfermera, instrumentacin y

citohistologa, tengan una formacin integral y de ptima calidad, cumpliendo con

los objetivos que se trazaron los fundadores en cuanto a la enseanza de la

ciencia mdica y de la investigacin.


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MISIN

La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (F.U.C.S.), comoInstitucin deEducacin Superior que asume con responsabilidad la formacin integral de

profesionales idneos y competentes a nivel de pregrado y posgrado,

fundamentada en la docencia, en los principios ticos, morales y humansticos y el

desarrollo de capacidades de eficiencia y proyeccin social, estimulando la

investigacin cientfica que aporte soluciones a travs del desarrollo en los

campos de la ciencia y la tecnologa para mejorar el entorno y la calidad de vida

de los colombianos.

VISIN

La Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud (F.U.C.S.), como Institucin de

Educacin Superior, con proyeccin de acrecentar las reas del conocimiento a

travs de la creacin de nuevos programas de estudio bajo la modalidad de

educacin formal y no formal, presenciales y virtuales, buscando constituirse

como una universidad,profesar un profundo respeto por el hombre y su entorno,

dirigir su actividad a la formacin tica, cientfica, investigativa y humanstica, a la

bsqueda de la verdad, al ejercicio libre y responsable de la enseanza y del

aprendizaje, de acuerdo con las normas que rigen la educacin superior en el

pas. Ser reconocida por la formacin de profesionales caracterizados por su alto

nivel de adaptacin a los cambios sociales y tecnolgicos que contribuyan al

bienestar del individuo, la familia y la comunidad.

VALORESCalidad: Entendida como la resultante del trabajo excelente, ptimo,

efectivo es decir bien hecho.

Rigor Cientfico: Se obtiene de la aplicacin de los mejores mtodos

cientficos para descubrir y comunicar la verdad.

2.1.2 Misin, visin, valores


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26

Enseanza Superior: Se relaciona con el mtodo que se debe emplear para

la bsqueda y descubrimiento de la verdad.

Compromiso: Es la entrega con responsabilidad, eficiencia en la realizacin

de los deberes y quehaceres adquiridos con la Universidad.

Respeto: Es tratar igualitariamente al ser humano sin discriminacin alguna

considerndolo como parte integral de la sociedad. Sin l no es posible la

convivencia humana.

Honestidad: Es actuar con transparencia y rectitud teniendo en cuenta las

normas de buena conducta y justicia.

Justicia: Es dar a los dems lo que es debido, de acuerdo con el

cumplimiento de sus deberes y derechos.

Solidaridad: Es la adhesin en funcin del bien, sea ste personal o de

beneficio comn.

Saber Superior: Es la reflexin, investigacin y publicacin continua del

saber o saberes especficos de las ciencias de la salud.

Desarrollo Profesional Superior: Fomentar el conocimiento a nivel nacional

y fortalecer los vnculos interinstitucionales internacionales.

Formacin: Educar individuos libres, autnomos, tolerantes con un alto

sentido de compromiso ciudadano ante el cumplimiento de los deberes yderechos humanos.

La direccin de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, corresponde al

Consejo Superior, al rector y al consejo acadmico, cuenta con tres vicerrectores,

un secretario general y un auditor de gestin, con funciones especficas asignadas

por el Consejo Superior. Cada unidad acadmica cuenta con un decano

responsable de la direccin acadmica y administrativa de la facultad; es

nombrado por el Consejo Superior.

2.1.3 Estructura organizativa


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La estructura de la FUCS esta constituida por tres reas administrativa, acadmica

y de planeacin y proyectos especiales denominadas vicerrectoras, bajo estas

reas se encuentran se encuentran las divisiones y oficinas, tal como se muestra

en el siguiente organigrama:

Figura 1 Organigrama FUCS. Fuente: Oficina de Gestin Humana FUCS.

La FUCS cuenta para su administracin, con un modelo de gestin por procesos y

planeacin estratgica que contribuye a la acreditacin de programas y

posteriormente a la acreditacin institucional.

El PEI es la carta de navegacin del proceso formativo, es referente fundamental

en los procesos de aseguramiento de la calidad, en primer lugar con el registro

calificado y posteriormente en los procesos de acreditacin de programas e

instituciones, as como lo establece el Consejo Nacional de Acreditacin (CNA) en

Colombia. El primer factor se refiere a las caractersticas de una misin, objetivos,propsitos y metas claramente definidos, los factores siguientes orientan la

administracin, gestin de programas y el manejo de recursos fsicos y

financieros, el PEI es un referente de las funciones sustantivas y de los procesos

de formacin integral.

2.1.4 Proyecto educativo institucional (PEI)


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El PEI de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, presenta el marco

filosfico de la institucin, formula lineamientos para el desarrollo de las funciones

sustantivas, como son la docencia, investigacin y proyeccin social, el bienestar

universitario y la gestin dentro de los principios establecidos en la formulacin de

la misin, visin y valores institucionales. Tambin seala las polticas que le

permitirn alcanzar los objetivos a corto, mediano y largo plazo.

El PEI esta estructurado sobre cuatro fundamentos:

El epistemolgico

El antropolgico

El sociolgicoEl pedaggico.

