proced contabilidad con firma3

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

2006

EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO.

MANUAL DE POLÍTICAS, NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Contables

Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 2



MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

INDICE I.- ALCANCES ....................................................................................................................................... 4 II.- OBJETIVO........................................................................................................................................ 4 III.- TERMINOLOGÍA ............................................................................................................................ 4 IV.- POLÍTICAS CONTABLES ............................................................................................................ 5 V.- NORMAS CONTABLES ................................................................................................................. 7

5.1. Normas sobre los Reportes de Gastos.................................................................................................7 5.2. Normas sobre la Revisión del Fondo Fijo.............................................................................................8 5.3. Normas sobre los Centros de Costos ...................................................................................................9 5.4. Normas sobre el Tipo de Cambio .........................................................................................................9 5.5. Normas sobre la Conciliación Bancaria..............................................................................................10 5.6. Normas sobre los Registros y Libros Contables................................................................................10 5.7. Normas sobre la Cobranza Dudosa....................................................................................................11 5.8. Normas sobre el Control de Activos Fijos ..........................................................................................11 5.8.1. Normas sobre la Adquisición de Activos Fijos ...............................................................................12 5.8.2. Normas sobre la Recepción de Activos Fijos: ................................................................................12 5.8.3. Normas sobre el Inventario de Activos ...........................................................................................14 5.8.4. Normas sobre el Traslado Interno y Traslado Externo de Activos Fijos ......................................14 5.8.5. Normas sobre el Cuidado de Activos Fijos.....................................................................................15 5.8.6. Normas sobre el Mantenimiento de los Activos Fijos ....................................................................15 5.8.7. Normas sobre la Baja de Activos Fijos ...........................................................................................15 5.8.8. Normas sobre la Pérdida y/o Robo de Activos Fijos......................................................................16 5.9. Normas Varias ......................................................................................................................................17

VI.- PROCESOS CONTABLES ......................................................................................................... 18 6.1. Procedimiento de Recepción de Activos Fijos ...................................................................................19 6.2. Proceso de Verificación de Ingreso Físico de los Activos Fijos........................................................22 6.3. Procedimiento de Registro de Ingreso del Activo Fijo en el Sistema...............................................23 6.4. Proceso de Traslado Interno de Activos Fijos....................................................................................24 6.5. Proceso de Traslado Externo de Activos Fijos ..................................................................................25 6.6. Proceso de Baja de Activos Fijos........................................................................................................26 6.7. Proceso de Comunicación de Pérdida o Robo de Activos Fijos.......................................................27

VII.- MODELOS Y FORMATOS......................................................................................................... 28 7.1. Formato de Traslado Interno de Activos Fijos ...................................................................................28 7.2. Formato de Guía de Remisión ............................................................................................................29 7.3. Formato de Baja de Activos Fijos .......................................................................................................30 7.4. Formato de Inventario de Activos Fijos ..............................................................................................31



MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

I.- ALCANCES

El presente manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de los colaboradores

que intervienen en los procesos contables.

II.- OBJETIVO

Establecer las políticas, normas y procedimientos Contables.

III.- TERMINOLOGÍA

Activo Fijo: Son Bienes tangibles para usarlos en la producción o en el suministro de bienes o

servicios o para propósitos administrativos.

Reporte de Gastos: Conjunto de desembolsos realizados para ejecutar una actividad.

Recibo de Movilidad: Es la solicitud de reembolso empleado para trasladarse de un lugar a

otro.

Recibo de egreso: Compras excepcionales a personas naturales que no entregan

comprobantes (ambulantes) que no sobrepasen el monto establecido (en nuevos soles).

Traslado Interno: Es el movimiento de un Activo Fijo de una área a otra área dentro de una

sede (local).

Traslado Externo: Es el movimiento de un Activo Fijo de una sede a otra sede o a la sede de

otra organización; requiere el uso de una Guía de Remisión.

Centro de Costos por Ventas: Está determinado por los puntos de venta y tipos de servicios

que se prestan agrupados en grandes rubros. Sus códigos se presentan en dos dígitos.

Centro de Costos por Áreas: Se agrupan los costos en los que se incurren para hacer posible

el desarrollo de los diferentes productos (Carreras). Sus códigos se presentan en tres dígitos.

Centro de Costos por Función: Guarda una relación con el Centro de Costos por áreas es

posible agrupar eventos específicos de los Centros de Costos de Carreras. Sus códigos se

presentan en cuatro dígitos.



IV.- POLÍTICAS CONTABLES

• Toda documentación sustentatoria de Gastos deberá presentarse a la Dirección de

Contabilidad dentro de las fechas correspondientes y deberán ser documentos valederos y

vigentes.

