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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PROPUESTA METODOLÓGICA PARA LA EXPORTACIÓN DEFINITIVA DEPRODUCTOS POR PRIMERA VEZ PARA LAS PYMES DE COSTA RICA SEGÚN
MEJORES PRACTICAS EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DEL PMI
EYTHEL MUÑOZ MADRIZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
SAN JOSÉ, COSTA RICA
ENERO, 2009
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ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
_____________________________
MSC. Fabio Muñoz Jiménez, PMP
PROFESOR TUTOR
_________________________
Juan Carlos Navarro Chévez
LECTOR No.1
__________________________
MAP. Bernardo López González
LECTOR No.2
________________________
Lic. Eythel Muñoz Madriz
SUSTENTANTE
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iii
DEDICATORIA
A Dios,
por haberme dado las fuerzas para terminar este proyecto.
A mi esposa Jovanna y mi hijo Matías,
por ser mi inspiración.
A mis Padres,
por el apoyo incondicional que me han brindado siempre.
A mi equipo de trabajo Abe, Ari y Marce,
por el compañerismo y amistad en estos 2 años.
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iv
INDICE GENERAL
INDICE DE FIGURAS ............................................................................................................................... vi
INDICE DE CUADROS ............................................................................................................................ vii
INDICE DE ABREVIATURAS ................................................................................................................ viii
RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................... x
I. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................................ 1
1.1 Antecedentes. .............................................................................................................................................. 1
1.2 Problemática. ............................................................................................................................................... 2
1.3 Justificación.................................................................................................................................................. 2
1.4 Objetivo General. ......................................................................................................................................... 3
1.5 Objetivos Específicos. .................................................................................................................................. 3
II. MARCO TEÓRICO. ......................................................................................................................... 4
2.1 Marco Referencial. ...................................................................................................................................... 42.1.1 La Política de Comercio Exterior en Costa Rica. 20062010. .......................................................... 42.1.2 El Sector Exportador en Costa Rica. ................................................................................................. 82.1.3 La Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER). .............................................. 15
2.2 Teoría de Administración de Proyectos. .................................................................................................. 182.2.1 Definición de Proyecto. ................................................................................................................... 182.2.2 Documentos Principales del Proyecto. .......................................................................................... 192.2.3 Grupo de Procesos de la Administración de Proyectos. ............................................................... 212.2.4 Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos. ....................................................... 21
2.3 Planeación Estratégica .............................................................................................................................. 302.3.1 Misión, Visión y Valores .................................................................................................................. 302.3.2 Objetivos Estratégicos ..................................................................................................................... 312.3.3 Análisis de la Situación Actual ........................................................................................................ 32
2.4 Plan de Exportaciones ............................................................................................................................... 33
III. MARCO METODOLÓGICO. ......................................................................................................... 34
3.1 Ubicación. .................................................................................................................................................. 34
3.2 Fuentes de Información. ........................................................................................................................... 343.2.1 Fuentes primarias ............................................................................................................................ 343.2.2 Fuentes secundarias ........................................................................................................................ 35
3.3 Métodos de Investigación. ........................................................................................................................ 35
3.4 Definición de las variables. ....................................................................................................................... 35
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v
3.5 Instrumentos. ............................................................................................................................................. 36
3.6 Herramientas. ............................................................................................................................................ 363.6.1 Administración de Proyectos .......................................................................................................... 36
IV. DESARROLLO. .............................................................................................................................. 37
4.1 Gestión del Alcance del Proyecto. ............................................................................................................ 374.1.1 Acta de Constitución del Proyecto ................................................................................................. 384.1.2 Plantilla de Declaración del Alcance del Proyecto ........................................................................ 394.1.3 Planificación del Alcance del Proyecto .......................................................................................... 414.1.4 Definición del Alcance del proyecto............................................................................................... 43
4.2 Gestión del Tiempo del Proyecto. ............................................................................................................. 494.2.1 Definición de las actividades .......................................................................................................... 494.2.2 Secuencia de las Actividades .......................................................................................................... 594.2.3 Estimación de duración de las actividades .................................................................................... 594.2.4 Cronograma del Proyecto ............................................................................................................... 60
4.3 Creación de la plantilla de Costos de Exportación. ................................................................................. 624.3.1 Identificación de costos de exportación. ....................................................................................... 624.3.2 Plantilla de Costos ........................................................................................................................... 64
4.4 Creación del Departamento de Exportaciones. ....................................................................................... 654.4.1 Análisis de funciones y responsabilidades..................................................................................... 654.4.2 Estructura Organizativa del Departamento de Exportación. ....................................................... 674.4.3 Capacitación. ................................................................................................................................... 68
4.5 Flujo de Proceso de Exportación y selección de Proveedores ................................................................. 704.5.1 Selección de Proveedores ............................................................................................................... 704.5.2 Flujo de proceso de las Exportaciones. .......................................................................................... 71
V. CONCLUSIONES. ......................................................................................................................... 72
VI. RECOMENDACIONES. ................................................................................................................. 74
VII. BIBLIOGRAFIA. ......................................................................................................................... 76
VIII. ANEXOS. ................................................................................................................................... 78
8.1 Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto. ....................................................................................... 78
8.2 Plantilla de Declaración del Alcance. ....................................................................................................... 80
8.3 La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). ........................................................................................... 82
8.4 Cronograma del Proyecto. ........................................................................................................................ 84
8.5 Declaración Aduanera de Exportación (DAE) .......................................................................................... 85
8.6 Formulario Aduanero Único Centro Americano (FAUCA) ....................................................................... 86
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vi
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Acta de Constitución del Proyecto ......................................................................................... 39
Figura 2. Plantilla Declaración del Alcance del Proyecto. .................................................................... 41
Figura 3. Estructura de Desglose de Trabajo. ...................................................................................... 42
Figura 4. Cronograma del Proyecto de Exportación ............................................................................ 61
Figura 5. Plantilla de Costos de Exportación ........................................................................................ 64
Figura 6. Estructura Organizativa del Departamento de Exportación ................................................. 67
Figura 7. Resumen de Actividades ........................................................................................................ 71
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vii
INDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Costa Rica: Evolución de las Exportaciones 20032007 ...................................................... 8
Cuadro 2. Costa Rica: Exportaciones según Sector Exportador 20062007 ..................................... 10
Cuadro 3. Costa Rica: Exportaciones según región de destino 2007 ................................................. 13
Cuadro 4. Costa Rica: Número de empresas exportadoras* 20032007 ........................................... 14
Cuadro 5. INCOTERMS 2000 ................................................................................................................ 53
Cuadro 6. Posibles Proveedores del Proyecto ..................................................................................... 70
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viii
INDICE DE ABREVIATURAS
ACOFLOR: Asociación Costarricense de Floricultores
CADEXCO: Cámara de Exportadores de Costa Rica
CAFTA: Central American Free Trade Agreement
CENPRO: Centro para la Promoción de Exportaciones e Inversiones
CINDE: Coalición Costarricense de Iniciativas de Desarrollo
COMEX: Ministerio de Comercio Exterior de Costa Rica
DAE: Declaración Aduanera de Exportación
EDT: Estructura de Desglose de Trabajo
FAUCA: Formulario Aduanero Único Centro Americano
FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
FUNDES: Fundación para el Desarrollo Sostenible
ICC: Iniciativa para la Cuenca del Caribe
INCOPESCA: Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura
INCOTERMS: International Commerce Terms
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ix
INS: Instituto Nacional de Seguros
MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería
MIPYMES: Micro, Pequeñas Y Medianas Empresas
PFG: Proyecto Final de Graduación
PMBOK: Project Management Body Of Knowledge
PMI: Project Management Institute
PROCOMER: Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica
PYMES: Pequeñas y Medianas Empresas
SGP: Sistema Generalizado de Preferencias
TLC: Tratado de Libre Comercio
UCI: Universidad para la Cooperación Internacional
VUCE: Ventanilla Única de Comercio Exterior
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x
RESUMEN EJECUTIVO
El comercio internacional ha recorrido un largo camino desde sus primeras formasde manifestación en trueque hasta el día de hoy, que se ha convertido en unproceso más técnico, especializado y reglamentado.
Es por esta razón que las empresas del sector productivo de Costa Rica,especialmente en el segmento de las PYMES que quieren participar del comerciointernacional deben poner en práctica procedimientos consistentes que lespermitan competir en un mercado tan agresivo.
Exportar es un proceso mediante el cual las empresas tratan de sacar el máximoprovecho de las posibilidades técnicas y logísticas para colocar sus productos enlos mercados externos. Es por ello que al exportar la empresa amplía susoportunidades de expandir las ventas, trayendo consigo un incremento en lasganancias de la empresa y facilitando el crecimiento económico de la empresa,por medio del intercambio de sus bienes o servicios con el exterior.
Este documento tiene como principal objetivo plantear una propuestametodológica para la exportación definitiva de productos por primera vez, por partede las PYMES del sector productivo nacional, mediante una recopilación dedocumentos, tomando como base los existentes por PROCOMER, CADEXCO,FUNDES y del Banco Mundial además de algunos manuales de exportación deotros países del área como México y Argentina. Se pretende elaborar un métodopráctico que facilite el proceso de exportación utilizando las mejores prácticas delPMI, mediante el análisis e investigación por medio de las Áreas de Conocimientode Alcance y Tiempo y la creación de tres herramientas básicas para laimplementación del proyecto de forma efectiva.
Los objetivos específicos que le dan forma al plan del proyecto consisten en:Facilitar el proceso de definición del alcance de exportación para estas empresascon el objetivo de maximizar los recursos mediante una buena negociación contodas las partes involucradas durante el proceso. Diseñar un cronograma base delproceso de exportación, que sirva como guía para las empresas. Identificar todoslos costos involucrados en el proceso de exportación, para una mejor asignaciónde los recursos financieros y económicos de la empresa. Plantear una propuestade la Estructura Organizativa del Departamento de Exportación, con el fin de teneruna estructura sostenible y una asignación del recurso humano adecuada y porúltimo, crear un Diagrama de Flujo del proceso de exportación para una mejorconceptualización del mismo.
En cuanto a las fuentes que se van a utilizar para recopilar la información,tenemos que este proyecto estará basado en fuentes primarias, específicamenteen la experiencia personal del sustentante en el sector exportador y en el área
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xi
logística internacional, por haber laborado en empresas líderes en el mercadoglobal; además del aporte brindado por expertos en la materia de exportacionescomo son Francisco Gamboa (Director de Estudios Económicos de PROCOMER)y Marvin Salas (Gerente – VUCE PROCOMER) en trámites de exportación enCosta Rica; como fuentes secundarias se utilizará documentación disponible porparte de diferentes instituciones antes mencionadas.
Se utilizará el método analíticosintético, por ser este, el que mejor se adapta a lascondiciones de la presente investigación. Se utilizarán las variables planteadas porlas áreas de conocimiento de alcance y tiempo.
Las herramientas tecnológicas utilizadas “softwares" para la creación de losdocumentos y plantillas del proyecto fueron: Excel, Word y PowerPoint, MicrosoftProyect, Mind Manager, WBS Chart Pro, Microsoft Visio; así como herramientasde Administración de Proyectos y de Administración Gerencial.
Como principales conclusiones podemos evidenciar que el Plan de Exportación esla herramienta más importante que junto con la Planificación Estratégica permitedefinir el alcance que tendrá el proyecto de exportar por primera vez.
Con base en el cronograma planteado, se determina que la duración del proyectode exportación ronda aproximadamente los 90 días, tomando en cuenta que laactividad más importante del mismo es el plan de exportación cuya duración de 70días representa más del 80% del proyecto.
Por otro lado, la Administración Profesional de Proyectos es una herramientacrítica para lograr de forma eficiente el cumplimiento de los objetivos y tareasplanteadas, la falta de conocimiento sobre la materia, constituye una de lasbarreras y brechas de mayor impacto a la hora de planificar el proyecto deexportar por primera vez
Dentro de las recomendaciones a destacar se hace referencia a la importancia dedefinir con claridad, ¿Por qué razón la empresa quiere exportar?, esto paraasegurarse de que la misma está alineada con la Misión, la Visión, los Valores ylos Objetivos Estratégicos de la empresa, quedando claro cuál será el alcance delproyecto de exportación.
El monitoreo del cronograma es fundamental para la implementación efectiva delproyecto, se deben hacer reuniones semanales para monitorear la principalesactividades del proyecto, enfocándose en el plan de exportación que representa latarea más crítica de cumplir a tiempo. Es de suma importancia para el Líder delProyecto, asegurarse que se documenten las lecciones aprendidas durante elproceso de implementación, ya que esto le permite a las empresas aprender desus propios errores y retroalimentar a sus colaboradores en búsqueda delmejoramiento continuo.
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1
I. INTRODUCCIÓN.
1.1 Antecedentes.
La Globalización ha provocado que en los últimos 20 años Costa Rica cambie su
modelo de desarrollo económico hacia un enfoque de promoción de
exportaciones, razón por la cual se han venido firmado varios Tratados de Libre
Comercio (TLC´s) con varios países; entre ellos el TLC con México, República
Dominicana, Chile, Canadá y actualmente se está en el proceso de ratificación en
la Asamblea Legislativa del más controversial de todos, el “Central American Free
Trade Agreement” (CAFTA, por sus siglas en inglés), con el fin de buscar una
desgravación arancelaria gradual de algunos productos, esto entre algunas de las
clausulas que contiene el tratado.
Costa Rica es un país en donde las exportaciones representan una entrada
bastante importante para muchas Pequeñas y Medianas empresas (PYMES), las
cuales a pesar de participar en el comercio internacional, no cuentan con métodos
prácticos o procedimientos claros para gestionar o administrar profesionalmente el
proceso logístico que implica transportar un producto hacia otros mercados. Las
negociaciones con todos los participantes durante este proceso son de suma
importancia y las mismas deberían ser manejadas de buena forma para poder
maximizar la utilización de los recursos, tanto financieros y económicos como los
de índole humano.
Mediante la creación de la Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER) y la
Cámara de Exportadores de Costa Rica (CADEXCO), el Gobierno de Costa Rica,
pretende apoyar al sector exportador mediante una serie de acciones conjuntas
con el objetivo de incentivar a que las empresas se aventuren en este proceso,
buscando nivelar el déficit de la balanza comercial del país y conjuntamente
promover el desarrollo económico del sector productivo nacional.
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2
1.2 Problemática.
A pesar de que PROCOMER y CADEXCO han buscado facilitar el proceso de
exportación durante muchos años, son muchas las empresas, especialmente las
catalogadas como PYMES, que actualmente no cuentan con una propuesta
metodológica que les permita de forma práctica enfrentarse al proceso de exportar
por primera vez.
