empezar una pmo

CMO EMPEZAR UNA OFICINA DE GERENCIA

DE PROYECTOS?

Alberto Domnguez M.Sc, [email protected]

QU ES UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS?

QU ES UNA PMO?

Portafolio

Programas

Proyectos

POR QU NECESITO UNA PMO?

POR QU NECESITO UNA PMO?

Entregas tarde o con inconsistencias

Proyectos simultneos con recursos gerenciales limitados

Complejidad y sensibilidad al tiempo

Alto costo ante proyectos no exitosos

Riesgo ante la continuidad de la organizacin

Demanda de proyectos superior a la capacidad actual

Prioridades asignadas con criterios polticos o de urgencia

Necesidad corporativa de cumplir con estndares

Fuente: GanttHead Who needs PMO?/ Octubre 21 de 2008

LA REALIDAD DE LOS PROYECTOS

Fuente: Standish Group / 2007

RESPONSABILIDADES DE UNA PMO

mantener estndares

entrenar

apoyar situaciones tcnicas

resolver o arbitrar inconvenientes

asistir la planeacin scheduling

crear y monitorear presupuestos

asignar equipos de trabajo

RESPONSABILIDADES DE UNA PMO

reportar a los niveles superiores de la organizacin

supervisar la labor de los gerentes de proyecto

procurar los recursos

tomar decisiones crticas asociadas a la gerencia de los proyectos

proveer experiencia y conocimiento

ayudar a hacer las cosas

BENEFICIOS

estndares

simplifica los procesos de certificacin

ms simple que implementar un proceso de software

acelera el time-to-market

PLANEARHACERVERIFICARACTUAR

DETERMINAR LAS NECESIDADES

PLA

NEA

R

situacin actual

estado de los procesos

objetivo principal y alcance

cultura organizacional

presupuesto

impacto

PLA

NEA

R

ESCOGER Y/O ADAPTAR EL MODELO

procesos / reas de conocimiento (PMI PPM)

PRINCE2

Scrum

Unified Process (Rational, Enterprise, Agile)

CMM-SW

personalizado

PLA

NEA

R

DETERMINAR EL ESTADO ACTUAL

PLA

NEA

R

ESTABLECER EL PLAN DE MEDICIN

KPI (objetivo / meta | SMART)

PLA

NEA

R

DEFINIR EL PLAN DE ACCIN

PLA

NEA

R

CONSIDERACIONES

dedicacin

estado de los procesos (metodologa)

integracin entre unidades de negocio

flujo de proyectos

dificultades

costos de las debilidades

patrocinador

ROI

HA

CER

MODELAR LA METODOLOGA

HA

CER

CONSTRUIR EL MODELO

Metodologa Personalizada

Estndar

Cultura Organizacional

Equipo

Recursos

HA

CER

CEO

CFO

CIO

PMO

IDENTIFICAR PATROCINADOR

HA

CER

IDENTIFICAR PATROCINADOR

CEO

CFO CIO

PMO

HA

CER

ANALIZAR ESTRUCTURA Y CULTURA

evitar

evitar

descentralizada centralizada

reporte de estado

controlestricto

balance ptimo

funcional

matricial

proyectizada

HA

CER

EVALUAR METODOLOGASESTNDARES PMI 2008

PMBOK Cuarta Edicin

Standard for Program Management Segunda Edicin

Standard for Portfolio Management Segunda Edicin

Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Segunda Edicin

HA

CER

EVALUAR METODOLOGASFRAMEWORK / PROCESS CHART

Inic

iaci

n Escoger PM

Determinar la cultura organizacional y los sistemas existentes

Recolectar procesos, procedimientos e informacin histrica

Dividir los grandes proyectos en fases

Identificar los stakeholders

Documentar las necesidades del negocio

Determinar los objetivos del proyecto

Documentar supuestos y restricciones

Desarrollar la Carta del Proyecto

Desarrollar el alcance preliminar

Pla

ne

aci

n Definir el manejo de la planeacin

Definir el alcance Seleccionar al equipo WBS / Diccionario

WBS

Lista de actividades Diagrama de flujo Estimar recursos Estimar tiempo y costo Ruta crtica Cronograma Presupuesto Mtricas y estndares Roles y

responsabilidades

Comunicaciones Riesgos Iteraciones (repetir) Compras y

adquisiciones

Definir el plan de ejecucin y control

Plan de mejoramiento de procesos

Baselines Aprobacin Salida (Kickoff)

