1. proced. inspección tecnica defensa civil

Descripción del trámite:

Análisis del proceso

¿Es necesario que la Subgerencia de Defensa Civil vise los documentos?

¿Debe realizar la programación de visita el Subgerente?

Propuestas de mejora

Eliminar la visación de los documentos

Antes de ingresar el expediente se realiza una revisión de expdiente por parte de los especialistas de la Subgerencia de Defensa Civil. Esto se realiza con la finalidad de evitar devoluciones al administrado por incumplimiento de requisitos una vez realizado el trámite. En la Subgerencia de Defensa Civil se visan los documentos que serán presentados a Mesa de partes. En Mesa de partes se verifica que los documentos contengan el visado del especialista de Defensa Civil y y se realiza la rececpción correspondiente. Hay un escaneo de documentos debido a una política de digitalización documentaria. El expediente es remitido a la Subgerencia de Defensa Civil en donde el Subgerente designa a los inspectores que realizarán la inspección, se hace la programación de la visita al lugar de inspección. En la fecha programada se realiza la inspección. Se realiza el traslado utilizando un chofer y vehiculos propios de la Entidad.Realizada la inspección se procede a elaborar el informe y el certificado (tres juegos de cada uno) , se deriva al subgerente para la firma correspondiente y se hacen los registros en el sistema interno de Defensa Civil. Se derivan los documentos a la Subgerencia de Trámite Documentario para que procedan a realizar la notificación y entrega de la resolución. Finalmente el expediente se devuelve a la Subgerencia de Defensa Civil para el registro interno y el archivo.

¿Mesa de Partes debe recibir el expediente y derivar a la Subgerencia de Defensa Civil para la revisión, antes de la recepción del expediente en fìsico y por sistema?

¿Se puede delegar funciones a la Secretaría para que designe y derive los expedientes al inspector sin que pase al Subgerente?. Ya que el subgerente y el inspector duplican la función de revisar el expediente

¿Se puede designar un notificador a la Subgerencia de defensa civil para que no retorne el expediente a trámite documentario?

Previo a la recepción de los expedientes por mesa de partes, la Subgerencia de defensa civil orienta al administrado

Caso Nº : INSPECCIÓN TÉCNICA BÁSICA DE SEGURIDAD EN DEFENSA CIVIL EX POST HASTA 100 M2 Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO NO MAYOR A 30% DEL ÁREA TOTAL DEL

LOCAL

La programación de visita la realiza el inspector

Elaboración de Tripticos que difundan el procedimiento

Delegar funciones a la Secretaria para que los expedientes los derive directamente a los inspectores

Delegar un notificador a la Subgerencia de defensa civil o Delegar funciones de notificación a la Subgerencia de defensa civil y establecer otros mecanismos de notificación

ENTIDAD: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL XXXXXXPROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: : INSPECCIÓN TÉCNICA BÁSICA DE SEGURIDAD EN DEFENSA CIVIL EX POST HASTA 100 M2 Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO NO MAYOR A 30% DEL ÁREA TOTAL DEL LOCAL

Tabla ASME-VM (situación actual)

