1 universidad para la cooperacion internacional (uci) …

1

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

PLAN DE GESTION DE LAS AREAS DE ALCANCE, TIEMPO, COSTO,

RECURSOS HUMANOS, COMUNICACIONES Y CALIDAD DE LAS OBRAS

PARCELACION, URBANISMO Y CONSTRUCCION DE CASA TIPO EN ZONA

RURAL DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO, DEPARTAMENTO DEL META.

NELLY CONSTANZA GONZALEZ VARGAS

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS

San José de Costa Rica

Febrero 2015

i

2

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________

Marlon Velázquez

PROFESOR TUTOR

_________________________

Mónica González

LECTOR No.1

__________________________

Maury Iván Ortiz

LECTOR No.2

________________________

Nelly Constanza González Vargas

SUSTENTANTE

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

ii

3

A mi esposo, hijos y a mis padres, por el apoyo que me han dado siempre y por

impulsarme y ayudarme a crecer.

DEDICATORIA

iii

4

A Dios que ha sido siempre mi guía a lo largo de mi vida y que me ayudo a sacar

este reto adelante.

A mi esposo por su apoyo incondicional a lo largo de este tiempo.

A mis hijos por su paciencia y comprensión.

A mis padres porque sin ellos no hubiera podido llegar hasta estas instancias.

AGRADECIMIENTOS

iv

5

INDICE

pág.

HOJA DE APROBACION 2 DEDICATORIA 3 AGRADECIMIENTOS 4 ÍNDICE DE FIGURAS 9 ÍNDICE DE CUADROS 10 INDICE DE ABREVIATURAS 11 RESUMEN EJECUTIVO 12 1.INTRODUCCION 15

1.1 Antecedentes 15 1.2 Problemática 16 1.3 Justificación del problema 16 1.4 Objetivo general 17 1.5 Objetivos específicos. 17

2. MARCO TEORICO 19 2.1. Marco Institucional 19 2.1.1.Antecedentes de la Empresa 19 2.1.2.Ubicación Geográfica 19 2.1.3.Misión y Visión 20 2.1.4 Estructura organizativa 20 2.1.5 Productos que ofrece 21 2.2 Teoría de Administración de Proyectos 21 2.2.1 Proyecto 21 2.2.2 Administración de Proyectos 21 2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto 22 2.2.4 Procesos de la Administración de Proyectos 22 2.2.4.1 Gestión del Alcance 26 2.2.4.2 Gestión del Tiempo 27 2.2.4.3 Gestión del Costo 28 2.2.4.4 Gestión de Calidad 28 2.2.4.5 Gestión de Recursos Humanos 29 2.2.4.6 Gestión de las Comunicaciones 30

3.MARCO METODOLOGICO 31 3.1 Fuentes de información 31 3.1.1 Fuentes Primarias 31 3.1.2 Fuentes Secundarias 32 3.2 Métodos de Investigación 33 3.2.1 Método analítico sintético 33 3.3 Herramientas 35 3.4 Supuestos y Restricciones 37 3.5 Entregables 40

4.DESARROLLO 42

v

6

4.1 Gestión del Alcance 42 4.1.1 Descripción del alcance del producto 42 4.1.2 Enunciado del alcance del proyecto 42 4.1.3 Exclusiones del proyecto 43 4.1.4 Entregables del proyecto 43 4.1.5 Criterios de aceptación 44 4.1.6 Supuestos 46 4.1.7 Restricciones 48 4.1.8Estructura detallada de trabajo (EDT) 51 4.1.9 Diccionario de la EDT 52 4.2 Interesados del Proyecto 63 4.2.1 Definiciones 63 4.2.2 Stakeholders identificados 64 4.2.3 Registro de stakeholders 71 4.3 Gestión del Tiempo 72 4.3.1 Metodología 73 4.3.2 Contingencia 73 4.3.3 Umbral de control 74 4.3.4 Actividades y atributos 74 4.3.5 Hitos del proyecto 75 4.3.6 Cronograma 76 4.4 Gestión del costo 82 4.4.1 Metodología 82 4.4.2 Bases de la estimación 82 4.4.2.1 Compra de terrenos 82 4.4.2.2 Construcción de las Obras 83 4.4.2.3 Impuestos y Tasas 83 4.4.2.4 Costos de personal 84 4.4.2.5 Costos de materiales y equipos 84 4.4.2.6 Costos de gerencia del proyecto 84 4.4.3 Bases de costos 85 4.4.3.1 Presupuesto 85 4.4.3.2 Tabla salarial 88 4.4.4 Control de costos 88 4.4.5 Control de cambios de costos 89 4.4.6 Supuestos 90 4.4.7 Exclusiones 90 4.4.8 Contingencia 90 4.5 Gestión de recursos humanos 91 4.5.1 Organigrama del proyecto 91 4.5.2 Listado de recursos humanos para el proyecto 93 4.5.3 Matriz de asignación de responsabilidades 100 4.5.4 Plan para la dirección del personal 102 4.5.4.1 Contratación del personal 102 4.5.4.2 Selección de Personal 103 4.5.4.3 Competencias requeridas para el equipo 103 4.5.4.4 Calendario de Recursos 104

vi

7

4.5.4.5 Entrenamiento 104 4.5.4.6 Evaluaciones de Desempeño 105 4.5.4.7 Reconocimientos y recompensas 108 4.6 Gestión de comunicaciones 108 4.6.1 Requerimientos de comunicaciones 109 4.6.1.1 Stakeholders 109 4.6.1.2 Organigrama 110 4.6.1.3 Requerimientos de Comunicación 110 4.6.2 Plan de Comunicaciones 113 4.6.2.1 General 113 4.6.2.1.1 Correos Electrónicos 114 4.6.2.1.2 Notificaciones 114 4.6.2.1.3 Entrega de información física 114 4.6.2.1.4 Reuniones 114 4.6.2.1.5 Reuniones De Comité De Obra 115 4.6.2.1.6 Estado de avance 116 4.6.2.1.7 Actas 118 4.6.2.1.8 Informes 118 4.6.3 Matriz de Comunicaciones 121 4.6.4 Supuestos 122 4.6.5 Cambios en el alcance de los trabajos 123 4.6.6 Ordenes de Cambio 123 4.6.7 Trabajos Adicionales 123 4.6.8 Formatos 124 4.7 Plan de gestión de calidad 124 4.7.1 Control del plan de calidad. 125 4.7.1.1 Control de Copias. 125 4.7.1.2 Cambios o modificaciones. 126 4.7.2 Documentos de referencia 126 4.7.3 Política de gestión. 127 4.7.3.1 Generalidades. 127 4.7.3.2 Política Integral de Gestión. 128 4.7.3.3 Objetivos de Gestión 128 4.7.4 Organización 129 4.7.4.1 Responsabilidad y Autoridad. 130 4.7.4.2 Recursos 130 4.7.4.3 Recursos Humanos 131 4.7.4.4 Competencia del Personal 131 4.7.4.5 Formación 131 4.7.4.6 Evaluación de la eficacia de la formación 132 4.7.4.7 Concientización 133 4.7.4.8 Infraestructura 134 4.7.4.9 Representante de la dirección. 134 4.7.4.10 Comunicación Interna 135 4.7.5 Estructura del sistema de gestión. 136 4.7.5.1 Generalidades 136 4.7.5.2 Control de Documentos 138

vii

8

4.7.5.3 Control De Registros 139 4.7.6 Implementación y operación 141 4.7.6.1 Planificación Para La Prestación De Los Servicios 141 4.7.6.2 Comunicación Con El Cliente 141 4.7.6.3 Supervisión de la Construcción 142 4.7.6.4 Compras 143 4.7.6.5 Control De La Prestación Del Servicio 144 4.7.6.6 Propiedad Del Cliente 145 4.7.6.7 Entregables Del Proyecto 145 4.7.6.8 Control De Dispositivos De Seguimiento Y Medición. 146 4.7.7 Medición, verificación, análisis y mejora 147 4.7.7.1 Satisfacción Del Cliente 147 4.7.7.2 Auditoría Interna 148 4.7.7.3 Auditorias De Segunda Parte 149 4.7.7.4 Seguimiento Y Medición De Procesos Y Resultados 149 4.7.7.5 Control De Resultado No Conformes 149 4.7.7.6 Análisis De Datos 150 4.7.8Mejora 151 4.7.8.1 Acciones Correctivas 151 4.7.8.2 Acción Preventiva. 151

5. CONCLUSIONES 153 6. RECOMENDACIONES 156 7. BIBLIOGRAFIA 158 8. ANEXOS 159

ANEXO 1. Acta del Proyecto Final de Graduación 159 ANEXO 2. EDT del Proyecto Final de Graduación 165 ANEXO 3. Cronograma del Proyecto Final de Graduación 166 ANEXO 4. EDT del Proyecto Plan de Gestión para las Obras de Parcelación y Urbanismo de casa Tipo en Villavicencio. 168 ANEXO 5. Cronograma del Proyecto Plan de Gestión para las Obras de Parcelación y Urbanismo de casa Tipo en Villavicencio. 169 ANEXO 6. Acta del Proyecto de Obras de Parcelación 174

viii

9

pág.

Figura 1. Ubicación Geográfica de la empresa Neco Ingenieria Ltda ................... 19

Figura 2. Estructura Organizativa de Neco Ingeniería Ltda .................................. 20

Figura 3. Estructura Detallada del proyecto ......................................................... 51

Figura 4. Organigrama General de Neco Ingeniería Ltda ..................................... 91

Figura 5. Organigrama del Proyecto .................................................................... 92

Figura 6. Organigrama del Proyecto .................................................................. 110

Figura 7. Documentos del Sistema Integrado de Gestión .................................. 137

ÍNDICE DE FIGURAS

ix

10

pág. Cuadro 1. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento.

Guía del PMI ........................................................................................................ 25

Cuadro 2. Fuentes de información utilizadas en el proyecto ................................ 32

Cuadro 3. Método de investigación utilizado en el proyecto ................................. 34

Cuadro 4. Herramientas utilizadas para la gestión de proyectos constructivos

preparado para la empresa NECO Ingeniería. ..................................................... 36

Cuadro 5. Supuestos y restricciones para la gestión de proyectos constructivos

preparado para la empresa NECO Ingeniería Ltda. ............................................. 38

Cuadro 6. Entregables para la gestión de proyectos constructivos preparados para

la empresa NECO Ingeniería Ltda. ...................................................................... 40

Cuadro 7. Interesados del Proyecto ..................................................................... 64

Cuadro 8. Roles de los Stakeholders identificados en el Proyecto ....................... 65

Cuadro 9. Matriz Interés/Influencia ....................................................................... 72

Cuadro 10. Tiempo estimado de los entregables ................................................. 75

Cuadro 11. Hitos del Proyecto ............................................................................. 75

Cuadro 12. Cronograma del Proyecto .................................................................. 77

Cuadro 13. Presupuesto del Proyecto .................................................................. 85

Cuadro 14. Tabla salarios utilizados en el proyecto ............................................. 88

Cuadro 15. Recursos Humanos del proyecto ...................................................... 93

Cuadro 16. Roles y responsabilidades del Equipo del proyecto ........................... 94

Cuadro 17. Abreviaturas a utilizar en la matriz ................................................... 100

Cuadro 18. Matriz de Roles y Responsabilidades .............................................. 101

Cuadro 19. Requerimientos básicos miembros del equipo ................................. 104

Cuadro 20. Formato de Evaluación de personal ................................................ 106

Cuadro 21. Stakeholders del proyecto ............................................................... 109

Cuadro 22. Requerimiento de Stakeholders del proyecto .................................. 111

Cuadro 23. Informes a entregar y sus responsables .......................................... 119

Cuadro 24. Reuniones a programar y sus responsables .................................... 120

Cuadro 25. Matriz de Comunicaciones............................................................... 121

ÍNDICE DE CUADROS

x

11

CFTS Curso de Fomento de Trabajo Seguro, Limpio y Saludable

DPS Pliegos de Condiciones

EDT Estructura Detallada de Trabajo

EPP Elementos de Protección Personal

HSE Seguridad, Salud y Ambiente

HSEQ Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad

IDEAM Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales

IEO Instrucción en obra

IPC Índice Precios del consumidor

IVA Impuesto al Valor Agregado

PFG Proyecto Final de Grado

PMBOK Project Management Body Knowledge

PM Project Manager

PMI Project Management Institute

POT Plan de Ordenamiento Territorial

PQR Peticiones, Quejas y Reclamos

QA/QC Aseguramiento y Control de Calidad

SPI Schedule Performance Index

TQ Pregunta Técnica

INDICE DE ABREVIATURAS

xi

12

Este proyecto de final de graduación es un Plan de Gestión de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural, ubicada en el Municipio de Villavicencio en el Departamento del Meta (Colombia). Neco ingeniería Ltda es una empresa colombiana fundada en 1995 dedicada al diseño, remodelación, planeación, ejecución y comercialización de todo tipo de obras civiles, arquitectónicas y urbanísticas de cualquier género, naturaleza y destinación, la empresa surge de las necesidades del mercado por la inexistencia de una empresa de construcción integral enfocada en un servicio al cliente privilegiado con la mejor aptitud, donde el cliente exponga sus ideas y pueda materializarlas e invertir con la seguridad con el compromiso fiel de ejecutar cada proyecto. Este PFG se generó para que la Empresa Neco Ingenieria Ltda logre implementar metodologías para la administración de sus proyectos. Para ello se desarrolló un plan de gestión que le permita alcanzar el cumplimiento de sus objetivos dentro del alcance, tiempo, costo, calidad, gestión de comunicaciones y recursos humanos identificados. El proyecto total incluye la parcelación de 115 lotes con áreas de 1500 m2 con la construcción de la casa tipo, instalación de redes de alcantarillado, redes de acueducto, redes de gas, redes eléctricas y de alumbrado público, adecuación de zonas comunes, diseño y ejecución de obras complementarias, gestión social, compra de materiales y pruebas finales de los sistemas electromecánicos y otros. El objetivo general de este trabajo fue desarrollar un Plan de Gestión para el proyecto para las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural del municipio de Villavicencio, Meta. Y como objetivos específicos principales de este proyecto se planearon: elaborar el alcance del proyecto de parcelación, urbanismo y construcción, cronograma, presupuesto, elaborar un plan de gestión de calidad, plan de gestión de recursos humanos y plan de gestión de las comunicaciones del proyecto. El método de investigación utilizado en este proyecto corresponde al método analítico-sintético que busca descomponer una unidad en elementos más simples para examinarlos y volverlos a agrupar. Toda la información del proyecto se generó con el uso de varias herramientas entre ellas una serie de entrevistas con el director de proyectos y el profesional responsable de proyectos de la empresa Neco Ingeniería Ltda como fuentes primarias. Como fuentes secundarias se utilizó la información bibliográfica del tema de administración de proyectos, y documentos propios del proyecto específico de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de la casa tipo en zona rural como contratos, planos constructivos, estudios entre otros.

RESUMEN EJECUTIVO

xii

13

En este documento se realiza una descripción del alcance del proyecto, especificando exclusiones, entregables y supuestos. Se realizan una identificación los interesados del proyecto, su participación e impacto y las expectativas de cada uno de ellos. En la gestión del tiempo se genera un cronograma y un proceso de control de cambios. En los costos del proyecto se genera un presupuesto detallado de cada entregable y un proceso de control de cambios a los costos. En la gestión de la calidad se detallan las políticas, se enumeran los estándares relevantes, se describe cada entregable con criterios de aceptación y métricas y se genera una lista de verificación de la calidad para cada uno de los entregables con una frecuencia sugerida. En la gestión de recursos humanos se presentan roles y responsabilidades de cada uno de los interesados. Se detallan para el equipo de trabajo competencias, responsabilidades y autoridad. En la gestión de las comunicaciones del proyecto se presentan las inquietudes y necesidades del tipo de información por interesado, el uso de técnicas y herramientas tecnológicas, como se realizará la distribución de la información y el detalle de cada uno de los reportes de información que se deben de generar incluyendo la frecuencia de cada uno de ellos. Una vez aplicada la metodología anterior se obtienen los siguientes resultados:

1. Una secuencia lógica y organizada que atiende la metodología PMBOK que puede ser aplicable a cualquier proyecto de esta misma índole.

2. Se obtuvieron unos planes que caracterizan y definen claramente entradas y salidas.

3. Se define un proyecto replicable y aplicable a cualquier zona del país. 4. Se obtiene la optimización de recursos disponibles en las áreas de la

compañía y un control eficiente con el fin de llevar de manera exitosa el proyecto.

Las conclusiones más importantes son:

1. Con la aplicación de los estándares del PMI se pudo desarrollar el Plan de gestión para el proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo en zona rural del Municipio de Villavicencio, Departamento del Meta de forma ordenada e integrada.

2. El proyecto final de grado desarrolla un plan de gestión enfocado en seis áreas del conocimiento que son: Alcance, tiempo, costo, comunicaciones, recursos humanos y calidad.

3. La fase de planeación de un proyecto es una parte de vital importancia para alcanzar el éxito. Es necesario tomar el tiempo que se requiera para incluir todos los aspectos que ayuden a una oportuna toma de decisiones y a garantizar el éxito desde el inicio del mismo. Esto redunda en beneficios tanto para el cliente como para la empresa al cumplir los objetivos.

xiii

14

Las recomendaciones más importantes son las siguientes:

1. Implementar la metodología de administración de proyectos y adaptarla de acuerdo a las necesidades de la empresa en el área operativa.

2. Es importante que el director de proyecto utilice este plan de gestión para el proyecto de obras de parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo rural y cada una de las herramientas generadas, porque de esta forma obtendrá un impacto considerable en el éxito del proyecto.

3. Capacitar al personal sobre las herramientas utilizadas para la planificación, verificación y control de las actividades desarrolladas por la empresa.

4. Capacitar a los principales subcontratista involucrados en el proyecto, específicamente en los principales procedimientos que se van a emplear en el proyecto.

5. Capacitar al personal de forma continua sobre la teoría de la administración profesional de proyectos, hacer énfasis en cuáles son sus ventajas

6. El profesional responsable debe inspeccionar la construcción constantemente y ejecutar las listas de verificación para cada entregable, según la frecuencia señalada para garantizar en el proyecto la satisfacción

xiv

15

1. INTRODUCCION

1.1 Antecedentes

Neco ingeniería Ltda es una empresa dedicada a la construcción de obras civiles y

en particular a la construcción de viviendas, fundada en el año 1995 en la ciudad

de Villavicencio, Departamento del Meta (Colombia), es una empresa de origen

llanero, con capital humano y recursos de la zona. Se dedica principalmente al

diseño, remodelación, planeación, ejecución y comercialización de todo tipo de

obras civiles, arquitectónicas y urbanísticas de cualquier género, naturaleza y

destinación.

La Empresa identificó como opción de negocio y objetivo estratégico realizar

Obras de Parcelación, Urbanismo y Construcción de Casa Tipo en zona rural del

municipio de Villavicencio, Departamento del Meta (Colombia). Partiendo de su

experiencia en otras ciudades de Colombia y con base en la alta demanda de este

tipo de proyectos por parte de clientes potenciales.

Desde inicios del siglo XXI, en Villavicencio Departamento del Meta, se iniciaron

varios proyectos de esta misma similitud, entre ellos el proyecto llamado “Granjas

Agroturísticas Balmoral”, Proyecto “Barú” entre otros.

Si se revisan las estadísticas de construcción de vivienda nueva, se observa que

los porcentajes han ido creciendo según lo indica el boletín del CENAC (Centro de

estudios de la construcción y el desarrollo urbano y regional, 2013).

Que a partir del año 2007, las inversiones en construcción han tenido un ángulo de

crecimiento vertical, convirtiéndose Villavicencio en un objetivo de inversión en

materia de construcción. Es por ello que vemos la necesidad de realizar este tipo

de proyecto para el llano.

16

1.2 Problemática

La falta de un plan de gestión para el proyecto Obras de parcelación, urbanismo y

construcción de casa tipo rural puede tener afectaciones negativas en el

cumplimiento de los objetivos finales de alcance, tiempo, costo, recursos humanos

y calidad.

Aunque Neco Ingeniería Ltda ha realizado este tipo de proyectos, en ocasiones la

falta de tiempo para planeación no ha permitido tomar las decisiones correctas.

Esto ha producido en algunas ocasiones que no se cumpla con los objetivos

planteados desde un inicio, lo cual ha llevado a atrasos en las entregas,

subutilización de recursos humanos, improvisación cuando se presentan

imprevistos, lo cual ha acarreado perdida en algunas ocasiones de la buena

imagen de la compañía y perdidas económicas minimizando las utilidades de los

accionistas.

1.3 Justificación del problema

Este proyecto nace de la necesidad de implementar una buena planeación y la

aplicación de un modelo eficaz que logre aplicar e integrar todas las áreas de

conocimiento y cada uno de los procesos que las componen.

Nos permite optimizar recursos y fortalecer aquellas áreas de la compañía que

presentan falencias, aunado a lo anterior se generan unos documentos que se

convierten en la hoja de ruta para cumplir la triple restricción, los cuales son

susceptibles a controles y modificaciones bajo los parámetros establecidos y de

acuerdo a los lineamientos documentados en cada uno de los planes.

17

1.4 Objetivo general

Desarrollar el Plan de Gestión del proyecto de las obras de parcelación, urbanismo

y construcción, desarrolladas por la compañía Neco Ingeniería Ltda, con el fin de

incrementar la eficiencia en sus procesos constructivos, Villavicencio.

1.5 Objetivos específicos.

Los objetivos específicos de este proyecto son:

1. Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar

la planificación de las comunicaciones basadas en la identificación de las

necesidades de los involucrados, mejorando la participación durante la

administración del proyecto.

2. Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que en éste se

incluye solamente el trabajo necesario para completar con éxito los procesos y

actividades diseñadas

3. Diseñar el plan de gestión del tiempo que permita establecer las políticas,

procedimientos, herramientas y documentación necesarios para elaborar,

gestionar, ejecutar y controlar las actividades del proyecto y sus recursos

asociados, para su mejor administración.

4. Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos

estandarizados para estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los

costes de los proyectos de Neco Ingeniería Ltda en el municipio de Villavicencio.

5. Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a Neco

Ingeniería Ltda establecer procesos para planificar, medir y controlar la calidad de

sus entregables, mediante la identificación de los requerimientos emanados de los

estándares de calidad reconocidos por parte de los clientes.

6. Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la empresa gestionar

y liderar el equipo del proyecto, a través de la identificación y documentación de

18

los roles, responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución

de las obras.

7. Crear un plan de gestión de comunicaciones que permita asegurar la

planificación, recolección, elaboración, archivo, gestión, control y monitoreo en

tiempo de la información del proyecto, a través del involucramiento de los

interesados internos y externos.

19

2. MARCO TEORICO

2.1. Marco Institucional

2.1.1. Antecedentes de la Empresa

Neco ingeniería Ltda es una empresa de origen llanero fundada en 1995, su

capital y recursos humanos son netamente de la zona. La empresa se dedica al

diseño, remodelación, planeación, ejecución y comercialización de todo tipo de

obras civiles, arquitectónicas y urbanísticas de cualquier género, naturaleza y

destinación.

Emerge de las necesidades del mercado por la inexistencia de una empresa de

construcción integral enfocada en un servicio al cliente privilegiado con la mejor

aptitud, donde el cliente exponga sus ideas y pueda materializarlas e invertir con la

seguridad con el compromiso fiel de ejecutar cada proyecto.

2.1.2. Ubicación Geográfica

La empresa Neco ingeniería Ltda tiene su domicilio en la Carrera 15 No. 100- 45

en la ciudad de Villavicencio, Colombia. Ver Figura 1.

Figura 1. Ubicación Geográfica de la empresa Neco Ingenieria Ltda

Fuente (Elaboración Propia)

20

SPONSOR

JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR DE PORTAFOLIO

DIRECTOR DE PROYECTOS

EQUIPO DE

PROYECTO

ASESOR JURIDICO

ASESOR DE SEGUROS

ASESOR COMERCIAL

ASESOR FINANCIERO

2.1.3. Misión y Visión

Misión

Mejorar la calidad de vida de nuestro clientes superando sus expectativas

mediante la realización de cualquiera de las actividades de concepción,

diseño, remodelación, planeación, control, ejecución y comercialización de

soluciones inmobiliarias u otros tipos de obras de infraestructura,

contribuyendo al desarrollo económico y social del país, basados en

principios de honestidad, responsabilidad y cumplimiento.

Visión

Ser líderes en diseño, remodelación, comercialización y construcción de

obras de ingeniería y arquitectura, basados en la innovación y

mejoramiento continuo de nuestros procesos.

2.1.4 Estructura organizativa

La estructura organizativa se puede observar en la Figura 2.

Figura 2. Estructura Organizativa de Neco Ingeniería Ltda


21

2.1.5 Productos que ofrece

En la actualidad Neco Ingeniera Ltda ofrece los siguientes productos:

Concepción y planeación de proyectos arquitectónicos.

Diseño arquitectónico de edificaciones, viviendas, locales comerciales y

oficinas.

Diseño y construcción de obras civiles.

Consultoría, interventoría y ejecución de proyectos civiles y arquitectónicos.

Remodelaciones habitacionales. comerciales e industriales.

2.2 Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1 Proyecto

La Guía del PMI (PMI, 2013) define un proyecto como un esfuerzo temporal que

se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Algunas de las

características que lo definen son las siguientes:

Un proyecto tiene un principio y un final definidos.

Un proyecto es único.

Cada proyecto genera producto, servicio o resultado único.

El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible.

2.2.2 Administración de Proyectos

Es la aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas

para cumplir con los requisitos del mismo (PMI, 2013).

22

El PMBOK (PMI, 2013), sirve como una guía para los administradores de

proyectos, proporcionándole herramientas y técnicas para que el equipo

administrador lleve cada proyecto de la mano a un resultado exitoso. El PMBOK

no es una metodología y no se debe aplicar siempre de la misma manera en todos

los proyectos.

Para este trabajo se utiliza el PMBOK (PMI, 2013) como base principal y

herramienta para la planificación del proyecto.

2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto la serie de fases por la que atraviesa un proyecto

desde su inicio hasta su cierre. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia

básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico

involucrado (PMI, 2013).

Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos pueden

configurarse en la siguiente estructura genérica según la Guía del PMI (PMI,

2013):

Inicio.

Organización y preparación.

Ejecución del trabajo y

Cierre del proyecto.

2.2.4 Procesos de la Administración de Proyectos

En la Guía del PMI (PMI, 2013) la administración de proyectos se encuentra

organizada por medio de 47 procesos, agrupados de manera lógica mediante

cinco grupos de procesos que son:

23

Inicio: procesos que autorizan un nuevo proyecto o una nueva fase.

Planificación: procesos que definen el alcance, objetivos y el rumbo a seguir

para obtener el éxito del proyecto.

Ejecución: procesos que realizan y completan el trabajo definido en la

planificación del proyecto.

Monitoreo y Control: procesos para monitorear y regular el desempeño del

proyecto.

Cierre: Procesos para finalizar todas las actividades y terminar el proyecto.

Además estos 47 procesos se ordenan también en 10 áreas de conocimiento

como lo muestra el Cuadro 1.

Las Áreas del Conocimiento son las siguientes:

Gestión de la Integración del Proyecto: integra los procesos de la dirección

de proyectos dentro de los 5 grupos.

Gestión del Alcance del Proyecto: son los procesos que garantizan que el

trabajo incluye todo lo requerido para completarlo con éxito.

Gestión del Tiempo del Proyecto: son los procesos necesarios para

administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Gestión de los Costos del Proyecto: son los procesos necesarios para

administrar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de la Calidad del Proyecto: son los procesos que garantizan que el

proyecto satisface las necesidades por el cual se emprendió.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: son los procesos

encargados de administrar el equipo del proyecto.

24

Gestión de los Recursos de Comunicación del Proyecto: son los procesos

requeridos para garantizar que toda la información referente del proyecto

sea adecuada y oportuna.

Gestión de los Riesgos del Proyecto: son los procesos encargados de

identificar, analizar, planificar, y dar seguimiento y control a los posibles

riesgos del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: son los procesos de compra y

adquisición de los productos del proyecto.

