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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)

SISTEMA DE RENDIMIENTOS DE OBRA PARA LOS PROYECTOS

DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (ICE)

ING. AUDREY MARIA ANDERSON HERRERA

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO

REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

San José, Costa Rica

Setiembre, 2008

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

Este proyecto de final de Graduación fue aprobado por la Universidad como requisito para optar el grado de Máster en Administración de Proyectos

Ing. Alexander Solís Barbosa MAP DIRECTOR DE PROYECTO

Ing. Álvaro Castillo Quesada MAP Ing. Diego Campos García MAP LECTOR No.1 LECTOR No.2

Ing. Audrey María Anderson Herrera SUSTENTANTE

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AGRADECIMIENTOS

Este trabajo no hubiese podido realizarlo sin el apoyo de mi tutor, así como por la ayuda y apoyo incondicional brindados por mi madre y mi esposo. Agradezco a mis lectores Álvaro Castillo y Diego Campos por la dedicación brindada hacia mi trabajo. Agradezco de todo corazón a Dios porque no importa cual sea el proyecto que me propongo, Él siempre me ayuda y no se aparta de mi lado.

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DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mi madre María Rosa, mi suegra Carmen Ligia porque sin su ayuda y apoyo no hubiese podido recibir los cursos correspondientes para optar por la Maestría de Administración de Proyectos. A mi esposo Juan Carlos por su motivación, esfuerzo y dedicación para hacer realidad este trabajo, así como a mis hijos Juan Pablo y María Gabriela por sus horas de sacrificio. A mi hermano Carlos Lorenzo por su aliento y apoyo.

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INDICE

RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................. 1 1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3 2. MARCO TEORICO ........................................................................................................ 8 2.1 MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 8 2.1.1 Reseña Histórica ............................................................................................................ 8 2.2.1 Misión y Visión ...................................................................................................... 12 2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ...................................................................... 17 2.2.1 Gestión del Alcance ..................................................................................................... 18 2.3.1 Gestión del Tiempo ...................................................................................................... 20 2.2.4 Gestión de la Comunicación ........................................................................................ 22 2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos ........................................................... 24 2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información .............................................. 24 2.2.4.3 Distribución de la información ................................................................................. 26 2.2.4.4 Involucrados .............................................................................................................. 26 2.2.4.5 Acceso de los Usuarios ....................................................................................... 28 2.2.5 Gestión de Riesgos ..................................................................................................... 28 3 MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 31 3.1 Investigación Documental ........................................................................................... 31 3.2 Investigación de Campo ............................................................................................... 31 3.3 Análisis Estadístico ...................................................................................................... 33 3.4 Procesos para la Ejecución del Proyecto ..................................................................... 36 3.5 Acta de Constitución del Proyecto ............................................................................... 36 3.6 Estructura de División del Trabajo (EDT) ................................................................... 36 3.7 Cronograma del Proyecto ............................................................................................ 37 3.8 Diagrama de GANT ..................................................................................................... 37 3.9 Matriz de Responsabilidades ...................................................................................... 37 3.10 Juicio de Expertos ...................................................................................................... 37 3.11 Validación de los Resultados ..................................................................................... 37 4. DESARROLLO ............................................................................................................. 39 4.1 GESTION DEL ALCANCE ....................................................................................... 39 4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos .............................................................................. 39 4.1.3 Proceso de Selección y Análisis de Datos ............................................................... 43 4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos ............................................................................................................ 44 4.1.3.2 Metodología para el Agrupamiento de Datos ...................................................... 46 4.1.3.3 Proceso de Análisis Estadístico ............................................................................. 47 4.1.3.4 Cálculo de Rendimientos .......................................................................................... 49 4.1.3.5 Niveles de Acceso al Programa de Informática ........................................... 51 4.1.3.5.1 Introducción de Datos ..................................................................................... 51 4.1.3.5.2 Solicitud de Información Ejecutiva .............................................................. 51

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4.1.3.5.3 Sistema de Información General .................................................................. 55 4.1.4 Metodología para Actualizar la Base de Datos ....................................................... 59 4.2 GESTIÓN DEL TIEMPO ......................................................................................... 61 4.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN .................................................................... 64 4.3.1 Análisis de los Involucrados ........................................................................................ 65 4.3.3 Capacitación de Usuarios de Consulta Ejecutiva ........................................................ 69 4.3.2 Capacitación de Usuarios de Consulta General ........................................................... 70 4.3.3 Capacitación de Usuarios Digitadores ......................................................................... 70 4.4 GESTIÓN DE RIESGOS ......................................................................................... 72 4.4.1 Metodología ........................................................................................................... 73 4.4.2 Roles y Responsabilidades ..................................................................................... 75 4.4.3 Periodicidad ........................................................................................................... 76 4.4.4 Categorías de Riesgo ............................................................................................. 76 4.4.5 Probabilidad e Impacto de los Riesgos .................................................................. 77 5. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 81 6. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 86 7. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 89 8. ANEXOS ....................................................................................................................... 90 8.1 ANEXO 1 .................................................................................................................. 91

ACTA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN (PFG) ....................................... 91 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 91

8.2 ANEXO 2 ...................................................................................................................... 96 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PFG ................................................................ 96

8.3 ANEXO 3 .................................................................................................................. 98 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) DEL PFG ............................... 98

8.4 ANEXO 4 ................................................................................................................ 100 CRONOGRAMA DEL PFG ......................................................................................... 100

8.5 ANEXO 5 ................................................................................................................ 102 EJEMPLO DE ................................................................................................................. 102 PLANTILLAS DE RECOLECCION DE DATOS ........................................................ 102

8.6 ANEXO 6 ................................................................................................................ 104 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA .................................................................... 104

8.6.1 Sistema de Recopilación de Datos ........................................................................... 105 8.6.2 Diagrama del Cálculo de Rendimientos ................................................................... 109 8.6.3 Diagrama de Solicitud de Información General ....................................................... 113 8.7 ANEXO 7 .................................................................................................................... 117

FORMULARIOS DE INDICES DE RENDIMIENTOS DE PRODUCCION ............. 117 8.7.1 FORMULARIO: CONCRETOS CONVENCIONALES - OBRA GRIS ............... 118 8.7.2 FORMULARIO: ESTABILIZACION DE TALUDES ........................................... 118 8.7.3 FORMULARIO: EXCAVACION CIELO ABIERTO ............................................ 121 8.7.4 FORMULARIO: EXPLOTACION TAJOS ............................................................. 121 8.7.5 FORMULARIO: PRODUCCION DE AGREGADOS ............................................ 122 8.7.6 FORMULARIO: ESCOMBRERAS......................................................................... 123 8.7.7 FORMULARIO: OBRA CIVIL – EDIFICIOS ........................................................ 123

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8.7.8 FORMULARIO: CAMINOS ................................................................................... 128 8.7.9 FORMULARIO: DIQUES ....................................................................................... 129 8.7.10 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – TUNEL .......................... 130 8.7.11 FORMULARIO: EXCAVACION SUBTERRANEA – POZOS ........................... 132 8.7.12 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – LIMPIEZA DE PISO ............... 134 8.7.13 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – ACERO ARCO ........................ 135 8.7.14 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO ARCO ................ 136 8.7.15 FORMULARIO: REVESTIMIENTO TUNEL – CONCRETO LANZADO ........ 137 8.7.16 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE LOCOMOTORAS ...................... 139 8.7.17 FORMULARIO: CONTROL DE CICLOS DE FORMALETA ............................ 139 8.7.18 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES-CONTRATISTA ..... 140 8.7.19 FORMULARIO: IMPERMEABILIZACION EMBALSES - ICE ........................ 140 8.7.20 FORMULARIO: CORTINA DE IMPERMEABILIZACION ............................... 143 8.7.21 FORMULARIO: INYECCION DE TUNEL ......................................................... 143 8.7.22 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TANQUE DE OSCILACION ... 144 8.7.23 FORMULARIO: MONTAJE ESTRUCTURAL TUBERIA BAJA Y ALTA PRESION. ........................................................................................................................... 145 8.7.24 FORMULARIO: BLINDAJES TUNEL Y POZOS DE ACCESO ........................ 146

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006) ................................................ 14 Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) .............................. 15 Figura 3 Clasificación de los Interesado .......................................................... 68 Figura 4 Estructura de desglose de riesgos (RBS) ......................................... 77

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ÍNDICE DE CUADROS

Tabla Nº 1 Matriz de Involucrados ........................................................................ 66 Tabla Nº 2 Puntuación .......................................................................................... 67 Tabla Nº 3 Clasificación de Involucrados .............................................................. 67 Tabla N° 4 Roles y Responsabilidades ................................................................. 75 Tabla N° 5 Escala de Probabilidades .................................................................... 78 Tabla N° 6 Escala de Impactos ............................................................................. 78 Tabla N° 7 Indicadores de Riesgo, P x I ............................................................... 78 Tabla N° 9 Tabla de Acciones Correctivas ............................................................ 80

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ÍNDICE DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS

ICE, Instituto Costarricense de Electricidad.