Además, como se menciono anteriormente, este proceso logístico no es del todo
fácil, especialmente para empresas que no tienen experiencia en exportaciones o
que se han enfocado en producir para el consumo local y están pensando en
iniciarse en el comercio internacional.
1.3 Justificación.
En búsqueda de una solución a la problemática anterior y consecuente con la
experiencia del sustentante al haber laborado por más de 6 años en empresas
relacionadas con procesos logísticos de exportación como MAERSK y DB
SCHENKER, es necesario diseñar una propuesta metodológica que sea una
herramienta práctica para los posibles nuevos exportadores del segmento
PYMES.
Este Proyecto Final de Graduación, plantea una propuesta metodológica,
aplicando el estándar del Project Management Institute (PMI, por sus siglas en
inglés), para la Administración Profesional de Proyectos, mediante la utilización de
las áreas del conocimiento de: alcance y tiempo considerando que por el tipo de
investigación que se realizó son las áreas que más se ajustan a la naturaleza del
proyecto y tomado en cuenta la limitante de tiempo para la presentación del
Proyecto Final de Graduación.
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3
1.4 Objetivo General.
Elaborar una propuesta metodológica que facilite el proceso de exportacióndefinitiva de productos en Costa Rica para las PYMES que deseen iniciar elproyecto de exportar por primera vez con base en las áreas de conocimiento dealcance y tiempo.
1.5 Objetivos Específicos.
1.5.1 Documentar los requisitos necesarios para realizar un Plan de Exportación,con el objetivo de facilitar el proceso de delimitación del proyecto deexportación de estas empresas, con el objetivo de maximizar los recursosmediante una buena negociación con todas las partes involucradas duranteel proceso.
1.5.2 Elaborar un cronograma base del proceso de exportación por primera vez,que sirva como guía para las empresas y les permita mejorar sudesempeño.
1.5.3 Diseñar una plantilla que permita estimar los costos involucrados en elproceso de exportación, para que las empresas, en sus futurasnegociaciones puedan realizar una mejor asignación de sus recursosfinancieros y económicos.
1.5.4 Elaborar una propuesta del Organigrama del Departamento de Exportación,que deberían tener estas empresas, incluyendo el perfil de los puestos, conel fin de tener una estructura sostenible y una asignación del recursohumano adecuada.
1.5.5 Crear un flujo de proceso del Proyecto de Exportación, que permita a lasempresas que van a exportar por primera vez, tener una mejorconceptualización del mismo y a su vez facilite un mejor entendimiento delproceso por parte de los exportadores.
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4
II. MARCO TEÓRICO.
2.1 Marco Referencial.
2.1.1 La Política de Comercio Exterior en Costa Rica. 20062010.
El Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) esta encargo en Costa Rica de dictar
la Política de Comercio Exterior que regirá durante los periodos de Gobierno de 4
años. Este es un extracto del documento “La Política de Comercio Exterior en
Costa Rica. 20062010”.
“El Gobierno de la República visualiza la política de comercio exterior como parte
integral de la política productiva y del Plan de Desarrollo del país en general. En
este sentido, el crecimiento económico se concibe como un instrumento de política
social, es decir, como la vía para aumentar el bienestar y lograr una reducción
sustancial de la pobreza. También se entiende que el crecimiento económico
resulta de combinar los estímulos y restricciones que ofrece el mercado con una
activa política estatal para promover el crecimiento, el desarrollo y la equidad
social.
Acorde con esta visión, el objetivo central de toda la acción estatal y de las
políticas productivas en particular, es incrementar los ingresos y el bienestar de la
ciudadanía. Con ello se pretende consolidar las bases, en los próximos cuatro
años, para que Costa Rica pueda convertirse en el primer país desarrollado de
América Latina.
Para lograr estos objetivos, en especial la aceleración del crecimiento económico y
su sostenibilidad, es indispensable llevar a cabo una serie de acciones que tienen
que ser planificadas y ejecutadas de manera coordinada entre las distintas
entidades relacionadas con la acción estatal. Entre ellas se pueden mencionar:
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5
una gestión macroeconómica responsable y prudente; la recuperación de la
infraestructura; la capacitación permanente de la fuerza laboral; la racionalización
de los trámites; el fomento de las inversiones, tanto extranjeras como nacionales;
el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas; y por supuesto, la inserción
inteligente de Costa Rica en la economía mundial.
Para cumplir con esta inserción se deben enfrentar retos importantes tales como la
creación de empleos de calidad y bien remunerados; lograr un incremento
sostenido de la productividad; incrementar la vinculación de los productores
locales con el comercio exterior a través del fomento de los
encadenamientos productivos; incrementar el valor agregado de las
exportaciones; implementar un plan de atracción de inversiones de alta calidad;
defender la sostenibilidad ambiental del desarrollo económico; acelerar el
crecimiento económico, entre otros.
Desde esta perspectiva, la tarea fundamental del Ministerio de Comercio Exterior
para lograr ese crecimiento económico sostenido, es la implementación de una
estrategia de comercio exterior de corto, mediano y largo plazo, que cuente con el
aval y aporte de los sectores involucrados. Para lograrlo, además de aprovechar la
estructura interna, será imprescindible reactivar el Consejo Consultivo de
Comercio Exterior, como órgano asesor del Ministerio en materia de políticas de
comercio exterior e inversión extranjera. Asimismo, se crearán comisiones de
trabajo en los cinco ejes de acción que regirán la gestión del ministerio, y se
emitirán directrices a la Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica
(PROCOMER), como entidad responsable de diseñar y coordinar programas
relativos a exportaciones e inversiones; igualmente, se coordinará con otras
entidades relacionadas, como CINDE y las cámaras empresariales.
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6
Ejes Estratégicos de Comercio Exterior.
El objetivo central de la política de comercio exterior es consolidar una inserción
inteligente de Costa Rica en la economía mundial, coherente con los objetivos de
crecimiento económico y bienestar social planteados en la Política de Desarrollo
del presente Gobierno.
A partir de este objetivo, el Ministerio de Comercio Exterior basará su trabajo en
cinco ejes fundamentales:
1) Negociaciones comerciales: Cuyo objetivo es facilitar el acceso de los
productos nacionales a mercados de interés por medio de iniciativas de libre
comercio y lograr una mayor articulación de los acuerdos vigentes
2) Fomento de las exportaciones: Con ello se busca lograr un crecimiento
sostenido de las exportaciones en el largo plazo, con el propósito de alcanzar
la meta de 11,000 millones en el 2010 y los 16,000 millones en el 2015.
3) Fomento de las inversiones: Propiciar el establecimiento de compañías
nacionales y extranjeras de alto valor agregado, que promuevan la
diversificación productiva, el desarrollo de nuevos productos, que aporten al
país conocimiento y acceso a las tecnologías de punta y que estimulen los
encadenamientos productivos. La meta a mediano plazo es lograr una
inversión anual de 1,000 millones de dólares.
4) Administración de los Tratados: Debe velarse por el cumplimiento de todas
las obligaciones derivadas de los tratados, acuerdos y demás instrumentos
comerciales o de inversiones bilaterales, regionales o multilaterales, suscritos
por el país.
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7
5) Relación con las organizaciones de la sociedad civil: Propiciar y mantener
un diálogo permanente con las organizaciones representativas de la sociedad
costarricense, con el propósito de explicar los alcances y beneficios que tiene
para la estrategia de desarrollo nacional la vinculación al comercio exterior, así
como para conocer y atender sus posiciones.
En síntesis, una política de comercio exterior coherente con el Plan de Desarrollo
Nacional busca generar más empleo y de mayor calidad; ampliar la base
productiva con énfasis en el desarrollo de la pequeña y mediana empresa;
fomentar las inversiones nacionales y extranjeras; incrementar el uso de las
tecnologías de información; promover el encadenamiento productivo e incrementar
el valor agregado de la oferta exportable; aprovechar las oportunidades que
ofrecen los acuerdos comerciales mediante el mejoramiento de la competitividad
de nuestra economía. Todo ello, con la finalidad última de generar mayores
ingresos que permitan a la población alcanzar mejores estándares de vida y
bienestar social”(COMEX, 2006)
De esta política podemos entender porqué el Gobierno mediante sus alianzas con
instituciones como PROCOMER y CADEXCO ha buscado incrementar las
oportunidades del sector exportador en Costa Rica, sin dejar de lado otra serie de
acciones macroeconómicas que procuran la estabilidad financiera del país, con el
objetivo de mejorar la inserción de Costa Rica en la economía global.
Vemos como el eje de esta Política de Comercio Exterior esta ligada a La Política
de Desarrollo planteada por la Administración Arias y se fundamenta en 5 pilares
de los cuales todos están relacionados directa o indirectamente con el sector
exportador, por lo cual es de suma importancia, completar satisfactoriamente este
proyecto con el fin de hacer un pequeño aporte al mejoramiento económico y
social de las PYMES en Costa Rica.
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8
Del mismo modo se debe mejorar la infraestructura de nuestro país y una
racionalización de los trámites con el objetivo de facilitar el proceso logístico en la
cadena de abastecimiento necesaria para poder participar de este proceso tan
especializado.
2.1.2 El Sector Exportador en Costa Rica.
Este Proyecto Final de Graduación se desarrolló dentro del ámbito del sector
exportador el cual representa una entrada bastante importante para el desarrollo
económico de Costa Rica, en el 2007 US $9.343,1 millones de dólares, mostrando
un crecimiento de un 14% con respecto al año anterior. En números absolutos el
aumento de las exportaciones fue de US $1.147,5 millones de dólares. (Ver
Cuadro 1).
Cuadro 1. Costa Rica: Evolución de las Exportaciones 20032007
6122 6281
7005
8196
9343
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
2003 2004 2005 2006 2007
Mill
ones
de
US
$
Fuente: PROCOMER
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9
Por otro lado, las importaciones alcanzaron durante el 2007 los US $ 12.954,7
millones de dólares, con un crecimiento de un 12,3% con respecto al 2006,
dejando una balanza comercial negativa de US $ 3.611,6 millones de dólares,
para el 2007.
El análisis de las exportaciones de Costa Rica durante el año 2007 mostró un
crecimiento generalizado en los principales sectores de la actividad exportadora.
El crecimiento en el sector exportador es el resultado de un esfuerzo compartido
de las empresas de las distintas regiones productivas del país que generó
beneficios desde el punto de vista de mercados, logrando una consolidación de los
principales socios comerciales y en términos de actividad productiva un importante
crecimiento no solo en los principales sectores productivos, sino en los principales
productos de exportación.
A continuación, se analizará con mayor profundidad los montos y valores
exportados para tener un mejor enfoque de la realidad nacional que nos permita
entender la necesidad de crear la metodología de exportación que ayude a
mejorar las prácticas y procedimientos para el sector objeto de estudio en esta
investigación.
2.1.2.1 Exportaciones según régimen de exportación.
El monto total exportado puede ser analizado desde diferentes puntos de vista, lo
que permite tener una mejor visión de cómo está compuesto. En Costa Rica las
estadísticas son llevadas con respecto a 3 diferentes regímenes, los cuales son:
Zona Franca, Perfeccionamiento Activo y Definitivo.
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2.1.2.1.1 Régimen de Zona Franca.
Al analizar el comportamiento de las exportaciones según régimen de exportación,
es importante señalar que un 54% de las exportaciones costarricenses es
generado por empresas bajo el Régimen de Zona Franca. Durante el año 2007 las
empresas acogidas al régimen de Zona Franca exportaron US$5.066,1 millones
con un crecimiento del 17% en el valor de las exportaciones, lo que significó
US$752 millones más con respecto al anterior. (Ver Cuadro 2).
Cuadro 2. Costa Rica: Exportaciones según Sector Exportador 20062007
Millones de US $
Sector 2006 2007 ParticipaciónRelativa 2007
Tasa decrecimiento
Zona Franca 4314,2 5066,1 54% 17,4%
Perfeccionamiento Activo 430,4 460,5 5% 7,0%
Definitivo 3451,0 3816,6 41% 10,6%
Total 8195,6 9343,2 100% 14,0%
Fuente: PROCOMER
Cabe destacar que los cinco principales productos representan 62% del valor total
exportado dentro de los cuales destacan: circuitos integrados, otras partes para
circuitos modulares, equipos de infusión y transfusión de sueros, textiles y otras
preparaciones alimenticias.
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2.1.2.1.2 Régimen de Perfeccionamiento Activo.
Del monto total exportado en el 2007, solo un 5% fue generado por empresas bajo
el régimen de Perfeccionamiento Activo, sin embargo este sector ha presentado
un crecimiento sostenido desde el año 2003 alcanzando en el año 2007 los
US$460 millones de dólares, como se puede apreciar en el Cuadro 2 anterior.
Además los cinco principales productos representan 74% del valor total exportado
dentro de los cuales destacan por su importancia; los Textiles y Prendas de vestir
y el Alcohol Etílico los cuales juntos representan 60,9%.
.
2.1.2.1.3 Régimen de Exportación Definitivo.
El régimen de Exportación Definitiva, representó un 41% del monto total de
exportaciones para el mismo año. Las exportaciones del régimen definitivo, han
mostrado un crecimiento sostenido desde el 2003, alcanzando en el 2007 los US
$3.817 millones de dólares, lo cual representa un aumento del 10% en el último
año.
Es de consideración, que los cinco principales productos representan 43% del
valor total exportado dentro de los cuales destacan banano, piña, café oro, hilos y
cables conductores eléctricos y medicamentos.
2.1.2.2 Principales productos de exportación.
Durante el año 2007 se exportaron un total de 4.014 partidas arancelarias
distintas, comparado con 3.797 partidas arancelarias exportadas durante el año
2006. Si bien el número de partidas arancelarias exportadas hace evidente la
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diversidad del sector exportador en nuestro país, también es cierto que existe un
conjunto de partidas arancelarias que concentran un porcentaje importante del
valor exportado, ya que el 85% del total de productos exportados está compuesto
por los 50 productos de exportación principales.
Por lo tanto, más del 80% del valor exportado en el año 2007 fue aportado por un
2,6% del total de partidas exportadas y del total de productos exportados en más
del 70% corresponde a partidas dentro de un rango exportado menor a los
US$100.000 dólares.
Los principales productos de exportación para el año 2007 fueron: circuitos
integrados (15,4%), partes para computadora (10,9%), banano (7,1%), piña (5,2%)
y equipos de infusión y transfusión de sueros (5,2%), que juntos aportaron más del
40% del total exportado durante dicho año. Lo anterior hace evidente no solo la
importancia de los productos agrícolas sino también los productos exportados por
empresas bajo los regímenes especiales de exportación, como las Zonas Francas.