• Todos los usuarios que manejan Fondo Fijo deberán tener pleno conocimiento del mismo.

• Las cobranzas que se realicen en los Módulos de Caja deberán aplicar el Tipo de Cambio

del día.

• El ¨Sistema Contable¨ y el ¨Sistema de Activos Fijos¨ deberán estar actualizados aplicando

la normatividad contable y tributaria vigente.

• Todo cambio de la Orden de Compra y/o Factura deberá ser autorizado por el

Administrador y/o por el Director General.

• El Responsable de Almacén deberá verificar la recepción del cien (100) % de los Activos

Fijos ingresados a la organización; contando con el apoyo del especialista cuando se

requiera.

• Los Inventarios tanto de Bienes de Consumo como de Activos Fijos deberán realizarse en

las fechas establecidas.

• Todo traslado de Activos Fijos deberá realizarse necesariamente con la autorización y en

los formatos correspondientes.

• El Personal de Control en Puerta deberá efectuar un estricto control; garantizando el

adecuado movimiento de los Activos Fijos.

• Todo Usuario es responsable de los Activos Fijos que está bajo su custodia.

• Todo mantenimiento realizado a los Activos Fijos deberá estar sustentado con un Informe

Técnico y con firma de conformidad.

• Es competencia del Administrador y/o Director General establecer el destino de los Activos

Fijos de Baja (Deshecho, Reventa o Donación).

• Todo Activo Fijo dado de Baja debe ser informado a la Dirección de Contabilidad en forma

oportuna.

• Ante pérdida o robo de algún Activo Fijo deberá hacerse la denuncia policial

correspondiente.



• Las Conciliaciones Bancarias deberán realizarse mensualmente dentro de los diez (10)

días posteriores al Cierre de Mes.

• Todos los casos de Cobranza Dudosa deberán ser dictaminadas por el ¨Comité

Socioeconómico¨ deberá dictaminar todos los casos de Cobranza Dudosa.

• Toda Provisión de Incobrables o Castigo Contable que se realice requiere necesariamente

de documentos sustentatorios.

• Es responsabilidad de todos los colaboradores dar cumplimiento a lo establecido en los

Manuales de Procedimientos aprobados.



V.- NORMAS CONTABLES

5.1. Normas sobre los Reportes de Gastos

• El “Reporte de Gastos” deberá ser presentado a la Dirección de Contabilidad a más tardar

dentro de los cinco (05) días posteriores de haber concluido el viaje, actividad, objeto o

propósito del gasto (indicar claramente el motivo en el reporte).

• No se podrá utilizar en el “Reporte de Gastos”:

o Pago a proveedores.

o Pago de Honorarios Profesionales.

o Compra de suministros como útiles de oficina, libros, baterías, etc. (reembolso =

caja chica del Area de Logística).

o Para reponer gastos que corresponden a la Caja Chica del área del colaborador.

• Los ¨Reportes de Adelantos¨, deberán prepararse en la misma moneda en que recibió

dicho adelanto o convertirlo utilizando el Tipo de Cambio correspondiente a la fecha de la

transacción del gasto.

• La documentación sustentatoria en el “Reporte de Gastos” son los siguientes:

Para el caso de gastos dentro del país:

o Todos los gastos se sustentan con facturas emitidas a nombre y RUC de las

compañías.

o La factura original y la copia de sunat deben adjuntarse al memorando o formato de

autorización.

o En ningún caso el slip de una tarjeta de crédito, fotocopia del cheque o el estado

bancario podrá ser sustento de un gasto.

Para el caso de gastos fuera del país:

o Todos los gastos se sustentan con los Comprobantes de Pago que cumplan con los

requisitos legales del país en que se desarrolla el viaje.

o No está permitido las bebidas alcohólicas.

Para el caso de Comidas personales – Viajes



o Las comidas más impuestos y propinas que se efectuaron en el hotel, deberán

presentarse en el Reporte de Gastos como un sólo importe.

o Las comidas efectuadas en otros lugares diferentes al hotel deberán ser

presentadas en el Reporte de Gastos día a día.

Para el caso de Comidas de Negocios:

o Comidas efectuadas con un tercero, incurridas a favor de las actividades de la

empresa.

Para el caso de Alojamiento:

o Los gastos de alojamiento incluye el costo del hotel, impuestos, lavandería,

estacionamiento, llamadas telefónicas, propinas (inherentes a gastos y otros).

Estos conceptos deberán ser presentados en el Reporte de Gastos como un sólo

importe.