El fundamento pedaggico y algunas caractersticas que orientan el proceso de

enseanza aprendizaje de la FUCS, se mencionan a continuacin:

La educacin se observa dentro de la dinmica del proceso enseanza

aprendizaje.

Se toman elementos de dos modelos pedaggicos el conductista y el

constructivista.

Se define el currculo como un plan de construccin y formacin que se

inspira en conceptos articulados y sistemticos de la pedagoga y otras

ciencias sociales que pueden ejecutarse en un proceso efectivo y real

llamado enseanza. G. Posner. El currculo no puede concebirse como un

plan de estudios.

Se conciben las unidades acadmicas como unidades orgnicas docentes

Se definen los planes de estudio que se caracterizan por su seleccin,

organizacin y distribucin de los conocimientos.


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La FUCS es una comunidad de personas dedicada a la bsqueda,

descubrimiento, comunicacin y conservacin del saber especialmente en las

ciencias de la salud. En esencia se hace propia la identidad institucional mediante

el desarrollo de la investigacin, la docencia y proyeccin social en la forma del

profesional que forma.

El PEI como orientador del proceso formativo, es referente fundamental para el

desarrollo de las funciones sustantivas que desarrolla la comunidad educativa.

Estas tres funciones: docencia, investigacin y proyeccin social, convergen en el

quehacer general de la institucin que involucran a todos los estamentos de la

Fundacin y a personas e instituciones fuera de ella. La FUCS considera la

docencia como una actividad educativa, especfica, intencional y planeada para

facilitar que los estudiantes se apropien del conocimiento y ofrezcan alternativasde solucin a los problemas de la comunidad y contribuir a mejorar su calidad de

vida.

La Fundacin reconoce la investigacin como un proceso continuo y permanente

que la comunidad acadmica realiza, con el objeto de producir conocimiento,

identificar realidades, causas, efectos, as como de socializar resultados. La

investigacin hace parte de la funcin del docente Se promueve la investigacin

como componente trasversal de los currculos.

La comunidad universitaria est conformada por los profesores, estudiantes,

personal directivo y administrativo; con la participacin de todos se establecen

relaciones que contribuyen al logro de los propsitos institucionales. Se reconoce

al egresado como un actor fundamental en el desarrollo de los procesos

institucionales y mediante su seguimiento se construye igualmente imagen

acadmica de la institucin.

2.1.5 Plan estratgico de desarrollo (PED) 2008-2010

El PED es considerado, el compendio de las diferentes acciones que la FUCS

debe seguir para el logro de sus objetivos, en l se concentran objetivos

especficos, indicadores y metas, que en conjunto establecen las estrategias para


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llegar a lo establecido para el 2010, a partir del PED, se le da posibilidad a los

proyectos estratgicos institucionales.

Con el fin de presentar el PED, en la figura 2 se declaran la misin, la visin y los

objetivos institucionales como base de la construccin del Plan Estratgico de

Desarrollo de la FUCS 2008-2010

FIGURA 2 Esquema de PED 2008-2010 Fuente: Construccin propia

El Plan Estratgico 2008-2010 busca principalmente mayor participacin del

personal en su formulacin y ejecucin, con este fin, trabaj a lo largo del 2007 y

2008, tomando elementos del documento elaborado en el ao 2003.

El siguiente esquema (figura 3) se muestran las bases de anlisis sobre las

cuales, se elabor el Plan Estratgico Institucional de la FUCS.

Fundacin Universitaria de

Ciencias de la Salud

Meta

Responsable

Indicadores

Objetivos Especficos

Objetivos Generales

Perspectivas

Polticas

Misin, Visin, y Objetivos Institucionales

PLAN EDUCATIVO INSTITUCIONAL


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FIGURA 3. Participacin del personal de la FUCS para el desarrollo del Plan EstratgicoInstitucional. Fuente: Construccin propia

La dimensin estratgica, es el mapa detallado y ordenado secuencialmente, de

cada etapa dentro del plan estratgico adoptado por la Fundacin, sta dimensin

se puede apreciar en la figura 4.

FIGURA 4 Dimensin estratgica FUCS. Fuente: Oficina de Planeacin FUCS

Teniendo en cuenta las necesidades primarias de la Fundacin y los

requerimientos de ley, as como el plan decenal de educacin del Ministerio de

Educacin Nacional se definen nueve lneas fundamentales para la construccin

de los objetivos estratgicos institucionales, las cuales se presentan en la figura 5:

INDICADORES

OBJETIVOS ESPECFICOS

OBJETIVOS GENERALES

PERSPECTIVAS

POLITICAS

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

VALORES INSTITUCIONALES

MISIN

ObjetivosEstratgicos

InstitucionalesFUCS

Crecimiento e Infraestructura en lanta fsica

Gestin Tecnol ica

Internacionalizacin

Pro eccin Social

Or anizacin Gestin


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FIGURA 5Objetivos Estratgicos del PED 2008-2010. Fuente: Oficina de Planeacin FUCSA continuacin los objetivos estratgicos por lnea:

Calidad

Asegurar la calidad de los programas acadmicos de pregrado,posgrado y educacin continua impartidos por la Institucin.

Ofrecer a la comunidad acadmica ptimos espacios fsicos parael desarrollo de los programas actuales as como el de nuevosproductos y mejores condiciones de ubicacin como centrouniversitario.

