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INTRODUCCIÓN PUESTA EN MARCHA PMO – CICLO MADUREZ15

CONTENIDO

PUESTA EN MARCHA PMO


Oficina de dirección de proyectos:

Entidad dentro de una organización con responsabilidades en la dirección centralizada y coordinada de los proyectos a cargo.

Va desde Hasta

Suministro de funciones Responsabilidad de

de soporte dirección pjs.


Entre las funciones la PMO puede proporcionar:

La f

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Otras responsabilidades que puede tomar dependiendo la organización:

•Identificar y desarrollar una metodología, buenas prácticas y normas para la dirección de proyectos.

•Instruir, orientar, capacitar y SUPERVISAR

•Vigilar el cumplimiento de políticas, normas, procedimientos, plantillas y documentación compartida.

Activos de los procesos de la Org.



•Autorización de los proyectos con firmar del acta de inicio.

•Hacer el rol de juicio de expertos como t&h en los procesos de PM.

•Consolidar información de reporte de programas, portafolios y proyectos a la alta gerencia.



•Puede tener el rol de interesado en un proyecto

•Tomar decisiones claves al inicio haciendo sugerencias

•Se puede empoderar para tener la potestad de terminar proyectos u otras medidas para mantener coherencia estratégica.



• Gestionar recursos compartidos de los proyectos a cargo.

•Asignar los PM responsables de los grupos de procesos.

• Asegurar que los proyectos y PM tienen herramientas para tenerlos bajo control en todas las fases.


Los PM y La PMO persiguen objetivos distintos y pueden responder a necesidades diferentes.

E S T R A T E G I A


Claves para la puesta en marcha /// Cree una estructura:

http://prezi.com/aei8g7pso9jt/pmi-tucson-the-4-week-pmo/

http://prezi.com/aei8g7pso9jt/pmi-tucson-the-4-week-pmo/


Claves para la puesta en marcha:

• Sea un coach:

Inducción para el diligenciamiento de los entregables definidos en la PMO por fase.

Revisión sobre los entregables desarrollados por el Gerente de Proyectos.

Soporte y acompañamiento en la elaboración de los informes de seguimiento.

Acompañamiento en reuniones de seguimiento.


Claves para la puesta en marcha:

• Sea un coach:

Retroalimentación a las personas participantes.

Capacitación en temas específicos se realizarán de común acuerdo y a consideración de los interesados.

Detección de los proyectos que no presenten avance en un período consecutivo de 2 semanas con el fin de generar las acciones pertinentes.


• Haga un cronograma de acompañamiento:

Inicio Planeación Seguimiento y Control

Cierre

0,5- 1, 5 Semanas

2-6Semanas

2-6Semanas

0,5-1,5Semanas

xxx% xx% x% xx%

METODOLOGIA

DURACIÓN APROX. POR FASE **

% ACOMPAÑAMIENTO DEL COACH PARA CADA FASE **

Realice las sesiones respectivas de coach para posterior puesta en práctica si el tiempo de ejecución permite llegar a la fase de cierre del proyecto


Para los proyectos que ya se encuentran en marcha:

• Proyectos que se encuentren en ejecución, se mantienen en seguimiento por un periodo de tiempo.

• Continuar el coach a los proyectos que están en inicio y planeación involucrando al Gerente de Proyecto.

• Proyectos ya iniciados y/o en fase de Planeación requieren de la construcción de documentos no desarrollados y que son necesarios.

PUESTA EN MARCHA PMOFactores críticos de riesgo:

Integración de las áreas Integración de las áreas de la Dirección para de la Dirección para

crecimiento en la cultura crecimiento en la cultura de Proyectos de Proyectos

Gerentes de Proyectos con habilidades mínimas

necesarios y con disponibilidad y disposición

para atender y cumplir con las tareas demandadas por la

Gestión de Proyectos

Apoyo de las Direcciones involucradas en cada

proyecto para la gestión oportuna de sus áreas .

Empoderamiento de las directivas a los Gerentes de Proyecto asignados

Interacción permanente y uso de la metodología de

gestión de proyectos definida por la PMO

Retroalimentación periódica de resultados para la toma

oportuna de acciones

PUESTA EN MARCHA PMOResponsabilidades:

COACHCOACH

Transmite los lineamientos a seguir para cada una de las fases de acuerdo con la Metodología de Gestión de Proyectos definida

Documenta a los participantes en las mejores prácticas y relata experiencias útiles y pertinentes a la fase que se está desarrollando

Revisa los entregables elaborados por el Gerente de Proyecto, realizando las observaciones pertinentes.