Para el caso de Atención por Relaciones Públicas:

o Sólo están permitidas las siguientes atenciones: Arreglos florales, artículos varios al

Director General y al Director encargado de dicha área.

Para el caso de Tickets aéreos:

o Los boletos de viaje usados, deberán anexarse al Reporte de Gastos.

5.2. Normas sobre la Revisión del Fondo Fijo

• Es responsabilidad del Contador General:

o Capacitar a todos los usuarios que manejan Fondo Fijo sobre el uso adecuado del

mismo; así como hacerles entender la importancia de registrar los datos en los

documentos empleados (movilidad y egresos de caja) con letra clara y legible.

o Revisar que todos los documentos sustentatorios del Fondo Fijo sean los correctos,

vigentes y valederos (firmas, sellos, fechas y otros datos); siendo el responsable

directo el Cajero.



o Garantizar que todos los documentos que correspondan a un mes sean liquidados

en el mes correspondiente.

5.3. Normas sobre los Centros de Costos


o Capacitar a todos los usuarios generadores de gastos sobre el uso adecuado de

los Centros de Costos en los registros correspondientes.

o Garantizar la adecuada creación de los Centros de Costos por Venta, por Area y

por Función; con su respectiva clasificación y código; los mismos que deben estar

actualizados y depurados.

o Garantizar la estandarización de los Centros de Costos tanto para los Sistemas

Contables como para los Sistemas Académicos.

5.4. Normas sobre el Tipo de Cambio

• Es responsabilidad del personal de la Dirección de Contabilidad hacer el Ingreso del ¨Tipo

de Cambio¨ todos los días laborables (de lunes a viernes) a primera hora de la mañana

haciendo uso del Diario Oficial El Peruano; indicando la Fecha de Publicación.

• Para lo anterior se puede hacer uso de la Página Web de Internet y luego validarlo con la

información de El Peruano.

• Tanto la Dirección de Contabilidad como la Dirección de Finanzas deberán hacer uso

correcto del Tipo de Cambio asignado diariamente; asegurando el correcto registro de

todas las transacciones del día.

• Las cobranzas que se realicen en los Módulos de Caja deberán aplicar el Tipo de Cambio

del día, para ello deberán actualizar su sistema con el Tipo de Cambio que se publique en

el Diario Oficial El Peruano obteniendo la información vía Internet o teléfono.



5.5. Normas sobre la Conciliación Bancaria

• Las Conciliaciones Bancarias deberán realizarse mensualmente dentro de los diez (10)

días posteriores al Cierre de Mes.

• Las Conciliaciones Bancarias deberán ser firmadas por la persona que las elabora y por el

Contador General.

• Los Saldos Contables en moneda extranjera deberán actualizarse al Cierre de Mes.

• El registro de las operaciones se realizará en forma individual debiendo tener un sustento

de cada transacción.

• Todo cargo en cuenta bancaria del cual no se tenga conocimiento en Contabilidad se

deberá realizar las investigaciones del caso e informar inmediatamente al Contador

General.

• Los ingresos del cual no se tenga conocimiento de la procedencia se mantendrá como

pendiente durante dos (02) meses, al tercer mes se ingresará como una Cuenta por Pagar,

si al finalizar el año nadie reclama el depósito entonces se contabilizará como un Ingreso

Diverso.

• Al Cierre de Año se deberá reclasificar los cheques girados y no cobrados que tengan una

antigüedad mayor a seis (06) meses como otras Cuentas por Pagar, los cheques con una

antigüedad mayor a doce (12) meses deberán anularse.

5.6. Normas sobre los Registros y Libros Contables

• Todas las transacciones deberán contabilizarse y sustentarse con el comprobante

adecuado.

• En el caso de los registro provisionales (anticipos y a rendir) se deberá realizar el

seguimiento hasta su sustentación.

• En el caso de las operaciones en moneda extranjera deberán utilizarse el Tipo de Cambio

del día.

• El registro de los comprobantes se efectuará en el mes en que se efectuó la transacción.

• Los registros deberán archivarse siguiendo el orden como se ingresó a la Contabilidad.



• La impresión de los Libros Contables Principales y Auxiliares deberán ceñirse a lo

establecido por la Administracion Tributaria.

5.7. Normas sobre la Cobranza Dudosa

• Todos los casos de Cobranza Dudosa deberán ser dictaminadas por el ¨Comité

Socioeconómico¨.

• Toda ¨Gestión de Cobranzas¨ realizada por el Jefe de Créditos y Cobranzas debe consistir

en el envío oportuno del Estado de Cuentas al cliente, envío de correos, grabaciones de

llamadas telefónicas realizadas (Telecobranza).