Crecimiento eninfraestructura y

planta fsica

Ampliar la lnea de programas de pregrado, posgrado y educacincontinua, atendiendo a las necesidades sociales detectadas yacorde con las polticas de educacin superior en el pas, en lasmodalidades presencial, semipresencial, y virtual.

Desarrollo de nuevosprogramas de

pregrado, posgrado yeducacin continua

Investigacin

Internacionalizacin

Gestin TecnolgicaAdministrar la gestin tecnolgica de la Institucin, comomecanismo de competitividad, partiendo de esquemas decomunicacin interinstitucional ptima (Hospitales, otras IES,entidades gubernamentales), y de la disponibilidad permanente yptima de informacin administrativa y acadmica.

Permitir la movilidad de la comunidad acadmica (docentes,estudiantes, administrativos), entendida como el desarrollo delbilingismo, la generacin de esquemas de enseanzaglobalizados y el establecimiento de convenios de integracinacadmica e interinstitucionales.

Propender por la calidad investigativa de la institucin,fortaleciendo la generacin de conocimiento y lograndoreconocimiento por parte de entidades gubernamentales yacadmicas.

Proyeccin Social

Impactar a nivel local y nacional en la generacin de convenios yprogramas sociales con otras IES y entidades privadas ygubernamentales.

Egresados

Fortalecer la relacin con los egresados, apoyando la creacin deasociaciones y generando mecanismos de seguimiento a losmismos.

Organizacin yGestin

Optimizar el uso de los recursos humanos y financieros a travsde la implementacin de esquemas y herramientas como elpresupuesto y la planeacin estratgica.


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Proyectos estratgicos

Dada la importancia de cumplir con la ejecucin de proyectos derivados del plan

estratgico y teniendo en cuenta las caractersticas propias de los proyectos,(planes complejos que requieren control estricto y detallado), a continuacin

presentamos los Proyectos Estratgicos fundamentales derivados del Plan

Estratgico FUCS 2008-2010, los cules, se caracterizan por involucrar varias

dependencias.

Estos Proyectos Estratgicos son de vital importancia para el desarrollo del Plan y

estn asociados a un lder segn su naturaleza, dicho lder se convierte en el

patrocinador interno del proyecto. En el siguiente cuadro (cuadro 2), se describen

los proyectos con su respectivo lder, respondiendo a las necesidades de la

Fundacin, detectadas a travs de la construccin del plan y que apuntan al

cumplimiento de sus objetivos estratgicos.

CUADRO 2Proyectos Estratgicos FUCS 2008-2010 Fuente: Oficina de Planeacin FUCS

Proyecto Lder Vicerrectora Lder

Proyecto de construccin de centrouniversitario

Gerencia-PlaneacinRectora-Vicerrectora de Planeaciny Proyectos Especiales

Proyecto cambio de imagen MercadeoVicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales

Proyecto de desarrollo de nuevos programasbasados en investigaciones de mercado

Planeacin y Gestin deProyectosMercadeo

Vicerrectora de Planeacin yProyectos Especiales

Proyecto de Acreditacin y reacreditacinVicerrector AcadmicoAseguramiento de la Calidad

Vicerrectora Acadmica

Proyecto de implementacin de sistemas deinformacin (Academusoft y Gestasoft)

Gerente - Coordinador detecnologa

Vicerrectora Administrativa

Proyecto de Gestin de costosGerencia-Planeacin y Gestin deProyectos


Proyecto de creacin de programas virtualesde educacin formal y no formal

Vicerrector Acadmico Vicerrector Acadmico

Proyecto de creacin de oficina deinternacionalizacin


Rectora-Vicerrectora de Planeaciny Proyectos Especiales

Proyecto de egresados Secretaria General Rectora

Proyecto de Gestin de investigacionesDivisin de Investigaciones-Decano Medicina

Vicerrectora Acadmica

Proyecto de telemedicina Decano MedicinaVicerrectora Acadmica

Proyecto centro de riesgos profesionales ymedicina laboral

Decano MedicinaVicerrectora Acadmica

Proyecto centro de idiomas

Vicerrector de Planeacin y

Proyectos Especiales

Vicerrectora de Planeacin y

Proyectos EspecialesProyecto de BSC (Balance score card-Indicadores de Gestin)

Auditora de Gestin Rectora

Proyecto de Gestin Documental Secretaria General Rectora

Proyecto creacin de oficina de apoyofinanciero al estudiante

Gerencia Vicerrectora Administrativa

Proyecto creacin de oficina de manejo dedonaciones y recursos

Gerencia Rectora-Vicerrectora Administrativa


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De acuerdo con lo establecido en los documentos de la oficina de Planeacin y

Gestin de Proyectos de la FUCS, esta oficina constituye el eje fundamental del

manejo de informacin en la toma de decisiones de la Institucin, es actualmente

una dependencia de la Vicerrectora de Planeacin y Proyectos Especiales, que

desde su creacin hasta hoy ha venido estableciendo todo el ambiente y

cubriendo las necesidades de planeacin de la FUCS, creando as todo el

andamiaje y construccin del PED 2008-2010, la generacin del presupuesto por

rea para cada ao y su respectivo control y ejecucin, siendo solo hasta el ao

2008 que inicia con la administracin de proyectos.Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de Planeacin y Gestin de

Proyectos, se requiere de una interaccin permanente con las dependencias de la

Institucin y del apoyo de la Direccin.