Ejec

uci

n Asignar al equipo

Ejecutar el plan Completar el alcance Recomendaciones Comunicar Implementar cambios,

mejoras y correcciones

Mejoramiento continuo Seguir el proceso Team Building Reconocimientos Reuniones de progreso Sistema de

autorizacin de trabajo

Proveedores

Mo

nit

ore

o y

Co

ntr

ol Desempeo interno

Desempeo objetivos Calcular varianzas Verificar el alcance Administracin de

Configuraciones

Recomendaciones Control integrado de

los cambios

Aprobar / Rechazar solicitudes de cambio, mejora o correccin

Auditora de riesgos Gestionar la reserva Bitcora de incidentes Resolucin de

conflictos

Desempeo del equipo Reportar desempeo Estimar Contratos

Cie

rre Desarrollar los planes

de cierre

Cierres contractuales Confirmacin del

alcance

Aceptacin y recibo Reporte de

desempeo

Lecciones aprendidas Liberar el producto Liberar el equipo de

trabajo

Fuente: Rita Mulcahy s Project Chart / 2005

HA

CER

EVALUAR METODOLOGASSCRUM

HA

CER

EVALUAR METODOLOGASROLLING WAVE PLANNING

HA

CER

DEFINIR EL EQUIPO

champions

mentores

gerente de relaciones y comunicaciones

HA

CER

CLASIFICAR Y ORGANIZAR

recursos organizacionales

sistema de informacin de gerencia de proyectos

repositorio

HA

CER

AUTOMATIZAR

@task

CA Clarity

Microsoft Project Server

OpenAir

Primavera (Oracle)

HA

CER

CONSIDERACIONES

cultura organizacional

resistencia al cambio

transparencia

entrenamiento

plan de comunicaciones

recompensas / incentivos

VER

IFIC

AR

EVALUAR DESDE EL PRINCIPIO

ESTABLECER OBJETIVOS Y METAS

VER

IFIC

AR

VER

IFIC

AR

REVISAR EL MAPA DE PROCESOS

Iniciacin Planeacin Ejecucin Monitoreo y Control

Cierre

Integracin X X X X X

Alcance X X

Tiempo X X

Costo X X

Calidad X X X

Recursos Humanos X X X

Comunicaciones X X X

Riesgos X X

Aprovisionamiento X X X X

DEFINIR LA ESCALA

catico

repetible

definido

gestionado

optimizado

VER

IFIC

AR

DEFINIR LA ESCALA

catico

activo

eficiente

responsable

impulsado por el negocio

VER

IFIC

AR

VER

IFIC

AR

DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE MADUREZ

ANLISIS DE BRECHA

Para cada proceso:

dnde estn los procesos en la escala de madurez?

qu necesito? en trminos del negocio

que debo hacer para lograr el objetivo?

VER

IFIC

AR

SIGUIENTES PASOS

modificar los procesos segn las conclusiones de la verificacin

aplicar las mejoras

documentar el proceso

publicitar el progreso y el avance vender la idea

AC

TUA

R

SUGERENCIAS

la implementacin de una PMO es un proyecto

ciclos de mejoramiento de 60 a 90 das

el apoyo a los procesos de la operacin implica la restructuracin y/o definicin de los procesos internos de la PMO

AC

TUA

R

EJEMPLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

ciclo A: implementacin bsica de gerencia de proyectos, incluyendo iniciacin, planeacin, control y ejecucin, y cierre.

ciclo B: gerencia del riesgo. Inclusin preliminar de programas y portafolios

ciclo C: incluir administracin cruzada de costos, proveedores y compras, calidad, riesgo y asignacin recursos

ciclo D: buscar economas de escala a travs de la ampliacin del portafolio de servicios.

AC

TUA

R

GARANTIZAR EL XITO

liderazgo

alcance claramente definido

equipo (implementacin, estabilizacin y on-boarding)

AC

TUA

R

CONSIDERACIONES

est su organizacin preparada para manejar un gran cambio?

el cambio propuesto es consecuente con la cultura organizacional?

planear con sumo detalle

asegurarse que el plan de implementacin es adecuado

garantizar la disponibilidad de los recursos

monitoreo continuo de la efectividad del cambio planteado

AC

TUA

R

CONCLUSIONES

PREGUNTAS?

How to Get Started with a Project Management Office CA Advisor - George Hunt / julio de 2008

How to Implement a Project Management Office Into Your OrganizationCA Advisor George Hunt / agosto de 2008

How to Evolve the Maturity Level of Your Project Management OfficeCA Advisor George Hunt / septiembre de 2008

How to Increase Project Management Office Maturity Levels Through Multiple ReleasesCA Advisor George Hunt / octubre de 2008

Benefits of Putting a Project Management Office in Placegantthead.com

How to Choose the Right Project Management Office Structure for Your Organizations CultureCollegiate Project Services Cynthia Hauck / 2007

Creating and Sustaining a PM CultureExpert Series Curtis Cook / diciembre de 1999

PMP Exam Prep. Accelerated Learning to Pass PMIs PMP Exam On Your First TryRita Mulcahy - RMC Publications / 2005

Who needs PMO?Michael Wood / octubre de 2008

REFERENCIAS

GRACIAS

Alberto Domnguez, M.Sc. / PMP / SCJP

[email protected]

http://www.simpleprojectz.com

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