• Es competencia del Jefe de Créditos y Cobranzas entregar un Informe Mensual a la

Dirección de Contabilidad sobre la Gestión de Cobranza de cada cliente con Cobranza

Dudosa.

• Toda Provisión de Incobrables o Castigo Contable que se realice requiere necesariamente

de documentos sustentatorios producto de la Gestión de Cobranzas así como de la

Boletas Físicas (Emisor) para su validez tributaria; por lo que se requiere un adecuado

Archivo del mismo en la Dirección de Contabilidad.

• Es competencia de la Dirección de Contabilidad revisar y reclasificar las Cuentas

Contables mensualmente.

• Toda Provisión de Incobrables o Castigo Contable se deberá castigar después de un (01)

año posterior a la ¨Fecha de Vencimiento de la Deuda¨.

• No está permitido la emisión de Notas de Créditos para cancelar las Deudas Emitidas

relacionadas a la Cobranza Dudosa.

5.8. Normas sobre el Control de Activos Fijos


o Supervisar que se cumpla con la custodia de los Activos Fijos; coordinando todas

las medidas de seguridad con la Administración, personal de Seguridad y con el

Area de Logística de cada local (sede).

• Es responsabilidad del Responsable de Control de Activos Fijos:



o Actualizar la información que se ingresa en el ¨Sistema de Activos Fijos¨ y la

Contabilidad revisando para ello la correcta aplicación de la normatividad contable y

tributaria.

• Son Componentes del costo el Valor de compra, Traslado, Flete y manipuleo, Instalación,

Honorarios profesionales, Costos de desmontaje y traslado necesario hasta su correcta

instalación y funcionamiento.

• Situaciones especiales: Si los términos normales del crédito se extienden: La diferencia

entre el valor presente del activo y los pagos totales son los intereses que se reconocen

como gastos.

Desembolsos posteriores:

• Se activa un desembolso cuando se mejora la vida útil de un Activo Fijo, se mejora la

calidad de producción o existe reducción de costos.

• Es gasto todo desembolso para realizar una reparación o mantenimiento de un Activo Fijo.

• El Monto Activable es de un cuarto ( ¼ ) de U.I.T. vigente, para el año 2006 sería =

S/.850.00 (1UIT = S/.3.400.00)

• Los bienes que son perecibles (tachos de basura, bandejas, teléfonos. etc.) no se activan,

sólo se registran en Cuenta de Control (Cuenta de Orden).

5.8.1. Normas sobre la Adquisición de Activos Fijos

• Todo cambio de la Orden de Compra y/o Factura deberá ser negociado por el Jefe de

Logística y autorizado por el Administrador y/o por el Director General.

• Por cada adquisición de Activos Fijos que se adquiera se debe enviar a Contabilidad los

documentos sustentatorios del mismo para que proceda el Pago a Proveedores.

5.8.2. Normas sobre la Recepción de Activos Fijos:

• El Responsable de Almacén deberá verificar la recepción del cien (100) % de los Activos

Fijos ingresados a la organización.

• El Responsable de Almacén deberá verificar que la Orden de Compra. Guía de Remisión y

Factura estén conformes y compatibles en cuanto a las especificaciones técnicas, calidad

y cantidad de los Activos Fijos recepcionados.

• Para los casos en los cuales los Activos Fijos son recepcionados por el Responsable de

Almacén; éste deberá verificar que el Activo Fijo adquirido corresponda a lo solicitado en la

Orden de Compra.



• Para los casos excepcionales en los cuales los Activos Fijos (Muebles y Enseres y otros)

no son recepcionados por el Responsable de Almacén; éste deberá dar seguimiento a la

Recepción del Activo Fijo con el usuario final; asegurándose de recepccionar

posteriormente la conformidad del usuario.

• Para los casos en los cuales los Activos Fijos son recepcionados del proveedor al Usuario

Final directamente; éste deberá verificar que el Activo Fijo adquirido corresponda a lo

solicitado y deberá comunicar la conformidad o disconformidad al Area de Logística a la

brevedad posible no pudiéndose extender del día en que lo recepcionó.

• Para los casos en los cuales los Activos Fijos son Equipos de Cómputo se requiere la

conformidad del Activo Fijo por parte del personal de Soporte Técnico de la Sede; para lo

cual el responsable de Almacén deberá hacer las coordinaciones correspondientes para su

cumplimiento; ya sea en el Almacén de Logística, en el lugar de trabajo del Usuario Final. o

en la ubicación final del Activo Fijo.

o El personal de Soporte Técnico informará sobre el trabajo realizado al equipo de

cómputo (instalación y/o acondicionamiento) a las áreas involucradas para su

aprobación y control mediante un Informe escrito.

o El informe debe detallar la conformidad del Equipo (Se adquirió lo que se solicitó) y

el lugar donde se instaló; éste documento debe llevar la firma del usuario

responsable del equipo y del personal que realizó la instalación.