2.1.2.3 Principales Destinos de exportación.
Durante el año 2007, las exportaciones costarricenses tuvieron como principal
destino los países de América del Norte, región a la cual se exportó US$3.832,8
millones de dólares que representó el 41% del valor total exportado.
El mercado asiático, ocupó el segundo lugar en importancia con US$1.965
millones aportando el 21% de las exportaciones costarricenses, seguido por el
mercado de América Central (17%), la Unión Europea (15%) y el mercado del
Caribe (4%), dentro de los más importantes, en detalle, Costa Rica exportó a 153
países distintos siendo el principal destino de sus exportaciones Estados Unidos,
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seguido por China, Holanda y los países de Centroamérica entre otros, según se
puede observar en el Cuadro 3.
Costa Rica exportó a Estados Unidos US$3.535 millones que representó el 39%
del valor total exportado. Dentro de los principales productos exportados cabe
destacar los textiles, productos agrícolas o de origen agrícola y los productos de
alta tecnología, por su parte China, el segundo destino de las exportaciones
costarricenses aportó un total de US$ 1.409 millones al total exportado y se
caracteriza por exportar productos del sector eléctrico y electrónico.
Los países de América Central destacan como los siguientes socios comerciales
en importancia encabezando la lista Guatemala, seguida por Nicaragua, Panamá,
Honduras y El Salvador con productos fundamentalmente de origen industrial,
dentro de los principales países destacaron por su dinamismo durante el año 2007
países del Caribe tales como Trinidad y Tobago y República Dominicana, Panamá
y Nicaragua de América Central, México de América del Norte y países asiáticos
tales como; Corea del Sur, India, Malasia y China.
Cuadro 3. Costa Rica: Exportaciones según región de destino 2007
América delNorte*
41%
Asia21%
AméricaCentral
17%
UniónEuropea
15%
Caribe4%
Otros2%
Fuente: PROCOMER* Incluye Puerto Rico
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2.1.2.4 Exportaciones según el tipo de empresa.
Durante el año 2007 se identificaron 2.071 empresas exportadoras en Costa Rica
de las cuales, según el censo realizado al sector exportador en el mes de julio
2007 por PROCOMER, un 76% son empresas con menos de 100 empleados, es
decir, Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES).
Al igual que en la mayoría de países de América Latina, las empresas grandes son
las generan el mayor aporte al valor exportado en el país (90%), mientras que las
MIPYMES generan el 10% restante. Si se clasificaran las empresas de acuerdo al
valor exportado, 549 empresas exportaron más de un millón de dólares durante el
año 2007 y concentraron el 97% del valor total exportado, el resto del valor (3%)
es aportado por empresas que exportaron menos de ese monto. (Ver Cuadro 4).
Cuadro 4. Costa Rica: Número de empresas exportadoras* 20032007
17421775
1895
20182071
1500
1600
1700
1800
1900
2000
2100
2003 2004 2005 2006 2007
Mile
s de
em
pres
as
Fuente: PROCOMER* Empresas que exportaron más de $ US 12000 yno incluye empresas exportadoras de café
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2.1.3 La Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER).
La Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica (PROCOMER) es una entidad
pública de carácter no estatal, la cual fue creada en Noviembre de 1996 mediante
Ley de la República No. 7638 y asumió las funciones que hasta ese momento
desempeñaban la Corporación de Zonas Francas de Exportación, el Centro para
la Promoción de Exportaciones e Inversiones (CENPRO) y el Consejo Nacional de
Inversiones.
Es la institución oficial encargada de la promoción de exportaciones
costarricenses. De acuerdo con su ley de creación, PROCOMER es responsable
de:
• Diseñar y coordinar programas relativos a exportaciones e inversiones.
• Apoyar técnica y financieramente al Ministerio de Comercio Exterior para
administrar los regímenes especiales de exportación.
• Promover los intereses comerciales del país en el exterior y defenderlos.
• Administrar un sistema de ventanilla única, que centralice y agilice los
trámites de importación y exportación.
• Dar seguimiento a las estadísticas del comercio exterior.
• Administrar bienes en fideicomiso.
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2.1.3.1 Visión.
“Liderar el sistema de apoyo al exportador y al inversionista”. (PROCOMER,
2008).
2.1.3.2 Misión.
“Apoyamos y promovemos las exportaciones y las inversiones”. (PROCOMER,
2008).
2.1.3.3 Política de Calidad.
“Satisfacer y exceder permanentemente las necesidades y expectativas de
nuestros clientes, mediante un sistema de gestión de calidad orientado bajo
principios de competitividad, servicio al cliente y mejora continua. Prueba de ello
es nuestra certificación ISO 90012000”. (PROCOMER, 2005).
2.1.3.4 Áreas de Servicio.
• “Fortalecimiento de la capacidad exportadora: Área de servicio relacionada
con el proceso de preparación de las empresas para vender sus productos
fuera del mercado costarricense, razón por la cual sus acciones están
dirigidas a la capacitación para exportar y a la promoción de
encadenamientos productivos entre grandes empresas exportadoras y
pequeños y medianos suplidores nacionales.
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• Promoción comercial: Ofrecemos herramientas para posicionar los productos
costarricenses en los mercados internacionales, tales como ferias
internacionales, misiones de exportadores, misiones de compradores,
agendas de negocios, semanas país, etc.
• Investigación e información: Área orientada a generar y recopilar información,
análisis e investigación en el tema de comercio exterior. Dentro de los
servicios ofrecidos se encuentran: Investigación de mercados, información
estadística, Centro de Información al Exportador, Centro de Información
Virtual, Revista Enlace Mundial y boletín Procomer Digital.
• Logística de comercio exterior e inversión: En esta área de trabajo,
PROCOMER busca facilitar, centralizar, agilizar y simplificar el proceso de
trámites de comercio exterior, además brinda asesoría y colaboración técnica
para el otorgamiento y desarrollo de actividades en los regímenes especiales
de exportación”. (PROCOMER, 2006).
2.1.3.5 Estructura Organizacional.
PROCOMER está organizada en cinco gerencias y cuatro direcciones que
cumplen una función específica dentro de sus áreas de servicio. Adicionalmente,
PROCOMER cuenta con cinco oficinas en distintas regiones del país, con cinco
oficinas en los principales puestos de aduanas del país y ocho oficinas de
Promoción Comercial en diversos países.
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2.2 Teoría de Administración de Proyectos.
Se utilizarán los fundamentos y estándares del Project Management Institute,
(PMI), los cuales han sido plasmados en la Guía de los Fundamentos de la
Dirección de Proyectos (Project Management Body of Knowledge, Edición 2004.
PMBOK). Mediante esta guía se facilitan los conocimientos y mejores prácticas en
la administración profesional de proyectos.
Se desarrollarán las ideas principales con definiciones básicas de lo que es un
proyecto, nos adentraremos en los grupos de procesos de la administración de
proyectos y una breve descripción de las áreas de conocimiento en las cuales nos
enfocaremos en el presente estudio, las cuales son: Gestión del Alcance, Gestión
del Tiempo, por ser consideradas las áreas que más se adaptan a la naturaleza de
de este proyecto de graduación.
2.2.1 Definición de Proyecto.
Un proyecto se puede definir de varias formas, pero de una forma sencilla
podemos decir que es:
“Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único”(PMBOK, 2004)
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final
definido, único porque cada proyecto posee características singulares y crea
productos o entregables únicos.
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Además, los proyectos se desarrollan de forma gradual, lo que significa, trabajar
en pasos o procesos e ir aumentando mediante incrementos.
2.2.2 Documentos Principales del Proyecto.
Según el PMBOK 2004, existen 3 documentos son la columna vertebral de
cualquier proyecto, por lo que son de suma importancia para la administración
profesional de los mismos. Estos documentos son:
2.2.2.1 Acta de Constitución del Proyecto.
Es el documento oficial con el cual se formaliza el inicio del proyecto, el mismo
asigna al Gerente del Proyecto y le otorga la autoridad y responsabilidad del
puesto, facilita al equipo del proyecto la comprensión del negocio y justifica y
documenta las necesidades o expectativas del cliente. Documenta experiencias de
hechos históricos relevantes de proyectos anteriores.
El acta debería contener por lo menos la siguiente información, según el PMBOK
2004:
• Nombre del Proyecto.
• Justificación o propósito del proyecto.
• Descripción del producto o servicio que generará.
• Entregables principales del proyecto.
• Restricciones y supuestos.
• Información histórica relevante.
• Nombre y firma del Gerente del Proyecto y el o los Patrocinadores
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Se recomienda elaborar la misma al inicio del proyecto y se debería actualizar al
presentarse cambios durante cualquier fase del mismo.
2.2.2.2 Enunciado del Alcance del Proyecto.
El objetivo primordial de este documento es asegurarse que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido, para terminar el proyecto
exitosamente. De esta forma, se parte de los entregables pactados en el Acta de
Constitución y estos son descompuestos en subentregables, cada uno con sus
especificaciones y criterios de aceptación.
2.2.2.3 Plan de Gestión del Proyecto.
El plan de gestión del proyecto está compuesto por los planes y documentos
generados por los distintos procesos de la administración de proyectos. Cada uno
de estos planes representa un aporte de suma importancia para la gestión del
proyecto como un todo. El gerente del proyecto debe administrar profesionalmente
cada proceso con el fin de concluir satisfactoriamente el proyecto. Según el
PMBOK 2004:
“La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los
requisitos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de
procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de
dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas”.
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2.2.3 Grupo de Procesos de la Administración de Proyectos.
Según el PMBOK 2004: Los cinco Grupos de Procesos son:
• Grupo de Procesos de Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase del
mismo.
• Grupo de Procesos de Planificación. Define y refina los objetivos, y planifica
el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido
del proyecto.
• Grupo de Procesos de Ejecución. Integra a personas y otros recursos para
llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.
• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente
el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del
proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea
necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio
o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
2.2.4 Áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos.
Existen 9 Áreas de Conocimiento, según el estándar del PMI para la
Administración profesional de proyectos.
En el presente trabajo de investigación nos enfocaremos en 2 que son las que
representan y se adaptan a la naturaleza del PFG, mencionaremos las 9
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áreas como información general para entender de forma amplia la estructura
completa planteada en el PMBOK 2004, bajo los estándares del PMI.
2.2.4.1 Gestión de la Integración del Proyecto
Esta área de conocimiento incluye los procesos y actividades necesarias para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y
actividades de la dirección de proyectos, según el PMBOK 2004, dentro de los
grupos de proceso de la dirección de proyectos se incluyen:
• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: con el objetivo de
autorizar formalmente la creación de un proyecto o una fase del mismo.
• Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Delimitar
de forma escrita cual será el alcance preliminar del proyecto.
• Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.
• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido
en el plan de gestión del proyecto para lograr los requisitos del proyecto
definidos en el enunciado del alcance del proyecto.
• Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: supervisar y controlar los
procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto, a
fin de cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el plan de gestión
del proyecto.
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• Control Integrado de Cambios: revisar todas las solicitudes de cambio,
aprobar los cambios, y controlar los cambios en los productos entregables y
en los activos de los procesos de la organización.
• Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades en todos los Grupos de
Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o
una fase del proyecto.
2.2.4.2 Gestión del Alcance del Proyecto.
Los procesos que se incluyen aseguran que el proyecto cuente con todo el trabajo
requerido para completar el proyecto de forma satisfactoria, dentro de esta gestión
se pueden reconocer los siguientes procesos, según el PMBOK 2004:
• Planificación del alcance: en este paso se define el alcance del proyecto,
del mismo modo cómo se verificará y controlará el avance del proyecto,
además cómo se creará y definirá la EDT.
• Definición del alcance: se profundiza el alcance por medio del enunciado
que servirá como base para el control del mismo durante las fases.
• Crear la EDT: consiste en subdividir los principales productos del proyecto
en entregables más pequeños que permitan un mejor monitoreo y control del
avance del proyecto.
• Verificación del alcance: formalizar la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.
• Control del Alcance: monitorear y controlar los cambios en el alcance del
proyecto, con el fin de documentar y registrar los mismos.
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2.2.4.3 Gestión del Tiempo del Proyecto.
En la gestión de esta área de conocimiento se pretende elaborar un cronograma
base que sirva como guía para la ejecución de las tareas, este cronograma
permite monitorear el proyecto para poder completarlo dentro de las expectativas
planteadas, está compuesto por los siguientes procesos, según el PMBOK 2004.
• Definición de las actividades: se identifican todas las actividades
específicas que hay que ejecutar para concluir el proyecto, producto del
desglose de los entregables o EDT.
• Establecimiento de la secuencia: organiza mediante una secuencia, cuáles
actividades deben ser concluidas antes de iniciar otras, mediante la
dependencia de tareas predecesoras y sucesoras.
• Estimación de los Recursos de las Actividades: se asigna el tipo y
cantidad de recurso necesario para concluir las tareas del cronograma
satisfactoriamente.
• Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de
tiempo necesaria para completar las tareas del cronograma.
• Desarrollo del cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la
duración de las mismas, los requisitos de recursos y las restricciones de
tiempo.
• Control del cronograma: monitoreo y control de los cambios que sufra el
cronograma durante la ejecución del proyecto.
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2.2.4.4 Gestión del Costo del Proyecto.
La gestión del costo procura asignar los recursos económicos necesarios para la
consecución del proyecto de forma eficiente. Según el PMBOK 2004, consiste de
los siguientes procesos:
• Estimación de los costos: desarrollar una aproximación de los costes de
los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Preparación del presupuesto: con el objetivo de establecer una línea base
de costo que sirva para monitorear el proyecto durante todas sus fases.
• Control de costos: documentar y controlar los cambios en los costos y el
presupuesto del proyecto.
2.2.4.5 Gestión de la Calidad del Proyecto
Los procesos de gestión de la calidad determinan las políticas, procedimientos y
procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de
calidad, con actividades de mejora continua de los procesos de otras áreas de
conocimiento, los procesos de calidad son, según el PMBOK 2004:
• Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son relevantes
para el proyecto y determinando cómo satisfacerlas.
• Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y
sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos
los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.
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• Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos del
proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e
identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.
2.2.4.6 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
Se encarga de organizar y dirigir el equipo de trabajo del proyecto, por medio de la
asignación de roles y responsabilidades a sus miembros, este equipo participa en
la planificación y en la toma de decisiones del proyecto, según el PMBOK 2004,
dentro de los procesos de esta gestión están:
• Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los roles
y responsabilidades del equipo del proyecto, así como crear el plan de
gestión del personal.
• Adquirir el equipo del proyecto: consiste en adquirir el recurso humano
necesario para la gestión del proyecto.
• Desarrollar el equipo del proyecto: mejorar las competencias de los
miembros del equipo y las relaciones profesionales entre las partes para
mejorar el rendimiento.