CGP, Coordinación General de Proyectos.

CAP, Centro de Apoyo a Proyectos.

PHP, Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.

PMI, Project Management Institute.

EDT, Estructura de Desglose del Trabajo.

RBS, Estructura de Desglose del Riesgo.

UEN, PySA, Unidad Estratégica de Negocios, Proyectos y Servicios Asociados.

MET, Maquinaría, Equipos y Talleres.

SIEPAC, Sistema Interconectado Eléctrico para América Central.

PERT, Cronograma de Actividades

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ÍNDICE DE ABREVIACIONES

M, metros lineales. msnm, metros sobre el nivel del mar. Km2, Kilómetros cuadrados. Km, Kilómetro. a.m, Antes de meridiano. p.m, posterior de meridiano. M3, metros cúbicos. M2, metros cuadrados. Long, longitud. L, litro. Kg. Kilogramo. Min, Minutos de tiempo. Cu, cada uno. N, número. Maq, máquina. Ect, etcétera. Hr, hora Seg. Segundos de tiempo. σ, La desviación estándar.

x , Media aritmética o promedio.

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RESUMEN EJECUTIVO

Desde la creación del ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) se han llevado a cabo proyectos hidroeléctricos, geotérmicos y eólicos. Debido a que no se contaba con una oficina para almacenar o archivar rendimientos de obra, la información generada se fue perdiendo con el paso de los años, por lo que cada vez que un profesional se hacía cargo de una obra, generaba la información con su propio criterio y conforme se daba el avance de obra, procedía a corregir los datos, generando programas y presupuestos poco confiables y por consiguiente pérdidas económicas a la Institución. Es por esta razón que se da la necesidad de establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación de los nuevos proyectos a desarrollar, así como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados y los reales. Para alcanzar el objetivo planteado es necesario como primer paso definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra; además, ubicar en los diferentes proyectos planes piloto para la implementación de los rendimientos de obra establecidos. El grupo de expertos fue seleccionado por los Ingenieros Alexander Solís y Denis Gatgens, el Licenciado Diego Baltodano y el Técnico Rubén Loaiza, los parámetros utilizados para la elección de dicho grupo fue establecer por especialidades (a saber: montaje en casa de máquinas, túneles, excavación etc.) cuales profesionales del grupo cuentan con experiencia en trabajos concluidos. Una vez definida la lista del grupo de especialistas, fue valorada en una reunión con los diferentes Directores de Proyecto para su respectiva aprobación. Después de establecer el plan piloto, se debe crear una metodología para almacenar la información proveniente del campo, una vez documentados los rendimientos de las diferentes obras, se agrupan según sus características para luego separar los rendimientos estratégicos, según las particularidades de la obra, a saber, condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo. Una vez realizado este trabajo se debe determinar cual información le será de utilidad al usuario, estableciendo una nueva metodología para la entrega final de los datos (rendimientos de obra), además debe establecerse la metodología para implementar mejoras a la información base generada. Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos debe establecerse la secuencia a seguir para la capacitación del personal que hará uso de la información documentada.

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Para tales efectos fue necesaria la conformación de plantillas según el tipo de obra las que incluyen rendimientos de materiales y de mano de obra, así como las condiciones geográficas, climáticas y climatológicas del lugar que los generan. La información contenida en estas plantillas, será la entrada principal para el análisis y determinación de rendimientos de obra. Para el proceso de análisis, es necesario definir el Acta de Constitución del Proyecto, el cual define claramente el alcance del trabajo. Adicionalmente, se requiere la configuración del cronograma de trabajo y su respectiva estructura de división de trabajo (EDT). Con la ayuda del cronograma y de la EDT, se genera la Matriz de responsabilidades, asignando a cada entregable de la EDT un responsable. Es importante anotar, que durante el proceso de agrupación de datos, análisis y determinación de los mismos, es necesaria una constante revisión con un grupo de expertos, los que basados en su experiencia validan la información generada. Utilizando los rendimientos relacionados con las características de la obra y las condiciones en que se generó, los planificadores, programadores y presupuestadores del ICE, Sector Energía, tendrán mayor confiabilidad y en sus análisis, optimizarán sus trabajos; adicionalmente, contarán con mayor criterio para la toma de decisiones, y por consiguiente aumentará la competitividad del Sector Energía. En el caso de los ejecutores de obra, les permitirá llevar un control más detallado sobre el avance de sus obras, ya que al comparar rendimientos reales con los expuestos en este informe, puede determinar si su obra está dentro del rango esperado, o bien, sufre algún problema y tiende a desviarse en algún punto en particular. Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser usados como referencia para la apropiada planeación, programación, presupuestación y control de obras.

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1. INTRODUCCIÓN Conforme el ICE (Instituto Costarricense de Electricidad) ha llevado a cabo

proyectos, se han desarrollado habilidades e información que le han permitido al

personal realizar sus labores en forma eficiente. Lamentablemente, la información

referente a rendimientos de mano de obra y de recursos que se ha generado a

través del tiempo ha sido poco documentada, terminando ésta en manos de los

diferentes encargados de obra y otro personal asociado, lo cual implica riesgo de

perderla si el profesional no sigue laborando con el ICE una vez finalizado el

Proyecto en el que se desempeña.

Por lo anterior es que hace varios años atrás, durante la ejecución de proyectos

por parte del ICE, principalmente en lo referente a proyectos hidroeléctricos, se ha

puesto interés en mantener la información referente a rendimientos de mano de

obra, maquinaria y materiales. A partir del P.H. Sandillal, los ingenieros

encargados de obra debían presentar un documento o informe final al terminar sus

trabajos, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos

durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, por

lo que no se tenía existencia de plantillas estandarizadas, no se daba una línea

para definir cuales datos eran estratégicos y por tanto cada responsable de obra

generaba la información con su propio criterio, en general tampoco se daba

referencia a las condiciones climatológicas y geológicas en que se desarrollaba ni

de las técnicas especificas empleadas en el proceso, grupo de captura y análisis.

En el proyecto Sandillal algunos practicantes universitarios llevaron a cabo

estudios específicos de producción y rendimientos, relacionados principalmente

con el desarrollo de la obra civil de la Casa de Máquinas. Sin embargo, los

resultados de estas investigaciones no se archivaron en forma adecuada y luego

de finalizado el proyecto se perdieron.

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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de

recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las

primeras plantillas de recolección. Si bien es cierto se obtuvieron algunos

resultados importantes, los mismos eran deficientes en algunos aspectos como la

determinación de un Análisis Detallado de la Nomenclatura (ADN), que le permita

al usuario escoger la alternativa de información que mejor se ajustara a los nuevos

requerimientos, haciendo falta algunas variables que impedían su aplicación a

otras obras.

El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de

registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se

lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la

excavación del Túnel del P. H. Pirrís.

Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente

a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía

como labor principal, recoger la información generada en el campo, procesarla e

incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los

diferentes rendimientos. Los resultados obtenidos en el P.H. Pirrís son

importantes y demuestran que se puede contar con una base datos sólida que

ayuden al mejoramiento de la ejecución de obras y a la planificación futura.

Actualmente existe interés en la organización, por contar con documentación

referente a rendimientos de obra, que le permita al usuario definir un criterio para

la oportuna toma de decisiones, así como la necesidad de optimizar los

planeamientos y programaciones de los proyectos, de tal forma que sean más

exitosos y dentro de los objetivos previos de alcance, costo, tiempo y calidad.

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Es por este motivo que en el ICE, especialmente en la Coordinación General de

Proyectos, un grupo de profesionales se han preocupado por capturar esta

información creando una Oficina Técnica en cada uno de los proyectos en

desarrollo, con una sede central en el CAP, con el fin de recolectar la información

generada y así proceder a unificarla. Para tales efectos fue necesaria la

conformación de plantillas según el tipo de obra, la que fue elaborada por un grupo

de profesionales especialistas y funcionarios involucrados en la captura y manejo

de este tipo de información y coordinada por la Unidad de Planeamiento y Control

de la Coordinación General de Proyectos (CGP).