Gestión de los Interesados del Proyecto: son los procesos necesarios para

identificar a las personas, grupos u organizaciones que puedan afectar o

puedan ser afectados por el proyecto.

25

Cuadro 1. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento.

Guía del PMI

Fuente: PMBOK, 2013

Las áreas a desarrollar en el presente proyecto de graduación son: Gestión del

Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Recursos Humanos y Comunicaciones.

PROCESO DE

INICIACION

PROCESO DE

PLANIFICACION

PROCESO DE

EJECUCION

PROCESO DE

SEGUIMIENTO Y

CONTROL

PROCESO DE

CIERRE

GESTION DE LA

INTEGRACION

Desarrollar el Acta de

Constitución del

Proyecto

Desarrollar el Plan

para la Dirección del

Proyecto

Dirigir y Gestionar la

Ejecución del

Proyecto

Monitorear y

Controlar el

trabajo del

Proyecto.

Desarrollar el

control integrado

de cambios

Cerrar el

Proyecto o Fase

GESTION DEL

ALCANCE

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT

Verificar el

Alcance

Controlar el

Alcance

GESTION DEL

TIEMPO

Definir las actividades

Secuenciar las

actividades

Estimar los Recursos

de las actividades

Estimar la Duración de

las actividades

Desarrollar el

Cronograma

Controlar el

Cronograma

GESTION DE

COSTOS

Estimar los Costos

Determinar el

Presupuesto Gestión

de

Controlar los

Costos

GESTION DE LA

CALIDADPlanificar la Calidad

Realizar el

aseguramiento de

Calidad

Realizar el

Control de Calidad

GESTION DE LOS

RECURSOS

HUMANOS

Desarrollar el Plan de

Recursos Humanos

Adquirir el Equipo

del Proyecto

Desarrollar el equipo

Gestionar el Equipo

GESTION DE LAS

COMUNICACIONES

Identificar a los

Interesados

Planificar las

Comunicaciones

Distribuir la

información

Gestionar las

Expectativas de los

Interesados

Informar el

Desempeño

GESTION DE LOS

RIESGOS

Planificar la Gestión de

Riesgos

Identificar los Riesgos

Realizar el Análisis

Cualitativo de Riesgos

Realizar el Análisis

Cuantitativo de

Riesgos Planificar la

Respuesta a los

Riesgos

Monitorear y

Controlar los

riesgos

GESTION DE LAS

ADQUISIONES

Planificar las

Adquisiciones

Efectuar las

adquisiciones

Administrar las

adquisiciones

Cerrar las

adquisiones

GESTION DE LOS

INTERESADOS

Identificar a los

Interesados

Planificar a los

interesados

Gestionar a los

interesados

Controlar a los

interesados

26

2.2.4.1 Gestión del Alcance

La Gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar que le

proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar

el proyecto con éxito. PMBOK (PMI, 2013)

Gestionar el alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar

que se incluye y que no se incluye en el proyecto.

El PMBOK (2013) divide la Gestión del Alcance en 6 procesos, que son los

siguientes:

Planificar la Gestión del Alcance: Es el proceso de crear un plan de gestión

del alcance que documente como se va a definir, validar y controlar el

alcance del proyecto.

Recopilar requisitos: Es el proceso de determinar, documentar y gestionar

las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los

objetivos del proyecto.

Definir el Alcance: Es el proceso de desarrollar una descripción detallada

del proyecto y del producto.

Crear la EDT/WBS: Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo

del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

Validar el Alcance: Es el proceso de formalizar la aceptación de los

entregables del proyecto que se hayan completado.

Controlar el Alcance: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto y

de la línea base del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea

base del proyecto.

27

2.2.4.2 Gestión del Tiempo

La Gestión del Tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar

la terminación en plazo del proyecto. PMBOK (PMI, 2013)

El PMBOK (2013) divide la Gestión del Tiempo en 6 procesos, que son los

siguientes:

Planificar la Gestión del Cronograma: Proceso por medio de la cual se

establecen las políticas y los procedimientos y la documentación para

planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del

proyecto.

Definir las actividades: Proceso de identificar y documentar las acciones

específicas que se deben realizar para generar los entregables del

proyecto.

Secuenciar las actividades: Proceso de identificar y documentar las

relaciones existentes entre las actividades del proyecto.

Estimar los recursos de las actividades: Proceso de estimar el tipo y las

cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros

requeridos para ejecutar cada una de las actividades.

Estimar la duración de las actividades: Proceso de estimar la cantidad de

períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales

con los recursos estimados.

Desarrollar el cronograma: Proceso de analizar secuencias de actividades,

duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para

crear el modelo de programación del proyecto.

Controlar el cronograma: Proceso de monitorear el estado de las

actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los

cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir con el plan.

28

2.2.4.3 Gestión del Costo

La Gestión de Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con

planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y

controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto

aprobado. PMBOK (PMI, 2013)

Según la Guía del PMBOK (PM, 2013) los procesos de gestión de costos son los

siguientes:

Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las

políticas, los procedimientos y la documentación necesaria para planificar,

gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una

aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las

actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos

estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para

establecer una línea base de costo autorizada.

Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto

para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea

base de costos.

2.2.4.4 Gestión de Calidad

La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la

organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, los objetivos y las

responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para

las que fue acometido. Además trabaja para asegurar que se alcancen y se

validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto. PMBOK (PMI, 2013)

29

Según la Guía del PMBOK (PM, 2013) los procesos de Gestión de la Calidad son

los siguientes:

Planificar la Gestión de la Calidad: Es el proceso de identificar los requisitos

y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como

documentar como el proyecto demostrara el cumplimiento de los mismos.

Realizar el Aseguramiento de Calidad: Es el proceso que consiste en

auditar los requisitos de calidad y los resultados de las mediciones de

control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad y

definiciones operacionales adecuadas.

Controlar la Calidad: Es el proceso por el que se monitorea y se registran

los resultados de la ejecución de las actividades de control de calidad, a fin

de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.

2.2.4.5 Gestión de Recursos Humanos

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que

organizan, gestionan y conducen al equipo de proyecto. El equipo de proyecto

está compuesto por las personas a las que se han asignado roles y

responsabilidades para completar el proyecto. PMBOK (PMI, 2013)

Los siguientes son los procesos de Gestión de Recursos Humanos PMBOK (PMI,

2013):

Planificar la Gestión de los Recursos Humanos: El proceso de identificar y

documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las

habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear

un plan para la gestión de personal.

Adquirir el Equipo del Proyecto: El proceso de confirmar la disponibilidad de

los recursos humanos y conseguir el equipo necesario para completar las

actividades del proyecto.

30

Desarrollar el Equipo del Proyecto: El proceso de mejorar las competencias,

la interacción entre los miembros del equipo y el ambiente general del

equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

Dirigir el Equipo del Proyecto: El proceso de realizar el seguimiento del

desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación,

resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del

proyecto.

2.2.4.6 Gestión de las Comunicaciones

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos

para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución,

almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la

información del proyecto sean oportunos y adecuados. PMBOK (PMI, 2013)

La Guía PMBOK (PMI, 2013) describe los siguientes procesos de Gestión de las

Comunicaciones:

Planificar la Gestión de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un

enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre

la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y

de los activos de la organización disponibles.

Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir,

almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del

proyecto de acuerdo con el plan de las comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las

comunicaciones a lo largo del todo el ciclo de vida del proyecto para

asegurar que satisfagan las necesidades de información de los interesados

del proyecto.

31

3. MARCO METODOLOGICO

En este apartado se desarrollará una descripción en detalle de los métodos a

utilizar para el cumplimiento de los objetivos de la propuesta de plan de proyecto.

Se describe cada una de las fuentes primarias y secundarias que se utilizarán, los

métodos de investigación, herramientas, supuestos y restricciones y los paquetes

de trabajo de los entregables.

3.1 Fuentes de información

Según Eyssautier (2002) “La fuente de información es donde se encuentran los

datos requeridos para el proyecto y que se pueden convertir en información útil

para el investigador”.” Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes

que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. Estos

datos, que se deben recopilar de las fuentes, tendrán que ser suficientes para

poder sustentar y defender un trabajo”.

3.1.1 Fuentes Primarias

Según Eyssautier (2002) las fuentes primarias corresponden a aquellos portadores

originales de la información que no han retrasmitido o grabado en cualquier medio

o documento la información de interés. Para extraer esta información se utilizara el

método de entrevista.

Para este proyecto se utilizarán como fuente primaria al Director de Proyectos y al

Profesional de proyectos de la empresa Neco Ingeniería Ltda, así como a los

potenciales compradores de la futura parcelación de las casas tipo rural. Para

obtener los datos se utilizará el método de entrevista guiada.

32

3.1.2 Fuentes Secundarias

Según Eyssautier (2002) las fuentes secundarias se refieren a todos aquellos

portadores de datos e información que han sido previamente retransmitidos o

grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta

información se encuentra a disposición de todo investigador que la necesite.

Las fuentes secundarias de información para este Proyecto de graduación serán la

Información bibliográfica como los libros, tesis de referencia, artículos de revistas,

internet, documentación de otros proyectos.

El resumen de las fuentes de información que se utilizarán en este proyecto

relacionado a los objetivos específicos se presenta en el Cuadro 2.

Cuadro 2. Fuentes de información utilizadas en el proyecto

NUMERO OBJETIVOS

FUENTES DE INFORMACION

PRIMARIAS SECUNDARIAS

1

Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar la planificación de las comunicaciones basadas en la

identificación de las necesidades de los involucrados, mejorando la

participación durante la administración del proyecto.

Entrevistas con el Director de Proyectos, el

profesional de proyectos de la Empresa Neco

Ingenieria Ltda e involucrados del proyecto

Tesis de referencia Bibliografia

Documentación otros proyectos

2

Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que

en éste se incluye solamente el trabajo necesario para completar

con éxito los procesos y actividades diseñadas






3

Diseñar el plan de gestión del tiempo que permita establecer las políticas,

procedimientos, herramientas y documentación necesarias para elaborar, gestionar, ejecutar y

controlar las actividades del proyecto y sus recursos asociados, para su

mejor administración.






4

Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos

estandarizados para estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de los proyectos

de Neco Ingenieria Ltda en el municipio de Villavicencio.



33

5

Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a

Neco Ingenieria Ltda establecer procesos para planificar, medir y

controlar la calidad de sus entregables, mediante la

identificación de los requerimientos emanados de los estándares de

calidad reconocidos por parte de los clientes.






6

Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la

empresa gestionar y liderar el equipo del proyecto, a través de la

identificación y documentación de los roles, responsabilidades y

habilidades del personal, requeridas para ejecución de las obras.






7

Crear un plan de gestión de comunicaciones que permita

asegurar la planificación, recolección, elaboración, archivo,

gestión, control y monitoreo en tiempo de la información del

proyecto, a través del involucramiento de los interesados

internos y externos.






Fuente: El Autor

3.2 Métodos de Investigación

3.2.1 Método analítico sintético

Según Jurado (2002) se entiende por análisis la descomposición de un todo en

sus elementos. Por lo tanto podemos decir que es la observación y examen de

hechos. Este método distingue los elementos de un fenómeno y permite revisar

ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer leyes

universales. Para llevar a cabo una investigación analítica, es necesario atender

las siguientes fases de manera secuencial:

1. Observación

2. Descripción

3. Examen crítico

34

4. Descomposición del fenómeno.

5. Enumeración de sus partes

6. Ordenación

7. Clasificación.

La síntesis es la meta y resultado final después de un análisis. El método sintético

no es propiamente un método de investigación, sino una operación fundamental

que logra la comprensión de la esencia de lo que se ha conocido en todos sus

componentes particulares, es decir, a partir del análisis. Este proceso relaciona

hechos aparentemente aislados y formula una teoría que unifica los diversos

elementos.

Se presenta el detalle de la utilización del método según cada objetivo en el

Cuadro 3.

Cuadro 3. Método de investigación utilizado en el proyecto

No. OBJETIVOS METODOS DE INVESTIGACION

1

Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar la planificación

de las comunicaciones basadas en la identificación de las necesidades de los

involucrados, mejorando la participación durante la administración del proyecto.

Método analítico: se analizarán los interesados recopilando y analizando las informaciones

obtenidas en las fuentes secundarias.

2

Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que en éste se incluye solamente el trabajo necesario para completar con éxito los procesos y actividades diseñadas

Método analítico sintético: se dividirá la construcción tareas para poder definir el alcance de cada una de ellas y luego se unificarán para

determinar el alcance del Proyecto.

3

Diseñar el plan de gestión del tiempo que permita establecer las políticas, procedimientos, herramientas y documentación necesarias para

elaborar, gestionar, ejecutar y controlar las actividades del proyecto y sus recursos

asociados, para su mejor administración.

Método analítico sintético: se dividirá la construcción tareas para poder definir tiempos para cada una de ellas. Posteriormente se le asignarán

recursos y se unirán en un solo cronograma.

35

4

Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos estandarizados para

estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de los proyectos de Neco

Ingenieria Ltda en el municipio de Villavicencio.

Método analítico sintético: se dividirá la construcción en tareas para poder definir los

costos de cada una de las actividades a realizar para las obras de parcelación, urbanismo y

construcción de casa tipo rural Posteriormente se unificarán y se definirá el presupuesto

5

Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a Neco Ingenieria Ltda establecer procesos para planificar, medir y

controlar la calidad de sus entregables, mediante la identificación de los requerimientos

emanados de los estándares de calidad reconocidos por parte de los clientes.

Método analítico sintético: se dividirá la

construcción en tareas para poder definir la calidad esperada en cada una de las actividades a realizar

para las obras de parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo rural. Posteriormente se

unificarán para hacer el plan de Gestión de la calidad.

6

Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la empresa gestionar y liderar el

equipo del proyecto, a través de la identificación y documentación de los roles,

responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución de las obras.

Método analítico sintético: se dividirá la construcción en tareas para poder definir los roles,

responsabilidades y habilidades requeridas en cada una de las actividades a realizar para las

obras de parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo rural Posteriormente se unificarán paran hacer el plan de Recursos Humanos del proyecto.

7

Crear un plan de gestión de comunicaciones que permita asegurar la planificación,

recolección, elaboración, archivo, gestión, control y monitoreo en tiempo de la información del proyecto, a través del involucramiento de los

interesados internos y externos.

Método analítico sintético: se dividirá la construcción en tareas para poder definir las

necesidades de información en cada una de las actividades a realizar para las obras de

parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo rural. Posteriormente se unificarán paran hacer el

plan de las Comunicaciones del Proyecto.

Fuente: El Autor

3.3 Herramientas

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura,

la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para

alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.

Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de

proyectos, de las cuales se escogieron y se presentan en el cuadro 4 las que se

utilizaran para cada uno de los objetivos específicos.

36

Cuadro 4. Herramientas utilizadas para la gestión de proyectos constructivos

preparado para la empresa NECO Ingeniería.

No. OBJETIVOS HERRAMIENTAS

1

Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar la

planificación de las comunicaciones basadas en la identificación de las necesidades de los

involucrados, mejorando la participación durante la administración del proyecto.

Análisis de Interesados: Recopilación y análisis de la información con el fin de realizar la lista de

involucrados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Juicio de Expertos.

Reuniones.

2

Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que en éste se incluye

solamente el trabajo necesario para completar con éxito los procesos y

actividades diseñadas

Juicio de expertos Reuniones Entrevistas

Descomposición

3

Diseñar el plan de gestión del tiempo que permita establecer las políticas, procedimientos, herramientas y

documentación necesarias para elaborar, gestionar, ejecutar y controlar las actividades del proyecto y sus recursos asociados, para

su mejor administración.

Juicio de expertos Reuniones

Software y técnicas de programación Descomposición

Método de diagramación por precedencia Determinación de dependencias

4

Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos estandarizados

para estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de los

proyectos de Neco Ingenieria Ltda en el municipio de Villavicencio.

Juicio de expertos Suma de Costos

Estimación análoga

5

Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a Neco Ingenieria Ltda establecer procesos para planificar, medir y

controlar la calidad de sus entregables, mediante la identificación de los

requerimientos emanados de los estándares de calidad reconocidos por parte de los

clientes.

Estudios Comparativos Tormenta de ideas

37

6

Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la empresa gestionar y

liderar el equipo del proyecto, a través de la identificación y documentación de los roles,

responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución de las

obras.

Organigramas y Descripciones de puestos de trabajo Juicio de Expertos

7

Crear un plan de gestión de comunicaciones que permita asegurar la planificación,

recolección, elaboración, archivo, gestión, control y monitoreo en tiempo de la

información del proyecto, a través del involucramiento de los interesados internos y

externos.

Análisis de Reqyuisitos de comunicación. Reuniones

Fuente: El Autor

3.4 Supuestos y Restricciones

Según Oviedo (2010) las restricciones son limitaciones que afectan el desempeño

del proyecto. Las restricciones más populares son el: presupuesto, alcance y

tiempo.

Un supuesto es una circunstancia o evento fuera del proyecto que pueden afectar

su éxito y que el equipo de proyecto cree que va a suceder, pero que están fuera

de su control total. Es necesario que su identificación se realice durante la

planificación, pues en ese momento muchas preguntas rondarán sin respuestas

precisas.

Los Supuestos y restricciones y su relación con los objetivos del proyecto se

muestran a continuación en el Cuadro 5.

38

Cuadro 5. Supuestos y restricciones para la gestión de proyectos constructivos

preparado para la empresa NECO Ingeniería Ltda.

No. OBJETIVOS SUPUESTOS RESTRICCIONES

1

Elaborar un plan de gestión de involucrados

del proyecto con el fin de afianzar la planificación de

las comunicaciones basadas en la

identificación de las necesidades de los

involucrados, mejorando la participación durante la

administración del proyecto.

En caso que se presenten problemas con las

comunidades o el orden público, éstos no afectarán

significativamente el proyecto, teniendo en

cuenta los programas de Seguridad y orden público

que adelanta la Presidencia de la

Republica de Colombia en el Departamento del Meta, específicamente en la zona

del proyecto. En caso que se presenten

dificultades con los propietarios de los predios

vecinos al área de ejecución del proyecto, Neco Ingenieria Ltda realizará la gestion

requerida para que no existan interrupciones.

Que las comunidades no se opongan a la realización del

proyecto. Que las comunidades no exijan la

adecuación del mantenimiento de la vía que se use para el

traslado de maquinaria, equipo, insumos y materiales

2

Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que en éste se incluye solamente el trabajo necesario para completar con éxito los procesos y actividades

diseñadas

Se encontrara una propiedad rural con las

áreas mínimas requeridas para la parcelación para llevar a cabo el proyecto. Las áreas mínimas de las

parcelas se ajustan al POT (Plan de ordenamiento

territorial local). Se cuenta con las redes eléctricas, acueducto,

alcantarillado y comunicación en el área

para realizar la interconexión del proyecto. Se cuenta con proveedores locales con experiencia y

con disponibilidad de todos los insumos de cantera para realizar las obras.

El lote mínimo requerido para el proyecto debe ser de 18 Ha . Las obras deben ejecutarse de acuerdo a los requisitos de los pliegos de condiciones de

Neco Ingenieria Ltda. Se debe dar estricto

cumplimiento a las condiciones estipuladas en las licencias

otorgadas para el proyecto por las autoridades locales.

El desarrollo de las obras deberá realizarse con criterios

de sostenibilidad y minimización de impactos

ambientales y sociales.

39

3


procedimientos, herramientas y

documentación necesarias para elaborar, gestionar, ejecutar y controlar las

actividades del proyecto y sus recursos asociados,

para su mejor administración.

Se considera que el clima va a ser favorable durante los meses de ejecución de

las obras según predicciones

metereológicas de años anteriores.

El cliente realizara un eficiente gestión de permisos prediales

evitando posibles conflictos que atrasen las obras.

Los proveedores se pueden conseguir de

manera local

Todas las actividades necesarias para el desarrollo

del proyecto se deben ejecutar en un plazo máximo de 9

meses y de acuerdo con el cronograma del proyecto.

La fase de construcción del proyecto sólo podrá iniciar

hasta que se cuente con las licencias y permisos requeridos

por las autoridades locales, permisos de construcción y

permisos de tierras, así como los diseños.

4

Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos estandarizados para

estimar, presupuestar, financiar, gestionar y

controlar los costes de los proyectos de Neco

Ingenieria Ltda en el municipio de Villavicencio.

Una vez aprobado el proyecto por parte del

grupo inversor se tienen asegurados los recursos

para el desarrollo del mismo. Los costos de los materiales y alquiler de maquinaria se mantendrán estables de

acuerdo con las proyecciones consultadas

en la industria local.

Los costos de venta por parcela no deben exceder los

180 millones de pesos. Todas las actividades

necesarias para el desarrollo del proyecto de acuerdo con el

alcance definido no deben exceder el presupuesto

aprobado por los directivos de Neco Ingenieria Ltda.

5

Desarrollar el plan de gestión de calidad del

proyecto que permita a Neco Ingenieria Ltda

establecer procesos para planificar, medir y controlar

la calidad de sus entregables, mediante la

identificación de los requerimientos emanados

de los estándares de calidad reconocidos por

parte de los clientes.

La calidad final de la casa Tipo cumplirá con las

normas y leyes de construcción locales y

atenderá las necesidades de los posibles

compradores de una casa de recreo.

Las obras deben ejecutarse de acuerdo a los pliegos de

condiciones y las especificaciones técnicas del

contrato suscrito con la Empresa.

6

Desarrollar el plan de recursos humanos que le

permita a la empresa gestionar y liderar el

equipo del proyecto, a través de la identificación y

documentación de los roles, responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución

de las obras.

La mano de obra no calificada requerida para el proyecto estará disponible

en la zona. Neco Ingenieria Ltda

garantizará la disponibilidad de la mano de obra calificada para la ejecución del proyecto.

La mano de obra no calificada que se empleará en la

construcción debe ser local.

7

Crear un plan de gestión de comunicaciones que

permita asegurar la planificación, recolección,

elaboración, archivo,

El representante del

cliente estará disponible para la atención oportuna de los inconvenientes que

se presenten y que

Todo acuerdo entre ambas partes para que se oficialice

como parte del contrato deberá estar por escrito.

40

gestión, control y monitoreo en tiempo de la información del proyecto, a través del involucramiento de los interesados internos

y externos.

requieran de una intervención conjunta de

las partes.

Fuente: El Autor

3.5 Entregables

Un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio

único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un

proyecto. Los entregables son componentes tangibles completados para alcanzar

los objetivos del proyecto y pueden incluir elementos del plan para la dirección del

proyecto. PMBOK (PMI, 2013)

Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el

cuadro 6, a continuación.

Cuadro 6. Entregables para la gestión de proyectos constructivos preparados para la

empresa NECO Ingeniería Ltda.

NUMERO OBJETIVOS ENTREGABLE

1

Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar la planificación de las comunicaciones basadas en la

identificación de las necesidades de los involucrados, mejorando la

participación durante la administración del proyecto.

Plan de gestión de involucrados del proyecto

2

Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que

en éste se incluye solamente el trabajo necesario para completar con

éxito los procesos y actividades diseñadas

Plan de gestión del alcance del proyecto

3


procedimientos, herramientas y

Plan de gestión del tiempo del proyecto.

41

documentación necesarias para elaborar, gestionar, ejecutar y

controlar las actividades del proyecto y sus recursos asociados, para su

mejor administración.

4

Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos

estandarizados para estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de los proyectos

de Neco Ingenieria Ltda en el municipio de Villavicencio.

Plan de gestión de costos del Proyecto.

5

Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a

Neco Ingenieria Ltda establecer procesos para planificar, medir y

controlar la calidad de sus entregables, mediante la

identificación de los requerimientos emanados de los estándares de

calidad reconocidos por parte de los clientes.

Plan de Gestión de Calidad del Proyecto

6

Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la empresa

gestionar y liderar el equipo del proyecto, a través de la identificación

y documentación de los roles, responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución

de las obras.

Plan de Recursos Humanos del Proyecto.

7

Crear un plan de gestión de comunicaciones que permita

asegurar la planificación, recolección, elaboración, archivo, gestión, control

y monitoreo en tiempo de la información del proyecto, a través del

involucramiento de los interesados internos y externos.

Plan de gestión de las Comunicaciones del proyecto.

Fuente: El Autor

42

4. DESARROLLO

4.1 Gestión del Alcance

4.1.1 Descripción del alcance del producto

El alcance de este proyecto es la parcelación de 115 lotes con áreas de 1500 m2

con todas las obras de urbanismo necesarias tales como alcantarillado, vías,

alumbrado público, acueducto, gas. Ubicado en el municipio de Villavicencio

(Departamento del Meta).

4.1.2 Enunciado del alcance del proyecto

Este proyecto incluye: la construcción de la casa tipo, instalación de redes de

alcantarillado, redes de acueducto, redes de gas, redes eléctricas y de alumbrado

público, adecuación de zonas comunes, diseño y ejecución de obras

complementarias, gestión social, compra de materiales y pruebas finales.

Las principales características de la parcelación son:

Lotes de 1500 m2 aprox. Con puntos de servicio públicos domiciliarios

(Incluye acometidas sin contador)

Tres (3) kilómetros de vías

Redes de acueducto, alcantarillado, gas y eléctricas.

Zonas sociales revegetalizadas

Casa tipo de 349,96 m2

43

4.1.3 Exclusiones del proyecto

No se incluye en el alcance de este proyecto:

La entrega de electrodomésticos en la casa tipo.

No se entregan los lotes cercados.

No se entregan los lotes arborizados y con jardines

No se entregan los lotes con contadores de servicios públicos.

Los derechos de conexión será a cargo del comprador del lote.

No se entregara sistema circuito cerrado de cámaras de seguridad.

Los materiales utilizados por parte del propietario para la construcción de su

vivienda serán a su cargo.

4.1.4 Entregables del proyecto

Inicio

Acta de constitución del proyecto (Project Chárter).

Contrato de obra entre Neco ingeniería y Grupo Inversor.

Planeación

Diseño de la parcelación y obras complementarias.

Planes para la administración del proyecto.

Contratos de mano de obra especializada y no calificada.

Contratos de alquiler de equipos y maquinaria.

Plan para la dirección del proyecto.

Ejecución, Seguimiento y Control

Parcelación con 115 lotes de 1500 m2 aprox. Con puntos de servicio

públicos domiciliarios (Incluye acometidas sin contador).

Accesos adecuados

44

Zonas comunes revegetalizadas

Vivienda tipo de 349,96 m2

Juego de planos de construcción (casa tipo).

Especificaciones de propiedad horizontal del proyecto.

Escrituras del lote comprado.

Estatutos de propiedad horizontal (ley 675 de 2001).

Paz y salvo de propietarios de predios.

Señalización preventiva.

Informes de auditoría.

Reportes de seguimiento y control.

Cierre

Libro de Terminación de Obra.

Planos As-Built de la construcción.

Plano As- Built de las redes de Acueducto, Gas, Alcantarillado.

Acta de finalización y liquidación del contrato entre Neco ingeniería y Grupo

Inversor.

Certificados de disposición final de residuos.

Reporte de recibo de la vivienda tipo.

Pruebas de funcionamiento del alcantarillado, acueducto, gas y energía.

Informe de estado de pozos de inspección, cajas de quiebre.

Se deben entregar los paz y salvo de pago de todas las obligaciones

contractuales y de ley de todo el personal.

Entrega del Dossier de Construcción.

4.1.5 Criterios de aceptación

Los criterios de aceptación de los proyectos requeridos y estipulados son los

siguientes:

45

Relacionados con la construcción:

La parcelación debe coincidir con el diseño entregado y de acuerdo a las

áreas definidas.

El 100% de las uniones deben ser herméticas y deben cumplir con las

especificaciones entregadas por el fabricante.

La construcción de la casa tipo debe estar de acuerdo a los diseños

entregados y bajo las especificaciones técnicas.

Los asentamientos de la vivienda deben estar en el rango permitido por el

código nacional sismo resistente.

El terreno deberá estar completamente reconformado y las vías deben estar

en un 100% pavimentada.