• El Responsable de Activos Fijos deberá:

o Etiquetar el cien (100) % de los Activos Fijos de la organización.

o Ingresar y/o actualizar los datos tanto en el Sistema Contable como en el Sistema

de Activos Fijos; apenas éstos son adquiridos y / o repotenciados.

o Verificar la conformidad de todos los documentos relacionados a la Adquisición de

Activos Fijos cuando éstos son adquiridos.

o Salvaguarda toda la documentación sustentatoria de las Adquisiciones de los

Activos Fijos.

• Se deberá cumplir con lo señalado en el ¨Manual de Compras de Bienes y Servicios¨

aprobado; así como con el ¨Manual de Pago a Proveedores¨.

• Cada vez que se adquiera un nuevo Activo Fijo para la organización deberá contar con la

firma de conformidad del Especialista (Area Usuaria y/o personal de Soporte Técnico).



5.8.3. Normas sobre el Inventario de Activos

• El Responsable de Control de Activos Fijos deberá realizar el Inventario de Activos Fijos

por lo menos una (01) vez al año en cada sede (local); mientras que el Inventario de

Bienes de Consumo debe realizarse por lo menos dos (02) veces al año.

• El Responsable de Control de Activos Fijos deberá coordinar adecuadamente para la

realización de los Inventarios; garantizando la confiabilidad de la información

proporcionada del Inventario.

• El Responsable de Control de Activos Fijos deberá garantizar el ingreso del cien (100) %

de los datos del Inventario de los Activos Fijos en el Sistema a más tardar a las cuarenta y

ocho (48) horas posteriores a la realización del inventario de todos las sedes (locales).

5.8.4. Normas sobre el Traslado Interno y Traslado Externo de Activos Fijos

• Para el Traslado Interno y Externo de Activos Fijos se debe coordinar con por lo menos

veinticuatro (24) horas de anticipación a la Administración y/o Dirección General para su

autorización; así como a Servicios Generales para su apoyo y supervisión.

• El Usuario responsable del Traslado Externo del Activo Fijo deberá registrar los datos en la

Guía de Remisión de todos los Activos Fijos que serán trasladados; mientras que para el

Traslado Interno se requiere un Memorando con copia a la Dirección de Contabilidad.

• El Personal de Control en Puerta de la sede (local) de donde sale el Activo Fijo deberá

verificar que efectivamente está saliendo los Activos Fijos registrados en la Guía de

Remisión.

• Cada vez que salen los Activos Fijos y retornan el mismo día; deberá usarse una Guía de

Remisión para su Salida y otra para su Retorno al local (sede).

• El Personal de Control en Puerta de la sede (local) a donde llega el Activo Fijo deberá;

verificar que el físico coincida con lo registrado en la Guía de Remisión.

• El responsable del Control de Activos Fijos (Contabilidad) deberá mantener actualizada la

data en el ¨Sistema de Activos Fijos¨; en base a las Guía de Remisión (Traslados

Externos) y Memorando (Traslado Interno) autorizados que recepciona.



5.8.5. Normas sobre el Cuidado de Activos Fijos

• El Usuario responsable del Activo Fijo se encargará de cuidar y solicitar el mantenimiento

necesario para el Activo Fijo para un mejor rendimiento; para lo cual deberá coordinar a la

brevedad posible con su jefe inmediato superior, con el Administrador y con el Jefe de

Logística de cada local (sede); que garantice la adecuada continuidad en el desempeño

laboral.

5.8.6. Normas sobre el Mantenimiento de los Activos Fijos Mantenimiento de Muebles Enseres:

• Es responsabilidad del Jefe de Servicios Generales garantizar que todo mantenimiento

realizado a los Activos Fijos:

Se realizará sin dañar la etiqueta de código de barras del Bien.

Deberá estar sustentado con un memorando; en el cual se especificará: el Trabajo

realizado, el código de inventario y las firmas autorizadas de conformidad.