Paso Actividad Area Tiempo

1 Recepciona el expediente Mesa de partes 5

2 Folear y escanear los documentos Mesa de partes 20

3 Espera Mesa de partes 240

4 Derivar a la Subgerencia Defensa Civil Mesa de partes 2

5 Revisar los documentos Subgerencia Defensa Civil 10

6 Subgerencia Defensa Civil 20

7 Espera Subgerencia Defensa Civil 4808 Derivar a Mesa de Partes Subgerencia Defensa Civil 2

9 Mesa de Partes 10

10 Folear y escanear los documentos Mesa de partes 15

11 Derivar al Archivo Central Mesa de Partes 2

12 Mesa de partes 10

13 Espera Mesa de partes 240

14 Derivar a Subgerencia de Defensa Civil Mesa de partes 2


16 Derivar expediente al subgerente. Subgerencia Defensa Civil 5

17 Espera Subgerencia Defensa Civil 480

18 Recepcionar y revisar expediente Subgerencia Defensa Civil 15

19 Designar al inspector Subgerencia Defensa Civil 5

20 Programar visita y registrar en el sistema Subgerencia Defensa Civil 5


22 Derivar a inspector los expedientes Subgerencia Defensa Civil 2


24 Derivar expediente al inspector Subgerencia Defensa Civil 2


26 Firmar programación Subgerencia Defensa Civil 2

Llenar declaración jurada y dar Vº Bº a documentación

Verificar los requisitos, ingresar al sistema y firmar el cargo

Aceptar expediente en el sistema. Recibir, revisar, registrar en fìsico y dar pase el sistema

Aceptar expediente en el sistema. Recepcionar, revisar y registrar en fìsico

Imprimir programación de visitas y disponer su archivo

Recepcionar programación, registrar pase en el Sistema



29 Traslado al punto de inspección. Subgerencia Defensa Civil 10


31 Subgerencia Defensa Civil 1032 Espera Subgerencia Defensa Civil 960

33 Elaborar informe y certificado Subgerencia Defensa Civil 60

34 Derivar al subgerente Subgerencia Defensa Civil 2


36 Recibir, revisar, colocar VºBº y firma. Subgerencia Defensa Civil 2037 Derivar a la secretaria. Subgerencia Defensa Civil 2



40 Derivar a centro de notificaciones. Subgerencia Defensa Civil 2

41 Mesa de Partes 10

42 Espera Mesa de Partes 240

43 Devuelve el cargo al área Mesa de Partes 5

44 Mesa de Partes 2

45 Llena cabecera de Acta de Entrega Mesa de Partes 2


47 Traslada al punto de notificación Mesa de Partes 10

48 Notificar al administrado Mesa de Partes 15

49 Mesa de Partes 10

50 Retorno desde punto de notificación. Mesa de Partes 10

51 Mesa de Partes 5


53 Deriva expediente Secretaria Defensa Civil Mesa de Partes 2


55 Archiva expediente Subgerencia Defensa Civil 10Total en minutos 6471Total en horas 107.85Total en días 13.48

Aceptar expediente en el Sistema. Recepcionar y revisar expediente

Realizar inspección, llenar acta y entregar copia al administradoRetorno desde punto de inspección.

Aceptar expediente en el Sistema. Recepcionar, registrar en fìsico y en el sistema

Acepta expediente en el Sistema, verifica Nº de expediente, imprime y sella el cargo

Ingresa número de cargo a Sistema de Centro de Notificaciones

Entregar al administrado, elaborar acta y registrar en el sistema

Entregar cargo a secretaria, anexa copia al expediente

Acepta expediente en el Sistema. Recepciona, registra en físico y en el Sistema.


Tabla ASME-VM (situación actual)Contador de Recursos Tipo de Actividad Tipo de Valor