Las cunetas de las vías deben cumplir con las pendientes determinadas en

los diseños.

La totalidad de las luminarias de alumbrado público deben estar

funcionando y con las protecciones adecuadas.

La prueba de estanqueidad de las tuberías de acueducto deben cumplir con

1.5 veces la presión de servicio.

Las pruebas de densidad del terreno deben estar ajustadas al Próctor al

95%.

El espesor, resistencia y la mezcla asfáltica deben estar de acuerdo a los

diseño Marshall

Relacionados con el personal:

Todo el personal que se contrate debe cumplir con la descripción de perfiles

del personal establecido para el proyecto.

Relacionados con el cierre y entrega:

La póliza de estabilidad de obra será por 5 años y cubrirá el 100% del valor

de la construcción.

Los planos As-Built deberán coincidir exactamente con las obras

construidas,

46

No se deberán dejar daños a los predios contiguos y deberán ser reparados

si se surten.

La terminación del proyecto deberá ser avalada por el grupo inversor sin

amonestaciones o no conformidades.

4.1.6 Supuestos

Supuestos de alcance:

Se encontrara una propiedad rural con las áreas mínimas requeridas para

la parcelación para llevar a cabo el proyecto.

Las empresas participantes en el proyecto darán el soporte económico y

técnico necesario para llevar a cabo el proyecto de la parcelación,

urbanismo y construcción de la casa tipo.

El número y/o cantidad de todos los equipos, herramientas y materiales

estarán en sitio según lo planificado y según el inventario necesario previsto

en los DPS.

La calidad final de la casa Tipo cumplirá con las normas y leyes de

construcción locales y atenderá las necesidades de los posibles

compradores de una casa de recreo.

Las áreas mínimas de las parcelas se ajustan al POT (Plan de

ordenamiento territorial local).

Se cuenta con las redes eléctricas, acueducto, alcantarillado y

comunicación en el área para realizar la interconexión del proyecto.

Se cuenta con proveedores locales con experiencia y con disponibilidad de

todos los insumos de cantera para realizar las obras.

El representante del cliente estará disponible para la atención oportuna de

los inconvenientes que se presenten y que requieran de una intervención

conjunta de las partes.

En casos de fuerza mayor Neco Ingenieria estará salva de cualquier

responsabilidad por posibles efectos adversos para el proyecto.

47

Supuestos de tiempo:

Se consideró que el clima va a ser favorable durante los meses de

ejecución de las obras según predicciones meteorológicas de años

anteriores y durante el periodo de ejecución de las obras no se presentarán

fuertes cambios climáticos de acuerdo con los pronósticos publicados por el

instituto meteorológico IDEAM para el 2014.

El acarreo Max para el transporte de los materiales e insumos no excederá

los 35 km.

El cliente realizará una eficiente gestión de permisos prediales evitando

posibles conflictos que atrasen las obras.

Se obtendrán los permisos de construcción respectivos en el tiempo

programado

Los proveedores se pueden conseguir de manera local.

Supuestos económicos:

Una vez aprobado el proyecto por parte del grupo inversor se tienen

asegurados los recursos para el desarrollo del mismo.

El desembolso de los pagos parciales por el avance de las obras se hará

según las condiciones pactadas.

Los costos de los materiales y alquiler de maquinaria se mantendrán

estables de acuerdo con las proyecciones consultadas en la industria local.

Se reconocerá cualquier sobrecosto que se presente por causas imputables

a cambios suscitados o requeridos por el grupo inversor.

El desarrollo de la segunda calzada que viene adelantando el gobierno

nacional incrementara el número de visitantes y los posibles compradores

de parcelas para la construcción de casas de campo entre la ciudad de

Bogotá y Villavicencio.

El acarreo máximo para el transporte de los materiales e insumos no

excederá los 35 km

48

Supuestos sociales y ambientales:

La mano de obra no calificada requerida para el proyecto estará disponible

en la zona.

Neco Ingeniería garantizará la disponibilidad de la mano de obra calificada

para la ejecución del proyecto.

En caso que se presenten problemas con las comunidades o el orden

público, éstos no afectarán significativamente el proyecto, teniendo en

cuenta los programas de Seguridad y orden público que adelanta la

Presidencia de la Republica de Colombia en el Departamento del Meta,

específicamente en la zona del proyecto.

En caso que se presenten dificultades con los propietarios de los predios

vecinos al área de ejecución del proyecto, Neco Ingenieria realizará la

gestión requerida para que no existan interrupciones.

4.1.7 Restricciones

A continuación se detallan las restricciones identificadas para la dirección del

proyecto:

Restricciones de alcance

El lote mínimo requerido para el proyecto debe ser de 18 Hectáreas

Que el espacio físico dentro y alrededor del terreno no presente niveles

freáticos altos que afecten las excavaciones de la estructura de vía y

cimentación de la casa tipo.

Las modificaciones en el alcance deben tener la aprobación del Grupo

Inversor, del Director del Portafolio y del Director de Proyecto ya que estos

impactan negativamente la entrega del proyecto en la fecha establecida por

los plazos tan estrictos.

Las obras deben ejecutarse de acuerdo a los requisitos de los pliegos de

condiciones de Neco Ingeniería Ltda.

49

Se debe dar estricto cumplimiento a las condiciones estipuladas en las

licencias otorgadas para el proyecto por las autoridades locales.

El desarrollo de las obras deberá realizarse con criterios de sostenibilidad y

minimización de impactos ambientales y sociales.

Restricciones de tiempo

Todas las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto se deben

ejecutar en un plazo máximo de 9 meses y de acuerdo con el cronograma

del proyecto, de manera que a más tardar el día 20 de Septiembre de 2015

se realice la inauguración, se firme con el Grupo Inversor el acta de recibo

de las obras y se realice el cierre del proyecto.

Se tiene como meta un límite de tiempo para terminar la parcelación,

urbanismo y construcción de la casa tipo de 90 días calendario, el inicio

tardío de la ejecución de las obras es el 23 de diciembre de 2014 con fecha

máxima de terminación de las obras es el 19 de septiembre de 2015.

Incumplimiento en el suministro de materiales por parte de los proveedores

por cierres en las vías que conducen de la ciudad de Bogotá a Villavicencio

Los equipos para realizar las excavaciones, nivelación, extendido y

colocación de carpeta asfáltica (planta de asfalto) pueden presentar fallas a

la hora de ejecutar estas actividades.

La fase de construcción del proyecto sólo podrá iniciar hasta que se cuente

con las licencias y permisos requeridos por las autoridades locales,

permisos de construcción y permisos de tierras, así como los diseños.

Restricciones económicas

Los costos de venta por parcela no deben exceder los 180 millones de

pesos, valor promedio de mercado para áreas de 1500 m2.

Todas las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto de acuerdo

con el alcance definido en este documento no deben exceder el

presupuesto aprobado por los directivos de Neco Ingeniería de COP $

costo directo $ 4.196.257.382

50

Se realizarán pagos parciales según el avance de la obra cada 30 días y los

pagos se realizarán 30 días después de la radicación de la factura por parte

de la Neco Ingeniería.

Se realizará una retención final del 10% hasta el recibo a satisfacción de

todas las obras de campo, el informe final, los planos As-Built y la

documentación técnica establecida en las especificaciones técnicas del

contrato.

Restricciones de recursos

La mano de obra no calificada que se empleará en la construcción debe ser

local.

El transporte de materiales de arrastre se debe realizar con los gremios

transportadores locales

Restricciones de Tipo Social

Que las comunidades no se opongan a la realización del proyecto.

Que las comunidades no exijan la adecuación del mantenimiento de la vía

que se use para el traslado de maquinaria, equipo, insumos y materiales

Restricciones de calidad

Todas las disposiciones establecidas en el contrato y en los pliegos de

condiciones de Neco Ingeniería NEC-PRO-DPS-001.

La mínima calificación para Neco Ingeniería en la evaluación de

desempeño de satisfacción del cliente deberá ser de 90 puntos.

Restricciones de Seguridad Industrial

Que se presente un accidente o emergencia durante el proceso de

construcción que obstaculice o detenga el proceso constructivo.

Que se produzca una fatalidad en el proceso de ejecución de las obras.

51

4.1.8 Estructura detallada de trabajo (EDT)

Figura 3. Estructura Detallada del proyecto

Fuente: Elaboración Propia

52

4.1.9 Diccionario de la EDT

1 OBRAS DE PARCELACIÓN, URBANISMO Y CONSTRUCCIÓN DE CASA TIPO EN ZONA RURAL

1 $ 4.196.257.382

Actividades Administración del Proyecto, Fase de Planificación, Fase de Adquisiciones, Fase de Ejecución del proyecto, Fase de Comercialización, Fase de Cierre.

Notas

Criterio de Aceptación

Tener la aprobación de la junta directiva, cumplimiento de los entes de control, cumplir los estándares de calidad.

Recursos Patrocinador del proyecto

1.1 ADMINISTRACION DEL PROYECTO

2 $ 683.834.415

Actividades Aplicación al proyecto de los grupos de procesos : Inicio, Planificación, Adquisiciones, Ejecución, Control y seguimiento y Cierre

Notas


Contar con la aprobación del sponsor, Contar con la aprobación de la junta directiva.

Recursos Director de portafolio, Director de Proyecto

1.2 FASE DE PLANEACION

3 $ 40.000.000

Actividades Análisis de la demanda y la oferta, elaboración de un borrador del proyecto, estudios y diseños, diseños definitivos, gestionar recursos para el proyecto y Adquisición de permisos de licenciamiento.

Notas


Aprobación de la junta directiva, aseguramiento de los recursos económicos, contar con los permisos solicitados por los diferentes de control y Documentación predial tramitada.

Recursos Director de portafolios, Directo de proyecto, Coordinador financiero, Coordinador administrativo, Coordinador tecnico,.

1.2.1 ESTUDIO DE MERCADO

4 $ 1.650.000

Actividades

Se deben recopilar información estadística y datos actuales de los diferentes indicadores de construcción, crecimiento poblacional, estratificación entre otra información que nos de seguridad en la viabilidad del proyecto.

Notas


Aprobación por parte del director de proyectos. Aprobación de la junta directiva.

Recursos Director de portafolios, Director de proyecto, Coordinador financiero, Coordinador administrativo, Coordinador técnico,.

53

1.2.2 PREDISEÑOS

5 $ 2.600.000

Actividades

Basado en la información recolectada, se deberá generar una ingeniería Rev. B, con el fin de poder aterrizar cantidades y definir algunos parámetros de conceptualización de la ingeniería. Determinar actividades faltantes. Aterrizar el presupuesto.

Notas


Aprobación por parte del director de proyectos. Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor.

Recursos Director de portafolios, Director de proyecto, Coordinador financiero, Coordinador administrativo, Coordinador tecnico,.

1.2.3 ESTUDIOS Y DISEÑOS

6 $ 7.500.000

Actividades

• Elaboración de estudios de suelos. • Elaboración de diseños de concreto. • Elaboración de diseños urbanísticos. • Elaboración de estudio de Próctor. • Elaboración de diseños estructurales. • Elaboración de diseños arquitectónicos. • Elaboración de diseños Hidro-sanitarios. • Elaboración de estudio de transito. • Elaboración de diseño de mezcla asfáltica para pavimento.

Notas

Los laboratorios utilizados para la realización de pruebas destructivas y no destructivas, ensayos de suelos y demás necesarios para el desarrollo de esta actividad, deberán ser certificados, para obtener una confianza en los resultados emitidos por ellos.




1.2.4 DISEÑOS DEFINITIVOS

7 $ 6.000.000

Actividades

• Basado en las diferentes observaciones obtenidas (si aplican) se debe realizar las actualizaciones a los pre diseños. • Actualizar la versión de los planos. • Colocar los sellos de aprobados para construir. (APC).

Notas Se deben generar tres copias de los planos.




54

1.2.5 PRESUPUESTO

8 $ 2.250.000

Actividades

• Identificar las diferentes actividades que se necesitan realizar para poder dar cumplimiento al objeto del proyecto. • Obtener las cantidades de obra que se ejecutaran según las actividades identificadas. • Solicitar cotizaciones de los diferentes insumos, materiales, personal, etc. Que se necesiten incluir. • Elaborar los análisis de precios unitarios de cada una de las actividades a ejecutar. • Generar el presupuesto del proyecto.

Notas

• Los precios de los suministros, bienes y servicio que se vayan a manejar en el proyecto deben estar ajustados a los precios del mercado de la zona. • Se debe contar con un mínimo de tres (03) cotizaciones artículo, material, insumo, etc.


Aprobación por parte del director de proyectos. Aprobación del área financiera. Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor.

Recursos Director de portafolios, Directo de proyecto, Coordinador financiero, Coordinador administrativo, Coordinador tecnico,

1.2.6 LEGALIZACION

9 $ 6.000.000

Actividades

• Certificado de libertad y tradición. • Obtención de paz y salvo por pago de impuestos. • Adquirir la copia de la escritura. • Fotocopia del documento de identidad del propietario.

Notas Este proceso debe ser realizado tan pronto se tenga viabilidad por parte de la junta directiva y el sponsor.


Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor.

Recursos Director de proyecto, Coordinador financiero, Coordinador administrativo

1.2.6.1 NOTARIADO Y REGISTRO

10 $ 10.000.000

Actividades

• Elaborar un contrato de compraventa. • Realizar los trámites de escrituración. • Según diseños, generar la distribución de la parcelación. • Gestionar las escrituras para cada una de las 115 parcelas. • Tramitar documentación ante la oficina de registro y control municipal.

Notas


Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor.


55

1.2.6.1.1 IMPUESTOS

11 $ 4.000.000

Actividades Realizar los pagos debidos ante los diferentes bancos.

Notas


Entrega de desprendible con sello de la entidad bancaria. Y aprobacion de la junta directiva


1.2.6.1.2 ESCRITURAS

12 $ 6.000.000

Actividades Realizar lo diferentes tramites ante la notaria respectiva para la escrituracion de las parcelas

Notas Se debe generar una escritura por cada parcela


Expedicion de 115 escrituras públicas.


1.2.6.2 PERMISOS Y LICENCIAMIENTO.

13 $ 4.000.000

Actividades

• Diligenciar los diferentes formularios de solicitud ante los diferentes entes de control. • Presentar la documentación requerida para ello. • Realizar los pagos solicitados. • Entregar a la junta directiva la totalidad de los permisos necesarios para el proyecto.

Notas


Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor. Aprobación por parte del director de proyectos.


1.3 FASE DE ADQUISICIONES

14 $ 790.880.000

Actividades

• Generar el proceso de adquisición para la obtención de un predio con las características mínimas solicitadas para la elaboración del proyecto. • Generar el proceso de adquisición para la obtención de un contratista que se haga cargo de la obra horizontal. • Generar el proceso de adquisición para la obtención de un contratista que se haga cargo de la obra vertical. • Generar el proceso de adquisición para la obtención de ordenes de prestación de servicios.

Notas

Para el desarrollo del proyecto en mención se plantaron cuatro (04) tipos de adquisiciones las cuales son: Compra del Predio - Licitación de obra horizontal – Licitación de obra vertical y contratación de personal.

56


Aprobación de la junta directiva. Aprobación del sponsor. Aprobación por parte del director de proyectos.

Recursos Patrocinador del proyecto, Director de portafolio, director de proyectos, Coordinador financiero, Coordinador Tecnico, Coordinador Administrativo

1.3.1 COMPRA DE PREDIO

15 $ 787.200.000

Actividades

• Realizar varias visitas a los alrededores de Villavicencio con el fin de verificar la viabilidad del predio. • Establecer estrategias de negociación con los posibles vendedores de predios. • Presentar una oferta económica que sea viable para las partes y la cual debe estar ajustada a los precios de la zona y de valorización. • Elaboración del contrato de compraventa y finiquitación del trámite. • Entrega de las nuevas escrituras a la junta directiva.

Notas El predio debe contar con las características mínimas requeridas por el proyecto.


• Los diferentes documentos emanados del proceso, deben estar avalados por los diferentes entes de control. • La junta directiva dará su aprobación sobre la adquisición. • El predio debe estar a paz y salvo y libre de cualquier tipo de proceso judicial.

Recursos Director de portafolio, Director de proyectos, Coordinador financiero.

1.3.2 LICITACION OBRA HORIZONTAL

16 $ 1.500.000

Actividades

• Recopilar toda la información técnica, ambiental, seguridad ocupacional y financiera, necesaria para elaborar el proceso de licitación. • Realizar el proceso de convocatoria para dar inicio al proceso de licitación. • Atender las diferentes observaciones presentadas por los oferentes. • Seleccionar los oferentes que cumpla con las expectativas establecidas dentro de las condiciones ofertadas en los pliegos de condiciones. • Formalizar todo el proceso de adquisición y presentar a la junta directiva el ganador.

Notas Para el proceso de adquisición, se debe estar ajustado con toda la normatividad legal y vigente del territorio Colombiano.


• Haber cumplido con todo el proceso de licitación. • Haber formalizado todo el proceso. • Tener todas las pólizas vigentes necesarias para el proyecto.

Recursos Director de portafolio, Director de proyectos, Coordinador financiero, Coordinador Tecnico, Coordinador Administrativo

57

1.3.3 LICITACION OBRA VERTICAL

17 $ 1.500.000

Actividades

• Recopilar toda la información técnica, ambiental, seguridad ocupacional y financiera, necesaria para elaborar el proceso de licitación. • Realizar el proceso de convocatoria para dar inicio al proceso de licitación. • Atender las diferentes observaciones presentadas por los oferentes. • Seleccionar los oferentes que cumpla con las expectativas establecidas dentro de las condiciones ofertadas en los pliegos de condiciones. • Formalizar todo el proceso de adquisición y presentar a la junta directiva el ganador.

Notas Para el proceso de adquisición, se debe estar ajustado con toda la normatividad legal y vigente del territorio Colombiano.


• Haber cumplido con todo el proceso de adquisición. • Haber formalizado todo el proceso. • Tener todas las pólizas vigentes necesarias para el proyecto.

Recursos Director de portafolio, Director de proyectos, Coordinador financiero, Coordinador Tecnico, Coordinador Administrativo

1.3.4 PERSONAL STAFF

18 $ 680.000

Actividades

• Se busca contratar personal, que preste los servicios profesionales a Neco Ingeniería en las áreas de supervisión que se necesiten. • Elaboración de la minuta de contrato para el personal. • Realizar el proceso de afiliación a la seguridad social. • Establecer el proceso de pago del salario. • Verificar el lleno de requisitos legales. • Verificación de la información presentada por el profesional. • Se les entregara la dotación personal a los aspirantes seleccionados durante el proceso y que pasaran a contratación.

Notas El personal acá contratado tendrá todas las prestaciones de ley y estarán bajo subordinación de Neco Ingeniería.


• Haber cumplido con todo el proceso de adquisición. • Haber formalizado todo el proceso.

Recursos Patrocinador del proyecto, Director de portafolio, Director de proyectos.

1.4 FASE DE EJECUCION

19 $ 2.638.092.967

Actividades • Desarrollo de la obra horizontal para todo el proyecto. • Desarrollo de la obra vertical para la casa tipo del proyecto. • Seguimiento a todo el proceso de ejecución.

Notas Todos estos procesos deben estar alineados con los objetivos y alcance del proyecto.


• Haber cumplido con el lleno total de los requisitos del proceso de adquisición. • Haber sido el ganador del proceso de adquisiciones. • Contar con todo el equipo mínimo de maquinaria requerida en la

58

obra. • Contar con todo el equipo mínimo de personal r

Recursos Director de proyectos, Coordinador Tecnico, Coordinador HSE, Coordinador QA/QC, Residente Tecnico, Residente HSE, Coordinador administrativo, Coordinador financiero

1.4.1 OBRA VERTICAL

20 $ 282.001.309

Actividades • Dentro de las actividades de la obra vertical se tiene la construcción de la casa tipo. • El área de trabajo es dentro de la parcela únicamente.

Notas Para los trabajos fuera del área de la parcela, se deberá contactar a los contratistas de la obra horizontal.


• La obra vertical deberá ser ajustada a la norma de sismo resistencia 2010. • La ubicación de la obra estará de acuerdo con los planos de diseño entregados al inicio de la obra.

Recursos Director de proyectos, Coordinador Tecnico, Coordinador HSE, Coordinador QA/QC, Residente Tecnico, Residente HSE.

1.4.2 OBRA HORIZONTAL

21 $ 2.356.091.658

Actividades

• Para la realización de la obra horizontal, se tiene planteado las siguientes actividades. • Obras de Viales. • Obras de Acueducto. • Obras Alcantarillado. • Obras Eléctricas. • Obras de Gas.

Notas


• La obra horizontal deberá ser ajustada a la normatividad que rige estas obras. • La ubicación de la obra estará de acuerdo con los planos de diseño entregados al inicio de la obra.


1.4.2.1 OBRAS VIALES

22 $ 864.423.810

Actividades

• Para las obras de urbanismo se tiene las siguientes actividades. • Localización y replanteo. • Construcción de cerramiento. • Realizar la parcelación. • Instalar paramentos. • Desmonte y descapote • Construcción de vías.,

Notas Las obras que estén dentro del alcance descrito en las actividades, serán netamente responsabilidad del contratista de obras horizontales.


• Se deberá dar cumplimiento a toda la normatividad legal y vigente que rija las solicitudes anteriormente descritas.

59

• Se debe dar cumplimiento a los diferentes permisos concedidos por los entes de control. • Debe estar de acuerdo con los planos de diseño.


1.4.2.2 OBRAS DE ACUEDUCTO

23 $ 68.873.500

Actividades

• En el desarrollo del acueducto, se tienen las siguientes actividades. • Localización y replanteo. • Excavación manual y mecánica. • Instalación de tuberías. • Colocación de solados y concreto. • Relleno y compactado.

Notas Todo el personal de campo de contar con los elementos de protección personal.


• La obra se deberá entregar basada en los planos de diseño. • Cualquier tipo de cambio generado, deberá estar soportado con un control de cambios. • Se debe presentar un informe final del proyecto. • Se deberá dar cumplimiento a los diferentes permisos.


1.4.2.3 OBRAS DE ALCANTARILLADO

24 $ 713.186.800

Actividades

• En el desarrollo del alcantarillado, se tienen las siguientes actividades. • Localización y replanteo. • Excavación manual y mecánica. • Instalación de tuberías. • Colocación de solados y concreto. • Relleno y compactado.



• La obra se deberá entregar basada en los planos de diseño. • Cualquier tipo de cambio generado, deberá estar soportado con un control de cambios. • Se deberá presentar un informe final de obra. • Se deberá dar cumplimiento a los diferentes permisos otorgados.


1.4.2.4 OBRAS DE ELECTRICAS

25 $ 552.568.000

Actividades

• En el desarrollo de las obras eléctricas, se tienen las siguientes actividades. • Localización y replanteo. • Excavación manual y/o mecánica. • Colocación de solados e instalación de concretos.

60

• Construcción de cajas. • Instalación de postearía. • Instalación de tubería. • Cableado. • Pruebas técnicas. • Energización.



• La obra se deberá entregar basada en los planos de diseño. • Cualquier tipo de cambio generado, deberá estar soportado con un control de cambios. • Se debe presentar un informe final del proyecto. • Se deberá dar cumplimiento a los diferentes permisos o


1.4.2.5 OBRAS DE GAS

26 $ 157.039.548

Actividades

• En el desarrollo de las obras de gasificación, se tienen las siguientes actividades. • Localización y replanteo. • Excavación manual y/o mecánica. • Colocación de cama de arena. • Construcción de cajas. • Instalación de tubería. • Relleno y compactado. • Pruebas técnicas.



• La obra se deberá entregar basada en los planos de diseño. • Cualquier tipo de cambio generado, deberá estar soportado con un control de cambios. • Se debe presentar un informe final del proyecto. • Se deberá dar cumplimiento a los diferentes permisos o


1.5 FASE DE COMERCIALIZACION

27 $ 26.250.000

Actividades

En la comercialización del proyecto se tiene en cuenta las siguientes actividades necesarias para el desarrollo del proyecto: • Se debe realizar campañas publicitarias. • Generar un stand de pre-ventas y ventas. • Buscar estrategias que optimicen las ventas del proyecto. • Generar estrategias que ayuden a incentivar al comprador para Neco Ingenieria le presente los servicios de construcción de la casa tipo. • Elaboración de volantes, pancartas, tarjetas, etc.

Notas


• El presupuesto no debe ser superado. • Las campañas deben estar ajustadas a los requerimientos del

61

proyecto. • La publicidad debe estar avalada por la junta directiva.

Recursos Patrocinador del proyecto, Director de portafolio, Director de proyectos, coordinador financiero, Coordinador administrativo.

1.5.1 PUBLICIDAD

28 $ 6.750.000

Actividades

• Generar campañas por los diferentes medios de comunicación existentes como (radio, televisión, Web, pancartas, afiches, brouchte, etc.). • Creación de la página Web. • Establecer volantes para repartir en sitios estratégicos.

Notas


• El presupuesto no debe ser superado. • Las campañas deben estar ajustadas a los requerimientos del proyecto. • La publicidad debe estar avalada por la junta directiva. • El contenido de la publicidad, no debe ser censurable.

Recursos Patrocinador del proyecto, Director de portafolio, director de proyectos, coordinador financiero

1.5.2 PRE-VENTAS

29 $ 4.500.000

Actividades

• Venta del proyecto sobre planos. • Instalación de oficina. • Visita al área del proyecto. • Elaboración de la maqueta del proyecto. • Generación de contratos de compraventa.

Notas Los proyectos vendidos en esta fase, tendrán como ganancia una valorización del mismo.


• Haber cancelado el valor correspondiente a la cuota inicial. • Presentación de los contratos de compraventa. • Presentación del trámite ante una entidad bancaria (si es a credito).

Recursos Director de portafolios, director de proyectos, coordinador financiero, coordinador administrativo

1.5.3 VENTAS

30 $ 15.000.000

Actividades

• Contratos de compraventas. • Asignación física de la parcela asignada. • Tramite ante notaria y registro de la venta. • Entrega de las escrituras. • Presentación de los servicios de construcción de la casa tipo. • Entrega de la parcela al cliente.

Notas En el proceso de venta de la parcela, se le ofrece al cliente los servicios de construcción para la casa tipo.


• Haber cancelado el valor correspondiente a la parcela. • Presentación de la escritura. • Presentación del trámite ante una entidad bancaria (si es acredito) y aprobación del mismo. • Tener definidos y concretado la forma de pago de la parcela.

62

Recursos Director de portafolios, director de proyectos, coordinador financiero, coordinador administrativo

1.6 FASE DE CIERRE

31 $ 17.200.000

Actividades

• Para la finalización del proyecto se debe realizar lo siguiente: • Informe final de cierre del proyecto. • Preparación de la documentación para la liquidación del proyecto. • Actualización de registros de contrato. • Acciones para definir los requisitos de aprobación de los interesados para los cambios y todos los niveles de productos entregables. • Acciones necesarias para confirmar que el proyecto ha cumplido con todos los requisitos del patrocinador, del cliente y de los demás interesados, verificar que se han suministrado y aceptado todos los productos entregables y validar que se ha cumplido con los criterios de conclusión y salida. • Acciones necesarias para cumplir con los criterios de conclusión o salida del proyecto. • Terminar los detalles técnicos faltantes del proyecto. • La documentación sobre lecciones aprendidas. • Beneficios y/o Impactos del proyecto.

Notas


• La aceptación formal y entrega del producto. • Documentación de Aceptación Formal. • Archivos del Proyecto. • Documentos de Cierre del Proyecto. • Información Histórica. • Auditar los trabajos para asegurar que están completos.

Recursos

Patrocinador de proyectos, director de portafolios, director de proyectos, coordinador tecnico, coordindor financiero, coordinador administrativo, coordinador HSE, coordinador QA/QC, residente tecnico, residente HSE.

1.6.1 ENTREGA ADMINISTRACION

32 $ 3.440.000

Actividades

• Informe final del proyecto. • Inventario del proyecto. • Acta firmada de entrega del proyecto. • Planos definitivos

Notas


• La aceptación formal y entrega del producto. • Documentación de Aceptación Formal. • Archivos del Proyecto.