• Gestionar el equipo del proyecto: está compuesto de la evaluación del
desempeño de los integrantes del equipo del proyecto, proporcionar
retroalimentación, resolución de conflictos, entre otros.
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2.2.4.7 Gestión de la Comunicación del Proyecto
La gestión de las comunicaciones es el área de conocimiento que incluyen los
procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución,
almacenamiento recuperación y destino final de la información del proyecto en
tiempo y forma, la gestión de la comunicación proporciona los enlaces cruciales
entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones
exitosas. Los procesos de la gestión de la comunicación incluyen (PMBOK, 2004):
• Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de
información y comunicaciones de los interesados en el proyecto.
• Distribución de la Información: poner la información necesaria a
disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.
• Informar el Rendimiento: recopilar y distribuir información sobre el
rendimiento. Esto incluye informes de estado, medición del progreso y
proyecciones.
• Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de
satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver
polémicas con ellos”
2.2.4.8 Gestión del Riesgo del Proyecto
La gestión de los riesgos incluyen la planificación, identificación y el análisis de
riesgos, además de las respuestas, seguimiento y control de riesgos de un
proyecto, la mayoría se actualizan durante la realización del proyecto, lo que se
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28
pretende con este plan es aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos
positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los elementos negativos.
Como procesos de esta área de conocimiento se tiene (PMBOK, 2004):
• Planificación de la Gestión de Riesgos: decidir cómo enfocar, planificar y
ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.
• Identificación de Riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar al
proyecto y documentar sus características.
• Análisis Cualitativo de Riesgos: priorizar los riesgos para realizar otros
análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de
ocurrencia y su impacto.
• Análisis Cuantitativo de Riesgos: analizar numéricamente el efecto de los
riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto.
• Planificación de la Respuesta a los Riesgos: desarrollar opciones y
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto.
• Seguimiento y Control de Riesgos: realizar el seguimiento de los riesgos
identificados, supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos,
ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo
del ciclo de vida del proyecto.
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29
2.2.4.9 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.
Incluye los procesos de comprar y adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios para la ejecución del proyecto. Además puede incluir la administración
del contrato emitido por una organización externa que está adquiriendo el proyecto
a la empresa ejecutante y la administración de las obligaciones contractuales que
corresponden al equipo del proyecto, según PMBOK 2004.
Dentro de los procesos tenemos los siguientes:
• Planificar las compras y adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir,
cuándo, dónde y cómo hacerlo.
• Planificar la contratación: documentar los requisitos y especificaciones del
producto o servicio, e identificar los posibles proveedores.
• Solicitar respuestas de vendedores: obtener información como
cotizaciones, licitaciones, presupuestos de posibles vendedores, según
corresponda.
• Selección de vendedores: revisar ofertas, elegir entre los proveedores
calificados, y negociar los contratos con los vendedores.
• Administración del contrato: gestionar el contrato y la relación entre las
partes, revisar, monitorear y controlar el rendimiento de los proveedores,
gestionar cambios con el contrato y gestionar la relación contractual con el
comprador externo.
• Cierre del contrato: completar y finalizar cada contrato, incluida la
resolución de cualquier clausula abierta.
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2.3 Planeación Estratégica
Este estudio consiste en hacer una identificación sistemática de las oportunidades
y peligros que pueden surgir en el futuro, los cuales combinados con otros datos
importantes proporcionan la base para qué una empresa tome mejores decisiones
en el presente para explotar las oportunidades y mitigar los riesgos. Planear
significa diseñar un futuro deseado e identificar las formas para lograrlo.
La planeación estratégica consiste en una serie de análisis que se realizan para
planificar de forma eficiente cuál será la orientación del negocio. Dentro de estos
análisis podemos destacar: Definición de Misión, Visión y Valores, Definición de
Objetivos Estratégicos, Análisis de la Situación Actual, Análisis FODA, entre otros.
2.3.1 Misión, Visión y Valores
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una
empresa u organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o
sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer, para quién lo va a hacer; y
es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia
de la organización, las preferencias de la gerencia y de los propietarios, los
factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas.
La visión se define como el camino al cual se dirige la empresa en el largo plazo y
sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento
junto a las de competitividad
Por otro lado, los valores son convicciones permanentes de un individuo o
sociedad que lo o la caracterizan por sus preferencias hacia ciertos
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comportamientos conductuales en situaciones específicas. Las empresas dirigidas
por valores, invierten bastante tiempo y energía difundiendo y haciendo el
seguimiento al cumplimiento e impacto de sus filosofías en el comportamiento
organizacional.
2.3.2 Objetivos Estratégicos
Toda organización pretende alcanzar objetivos en su futuro, pero los estratégicos
son la razón de ser de la empresa y deben de estar alineados con la misión, visión
y valores planteados.
Para plantear objetivos de manera correcta se deben seguir una serie de reglas
básicas que nos van a permitir ser eficientes en la elaboración de los mismos:
• Específicos: cada objetivo debe contener una acción determinada y no debe
de ser genérico.
• Medibles: el objetivo debe tener la capacidad de medirse y evaluarse, un
objetivo que no se puede medir no contribuye de forma cuantificable a
alcanzar las metas de la empresa, además de que carece de validez puesto
que no se puede corroborar si se cumplió o no al final.
• Alcanzables: deben ser alcanzables para que contribuyan con la
planificación estratégica que se realizó en la etapa anterior, la función de un
objetivo es posibilitar una meta y no la de obstruirla.
• Realistas: un objetivo debe tener la capacidad de motivar al equipo de
trabajo a cumplirlo, el planteamiento de objetivos irreales es
contraproducente puesto que desmotiva e impide que se pueda luchar por
conseguirlo.
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32
• Tiempo: trabajar contra plazos es la única manera de romper y presionar
cumplir un objetivo, de otra forma sería poco eficiente e irreal tener objetivos
sin plazos de consecución, se convierte en un objetivo eterno.
2.3.3 Análisis de la Situación Actual
Este análisis consiste en identificar en un primer plano mediante una sesión de
lluvia de ideas, todos aquellos factores que serán parte fundamental durante todas
las fases del proyecto, luego priorizar aquellos temas críticos e importantes para
analizarlos profundamente. Se deben tomar en cuenta factores Productivos,
Financieros y de Recursos Humanos. El estudio permite identificar con claridad
cuáles son las brechas entre los objetivos de la empresa y su situación actual.
2.3.3.1 Análisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
El análisis FODA es una herramienta analítica que permite trabajar con toda la
información que se tenga sobre el negocio, y que sea útil para examinar sus
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, con base en el Análisis de
Situación Actual.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las
características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El
FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la
corporación y en diferentes unidades de análisis tales como productos, mercado,
corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.
Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA pueden
ser de gran utilidad en la elaboración del análisis del mercado para el diseño de
las estrategias de inserción en este.
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33
El análisis FODA se divide en dos niveles de acción dentro de la empresa: el nivel
interno y el nivel externo. La parte interna es la que tiene que ver con las
fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales la dirección
de la empresa tiene un alto grado de control.
A nivel externo, se busca describir las oportunidades que ofrece el mercado y las
amenazas que debe enfrentar su negocio al momento de la inserción y desarrollo
en dicho mercado. Aquí la empresa debe desarrollar toda su capacidad y habilidad
para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular las amenazas,
circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún grado de control directo.
2.4 Plan de Exportaciones
El plan de exportación permite organizar de forma estructurada todas las áreas y
etapas que deben de ser tomadas en cuenta para exportar por primera vez. Esta
herramienta nos va a permitir entender de forma práctica los pasos a seguir para
minimizar los riesgos de dejar temas importantes fuera de la agenda y asegurarse
que se están tomando todas las acciones necesarias para concluir con el proyecto
de forma exitosa.
Existen diferentes criterios de que puntos deberían de tomarse en cuenta para la
elaboración de un plan, hemos unificado criterios de diferentes fuentes como
PROCOMER, CADEXCO, FUNDES y el Banco Mundial para enriquecer la
propuesta que se plantea.
En muchos casos la información era parte de todas las propuestas planteadas,
pero la agrupación de las tareas mediante la aplicación de las áreas de
conocimiento en la Administración Profesional de Proyecto, facilita la
interpretación del orden cronológico de las mismas.
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34
III. MARCO METODOLÓGICO..
3.1 Ubicación.
Esta investigación se basó en las Empresas del Sector Productivo nacional, que
pertenecen al sector de PYMES y que están interesadas en iniciar un proyecto de
exportación definitiva.
Se tomaron como mejores prácticas aquellos documentos publicados por
PROCOMER, CADEXCO, FUNDES y el Banco Mundial para la elaboración del
método práctico, con el fin de que se alinee con la realidad nacional de nuestras
empresas.
3.2 Fuentes de Información.
3.2.1 Fuentes primarias
Se utilizaron fuentes primarias, como es el caso de la experiencia del sustentante,
antes descrita en el negocio de transporte internacional de carga, la búsqueda de
mejores soluciones en la cadena de abastecimiento y el conocimiento adquirido
por parte de la negociación y mediación con diferentes participantes del comercio
internacional por más de 6 años.
Por otro lado la experiencia y el juicio de experto de 2 funcionarios de
PROCOMER, el Director de Estudios Económicos y el Gerente de la Ventanilla
Única de Comercio Exterior.
Se utilizó el método de observación para aprender del negocio de las
exportaciones y de cuáles son las necesidades de este sector.
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3.2.2 Fuentes secundarias
De las fuentes secundarias, se trabajó específicamente con fuentes documentales,
puesto que al ser una investigación de carácter documental, se utilizó material
publicado por PROCOMER, CADEXCO, FUNDES y el Banco Mundial, para la
elaboración de la metodología y la conclusión de los demás objetivos planteados.
3.3 Métodos de Investigación.
Para la conclusión satisfactoria de los objetivos de este proyecto, se aplicó el
método analítico – sintético, con el cual se cubrió sistemáticamente las fases del
mismo, con el fin de poder sintetizar de forma práctica una metodología para
exportar dentro de los parámetros definidos.
Además, se aplicó el método de observación con el cual se enfocó la metodología
planteada, esto con el fin de satisfacer la mayor cantidad de posibles nuevos
exportadores dentro del alcance del proyecto.
Por otro lado, la utilización de reuniones con los expertos en la materia para
unificación de criterios, orientación del proyecto.
3.4 Definición de las variables.
Las variables que se utilizaron están basadas en el Estándar de Administración de
Proyectos del PMI, utilizando las siguientes áreas de conocimiento como base
para el presente Proyecto Final de Graduación: Alcance y Tiempo por considerar
que estas son las que más se adaptan a la naturaleza del presente Proyecto Final
de Graduación.
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36
3.5 Instrumentos.
Para esta investigación se utilizaron los siguientes instrumentos:
• Análisis de documentos existentes por parte de PROCOMER, CADEXCO,
FUNDES y el Banco Mundial referentes a mejores prácticas y procedimientos
para exportar.
• Experiencia personal del sustentante en los procesos logísticos de
exportación en Costa Rica.
• Reuniones con los expertos en la materia para orientación del proyecto y
enriquecimiento de la investigación mediante la aplicación de juicio de
experto.
3.6 Herramientas.
3.6.1 Administración de Proyectos
Las herramientas utilizadas en esta investigación son las aportadas y
recomendadas por las mejores prácticas del PMI en la gestión profesional de
proyectos, como son las plantillas para el Acta de Constitución del Proyecto, la
Definición del Alcance, la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y el
Cronograma del Proyecto, esto mediante el uso de “software” como Microsoft
Project 2007, Microsoft Excel 2007 para el cálculo de los costos del proyecto y el
Plan de Adquisiciones. También se utilizó Microsoft Visio 2007, para la
construcción de la estructura Organizativa del Departamento de Exportaciones y el
flujo de proceso de la cadena de aprovisionamiento, incluyendo las exportaciones.
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37
IV. DESARROLLO.
4.1 Gestión del Alcance del Proyecto.
El trabajo de cualquier Administrador de Proyectos en la fase de formulación de
respuestas o proyectos para satisfacer a la necesidad de un cliente de iniciarse al
comercio exterior, es plasmar esos deseos de forma que sean cuantificables y
medibles, de otra forma se pueden presentar problemas por falta de entendimiento
entre las partes.
Es de suma importancia para cualquier empresa que esté pensando en expandir
sus fronteras, mediante la exportación de sus productos fuera de Costa Rica, tener
claro hacia donde quiere ir y qué capacidad instalada tiene para poder cumplir ese
deseo. Para iniciarse en este proyecto, la empresa requiere de una preparación
previa, con el fin de determinar su capacidad de asumir responsabilidades con el
cliente externo, y de verificar la disponibilidad de infraestructura y personal con
conocimiento técnicopráctico adecuado.
Desde este punto de vista, las empresas deben definir el alcance de su proyecto
de exportación basados en factores tanto internos como externos, para convertirse
en una empresa exitosa en materia de exportación. Dentro de los aspectos
básicos deberán trabajar en función de las condiciones del producto, de los
mercados y de los segmentos meta, así como de los procedimientos específicos
asociados a la exportación.
Existen herramientas gerenciales y de administración de proyectos que le van a
permitir definir claramente la brecha que existe entre las capacidades actuales de
la empresa y las que deberían tener para enfrentar el proceso de exportar por
primera vez de forma efectiva y saber si se está en posición de asumir este nuevo
proyecto.
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4.1.1 Acta de Constitución del Proyecto
El Acta de Constitución del Proyecto tiene que ser realizada en la reunión inicial
entre la Gerencia General y el Líder del Proyecto. En ella se plasma el
compromiso de la Gerencia hacia el proyecto y se le asigna la autoridad al Líder
para iniciar con el mismo.
Se adjunta un ejemplo que sirve como guía del tipo de información que debe
contener dicha plantilla.
ACTA DEL PROYECTOFecha Nombre de ProyectoLunes 05 de Enero de 2009 Exportación definitiva de nuestros productos a los mercados
internacionales mediante la aplicación de un método práctico para laexportación por primera vez.
Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):
AlcanceTiempo
Proyecto interno para la internacionalización de la empresa mediantela exportación, participación de todas las áreas y departamentos de laempresa
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyectoLunes 05 de Enero de 2009 Viernes 08 de Mayo de 2009Objetivos del proyecto (general y específicos)Objetivo General: Internacionalizar a la empresa, mediante la aplicación de una guía práctica de exportacionesque nos permita conocer cuáles son los pasos a seguir en la implementación de la misma.
