elaboraciÓn de tablas de retenciÓn documental (trd) de …

ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) DE LAS

ÁREAS MISIONALES DE LA UNIDAD PARA LAS VICTIMAS

Estudiante:

GUIMAR ANDRES AYALA TRIANA

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR PARA EL TÍTULO DE

ESPECIALISTA EN ARCHIVÍSTICA

Asesor:

GERMAN AMAYA

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

ESCUELA DE POSGRADOS

ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVÍSTICA

TUNJA BOYACÁ

2021

INDICE

1. PRESENTACIÓN .............................................................................................. 6

1.1. ORIGEN DE LA UNIDAD PARA LAS VICTIMAS ................................................. 8

1.2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ..................................................................... 9

1.3. UNIDADES ADMINISTRATIVAS MISIONALES ................................................ 12

2. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS EN EL MARCO DE LA

ATENCIÓN, ASISTENCIA Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS ......... 13

2.1. ARCHIVOS ........................................................................................................ 14

2.2. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE ARCHIVO .................................................... 15

2.3. REGISTRO ........................................................................................................ 16

2.3.1. DEPÓSITOS .............................................................................................. 16

2.4. PRODUCTO ...................................................................................................... 19

3. DESARROLLO PRÁCTICO INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA ...................... 25

3.1. COMPILACIÓN ................................................................................................. 25

3.2. ANÁLISIS .......................................................................................................... 26

3.2.1. CONFORMACIÓN DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

26

3.3. VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 35

3.3.1. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ......................................... 36

3.4. ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ......... 36

3.4.1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD ............................. 38

3.4.2 CODIFICACIÓN DE LAS SECCIONES, SUBSECCIONES, SERIES Y ........... 51

SUBSERIES ............................................................................................................. 51

3.4.3 CODIFICACIÓN SECCIONES Y SUBSECCIONES ......................................... 51

3.4.4 CODIFICACIÓN DE SERIE Y SUBSERIES ..................................................... 55

3.4.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD ............................................. 58

4. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTIVA ..................................... 114

5. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES ................................................... 115

6. WEBGRAFÍA ................................................................................................. 116

LISTA ILUSTRACIONES

Ilustración 1Estructura Organizacional de la Unidad para la Atención y Reparación

Integral a las Victimas .............................................................................................. 9

Ilustración 2: Áreas Misionales de la UARIV .......................................................... 12

Ilustración 3: Bodegas de archivo UARIV Complejo Logístico San Cayetano ....... 15

Ilustración 4: Oficinas de Bodegas de Archivo Complejo Logístico San Cayetano 15

Ilustración 5: Fotos Deposito de Archivo ................................................................ 17





Ilustración 10: Fotos Deposito de Archivo .............................................................. 19

LISTA DE GRAFICAS

Grafica 1: Codificación series y Subseries .......................................................................... 37

LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Estructura de la Planta de Personal de la Unidad para la Atención y

Reparación Integral a las Victimas. ........................................................................ 10

Tabla 2: Condiciones físicas complejo Logístico San Cayetano ............................ 16

Tabla 3: Metros Cuadrados custodia de archivo .................................................... 16

Tabla 4. Fotos Deposito de Archivo ....................................................................... 16

Tabla 5. Fotos Deposito de Archivo ....................................................................... 17

Tabla 6. Diagnostico .............................................................................................. 21

Tabla 7. Diagnostico .............................................................................................. 24

Tabla 8. Actividades y tipos Documentales ........................................................... 29

Tabla 9. Actividades y tipos Documentales Área Misional Dirección de Gestión

Interinstitucional ..................................................................................................... 30

Tabla 10. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección de

coordinación técnica del sistema nacional de atención y reparación integral de

víctimas. ................................................................................................................. 31

Tabla 11.Actividades y Tipos Documentales Subdirección de coordinación nación-

territorio .................................................................................................................. 32

Tabla 12. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección de

Participación .......................................................................................................... 33

Tabla 13. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Dirección de Gestión

Social y Humanitaria .............................................................................................. 35

Tabla 14. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección

Prevención y Atención de Emergencias ................................................................ 35

Tabla 15. Agrupación Áreas Misionales Primer Nivel ............................................ 38

Tabla 16. Clasificación Documental ....................................................................... 50

Tabla 17. Codificación Secciones y Subsecciones ................................................ 55

Tabla 18. Codificación de Serie y Subserie ........................................................... 58

Tabla 19. TRD Direccion de Gestión Interinstitucional ........................................... 70

Tabla 20. TRD Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de

Atención y Reparación Integral de Victimas .......................................................... 75

Tabla 21. TRD Subdirección Coordinación Nación Territorio ................................ 79

Tabla 22. TRD Subdirección de Participación ....................................................... 85

Tabla 23. TRD Dirección de Gestión Social y Humanitaria .................................... 89

Tabla 24. TRD Subdirección Prevención Atención de Emergencias ................... 106

Tabla 25. TRD Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria .................... 113

1. PRESENTACIÓN

De acuerdo con la normatividad para el desarrollo de la gestión documental se

deben elaborar herramientas archivísticas, una de ellas las Tablas de Retención

Documental (TRD) las cuales son un instrumento archivístico donde se encuentran

listado de series con tipos documentales lo que permite establecer cuáles son los

documentos manejados por la entidad, su importancia y necesidad tiempos de

conservación y preservación y lo que se debe hacerse con ellos una vez finalice su

vigencia o utilidad.

El presente trabajo se orientó en temas relacionados inicialmente con la estructura

organizacional de la entidad permitiendo analizar las funciones establecidas para

todas las áreas. Durante el proceso de planeación se estableció como parte

primordial una mejora continua, en la cual se establecen estrategias que facilitan el

desarrollo óptimo de las actividades y que permiten garantizar el cumplimiento de

los objetivos planteados en el proyecto.

En cumplimiento de la metodología establecida por el archivo general de la nación

en su Ley 594 de 2000 establece la obligatoriedad de elaborar y adoptar el

instrumento archivístico Tablas de Retención Documental para generar un impacto

positivo, efectivo y oportuno en la gestión de las entidades. De acuerdo con lo

anterior, se plantea la elaboración de las TRD para las áreas misionales de la UARIV

con las cuales se permite identificar las agrupaciones documentales, su valoración

y disposición final. Contemplando el ciclo vital de los documentos, así como el marco

legal, el contexto institucional, el procedimiento metodológico trabajado para

establecer los cuadros de clasificación documental debidamente codificados y

jerarquizadas las agrupaciones documentales y finalmente la construcción de las

Tablas de Retención Documental – TRD para las áreas misionales.

La responsabilidad de la UARIV es continuar con la gestión en la elaboración de

todas las tablas de las áreas pendientes y finalizar este instrumento archivístico,

este debe ser convalidado e implementado por cada uno de los productores

documentales, así como publicado en la página web de la entidad. Adicionalmente

deben ser adoptadas y sensibilizadas mediante capacitación a todo el personal para

garantizar el cumplimiento y aplicación.

Para este proyecto inicialmente se realiza la elaboración de la herramienta de

diagnóstico con el fin de garantizar la conservación y preservación de los

documentos y determinar la situación en la que se encuentra el archivo. La guía la

Guía del Archivo General de la Nación denominada Pautas para Diagnóstico Integral

de Archivo determina que se debe “partir de las evaluaciones técnicas sobre

conservación física, condiciones ambientales y operacionales, seguridad,

perdurabilidad y reproducción de la información. Por otro lado, garantizar los

espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los

archivos”.1

Basados en lo anterior se realiza la primera parte que es la identificación de la

estructura organizacional y funciones de la UARIV, para poder realizar la recolección

de datos y así determinar cuáles documentos producen las áreas misionales por el

cumplimiento de sus funciones, posteriormente se realiza un análisis de la

información recolectada de las series y subseries documentales y la elaboración de

las Tablas de Retención Documental de las áreas misionales de la entidad.

Este instrumento garantiza la clasificación del patrimonio documental de la entidad

mediante la identificación y análisis de las series documentales, asignándoles, a

través del proceso de valoración, el tiempo de duración y su disposición final, sobre

aquellos documentos que por sus tipologías desarrolla valores secundarios. De esta

forma, permite que los documentos cumplan con las etapas estipuladas en el ciclo

vital a través de los procesos de transferencia que garantizan la descongestión de

los documentos, principalmente en los archivos de gestión.

1 Archivo General de la Nación. Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá. 2003

HISTORIA INSTITUCIONAL

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas es una institución

creada en enero de 2012 a partir de la Ley 1448 (sobre víctimas y restitución de

tierras), por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a

las víctimas del conflicto armado interno.

La Unidad para las Víctimas busca el acercamiento del Estado a las víctimas

mediante una coordinación eficiente y acciones transformadoras que promuevan la

participación efectiva de las víctimas en su proceso de reparación. Se encarga de

coordinar las medidas de asistencia, atención y reparación otorgadas por el Estado,

como de articular a las entidades que hacen parte del Sistema Nacional para la

Atención y Reparación Integral a las Víctimas (SNARIV).

Es una entidad del orden nacional con autonomía administrativa y patrimonial, que

pertenece al sector de la inclusión social y la reconciliación liderado por el

Departamento de la Prosperidad Social (DPS).

1.1. ORIGEN DE LA UNIDAD PARA LAS VICTIMAS.

En Colombia la Unidad para las Victimas es una institución que trabaja con base en

las necesidades de las víctimas, brinda asistencia y reparación a las personas

afectadas por conflicto interno armando para así cumplir con su objetivo de ejecutar

acciones de prevención, atención y reparación integral a las víctimas, a través de la

Red Nacional de Información, integra el Sistema Nacional de Atención y Reparación

Integral a las Victimas (SNARIV) para consolidar información que permite identificar

la población en riesgo, desarrollar análisis y focalización para la aplicación de los

diferentes programas y hacer seguimiento al impacto de las políticas

implementadas, necesarias para identificar la situaciones que originaron y siguen

originando daño a la comunidad afectada, en materia de Derechos Humanos, en

Colombia. Además, permite medir resultados y determinar lo que influye

directamente en los fenómenos de desplazamiento forzado, desaparición forzada,

homicidio y demás hechos victimizantes.

La Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a las Víctimas

(en adelante UARIV) fue creada en Colombia en el año 2012 para establecer

medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto

armado interno, “mediante el artículo 166 de la Ley 1448 de 2011, se crea como una

Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, autonomía administrativa y

patrimonial, la cual tiene por objetivo: “Coordinar el Sistema Nacional de Atención y

Reparación a las Víctimas y la ejecución e implementación de la Política Pública de

Atención. Asistencia y Reparación Integral a las mismas en los términos

establecidos en la ley”2

1.2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA:

Mediante el Decreto del Departamento de Administración Pública 4802 de 2011, se

establece la estructura de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las

Víctimas y se determina su naturaleza, objetivo y funciones; así mediante el artículo

7 de este Decreto, el numeral 23 dispone "Crear, organizar y conformar comités,

comisiones y grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estructura interna,

las necesidades del servicio y los planes y programas trazados para el adecuado

funcionamiento de la Unidad".3

Este decreto también establece los procedimientos a realizar frente a adopción de

planta de personal, contratos y convenios vigentes, transferencia de bienes,

derechos y obligaciones, archivos, ejecución de recursos presupuestales y de

reservas, referencias normativas, fondo de reparación a Victimas. Todo lo anterior

con vigencia al 31 de diciembre de 2011.

Ilustración 1Estructura Organizacional de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas

Mediante Decreto 4968 de 2011, el Gobierno Nacional determinó la planta de

personal para la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación

Integral a las Víctimas. 4 Se crearon 857 cargos y la planta es global permitiendo

2 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Ley 1448 de 2011 3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PUBLICA. COLOMBIA. Decreto 4802 de 2011 4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PUBLICA. COLOMBIA. Decreto 4968 de 2011

que se distribuyeran teniendo en cuenta la organización interna, las necesidades de

servicio, los planes y programas de la Unidad. Los cargos estaban distribuidos de la

siguiente manera:

N° de Cargos Dependencia y Denominación del Empleo Código Grado

Despacho del director

1 (Uno) Director General de Unidad Administrativa 0015 28

3 (Tres) Asesor 1020 15

7 (Siete) Asesor 1020 14

1 (Uno) Secretario Bilingüe 4182 25

1 (Uno) Secretario Ejecutivo 4210 24

1 (Uno) Conductor Mecánico 4103 13

Planta Global

1 (Uno) Subdirector General de Unidad Administrativa

Especial 0040 24

1 (Uno) Secretario General de Unidad Administrativa

Especial 0037 24

5 (Cinco) Director Técnico 0100 23

20 (Veinte) Director Territorial 0042 19

9 (Nueve) Subdirector Técnico 0150 21

2 (Dos) Jefe de Oficina 0137 22

3 (Tres) Jefe de oficina Asesora 1045 16

81 (Ochenta Uno) Profesional Especializado 2028 24

105 (Ciento cinco) Profesional Especializado 2028 21

1 (Uno) Profesional Especializado 2028 20


2 (Dos) Profesional Especializado 2028 18



40 (Cuarenta) Profesional Especializado 2028 13


261 (Doscientos sesenta y uno)

Profesional Universitario 2044 11

221 (Doscientos Veintiuno) Profesional Universitario 2044 09

27 (Veintisiete) Analista de Sistemas 3003 18

1 (Uno) Técnico Administrativo 3124 18

23 (Veintitrés) Técnico 3100 16

36 (Treinta y seis) Auxiliar Administrativo 4044 23

Tabla 1: Estructura de la Planta de Personal de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas.

Mediante la Resolución 00041 de 2018 "Por la cual se establecen los Grupos

Internos de Trabajo de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las·

Víctimas, su denominación, funciones, se hacen algunas derogatorias y se dictan

otras disposiciones", se unificó en ese acto administrativo los grupos de trabajo de

la Entidad y en especial derogó las Resoluciones 2043 de 31 de octubre de 2012,

0782 de 23 de julio de 2013, 01120 de 21 de octubre de 2013, 00113 de 24 de

febrero de 2015 en sus artículos Tercero, Quinto, Séptimo, Noveno y Décimo

Primero y la Resolución 00211 de 13 de marzo de 20175.

Que a efectos de racionalizar la regulación normativa y garantizar la gestión

administrativa de la Unidad para las Víctimas (i) se consolidará en un único acto

administrativo los grupos de trabajo de la Unidad para las Víctimas, (ii) se mantendrá

y modificará las denominaciones y funciones de los grupos de trabajo existentes y

(iii) se creará algunos grupos de trabajo los cuales se organizaron dentro de la planta

de personal con mínimo cuatro (4) funcionarios, adscritos a las dependencias como

se detallan a continuación:

1. Dirección General 1.1 Oficina Asesora Jurídica 1.2 Oficina Asesora de Planeación 1.3 Oficina de Tecnologías de la Información 1.4 Oficina Asesora de Comunicaciones 1.5 Oficina de Control Interno 2. Subdirección General 3. Dirección de Gestión Interinstitucional 3.1 Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas 3.2 Subdirección de Coordinación Nación Territorio 3.3 Subdirección de Participación 4. Dirección de Gestión Social y Humanitaria 4.1 Subdirección de Prevención y Emergencias 4.2 Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria 5. Dirección de Reparación 5.1 Subdirección de Reparación Individual 5.2 Subdirección de Reparación Colectiva 6. Dirección de Registro y Gestión de la Información 6.1 Subdirección de Valoración y Registro 6.2 Subdirección Red Nacional de Información 7. Dirección de Asuntos Étnicos 8. Direcciones Territoriales 9. Secretaría General En cumplimento de lo anterior, la Unidad para la Atención y Reparación Integral a

las Víctimas tiene registradas 9.113.500 víctimas en El Registro Único de Victimas

(RUV), las cuales se encuentran ubicadas en los diferentes municipios del territorio

5 UNIDAD PARA LAS VICTIMAS. COLOMBIA. Información Institucional Página web disponible en: https://www.unidadvictimas.gov.co/es/resolucion-0x0041-del-22-de-enero-de-2018

https://www.unidadvictimas.gov.co/es/resolucion-00041-del-22-de-enero-de-2018

nacional, estas personas vienen siendo atendidas por los funcionarios y/o

contratistas de la entidad, a través de jornadas de atención; con la finalidad de

garantizar el acceso a la oferta institucional y atender las necesidades originadas

con ocasión a hechos ocurridos en el marco del conflicto armado interno.

1.3. UNIDADES ADMINISTRATIVAS MISIONALES:

La UARIV debe liderar acciones del Estado y la sociedad para atender y reparar

integralmente a las víctimas, para contribuir a la inclusión social y a la paz. Para ello

dentro de su organigrama tiene 5 áreas misionales las cuales trabajan

conjuntamente para las víctimas en el proceso de reparación integral para la

reconstrucción y transformación de sus proyectos de vida brindándoles una oferta

pertinente, eficaz, sostenible y oportuna. Las áreas misionales son:

Ilustración 2: Áreas Misionales de la UARIV

La misión de la UARIV se manifiesta de la siguiente forma: “Liderar acciones del

Estado y la sociedad para atender y reparar integralmente a las víctimas, para

contribuir a la inclusión social y a la paz” en este sentido, es menester garantizar el

acceso a la información de las víctimas y otras entidades para cumplir efectivamente

con dicho propósito y tiene la responsabilidad de garantizar la protección, valoración,

preservación, acceso y difusión, de los archivos de derechos humanos que se han

producido en cumplimiento de las funciones asignadas, en el marco de la política de

Atención, Asistencia y Reparación Integral a las Víctimas.

En este sentido, se plantea la elaboración de las Tablas de Retención Documental

de las áreas misionales de la UARIV teniendo en cuenta la metodología determinada

por el Archivo General de la Nación que permite identificar, valorar y disponer a partir

de la estructura orgánico-funcional de la entidad la documentación.

2. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LOS ARCHIVOS EN EL MARCO DE LA

ATENCIÓN, ASISTENCIA Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS

El diagnóstico integral de archivos puede ser considerado como un levantamiento

de información y análisis, para establecer el estado de los archivos, determinar la

aplicación de los procesos y procedimientos archivísticos necesarios que permitan

a la entidad identificar los aspectos críticos, de tal forma, que pueda establecer

prelaciones de acuerdo con las necesidades de información que requiera la Unidad.

El Diagnóstico Integral del archivo de la Unidad para las Víctimas, se basa en la

normatividad archivística vigente y la metodología de Diagnóstico Documental

expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Para realizar

el levantamiento de la información se aplicaron: Listas de verificación de archivos,

aspectos archivísticos, aspectos de conservación, solicitud de información a

responsables de la información, de igual manera se realizó observación directa y

registro fotográfico de los aspectos más relevantes encontrados.