Recursos Director de proyectos, coordinador financiero, coordinador administrativo.

1.6.1.1 INFORME FINAL DEL PROYECTO

33 $ 3.440.000

Actividades • Informe final del proyecto.

Notas

63




1.6.1.2 INVENTARIO DEL PROYECTO

34 $ 3.440.000

Actividades • Descripción activos del proyecto

Notas




1.6.1.3 ACTA DE ENTREGA DEL PROYECTO

35 $ 3.440.000

Actividades • Documento de entrega final del proyecto firmada.

Notas




1.6.1.4 PLANOS DEFINITIVOS

36 $ 3.440.000

Actividades • Entrega de dos juegos de planos.

Notas




4.2 Interesados del Proyecto

4.2.1 Definiciones

Para este proyecto se han identificado los siguientes interesados del proyecto

(STAKEHOLDERS), se observan en el Cuadro 7.

64

Cuadro 7. Interesados del Proyecto

N° Número del Stakeholders

Nombre

En este campo se identifican las personas por su nombre, cuando el cargo está en proceso de selección o sencillamente no ha sido asignado, se diligencia con el texto “sin definir”.

Rol principal En este campo se identifica el rol que desempeña la persona para el proyecto. Cuando es un Stakeholder interno este rol se asigna de acuerdo al organigrama del proyecto.

Responsabilidad En este campo se documentan todas las responsabilidades que tiene el stakeholders en el proyecto

Requerimientos / Necesidades

En este campo se diligencian las necesidades que tiene el stakeholders para cumplir con sus responsabilidades para el proyecto.

Expectativas En este campo se describe lo que el stakeholders espera obtener con la ejecución del proyecto.

Interno / externo Identifica si el Stakeholder es interno al proyecto o si hace parte del entorno o medio externo.

Nivel de Interés

En este campo se asigna una valoración cualitativa (Muy bajo, Bajo, Medio, Medio Alto y Alto) al nivel de interés del Stakeholder en el proyecto. El nivel de interés se determina por dos componentes: el primero es el nivel de interés técnico y el segundo es el nivel de interés social.

Nivel de Influencia

En este campo se asigna una valoración cualitativa (Muy bajo, Bajo, Medio, Medio Alto y Alto) al nivel de influencia o poder del Stakeholder sobre el proyecto. El nivel de influencia se determina por dos componentes: el primero es el nivel de influencia sobre otros y el segundo es el nivel de control de los recursos del proyecto.

Apoyo/Resistencia

Este campo representa el apoyo, la resistencia o la neutralidad del Stakeholder con el proyecto.

Fuente: El Autor

4.2.2 Stakeholders identificados

En el Cuadro 8 se observan los roles de los stakeholders identificados en el

proyecto:

65

Cuadro 8. Roles de los Stakeholders identificados en el Proyecto

N° Rol principal

1 Patrocinador del proyecto

2 Director de Portafolio

3 Director del Proyecto

4 Empleados Neco Ingeniería

5 Cliente

6 Presidentes de Junta

7 Propietarios de predios

8 Proveedores

9 Autoridad Ambiental

10 Entidades gubernamentales (policía, ejercito, transito)

11 Entidades territoriales (Alcaldía)

N° 1

Rol principal Patrocinador del proyecto

Responsabilidad

• Genera los recursos económicos necesarios para el proyecto. • Revisión final de las fases del Proyecto. • Asegurar que la alta dirección apoye las decisiones y dirección del equipo de proyecto. • Asegurar que el progreso del proyecto sea comunicado al resto de la organización. • Observar cualquier cambio en los objetivos de la empresa que puedan afectar a los objetivos del proyecto. • Resolver conflictos y problemas escalados por el Director del Proyecto o cualquiera de sus integrantes en el desarrollo del proyecto


• Informes semanales, mensuales del avance de obra y financiero del proyecto.

Expectativas • Márgenes de ganancia iguales o superiores al valor proyectado.

Interno / externo Interno

Nivel de Interés Medio

Nivel de Influencia Alto

Apoyo/Resistencia Apoyo

66

N° 2

Rol principal Director del Portafolio

Responsabilidad

• Participación en los juicios de expertos para la toma de decisiones • Revisión del acta de constitución del proyecto. • Apoyo en la mitigación de riesgos significativos. • Revisión final de las fases del proyecto. • Revisar los resultados de los análisis de riesgos del proyecto. • Aprobar los planes de acción elaborados para la gestión de riesgos. • Asignar los recursos necesarios para la ejecución de los planes de acción para la gestión de riesgos


• Informes semanales, mensuales del avance de obra y financiero del proyecto.

Expectativas • Cierre del proyecto exitoso


Nivel de Interés Alto

Nivel de Influencia Muy Alto


67

N° 3

Rol principal Director del Proyecto

Responsabilidad

• Participación en los juicios de expertos para la toma de decisiones • Responsable del éxito del proyecto. • Elaboración del acta de constitución del proyecto. • Desarrollar el plan para la dirección del proyecto y planes complementarios. • Gestionar y liderar al equipo de dirección del proyecto. • Valorar el desempeño del proyecto, identificar las interrupciones, analizarlas y generar las soluciones proporcionando informes precisos y oportunos. • Garantizar y asegurar que el proyecto cumpla el alcance, cronograma, presupuesto, calidad y satisfacción del cliente. • Hacer el cierre del proyecto. • Reportar las amenazas y oportunidades que pueden impactar los objetivos del proyecto. • Revisar los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados. •Valorar el desempeño del equipo del trabajo en el proyecto • Gestionar la solución de los riesgos que se presenten en el desarrollo del proyecto. • Comunicar y proponer las incidencias que producen desviaciones. • Analizar y asegurar que los cambios que se planteen en el proyecto, se ajusten de acuerdo a los planes del proyecto • Liderar y asegurar la implementación de los planes propuestos en el proyecto.


• Informes de todas las áreas del avance de los planes del proyecto, para su seguimiento, análisis y control

Expectativas • Cierre del proyecto de acuerdo a la línea base


Nivel de Interés Muy Alto

Nivel de Influencia Alto


68

4

Rol principal Empleados Neco Ingeniería

Responsabilidad

• Ejecutar actividades de acuerdo a los lineamientos del Director de proyecto e Ingeniero residente. • Reportar las actividades ejecutadas en los informes solicitados. • Realizar las actividades de obra u oficina de acuerdo a las directrices señaladas de acuerdo al área de gestión • Reportar las amenazas y oportunidades que pueden impactar los objetivos del proyecto. • Participar en los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados. • Controlar y supervisar las actividades del proyecto. • Suministrar la información requerida para el control del proyecto. • Apoyar en la elaboración de los informes requeridos (diario, semanal, mensual, final) para el proyecto. • Reportar las amenazas y oportunidades que pueden impactar los objetivos del proyecto.


• Planos y diseños • Especificaciones • TQ, IEO y controles de cambio aprobados para ejecución de actividades • Cronograma

Expectativas • Cumplimiento de actividades dentro del cronograma


Nivel de Influencia Bajo


N° 5

Rol principal Cliente

Responsabilidad

• Cumplir con lo establecido en el contrato de compra-venta. • Realizar los pagos de acuerdo a lo convenido en la promesa de compra.


• Contrato de compra venta • Planos de la parcela • Escrituras • Juego de planos de construcción (casa tipo). • Especificaciones de propiedad horizontal del proyecto. • Estatutos de propiedad horizontal (ley 675 de 2001).

Expectativas • Cierre del proyecto exitoso

Interno / externo Externo

Nivel de Influencia Medio


69

N° 6

Rol principal Presidentes de juntas de acción comunal

Responsabilidad

• Asistir a las reuniones de socialización del proyecto. • Transmitir a la comunidad la información que se les suministre del proyecto. • Transmitir a la comunidad las decisiones que se tomen en las reuniones de socialización del proyecto. • Asistir a las reuniones de bienes y servicios • Comunicar las expectativas e inquietudes de la comunidad con el proyecto.


• Información del proyecto y el impacto a la comunidad.

Expectativas • Cumplimiento de compromisos por parte del proyecto


Nivel de Interés Bajo

Nivel de Influencia

Bajo

N° 7

Rol principal Propietarios de predios

Responsabilidad

• Asistir a las reuniones de socialización del proyecto. • Cumplir con las obligaciones contractuales de los predios negociados. • Permitir el ingreso de personal y maquinaría a los predios negociados.


• Información del proyecto y el impacto a los predios.




Nivel de Influencia

Muy Bajo

N° 8

Rol principal Proveedores

Responsabilidad

• Entregar los materiales o suministros dentro de los plazos pactados. • Entregar los materiales o suministros con la calidad requerida. • Cumplir con la legislación actual. • Cumplir con las obligaciones contractuales. • Cumplir con las especificaciones técnicas entregadas. • Entregar un producto conforme.

70

• Entregar el dossier de construcción de las obras Cumplir • Entregar los Paz y salvo de pago a trabajadores. • Entregar los informes de avance solicitados según los DPS. • Entregar la póliza de estabilidad de obra.


• Listas de materiales y fechas de necesidad. • Realizar el pago del anticipo. • Realizar los pagos parciales de acuerdo al avance del proyecto. • Cumplir con las obligaciones contractuales. • Gestión de permisos prediales requeridos para el proyecto. • Tramitar las licencias ambientales que requiere el proyecto.

Expectativas • Cumplimiento en los pagos • Entregar obras y/o suministros en los tiempos requeridos



Nivel de Influencia

Alto

N° 9

Rol principal Autoridad Ambiental

Responsabilidad • Emitir permisos ambientales para el proyecto. • Resolver inquietudes de la comunidad referente a los permisos ambientales otorgados para el proyecto.


• Solicitud de permisos ambientales.

Expectativas • Cumplimiento de la licencia por parte del proyecto



Nivel de Influencia

Bajo

N° 10

Rol principal Entidades gubernamentales (policía, ejercito, transito)

Responsabilidad

• Emitir permisos viales (transporte de carga) para el proyecto. • Resolver inquietudes de la comunidad referente a los permisos otorgados para el proyecto. • Informar la situación del orden público.


• Solicitud de permisos viales. • Solicitud de estado del orden público.

Expectativas • Cumplimiento de compromisos y recomendaciones por parte del proyecto

71


Nivel de Interés Muy Bajo

Nivel de Influencia

Muy Bajo

N° 11

Rol principal Entidades territoriales (Alcaldía)

Responsabilidad

• Emitir permisos de construcción para el proyecto. • Emitir concepto de uso del suelo según POT (Plan de ordenamiento territorial). • Resolver inquietudes de la comunidad referente a los permisos otorgados para el proyecto.


• Solicitud de licencia de construcción.




Nivel de Influencia

Muy Bajo

Fuente: El Autor

4.2.3 Registro de stakeholders

El nivel de interés se compone de un 70% de Interés Técnico y un 30% de interés

Social, estos valores pueden tomar valores entre 0 y 5, donde 5 representa un

mayor interés.

El nivel de influencia se determinó con un 35% de influencia y un 65% de control

de recursos, estos valores pueden tomar valores entre 0 y 5, donde 5 representa

una mayor influencia.

El valor Apoyo/Resistencia determina valores entre 1 y 5, donde los valores entre

1 y 2,5 representan resistencia, los valores entre 2.5 y 3.5 son considerados

neutrales y los valores mayores que 3.5 representan apoyo al proyecto. El cuadro

9 muestra la matriz interés/influencia.

72

Cuadro 9. Matriz Interés/Influencia

N° Rol principal

Niv

el d

e

inte

rés

Niv

el d

e

Influencia

Apoyo /

Resis

tencia

Inte

rés

Técnic

o

Inte

rés

Socia

l

Influencia

Contr

ol d

e

recurs

os


3,7 4,3 5 4 3 3 5

2 Director de Portafolio 4 5,0 5 4 4 5 5

3 Director del Proyecto 5 4,7 5 5 5 5 4,5


3,7 2,7 4 4 3 2 3

5 Cliente 5 3,4 5 5 5 4 3

6 Presidentes de Junta 1,5 1,8 1 0 5 5 0

7 Propietarios de predios 1,5 1,4 1 0 5 4 0

8 Proveedores 3,1 1,0 3 4 1 1 1

9 Autoridad Ambiental 1,9 1,8 3 1 4 5 0

10

Entidades gubernamentales (policía, ejercito, transito)

1,2 1,4 3 0 4 4 0

11 Entidades territoriales (Alcaldías)

2,9 1,4 3 2 5 4 0

Fuente: El Autor

4.3 Gestión del Tiempo

La gestión de tiempo de un producto, no indica que la empresa adopta procesos

que garantizarán el cumplimiento en tiempo y forma de un proyecto. Una buena

gestión del tiempo en los proyectos se trata en enfocarse en las actividades que

han sido identificadas como esenciales para realizar el proyecto. Cuando se

gestionan bien los tiempos, se suprime el estrés, las cargas de trabajo y será más

fácil lograr las metas.

73

Un aspecto importante de la gestión del tiempo en un proyecto, es aprender a

distinguir entre lo urgente y lo importante. Algo urgente debe realizarse hoy mismo

o de lo contrario se creará un desastre. Si la fecha de cumplimiento para una

aprobación de proyecto es hoy, no se puede esperar un día más. Por otra parte,

los asuntos importantes son aquellos que necesitan ser resueltos en algún

momento, lo más pronto posible y generalmente involucran proyectos de largo

plazo. Sin embargo, los asuntos importantes no son necesariamente urgentes.

Podría ser benéfico delegar asuntos urgentes a individuos específicos y los

importa a otros debido a que es difícil lidiar con ambos al mismo tiempo.

4.3.1 Metodología

Para el desarrollo de la gestión del tiempo la metodología principal de estimación

fue el uso de la información histórica disponible en la base de datos de los

archivos de Neco Ingeniería en proyectos de alcance similar, apoyándonos en el

juicio de expertos del Staff de la compañía se determinó la EDT y posteriormente

se valoró, se calcularon rendimientos y se compararon con los de las bases de

datos de cada una de las actividades para otorgar tiempos de ejecución y lograr

generar el cronograma.

4.3.2 Contingencia

En el desarrollo del cronograma del proyecto se identificaron algunas actividades,

a las cuales se les estableció la asignación de un margen de tiempo con el fin de

lograr garantizar su ejecución.

74

4.3.3 Umbral de control

Los umbrales de control son los valores fuera de los cuales se debe tomar una

acción correctiva y/o registrar una lección aprendida, lecciones que son tenidos en

cuenta la norma ISO 21500, el PMBOK o el PRINCE 2.

Cuando el SPI del Proyecto, se sitúa por debajo del umbral de control, el director

de proyecto deberá de examinar la causa raíz, y tomar una acción correctiva

(modificando el proceso de trabajo con el fin de mejorar la eficiencia en el uso de

los recursos). La solución a dicho problema deberá de reportarse en la base de

datos de lecciones aprendidas para que pueda ser consultada en proyectos

futuros.

Fue determinado a partir del juicio de expertos del Staff de Neco Ingeniería, el cual

estableció un 7% de cada actividad. Una vez se exceda este límite, se registraran

las acciones tomadas, bajo un control de cambio, siendo este la evidencia o

lección aprendida.

4.3.4 Actividades y atributos

La EDT está basada en actividades las cuales conforman los paquetes de trabajo

necesarios para el desarrollo del proyecto y los cuales son métricamente

presupuestables. Las actividades relacionadas en una estructura de desglose de

trabajo EDT algunas veces requieren que sean ampliadas las características y

descripciones de sus componentes. En el cuadro 10 se muestra el tiempo

estimado de los entregables.

75

Cuadro 10. Tiempo estimado de los entregables

Fuente: El Autor

4.3.5 Hitos del proyecto

Para el desarrollo del presente proyecto, en reunión de juicios de expertos de

Neco Ingeniería, se establecieron algunas fechas muy importantes y que a su vez

nos ayudaran a verificar el avance de la obra.

Cuadro 11. Hitos del Proyecto

Fuente: El Autor

DURACION EN

DIAS

1 Administración de proyectos 6 días

2 Fase de Planeación 49 días

3 Fase de Adquisiciones 8 días

4 Fase de Ejecución 92 días

5 Fase de Comercialización 180 días

6 Fase de Cierre 34 días

ENTREGABLES

ACTIVIDAD FECHA LIMITE

Inicio del proyecto 23 de diciembre de 2014

Estudio de factibilidad técnica, económica y comercial. 22 de enero de 2015

Adquisición del predio. 21 de febrero de 2015

Estudios, diseños y permisos. 24 de abril de 2015

Comercialización del proyecto. 24 de mayo de 2015

Inicio de las obras de construcción. 06 de junio de 2015

Entrega del producto. 04 de septiembre de 2015

Inauguración 20 de septiembre de 2015

76

El tiempo estimado del Proyecto será como lo muestra el cuadro anterior el

Cuadro 11:

Fecha de Inicio: 23 de diciembre de 2014

Fecha de Terminación: 20 de septiembre de 2015.

4.3.6 Cronograma

De acuerdo a la estructura de desglose de trabajo (EDT) realizada para el

proyecto, se desarrolló el cronograma de actividades, el cual nos muestra las

diferentes actividades programadas desde el inicio hasta su finalización.

Es de resaltar que la calidad del cronograma es proporcionalmente a la calidad de

la estructura de desglose de trabajo EDT, por tal motivo el director elaboro

meticulosamente la estructura de desglose de trabajo en compañía de su equipo

de trabajo, especificando todas y cada una de las actividades necesarias para el

cumplimiento de los objetivos del proyecto. El cronograma del proyecto se

presenta en el Cuadro 12.

77

Cuadro 12. Cronograma del Proyecto

81

Fuente: El Autor

82

4.4 Gestión del costo

Tiene como fin establecer de manera clara las bases de las estimaciones de los

costos, bases de costos, control de costos, solicitudes de cambio en costos y

determinar el presupuesto del proyecto para establecer una línea base de costo

autorizada.

4.4.1 Metodología

La metodología principal de estimación fue el uso de la información histórica

disponible basada en la experiencia de Neco Ingeniería en proyectos de alcance

similar y usando el juicio de los expertos que hacen parte del staff de la compañía,

y apoyándonos en datos de mercado locales.

4.4.2 Bases de la estimación

A continuación se presentan las principales bases de las estimaciones de costos

realizadas:

4.4.2.1 Compra de terrenos

El valor de adquisición del terreno se convino de acuerdo a un informe emitido por

un asesor externo de Finca Raíz, basándose en registros actualizados de la zona,

área total de la parcela, ubicación y las condiciones de acceso del inmueble, el

cual fue aceptado por las partes, comprador y vendedor.

Se estimó según el registro histórico de Gestión inmobiliaria de la empresa que el

proceso debería completarse en un periodo máximo de 15 días desde el inicio de

83

las transacciones ante el registro mercantil hasta la toma de posesión por parte del

personal de Neco Ingeniería.

4.4.2.2 Construcción de las Obras

Se utilizó una estimación paramétrica de los costos, basada en los datos

proporcionados por los registros que posee la organización de proyectos

ejecutados por la empresa durante los últimos dos años y cuyo alcance fue similar

al del proyecto actual.

La mano de obra requerida deberá ser suministrada por el contratista de

construcción, quien evaluará de acuerdo a su experiencia la cantidad de personal

requerido para completar el trabajo en tiempo establecido contractualmente. El

plazo se estableció en 90 días.

4.4.2.3 Impuestos y Tasas

Se aplicó la tasa representativa de mercado TRM = COP 2028 x 1 USD.

Los precios de materiales, equipos y herramientas de años anteriores

fueron traídos a valor presente utilizando las series de empalme publicadas

por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) en su

página web y los registros de APU de proyectos similares de Neco

Ingeniería.

Se aplicó un impuesto (IVA) a materiales y servicios del 16%.

Se aplicaron los porcentajes de ley locales para pago de impuestos de

notariado y registro.

84

4.4.2.4 Costos de personal

Se utilizaron las tablas de salarios establecidas por el Departamento de

Recursos Humanos de Neco Ingeniería de acuerdo con los cargos y

roles establecidos para el proyecto.

Las tarifas de salarios se actualizaron teniendo en cuenta el incremento

del 4,5% decretado por Gobierno Nacional por el cambio de vigencia de

2014 a 2015.

4.4.2.5 Costos de materiales y equipos

Las obras de urbanismo y construcción de la casa tipo serán

subcontratadas con empresas constructoras especializadas que

suministrarán los equipos, materiales de acuerdo a lo determinado en

los DPS. Este servicio se subcontratará bajo la modalidad de precio

unitario fijo no reajustable.

Los costos de los materiales fueron obtenidos del historial de compras

disponible en las bases de datos y licitaciones de la compañía, así como

información reciente suministrada por proveedores.

Los cálculos del presupuesto de la obra vertical y horizontal se realizó

con tarifas actualizadas, teniendo en cuenta el IPC.

4.4.2.6 Costos de gerencia del proyecto

Se estimó que los costos de la gerencia del proyecto serán de uso

exclusivo del proyecto con disponibilidad del 100%, teniendo en cuenta

la experiencia de Neco Ingeniería en la ejecución de otros proyectos de

esta índole en otras ciudades del país y obedeciendo a los requisitos o

expectativas del cliente para su seguimiento, control y generación de

documentación, se consideró dedicación exclusiva.

85

No se consideró costos de localización para la Gerencia y el equipo de

trabajo, por encontrase la sede principal de Neco Ingeniería en la ciudad

de Villavicencio Meta.

4.4.3 Bases de costos

Teniendo en cuenta lo indicado en los numerales anteriores, se presenta el

presupuesto del proyecto y el análisis de costos unitarios de los recursos y el

análisis de los recursos requeridos por cada paquete de trabajo.

4.4.3.1 Presupuesto

Teniendo en cuenta los activos de la organización se utilizaron las bases de datos

de precios, tarifas, eficiencias, precios de mercado del área de influencia donde se

realizara el proyecto, etc., se calcularon los presupuestos. En el Cuadro 13 se

observa el presupuesto del proyecto:

Cuadro 13. Presupuesto del Proyecto

SUBCAPITULO ADMINISTRACION

CODIGO ACTIVIDAD CANTIDAD PRECIO COSTO

1.1 Administración del Proyecto

1 139.249.275 139.249.275

1.2 Personal Staff 9 31.337.460 282.037.140

1.3 Administración 9 12.000.000 108.000.000

1.4 Gastos de oficina 9 12.750.000 114.750.000

1.5 otros gastos 9 1.272.000 11.448.000

1.6 Calidad 9 1.250.000 11.250.000

1.7 Seguridad 9 650.000 5.850.000

1.8 Seguro responsabilidad civil 9 1.250.000 11.250.000

TOTAL CAPITULO 683.834.415

86

SUBCAPITULO FASE DE PLANEACION


1.2.1 Estudio de mercado 1 1.650.000 1.650.000

1.2.2 Pre diseños 1 2.600.000 2.600.000

1.2.3 Estudios y Diseños 1 7.500.000 7.500.000

1.2.4 Diseños definitivos 1 6.000.000 6.000.000

1.2.5 Presupuesto 1 2.250.000 2.250.000

1.2.6 Legalización 1 6.000.000 6.000.000

1.2.6.1.1 Impuestos 1 4.000.000 4.000.000

1.2.6.1.2 Escrituras 1 6.000.000 6.000.000

1.2.2.2 Permisos y licenciamiento. 1 4.000.000 4.000.000


SUBCAPITULO FASE DE ADQUISICIONES


1.3.1 Compra de predio 19,68 40.000.000 787.200.000

1.3.2 Licitación Obra horizontal 1 1.500.000 1.500.000

1.3.3 Licitación Obra vertical 1 1.500.000 1.500.000

1.3.4 Personal Staff 1 680.000 680.000


SUBCAPITULO OBRA HORIZONTAL


1.4.2.1 Obras relacionadas con las vías 1 864.423.810 864.423.810

1.4.2.2 Redes de distribución de acueducto 1 61.391.500 61.391.500

1.4.2.2.1 Instalación de accesorios 1 482.000 482.000

1.4.2.2.2 Cajas para válvulas 1 7.000.000 7.000.000

1.4.2.3 Redes de distribución de alcantarillado 1 293.876.800 293.876.800

1.4.2.3.1 Cámaras de inspección 1 81.900.000 81.900.000

1.4.2.3.2 Cajas de inspección 1 337.410.000 337.410.000

1.4.2.4 Obras eléctricas 1 552.568.000 552.568.000

1.4.2.5 Obras de Gas. 1 157.039.548 157.039.548

TOTAL CAPITULO 2.356.091.6

58

SUBCAPITULO OBRA VERTICAL


1.4.1 Preliminares 1 11.223.040 11.223.040

1.4.2 Cimientos y Estructura 1 50.199.816 50.199.816

1.4.2 Muros 1 68.543.125 68.543.125

87

1.4.2 Pisos y Enchapes 1 15.110.265 15.110.265

1.4.2 Aguas Negras y Lluvias 1 11.540.290 11.540.290

1.4.2 Instalaciones Hidráulicas 1 8.681.000 8.681.000

1.4.2 Instalaciones Eléctricas 1 9.883.652 9.883.652

1.4.2 Cubierta 1 40.296.521 40.296.521

1.4.2 Acabados 1 41.943.200 41.943.200

1.4.2 Carpintería en Metálica 1 1.656.400 1.656.400

1.4.2 Carpintería en Madera 1 5.992.000 5.992.000

1.4.2 Aparatos Sanitarios 1 5.555.000 5.555.000

1.4.2 Otros 1 11.377.000 11.377.000


SUBCAPITULO FASE DE COMERCIALIZACION


1.5.1 Publicidad 9 750.000,00 6.750.000

1.5.2 Preventas 1 4.500.000,00 4.500.000

1.5.3 Ventas 1 15.000.000,00 15.000.000


SUBCAPITULO FASE DE CIERRE


1.6.1 Entrega a la administración 1 3.440.000 3.440.000

1.6.1.1 Informe final del proyecto 1 3.440.000 3.440.000

1.6.1.2 Inventario del proyecto 1 3.440.000 3.440.000

1.6.1.3 Acta de entrega del proyecto 1 3.440.000 3.440.000

1.6.1.4 Planos definitivos 1 3.440.000 3.440.000


Total Costo Directo

4.196.257.382

Valor de la Contingencia (5%)

209.812.869

Valor Obra Vertical y Horizontal

2.638.092.967

Costos Indirectos Obra Vertical y Horizontal (21%)

553.999.523

Costo Total Directo Obra + Costos Indirectos

4.750.256.905

Costo Total Directo Obra + Costos Indirectos + Contingencia

4.960.069.774

Fuente: El Autor

88

4.4.3.2 Tabla salarial

Cuadro 14. Tabla salarios utilizados en el proyecto

Código Cargo Salario Total Mensual Costo / Día Costo / hora

D1 Director de Proyecto $ 5.376.525 $ 179.218 $ 22.402

D2 Director de Portafolio $ 7.680.750 $ 256.025 $ 32.003

C1 Coordinador técnico $ 3.840.375 $ 128.013 $ 16.002

C2 Coordinador Administrativo $ 3.840.375 $ 128.013 $ 16.002

C3 Coordinador Financiero $ 3.840.375 $ 128.013 $ 16.002

C4 Coordinador HSE $ 3.840.375 $ 128.013 $ 16.002

C5 Coordinador QAQC $ 3.840.375 $ 128.013 $ 16.002

J1 Asesor Jurídico $ 2.560.250 $ 85.342 $ 10.668

R1 Ingeniero residente HSE $ 2.304.225 $ 76.808 $ 9.601

R2 Ingeniero residente técnico $ 2.304.225 $ 76.808 $ 9.601

T1 Topógrafo1 $ 1.382.535 $ 46.085 $ 5.761

DI1 Dibujante $ 844.883 $ 28.163 $ 3.520

A1 Auxiliar de Ingeniería $ 844.883 $ 28.163 $ 3.520

CO1 Contador $ 2.816.275 $ 93.876 $ 11.734

S1 Secretaria $ 1.126.510 $ 37.550 $ 4.694

Fuente: El Autor

4.4.4 Control de costos

Se emitirán informes de acuerdo al plan de comunicaciones reportando a diario

semanal y mensual de los entregables realizados y deberán contener al menos lo

siguiente:

Actividades diarias descritas en orden cronológica realizadas durante la

semana

Actividades detalladas de la semana siguiente

Observaciones

Porcentaje de avance programado

Porcentaje de avance real

Porcentaje acumulado ejecutado

89

Días de atraso ò adelanto

Personal y maquinaria utilizados en la orden de trabajo

Registro fotográfico de las obras ejecutadas

El PM se encarga de revisar la información del equipo de proyecto, gestionando su

actualización, según los reportes del equipo, y procederá a realizar los ajustes

necesarios al proyecto, si el costo tiene una desviación de +/- 5 % del total

planeado, se aplicara el formato de solicitud de cambio la cual deberá ser revisada

y aprobada por el Project Manager y el Sponsor y será considerada como causa

asignable y deberá ser auditada. Se presentará un informe de auditoría, y de ser el

caso se generará una lección aprendida.

