pmo procedimiento

7/21/2019 PMO Procedimiento

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1. OBJETIVOS• Esta metodología está alineada con los estándares PMBOK® y

Prince2®.• Esta metodología tiene como objetivo dotar a los Project Managers

de un método ara gestionar todo el ciclo de vida de los royectos.

2. DEFINICIONESEntregables.! Entregables son los roductos" servicios y#o resultados$ue roduce el royecto. %os Entregables están de&nidos en el Plan de'esti(n del Proyecto y son oututs de la )ase de Ejecuci(n y *ontrol. %osEntregables los arueba el +onsor del Proyecto.

Contrato.! ,n contrato del cliente es un marco legal en el cual sedesarrolla el royecto.

Enunciado del trabajo del ro!ecto.! El Enunciado del -rabajo del

Proyecto es una descrici(n del roducto" servicio o resultado $ueroorciona el royecto. Por ejemlo

• /esarrollo de un so)t0are de gesti(n de 11• *onstrucci(n de un nuevo uente sobre 1ío -iutini

"rocesos de la organi#aci$n.! %os Procesos de la Organi3aci(n sonrocesos $ue involucran a toda la Organi3aci(n. Procesos de laOrgani3aci(n ueden ser

• 'uías• Procedimientos• Estándares• 4ormas• 5n)ormaci(n 6ist(rica• %ecciones 7rendidas

"etici$n de ca%bios.! %a Petici(n de cambios es la etici(n aracambiar o modi&car el Plan de 'esti(n del Proyecto. %a Petici(n de*ambios uede a)ectar a

• 7lcance• *ronograma• *alidad• *omras• 1ecursos• 1iesgos• *omunicaciones

-odos los cambios los arueba el +onsor del Proyecto y los registra elProject Manager.



&cciones correctoras.! %as 7cciones *orrectoras son las acciones $uebuscan alinear el rendimiento del royecto con el rendimiento revistoen el Plan de 'esti(n del Proyecto.

&cciones re'enti'as.! %as 7cciones Preventivas son las accionestomadas ara reducir la robabilidad de $ue los riesgos ocurran.

In(or%e de estado del ro!ecto.! El 5n)orme de Estado del Proyectoes un in)orme $ue incluye el estado en el $ue se encuentran losentregables" el estado de la imlementaci(n de las eticiones decambios" las acciones correctivas" las reventivas" el trabajo comletado"los riesgos" el 8ndice de 1endimiento del *ronograma" el 8ndice de1endimiento del *oste" y las )ec6as de inicio y &n de las actividadeslani&cadas. El Project Manager elabora el 5n)orme de Estado delProyecto $ue envía al +onsor del Proyecto y a los interesados delroyecto.

"roducto) ser'icio) resultado *nal.! El Producto" +ervicio" 1esultado9inal es el resultado $ue roduce el royecto. El Producto" +ervicio"1esultado 9inal es arobado or el +onsor del Proyecto.

Cierre del ro!ecto.! El *ierre del Proyecto es un documento" $uearueba el Project Manager y el +onsor del Proyecto" $ue eseci&ca $ueel royecto está )ormalmente acabado. Este documento incluye

• *6ec:list• %ecciones 7rendidas.

Contratos cerrados.! *ontratos *errados ueden ser

• %os contratos con los roveedores $ue ya 6an &nali3ado• El *ontrato con el cliente $ue ya 6a sido comletado.

Factores e%resariales.! 9actores Emresariales ueden ser

• Estructura de la Organi3aci(n• *ultura de la Organi3aci(n• Estándares de la Organi3aci(n• 5n)raestructura• +istemas de 5n)ormaci(n de 'esti(n de Proyectos" como EKO4

+. INDIC&DO,ES-ndice del rendi%iento del cronogra%a.! El 8ndice del 1endimientodel *ronograma ;+P5" +c6edule Per)ormance 5nde<= es una medida de lae&ciencia de la lani&caci(n de un royecto. +P5 es )avorable cuando esmayor $ue uno. +P5 es un ratio de la 'esti(n del >alor 'anado