La Gestión documental de la Unidad está definida dentro del proceso de

implementación de la Ruta de Atención, Asistencia y Reparación Integral, definida

como la estrategia de articulación de procesos y procedimientos para materializar el

modelo de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas. A través de este

modelo, la Unidad busca que las víctimas logren acceder a sus derechos de acuerdo

con el hecho victimizante sufrido y las condiciones de su situación particular. La Ruta

se entiende como el camino que debe seguir la víctima para alcanzar el goce

efectivo de sus derechos y la recuperación del ejercicio de su ciudadanía.

Ahora bien, de acuerdo con lo contemplado en la Resolución 06420 del primero de

noviembre de 2018, en su artículo 10, estableció la estructura de la Secretaría

General de la Unidad, determinando que uno de los Grupos Internos de Trabajo que

la conforman es el Grupo de Gestión Administrativa y Documental, al cual le asisten

entre otras las siguientes funciones:

• Aplicar políticas y metodologías para desarrollar el proceso de gestión

documental de acuerdo con las normas y de directrices del Archivo General

de la Nación, (AGN).

• Orientar a las dependencias de la Unidad sobre el manejo y tratamiento de

archivos institucionales de gestión e históricos.

• Proyectar, socializar e implementar los cronogramas de transferencias

documentales para el manejo integral de los archivos de la Unidad6.

6 UNIDAD PARA LAS VICTIMAS. COLOMBIA. Información Institucional Página web disponible en:

https://www.unidadvictimas.gov.co/es/resolucion-06420-del-1-de-noviembre-de-2018

https://www.unidadvictimas.gov.co/es/resolucion-06420-del-1-de-noviembre-de-2018

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos y la Constitución Política establecen

entre otros aspectos, los lineamientos de registro de información producida o

recibida por una entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones,

estas actividades están relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, las

cuales comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o

conservación permanente. 7Adicionalmente las TRD permiten la normalización de la

gestión documental, la racionalizan la producción documental y la

institucionalización del ciclo vital de los documentos así:

• Archivo de gestión.

• Archivo central o intermedio.

• Archivo histórico o permanente

Que, de conformidad con la misma Ley, los archivos en un Estado de Derecho

cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora, por tal razón se

establece la obligatoriedad de la creación de archivos en las entidades públicas,

responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Que, como quiera que es obligación de la Entidad, atendiendo lo establecido en el

artículo 24 de la Ley 594 del 2000, elaborar las TRD, que son el instrumento

archivístico esencial que lista las series con sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por cada una de las dependencias, en

cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia

en cada fase de archivo.

Igualmente se realizó el reconocimiento general de las instalaciones físicas de cada

archivo; se pudo evidenciar que en la bodega 24 nivel 3, se encuentra la información

con estado de deterioro biológico correspondiente a 20 unidades de conservación

(cajas X200).

2.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN

Teniendo en cuenta que los archivos de gestión en la Unidad para las Víctimas se

encuentran en su mayoría Centralizados, a lo que hemos denominado Archivo de

Gestión Centralizado, donde reposa todo el acervo documental de la Entidad, dadas

las condiciones de insuficiencia de los espacios físicos para la custodia de estos por

parte de las áreas productoras.

Bodega 23: Allí reposan activos de información correspondientes a las diferentes

áreas productoras de la Entidad, estos documentos se encuentran en

7 CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000

procesamiento técnico para su respectiva digitalización por parte del operador

INFODATA.

2.2. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE ARCHIVO

El edificio complejo empresarial San Cayetano, empezó su construcción en el año

2006, este fue inaugurado en diciembre de 2018, cuya función inicial es prestar

servicios de arrendamiento de bodegaje y oficinas, la edificación cuenta con

certificación (LEED) sistema de certificación de edificios sostenibles, desarrollado

por el Consejo de la Construcción Verde de Estados Unidos, cumpliendo con las

condiciones de infraestructura del espacio destinado para la custodia de los

documentos de la UARIV evidencia que las bodegas cuentan las condiciones

requeridas para su custodia de los documentos.

Ilustración 3: Bodegas de archivo UARIV Complejo Logístico San Cayetano

Ilustración 4: Oficinas de Bodegas de Archivo Complejo Logístico San Cayetano

2.3. REGISTRO FOTOGRÁFICO VISITA TÉCNICA A DEPÓSITOS DE

ARCHIVO

El registro fotográfico fue tomado a partir de la visita técnica realizada a los

depósitos de archivo, dejado como evidencia el estado actual de la identificación de

las unidades de almacenamiento y la ubicación topográfica de los activos de

información de la entidad.

Condiciones de San Cayetano

Tipo Protección

¿Poseen los depósitos iluminación natural?

Ventanas si

Claraboyas si

Puertas si

¿Poseen los depósitos iluminación artificial?

Fluorescente Luminario tipo LUMEK 15 en área interior de cada bodega

LED Luminarias Panel led 40W 60x60 en oficinas

Ventilación natural dada por

Ventanas X

Puertas X Tabla 2: Condiciones físicas complejo Logístico San Cayetano

En esta tabla refleja la capacidad en metros cuadrados asignados para la custodia

del acervo documental de la Entidad, de la siguiente manera:

Deposito Total, M2

22 1.512

23 1.415

24 1.236 Tabla 3: Metros Cuadrados custodia de archivo

2.3.1. DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Tabla 4. Fotos Deposito de Archivo

Ilustración 5: Fotos Deposito de Archivo


Tabla 5. Fotos Deposito de Archivo


2.4. PRODUCTO DEL DIAGNÓSTICO

NORMATIVIDAD INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

SI NO PARCIAL OBSERVACIONES

Acuerdo 05 de 2013

La Entidad ha elaborado el Cuadro de Clasificación Documental

X Se están actualizando

Acuerdo 04 de 2013

¿La Entidad ha elaborado las Tablas de Retención Documental?

X

¿Las Tablas de Retención Documental fueron aprobadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X

Acuerdo 04 de 2019

¿Las Tablas de Retención Documental fueron convalidadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X Se encuentran en proceso de convalidación por parte del AGN

¿Las Tablas de Retención Documental fueron implementadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X Se da aplicación, pero el instrumento no ha sido convalidado.

¿Las Tablas de Retención Documental fueron publicadas en la página web de la Entidad?

X

¿Han sido actualizadas las Tablas de Retención

X

Documental? Indique el motivo y la fecha

Decreto 1080 de 2015

¿La Entidad ha elaborado el Programa de Gestión Documental?

X Se encuentra en proceso de actualización.

¿El Programa de Gestión Documental fue aprobado por la instancia competente? Indique acto administrativo

X Acta de aprobación con fecha septiembre 28 de 2015

¿Se ha realizado la implementación del Programa de Gestión Documental?

X

¿Se ha realizado el seguimiento al Programa de Gestión Documental?

X

¿Dentro del programa de gestión documental se consideró la gestión de documentos electrónicos?

X

¿Existe reglamentación interna en lo relacionado con certificados y firmas digitales?

X

¿Ha identificado la Entidad documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales)

X

¿La entidad ha identificado medidas de control para uso de reprográfica (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación)?

X

¿Se ha publicado el Programa de Gestión Documental en la página web de la Entidad?

X

¿La Entidad ha elaborado el Plan Institucional de Archivos?

X Aprobado en acta del 23 de octubre de 2018

Acuerdo 04 de 2013

¿La Entidad ha elaborado las Tablas de Valoración Documental?

X

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X

Acuerdo 04 de 2019

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron

X

convalidadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron implementadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X

Decreto 1080 de 2015

¿Ha implementado la Entidad la elaboración de los inventarios documentales en los archivos de gestión?

X

¿Ha elaborado la Entidad el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos?

X

¿Ha elaborado la Entidad el banco terminológico de tipos, series y subseries documentales?

X Se encuentra pendiente por actualización

¿Ha desarrollado la Entidad los mapas de procesos, flujos documentales, y la descripción de funciones de las unidades administrativas?

X

¿Ha desarrollado la Entidad las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a documentos?

X Se encuentra en proceso de actualización

Acuerdo 06 de 2014

¿Ha elaborado la Entidad el Sistema Integrado de Conservación?

X Se encuentra en proceso de elaboración.

¿El Comité Interno de Archivo emitió concepto para la aprobación del Sistema Integrado de Conservación?

X

Se tiene previsto su elaboración y presentación al comité interno, dando alcance a lo estipulado en el marco normativo.

¿Fue aprobado el Sistema Integrado de Conservación mediante acto administrativo?

X

Tabla 6. Diagnostico

Se consolidó la información de los procesos misionales con el fin de realizar un

análisis detallado del proceso de gestión documental para ser tenidos en cuenta a

partir de las estrategias proyectadas en pro de la mejora continua y garantizando la

conservación de los documentos que produce la UARIV dando cumplimiento al

marco normativo vigente.

A partir de lo anterior se logró evidenciar que existen debilidades en la elaboración,

actualización e implementación de los Instrumentos archivísticos como son: la

elaboración de las Tablas de Retención Documental - TRD, el Programa de Gestión

Documental – PGD, Plan Institucional de Archivos – PINAR, Banco Terminológico

– BANTER, Tablas de Control de Acceso; elaboración de los Cuadros de Control de

Acceso – CCD, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónico

– MR.

NORMATIVIDAD ORGANIZACIÓN Y

DESCRIPCIÓN Si No Parcial OBSERVACIONES

Acuerdo 02 de 2014

¿Se están conformando los expedientes de acuerdo con los Cuadros de Clasificación adoptados por la Entidad?

X

No se tienen en cuenta los principios archivísticos al momento de la conformación del expediente.

¿Los expedientes son identificados de acuerdo con el sistema de descripción adoptado por la Entidad?

X

Algunos de los expedientes no cuentan con las hojas de control y los rótulos se encuentran parcialmente diligenciados, lo que dificulta la recuperación de la información.

Acuerdo 42 de 2002

¿Las carpetas reflejan las series y subseries documentales correspondientes a la Unidad administrativa?

X

Se han recibido en el archivo de GC: OAJ, Contratos, Historias laborales y Financiera. Cabe anotar que dicha información no se ha recepcionado de manera correcta, como lo establece el acuerdo 0042 de 2002.

Acuerdo 05 de 2013

¿Se ha implementado la Hoja de Control de documentos al interior del expediente?

X No se evidencian

¿La Entidad ha desarrollado un programa de descripción documental?

X

¿La Entidad ha elaborado instrumentos de descripción?

X

Acuerdo 02 de 2014

¿Se realiza la foliación de los expedientes en su etapa de gestión?

X

Conforme a las indicaciones dadas desde el área.

Acuerdo 038 de 2002

¿La Entidad ha adoptado el Formato Único de Inventario Documental?

X

Acuerdo 02 de 2014

¿Se realiza y mantiene actualizado el inventario de los expedientes en los archivos de gestión?

X

Acuerdo 11 de 1996

El material gráfico (dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, prensa, ¿entre otros) es extraído y se deja en su lugar un testigo?

X

Se tiene previsto el levantamiento de inventario del material audiovisual.

¿El material gráfico es almacenado en la sección del archivo dispuesta para conservar distintos formatos?

X

¿La entidad cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentos electrónicos?

X

Acuerdo 042 de 2002

¿Se realiza préstamo de documentos para trámites internos?

X

Por medio de correo electrónico y formato de préstamo y consulta.

¿Las dependencias realizan registro de los préstamos y solicitan su devolución?

X

El procedimiento se realiza en el área de GD

Acuerdo 02 de 2014

¿La Entidad realiza o ha realizado procesos de digitalización de los expedientes? Explique el motivo

X

Para facilitar la consulta y conservar seguridad a los expedientes. Actualmente la entidad ha implementado la digitalización Certificada con fines probatorios.

¿Se han realizado las transferencias primarias?

X

La entidad realiza traslado documental.

Acuerdo 042 de 2002

¿Las cajas usadas para la transferencia primaria se encuentran identificadas?

X

Acuerdo 04 de 2013

¿Se ha establecido un procedimiento para la Eliminación de documentos?

X

Acta de eliminación, publicada en el SIG

¿El procedimiento para eliminación de documentos está acorde con lo dispuesto en el Acuerdo 04 de 2013?

X

Se propone actualización del formato.

Acuerdo 02 de 2004

¿Tiene la entidad documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística (Fondos Acumulados)?

X

Se está analizando los actos administrativos, para identificar si la entidad conforma un FDA.

Acuerdo 07 de 2015

¿Se han perdido parcial o totalmente uno más expedientes en la Entidad?

X

No se ha identificado su totalidad, pero actualmente se han hecho mesas de trabajo para determinar el procedimiento de reconstrucción a los que haya lugar.

Circular 04 de 2003

¿Las Historias Laborales son organizadas de acuerdo con lo dispuesto en la Circular 04 de 2003?

X

Acuerdo 02 de 2014

¿En los archivos de gestión se utilizan unidades como AZ o carpetas argolladas?

X

Tabla 7. Diagnostico

Se consolido el estado de los activos de información actual, frente al procesamiento

técnico; procedimientos, formatos, guías, protocolos, instructivos y herramientas

que permiten la conformación, administración, acceso, consulta y disposición del

acervo documental de la Unidad.

Se requiere fortalecer la Gestión Documental mediante el Plan de Capacitaciones,

para la sensibilización a los colaboradores de la importancia y responsabilidad que

se tiene frente a la función archivística.

3. DESARROLLO PRÁCTICO INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA

A continuación, se determina el proceso de elaboración de las Tablas de Retención

Documental de las áreas misionales de la UARIV las cuales son: Dirección de

Gestión Interinstitucional, subdirección de coordinación técnica del sistema nacional

de atención y reparación integral de víctimas, subdirección de coordinación nación

territorio, subdirección de participación, Dirección de Gestión Social y Humanitaria,

subdirección prevención y atención de emergencias, subdirección de asistencia y

atención humanitaria, tenido en cuenta que se llevó a cabo a partir de la metodología

establecida por el Archivo General de la Nación y la normatividad asociada a cada

serie documental, por la cual se establecieron criterios tanto para la identificación

de las series documentales como para su valoración y garantizar de esa forma el

ciclo vital del documento.

3.1. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL:

En primer lugar, se realizó la recopilación de la información de la UARIV que facilitó

la recolección de las diferentes fuentes, las cuales incluyen el estudio del marco

normativo, mediante los actos administrativos que crearon la entidad y los

procedimientos, los cuales permitieron profundizar en los datos para la

conformación e identificación de las agrupaciones documentales de la entidad.

En este sentido, fue importante realizar una búsqueda de fuentes normativas

internas y externas, así como actos administrativos que permiten identificar

ordenanzas, decretos, resoluciones, informes, manual de funciones y

procedimientos que complementan la información. Así mismo se requirió la

búsqueda de conceptos en el marco de la teoría archivística que permitieron definir

los criterios para la organización de los documentos.

Un factor importante y determinante fue la información suministrada por los

funcionarios ya que son los elaboradores de los documentos y por lo tanto los

conocedores del procedimiento y gestión que se desarrolla con cada documento.

A partir del resultado de la recolección de la información y el análisis, se

complementa la investigación permitiendo una validación más detallada de las

acciones orientadas a valorar el contexto en que se producen los documentos.

3.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN

INSTITUCIONAL

A través de la estructura de la entidad, se pudieron establecer las áreas misionales como objetivo del presente trabajo y los fines orientados a las medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en Colombia. Por lo tanto, se logró determinar la elaboración de las tablas de retención documental de las áreas de Dirección de Gestión Interinstitucional, subdirección de coordinación técnica del sistema nacional de atención y reparación integral de víctimas, subdirección de coordinación nación territorio, subdirección de participación, Dirección de Gestión Social y Humanitaria, subdirección prevención y atención de emergencias, subdirección de asistencia y atención humanitaria. Por otro lado, se realizó el análisis de las entrevistas aplicadas a los funcionarios de cada una de las áreas involucradas, enfocadas al desarrollo de los procesos y actividades de gestión documental, los cuales permiten determinar las actuaciones archivísticas que se aplican en la entidad para lograr realizar un estudio detallado de las áreas misionales como se describen a continuación:

3.2.1. CONFORMACIÓN DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

A partir del análisis se determinó cuáles son los conjuntos de documentos similares obtenidos de una misma área en el desarrollo de sus funciones y actividades. Ya que podría decirse que las series son la evidencia documental del área en relación con su función. Igualmente, las series documentales se pueden dividir en subseries como un conjunto de documentos que hacen parte de una serie identificada de manera separada por sus diferentes características. Finalmente se efectuó un estudio del conjunto de actividades que se desarrollan en la aplicación de la misionalidad para lograr determinar los tipos documentales que contienen diferentes elementos y que se interrelacionan según el trámite.

FUNCIONES NOMBRE DE LA

SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE

1. Adelantar las acciones tendientes para coordinar las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas en lo que se refiere a la ejecución e implementación

INFORMES Informes a Entes

Gubernamentales

de la Política Pública de Atención, Asistencia y Reparación Integral a las Víctimas.

2. Aportar los insumos para la evaluación de la política pública del Sector de Inclusión Social y Reconciliación en materia de asistencia, atención y reparación integral a las víctimas.

3. Determinar los mecanismos y los criterios para la certificación de las entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas en el orden nacional y territorial, respecto a su contribución en el goce efectivo de los derechos a la verdad, justicia y reparación integral a las víctimas.

INFORMES Informes de Gestión

4. Establecer la metodología para que las entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas adopten, ajusten y realicen el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos dirigidos a la asistencia, atención y reparación integral a las víctimas.

5. Adelantar las acciones necesarias para elaborar los informes y responder a los requerimientos que formule la Rama Judicial y organismos de control sobre atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.

INFORMES Informes a Organismos de

Control y Vigilancia

6. Diseñar mecanismos para el seguimiento y acompañamiento a la implementación de la Política Pública de Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas en el orden nacional y territorial.

INFORMES

Informes Sobre la Implementación de la

Política Pública de Atención y Reparación

Integral a víctimas

7. Diseñar la metodología con las entidades competentes para el seguimiento a la priorización y ejecución presupuestal del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas en el nivel nacional y territorial.

8. Diseñar la estrategia para la promoción de la conformación de los Comités Territoriales de Justicia Transicional, en coordinación con las autoridades competentes.

9. Proponer a la Dirección General la creación de Comités Territoriales de Justicia Transicional para el acompañamiento en la elaboración de los planes de acción en los términos del artículo 173 de la Ley 1448 de 2011 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

ACTAS Actas de Comité

10. Coordinar la participación de la Unidad en los Comités Territoriales de Justicia Transicional.

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Lineamientos Estratégicos de Justicia Transicional

11. Diseñar la estrategia que permita articular la oferta pública de los niveles nacional, departamental, distrital y municipal en materia de ayuda humanitaria, atención, asistencia y reparación integral y gestionar la celebración de convenios interadministrativos correspondientes.


12. Apoyar al Director General de la Unidad con las autoridades competentes en la coordinación para la asignación y transferencia de las entidades territoriales de los recursos presupuestales requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en asistencia, atención y reparación integral de las víctimas.