4.4.5 Control de cambios de costos

El Sponsor y el Project Manager son los responsables de evaluar, aprobar o

rechazar las propuestas de cambios.

Se aprobarán de manera inmediata los cambios que causen incidencia que

potencialmente puedan impedir la normal ejecución del proyecto, y que por su

naturaleza perentoria no puedan esperar a la reunión del Comité Ejecutivo, y que

en total excedan del 5% del presupuesto aprobado del proyecto. Estos cambios

deberán ser expuestos en la siguiente reunión del equipo del proyecto.

Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en

cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple

restricción.

Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de

Costos son:

Solicitud de Cambios.

Acta de reunión de Gerencia del proyecto.

90

Plan del Proyecto (Los planes que sean afectados).

Una solicitud de cambio sobre el coste del proyecto que no exceda el +/- 5% del

presupuesto del proyecto puede ser aprobada por el Project Manager, un

requerimiento de cambio superior será resuelta por el Sponsor.

4.4.6 Supuestos

Los costos de los materiales y alquiler de maquinaria se mantendrán

estables de acuerdo con las proyecciones consultadas en la industria

local.

Se reconocerá cualquier sobrecosto que se presente por causas

imputables a cambios suscitados o requeridos por el grupo inversor.

El acarreo máximo para el transporte de los materiales e insumos no

excederá los 35 km.

Los proveedores se pueden conseguir de manera local.

4.4.7 Exclusiones

Esta estimación de costos no incluye los posibles sobrecostos por los

imprevistos que se presenten cuya causa sea imputable a cambios de la

línea base por parte del patrocinador y/o junta directiva, fuerza mayor u

orden público.

4.4.8 Contingencia

De acuerdo a la experiencia por parte de Neco Ingeniería en el análisis de riesgos

que ha realizado en proyectos similares y teniendo en cuenta que el grado de

91

SPONSOR

JUNTA DIRECTIVA


DIRECTOR DE PROYECTOS EQUIPO DE

PROYECTO

ASESOR JURIDICO

ASESOR DE SEGUROS

ASESOR COMERCIAL

ASESOR FINANCIERO

incertidumbre es bajo, se realizó un juicio de expertos con el Staff de la compañía

llegándose a un consenso donde se contempló una contingencia del 5%.

4.5 Gestión de recursos humanos

Documentar los diferentes roles y responsabilidades de los recursos humanos

requeridos para el desarrollo en todas las fases del ciclo de vida del proyecto e

utilizarlo como herramienta en la gestión de las actividades incluye el listado de los

miembros del equipo, los roles y responsabilidades y el plan para la Dirección del

Personal durante el inicio, planeación, ejecución, control, seguimiento y cierre.

Es una guía clara para identificar los perfiles del personal que se requiere para el

buen desarrollo del proyecto y la contratación apropiada del recurso humano o el

entrenamiento requerido de ser necesario al no contar con demanda de

profesionales que se ajusten al perfil, definiendo estrategias claras para la gestión

de la adquisición del recurso para conformar el equipo de trabajo.

4.5.1 Organigrama del proyecto

A continuación se muestra en la Figura 4 el organigrama de la compañía y en la

Figura 5 el organigrama para el proyecto:

Figura 4. Organigrama General de Neco Ingeniería Ltda

Fuente: El Autor

92

Figura 5. Organigrama del Proyecto


SPONSOR

JUNTA

DIRECTIVA

DIRECTOR DE

PORTAFOLIO

DIRECTOR DE

PROYECTOS

COORDINADOR TECNICO

COORDINADOR HSE

COORDINADOR FINANCIERO

COORDINADOR QA / QC

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

RESIDENTE TECNICO

RESIDENTE HSE

93

4.5.2 Listado de recursos humanos para el proyecto

Cuadro 15. Recursos Humanos del proyecto

N° Rol principal




4 Coordinador Financiero

5 Coordinador Administrativo

6 Coordinador Técnico

7 Coordinador HSE

8 Coordinador QAQC

9 Residente técnico

10 Residente HSE

Fuente: El Autor

ROLES Y RESPONSABILIDADES

La definición de los roles y responsabilidades para proyecto se realizó teniendo en

cuenta el conocimiento claro de la visión, misión, y los factores ambientales que

rodean la empresa, de allí se desprenderán la buena obtención de las

adquisiciones de personal, debido a buen desempeño de los procesos internos, el

marco legal, la contratación del personal, sistemas de trabajo, relaciones entre

interesados, contrataciones, salarios, motivaciones, procesos internos de

contratación, requisitos, registros, evaluación, gestión legal, con el fin de no incidir

de manera nociva en el proyecto

Se verifico que el presupuesto que se tiene establecido para RRHH estuviera de

acuerdo a lo ofrecido en el mercado para permitir la contratación del personal

especializado para garantizar el buen desarrollo del proyecto.

Para el proyecto se definieron los siguientes roles y responsabilidades para el

equipo, ver Cuadro 16:

94

Cuadro 16. Roles y responsabilidades del Equipo del proyecto

Rol Patrocinador Del Proyecto

Autoridad

Aprobación del acta de constitución del proyecto.

Aprobar el presupuesto detallado.

Aprobación de cambios que afecten la línea Base.

Aprobar, suspender y cancelar el proyecto.

Responsabilidades

Proporcionar recursos financieros.

Revisión final de las fases del Proyecto.

Asegurar que la alta dirección apoye las decisiones y dirección del equipo de proyecto.

Asegurar que el progreso del proyecto sea comunicado al resto de la organización.

Observar cualquier cambio en la empresa que puedan afectar a los objetivos del proyecto.

Resolver conflictos y problemas escalados por el director del proyecto o cualquiera de sus integrantes.

Generar los recursos económicos necesarios para el proyecto.


Asegurar que la alta dirección apoye las decisiones y dirección del equipo de proyecto.

Asegurar que el progreso del proyecto sea comunicado al resto de la organización.

Competencias y habilidades

Influencia

Reconocimiento de la estrategia corporativa

Conocimiento profundo de las operaciones de la organización

Comunicación asertiva

Toma de decisiones

Negociación

Capacidad para preparar casos de negocio

Ética

Rol Director del Portafolio

Autoridad

Aprobar el plan para la dirección del proyecto y planes complementarios.

Aprobación de controles de cambio.

Responsabilidades

Revisión del acta de constitución del proyecto.

Apoyo en la mitigación de riesgos significativos.


Revisar los resultados de los análisis de riesgos del proyecto.

Aprobar los planes de acción elaborados para la gestión de riesgos.

Asignar los recursos necesarios para la ejecución de los planes de acción para la gestión de riesgos.

Participación en los juicios de expertos para la toma de decisiones

95


Reconocimiento de la estrategia corporativa

Conocimiento profundo de las operaciones de la organización

Comunicación efectiva

Toma de decisiones

Negociación

Influencia

Rol Director del Proyecto

Autoridad

Revisar y autorizar todos los gastos del proyecto.

Aprobación de cambios.

Aprobar el avance de fases del proyecto.

Responsabilidades

Responsable del seguimiento y control de las líneas base del proyecto.

Elaboración del acta de constitución del proyecto.

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto y planes complementarios.

Gerenciar y liderar al equipo de dirección del proyecto.

Medir el desempeño del proyecto para identificar las áreas que requieran ajustes y proporcionar informes precisos y oportunos.

Mantener el proyecto encaminado en términos de alcance, cronograma, presupuesto, calidad y satisfacción del cliente.

Hacer el cierre del proyecto.

Reportar las amenazas y oportunidades que pueden impactar los objetivos del proyecto.

Revisar los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados.

Resolver las incidencias causadas por un riesgo durante el desarrollo del proyecto.

Liderar la implementación de los planes de acción de gestión de riesgos.

Participación en los juicios de expertos para la toma de decisiones

Responsable del éxito del proyecto.

Elaboración del acta de constitución del proyecto.

Valorar el desempeño del proyecto, identificar las interrupciones, analizarlas y generar las soluciones proporcionando informes precisos y oportunos.

Valorar el desempeño del equipo del trabajo en el proyecto

Garantizar y asegurar que el proyecto cumpla el alcance, cronograma, presupuesto, calidad y satisfacción del cliente.


Desarrollo del Espíritu de Equipo

Motivación

Influencia

Gerencia

Programación

Liderazgo


Toma de decisiones

Negociación

Habilidad para elaborar Presupuestos

96

Rol Coordinador Financiero

Autoridad

No puede aprobar cualquier gasto del proyecto o asignar recursos sin la aprobación del Director del Proyecto.

No puede aprobar cambios que afecten el alcance, costo o cronograma del proyecto sin la aprobación del Director del Proyecto.

Responsabilidades

Apoyo en la elaboración del acta de constitución del proyecto.

Apoyar y asesorar al PM en el desarrollo de los planes del proyecto.

Aportar experiencia y conocimiento específico especializado.

Coordinar la ejecución de las actividades del proyecto.

Monitorear el desempeño de las actividades bajo su responsabilidad.

Suministrar la información requerida para el control eficiente del proyecto.

Elaborar los informes requeridos para el cierre del proyecto.


Participar en los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados.

Coordinar el desarrollo de los planes de acción de gestión de riesgos.

Controlar y supervisar las actividades del proyecto.


Liderazgo

Motivación

Influencia

Habilidad en elaboración de Presupuestos



Toma de decisiones

Finanzas

Ética

Rol Coordinador Administrativo

Autoridad



Responsabilidades

Participación activa en la elaboración del acta de constitución del proyecto.


Aportar experiencia y conocimiento de proyectos anteriores.


Monitorear el desempeño de las actividades administrativas.

Suministrar la información requerida por los directores y patrocinador para el control eficiente del proyecto.


Reportar las amenazas y oportunidades que pueden impactar los

97

objetivos del proyecto.

Participar en los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados

Proveer experiencia funcional en los procesos de comunicaciones.

Documentación y análisis de los procesos de comunicaciones actuales y futuros del proyecto.

Realizar la compra de materiales.

Coordinar el transporte de materiales a los centros de acopio.

Realizar las contrataciones que requiera el proyecto

Asegurar que los trabajos de su área cumplan con las necesidades del proyecto.

Definir requerimientos de reportes.

Llevar a cabo las tareas de los planes de acción de gestión de riesgos

Población objetivo

Elementos de comunicación a implementar.

Coordinar el desarrollo de los planes de acción de gestión de riesgos.



Liderazgo

Motivación

Influencia

Conocimiento de la Legislación Colombiana



Toma de decisiones

Adquisiciones y Logística

Recursos Humanos

Programación

Ética

Rol Coordinador Técnico

Autoridad



Responsabilidades

Participación activa en la elaboración del acta de constitución del proyecto.


Aportar experiencia y conocimiento de proyectos anteriores.


Monitorear el desempeño de las actividades técnicas.

Suministrar la información requerida por los directores y patrocinador para el control eficiente del proyecto.



Participar en los análisis de riesgos y proponer acciones para la gestión de los riesgos identificados.

Coordinar el desarrollo de los planes de acción de gestión de

98

riesgos.



Liderazgo

Motivación

Toma de decisiones

Influencia

Ingeniería civil

Ética

Rol Coordinador HSE

Autoridad



Responsabilidades

Proveer experiencia funcional en los procesos de Seguridad industrial y Salud ocupacional.

Documentación y análisis de los procesos de Seguridad industrial y Salud ocupacional actuales y futuros del proyecto.

Asegurar que los trabajos de su área cumplan con las necesidades del proyecto.

Definir requerimientos de reportes e informes.


Llevar a cabo las tareas de los planes de acción de gestión de riesgos.

Proveer experiencia funcional en los procesos de HSE, Gestión social y ambiental.

Documentación y análisis de los procesos de Gestión social y ambiental actuales y futuros del proyecto.


Liderazgo

Motivación

Influencia

Ingeniería civil

Ética

99

Rol Coordinador QAQC

Autoridad



Responsabilidades

Realizar las auditorías internas.

Realizar la verificación del dossier de construcción.

Informar las no conformidades de producto y de proceso.

Hacer seguimiento a la implementación de acciones correctivas.

Generar los planes de acción

Actualizar los cambios en los planes de calidad


Liderazgo

Motivación

Influencia

Ética

Rol Residente técnico

Autoridad



Responsabilidades

Programación de ejecución de obras.

Seguimiento al cronograma.

Suministrar la información requerida para el control del proyecto.

Elaborar los informes diarios requeridos para el proyecto.



Liderazgo

Motivación

Influencia

Ingeniería civil

Programación



Rol Residente HSE

Autoridad



Responsabilidades

Validar los panoramas de riesgo para el desarrollo del proyecto.

Realizar seguimiento al plan establecido en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y ambiente del proyecto.

Ejecutar las medidas de control establecidas en el análisis de los riesgos identificados para las actividades del proyecto

Gestionar el cumplimiento de las normas y requerimientos del cliente en HSE

Presentar los informes requeridos por el cliente la Gerencia del

100

proyecto y/o la Jefatura de Bienestar y Salud Ocupacional.

Apoyar la realización de la inducción en campo a todo el personal que ingrese al proyecto y o instalaciones

Informar en forma periódica los hallazgos y/o desviaciones que se observen en el desarrollo de la gestión de HSE

Coordinar la implementación del plan de emergencias

Elaborar los informes requeridos para el proyecto.



Liderazgo

Motivación

Influencia

Profesional en Salud Ocupación



Toma de decisiones

Ética

Fuente: El Autor

4.5.3 Matriz de asignación de responsabilidades

La matriz de asignación de responsabilidades indica el papel que debe jugar cada

recurso respecto a las actividades del proyecto y los integrantes del equipo.

Cualquier cambio propuesto en el proyecto debe ser revisado y aprobado por el

PM. Los cambios deben ser propuestos de acuerdo con el proceso de control de

cambios definido para del proyecto. A medida que los cambios se realicen, todos

los documentos del proyecto deben ser actualizados y redistribuidos de acuerdo al

plan de comunicaciones..

A continuación en el Cuadro 17 se indica las abreviaturas utilizadas en la matriz de

Roles y Responsabilidades del Cuadro 18:

Cuadro 17. Abreviaturas a utilizar en la matriz

Fuente: El Autor

L LIDERA LA ACTIVIDAD

R RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

I INFORMAN LAS ACTIVIDADES

C CONSULTAN LAS DESICIONES Y APRUEBA

N NOTIFICAN LA ACTIVIDAD O LOS CAMBIOS

RA RECURSO ASIGNADO A LA ACTIVIDAD

101

Cuadro 18. Matriz de Roles y Responsabilidades

Fuente: El Autor

E Ejecuta

P Participa

C Coordina

R Revisa

A Autoriza

Matriz de Roles y Funciones para el Proyecto OBRAS DE PARCELACIÓN, URBANISMO Y CONSTRUCCIÓN DE CASA TIPO EN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO DEPARTAMENTO DEL META

Sp

on

so

r

Dir

ecto

r d

e

Po

rtafo

lio

s

Dir

ecto

r d

e

Pro

yecto

s

Co

ord

inad

or

Tècn

ico

Resid

en

te T

èc

nic

o

Co

ord

inad

or

HS

E

Resid

en

te H

SE

Co

ord

inad

or

Fin

an

cie

ro

Co

ord

inad

or

QA

Co

ord

inad

or

Ad

min

.

Project Chárter A A-R R E-R E

Estudio de Mercado A A-R R

E

P

Prediseños A A-R A-R E-R E

P

Estudios y diseños

A A-R E-R E

P

Presupuesto A A-R R

E

P

Diseños definitivos

A A-R E-R E

P

Permisos y Licenciamiento

A

P

E

Notariado y Registro

A A-R

P

E

Impuestos A A R

A

E

Escrituras

R

A

E

Compra Predio A R P P

E

P

Licitación Obra Horizontal

A E E-R E P P-E

R

Licitación Obra Vertical

A E E-R E P P-E

R

Personal / Staff

A A

P P P-E R

E

Publicidad A A

Preventa

A

E

Venta

A

E

Entrega Administración

A

A

E

Cierre

A

E

E

102

4.5.4 Plan para la dirección del personal

El plan para la dirección de personal describe cómo y cuándo se alcanzarán los

requerimientos de recursos humanos. Cumplir con la misión de la organización y

las tareas del día a día necesarias para preservar tal misión y mantener la

organización funcionando lo más eficazmente posible.

El plan será actualizado de acuerdo a los avances de las actividades del proyecto

con el fin de orientar a los miembros del equipo en el desarrollo del proyecto.

Todos los cambios deben obedecer al documento de Gestión de Cambios del

proyecto “OBRAS DE PARCELACIÓN, URBANISMO Y CONSTRUCCIÓN DE

CASA TIPO EN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

DEPARTAMENTO DEL META”

4.5.4.1 Contratación del personal

Para el proyecto Construcción obras de parcelación, urbanismo y construcción de

casa tipo en zona rural del municipio de Villavicencio departamento del Meta, el

personal que desarrollara el proyecto será interno, previamente seleccionado por

el PM y gestionado ante los gerentes funcionales y a través del Director del

Portafolio. Se realizara contratación externa de recursos especializados y de mano

de obra no calificada para los trabajos de campo.

El PM negociará con los gerentes funcionales o de departamento en orden de

identificar y asignar los recursos de acuerdo con la estructura organizacional del

proyecto. Todos los recursos deben ser aprobados y estar disponibles previa

autorización del correspondiente gerente funcional o departamento antes de iniciar

en cualquier actividad del proyecto.

103

El personal externo que se contratará para este proyecto se hará siguiendo los

procedimientos internos del departamento de Recursos Humanos de la empresa

Neco Ingeniería Ltda.

4.5.4.2 Selección de Personal

Es el proceso que consiste en elegir entre un grupo de candidatos a la persona

más adecuada para un puesto y organización en particular. El director de

proyecto, determina la necesidad del puesto, también ubica y orienta a la persona.

En este último proceso se reciben todos las solicitudes para realizar las

entrevistas, exámenes, verificar antecedentes (ver si trabajó en proyectos

similares al que se va a ejecutar). Este proceso es el más directo y donde se

recaba la mayor cantidad de información del candidato, debido a que ya pasaron

por una serie de filtros en el proceso de reclutamiento.

Como salida de este proceso se obtiene al candidato o los candidatos finales que

formaran parte del proyecto.

Las oficinas del equipo de proyecto estarán ubicadas en la sede principal de Neco

Ingeniería Ltda ubicadas en Carrera 15 N° 100 – 45, Villavicencio Meta, se

instalaran oficinas temporales en el lugar de las obras.

4.5.4.3 Competencias requeridas para el equipo

En esta sección se presentan resume los requerimientos básicos de los miembros

del equipo excluyendo a los de alto nivel, se muestra en el Cuadro 19.

104

Cuadro 19. Requerimientos básicos miembros del equipo

Cargo Calificaciones Académicas

Experiencia Lenguaje

Director de Proyectos PMP, Deseable MAP,

Arquitecto Proyectos de Construcción

Bilingüe

Coordinador Tècnico Ingeniero - Arquitecto Proyectos de

Construcción medianos a grandes

Español

Residente Tècnico Ingeniero - Arquitecto

Español

Coordinador HSE Lic. Salud Ocupacional Proyectos Construcción Español

Residente HSE Diplomado Salud

Ocupacional Minimo tres años en obra

vertical y horizontal Español

Coordinador Financiero Lic. Finanzas, Deseable

CPA Minimo tres años en proyectos similares

Español

Coordinador QA Black Belt. Deseable Ing.

Civil - Arquitecto Proyectos Construcción Español

Coordinador Admin. Lic. Adm. Empresas 5 años + Bilingüe

Fuente: El Autor

4.5.4.4 Calendario de Recursos

El proyecto tendrá una duración total de 9 meses. El equipo de dirección del

proyecto inicio actividades desde el inicio del proyecto. Mínimo tres años en obra

vertical y horizontal

4.5.4.5 Entrenamiento

Se realizara para todo el personal capacitación en HSE y se darán las

conferencias de CFTS (Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable)

los cuales contemplan evaluación escrita y deberán ser aprobados por todo el

personal del equipo.

105

Se realizarán evaluaciones de valoración de habilidades y conocimientos técnicos

al personal calificado y no calificado que se contrate para el proyecto, con base en

los resultados se determinara cuáles son los requerimientos de entrenamiento.

Para el equipo de Dirección del Proyecto se cuenta con el personal de planta

idóneo para realizar las funciones, sin embargo, si se detectan necesidades de

entrenamiento se le informará al Director del Proyecto para programar la

capacitación de acuerdo a las actividades planeadas.

4.5.4.6 Evaluaciones de Desempeño

El Director del Proyecto revisará las actividades asignadas a cada miembro del

equipo al inicio del proyecto, comunicará todas las expectativas del trabajo a

realizar, se realizara evaluación bimensual a cada miembro del equipo para medir

su desempeño en los trabajos asignados.

Antes de liberar los recursos del proyecto, el Director del Proyecto se reunirá con

el gerente funcional respectivo y le entregará la evaluación final del empleado en

el proyecto. Posteriormente los gerentes funcionales procederán a realizar una

revisión de desempeño formal para cada miembro del equipo.

106

A continuación se muestra el formato tipo de evaluación de personal:

Cuadro 20. Formato de Evaluación de personal

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Documento No. 1

Hoja 1, Rev. 0

EVALUACION DE DESEMPEÑO LABORAL PERSONAL DE PROYECTOS Archivo Magnético

INFORMACION GENERAL

DIRECCIÓN: PROYECTO / ÁREA

Evalu

ad

o Nombres: Apellidos: C.C.:

Cargo:

Evalu

ad

or

Nombres: Apellidos: C.C.:

Cargo:

PERÍODO EVALUADO

DESDE HASTA

AÑO MES DIA AÑO MES DIA

aaaa mmm dd aaaa mmm dd

MOTIVO CONCERTACIÓN

Periodo Anual Cambio de labor

Período Prueba Finalización contrato

CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS DEL DESEMPEÑO

OBJETIVOS

EVALUACIÓN

(Final del Periodo)

No. DESCRIPCION PESO

LOGRO

VALORACIÓN

Peso X

Logro

1 Cumplir con las normas, especificaciones técnicas y Calidad de los trabajos asignados (Incluye entrega oportuna del 100% de los documentos requeridos para el Desarrollo del proyecto).

10

0

2 Mantener la ejecución del proyecto dentro del presupuesto aprobado. (Desviación = 0%)

10

0

3 Cumplir con los tiempos establecidos en el PDT aprobado (Desviación = 0%).

10

0

4 Entrega oportuna del 100% de los informes correctamente y con las firmas correspondientes.

20 0

5 Garantiza el aviso oportuno de cambios al Coordinador, Director o jefe inmediato.

10

0

6

Cumplir con la normatividad HSEQ, apoyando los lineamientos de la organización en estas áreas (Participación Capacitaciones, Uso de EPP, Programa de Seguridad Vial y aquellos que sean emitidos por la Organización)

10

0

7 Cero incidentes incapacitante en materia de HSE - Internos 10

0

107

(Registrados en el periodo de evaluación)

8 Cero incidentes incapacitante en materia de HSE - en los contratos objeto del proyecto (Registrados en el periodo de evaluación)

10

0

9

Ambiente de Trabajo - Relaciones Interpersonales - Liderazgo del Equipo. (Cero reportes de llamados de atención, quejas o inconformidades por faltas que afecten el ambiente laboral, la ética y el respecto dentro del equipo de proyecto)

10

0

Total 100 Puntaje 0

SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS MITAD DE PERIODO LOGRO DE OBJETIVOS:

LIMITACIONES TÉCNICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

FACTORES Y ASPECTOS QUE SE DEBEN MEJORAR PARA EL LOGRO DE OBJETIVOS

FACTORES EN LOS QUE SOBRESALE EL EVALUADO EN EL LOGRO DE OBJETIVOS

MEJORAMIENTO Y DESARROLLO RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO

1

2

3

4

5

TEMAS SUGERIDOS PARA CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

1

2

3

4

5

Comentarios del Evaluado:

Comentarios del Evaluador:

Ciudad y Fecha: ____________________________

FIRMA DEL EVALUADO FIRMA DEL

EVALUADOR

108

4.5.4.7 Reconocimientos y recompensas

Se ha planeado los siguientes ítems de reconocimiento y recompensa para los

miembros del equipo del proyecto:

Una vez completado el proyecto construcción “obras de parcelación,

urbanismo y construcción de casa tipo en zona rural del municipio de

Villavicencio departamento del Meta”, en la inauguración se premiara al

funcionario con mayor puntuación en su evaluación de desempeño,

entregándose un pasaje y hospedaje por tres días cuatro noches a la isla

de San Andres Colombia. y se entregara bonos de Sodexho-Pass por valor

de $500.000 pesos para los miembros del equipo que ocupen el segundo y

tercer puesto.

Se ofrecerá una salida lúdica con almuerzo incluido para todos los

participantes en el proyecto con sus respectivas familias.

Se premiara al funcionario del mes del proyecto y se entregara bonos

Sodexho-Pass por $200.000 y se socializara en toda la compañía en los

medios de comunicación.

.

La empresa les brindará bonos de Sodexho-Pass por valor de $500.000

pesos para los miembros del equipo en el top tres de mejor desempeño en

el proyecto.

4.6 Gestión de comunicaciones

Esta tiene como fin establecer directrices claras para mantener a todos los

involucrados informados y asegurar una comunicación efectiva y apropiada para

109

garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento,

recuperación y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y

oportunos. Para cumplir con este objetivo se determinaran los requerimientos de

comunicación por parte de los interesados, las condiciones y panorama del plan

de comunicación y finalmente se presenta una matriz que define los responsables

de la emisión y recepción de la información, para lo cual deben estar autorizados.

4.6.1 Requerimientos de comunicaciones

Los Stakeholders son las personas o entidades que pueden afectar o verse

afectados de manera positiva o negativa con la ejecución del proyecto. A

continuación se listan los Stakeholders, organigrama y requerimientos de

comunicación.

4.6.1.1 Stakeholders

Listado de los Stakeholders del proyecto, Cuadro 21

Cuadro 21. Stakeholders del proyecto

Fuente: EL Autor.

N° Rol principal





5 Coordinador Administrativo


7 Coordinador HSE

8 Coordinador QAQC

9 Residente técnico

10 Residente HSE


12 Cliente

13 Presidentes de Junta

14 Propietarios de predios

15 Proveedores

16 Autoridad Ambiental

17 Entidades gubernamentales (policía, ejercito, transito)

18 Entidades territoriales (Alcaldía)

110

4.6.1.2 Organigrama

Figura 6. Organigrama del Proyecto


4.6.1.3 Requerimientos de Comunicación

Los requerimientos de cada Stakeholder identificado serán de acuerdo al Rol que

desempeñen al interior del proyecto, los cuales se registran en el Cuadro 22

mostrado a continuación.

SPONSOR

JUNTA DIRECTIVA


DIRECTOR DE

PROYECTOS

COORDINADOR TECNICO

COORDINADOR HSE

COORDINADOR FINANCIERO

COORDINADOR QA / QC

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

RESIDENTE TECNICO

RESIDENTE HSE

111

Cuadro 22. Requerimiento de Stakeholders del proyecto

N° Rol principal Requerimientos

1 Patrocinador del

proyecto

Política, objetivos estratégicos y planes de dirección del proyecto

Informes ejecutivos de avance del proyecto (cronograma, alcance y presupuesto).