S"IEV/"V ;E> es el >alor 'anado y P> es el >alor Plani&cado=

-ndice del rendi%iento del coste.! El 8ndice del 1endimiento del *oste;*P5" *ost Per)ormance 5nde<= es una medida de la e&ciencia del costeen un royecto. *P5 es )avorable cuando es mayor $ue uno. *P5 es unratio de la 'esti(n del >alor 'anado

C"IEV/&C ;E> es el >alor 'anado y 7* son los *ostes 7ctuales=

0. ,ES"ONS&BES"roject anager.! El Project Manager es la ersona $ue gestiona elroyecto ara obtener los objetivos del mismo" entre susresonsabilidades se detallan /ocumentar el royecto" 'estionar el7lcance" 'estionar los la3os ;el cronograma=" 'estionar los recursos"'estionar los costes" 'estionar la calidad" 'estionar las comunicaciones"'estionar los riesgos" 'estionar las comras" 'estionar los cambios

Sonsor del ro!ecto.! El +onsor del Proyecto es la ersona o gruosde ersonas $ue de&enden el royecto y obtienen recursos ara suejecuci(n" entre sus rinciales resonsabilidades se detallan 7segurar

$ue los objetivos del royecto están alineados con los objetivos denegocio" Marcar la direcci(n a alto nivel del royecto" 7robar 7cta de*onstituci(n del Proyecto" 7robar el Plan de 'esti(n del Proyecto"7robar la Petici(n de *ambios" 7segurar $ue se están gestionando losriesgos" 7utori3ar gastos y comras" 7cetar Entregables" 7cetar elProducto" +ervicio" 1esultado 9inal



3. "E,FIES DE SEECCI4NP M O O r g a n i z a t i o n C h a r t

L i d e r a z g o F l e x i b i l i d a d

C o m u n i c a c i ó n N e g o c i a c i ó n

C a p a c i d a d d e P l a n if i c a c ió n C a p a c id a d d e G e s t i ó n

C a p a c i d a d d e R e f l e x i ó n

p o n s o r d e l P r o ! e c t oP e r f i l

L i d e r a z g o F l e x i b i l i d a d

C o m u n i c a c i ó n N e g o c i a c i ó n

C a p a c i d a d d e P la n if i c a c ió n C a p a c id a d d e G e s t i ó n

C a p a c i d a d d e R e f l e x i ó n

P r o " e c t M a n a g e r P e r f i l

M O S K I L L S R O F I L E C H A R T

idera#go.! El Project Manager y el +onsor del Proyecto lideran elroyecto al é<ito. -ienen $ue ejercer el lidera3go de )orma $ue e<traiganlo mejor de cada miembro del e$uio

Fle5ibilidad.! %a 9le<ibilidad es una 6abilidad muy imortante enProject Management" los royectos están en constante cambio or lo $ueel Project Manager debe estar constantemente adatándose a estoscambios.

Co%unicaci$n.! ,na buena *omunicaci(n es crítica en ProjectManagement. El Project Manager y el +onsor del Proyecto tienen $uecomunicar de )orma e)ectiva y clara los re$uerimientos y alcance delroyecto.

Negociaci$n.! %as 6abilidades de 4egociaci(n son imrescindibles aragestionar royectos" durante todo el ciclo de vida del royecto el ProjectManager" el +onsor del Proyecto y las artes interesadas del royectoestán en constantes negociaciones.

Caacidad de lani*caci$n.! El Project Manager necesita tener6abilidades de Plani&caci(n ara de&nir todo el trabajo con la su&cienteantelaci(n y de esta )orma evitar imrevistos" lani&cando los recursos ylos riesgos.

Caacidad de gesti$n.! Para obtener los objetivos del royecto es

imortante gestionar bien todos los recursos. ,na buena caacidad degesti(n es lo $ue caracteri3a a los buenos Project Managers.

Caacidad de re6e5i$n.! El Project Manager debe tener caacidad dere?e<i(n ara transmitir las lecciones arendidas del royecto y tenerlasen cuenta ara )uturos royectos.