A continuacin, mediante la figura 6, se muestran las reas de trabajo de la

oficina de planeacin y gestin de proyectos y su descripcin:

FIGURA 6reas de Trabajo Oficina de Planeacin y Gestin de Proyectos. Fuente: Construccin Propia

2.1.6 Oficina de Planeacin y Gestin de Proyectos

SISTEMAS DE

INFORMACION Y BASES

DE DATOS

GESTION DE LA

INFORMACION

GESTION DE

RESULTADOS

GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE PROCESOS

DOCUMENTOS, FORMATOS

Y ACTIVIDADES

INDICADORES DE

GESTION

MEJORAMIENTO

CONTINUO


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Gestin Proyectos

Elaboracin de los estudios de factibilidad de los proyectos Institucionales, con el

fin de analizar su viabilidad desde el punto de vista tcnico y financiero. Se

entiende como proyecto el conjunto de actividades que exigen la erogacin de

recursos para resolver uno o varios problemas especficos

Gestin de la Informacin

El rea de Gestin de la Informacin es el ente centralizador de la informacin de

la Universidad, de manera que se obtenga la informacin de manera oportuna y

confiable. Como centralizador de los datos, se debe administrar la informacin

para su publicacin y utilizacin

Gestin de Procesos

La gestin por procesos permite la optimizacin de los procesos y procedimientos

de la Institucin desde el punto de vista de impacto en tiempos y movimientos y

utilizacin de recursos, mediante el rediseo de formas de papelera acordes con

los procesos y la articulacin de los sistemas de informacin con los

procedimientos y actividades existentes. La gestin de procesos estandarizados

constituye una entrada para la Gestin de Informacin.La cultura de Gestin de Procesos ha permitido ver la Institucin como un

conjunto de procesos y procedimientos, referidos en la figura 7, que propenden

por el logro de los objetivos estratgicos, y desarrolla mecanismos de

comunicacin entre dependencias, a travs de la normalizacin y normatizacin

de los mismos.

FIGURA 7Mapa de Procesos FUCS Fuente: Oficina de Planeacin y GP FUCS

Macroprocesos de ApoyoMacroprocesos de Apoyo

Macroprocesos PrimariosMacroprocesos Primarios

Macroprocesos de Orientacin y DireccionamientoMacroprocesos de Orientacin y Direccionamiento

Preparacin Venta Operacin Post-Venta

estin

Ju rdica

Gestin

Administrativa

Planeacin RelacionesInstitucionales

MacroprocesosdeSeguimiento

MacroprocesosdeSeguimiento

Controly

Seguimiento

Gestinde

Calidad

Gestin Financiera

Planta

Fsica

Gestin

deTecnologa Gestin Acadmica

Gestin del

Talento Humano

Innovacin


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Gestin de Resultados

Estandariza y hacer seguimiento a la planeacin estratgica Institucional,

mediante la formulacin de Indicadores de Gestin y el seguimiento a los planes

de desarrollo. La gestin de resultados se convierte en un aporte fundamental

para la evaluacin de desempeo por resultados y para el manejo de

presupuestos, dado que de la planeacin estratgica se derivan los proyectos.

- Planeacin Estratgica Corporativa

- Planeacin Estratgica Vicerrectoras

- Planeacin Estratgica Departamentos

2.1.7 Unidad de Virtualizacin para el aprendizaje (UVA)

Las directivas de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la Salud, en busca de

una mejor competitividad y desarrollo institucional exploran en el uso de mtodos y

herramientas que permitan mayor interactividad, comunicacin ms eficaz, y

dinamismo en la presentacin de contenidos de los diferentes programas

acadmicos vigentes y de los que puedan surgir, apuestan en las nuevas TIC,

para conformar un equipo de trabajo y al que denominaron Comit de

Virtualizacin conformado por: Los Vicerrectores Acadmico y Administrativo,

docentes con conocimientos en el uso de TIC aplicadas a la educacin y el Jefe

de Sistemas, de este comit naci la idea de crear una Unidad de Virtualizacin

para el Aprendizaje.

La Unidad de Virtualizacin para el Aprendizaje se constituy en enero de 2006

como equipo de trabajo conformado por:

Un experto en el uso de las TIC aplicadas a la educacin, quien ejerce tambin

funciones de Director de la Unidad.

Una diseadora grfica con experiencia en creacin de mdulos virtuales.


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Enero de 2007, una comunicadora social especialista en control y seguimiento

de proyectos en el mbito educativo.

Logros

Instalacin de la Plataforma de Gestin de Aprendizaje (Moodle).

Programas de sensibilizacin y aplicacin en Ambientes Virtuales de

Aprendizaje AVA.

Cursos creados como apoyo a las clases presnciales.

Programas de Educacin Continuada con Apoyo en las Aulas Virtuales

Manual de Imagen Corporativa de la Fundacin Universitaria de Ciencias de la

Salud.

Reestructuracin del Portal de Contenidos (Joomla).

Justificacin

Mejorar las especificaciones tcnicas en pro de una alta competitividad con las

dems instituciones educativas que ofrecen los mismos programas

acadmicos.