Informes de riesgos del proyecto.

Informe ejecutivo final y de cierre del proyecto.

Indicadores



Informes de avance del proyecto (cronograma, alcance y presupuesto).

Informes de riesgos del proyecto.

Informe final y de cierre del proyecto.

Indicadores


Política, objetivos estratégicos y planes de dirección del proyecto.

Informes detallados de avance del proyecto (cronograma, alcance y presupuesto).

Informes detallados de los planes complementarios del proyecto (Riesgos, calidad, adquisiciones, RRHH, Comunicaciones, HSE, control, seguimiento e Integración).

Condiciones contractuales de las adquisiciones




Reportes de ingresos, gastos, cobros y pagos del proyecto.

Índices económicos del proyecto

Reportes de riesgos financieros.

Condiciones contractuales de las adquisiciones.


5 Coordinador

Administrativo


Reportes de nómina.

Reportes de compras

Reportes de registros de calidad.

Reportes de movimiento de inventarios.

Condiciones contractuales.

Requerimiento de cargos para el proyecto

Necesidades de personal

Descripción de perfiles del Personal

Informes de riesgos

Informes de incumplimientos legales

Reportes de comunidades visitadas

Reportes de quejas y reclamos de terceros

Requerimientos de contratación de servicios

Requerimientos de compra de bienes


112



Especificaciones técnicas

Procedimientos constructivos

Reportes de avance físico.

Reportes de personal.

Reportes de accidentes laborales.

Reportes de riesgos.

Reportes de gestión social y ambiental.

Condiciones contractuales


7 Coordinador HSE



Reportes comunidades visitadas

Reportes ambientales de zonas intervenidas



Reportes de gestión social y ambiental.

8 Coordinador QAQC

Procedimientos.

Registros de los procesos

Plan de Calidad

Procedimiento de coordinación


9 Residente Técnico

Especificaciones técnicas y diseños

Reportes de avance del cronograma

Informe de avance de actividades

Planos y procedimientos

Controles de cambio

10 Residente HSE

Informe de gestión HSE



Reportes comunidades visitadas

Reportes ambientales de zonas intervenidas

11 Empleados Neco

Ingeniería

Alcance y objetivos del proyecto.

Plan de trabajo del proyecto.

Procedimientos específicos que aplican a cada cargo.

Descripción de perfil: funciones y responsabilidades.

Capacitación.

Observaciones, recomendaciones de mejora y sugerencias.

Notificación de la terminación del proyecto.

12 Cliente Informes del avance físico del proyecto. • Informe final

y de cierre del proyecto.

13 Presidentes de Junta Información del proyecto y el impacto a la comunidad.

14 Propietarios de predios Información del proyecto y el impacto a los predios.

15 Proveedores

Listas de materiales y fechas de necesidad.


Requisitos de materiales y documentales

16 Autoridad Ambiental Solicitud de permisos ambientales.

113

17

Entidades gubernamentales (policía, ejercito,

transito)

Solicitud de permisos de transporte de carga.

Solicitud de estado del orden público.

18 Entidades territoriales

(Alcaldías) Solicitud de permisos ocupación de espacio público.

Fuente: El Autor

4.6.2 Plan de Comunicaciones

4.6.2.1 General

Las partes se comprometen formalmente a observar las siguientes reglas mínimas

respecto de las comunicaciones que en desarrollo del proyecto se crucen entre

ellas:

Se entiende oficial toda carta, fax, acta de reunión o correo electrónico

emitido por los Representantes Autorizados.

Toda la correspondencia debe ser identificada con el número y el objeto del

proyecto en la referencia.

Toda correspondencia debe limitarse a un solo tema, en la medida de lo

posible.

Todas las definiciones o acuerdos que incidan en el alcance del contrato,

costo, tiempo o calidad efectuados en conversaciones telefónicas deben ser

confirmadas por medio de comunicación escrita y radicada en las oficinas

acordadas.

Las decisiones sobre temas técnicos acordados verbalmente o mediante

correo electrónico deben ser confirmados por medio escrito.

Toda comunicación cruzada entre las partes deberá ser contestada

transcurridos tres 3 días hábiles como máximo, contados a partir de la

fecha de recibo de la comunicación respectiva.

114

4.6.2.1.1 Correos Electrónicos

Se usará el correo electrónico para comunicar acuerdos informales y llevar a cabo

gestión de forma eficiente. Todos los acuerdos que se comuniquen por este medio

que afecten el proyecto en alcance, costo, tiempo y calidad, deben ser

formalizados siguiendo el conducto regular definido en este documento.

El correo electrónico oficial para el personal del Proyecto será, el terminado en

@necoingenieria.com.

4.6.2.1.2 Notificaciones

Toda correspondencia que esté relacionada con el proyecto, debe ser dirigida al

representante de la empresa de acuerdo con la matriz de comunicaciones definida

en la matriz de comunicaciones de este documento.

4.6.2.1.3 Entrega de información física

Toda la información del proyecto se entregara al finalizar cada fase al área

Administrativa por Inventario Documental.

4.6.2.1.4 Reuniones

Todas las reuniones entre los diferentes involucrados deben cumplir según

programa de reuniones establecido por el proyecto. De cada reunión se elaborará

un acta que será sometida a aprobación por las partes en ese momento. Su

emisión se debe llevar a cabo dentro de los siguientes tres (3) días hábiles, de la

reunión.

115

Gestión documental del proyecto será la encargada de agendar, citar y confirmar

la asistencia a las reuniones, sin embargo, esto no limita a que cualquiera de los

involucrados en el proyecto convoque a una reunión de carácter extraordinario,

para estos casos se realizara la debida solicitud a gestión documental con el fin de

que esta la programe.

4.6.2.1.5 Reuniones De Comité De Obra

Las reuniones de seguimiento del proyecto se realizarán en obra o donde el

proyecto así lo requiera. Una vez realizada la primera se programará la siguiente,

la cual será confirmada con veinticuatro (24) horas de antelación a su realización.

Las partes podrán solicitar reuniones extraordinarias cuando sea necesario y en

sitios diferentes. Será requisito para dar inicio a la reunión de seguimiento contar

con la asistencia de:

Director de proyecto

Directores funcionales

Director de obra del ejecutor de las obras verticales y horizontales

Coordinadores

Ingeniero de programación y planeación del proyecto

En caso que alguno de los representantes autorizados no pueda asistir a la

reunión, deberá contarse con un representante debidamente autorizado por

escrito. En caso de requerirse aclaraciones por parte de algún profesional del

equipo, estos podrán ser citados para asistir a dicha reunión. Las reuniones de

seguimiento tendrán una duración de máximo dos (2) horas dentro de las cuales

se tratarían los siguientes temas:

116

Estado de avance

Actividades atrasadas, causas del atraso y acciones correctivas

Aspectos técnicos

Aspectos de HSE, laborales y administrativos

Sistema de gestión de calidad

Aspectos Sociales

Varios

4.6.2.1.6 Estado de avance

Programación y control presentará un reporte en donde se evaluará el desarrollo

del proyecto de Obra para las diferentes actividades. Se presentarán datos

comparativos de los avances programados y ejecutados en el periodo respectivo,

así como los acumulados a la fecha.

a. Actividades atrasadas, causas del atraso y acciones correctivas

Se identificarán aquellas actividades que se encuentren atrasadas mostrando

las causas en sus respectivas acciones correctivas para las desviaciones entre

lo programado y lo ejecutado.

b. Aspectos Técnicos

Se analizará el estado y desarrollo de los proyectos, de conformidad con las

normas y estándares de los mismos.

117

c. Aspectos de HSE

El departamento administrativo, anotara el reporte generado por la el

departamento HSE – Ambiental de los aspectos positivos y negativos, sobre

las actividades desarrolladas en materia de HSE y Ambiental.

d. Aspectos Laborales y Administrativos

El departamento administrativo, anotara el reporte generado por la gestoría

administrativa de los aspectos positivos y negativos, sobre las actividades

desarrolladas en materia de laboral y administrativa.

e. Sistema de Gestión de Calidad

El departamento Administrativo, anotara el reporte generado por personal de

campo o coordinador técnico de los aspectos positivos y negativos, sobre las

actividades desarrolladas por la firmas que realizan las obras verticales y

horizontales en materia de calidad.

f. Aspectos Sociales

El departamento Administrativo, anotara el reporte generado por los

involucrados de los aspectos positivos y negativos, sobre las actividades

desarrolladas en materia de impacto social.

g. Varios

Se tratarán otros temas de interés que busquen el exitoso desarrollo de los

trabajos y del proyecto.

118

h. Fecha de la próxima Reunión

Se programará la siguiente reunión, la cual será confirmada con 5 horas de

antelación a su realización.

4.6.2.1.7 Actas

Son documentos contractuales que formalizan los acuerdos entre cualquiera de

los involucrados. Se emiten cada vez que durante el desarrollo de los trabajos se

presenten eventos claves. Por actas se entenderán las siguientes:

Acta de Inicio del contrato

Acta de suspensión temporal de los trabajos

Acta de reanudación de los trabajos

Acta o documento de liquidación final del contrato

Acta de terminación, entre otras.

4.6.2.1.8 Informes

Se presentaran informes a quien corresponda de acuerdo a lo definido en los

planes del proyecto y planes de control. Se emitirán entre otros:

Informes diarios de avance

Informes semanales

Informe mensual

Informe final

Informe especial

Actas

119

Los formatos y su contenido se adecuaran de acuerdo a los alcances estipulados

por el proyecto y su departamento de calidad. Las fechas de presentación de los

mismos serán previamente acordadas con la junta directiva, director de portafolio,

director de proyecto y patrocinador.

En el Cuadro 23 y Cuadro 24 se resumen los informes a entregar y las reuniones

que se establecen para el proyecto con sus responsables.

Cuadro 23. Informes a entregar y sus responsables

DOC. DESTINO PERIODICIDAD PLAZO DE ENTREGA No.

COPIAS RESPONS.

Informes Diarios

Control interno Proyecto Diario Diario 1

Residentes técnicos, residente

HSE, Firmas constructora

s

Informes semanales

Director de proyecto, Patrocinador, Junta

Directiva Semanal

Semanal (vía e-mail)

1 Residente

técnico

Informe Especial

Patrocinador, Junta Directiva

Cada vez que el Proyecto lo

requiera

Cada vez que el Proyecto lo requiera

1

Director de proyecto,

Equipo del proyecto ;

Coordinadores

Informe Mensual

Patrocinador, Junta Directiva

Mensual A más tardar a los 5 primeros días de cada mes

1

Director de Proyecto, Equipo del proyecto,

Coordinadores

Informe final Patrocinador, Junta

Directiva Al finalizar el

contrato Durante el plazo de cierre del proyecto

1

Director de Proyecto, Equipo del proyecto,

Coordinadores

Anexo fotográfico

Director de proyecto, Patrocinador, Junta

Directiva

Mensual y al finalizar el proyecto

Hace parte de los informes mensuales y

final 1 Residentes

Actas

Director de proyecto, Patrocinador, Junta Directiva, Firma que

realiza las obras verticales y horizontales,

equipo de proyecto, grupos de interés

Cada vez que se requiera

A más tardar dos días después de haberse

realizado 1

Director de Proyecto, Equipo de proyecto, Control

documental

Otros documentos

A quien corresponda Cada vez que se

requiera De acuerdo al requerimiento

1

Director de Proyecto, Equipo del proyecto, Residente

técnico

Fuente: EL Autor

120

Cuadro 24. Reuniones a programar y sus responsables

Situación Descripción Propósito Método

Reuniones de proyecto

Reunión entre el Director de proyecto y el equipo del proyecto

Hacer seguimiento a los planes del proyecto y realizar ajustes de ser necesario

Verbal

Informes de avance

Informes que proporcionan el estado del proyecto

Conocer el avance del proyecto, evaluar amenazas y oportunidades, y tomas correctivos cuando sea necesario para mantener el proyecto dentro del alcance, cronograma y presupuesto

Documento formal

Comité de gerencia

Reunión entre el Director de Portafolio, el Director de proyecto y el patrocinador

Mantener informados a los altos directivos del estado del proyecto . Informar al cliente del avance, cumplimiento de hitos y cumplimiento de especificaciones técnicas

Verbal, documento

formal

Comités de obra Reunión entre el coordinador técnico y el personal de obra

Medir el avance en el alcance del proyecto y programar las siguientes actividades

Verbal

Reportes de cumplimiento

HSE del personal

Reporte de trabajadores en campo Controlar el cumplimiento de las normas de seguridad industrial en los trabajadores

Documento formal

Solicitud de cambios en el

proyecto

Documento que formaliza una propuesta de cambio en el proyecto

Documentar los cambios que se soliciten durante el desarrollo del proyecto

Documento formal

Solicitud de adquisiciones

Documento que formaliza la adquisición de recursos para el proyecto

Mantener los soportes de las adquisiciones del proyecto

Documento formal

Solicitud de contratación

Documento que formaliza la contratación de recursos para el proyecto

Mantener los soportes de los contratos del proyecto

Documento formal

Solicitud de permisos

ambientales

Documento que formaliza la solicitud de permisos ambientales para el proyecto

Mantener los soportes de los permisos del proyecto

Documento formal

Solicitud de permisos

intervención del espacio público

Documento que formaliza la solicitud de permisos de intervención del espacio público para el proyecto

Mantener los soportes de los permisos del proyecto

Documento formal

Reuniones de socialización

Reuniones con los líderes comunitarios y propietarios de predios

Informar a la comunidad de los beneficios y compensaciones ambientales y sociales

Verbal

Solicitud de estado del orden

público

Comunicación telefónica con las entidades gubernamentales encargadas de la seguridad

Mantener informados de las posibles alteraciones del orden público para evitar amenazas en la seguridad de los trabajadores

Verbal

Capacitación de empleados

Reuniones de capacitación para los empleados

Garantizar el uso de normas y procedimientos técnicos. Minimizar los accidentes laborales .Evitar reprocesos

Verbal / Documentos

Comunicaciones informales

Comunicaciones informales vía correo electrónico

Consultas y respuesta que no requieran formalidad, programación de reuniones

correo electrónico

Fuente: EL Autor

Los documentos que sean emitidos por el equipo del proyecto para aprobación de

asesores externos deben ser devueltos con sus correspondientes comentarios,

dentro de un plazo de (5) días hábiles, si pasado dicho plazo no se recibe

respuesta se asume que el documento ha sido “APROBADO”. Cuando esto

121

ocurra, los documentos remitidos en revisión, serán emitidos en revisión 0 y se

remitirán al patrocinador, director de proyecto y junta directiva como documentos

aprobados. Estos documentos podrán ser tenidos en medio físicos y/o

magnéticos.

4.6.3 Matriz de Comunicaciones

A continuación se muestra en el Cuadro 25 la matriz de comunicaciones asociada

al proyecto:

Cuadro 25. Matriz de Comunicaciones

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

DOCUMENTO N°

HOJA No. 1

Rev. 0

MATRIZ DE COMUNICACIONES ARCHIVO MAGNETICO

ACTIVIDADES DE OBRAS DE PARCELACIÓN, URBANISMO Y CONSTRUCCIÓN DE CASA TIPO EN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO DEPARTAMENTO DEL META

Fase

Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta

¿Que se comunica?

¿Quién comunica?

¿Cómo se comunica?

¿Cuándo se

comunica?

¿A quién se comunica?

¿Cómo se retroalimenta?

Periodicidad

Inicio

Estado del avance de la

evaluación de la propuesta y su

factibilidad

Director del portafolio, Director de proyecto

Reunión, Correo

electrónico e Informe impreso

Quincenal

Junta directiva, patrocinador y

responsable del proceso

Observaciones y sugerencias al

informe, plan de acción

Durante la fase de inicio

Planeación

Elaborar el plan de

negocio(estudio de mercado, rentabilidad y

propuesta económica)

Director del proyecto, asesores externos

Reunión e Informe impreso

Quincenal

Junta directiva, patrocinador y

responsables del proceso

Ajustes que se concilien entre

las partes al plan

Durante la fase de

planeación

Elaborar el plan de Proyecto

Director del proyecto y equipo de

trabajo

Reunión e Informe impreso

Semanal Junta directiva,

patrocinador, equipo de proyecto


las partes al plan

Durante la fase de

planeación

Diagnostico Informe de viabilidad

Junta Directiva,

Director de portafolio y Patrocinado

r

Notificación escrita

Cuando se requiera

Todo el personal, grupos de interés

Observaciones al diagnostico

Cuando termine la fase de diagnostico

Ejecución Estatus del proyecto


Reunión, Correo

electrónico e Informe impreso

Durante toda la

ejecución

Junta directiva, Patrocinador,

Equipo de proyecto

Observaciones al avance

Diario, semanal, mensual

122

Ordenes de cambio

Equipo del proyecto

Informe impreso

Semanal


Director de proyecto, firmas encargadas

de las obras verticales y

horizontales y asesores externos


las partes al plan del proyecto

En el desarrollo de la ejecución

Requisiciones de pago

Equipo del proyecto

Informe impreso

Durante toda la

ejecución

Patrocinador, Director de proyecto

Ajustes a los planes de pago

Mensual

Control

Control presupuestal

Equipo del proyecto

Informe impreso

Durante toda la

ejecución



Observaciones a los balances

Mensual

Estatus de compras

Equipo del proyecto

Correo electrónico

Durante toda la

ejecución

Patrocinador, Director de proyecto

Observaciones y estrategias al

plan de compras

semanal

Evaluación de proveedores

Director de

proyecto

Correo electrónico

Durante toda la

ejecución

Patrocinador, Equipo de proyecto

Evaluación de desempeño final, Rankin

Mensual

Cierre Notificar Cierre

Junta Directiva, Patrocina

dor Director

de portafolio, Director

de proyecto

Socialización, Folletos , Boletines,

Correo electrónico

Al finalizar ejecución

Todo el personal, grupos de interés

Buzón de sugerencias

En el desarrollo del cierre

Fuente: EL Autor

4.6.4 Supuestos

Para el plan de comunicaciones se cuenta con los recursos para la comunicación,

los cuales estarán disponibles cuando se requieran, se usaran herramientas de

comunicación apropiadas y que se ajusten a las necesidades del proyecto, todo el

equipo cuenta con los recursos necesarios y las capacitaciones en comunicación

ya que son recursos internos del proyecto.

123

4.6.5 Cambios en el alcance de los trabajos

Los cambios en el alcance del trabajo pueden ser de dos tipos:

4.6.6 Ordenes de Cambio

Se entenderá como cambio toda variación de actividades que aunque se

encuentren contempladas originalmente en el Proyecto para su ejecución se

afecta el alcance del trabajo, las especificaciones y tiempo de ejecución.

El Director o cualquier integrante del equipo del proyecto también podrán por

iniciativa propia, someter a consideración de la Junta directiva, Patrocinador y

Asesores Externos un cambio, en cuyo caso se debe remitir con un documento

que indique claramente el alcance.

Una vez Junta directiva, Patrocinador y Asesores Externos verifiquen los efectos

económicos del cambio, su validez contractual y forma de pago, se procederá con

la autorización formal escrita la cual será formalizada por medio de un Acta, en la

que se establezca su objeto, razones que lo motivaron, valor, plazo y su incidencia

en los pagos y programación del proyecto

4.6.7 Trabajos Adicionales

Son aquellas actividades que no habían sido incluidas originalmente en el alcance

del trabajo pero que son necesarias para cumplir con el objeto del mismo.

El manejo de los trabajos adicionales será similar al de las órdenes de cambio del

numeral anterior.

124

En caso de existir un valor para este tipo de actividad, se utilizará dicho valor, en

caso contrario se acordará entre las partes un valor antes de proceder a realizar

los trabajos.

Cada solicitud de cambio será numerada en forma consecutiva para llevar un

control de los mismos, el equipo del proyecto producirá dentro del Informe

Mensual, un resumen del estado de estos.

4.6.8 Formatos

Los formatos utilizados para el control de obra, control de calidad y registros del

proyecto son los relacionados en el Plan de Calidad del mismo en su última

versión.

4.7 Plan de gestión de calidad

Este Plan de Calidad establece la política gerencial de NECO INGENIERIA LTDA

que aplicara para la administración de las actividades que se relacionan con el

cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad para

el desarrollo del proyecto “OBRAS DE PARCELACIÓN, URBANISMO Y

CONSTRUCCIÓN DE CASA TIPO EN ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO DEPARTAMENTO DEL META”.

125

4.7.1 Control del plan de calidad.

4.7.1.1 Control de Copias.

El Departamento de Calidad, es responsable de emitir en conjunto con el PM del

Proyecto asignado a la preparación de una oferta, la primera versión del Plan de

Calidad de un proyecto potencial. Una vez se adjudica el proyecto las

actualizaciones al Plan de Calidad son responsabilidad del PM del Proyecto con el

acompañamiento del Departamento de Calidad.

Cada versión que se encuentre vigente de este documento se pone a disposición

de todos los miembros del proyecto en cada uno de los frentes de trabajo, con la

persona asignada para el control de documentos.

En el desarrollo del proyecto el Profesional de Calidad (o quien realice sus

funciones) asignado al mismo es responsable de distribuir una copia física del

Plan de Calidad cada vez que el cliente realice una solicitud expresa.

La versión actualizada de las copias físicas puede identificarse por el código del

documento y el número de revisión, las cuales se actualizan cada vez que se

emite una nueva revisión del Plan de Calidad. La copia obsoleta se traslada a una

carpeta digital de documentos anulados o superados en la carpeta definida para el

archivo de los documentos propios del proyecto, la copia física es destruida.

El Profesional de Calidad (o quien realice sus funciones) asignado al proyecto es

responsable de mantener una copia de respaldo en el servidor del proyecto para

todos los documentos que se desarrollen a lo largo del proyecto incluyendo el Plan

de Calidad, con el fin de evitar pérdida de la información en caso de ocurrencia de

algún daño en un equipo de cómputo.

126

En cada frente de trabajo se aplican condiciones similares en el equipo de

cómputo que se asigne a la persona de control de documentos del frente

respectivo. Todos los documentos que se generen en campo deben ser

respaldados en medio magnético con quien realice el control documental del

proyecto, con el fin de garantizar que se cuente con el respaldo de la información

del proyecto.

El profesional de calidad (o quien realice sus funciones y la persona encargada del

control documental deben garantizar que se realicen Backups periódicamente a la

información y mantener la custodia de esta información de respaldo.

4.7.1.2 Cambios o modificaciones.

Los cambios en este Plan de Calidad se describen en el cuadro de revisiones que

se encuentra en la portada y la última hoja del documento, en donde se muestra

que éstos son revisados y aprobados por los cargos y personas que compete; el

número de revisión se controla en el cuadro de revisiones. Cada cambio se

identifica por medio del número de la revisión, comenzando desde la revisión

número 1.

Todas las versiones actualizadas deben ser divulgadas y aprobadas por el área

administrativa.

4.7.2 Documentos de referencia

Para la aplicación de este Plan de Calidad son relevantes las siguientes normas

y/o documentos:

127

Norma ISO 9001:2008 - Sistema de Gestión de la Calidad

ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. fundamentos y vocabulario.

NTC-ISO 10005:2005 Sistemas de gestión de calidad. Directrices para los planes de

la calidad.

NEB-PR-Q-120Procedimiento de Coordinación

Comunicaciones internas, externas, participación y consulta

Procedimiento para elaboración de documentos

Procedimiento para el manejo y control de documentos y datos.

Procedimiento para el Manejo y Archivo de Documentos

000000-37AG-0007 Procedimiento para Manejo y Control de los Registros

000000-50AG-0001 Manual de Abastecimiento

000000-28AG-0002 Reporte y control de oportunidades de mejoramiento

000000-28AG-0001 Procedimiento Auditorías internas HSEQ

000000-32AG-0001 Procedimiento de Planeación, Programación & Control de

Proyectos.

Procedimiento para el diligenciamiento de controles de cambio.

Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR).

Formato de control de cambios.

Formato para el diligenciamiento de Preguntas Técnicas (TQ).

4.7.3 Política de gestión.

4.7.3.1 Generalidades.

La Política Integral de Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio

Ambiente es la base para que se desarrollen los objetivos de NECO Ingeniería

LTDA en estas materias, ha sido aprobada por el Comité Directivo y está

disponible para todos los miembros del proyecto en medio electrónico y al público

a través de la página Web de la intranet.

128

4.7.3.2 Política Integral de Gestión.

NECO Ingeniería LTDA, es una organización dedicada a actividades de Diseño,

Consultoría, Interventoría, Construcción y Gerencia de Proyectos, comprometida

con el mejoramiento continuo, el crecimiento, la rentabilidad y la satisfacción de

sus clientes, socios, integrantes y demás partes interesadas.

Para NECO Ingeniería LTDA, el mejoramiento continuo de sus procesos está

soportado en la prevención de la contaminación, la prevención de accidentes,

enfermedades ocupacionales, lesiones personales, daños a la propiedad, la

administración de los riesgos que afecten a las personas, el medio ambiente, la

propiedad, los productos y servicios, el mejoramiento de la calidad de vida laboral,

el cumplimiento de los requisitos establecidos por los clientes, la legislación

vigente, los códigos y normas aplicables, así como otros requisitos que la

organización pueda suscribir.

Para la implementación y mantenimiento de esta política el nivel directivo

garantiza la asignación de los recursos económicos que son necesarios y se

compromete con el mantenimiento de altos estándares en materia de Salud

Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad y el mejoramiento

continuo de los mismos”

4.7.3.3 Objetivos de Gestión

Todos los resultados que se generan en NECO Ingeniería LTDA son la

consecuencia del despliegue del direccionamiento estratégico en los diferentes

niveles del proyecto. Por esta razón, los objetivos generales se definen en los

niveles estratégico, táctico y operativo, siendo la primera responsabilidad del

Comité Directivo y los Directores de Área, los segundos de los Directores y

129

Gerentes de Área, Jefes de Departamento y Gerentes de Proyectos y los terceros

de los Jefes de Área y los cargos que dependen de estos últimos.

Los objetivos estratégicos, entre los cuales se incluyen objetivos de calidad, de

seguridad, salud ocupacional y medio ambiente se definen anualmente y son

aprobados por el Comité Directivo. Estos objetivos se utilizan como referencia

para definir los objetivos específicos de cada proyecto y en particular los

referentes al proyecto “Obras de Parcelación, Urbanismo y Construcción de Casa

Tipo en zona rural del municipio de Villavicencio Departamento del Meta.”. El

seguimiento a los mismos se realiza mensualmente por el PM del proyecto o quien

este designe mediante reuniones e informes al desarrollo del proyecto.

4.7.4 Organización

El nivel directivo de NECO Ingeniería LTDA facilita los medios humanos y

materiales necesarios para alcanzar los Objetivos de Gestión y por tanto asegurar

el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas en cada una de las

actividades.

Para este fin se toman las medidas necesarias para asegurar que cualquier

miembro de NECO Ingeniería LTDA:

Tenga definidas sus funciones y responsabilidades

Tenga la experiencia e información necesarios para desarrollar sus

funciones

Tenga los medios y recursos necesarios para realizar sus tareas.

130

4.7.4.1 Responsabilidad y Autoridad.

La estructura organizacional del proyecto espera ejecutar el desarrollo de las

actividades de Obras de Parcelación, Urbanismo y Construcción de Casa Tipo en

zona rural del municipio de Villavicencio Departamento del Meta.”

En el Programa de Salud Ocupacional específico del proyecto, se incluye

adicionalmente la organización de S&SO que aplicara al desarrollo del mismo,

responsabilidades cuya difusión se encuentra a cargo del Gerente de Proyecto

con el apoyo de Profesional HSE del proyecto y el Jefe de HSE de NECO

Ingeniería LTDA.

Así mismo, en las descripciones de cargo de la organización se define la autoridad

y responsabilidad de cada cargo, para el personal administrativo de NECO

Ingeniera LTDA. Responsabilidades específicas se definen en la documentación

del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y

Calidad.