13. Proponer alianzas estratégicas con organismos nacionales e internacionales para ayuda humanitaria, atención, asistencia y reparación integral.

ACUERDOS Acuerdos para Alianzas

Estratégicas

14. Estructurar el sistema de corresponsabilidad en los términos señalados en el artículo 172de la Ley 1448 de 2011 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

15. Diseñar el protocolo de participación, con el concurso de las víctimas a través de los mecanismos establecidos para el efecto.

16. Promover los mecanismos que incentiven la participación efectiva de las víctimas a nivel nacional y territorial a través de las mesas creadas para tal fin y evaluar su efectividad.

17. Proponer mecanismos de evaluación y seguimiento a la flexibilización y ampliación de la oferta para la atención y reparación de las víctimas.

18. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité Ejecutivo para la Atención y Reparación de las Víctimas.

INFORMES

Informes de Comité Ejecutivo del Sistema

Nacional de Atención y Reparación Integral a

Víctimas

19. Resolver los recursos de la vía gubernativa de su competencia, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica.

20. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la Dependencia.

21. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.

Tabla 8. Actividades y tipos Documentales

Dirección De Gestión Interinstitucional


SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE

1. Implementar las acciones que permitan la coordinación de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas en lo que se refiere a la ejecución e implementación de la política pública de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.

2. Suministrar los insumos para la certificación de las entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas en el orden nacional y territorial.

CERTIFICACIONES

Certificaciones de Regionalización Indicativa de la Inversión del Orden

Nacional

3. Formular los planes de fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas del orden nacional.

PLANES

Planes de Acción de las Entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de

Víctimas SNARIV

4. Asesorar a las entidades del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas en la aplicación de la metodología de mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos dirigidos a la asistencia, atención y reparación integral a las víctimas.

5. Realizar los estudios y actividades necesarias enfocadas hacia la generación de alianzas estratégicas con organismos nacionales e internacionales para atención, asistencia y reparación integral de las víctimas.

6. Hacer seguimiento y acompañamiento a la implementación de la Política Pública de Asistencia, Atención y Reparación Integral a las Víctimas en el orden nacional y territorial.

7. Hacer seguimiento al cumplimiento de la priorización y ejecución presupuestal del Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas en el nivel nacional y territorial.

8. Contribuir a que la Red Nacional de Información y en general el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, cuente con información nacional y regional sobre las violaciones de que trata el artículo 3o de la Ley 1448 de 2011 y demás normas que regulan la materia.




Tabla 9. Actividades y tipos Documentales Área Misional Dirección de Gestión Interinstitucional

Subdirección de coordinación técnica del sistema nacional de atención y reparación integral de víctimas.


SERIE NOMBRE DE LA

SUBSERIE

1. Implementar la estrategia de articulación de la oferta pública de los niveles nacional, departamental, distrital y municipal en materia de ayuda humanitaria, atención, asistencia y reparación integral.

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Lineamientos para Planes de Acción Territorial

2. Realizar los estudios e investigaciones necesarias que sustenten la propuesta de creación de Comités Territoriales de Justicia Transicional para el acompañamiento en la elaboración de los planes de acción en los términos del artículo 173 de la Ley 1448 de 2011 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

INFORMES

Informes de Asistencias Técnicas en el Marco de los Comités Territoriales de Justicia Transicional

3. Requerir y analizar la información suministrada por las entidades territoriales, en relación con los recursos necesarios para la ejecución de los planes, programas y proyectos de prevención, asistencia, atención y reparación integral a las víctimas, como insumo para que las autoridades competentes, en coordinación con la Unidad, les asignen los recursos presupuestales.

4. Proponer los criterios y apoyar el diseño del sistema de corresponsabilidad en los términos señalados en el artículo 172 de la Ley 1448 de 2011 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

5. Aplicar mecanismos de evaluación y seguimiento a la flexibilización y ampliación de la oferta institucional para la atención y reparación de las víctimas.

INFORMES

Informes de Asistencias Técnicas en Materia de

Diligenciamiento del Formato Único Territorial

6. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.



Tabla 10. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección de coordinación técnica del sistema nacional de

atención y reparación integral de víctimas.

Subdirección de coordinación nación-territorio.


SERIE NOMBRE DE LA

SUBSERIE

1. Realizar las actividades y estudios necesarios para el diseño del Protocolo de Participación, con la interlocución de las víctimas y otros actores, en los espacios establecidos para tal efecto.

PROTOCOLOS Protocolos de

Participación Efectiva de las Víctimas

2. Diseñar la estrategia para la promoción de los mecanismos que incentiven la participación efectiva de las víctimas a nivel nacional y territorial, con especial atención a los grupos con difícil acceso a los escenarios de toma de decisiones, especialmente a los niños, niñas y adolescentes y a personas con discapacidad.

REGISTROS E INSTRUMENTOS DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO

Registros de Control y Seguimiento por

Hechos y Enfoques

3. Evaluar la efectividad de las instancias y mecanismos de participación de las víctimas y proponer a las entidades correspondientes la adopción de ajustes necesarios para garantizar dicha participación.


4. Establecer mecanismos de participación oportuna y efectiva de las víctimas en el diseño, implementación, ejecución y evaluación de las políticas en los términos que establece la Ley1448 de 2011 y demás normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.



Registros de Control y Seguimiento de

Elección e Instalación de las Mesas de

Participación

5. Ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales relacionados con la participación de los ciudadanos y grupos interesados en atención, asistencia y reparación de las víctimas.

INFORMES

Informes de Seguimiento a la

Ejecución del Banco Proyectos

6. Establecer el procedimiento para que las instancias de organización y participación de la


Registros de Control y Seguimiento al

población desplazada queden incorporadas dentro de las mesas de participación de las víctimas.


Fortalecimiento de las Mesas de Participación



Tabla 11.Actividades y Tipos Documentales Subdirección de coordinación nación-territorio

Subdirección de participación.

FUNCIONES NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE

1. Proponer a la Dirección General lineamientos e indicadores de efectividad de la política de atención y asistencia a las víctimas que permita el goce efectivo de los derechos de estas.

2. Asesorar y acompañar a las autoridades territoriales en la elaboración y puesta en marcha de planes de contingencia para atender las emergencias producidas en el marco del conflicto armado interno.


3. Coordinar la entrega de la asistencia y ayuda humanitaria a las víctimas en los términos de los artículos 47, 64 y 65 de la Ley 1448 de 2011 y en las normas que la modifiquen, adicionen o reglamenten.

INFORMES Informes Balance Política

Pública

4. Coordinar las acciones para brindar la atención oportuna y realizar seguimiento a las emergencias humanitarias, desplazamientos masivos y atentados terroristas en el marco de la Ley 1448 de 2011.

INFORMES Informes Talleres

Construyendo País

5. Dirigir los estudios e investigaciones que le permitan a la Unidad proponer al Gobierno Nacional los criterios de valoración de la condición de vulnerabilidad y debilidad manifiesta para la población desplazada, en coordinación con las entidades competentes, y verificar su aplicación de manera gradual y progresiva a nivel territorial.



Registros de Control y Seguimiento de Consecutivos de Resoluciones de

Reconocimiento o Suspensión de la Atención

Humanitaria

6. Dirigir las estrategias de prevención de las situaciones de riesgo para la población

civil, con el fin de activar una respuesta integral, coordinada y eficaz, en el marco de sus competencias.

7. Participar en las instancias de coordinación interinstitucional orientadas a la prevención de violaciones a los Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario.

8. Coordinar la implementación de los planes, programas y proyectos que en materia de ayuda, atención y asistencia humanitaria se adopten en la Unidad a nivel nacional, departamental, distrital y municipal.

INFORMES Informes a Entes

Gubernamentales

9. Coordinar la atención de las víctimas conforme a las etapas y condiciones señaladas en la Ley 1448 de 2011.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

Resoluciones de Reconocimiento o

Suspensión de la Atención Humanitaria

10. Articular las acciones, con las entidades competentes, para generar condiciones adecuadas de habitabilidad en caso de atentados terroristas donde las viviendas han sido afectadas, en el marco de las competencias señaladas en la Ley 1448 de 2011.

11. Resolver los recursos de la vía gubernativa de su competencia, en coordinación con la Oficina Asesora Jurídica.



Tabla 12. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección de Participación

Dirección de gestión social y humanitaria.


SERIE NOMBRE DE LA

SUBSERIE

1. Realizar los estudios e investigaciones para proponer al Gobierno Nacional los criterios de valoración de la condición de vulnerabilidad y debilidad manifiesta para la población desplazada, en coordinación con las entidades competentes, con el fin de adoptar medidas para su atención y verificar su aplicación de manera gradual y progresiva a nivel territorial.

PROGRAMAS

Programas de Asistencia Técnica para la Formulación e

Implementación de Planes de Contingencia

2. Adelantar, en coordinación con otras entidades competentes, las acciones con el objeto de identificar y prevenir las fuentes del riesgo, su magnitud, inminencia y las capacidades de las autoridades locales con el fin de activar una respuesta integral, coordinada y eficaz, en el marco de la Ley 1448 de 2011.

PROYECTOS Proyectos de

Infraestructura Social y Comunitaria

3. Diseñar la metodología de elaboración de planes de contingencia para atender las emergencias producidas en el marco del conflicto armado interno y asesorar y acompañar a las autoridades territoriales en su adopción e implementación.

PROGRAMAS

Programas de Ayuda y Atención Humanitaria

Inmediata en Subsidiariedad

Mecanismo Especie por Evento

4. Implementar, con las entidades competentes, las acciones para brindar la atención oportuna e integral y realizar seguimiento a las emergencias humanitarias, desplazamientos masivos y atentados terroristas en el marco de la Ley 1448 de 2011.

ACTOS ADMINISTRATIVOS

Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención

de Víctimas

5. Brindar la ayuda humanitaria en los términos establecidos en los artículos 47 y 63 de la Ley 1448 de 2011 y demás normas reglamentarias, en coordinación con las demás autoridades competentes.

6. Diseñar esquemas especiales de acompañamiento y seguimiento a los hogares víctimas y contribuir a su inclusión en los distintos programas sociales que desarrolle el Gobierno Nacional.

INFORMES Informes Cualitativos de

las Misiones Humanitarias




Tabla 13. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Dirección de Gestión Social y Humanitaria

Subdirección prevención y atención de emergencias.

FUNCIONES NOMBRE DE

LA SERIE NOMBRE DE LA

SUBSERIE

1. Diseñar mecanismos eficaces y eficientes para asegurar que los destinatarios reciban la ayuda humanitaria completa y oportunamente.

PLANES Planes de Atención,

Asistencia y Reparación Integral PAARI

2. Implementar los planes, programas y proyectos que en materia de ayuda, atención y asistencia humanitaria adopte la Unidad a nivel nacional, departamental, distrital y municipal, en cumplimiento de los artículos 64 y 65 de la Ley 1448 de 2011, en coordinación con las demás autoridades competentes.

PROYECTOS Proyectos Agropecuarios

3. Ejecutar, con las entidades competentes, las acciones para generar condiciones adecuadas de habitabilidad en caso de atentados terroristas donde las viviendas han sido afectadas.


4. Implementar los esquemas especiales de acompañamiento y seguimiento a los hogares víctimas y contribuir su inclusión en los distintos programas sociales que desarrolle el Gobierno Nacional.

PROYECTOS Proyectos de

Infraestructura Social y Comunitaria

5. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.


Tabla 14. Actividades y Tipos Documentales Área Misional Subdirección Prevención y Atención de Emergencias

3.3. VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración documental, es una labor para determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Los valores primarios es la cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables en los Archivos de Gestión. Los valores permanentes o segundarios es la cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Por lo tanto, la valoración de las series documentales de las áreas misionales de la UARIV se basó en la normativa archivística nacional específicamente en el acuerdo

004 del 2019 que estipula las Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental, en segunda instancia, se analizó el carácter patrimonial orientado a conformar la memoria histórica del país.

3.3.1. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

La disposición final de las series y subseries documentales es decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Es de mencionar que para el análisis de esta disposición final se tuvo en cuenta lo siguiente: Conservación Total: los documentos que produce la UARIV dan cuenta de las acciones realizadas orientadas a beneficio de la comunidad. Estas series documentales están relacionadas con los procesos misionales adelantados por la entidad y que hacen parte del patrimonio institucional valorado como aporte para la ciencia, la historia y la cultura, como es el caso de los planes, programas y proyectos, informes, actas, acuerdos, etc., que, por su importancia para la UARIV, requieren un criterio archivístico relevante. Microfilmación: Es una de la forma de garantizar la preservación a largo plazo y mantener las características de los documentos. De acuerdo con la iniciativa cero papeles y los lineamientos orientados a estos procesos, se sugiere la aplicación de este procedimiento sobre aquellos documentos que por su información vital para la entidad. Eliminación Documental: Acción de destrucción organizada de los documentos que han perdido sus valores primarios y que no tienen valor histórico o no relevancia para la ciencia tecnología y la academia. Selección: La selección de documentos contempla acciones esenciales, las series que se van a conserva una parte y la eliminación de otra, definidos a partir de los valores identificados, mediante el método de selección, que a su vez está basado en la normatividad y en los criterios de los productores documentales.

3.4. ELABORACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL –

TRD

Para la elaboración de las TRD, se registró la información trabajo del desarrollo en las diferentes etapas, donde se tuvieron en cuenta las agrupaciones documentales, las cuales están conformadas por el conjunto de documentos que se reúnen según la estructura orgánica de la UARIV, el fondo documental está compuesto por la sección, que es la división primaria del fondo, la subsección realizada en la gestión de la función o funciones desarrolladas y a la vez estas se pueden subdividir cuando la función se despliega y por último la serie documental, definida como el conjunto

de documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad, tal como se ilustra en el siguiente esquema:

Grafica 1: Codificación series y Subseries

La identificación de las agrupaciones documentales se basó en el esquema orgánico funcional que se maneja en la entidad, a partir del conjunto de documentos que se producen en cada una de las secciones y subsecciones identificadas teniendo en cuenta las entrevistas a los funcionarios de cada una de las áreas y el manual de funciones. Por tal razón, fue necesario revisar el organigrama de la UARIV e identificar las dependencias adscritas con el fin de establecer las áreas misionales y los responsables de los documentos de estas áreas. Se establecieron las agrupaciones de primer nivel de acuerdo con el organigrama de la siguiente manera: FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

UNIDAD PARA LAS VICTIMAS

Dirección General

Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora de Planeación

Oficina de Tecnologías de la Información

Oficina Asesora de Comunicaciones

Oficina de Control Interno

Subdirección General

Dirección de Gestión Interinstitucional

Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas

Subdirección de Coordinación Nación Territorio

Subdirección de Participación

Subdirección de Prevención y Emergencias

FONDO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

TIPO

DOCUMENTAL

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus

funciones o actividades.

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división

administrativa o funcional de la institución que produce el fondo.

Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la

subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La subsección tiene a su cargo

funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un

mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma

separada de ésta por su contenido.

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un

determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres

internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Dirección de Gestión Social y Humanitaria Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria

Dirección de Reparación Subdirección de Reparación Individual

Subdirección de Reparación Colectiva

Dirección de Registro y Gestión de la Información

Subdirección de Valoración y Registro

Subdirección Red Nacional de Información

Dirección de Asuntos Étnicos

Direcciones Territoriales

Secretaría General Tabla 15. Agrupación Áreas Misionales Primer Nivel

3.4.1. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD

La construcción de los CCD se basó en la estructura orgánica de la UARIV, consolidando la información de cada sección documental y relacionando la información de las series y subseries documentales recolectadas en las entrevistas y teniendo en cuenta las funciones de la UARIV. Este instrumento es basado en la elaboración de las Tablas de Retención Documental, pues a partir de ellos se determina la valoración de las series documentales plasmados. A continuación, se identifica la codificación de las secciones las series y las subseries de las Tablas de Retención Documental de las áreas misionales de la Contraloría:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Código:

PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión:

ELABORACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha:

Página 1 de _

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CÓ

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O

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BS

ER

IE

SUBSERIE

Clasificación

DDHH DIH

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300

DIRECCIÓN DE GESTIÓN INTERINSTITUCION

AL

N/A

N/A N/A

N/A

03 ACTAS 03.035

Actas de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y

Reparación Integral a Víctimas SNARIV

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL

N/A

N/A N/A

N/A

07 ACUERDOS .07.07

3

Acuerdos para Alianzas Estratégicas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS 30

0

DIRECCIÓN DE GESTIÓN

INTERINSTITUCIONAL

N/

A N/A

N/

A

N/

A 55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS 55.204

Historiales de

Proyectos

Territoriales para la Asistencia, Atención y Reparación Integral de

Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


AL

N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.209

Informes a Entes Gubernamental

es

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300

DIRECCIÓN DE


N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.213

Informes a

Organismos de Control y Vigilancia

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300

DIRECCIÓN DE GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL

N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.231

Informes de Asistencias Técnica en Gestión Interinstitucional

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


AL

N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.269

Informes de Comité

Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y

Reparación Integral a Víctimas SNARIV

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


AL

N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.295 Informes de Gestión

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS 30

0


N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.353

Informes Sobre la Implementació

n de la Política Pública de Atención y Reparación

Integral a víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


N/A

N/A N/A

N/A

65 LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

65.377

Lineamientos Estratégicos de Justicia Transicional

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

30

0


INTERINSTITUCIONAL

31

0

SUBDIRECCIÓN DE

COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA

NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN

INTEGRAL DE VÍCTIMAS

N/

A

N/

A 13 CERTIFICACIONES 13.083

Certificaciones a las Entidades

que Conforman el Sistema Nacional de

Atención y Reparación Integral a las

Víctimas a Nivel Nacional

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300

DIRECCIÓN DE


310

SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓN TÉCNICA

DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y

REPARACIÓN INTEGRAL DE VÍCTIMAS

N/A

N/A

13 CERTIFICACIONES 13.085

Certificaciones de

Regionalización Indicativa de la Inversión del

Orden Nacional

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


310

SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓ

N TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y

REPARACIÓN INTEGRAL DE

VÍCTIMAS

N/A

N/A


UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

30

0


INTERINSTITUCIONAL

31

0

SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA

NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL DE

VÍCTIMAS

N/

A

N/

A 59 INFORMES 59.321

Informes de Seguimiento a los Planes

Operativos de los Subcomités Técnicos

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


310

SUBDIRECCIÓ

N DE COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y

REPARACIÓN INTEGRAL DE VÍCTIMAS

N/A

N/A


65.387

Lineamientos Estratégicos Planes de Acción Entidades del

SNARIV

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


310

SUBDIRECCIÓ

N DE COORDINACIÓ

N TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL DE

VÍCTIMAS

N/A

N/A

75 PLANES 75.417

Planes de

Acción de las Entidades del

Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas

SNARIV

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

300


320

SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN, NACIÓN Y

TERRITORIO

N/A

N/A

03 ACTAS .03.02

3

Actas de Comité de Decisión

Cofinanciación de Proyectos para la Asistencia,

Atención y Reparación a

Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


320

SUBDIRECCIÓN

COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/A

N/A

13 CERTIFICACIONES 13.087 Certificaciones Territoriales

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS

30

0


INTERINSTITUCIONAL

32

0

SUBDIRECCIÓN

COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/

A

N/


Informes de

Asistencias Técnicas en el Marco de los

Comités Territoriales de Justicia

Transicional CJT

UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

300


320

SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN, NACIÓN Y

TERRITORIO

N/A

N/A

59 INFORMES 59.235

Informes de Asistencias Técnicas en Materia de Diligenciamient

o del Formato Único Territorial

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS

300

DIRECCIÓN DE


320

SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/A

N/A

59 INFORMES 59.259

Informes de

Cofinanciación de Proyectos

para la Asistencia, Atención y Reparación a Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