Objetivos Específicos:1. Crear un Plan de exportación en el cual se contemplen todos los aspectos necesarios para poder
exportar por primera vez. (Ver EDT, página 42)2. Utilizar un cronograma base para la internacionalización de la empresa en donde se mantengan los
tiempos propuestos por la guía.3. Ejecutar un análisis de costos y aplicar la plantilla propuesta para el control de los mismos.4. Estudiar la posibilidad de crear un Departamento de Exportaciones que se encargue de las funciones
principales del proceso de exportación y estructurar la organización con base en las recomendacionesplanteadas.
5. Analizar el flujo de proceso de exportaciones y hacer la selección de los proveedores, con base en lainformación propuesta.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
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Figura 1. Acta de Constitución del Proyecto
4.1.2 Plantilla de Declaración del Alcance del Proyecto
Esta plantilla debe ser creada por el Equipo del Proyecto en una reunión de equipo
y se debe buscar la aprobación de la Gerencia General para asegurarse que la
definición del alcance del proyecto se realice con base en las expectativas
planteadas.
La empresa está interesada en buscar nuevas opciones en los mercados internacionales. El proyecto deexportar por primera vez es una tarea complicada en donde interactúan múltiples factores, los cuales deben sertomados en cuenta para poder implementar el proyecto de forma adecuada.
Las herramientas planteadas en el método práctico, tanto la Gerenciales como las de Administración de Proyectofacultarán la consecución del objetivo, mediante la aplicación de los pasos y las propuestas planteadas.
Se espera que la empresa esté en la capacidad de aplicar el método práctico y lograr el objetivo de exportarnuestros productos a los mercados internacionales.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyectoInternacionalización de la empresa de forma estable y duradera en el largo plazo.SupuestosLa empresa va a exportar dentro del régimen definitivoRestriccionesPor ser una PYME se cuenta con limitaciones de dineroInformación histórica relevanteSomos una empresa que tiene 10 años de estar produciendo en el mercado local, la empresa ha tenido uncrecimiento sostenido en la producción nacional y manteniendo estándares de calidad muy altos en nuestrosproductos. Hemos sido galardonados por la Cámara de Industrias con premios a la excelencia y estamosinteresados en investigar la opciones para poder internacionalizar a la empresa.Identificación de grupos de interés (Stakeholders)Cliente(s) directo(s): Gerencia General.
Cliente(s) indirecto(s): Todos los departamentos de la empresa, Instituciones Estatales, proveedores y clientesAprobado por:(Gerente General)
Firma:(Gerente General
Líder del Proyecto:(Nombre)
Fima :(Líder del Proyecto)
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DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTOFecha Nombre de ProyectoLunes 05 de Enero de 2009 Exportación definitiva de nuestros productos a los mercados
internacionales mediante la aplicación de un método prácticopara la exportación por primera vez.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)La empresa está interesada en buscar nuevas opciones en los mercados internacionales. El proyecto de exportarpor primera vez es una tarea complicada en donde interactúan múltiples factores, los cuales deben ser tomados encuenta para poder implementar el proyecto de forma adecuada.
Las herramientas planteadas en el método práctico, tanto las Gerenciales como las de Administración de Proyectofacultarán la consecución del objetivo, mediante la aplicación de los pasos y las propuestas planteadas.
Se espera que la empresa esté en la capacidad para aplicar el método práctico y lograr el objetivo de exportarnuestros productos a los mercados internacionales.
Objetivo(s) del proyecto:Objetivo General: Internacionalizar a la empresa, mediante la aplicación de una guía práctica de exportaciones quenos permita conocer cuáles son los pasos a seguir en la implementación de la misma.
Objetivos específicos:1. Crear un Plan de exportación en el cual se contemplen todos los aspectos necesarios para poder
exportar por primera vez.2. Utilizar un cronograma base para la internacionalización de la empresa en donde se mantengan los
tiempos propuestos por la guía.3. Ejecutar un análisis de costos y aplicar la plantilla propuesta para el control de los mismos.4. Estudiar la posibilidad de crear un Departamento de Exportaciones que se encargue de las funciones
principales del proceso de exportación y estructurar la organización con base en las recomendacionesplanteadas.
5. Analizar el flujo de proceso de exportaciones y hacer la selección de los proveedores, con base en lainformación propuesta.
Producto principal del proyecto:Internacionalización de la empresa de forma estable y duradera en el largo plazo.
Descripción del producto(s) o servicio(s) que generará el proyectoAlineamiento de la Razón para Exportar con la Planeación Estratégica del Negocio.Exportaciones rentables para la compañía.Monitoreo de los Costos de Exportación.Monitoreo de los Cronogramas de ExportaciónCreación de un Departamento de Exportaciones.Lista de proveedores de serviciosFases del Proyecto – Estrategia de DesarrolloInicio: Creación del Acta de Constitución del proyecto y la Declaración del Alcance del proyectoPlaneación: Cronograma de las tareas a efectuar.Ejecución: Elaboración de la Planificación Estratégica, el Plan de Exportaciones, la Plantilla de Costos, Selecciónde ProveedoresControl: Monitoreo del Cronograma y del Flujo de ProcesoCierre: Primera ExportaciónIdentificación de grupos de interés (stakeholders):Cliente(s) directo(s): Gerencia General.
Cliente(s) indirecto(s): Todos los departamentos de la empresa, Instituciones Estatales, proveedores y clientes.Identificación de Riesgos Plan de mitigación
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Figura 2. Plantilla Declaración del Alcance del Proyecto.
4.1.3 Planificación del Alcance del Proyecto
Mediante la aplicación de reuniones informales en donde se utilizó el juicio de
experto de funcionarios de Procomer y de VUCE, además de la experiencia propia
antes descrita, se creó una lista de actividades las cuales son fundamentales para
definir claramente el alcance de un proyecto de exportación.
A continuación se muestra una Estructura de Desglose de Trabajo, conteniendo
las principales tareas y subtareas que conforman el desarrollo de este proyecto
de exportación
1. El análisis de la CapacidadExportadora indique que la empresano está en la posición de exportar.
2. Atrasos en el cronograma.3. Costos de exportación sobrepasen
las expectativas4. La empresa no cuente con suficiente
capital para implementar elDepartamento de Exportaciones opara capacitación.
5. Dificultades para conseguir mano deobra calificada para el Departamentode Exportaciones
1. No existe forma de mitigar esta situación, puesto que es parte de larealidad en la que la empresa se encuentra. Se puede trabajar conbase en los resultados del estudio las mejoras que hay queimplementar para preparar a la empresa para un futuro proyecto.
2. Mantener el monitoreo y control de las actividades con el objetivo dedisminuir las posibilidades de atraso del proyecto
3. Mediante la utilización de la plantilla, nos aseguraremos decontemplar todos los costos, para evitar imprevistos.
4. Se pueden buscar opciones de financiamiento con Bancos parasufragar los gastos.
5. Se puede subcontratar los servicios de Contratación de Personal porlas bases de datos con personal calificado para los puestos.
Aprobado por:(Gerente General)
Firma:(Gerente General
Líder del Proyecto:(Nombre)
Fima :(Líder del Proyecto)
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Figura 3. Estructura de Desglose de Trabajo.
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4.1.4 Definición del Alcance del proyecto
Para poder definir claramente el alcance que el proyecto tendrá se deberá iniciar
con un análisis profundo de la empresa desde el punto de vista estratégico y luego
se deberá hacer un plan de exportación que le permita conocer la magnitud y el
alcance del proyecto de exportación por primera vez.
A continuación se presenta la propuesta metodológica que deberá seguir la
empresa que quiera iniciarse en el proyecto de internacionalización de sus
operaciones.
4.1.4.1 Planificación Estratégica.
El primer paso que debe hacer una empresa para decidir iniciarse en el proyecto
de exportar por primera vez es identificar y conocer la razón por la cual van a
exportar, ya que esto les permitirá conocer si esta razón está alineada con los
objetivos estratégicos de la misma.
4.1.4.1.1 Análisis de la razón para exportar.
Dentro de las razones por las cuales una empresa decide exportar podemos
mencionar las siguientes:
• Incremento de la Competitividad de la Empresa.
Como mecanismo para la reducción de costos, mediante la aplicación de
economías de escala, propiciando el aumento de los volúmenes de producción.
Exportar le permite a la empresa entrar en contacto con tecnología de mayor
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capacidad que beneficia la productividad de la misma. La competencia con
proveedores de múltiples países, induce a la mejora continua y la búsqueda de
una mejor calidad en los productos o servicios.
• Aprovechamiento de la Capacidad Instalada.
Las empresas cuentan con un activo fijo que es la maquinaria, la cual es conocida
como su capacidad instalada para producir una máxima cantidad de unidades en
un periodo de tiempo fijo, muchas empresas no utilizan esta capacidad en su
totalidad debido a que la demanda nacional no lo requiere. La idea es utilizar estos
tiempos muertos, en los cuales la planta no está operando, para generar
productos para la exportación y de esta forma maximizar la utilización de sus
costos fijos en maquinaria.
• Búsqueda de precios más competitivos.
En muchos países los productos nacionales son valorados de una mejor forma,
debido a diferentes factores económicos del país importador, dentro de ellos el
poder adquisitivo de su población. Esto permite a las empresas exportadoras
obtener mayores ingresos, producto de precios más competitivos o de márgenes
de utilidad más amplios que si vendieran en el mercado local.
• Disminución de dependencia del mercado local.
La ley de oferta y demanda ligada a cualquier economía de un país, provoca en
muchos casos que las empresas que producen solo para el consumo interno, sean
más vulnerables, ya que las posibilidades de nivelar un desbalance en la demanda
son casi imposibles por su dependencia del mercado local. Las exportaciones
beneficiarían a estos productores ya que podrían utilizar la demanda de los
mercados internacionales como un mecanismo para colocar cualquier exceso de
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producción que no sea consumido internamente producto de una disminución en
la demanda interna.
• Extender el ciclo de vida del producto.
Del mismo modo que el punto anterior, los productos para consumo nacional son
más susceptibles a “envejecer” rápidamente que cuando han sido introducidos en
varios mercados. La posibilidad de iniciar negociaciones con importadores de
otros países hace que un producto que es “viejo” para un país sea “nuevo” para
otro, cuando ingresa por primera vez. En términos del tiempo que este producto
estuvo vigente aumentará considerablemente mientras existan nuevos mercados
donde se pueda comercializar.
4.1.4.1.2 Análisis de la Misión, Visión y Valores.
Este es el segundo paso o análisis que debe de hacerse con el objetivo de
identificar si la razón de exportar está o no ligada a los objetivos estratégicos. En
caso negativo se deberá renovar la estrategia mediante un cambio de la Misión, la
Visión, y los Valores, para asegurarse que existe compromiso por parte de toda la
empresa y en especial de la alta Gerencia con este nuevo proyecto.
4.1.4.1.3 Objetivos Estratégicos.
El paso 3 consiste en asegurarse que los objetivos estratégicos están alineados
con la etapa anterior, con el fin de tener un solo rumbo y que el mismo sea claro
para toda la organización. El hecho de que no existan objetivos claros de que la
empresa quiere exportar, produce un impacto negativo tanto al interno de la
empresa, producto de lineamientos y comunicaciones confusas, como al externo
de la empresa, por una mala imagen en cuanto a desorden organizacional.
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4.1.4.1.4 Análisis de la Situación Actual y FODA
• Recurso Productivo.
La capacidad de producción y la aptitud para organizar y programar
adecuadamente la producción son fundamentales para cumplir con los
compromisos que se van a adquirir. Esta capacidad, está ligada a la disponibilidad
de planta y a la tenencia de cantidad de personal suficiente para hacer frente a las
demandas del mercado local y en el futuro de los mercados externos, siempre
considerando que debe ser a un costo competitivo.
Además, la empresa debe producir un bien competitivo, aunque el nivel de
competitividad de un producto no es el mismo en todos los mercados, es
conveniente que se hayan identificado apropiadamente los elementos que lo
hacen competitivo. La competitividad puede ser determinada por aspectos
tecnológicos, productivos, costos de producción, valor de la marca, entre otros.
Uno de los mayores riesgos en esta área, es ser incapaces de cumplir con los
volúmenes demandados, al no tomar en cuenta las limitantes de capacidad
productiva de la empresa. Esto puede superarse mediante una adecuada
programación de la producción y un conocimiento amplio de las necesidades
presentes y futuras de sus clientes.
Otro aspecto a considerar, es la posibilidad de que le producto no sea recibido o
aceptado en el mercado destino, bien sea por qué este no acata las
especificaciones o características requeridas o porque no cumple correctamente
con los trámites exigidos por el país importador, esto puede mitigarse mediante un
análisis cuidadoso y minucioso del mercado y sus regulaciones, el mismo será
profundizado más adelante.
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47
• Recurso Humano.
La disponibilidad de personal y en general de una estructura organizativa que
favorezca el desarrollo de negocios internacionales es fundamental para lograr
con éxito la internacionalización de la empresa. Esto significa que se requiere de
personal técnicamente capacitado y comprometido con el objetivo de exportación.
En esta categoría se encuentran aspectos relacionados con la visión y el estilo
gerencial de la compañía, como el conocimiento de los mercados externos, la
capacidad del recurso humano, la motivación y el compromiso en torno al
desarrollo de los negocios internacionales.
Se debe realizar una revisión de la estructura organizacional de la empresa,
teniendo como fin último que la misma permita alcanzar los objetivos trazados, así
como canalizar y guiar las actividades de su personal. Además, resulta
fundamental que las diferentes áreas o departamentos de la empresa estén
involucradas y que la comunicación sea fluida y transparente con respecto a los
avances del proyecto.
La tendencia es hacia organizaciones cada vez menos complejas, que permita
atender con claridad funciones estratégicas más que operativas. Además, se
requiere que sea flexible, simple, poco jerarquizada y que favorezca la sinergia
entre las diferentes unidades de la empresa.
Por otra parte y dependiendo del nivel de las exportaciones, debe analizarse la
necesidad de crear una unidad o departamento que centralice toda la actividad de
exportación. Posteriormente se hace una recomendación al respecto de cómo
debería lucir el departamento en su fase inicial de internacionalización.
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48
El estilo o cultura de la empresa está asociado al liderazgo que se practica y las
conductas que se desean fomentar entre los empleados. Es fundamental
incorporar en el estilo gerencial y en la cultura organizacional el enfoque de la
empresa hacia los mercados internacionales. De lo contrario, cualquier esfuerzo
que se despliegue será en vano.
• Recurso Financiero.
Uno de los riesgos latentes es realizar un cálculo inadecuado de los costos dentro
de la negociación del precio de venta, por esto es conveniente analizar todas las
etapas de la cadena de abastecimiento internacional: transporte internacional,
embalaje y empaque, etiquetado, distribución interna en el país de destino,
seguros, permisos e impuestos, entre otros, así como definir claramente con el
cliente cuáles de estas son su responsabilidad, mediante el uso de los
INCOTERMS, por sus siglas en inglés. Más adelante, se proveerá una plantilla de
costos que permita la identificación de los factores antes mencionados.