Una vez definida la plantilla para cada tipo de obra, es necesario definir la forma

de capturar la información en el campo y de allí incluir la información en una base

de datos acorde a las necesidades, de tal forma que pueda ser puesta en práctica

en las diferentes situaciones que se presentan. Expresado en otras palabras,

cada obra cuenta con características particulares, por lo que es necesario que la

información que se presenta en la base de datos esté referenciada a las

características de la obra de donde proceden, con el fin de utilizar los datos con

mayor veracidad en una futura planificación de obra o para facilitar la

programación de obras o presupuestar. Adicionalmente, esta información le

permitirá al profesional a cargo de obra comparar los rendimientos que está

obteniendo con los rendimientos promedio que se obtuvieron de obras con

características similares o bien compararlos con los datos utilizados en su

planeamiento y hacer las correcciones necesarias.

Debido a que cada obra cuenta con condiciones diferentes gracias a su ubicación

geológica y geográfica y a las técnicas empleadas, se agrupa la información y se

propone establecer una herramienta de consulta por parte de los diferentes

interesados, los que deben indicar las condiciones específicas a las que

representan. En cierta forma debe establecerse un Análisis Detallado de la

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Nomenclatura (ADN), que permita al usuario escoger la alternativa de información

que mejor se ajuste a los nuevos requerimientos.

Es por esta razón, que este trabajo busca establecer un sistema de rendimientos

de obra que sirvan como guía para la planeación, programación y presupuestación

de nuevas obras a desarrollar. Además establecer una herramienta de análisis

que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre

los rendimientos programados y los reales.

Dentro de los procesos que se deben seguir para alcanzar el objetivo expuesto se

tiene:

A partir de las plantillas de recolección de información con que cuenta la

Organización de Proyectos, se determina que información debe incluirse en la

base de datos para luego establecer rendimientos de obra deseados, por lo que es

necesario:

• Definir con los grupos expertos cuales son los rendimientos unitarios que se

consideran estratégicos para la Institución, según el tipo de obra. Además,

ubicar en los diferentes Proyectos planes piloto para la implementación de

los rendimientos de obra establecidos.

• Establecer con los grupos de expertos una metodología para agrupar y

separar los rendimientos estratégicos, según las características particulares

de la obra y las condiciones geológicas, geográficas y climatológicas del

sitio que las generó, así como el equipo utilizado para realizar el trabajo.

• Una vez separados y agrupados los datos se determina cual información le

será de utilidad al usuario, estableciendo una metodología para la entrega

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final de los datos (rendimientos de obra); además de establecer una

metodología para implementar mejoras a la información generada.

• Ya generados los rendimientos de obra, junto con un panel de expertos se

establece una metodología para la capacitación del personal que hará uso

de la información documentada.

Es importante anotar que los documentos que se generen, no pretenden dar

soluciones para los sistemas analizados, sino que son solo datos que pueden ser

usados como referencia para la apropiada planeación, programación,

presupuestación y control de obras.

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2. MARCO TEORICO

Para poder aplicar la Administración de Proyectos es necesario contemplar un

poco la historia del Sector Energía del ICE, así como determinar cuales de los

aspectos de la Administración de Proyectos se tomarán en cuenta para el

desarrollo de este trabajo. Estos aspectos fundamentales se desglosan a

continuación.

2.1 MARCO REFERENCIAL

Como referencia es necesario además de un resumen de la historia del Sector

Energía del ICE, conocer la Misión y Visión del mismo, y de esta forma entender la

importancia que tiene para el Sector Energía contar con armas que permitan su

permanencia en el mercado.

2.1.1 Reseña Histórica

(Según el ICE 2006) El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) fue creado por

el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949 como una institución autónoma, con

personalidad jurídica y patrimonio propio. Está dotado de plena autonomía e

independencia administrativa, técnica y financiera. Le corresponde, por medio de

sus empresas, desarrollar, ejecutar, producir y comercializar todo tipo de servicios

públicos de electricidad y telecomunicaciones, así como actividades o servicios

complementarios a estos.

Como objetivos primarios el ICE debe desarrollar, de manera sostenible, las

fuentes productoras de energía existentes en el país y prestar el servicio de

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electricidad, con el fin de promover el mayor bienestar de los habitantes del país y

fortalecer la economía nacional.

Su creación fue el resultado de una larga lucha de varias generaciones de

costarricenses que procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la

escasez de energía eléctrica presentada en los años 40, y en apego de la

soberanía nacional, en el campo de la explotación de los recursos hidroeléctricos

del país. (ICE 2006)

(Según el ICE 2006) Como Institución encargada del desarrollo de fuentes

productoras de energía eléctrica del país, le fueron encomendadas las siguientes

funciones:

• Solucionar el problema de la escasez de energía eléctrica del país,

mediante la construcción y puesta en servicio de más plantas de energía

hidroeléctrica, con sus correspondientes redes de distribución.

• Promover el desarrollo del país mediante el uso de la energía eléctrica

como fuente de fuerza motriz.

• Procurar la utilización racional de los recursos naturales y terminar con la

explotación destructiva e indiscriminada de estos.

• Conservar y defender los recursos hidráulicos del país, mediante la

protección de las cuencas, fuentes, cauces de los ríos y corrientes de agua.

• Hacer de sus procedimientos técnicos, administrativos y financieros

modelos de eficiencia capaces de garantizar el buen funcionamiento del

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Instituto y que sirvan de norma a otras actividades costarricenses. (ICE

2006)

Para cumplir con las tareas encomendadas, el ICE inició sus labores construyendo

pequeñas plantas Hidroeléctricas entre las que se encuentran Garita, Río Macho,

Cachí. Luego, se dio a la tarea de realizar proyectos grandes como Arenal, y

seguidamente se fueron construyendo plantas hidroeléctricas de acuerdo a las

necesidades del país y a la capacidad de los ríos que las alimentaban, entre las

que se encuentran Corobicí, Ventanas Garita, Sandillal, Mario Echandi (conocida

como Nagatac), complejo Toro (Toro 1 y Toro 2), Angostura, Peñas Blancas,

Cariblanco y en actual construcción Pirrís y Toro 3. Conforme se fueron

construyendo las diferentes plantas hidroeléctricas, fue necesario también la

construcción de líneas de transmisión, las que son responsables de llevar la

energía producida en una planta hidroeléctrica hasta las diferentes subestaciones

en donde la energía eléctrica pasa por un proceso que se encarga de bajar el

voltaje para ser distribuida a los diferentes sectores del territorio Nacional.

Adicionalmente a las plantas Hidroeléctricas, se construyeron plantas de

generación geotérmica denominado Complejo Miravalles y una planta Eólica

denominada Tejona.1

En los primeros años de ejecución de obras, el ICE contaba con personal de

planta que mantenía la información relacionada con procedimientos de ejecución y

rendimientos de obra documentados en forma personal, o bien, como

conocimiento adquirido. Conforme pasaron los años y se fueron generando

nuevas oportunidades de trabajo que resultaban más atractivas para estos

colaboradores, o bien, estos se retiraban por razones personales, por lo que se

1 Técnico Edgar Badilla. Secuencia de Proyectos realizados por el ICE, San Pablo de León Cortés, agosto 2006, “comunicación personal”

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fueron perdiendo no solo el recurso humano de alta experiencia, sino que

además, todos los conocimientos adquiridos.

Lamentablemente en muchos de los casos, los profesionales y capataces de

nuevo ingreso, debían en el mejor de los casos consultar a expertos sobre ciertos

rendimientos de obra e ir generando su propia base de datos, o en su defecto,

programar según su propia experiencia e ir corrigiendo su base de datos; lo que

resultaba costoso a la Institución a la vez de que se invertía mucho tiempo por

parte del programador o de la persona que tenía a cargo la ejecución de una obra

en particular. Como cada profesional debía buscar su propia lista de rendimientos,

la guardaba celosamente hasta el punto de llevársela en el momento de dejar la

Institución.