AL

320

SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/A

N/A


UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

300


320

SUBDIRECCIÓ

N COORDINACIÓN, NACIÓN Y

TERRITORIO

N/A

N/A

59 INFORMES 59.319

Informes de Seguimiento a

la Implementación de la Política

Pública de Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


320

SUBDIRECCIÓ

N COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/A

N/A


65.395

Lineamientos para Planes de Acción Territorial

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300

DIRECCIÓN DE


330

SUBDIRECCIÓ

N DE PARTICIPACIÓN

N/A

N/A

55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS 55.196

Historiales de

Participación Efectiva de Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

30

0


INTERINSTITUCIONAL

33

0

SUBDIRECCIÓN DE

PARTICIPACIÓN

N/

A

N/


Informes de

Gestión

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


AL

330

SUBDIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓ

N

N/A

N/A

59 INFORMES 59.317

Informes de

Seguimiento a la Ejecución del

Banco Proyectos

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300


330

SUBDIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN

N/A

N/A

93 PROTOCOLOS 93.531

Protocolos de Participación Efectiva de las Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

30

0


INTERINSTITUCIONAL

33

0

SUBDIRECCIÓN DE

PARTICIPACIÓN

N/

A

N/

A

10

1

REGISTROS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

101.57

3



UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

300


330

SUBDIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN

N/A

N/A

101


101.603

Registros de

Control y

Seguimiento de Elección e Instalación de las Mesas de Participación

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300

DIRECCIÓN DE


330

SUBDIRECCIÓ

N DE PARTICIPACIÓN

N/A

N/A

101


101.639

Registros de Control y Seguimiento por Hechos y Enfoques

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE GESTIÓN SOCIAL Y HUMANITARIA

N/A

N/A N/A

N/A

05 ACTOS ADMINISTRATIVOS .05.65

3

Resoluciones de

Reconocimiento o Suspensión de la Atención Humanitaria

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE GESTIÓN SOCIAL Y

HUMANITARIA

N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.209

Informes a Entes Gubernamentales

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

40

0

DIRECCIÓN DE

GESTIÓN SOCIAL Y HUMANITARIA

N/

A N/A

N/

A

N/


Informes

Balance Política Pública

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


N/A

N/A N/A

N/A


UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


N/A

N/A N/A

N/A

59 INFORMES 59.355

Informes Talleres Construyendo

País

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

40

0


N/

A N/A

N/

A

N/

A

10

1


101.58

9

Registros de Control y

Seguimiento de Consecutivos de Resoluciones

de Reconocimiento o Suspensión de la Atención Humanitaria

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410

SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

N/A

N/A

.05 ACTOS ADMINISTRATIVOS .05.66

1

Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de

Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS

40

0


41

0

SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

N/

A

N/

A 55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS 55.197

Historiales de Subsidiariedad en Materia de

Asistencia y Atención de Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A

59 INFORMES 59.219 Informes Construyendo País

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE

PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

N/A

N/A

59 INFORMES 59.221

Informes Cualitativos de las Misiones Humanitarias

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A

59 INFORMES 59.225 Informes de Actividades de Operador

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE


N/A

N/A

59 INFORMES 59.239

Informes de

Atención de Emergencias

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A


UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


HUMANITARIA

410

SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y

ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

N/A

N/A

59 INFORMES 59.303

Informes de Medición de Satisfacción

Bitácora Diaria de Eventos

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE


N/A

N/A

59 INFORMES 59.305

Informes de Medición de

Satisfacción de Atención de Emergencias

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A

59 INFORMES 59.329

Informes del Programa de Desarrollo con Enfoque Territorial PDET

UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

400

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE


N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.501

Programas de Asistencia Técnica para la

Formulación e Implementación de Planes de Contingencia

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS

400


410


N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.509

Programas de Ayuda y Atención

Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo

Dinero

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS 40

0


410


N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.511

Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo

Especie Periódico

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS 40

0

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE


N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.513

Programas de Ayuda y

Atención Humanitaria

Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo Especie por Evento

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410

SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

N/A

N/A

93 PROTOCOLOS 93.547

Protocolos para la Elaboración de la Bitácora Diaria de

Eventos

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A

95 PROYECTOS 95.549 Proyectos Agropecuarios

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


410


N/A

N/A

95 PROYECTOS 95.551

Proyectos de Infraestructura Social y

Comunitaria

UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

400


410

SUBDIRECCIÓ

N DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

N/A

N/A

101


101.565

Registros de Control y

Seguimiento a la Verificación de Riesgo y/o

Emergencias Humanitarias

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS 40

0

DIRECCIÓN DE


410

SUBDIRECCIÓN DE


N/A

N/A

101

REGISTROS E

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

101.595

Registros de Control y Seguimiento de Consecutivos

de Resoluciones en Materia de Asistencia y

Atención de Víctimas

UN

IDAD

PARA

LAS

VÍC

TIM

AS

40

0


41

0


N/

A

N/

A

10

1


101.62

9

Registros de Control y Seguimiento del Grupo Técnico de Evaluación de Riesgo (GTER)

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS

400


410

SUBDIRECCIÓ

N DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

N/A

N/A

101


101.637

Registros de Control y Seguimiento

para la Respuesta

Rápida a las Alertas Tempranas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


420

SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y ATENCIÓN HUMANITARIA

N/A

N/A

55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS 55.203

Historiales en Materia de Asistencia Humanitaria a Víctimas

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400

DIRECCIÓN DE


420

SUBDIRECCIÓN DE

ASISTENCIA Y ATENCIÓN HUMANITARIA

N/A

N/A


UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


420


N/A

N/A

75 PLANES 75.423

Planes de Atención, Asistencia y Reparación Integral PAARI

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400


HUMANITARIA

420

SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y

ATENCIÓN HUMANITARIA

N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.505

Programas de Ayuda Humanitaria

Desplazamiento Forzado

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS

400


420


N/A

N/A

91 PROGRAMAS 91.507

Programas de Ayuda Humanitaria para Hechos Victimizantes

Diferentes al Desplazamiento Forzado

Tabla 16. Clasificación Documental

3.4.2 CODIFICACIÓN DE LAS SECCIONES, SUBSECCIONES, SERIES Y

SUBSERIES

La codificación de la información documental se realizó asignándole un número entero a cada dependencia, según la estructurada jerárquicamente respetando el principio de procedencia al interior de la UARIV basándose en el organigrama, así como los actos administrativos. De igual manera, posteriormente se asignó un número consecutivo a cada una de ellas. A continuación, se evidencia el organigrama que refleja la estructura jerárquica de la entidad:

3.4.3 CODIFICACIÓN SECCIONES Y SUBSECCIONES

FO

ND

O

CÓ

DIG

O S

EC

CIO

N

SEC

CIÓ

N

CÓ

DIG

O

SU

BS

EC

CIÓ

N 1

SU

BS

EC

CIÓ

N 1

CÓ

DIG

O

SU

BS

EC

CIÓ

N 2

SU

BS

EC

CIÓ

N 2

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL N/A N/A 101

GRUPO DE

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 110 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 120 OFICINA DE CONTROL INTERNO

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 130 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 140 OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 150 OFICINA ASESORA JURÍDICA

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


151 GRUPO DE GESTIÓN NORMATIVA Y CONCEPTOS

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


152 GRUPO RESPUESTA JUDICIAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


153 GRUPO DEFENSA JUDICIAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL 161 GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL 162 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DOCUMENTAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL 163 GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL 164 GRUPO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 160 SECRETARÍA GENERAL 165 GRUPO DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

100 DIRECCIÓN GENERAL 170 SUBDRECCIÓN GENERAL

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


171 GRUPO DE ENFOQUE DIFERENCIAL Y DE GÉNERO

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


172 GRUPO ATENCIÓN A VÍCTIMAS EN EL

EXTERIOR

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

200 DIRECCIONES TERRITORIALES

N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300 DIRECCIÓN DE GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL

N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA

LAS V

ÍCTIM

AS


310

SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN

INTEGRAL DE VÍCTIMAS

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


320 SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN, NACIÓN Y TERRITORIO

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

300 DIRECCIÓN DE GESTIÓN

INTERINSTITUCIONAL 330

SUBDIRECCIÓN DE

PARTICIPACIÓN N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

400 DIRECCIÓN DE GESTIÓN SOCIAL Y HUMANITARIA

N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


410


N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


420

SUBDIRECCIÓN DE

ASISTENCIA Y ATENCIÓN HUMANITARIA

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


420


421 GRUPO SERVICIO AL CIUDADANO

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN N/A N/A 501 GRUPO DE RETORNOS Y REUBICACIONES

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN N/A N/A 502 GRUPO DE ENFOQUE PSICOSOCIAL

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN N/A N/A 503

GRUPO ADMINISTRADOR DEL FONDO PARA LA REPARACIÓN DE VÍCTIMAS

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN 510 SUBDIRECCIÓN DE REPARACIÓN INDIVIDUAL

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

500 DIRECCIÓN DE REPARACIÓN 520 SUBDIRECCIÓN DE REPARACIÓN COLECTIVA

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

600 DIRECCIÓN DE REGISTRO Y GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

600 DIRECCIÓN DE REGISTRO Y GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

610 SUBDIRECCIÓN DE VALORACIÓN Y

REGISTRO

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

600 DIRECCIÓN DE REGISTRO Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

620 SUBDIRECCIÓN RED NACIONAL DE INFORMACIÓN

N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S

700 DIRECCIÓN DE ASUNTOS ÉTNICOS

N/A N/A N/A N/A

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

A

S


N/A N/A 701 GRUPO DE PUEBLOS Y COMUNIDADES

INDÍGENAS

UN

IDAD

PARA L

AS

VÍC

TIM

AS


N/A N/A 703

GRUPO DE REPARACIÓN Y ATENCIÓN A LAS

COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS

Tabla 17. Codificación Secciones y Subsecciones

3.4.4 CODIFICACIÓN DE SERIE Y SUBSERIES

CÓDIGO SERIE

SERIE CÓDIGO

SUBSERIE SUBSERIE

03 ACTAS 03.035

Actas de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional

de Atención y Reparación Integral a Víctimas SNARIV

07 ACUERDOS .07.073 Acuerdos para Alianzas Estratégicas

55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS

55.204 Historiales de Proyectos Territoriales para la Asistencia, Atención y Reparación Integral de

Víctimas

59 INFORMES 59.209 Informes a Entes Gubernamentales

59 INFORMES 59.213 Informes a Organismos de Control y Vigilancia

59 INFORMES 59.231 Informes de Asistencias Técnica en Gestión Interinstitucional

59 INFORMES 59.269 Informes de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas SNARIV


59 INFORMES 59.353 Informes Sobre la Implementación de la Política Pública de Atención y Reparación Integral a víctimas


65.377 Lineamientos Estratégicos de Justicia Transicional

13 CERTIFICACIONES 13.083

Certificaciones a las Entidades que Conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas a Nivel Nacional

13 CERTIFICACIONES 13.085 Certificaciones de Regionalización Indicativa de la

Inversión del Orden Nacional


59 INFORMES 59.321 Informes de Seguimiento a los Planes Operativos de los Subcomités Técnicos


65.387 Lineamientos Estratégicos Planes de Acción Entidades del SNARIV

75 PLANES 75.417

Planes de Acción de las Entidades del Sistema

Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas SNARIV

03 ACTAS .03.023 Actas de Comité de Decisión Cofinanciación de Proyectos para la Asistencia, Atención y Reparación a Víctimas

13 CERTIFICACIONES 13.087 Certificaciones Territoriales

59 INFORMES 59.233

Informes de Asistencias Técnicas en el Marco de

los Comités Territoriales de Justicia Transicional CJT

59 INFORMES 59.235 Informes de Asistencias Técnicas en Materia de Diligenciamiento del Formato Único Territorial

59 INFORMES 59.259 Informes de Cofinanciación de Proyectos para la Asistencia, Atención y Reparación a Víctimas


59 INFORMES 59.319 Informes de Seguimiento a la Implementación de la Política Pública de Víctimas


65.395 Lineamientos para Planes de Acción Territorial

55 HISTORIALES DE

VÍCTIMAS 55.196 Historiales de Participación Efectiva de Víctimas


59 INFORMES 59.317 Informes de Seguimiento a la Ejecución del Banco Proyectos

93 PROTOCOLOS 93.531 Protocolos de Participación Efectiva de las Víctimas

101 REGISTROS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

101.573 Registros de Control y Seguimiento al Fortalecimiento de las Mesas de Participación


101.603 Registros de Control y Seguimiento de Elección e Instalación de las Mesas de Participación


101.639 Registros de Control y Seguimiento por Hechos y Enfoques

05 ACTOS ADMINISTRATIVOS

.05.653 Resoluciones de Reconocimiento o Suspensión de la Atención Humanitaria

59 INFORMES 59.209 Informes a Entes Gubernamentales

59 INFORMES 59.215 Informes Balance Política Pública


59 INFORMES 59.355 Informes Talleres Construyendo País

101 REGISTROS E INSTRUMENTOS DE


101.589 Registros de Control y Seguimiento de Consecutivos de Resoluciones de Reconocimiento

o Suspensión de la Atención Humanitaria

.05 ACTOS ADMINISTRATIVOS

.05.661 Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas


55.197 Historiales de Subsidiariedad en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas

59 INFORMES 59.219 Informes Construyendo País

59 INFORMES 59.221 Informes Cualitativos de las Misiones Humanitarias

59 INFORMES 59.225 Informes de Actividades de Operador

59 INFORMES 59.239 Informes de Atención de Emergencias


59 INFORMES 59.303 Informes de Medición de Satisfacción Bitácora

Diaria de Eventos

59 INFORMES 59.305 Informes de Medición de Satisfacción de Atención de Emergencias

59 INFORMES 59.329 Informes del Programa de Desarrollo con Enfoque Territorial PDET

91 PROGRAMAS 91.501

Programas de Asistencia Técnica para la

Formulación e Implementación de Planes de Contingencia

91 PROGRAMAS 91.509 Programas de Ayuda y Atención Humanitaria

Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo Dinero

91 PROGRAMAS 91.511 Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo Especie

Periódico

91 PROGRAMAS 91.513 Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo Especie por Evento

93 PROTOCOLOS 93.547 Protocolos para la Elaboración de la Bitácora Diaria de Eventos

95 PROYECTOS 95.549 Proyectos Agropecuarios

95 PROYECTOS 95.551 Proyectos de Infraestructura Social y Comunitaria


101.565 Registros de Control y Seguimiento a la Verificación de Riesgo y/o Emergencias Humanitarias


101.595 Registros de Control y Seguimiento de Consecutivos de Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas

101

REGISTROS E

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

101.629 Registros de Control y Seguimiento del Grupo Técnico de Evaluación de Riesgo (GTER)


101.637 Registros de Control y Seguimiento para la

Respuesta Rápida a las Alertas Tempranas


55.203 Historiales en Materia de Asistencia Humanitaria a Víctimas


75 PLANES 75.423 Planes de Atención, Asistencia y Reparación Integral PAARI

91 PROGRAMAS 91.505 Programas de Ayuda Humanitaria Desplazamiento Forzado

91 PROGRAMAS 91.507 Programas de Ayuda Humanitaria para Hechos Victimizantes Diferentes al Desplazamiento Forzado

Tabla 18. Codificación de Serie y Subserie

3.4.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Partiendo los establecido por el AGN para la elaboración de las TRD, se creó la información estructurada que evidencia las agrupaciones documentales en forma jerárquica con la codificación relacionada que vincula los documentos producidos en cada sección documental y con el listado de series, subseries y sus respectivos tipos documentales, asignándoles el tiempo de duración en cada etapa del ciclo vital de los documentos, tal como lo establece la normatividad archivística. A continuación, se describe el formato de TRD utilizado, de conformidad con la normativa archivística: Actividad administrativa: Acciones llevadas a cabo por una oficina o dependencia, cuyas actividades están reglados por las normas administrativas, y pueden materializarse en un documento. Codificación: Actividad que consiste en la asignación de un código, formado por un conjunto de caracteres alfanuméricos, a cada documento del Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de permitir una identificación clara e inequívoca. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarles categoría diplomática.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Clasificación: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados como los son archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales, sonoros y en papel.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Código:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión:

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Página 1 de _

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Soport

e

Clasificació

n PROCESO SIG

Estad

o

Retenció

n

Disposición

Final PROCEDIMIENTO

NE S / Ss. DF DE DDHH DIH P C R AG AC CT E MT S

30

0 03 ACTAS

X

Acto mediante el cual

se relacionan los

temas tratados y

acordados por el

Comité Ejecutivo que es la máxima instancia

de decisión del sistema

nacional para diseñar,

adoptar, y ejecutar la política pública, bajo el

liderazgo del

presidente de la

República y la participación de

diferentes entidades

del Gobierno.

Constituyen parte de la memoria histórica de

la entidad, toda vez

que dentro de las

posibilidades

investigativas se encuentra el poder

realizar trabajos de

tipo histórico como

fuente primaria para investigaciones sobre

la entidad, así como

investigaciones de tipo

institucional para la reconstrucción de los

procesos,

procedimientos y

actividades de la

entidad. Igualmente sirve como evidencia

de las decisiones

tomadas en desarrollo

de las actividades misionales de la

03.035 Actas de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y Reparación

Integral a Víctimas SNARIV

Gestión Interinstitucional 1 19 X X

Acta de Comité de SNARIV X X

Listado de Asistencia X X

misma. Por lo que una

vez finalizadas las actuaciones y resuelto

el trámite, se debe

conservar en el archivo

de gestión por un (1) año, posteriormente

trasladar al archivo

central por diez y

nueve (19) años más, en concordancia con la

Circular 03 de 2015

del AGN y el Código

Penal Colombiano. Finalizado el tiempo de

retención en el Archivo

Central, es decir, ya

superada la vigencia

de las actuaciones y cumplido el tiempo de

prescripción de

acciones

administrativas, fiscales o legales, se

debe garantizar su

reproducción exacta a

través de medio técnico, por intermedio

de la digitalización con

fines archivísticos,

proceso que

desarrollará el Grupo de Gestión

Administrativa y

Documental para

futuras consultas y su soporte original se

conserva

permanentemente, en

concordancia con la Ley 734 de 2002.

