Reenginyeria de procediments

Avantatges, Desavantatges, experiències en la

implantacióimplantació

Desembre de 2010

Idees inicials.

Definició de reenginyeria de processosDefinició de reenginyeria de processos

Revisió fonamental dels processos d'una empresa i d'un sistema de treball amb l'objectiu d'aconseguir millores substancials de rendiment reducció deamb l objectiu d aconseguir millores substancials de rendiment, reducció de costs, millora de la qualitat del servei i rapidesa

Idees inicials.

La reenginyeria es un procés que té per objectiu analitzar quin és l’objectiu final de tot el procés per tal de dissenyar un procés completament diferent que assoleixi el resultat desitjat.

Enfront del concepte de reenginyeria, trobem els processos Optimització de tasques té per objectiu desenvolupar els processos de la millor manera possiblepossible.

El procés d’implantació de una aplicació de gestió d’expedients no té per què implicar un procés de reenginyeria però si que ha de produir unaquè implicar un procés de reenginyeria, però si que ha de produir una optimització de les tasques.

Idees inicials.

A l’administració pública molts dels procediments són reglats i processos no podem refer-los de dalt a baix per què hi ha una llei que ens marca com i en quina manera hem de realitzar. Tot i així, tenim oportunitats de millora.q , p

La Llei 11/2007 obliga a adoptar eines per a la tramitació telemàtica dels expedients Ens trobem doncs davant un oportunitat de replantejar elsexpedients . Ens trobem doncs davant un oportunitat de replantejar els procediments per millorar-ne la gestió eliminant tràmits innecessaris

Avantatges.

Que ens ha d’aportar la implantació d’un software de gestió d’expedients.

1. Organització de la informacióg• Identificar i limitar els procediments• Estructurar la gestió de la informació• Determinar els drets d’accés a la informacióDeterminar els drets d accés a la informació

2. Major i millor control dels expedients• Evitar la pèrdua d’expedients• Evitar la pèrdua d expedients• Conèixer en quin punt del procés es troba cada expedient• Facilitar el traspàs d’informació entre els actors de un procediment

Avantatges.

Que ens ha d’aportar la implantació d’un software de gestió d’expedients.

3. Automatització de tasquesq• Introduir la informació un sol cop i reaprofitar-la• Ajuda en la priorització de tasques • Facilitar el canvi de rols i tasques del personalFacilitar el canvi de rols i tasques del personal

4. Centralització de la informació• Permet disposar d’una informació centralitzada del expedients

Accessible des de múltiples llocs i entorns Capa d’informació per aAccessible des de múltiples llocs i entorns. Capa d informació per a tota l’organització

5. Obtenció d’informació quantitativaI di d d tió Q i ó l di t• Indicadors de gestió. Quins són els expedients

• Càrregues de feina / Distribució de les tasques.

Primeres conclusions.

Els beneficis l'implantació són evidents des de un punt de vista global per a l’administració.

La visió global pot entrar en conflicte amb processos de gestió anteriors g p p gdels expedients (amb o sense eina de seguiment d’expedients), en aquelles àrees, persones, que ja han realitzat processos de redefinició de procediments i es troben molt assentats als ajuntaments Aquestes einesprocediments i es troben molt assentats als ajuntaments. Aquestes eines de gestió, però, estan pensades en controlar la informació, però no permeten la distribució de la informació cap a fóra de l’administració.

Iniciar un procés de millora en la tramitació dels expedients ha de ser una prioritat per a l’entitat per a que tingui éxit.

QUÈ

Un cop disposem de l’eina cal identificar quins procediments o processos volem començar:

- Amb auditoria prèvia (identificació de procediments, jerarquització, i p ( p , j q ,selecció de procediments). Ens permet un marc de referència en el futur i una línia d’actuació- Sense auditoria prèvia Permet una primera implantació i començar elSense auditoria prèvia. Permet una primera implantació i començar el procés a partir d’aquí extendres per la resta de l’organització.

• Procediments de major ús• Procediments complexes / senzills• Procediments complexes / senzills• Processos parcials• Número de membres de l’organització als quals es volen veure f t tafectats

• Blocs coherents procediments

QUI

El procés de reenginyeria es un procés de REFLEXIÓ INTERN de l’organització per aconseguir els objectius. Tota l’organització ha de ser-ne partícip i convençuda de la necessitat del canvi.

En aquest important que:

• Implicació total de les persones clau de l’organitzacióImplicació total de les persones clau de l organització.

• Designació de la figura responsable (Dinamitzador)

COM

DEFINICIÓ DEL PROCEDIMENT• Diagrama del procediment • Anàlisi de la documentació per a cada procediment• Definició d’usuaris / grups d’usuari.g p• Dades específiques del procediment.

IMPLANTACIÓ DEL PROCEDIMENTIMPLANTACIÓ DEL PROCEDIMENT• Implantació del procediment• Període de prova• Revisió del procés si s’escau• Revisió del procés, si s escau.

POSTA EN MARXAA d d l i t• Arrancada del sistema

• Millora continua. – Per on continuem. Adaptació dels canvis.

GRÀCIES PER LA SEVA ATENCIÓ