Mantenimiento de Equipos de Cómputo: (Compras de Partes y/o Reparación)

• Es responsabilidad del Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones velar que:

o Toda instalación se realizará sin dañar (no sacar) la etiqueta de código de barras

del Bien.

o Todo trabajo realizado debe estar sustentado con un Informe Técnico (indicando

los componentes a ser reemplazados); en el cual se especificará: el Trabajo

realizado, el código de inventario del Bien y las firmas autorizadas de conformidad.

o El Responsable de Soporte Técnico realice el Requerimiento al Área de Logística

para que se efectué la compra.

o La factura pase a Contabilidad con Informes Técnicos, Memorandum de

requerimiento (compra) y Orden de Compra para realizar su registro y Pago a

Proveedores.

5.8.7. Normas sobre la Baja de Activos Fijos

• Todo Activo Fijo cuyo valor en Libros Contables es cero (S/. 0.00 ) o cuando físicamente

no tiene vida útil se le da de baja.



• Sólo para los casos en los cuales el valor del Activo Fijo es mayor al monto establecido

requiere la Aprobación del Director General; cuando el monto es menor requiere sólo la

aprobación de la Administración.

NOTA: El Monto a la fecha actual es de doscientos (200) nuevos soles.

• Es competencia del Administrador y/o Director General establecer el destino de los Activos

Fijos de Baja; los mismos que pueden ser para el Deshecho, Reventa o Donación; así

mismo es de su competencia determinar las condiciones, montos y especificaciones para

cada uno de los casos.

• En los casos de Donaciones se requiere la autorización de la Vicepresidencia Ejecutiva.

• El Responsable de Control de Activos Fijos deberá proceder a dar de baja al Activo Fijo en

el Sistema cuando cuente con el Informe de baja autorizado.

• Es responsabilidad del usuario, del Responsable de Almacén, del Jefe de Logística y del

Administrador del local (sede) informar cuando un Activo Fijo requiere darse de Baja.

• Todo Activo Fijo dado de Baja debe ser informado a la Dirección de Contabilidad y de

Auditoría Interna; para el caso de Baja de Equipos de Cómputo se requiere la aprobación

además del Director de Procesos y Tecnología.

• En el momento de la Baja física de los Activos Fijos deberá estar presente el ¨Responsable

de Control de Activos Fijos¨; quien verificará el destino de los Activos Fijos (Deshecho,

Reventa o Donación).

5.8.8. Normas sobre la Pérdida y/o Robo de Activos Fijos

• Ante pérdida o robo de alguno de los artículos que conforman nuestro Activo Fijo es

necesario la denuncia policial, dentro las veinticuatro (24) horas de acontecido el hecho por

parte del Usuario Responsable del Activo Fijo.

• Todo robo que involucre un descuento al personal deberá ser comunicado a la Dirección

de Recursos Humanos.

• Todo reemplazo de un Activo Fijo perdido o robado; deberá ser acompañado por la

Denuncia policial, Informe de las áreas involucradas, reembolso del seguro (foto copia de

cheque si fuera el caso).



5.9. Normas Varias

• Todo colaborador deberá tener en cuenta lo establecido en los ¨Manuales de Políticas,

Normas y Procedimientos¨ aprobados de:

Créditos y Cobranzas.

Manejo y Control de Activos Fijos.

Reemplazo y Actualización de Componentes Internos.

Compras de Bienes y Servicios.

Seguridad Institucional.

Manejo de Efectivo.

Pago a Proveedores.

VI.- PROCESOS CONTABLES

6.1. Procedimiento de Recepción de Activos Fijos



6.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS

RESPONSABLE DE ALMACEN

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR ELABORADO POR :

ACTIVOS FIJOS

REVISION :

FECHA ELABORACION :

ANUAL

2006

DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

VERSION 1

1

ENTREGAR LA DOCUMENTACION AL

ASISTENTE DE LOGISTICA

DEVOLVER LA FACTURA (EMISOR Y CONTROL) AL

PROVEEDOR

ARCHIVAR TEMPORALMENTE LA FACTURA

Usuario y Sunat

JEFE DE LOGISTICA

¿LA FACTURA ESTACONFORME?

COMUNICAR AL PROVEEDOR QUE LA FACTURA NO ESTÁ

CONFORME

NO

SI

COLOCAR EL SELLO DE “RECIBIDO” EN LA FACTURA

(USUARIO) AL REVERSO

VERIFICAR QUE LA FACTURA ESTE CONFORME

INDICAR LA DISCONFORMIDAD DE LA FACTURA

ENTREGAR LA FACTURA CON OBSERVACIONES AL

PROVEEDOR

ESPERAR LACORRECCION

DIRECTOR GENERAL

PROCESO DE VERIFICACION DE

INGRESO FISICO DEL ACTIVO FIJO

2

¿LA FACTURA ES IGUAL A LA ORDEN DE COMPRA?