30

0 07 ACUERDOS

X

Agrupación

documental que

contiene la resolución

determinada entre las dos partes que realizan

la Alianza Estratégica.

Por lo que una vez

finalizadas las actuaciones y resuelto



de gestión por un (1)

año, posteriormente se transfiere al archivo

central por nueve (9)

años más de acuerdo

con el Código Civil Colombiano. Finalizado

el tiempo de retención

.07.07

3 Acuerdos para Alianzas Estratégicas


Solicitud de Información X X

Acuerdo y/o Memorando de Entendimiento X X

en el archivo central,

es decir, ya superada la vigencia de las

actuaciones y cumplido

el tiempo de

prescripción de acciones

administrativas,

fiscales o legales, se

procederá a su conservación total en

su soporte original y

garantizar su

reproducción en medio técnico a través de la

digitalización con fines

archivísticos por parte

del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de

acuerdo con las

instrucciones que el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

apruebe, en

concordancia con la

Ley 734 de 2002.

300

59 INFORMES

Los informes consolidan datos sobre

el desarrollo y

funcionamiento de la

entidad que son presentados ante los

entes de control, como

evidencia de la gestión

institucional respecto a

los planes de funcionamiento

institucional

ejecutados. La

información allí contenida permite

adelantar

investigaciones

históricas sobre el desempeño

institucional a través

del tiempo, frente a los

objetivos propuestos y a los ejecutados.

Razón por la cual, una

vez finalizadas las

actuaciones y resuelto

el trámite, se debe conservar en el archivo


año, posteriormente

trasladar al archivo central por nueve (9)


59.209 Informes a Entes Gubernamentales


Informe al Congreso de la República X X

Informe a la Corte Constitucional X X

Respuesta y traslado a entidades gubernamentales X X

Acta de reunión y listados de asistencia X X

Presentación X

con el código Civil

Colombiano. Una vez finalizados sus valores

primarios y su

retención, es decir, ya

superada la vigencia de las actuaciones y

cumplido el tiempo de

prescripción de

acciones administrativas,


procederá a su

conservación total, en soporte original y

garantizar su

reproducción en medio

técnico a través de la

digitalización con fines archivísticos por parte

de del Grupo de

Gestión Administrativa

y Documental de acuerdo con las


Comité Institucional de

Gestión y Desempeño apruebe, en

concordancia con la

Ley 734 de 2002.

30

0 59.213 Informes a Organismos de Control y Vigilancia

Gestión Interinstitucional

1 9 X X

Informes excepcionales

que son requeridos por entidades como la

Contraloría o la

Procuraduría en

ejercicio de sus

funciones consolidan datos sobre el

desarrollo y





institucional respecto a los planes de

funcionamiento

institucional

ejecutados. La información allí

contenida permite

adelantar

investigaciones




objetivos propuestos y a los ejecutados. Razón

por la cual, una vez

Informe a Organismos de Control y Vigilancia X

Acta de reunión y listado de asistencia X

Presentación X

Comunicación oficial

X X

finalizadas las

actuaciones y resuelto el trámite, se debe








primarios y su




prescripción de



procederá a su

conservación total, en

soporte original y garantizar su




de del Grupo de





Gestión y Desempeño

apruebe, en concordancia con la Ley

734 de 2002.

30

0 59.231

Informes de Asistencias Técnica en Gestión

Interinstitucional

X


1 9 X X

Los informes

consolidan datos sobre el desarrollo y


entidad que son

presentados ante los

entes de control, como evidencia de la gestión


la asistencia técnica de

Matriz de Control y Seguimiento de Asistencias Técnicas X

Informe de asistencias técnicas X


Presentación X


X

lineamientos,

metodologías y estrategias con relación

a la gestión de la

oferta, cofinanciación

de proyectos y

superación del Estado de Cosas

Inconstitucional para

fortalecer la capacidad

técnica y operativa de las entidades que

conforman el SNARIV

para la implementación

de la política pública. La información allí

contenida permite

adelantar

investigaciones históricas sobre el

desempeño





finalizadas las




año, posteriormente trasladar al archivo





primarios y su




prescripción de



procederá a su


garantizar su




de del Grupo de





Gestión y Desempeño apruebe, en

concordancia con la Ley

734 de 2002.

300

59.269 Informes de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integal a Víctimas SNARIV

X


1 9 X

X

Los informes

consolidan datos sobre el desarrollo y


entidad que son

presentados ante los entes de control, como



la implementación de la política pública de

atención, asistencia y

reparación integral a

las víctimas en el marco de la Ley 1448

de 2011. La

información allí

contenida permite

adelantar investigaciones

históricas sobre el

desempeño

institucional a través del tiempo, frente a los

objetivos propuestos y

a los ejecutados. Razón

por la cual, una vez finalizadas las







años más de acuerdo con el código Civil

Colombiano. Una vez

finalizados sus valores

primarios y su retención, es decir, ya

superada la vigencia de

las actuaciones y

cumplido el tiempo de prescripción de

Informe de Comité Ejecutivo del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas SNARIV X X

X

X

X X

acciones


procederá a su


soporte original y

garantizar su reproducción en medio



archivísticos por parte de del Grupo de


y Documental de

acuerdo con las instrucciones que el




734 de 2002.

30

0 59.295 Informes de Gestión


1 4

X

Estos informes se

generan de acuerdo

con lo establecido en el Decreto 4802 de 2011,

por el cual se establece

la estructura de la

Unidad para la Atención

y Reparación Integral a las Víctimas. La serie

ofrece valores

administrativos, por lo

que una vez finalizadas las actuaciones y

resuelto el trámite, se

debe conservar en el

archivo de gestión por un (1) año,

posteriormente


central por cuatro (4)

años más, en concordancia de la Ley

734 de 2002 y la ley

1474 de 2011. Una vez

cumplidos los tiempos de retención y

superados los valores

primarios y como esta

serie no desarrolla valores secundarios,

debido a que se

consolidan en la

Dirección General bajo la Subserie Informes de

Gestión, se puede

proceder en esta fase

del ciclo vital con su

eliminación, por parte del Grupo de Gestión

Informe de gestión de la Dirección de Gestión Interinstitucional

X X

Acta de reunión y listado de asistencia X X

Presentación

X

Memorando X X

Administrativa y

Documental, previo aval del Comité

Institucional de Gestión

y Desempeño dejando

como evidencia, los

respectivos inventarios y acta de eliminación.

300

59.353 Informes Sobre la Implementación de la Política Pública de Atención y Reparación Integral a víctimas

X


1 9 X

X

Los informes

consolidan datos sobre

el desarrollo y

funcionamiento de la entidad que son

presentados ante los


evidencia de la gestión institucional respecto a

la implementación de la

política pública de

atención, asistencia y reparación integral a

las víctimas en el

marco de la Ley 1448

de 2011. La información allí

contenida permite

adelantar

investigaciones






finalizadas las









primarios y su




prescripción de



procederá a su



Informe sobre la implementación de la política pública de atención y reparación

integral a víctimas X X


Presentación

X


X X


técnico a través de la digitalización con fines


de del Grupo de

Gestión Administrativa y Documental de

acuerdo con las



apruebe, en

concordancia con la Ley

734 de 2002.

300


Agrupación que refleja la forma de impartir

las directrices para el

diseño de la estrategia

en la articulación y cumplimiento de la

Política de gestión del

cambio en la Unidad

para la Atención y

Reparación Integral a las Víctimas. La

información contenida

en esta subserie

documental evidencia el acompañamiento,

desarrollo técnico y

permite adelantar


desempeño


del tiempo, por lo

tanto, será de conservación total. En

consecuencia, una vez

finalizadas las



de gestión un (1) año,

posteriormente trasferir al archivo


años más en

concordancia con el Decreto 1356 de 2019.

Finalizado el tiempo de


Central, es decir, ya



prescripción de



65.377 Lineamientos Estratégicos de Justicia Transicional

X Gestión Interinstitucional 1 9 X X

Lineamiento Estratégico de Justicia Transicional

Acta de Instrucción X X

Acta de Justicia Transicional X X

debe garantizar su

reproducción exacta a través de medio

técnico, por intermedio


fines archivísticos, proceso que se

realizará por parte del

Grupo de Gestión

Administrativa y Documental para

futuras consultas. El

soporte original se

conserva permanentemente.

CONVENCIONES

Código Soporte Clasificación Estado Retención Disposición Final

NE - Nivel Estructura

Ss. -

Subserie

Document

al

DF -

Documento Físico

DDHH- Derechos

Humanos

P- Pública

R-Reservada C-Clasificada

AG - Archivo de Gestión

CT -

Conservación Total

E –

Eliminación

S - Serie Documental

DE - Document

o

Electrónic

o

DIH- Derecho

Internacional

Humanitario

AC - Archivo Central S -

Selección

MT -

Medios

Técnicos

Tabla 19. TRD Direccion de Gestión Interinstitucional



PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha:

Página 1 de _

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN

INTEGRAL DE VICTIMAS

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Soporte Clasificación PROCESO SIG

Estado Retenció

n

Disposición

Final PROCEDIMIENTO

NE S / Ss. DF DE DDHH DIH P C R AG AC CT E MT S

310 13 CERTIFICACIONES

La certificación evidencia la contribución en las acciones de

prevención, asistencia, atención y

reparación integral de derechos de la

población víctima del conflicto armado.

La información contenida en esta subserie documental evidencia el

acompañamiento, desarrollo técnico y

permite adelantar investigaciones

históricas sobre el desempeño institucional a través del tiempo, por lo

tanto, será de conservación total. En

consecuencia, una vez finalizadas las

actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el archivo de

gestión un (1) año, posteriormente

trasferir al archivo central por nueve

(9) años más en concordancia con el Decreto 1356 de 2019. Finalizado el

tiempo de retención en el Archivo

Central, es decir, ya superada la

vigencia de las actuaciones y cumplido

el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se

debe garantizar su reproducción

exacta a través de medio técnico, por

intermedio de la digitalización con fines archivísticos, proceso que se

realizará por parte del Grupo de

Gestión Administrativa y Documental

para futuras consultas. El soporte original se conserva

permanentemente, en concordancia

con la Ley 734 de 2002.

13.083

Certificaciones a las Entidades que Conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas a

Nivel Nacional

X Gestión

Interinstitucional 1 9 X X

Metodología de certificación X X

Acta y Listado de Asistencia X

Base de cálculo X X

Certificación X

Informe de certificación

X

310 13.085

Certificaciones de Regionalización Indicativa de la Inversión

del Orden Nacional

X

Gestión

Interinstitucional

1 9 X X

La certificación es el resultado de la incidencia en la regionalización de los

proyectos de inversión orientados a

víctimas y formulados por las entidades

del SNARIV del orden nacional. La

Metodología de Regionalización X X

Certificación de Regionalización X X

información contenida en esta subserie

documental evidencia el acompañamiento, desarrollo técnico y

permite adelantar investigaciones


institucional a través del tiempo, por lo

tanto, será de conservación total. En consecuencia, una vez finalizadas las

actuaciones y resuelto el trámite, se

debe conservar en el archivo de gestión

un (1) año, posteriormente trasferir al archivo central por nueve (9) años más

en concordancia con el Decreto 1356 de

2019. Finalizado el tiempo de retención

en el Archivo Central, es decir, ya superada la vigencia de las actuaciones

y cumplido el tiempo de prescripción de

acciones administrativas, fiscales o

legales, se debe garantizar su reproducción exacta a través de medio

técnico por intermedio de la

digitalización con fines archivísticos,

proceso que se realizará por parte del

Grupo de Gestión Administrativa y Documental para futuras consultas. El

soporte original se conserva



310 59 INFORMES

Estos informes se generan de acuerdo a lo establecido en el Decreto 4802 de

2011, por el cual se establece la

estructura de la Unidad para la

Atención y Reparación Integral a las Víctimas. La serie ofrece valores

administrativos, por lo que una vez

finalizadas las actuaciones y resuelto

el trámite, se debe conservar en el archivo de gestión por un (1) año,

posteriormente trasladar al archivo

central por cuatro (4) años más, en

concordancia de la Ley 734 de 2002 y

la ley 1474 de 2011. Una vez cumplidos los tiempos de retención y

superados los valores primarios y

como esta serie no desarrolla valores

secundarios, debido a que se consolidan en la Dirección General

bajo la Subserie Informes de Gestión,

se puede proceder en esta fase del

ciclo vital con su eliminación, por parte del Grupo de Gestión Administrativa y


Institucional de Gestión y Desempeño

dejando como evidencia, los respectivos inventarios y acta de

eliminación.

59.295 Informes de Gestión

Gestión

Interinstitucional 1 4 X

Informe de gestión de la Subdirección de Coordinación Técnica del

Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Víctimas X X

Acta de reunión y listado de asistencia X X

Presentación

X

Memorando X X

310 59.321

Informes de Seguimiento a los Planes Operativos de los

Subcomités Técnicos X

Gestión


Los informes consolidan datos sobre el

desarrollo y funcionamiento de la

Plan Operativo de los Subcomités Técnicos X entidad que son presentados ante los

entes de control, como evidencia de la gestión institucional respecto a los

planes de funcionamiento institucional


contenida permite adelantar investigaciones históricas sobre el

desempeño institucional a través del

tiempo, frente a los objetivos

propuestos y a los ejecutados. Razón por la cual, una vez finalizadas las


debe conservar en el archivo de

gestión por un (1) año, posteriormente trasladar al archivo central por nueve

(9) años más de acuerdo con el Código

Civil Colombiano. Una vez finalizados

sus valores primarios y su retención,

es decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo

de prescripción de acciones


procederá a su conservación total, en soporte original y garantizar su

reproducción en medio técnico a

través de la digitalización con fines

archivísticos por parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental

de acuerdo con las instrucciones que el

Comité Institucional de Gestión y

Desempeño apruebe, en concordancia


Informe de seguimiento a los planes operativos de los Subcomités

Técnicos X

Acta y listado de asistencia X X

310 65 LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS Agrupación que refleja la forma de

impartir las directrices para el diseño

de la estrategia en la articulación y

cumplimiento de la Política de gestión

del cambio en la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las

Víctimas. La información contenida en

esta subserie documental evidencia el

acompañamiento, desarrollo técnico y permite adelantar investigaciones


institucional a través del tiempo, por lo

tanto, será de conservación total. En consecuencia, una vez finalizadas las



gestión un (1) año, posteriormente trasferir al archivo central por nueve

(9) años más en concordancia con el

Decreto 1356 de 2019. Finalizado el


Central, es decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y cumplido

el tiempo de prescripción de acciones


debe garantizar su reproducción exacta a través de medio técnico, por

intermedio de la digitalización con

65.387 Lineamientos Estratégicos Planes de Acción Entidades del

SNARIV

X Gestión


Lineamiento Estratégico Planes de Acción Entidades del SNARIV X

X X


realizará por parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental

para futuras consultas. El soporte

original se conserva

permanentemente, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

310 75 PLANES El plan de acción es el instrumento

mediante el cual las Entidades del

SNARIV programan y realizan seguimiento a las estrategias,

actividades e indicadores asociados a

los objetivos en cada una de las

entidades para el cumplimiento de los resultados previstos en la vigencia.

Dentro de las posibilidades

investigativas que ofrecen los Planes

de Acción se encuentra la posibilidad

de analizar y comparar los objetivos propuestos por la administración

frente a los resultados obtenidos al

finalizar el periodo de gobierno que

tuvo a cargo; igualmente permite reconocer las estrategias y modelos

administrativos utilizados durante una

administración en un tiempo

determinado. Son fuente también para realizar estudios o investigaciones en

áreas de estudio como la

administración pública, por lo tanto,

será de conservación total. En consecuencia, una vez finalizadas las



gestión un (1) año, posteriormente

trasferir al archivo central por nueve (9) años más en concordancia con el

Decreto 1356 de 2019. Finalizado el


Central, es decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y cumplido

el tiempo de prescripción de acciones





realizará por parte del Grupo de

Gestión Administrativa y Documental para futuras consultas. El soporte

original se conserva

75.417 Planes de Acción de las Entidades del Sistema Nacional de

Atención y Reparación Integral de Víctimas SNARIV

X Gestión


Plan de acción de las Entidades del SNARIV X

Seguimiento al Plan de Acción X X

Acta y listado de asistencia X X



CONVENCIONES



Ss. -

Subserie

Documental

DF -

Documento

Físico

DDHH- Derechos Humanos P- Pública

R-Reservada

C-Clasificada


CT -

Conservación

Total

E – Eliminación


DE -

Documento

Electrónico

DIH- Derecho Internacional

Humanitario AC - Archivo Central S - Selección MT - Medios Técnicos

Tabla 20. TRD Subdirección de Coordinación Técnica del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral de Victimas

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión:


Página1de_

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN COORDINACIÓN NACIÓN Y TERRITORIO

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Estado Retención Disposición Final PROCEDIMIENTO

NE S/Ss. DF DE DDHH DIH P C R AG AC CT E MT S

320 13 CERTIFICACIONES

La serie documental evidencia la generación de la certificación a las entidades territoriales

que conforman el Sistema Nacional de

Atención y Reparación Integral a las Víctimas

en el orden departamental, distrital y municipal. La información contenida en esta

subserie documental evidencia el


permite adelantar investigaciones históricas sobre el desempeño institucional a través del

tiempo, por lo tanto, será de conservación

total. En consecuencia, una vez finalizadas

las actuaciones y resuelto el trámite, se debe

conservar en el archivo de gestión un (1) año, posteriormente trasferir al archivo

central por nueve (9) años más en

concordancia con el Decreto 1356 de 2019 y

con el Código Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, es

decir, ya superada la vigencia de las

actuaciones y cumplido el tiempo de

prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se debe garantizar su


técnico, a través de la digitalización con fines

archivísticos, proceso que se realizará por

parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental para futuras consultas. El


permanentemente, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

13.087 Certificaciones Territoriales

X Gestión


Listado de asistencia X

Agenda X

Metodología X

Aprobación por la Dirección de Gestión

Interinstitucional

X

Base de datos consolidada con revisión y

valoración preliminar X

Envió́ de resultados preliminares a Entidades

Territoriales

X

Resultado definitivo X

Certificación Territorial X

320 59 INFORMES

Los informes consolidan datos sobre el desarrollo y funcionamiento de la entidad que

son presentados ante los entes de control,

como evidencia de la gestión institucional

respecto a la asistencia técnica prestada a las entidades territoriales para fortalecer a los

Comités Territoriales de Justicia Transicional

para la formulación de los Planes de Acción

Territorial, en el ajuste y el seguimiento a las acciones planeadas para garantizar la

prevención, asistencia, atención y reparación

integral a las víctimas en el territorio. La

59.233

Informes de Asistencias Técnicas en el

Marco de los Comités Territoriales de

Justicia Transicional CJT

X Gestión


Notificación de conformación de los Comités de

Justicia Transicional a las Entidades Territoriales X

Solicitud de información sobre la conformación

de los CJT X

Base de Datos Comités de Justicia

Transicional X

Guía CJT X

Listado de Asistencia X información allí contenida permite adelantar

investigaciones históricas sobre el desempeño institucional a través del tiempo,

frente a los objetivos propuestos y a los

ejecutados. Razón por la cual, una vez

finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el archivo de

gestión por un (1) año, posteriormente


años más, de acuerdo con el Código Civil Colombiano. Una vez finalizados sus valores



cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales,

se procederá a su conservación total, en

soporte original y garantizar su reproducción

en medio técnico a través de la digitalización

con fines archivísticos por parte de del Grupo de Gestión Administrativa y Documental de

acuerdo con las instrucciones que el Comité


apruebe, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Herramienta de Seguimiento a los CJT X

Información de la retroalimentación X

320 59.235

Informes de Asistencias Técnicas en Materia

de Diligenciamiento del Formato Único

Territorial

X

Gestión

Interinstitucional

1 9 X X


desarrollo y funcionamiento de la entidad que


como evidencia de la gestión institucional respecto a asistencia técnica a las entidades

territoriales en el diligenciamiento del FUT

categoría víctimas, con el fin de contar con

información precisa para el proceso de Certificación de las Entidades Territoriales y

realizar las recomendaciones a las entidades

del nivel nacional a efectos de focalizar sus

recursos. La información allí contenida


tiempo, frente a los objetivos propuestos y a

los ejecutados. Razón por la cual, una vez




años más, de acuerdo con el Código Civil Colombiano. Una vez finalizados sus valores






en medio técnico a través de la digitalización

con fines archivísticos por parte de del Grupo de Gestión Administrativa y Documental de



apruebe, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Listado de asistencia

Presentación

Asistencia Técnica X

Lineamiento planes de mejora

Recomendación X X

Criterio presupuestal de identificación de

Insumos para el proceso de certificación territorial

X


Gestión

Interinstitucional

1 4 X

Estos informes se generan de acuerdo a lo

establecido en el Decreto 4802 de 2011, por el cual se establece la estructura de la Unidad

para la Atención y Reparación Integral a las

Víctimas. La serie ofrece valores




trasladar al archivo central por cuatro (4)

años más, en concordancia de la Ley 734 de 2002 y la ley 1474 de 2011. Una vez


superados los valores primarios y como esta

serie no desarrolla valores secundarios, debido a que se consolidan en la Dirección

General bajo la Subserie Informes de

Gestión, se puede proceder en esta fase del

ciclo vital con su eliminación, por parte del Grupo de Gestión Administrativa y



dejando como evidencia, los respectivos

inventarios y acta de eliminación.