Es por esta razón, que a partir del P.H. Sandillal, se estableció la necesidad de

solicitarles a los ingenieros encargados de obra un informe final al terminar sus

obras, el que debía incluir entre otros un listado con los rendimientos obtenidos

durante el proceso constructivo. Sin embargo, el proceso no fue estructurado, y no

contaba con plantillas estandarizadas necesarias para la homogenización de la

información. Además, no se daba una línea para definir cuales datos eran

estratégicos y por tanto cada responsable de obra generaba la información con su

propio criterio, y en general, tampoco se daba referencia a las condiciones

climatológicas y geológicas en que se desarrollaba, ni de las técnicas específicas

empleadas en el proceso. En el Proyecto Sandillal algunos practicantes

universitarios llevaron a cabo estudios específicos de producción y rendimientos,

relacionados principalmente con el desarrollo de la obra civil de la Casa de

Máquinas; sin embargo, los resultados de estas investigaciones no se archivaron

en forma adecuada y luego de finalizado el proyecto se perdieron2.

2 Ing. Alexander Solís Barboza, Necesidad de recolección de datos, CGP, agosto 2006, “comunicación personal”

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En el proyecto Túnel de Excedencias de Río Macho se inicio un proceso de

recolección de información en las obras subterráneas, estableciéndose las

primeras plantillas de recolección.

El análisis de Río Macho permitió hacer modificaciones para el establecimiento de

registros diferentes en el P. H. Angostura, y al final de la excavación del túnel se

lograron obtener rendimientos unitarios que ayudaron en la planificación de la

excavación del Túnel del P. H. Pirrís.

Después, en el P.H. Pirrís se determinó que para unificar la información referente

a rendimientos, era necesario la creación de una Oficina Técnica, la que tenía

como labor principal recoger la información generada en el campo, procesarla e

incluirla en una hoja electrónica, con el fin de obtener datos promedio de los

diferentes rendimientos.

En la actualidad, para la planificación de obras dentro de los diferentes proyectos

se utiliza la información que se ha generado en las Oficinas Técnicas.

Adicionalmente, es de gran interés para la organización lograr que cada proyecto

utilice plantillas unificadas y se pueda a corto plazo tener información valiosa que

produzca proyectos mucho más exitosos y dentro de los objetivos previstos de

costo, tiempo y calidad.

2.2.1 Misión y Visión

El ICE cuenta con dos grandes áreas de Negocio. Telecomunicaciones y Energía.

Cuenta además con una Visión y Misión para toda la organización, así como

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Misión y Visión para cada una de sus grandes áreas de negocio, por lo que nos

enfocaremos al Área de Negocio de Energía. (ICE, 2006).

Misión Sector Electricidad

"Mejorar la calidad de vida y el desarrollo económico y social, a través de un

servicio de electricidad que supera las expectativas de bienestar, comodidad y

progreso de todos los costarricenses." (ICE, 2006)

Visión Sector Electricidad

”Constituirse en la mejor empresa eléctrica de América con respecto a la calidad,

continuidad, solidaridad, universalidad y precio competitivo del servicio, a la

satisfacción de los clientes, al desarrollo sostenible de los recursos energéticos

renovables y al manejo del medio ambiente; y ser reconocida como un factor

fundamental para el desarrollo económico y social del país, como un símbolo de la

capacidad y la democracia costarricense y como un líder de la integración eléctrica

de América Central.” (ICE, 2006).

Estructura Organizacional Sector Electricidad

La estructura organizacional de la institución donde se enumera cada uno de los

elementos principales que la componen, se presenta en la figura 1.

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Figura 1 Estructura Organizacional (ICE 2006) Organización del Área de Proyectos

Estructura organizacional.

La Subgerencia del Sector Electricidad se dividió en seis Unidades Estratégicas

de Negocios entre las que se encuentra la Unidad Estratégica de Negocios de

Proyectos y Servicios Asociados que normalmente se conoce como UEN PySA.

En esta UEN, se realizan los siguientes trabajos:

• Planeamiento de Proyectos (hidráulicos, eólicos, térmicos, geotérmicos)

• Control de Inversiones

15

• Construcción de proyectos de generación eléctrica que incluye además de

la construcción el transporte (líneas de transmisión eléctrica) y la

modernización de los proyectos existentes

• Servicios asociados, entre los que están: diseño de obras, estudios

hidráulicos, estudios hidrológicos, estudios geotérmicos, geotécnicos y

dibujo.

• Maquinaria, equipo y Talleres, conocido como MET.

Como estrategia fundamental para la construcción de proyectos de generación

eléctrica, se encuentra la Coordinación General de Proyectos, en la que se

agrupa la dirección general de todos los proyectos, se aprueban presupuestos,

estructuras organizacionales, se brinda apoyo en lo referente a los Sistemas de

Información, se analizan los avances de cada uno de los proyectos en ejecución,

ya sean Líneas de Transmisión o Proyectos Hidroeléctricos, da apoyo a los

proyectos existentes en cuanto a la modernización de los mismos, adicionalmente,

coordina todos los procesos de cierre y puesta en marcha de los proyectos

ejecutados.

CGP

Salud Ocupacional Gestión del Sistema

Gestión de Producción Planeamiento y control

Coordinado de proyectos de transmisión

Proyectos de transmisión…n

Proyectos de generación…n

CAP MET

Figura 2 Estructura Organizacional del CGP (CAP, 2006) Fuente: Coordinación General de Proyectos (CGP)

16

Misión Proyectos “Dirigir la fase de ejecución de los proyectos para la industria eléctrica y otros

asignados por la Administración Superior, por medio de un equipo de trabajo

competente, con el fin de satisfacer las expectativas de nuestros clientes”

Visión Proyectos “Ser una organización líder en el desarrollo de proyectos, creativa y con capacidad

de adaptación a los cambios del entorno, cuyo pilar fundamental es su recurso

humano.

Mercado Clave

Dentro del ICE, en el sector Energía (Electricidad) muchas son las personas que

de alguna forma son usuarios de rendimientos de obras. A continuación se

presenta un listado de los grupos de interés.

Como Clientes Directos:

El Patrocinador: Coordinador General de Proyectos

Encargados de Programación de Obras en el ICE

Encargados de Presupuestar Obras en el ICE

Profesionales encargados de Obra

Jefes de Departamento de Construcción en Proyectos del ICE

Encargados de Planeamiento y Control de Obras

Directores de Proyectos de Generación Eléctrica y de Transición

Como Clientes Indirectos:

Encargados de Seguimiento y Control de Obras

17

Unidad de Ingeniería Económica de la Unidad Estratégica de Negocios –

Proyectos y Servicios Asociados (UEN – PySA)

Unidad Estratégica de Negocios –Proyectos y Servicios (UEN-PySA)

2.2 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Según Chamoun (2005) la Administración de Proyectos se define como la

aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las

actividades de un proyecto con el fin de satisfacer las expectativas de los

involucrados. Define además como involucrados a todas aquellas organizaciones

y personas que de alguna forma serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo

del proyecto.

Se puede resumir la aplicación de los conceptos de la Administración de

Proyectos (AP) de la siguiente forma:

• Desde el punto de vista de la organización busca una posición competitiva

dentro del mercado existente, ya que la aplicación de herramientas y

técnicas generan resultados más rápidos, listado de lecciones aprendidas,

cronogramas y flujos de trabajo, registros de riesgos que facilitan la toma de

decisiones.

• Fomenta la creación de equipos de trabajo, así como la definición clara de

los alcances de cada uno de los trabajos por elaborar, mejora la

comunicación, lo que facilita el seguimiento y control de las obras. Además,

elimina los roces entre los miembros del equipo de proyecto por tareas mal

definidas.

18

• Para el o los clientes se genera un ambiente de confianza, al definirse

claramente cuáles son las expectativas del cliente, tomando en cuenta tres

factores clave, a saber, tiempo, costo y calidad.

2.2.1 Gestión del Alcance

Chamoun (2005) define el alcance de un proyecto como todo el trabajo que se

debe realizar para entregar un producto o servicio con las características y

funciones especificadas.

El PMI 2004 define la Gestión del Alcance como los procesos necesarios para

asegurar que un proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo

requerido, para completar el proyecto con éxito.

Como parte de los efectos particulares de este trabajo se tomará en cuenta para el

Plan del Proyecto, la definición de los Objetivos Generales y Específicos, la

definición del Alcance, en donde se detallan los diferentes entregables y sus

respectivas restricciones, así como la Estructura Detallada del Trabajo EDT o

WBS (por sus siglas en ingles), y como último proceso se realizará un sistema de

control de cambios.