7. DI&8,&& DE F9JO DE ",OCESO



:. INICI&CION

El roceso de 5niciaci(n es el rimer roceso en el ciclo de vida de'esti(n del Proyecto. En este roceso se de&ne el royecto" necesidadesdel negocio" justi&caci(n del royecto" descrici(n" alcance yentregables $uedan re?ejados en el 7cta de *onstituci(n del Proyecto

El Project Manager desarrolla el 7cta de *onstituci(n del Proyecto" $ue la

arueba el +onsor del ProyectoEl siguiente aso es *rear 7cta de *onstituci(n del Proyecto

&cta de constituci$n del ro!ecto

El 7cta de *onstituci(n del Proyecto es un documento en el $ue sede&ne el alcance" los objetivos y los articiantes del royecto. /a unavisi(n reliminar de los roles y resonsabilidades" de los objetivos" de losrinciales interesados y de&ne la autoridad del Project Manager. +irvecomo re)erencia de autoridad ara el )uturo del royecto.



Este documento incluye

• Pro(sito del Proyecto• /escrici(n del Proyecto• 7lcance• Objetivos• 1e$uerimientos del Proyecto• Entregables• *ostes• 1ecursos

El 7cta de *onstituci(n del Proyecto lo arueba el +onsor del Proyecto.

Para crear el 7cta de *onstituci(n del Proyecto se disone de lossiguiente inuts ;cuando estén disonibles=

• *ontrato• Enunciado del -rabajo del Proyecto• 9actores Emresariales• Procesos de la Organi3aci(n

*on estos inuts el Project Manager desarrolla un documento ;el 7cta de*onstituci(n del Proyecto= con los siguientes untos

• Pro(sito del Proyecto• /escrici(n del Proyecto• 7lcance• Objetivos• 1e$uerimientos del Proyecto• Entregables• *ostes• 1ecursos



;. "&NIFIC&CI4N

/urante el roceso de Plani&caci(n se desarrolla el Plan de 'esti(n delProyecto. En este roceso se identi&ca y de&ne el alcance" lasactividades los costes y se lani&ca el cronograma del royecto.

El Project Manager desarrolla Plan de 'esti(n del Proyecto $ue loarueba el +onsor del Proyecto

En este roceso el Project Manager de&ne

• 7lcance• Entregables• Estructura /esagregada de -areas ;@B+#E/-=• *ostes• *alidad• 1ecursos

• *omunicaciones• 1iesgos• *omras• Organi3aci(n del Proyecto

El siguiente aso es crear o modi&car el Plan de 'esti(n del Proyecto



"lan de gesti$n del ro!ectoEl Plan de 'esti(n del Proyecto es un documento $ue de&ne como seejecuta y controla el royecto.

El Plan de 'esti(n del Proyecto incluye

• 'esti(n del 7lcance• 'esti(n del *ronograma• 'esti(n de *ostes• 'esti(n de la *alidad• 'esti(n de 1ecursos• 'esti(n de *omras• 'esti(n de 1iesgos• 'esti(n de *omunicaciones

El Plan de 'esti(n del Proyecto lo arueba el +onsor del Proyecto

Crear el "lan de 8esti$n del "ro!ecto

Para crear el Plan de 'esti(n del Proyecto se disonen de los siguientesinuts ;cuando estén disonibles=

• *ontrato• Enunciado del -rabajo del Proyecto• 9actores Emresariales• Procesos de la Organi3aci(n• 7cta de *onstituci(n del Proyecto

*on estos inuts el Project Manager desarrolla un documento ;el Plan de'esti(n del Proyecto= con los siguientes untos

• 'esti(n del 7lcance• 'esti(n del *ronograma• 'esti(n de *ostes• 'esti(n de la *alidad• 'esti(n de los 1ecursos• 'esti(n de *omras• 'esti(n de 1iesgos• 'esti(n de las *omunicaciones

El Plan de 'esti(n del Proyecto lo arueba el +onsor del Proyecto



odi*car lan de gesti$n del ro!ecto

Para modi&car el Plan de 'esti(n del Proyecto se disone de lossiguientes inuts ;cuando estén disonibles=

• Petici(n de *ambios• 7cciones *orrectoras• 7cciones Preventivas

*on estos inuts el Project Manager modi&ca el Plan de 'esti(n delProyecto

%os cambios en el Plan de 'esti(n del Proyecto son arobados or el+onsor del Proyecto



EJEC9CI4N < CONT,O

/urante el roceso de Ejecuci(n y *ontrol se lleva a cabo el trabajo de&nido enel Plan de 'esti(n del Proyecto.