Recursos identificablesOper Revis Trasl Esp Arch

VA Control

Personal Directo

Técnico MP Notificador MP Secretaria SGDC Técnico SGDC Inspector SGDC

1 1

1 1

1

1 11 1

1 11

1 1

1 1 1

1 1 1

1 1

1 1 1

1

1 1

1 1 1

1 1

1

1 1

1 1

1 1 1

1 1

1 1

1 1

1 1

1

1 1

Subgerente SGDC

1 1 11

1 1 1

1 1 11 1 1

1

1 1 1

1 1

11 1 11 1

1 1 1

1

1 1

1 1 1

1

1 1

1 1

1 1

1

1 1

1 1 1

1 1 11 1

1 1 1

1

1 1

1 1 11 1 1

6 11 8 3 7 7 22 5 15 12 1 16 3


Tabla ASME-VM (situación actual)Tipo de Valor Tipo de Actividad Tipo de Valor

SVA

Oper Revis Trasl Esp Arch

VA Control SVA

1 0.08 0.08

1 0.33 0.33

1 4.00 4.00

1 0.03 0.031 0.17 0.17

1 0.33 0.331 8.00 8.001 0.03 0.03

0.17 0.17

0.25 0.25

1 0.03 0.03

0.17 0.17

1 4.00 4.00

1 0.03 0.03

0.25 0.25

1 0.08 0.08

1 8.00 8.00

1 0.25 0.25

1 0.08 0.08

0.08 0.08

1 0.17 0.17

1 0.03 0.03

1 0.08 0.08

1 0.03 0.03

1 8.00 8.00

1 0.03 0.03

0.17 0.171 16.00 16.00

0.17 0.17

1.50 1.500.17 0.17

1 16.00 16.00

1.00 1.00

1 0.03 0.03

1 8.00 8.000.33 0.33

1 0.03 0.03

0.17 0.17

1 4.00 4.00

1 0.03 0.03

0.17 0.17

1 4.00 4.00

1 0.08 0.08

1 0.03 0.03

1 0.03 0.03

1 16.00 16.00

1 0.17 0.17

0.25 0.25

0.17 0.170.17 0.17

0.08 0.08

1 4.00 4.00

1 0.03 0.03

0.17 0.170.17 0.17

36 4.2 2.3 1.1 100.0 0.2 3.6 2.0 102.3

INSPECCIÓN TÉCNICA BÁSICA DE SEGURIDAD EN DEFENSA CIVIL EX POST HASTA 100 M2 Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO NO MAYOR A 30% DEL ÁREA TOTAL DEL LOCAL

DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCEDIMIENTO ACTUAL

Subgerencia de Trámite Documentario y Archivo

Técnico Mesa de Partes

Verifica visados y anexa los documentos al expediente en el Sistema, imprime stiker para el exp.y el cargo y entrega

cargo al administrado

Folea los documentos según la directiva vigente

Escanea documentos y deriva al Archivo Central

INICIO

Recepciona el expediente con documentos según requisitos TUPA, folea y escanea los documentos según la directiva vigente

Entrega un cargo a secretaria, anexa copia al expediente y lo envía a SDC

Recepciona el acta de entrega y anota datos del acta en el sistema




Notificador Notificador

Acepta pase en el Sistema, ubica expediente, anexa documentación al

expediente y lo deriva a Subgerencia de Defensa Civil

Recepciona el cargo aceptando el pase en el Sistema, verifica que la información registrada

coincida con el número de expediente, e imprime el

cargo

Ingresa número de cargo a Sistema de Centro de

Notificaciones

Sella y devuelve el cargo al área

Ingresa número de cargo a Sistema de Centro de

Notificaciones

Llena cabecera de Acta de Entrega

Entrega un cargo a secretaria, anexa copia al expediente y lo envía a SDC

Recepciona el acta de entrega y anota datos del acta en el sistema

Traslada notificación al administrado

Elabora Acta de Entrega



Subgerencia de Defensa Civil

Técnico

Realiza revisión de expediente; verificación documentación, llena declaración jurada de no variación de condiciones de seguridad y da

Vº Bº a documentación




Secretaria

Remite al subgerente, para la designación de

inspectores. Registra pase en el Sistema.

Acepta pase en el sistema. Recepciona documentos, revisa foliación y registra pase en el cuaderno de control interno

Recepciona programación, registra pase en el Sistema y

archiva.Recepciona programación, registra pase

en el Sistema y archiva.

Recepciona, revisa coloca VºBº y firma el informe, certificado y oficio.

Remite a la secretaria.

Acepta pase en el Sistema. Recepciona y registra las condiciones del documento en el sistema interno de Defensa Civil y en el cuaderno de control.Remite a

centro de notificaciones.Registra pase en el Sistema.

Acepta pase en e Sistema. Recepciona documento, registra en el sistema interno y en el cuaderno de control la finalización, y envía expediente al Archivo Central. Registra pase

en el Sistema.

FIN




Subgerente

Deriva a inspector los expedientes asignados.

Recepciona y revisa expediente, designa al inspector encargado, registra en el sistema interno de

programación de visitas.

Imprime 3 juegos de la programación de visitas y remite a

la secretaria para archivo.




Inspector

Acepta pase en el Sistema. Recepciona, revisa y analiza expediente.

