Transferencia Documental

Presentado por:Ingrith Paola López María Lorena Bogotá

Presentado a:Yamileth Hidalgo Urrea

Transferencias documentales

Es la remisión de documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico

Es el procedimiento por el cual se hace el traslado controlado de los documentos

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionaran las series , subseries y tipos documentales teniendo en cuanta Las fechas externas

y el numero de folios con la ejecución de esta transferencia

Importancia

I. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informaciónII. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.III. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la

documentación.IV. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la

acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

V. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

VI. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

Calendario de transferencia documentales

El calendario de transferencia debe elaborarse de común acuerdo entre los productores de la

documentación y el jefe del Archivo Central

Archivo de gestiónCONTIENE LOS

DOCIMENTO QUE SE GENERA EN EL

PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y QUE ESTAN EN CONSTANTE

CONSULTA

Archivo Central Al recibirse los documentos en el

archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales

transferida concuerden con el inventario

Archivo Histórico

La documentación transferida al archivo histórico es la q

posee un valor investigativo , cultural para la ciencias

Requisitos para efectuar las transferencias

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de

1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo

Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la

documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico

Identificación del material afectado por biodeterioro

Revisión y foliación Unidad de conservación y

almacenamiento Cajas

carpetas