Incrementar el posicionamiento y la imagen, es decir, los atributos de marca.

Crecimiento y desarrollo del mercado, clientes y productos acadmicos.

Objetivos Generales del Area UVA

a) Crear y ofertar nuevos productos acadmicos en la modalidad virtual.

b) Apoyar los programas acadmicos existentes en la plataforma de gestin

de aprendizaje con el fin de optimizar sus procesos.

Objetivos especficos

a) Nuevos productos acadmicos virtuales.

Crear y ofertar nuevos programas de educacin continuada en la

modalidad virtual.

Virtualizar los programas de educacin continuada existentes que sean

susceptibles por su contenido.


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b) Programas acadmicos apoyados por TIC

Crear objetos virtuales de aprendizaje que se puedan utilizar en

diferentes asignaturas.

Establecer una cultura telemtica en la comunidad universitaria con

miras a optimizar los procesos de enseanza-aprendizaje.

Administracin de los contenidos de la pgina Web.

Lneas de Gestin

En la figura 8 se presenta el modelo de lneas de gestin que se trabaja en la

Unidad de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, de acuerdo con lo presentado en

la descripcin inicial del proyecto

FIGURA 8 Lneas de Gestin Unidad de Ambientes virtuales UVA Fuente: UVA FUCS

De acuerdo con lo establecido por el PMBOK edicin 2004, a continuacin se

presentan algunas definiciones de proyecto:

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado nico.

Temporal: Tiene inicio y fin bien definidos

2.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

2.2.1 Definiciones y reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos

Lnea deAsignaturas soportadas

por TIC,S

Lnea deProductos Acadmicos

Virtuales

FUCS

VicerrectoraAcadmica y

Facultades

Direccin deMercadeo


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nico: cada proyecto tiene caractersticas que lo diferencian de sus similares

Elaborado gradualmente: en cada fase se agrega ms informacin, se disminuye

la incertidumbre, se producen entradas para la fase siguiente

En la figura 9, y en los prrafos siguientes, se presentan las reas del

conocimiento establecidas por el PMBOK 2004, son

FIGURA 9Areas del conocimiento en proyectos, por captulo. Fuente: PMBOK

Gestin de la integracin del proyecto: Describe los procesos y actividades

que forman parte de los diversos elementos de la direccin de proyectos, que seidentifican, definen, combinan, unen y coordinan, dentro de los grupos de

procesos de direccin de proyectos.

Gestin del alcance del proyecto. Describe los procesos necesarios para

asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo

requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se compone adems de

planificacin del alcance, crear EDT, verificacin y control del alcance

Gestin de Tiempo del proyectoDescribe los procesos relativos a la puntualidad

en la conclusin del proyecto. Se compone de los procesos de direccin de

proyectos, definicin de actividades y secuencias, duracin, cronograma y control

de cronograma.


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Gestin de los Costos del Proyecto Describe los procesos involucrados en la

planificacin, estimacin, presupuesto y control de costos de forma que el

proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.

Gestin de la Calidad del Proyecto Describe los procesos necesarios para

asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido

emprendido. Incluye, planificacin de calidad, realizar aseguramiento de la calidad

y realizar control de calidad.

Gestin de Recursos Humanos del Proyecto Describe los procesos que

organizan y dirigen el equipo del proyecto. Se compone de los procesos dedireccin de proyectos, planificacin de de los recursos humanos, adquirir el

equipo de proyecto, desarrollar y gestionar el equipo de proyecto.

Gestin de Comunicaciones del proyecto Describe los procesos relacionados

con la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y destino final de la

informacin del proyecto en tiempo y forma. Incluye planificacin de las

comunicaciones, distribucin de la informacin, informar el rendimiento y gestionar

a los interesados.

Gestin de los Riesgos del ProyectoDescribe los procesos relacionados con el

desarrollo de la gestin de riesgos de un proyecto. Incluye planificacin de la

gestin de riesgos, identificacin de riesgos, anlisis cualitativo de riesgos, anlisis

cuantitativo de riesgos, planificacin de respuesta a los riesgos, seguimiento y

control de riesgos.

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto Describe los procesos para comprar

o adquirir productos, servicios o resultados, as como para contratar procesos de

direccin. Incluye la planificacin de las compras y adquisiciones, planificar la


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contratacin, solicitar respuestas a vendedores, seleccin de vendedores,

administracin y cierre del contrato.

De acuerdo con lo establecido por el PMBOK 2004, a continuacin la descripcin

del ciclo de vida del proyecto.

Se consideran los ciclos de vida del proyecto, como la divisin del proyecto en

fases que con los enlaces correspondientes definen las operaciones de la

organizacin para el manejo de los proyectos.

Es importante mencionar que el ciclo de vida de un proyecto, no es lo mismo que

los grupos de procesos de la direccin de proyectos.

Los ciclos de vida del proyecto, por lo general definen:

El trabajo tcnico a realizar en cada fase

Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo serevisa, verifica y valida cada producto entregable

Quien est involucrado en cada fase

Cmo controlar y aprobar cada fase.