Una vez aplicados los procesos anteriormente enunciados, se obtendrán como

resultado los rendimientos de obra estratégicos, los que según el panel de

expertos son necesarios para establecer un sistema de rendimientos de obra que

sirvan como guía a la planeación, programación y presupuestación de nuevas

obras a desarrollar. Adicionalmente, se establecerá una herramienta de análisis

que le permita al profesional a cargo de la ejecución realizar comparaciones entre

los rendimientos programados y los reales.

19

Esto permitirá al ICE documentar información valiosa para la toma de decisiones,

tanto en el proceso de planificación y programación de obras, como en el proceso

de control y seguimiento de las obras en ejecución.

En la actualidad, para llevar a cabo la planificación y programación de proyectos,

se toman datos generales de rendimientos de obras; por ejemplo, metros lineales

por día de 24 horas de excavación de túnel, o metros cúbicos por hora de

excavación a cielo abierto, según el tipo de equipo que se utiliza para la

excavación. Los datos con que se cuentan son promedios, a los que no se les ha

realizado ningún tipo de análisis. Además, no se conocen las particularidades de

donde procede la información, tales como si el trabajo se hace con la presencia de

agua, cual es la ubicación del nivel freático, el tipo de pala utilizado para la

excavación, o el tipo de broca para la perforación, entre otros.

Al contar con rendimientos debidamente documentados y seleccionados según las

características de la obra de donde proceden, se pueden planificar proyectos con

un menor grado de incertidumbre, lo que generará una mejor distribución de los

recursos y por consiguiente le permitirá al ICE aumentar la competitividad en el

Sector Energía.

Gracias a la continuidad en la ejecución de obras de construcción, y a las mejoras

en los procesos constructivos, es necesario llevar a cabo el proceso de

actualización de los datos, ya que con esta actualización se generarán nuevos

rendimientos de obra (o rendimientos actualizados). Ésta actualización de la

información estará a cargo de los inspectores de obra (quienes son colaboradores

de nivel administrativo, encargados de la colecta de información en el campo) y se

realizará diariamente conforme se ejecuten las diferentes tareas.

20

La información será desplegada en el Intranet por se ésta un sitio web propio de la

organización, a disposición de los usuarios que la necesiten. Dependiendo del

tipo de información que sea necesaria, se deberá ingresar una clave, la que será

designada por la Oficina de Índices de Producción, esto con el fin de evitar que

todos los visitantes del programa tengan acceso a la base de datos.

La información desplegada podrá ser imprimida o almacenada para futuros

análisis.

2.3.1 Gestión del Tiempo

Es el proceso de gestionar el lapso desde que inicia el proyecto hasta que se da el

cierre del mismo, en otras palabras, es el periodo que se necesita para el ciclo del

vida del proyecto. Es en este periodo que se define la necesidad como proceso

inicial, se genera el enunciado del alcance de los trabajos, se realiza un plan, se

ejecuta, se llevan a cabo gestión de seguimiento y control, se aprueban los

entregables y se da cierre como proceso final.

En lo referente al Plan de Proyecto se establece lo siguiente:

• Definición de las actividades que deben ser realizadas para lograr los

objetivos del proyecto.

• Se identifica la secuencia de cada una de las actividades, así como el orden

a seguir para la ejecución de cada una de ellas.

• Se establece la duración de cada uno de los entregables para cumplir con

los objetivos del plan de trabajo.

• Se desarrolla el cronograma de trabajo tomando en cuenta el enunciado del

alcance del Proyecto y la lista de actividades.

21

Con respecto al aporte que brinda el presente trabajo al ICE, se determina que al

contar con un sistema de rendimientos de obra seleccionado y agrupado según las

características particulares del sitio que genera la información, le permite al

planificador tener mayor confianza en los cálculos que realiza; por consiguiente, le

permite la optimización de los tiempos de ejecución que se estiman para el

proyecto en particular. Esto es de gran ayuda en los casos en los que se

determina cuál proyecto del portafolio de proyectos es el próximo por realizar

según las prioridades de la Organización. Tomando en cuenta que estamos a las

puertas de la apertura de mercado del Sector Eléctrico, para la organización es de

suma importancia el manejo claro y preciso de la información, así como el

conocimiento basado en experiencias anteriores, ya que estos le brindan a la

Institución una importante ventaja competitiva pues de antemano puede

establecer con mayor exactitud los tiempos para ejecutar una determinada tarea

tomando en cuenta diferentes panoramas, por ejemplo diferentes estados del

clima, diferentes jornadas así como la cantidad de personal idóneo para ejecutar la

tarea en particular, o bien, le brindarán la información para que pueda realizar los

programas generales de los diferentes proyectos, permitiéndole priorizar obras

según las necesidades energéticas del país.

En lo referente al seguimiento y control de obras, le permitirá al encargado

analizar en qué parte del proceso se presentan problemas. Si al comparar los

rendimientos de obra obtenidos en el campo con los rendimientos que despliega el

presente estudio, se observan variaciones significativas según el criterio del

profesional, podrá hacer un alto en el camino y analizar el proceso, determinando

en qué parte del mismo se encuentra el problema para corregirlo lo antes posible.

Esto permite una optimización del tiempo de ejecución y disminución en los

costos.

22

El profesional a cargo de la obra tendrá la posibilidad de revisar los avances de la

misma como un todo (por ejemplo Casa de Máquinas), o de una tarea en

particular (por ejemplo. Cimientos). Adicionalmente, podrá revisar avances

acumulados, avances de un periodo específico, avances acumulados

programados y avances de un periodo programados, lo que le permitirá tener

mayor control de su obra y a la vez determinar las causas de las variaciones que

se obtengan entre lo programado y lo real.

Adicionalmente, al contar con herramientas para comparar los tiempos

programados con los reales, se permite determinar tiempos optimistas, así como

los pesimistas, pudiendo generar un análisis de sensibilidad y de confiabilidad del

programa en general o del programa de una obra específica, por ejemplo

excavación.

Poder contar con información exacta sobre el avance de una obra, le brinda al

profesional a cargo de la obra y su equipo las herramientas necesarias para

analizar el proceso constructivo, así como la posibilidad de poder discutir los

resultados obtenidos junto con el personal de obra, a saber, encargado de frente,

capataz, inspectores, y demás personal que se considere necesario, tomar las

acciones pertinentes, incrementar las responsabilidades según sea el caso y por

supuesto, mejorar la comunicación entre las partes.

2.2.4 Gestión de la Comunicación

Se define como Comunicación todos los procesos necesarios para asegurar – en

tiempo y forma - la generación, recolección distribución, almacenamiento,

recuperación y disposición final de toda la información que forma parte del

proyecto. (PMI, 2004; Chamoun, 2005).

23

Para la elaboración del presente Plan, se debe gestionar de manera efectiva la

comunicación debido a que la información necesaria para la elaboración del

proyecto es generada en campo y/o dada por juicio de expertos.

Para la planificación de la comunicación se tomarán en cuenta los factores

ambientales de la empresa, así como la tecnología de las comunicaciones con que

cuenta la Institución.

Durante el proceso de recolección, agrupamiento y análisis de datos para la

determinación de los rendimientos, se tomará en cuenta la opinión de un panel de

expertos, así como las necesidades relacionadas a rendimientos de obra de

algunos involucrados clave, puesto que la información resultante pretende

satisfacer las necesidades de los usuarios del ICE.

Al contar con rendimientos de obra que se ajustan a las características

particulares de un nuevo proyecto, le permite al responsable de planificar o

programar, documentar con exactitud cuáles fueron las suposiciones realizadas,

tener claro de donde extrajo los datos usados; lo que permite identificar

responsables en los casos en que se presenten dudas o cambios.

Con respecto al seguimiento y control de las obras, se facilita la comunicación, ya

que se cuenta con la información documentada, la que no depende de

suposiciones realizadas con criterios propios que varían según el profesional y su

experiencia. En los casos en que se presenten variaciones significativas según el

programa de la obra, se cuenta con bases de datos para indicarle al personal que

labora en la ejecución del trabajo el atraso en el que se incurre, o bien, felicitarlo

por mejorar el proceso y disminuir los tiempos de ejecución.

24

2.2.4.1 Manejo de la Información, Lineamientos

Con el establecimiento del programa se generan los lineamientos con que se

manejará la información, mejorando la comunicación entre los diferentes usuarios,

ya sean encargados de obras, encargados de la planificación de obras,

encargados de la programación de obras y los encargados de custodiar la

información. Esto le permite a las partes tener las reglas claras para el correcto

uso de la información brindada.