Toman 3 juegos de los formatos de las actas de visita. Imprimen la ficha catastral y busca e imprime 3

juegos de la solicitud de informe técnico y 3 copias de Informe de las condiciones de Seguridad

declaradas.

Firma programación aceptando la responsabilidad del expediente.(1 inspector )

Elabora e imprime 3 juegos del oficio informando la emisión del certificado. Coloca numeración. Remite al

subgerente para la firma.

Traslado al punto de inspección.

Toman 3 juegos de los formatos de las actas de visita. Imprimen la ficha catastral y busca e imprime 3

juegos de la solicitud de informe técnico y 3 copias de Informe de las condiciones de Seguridad

declaradas.

Observa y toma nota. Realiza inspección de acuerdo al Manual de Inspecciones Técnica, llena acta de diligencia de inspección. Deja

una copia al administrado. Tras su firma.

Retorno desde punto de inspección.


Tabla ASME-VM (situación actual)

Paso Actividad Area Tiempo

Contador de Recursos

Recursos identificables

Personal Directo

Técnico SGTDA

1 Subgerencia de Defensa Civil 10

2 101

3 Esperar 240

4 Trasladar a Subgerencia de Defensa Civil 21


6 Recibir revisar y programar inspección Subgerencia de Defensa Civil 10

7 Esperar Subgerencia de Defensa Civil 960

8 Trasladar al lugar de inspección Subgerencia de Defensa Civil 10








16 Notificar al administrado Subgerencia de Defensa Civil 15


Total en minutos 3132 2Total en horas 52.20Total en días 6.53

Revisar los documentos y orientar al adminsitrado

Recibir, revisar, sellar, firmar cargo, tramitar en sistema y derivar




Recibir, registrar en el sistema y derivar a inspector técnico

Realizar inspección, llenar acta, entregar copia al administrado y elaborar informe

Recibir, revisar informe, elaborar certificado y derivar

Recibir, revisar, firmar y disponer la entrega al administrado

Recibir, registrar en el sistema, elaborar notificación y tramitar

Entregar al administrado y registra en el sistema


Tabla ASME-VM (situación actual)Contador de Recursos

Recursos identificables

Personal Directo Mat Fun Servicio Directo

Notificador SGDC Secretaria SGDC Técnico SGDC Papel A4 Certificado Folder manila Movilidad local

1

1 1

1

1

1 1

1 2 1 1

1 1

1

1 2

1 2 2

11 3 5 1 7 2 3

Subgerente SGDC

Servicio de inspección


Tabla ASME-VM (situación actual)Identificador de Recursos

Recursos no identificables

Material no Fung. Depreciacion

lapicero Fechador Grapador Perforador Toner Imp Reparac de PCs Computadora Impresora

1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1

1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1

1 1 1 1 1 18 2 2 2 7 2 7

Servicio Terceros

Tinta, Tampón, sello

Cuaderno de cargos

Escritorio , sillas, muebles

ENTIDAD: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL XXXXXX

Tabla ASME-VM (situación actual)Identificador de Recursos Tipo de Actividad Tipo de Valor Tipo de Actividad

Recursos no identificablesOper Revis Trasl Esp Arch

VA Control SVA

Oper Revis TraslDepreciacion Costo fijo

Inmueble Internet

1 1 0.17

1 1 1 1 1 0.02

1 1

1 1 0.03

1 1 1 1 1 0.17

1 1 1 1 1 0.171 1

1 1 0.17

1 1 1.501 1

1 1 1 1 1.00

1 1

1 1 1 0.33

1 1 1 1 0.08

1 1

1 1 0.25

1 1 1 1 1 0.177 6 4 6 4 2 5 0 8 4 5 1.8 2.0 0.2

48.1

Energía eléctrica


Tabla ASME-VM (situación actual)Tipo de Actividad Tipo de Valor

Esp Arch

VA Control SVA

0.17

0.17

0.00

0.03

0.17

0.1716.00 16.00

0.17

1.5016.00 16.00

1.00

8.00 8.00

0.33

0.08

4.00 4.00

0.25

0.1744.0 0.0 2.0 2.2 44.0

48.2


DIAGRAMA DE BLOQUES SIMPLIFICADO


Técnico SGTDA Notificador SGDC

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO: : INSPECCIÓN TÉCNICA BÁSICA DE SEGURIDAD EN DEFENSA CIVIL EX POST HASTA 100 M2 Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO NO MAYOR A 30% DEL ÁREA TOTAL DEL LOCAL