Es conveniente buscar medios de pagos seguros y confiables que se adapten a
las necesidades de ambas partes. Se debe obtener referencias de los clientes con
los cuales se está negociando así como el establecimiento de un contrato de
compra venta internacional o la inclusión de un mediador financiero como los
bancos, como un mecanismo para mitigar este riesgo.
Se deben contemplar siempre, fluctuaciones en las tasas de cambio de las
monedas en las que se vaya a negociar el contrato de compra venta internacional,
ya que se podrían presentar disminuciones en los márgenes de utilidad o incluso
pérdidas considerables.
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49
4.2 Gestión del Tiempo del Proyecto.
Mediante la utilización de la herramienta Microsoft Project 2007, se procedió a la
creación del cronograma del proyecto, mediante la aplicación de una serie de
pasos propuestos por la metodología del PMBOK, las cuales buscan que el
proyecto concluya según las expectativas planteadas.
Se identificaron las actividades y subactividades requeridas para la consecución
del plan de exportación, el cual propone una metodología para gestionar el
proyecto de exportación por primera vez de las empresas de sector productivo
nacional.
Además, se asignaron secuencias entre estas actividades así como la estimación
de tiempo para que sean completadas, mediante la aplicación de reuniones con
expertos en el tema, según se ha explicado con anterioridad.
4.2.1 Definición de las actividades
En esta etapa de la gestión del tiempo se procede a definir las principales
actividades y productos entregables necesarios para concluir satisfactoriamente
con el plan de exportación.
Se utilizaron diferentes fuentes de información como manuales de exportación de
México y Argentina, así como la información propuesta por PROCOMER,
CADEXCO y el BANCO mundial. Se procede a consolidar una propuesta de las
tareas más importantes que debe contener este plan de exportación.
A continuación presentamos la lista de actividades identificadas y una descripción
profunda del alcance de cada tarea:
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4.2.1.1 Análisis de Capacidad Exportadora
El primer paso del Plan de Exportación consiste en realizar una evaluación de la
capacidad exportadora de la empresa, enfocándose en las ventajas de los
productos con mayor potencial de exportación.
Si su empresa produce varios productos, es conveniente que comience la
actividad de exportación ofreciendo aquellos que presenten mayores ventajas
competitivas y que se puedan adaptar mejor al mercado meta.
En este análisis no solo debe considerarse la capacidad para generar más
producción, sino que se debe de considerar el cumplimiento de los requerimientos
de calidad del comprador internacional, la empresa debe examinar sus productos
para determinar si procede hacer cambios en algunas áreas, por ejemplo:
empaque y embalaje, características del etiquetado, nombre comercial y servicios
de posventa.
Muchos productos deben someterse a modificaciones considerables para lograr
satisfacer las exigencias de los mercados externos, ya sea por reglamentaciones
gubernamentales, diferencias de gustos o preferencias del consumidor.
La adaptación del producto puede no solo requerir modificaciones en la línea de
producción sino también contemplar aspectos como la marca y el etiquetado.
4.2.1.2 Investigación de Mercados.
El segundo paso para la creación de un plan de exportación es identificar el
segmento objetivo dentro del mercado en que se piensa incursionar, se debe tener
claro aspectos como: ¿Quién es nuestro comprador?, ¿Quién será el usuario
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final?, ¿Por qué razón están comprando nuestro producto?. Por otro lado, hay que
asegurarse que el mercado tiene las dimensiones necesarias en términos de
demanda para que el proyecto resulte rentable.
Se deben buscar mercados de exportación atractivos, analizando aspectos
relacionados con la comunicación, logística, normas y competencia. La empresa
puede informarse de diferentes formas, mediante la búsqueda de publicaciones de
estadísticas comerciales, participación en ferias y misiones comerciales o
mediante páginas electrónicas en internet.
4.2.1.3 Búsqueda y selección del Comprador
Uno de los aspectos esenciales para reducir los riesgos asociados a la
exportación es seleccionar adecuadamente a los clientes. Su experiencia previa
con los productos, la cobertura de mercado, los recursos técnicos y financieros de
los que disponga, la fuerza de venta que posea y las referencias financieras por
parte de entidades oficiales, son solo algunos de los puntos que conviene
investigar para seleccionar a un cliente.
Al inicio de estas investigaciones es esencial identificar en el mercado objetivo
varios socios potenciales alternativos.
Es este apartado, se recomienda apoyarse de bases de datos de posibles
compradores que poseen PROCOMER y CADEXCO en sus oficinas de ayuda al
Exportador, además existe información en las embajadas y consulados para el
contacto inicial con clientes potenciales.
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En un plazo más largo es conveniente asesorarse y participar de ferias
comerciales y misiones comerciales. Estas actividades son patrocinadas por
embajadas, empresas privadas y del sector publico antes mencionadas.
4.2.1.4 Estrategia de fijación de precios.
Al calcular el precio de un producto de exportación, la empresa debe tomar en
cuenta los siguientes factores como: fletes internacionales, gastos de seguros,
costos de producción y de adaptación de los productos, aranceles y derechos de
importación, costos por cambios de divisas, posibles controles gubernamentales
de los precios, así como los medios de pago a utilizar.
La tarea de estimar precios de un producto es un proceso dinámico y no puede
considerarse como una fórmula o algo estático. Constantemente hay reformas
fiscales, tratados comerciales, reformas institucionales que afectan los costos de
la empresa.
La definición de precios debe ser consistente con la estrategia de mercadeo que
se va a impulsar, y esta a su vez, con las características del mercado, con el nicho
de mercado y con el consumidor al que se desee llegar.
Para definir la estrategia de precios se requiere de la siguiente información sobre
el mercado: ingreso per cápita, características del segmento de interés (tamaño,
gustos y preferencias del consumidor, los precios de venta de productos sustitutos
y competidores, la calidad de productos competidores, participación del mercado),
así como la información de costos y gastos relacionados con la exportación.
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4.2.1.4.1 INCOTERMS
Se debe decidir mediante una investigación sobre las obligaciones y derechos
relacionados con la negociación del precio del producto a exportar. Se recomienda
que dependiendo de la capacidad de negociación, la cantidad y calidad de
contratos que se manejen, se utilicen Incoterms que le permitan obtener mayores
márgenes de ganancia, por medio de la intermediación con las partes involucradas
en el proceso de exportación. A continuación se presenta un resumen de los
diferentes INCOTERMS, según la versión 2000. En el Cuadro 5, se puede apreciar
a quién corresponde la responsabilidad de cada parte del negocio establecido,
dependiendo del INCOTERM utilizado en la negociación, es importante determinar
esto puesto que delimita el alcance de cada una de la partes en el proceso de
exportación.
Cuadro 5. INCOTERMS 2000
V: Vendedor. C: Comprador. Fuente: PROCOMER
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4.2.1.5 Estrategia de Logística Integrada
Dentro de los aspectos que hay que considerar en la logística integrada del plan
de exportación se encuentran:
4.2.1.5.1 Medios de Transporte
Los medios de transporte permiten que el consumidor tenga oportunamente el
producto en el punto de venta y a un precio competitivo; por lo tanto, es
fundamental en el proceso de exportación.
El transporte internacional de carga es uno de los factores significativos del costo
de una operación de comercio internacional y puede conllevar a una empresa al
fracaso o éxito en su operativa.
Para competir con éxito en los mercados internacionales, es requisito
indispensable efectuar un análisis exhaustivo del medio de transporte a utilizar. Un
parámetro importante de este análisis son los costos y la oportunidad en la
entrega.
Es necesario analizar los siguientes factores para escoger su medio de transporte:
• Tipo de producto o mercancía a exportar
• Peso del producto
• Volumen de la carga
• Valor del producto y del embarque
• Punto de origen y punto de destino
• Tipo de empaque y embalaje
• Requerimientos del comprador en cuanto a necesidad y urgencia de la carga
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• Seguro de la mercadería
• Infraestructura del país de destino
• Costos de inventario
4.2.1.5.2 Seguros
Se debe buscar el mecanismo más efectivo para asegurar la carga, este es uno de
los factores más importantes del comercio internacional, se recomienda hacer una
investigación de las opciones tanto a nivel nacional, como la búsqueda de
aseguradores internacionales.
4.2.1.6 Estrategia de Medios de Pago Internacional
Entendemos como medios de pago, los diferentes instrumentos financieros o
mercantiles que se utilizan para la cancelación de deudas, se recomienda utilizar
el que más se adapte a la necesidad del negocio tomado en cuenta el nivel de
confianza que exista entre las partes.
A mayor nivel de seguridad del medio de pago, más costoso será para ambas
empresas los trámites de cancelación de los precios pactados.
Se debe investigar las opciones locales e internacionales para tenerlo claro a la
hora de la negociación con el importador.
4.2.1.7 Estrategia de Comunicación
En palabras simples, la comunicación sirve para hacerse conocer y conocer a los
demás, puesto que los mercados no están compuestos por datos, sino por seres
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humanos que deciden comprar o no, se debe hacer un análisis de la estrategia
más acertada para poder producir un impacto en la mente de los consumidores del
país destino.
Ese espacio se logra a través de la imagen, que debe ser siempre respaldada por
elementos verídicos de calidad y seriedad, con el objetivo de "existir" en la mente
de los compradores potenciales.
De manera general, la actividad comunicativa a nivel internacional demanda el
conocimiento de ciertos parámetros locales del mercado donde se pretende
desembarcar, como:
a. Reglamentos relativos a los medios de comunicación masiva.
b. Tipos de publicidad permitida en el país destino (no en todos los países del
mundo se permite la publicidad comparativa entre marcas).
c. Usos y costumbres de los medios de comunicación.
d. Diferencias culturales de los países, incluyendo barreras idiomáticas.
e. Aspectos geográficos de distribución de las poblaciones (dificultad de
administrar y controlar la comunicación en poblaciones alejadas).
4.2.1.8 El Contrato de CompraVenta Internacional
Es importante que el objeto del contrato (el producto o servicio) se especifique y
determine con suficiente claridad, especificando claramente sus características, de
esa manera se evitan errores en el mismo y un posible futuro conflicto por mala
comunicación entre las partes.
Dentro de los factores y cláusulas que deben definirse en el contrato están:
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Partes que intervienen
Productos
Precio
Condiciones de entrega
Envase y embalaje
Forma de pago
Fecha de pago
Plazo de entrega
Demoras en la entrega
Patentes, marcas y derechos de propiedad industrial
Certificado de calidad del producto
Certificado de origen del producto
Cumplimiento del contrato
Rescisión por incumplimiento
Vigencia del contrato
Resolución de controversias
Legislación aplicable
Impuestos
Idioma
4.2.1.9 Registro de Exportador.
El registro como exportador se realiza ante la Ventanilla Única de Comercio
Exterior (VUCE) de PROCOMER. Dependiendo del producto que vaya a exportar,
el exportador deberá registrarse previamente ante la entidad que corresponda,
como el MAG, ACOFLOR, INCOPESCA, etc.
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4.2.1.10 Documentos de Exportación
Toda exportación debe ser autorizada por la Ventanilla Única de Comercio Exterior
de PROCOMER. Esta gestión puede realizarse en las oficinas centrales de
PROCOMER en San José, o bien, en las oficinas desconcentradas en cada
aduana de salida: Puerto Caldera, Puerto Limón, Paso Canoas, Peñas Blancas y
Aeropuerto Internacional Juan Santamaría.
Este procedimiento consiste en una revisión de los documentos que respaldan la
exportación, así como la verificación de la consistencia de la información sobre el
producto, consignación de peso, valor, entre otros.
El exportador puede confeccionar la documentación que respaldará la exportación
o puede contratar los servicios de una Agencia Aduanal para que realice los
trámites ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior.
Declaración Aduanera de Exportación (DAE) o Formulario Aduanero Único
Centroamericano (FAUCA) según el destino de la mercancía. Ver Anexo 8.4 y
Anexo 8.5.
Factura Comercial, lista de empaque y otros documentos necesarios de acuerdo a
los términos de venta pactados con el importador (documentos para respaldar
créditos documentarios, etc.).
Cuando se exporte a mercados en los que los productos originarios de Costa Rica
poseen ciertas preferencias, debe presentarse ante la Ventanilla Única, un
certificado de origen, emitido por PROCOMER. Estos certificados son, para optar
por las preferencias asociadas al Sistema Generalizado de Preferencias (SGP),
Iniciativa de la Cuenca del Caribe (ICC).
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En el caso de los productos de origen animal o vegetal, el exportador debe
presentar el resumen de embarque emitido por el regente de planta (funcionario
del Ministerio de Agricultura y Ganadería, MAG). Este documento se gestiona en
las oficinas del MAG en Barreal de Heredia, en puerto de salida, un funcionario de
esa dependencia determina si el producto debe ser objeto de revisión física o no, y
finalmente, emite el certificado fitosanitario o zoosanitario correspondiente.
4.2.2 Secuencia de las Actividades
Mediante reuniones informales y la aplicación del conocimiento y experiencia del
sustentante se definieron la secuencia de las actividades del proyecto, con el fin
de asegurarse que las tareas lleven un orden cronológico que permita la
consecución y finalización de todas las tareas y de este modo concluir el plan del
proyecto de forma efectiva.
Por medio de un análisis de dependencias, tanto obligatorias como externas de las
actividades, se determinó las actividades que deben irse realizando de forma
cronológica.
Se utilizó la herramienta Microsoft Project 2007, por medio de un diagrama de red,
para trabajar mediante la asignación de tareas sucesoras y predecesoras que
permitan obtener el avance esperado en el proyecto a través del tiempo.
4.2.3 Estimación de duración de las actividades
La duración estimada de cada actividad se realizó mediante la aplicación de
reuniones con expertos en la materia de exportación y logística internacional.
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El cronograma fue generado mediante la unificación de criterios de expertos en el
comercio internacional como son: Francisco Gamboa, Director de Estudios
Económicos de PROCOMER y Marvin Salas, Gerente de la VUCE y la experiencia
obtenida por parte del sustentante tras varios años de laborar para empresas
proveedoras de servicios logísticos integrados.
Las tareas fueron divididas en subtareas, con el fin de controlar mejor los tiempos
del proyecto, algunas de estas tareas pueden ser ejecutadas de forma simultánea,
con el objetivo de reducir el tiempo total del proyecto, se recomienda utilizar los
tiempos propuestos como línea base para la ejecución de las tareas.
Es importante señalar que la Planificación Estratégica es la base para la toma de
decisiones sobre la implementación de este proyecto, ya que el análisis que se
realice durante esta etapa inicial, determinará las posibilidades de éxito que tendrá
la empresa al decidirse internacionalizarse o mantenerse produciendo para el
mercado local.