Como lineamientos se establecen los siguientes:

2.2.4.2 Recopilación y Procesamiento de la Información

Para la recopilación de la información, se hace necesario hacer uso de los

diferentes canales de información, los que dependen en gran medida de la

cantidad de usuarios con que se cuenten.

Entre los factores que pueden afectar la comunicación del proyecto se encuentran:

• La urgencia de la necesidad de información, ya que el éxito depende de

tener información actualizada con frecuencia, y disponible al momento.

(PMI 2004)

• La disponibilidad de la tecnología.

• El personal del proyecto, que aunque cuente con experiencia se requerirá

formación.

• El entorno del proyecto.

Para un buen entendimiento entre las partes, se recomienda seguir los siguientes

pasos:

25

• Los inspectores de obras serán las personas encargadas de recolectar

la información. El inspector de obra le entrega la plantilla o formulario

de recolección de datos al encargado de incluir la información

(digitador) en la base de datos del sistema de rendimientos de obra, el

que se encuentra conectado en línea con el resto de las oficinas de

Proyectos. Si no se encuentran “en línea” con el sistema, deberá

digitar la información y remitirla siguiendo la línea de mando

correspondiente a la Oficina de índices de producción del proyecto en

el que se encuentren, para que estos a su vez la ingresen al sistema

de rendimientos de obra.

• En el caso en que no se cuente con dicha oficina, el Profesional

encargado de la obra remitirá la información al CAP para ser ingresada

al sistema por parte de Oficina de Administración de Índice de

Producción.

• El digitador designado en la obra estará debidamente autorizado, por

medio de clave; además, estará autorizado a realizar las correcciones

pertinentes, para lo que se establece un periodo de dos semanas

después de ingresada la información. Ésta corrección debe ser

notificada por medio de correo electrónico a los miembros de la OAIP

del CAP.

• En el caso en que se detecte un error pasado el plazo establecido

anteriormente, se debe informar a la Oficina de Índices de Producción,

para que se gire una autorización temporal al digitador con el fin de que

se realicen las correcciones necesarias. Una vez pasado el tiempo

establecido, no se podrá tener acceso a la base de datos del Sistema

de Rendimientos.

26

• Una vez recibida la información en la Oficina de Índices de Producción

ubicada en el CAP, se procesarán los datos, luego se pondrán a

disposición de todos los usuarios por medio de la Intranet,

adicionalmente, cuando se requiera se le podrá aplicar un modelo de

análisis estadístico con el cual se determinara la media, la desviación

estándar y la varianza entre otros.

2.2.4.3 Distribución de la información

La distribución de la información implica poner la información necesaria a

disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. (PMBOK 2004)

La distribución de la información en este caso se llevará a cabo por medio del

software propuesto, adicionalmente, se deben tener a todos los proyectos del ICE

en línea para que puedan hacer uso del programa con las actualizaciones diarias

(o ingreso diario de datos) que se generan en cada obra.

2.2.4.4 Involucrados

Como usuarios podemos separarlos entre dos grandes grupos:

a. Emisores, dentro de este grupo se encuentran los inspectores que

recolectan la información, los digitadores en obra, el personal de las Oficias

de Tecnologías de Información relacionados con la creación del software.

Estos cuentan con la responsabilidad de hacer que la información sea clara

y completa, para que el receptor pueda recibirla correctamente. (PMBOK

2004). Deberá realizarse un monitoreo por parte de la Oficina de Indicies de

27

Producción, a los diferentes centros de recolección para verificar la calidad

de la información.

b. Receptores, entre los que se encuentran el resto de usuarios del programa.

Los que deben indicar a las Oficinas de Tecnologías de Información si

encuentran problemas al accesar el programa, por medio de nota (puede

ser por e-mail), para que sean corregidas con la mayor brevedad posible,

asegurándose así de que los usuarios reciban la información correcta en el

momento adecuado.

Desglosando los dos grandes grupos de usuarios de la información que genera el

Sistema de Rendimientos se tienen a los siguientes:

• Coordinador de inspectores en los proyectos.

• Ingenieros encargados de obra.

• Personal de las Oficinas de Índices de Producción del CAP.

• Encargados de la Planificación de obras del ICE.

• Encargados de la Programación de Obras del ICE.

• Personal de las Oficinas de Tecnologías de Información de los

diferentes proyectos y del CAP.

• Personal de las Oficinas de Planeamiento y Control.

• Directores de Proyectos

• Jefatura y asistentes de la UEN PySA del Sector Energía

Para el correcto uso y aprovechamiento de la información generada, será

necesario brindar capacitación a los diferentes usuarios, la que se describe más

adelante.

28

2.2.4.5 Acceso de los Usuarios

El software propuesto permite el acceso a la información de un proyecto en

particular a usuarios provenientes de oficinas de otros Centros Funcionales, lo que

facilita el intercambio de la información, y asegura que las personas correctas

reciban la información que corresponde en el momento adecuado (PMBOK 2004)

Debido a la necesidad de generar cambios, impresión de reportes, establecer qué

tipo de reportes generar, se presenta la siguiente categorización de usuarios:

• Solo tienen acceso a visualizar datos los digitadores y coordinador de

Inspectores de Obra.

• Tienen acceso a la impresión de reportes: todos los usuarios a

excepción de los inspectores de obra y los digitadores.

• Tienen acceso a realizar correcciones en la base de datos: digitadores

en obra.

• Tienen acceso a realizar modificaciones en el Sistema de

Rendimientos de Obra: personal de Tecnologías de Información del

CAP.

2.2.5 Gestión de Riesgos

Un riesgo de un proyecto es un evento o condición incierto que, si se produce,

tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto. (PMI

2004)

29

Los objetivos de la Gestión de Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad

y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de

los eventos adversos para el proyecto. (PMI 2004)

La Gestión de Riesgos incluye los procesos relacionados con la planificación de

los riesgos, la identificación y análisis de riesgos, así como las respuestas a los

riesgos. En este trabajo se tomarán en cuenta los siguientes procesos de la

Gestión de riesgos:

• Identificación de los riesgos, para lo cual se determinarán los riesgos

que pueden afectar el proyecto y se documentarán sus características.

• Análisis cualitativo de riesgos, en este caso se priorizan los riesgos

evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto.

• Conociendo el rumbo que lleva la Institución y la necesidad de contar

con herramientas que le faciliten la competencia con otras empresas,

inclusive transnacionales, se debe buscar la forma de reducir la

incertidumbre que se genera en el cálculo de los programas de obra,

para lo cual el sistema de rendimientos analiza los siguientes riesgos:

los relacionados con el sistema informático; no existe claridad entre las

necesidades de los usuarios y el diseñador; no se cuente en obra con

el equipo necesario; la capacitación para el correcto uso del software

no está de acuerdo a las necesidades de los usuarios; generación de

problemas técnicos con el sistema de computo; la información que

brinda la plantilla de resultados no revela las necesidades de los

usuarios, entre otros.

30

• Con respecto a los digitadores, se puede mencionar: al digitador se

sobre asigne con responsabilidades por lo que no se le brinde el

tiempo necesario para introducir la información en el sistema; los

inspectores de obra no entreguen la información diariamente al

digitador; los formularios de campo se reciben incompletos.

• Con respecto a los usuarios finales de la información (clientes): no se

conoce el significado de los términos estadísticos.

31

3 MARCO METODOLÓGICO

Para el desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, se utilizará la metodología que

presenta el PMI (2004), además de otras técnicas y herramientas que facilitan el

procesamiento de la información y la presentación de los resultados obtenidos.

3.1 Investigación Documental

Para la ejecución de este proyecto se utilizará el método de Análisis y Síntesis

(Muñoz, 1998), que se compone por la separación de las partes de un todo para

ser analizadas individualmente, para luego hacer una reunión racional de los

elementos separados sintetizándolo como un todo.

Debido a la necesidad de recolectar la información referente a rendimientos de

Mano de Obra en los diferentes proyectos, el ICE cuenta con plantillas

estandarizadas, (ver anexo 3), que recopilan, los datos que servirán de base para

el desarrollo del proyecto.

3.2 Investigación de Campo

En la actualidad las oficinas técnicas de los diferentes proyectos recolectan la

información relacionada con la duración de las diferentes actividades, la cantidad

de materiales necesarios para llevar a cabo las diferentes labores, así como la

cantidad de personal que se requirió para realizar el trabajo en referencia. Una

vez recolectada esta información, se incluye en una base de datos para su

respectivo análisis.

