Tendencias en PMO

Abril 2014

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Contenido

•Una visión de la situación actual

•Meta PMO

•Agile PMO

•Virtual PMO

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Elementos del Marco Metodológico

Portfolio

Orientación a Sostenibilidad de

Beneficios

Gobierno y Organización

Alineación Estratégica

Programas

Orientación a Generación de

Beneficios

Esfuerzos Temporales y Continuos

Lealtad

Proyectos

Orientación al Alcance Esfuerzo Temporal Obediencia

PgMO

PMO

EVM

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Project porfolio en una gran organizaciónObjetivos de PPM Practica usual Issues

Entregar rápidamente al mercado

Lanzamiento de muchos proyectos en paralelo, alineados con los objetivos estratégicos

Proyectos sin terminar, priorizados a nivel de la unidad de negocio pero no alineados con la estrategia, entregados tarde, o enfermos,

Dar soporte a diferentes negocios en la organización

Buscar proyectos, mientras mas mejor, de las diferentes unidades de negocio

Normalmente los ejecutivos lanzan sus proyectos mascotas. Competencia por los recursos.Proyecto no priorizados.

Soportar cambios continuos en los objetivos del negocio

Se trata de anticipar los cambios al principio del año

No hay variación a mitad del cicloMas proyectos, significan mas recursosLa predicción de la demanda no es apropiada.

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Project porfolio en una gran organizaciónObjetivos de PPM Practica usual Issues

Asignar recursos adecuadamente

Asegurar que el 100% de los recursos este asignado a proyectos

Los recursos trabajan o están asignados a entre 3 y 10 proyectosRecursos de alto nivel están sobresaturados por estar requeridos en múltiples proyectosLa moral de los equipos es baja

Crear soluciones innovadoras Normalmente se encaja a destiempo

Los clientes no se identifican con las soluciones propuestasNo hay presupuesto para la innovación

Dar seguimiento al portfolio Se hacen estimaciones al principio y poco o nada después de la ejecución

No se tiene una visión verdadera de la capacidad que tiene la organización para entregar proyectos estratégicosEl reporte a los niveles ejecutivos es pobre o simplemente no se involucra

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¿Que buscan nuestros clientes?•En el contexto del los proyectos, nuestro clientes buscan:

•Que generemos valor para el negocio

•Pre-ejecución: Que los proyectos se sustenten en “business cases” o estudios de factibilidad.

•Post-ejecución: Que dicho valor se refleje en los estados de resultado

•Que el tiempo de despliegue de los proyectos (time to market) se adecuado y no existan retrasos.

•Que los proyectos estén alineados con la estrategia de la compañía

•Que los proyectos estén alineados entre si.

•Que se cumplan en tiempo y presupuesto

•Que perciban satisfacción por el resultado de la ejecución de los proyectos

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La Meta PMO busca asegurar que se sigue un modelo de gestión único

De arriba a abajo

Asegurar que las consignas llegan: Decisiones, directrices, alcance, etc. Adoptados por todos los equipos de

trabajo.

De abajo a arriba

Asegurar que sube toda la información: Alertas, escalado. Issues reales “al descubierto”. Atravesando todas las capas

organizacionales.

Meta PMO

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Organización propuesta Meta PMO

Dirección

Meta-PMO

Programa 1

Proy

ecto

1.1

Programa 2 Prg. N

Proy

ecto

1.2

Proy

ecto

1.N

. . .

. .

Proy

ecto

2.1

Proy

ecto

2.2

Proy

ecto

2.N

. . .

. . Proy

ecto

3

Proy

ecto

N

. . .

. .

Resto Proyectos

PMO 2

PMO 1

PMO 3 PMO

N

PMO

4

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Que contempla la Meta-PMOMeta-PMO

• Una PMO de PMOs.

• Misión: asegurar el alineamiento de la cartera de programas y proyectos con los objetivos corporativos, a través de las PMOs Operacionales.

• Orientada a la gestión del portafolio de Programas y Proyectos que componen el perímetro de actuación de la Meta-PMO

• Reporting y escalado de alertas directo a la Alta Dirección.

– Metodología y estándares para el resto de PMOs

– Interacción con las otras PMOs, Directores de Programa y Proyectos y Directores de Áreas Funcionales.

– Gestión de dependencias entre los distintos Programas y Proyectos

– Facilitador de los Comités de Gestión de la Demanda (priorizaciones) y de Delivery (control de las entregas)

– Control y Seguimiento de KPIs del Portafolio.