La conclusin y aprobacin de uno mas productos entregables caracterizan las

fases del proyecto, un producto entregable, es un producto que se puede medir y

verificar, tal como una especificacin, un informe de estudio de viabilidad, un

documento de diseo detallado o un prototipo de trabajo. Los productos

entregables y en consecuencia las fases, son parte de un proceso generalmente

secuencial, diseado para asegurar el adecuado control del proyecto y para

obtener el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto.

2.2.2 Ciclo de vida de un proyecto


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42

En la figura 10 se aprecia la interaccin de los procesos en la administracin de

proyectos, de acuerdo con lo establecido en el PMBOK 2004:

FIGURA 10 Correspondencia de los grupos de procesos de direccin de proyectos al cicloplanificar- Hacer-Revisar y Actuar. Fuente: Chamoun Administracin profesional de proyectos

De acuerdo con lo establecido por Chamoun en su libro Administracin profesional

de proyectos. La gua, captulo 1Introduccin a la AP, a continuacin se describen

cada uno de los grupos de procesos de la direccin de proyectos:

INICIO

Establecer la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la

justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.

PLANEACIN

Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los objetivos,

tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto aqu se

establecen las estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de laimprovisacin.

EJECUCIN

Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo,

distribuir la informacin y ejecutar las acciones requeridas de acuerdo con lo

establecido.

2.2.3 Procesos en la Administracin de Proyectos


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43

CONTROL

Comparar lo ejecutado o real contra lo que previmos o planeamos de NO

identificar desviaciones, continuamos con la ejecucin, Si se encuentran

desviaciones, en equipo acordamos la accin correctiva (planeacin adicional), y

luego continuamos con la ejecucin, manteniendo informado al equipo.

CIERRE

Concluir y cerrar relaciones contractuales profesionalmente para facilitar

referencias posteriores a proyecto as como para el desarrollo de futuros

proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos con los resultados finales,

archivos, cambios, directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas entre otros.

Procesos de planificacin

De acuerdo con lo establecido por Chamoun en su libro Administracin profesional

de proyectos. La Gua, la planificacin detallada del proyecto incluye:

Definir las actividades especficas y asignar las responsabilidades para

cada una de ellas.

Determinar el orden en que se tienen que llevar a cabo las actividades.

Estimar el tiempo y los recursos necesarios para cada actividad.

Preparar un cronograma y un presupuesto del proyecto.

El plan de proyecto, es un documento que define la ejecucin, supervisin y

control de un proyecto. En el siguiente esquema se presentan los diferentes

componentes de un plan de proyecto, principal entregable de los procesos de

planificacin de proyectos, de acuerdo con lo establecido en el PMBOK, edicin

2004.

A continuacin, en la figura 11, los principales componentes del plan de proyecto


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FIGURA 11 Componentes del plan de proyectoFuente: Chamoun Administracin profesional de proyectos

Parte integral del marco terico de este proyecto, es presentar los beneficios que

para cualquier organizacin implica la administracin de proyectos, dado que a

travs del tiempo la mayora de las organizaciones han generado una cultura de

administracin de proyectos desde el punto de vista del manejo del presupuesto

del proyecto, de ah la importancia de los aportes generados por la organizacin

PM4DEV, que en un informe de su pginawww.pm4dev.com,seala lo siguiente:

La gerencia de proyectos puede ayudar a las organizaciones de desarrollo

a cumplir con sus estrategias mediante la estandardizacin de procesos, lo

cual conduce a una reduccin de riesgos y de duplicacin de esfuerzos y a

aumentar el impacto de las intervenciones.

Una organizacin que emplea sistemticamente metodologas de gerencia

de proyectos, puede asegurarse de que sus recursos limitados estn siendo

utilizados de la manera ms eficiente y eficaz posible, lo cual incrementa las

posibilidades de que las necesidades de los beneficiarios sean cumplidas.

En este tipo de ambiente, las organizaciones necesitan una metodologa

2.2.4 Beneficios de la Administracin de Proyectos
http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/http://www.pm4dev.com/


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que permita un alto grado de flexibilidad para que sus proyectos puedan

ajustarse constantemente a un ambiente cambiante; adems de una

metodologa que promueve estndares del funcionamiento ptimos y

refuerza la capacidad organizacional para proveer sus servicios de una

manera transparente y eficaz.

Sin una metodologa de gerencia de proyectos las organizaciones corren el

riesgo de perder el conocimiento y las habilidades que ganan al concluir sus

proyectos; sin embargo, debido al alto volumen de rotacin de personal en

organizaciones de desarrollo, es difcil construir una memoria institucional

para mejorar la eficacia de los proyectos futuros y poner en prctica las

lecciones aprendidas pasadas. Las organizaciones del desarrollo deben

adaptarse rpidamente a nuevos desafos y dedicar sus recursos limitadosa lograr xitos constantemente. Para alcanzar esto, necesitan una

metodologa flexible y comprobada de gerencia de proyectos que debe

convertirse en parte de la cultura organizacional; en donde, de la utilizacin

eficaz de esta metodologa depende la integracin de las reas principales

de conocimiento de los procesos de la gerencia de proyectos.

Con una metodologa y un lenguaje comunes, los gerentes de proyecto de

organizaciones de desarrollo pueden incrementar su conocimiento yconstruir un conocimiento institucional basado en su habilidad para

compartir ese conocimiento. Una metodologa sirve para capturar las

mejores prcticas de gerencia de proyectos y las disemina en la

organizacin; es un sistema de principios, de prcticas, y de

procedimientos; es un conjunto de ideas prcticas y de prcticas probadas.