El Project Manager dirige y gestiona la ejecuci(n del royecto asegurando el

nivel de calidad e<igido en los re$uerimientos del royecto.

En este roceso el Project Manager

• 7d$uiere el E$uio del Proyecto• Ejecuta el Plan de *omras• Elabora los 5n)orme de Estado del Proyecto• 1ecoila las Peticiones de *ambios• 5denti&ca las 7cciones *orrectoras y las 7cciones Preventivas

Ejecutar ! controlar el lan de gesti$n del ro!ecto



El Project Manager dirige y gestiona la ejecuci(n y control del Plan de 'esti(ndel Proyecto" asegurando el nivel de calidad e<igido en los re$uerimientos delroyecto.

Para Ejecutar el Plan de 'esti(n del Proyecto el Project Manager tiene $ue

• 7d$uirir el E$uio del Proyecto• Ejecutar el Plan de *omras• 7segurar el desarrollo de los Entregables

Para *ontrolar la Ejecuci(n el Project Manager tiene $ue

• Elaborar los 5n)orme de Estado del Proyecto incluyendo el 8ndice de1endimiento del *ronograma y el 8ndice de 1endimiento del *oste

• 1ecoilar la Petici(n de *ambios• 5denti&car las 7cciones *orrectoras y las 7cciones Preventivas



8ESTI4N DE C&BIOS DE ",O<ECTO

En el roceso de 'esti(n de *ambios del Proyecto es cuando se arueban orec6a3an las Peticiones de *ambios" las 7cciones *orrectoras y las 7ccionesPreventivas.

El Project Manager roone los cambios" las acciones correctivas y reventivas

$ue tienen $ue ser arobadas o rec6a3adas or el +onsor del Proyecto.



8esti$n de ca%bios

%a 'esti(n de *ambios la lleva a cabo el Project Manager" ero los cambiosrouestos deben ser acetados or el +onsor del Proyecto.

%a arobaci(n o rec6a3o de los cambios lo decide el +onsor del Proyecto. ElProject Manager debe roorcionar la mejor in)ormaci(n acerca de los cambios

ara ayudar al +onsor del Proyecto a tomar la mejor decisi(n.Petici(n de *ambios" 7cciones *orrectoras y 7cciones Preventivas uedena)ectar a

• 7lcance• *oste• *ronograma• *alidad• *omras• 1ecursos• 1iesgos• *omunicaciones

%os oututs de la 'esti(n de *ambios son

• 7robaci(n o rec6a3o de la Petici(n de *ambios• 7robaci(n o rec6a3o de las 7cciones Preventivas• 7robaci(n o rec6a3o de las 7cciones *orrectoras



CIE,,E

El roceso de *ierre es la )ase en la $ue se &nali3a el royecto )ormalmente.

En este roceso se c6e$uea $ue el Producto" +ervicio" 1esultado 9inal cumlelos objetivos del royecto y $ue el +onsor del Proyecto está satis)ec6o con elresultado. 7demás" este roceso también c6e$uea $ue los contratos con elcliente y con los roveedores estén cerrados y con)ormes.

El siguiente aso es *errar Proyecto

Cerrar ro!ecto



Para cerrar el Proyecto" el Project Manager tiene los siguientes inuts ;cuandoestán disonibles=

• Entregables• Plan de 'esti(n del Proyecto• 5n)orme de Estado del Proyecto

*on estos inuts el Project Manager c6e$uea $ue el royecto esté &nali3ado"$ue los entregables sean acetados or el +onsor del Proyecto" y $ue el Plande 'esti(n del Proyecto esté ejecutado. El Project Manager y el +onsor delProyecto &rman el *ierre del Proyecto" $ue es un documento con los siguientesuntos

• *ierre or arte del +onsor• %ecciones 7rendidas

Cerrar contrato

El roceso de *errar *ontrato c6e$uea $ue todos los contratos estánejecutados y &nali3ados. El Project Manager c6e$uea $ue todos los contratoscon los roveedores están ejecutados y $ue los Entregables de estos contratos6ayan sido entregados. -ambién c6e$uea $ue el contrato con el cliente estécomletado. El outut de este roceso son los *ontratos *errados.

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