32

El proceso para la recolección es el siguiente:

• La Oficina Técnica de cada Proyecto recibe los formularios por parte de la

Oficina de Índices de la Producción del CAP, dichos formularios o plantillas

ya han sido avalados por el panel de expertos.

• La Oficina Técnica de cada Proyecto específico distribuye las plantillas a los

inspectores de los frentes de trabajo, los que han sido capacitados

debidamente, con el fin de que las plantillas sean completadas con la

información de forma veraz y oportuna.

• Las plantillas se deben llenar diariamente y por turnos. En las obras que se

trabajen dos turnos, se deben llenar dos plantillas, por una tarea específica.

Por ejemplo, colocación de pernos, se llena una plantilla por turno sobre la

misma actividad.

• Una vez llena la plantilla, al finalizar el turno, se deben entregar al

coordinador de los inspectores en la obra, con el fin de que la información

digitada sea debidamente ingresada en el sistema. Es recomendable que

la información se digite en el frente de trabajo, ya que esto agiliza la

inclusión de la información en el sistema, y por ende el despliegue de

resultados para la toma de decisiones.

• Con la información que se genera en el campo, el sistema establece los

rendimientos de obra que posteriormente serán analizados por un grupo de

expertos. Adicionalmente, la información que despliega el sistema le sirve

al Ingeniero del frente para determinar el estado y avance en que se

encuentra su obra, pudiendo determinar a corto plazo, si se presentan

actividades que puedan poner en riesgo el avance y el costo de la misma.

Este grupo de herramientas permite tanto al ingeniero de obra como al

personal de Planeamiento y Control atacar en forma inmediata los riesgos

con impacto negativos y fomentar aquellos que generan un impacto positivo

en los principales objetivos del frente de trabajo.

33

Se realizarán consultas a las diferentes Oficinas Técnicas ubicadas en algunos de

los proyectos de generación que se encuentran en ejecución, así como visitas a la

Oficina de Índices de Precios ubicada en el Centro de Apoyo a Proyectos (CAP).

3.3 Análisis Estadístico

Después de recopilar la información procedente de las plantillas antes

mencionadas, se procede con el ordenamiento de las mismas según sus

características.

Es recomendable recurrir a un análisis estadístico, ya que esto nos genera los

procedimientos válidos y confiables para analizar los hechos que se repiten y

permite hacer inferencias acerca de ellos aunque sean datos variables.

Es importante anotar que en el análisis e interpretación de los datos estadísticos

que provienen de variables cuantitativas, es muy valioso disponer de elementos

descriptivos que den información acerca de tres aspectos:

• La forma o patrón de los datos.

• La posición de la distribución, o sea, alrededor de que valor se tienden a

concentrar los datos (valores centrales).

• La dispersión de los datos alrededor de los valores centrales o promedios

(variabilidad). (Gómez Barrantes, 2000)

Los datos en los que se realiza el análisis pueden estar disponibles

individualmente para lo cual se recomienda el uso de las tres medidas de posición

de mayor importancia:

34

• La moda: ésta medida de posición se asocia con el valor más común, más

típico o más frecuente en el conjunto de datos, se define como el valor al

cual corresponde la mayor frecuencia.

• La mediana: se define como el valor central de una serie de datos

ordenados o, más específicamente, como el valor tal que no más de la

mitad de las observaciones son menores que el y no más de la mitad, son

mayores. Esto es lo mismo que decir que el 50% de las observaciones son

menores o igual y que el otro 50% son mayores o igual. En una serie

ordenada de datos, la posición de la mediana se calcula con la siguiente

fórmula: (n+1)/2, donde n es la cantidad de datos y el resultado es la

posición de la mediana.

• Media aritmética o promedio (x): Es el resultado que se obtiene al dividir la

suma de sus valores entre el número de ellos. (Gómez Barrantes, 2000)

Los datos estadísticos presentan variabilidad debido a su origen por lo que es

justificada la importancia de su medición, para lo cual se hará uso de la

desviación estándar y de la varianza:

• La desviación estándar (σ) nos indica cuanto se alejan en promedio, las

observaciones del conjunto. Es la medida de dispersión más usada en

estadística, tanto en aspectos descriptivos como analíticos. La desviación

estándar del promedio se denomina error estándar del promedio. En otras

palabras, el error estándar mide la variabilidad del promedio.

• La varianza (σ ²) es el cuadrado de la desviación estándar. (Gómez

Barrantes, 2000)

35

Una vez ordenada la información, los datos se deben someter a un análisis

estadístico en el que se realicen los siguientes procesos:

• Muestreo, el que actualmente se realiza llenando las plantillas facilitadas

por la Oficina de Índices de Precios del CAP.

• Se toma toda la muestra, se le aplica el análisis estadístico determinando

la desviación estándar, la varianza, el promedio, la moda y la media. Con

esto se procede a determinar cuál será el grado de confiabilidad que se

quiere.

• Determinado el grado de confiabilidad (puede ser el 75%, 85% o inclusive

el 99%), se eliminan los datos que quedan fuera del rango de confiabilidad,

según la Campana de Gauss.

• Eliminados de la muestra los datos que dispersan los resultados, se

procede a un nuevo análisis, obteniéndose en este punto el valor que

representa mayor confiabilidad al tipo de rendimiento que se necesita,

según sea el caso.

Como prueba del software, antes de presentar a los diferentes interesados los

rendimientos obtenidos, se debe realizar un análisis en conjunto con un grupo de

expertos. Una vez aprobados por parte del grupo de expertos, los valores de los

diferentes rendimientos, se procedería con la distribución de la información a todos

los interesados del Sector Energía. Para efectos de este trabajo, se establecerán

los procedimientos necesarios para agrupar los datos según las características de

cada rendimiento, así como las unidades de medida que se les asignarán.

Adicionalmente, se buscará información sobre los diferentes software estadísticos

y se recomendarán algunos para el respectivo análisis.

En el mercado existen muchos programas dedicados a la estimación de los datos

estadísticos, de los cuales se puede hacer uso.

36

3.4 Procesos para la Ejecución del Proyecto

La secuencia de Tareas y Entregables necesarios para la ejecución del proyecto,

quedará debidamente establecida en el cronograma de actividades (PERT). Con

base en esta información se elaborará la Estructura de División de Trabajo (EDT),

indicando los responsables en cada uno de los entregables.

Como resultado final, se contará con un listado de Rendimientos de Obra

relacionados con la condición geográfica y climatológica del lugar que dio origen a

los datos procesados.

A continuación se describen las técnicas y Herramientas necesarias para el

desarrollo del Proyecto.

3.5 Acta de Constitución del Proyecto

Es un documento emitido por el iniciador del proyecto, que autoriza formalmente la

existencia del proyecto, y se confiere al director de proyectos la autoridad para

aplicar los recursos de la Organización a las actividades del Proyecto (PMI, 2004).

3.6 Estructura de División del Trabajo (EDT)

Es una descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable

relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo de proyecto, para lograr los

objetivos que han sido definidos (PMI 2004).

37

3.7 Cronograma del Proyecto

Analiza las secuencias de las actividades, la duración de las mismas, los

requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma

del proyecto (PMI, 2004).

3.8 Diagrama de GANT

Es la representación gráfica de información relacionada con el cronograma,

también se conoce como diagrama de barras (PMI, 2004)

3.9 Matriz de Responsabilidades

Es una estructura que relaciona la estructura de desglose de la organización con

la estructura de desglose de trabajo para ayudar a garantizar que cada

componente del alcance del proyecto se asigne a una persona responsable (PMI,

2004)

3.10 Juicio de Expertos

Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área determinada.

Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con

educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada y

puede obtenerse de numerosas fuentes, dentro o fuera de la organización (PMI,

2004).

3.11 Validación de los Resultados

Una vez que se haya analizado y procesado la información, será debidamente

revisada por un panel de expertos, adicionalmente, se generará una metodología

38

para la implementación de mejoras, así como actualizaciones y sus

correspondientes fechas según se va generando información en los diferentes

proyectos en ejecución en el ICE, Sector Energía.

39

4. DESARROLLO

En este apartado es donde se pone en práctica todos los conceptos mencionados

anteriormente, siempre buscando instalar la metodología de Administración de

Proyectos en los procesos del Sector Energía del ICE.

4.1 GESTION DEL ALCANCE

La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para asegurarse que el

proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para

completar el proyecto satisfactoriamente (PMI 2004).