4.2.4 Cronograma del Proyecto
A continuación podemos ver un diagrama realizado con la herramienta Microsoft
Project 2007, conteniendo el número de actividad de la EDT, el nombre de la tarea
y el tiempo propuesto de duración de la misma. El mismo fue construido mediante
la unificación de cada una de los resultados de las etapas anteriores, relacionadas
con la gestión del tiempo del proyecto.
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Figura 4. Cronograma del Proyecto de Exportación
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4.3 Creación de la plantilla de Costos de Exportación.
En este punto de incluirán todos los factores necesarios para que la empresa
pueda calcular los costos de exportación de su producto. Se deben identificar los
siguientes factores que son determinantes en este proceso.
4.3.1 Identificación de costos de exportación.
4.3.1.1 Costos de Producción
Dentro de este rubro se deben contemplar todos los costos relacionados con la
producción del bien, se deben contemplar factores como el costo unitario y
cualquier costo que se incurra por preparación del producto para que sea apto
para exportar.
4.3.1.2 Adaptación del Producto
Aquí quedan contemplados los costos por etiquetado, ya sea que por necesidad
del país importador la etiqueta debe ser en otro idioma. El envase debe ser apto
para la exportación, resistente, que se pueda estibar, etc. Por último el embalaje
protege a la mercadería durante todo el trayecto, con el fin de que las pérdidas por
transporte sean mínimas.
4.3.1.3 Comercialización del Producto
Costos como los de publicidad, viajes al extranjero para visitar importadores, las
estrategias de promoción y los costos de tener una campaña de comunicación en
el país destino deben ser contemplados en este rubro.
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4.3.1.4 Documentación
Se deben contemplar costos como el registro del exportador ante la VUCE de
PROCOMER, además de formularios y certificaciones necesarias que varían
dependiendo de la naturaleza del producto y del país destino de la mercadería.
Algunos productos serán inspeccionados por funcionarios gubernamentales, para
certificar la calidad y origen de los productos, estos trámites tiene un costo que
afecta el precio final del producto.
4.3.1.5 Transporte y logística
Dependerán del medio de transporte utilizado y de la negociación de compre
venta que se haya hecho entre las partes. Como se vio en el Cuadro 5.
INCOTERMS 2000, las responsabilidades varían entre el comprador y el vendedor
y esto determinará los costos de este rubro.
4.3.1.6 Aduanas
Se contemplan los impuestos necesarios para nacionalizar la mercadería en el
país destino, así como los montos que se deben cancelar a la Agencia de Adunas
por los trámites de exportación en origen y gastos de destino.
4.3.1.7 Costos Financieros
Relacionados con el mecanismo de pago que se halla seleccionado entre las
partes tratantes.
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4.3.2 Plantilla de Costos
Se adjunta un ejemplo de una plantilla creada en Microsoft Excel 2007, para el
cálculo de los costos de exportación, contemplando todos los factores antes
descritos.
Figura 5. Plantilla de Costos de Exportación
Rubro MontoProducciónCosto Unitario de producciónPreparacion del Producto
Adaptación del productoEtiquetadoEnvaseEmbalaje
Comercialización del ProductoPublicidadViajes de Negocio
ComunicacionesPromoción
DocumentaciónInspecciones
CertificacionesFormulariosPreparación de documentos
Transporte y LogísticaComisiones del agente de cargaGastos relacionados con la carga y descargaFleteSeguroAlmacenaje y manipulación
AduanasDerechos aduaneros e impuestos en origen y destinoGastos de Agente Aduanero
FinancierosCosto de financiaciónFluctuacion en el tipo de cambioSeguro de credito a la exportaciónCosto de descuento carta de crédito
Total
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4.4 Creación del Departamento de Exportaciones.
La empresa debe evaluar cuál es la capacidad para asumir la creación de una
nueva unidad o departamento de exportaciones. En Costa Rica existen múltiples
empresas que ofrecen servicios para facilitar el proceso de exportación, pero es
importante una vez que la empresa esté consolidada con sus productos en el
exterior, evaluar la posibilidad de crear una unidad que gestione el proceso de
exportación completo, con el objetivo de tener un mejor control.
4.4.1 Análisis de funciones y responsabilidades.
Dentro de las funciones y responsabilidades principales de toda la empresa,
podemos destacar:
A la Gerencia General, le corresponde ser el Patrocinador del proyecto en la etapa
de Constitución y Definición del Alcance. Por otro lado, es responsable de ejecutar
todo el análisis de la razón para exportar, la planificación y ejecución del
Planeamiento Estratégico con el apoyo de los mandos medios y dar el visto bueno
para iniciar con el Plan de Exportaciones.
El Departamento de Operaciones, se encarga de la producción y logística de
aprovisionamiento de materias primas e insumos para la creación del producto
final. Debe asegurarse que se tiene la capacidad instalada para iniciar con el
proceso de exportación, coordinación con el equipo de exportaciones para la
preparación de los embarques y manejo de inventarios. Deben mantener el control
de costos de producción de la empresa y buscar estrategias de mejoramiento
continuo y calidad que le agreguen valor al producto a exportar.
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Dentro de las funciones del departamento comercial, está la búsqueda de posibles
compradores, deben hacerse responsables por la investigación de mercados y
toda la etapa de mercadeo del producto en el país de destino. Deben asegurarse
que se reciben pedidos acordes con las capacidades instaladas de producción.
Al Departamento de Finanzas y Contabilidad, le corresponde asegurarse que la
empresa tenga la liquidez necesaria para poder producir. Debe revisar y controlar
las plantillas de costos y el manejo de las herramientas de medios de pago. En
caso de haber necesitado financiamiento para iniciar con el proyecto de
exportación, deberá asegurarse de mantener las cuotas al día con el objetivo de
no manchar el expediente crediticio de la empresa. Del mismo modo debe
asegurar mantener al día las cuentas por cobrar y gestionar los cobros de las
cuentas por pagar, con el objetivo de no afectar el flujo de efectivo de la empresa.
Recursos Humanos se encarga de la contratación de los puestos, capacitación
inicial, pago de planillas y hacer estudios de mercado de las condiciones laborales,
buscando la creación de un clima laboral de compañerismo y solidaridad entre los
diferentes departamentos de la empresa. Por otro lado, debe asegurarse que
existen canales de comunicación adecuados que propicien el logro de los
objetivos planteados.
Dentro de las funciones del departamento de exportación, podemos mencionar:
selección y contratación de proveedores para el transporte y seguro de la
mercadería, preparar los contratos de compraventa internacional, confección de
la oferta de exportación, controlar el cumplimiento de los contratos, definir la
responsabilidad en las comunicaciones con los clientes, seguimiento y control de
todo el proceso de exportación, de los cronogramas y costos de la operación
logística.
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Por la dimensión de las PYMES, se recomienda que los departamentos de
Asuntos Legales y Tecnologías de Información, se subcontraten, con el objetivo de
disminuir las cargas laborales y la obtención de servicios de altos estándares de
calidad, que muy posiblemente no podría obtener por contratación directa.
4.4.2 Estructura Organizativa del Departamento de Exportación.
Mediante el intercambio y unificación de criterios con los expertos que
contribuyeron a este Proyecto Final de Graduación, antes mencionados, se
recomienda que al inicio de la operación logística de exportación se utilicen
intermediarios como el Agente Aduanero para los trámites de exportación.
Una vez que la empresa esté más consolidada en el comercio internacional, debe
definir un estructura que se adapte a las dimensiones del negocio y a los recursos
de la empresa, tomando en cuenta que las empresas a las que está dirigida la
presente guía son PYMES, en donde la cantidad de empleados es pequeña,
debería estructurarse de la siguiente manera:
Asistente deExportaciones
Asistente deExportaciones
Exportaciones Finanzas yContabilidad Comercial Operaciones
GerenciaGeneral
RecursosHumanos
Figura 6. Estructura Organizativa del Departamento de Exportación
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En este sentido, el Departamento de Exportaciones podría contar con 3 personas,
entre las cuales se distribuirían las funciones antes mencionadas. Se contaría con
un líder del departamento, que posiblemente fue el líder de implementación del
proyecto de exportación. Los demás departamentos juegan un papel importante
en el proceso, ya que sin reportar al Departamento de Exportación, tienen
funciones fundamentales para logar con éxito la internacionalización de la
empresa.
4.4.3 Capacitación.
Disponer de una mano de obra calificada y flexible es un requisito fundamental
para el éxito de la empresa y para alcanzar la calidad que el mercado requiere.
Asimismo, las empresas involucradas en comercio exterior, deben procurar
asignar constantemente recursos para la capacitación y desarrollo de su personal,
para así mantenerlo actualizado.
En el mercado están disponibles algunos cursos y seminarios relacionados con
temas específicos, talleres que proveen temas prácticos para temas de
exportación, conferencias, foros y congresos de Comercio Exterior.
En el caso específico de PROCOMER, los programas y actividades de promoción
y capacitación buscan apoyar y potenciar al sector exportador. Los servicios que
se prestan están orientados hacia el mejoramiento de la competitividad de las
empresas, su inserción efectiva en los mercados internacionales, el aumento de
los valores y volúmenes exportados, la diversificación de los mercados y el
mejoramiento de los canales de comercialización.
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PROCOMER también fomenta la producción exportable, la consolidación en el
mercado internacional de sectores económicos, la apertura de nuevos mercados y
el lanzamiento o colocación de productos en el mercado externo, entre otros.
4.4.3.1 Propuesta de Capacitación
Se recomienda a las empresas crear Capacitaciones de Inducción a la Empresa,
en donde se explique claramente, la Reseña Histórica de la Empresa, Misión,
Visión, los Valores y cuáles son los Objetivos Estratégicos de la misma. Se debe
dejar claro cuál es la Estructura Organizativa.
A nivel de Comercio Internacional, se recomienda participar de programas como:
• Plan anual de capacitación empresarial: busca capacitar al recurso
humano de las empresas exportadoras en temas necesarios para mejorar la
competitividad y comercialización de sus productos y servicios en los
mercados internacionales. El plan de capacitación se basa, principalmente,
en seminarios teóricoprácticos y conferencias impartidas por profesionales
expertos en comercio internacional.
• Creando Exportadores: El objetivo de este programa es promover una
mayor inserción de la pequeña y mediana empresa en la economía
internacional a través de un programa dirigido a propietarios y gerentes, que
brinde herramientas efectivas de capacitación, información comercial y
comercialización. El programa comprende un proceso gradual dividido en
cuatro etapas, que deberá ser cumplido en su totalidad por las empresas
participantes. Abarca capacitación empresarial general en materia de
exportación, capacitación sectorial, información de mercado y
comercialización. Como parte de esta última etapa, PROCOMER coordina
con las empresas, según el potencial de sus productos en diferentes
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mercados, su participación en una misión comercial o en una feria
internacional con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos.
4.5 Flujo de Proceso de Exportación y selección de Proveedores
Dentro de los principales servicios que necesitan adquirir las empresas para iniciar
el proyecto de exportación, se pueden contemplar las siguientes (Ver Cuadro 8).
4.5.1 Selección de Proveedores
Cuadro 6. Posibles Proveedores del ProyectoNombre del proyecto: Exportación por primera vezLíder del proyecto: GerentePatrocinador: Gerencia General
Producto o servicio Alcance Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3Información de Mercados Obtener información general de estudios de
mercado que se puedan utilizar como base de lainvestigación
PROCOMER CADEXCO Consulados paísdestino
Bases de Datos posiblescompradores
Obtener información de posibles clientes en elexterior
PROCOMER CADEXCO Consulados paísdestino
Transporte Internacional Selección de posibles proveedores de transporteinternacional
DB SCHENKER DHL EXPEDITORS
Seguros Obtener la póliza de seguro que se adapte mejora las necesidades de la empresa
INS LLOYD´S
Medios de Pago Selección del mejor medio de pago con respectoal nivel de confianza entre las partes
BAC SAN JOSE HSBC SCOTIABANK
Contratación de Personal Contratar personal capacitado para los puestosdel Departamento de Exportaciones, con baseen la experiencia del proveedor
MANPOWER BEWAY DORIS PETERS
Capacitación deExportaciones
Seleccionar los mejores programas decapacitación para prepararse para lasexportaciones
PROCOMER FUNDES ICOEX CADEXCO
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71
Junta Directiva
Definir larazón paraexportar
Analisis de laMisión, Visión
y Valores
Inicio del Plande Exportacion
SI
ObjetivosEstratégicos
Análisis de laSituación
Actual y FODA
2
1 2
Equipo del Proyecto
Análisis de lacapacidad
exportadora
Investigaciónde Mercados
Búsqueda deComprador
Selección dela Estrategiade Precios
Negociaciónde
INCOTERMS
SegurosSelección del
Medio deTransporte
Estrategia deComunicación
Estrategia deMedios de
Pago
Contrato deCompraVentaInternacional
Registro deExportador
Documentaciónde ExportaciónFIN
Identificaciónde los costos
de Exportación
Plantilla deCostos
¿Estaalineada?
SI
NO
¿PlanEstratégico?
SI
NO Definir un PlanEstratégico
4.5.2 Flujo de proceso de las Exportaciones.
A continuación, se presenta el cuadro resumen de las principales actividades que
debe llevar a cabo una empresa que quiera exportar por primera vez, las mismas
fueron profundizadas a lo largo del trabajo de investigación
Figura 7. Resumen de Actividades
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72
V. CONCLUSIONES.
1. Por medio del Plan de Gestión del Alcance y el aporte por parte de los
expertos en la materia, se concluye que el Plan de Exportación es el
componente más importante y necesario para la iniciación de una empresa
en el comercio internacional, ya que sin él las probabilidades de fracaso
aumentan.
2. La gestión del tiempo nos determina una duración estimada del proyecto de
exportación por primera vez de 90 días, con base en la aplicación del juicio
de experto y las técnicas de administración profesional de proyectos del PMI.
3. El Plan de Exportación es la actividad clave dentro de la implementación del
plan del proyecto, su duración de 70 días representa más del 80% del tiempo
de este proyecto.
4. La Planeación Estratégica es fundamental para el alineamiento de la
empresa y su proyecto de exportación. El compromiso de la alta gerencia y la
cultura organizacional son elementos claves para el éxito de la empresa.
5. Costa Rica está trabajando en la implementación de reformas que buscan el
aceleramiento de los procesos de exportación, la reducción de trabas y la
digitalización de los trámites con el objetivo de facilitar el comercio
internacional y convertirlo en una ventaja competitiva a nivel mundial.
6. El uso de cronogramas para el monitoreo de las diferentes tareas del
proyecto de exportación por primera vez es una herramienta de suma
importancia que agrega valor al proceso y permite mantener un control más
eficiente del tiempo.