– Evaluaciones trimestrales y anuales sobre los cumplimientos de los objetivos de performance y valor, comprometidos en el portafolio

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Que a su vez gestiona diversas PMOs Operacionales

PMOs Operacionales• N PMOs para Programas y/o conjunto de Proyectos.

• Misión: asegurar el cumplimiento de los planes de programa/proyecto (beneficios, tiempos, costes, alcance, calidad) comprometidos.

• Orientada a la gestión de un Programa, Proyecto complejo / estratégico o conjunto de proyectos.

– Reporting directo y escalado de alertas a la Meta-PMO, Directores de Programa y Proyectos y Directores de Áreas Funcionales.

– Interacción con los Jefes de Proyecto, sus equipos y proveedores externos.

– Facilitador de los Comités de Coordinación (con los equipos) y de Pilotaje (con los Directores y JPs)

– Alineamiento de los Programas y Proyectos a los objetivos corporativos de la compañía.

– Gestión de dependencias entre equipos y proyectos.

– Control y Seguimiento del Plan de Proyecto y de los RAID de cada Proyecto.

– Metodología y estándares de gestión de proyecto.

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Agile + Lean +PMO•Agile es un concepto que claramente esta aplicado, cada vez mas, a la

ejecución de proyectos, para incrementar y mejorar el delivery de los mismos.

•¿Cómo podemos aplicar el modelo Agile a una PMO que gestiona portfolios PPM?

•Agile busca a nivel de proyecto aportar a la organización:

•Gestionar planes, presupuestos y riesgo, orientados a entregables y no tareas

•Satisfacción en el cliente

•Satisfacción en los equipos de trabajo

•Siguiendo un “Lean Thinking”, aporta:

•Especificar valor por producto / Servicio

•Identificar / definir la cadena de valor para cada producto / servicio

•Ejecutar el flujo de producción sin interrupciones

•Habilitar que los clientes obtengan el valor de los productores

•Buscar la mejora continua y la perfección

•Eliminar desperdicio (sobre producción, bajar el inventario de proyectos en progreso, proyectos en standby o enfermos, eliminar defectos en la fuente)

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3 Principios para una Agile PMO

• Aplicar el concepto de gestión del backlog por iteraciones

• Pasar de crear un backlog de productos a un backlog Objetivos de alto nivel

• Los responsables de mantener esta lista y su priorización alineada con la estrategia son los gestores del negocio

Alineamiento constante

• Mantener el foco el rendimiento y no la optimización del uso de los recursos

• Reducir el inventario de proyectos

• Mejorar la tasa de resolución de proyectos

Gestión del rendimiento

• Determinar cuales son las mayores restricciones organizacionales y de procesos del sistema

• Gestionarlo para sacarles el mayor provecho.

• Estudiar la factibilidad de incrementar su capacidad.

Gestión de las restricciones

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Organización Agile PMOPara la estructuración de la organización de la PMO Agile se debe:

•Definir Top Down, en lo referido a los miembros del Steering commitee que van a formar parte de la Agile PMO

•Botton Up para seleccionar los jefes de proyecto que serán parte de la PMO Agile

•Para garantizar su contenido Agile, deberá contar con un ScrumMaster

Steering Commitee

Agile PMO

Equipos de Proyectos

• Gerentes del negocio,• Gerentes de IT,• Gerentes proyectos

agiles

• Gestores de porfolio (familiarizado con técnicas agiles)

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Virtual PMO•Básicamente es conducir la ejecución del servicio de PMO en modo Outsourcing,

mientras que la jefatura de proyecto se mantiene interna o externa según sea el caso.

• Cuando es viable una Virtual PMO:

•Cuando la organización no tiene los skills necesarios para gestionar el porftolio de proyectos

•No se requiere un servicio de este tipo al 100%

•Existe una diversidad geográfica y cultural importante

•Cuando no se quiera invertir en despliegue y diseño especifico de metodología de gestión de proyecto y herramientas

•Beneficios:

•Los equipos de PMO, son recursos de alta experiencia y larga trayectoria profesional

•Mejora los procesos y el gobierno de los proyectos

•Es una forma integrada de medir el desarrollo de la PMO

•Mejora la tasa de éxito de los proyectos

•El prestador del servicio provee de la metodología y herramientas especificas para la gestión de proyectos

•Consideraciones importantes:

•Confianza

•Comunicación

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