4.7.4.2 Recursos

La gestión de los recursos corresponde al PM del Proyecto (Estructura

Organizacional para el desarrollo del Proyecto). Se prepara con base en el

direccionamiento estratégico de NECO Ingeniería LTDA y para el desarrollo del

contrato, el cual incluye temas relativos a Seguridad Industrial, Salud Ocupacional,

Medio Ambiente y Calidad. Los recursos requeridos para la ejecución del proyecto

se asignan de acuerdo a las definiciones dadas por nuestro patrocinador; en caso

tal que la Interventoría requiera recursos adicionales estos le serán solicitados

para su aprobación.

131

A través de la elaboración de un presupuesto específico, NECO ingeniería LTDA,

ha asignado los recursos necesarios para el desarrollo del Sistema de Integrado

de Gestión durante el ciclo de vida del proyecto, el cual incluye los programas de

Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente con el fin de

garantizar el aseguramiento de la calidad durante la prestación del servicio.

4.7.4.3 Recursos Humanos

El Gerente de Proyecto es responsable de garantizar que todo el personal bajo su

control directo esté debidamente capacitado para realizar las tareas asignadas y

cumpla con los requisitos de los perfiles requeridos. El Director de Talento

Humano, el Jefe de elección y Orientación y el Líder de Administración de

Personal garantizan el cumplimiento de las políticas de selección, formación y

contratación de personal, de modo que se asegure la competencia requerida del

personal para la ejecución del proyecto.

4.7.4.4 Competencia del Personal

Para ser contratado, cada persona debe cumplir los requisitos de competencia, de

acuerdo a educación, formación, habilidades y experiencia profesional adecuada

para la posición para la que se le contrata. Las competencias exigidas para los

cargos están basadas en los perfiles definidos en las especificaciones del

proyecto.

4.7.4.5 Formación

Por la duración estimada para el desarrollo del proyecto, la formación en el

desarrollo del mismo se realiza mediante alguna de las siguientes actividades:

132

Programa de Capacitación: para las actividades críticas se prepara un

Cronograma de HSEQ orientado a cubrir temas de Inducción, Capacitación

y Entrenamiento en Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y

Ambiente acorde a las necesidades de los cargos establecidos para la

ejecución de las actividades de Interventoría para el proyecto.

El entrenamiento específico del cargo que se realiza a través del Jefe

Inmediato y/o quien este designe, le permite adquirir un conocimiento del

trabajo a realizar y de los procedimientos, códigos, normas y

especificaciones a utilizar.

Todas las personas que son vinculadas reciben de la División de Talento Humano

una inducción general al Sistema Integrado de Gestión, soportada adicionalmente

por una presentación estándar.

Los nuevos trabajadores reciben la inducción general por parte del encargado de

recursos humanos del proyecto o por parte del personal capacitado y autorizado

para ello. La inducción específica para cada cargo es realizada por el Jefe

Inmediato y/o quien este designe, en esta inducción se debe asegurar el

conocimiento de los procedimientos propios de cargo y acorde con las funciones

que serán ejecutadas, se debe de dejar registros de las inducciones dadas en el

respectivo formato de entrenamiento interno.

4.7.4.6 Evaluación de la eficacia de la formación

Cuando es posible, la eficacia del entrenamiento se evalúa mediante una

comparación de la conducta o conocimiento de entrada frente a la conducta o

conocimiento de salida, específicamente en aquellos temas donde la ausencia del

conocimiento o las habilidades pueda generar comportamientos inseguros o poner

en riesgo la implementación de los procedimientos establecidos por NECO

133

Ingeniería LTDA. Cuando se realiza esta evaluación, la información está

disponible para consulta en la División de Talento Humano y/o los registros del

proyecto, incluyendo las medidas correctivas adoptadas cuando se evidencia la

necesidad de profundizar en determinado tema.

Sin embargo, la principal herramienta que emplea NECO Ingeniería LTDA para

evaluar la eficacia de la formación es mediante la verificación del grado de mejora

alcanzado en el desempeño de las funciones inherentes a cada cargo, en la

evaluación que se realiza al finalizar cada proyecto y en el seguimiento que se

debe realizar cada semestre. Con estos fines se utiliza el formato de “Evaluación

de Desempeño del Personal de la Organización”.

4.7.4.7 Concientización

Con el objeto de sensibilizar a los trabajadores asignados al proyecto, se realizan

actividades de formación y motivación encaminadas a crear conciencia a sus

integrantes en:

La importancia del cumplimiento de las Políticas y los Procedimientos.

Los peligros y las consecuencias potenciales para la Salud, la Seguridad y

el Ambiente que conllevan la falta de seguimiento de los Procedimientos

especificados.

Los aspectos medioambientales significativos de sus actividades y los

beneficios para el Medio Ambiente.

Sus funciones y responsabilidades, incluyendo los requisitos relativos a la

preparación y respuesta ante situaciones de emergencia.

Estas actividades son coordinadas y ejecutadas en coordinación con el personal

de HSE y Calidad corporativos.

134

4.7.4.8 Infraestructura

NECO Ingeniería LTDA proporciona la infraestructura, equipos, herramientas de

Hardware, Software y de oficinas necesarias para lograr el cumplimiento de los

requisitos que establece el cliente para la prestación de los servicios que

demanda. La definición de los elementos requeridos para operar en el proyecto es

acorde a lo definido en los pliegos de condiciones, en el Panorama General o

Específico de Riesgos Laborales y de la Matriz General o Específica de Aspectos

e Impactos Ambientales.

El personal de campo utilizara las instalaciones, sedes o campamentos del cliente

para la ejecución de actividades propias como inspecciones y levantamientos de

información.

4.7.4.9 Representante de la dirección.

El Comité Directivo ha designado al representante de la Dirección del sistema de

calidad con la responsabilidad de asegurar que el Sistema Integrado de Gestión

se implemente y funcione según los requisitos en todas las situaciones y esferas

de operación dentro del proyecto. Este cargo tiene autoridad definida para:

Asegurar que se establezcan, se implementen y se mantengan los

requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de Calidad,

OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

e ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.

Asegurar que se presente a la alta gerencia los informes sobre el

desempeño de este esquema de gestión para revisión incluyendo las

recomendaciones para su mejoramiento.

135

El Vicepresidente de Operaciones está comprometido con la mejora continua de

este sistema y coordina con los Directores de Área y el PM de Proyecto la

implementación y mantenimiento del mismo en los diferentes niveles del proyecto.

Por el nivel de autoridad y las responsabilidades asignadas en la estructura de

organización, deben cumplirse sin excepción las directrices que se establezcan de

común acuerdo con el PM de QA/QC en materias que afecten la Calidad, la Salud

Ocupacional, la Seguridad Industrial y el Medio Ambiente para la ejecución de los

trabajos.

4.7.4.10 Comunicación Interna

Para el desarrollo del Proyecto, serán utilizados como medios de comunicación el

correo electrónico, intranet, los memorandos internos, el teléfono, y los que sean

definidos en el procedimiento de coordinación. El PM de Proyecto realizará cada

vez que sea necesario reuniones de coordinación con los Directores,

Coordinadores o Líderes de cada Disciplina y con quien considere necesario de

acuerdo a los requerimientos del Proyecto, para discutir el avance de las

actividades, resolver los problemas que se presenten y acordar estrategias para la

buena marcha de los trabajos. Se debe generar Acta de Reunión.

Los lineamientos establecidos para la comunicación interna se encuentran

definidos en el plan de comunicaciones internas, externas, participación y

consulta.

RESPONSABLE REGISTRO FRECUENCIA

Personal involucrado en el proyecto.

Actas de Reunión

Correspondencia

Carteleras

E-mails

Memorandos

PQR

De acuerdo a su

generación

136

4.7.5 Estructura del sistema de gestión.

4.7.5.1 Generalidades

La Estructura de Documentación se ha establecido y se mantiene como se

presenta en el diagrama de la página siguiente.

Como se muestra en el gráfico la documentación del Sistema Integrado de

Gestión se divide en siete niveles así:

NIVEL I: Direccionamiento Estratégico 2008 - 2013. Es el documento

principal de NECO Ingeniería LTDA y como su nombre lo indica permite

planear estratégicamente las actividades de la organización, rigiéndose por

su propósito o metas organizacionales, misión, visión, valores

organizacionales y presupuestos.

NIVEL II: Plan de Calidad del Proyecto. Indica qué hace NECO Ingeniería

LTDA en materia de sistemas de gestión en el desarrollo del proyecto,

describiendo el alcance y su estructura, la política de gestión integral, una

breve reseña de la empresa de NECO Ingeniería LTDA, la estructura

organizacional y referenciando los procedimientos que pertenecen al

sistema de gestión.

NIVEL III: Procesos de NECO Ingeniería LTDA. Documentos emitidos y

controlados por la Dirección de HSEQ y definidos en conjunto con cada una

de las Direcciones de Área.

NIVEL IV: Manuales técnicos y administrativos. Documentos que explican el

manejo general de las actividades en las diferentes áreas del proyecto.

NIVEL V: Normas, Procedimientos y Especificaciones Técnicas: son

documentos que indican CÓMO (de manera general), QUIÉN, DÓNDE,

CUÁNDO y QUÉ se hace en las actividades típicas para la prestación de un

servicio. Los últimos sirven como guía para asegurar la correcta ejecución

de los proyectos.

137

NIVEL VI: Compuesto por los documentos que explican en forma detallada

CÓMO debe realizarse una actividad y el RESPONSABLE de realizarla

para una determinada necesidad o un proyecto particular. En este nivel se

incluyen los planes de calidad específicos para los proyectos y las

instrucciones de trabajo o instructivos.

NIVEL VII: Documentos que suministran evidencia objetiva de la realización

de cualquier actividad.

Figura 7. Documentos del Sistema Integrado de Gestión

Fuente: El Autor

PLAN DE CALIDAD DEL

PROYECTO

NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PLANES DE CALIDAD, PLANES DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS,

EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS, PROGRAMAS DE MANEJO AMBIENTAL

E INSTRUCTIVOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS, COMERCIALES, DE HSEQ

LISTADOS, BASES DE DATOS, FORMATOS DILIGENCIADOS E INFORMES

MANUALES TECNICOS YADMINISTRATIVOS

PROCESOS DE NECO Ingeniería LTDA

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

NIVEL

VII

NIVEL V

NIVEL VI

NIVEL IV

NIVEL III

NIVEL II

NIVEL I

138

4.7.5.2 Control de Documentos

El objetivo del Control de Documentos es proporcionar el uso, la disponibilidad y el

archivo eficaz de la información y documentación pertinente para la adecuada

operación del sistema de gestión.

La documentación incluye todos los documentos y datos referentes a requisitos de

normalización vigente, incluyendo documentos de origen interno y externo, tales

como la legislación; normas técnicas, estándares de desempeño y criterios,

especificaciones del cliente, documentos de proveedores, etc.

Los documentos pueden presentarse como cualquier tipo de comunicación, ya sea

como copia física (papel) o medio electrónico. Para lograr un adecuado control de

documentos en el desarrollo del proyecto se le da prioridad a:

Mantener actualizadas la definición de responsabilidades y autoridades.

Garantizar que la elaboración, la aprobación en cuanto a adecuación antes

de la emisión, identificación de modificaciones y revisiones del Plan de

Calidad, sean realizados por los responsables de esas acciones en

conjunto con el profesional de Calidad asignado al proyecto (o quien realice

sus funciones).

Asegurar la disponibilidad correcta y en tiempo oportuno, de las versiones

pertinentes de los documentos aplicables, en los lugares de uso.

Establecer metodologías de archivo que aseguren que los documentos

permanezcan legibles y prontamente identificables.

Poner a disposición de los usuarios un índice actualizado de los

documentos para garantizar su uso en las revisiones aplicables.

Garantizar un control eficaz de los documentos de origen externo, en

cuanto a su identificación y distribución.

139

Evitar el uso no intencional de documentos obsoletos y aplicar una

identificación adecuada en los casos en que fueran retenidos por cualquier

propósito.

Para la normalización de los documentos que pertenecen al Sistema de Gestión

de Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad se ha establecido el Procedimiento para

la Elaboración de Documentos, el Procedimiento para el manejo y control de

documentos y datos.

Todos los documentos vigentes del proyecto deben estar disponibles en el

servidor del proyecto, de igual manera se controlaran y mantendrán las versiones

magnéticas de los documentos superados en una carpeta específica para tal fin,

las copias físicas serán recogidas y destruidas en todas las locaciones y

especialidades del proyecto.

Todos los documentos que se utilicen en el proyecto para el desarrollo de las

actividades, el aseguramiento y control de la calidad en cada una de ellas estarán

sujetas al procedimiento de coordinación, el presente plan de calidad, el plan HSE

o los procedimientos propios del proyecto dependiendo de la naturaleza de la

actividad y para las actividades administrativas que requieren interacción del

personal corporativo.

4.7.5.3 Control De Registros

Los registros son documentos que proporcionan la evidencia de las actividades

realizadas y sirven para:

Controlar y/o demostrar el cumplimiento de los niveles de operación

definidos para Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad y Ambiente.

140

Comprobar la efectiva aplicación del Plan de Calidad en el desarrollo del

Proyecto.

Suministrar el historial de actividades de la organización, que influyen en la

calidad de sus productos y servicios, la salud y seguridad de sus

trabajadores y el ambiente.

Generar y disponer de datos para definir acciones correctivas, preventivas y

de mejoramiento continuo de las actividades de NECO Ingeniería LTDA.

En los distintos Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión se identifican los

documentos que constituyen registros y la responsabilidad de su mantenimiento.

Son identificables, legibles y mantenidos al día. Se guardan y conservan de forma

que pueden recuperarse fácilmente y están protegidos contra daños, deterioro o

pérdida. El periodo de conservación de los registros normalmente es de cinco

años, aunque este periodo puede ampliarse en función de las normas y requisitos

contractuales. En este caso hay que excluir los registros de requisitos legales y

reglamentarios, cuyo periodo de conservación se fija para cada caso.

Para definir requisitos y orientaciones de la identificación, almacenamiento,

protección, recuperación, mantenimiento (tiempo de retención) y disposición final

los registros, NECO Ingeniería LTDA ha establecido y mantiene el Procedimiento

para el Manejo y Archivo de Documentos, así como lo establecido en el

Procedimiento para Manejo y Control de los Registros de NECO Ingeniería LTDA

donde se establece la utilización del formato para control de registros de calidad

con el fin de garantizar la utilización de documentos en versiones vigentes en el

proyecto y el correcto archivo de los registros.


Personal involucrado en el proyecto.

Registros de calidad generados en el proyecto.

De acuerdo a su generación.

NOTA: Cada responsable de los registros de calidad deberá velar por la fácil

localización de los mismos.

141

4.7.6 Implementación y operación

4.7.6.1 Planificación Para La Prestación De Los Servicios

NECO ingeniería LTDA planifica las actividades y basándose en el Programa

Detallado de Trabajo y los requisitos establecidos para el suministro de personal y

recursos en general. La distribución de estos recursos se realiza acorde con el

avance en la construcción del proyecto y las responsabilidades establecidas en las

especificaciones y la matriz de responsabilidades.

Los procesos productivos del proyecto son:

Administración de Proyectos (Procesos Interventoría)

Supervisión de la Construcción

4.7.6.2 Comunicación Con El Cliente

La comunicación con el cliente que incluye los canales, identificación y control se

encuentran definidos en el procedimiento de coordinación. El PM del Proyecto es

responsable de la realización de este procedimiento y que en él se incluyan los

mecanismos de comunicación, control de las comunicaciones incluyendo la

correspondencia recibida y enviada. Las reuniones con el cliente se realizarán

periódicamente como se establezcan en el mismo.

PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Administración de Proyectos PM de Proyectos Guía para la ejecución de proyectos.

Supervisión de la Construcción PM de Proyectos Procedimientos constructivos presentados por el contratista y revisados por la Interventoría

142

4.7.6.3 Supervisión de la Construcción

NECO ingeniería LTDA asegurará el cumplimiento de los Procedimientos de

Construcción que afecten la calidad del Proyecto, una vez revisados y aprobados

por NECO ingeniería LTDA, así como las obligaciones legales contractuales,

asegurando la implementación del diseño desarrollado, resolviendo inquietudes

técnicas en campo, solucionando inconvenientes presentados durante la

construcción relacionada al diseño, haciendo las recomendaciones técnicas a que

haya lugar, controlando el cumplimiento y aplicación de las normas y

especificaciones técnicas generadas en la Ingeniería.

Las actividades de construcción y sus controles se establecen en el respectivo

plan de calidad presentado por el Contratista el cual hace parte del seguimiento

que se realiza la Interventoría de acuerdo al plan detallado de trabajo y los planes

de inspección y ensayo de los contratistas, que para todos los casos serán

aprobados, requeridos y utilizados como elementos de entrada para el desarrollo

de las actividades necesarias para el aseguramiento de la calidad de la ingeniería,

podrá realizar inspecciones programadas y no programadas según lo determine y

sea requerido durante las etapas del proyecto usando los estándares internos,

para cada una de las actividades ya sea antes de iniciar, durante y después de la

ejecución de las mismas utilizando los controles definidos en la Matriz de

aseguramiento de la calidad.

Por otra parte NECO ingeniería LTDA. verifica que los resultados de las pruebas y

ensayos que el contratista realice se encuentren dentro de las especificaciones y

rangos de conformidad establecidos en las diferentes normas técnicas

internacionales y especificaciones técnicas, emitiendo el concepto de aprobación o

rechazo según sea el caso, así como podrá emitir las no conformidades cuando se

considere que las obras no cumplen con las especificaciones de construcción o la

aprobación para la liberación de las obras.

143

4.7.6.4 Compras

El objetivo de NECO ingeniería LTDA es asegurar que los productos y servicios

adquiridos para el proyecto y que influyen sobre la Calidad de los productos y

servicios que genera NECO ingeniería LTDA, en la Salud y Seguridad de los

trabajadores y el Medio Ambiente, se adquieran a través de proveedores o

subcontratistas que demuestren capacidad en cumplir los requisitos especificados.

El proyecto controla el proceso de adquisiciones para la administración global de

las actividades de compras incluyendo, cuando corresponda, lo siguiente:

Definición de criterios de selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores.

Descripción de requisitos generales y específicos (incluye descripción clara

de equipos, materiales y servicios, y cuando corresponda, definición de

requisitos para la aprobación de productos, procedimientos, procesos y

equipos, calificación de personal, y sistema de Gestión de la Calidad,

Ambiental, Seguridad y Salud.

Diligenciamiento, inspección, transporte, recepción, almacenamiento y

preservación hacia los proyectos cuando sea aplicable.

Los productos comprados son inspeccionados de acuerdo a los criterios

establecidos en la orden de Compra o Subcontrato.

El personal autorizado de los proyectos identifica y analiza en forma crítica

los requisitos para las compra / subcontratación que constan en las órdenes

de compra / autorización de suministros y/o Subcontratos con sus

proveedores.

Todas las actividades de la gestión de compras que afecten la Calidad de los

productos y servicios de NECO ingeniería LTDA, la Salud y Seguridad de los

trabajadores y el Medio Ambiente son realizados de acuerdo con el “Manual“.

144

Durante la ejecución del proyecto NECO ingeniería LTDA controlara la

procedencia, calidad y cantidad de los materiales y equipos que suministra el

contratista para el desarrollo de los trabajos o servicios, en los casos que sea

necesario, realizar las pruebas para la inspección, durante el cargue, descargue y

almacenamiento de los mismos de acuerdo con lo estipulado por el manual en las

especificaciones técnicas del contrato o lo indicado en las normas técnicas o

legales que regulan la materia utilizando los controles definidos en la matriz de

aseguramiento de la calidad.

4.7.6.5 Control De La Prestación Del Servicio

El control de la prestación del servicio se realiza en el proyecto bajo las siguientes

condiciones:

El empleo de personal competente.

Disponibilidad de la información que especifica las características del

servicio (diseños, especificaciones técnicas, normas; información de

proveedores; etc.).

Infraestructura y ambiente de trabajo definidos por el cliente en los términos

de referencia.

El uso de instrucciones de trabajo que definan la manera de prestar el

servicio, siempre y cuando su ausencia pueda afectar adversamente la

calidad.

El empleo de equipos de cómputo y/o de evaluación de suelos o topografía.

La ejecución de actividades conforme con las normas/códigos de

referencias, planes de calidad, metodologías y/o procedimientos

documentados.

El monitoreo de las actividades de los servicios, controlando reprocesos,

rechazos internos o del cliente y el reporte de no-conformidades, entre otras

acciones.

145

NECO Ingeniería LTDA, elaborará informes de avance internos en los cuales se

monitorea la ejecución de las actividades, el control presupuestal y se definen

planes de acción para asegurar el control y la calidad del proyecto.

4.7.6.6 Propiedad Del Cliente

El control de los productos suministrados por el cliente se realiza acorde con lo

establecido en el Procedimiento para el Control de Productos Suministrados por

Terceros y/o en metodologías específicas que determine el cliente. De no

cumplirse las características especificadas para los productos suministrados por el

Cliente, se emitirá un registro e informará al Cliente, usando la metodología

acordada o el “Reporte y control de oportunidades de mejoramiento, no

conformidades, producto no conforme, acciones correctivas y/o preventivas¨

4.7.6.7 Entregables Del Proyecto

NECO Ingeniería LTDA, durante el desarrollo de la Interventoría de las obras tiene

la responsabilidad de entregar al cliente todos los documentos que demuestren la

gestión y la supervisión a la ejecución de las obras y trámites bajo su

responsabilidad.

Dentro de los diferentes entregables encontramos:

Informes diarios (control interno)

Informes semanales de obra (entrega al cliente)

Informes mensuales de obra

Informes de avance de obra y control presupuestal

Registros de auditorías internas

Informes de HSE

146

Informe de Materiales

Novaciones/ordenes de cambio

Actas

Informe Final de Obra

Formato de Preguntas Técnicas (TQ)

Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR).

Controles de cambio.

En general todos los registros que garanticen y evidencien la ejecución de las

actividades y la conformidad tanto de la prestación del servicio de la Interventoría

como de los trabajos realizados por el contratista.

4.7.6.8 Control De Dispositivos De Seguimiento Y Medición.

NECO Ingeniería LTDA, verifica durante la prestación del servicio que los equipos

de medición y ensayo cumplan con los requisitos de calidad y legales mediante un

procedimiento definido para el control de tales elementos que considere como

mínimo los siguientes lineamientos:

Elección del equipo de medición o ensayo en función de las mediciones por

hacer y la exactitud requerida.

El uso de dispositivos de medición y monitoreo seleccionados y calibrados,

de acuerdo con las mediciones por efectuar y la precisión requerida.

La frecuencia de las calibraciones.

El método de control de la calibración según criterio técnico del proveedor

del equipo o cuando no exista el estándar, el registro de la base usada para

la calibración o verificación.

Los cuidados que es necesario observar con la manipulación y transporte

de los equipos e instrumentos necesarios para hacer el monitoreo y

medición.

147

El tratamiento que se debe dar a las mediciones no conformes.

La evaluación y registro de la validez de los resultados de mediciones

anteriores cuando se constaten mediciones con algún dispositivo no

conforme.

La confirmación de la capacidad de los Software para satisfacer la

aplicación deseada, antes de su uso inicial.

NECO Ingeniería LTDA, asegurara que se presente un procedimiento para el

control de los equipos de medición y ensayo requerido para garantizar la calidad

en cada una de las obras construidas y verifica en campo los certificados de

calibración de los equipos.

4.7.7 Medición, verificación, análisis y mejora

Mantener el esquema de gestión en condiciones controladas tiene el objetivo de

mostrar el cumplimiento de los requisitos del servicio, asegurar la conformidad con

los requisitos de referencia y el mejoramiento continuo.

4.7.7.1 Satisfacción Del Cliente

Durante la realización del proyecto, NECO Ingeniería LTDA mantiene contactos

periódicos a través de la Dirección de Servicio al Cliente y el PM de Proyectos

analizando la evolución en tiempo y costos de dicho proyecto con el cliente y

proponiendo soluciones a los problemas surgidos. En estas reuniones se atienden

las preocupaciones del cliente y por consiguiente se conoce el grado de

satisfacción de éste con el trabajo realizado. No obstante, una vez finalizado el

proyecto, se procede a enviar un cuestionario de satisfacción del cliente, con el fin

de analizarlo una vez cumplido; y tomar medidas de mejora si se comprueba la

148

coincidencia de conclusiones no satisfactorias en varios proyectos y clientes sobre

aspectos concretos.

Una vez terminado el proyecto, el Director de Proyectos a través del PM de

Proyecto solicita la evaluación de desempeño por parte del Cliente para conocer el

nivel de percepción del mismo en cuanto al cumplimiento de requisitos.

4.7.7.2 Auditoría Interna

NECO Ingeniería LTDA, considera que el sistema de auditorías internas

determina la eficacia del sistema de gestión y permite verificar el cumplimiento de

los requisitos y condiciones preestablecidos para todas las actividades de la

organización del proyecto relacionadas con la Seguridad, Salud, Ambiente y

Calidad.

Las auditorías internas son planificadas y documentadas adecuadamente de

acuerdo con las características e importancia de los procesos, áreas, proyectos,

los resultados de las auditorias previas, importancia ambiental de las actividades

involucradas, resultados de las evaluaciones de riesgo de las actividades de la

organización del proyecto. Las mismas se efectúan de acuerdo con un programa

preestablecido.

En el programa de auditorías constan los procesos y áreas funcionales a auditar

durante el proyecto, el nombre del auditor líder; así como las fechas aproximadas

en las que va a tener lugar. El auditor asignado envía antes de la auditoria

programada el plan de la auditoria en el que incluye el grupo auditor, las personas

a auditar, hora y fecha de la auditoria, el objetivo, el alcance y los requisitos. El PM

de Proyecto en apoyo del Director y los profesionales QA/QC serán los

encargados de definir el alcance de cada auditoria dentro de la fase de

construcción.

149

Las auditorias están a cargo de personal debidamente capacitado e independiente

de las áreas auditadas. Ellas quedan registradas y sus resultados se dan a

conocer al personal responsable de los procesos, áreas y proyectos auditados,

para que tomen las acciones preventivas y correctivas correspondientes, dentro de

los plazos acordados. Las auditorias evalúan también la eficacia de las acciones

tomadas. Los resultados consolidados de las auditorías internas forman parte de

la revisión gerencial a cargo del PM QA-QC y de los Directores de Área. Las

auditorias se realizan según el “Procedimiento Auditorías Internas de HSEQ”

4.7.7.3 Auditorias De Segunda Parte

NECO ingeniería LTDA, no desarrollará auditorias de segunda parte a menos que

sea requerido expresamente por el cliente.

4.7.7.4 Seguimiento Y Medición De Procesos Y Resultados

A través del Área Control de Gestión se evalúa el progreso del proyecto, los

costos, las desviaciones respecto a programa y presupuesto, las órdenes de

cambio y previsiones en cuanto a plazo y costo. Se realiza por tanto un

seguimiento en tiempo y costos de las actividades y procesos que forman el

proyecto, y se realizan acciones correctivas en caso de haber desviación según se

describe en el “Procedimiento de Planeación, Programación & Control.

4.7.7.5 Control De Resultado No Conformes

Este esquema de gestión va dirigido a asegurar la conformidad de los diseños,

equipos y materiales empleado o generados como consecuencia del proyecto con

los requisitos de Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad

especificados. Sin embargo, pueden presentarse casos de no-conformidad que es

150

necesario controlar y documentar para poder decidir sobre posibles acciones

correctivas y/o preventivas.

En el procedimiento ¨Reporte y control de oportunidades de mejoramiento, no

conformidades, producto no conforme, acciones correctivas y/o preventivas¨ se

establece el método a seguir y se definen las responsabilidades para controlar e

investigar las No Conformidades. Las no conformidades pueden presentarse en

las distintas fases del Proyecto y son detectadas como consecuencia de

verificaciones, inspecciones, auditorias y reclamaciones del cliente,

principalmente.