Informe de gestión de la Dirección de Gestión Interinstitucional X X

Acta de reunión y listado de asistencia

X X

Presentación

X

Memorando

X X

320 59.319

Informes de Seguimiento a la

Implementación de la Política Pública de

Víctimas

X


1 9 X X





respecto al seguimiento en el proceso de implementación de la política pública de

atención, asistencia y reparación integral a

las víctimas en el marco de la Ley 1448 de

2011. La información allí contenida permite adelantar investigaciones históricas sobre el

desempeño institucional a través del tiempo,

frente a los objetivos propuestos y a los

ejecutados. Razón por la cual, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el

trámite, se debe conservar en el archivo de



años más de acuerdo con el código Civil Colombiano. Una vez finalizados sus valores






en medio técnico a través de la digitalización con fines archivísticos por parte de del Grupo

de Gestión Administrativa y Documental de


Institucional de Gestión y Desempeño apruebe, en concordancia con la Ley 734 de

2002.

Notificación apertura de la Plataforma

RUSICST

X


Formato de recolección de información sobre

jornadas de asistencia técnica X

Solicitud de asistencia técnica X

Respuesta a la solicitud de asistencia técnica

X

Notificación cierre Plataforma RUSICST X

Informe final del Reporte de la Plataforma RUSICST

X

320 65 LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS Agrupación que refleja la forma de impartir las directrices para el diseño de la estrategia

en la articulación y cumplimiento de la

65.395 Lineamientos para Planes de Acción Territorial

X Gestión


Lineamiento para Planes de Acción

Territorial

X X

Política de gestión del cambio en la Unidad

para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. La información contenida en esta




tiempo, por lo tanto, será de conservación

total. En consecuencia, una vez finalizadas

las actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el archivo de gestión un (1)

año, posteriormente trasferir al archivo


concordancia con el Decreto 1356 de 2019. Finalizado el tiempo de retención en el

Archivo Central, es decir, ya superada la

vigencia de las actuaciones y cumplido el

tiempo de prescripción de acciones

administrativas, fiscales o legales, se debe garantizar su reproducción exacta a través de

medio técnico de la digitalización con fines

archivísticos, proceso que se realizará por

parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental para futuras consultas. El



Ley 734 de 2002.

CONVENCIONES


NE - Nivel Estructura Ss. - Subserie Documental

DF -

Documento

Físico


R-Reservada

C-Clasificada

AG - Archivo de Gestión CT - Conservación

Total E – Eliminación

S - Serie Documental DE - Documento

Electrónico


Humanitario AC - Archivo Central

S - Selección

MT - Medios

Técnicos

Tabla 21. TRD Subdirección Coordinación Nación Territorio


Código:


Versión:

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Página1de_

OFICINAPRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN

CÓDIGO SERIES,SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES




330 59 INFORMES

Estos informes se generan de acuerdo a

lo establecido en el Decreto 4802 de

2011, por el cual se establece la

estructura de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. La

serie ofrece valores administrativos, por

lo que una vez finalizadas las

actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el archivo de gestión

por un (1) año, posteriormente

trasladar al archivo central por cuatro

(4) años más, en concordancia de la Ley 734 de 2002. Una vez cumplidos los

tiempos de retención y superados los

valores primarios y como esta serie no

desarrolla valores secundarios, debido a

que se consolidan en la Dirección General bajo la Subserie Informes de

Gestión, se puede proceder en esta fase

del ciclo vital con su eliminación, por

parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental, previo

aval del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño dejando como evidencia,

los respectivos inventarios y acta de eliminación.

59.295 Informes de Gestión

Participación y

Visibilización 1 4 X

Informe de Gestión de la Subdirección de Participación

X X

330 59.317 Informes de Seguimiento a la Ejecución del

Banco Proyectos

X

Participación y

Visibilización 1 9 X X


desarrollo y funcionamiento de la

Informe de seguimiento a

proyectos

X X entidad que son presentados ante los




contenida permite adelantar investigaciones históricas sobre el





debe conservar en el archivo de gestión

por un (1) año, posteriormente trasladar al archivo central por nueve

(9) años más, de acuerdo con el Código


sus valores primarios y su retención, es

decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de




reproducción en medio técnico a través

de la digitalización con fines

archivísticos por parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental de


Comité Institucional de Gestión y


con la Ley 734 de 2002

330 93 PROTOCOLOS Conjunto de directrices, normas,

actividades y conductas que se

desarrollan en el marco de la

93.531 Protocolos de Participación Efectiva de las

Víctimas

X

Participación y

Visibilización 1 9 X

Ajuste al Protocolo de Participación

X participación en mesas municipales y

departamentales de acuerdo con lo establecido en las Resoluciones 01448

del 2013 , 01281 y 01282 del 30 de

noviembre de 2016; y 01392 del 29 de

diciembre de 2016. Documento que establece cómo se debe actuar en

ciertos procedimientos para la

Participación, recopilando conductas,

acciones y técnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones.


investigativas que ofrece la serie, se

encuentra inherente, la de analizar y comparar los objetivos propuestos en

una administración frente a los

resultados obtenidos al finalizar el

periodo de gobierno que tuvo a cargo;

igualmente permite reconocer las estrategias y modelos administrativos

utilizados durante una administración en

un lapso de tiempo determinado. Son

fuente también para realizar estudios o investigaciones en áreas de estudio

como la administración pública. Razón



por un (1) año, posteriormente se

transfiere al archivo central por nueve


Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, es



prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se

procederá a su conservación total en su

soporte original de acuerdo con las

instrucciones que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño apruebe, dado

el valor jurídico y legal que pueden

adquirir. La información ofrece valores

para la investigación histórica, toda vez que son evidencia de las diferentes

acciones tomadas a fin de socializar

políticas, directrices, lineamientos y

demás, relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

330 101 REGISTROS E INSTRUMENTOS DE CONTROL

Y SEGUIMIENTO Registros del Control y Seguimiento de

Fortalecimiento a las Mesas de

Participación es una herramienta cuyo

contenido consolida la información a

disposición de la Unidad para la

Atención y Reparación Integral a las Víctimas con relación a la gestión

sistemática y transparente que permite

dirigir y evaluar el desempeño

101.573



X Participación y

Visibilización 1 9 X X

Acta de reunión de equipo X

Listado de Asistencia X

Metodología X X

Cronograma de Actividades X X institucional, en términos de calidad y

satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad.






periodo de gobierno que tuvo a cargo; igualmente permite reconocer las

estrategias y modelos administrativos


un tiempo determinado. Son fuente también para realizar estudios o

investigaciones en áreas de estudio






(9) años más de acuerdo con el Código Civil Colombiano. Una vez finalizados

sus valores primarios y su retención, es


actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones


procederá a su conservación total, en


reproducción en medio técnico a través de la digitalización con fines

archivísticos por parte del Grupo de


acuerdo con las instrucciones que el Comité Institucional de Gestión y



Taller de fortalecimiento X

330 101.603


Elección e Instalación de las Mesas de Participación

X

Participación y Visibilización

1 9 X X

Control y Seguimiento de la Elección e

Instalación de las Mesas de Participación

es una herramienta cuyo contenido

consolida la información a disposición de

la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas con relación a la

gestión sistemática y transparente que

permite dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de

los servicios a cargo de la entidad.



Solicitud del listado de los delegados a la elección de las mesas Departamentales

X

Solicitud al operador logístico para llevar acabo la

elección de los representantes de las mesas Departamentales

X

Informe de elección e instalación de las mesas X X

Registro fotográfico X

Listado de Asistencia X

Base de datos de los representantes a la mesa

nacional

X encuentra inherente, la de analizar y

comparar los objetivos propuestos en una administración frente a los



igualmente permite reconocer las estrategias y modelos administrativos


un tiempo determinado. Son fuente

también para realizar estudios o investigaciones en áreas de estudio







Civil Colombiano. Una vez finalizados sus valores primarios y su retención, es










Comité Institucional de Gestión y Desempeño apruebe, en concordancia


330 101.639 Registros de Control y Seguimiento por Hechos y Enfoques

X

Participación y

Visibilización

1 9 X

Registros del Control y Seguimiento por

Hechos y Enfoques es una herramienta

cuyo contenido consolida la información a disposición de la Unidad para la


Víctimas con relación a la gestión

sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y

satisfacción social en la prestación de

los servicios a cargo de la entidad. Dentro de las posibilidades


encuentra inherente, la de analizar y




igualmente permite reconocer las

estrategias y modelos administrativos utilizados durante una administración en

un tiempo determinado. Son fuente

también para realizar estudios o

investigaciones en áreas de estudio como la administración pública. Razón


Matriz por hechos y enfoques

X


debe conservar en el archivo de gestión por un (1) año, posteriormente se



Civil Colombiano. Finalizado el tiempo

de retención en el archivo central, es decir, ya superada la vigencia de las



administrativas, fiscales o legales, se procederá a su conservación total en su

soporte original de acuerdo con las

instrucciones que el Comité Institucional

de Gestión y Desempeño apruebe, dado el valor jurídico y legal que pueden

adquirir. La información ofrece valores

para la investigación histórica, toda vez

que son evidencia de las diferentes acciones tomadas a fin de socializar

políticas, directrices, lineamientos y

demás, relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la Ley

734 de 2002.

CONVENCIONES


NE - Nivel Estructura Ss. - Subserie Documental DF - Documento

Físico

DDHH- Derechos Humanos P- Pública R-Reservada

C-Clasificada

AG - Archivo de Gestión CT - Conservación

Total E – Eliminación


DE -

Documento Electrónico


Humanitario AC - Archivo Central S - Selección

MT - Medios

Técnicos

Tabla 22. TRD Subdirección de Participación


Código:


Versión:


Página1de_

OFICINAPRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN SOCIAL Y HUMANITARIA

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Soporte Clasificación PROCESO

SIG



400 05 ACTOS ADMINISTRATIVOS Como acto administrativo representa la

manifestación de la voluntad de la administración, que es firmado por el Director

de la Oficina, a través de ella se toman

aquellas decisiones que las normas jurídicas

exigen que se plasmen en actos de esta

naturaleza. Se conservarán totalmente debido a que permiten la realización de estudios de

tipo histórico sobre las normas especiales y su

cumplimiento a nivel de de la Unidad para la

Atención y Reparación Integral a las Víctimas. Además son fuente primaria para

investigaciones sobre la generación de normas

de la administración. Por lo tanto al finalizar las

actuaciones y resueltos los trámites, se procederá a conservar en el archivo de gestión

por un (1) año, posteriormente transferir al

archivo central para ser conservados por diez y

nueve (19) años más, en concordancia con el Código Penal Colombiano. Ya superada la



administrativas, fiscales o legales, se procederá

a su conservación total, en soporte original y se debe garantizar su reproducción exacta a

través de medio técnico, por intermedio de la

digitalización con fines archivísticos, proceso

que desarrollará el Grupo de Gestión Administrativa y Documental para futuras

consultas y su soporte original se conserva

permanentemente, en concordancia con la Ley

734 de 2002.

.05.653 Resoluciones de Reconocimiento o Suspensión

de la Atención Humanitaria

X

Prevención de

Hechos Victimizantes

1 19 X X

Resolución en Medidas de Atención Humanitaria

Resolución de Revaloración X X

Resolución Aclaratoria X X

Resolución que resuelve el Recurso de

Reposición X X

Resolución de Decaimiento X X

Resolución Decisoria y/o Aclaratoria X X

400 59 INFORMES




como evidencia de la gestión institucional respecto a los planes de funcionamiento

59.209 Informes a Entes

Gubernamentales

Prevención de


1 9 X X

Informe de Seguimiento Autos Corte

Constitucional

X X

Informe al Congreso de la República X X

institucional ejecutados. La información allí

contenida permite adelantar investigaciones históricas sobre el desempeño institucional a

través del tiempo, frente a los objetivos

propuestos y a los ejecutados. Razón por la

cual, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el


posteriormente trasladar al archivo central por

nueve (9) años más de acuerdo con el Código Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de

retención en el archivo central, es decir, ya


cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se debe

garantizar su reproducción exacta a través de

medio técnico, por intermedio de la


que desarrollará el Grupo de Gestión Administrativa y Documental para futuras



734 de 2002.

400 59.215 Informes Balance Política Pública

X Prevención de

Hechos

Victimizantes

1 9 X

X





respecto a la ejecución y seguimiento de la política pública de asistencia, atención y

reparación integral a las víctimas. La

información allí contenida permite adelantar

investigaciones históricas sobre el desempeño institucional a través del tiempo, frente a los


por la cual, una vez finalizadas las actuaciones

y resuelto el trámite, se debe conservar en el

archivo de gestión por un (1) año, posteriormente trasladar al archivo central por

nueve (9) años más de acuerdo con el Código

Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de

retención en el archivo central, es decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y

cumplido el tiempo de prescripción de acciones

administrativas, fiscales o legales, se debe

garantizar su reproducción exacta a través de medio técnico, por intermedio de la


que desarrollará el Grupo de Gestión

Administrativa y Documental para futuras consultas y su soporte original se conserva


734 de 2002.

Informe Balance Política Pública X X

400 59.295 Informes de Gestión Prevención de


1 4 X

Estos informes se generan de acuerdo a lo

establecido en el Decreto 4802 de 2011, por el cual se establece la estructura de la Unidad

Informe de Gestión de la Dirección de Gestión Social

y Humanitaria

X X

para la Atención y Reparación Integral a las

Víctimas. La serie ofrece valores administrativos, por lo que una vez finalizadas

las actuaciones y resuelto el trámite, se debe

conservar en el archivo de gestión por un (1)

año, posteriormente trasladar al archivo central

por cuatro (4) años más, en concordancia de la Ley 734 de 2002. Una vez cumplidos los

tiempos de retención y superados los valores

primarios y como esta serie no desarrolla

valores secundarios, debido a que se consolidan en la Dirección General bajo la

subserie Informes de Gestión, se puede

proceder en esta fase del ciclo vital con su

eliminación, por parte del Grupo de Gestión Administrativa y Documental, previo aval del


dejando como evidencia, los respectivos

inventarios y acta de eliminación.

400 59.355 Informes Talleres Construyendo País

X

Prevención de


1 9 X X

Los informes consolidan datos sobre el desarrollo y funcionamiento de la entidad que


como evidencia de la gestión institucional y

participación de la Unidad para las Víctimas en el proceso de promover el diálogo social y la

interacción permanente con las regiones, para

generar participación e inclusión ciudadana en

la ejecución de las políticas públicas a través de

los Talleres Construyendo País. La información allí contenida permite adelantar investigaciones

históricas sobre el desempeño institucional a

través del tiempo, frente a los objetivos

propuestos y a los ejecutados. Razón por la cual, una vez finalizadas las actuaciones y

resuelto el trámite, se debe conservar en el


posteriormente trasladar al archivo central por nueve (9) años más de acuerdo con el Código

Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de

retención en el archivo central, es decir, ya


cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se debe

garantizar su reproducción exacta a través de


digitalización con fines archivísticos, proceso que desarrollará el Grupo de Gestión

Administrativa y Documental para futuras


permanentemente, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Informe Talleres Construyendo País X X

400 101 REGISTROS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y

SEGUIMIENTO

Registros del Control al Consecutivo de

Resoluciones de Reconocimiento o Suspensión

de la Atención Humanitaria es una herramienta

cuyo contenido consolida la información a

disposición de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas con relación

101.589


Consecutivos de Resoluciones de

Reconocimiento o Suspensión de la Atención Humanitaria

X Gestión para

la Asistencia 1 9 X

Consecutivo de Resoluciones en materia de

Asistencia y Reparación Humanitaria a Víctimas

X a la gestión sistemática y transparente que

permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y

satisfacción social en la prestación de los

servicios a cargo de la entidad. Dentro de las

posibilidades investigativas que ofrece la serie, se encuentra inherente, la de analizar y

comparar los objetivos propuestos en una

administración frente a los resultados

obtenidos al finalizar el periodo de gobierno que tuvo a cargo; igualmente permite

reconocer las estrategias y modelos


administración en un tiempo determinado. Son fuente también para realizar estudios o

investigaciones en áreas de estudio como la

administración pública. Razón por la cual, una

vez finalizadas las actuaciones y resuelto el

trámite, se debe conservar en el archivo de gestión por un (1) año, posteriormente se

transfiere al archivo central por nueve (9) años

más de acuerdo con el Código Civil

Colombiano. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, es decir, ya superada la



administrativas, fiscales o legales, se procederá a su conservación total en su soporte original

de acuerdo con las instrucciones que el Comité

Institucional de Gestión y Desempeño apruebe,

dado el valor jurídico y legal que pueden

adquirir. La información ofrece valores para la investigación histórica, toda vez que son

evidencia de las diferentes acciones tomadas a

fin de socializar políticas, directrices,

lineamientos y demás, relacionados con la misión institucional.