A continuación se presenta la definición del alcance para este trabajo:

Establecer un sistema de rendimientos de obra que sirvan como guía para la

planeación, programación, presupuestación de nuevas obras a desarrollar, así

como establecer una herramienta de análisis, que le permita al profesional a

cargo de la ejecución realizar comparaciones entre los rendimientos programados

y los reales.

4.1.2 Sistema de Recopilación de Datos

En la actualidad, existen plantillas para la recolección de la información que

alimentará la base de datos. Las plantillas fueron diseñadas y revisadas por un

grupo de expertos, conforme se han puesto en práctica, se han detectado

necesidades de corrección, las que se han realizado según el caso.

La introducción de información en la base de datos debe realizarse en la obra

(mientras la obra lo permita), y el trabajo recaerá en un inspector designado para

40

efectuar esta labor, el computador en el cual se ingrese la información debe estar

conectado en línea con el proyecto al que pertenece, y con el resto de usuarios de

programa. En caso en que se detecte algún error en la información ingresada al

sistema, será el mismo inspector el que realice la corrección en un periodo no

mayor a 30 días naturales. Si se encuentra un error pasado este periodo, el

inspector deberá solicitar al departamento de Tecnologías de Información una

autorización por medio de clave para realizar cualquier corrección. En este caso,

se contará desde que se vence el periodo anterior, hasta pasado tres meses

después de finalizada la obra.

En el caso en que no se cuente con posibilidades en el sitio de obra para ingresar

la información a la base de datos, la Oficina Técnica del proyecto capturará la

información que viene de campo, y será la responsable de designar a quien realice

la inserción de la información.

Cada Inspector de Obra encargado de digitar los datos obtenidos en el campo

deberá contar con una clave de acceso, esto porque cada obra cuenta con

rendimientos y características diferentes y se debe asegurar que la información se

incluya en la obra correspondiente.

Para cumplir con lo especificado anteriormente, se propone el siguiente flujo:

� Hoja de presentación, la que será definida por el departamento de Tecnologías

de Información en conjunto con el grupo de expertos.

⇒ Ingresar tipo de usuario (en este caso inspector)

� Nombre del inspector

� Nombre del proyecto específico

� Nombre de la Obra

41

� Fecha en que ingresa al programa

� Clave del usuario

� Si desea incluir información (1)

� Realizar correcciones (2)

� Rendimientos (3)

Si la escogencia es (1) “desea incluir información)

� Fecha de introducción de datos

� Tipo de información por digitar

o Tipo de tarea, por ejemplo en una casa de máquinas se

cuenta con excavación, acarreo, formaleta, concreto, entre

otras.

o Estado del clima

o Condiciones geológicas

o Jornada de trabajo

o Fecha a la que pertenecen los datos

o Equipo utilizado para la realización de las obras

o Horas máquina

o Cantidad de personal

o Cantidad de obra ejecutada, este dato es particular de la

obra que se realice. (eje: m3 de concreto colocado, ml de

avance túnel, m2 de formaleta colocada, m3 de

excavación realizado, cantidad de fulminantes colocados,

m3 de material colocado y compactado, etc.)

o Condiciones del entorno por eje: excavación a cielo

abierto, o excavación subterránea).

� Ofrece salida del sistema o desplegar la información digitada

� Si se escoge la segunda opción se consulta

o Pregunta si se desea realizar una corrección

42

o Ver resultados

o Volver al menú principal

Si la escogencia es (2) “Realizar correcciones”

� Se solicita la siguiente información

o Obra

o Fecha de corrección de datos

o Tarea específica

o Periodo de despliegue de información Obra. Si el periodo

solicitado es mayor a 15 días después de haber ingresado

por primera vez la información, debe introducir el número

de autorización brindado por el departamento de

Tecnologías de Información, si no se ingresa el código

solicitado, ofrecerá volver al menú principal.

� Despliegue de la base de datos en el periodo solicitado, entre los

que se encuentran: nombre de la obra, fecha de corrección de

datos, tipo de tarea, estado del clima, condiciones geológicas,

jornada de trabajo, fecha de los trabajos, equipo utilizado, horas

máquina, cantidad de personal, cantidad de obra ejecutadora,

condición del entorno.

� Ofrece salida del sistema, desplegar la información digitada,

ingresar nuevos datos, ver los rendimientos o volver al menú

principal.

Si la escogencia es (3) “Ver rendimientos”

� Se solicita la siguiente información

o Obra

o Tarea específica

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o Periodo de despliegue de información obra.

o Jornada

o Condición geológica

o Condición climática

� Despliegue de datos

o Datos promedio

o Media de los datos

o Dato menor

o Dato mayor

o Rendimiento promedio (usando toda la información)

o Media del rendimiento

o Rendimiento menor

o Rendimiento mayor

� Ofrece imprimir los resultados

� Pregunta si se desea regresar al menú principal, imprimir la

información, ingresar nuevos datos o realizar alguna corrección, o

salir del sistema

En el anexo 5 se presenta el diagrama de flujo propuesto para la recopilación de

datos, así como los pasos a seguir en caso de que sea necesario realizar

actualizaciones en la base de datos.

4.1.3 Proceso de Selección y Análisis de Datos

Como primer paso para la selección y análisis de los datos, es definir cuáles serán

las métricas con las que se realizará la recolección de los datos por parte de los

diferentes encargados en cada una de las obras en ejecución.

44

4.1.3.1 Grupo Expertos, Unificación de Criterios para Selección Métricas para la Recolección de Datos

En este proceso se realizó una reunión con diferentes expertos con el fin de

unificar criterios según las solicitudes de información de cada una de las plantillas.

En el anexo 6 se presentan las métricas que se derivan de cada una de las

plantillas aprobadas por el Centro de Apoyo a Proyectos, y que han sido puestas

en práctica en algunos de los proyectos que el ICE tiene en ejecución.

A continuación se presenta un desglose, a manera de ejemplo de las métricas

propuestas en la Plantilla llamada “Concretos Convencionales – Obra Gris”.

Para cada una de las actividades se determinaron métricas para medir los

rendimientos de obra, que en realidad, es el dato que interesa, ya que como se ha

indicado anteriormente, con ésta información el personal del ICE que se dedica a

la planeación, planificación, presupuestación y ejecución de obras tendrá mejores

armas para realizar sus trabajos con menor margen de error.

• Colocación de Acero

horas x artesano/ kg.

Lo que representa las horas que un artesano dura colocando un kilogramo de

acero en una condición específica. Es importante recordar, que en cada uno de los

formularios se solicita información específica de cada obra en particular, tal y

como estado del tiempo, tipo de obra, por ejemplo, si es un muro de contención,

una placa, una viga o columna, así como el estado climatológico, debido a que los

datos varían dependiendo del a obra y las condiciones en que se encuentre el

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trabajador realizando el trabajo encomendado, manteniendo la métrica con que se

analiza cada valor.

• Colocación de Formaleta

horas x artesano / m2

Con la información que se recolecta en la plantilla se extrae como uno de los

resultados las horas que un artesano dura colocando un metro cuadrado de

formaleta. Para todos los casos, es importante resaltar que cada dato depende

del tipo de obra (muros, columnas vigas etc.), así como las condiciones en las que

se estén laborando y las condiciones climáticas que se presenten.

• Colocación de Concreto

m3 / hora

horas x artesano / m3

En este caso en particular, se deducen dos rendimientos, en el primer caso, se

puede conocer en promedio cuantos metros cúbicos de concreto se pueden

colocar en una hora. Con el segundo de los casos, se extrae como rendimiento

las horas promedio que un artesano dura colocando un metro cúbico de concreto

en una obra específica.

Cada una de las plantillas fue analizada detalladamente, para extraer los

rendimientos claves que necesita la Organización. Una vez extraída la lista de

rendimientos y respectivas métricas, se procede al análisis por parte del panel de

expertos.

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4.1.3.2 Metodología para el Agrupamiento de Datos

Cada una de las actividades que se realizan en una obra, cuenta con

características que pueden repetirse en actividades semejantes de una obra

semejante, como por ejemplo, colar concreto en una placa de fundación, con

agregado de 2.5 pulgadas, por medio de automezcladora con descarga sobre

el sitio, con aditivo fluidificante, en un día soleado, con armadura de acero, con

el nivel freático por debajo del nivel de desplante, con necesidad de usar

vibrador de punta.

Otro caso, puede ser colar concreto en una placa de fundación, con agregado

de 2.5 pulgadas, por medio de auto bomba, con aditivo fluidificante, en un día

soleado, con armadura de acero, con el nivel freático por debajo del nivel de

desplante, con n

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