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73
7. El mal manejo o la falta de control de los costos de exportación se verá
reflejado en el aumento del precio de exportación, lo cual es
contraproducente con el objetivo de internacionalización de la empresa, la
plantilla propuesta es clave para la identificación de los costos de
exportación.
8. La estructura propuesta para el departamento de recursos humanos, es la
que mejor se adapta a las condiciones de las empresas dentro de las
PYMES, si bien es cierto representa una inversión importante, es el
mecanismo estratégico necesario para controlar el proceso de exportación.
9. La capacitación es una herramienta necesaria para poder enfrentar el reto de
exportar por primera vez, sin ella es muy posible que los resultados no sean
los esperados por la alta gerencia, ya que la falta de información,
conocimiento y experiencia, se convierten en factores críticos de riesgo para
el proyecto.
10. El flujo de proceso de exportación es una herramienta sencilla, que permite
orientar a la empresa de los pasos a seguir para implementar el proyecto de
exportación y la responsabilidad de cada tarea a quien esta asignada.
11. La Administración Profesional de Proyectos es una herramienta crítica para
lograr de forma eficiente el cumplimiento de los objetivos y tareas
planteadas, la falta de conocimiento sobre la materia, constituye una de las
barreras y brechas de mayor impacto a la hora de planificar el proyecto de
exportar por primera vez.
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74
VI. RECOMENDACIONES.
1. Para poder definir el alcance del proyecto, la empresa debe realizar el
análisis de las razones que la impulsan a querer internacionalizarse y alinear
desde un primer momento la Misión, Visión, Valores y los Objetivos
Estratégicos del negocio.
2. El monitoreo del plan del proyecto debe realizarse por medio de reuniones
semanales, con el objetivo de asegurarse que se está implementando según
el cronograma propuesto, para poder concluir el proyecto dentro de los 90
días planteados.
3. Es importante utilizar todas las herramientas que facilitan instituciones como
PROCOMER y CADEXCO para asesorarse en materia de exportación, la
información disponible debe ser analizada como un punto de referencia y una
mejor práctica en el proceso logístico internacional.
4. La empresa debe analizar con detalle si cuenta con los recursos necesarios
para crear un departamento de exportaciones, por tratarse de PYMES es
recomendable en las fases iniciales del proceso de exportación apoyarse en
expertos en la materia como son los proveedores de servicios logísticos
integrados.
5. Es imprescindible para las empresas mantener documentadas todas las
lecciones aprendidas y mejores prácticas conforme vaya avanzando en el
proceso. Hay que analizar la información con los colaboradores para
aumentar su experiencia y así evitar cometer los mismos errores.
6. Conviene buscar asesoría si no se está seguro de cómo iniciar con el
proceso de exportación. Es mejor invertir recursos en ese momento, para
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75
consolidar el proyecto y asegurarse un futuro exitoso, que arrancar el
proyecto de forma prematura y sin guía lo que podría conducir a pérdidas
cuantiosas por el no cumplimiento de las expectativas del importador.
7. A la hora de seleccionar un transportista o Agencia de Aduanas, es
conveniente valorar no solo el precio de la cotización, sino las capacidades
de respuesta, nivel de servicio y red de contactos que la compañía tenga a
nivel internacional.
8. Los embarques deben estar siempre asegurados, se deben utilizar los
INCOTERMS para comprender cuáles son las responsabilidades y
compromisos, así como también para exigirle a la contraparte.
9. A la hora de negociar, hay que buscar relaciones “ganarganar”, en donde
ambas partes obtengan beneficios, de esta forma no solo se asegura una
venta sino una buena relación comercial con su cliente.
10. El recurso humano es el más importante de las empresas, hay que motivarlo
y capacitarlo para asegurarse de que está comprometido con el proyecto de
exportación. De esta forma, el empleado se sentirá bien asumiendo nuevos
retos.
11. Una buena práctica es mantener los costos bajo control. Para ello hay que
estar evaluando la eficiencia de producción de la empresa, evaluar a los
proveedores de materia prima y de servicios logísticos y estar siempre
informados de la situación económica mundial.
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VII. BIBLIOGRAFIA.
CADEXCO (Cámara de Comercio Exterior de Costa Rica), disponible en:
www.cadexco.net
Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos (LA GUÍA).Editorial McGrawHill Interamericana. 2002.
FUNDES Internacional. Diagnostico Integral del Trámite de Exportaciones enCosta Rica. Fundes, 2008.
Gido, Jack y Clements, James P. Administración Exitosa de Proyectos.
Segunda Edición. Editorial Thomson. 2003.
Nokes, Sebastian y Greenwood, Alan. La Guía definitiva de la Gestión deProyectos. Editorial Prentice Hall. Primera Edición. Pearson Education, S.A. 2007.
PMI (Project Management Institute). Guía de los Fundamentos de la Direcciónde Proyectos (Guía del PMBOK). Tercera Edición. 2004.
PROCOMER (Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica). Análisis de lasEstadísticas de Exportación Costa Rica, 2007. PROCOMER. 2008.
PROCOMER (Promotora de Comercio Exterior de Costa Rica), disponible en:
www.procomer.com
PROMEXICO (Promotora de Comercio Exterior de México), disponible en:
www.promexico.gob.mx
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World Bank. Doing Business 2008. The International Bank for Reconstruction and
Development / The World Bank, 2007
WEXPORTAR (Portal de Exportaciones Argentinas), disponible en
www.wexportar.com.ar
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VIII. ANEXOS.
8.1 Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto.
ACTA DEL PROYECTOFecha Nombre de Proyecto13 de Mayo de 2008 Propuesta metodológica para la exportación definitiva de productos
por primera vez para las PYMES de Costa Rica según mejoresprácticas en Administración de Proyectos del PMI.
Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):
AlcanceTiempo
Empresas del Sector Productivo en Costa Rica que esténcategorizadas como pequeñas o medianas (PYMES) y desean iniciarun proyecto de exportación en sus organizaciones.
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto19 de Mayo de 2008 17 de Noviembre de 2008Objetivos del proyecto (general y específicos)Objetivo General:
Elaborar una propuesta metodológica que facilite el proceso de exportación definitiva de productos en Costa Ricapara las PYMES que deseen iniciar el proyecto de exportar por primera vez con base en las áreas de conocimientode alcance y tiempo.
Objetivos Específicos:
1. Documentar los requisitos necesarios para realizar un Plan de Exportación, con el objetivo de facilitar elproceso de delimitación del proyecto de exportación de estas empresas, con el objetivo de maximizar losrecursos mediante una buena negociación con todas las partes involucradas durante el proceso.
2. Elaborar un cronograma base del proceso de exportación por primera vez, que sirva como guía para lasempresas y les permita mejorar su desempeño.
3. Diseñar una plantilla que permita estimar los costos involucrados en el proceso de exportación, para que lasempresas, en sus futuras negociaciones puedan realizar una mejor asignación de sus recursos financieros yeconómicos.
4. Elaborar una propuesta del Organigrama del Departamento de Exportación, que deberían tener estasempresas, incluyendo el perfil de los puestos, con el fin de tener una estructura sostenible y una asignación delrecurso humano adecuada.
5. Crear un flujo de proceso del Proyecto de Exportación, que permita a las empresas que van a exportar porprimera vez, tener una mejor conceptualización del mismo y a su vez facilite un mejor entendimiento delproceso por parte de los exportadores.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)La globalización ha provocado la necesidad de las empresas de participar del comercio internacional, muchas deestas empresas no cuentan con el conocimiento ni la experiencia para realizar efectivamente el proceso logístico decolocación de sus productos en los mercados internacionales.
A pesar de que Costa Rica cuenta con una oficina para la promoción de la exportaciones (PROCOMER), la cual ha
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estado impulsando al sector en los últimos 10 años, el presente trabajo busca darle un enfoque de proyecto a estemétodo dándole énfasis a las áreas de conocimiento de: alcance y tiempo, además de enfocarse en un sector queestá en pleno desarrollo en nuestro país como los son las PYMES.
Este manual servirá como base de referencia para todas aquellas empresas que buscan una metodología fácil deimplementar en sus empresas con el objetivo de hacer más eficiente el proyecto de exportación por primera vez desus bienes. La investigación se enfocara en empresas pequeñas y medianas, las cuales no pertenezcan o gocen delos beneficios de los regímenes especiales de exportación, tales como Zona Franca o Perfeccionamiento activoentre otros.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyectoEl proyecto consiste en la elaboración de una metodología práctica para facilitar el proceso de exportación porprimera vez en las PYMES que deseen iniciar un proyecto de exportación en sus organizaciones, según las mejoresprácticas de administración de proyectos, basados en los estándares del PMI, con forme a las áreas deconocimiento planteadas anteriormente.
Mediante el enfoque de proyecto se busca darle prioridad a las áreas de conocimiento que son base en el procesode exportación, mediante el aporte de entregables como un cronograma base que servirá como guía de referenciade los tiempos promedios para implementar el proyecto de exportación, una plantilla de identificación de los costosen los que se incurren a la hora de exportar, la proposición de una estructura que administre las exportaciones y undiagrama de flujos del proceso de exportación que permita un fácil entendimiento de los involucrados.
SupuestosSe contará con el dinero necesario para hacer la investigaciónToda la información estará a disposición para la investigaciónRestriccionesExisten restricciones de tiempo, por cuanto el proyecto tiene que estar finalizado para Enero de 2009.Información histórica relevantePROCOMER y CADEXCO cuentan con varios documentos e investigaciones relacionados con el tema que serántomados como base para el presente trabajo.Identificación de grupos de interés (Stakeholders)Cliente(s) directo(s): PYMES del sector productivo nacional que deseen iniciarse en el proceso de exportacióndefinitiva.
Cliente(s) indirecto(s): Cualquier empresa que desee iniciarse en el proceso de exportación definitiva en Costa Rica.Aprobado por: Firma:
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8.2 Plantilla de Declaración del Alcance.
DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTOFecha Nombre de Proyecto13 de Mayo de 2008 Propuesta metodológica para la exportación definitiva de productos
por primera vez para las PYMES de Costa Rica según mejoresprácticas en Administración de Proyectos del PMI
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)La globalización ha provocado la necesidad de las empresas de participar del comercio internacional, muchas de estasempresas no cuentan con el conocimiento ni la experiencia para realizar efectivamente el proceso logístico deabastecimiento de sus productos en los mercados internacionales.
A pesar de que Costa Rica cuenta con una oficina para la promoción de la exportaciones (PROCOMER), la cual ha estadoimpulsando al sector en los últimos 10 años, el presente trabajo busca darle un enfoque de proyecto a este método dándoleénfasis a las áreas de conocimiento que mas se ajustan con las características de esta investigación la cuales son: alcancey tiempo. Además de enfocarse en un sector que está en pleno desarrollo en nuestro país como los son las PYMES.
Este manual servirá como base de referencia para todas aquellas empresas que buscan una metodología fácil deimplementar en sus empresas con el objetivo de hacer más eficiente el proceso de exportación de sus bienes. Lainvestigación se enfocara en empresas pequeñas y medianas, las cuales no pertenezcan o gocen de los beneficios de losregímenes especiales de exportación, tales como Zona Franca o Perfeccionamiento activo entre otros.Objetivo(s) del proyecto:Objetivo General:
Elaborar una propuesta metodológica que facilite el proceso de exportación definitiva de productos en Costa Rica para lasPYMES que deseen iniciar el proyecto de exportar por primera vez con base en las áreas de conocimiento de alcance ytiempo.
Objetivos Específicos:
1. Documentar los requisitos necesarios para realizar un Plan de Exportación, con el objetivo de facilitar el proceso dedelimitación del proyecto de exportación de estas empresas, con el objetivo de maximizar los recursos mediante unabuena negociación con todas las partes involucradas durante el proceso.
2. Elaborar un cronograma base del proceso de exportación por primera vez, que sirva como guía para las empresas y lespermita mejorar su desempeño.
3. Diseñar una plantilla que permita estimar los costos involucrados en el proceso de exportación, para que las empresas,en sus futuras negociaciones puedan realizar una mejor asignación de sus recursos financieros y económicos.
4. Elaborar una propuesta del Organigrama del Departamento de Exportación, que deberían tener estas empresas,incluyendo el perfil de los puestos, con el fin de tener una estructura sostenible y una asignación del recurso humanoadecuada.
5. Crear un flujo de proceso del Proyecto de Exportación, que permita a las empresas que van a exportar por primera vez,tener una mejor conceptualización del mismo y a su vez facilite un mejor entendimiento del proceso por parte de losexportadores.
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Producto principal del proyecto:El proyecto consiste en la elaboración de una metodología práctica para facilitar el proceso de exportación por primera vezen las PYMES que deseen iniciar un proyecto de exportación en sus organizaciones, según las mejores prácticas deadministración de proyectos, basados en los estándares del PMI, con forme a las áreas de conocimiento planteadasanteriormente.Descripción del producto(s) o servicio(s) que generará el proyectoMediante el enfoque de proyecto se busca darle prioridad a las áreas de conocimiento que son base en el proceso deexportación, mediante el aporte de entregables como un cronograma base que servirá como guía de referencia para laimplementación del proyecto de exportación, una plantilla de identificación de los costos en los que se incurren a la hora deexportar, la proposición de una estructura que administre las exportaciones y un diagrama de flujos del proceso deexportación que permita un fácil entendimiento de los involucrados.
Fases del Proyecto – Estrategia de DesarrolloInicio: conceptualización del proyecto, definición del tema, Acta y Declaración del Alcance.Planeación: desarrollo de la EDT, cronograma del proyecto y asignación de recursos, investigaciones preliminares.Ejecución: investigaciones formales y preparación del documento escrito junto con la presentación para la defensa.Control: monitoreo de los costos y del cronograma para concluir a tiempo durante todo el proyecto, presentación deldocumento ante filólogo para revisión de texto.Cierre: Defensa del Proyecto Final de Gradación.Identificación de grupos de interés (stakeholders):Cliente(s) directo(s): PYMES del sector productivo nacional que deseen iniciarse en el proceso de exportación.
Cliente(s) indirecto(s): Cualquier empresa que desee iniciarse en el proceso de exportación definitiva en Costa Rica.Identificación de Riesgos Plan de mitigación1. Si no se cuenta con toda la información necesaria se
podrían presentar problemas con los resultadosesperados de la tesina.
1. Apoyarse en medios electrónicos de información comopáginas de Internet.
Aprobado por: Firma:
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8.3 La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).
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8.4 Cronograma del Proyecto.
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8.5 Declaración Aduanera de Exportación (DAE)
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8.6 Formulario Aduanero Único Centro Americano (FAUCA)
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