Gerente del Proyecto o quien este designe

Reporte de No Conformidades Anexos Relacionados (Soportes – evidencia)

De acuerdo a su generación

4.7.7.6 Análisis De Datos

Con el fin de evaluar este esquema de gestión y así poder detectar puntos de

mejora, NECO Ingeniería LTDA, a través del PM del proyecto y los responsables

de la calidad del mismo analizan toda la información recopilada y toma medidas a

partir de dicho análisis. En concreto, se analiza:

El grado de satisfacción del cliente a través de las entrevistas y

cuestionarios que se envían a éste una vez terminado el proyecto, y de

cualquier información recibida a través del Cliente.

La conformidad con los requisitos del proyecto a través de informes de todo

tipo (no conformidad, inspección, auditorias, accidentes, incidentes, etc.)

durante y después de la realización del proyecto.

El grado de satisfacción de NECO Ingeniería LTDA con los proveedores a

través de la calificación, el seguimiento y los informes realizados a cada

uno de ellos.

151

4.7.8 Mejora

4.7.8.1 Acciones Correctivas

Cuando se detecta una “No Conformidad” se procede a corregirla lo antes posible

por medio de un tratamiento de no conforme, sin embargo es importante además,

identificar la causa que la ha originado. En ocasiones la causa no es evidente y se

debe realizar una evaluación en profundidad para determinarla. Una vez

determinada la causa raíz, se toma una Acción Correctiva tendiente a evitar que

se repitan las no conformidades actuales (de procesos, de productos/servicios y

reclamos de Clientes, inclusive). Ellas se toman en grado compatible con la

magnitud y riesgo de los problemas y se planifican de manera que se defina: qué

hacer, cómo hacerlo, las responsabilidades y cuándo hacerlo. Posteriormente se

hace un seguimiento para la verificación de su eficacia. La forma de actuar y las

responsabilidades, para proponer y llevar a cabo una acción correctiva, se

describen en el procedimiento ¨Reporte y control de oportunidades de

mejoramiento, no conformidades, producto no conforme, acciones correctivas y/o

preventivas¨.

4.7.8.2 Acción Preventiva.

Las acciones preventivas, normalmente, forman parte del análisis de riesgos

desde la fase de preparación de la oferta. Ellas tienen como objetivo evitar o

eliminar problemas potenciales y contribuir para el buen desempeño en la

ejecución de una actividad o proceso, con miras a la reducción de costos,

aumento de productividad y calidad, mejor desempeño, confiabilidad, seguridad,

salud y satisfacción del Cliente.

La necesidad de implementar acciones preventivas viene de la identificación y

análisis de las causas potenciales de no conformidades. Las informaciones para

152

ese análisis pueden provenir de fuentes diversas como riesgos identificados en

operaciones de proceso y de trabajo, resultados de auditorías, registros de

calidad, informes de reclamos de Clientes.

La iniciativa de adopción de Acciones Preventivas puede surgir de cualquier

persona del proyecto, que se dirigen previamente a las Áreas de HSE y QA-QC

para realizar el tratamiento de las acciones preventivas conjuntamente. Estas

acciones se podrán planificar en las fases de análisis crítico del contrato, la

planeación del proyecto o proceso, durante las reuniones fijadas para ese fin, su

ejecución y en las lecciones aprendidas. La forma de actuar y las

responsabilidades, para proponer y llevar a cabo una acción preventiva, se

describen en el procedimiento ¨Reporte y control de oportunidades de

mejoramiento, no conformidades, producto no conforme, acciones correctivas y/o

preventivas¨.

153

5. CONCLUSIONES

Con la terminación de este trabajo se ha llegado a las siguientes conclusiones:

Con la aplicación de los estándares del PMI se pudo desarrollar el Plan de

gestión para el proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y

construcción de casa tipo en zona rural del Municipio de Villavicencio,

Departamento del Meta de forma ordenada e integrada.

El proyecto final de grado desarrolla un plan de gestión enfocado en seis

áreas del conocimiento que son: Alcance, tiempo, costo, comunicaciones,

recursos humanos y calidad.

La fase de planeación de un proyecto es una parte de vital importancia para

alcanzar el éxito. Es necesario tomar el tiempo que se requiera para incluir

todos los aspectos que ayuden a una oportuna toma de decisiones y a

garantizar el éxito desde el inicio del mismo. Esto redunda en beneficios

tanto para el cliente como para la empresa al cumplir los objetivos.

En el análisis de los interesados se concluye que el Patrocinador tiene el

mayor impacto sobre el proyecto porque lo puede detener en cualquier

momento por lo tanto es importante mantenerlo informado del avance del

proyecto.

En la gestión del alcance del proyecto se concluye que es importante tomar

el tiempo necesario para definir los límites de lo que está dentro y fuera del

proyecto y detallar al máximo posible cada entregable. Cuando se tiene

definido el alcance es posible seguir una ruta para obtener el objetivo del

proyecto.

154

En la gestión del tiempo se pudo concluir que una buena gestión del tiempo

en los proyectos trata en enfocarse en las actividades que han sido

identificadas como esenciales para realizar el proyecto. Cuando se

gestionan bien los tiempos, se suprime el estrés, las cargas de trabajo y

será más fácil lograr las metas para la finalización exitosa del proyecto.

En la gestión de costos se concluye que todos los cambios de costos

deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los

objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.

En la gestión de comunicaciones se logró determinar los requerimientos de

comunicaciones por parte de los interesados, las condiciones y panorama

del plan de comunicación y finalmente presentar una matriz de

comunicaciones que define los responsables de la emisión y recepción de

la información.

En la gestión de recursos humanos se logró documentar los diferentes roles

y responsabilidades de los recursos humanos requeridos para el desarrollo

en todas las fases del ciclo de vida del proyecto y utilizarlo como

herramienta en la gestión de las actividades. Además identificar los perfiles

del personal que se requiere para el buen desarrollo del proyecto y la

contratación apropiada del recurso humano, definiendo estrategias claras

para la gestión de la adquisición del recurso para conformar el equipo de

trabajo.

En la gestión de calidad del proyecto se puede concluir que la participación

del profesional responsable inspeccionando la construcción es

indispensable para garantizar la adecuada técnica constructiva y los

materiales utilizados.

155

El Proyecto se ejecutara en un periodo de 9 meses y con un costo directo

de $ 4.196.257.82 pesos.

Como conclusión final el Proyecto Final de Grado logró cumplir con su objetivo el

cual fue elaborar un plan de gestión de las áreas de alcance, tiempo, costo,

recursos humanos, comunicaciones y calidad, para el proyecto Obras de

parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo rural del Municipio de

Villavicencio.

156

6. RECOMENDACIONES

Implementar la metodología de administración de proyectos y adaptarla de

acuerdo a las necesidades de la empresa en el área operativa.

Es importante que el director de proyecto utilice este plan de gestión para el

proyecto de obras de parcelación, urbanismo y construcción de casa tipo

rural y cada una de las herramientas generadas, porque de esta forma

obtendrá un impacto considerable en el éxito del proyecto.

El director de proyectos se debe reunir semanalmente con el profesional

responsable para dar seguimiento tanto al cronograma como al

presupuesto y así tomar decisiones a tiempo para llevar a cabo el proyecto

exitosamente.

Capacitar al personal sobre las herramientas utilizadas para la planificación,

verificación y control de las actividades desarrolladas por la empresa.

Se recomienda dar énfasis en la importancia necesaria de la planeación del

Proyecto, es normal que no se le dé la suficiente importancia a esta etapa

del proyecto.

Igualmente se recomienda que el desarrollo del plan de calidad se haga en

forma conjunta entre diseñadores, desarrollador y contratista.

El profesional responsable debe inspeccionar la construcción

constantemente y ejecutar las listas de verificación para cada entregable,

según la frecuencia señalada para garantizar en el proyecto la satisfacción

del cliente y el alcance del producto.

157

El director de proyectos debe seguir el detalle de comunicaciones de este

plan para generar los reportes de comunicación apropiados y mantener

informados a todos los interesados del proyecto.

Es importante que el profesional responsable tenga claro todo el alcance

del proyecto, materiales y detalles especificados en este documento para

aumentar la probabilidad de éxito del mismo.

El director de proyectos, antes de contratar cada individuo del equipo de

trabajo, debe revisar bien las competencias indicadas en este plan para

asegurarse que sea la persona indicada y posteriormente entregarle su rol

y responsabilidades para que pueda desenvolver bien su labor.

Capacitar a los principales subcontratista involucrados en el proyecto,

específicamente en los principales procedimientos que se van a emplear

en el proyecto.

Es importante que la empresa se comprometa a trabajar constantemente

en la actualización de todos procesos, estandarización de su sistema

operativo y elaboración y aplicación de nuevos procesos.

Capacitar al personal de forma continua sobre la teoría de la administración

profesional de proyectos, hacer énfasis en cuáles son sus ventajas.

158

7. BIBLIOGRAFIA

Eyssautier de la Mora, Maurice. 2002. Metodología de Investigación.

Desarrollo de la Inteligencia. Cuarta Edición. Internacional Thompson

Editores. México.

Jurado, Y. 2002. Técnicas de Investigación Documental. Manual para la

elaboración de tesis, monografías, ensayos e informes académicos.

Internacional Thompson Editores. México

Pablo Lledó. Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin

morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009. 455 p.;

28x22 cm.

Project Management Institute. Guía de los Fundamentos de la Dirección

de Proyectos (Guía del PMBOK®). Project Management Institute, Inc.

Quinta Edición. Estados Unidos, 2013.

159

8. ANEXOS

ANEXO 1. Acta del Proyecto Final de Graduación

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

Junio 16 de 2014

Guía Metodológica para gestionar el Inicio y Planificación de las Obras de Parcelación, Urbanismo y Construcción de Casa Tipo en zona rural del municipio de Villavicencio, Departamento del Meta.

Areas de conocimiento / procesos:

Area de aplicación (Sector / Actividad):

Grupos de procesos: Iniciación y planificación. Áreas de conocimiento: Alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicación.

Sector : Construcción

Fecha de inicio del proyecto

Fecha tentativa de finalización del proyecto

Junio 16 de 2014 Octubre 16 de2014

Objetivos del proyecto (general y específicos)

General: Elaborar una guía metodológica para gestionar el inicio y la planificación para las obras de parcelación, urbanismo y construcción, desarrolladas por la compañía Neco Ingeniería Ltda, con el fin de incrementar la eficiencia en sus procesos constructivos, Villavicencio. Específicos: 1. Elaborar un diagnóstico sobre el estado de la gestión de proyectos constructivos de la empresa Neco Ingeniería Ltda, que actué de insumo para orientar los procesos de inicio y planificación para la administración de sus proyectos. 2. Elaborar un plan de gestión de involucrados del proyecto con el fin de afianzar la planificación de las comunicaciones basadas en la identificación de las necesidades de los involucrados, mejorando la participación durante la

160

administración del proyecto. 3. Elaborar el plan del alcance del proyecto, con el fin de asegurar que en éste se incluye solamente el trabajo necesario para completar con éxito los procesos y actividades diseñadas. 4. Diseñar el plan de gestión del tiempo que permita establecer las políticas, procedimientos, herramientas y documentación necesarios para elaborar, gestionar, ejecutar y controlar las actividades del proyecto y sus recursos asociados, para su mejor administración. 5. Definir un plan de gestión de costos que permita establecer procesos estandarizados para estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de los proyectos de Neco Ingeniería Ltda en el municipio de Villavicencio. 6. Desarrollar el plan de gestión de calidad del proyecto que permita a Neco Ingeniería Ltda establecer procesos para planificar, medir y controlar la calidad de sus entregables, mediante la identificación de los requerimientos emanados de los estándares de calidad reconocidos por parte de los clientes. 7. Desarrollar el plan de recursos humanos que le permita a la empresa gestionar y liderar el equipo del proyecto, a través de la identificación y documentación de los roles, responsabilidades y habilidades del personal, requeridas para ejecución de las obras. 8. Crear un plan de gestión de las comunicaciones que permita asegurar la planificación, recolección, elaboración, archivo, gestión, control y monitoreo en tiempo de la información del proyecto, a través del involucramiento de los interesados internos y externos.

Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)

Este proyecto tiene el propósito de realizar una guía metodológica para gestionar el inicio y planificación para las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural, con el fin de definir las acciones requeridas para alcanzar el éxito y feliz culminación del proyecto. El presente proyecto genera una opción de vivienda moderna particularmente diferente por el contacto con la naturaleza y con las comodidades de una gran ciudad, contara con grandes zonas verdes alejadas del mundanal ruido que le permitirá mejorar su calidad de vida. La alta demanda de vivienda en la ciudad de Villavicencio por el incremento de su población por la migración de núcleos familiares por el alto desarrollo petrolero y la búsqueda de lugares de recreo de la población local y de ciudades cercanas como Bogotá que poseen una población cercana a los 10 millones de habitantes.

161

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto

El proyecto está ubicado en la zona rural de la ciudad de Villavicencio, el cual ofrecerá 115 parcelas de 1500 m2, en los cuales se puede contar con áreas para siembra de árboles frutales (de baja altura), zonas de juego, zonas húmedas, parqueadero y el área para la construcción de la casa. Las parcelas contaran con punto de servicio de alcantarillado, suministro de redes de agua potable, comunicaciones, servicio de energía, incluirá acometidas y no incluirá contador. La construcción de las casas en las parcelas deberán ser construidas en un plazo no mayor a doce (12) meses a partir de realizada la escrituración del predio y se deberán ajustar a los planos, medidas y restricciones descritas en el manual entregado por la constructora. No se permitirán lotes para valorización. El proyecto contara con una casa Tipo, el cliente tendrá la opción de que su casa sea construida por el proyecto o por su cuenta de acuerdo a los planos entregados y a las especificaciones de propiedad horizontal. Lo anterior para lograr mantener la homogeneidad del diseño y toque arquitectónico que se ha planteado desde la concepción del proyecto. El producto a entregar está compuesto por: 1. Diagnóstico sobre el estado de la gestión de proyectos para la construcción de obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 2. Matriz de Involucrados del proyecto. 3. Alcance del Proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 4. Estructura Detallada de Trabajo (EDT) del Proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 5. Cronograma del Proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 6. Presupuesto del Proyecto de obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 7. Plan de Gestión de Calidad del Proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 8. Plan de Recursos Humanos del Proyecto de las obras de parcelación, urbanismo y construcción de una casa tipo en zona rural. 9. Matriz de comunicaciones.

Supuestos

Para la planeación del proyecto se consideraran los siguientes: 1.Una vez aprobado el proyecto por parte del grupo inversor se tienen asegurados los recursos para el desarrollo del mismo

162

2. Se encontrara una propiedad rural con las áreas mínimas requeridas para la parcelación para llevar a cabo el proyecto. 3. Se obtendrán los permisos de construcción respectivos. 4. Las empresas participantes en el proyecto darán el soporte económico y técnico necesario para llevar a cabo el proyecto de la parcelación, urbanismo y construcción de la casa tipo. 5. Se consideró que el clima va a ser favorable durante los meses de ejecución de las obras según predicciones meteorológicas de años anteriores. 6. El número y/o cantidad de todos los equipos, herramientas y materiales estarán en sitio según lo planificado y según el inventario necesario previsto. 7. La calidad final de la Casa Tipo cumplirá con las normas y leyes de construcción locales y atenderá las necesidades de los posibles compradores de una casa de recreo. 8. Las áreas mínimas de las parcelas se ajustan al POT (Plan de ordenamiento territorial local). 9. Se cuenta con las redes eléctricas, acueducto, alcantarillado y comunicación en el área para realizar la interconexión del proyecto. 10. Se cuenta con proveedores locales con experiencia y con disponibilidad de todos los insumos de cantera para realizar las obras. 11. El acarreo máximo para el transporte de los materiales e insumos no excederá los 35 km. 12. El desarrollo de la segunda calzada que viene adelantando el gobierno nacional incrementara el número de visitantes y los posibles compradores de parcelas para la construcción de casas de campo. 13. El incremento de población en la ciudad de Villavicencio, por el desarrollo petrolero de los últimos cinco años en el departamento del meta y su desarrollo turístico por encontrarse a 90 km de la ciudad de Bogotá con unas temperaturas promedio de 24 grados lo hace un destino atractivo para invertir.

Restricciones

Entre los factores que limitan al proyecto se encuentran: 1. Se tiene como meta un límite de tiempo para terminar la parcelación, urbanismo y construcción de la casa tipo de 90 días calendario. 2. El lote mínimo requerido para el proyecto debe ser de 18 Ha. Incumplimiento en el suministro de materiales por parte de los proveedores por cierres en las vías que conducen de la ciudad de Bogotá a Villavicencio. 3. Los equipos para realizar las excavaciones, nivelación, extendido y colocación de carpeta asfáltica (planta de asfalto) pueden presentar fallas a la hora de ejecutar estas actividades. 4. Que se presente un accidente o emergencia durante el proceso de construcción que obstaculice o detenga el proceso constructivo. 5. Que el espacio físico dentro y alrededor del terreno no presente niveles freáticos altos que afecten las excavaciones de la estructura de vía y cimentación de la casa tipo.

163

6. Que las comunidades no se opongan a la realización del proyecto. 7. Que las comunidades no exijan la adecuación del mantenimiento de la vía que se use para el traslado de maquinaria, equipo, insumos y materiales. 8. El predio que se vaya a utilizar que no se encuentre a una distancia mayor a 20 km de la ciudad de Villavicencio. 9. Los costos de venta por parcela no deben exceder los 180 millones de pesos, valor promedio de mercado para áreas de 1500 m2. Información histórica relevante

Desde inicios del siglo XXI, en Villavicencio departamento del Meta, se iniciaron varios proyectos de esta misma similitud, entre ellos el proyecto llamado “Granjas Agro turísticas Balmoral”, Proyecto “Barú” entre otros. Se revisamos las estadísticas de construcción de vivienda nueva, observamos que los porcentajes han ido creciendo según lo indica el boletín del CENAC (Centro de estudios de la construcción y el desarrollo urbano y regional, 2013). Que a partir del año 2007, las inversiones en construcción han tenido un ángulo de crecimiento vertical, convirtiéndose Villavicencio en un objetivo de inversión en materia de construcción. Es por ello que vemos la necesidad de realizar este tipo de proyecto para el llano. Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Cliente(s) directo(s):

Grupo inversor.

Director de Proyecto

Equipo del proyecto (Coordinadores).

Empleados y/o trabajadores directos

Cliente(s) indirecto(s):

Proveedores (empresas constructoras).

Comunidad de la zona del proyecto.

Propietarios de los predios

Compradores de las parcelas

Autoridades ambientales

Entidades Territoriales y Gubernamentales

Gremio transportador.

Presidentes de Junta.

164

Realizado por: Nelly Constanza González Vargas

Firma:

Aprobado por: María Lorena Alpizar Marín

Firma:

165

ANEXO 2. EDT del Proyecto Final de Graduación

166

ANEXO 3. Cronograma del Proyecto Final de Graduación

168

ANEXO 4. EDT del Proyecto Plan de Gestión para las Obras de Parcelación y Urbanismo de casa Tipo en

Villavicencio.

169

ANEXO 5. Cronograma del Proyecto Plan de Gestión para las Obras de Parcelación y Urbanismo de casa Tipo en

Villavicencio.

174

ANEXO 6. Acta del Proyecto de Obras de Parcelación y Urbanismo de casa

Tipo.

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

Diciembre 22 de 2014 Obras de Parcelación, Urbanismo y Construcción de Casa Tipo en zona rural del municipio de Villavicencio Departamento del Meta.

Áreas de conocimiento / procesos:

Área de aplicación (Sector / Actividad):

Procesos: Iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control de cambios y cierre. Áreas: Integración, calidad, costo, tiempo, alcance, comunicación, recursos humanos e interesados.

Proyecto de ingeniería en el sector de la construcción

Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

23 de Diciembre de 2014 20 de septiembre de 2015

OBJETIVOS DEL PROYECTO (GENERAL Y ESPECÍFICOS)

Objetivo general Ofrecer una opción de vivienda moderna con las ventajas de encontrase cerca de la ciudad y de interactuar con las bondades de la naturaleza para alcanzar la tranquilidad, descanso y esparcimiento que el comprador se merece con altas tasas de valorización en el sector Objetivos Específicos. Ofrecer a los inversionistas locales y nacionales la posibilidad de invertir en una región que se ha constituido en los últimos años en un destino turístico y de descanso. Ofrecer a los pobladores y posibles inversionistas opciones de adquirir parcelas de descanso a precios asequibles con alta tasa de valorización. Combinar la construcción moderna en un ambiente natural, permitiendo a sus moradores obtener un verdadero descanso. Dar una nueva opción de vivienda a la población del municipio de Villavicencio y sus alrededores que en los últimos años ha sufrido un crecimiento en su población y una alta densificación. Estimular el área de la construcción generando proyectos de este tipo que apalanquen la disminución de las tasas de desempleo de la ciudad de Villavicencio y sus áreas de influencia.

175

JUSTIFICACIÓN O PROPÓSITO DEL PROYECTO (APORTE Y RESULTADOS

ESPERADOS)

El presente proyecto genera una opción de vivienda moderna particularmente diferente por el contacto con la naturaleza y con las comodidades de una gran ciudad, contara con grandes zonas verdes alejadas del mundanal ruido que le permitirá mejorar su calidad de vida. La alta demanda de vivienda en la ciudad de Villavicencio por el incremento de su población por la migración de núcleos familiares por el alto desarrollo petrolero y la búsqueda de lugares de recreo de la población local y de ciudades cercanas como Bogotá que poseen una población cercana a los 10 millones de habitantes. El próspero desarrollo de fincas y parcelas de recreo para turistas por ser una zona con variados atractivos naturales El desarrollo vial que se viene adelantando por parte del gobierno nacional doble calzada entre la ciudad de Bogotá y Villavicencio ha generado el incremento de la demanda de vivienda de este tipo, por la facilidad de desplazamiento y la disminución de tiempos de movilidad. La ciudad de Villavicencio goza con temperatura promedio de 26 grados centígrados lo que promueve la inversión en fincas o parcelas de descanso y esparcimiento.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO QUE GENERARÁ EL

PROYECTO – ENTREGABLES FINALES DEL PROYECTO

El proyecto está ubicado en la zona rural de la ciudad de Villavicencio, el cual ofrecerá 115 parcelas de 1500 m2, en los cuales se puede contar con áreas para siembra de árboles frutales (de baja altura), zonas de juego, zonas húmedas, parqueadero y el área para la construcción de la casa. Las parcelas contaran con punto de servicio de alcantarillado, suministro de redes de agua potable, comunicaciones, servicio de energía, incluirá acometidas y no incluirá contador. La construcción de las casas en las parcelas deberán ser construidas en un plazo no mayor a doce (12) meses a partir de realizada la escrituración del predio y se deberán ajustar a los planos, medidas y restricciones descritas en el manual entregado por la constructora. No se permitirán lotes para valorización. El proyecto contara con una casa Tipo, el cliente tendrá la opción de que su casa sea construida por el proyecto o por su cuenta de acuerdo a los planos entregados y a las especificaciones de propiedad horizontal. Lo anterior para

176

lograr mantener la homogeneidad del diseño y toque arquitectónico que se ha planteado desde la concepción del proyecto. El producto a entregar está compuesto por:

Un lote de 1500 m2 aprox. Con puntos de servicio públicos domiciliarios (Incluye acometidas sin contador)

Juego de planos de construcción (casa tipo). Especificaciones de propiedad horizontal del proyecto. Escrituras. Estatutos de propiedad horizontal (ley 675 de 2001). La vivienda en el caso de que el proyecto sea el que construya.

SUPUESTOS

Para la planeación del proyecto se consideraran los siguientes:

1. Una vez aprobado el proyecto por parte del grupo inversor se tienen asegurados los recursos para el desarrollo del mismo

2. Se encontrara una propiedad rural con las áreas mínimas requeridas para la parcelación para llevar a cabo el proyecto.

3. Se obtendrán los permisos de construcción respectivos. 4. Las empresas participantes en el proyecto darán el soporte económico y

técnico necesario para llevar a cabo el proyecto de la parcelación, urbanismo y construcción de la casa tipo.

5. Se consideró que el clima va a ser favorable durante los meses de ejecución de las obras según predicciones meteorológicas de años anteriores.

6. El número y/o cantidad de todos los equipos, herramientas y materiales estarán en sitio según lo planificado y según el inventario necesario previsto.

7. La calidad final de la Casa Tipo cumplirá con las normas y leyes de construcción locales y atenderá las necesidades de los posibles compradores de una casa de recreo.

8. Las áreas mínimas de las parcelas se ajustan al POT (Plan de ordenamiento territorial local).

9. Se cuenta con las redes eléctricas, acueducto, alcantarillado y comunicación en el área para realizar la interconexión del proyecto.

10. Se cuenta con proveedores locales con experiencia y con disponibilidad de todos los insumos de cantera para realizar las obras.

11. El acarreo máximo para el transporte de los materiales e insumos no excederá los 35 km.

12. El desarrollo de la segunda calzada que viene adelantando el gobierno nacional incrementara el número de visitantes y los posibles compradores de parcelas para la construcción de casas de campo.

13. El incremento de población en la ciudad de Villavicencio, por el desarrollo petrolero de los últimos cinco años en el departamento del meta y su

177

desarrollo turístico por encontrarse a 90 km de la ciudad de Bogotá con unas temperaturas promedio de 24 grados lo hace un destino atractivo para invertir.

RESTRICCIONES

Entre los factores que limitan al proyecto se encuentran:

1. Se tiene como meta un límite de tiempo para terminar la parcelación, urbanismo y construcción de la casa tipo de 90 días calendario.

2. El lote mínimo requerido para el proyecto debe ser de 18 Ha 3. Incumplimiento en el suministro de materiales por parte de los

proveedores por cierres en las vías que conducen de la ciudad de Bogotá a Villavicencio.

4. Los equipos para realizar las excavaciones, nivelación, extendido y colocación de carpeta asfáltica (planta de asfalto) pueden presentar fallas a la hora de ejecutar estas actividades.

5. Que se presente un accidente o emergencia durante el proceso de construcción que obstaculice o detenga el proceso constructivo.

6. Que el espacio físico dentro y alrededor del terreno no presente niveles freáticos altos que afecten las excavaciones de la estructura de vía y cimentación de la casa tipo.

7. Que las comunidades no se opongan a la realización del proyecto. 8. Que las comunidades no exijan la adecuación del mantenimiento de la

vía que se use para el traslado de maquinaria, equipo, insumos y materiales.

9. El predio que se vaya a utilizar que no se encuentre a una distancia mayor a 20 km de la ciudad de Villavicencio.

10. Los costos de venta por parcela no deben exceder los 180 millones de pesos, valor promedio de mercado para áreas de 1500 m2.

INFORMACIÓN HISTÓRICA RELEVANTE

Desde inicios del siglo XXI, en Villavicencio departamento del Meta, se iniciaron varios proyectos de esta misma similitud, entre ellos el proyecto llamado “Granjas Agroturísticas Balmoral”, Proyecto “Barú” entre otros. Se ha incrementado la construcción de condominios residenciales, incrementando este tipo de proyectos e inversiones. Se revisamos las estadísticas de construcción de vivienda nueva, observamos que los porcentajes han ido creciendo según lo indica el boletín del CENAC (centro de estudios de la construcción y el desarrollo urbano y regional) a fecha de Septiembre de 2013. Que a partir del año 2007, las inversiones en construcción han tenido un ángulo de crecimiento vertical, convirtiéndose Villavicencio en un objetivo de inversión

178

en materia de construcción. Es por ello que vemos la necesidad de realizar este tipo de proyecto para el llano.

IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS (STAKEHOLDERS)

Involucrados directo(s): Partes Interesadas Directos

Grupo inversor

Director de Portafolio

Director de Proyecto

Coordinadores

Empleados y/o trabajadores directos Partes Interesadas Indirectos

Proveedores (empresas constructoras).

Comunidad de la zona del proyecto.

Propietarios de los predios

Compradores de las parcelas

Autoridades ambientales

Entidades Territoriales y Gubernamentales

Gremio transportador

Presidentes de Junta.

Realizado por:

Nelly Constanza González Vargas

Aprobado por:

1 universidad para la cooperacion internacional (uci) …

Documents