Recibir, revisar, sellar, firmar cargo, tramitar en sistema y derivar

Trasladar a Subgerencia de

Defensa Civil


Recibir, registrar en el sistema, elaborar

notificación y tramitar

Notificar al administrado

Entregar al administrado y registra

en el sistema


DIAGRAMA DE BLOQUES SIMPLIFICADO


Secretaria SGDC Técnico SGDC Subgerente SGDC


INICIO

Revisar los documentos y orientar

al adminsitrado


Recibir revisar y programar inspección

Trasladar al lugar de inspección

Realizar inspección, llenar acta, entregar

copia al administrado y elaborar informe

Recibir, revisar informe, elaborar

certificado y derivar

Recibir, revisar, firmar y disponer la entrega al

administrado

Recibir, registrar en el sistema, elaborar

notificación y tramitar

Entregar al administrado y registra

en el sistema

FIN

ENTIDAD: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE XXXXXXX


Impacto de la simplificación propuesta

Indicadores Actual Simplificado Diferencia

A S D = S-A % D/A

Actividades 0 #DIV/0!

Canti

dad

de a

ctivi

dade

s

Operación 22 6 -16 -73%

Revisión 5 4 -1 -20%

Traslado 15 2 -13 -87%

Espera 12 5 -7 -58%

Archivo 1 0 -1 -100%

Con valor añadido 16 8 -8 -50%

De control 3 4 1 33%

Sin valor añadido 36 5 -31 -86%

Tiempo (hrs) 107.9 48.5 -59.3 -54.99%

Duración de actividades (min) Procedimiento actual Procedimiento simplificado

Dur

ació

n de

acti

vida

des

(hrs

.)

Operación 4.2 1.8 -2.4 -57%

Revisión 2.3 2.5 0.2 8%

Traslado 1.1 0.2 -0.9 -82%

Espera 100.0 44.0 -56.0 -56%

Archivo 0.2 0.0 -0.2 -100%

Con valor añadido 3.6 2.9 -0.7 -19%

De control 2.0 2.2 0.2 8%

Sin valor añadido 102.3 48.2 -54.1 -53%

Cantidad de áreas 2 2 0 0.00%

Costo (S/.) S/. - 0.00%

Cantidad de participaciones de Personal directo

Participación del personal Procedimiento actual Procedimiento simplificado

Técnico MP 6 2 -4 -67%

Notificador MP 11 1 -10 -91%

Secretaria SGDC 8 3 -5 -63%

Técnico SGDC 3 5 2 67%

Subgerente SGDC 7 1 -6 -86%

Inspector SGDC 7 0 -7 -100%

Indicador de simplificación

ENTIDAD: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE XXXXXXX


Operación Revisión Traslado Espera Archivo Con valor añadido

De control Sin valor añadido

22

5

1512

1

16

3

36

64

25

0

84 5

Cantidad de ActividadesActual A Simplificado S

Operación Revisión Traslado Espera Archivo

4.2 2.3 1.1

100.0

0.21.8 2.5 0.2

44.0

0.0

Duración del ProcedimientoProcedimiento actual Procedimiento simplificado

Técnico MP Notificador MP

Secretaria SGDC

Técnico SGDC Subgerente SGDC

Inspector SGDC

6

11

8

3

7 7

21

3

5

10

Intervención del PersonalProcedimiento actual Procedimiento simplificado

Técnico MP Notificador MP

Secretaria SGDC

Técnico SGDC Subgerente SGDC

Inspector SGDC

6

11

8

3

7 7

21

3

5

10

Intervención del PersonalProcedimiento actual Procedimiento simplificado

1. proced. inspección tecnica defensa civil

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