CONVENCIONES


NE - Nivel Estructura Ss. - Subserie

Documental

DF - Documento

Físico DDHH- Derechos Humanos

P- Pública

R-Reservada

C-Clasificada


CT -

Conservación Total

E –

Eliminación

S - Serie Documental DE - Documento

Electrónico


Humanitario AC - Archivo Central S - Selección

MT -

Medios

Técnicos

Tabla 23. TRD Dirección de Gestión Social y Humanitaria


Código:


Versión:

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TABLAS DERETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha:

Página1de_

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

CÓDIGO


Soporte Clasificación PROCESO

SIG

Estado Retención Disposición

Final PROCEDIMIENTO


410 .05 ACTOS ADMINISTRATIVOS Como acto administrativo representa

la manifestación de la voluntad de la

administración, que es firmado por el

Director de la Dirección de Gestión Social y Humanitaria, a través de ella

se toman aquellas decisiones que las

normas jurídicas exigen que se

plasmen en actos de esta naturaleza. Se conservarán totalmente debido a

que permiten la realización de

estudios de tipo histórico sobre las

normas especiales y su cumplimiento a nivel de la Unidad para la Atención

y Reparación Integral a las Víctimas.

Además son fuente primaria para

investigaciones sobre la generación

de normas de la administración. Por lo tanto, al finalizar las actuaciones y

resueltos los trámites, se procederá a

conservar en el archivo de gestión por

un (1) año, posteriormente transferir al archivo central para ser

conservados por diez y nueve (19)

años más, en concordancia con el

Código Penal Colombiano. Ya superada la vigencia de las




procederá a su conservación total, en soporte original y se debe garantizar

su reproducción exacta a través de


digitalización con fines archivísticos, proceso que desarrollará el Grupo de


para futuras consultas y su soporte

original se conserva permanentemente, en concordancia


.05.661 Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 19 X X

Resolución en Materia de Asistencia y Atención a Víctimas X X

410 55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS La Serie Documental esta compuesta

por información que reflejan la misionalidad de la Unidad para la


Víctimas cuyo objetivo se centra en

la búsqueda del acercamiento del

Estado a las víctimas mediante una coordinación eficiente y acciones

transformadoras que promuevan la

participación efectiva de las víctimas

en su proceso de reparación. Por otra parte la agrupación documental

refleja las medidas de asistencia,

atención y reparación otorgadas por

el Estado a cada una de las victimas según el caso, articular a las

entidades que hacen parte del

Sistema Nacional para la Atención y

Reparación Integral a las Víctimas, Ley 1448, de Víctimas y Restitución

de Tierras. Constituyen parte de la

memoria histórica de la entidad, toda

vez que dentro de las posibilidades

investigativas se encuentra el poder realizar trabajos de tipo histórico

como fuente primaria para

investigaciones sobre la entidad, así

como investigaciones de tipo institucional para la reconstrucción de

los procesos, procedimientos y

actividades de la entidad. Igualmente

sirve como evidencia de las decisiones tomadas en desarrollo de

las actividades misionales de la

misma. Por lo tanto al finalizar las

actuaciones y resueltos los trámites,

se procederá a conservar en el archivo de gestión por un (1) año,

posteriormente transferir al archivo

central para ser conservados por diez

y nueve (19) años más, en concordancia con el Código Penal

Colombiano. Ya superada la vigencia

de las actuaciones y cumplido el

tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales, se


soporte original y se debe garantizar

su reproducción exacta a través de medio técnico, por intermedio de la

digitalización con fines archivísticos,

proceso que desarrollará el Grupo de


para futuras consultas y su soporte original se conserva



55.197 Historiales de Subsidiariedad en Materia de Asistencia y Atención de

Víctimas

X Prevención de Hechos

Victimizantes

1 19 X X

Oficio de aceptación de apoyo subsidiario X

Cédula de Ciudadanía X

Formato de aceptación de confidencialidad para uso y manejo de información X

Ruta Institucional para la atención y ayuda humanitaria en la inmediatez X

Recurso de Apelación X X

Recurso de Reposición X X

Derechos de Petición X X

Comunicación Oficial X X

Acta de Posesión del mandatarios X

Formalización de la subsidiariedad X X

410 59 INFORMES Los informes consolidan datos sobre

el desarrollo y funcionamiento de la


59.219 Informes Construyendo País X 1 9 X X

Informe construyendo país X X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

entes de control, como evidencia de

la gestión institucional respecto a los planes de funcionamiento institucional


contenida permite adelantar

investigaciones históricas sobre el desempeño institucional a través del


propuestos y a los ejecutados. Razón

por la cual, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite, se


gestión por un (1) año,

posteriormente trasladar al archivo central por nueve (9) años más, en

concordancia con el Código Civil

Colombiano. Finalizado el tiempo de

retención en el archivo central, es

decir, ya superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de





fines archivísticos, proceso que

desarrollará el Grupo de Gestión Administrativa y Documental para

futuras consultas y su soporte original

se conserva permanentemente, en


410 59.221 Informes Cualitativos de las Misiones Humanitarias


Victimizantes

1 9 X X

Los informes consolidan datos sobre el desarrollo y funcionamiento de la



la gestión institucional respecto a los

planes de funcionamiento institucional ejecutados. La información allí

contenida permite adelantar


desempeño institucional a través del tiempo, frente a los objetivos

propuestos y a los ejecutados. Razón





central por nueve (9) años más, en concordancia con el Código Civil







exacta a través de medio técnico, por intermedio de la digitalización con


Informe cualitativo de las misiones humanitarias X X


Administrativa y Documental para futuras consultas y su soporte original

se conserva permanentemente, en


410 59.225 Informes de Actividades de Operador

X

Prevención

de Hechos Victimizantes

1 9 X X


el desarrollo y funcionamiento de la entidad que son presentados ante los




ejecutados. La información allí contenida permite adelantar



tiempo, frente a los objetivos propuestos y a los ejecutados. Razón



debe conservar en el archivo de gestión por un (1) año,


central por nueve (9) años más, en

concordancia con el Código Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de







intermedio de la digitalización con fines archivísticos, proceso que



futuras consultas y su soporte original se conserva permanentemente, en


Informe de Actividades de Operador X X

410 59.239 Informes de Atención de Emergencias X 1 9 X X

Informe de Atención de Emergencias X X

Prevención



el desarrollo y funcionamiento de la entidad que son presentados ante los







tiempo, frente a los objetivos propuestos y a los ejecutados. Razón



debe conservar en el archivo de gestión por un (1) año,



concordancia con el Código Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de







intermedio de la digitalización con fines archivísticos, proceso que






Prevención de Hechos

Victimizantes

1 4 X

Estos informes se generan de acuerdo

a lo establecido en el Decreto 4802

de 2011, por el cual se establece la estructura de la Unidad para la


Víctimas. La serie ofrece valores


finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite, se debe conservar en el



central por cuatro (4) años más, en concordancia de la Ley 734 de 2002.

Una vez cumplidos los tiempos de

retención y superados los valores

primarios y como esta serie no desarrolla valores secundarios, debido

a que se consolidan en la Dirección

General bajo la Subserie Informes de

Gestión, se puede proceder en esta fase del ciclo vital con su eliminación,

por parte del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental, previo

aval del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño dejando como

Informe de Gestión de la Subdirección de Prevención y Atención de

Emergencias

X X

evidencia, los respectivos inventarios

y acta de eliminación.

410 59.303 Informes de Medición de Satisfacción Bitácora Diaria de Eventos

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X X



entidad que son presentados ante los entes de control, como evidencia de










gestión por un (1) año, posteriormente trasladar al archivo



Colombiano. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, es







fines archivísticos, proceso que desarrollará el Grupo de Gestión



se conserva permanentemente, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Informe de medición de satisfacción bitácora diaria de eventos X X

410

59.305 Informes de Medición de Satisfacción de Atención de Emergencias

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X X






Informe de Medición de Satisfacción Informe de Atención de Emergencias X

Ficha Técnica de Encuesta de Medición de Satisfacción Informe de Atención

de Emergencias

X X planes de funcionamiento institucional





















se conserva permanentemente, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

410

59.329 Informes del Programa de Desarrollo con Enfoque Territorial PDET

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X X





resultados de implementación de los

Programas de Desarrollo con Enfoque

Territorial PDET. La información allí contenida permite adelantar








central por nueve (9) años más de

acuerdo con el Código Civil









Informe PDET X X




410 91 PROGRAMAS La información contenida en esta


asesoramiento y acompañamiento a

las autoridades territoriales en la formulación e implementación de los

planes de contingencia para la

atención humanitaria inmediata de

hechos victimizantes ocurridos en el marco del conflicto armado. Razón







Colombiano. Una vez finalizados sus valores primarios y su retención, es







través de la digitalización con fines archivísticos por parte de del Grupo

de Gestión Administrativa y

Documental de acuerdo con las

instrucciones que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño


734 de 2002.

91.501

Programas de Asistencia Técnica para la Formulación e

Implementación de Planes de Contingencia

X

Prevención de Hechos

Victimizantes

1 9 X X

Acta de Asistencia Técnica X

Ayuda de memoria X


Matriz de seguimiento y soporte a la asistencia técnica X

Guía Metodológica para la formulación de Planes de contingencia X

Acta de Comité Territorial de Justicia Transicional X

Ficha Técnica de encuesta de medición de satisfacción X

Informe de medición de satisfacción X

Plan de Contingencia X

Programa de Asistencia técnica para la Formulación e Implementación de Planes de Contingencia

X X

Informe de comisión X

410 91.509 Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en

Subsidiariedad Mecanismo Dinero

X

Prevención


1 9 X X

La información contenida en esta

subserie documental evidencia la

ayuda o atención humanitaria

inmediata de forma subsidiaria en el mecanismo de dinero a los entes

territoriales con menos capacidad

técnica, administrativa y financiera.

Razón por la cual, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite,

se debe conservar en el archivo de



Estudio Técnico X X

Planilla de AHI X

Oficio de Aval de Solicitudes X X

Matriz Consolidado de Solicitudes X

Matriz Consolidado de Hogares X

Listado de Destinatarios X

Comunicación de Pago X X central por nueve (9) años más, en

concordancia con el Código Civil Colombiano. Una vez finalizados sus

valores primarios y su retención, es









de acuerdo con las instrucciones que el Comité Institucional de Gestión y



Formato para la aplicación de Encuestas Dinero X

Informe de Pagos y Reintegros X X

Relación de Reintegros X

Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad

Mecanismo Dinero

Reporte en la Herramienta "Matriz Consolidado Hogares"

X

410 91.511 Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad Mecanismo Especie Periódico

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X X



apoyo subsidiario con los entes

territoriales de menor capacidad técnica, administrativa y financiera,

para brindar ayuda y atención

humanitaria inmediata a los

ciudadanos víctimas del conflicto interno armado. Razón por la cual,

una vez finalizadas las actuaciones y

resuelto el trámite, se debe conservar

en el archivo de gestión por un (1)

año, posteriormente trasladar al archivo central por nueve (9) años

más en concordancia con el Código


sus valores primarios y su retención, es decir, ya superada la vigencia de

las actuaciones y cumplido el tiempo

de prescripción de acciones

administrativas, fiscales o legales, se procederá a su conservación total, en





de acuerdo con las instrucciones que

el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño apruebe, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Estudio Técnico X

Formato de Solicitud Ayuda Humanitaria Alimentaria y No Alimentaria en

Especie X

Formato "Orden de Pedido Ayuda Humanitaria en Especie" X

Registro de formalización apoyo subsidiario X

Registro de aceptación de confidencialidad para el uso y manejo de la

información X

Registro de ruta institucional para la atención y ayuda humanitaria en la

inmediatez X

Acta de entrega de AH en Especie al ente territorial X

Remisión Operador X

Acta de seguimiento X

Registro Planilla de AHI Especie Sin Desplegables X

Registro Planilla De AHI Especie Con Desplegables X

Registro Orden De Pedido Ayuda Humanitaria En Especie X

Registro Lista de Entrega de Ayuda Humanitaria en Especie X

Registro Consolidado Control De Entrega Registro Consolidado Censos X

Registro de Solicitud AH Alimentaria y no Alimentaria en Especie X

Registro Lista de Entrega de Ayuda Humanitaria en Especie X

Ficha Técnica Encuesta de Medición de Satisfacción de Subsidiariedad X

Informe de Medición de Satisfacción X

Oficio de Solicitud del Municipio X

Registro Único De Censo AH X

Oficio de Solicitud de Gobernación X

Registro Planilla De AHI Dinero Sin Desplegables X

Registro Matriz Consolidada De Solicitudes X

Registro Matriz Consolidada De Hogares X

Programa de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad

Mecanismo Especie Periódico X

410 91.513

Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en

Subsidiariedad Mecanismo Especie por Evento

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X X


subserie documental evidéncia la

ayuda y atención humanitaria

inmediata de forma subsidiaria en el mecanismo de especie (Kits

Alimentarios y No Alimentarios) a los

entes territoriales con menos

capacidad técnica, administrativa y

financiera. Razón por la cual, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto

el trámite, se debe conservar en el


posteriormente trasladar al archivo central por nueve (9) años más, en


Colombiano. Una vez finalizados sus

valores primarios y su retención, es decir, ya superada la vigencia de las








de acuerdo con las instrucciones que

el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño apruebe, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

Formato "Orden de Pedido Ayuda Humanitaria en Especie" X

Acta de entrega de Ayuda Humanitaria en especie al ente territorial X

Lista de Entrega de Ayuda Humanitaria en Especie X

Actas Entrega X X

Registro en el sistema de información de la subdirección de prevención y

atención de emergencias (VIVANTO).

X

Registro de formalización apoyo subsidiario

X

Registro de aceptación de confidencialidad para el uso y manejo de la

información

X

Registro de ruta institucional para la atención y ayuda humanitaria en la

inmediatez

X

Programas de Ayuda y Atención Humanitaria Inmediata en Subsidiariedad

Mecanismo Especie por Evento X X

410 93 PROTOCOLOS Conjunto de directrices, normas, actividades y conductas que se

desarrollan en el marco de la

identificación de riesgos humanitarios

y hacer seguimiento a las

93.547 Protocolos para la Elaboración de la Bitácora Diaria de Eventos

X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X

Protocolo para la Elaboración de la Bitácora Diaria de Eventos

X emergencias humanitarias,

desplazamientos masivos, atentados terroristas y todos los hechos

victimizantes contemplados en el

marco de la Ley 1448 de 2011.

Documento que establece cómo se debe actuar en ciertos procedimientos

para emergencias humanitarias,

recopilando conductas, acciones y

técnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones. Dentro de las

posibilidades investigativas que ofrece

la serie, se encuentra inherente, la de

analizar y comparar los objetivos propuestos en una administración

frente a los resultados obtenidos al

finalizar el periodo de gobierno que

tuvo a cargo; igualmente permite

reconocer las estrategias y modelos administrativos utilizados durante una

administración en un tiempo

determinado. Son fuente también

para realizar estudios o investigaciones en áreas de estudio





posteriormente se transfiere al

archivo central por nueve (9) años

más de acuerdo con el Código Civil Colombiano. Finalizado el tiempo de






su soporte original de acuerdo con las instrucciones que el Comité


apruebe, dado el valor jurídico y legal

que pueden adquirir. La información ofrece valores para la investigación

histórica, toda vez que son evidencia

de las diferentes acciones tomadas a

fin de socializar políticas, directrices,

lineamientos y demás, relacionados con la misión institucional, en


410 95 PROYECTOS Agrupación Documental que refleja la

información de proyectos

directamente relacionados con los objetivos del apoyo a iniciativas y/o

proyectos agropecuarios que

contribuyan a la disminución de la

vulnerabilidad de la población frente

95.549 Proyectos Agropecuarios


Victimizantes

1 9 X

Definición entidades territoriales susceptibles de ser apoyadas X

Validación Documental X

Validación técnica X

Concepto de Viabilidad X al conflicto armado, que adelanta la

Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. Dentro de las

posibilidades investigativas que

ofrecen los Proyectos Agropecuarios

se encuentra la posibilidad de analizar y comparar los objetivos propuestos

en una administración frente a los


periodo de gobierno que tuvo a cargo; igualmente permite reconocer

las estrategias y modelos


administración en un tiempo determinado. Son fuente también

para realizar estudios o


como la administración pública. En

consecuencia, una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite, se



posteriormente se transfiere al archivo central por nueve (9) años



retención en el archivo central, es decir, ya superada la vigencia de las




procederá a su conservación total en su soporte original de acuerdo con las

instrucciones que el Comité


apruebe, dado el valor jurídico y legal que pueden adquirir. La información

ofrece valores para la investigación

histórica, , toda vez que son

evidencia de las diferentes acciones tomadas a fin de socializar políticas,

directrices, lineamientos y demás,

relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la Ley 734 de 2002. 2002.