Una metodologa es una manera de manejar proyectos en donde es posible

predecir y precisar cada fase, actividad y tarea en el ciclo vital de la

gerencia de proyectos.

Una metodologa es un sistema documentado para realizar actividades en

una manera coherente, constante, confiable, y replicable incluyendo los

mtodos, procedimientos, y tcnicas empleadas para lograr los objetivos y

las metas del proyecto.


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De otro lado, es importante examinar algunos de los beneficios de la metodologa

PMI en administracin de proyectos, para lo cual se presentan algunos aportes de

la pgina de internetwww.marblestation.com/:

En contraposicin a otras metodologas (p.ej. las metodologas giles comoScrum),

PMBOK se encuentra orientado a una gestin predictiva de los proyectos. PMBOK

presenta diversas fases de un proyecto de forma lineal (una vez superada una

fase, no se volver a ella), donde la necesidad/solucin, el alcance y la

planificacin (p.ej. coste y duracin de cada una de las tareas a realizar) se

establece en las fases inciales (de ah que sea denominada gestin predictiva).

Por tanto, podramos considerar PMBOK como perteneciente a la rama msclsica de la gestin de proyectos (al igual que el estndar complementario

PRINCE2, popular en UK). No obstante, este hecho no implica que parte de las

herramientas que ofrece no puedan ser utilizadas en combinacin con otras

metodologas ms giles y flexibles.

Como parte del marco terico es muy importante tener en cuenta otro tipo de

metodologa que se acerque a lo que el pmbok ha manejado y que permita

visualizar que algunas organizaciones trabajan otro tipo de metodologas de

administracin de proyectos y en este caso se presenta algunos puntos

importantes de la metodologa para control de proyectos PRINCE2, tomando como

base la informacin que aparece en la pgina www.iaap.com.ar , documento

elaborado por el ingeniero Manuel Guilln Garzaro de la Facultad de Ingeniera -

Universidad Rafael Landvar:

La administracin estructurada de proyectos significa gerenciar proyectos en una

forma lgica y organizada, siguiendo etapas claramente definidas. PRINCE 2 es

un mtodo de administracin estructurada de proyectos y constituye una

2.2.5 Metodologa para control de proyectos Prince2
http://www.marblestation.com/http://www.marblestation.com/http://www.marblestation.com/http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://www.iaap.com.ar/http://www.iaap.com.ar/http://www.iaap.com.ar/http://www.marblestation.com/blog/?p=657http://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_%28development%29http://www.marblestation.com/


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descripcin escrita de esa forma lgica y organizada de gerenciar. Esta

metodologa es una combinacin de 8 procesos, 8 componentes y de 3 tcnicas.

Procesos:

Starting UP a Project: surge la necesidad de realizar algo.

Initiating a Project: inicia el proyecto con sus mtricas.

Directing a Project: administracin del proyectoper se.

Managing stage bounderies: manejo efectivo de las diferentes etapas.

Controlling a Stage: midiendo la eficiencia del proyecto.

Managing product delivery: garantizando la entrega de lo deseado.

Closing a Project: cierre formal de un proyecto.Planning: planeacin de todos los recursos involucrados.

Componentes:

Organisation: define la estructura organizacional del proyecto.

Plans: define los pasos a seguir, los reportes de recursos, etc.

Facultad de Ingeniera - Universidad Rafael Landvar Boletn Electrnico No. 09

URL_09_SIS01.pdf 3 de 4

Controls: administracin de los procesos.

Business Case: define los beneficios del negocio.

Quality Management: define y mide la calidad del proyecto.

Configuration Management: define las caractersticas y cmo sern medidos los

productos a entregar de acorde a sus especificaciones.

Change Control: define el proceso y procedimiento a seguir si hay algn cambio.

Management of Risk: define las variables a considerar y como medir los riesgos

que deben tomarse en un proyecto.

Tcnicas:

1) Product-Based Planning: esta tcnica involucra otros tres elementos que nos

ayudan a la definicin de los productos a entregar, bajo el concepto de producto a


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entregar es aquel que se defini como la realizacin y entrega de los

requerimientos solicitados:

a) Product breakdown: un diagrama de los productos.

b) Product description: descripcin detallada de (los) producto(s).

c) Product Flor: descripcin de la interrelacin de productos.

2) Change Controls: esta tcnica nos garantiza someter a procesos toda la

gerencia del proyecto basada en tener bajo control cualquier cambio que ocurra.

3) Quality Reviews: esta tcnica nos ayuda a revisar los estndares ya existentes

y tambin poder buscar nuevos que puedan ser aplicados. Tambin nos ayuda a

tener procedimientos exitosos as como tener un acercamiento a revisar cada uno

de los elementos y productos a entregar. En esta tcnica tambin involucra la

correcta toma de decisiones del proyecto, el manejo de proveedores y el manejo

de la informacin.

De acuerdo con el material de consulta remitido por el docente Alejandro Paredesen su curso de creacin de PMO, algunas de las descripciones son las siguientes:

Una oficina provista de personal profesional en gerencia de proyectos, quienes

cubran las necesidades gerenciales en proyectos de su organizacin.