SI

NO

ENTREGAR LA ORDEN DE COMPRA Y FACTURA AL JEFE

DE LOGISTICA

REVISAR LA ORDEN DE COMPRA Y FACTURA SEGÚN LO

NEGOCIADO

REVISAR LA ORDEN DE COMPRA, FACTURA Y

MEMORANDO CON LOS MOTIVOS DEL CAMBIO

FIRMAR LA FACTURA ACTUALIZADA

¿LOS CAMBIOS ESTAN CONFORME A LO

NEGOCIADO?

Todo cambio en la Factura deberá ser

negociado con el Jefe de Logística y

autorizado por el Administrador y/o Director General

DEVOLVER AL PROVEEDOR PARA QUE CORRIJA LA FACTURA SEGÚN LO

ACORDADO

ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA, FACTURA Y UN MEMORANDO

EXPLICANDO LOS CAMBIOS AL ADMINISTRADOR

FIN

NO

SI

¿ESTA CONFORME?

COORDINAR CON LOGISTICA PARA LA DEVOLUCION DE LA FACTURA AL PROVEEDOR

FIN

NO

SI

ENTREGAR LA FACTURA FIRMADA Y ORDEN DE COMPRA

A LOGISTICA

ENTREGAR LA FACTURA FIRMADA Y ORDEN DE COMPRA AL RESPONSABLE DE ALMACEN

Para que corrija según lo acordado

ADMINISTRADOR

¿REQUIERE APROBACION DEL DIRECTOR GENERAL?

¿LA RECEPCION DEL ACTIVO FIJO REQUIERE

VERIFICACION?

NO

NO

SI

REVISAR LA ORDEN DE COMPRA, FACTURA Y

MEMORANDO CON LOS MOTIVOS DEL CAMBIO

¿ESTA CONFORME?

COORDINAR CON LOGISTICA PARA LA DEVOLUCION DE LA FACTURA AL PROVEEDOR

FIN

NO

FIRMAR LA FACTURA ACTUALIZADA

ENTREGAR LA FACTURA FIRMADA Y ORDEN DE COMPRA

A ADMINISTRACION

SISI

PAGINA: 2 / 3



6.2. Proceso de Verificación de Ingreso Físico de los Activos Fijos



6.3. Procedimiento de Registro de Ingreso del Activo Fijo en el Sistema

RESPONSABLE DE ACTIVOS FIJOS EN

CONTABILIDADAREA USUARIA

(Especialista)


ACTIVOS FIJOS

REVISION :

FECHA ELABORACION :

ANUAL

2006

6.3 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESO DEL ACTIVO FIJO EN EL SISTEMA

VERSION 1

REGISTRAR EL ACTIVO FIJO EN EL ¨SISTEMA DE ACTIVO FIJO¨

RESPONSABLE DE ALMACEN

ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

Colocar el stiker con el código

INICIO

RECEPCIONAR LAS FACTURAS Y DEMAS DOCUMENTOS DE

ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS

Verificar que los datos de la Factura coincidan con los datos de la Orden de Compra, nombre de usuario, firma y sello del solicitante, correcta asignación del Centro de Costos

Número del Activo Fijo, código, Registro de la Cuenta, del Centro de Costos del usuario, Registro del proveedor, detalle de la factura, importe, asignación del local y ambiente de ubicación del Activo Fijo

REVISAR QUE LOS DOCUMENTOS CUENTEN CON APROBACION PARA SU PAGO

ETIQUETAR EL ACTIVO FIJO

FIN

HACER LA IDENTIFICACION FISICA DEL ACTIVO FIJO

Con el mismo número que se colocó en la factura y en el

Sistema

por fechaARCHIVAR LAS FACTURAS

COLOCAR EL NUMERO DEL ACTIVO FIJO CON UN SELLO EN

EL REVERSO DE LA FACTURA

¿LOS DOCUMENTOS

SON CONFORMES?

SI COMUNICAR AL USUARIO LA DISCONFORMIDAD DE LOS

DOCUMENTOS

CORREGIR LOS ERRORES DETECTADOS

NO

A

A

De acuerdo al Tipo de Activo y a su ubicación física (dentro del sello)

La factura es la evidencia que permite valuar el costo del Activo Fijo adquirido



6.4. Proceso de Traslado Interno de Activos Fijos

USUARIO SOLICITANTE /JEFE DE AREA

ADMINISTRADOR


ACTIVOS FIJOS

REVISION :

FECHA ELABORACION :

ANUAL

2006

REVISAR EL MEMORANDUM

6.4.- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRASLADO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

INICIO

VERSION 1

ELABORAR EL MEMORANDUN SOLICITANDO AUTORIZACION

DEL TRASLADO INTERNO

FIN

ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

DIRECTOR GENERAL

RESPONSABLE DE SERVICIOS GENERALES

Solicitar detalles,, sustentos¿REQUIERE

APROBACION DEL DIRECTOR GENERAL?