Acompaña en algunas reuniones durante la fase de Ejecución y soporta la elaboración de los reportes e informes de seguimiento del proyecto.

Otorga el feedback respectivo al Gerente de Proyecto con el fin de colocar foco en la mejora de los Skills a desarrollar.


Mantener el cronograma detallado y a nivel suficiente, sobre las respectivas tareas de responsabilidad de cada una de las áreas y reportar periódica y oportunamente los avances respectivos riesgos, e incidencias del proyecto.

Asignar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades definidas por cada área.

Realizar los seguimientos pertinentes con los involucrados.

Apoyar al Gerente de Proyecto en las actividades que se requieran por parte del área y velar por la oportuna ejecución de las mismas.

Generar los planes de acción tendientes a minimizar los atrasos de cada tarea

LIDERES ÁREASLIDERES ÁREAS


LIDERES ÁREASLIDERES ÁREAS

Escalar a los niveles pertinentes los temas que impacten el proyecto

Comunicar y administrar los cambios a los planes definidos que impliquen modificación de alcance o de fechas, inclusión o eliminación de tareas y/o cambios de precedencias con el fin de seguir la administración de cambios y escalar las aprobaciones requeridas según el procedimiento definido

Las tareas macro del cronograma deberán tener un responsable (Líder de área involucrada en el proyecto) quién deberá asistir a los comités de seguimiento del proyecto e informará al mismo, sobre los avances de las tareas detalladas.

PUESTA EN MARCHA PMOResponsabilidades:ADMINISTRADOR DE ADMINISTRADOR DE

CAMBIOSCAMBIOS

Recibir la solicitud de cambio (SC) y validar la completitud de la misma.

Verificar el adecuado Análisis de impacto por todas las áreas involucradas (1er. Nivel de la WBS del proyecto)

Registrar la SC en la matriz de Control de Cambios con estado “Solicitada” y citar a los miembros del CCB a una reunión para la revisión, aprobación y/o rechazo del cambio.

Enviar la SC y notificar a todos los miembros del CCB con el fin de confirmar su asistencia.

Gestionar las SCs a través del CCB, obtener las aprobaciones necesarias y administrar el estado de los cambios.

Facilitar la reunión, manteniendo el foco y asegurándose que cualquier problema relevante de la SC es dirigido y resuelto.

PUESTA EN MARCHA PMOResponsabilidades:ADMINISTRADOR DE ADMINISTRADOR DE

CAMBIOSCAMBIOS

Monitorear las actividades propuestas para completar la SC.

Asegurar que no haya cuellos de botella o problemas que impacten las actividades que se llevan a cabo en una reunión de CCB. Incluye asegurarse que los miembros del CCB revisen la SC antes.

Asegurar que la SC tenga la firma de cada uno de los miembros del CCB, actualizar su estado en la matriz de control de cambios y almacenarla donde corresponda según lineamientos de la PMO.

Generar los reportes de estado de los cambios en cualquier momento del ciclo de vida de los Cambios solicitados.

Una vez que todos las actividades de la SC han sido completadas y verificadas, el Administrador del Cambio da por cerrado la SC actualizando su estado y almacenamiento.

PUESTA EN MARCHA PMOResponsabilidades:PMOPMO

CICLO DE MADUREZ DE LA PMO

Responda tres preguntas importantes enfocándolas en la estrategia de GESTIÓN DE PROYECTOS:

(Diagnóstico)

Identifique con claridad la ubicación de la PMO en la estructura de la organización:


Identifique con claridad la estructura de la PMO :


Aplique un modelo… pero ¿Qué es un modelo?


¿Qué justifica un modelo de madurez?


¿Qué modelo de madurez utilizar?


www.pmi-costarica.org/pdf/modelo_madurez.pdf

http://www.pmi-costarica.org/pdf/modelo_madurez.pdf

Modelo de Arnold Kerzner



Modelo de Arnold Kerzner /// Metodología

Determine la población

Presente resultados

Acciones de Mejoramiento

Conclusiones


Modelo de Arnold Kerzner /// Resultados Ej. Banco Nacional

Carlos Sabogal PMP

[email protected]

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