Bsicamente una oficina de proyectos (OP) es una oficina, fsica o virtual, con

profesionales en la administracin de proyectos, quienes sirven a la necesidades

de administracin de proyectos de la organizacin.

De acuerdo con el PMBOK, una oficina de gestin de proyectos es una unidad de

la organizacin para centralizar y coordinar la direccin de proyectos a su cargo.

Una PMO supervisa la direccin de proyectos, programas o una combinacin de

2.3 OFICINA DE GESTIN DE PROYECTOS

2.3.1 Descripcin de PMO


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ambos. Es posible que la nica relacin entre los proyectos respaldados o

administrados por la PMO sea que son dirigidos al mismo tiempo. Sin embargo,

algunas PMO coordinan o dirigen proyectos relacionados. En muchas

organizaciones los proyectos se agrupan de alguna forma, segn como la PMO

vaya a coordinar o dirigir dichos proyectos

De acuerdo con el material de consulta remitido por el docente Alejandro Paredes

en su curso de creacin de PMO (Abril de 2009), las funciones de una oficina de

proyectos, pueden resumirse de la siguiente manera:

Desarrollar, documentar y servir de repositorio de una metodologa estndar: Un conjunto consistente de herramientas y procesos para los proyectos

Evaluador de Recursos: Basado en la experiencia de proyectos ejecutados,

la PO puede validar los supuestos de negocio en el proyecto como gente,

costos y tiempo.

Planificacin de Proyectos: Un centro de competencia y biblioteca de planes

de proyectos.

Centro de Consulta en Administracin de Proyectos. y Consultora a otrasreas, Auditoria sobre el proceso en la gestin de proyectos

Revisin de Proyectos y Centro de Consulta

Capacitacin: Mantener en altos niveles las reas de competencia.

Herramientas de Software: Mantiene el estndar en las herramientas y

tcnicas para la administracin de proyectos

Reinicio y revisin de proyectos en problemas.

Asistencia en el inicio de los proyectos, en el establecimiento de estimados

y en el manejo del riesgo.

Control y auditoras de proyectos.

Organizacin y manejo de recursos compartidos.

Identificacin y desarrollo de administradores de proyecto

Establecimiento y refuerzo de un ambiente de AP

2.3.2 Funciones y Componentes


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De acuerdo con las funciones anteriormente mencionadas, los Componentes de

una PMO, sern:

Apoyo de Proyectos: Asumiendo tareas administrativas en el rea deprogramacin de proyectos, reproduccin y distribucin de proyectos, operacin

de software gerencial, mantenimiento de un cuarto visible y mantenimiento del

libro de trabajo.

Consultora/Asesoramiento: Como organizacin experta en Administracin de

proyectos, la Oficina Estratgica satisface una creciente necesidad por consultores

internos en gerencia de proyectos. Proveer a la organizacin de la experiencia

necesaria para la efectividad de los proyectos.

Procedimientos/Estndares: La Oficina Estratgica es la unidad dentro de la

organizacin que desarrolla y promulga metodologas comunes y estndares en

relacin con la gerencia de proyectos

Segn lo establecido por Kent Crawford,en su libro Improving Organizational

Productivity with a Project Office, los diferentes modelos en que puede funcionar

una PMO, pueden establecerse de acuerdo con el nivel de operacin de dicha

PMO acorde con su cultura y su forma de gestionar proyectos as:

Nivel 1: La Oficina de control de proyectos:

Centralizada en pocos proyectos de tamao y complejidad considerables que

requieren de manejo de mltiples sub-proyectos y cronogramas en formaintegrada.

Nivel 2: Oficina a nivel de Divisin de la empresa:

Soporte individual a proyectos, administrando recursos y cronogramas

compartidos por varios proyectos, arbitrando el uso de recursos y proveyendo

prioridad entre los mltiples proyectos.

2.3.3 Modelos de PMO


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Nivel 3: Oficina Corporativa:

Soporte a mltiples proyectos en mltiples Divisiones, administrando recursos y

cronogramas compartidos a travs de la corporacin. Manejo del portafolio

corporativo de proyectos

De acuerdo con lo establecido por Casey & Peck, existen otros modelos de PMO

que pueden adaptarse cuando se requiere una implementar una oficina de gestin

de proyectos, entre los cuales, se encuentra el modelo : torre de control,

caracterizado por:

Se da la direccin a los gerentes de cada proyecto

Cada gerente tiene responsabilidad por el vuelo (sigue las instrucciones dela torre de control, particularmente durante el despegue y el aterrizaje)

Establece la metodologa de gerencia de proyectos (gerencia de riesgo,

definicin de roles y responsabilidades, comunicacin, lecciones aprendidas

y herramientas)

Existe una responsabilidad de consultora interna, en el sentido de

garantizar que la metodologa ser seguida, y por la constante mejora en

los procesos.

Segn el documento Organizacin de una PMO a la defensa de unas buenas

prcticas de Ermes Consulting, cuando la organizacin tiene problemas de

entrenamiento del personal, no se documentan aspectos importantes de los

proyectos como la evolucin del alcance, gaps, lecciones aprendidas, un

management con una comprensin o visin equivocada sobre PM, lo conveniente

es que la P

pmo virtual

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