AUTORIZAR EL MEMORANDUM

REVISAR EL MEMORANDUM

¿SE AUTORIZA EL TRASLADO INTERNO?

ENTREGAR A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD COPIA DEL

MEMORANDUN DE TRASLADO INTERNO AUTORIDO

COMUNICAR A SERVICIOS GENERALES Y A LA DIRECCION

DE CONTABILIDAD

APOYAR Y SUPERVISAR EL TRASLADO INTERNO

RESPONSABLE DE CONTROL DE

ACTIVOS

RECEPCIONAR EL MEMORANDUM DE TRASLADO

INTERNO AUTORIZADO

ACTUALIZAR LA INFORMACION EN EL ¨SISTEMA DE ACTIVOS

FIJOS¨

NO

SI

SI

AUTORIZAR EL MEMORANDUM

¿SE AUTORIZA EL TRASLADO INTERNO?

SI

NO

COMUNICAR A ADMINISTRACION

FIN

NO

FIN

Archivar los memorandum de Traslado

Interno

COORDINAR CON SERVICIOS GENERALES PARA EL TRASLADO INTERNO



6.5. Proceso de Traslado Externo de Activos Fijos



6.6. Proceso de Baja de Activos Fijos



6.7. Proceso de Comunicación de Pérdida o Robo de Activos Fijos



VII.- MODELOS Y FORMATOS

7.1. Formato de Traslado Interno de Activos Fijos

FORMATO DE TRASLADO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

Nombre del Colaborador que entrega el Activo Fijo: ________________Cargo._______________________

Nombre del Colaborador que recepciona el Activo Fijo_____________Cargo._________________________

Fecha del Traslado Interno: ____/____/____ Hora de Entrega:____________

Motivo del Traslado Interno: _______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

ITEM Nº DE

ACTIVO / Nº SERIE

CANTIDAD DESCRIPCION DEL ACTIVO FIJO

COLABORADOR SERVICIOS GENERALES VoBo Entregado :

VoBo Recibido:

VoBo Recibido:

VoBo Entregado :

Autorizado por: ______________________________



7.2. Formato de Guía de Remisión

R.U.C. xxxxxxxxxxx

GUIA DE REMISION

REMITENTE

001 – Nº 0000001

FECHA DE EMISION:_______________ FECHA DE INICIO DE TRASLADO:_______________

PUNTO DE PARTIDA PUNTO DE LLEGADA

DESTINATARIO UNIDAD DE TRASPORTE

Apellidos y Nombres o Razón Social: R.U.C: Tipo de documento de Identidad:

Marca y Nº de la Placa: Nº de Constancia de Inscripción: Nº de Licencia de Conducir:

Tipo y Nº de Comprobante de Pago: Orden de Compra:

CODIGO CANTIDAD UNID DESCRIPCION PESO

MOTIVO DEL TRASLADO COSTO MINIMO

1. VENTA 3. CONSIGNACION 5. TRASLADO ENTRE ESTABLECIMIENTOS 6. OTROS 2. COMPRA 4. DEVOLUCION DE UNA MISMA EMPRESA



7.3. Formato de Baja de Activos Fijos

FORMATO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

Nombre del Colaborador que entrega el Activo Fijo: ________________Cargo._______________________

Nombre del Colaborador que recepciona el Activo Fijo_____________Cargo._________________________

Fecha de la Baja Física: ____/____/____ Hora de Entrega:________

Motivo de la baja del Activo Fijo_____________________________________________________________

ITEM Nº DE

ACTIVO / Nº SERIE

CANTIDAD DESCRIPCION DEL ACTIVO FIJO

COLABORADOR SERVICIOS GENERALES VoBo Entregado :

VoBo Recibido:

VoBo Recibido:

VoBo Entregado :

Destino del Activo Fijo:

_____ Deshecho ___________ Reventa___________ Donación

Autorizado por: ______________________________



7.4. Formato de Inventario de Activos Fijos

UNIDAD DE NEGOCIOS:________________________ AREA: ____________

FORMATO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

FECHA: ___________

N° CODIGO DESCRIPCION N° SERIE ESTADO OBSERVACIONES

_________________________FIRMA DEL RESPONSABLE

proced contabilidad con firma3

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