Oficio de notificación de la aprobación o no a la Entidad Territorial X

Registro de llamada celular base Excel seguimiento X

Acta de recibido insumos Ente Territorial X

Planilla de entrega a la comunidad beneficiaria X

Acta de comité X

Registro Único de Censo Proyectos Agropecuarios X

Registro Solicitud de Insumos Proyectos Agropecuarios X

Registro Orden de Pedido X

Registro Listado de Entrega de Insumos X

Registro Ficha Evaluación de Proyectos Agropecuarios X

Registro Estructura Técnica Proyectos Agropecuarios X

Acta de Entrega de Insumos Proyectos Agropecuarios X

410 95.551 Proyectos de Infraestructura Social y Comunitaria

X

Prevención


1 9 X

Agrupación Documental que refleja la información de proyectos

directamente relacionados con los

objetivos del apoyo a ir iniciativas

y/o proyectos de infraestructura social y comunitaria que contribuyan

a la disminución de la vulnerabilidad

de la población frente al conflicto

armado, que adelanta la Unidad para

la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. Dentro de las

posibilidades investigativas que

ofrecen los Proyectos de

infraestructura social y comunitaria se

Concepto de viabilidad X

Oficio de notificación la aprobación o no a la Entidad Territorial X

Copia electrónica contrato mano de obra X

Formato de coordinación de entrega de materiales de construcción y/o

dotación con mobiliario X

Acta de entrega X

Formato Informe de Avance de Obra X

Formato Informe Entrega de Dotación X

Guía para informe misión de seguimiento – proyectos ISC X encuentra la posibilidad de analizar y



periodo de gobierno que tuvo a

cargo; igualmente permite reconocer

las estrategias y modelos administrativos utilizados durante una

administración en un lapso de tiempo



como la administración pública. En

consecuencia, una vez finalizadas las




archivo central por nueve (9) años más de acuerdo con el Código Civil












evidencia de las diferentes acciones

tomadas a fin de socializar políticas,

directrices, lineamientos y demás, relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

Acta entrega de proyecto X

Ficha Técnica de Medición de Satisfacción a Partes Interesadas X

Informe de Medición de Satisfacción X

Registro Único de Censo ISC X

Registro Único de Censo ISC X

Registro Estructura Técnica PISC X

Registro Coordinación de Entrega X

410 101 REGISTROS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Registros y Seguimientos a la

Verificación de Riesgo y/o Emergencias Humanitarias es una

herramienta cuyo contenido consolida

la información a disposición de la

Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas con relación a

la gestión sistemática y transparente

que permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisf, acción social en la

prestación de los servicios a cargo de

la entidad. Dentro de las posibilidades

investigativas que ofrece la serie, se encuentra inherente, la de analizar y

comparar los objetivos propuestos en



periodo de gobierno que tuvo a

101.565

Registros de Control y Seguimiento a la Verificación de Riesgo y/o Emergencias Humanitarias

X X

Prevención

de Hechos

Victimizantes

1 9 X

Registro de Verificación de Riesgo y/o Emergencias Humanitarias X

Registro de Reporte de Casos X

Registro en Base de Datos CIPRUNNA

X

Registro en Base de Seguimiento GVP X

Registro Base de Medidas Complementarias X

Registro en Base Datos CERREM X

Registro de Bitácora Diaria de Eventos X

Registro del Reporte De Verificación Riesgo Humanitario y/o Emergencia

Humanitaria X

Registro en la Plantilla Bitácora Diaria De Eventos X cargo; igualmente permite reconocer

las estrategias y modelos administrativos utilizados durante una

administración en un lapso de tiempo








archivo central por nueve (9) años más de acuerdo con el Código Civil

Colombiano.Finalizado el tiempo de











evidencia de las diferentes acciones


directrices, lineamientos y demás, relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.rdancia con la Ley

734 de 2002.

Registro en la Base Unificada Prevención Y Emergencias X

410 101.595 Registros de Control y Seguimiento de Consecutivos de Resoluciones

en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas

X

Prevención


1 9 X

Registros y Control de Consecutivo de

Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de Víctimas es

Consecutivo de Resoluciones en Materia de Asistencia y Atención de

Víctimas

X

una herramienta cuyo contenido

consolida la información a disposición de la Unidad para la Atención y

Reparación Integral a las Víctimas con

relación a la gestión sistemática y

transparente que permite dirigir y

evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción

social en la prestación de los servicios

a cargo de la entidad. Dentro de las

posibilidades investigativas que ofrece la serie, se encuentra inherente, la de

analizar y comparar los objetivos

propuestos en una administración

frente a los resultados obtenidos al finalizar el periodo de gobierno que

tuvo a cargo; igualmente permite

reconocer las estrategias y modelos

administrativos utilizados durante una administración en un tiempo




como la administración pública. Razón por la cual, una vez finalizadas las



gestión por un (1) año, posteriormente se transfiere al







administrativas, fiscales o legales, se procederá a su conservación total en

su soporte original de acuerdo con las


Institucional de Gestión y Desempeño apruebe, dado el valor jurídico y legal

que pueden adquirir. La información


histórica, , toda vez que son evidencia de las diferentes acciones



relacionados con la misión institucional, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

410 101.629 Registros de Control y Seguimiento del Grupo Técnico de Evaluación

de Riesgo (GTER)

1 9 X

Registros y Seguimientos del Grupo

Técnico de Evaluación de Riesgo (GTER) es una herramienta cuyo

Registro de Seguimiento del Grupo Técnico de Evaluación de Riesgo

X X

Prevención

de Hechos

Victimizantes


disposición de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las

Víctimas con relación a la gestión

sistemática y transparente que

permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la



investigativas que ofrece la serie, se encuentra inherente, la de analizar y

comparar los objetivos propuestos en


resultados obtenidos al finalizar el periodo de gobierno que tuvo a

cargo; igualmente permite reconocer


administrativos utilizados durante una administración en un tiempo







gestión por un (1) año, posteriormente se transfiere al










Institucional de Gestión y Desempeño apruebe, dado el valor jurídico y legal

que pueden adquirir. La información


histórica, , toda vez que son evidencia de las diferentes acciones



relacionados con la misión institucional, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

410 101.637 Registros de Control y Seguimiento para la Respuesta Rápida a las

Alertas Tempranas


Victimizantes

1 9 X

Registros y Seguimientos para la

Respuesta Rápida a las Alertas Tempranas es una herramienta cuyo


disposición de la Unidad para la

Atención y Reparación Integral a las Víctimas con relación a la gestión

sistemática y transparente que

Registro en la Base De Datos CIPRAT X

Registro en la Base De Acciones Urgentes X

Registro de Respuestas a Alertas Tempranas

X

permite dirigir y evaluar el

desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la







periodo de gobierno que tuvo a cargo; igualmente permite reconocer



administración en un tiempo determinado. Son fuente también







posteriormente se transfiere al archivo central por nueve (9) años



retención en el archivo central, es decir, ya superada la vigencia de las







apruebe, dado el valor jurídico y legal que pueden adquirir. La información



evidencia de las diferentes acciones tomadas a fin de socializar políticas,


relacionados con la misión

institucional, en concordancia con la Ley 734 de 2002.

CONVENCIONES



Ss. -

Subserie

Documental

DF -

Documento

Físico


R-Reservada

C-Clasificada


CT -

Conservación

Total

E – Eliminación

S - Serie Documental DE -

Documento

Electrónico

DIH- Derecho

Internacional Humanitario AC - Archivo Central S - Selección

MT - Medios

Técnicos

Tabla 24. TRD Subdirección Prevención Atención de Emergencias



PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE TABLAS DERETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Página 1 de _

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y ATENCIÓN HUMANITARIA

CÓDIGO


Soport

e

Clasificaci

ón PROCES

O SIG

Estado Retenció

n

Disposición

Final PROCEDIMIENTO

NE S / Ss.

DF

DE

DDHH

DIH

P C R AG AC CT E MT S

42

0 55 HISTORIALES DE VÍCTIMAS

La Serie Documental

esta compuesta por

información que

reflejan la misionalidad de la Unidad para la

Atención y Reparación

Integral a las Víctimas

cuyo objetivo se centra

en la búsqueda del acercamiento del

Estado a las víctimas

mediante una

coordinación eficiente y acciones

transformadoras que

promuevan la

participación efectiva de las víctimas en su

proceso de reparación.

Por otra parte la

agrupación documental refleja las medidas de

asistencia, atención y

reparación otorgadas

por el Estado a cada

una de las victimas según el caso, articular

a las entidades que

hacen parte del

Sistema Nacional para la Atención y

Reparación Integral a

las Víctimas, Ley

1448, de Víctimas y Restitución de Tierras.

Constituyen parte de la

memoria histórica de la

55.20

3 Historiales en Materia de Asistencia Humanitaria a Víctimas

X

Gestión para la

Asistenci

a

1 19 X X

Registro de Identificación (Medición) de subsistencia mínima X

Solicitud de Asistencia Humanitaria (Presencial, telefónico, virtual y escrito ) X X

Respuesta a solicitudes de asistencia (Presencial, telefónico, virtual y escrito ) X X

Registro de Agendamiento(Grabación llamada)

X

Formulario de información general y medidas de asistencia SGV Módulo Entrevista

X

Entrevista (Telefónica)

X

Registro de Información de Identificación de necesidades

X

Tabla de Medición de carencias

X

Recurso de Apelación X

X

Recurso de Reposición X

X

Derecho de Petición X

X

Comunicación Oficial X

X

Grabación de la llamada en el esquema no presencial

X

entidad, toda vez que

dentro de las posibilidades

investigativas se

encuentra el poder

realizar trabajos de tipo histórico como

fuente primaria para

investigaciones sobre

la entidad, así como investigaciones de tipo

institucional para la

reconstrucción de los

procesos, procedimientos y

actividades de la

entidad. Igualmente

sirve como evidencia

de las decisiones tomadas en desarrollo

de las actividades

misionales de la

misma. Por lo tanto al finalizar las actuaciones

y resueltos los

trámites, se procederá

a conservar en el archivo de gestión por

un (1) año,

posteriormente

transferir al archivo

central para ser conservados por diez y

nueve (19) años más,

en concordancia con el

Código Penal Colombiano. Ya


las actuaciones y

cumplido el tiempo de prescripción de

acciones

administrativas,

fiscales o legales, se procederá a su


soporte original y se

debe garantizar su


técnico, por intermedio



desarrollará el Grupo

de Gestión


futuras consultas y su

soporte original se

conserva


Ley 734 de 2002.

420

59 INFORMES

Estos informes se

generan de acuerdo a

lo establecido en el Decreto 4802 de 2011,

por el cual se establece

la estructura de la

Unidad para la Atención y Reparación

Integral a las Víctimas.

La serie ofrece valores

administrativos, por lo que una vez finalizadas

las actuaciones y

resuelto el trámite, se

debe conservar en el archivo de gestión por

un (1) año,

posteriormente


central por cuatro (4) años más, en

concordancia de la Ley

734 de 2002. Una vez


superados los valores

primarios y como esta

serie no desarrolla valores secundarios,

debido a que se

consolidan en la

Dirección General bajo

la Subserie Informes de Gestiónse puede

proceder en esta fase

del ciclo vital con su

eliminación, por parte del Grupo de Gestión

Administrativa y

Documental, previo

aval del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño y

dejando como

evidencia, los respectivos inventarios

y acta de eliminación.

59.29

5 Informes de Gestión

Gestión

para la

Asistencia

1 4 X

Informe de Gestión de la Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria X X

42

0 75 PLANES

El Plan de Atención,

Asistencia y Reparación Integral PAARI es el

instrumento mediante

el cual en donde se

evidencia la identificación de las

carencias y

capacidades de las

75.42

3 Planes de Atención, Asistencia y Reparación Integral PAARI

X

Gestión

para la

Asistenci

a

1 9 X X Registro de información

X

Entrevista Única para Atención y Reparación de Víctimas

X

Seguimiento a las medidas de asistencia X X

víctimas para de esta

forma facilitar el acceso a medidas de

asistencia y reparación,

contempladas en la

Ley. Por otra parte permite programar y

realizar seguimiento a

las estrategias,

actividades e indicadores asociados a

los objetivos para el

cumplimiento de los

resultados previstos en la vigencia. Dentro de

las posibilidades

investigativas que

ofrecen los Planes de

Acción se encuentra la posibilidad de analizar

y comparar los

objetivos propuestos

por la administración frente a los resultados

obtenidos al finalizar el

periodo de gobierno

que tuvo a cargo; igualmente permite

reconocer las

estrategias y modelos

administrativos

utilizados durante una administración en un

lapso de tiempo

determinado. Son

fuente también para realizar estudios o

investigaciones en

áreas de estudio como

la administración pública, por lo tanto,

será de conservación

total. En consecuencia,

una vez finalizadas las actuaciones y resuelto



de gestión un (1) año,

posteriormente trasferir al archivo


años más en

concordancia con el Decreto 1356 de 2019.

Finalizado el tiempo de


Central, es decir, ya superada la vigencia de

las actuaciones y


prescripción de



debe garantizar su


técnico, proceso que se

realizará por parte del

Grupo de Gestión Administrativa y

Documental para

futuras consultas. El


permanentemente.

42

0 91 PROGRAMAS

La información

contenida en esta


asesoramiento y

acompañamiento a las

autoridades

territoriales en la formulación e

implementación de los

programas de atención

humanitaria por desplazamiento forzado

ocurridos en el marco

del conflicto armado.

Razón por la cual, una vez finalizadas las







años más, en concordancia del

Código Civil

Colombiano. Una vez

finalizados sus valores primarios y su



las actuaciones y cumplido el tiempo de

prescripción de

acciones

administrativas,

fiscales o legales, se procederá a su


soporte original y

garantizar su reproducción en medio


91.50

5 Programas de Ayuda Humanitaria Desplazamiento Forzado

X

Gestión

para la

Asistencia

1 9 X X

Programa de Ayuda Humanitaria Desplazamiento Forzado

Solicitud de Atención Humanitaria

X

Formato de planilla de validación para la colocación

Archivo Excel X

Planilla de Validación para la Colocación

X

Memorando y oficio informando el resultado de la Colocación por parte del

Director Técnico X

Aviso de pago

X

Resultado de pagos y reintegros

X

Resolución de constitución de acreedores varios.

X

Comprobante de documentos en trámite

X

Gestión de los casos

X


archivísticos por parte de del Grupo de


y Documental de




apruebe, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

420

91.507

Programas de Ayuda Humanitaria para Hechos Victimizantes Diferentes al Desplazamiento Forzado

X

Gestión

para la

Asistencia

1 9 X X

La información

contenida en esta


asesoramiento y

acompañamiento a las

autoridades territoriales en la

formulación e

implementación de los

programas de ayuda

humanitaria para hechos victimizantes

diferentes al

desplazamiento forzado

ocurridos en el marco del conflicto armado.

Razón por la cual, una

vez finalizadas las






años más en

concordancia del

Código Civil Colombiano. Una vez

finalizados sus valores

primarios y su

retención, es decir, ya superada la vigencia de

las actuaciones y



administrativas,


procederá a su


garantizar su


técnico a través de la digitalización con fines


Programa de Ayuda Humanitaria para Hechos Victimizantes Diferentes al Desplazamiento Forzado

Solicitud de Ayuda Humanitaria

X

Caracterización de las solicitudes

X

Formato de Colocación

X

Solicitud de los recursos a ejecutar (PAC)

X

Planilla de Validación para la Colocación

X

Memorando y oficio informando el resultado de la Colocación por parte del Director Técnico X

Aviso de pago

X

Resultado de pagos y reintegros

X

Resolución de constitución de acreedores varios.

X

Base consolidada general

X

del Grupo de Gestión

Administrativa y Documental de acuerdo

con las instrucciones

que el Comité

Institucional de Gestión

y Desempeño apruebe, en concordancia con la

Ley 734 de 2002.

CONVENCIONES



Ss. -

Subserie Document

al

DF -

Document

o Físico

DDHH- Derechos Humanos

P- Pública

R-Reservada

C-Clasificada


CT -

Conservaci

ón Total

E –

Eliminaci

ón


DE -

Document

o Electrónic

o

DIH- Derecho

Internacional Humanitario

AC - Archivo Central S -

Selección

MT -

Medios Técnicos

Tabla 25. TRD Subdirección de Asistencia y Atención Humanitaria

4. IMPACTO DE LA INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTIVA

El impacto de la intervención archivística realizado en el proyecto de la elaboración de la Tablas de Retención Documental que son consideradas como el instrumento archivístico que contienen los criterios para la organización de los documentos de archivo durante su ciclo de vida, facilitando la manera de manejar de los documentos en cada una de las fases de archivo y brindan la oportunidad de contar con la información adecuada en los documentos que se producen, administran, conservan y custodian en la entidad, además garantiza la conformación y custodia de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivo de la UARIV. El impacto de la intervención archivística en la UARIV se vera reflejado en la organización de los documentos del archivo facilitando de esta manera el manejo de estos en cada una de las fases y brindando a la entidad la oportunidad de contar con información pertinente en los documentos que se producen, administran, conservan y custodian, garantizando la conformación del patrimonio documental de la entidad. Cuando las organizaciones cuentan con Tablas de Retención Documental (TRD), además de garantizar archivos de gestión debidamente organizados, propician una cultura organizacional con el objetivo de cumplir con la normatividad archivística en cuanto a la obligación de contar con archivos debidamente organizados que permiten prestar un buen servicio al ciudadano en este caso victimas del conflicto. Además de garantizar el acceso oportuno en cumplimiento con la ley de transparencia y acceso a la información. Se radicó la versión definitiva de sus Tablas de Retención Documental con los soportes de elaboración y aprobación mediante el número de radicado 1-2021-910 del 3 de febrero de 2021.

5. DIFICULTADES Y RECOMENDACIONES

En la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la UARIV se tuvo dificultad por la falta de colaboración por parte de los funcionarios y contratistas de la entidad para suministrar la información requerida para el levantamiento de la información especialmente con la historia archivística y la tipología documental que maneja cada una de las áreas misionales de la entidad. A continuación, se da recomendaciones se hacen con base en el análisis detallado del proceso de Gestión Documental evidenciados al recabar la información al interior de la UARIV, esto con el fin de ser tenidos en cuenta en pro de la mejora continua, dando cumplimiento al marco normativo vigente.

• Se requiere fortalecer la Gestión Documental mediante el Plan de Capacitaciones, para la sensibilización a los colaboradores de la importancia y responsabilidad que se tiene frente a la función archivística.

• Es necesario que se realicen el proceso de elaboración el Sistema Integrado de Conservación – SIC, para su posterior implementación encaminadas a lograr la preservación y conservación de la memoria institucional en el corto, mediano y largo plazo, asegurando la integridad de los diferentes medios de soporte desde el momento que se producen hasta su disposición final.

• Es indispensable la puesta en marcha de la guía de expediente único, como pilar de la conformación del expediente misional de la Unidad.

• Se ha evidenciado que existen debilidades en la elaboración, actualización e implementación de los Instrumentos archivísticos como son: Banco Terminológico – BANTER, Tablas de Control de Acceso; elaboración de los Cuadros de Control de Acceso – CCD, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónico – MR.

6. WEBGRAFÍA

• Ley 1448 de 2011. – Ley de Victimas

• Decreto 4802 de 2011. - Por el cual se establece la estructura de la

Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a

las Víctimas.

• Decreto número 4968 de 2011. - Por el cual se determina la planta de

personal de la Unidad Administrativa Especial de Atención y Reparación

Integral a las Víctimas y se dictan otras disposiciones.

• Resolución 113 de 2015 - Por medio de la cual se organizan los grupos

internos de trabajo de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a

las Víctimas y se modifican las resoluciones 2043 de 2012, 014 y 187 de

2013, y la 620 de 2014.

• Resolución 6420 del 01 de noviembre de 2018. Unidad para la atención

a las víctimas.

• Ley 594. - Ley General de Archivos, la cual establece los parámetros

para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los

conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se

debe regir el correcto ejercicio archivístico.

• ACUERDO No. 004 (21 ABR 2015) “Por el cual se reglamenta la

administración integral, control, conservación, posesión, custodia y

aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos

Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en

archivos de entidades del Estado”

elaboraciÓn de tablas de retenciÓn documental (trd) de …

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